SPIS TREŚCI 1
Arkusz kalkulacyjny . ......................................................9 Za co lubimy arkusze kalku...
15 downloads
17 Views
9MB Size
SPIS TREŚCI 1
Arkusz kalkulacyjny . ......................................................9 Za co lubimy arkusze kalkulacyjne . ..............................................12 Excel 2016 . ....................................................................................12 Przez wygodę do efektywności . ....................................................14 Podsumowanie . .............................................................................16
2
Uruchamianie programu . ..............................................17 Podsumowanie . .............................................................................21
3
Okno programu . ............................................................23 Aktywna komórka . ........................................................................29 Praca w chmurze . ..........................................................................31 Podsumowanie . .............................................................................31
4
Nawigacja i zaznaczanie ................................................33 Zaznaczanie . ..................................................................................34 Zaznaczanie pojedynczych komórek .......................................34 Zaznaczanie sąsiednich komórek . ...........................................34 Zaznaczanie wiersza i kolumny . .............................................35 Zaznaczanie arkusza . ...............................................................36 Usuwanie zaznaczenia . ...........................................................37 Nawigacja i zaznaczanie za pomocą klawiatury ..........................37 Nawigacja wewnątrz obszaru . ................................................38 Przewijanie arkusza przy wciśniętym klawiszu Scroll Lock . ............................................................................39 Zaznaczanie . .............................................................................39 Poszerzanie zaznaczenia . ........................................................39 Podsumowanie . .............................................................................41
ABC Excel 2016 PL
5
Rozmiary i liczba komórek . .......................................... 43 Zmiana rozmiarów komórek . ........................................................43 Wstawianie wierszy . .....................................................................45 Wstawianie kolumn . .....................................................................48 Wstawianie wierszy przez przeciąganie . .....................................49 Wstawianie kolumn przez przeciąganie . ......................................51 Wstawianie komórek za pomocą menu podręcznego ..................52 Usuwanie komórek . .......................................................................54 Usuwanie komórek za pomocą menu podręcznego . ....................56 Podsumowanie . .............................................................................58
6
Wprowadzanie danych . ................................................. 59 Rodzaje danych . .............................................................................60 Pasek formuły . ...............................................................................61 Wpisywanie danych . .....................................................................62 Kopiowanie danych . ......................................................................63 Serie danych . .................................................................................65 Formuły . ........................................................................................67 Wczytywanie danych . ...................................................................72 Podsumowanie . .............................................................................73
7
Arkusze i pliki . ............................................................ 75 Koniec pracy programu . ................................................................82 Podsumowanie . .............................................................................83
8
Edycja danych . ............................................................. 85 Wprowadzanie zmian . ..................................................................86 Blokowanie edycji w komórkach . .................................................87 Usuwanie komórek . .......................................................................88 Czyszczenie komórek . ...................................................................91 Anulowanie zmian . .......................................................................92 Powtarzanie ostatniej czynności . .................................................94 Wyszukiwanie sekwencji znaków . ...............................................94 Zamiana sekwencji znaków . .........................................................95 Zaznaczanie komórek na podstawie typu ich zawartości ............97 Zaznaczanie pustych komórek . ...............................................97 Filtrowanie . ...................................................................................98 Automatyczne wyróżnianie . .......................................................102 Podsumowanie . ...........................................................................105
9
Formatowanie arkusza . .............................................. 107 Kopiowanie formatów . ................................................................108 Kopiowanie szerokości kolumn . .................................................110 Krój, rozmiar i kolor czcionki . ....................................................111 Pogrubienie, pochylenie i podkreślenie czcionki . .......................113 Wyświetlanie długich tekstów . ...................................................115 Dostosowywanie szerokości komórki . ..................................115 Dostosowywanie wielkości czcionki . ....................................116
4
Spis treści
Wyświetlanie wielu wierszy . ................................................117 Zmiana szerokości kolumn w całym arkuszu .......................118 Precyzyjne ustawianie szerokości kolumn ...........................119 Zmiana wysokości wierszy . ...................................................120 Zmiana domyślnych parametrów tekstu . ...................................120 Podsumowanie . ...........................................................................121
10
Formatowanie danych . ................................................123 Formatowanie daty i czasu . ........................................................125 Pułapki formatowania . ................................................................129 Nie zawsze 2+2 = 4 . ...................................................................130 Szybkie formatowanie . ................................................................132 Liczba miejsc dziesiętnych . .........................................................134 Symbol waluty . ............................................................................135 Procenty . ......................................................................................137 Podsumowanie . ...........................................................................139
11
Baza danych . ...............................................................141 Dodawanie rekordów . .................................................................146 Wyszukiwanie danych . ...............................................................146 Sortowanie danych . .....................................................................148 Podsumowanie . ...........................................................................149
12
Ochrona danych . ..........................................................151 Ochrona arkusza . .........................................................................152 Blokowanie i ukrywanie komórek . .............................................154 Ochrona dokumentu . ...................................................................155 Śledzenie zmian . ..........................................................................157 Podsumowanie . ...........................................................................158
13
Weryfikacja danych . ...................................................159 Treść komunikatu o błędzie . .................................................164 Ograniczanie wprowadzania danych do wartości na liście rozwijanej . ..............................................166 Podsumowanie . ...........................................................................169
14
Formuły . .....................................................................171 Wyświetlanie formuł . ..................................................................177 Podsumowanie . ...........................................................................178
15
Konfigurowanie programu . ..........................................179
Liczba ostatnio używanych dokumentów . .................................183 Szybki dostęp do ostatnio używanych dokumentów .................184 Zapisywanie dokumentów . .........................................................185 Pliki otwierane wraz z Excelem . ................................................186 Zabezpieczanie przed nieumyślnym zmodyfikowaniem arkusza ......................................................................186 Maksymalizacja obszaru wyświetlania arkusza . ...................................188 Podsumowanie . ...........................................................................189
5
ABC Excel 2016 PL
16
Wykresy . ................................................................... 191 Szybkie tworzenie wykresów . ....................................................192 Formatowanie wykresów . ..........................................................198 Projektowanie wykresów . ...........................................................202 Wykres ograniczonego zakresu danych . .....................................208 Wstawianie wykresów . ...............................................................209 Podsumowanie . ...........................................................................210
17
Drukowanie . ............................................................... 211 Drukarka domyślna . ....................................................................212 Podział na strony . ........................................................................215 Podgląd wydruku . .......................................................................216 Drukowanie obszaru . ..................................................................224 Wersja wydruku i numeracja stron . ...........................................225 Podsumowanie . ...........................................................................228
18
Funkcje finansowe . ..................................................... 229 Amortyzacja liniowa . ..................................................................230 Amortyzacja środka trwałego . ....................................................232 Cena bonu skarbowego . ..............................................................234 Efektywna stopa procentowa . ....................................................235 Odsetki od papieru wartościowego . ............................................237 Wartość przyszłej inwestycji . .....................................................238 Wysokość spłaty odsetek kredytu . ..............................................241 Liczba okresów dla inwestycji . ...................................................243 Wartość bieżąca inwestycji . ........................................................244 Podsumowanie . ...........................................................................246
19
Funkcje CZASU i DATY . ............................................. 247 Wyświetlanie określonego czasu jako liczby dziesiętnej ...........247 Dodawanie czasu . ........................................................................252 Odejmowanie czasu . ....................................................................254 Wyświetlanie bieżącej daty . .......................................................256 Podsumowanie . ...........................................................................258
20
Funkcje trygonometryczne . ......................................... 259
Arcus cosinus . ..............................................................................259 Arcus cosinus hiperboliczny . ......................................................262 Arcus sinus . .................................................................................265 Arcus sinus hiperboliczny . ..........................................................270 Zawężanie wykresu . ................................................................................272 Arcus tangens ...........................................................................................272 Cosinus ......................................................................................................277 Sinus . ........................................................................................................279 Sinus hiperboliczny ..................................................................................283 Tangens .....................................................................................................287 Tangens hiperboliczny . ...............................................................289 Podsumowanie . ...........................................................................293
6
Spis treści
21
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne ...........................295 Funkcja wykładnicza . ..................................................................295 Logarytm naturalny . ...................................................................296 Logarytm . .....................................................................................302 Logarytm dziesiętny . ...................................................................306 Podsumowanie . ...........................................................................313
22
Inne funkcje . ...............................................................315 Iloczyn . ........................................................................................315 Tabliczka mnożenia . ....................................................................318 Jak obliczyć procent z danej liczby . ...........................................321 Kombinacje . .................................................................................322 Reszta z dzielenia . .......................................................................324 Pi . .................................................................................................327 Pierwiastek . .................................................................................329 Znaki . ...........................................................................................332 Podsumowanie . ...........................................................................335
Skorowidz . ..................................................................337
7
ABC Excel 2016 PL
8
1 ARKUSZ KALKULACYJNY W
tym rozdziale dowiesz się:
Kiedy i kto stworzył pierwszy arkusz kalkulacyjny.
Co mają wspólnego: gra w okręty i arkusz kalkulacyjny.
Czego odpowiednikiem w Excelu 2016 jest arkusz, a czego — zeszyt.
Efektywne wykonywanie obliczeń jest zagadnieniem interdyscyplinarnym. Styka się z nim każdy: uczeń, rzemieślnik, urzędnik lub naukowiec. Inny jest tylko charakter tych obliczeń i inne są wymagania stawiane narzędziom, które mają je ułatwiać. Używanie do rachunków kartki papieru i ołówka jest najprostszym rozwiązaniem. Nie daje ono jednak możliwości łatwego wprowadzania zmian (rysunek 1.1). Korekta danych po zauważeniu błędu
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 1.1. Jedna pomyłka i obliczenia trzeba wykonywać od początku
lub podczas sprawdzania obliczeń z innymi wartościami wiąże się z koniecznością ponownego wykonania obliczeń. Z biegiem czasu komputery stawały się coraz bardziej popularne, tak że zaczęto je wykorzystywać do coraz większej liczby zadań. Okazało się, że świetnie nadają się do wykonywania obliczeń. Pierwszy arkusz kalkulacyjny powstał w 1978 roku i nosił nazwę VisiCalc. Program działał na komputerze Apple II, a jego autorami byli Bob Frankston i Dan Bricklin. Wynalazek ten miał usprawnić prace wykonywane w Harvard Business School. Wcześniej obliczenia przeprowadzano tam przy użyciu tabel, w których zapisywano liczby. Gdy jedna z liczb zmieniała się, wyniki działań z jej udziałem musiały być obliczane na nowo. Dlatego zapadła decyzja o stworzeniu komputerowego odpowiednika tabeli z obliczeniami. Pomysł okazał się bardzo dobry. Wiele firm zaczęło opracowywać własne arkusze. Najbardziej znane z nich to Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro oraz OpenOffice Calc (rysunek 1.2). Powstało również wiele arkuszy, takich jak Spread32 czy GS-Calc (rysunek 1.3), mających status programów wolno dostępnych lub testowych. Na pierwszy rzut oka wszystkie arkusze kalkulacyjne są do siebie podobne. Umożliwiają pracę z liczbami lub słowami umieszczonymi w siatce komórek. Najczęściej używanym arkuszem kalkulacyjnym jest Excel firmy Microsoft. Swoją popularność zawdzięcza umiejętnej i konsekwentnej polityce marketingowej tej firmy. Każdy producent stara się wprowadzić do swojego oprogramowania możliwość zapisywania i odczytywania danych w formatach zgodnych z używanymi przez konkurencję. W praktyce zgodność ta nie jest całkowita. Wymiana danych bez ryzyka ich utraty lub zmiany formatu jest możliwa na ogół tylko pomiędzy tymi samymi wersjami oprogramowania.
10
Arkusz kalkulacyjny
Rysunek 1.2.
Okno arkusza OpenOffice Calc
Rysunek 1.3.
Arkusz GS-Calc
11
ABC Excel 2016 PL
Za co lubimy arkusze kalkulacyjne Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego jest dość intuicyjne. Bez sięgania do podręcznika czy pomocy programu można wykonać proste sumowanie lub sortowanie danych. Jednak aby efektywnie posługiwać się arkuszem, konieczne jest rozpoznanie i opanowanie możliwości odpowiednich narzędzi, wybieranych w zależności od konkretnego zadania. Włożenie pewnego wysiłku w poznanie arkusza sowicie się opłaci. Dzięki możliwości wybierania poleceń z menu i uruchamiania ich przy użyciu ikon mogą korzystać z arkusza kalkulacyjnego osoby w minimalnym stopniu znające obsługę komputera. Zapamiętywanie składni poleceń nie jest tu konieczne. W arkuszu kalkulacyjnym rejestrowane są ostatnio wykonane operacje. Pozwala to na ich anulowanie i przywrócenie stanu pracy sprzed wprowadzenia zmian. Po popełnieniu błędu nie trzeba przepisywać całego dokumentu od początku. Ta cecha sprawia, że arkusz kalkulacyjny jest szczególnie przydatnym narzędziem dla tych osób, które rzadko redagują teksty oraz nie opanowały biegle umiejętności pisania na maszynie, co wiąże się z popełnianiem licznych błędów. Jeżeli trzeba przygotować wiele podobnych dokumentów (na przykład kalkulacji przedsięwzięcia różniących się szczegółami), wystarczy w całości napisać tylko jeden dokument. Następne wersje tworzy się przez kopiowanie danych pomiędzy dokumentami i modyfikowanie tylko różniących się fragmentów. Pozwala to znacznie zaoszczędzić czas. Posługując się programem komputerowym, można najpierw skupić się na merytorycznej stronie tworzonego dokumentu. Podjęcie decyzji o jego ostatecznym wyglądzie można zostawić sobie na później. Dzięki temu arkusz jest szczególnie przydatny w zastosowaniach, w których istotne są estetyka dokumentu oraz jednolity wygląd pracy powstałej z połączenia dokumentów napisanych przez różnych autorów.
Excel 2016 W książce opisano arkusz kalkulacyjny Excel 2016 w wersji polskojęzycznej, zainstalowany na komputerze działającym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 PL. W nawiasach kursywą zapisano polecenia występujące w wersji angielskiej pakietu.
12
Arkusz kalkulacyjny
Główną część okna programu (rysunek 1.4) zajmuje siatka. Nosi ona nazwę arkusza (sheet). Jest to komputerowy odpowiednik arkusza księgowego. Arkusz nie jest programem, ale dokumentem Excela.
Rysunek 1.4.
Arkusz Excela 2016
W arkuszu Excela 2016 wiersze są ponumerowane, natomiast kolumny mają oznaczenia literowe. Kolumna 1 ma etykietę A, kolumna 26 — etykietę Z, a kolumna 27 — etykietę AA. Z kolei etykietą kolumny 256 jest IV. Na przecięciu każdego wiersza i każdej kolumny leżą komórki (cells). Podobnie jak pola w grze w okręty, komórki mają swoje adresy (addresses). Adres komórki jest określany przez wiersz i kolumnę, w których dana komórka się znajduje. I tak komórka leżąca w lewym górnym rogu arkusza ma adres A1. Z kolei komórka C4 znajduje się na przecięciu trzeciej kolumny i czwartego wiersza (rysunek 1.5).
Rysunek 1.5. Komórki A1 i C4
Znaki widoczne w komórkach pokazanych na rysunku 1.5 zostały wpisane z klawiatury. Domyślnie komórki arkusza są puste.
13
ABC Excel 2016 PL
W komórkach można wpisywać trzy rodzaje informacji:
tekst (na przykład napis, tytuł);
liczby (na przykład cenę towaru, NIP);
formuły (formuła to wyrażenie pozwalające na wyznaczenie wartości wyświetlanej w danej komórce na podstawie innych komórek oraz stałych).
Formuły są podobne do funkcji matematycznych. Sposób ich zapisu zaprojektowano tak, aby ich stosowanie było jak najłatwiejsze. Oprócz tych danych w arkuszu mogą być również umieszczone wykresy i makropolecenia. Arkusz (sheet) (rysunek 1.7) jest zawarty w zeszycie (workbook) (rysunek 1.6).
Rysunek 1.6.
Nowy dokument ma domyślnie nadawaną nazwę Zeszyt1 (Book1)
Rysunek 1.7.
W zeszycie pojawia się domyślnie jeden arkusz. Aby dodać kolejny, należy kliknąć przycisk oznaczony plusem
Jeśli zastosujemy analogię do artykułów biurowych, arkusz będzie odpowiednikiem pojedynczej kartki papieru, natomiast zeszyt — odpowiednikiem skoroszytu pozwalającego na przechowywanie wielu arkuszy. Liczba dokumentów roboczych, które mogą być jednocześnie otwarte, jest uzależniona od rozmiaru pamięci zainstalowanej w komputerze.
Przez wygodę do efektywności Opracowując wersję 2016 pakietu Office, Microsoft skupił się na rozwinięciu elementów pozwalających na edycję i zapisywanie plików online. Wprowadzono mechanizm współtworzenia dokumentów w czasie rzeczywistym, który był dotąd domeną pakietów webowych, takich jak Google Docs czy Office Online (rysunek 1.8).
14
Arkusz kalkulacyjny
Rysunek 1.8.
Zapisywanie plików w chmurze jest rozwiązaniem, które pozwala na pracę grupową bez potrzeby budowania infrastruktury sieci. Wystarczy dostęp do internetu
Nowością w Office 2016 jest pasek Powiedz mi, co chcesz zrobić... (Tell me what you want to do...) (rysunek 1.9). Jest on nie tylko wyszukiwarką, ale też podręcznym narzędziem do wpisywania poleceń. Zamiast przedzierać się przez wstążkę i kolejne okienka, użytkownik może wpisać nazwę czynności, którą chciałby wykonać. Moduł ten uczy się nawyków użytkownika i z czasem staje się bardziej skuteczny oraz efektywny.
Rysunek 1.9. Użytkownik pisze życzenie. Dobry dżin Microsoftu odgaduje je w lot i spełnia Excel 2016 ma być podstawowym narzędziem analityków, a to za sprawą takich narzędzi jak automatyczne tworzenie prognoz z dostępnych ciągów danych, intuicyjne łączenie i kształtowanie źródeł danych (dotyczy to nie tylko prostych tabelek, ale na przykład źródeł, którymi są klient SAP czy nieustrukturyzowane dane z nierelacyjnej bazy Hadoop). Ulepszone tabele przestawne pozwolą zaś na budowanie modeli danych, automatyczne grupowanie czy intuicyjną analizę wykonywaną na tabelach liczących nawet setki milionów wierszy. Uzyskane wyniki będą mogły być wizualnie zaprezentowane w licznych nowych formach grafów i wykresów (rysunek 1.10).
15
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 1.10.
Historia kołem się toczy. Największe cywilizacje korzystały i korzystają z pisma obrazkowego. Nie ma ono sobie równych pod względem szybkości przekazywania informacji
Podsumowanie
16
Pierwszy arkusz kalkulacyjny powstał w 1978 roku i nosił nazwę VisiCalc. Program działał na komputerze Apple II, a jego autorami byli Bob Frankston i Dan Bricklin.
Podobnie jak pola w grze w okręty, komórki mają swoje adresy. Adres komórki jest określany przez wiersz i kolumnę, w których dana komórka się znajduje.
Arkusze są odpowiednikami pojedynczych kartek papieru, natomiast zeszyty — skoroszytów pozwalających na przechowywanie wielu arkuszy.
Wspólna praca nad jednym dokumentem wielu osób, które mogą znajdować się w odległych od siebie miejscach, jest możliwa dzięki korzystaniu z chmury.
2 URUCHAMIANIE PROGRAMU W
tym rozdziale dowiesz się:
Gdzie znajduje się odsyłacz do SkyDrive’a.
Jakie szablony arkuszy są instalowane domyślnie.
Ilu arkuszy Excela potrzeba na wpisanie tekstu pochodzącego z 288 milionów stron maszynopisu?
W celu uruchomienia programu należy na komputerze z zainstalowanym systemem Windows 10 wybrać polecenia: Start/Wszystkie aplikacje/ Microsoft Office 2016/Excel 2016 (rysunek 2.1).
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 2.1. Uruchamianie programu Excel 2016
Spowoduje to wyświetlenie okna programu Microsoft Excel (rysunek 1.4). Kliknij odsyłacz Zaloguj się, aby najlepiej wykorzystać możliwości pakietu Office (Sign in to get the most out of Office), widoczny w prawym górnym rogu okna (rysunek 2.2).
Rysunek 2.2.
Link logowania do SkyDrive’a znajduje się w prawym górnym rogu okna
Do identyfikacji użytkownika wykorzystywany jest adres poczty elektronicznej. Należy wpisać go w polu tekstowym i kliknąć przycisk Dalej (Next) (rysunek 2.3).
18
Uruchamianie programu
Rysunek 2.3. Formularz logowania do usług dostępnych online
W środkowej części okna znajdują się miniatury zainstalowanych szablonów. Kliknij miniaturę Lista zadań do wykonania w projekcie (rysunek 2.4).
Rysunek 2.4.
Miniatury szablonów dokumentów są umieszczone w centralnej części okna
Jeżeli wśród miniatur szablonów widocznych w centralnej części okna nie ma szablonu odpowiadającego Twoim potrzebom, wpisz związane z nim hasło w pasku tekstowym i kliknij ikonę lupy (rysunek 2.5). Uzyskasz w ten sposób dostęp do innych szablonów (rysunek 2.6).
19
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 2.5.
Szablon można znaleźć, korzystając z podpowiedzi lub wpisując skojarzone z nim hasło w polu wyszukiwania
Rysunek 2.6.
Nad większością problemów, które można rozwiązać z użyciem arkusza kalkulacyjnego, ktoś już myślał
Po chwili zostanie wyświetlony arkusz utworzony z wykorzystaniem szablonu (rysunek 2.7). Jest on większy od miniatury. Można na nim odczytać wszystkie napisy. Dokument utworzony na podstawie szablonu zawiera pola, które należy wypełnić. Dzięki korzystaniu z szablonu nie zapomnimy o umieszczeniu w dokumencie istotnego pola, a sam dokument będzie miał elegancki, profesjonalny wygląd. Komórki arkusza wyglądają niepozornie. Jest ich jednak dużo. W każdej komórce można wpisać o wiele więcej znaków, niż wynika to z układu na ekranie. Załóżmy, że w arkuszu wykorzystamy 256 kolumn i 65 536 wierszy. Po przemnożeniu liczby kolumn (256) przez liczbę wierszy (65 536) uzyskujemy liczbę 16 777 216 — czyli ponad 16 milionów komórek. W każdej komórce można wpisać 32 767 znaków. Jeśli przyjmiemy, że na standardowej stronie maszynopisu mieści się 1800 znaków, to na wypełnienie całej komórki potrzeba ponad 18 stron. Aby zapełnić 16 milionów komórek, potrzeba ponad 288 milionów stron maszynopisu! Powyższe liczby dają pojęcie o ilości informacji, jaką można umieścić w jednym arkuszu.
20
Uruchamianie programu
Rysunek 2.7.
Dokument wygenerowany na podstawie szablonu
Podsumowanie
Link logowania do zasobów internetowych Zaloguj się, aby najlepiej wykorzystać możliwości pakietu Office (Sign in to get the most out of Office) znajduje się w prawym górnym rogu okna programu Microsoft Excel.
Domyślnie instalowanych jest prawie 30 szablonów arkuszy. Więcej szablonów dostępnych jest online.
Jeżeli w arkuszu wykorzystamy 256 kolumn i 65 536 wierszy, to po przemnożeniu liczby kolumn (256) przez liczbę wierszy (65 536) otrzymamy liczbę 16 777 216. W każdej komórce można wpisać 32 767 znaków. Na wypełnienie całej komórki potrzeba ponad 18 stron. Do zapełnienia 16 milionów komórek potrzeba ponad 288 milionów stron maszynopisu.
21
ABC Excel 2016 PL
22
3 OKNO PROGRAMU W
tym rozdziale dowiesz się:
Jaki tytuł nadawany jest kolejnym dokumentom Excela.
Do czego służy suwak znajdujący się w prawym dolnym rogu okna programu.
Jak zaznaczyć zakres komórek.
Na rysunku 1.4 pokazano okno programu Excel 2016. Centralne miejsce na samej górze zajmuje pasek tytułu (title bar) (rysunek 3.1).
Rysunek 3.1.
Pasek tytułu
Na środku paska tytułu widoczny jest tytuł dokumentu. Domyślnie kolejno tworzonym dokumentom nadawane są nazwy: Zeszyt1 (Book1), Zeszyt2 (Book2), Zeszyt3 (Book3) itd.
ABC Excel 2016 PL
Nazwy te można zmienić w trakcie zapisywania dokumentu w pliku. Po myślniku wyświetlana jest nazwa programu. W prawej części paska tytułu znajdują się cztery przyciski. Służą one do:
zmiany opcji wyświetlania wstążki − prostokąt ze strzałką,
zmniejszania okna programu do ikony na pasku zadań − pozioma kreska,
maksymalizacji lub przywracania rozmiaru okna programu − dwa prostokąty,
zamykania okna programu − krzyżyk.
W lewej części paska tytułu znajduje się pasek narzędzi Szybki dostęp (Quick Access Toolbar). Domyślnie widoczne są tu trzy ikony. Kliknięcie ich inicjuje:
zapis bieżącego arkusza w pliku − dyskietka,
cofnięcie wykonania operacji − strzałka skierowana w lewo,
ponowne wykonanie operacji − strzałka skierowana w prawo.
Zawartość okna programu została opracowana na podstawie badań statystycznych. Dostępne są w nim narzędzia, z których użytkownicy korzystają najczęściej, jednak narzędzi jest dużo więcej. Aby wyświetlić wszystkie, które mogą znaleźć się na pasku Szybki dostęp (Quick Access Toolbar), kliknij strzałkę skierowaną w dół, znajdującą się w prawej części tego paska (rysunek 3.2).
Rysunek 3.2. Lista narzędzi, które mogą się znajdować na pasku Szybki dostęp (Quick Access Toolbar)
24
Okno programu
Pod paskiem tytułu znajduje się wstążka (ribbon) (rysunek 3.3).
Rysunek 3.3.
Wstążka Narzędzia główne (Home)
W górnej części widnieją tu nazwy grup poleceń. Domyślnie wyświetlona jest wstążka Narzędzia główne (Home). Kliknięcie nazwy Wstawianie (Insert) powoduje wyświetlenie wstążki z narzędziami służącymi do wstawiania obiektów (rysunek 3.4).
Rysunek 3.4.
Wstążka Wstawianie (Insert)
Ikony na wstążce są pogrupowane tematycznie. Te przeznaczone do pracy z tabelami są umieszczone w sekcji Tabele (Tables), a te do pracy z wykresami znajdują się w sekcji Wykresy (Charts). W prawym dolnym rogu niektórych sekcji widoczna jest strzałka skierowana ukośnie w dół. Kliknięcie jej powoduje wyświetlenie okna z dodatkowymi opcjami (rysunek 3.5).
Rysunek 3.5. Kliknięcie strzałki widocznej w prawym dolnym rogu sekcji Czcionka (Font) powoduje wyświetlenie okna Formatowanie komórek (Format Cells)
25
ABC Excel 2016 PL
Od liczby narzędzi można dostać zawrotu głowy. Jeżeli chcesz uzyskać dodatkową informację na temat któregoś z nich, kliknij przycisk ze znakiem zapytania. Spowoduje to wyświetlenie okna Excel 2016 — Pomoc (Excel 2016 — Help). Można w nim wpisać słowo kluczowe, na którego temat chcemy uzyskać informację. Po naciśnięciu klawisza Enter rozpoczyna się wyszukiwanie tekstów zawierających wpisany ciąg znaków (rysunek 3.6).
Rysunek 3.6. Okno pomocy
Pomiędzy wstążką a arkuszem znajduje się pole nazwy (name box) (rysunek 3.7).
Rysunek 3.7.
Zaznaczona komórka i jej adres wyświetlany w polu nazwy
W polu nazwy wyświetlany jest adres aktywnej komórki. Na prawo od pola nazwy znajduje się pasek formuły (formula bar) (rysunek 3.8).
26
Okno programu
Rysunek 3.8.
Pasek formuły
Można go wykorzystać do wprowadzania danych, podglądania formuł lub do edycji komórki arkusza. Pod paskiem formuły jest umieszczony arkusz kalkulacyjny. Zajmuje on główną część okna programu (rysunek 3.9).
Rysunek 3.9. Arkusz kalkulacyjny
W dolnej części okna widoczne są karty z nazwami arkuszy (rysunek 3.10).
Rysunek 3.10.
Karta z nazwą arkusza
Domyślnie w dokumencie roboczym tworzony jest jeden arkusz. Nosi on nazwę Arkusz1 (Sheet1). Więcej arkuszy można utworzyć, klikając przycisk oznaczony znakiem + (rysunek 3.11) — arkuszom nadawane są nazwy: Arkusz2 (Sheet2), Arkusz3 (Sheet3) itd. Wspomniany przycisk nosi nazwę Nowy arkusz (New sheet) i znajduje się na prawo od kart z nazwami arkuszy. Jak widać, jego kliknięcie powoduje wstawienie do zeszytu arkusza o kolejnym wolnym numerze. Aktywny arkusz jest wyświetlany na pierwszym planie. Aby obejrzeć inny arkusz, należy kliknąć kartę z jego nazwą.
27
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 3.11.
Przycisk Nowy arkusz (New sheet) i efekt jego dwukrotnego kliknięcia
Domyślną nazwę można zmienić. Wystarczy ją dwukrotnie kliknąć i wpisać nową (rysunek 3.12).
Rysunek 3.12.
Arkusz3 (Sheet3) ze zmienioną nazwą
W prawej części i na dole okna programu znajdują się paski przewijania (scroll bars) (rysunek 3.13). Cały arkusz jest wielokrotnie większy od fragmentu widocznego na ekranie. Paski przewijania umożliwiają przewijanie arkusza.
Rysunek 3.13.
Poziomy pasek przewijania
W dolnej części okna programu widoczny jest pasek stanu (status bar) (rysunek 3.14).
Rysunek 3.14.
Pasek stanu
Na pasku stanu są wyświetlane informacje o stanie arkusza (na przykład Gotowy (Ready)). Na prawo od paska stanu widoczne są trzy ikony: Normalny (Normal), Układ strony (Page Layout) i Podgląd podziału stron (Page Break Preview) (rysunek 3.15). Kliknięcie ich spowoduje zmianę trybu wyświetlania dokumentu.
Rysunek 3.15.
Ikony umożliwiające zmianę trybu wyświetlania arkusza
W prawym dolnym rogu okna programu znajduje się suwak Powiększenie (Zoom) (rysunek 3.16). Umożliwia on zmianę skali wyświetlanego dokumentu.
Rysunek 3.16.
28
Suwak (Zoom)
Okno programu
Aktywna komórka Zanim wydamy programowi polecenie, należy zaznaczyć obiekt, którego ma ono dotyczyć (można zaznaczyć także grupę obiektów). Zaraz po uruchomieniu programu Excel aktywną komórką jest ta znajdująca się w lewym górnym rogu arkusza (rysunek 3.17).
Rysunek 3.17. Aktywną komórką jest A1
Aktywna komórka jest wyróżniona pogrubioną obwódką. Numer wiersza i nagłówek kolumny, w których znajduje się aktywna komórka, są zaznaczone innym kolorem. Aby uaktywnić inną komórkę, należy ją kliknąć (rysunek 3.18).
Rysunek 3.18.
Aktywna jest teraz komórka o adresie C2
Adres aktywnej komórki jest wyświetlany w polu nazwy (rysunek 3.19).
Rysunek 3.19.
W polu nazwy widoczny jest adres komórki aktywnej. Jest to wygodne, gdy komórki nie widać w oknie programu
W arkuszu można zaznaczyć również zakres komórek. W tym celu należy umieścić kursor nad komórką znajdującą się w narożniku obszaru, wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, a następnie przeciągnąć kursor do przeciwległego narożnika obszaru i zwolnić przycisk myszy. Pogrubiona obwódka jest wówczas widoczna wokół całego zaznaczonego obszaru. Wyróżnione są również numery wierszy i etykiety kolumn (rysunek 3.20).
29
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 3.20. Aktywny obszar
Zawierzenie informacji widocznej w polu nazwy w sytuacji, gdy zaznaczono więcej niż jedną komórkę, może wprowadzić w błąd (rysunek 3.21).
Rysunek 3.21.
W polu nazwy pokazuje się adres komórki, od której rozpoczęto zaznaczanie obszaru
Zaznaczenie nowej komórki powoduje usunięcie zaznaczenia aktywnej komórki. Obszar ciągły można zaznaczyć przez przeciągnięcie (rysunek 3.20). Co jednak zrobić, gdy zachodzi potrzeba zaznaczenia wielu komórek, których obrys nie tworzy prostokąta? Jest i na to rada. Należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, a następnie kliknąć komórki, które mają zostać zaznaczone (rysunek 3.22). Po zaznaczeniu komórek można zwolnić klawisz Ctrl.
Rysunek 3.22. Aktywne komórki
30
Okno programu
Praca w chmurze Z arkuszem Excel można pracować bez połączenia z internetem. Aby uzyskać dostęp do SkyDrive’a, kliknij widoczny w prawym górnym rogu okna odsyłacz Zaloguj się (Sign in) (rysunek 3.23). Następnie wpisz dane logowania do chmury.
Rysunek 3.23. Łącze do okna logowania
Podsumowanie
Domyślnie kolejno tworzonym dokumentom nadawane są nazwy: Zeszyt1 (Book1), Zeszyt2 (Book2), Zeszyt3 (Book3) itd.
Suwak, który znajduje się w prawym dolnym rogu okna programu, umożliwia zmianę skali wyświetlanego dokumentu.
Aby zaznaczyć w arkuszu zakres komórek, należy umieścić kursor nad komórką znajdującą się w narożniku obszaru, wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, a następnie przeciągnąć kursor do przeciwległego narożnika obszaru i zwolnić przycisk myszy.
Jeżeli obszar, który chcemy zaznaczyć, nie jest ciągły, należy wcisnąć i trzymać klawisz Ctrl oraz klikać komórki, które mają należeć do tego obszaru. Po zaznaczeniu komórek można zwolnić klawisz Ctrl.
31
ABC Excel 2016 PL
32
4 NAWIGACJA I ZAZNACZANIE W
tym rozdziale dowiesz się:
Jak wskazać komputerowi, do której komórki chcemy wpisać dane.
Jak zaznaczyć kilka nieprzylegających do siebie komórek.
Co oznacza tryb rozszerzony (extended mode).
Arkusz programu Excel zawiera wiele milionów komórek, w których zapisywane są teksty, liczby i wyniki obliczeń. Aby sprawnie korzystać z arkusza, powinniśmy wiedzieć, jak wyświetlać i zaznaczać odpowiednie jego obszary.
ABC Excel 2016 PL
Zaznaczanie Komputer wraz z oprogramowaniem wykonuje obliczenia oraz sortuje dane z zadziwiającą szybkością. Istnieją jednak pewne wady takiego rozwiązania: komputer nie „zastanawia się” nad sensem wykonywanych przez siebie operacji. Jest tylko posłuszną — aż do przesady — maszyną. Aby komputer wykonał jakąś operację, należy wskazać mu dane, które chcemy przetworzyć. Wskazywanie w arkuszu polega na zaznaczaniu komórek.
Zaznaczanie pojedynczych komórek Kliknięcie komórki zaznacza ją. Kliknięcie innej komórki powoduje usunięcie dotychczasowego zaznaczenia i pojawienie się go wokół nowej, wskazanej komórki. Aby kliknięcie kolejnej komórki nie powodowało usunięcia zaznaczenia bieżącej, należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl. Kliknięcie powoduje wówczas dołączenie kolejnej komórki do już zaznaczonych (rysunek 4.1).
Rysunek 4.1. Zaznaczanie pojedynczych komórek
Po zaznaczeniu komórek należy zwolnić klawisz Ctrl.
Zaznaczanie sąsiednich komórek Aby zaznaczyć sąsiednie komórki znajdujące się w tej samej kolumnie, należy kliknąć pierwszą komórkę zakresu, a następnie wcisnąć klawisz Shift i kliknąć ostatnią komórkę zakresu. Zostanie zaznaczony obszar pomiędzy tymi dwiema komórkami (rysunek 4.2). Po zaznaczeniu obszaru należy zwolnić klawisz Shift.
Rysunek 4.2.
34
Zaznaczanie obszaru pomiędzy dwiema komórkami tej samej kolumny
Nawigacja i zaznaczanie
W analogiczny sposób można zaznaczyć sąsiednie komórki leżące w tym samym wierszu (rysunek 4.3).
Rysunek 4.3.
Zaznaczanie obszaru pomiędzy dwiema komórkami tego samego wiersza
Zaznaczanie wiersza i kolumny Aby zaznaczyć wszystkie komórki leżące w jednym wierszu lub jednej kolumnie, nie trzeba klikać pierwszej komórki i przewijać całego arkusza, żeby kliknąć ostatnią komórkę. Wystarczy tylko kliknąć numer wiersza (rysunek 4.4) lub etykietę kolumny (rysunek 4.5).
Rysunek 4.4.
Kliknięcie numeru wiersza powoduje zaznaczenie znajdujących się w nim komórek
Rysunek 4.5.
Kliknięcie etykiety kolumny powoduje zaznaczenie znajdujących się w niej komórek
Wiemy już, jak zaznaczyć wiersz lub kolumnę. Jeżeli zaznaczymy jeden obiekt i klikniemy drugi, wcześniejsze zaznaczenie zostanie usunięte, a widoczne będzie tylko to wykonane później.
35
ABC Excel 2016 PL
Czy możliwe jest zaznaczenie wiersza oraz kolumny? Tak! Aby zsumować zaznaczane obszary, należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, a następnie kliknąć numer wiersza i etykietę kolumny. Dopóki będziemy trzymać wciśnięty klawisz Ctrl, dopóty wybierane komórki będą dodawane do zaznaczonego obszaru (rysunek 4.6).
Rysunek 4.6.
Aby zaznaczyć wiersz i kolumnę, należy kliknąć (odpowiednio) numer i etykietę, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl
Zaznaczanie arkusza Czy w celu zaznaczenia wszystkich komórek arkusza trzeba — trzymając wciśnięty klawisz Ctrl — klikać etykiety wszystkich kolumn? Dotychczasowe doświadczenia wskazują, że tak należałoby postąpić. Na szczęście sprawa jest o wiele prostsza. Wystarczy kliknąć prostokąt znajdujący się w narożniku arkusza (rysunek 4.7).
Rysunek 4.7. Zaznaczanie całego arkusza
36
Nawigacja i zaznaczanie
Usuwanie zaznaczenia Aby anulować zaznaczenie, należy kliknąć dowolną komórkę arkusza. Dotychczasowe zaznaczenie zniknie, a wyróżniona będzie tylko ostatnio kliknięta komórka (rysunek 4.8).
Rysunek 4.8. Zaznaczenie można zastąpić tylko innym zaznaczeniem
W arkuszu musi być zaznaczona przynajmniej jedna komórka.
Nawigacja i zaznaczanie za pomocą klawiatury Po pewnym czasie posługiwanie się myszą w środowisku Windows staje się odruchem. Używanie jej do nawigacji i zaznaczania jest wygodne wówczas, gdy nie trzeba wychodzić poza obszar widoczny na monitorze. W przypadku dużych arkuszy używanie myszy w celu przemieszczania się między komórkami jest nieefektywne. W tabeli 4.1 podano kombinacje klawiszy umożliwiające sprawniejszą nawigację.
37
ABC Excel 2016 PL
Tabela 4.1.
Wybrane kombinacje klawiszy nawigacyjnych
Czynność
Klawisze
Przesunięcie do krawędzi bieżącego zakresu danych (zakresem danych nazywamy komórki zawierające dane i ograniczone przez puste komórki lub krawędź arkusza)
Ctrl+klawisze kursora
Przesunięcie o jedną komórkę do góry, w dół, lewo lub prawo
Klawisze kursora
Przewinięcie arkusza o jeden ekran w dół
PgDn
Przewinięcie arkusza o jeden ekran w górę
PgUp
Przejście do aktywnej komórki
Ctrl+Backspace
Przejście do ostatniej komórki zawierającej dane
Ctrl+End
Przejście do początku arkusza
Ctrl+Home
Przejście do początku wiersza
Home
Wyświetlenie okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie (Find and Replace)
Shift+F5
Wyświetlenie okna dialogowego Przechodzenie do (Go To)
F5
Nawigacja wewnątrz obszaru Gdy zachodzi potrzeba przemieszczania się wewnątrz zaznaczonego obszaru, warto posługiwać się skrótami klawiaturowymi zebranymi w tabeli 4.2.
Tabela 4.2.
38
Nawigacja wewnątrz zaznaczonego obszaru
Efekt
Klawisze
Przejście z dołu do góry zaznaczonego obszaru
Shift+Enter
Przejście z góry na dół zaznaczonego obszaru
Enter
Przejście z lewej strony na prawą stronę wewnątrz zaznaczonego obszaru. Jeżeli zaznaczone są komórki w pojedynczej kolumnie — nastąpi przejście w dół
Tab
Przejście z prawej strony na lewą stronę wewnątrz zaznaczonego obszaru. Jeżeli zaznaczone są komórki w pojedynczej kolumnie — nastąpi przejście w górę
Shift+Tab
W przypadku nieprzylegających do siebie obszarów przejście do następnego obszaru po prawej
Ctrl+Alt+strzałka w prawo
W przypadku nieprzylegających obszarów przejście do następnego obszaru po lewej
Ctrl+Alt+strzałka w lewo
Nawigacja i zaznaczanie
Przewijanie arkusza przy wciśniętym klawiszu Scroll Lock Gdy używamy klawiszy przewijania (takich jak PgUp lub PgDn) przy wyłączonym klawiszu Scroll Lock, zaznaczenie komórki przesuwa się wraz z obszarem. Aby w czasie przewijania obszaru zaznaczenie komórki nie zmieniało się, należy przed przewijaniem wcisnąć klawisz Scroll Lock. W tabeli 4.3 przedstawiono skróty klawiaturowe służące do przewijania arkusza przy włączonym klawiszu Scroll Lock.
Tabela 4.3.
Przewijanie arkusza za pomocą klawiszy przy włączonym klawiszu Scroll Lock
Efekt
Klawisze
Przewinięcie arkusza o jeden wiersz w górę lub dół
Strzałka w górę lub strzałka w dół
Przewinięcie arkusza o jeden wiersz w lewo lub prawo
Strzałka w lewo lub strzałka w prawo
Przejście do komórki w lewym górnym rogu arkusza
Home
Przejście do komórki w prawym dolnym rogu arkusza
End
Włączenie lub wyłączenie opcji Scroll Lock
Scroll Lock
Zaznaczanie Korzystanie ze skrótów klawiaturowych można polecić osobom, które mają małą wprawę w posługiwaniu się myszą. Drgnięcie dłoni podczas klikania może zostać zinterpretowane przez program jako przesunięcie myszy. Naciskanie klawiszy wymaga mniejszej precyzji ruchów. Wybrane skróty znajdują się w tabeli 4.4.
Poszerzanie zaznaczenia Posługując się klawiaturą, do zaznaczonego obszaru można także dołączyć inne komórki. W tabeli 4.5 znajdują się wybrane kombinacje klawiszy służące do tego celu.
39
ABC Excel 2016 PL
Tabela 4.4. Efekt
Klawisze
Zaznaczenie całego arkusza
Ctrl+A
Zaznaczenie całego obszaru wokół aktywnej komórki. Obszar jest ograniczony przez puste wiersze i puste kolumny
Ctrl+Shift+*
Zaznaczenie całego wiersza
Shift+spacja
Zaznaczenie całej kolumny
Ctrl+spacja
Zaznaczenie komórek zawierających formuły bezpośrednio lub pośrednio odwołujące się do aktywnej komórki
Ctrl+Shift+}
Zaznaczenie komórek zawierających formuły bezpośrednio odwołujące się do aktywnej komórki
Ctrl+]
Zaznaczenie wszystkich komórek, do których prowadzą bezpośrednie lub pośrednie odwołania w formułach zapisanych w aktywnej komórce
Ctrl+Shift+{
Zaznaczenie wszystkich komórek, do których prowadzą bezpośrednie odwołania w formułach zapisanych w aktywnej komórce
Ctrl+[
Zaznaczenie wszystkich komórek zawierających komentarz
Ctrl+Shift+O
Zaznaczenie wszystkich obiektów w arkuszu
Ctrl+Shift+spacja
Tabela 4.5.
40
Zaznaczanie obszarów arkusza za pomocą klawiszy
Kombinacje klawiszy służące do poszerzania zaznaczonego obszaru
Efekt
Klawisze
Dodanie innego obszaru komórek do zaznaczenia
Shift+F8
Poszerzenie zaznaczenia tak, aby obejmowało ostatnią używaną komórkę w arkuszu
Ctrl+Shift+End
Poszerzenie zaznaczenia do początku arkusza
Ctrl+Shift+Home
Poszerzenie zaznaczenia do początku wiersza
Shift+Home
Poszerzenie zaznaczenia o jeden ekran w dół
Shift+PgDn
Poszerzenie zaznaczenia o jeden ekran w górę
Shift+PgUp
Poszerzenie zaznaczenia tak, aby obejmowało ostatnią niepustą komórkę w kolumnie lub wierszu wyznaczonym przez położenie aktywnej komórki
Ctrl+Shift+strzałka
Włączenie lub wyłączenie trybu rozszerzonego. W trybie rozszerzonym na pasku stanu widoczny jest napis Rozszerzanie zaznaczenia (Extended Selection). Naciskanie klawiszy kursora powoduje poszerzanie zaznaczonego obszaru
F8
Nawigacja i zaznaczanie
Podsumowanie
Aby komputer wykonał jakąś operację, należy wskazać mu dane, które chcemy przetworzyć. Wskazywanie w arkuszu polega na zaznaczaniu komórek. Kliknięcie komórki powoduje jej zaznaczenie. Kliknięcie innej komórki sprawia, że usunięte zostaje dotychczasowe zaznaczenie i pojawia się ono wokół nowej, wskazanej komórki.
Aby kliknięcie kolejnej komórki nie powodowało usunięcia zaznaczenia bieżącej, należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl. Kliknięcie sprawia, że dołączona zostaje kolejna komórka do już zaznaczonych.
W trybie rozszerzonym na pasku stanu widoczny jest napis Rozszerzanie zaznaczenia (Extended Selection). Naciskanie klawiszy kursora powoduje poszerzanie zaznaczonego obszaru. Włączenie lub wyłączenie trybu rozszerzonego następuje po naciśnięciu klawisza F8.
41
ABC Excel 2016 PL
42
5 ROZMIARY I LICZBA KOMÓREK W
tym rozdziale dowiesz się:
Jak zmienić rozmiar komórki.
Od czego należy rozpocząć wstawianie i usuwanie komórek.
Kiedy wstawianie kolumn spowoduje rozsunięcie zaznaczonych kolumn, a kiedy ich przesunięcie.
Zmiana rozmiarów komórek Po utworzeniu arkusza przez użytkownika komórki mają domyślne rozmiary. Można je jednak zmieniać — wystarczy w tym celu naprowadzić
ABC Excel 2016 PL
kursor na linię znajdującą się na pasku z numerami lub literami. Kursor należy przeciągnąć — jego przesuwanie powoduje zmianę rozmiaru komórki (rysunek 5.1).
Rysunek 5.1.
Zmiana szerokości kolumny przez przeciąganie
Po zwolnieniu lewego przycisku myszy kursor z powrotem zmienia kształt na krzyżyk. Kolumna ma taką szerokość, jaką uzyskała, gdy zakończono przeciąganie jej krawędzi (rysunek 5.2).
Rysunek 5.2.
Kolumna A o zmienionej szerokości
Jeżeli po wprowadzeniu zmiany arkusz nie wygląda lepiej, można anulować tę zmianę. Aby przywrócić dokumentowi wcześniejszy wygląd, należy kliknąć ikonę Cofnij (Undo) lub posłużyć się skrótem klawiaturowym Ctrl+Z (rysunek 5.3).
Rysunek 5.3. Anulowanie ostatniej zmiany W powyżej opisany sposób można także zmodyfikować wysokość wiersza. Kursor należy przesuwać po pasku z numerami wierszy. Gdy zostanie on naprowadzony na linię oddzielającą dwa wiersze, przyjmie kształt poziomej kreski ze strzałką o dwóch grotach. W tym momencie należy wcisnąć lewy przycisk myszy i przeciągnąć kursor (rysunek 5.4).
Rysunek 5.4. Zmiana wysokości wiersza
44
Rozmiary i liczba komórek
Po zwolnieniu lewego przycisku myszy kursor z powrotem zmienia kształt na krzyżyk. Wiersz ma taką wysokość, jaką uzyskał, gdy zakończono przeciąganie jego krawędzi (rysunek 5.5).
Rysunek 5.5. Wiersz 1 o zmienionej wysokości
Wstawianie wierszy Podczas pracy z tabelą narysowaną na kartce papieru wstawienie dodatkowego wiersza może się okazać nie lada problemem. Dla użytkownika arkusza kalkulacyjnego taka operacja nie oznacza żadnych kłopotów. Należy ją rozpocząć od wskazania, w którym miejscu arkusza chcemy wstawić wiersz (rysunek 5.6).
Rysunek 5.6. Komórka B4 jest punktem odniesienia
Teraz należy przekazać programowi informację o naszych zamierzeniach. W tym celu wyświetl wstążkę Narzędzia główne (Home). Następnie kliknij czarną strzałkę znajdującą się pod napisem Wstaw (Insert). Z rozwiniętej listy wybierz polecenie Wstaw wiersze arkusza (Insert Sheet Rows) (rysunek 5.7). Po wstawieniu miejsce zaznaczonego wiersza zajmuje pusty wiersz. Wiersze, które znajdowały się pod nim, przesuwają się w dół. Ich numery są zwiększane o jeden. Dane nie ulegają zmianie (rysunek 5.8).
45
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 5.7. Wybieranie polecenia wstawiania wierszy
Rysunek 5.8. Arkusz z rysunku 5.6 po wstawieniu wiersza
W arkuszu Excela można jednocześnie wstawić więcej niż jeden wiersz. Niezależnie od liczby dodawanych wierszy pracę należy rozpocząć od tej samej czynności — wskazania miejsca, w którym ma być wprowadzona zmiana. Aby zaznaczyć kilka wierszy, należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, a następnie kliknąć ich numery. Kliknięcie nie powoduje usunięcia dotychczasowego zaznaczenia, lecz dodanie klikniętego wiersza do zaznaczonego obszaru (rysunek 5.9). Po zaznaczeniu wierszy należy zwolnić klawisz Ctrl. Kolejnym etapem jest przekazanie programowi informacji o naszych zamierzeniach. Wyświetl wstążkę Narzędzia główne (Home), po czym kliknij czarną strzałkę znajdującą się pod napisem Wstaw (Insert). Na koniec z rozwiniętej listy wybierz polecenie Wstaw wiersze arkusza (Insert Sheet Rows) (rysunek 5.7). Zaznaczone wiersze zostaną rozsunięte, a pomiędzy nimi pojawią się nowe, puste wiersze (rysunek 5.10).
46
Rozmiary i liczba komórek
Rysunek 5.9. Zaznaczone wiersze
Rysunek 5.10. Arkusz z rysunku 5.6 po wstawieniu trzech wierszy
Jeżeli będziesz zaznaczać wiersze jako obszar (na przykład za pomocą klawisza Shift), przesunięty zostanie cały zaznaczony obszar, a jego miejsce zajmą nowe wiersze (rysunek 5.11).
Rysunek 5.11. Arkusz z rysunku 5.6 po wstawieniu obszaru o rozmiarze trzech wierszy
47
ABC Excel 2016 PL
Wstawianie kolumn Wstawianie kolumny należy rozpocząć od zaznaczenia miejsca, w którym chcemy ją umieścić. W tym celu należy kliknąć etykietę kolumny (rysunek 5.12).
Rysunek 5.12. Zaznaczona kolumna
Skoro wskazaliśmy już, który fragment arkusza chcemy przekształcać, pora na określenie właściwego przekształcenia. Wyświetl wstążkę Narzędzia główne (Home), kliknij czarną strzałkę znajdującą się pod napisem Wstaw (Insert). Z rozwiniętej listy wybierz polecenie Wstaw kolumny arkusza (Insert Sheet Columns) (rysunek 5.13). Po wykonaniu tej czynności miejsce zaznaczonej kolumny zajmuje nowa, pusta. Kolumny, które znajdowały się z prawej strony zaznaczonej kolumny, zostają przesunięte w prawo, a na ich etykietach są umieszczane kolejne litery alfabetu. Dane nie ulegają zmianie (rysunek 5.14).
Rysunek 5.13. Polecenie wstawiania kolumn
48
Rozmiary i liczba komórek
Rysunek 5.14. Arkusz z rysunku 5.12 po wstawieniu kolumny
W przypadku kolumn — tak jak i wierszy — możliwe jest wstawianie całej grupy. Zaznaczenie zakresów kolumn za pomocą klawisza Ctrl sprawia, że nowe kolumny są wstawiane pomiędzy istniejące (rysunek 5.15). Zaznaczenie zakresów kolumn przy użyciu klawisza Shift powoduje, że cały zaznaczony obszar przesuwa się, a jego miejsce zajmują nowe kolumny (rysunek 5.16).
Rysunek 5.15. Arkusz z rysunku 5.12 po wstawieniu trzech kolumn Rysunek 5.16. Arkusz z rysunku 5.12 po wstawieniu obszaru o szerokości trzech kolumn
Wstawianie wierszy przez przeciąganie Istnieje wiele sposobów wstawiania wierszy. W zależności od liczby danych, położenia zawierających je komórek itp. jedne z nich są bardziej użyteczne, a inne — mniej. Aby arkusz był w naszych rękach efektywnym narzędziem, warto znać wiele technik pracy i wybierać te najodpowiedniejsze. Jeżeli trzeba wstawić kilka komórek mających się znajdować obok siebie, można to zrobić przez przeciąganie. Pracę należy rozpocząć od kliknięcia komórki, poniżej której mają zostać wstawione puste wiersze. Następnie trzeba wcisnąć i przytrzymać
49
ABC Excel 2016 PL
klawisz Shift. Teraz można naprowadzić kursor na uchwyt — kwadrat widoczny w rogu zaznaczonego obszaru. Kursor przyjmie wówczas kształt dwóch kresek ze strzałkami (rysunek 5.17).
Rysunek 5.17.
Wyróżniona komórka wskazuje miejsce, w którym zostaną wstawione wiersze
Kursor należy przeciągnąć w dół. W trakcie jego przemieszczania w wybranym miejscu pojawi się tyle komórek, o ile pozycji przeciągnięto kursor (rysunek 5.18). Po dodaniu wierszy należy najpierw zwolnić lewy przycisk myszy, a potem klawisz Shift.
Rysunek 5.18. Wstawianie wierszy przez przeciąganie
Wiersze znajdujące się poniżej komórki, od której rozpoczęliśmy wstawianie, przesuwają się w dół. Ich numery zmieniają się o tyle, ile wierszy wstawiono (rysunek 5.19). Dane nie ulegają zmianie.
50
Rozmiary i liczba komórek
Rysunek 5.19. Arkusz z rysunku 5.17 po wstawieniu wierszy
Wstawianie kolumn przez przeciąganie Aby wstawić do arkusza kilka kolumn mających się znajdować obok siebie, także można wykorzystać przeciąganie. Najpierw trzeba wskazać miejsce, w którym mają zostać wstawione kolumny. Kolumnę odniesienia można wyróżnić przez kliknięcie dowolnej należącej do niej komórki (rysunek 5.20).
Rysunek 5.20.
Wyróżniona komórka wskazuje miejsce, w którym zostaną wstawione kolumny
Następnym krokiem jest wciśnięcie i przytrzymanie klawisza Shift. Teraz trzeba naprowadzić kursor na uchwyt — kwadrat widoczny w rogu zaznaczonego obszaru. Kursor przyjmie kształt dwóch kresek ze strzałkami (rysunek 5.21). Kursor należy przeciągnąć w bok. W trakcie jego przemieszczania w wybranym miejscu pojawi się tyle kolumn, o ile pozycji przeciągnięto kursor (rysunek 5.22).
51
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 5.21. Kursor, który zmienił kształt
Rysunek 5.22. Kolumny wstawione przez przeciąganie
Po dodaniu kolumn należy najpierw zwolnić lewy przycisk myszy, a potem klawisz Shift. Kolumny znajdujące się obok tej, od której rozpoczęliśmy wstawianie, zostają przesunięte w kierunku przeciągania kursora, a ich etykiety są aktualizowane. Dane nie ulegają zmianie.
Wstawianie komórek za pomocą menu podręcznego Komórki można również wstawiać przy użyciu menu podręcznego. W przypadku tej metody podczas przeciągania nie widać, w którym miejscu zostaną wstawione komórki i ile ich będzie. Trzeba zatem nieco wysilić wyobraźnię. Należy również pamiętać o tym, że kolumny lub wiersze pojawią się tam, gdzie znajduje się zaznaczona komórka. Nowe komórki są wstawiane pomiędzy dotychczasowe. Wstawianie komórek należy rozpocząć od wybrania obszaru odniesienia. Następnie trzeba kliknąć prawym przyciskiem myszy komórkę, która ma być punktem odniesienia do wstawiania nowych komórek. Spowoduje to wyświetlenie menu podręcznego, z którego należy wybrać polecenie Wstaw... (Insert...) (rysunek 5.23).
52
Rozmiary i liczba komórek
Rysunek 5.23. Fragment menu podręcznego komórki
Wybranie polecenia Wstaw... (Insert...) spowoduje wyświetlenie okna Wstawianie (Insert). Widoczne w nim opcje służą do określenia miejsca nowych komórek (rysunek 5.24).
Rysunek 5.24. Okno wyboru opcji wstawiania komórek
Opcje dostępne w oknie Wstawianie (Insert) mają podane poniżej znaczenie:
Przesuń komórki w prawo (Shift cells right) — przesunięcie komórek w prawo o odpowiednią liczbę kolumn.
Przesuń komórki w dół (Shift cells down) — przesunięcie komórek w dół o odpowiednią liczbę wierszy.
53
ABC Excel 2016 PL
Cały wiersz (Entire row) — wstawienie odpowiedniej liczby pustych wierszy.
Cała kolumna (Entire column) — wstawienie odpowiedniej liczby pustych kolumn.
Po wybraniu opcji i kliknięciu przycisku OK zostaną wprowadzone w arkuszu żądane zmiany (rysunek 5.25).
Rysunek 5.25. Fragment arkusza z rysunku 5.23 po wprowadzeniu zmian
Usuwanie komórek Komórki można również usuwać. Analogicznie jak przy wstawianiu proces odbywa się dwuetapowo. W pierwszym etapie należy zaznaczyć komórki, wiersze lub kolumny przeznaczone do usunięcia (rysunek 5.26). W drugim etapie należy wybrać polecenie (rysunek 5.27) z wstążki Narzędzia główne (Home). Niekiedy zachodzi konieczność sprecyzowania, co ma znaleźć się w miejscu zwolnionym przez usunięte komórki (rysunek 5.28). Opcje widoczne w rozwiniętym menu przycisku Usuń (Delete) mają podane poniżej znaczenie:
Usuń komórki (Delete Cells) — usunięcie zaznaczonych komórek.
Usuń wiersze (Delete Sheet Rows) — usunięcie zaznaczonych wierszy.
Usuń kolumny (Delete Sheet Columns) — usunięcie zaznaczonych kolumn.
Usuń arkusz (Delete Sheet) — usunięcie całego arkusza.
Pozostaje jeszcze sprawdzić, czy operacja dała taki rezultat, jakiego oczekiwaliśmy (rysunek 5.29).
54
Rozmiary i liczba komórek
Rysunek 5.26. Komórki zostały zaznaczone
Rysunek 5.27. Usunąć można komórki, wiersze, kolumny lub cały arkusz
Rysunek 5.28. W zwolnioną przestrzeń wsunięte zostaną komórki znajdujące się poniżej zaznaczonego obszaru
55
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 5.29. Dane zostały usunięte. Ciągłość oznaczenia wierszy i kolumn została zachowana
Usuwanie komórek za pomocą menu podręcznego Usuwanie komórek należy rozpocząć od wybrania obszaru odniesienia. Następnie trzeba kliknąć prawym przyciskiem myszy komórkę, która ma być punktem odniesienia do usuwania komórek. Spowoduje to wyświetlenie menu podręcznego, z którego należy wybrać polecenie Usuń... (Delete...) (rysunek 5.30). Po określeniu przez użytkownika tego, co ma zająć zwolnioną przestrzeń (rysunek 5.31), polecenie zostanie wykonane (rysunek 5.32).
Rysunek 5.30. Zaznaczone komórki mają zostać usunięte
56
Rozmiary i liczba komórek
Rysunek 5.31. Przyroda nie znosi próżni. Zwolnione miejsce zostanie zapełnione innymi komórkami z arkusza
Rysunek 5.32.
Dane zostały usunięte. Zwolnione miejsce zostało wypełnione przez komórki w sposób określony na rysunku 5.31. Ciągłość oznaczenia wierszy i kolumn została zachowana
Opcje widoczne w oknie Usuwanie (Delete) mają podane poniżej znaczenie:
Przesuń komórki w lewo (Shift cells left) — usuń komórki i pozostałe przesuń w lewo.
Przesuń komórki do góry (Shift cells up) — usuń komórki i pozostałe przesuń w górę.
Cały wiersz (Entire row) — usuń cały wiersz.
Całą kolumnę (Entire column) — usuń całą kolumnę.
57
ABC Excel 2016 PL
Podsumowanie
58
Aby zmienić rozmiar komórki, wystarczy naprowadzić kursor na linię znajdującą się na pasku z numerami lub literami. Kursor należy przeciągnąć — jego przesuwanie powoduje zmianę rozmiaru komórki.
Wstawianie i usuwanie komórek należy rozpocząć od wskazania, w którym miejscu arkusza chcemy wprowadzić zmianę. W następnym kroku należy określić, na czym ma ona polegać.
Jeżeli zaznaczymy poszczególne kolumny, to podczas wstawiania kolumn zostaną one rozsunięte, a pomiędzy nimi pojawią się nowe, puste kolumny. Gdy zaznaczymy obszar, to podczas wstawiania kolumn zostaną one przesunięte, a w wolnym miejscu pojawią się nowe, puste kolumny.
6 WPROWADZANIE DANYCH W
tym rozdziale dowiesz się:
Co to jest formuła.
Do czego można wykorzystać serie danych.
Jak znaleźć funkcje, które w opisie zawierają słowo „odsetki”.
Człowiek ma potrzebę systematyzowania posiadanej wiedzy, porządkowania informacji i wyszukiwania ogólnych praw. Excel wyśmienicie nadaje się do tego celu. Program ten umożliwia między innymi tworzenie trójwymiarowych arkuszy kalkulacyjnych, pracę z rekordami baz danych oraz śledzenie scenariuszy. Możliwe jest również korzystanie ze zdefiniowanych funkcji i kreatorów oraz automatyzowanie wielu czynności przy wykorzystaniu języka programowania Visual Basic. Dzięki swojej uniwersalności Excel znajduje zastosowanie w obliczeniach finansowych, księgowych,
ABC Excel 2016 PL
statystycznych, technicznych i wielu innych. Aby skorzystać z tych potężnych możliwości, należy najpierw wprowadzić do programu dane. Dane mogą być dostarczone w postaci plików zapisanych na nośnikach lub przesłanych siecią komputerową, zebrane przez urządzenia jako wyniki pomiarów lub wpisane z klawiatury (rysunek 6.1).
Rysunek 6.1.
Źródła danych dostarczają informacji o otoczeniu w postaci zrozumiałej dla komputera
Komputer wraz z oprogramowaniem zamienia zbiory danych na uporządkowane wyniki. Można je przedstawiać w postaci wielowymiarowych wykresów, tabel, wydruków itp. Maszyna sama w sobie nie jest w stanie podjąć żadnej akcji — jest tylko narzędziem. Dopiero komputer z oprogramowaniem ma możliwość wykonywania zadań. Program jest zapisanym, przy użyciu języka programowania, pomysłem na to, jak wykorzystać narzędzie. Samo posiadanie narzędzia nie czyni jeszcze nikogo mistrzem. Analogicznie — zakup farb i pędzla nie spowoduje, że ich nabywca stanie się światowej sławy malarzem. Narzędzie może jedynie ułatwić lub uprzyjemnić wykonywanie pracy. Komputer nie dysponuje intuicją podobną do ludzkiej. Niezależnie od tego, jak intensywnie będziemy myśleć o wykonaniu obliczeń, sprzęt nie odkryje naszych potrzeb. Należy mu dostarczyć danych, czyli dokładnie określić zakres zadań. Niezwykle przydaje się przy tym świadomość możliwości i umiejętność efektywnej obsługi posiadanego oprogramowania.
Rodzaje danych Do arkusza można wprowadzać poniżej opisane rodzaje danych: teksty — tytuły, komentarze, uwagi itp.;
60
Wprowadzanie danych
wartości alfanumeryczne — wyniki pomiarów, wydatki, współczynniki itp.; wartości daty i czasu — daty, godziny; wartości logiczne — wartości określające zależności pomiędzy zdarzeniami, umożliwiające prawidłowe wnioskowanie. Osobną grupę informacji wprowadzanych do arkusza stanowią formuły (formulas). Formuła jest ciągiem operacji matematycznych na wskazanych przez użytkownika argumentach. Zwraca wynik wykonanego obliczenia.
Pasek formuły W trakcie wprowadzania danych do komórek przydatny jest pasek formuły (formula bar) (rysunek 6.2).
Rysunek 6.2.
W komórce widoczna jest wartość. Kliknięcie jej powoduje, że na pasku formuły pojawia się informacja, jak ta wartość została uzyskana
Domyślnie pasek formuły nie jest stale widoczny. Aby go wyświetlić, kliknij kartę Widok (View), a następnie w sekcji Pokaż (Show) zaznacz opcję Pasek formuły (Formula Bar) (rysunek 6.3).
Rysunek 6.3.
Zaznaczenie pola powoduje, że pasek formuły będzie widoczny
61
ABC Excel 2016 PL
Wpisywanie danych Aby wpisać dane, należy kliknąć komórkę, w której mają się one znaleźć. Następnie trzeba wpisać dane przy użyciu klawiatury. Kolejno wpisywane znaki będą się pojawiać w aktywnej komórce oraz na pasku formuły (rysunek 6.4).
Rysunek 6.4.
Wpisywane dane są widoczne w komórce i na pasku formuły
Jeżeli podczas wpisywania popełnimy błąd, można go poprawić, usuwając błędne znaki i wpisując poprawne. Do przemieszczania się wewnątrz komórki służą klawisze kursora. Są one oznaczone strzałkami. Znak znajdujący się z lewej strony kursora można usunąć za pomocą klawisza Backspace. Znak znajdujący się z prawej strony kursora można usunąć, naciskając klawisz Del. Wpisane dane można zatwierdzić: używając klawisza Enter, klikając inną komórkę lub klikając widoczną na pasku formuły ikonę Wpis (Enter) (rysunek 6.5).
Rysunek 6.5.
Ikona zapisania zawartości komórki
Naciśnięcie klawisza Esc lub kliknięcie widocznej na pasku formuły ikony Anuluj (Cancel) (rysunek 6.6) powoduje opuszczenie komórki bez zapisania wprowadzonych danych.
Rysunek 6.6.
62
Ikona anulowania wprowadzonych zmian
Wprowadzanie danych
Kopiowanie danych Dane można kopiować pomiędzy obszarami, arkuszami i dokumentami roboczymi. Przed skopiowaniem należy zaznaczyć obszar danych (rysunek 6.7).
Rysunek 6.7.
Obszar przeznaczony do kopiowania
Zawartość obszaru należy umieścić w schowku. W tym celu trzeba kliknąć przycisk Kopiuj (Copy) (rysunek 6.8). Dane źródłowe nie znikną z arkusza — ich kopia zostanie umieszczona w obszarze pamięci zwanym schowkiem.
Rysunek 6.8. Kopiowanie zaznaczonego obszaru do schowka
Kopia danych znajduje się w schowku. Informuje o tym obramowanie obszaru — przerywana linia (rysunek 6.9). Następnie należy wskazać miejsce, do którego zostaną wklejone skopiowane dane. Jeżeli lewa górna komórka kopiowanego obszaru ma zostać umieszczona w komórce B1, należy ją zaznaczyć kliknięciem. Za pomocą pogrubionego obramowania zaznaczany jest obszar, w którym ma zostać umieszczona zawartość schowka. Teraz trzeba kliknąć ikonę Wklej (Paste) (rysunek 6.10). Zawartość schowka została wklejona we wskazanym miejscu (rysunek 6.11).
63
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 6.9. Obszar, z którego zostały skopiowane dane
Rysunek 6.10. Miejsce, w które dane zostaną wstawione, i ikona Wklej (Paste)
Rysunek 6.11. Zawartość schowka została umieszczona w arkuszu
64
Wprowadzanie danych
Dane nadal znajdują się w obszarze źródłowym oraz w schowku. Jeżeli zaznaczymy obszar docelowy i klikniemy ikonę Wklej (Paste), zawartość schowka, niczym pieczątka, znów pojawi się w arkuszu (rysunek 6.12).
Rysunek 6.12. Zawartość schowka ponownie została umieszczona w arkuszu
Serie danych Jeżeli w kolejnych komórkach powinny się znaleźć dane tworzące logiczny ciąg — kolejne liczby lub litery alfabetu — nie trzeba ich pracowicie wpisywać. Wystarczy wypełnić kilka komórek, tak aby na ich podstawie można było jednoznacznie określić wartość początkową oraz różnicę pomiędzy wartościami kolejnych komórek. Aby wypełnić obszar serią danych, po wypełnieniu kilku komórek trzeba zaznaczyć cały obszar, w którym się te dane znajdują, i umieścić kursor w narożniku zaznaczonego obszaru (rysunek 6.13).
Rysunek 6.13. Zmieniony kształt kursora
Gdy kursor zmieni kształt na czarny krzyżyk (rysunek 6.13), należy wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy. Kursor trzeba przeciągnąć w pożądanym kierunku wypełniania komórek. Obszar przeznaczony do wypełnienia jest wyróżniony
65
ABC Excel 2016 PL
ramką koloru szarego. Obok kursora jest wyświetlana wartość, która zostanie wpisana do bieżącej komórki (rysunek 6.14).
Rysunek 6.14. Wypełnianie komórek serią danych
Po zaznaczeniu całego obszaru, który ma zostać wypełniony, należy zwolnić lewy przycisk myszy. W komórkach pojawią się dane serii (rysunek 6.15).
Rysunek 6.15. Obszar po wypełnieniu danymi
Dane rozpoczynające się od liter nie nadają się do tworzenia serii (rysunek 6.16).
Rysunek 6.16. Wzorem były pierwsze trzy komórki. Podczas wypełniania Excel cyklicznie powtarza ich zawartość
66
Wprowadzanie danych
Formuły Excel zawdzięcza swoją popularność temu, że nawet podczas nauki obsługi arkusza można wykorzystywać go do praktycznych zastosowań. W miarę poznawania programu da się używać go do coraz bardziej skomplikowanych prac. Użytkownicy ze zdumieniem odkrywają też, że to, co do tej pory wymagało wiele trudu, można wykonać znacznie prościej. Za źródło danych posłuży nam kolumna z wpisanymi kilkoma liczbami. Aby wykonać obliczenia przy użyciu formuły, powinniśmy wskazać programowi dane, z których chcemy skorzystać. Formułą, której działanie sprawdzimy w praktyce, jest SUMA (SUM). Zaznaczmy komórki, których zawartość ma zostać zsumowana (rysunek 6.17).
Rysunek 6.17. Obszar danych
Do wszystkich poleceń programu można uzyskać dostęp, wybierając je ze wstążki. Tutaj można także znaleźć ikonę Autosumowanie (AutoSum) (rysunek 6.18).
Rysunek 6.18. Ikona sumowania
Po jej kliknięciu pod zaznaczonym obszarem danych pojawi się nowa, wypełniona komórka. Widoczna w niej wartość jest równa sumie liczb w zaznaczonym obszarze (rysunek 6.19). Po kliknięciu komórki na pasku formuły wyświetlana jest jej zawartość. Kliknijmy komórkę A7 (rysunek 6.20). W komórce A7 widoczny jest wynik, natomiast na pasku formuły pokazano sposób jego otrzymania. Do komórki A7 została wstawiona formuła. Każda formuła programu Excel musi się rozpoczynać od znaku równości (=) — po nim znajduje się nazwa funkcji oraz jej argumenty.
67
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 6.19. W najniższej komórce znajduje się suma liczb z reszty obszaru
Rysunek 6.20. Zawartość komórki A7 wyświetlona na pasku formuły
Argumentami formuł mogą być wartości liczbowe, adresy i nazwy komórek, funkcje zdefiniowane w programie Excel oraz funkcje definiowane przez użytkownika. W przykładzie pokazanym na rysunku argumentami są komórki o adresach od A1 do A6. Wpisanie innej wartości do komórki, która jest jednym z argumentów funkcji, powoduje automatyczne przeliczenie formuły. Jeśli klikniemy komórkę A1, na pasku formuły pokaże się jej zawartość. Wpisana tu jest tylko jedna liczba (rysunek 6.21).
Rysunek 6.21.
68
Zawartość komórki A1 wyświetlona na pasku formuły
Wprowadzanie danych
Zmień wartość wpisaną w komórce A1 z 1 na 2. Wartość widoczna w komórce A7 również zostanie zwiększona o jeden (rysunek 6.22).
Rysunek 6.22. Wartość formuły została automatycznie zaktualizowana
Jeśli zamiast ikony Autosumowanie (AutoSum) klikniemy znajdującą się obok niej czarną strzałkę skierowaną w dół, zostanie rozwinięte menu. Możemy z niego wybrać funkcje: Suma (Sum) — sumowanie, Średnia (Average) — średnia arytmetyczna, Zliczanie (Count Numbers) — liczba komórek w zaznaczonym obszarze, Maksimum (Max) — największa liczba w zaznaczonym obszarze, Minimum (Min) — najmniejsza liczba w zaznaczonym obszarze. Oczywiście to nie wszystkie funkcje programu Excel. W dolnej części menu widoczne jest polecenie Więcej funkcji... (More Functions...) (rysunek 6.23).
Rysunek 6.23. Menu Autosumowanie (AutoSum)
Po wybraniu polecenia Więcej funkcji... wyświetlane jest okno Wstawianie funkcji (Insert Function) (rysunek 6.24).
69
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 6.24. Okno wyboru funkcji
Do dyspozycji użytkownika oddano ponad 300 funkcji. Ich nazwy z konieczności są skrócone. Aby znaleźć funkcję służącą do wykonania określonej czynności, w polu Wyszukaj funkcję (Search for a function) należy wpisać słowo kluczowe, po czym kliknąć przycisk Przejdź (Go). Program wyświetli nazwy funkcji, których opis zawiera szukany termin (rysunek 6.25).
Rysunek 6.25. Funkcje, które zawierają w opisie słowo „odsetki” (interest)
70
Wprowadzanie danych
Funkcji możemy również szukać na podstawie kategorii, do której ona należy. W tym celu z listy Lub wybierz kategorię (Or select a category) należy wybrać grupę funkcji. Ich nazwy zostaną wyświetlone w polu Wybierz funkcję (Select a function) — zaznaczenie nazwy funkcji powoduje wyświetlenie jej opisu (rysunek 6.26).
Rysunek 6.26. Funkcje finansowe
Aby wstawić funkcję do arkusza, należy zaznaczyć jej nazwę i kliknąć przycisk OK. W wielu programach komputerowych do tego samego rezultatu prowadzi więcej niż jedna droga. Wstawianie formuł w arkuszu Excela nie jest od tego odstępstwem. Po kliknięciu karty Formuły (Formulas) na ekranie widoczne są ikony oznaczające grupy formuł (rysunek 6.27). Kliknięcie ikony powoduje rozwinięcie listy formuł.
Rysunek 6.27. Obrazkowa postać listy dostępnych funkcji
71
ABC Excel 2016 PL
Wczytywanie danych Jak wspomniane zostało na początku rozdziału, dane wykorzystywane w arkuszu Excela nie muszą być wpisywane ręcznie. Mogą zostać zebrane przez urządzenie lub oprogramowanie, a następnie wczytane do Excela. Po uruchomieniu Excela należy wybrać kolejno polecenia: Plik (File), Otwórz (Open), Przeglądaj (Browse) (rysunek 6.28).
Rysunek 6.28. Polecenia, które należy wybrać, aby wczytać dokument
W kolejnym kroku należy wybrać format plików, które mają być wyświetlane w oknie Otwórz (Open) (rysunek 6.29), i wybrać tryb, w jakim plik ma zostać otwarty (rysunek 6.30).
72
Wprowadzanie danych
Rysunek 6.29.
Wybór formatu plików w oknie Otwórz (Open)
Rysunek 6.30. Dokument może zostać otwarty na wiele sposobów
Podsumowanie
Formuła jest ciągiem operacji matematycznych na wskazanych przez użytkownika argumentach. Zwraca wynik wykonanego obliczenia.
Jeżeli w kolejnych komórkach powinny się znaleźć dane tworzące logiczny ciąg — kolejne liczby lub litery alfabetu — nie trzeba ich pracowicie wpisywać. Wystarczy wypełnić kilka komórek, tak aby na ich podstawie
73
ABC Excel 2016 PL
można było jednoznacznie określić wartość początkową oraz różnicę pomiędzy wartościami kolejnych komórek. Stosując przeciąganie, można wypełnić serią danych sąsiadujące ze sobą komórki.
74
Aby wyszukać funkcje, które w opisie zawierają słowo kluczowe, kliknij znajdującą się obok ikony Autosumowanie (AutoSum) czarną strzałkę skierowaną w dół. Wybierz polecenie Więcej funkcji... (More Functions...). Po wyświetleniu okna Wstawianie funkcji (Insert Function) w polu Wyszukaj funkcję (Search for a function) wpisz słowo kluczowe i kliknij przycisk OK.
7 ARKUSZE I PLIKI W
tym rozdziale dowiesz się:
Co się dzieje z zawartością pamięci RAM po wyłączeniu zasilania komputera.
Pod jaką domyślną nazwą może zostać zapisany dokument.
Co się stanie, gdy wprowadzimy zmiany w dokumencie i bez zapisywania spróbujemy go zamknąć.
Aby utworzyć nowy arkusz w komputerze z zainstalowanym systemem Windows 10, trzeba wybrać polecenia: Start/Wszystkie aplikacje/Microsoft Office 2016/Excel 2016. Spowoduje to wyświetlenie okna, w którym można wybrać szablon arkusza lub otworzyć inne skoroszyty (rysunek 7.1). Kliknij miniaturę Pusty skoroszyt (Blank workbook). Zostanie wyświetlone okno programu Excel z pustym arkuszem (rysunek 7.2).
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 7.1.
Rysunek 7.2.
Kilkanaście szablonów to miła niespodzianka dla rozpoczynającego pracę
Nowy dokument
Na środku okna, obok nazwy programu, widoczny jest tytuł dokumentu. Domyślnie jest to Zeszytn (Book1), gdzie n oznacza kolejny numer nowego dokumentu utworzonego podczas konkretnej sesji pracy z programem. Jedynym miejscem, w którym znajduje się nowy dokument, jest pamięć komputera (rysunek 7.3).
76
Arkusze i pliki
Rysunek 7.3. Dokument widoczny na ekranie znajduje się w pamięci RAM Zaletą takiej lokalizacji jest krótki czas dostępu i duża szybkość wykonywanych operacji. Pamięć RAM przechowuje jednak informacje tylko wtedy, gdy jest zasilana. Gdy zaniknie zasilanie lub wyłączymy komputer, jej zawartość zostanie utracona bezpowrotnie. Aby uchronić informacje, należy zapisać dokument w pliku. Plik może się znajdować na przykład na dysku twardym komputera lub w chmurze. W celu zapisania dokumentu w pliku można kliknąć ikonę Zapisz (Save) (rysunek 7.4).
Rysunek 7.4. Ikona Zapisz (Save) Jeśli dokument był już zapisywany, zostanie zapisany ponownie. Jeżeli natomiast dokument nie był jeszcze zapisywany, zostanie wyświetlone okno Zapisz jako (Save As) (rysunek 7.5). Jeżeli chcesz, aby plik był dostępny nie tylko lokalnie − kliknij odsyłacz OneDrive - Personal. Jeżeli plik ma zostać zapisany na dysku komputera, kliknij odsyłacz Ten komputer (This PC), a następnie wskaż miejsce na dysku komputera.
Rysunek 7.5.
Okno pozwala na wstępny wybór miejsca zapisu
Zostanie wyświetlone okno Zapisywanie jako (Save As) (rysunek 7.6).
77
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 7.6.
Okno Zapisywanie jako (Save As)
Pole widoczne w górnej części okna umożliwia wybranie napędu i folderu, w których zostanie zapisany plik. W polu Nazwa pliku (File name) widnieje pierwotnie nazwa identyczna z domyślnym tytułem dokumentu. Nazwa Zeszytn (Book1) po pewnym czasie nie będzie nam się z niczym kojarzyła, warto więc nazywać pliki zgodnie z treścią dokumentu. Nazwa może zawierać do 256 znaków. Nie wolno natomiast zmieniać rozszerzenia pliku — części nazwy, która znajduje się po kropce. Te cztery litery określają program, w którym może zostać odczytany plik. Utrata tej informacji może spowodować trudności podczas otwierania dokumentu. Format XLSX został wprowadzony wraz z arkuszem Excel 2007. Użytkownicy starszych wersji Excela nie są w stanie otworzyć tego typu plików. Aby mogli z nich korzystać, należy zapisać je w formacie XLS. W tym celu z listy Zapisz jako typ (Save as type) należy wybrać opcję Skoroszyt programu Excel 97–2003 (*.xls) (Excel 97-2003 Workbook). Zapisanie dokumentu w starszym formacie może spowodować usunięcie funkcji, które są dostępne tylko w nowszym formacie. O takiej ewentualności użytkownik zostanie powiadomiony odpowiednim komunikatem (rysunek 7.7).
78
Arkusze i pliki
Rysunek 7.7. Niekiedy konwersja arkusza na starszy format jest związana z utratą danych
Zapisując dokument, sprawiamy, że plik zostaje utworzony. Najczęściej dokumenty są zapisywane na dysku twardym komputera (rysunek 7.8).
Rysunek 7.8. Zapisywanie dokumentu na dysku twardym
Dysk twardy jest urządzeniem mechanicznym, natomiast pamięć RAM jest układem elektronicznym. Dysk jest wolniejszy od pamięci około 100 razy. Zaletą dysku jest za to przechowywanie zapisanych informacji nawet po wyłączeniu zasilania. Po zapisaniu dokumentu pod nową nazwą pojawia się ona na pasku tytułu (rysunek 7.9).
Rysunek 7.9.
Na pasku tytułu widoczna jest zmieniona nazwa dokumentu
Identyczną nazwę jak dokument roboczy nosi plik (rysunek 7.10).
79
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 7.10. Plik utworzony po zapisaniu dokumentu
Dokument zapisany w pliku można wczytywać, poprawiać i ponownie zapisywać. Należy pamiętać o tym, że wszelkie zmiany dotyczą danych zawartych w pamięci RAM. Dopiero po zapisaniu pliku są one zachowywane na dysku. Aby wczytać arkusz, można kliknąć widoczny w lewym górnym rogu ekranu przycisk Plik (File). Po rozwinięciu menu należy wybrać polecenie Otwórz (Open) (rysunek 7.11).
Rysunek 7.11. Otwieranie dokumentu pakietu Office
Zakres poszukiwań pliku można zawęzić, wybierając jedną z lokalizacji (rysunek 7.12). Jeżeli nie wskażemy dokumentu, ale napęd, to otwarcie pliku zostanie poprzedzone wyświetleniem okna Otwórz (Open) (rysunek 7.13). Umożliwia ono wędrówkę po drzewie napędów i folderów w poszukiwaniu pliku. Jeżeli plików jest tyle, że nie mieszczą się w oknie, a znamy nazwę potrzebnego nam dokumentu, możemy ją wpisać w polu Nazwa pliku (File name). W oknie Otwórz (Open) domyślnie wyświetlane są wszystkie dokumenty utworzone za pomocą programu Microsoft Office Excel — Wszystkie pliki programu
80
Arkusze i pliki
Rysunek 7.12. Okno Otwórz (Open)
Rysunek 7.13.
Okno Otwieranie (Open)
Excel (All Excel Files). Aby zawęzić liczbę wyświetlanych plików tylko do tych, które nas w danej chwili interesują, należy z listy wybrać odpowiednią grupę (rysunek 7.14). Po zaznaczeniu pliku należy kliknąć przycisk Otwórz (Open).
81
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 7.14. Listę wyświetlanych formatów plików można zawęzić
Wczytywanie dokumentu polega na umieszczeniu go w pamięci RAM i wyświetleniu na ekranie (rysunek 7.15).
Rysunek 7.15. Wczytywanie dokumentu
Koniec pracy programu Jeżeli nie zapiszemy wyników pracy i zamkniemy program, utracimy ostatnio wprowadzone zmiany. Większość programów jest zabezpieczona przed taką ewentualnością. Gdy spróbujemy zamknąć dokument bez zapisywania zmian, pojawi się okno z przypomnieniem o potrzebie dokonania zapisu (rysunek 7.16).
82
Arkusze i pliki
Rysunek 7.16. Przypomnienie o potrzebie zapisu Wybranie polecenia Zapisz (Save) spowoduje zapisanie pliku. Z kolei wybranie polecenia Nie zapisuj (Don’t Save) sprawi, że plik zostanie zamknięty bez zapisania zmian wprowadzonych po ostatnim zapisie. Kliknięcie przycisku Anuluj (Cancel) spowoduje natomiast cofnięcie polecenia zamykania okna programu.
Podsumowanie
Pamięć RAM przechowuje informacje tylko wtedy, gdy jest zasilana. Gdy zasilanie zaniknie lub wyłączymy komputer, jej zawartość zostanie bezpowrotnie utracona.
Domyślna nazwa pliku jest identyczna z tytułem dokumentu.
Gdy spróbujemy zamknąć dokument bez zapisywania zmian, pojawi się okno z przypomnieniem o potrzebie dokonania zapisu.
83
ABC Excel 2016 PL
84
8 EDYCJA DANYCH W
tym rozdziale dowiesz się:
Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo przypadkowej zmiany danych.
Jak z wszystkich komórek arkusza usunąć komentarze.
Skąd wiadomo, że zawartość arkusza jest filtrowana.
Czy można zmienić wygląd komórki w zależności od wpisanych do niej danych.
Zaletą redagowania dokumentów za pomocą komputera jest łatwość wprowadzania zmian. Jeżeli chcemy zachować dotychczasową wersję pliku, należy utworzyć jego kopię o nowej nazwie. Pracując z nowym dokumentem, nie zmienimy wówczas dotychczasowej wersji. Gdy okaże się, że jest ona potrzebna — wystarczy ją wczytać.
ABC Excel 2016 PL
Wprowadzanie zmian Wprowadzanie zmian w dokumencie jest równie proste. Zawartość komórki można edytować w niej samej lub na pasku formuły. Pracę należy rozpocząć od wskazania komórki do edycji. Po kliknięciu komórki wyświetlana jest na pasku formuły jej zawartość (rysunek 8.1).
Rysunek 8.1. Aktywna komórka A1
Komórkę, którą chcemy edytować, należy dwukrotnie kliknąć. Spowoduje to pojawienie się w niej migającej pionowej kreski — znaku wstawiania (rysunek 8.2).
Rysunek 8.2. Edycja komórki B2
Naciśnięcie klawisza na klawiaturze spowoduje pojawienie się odpowiedniego znaku w komórce i przesunięcie znaku wstawiania w prawo. Aby usunąć znak znajdujący się z prawej strony znaku wstawiania, należy wcisnąć klawisz Del. W celu usunięcia znaku znajdującego się z lewej strony znaku wstawiania należy wcisnąć klawisz Backspace. Aby anulować wprowadzone zmiany, trzeba nacisnąć klawisz Esc lub kliknąć ikonę Anuluj (Cancel) (rysunek 8.3).
Rysunek 8.3.
Ikona, której kliknięcie anuluje wprowadzone zmiany
Zatwierdzenie wprowadzonych zmian następuje po naciśnięciu klawisza Enter lub kliknięciu ikony Wpis (Enter) (rysunek 8.4).
86
Edycja danych
Rysunek 8.4.
Ikona, której kliknięcie powoduje zapisanie wprowadzonych zmian
Naciśnięcie klawisza Enter powoduje, że zaznaczenie przesuwa się do komórki w wierszu o numer wyższym (rysunek 8.5).
Rysunek 8.5. Komórka B2 po wprowadzeniu zmian
Aby przesunąć znak wstawiania na koniec wpisanej w komórce sekwencji znaków, należy nacisnąć klawisz End.
Blokowanie edycji w komórkach Łatwość zmieniania zawartości komórek sprawia, że może dojść do tego przez nieuwagę. Aby zapobiec takiej sytuacji, po wprowadzeniu danych można wyłączyć możliwość ich bezpośredniej edycji w komórkach. W tym celu należy kliknąć przycisk Plik (File), a po rozwinięciu menu — przycisk Opcje (Options). W oknie Opcje programu Excel (Excel Options) trzeba nacisnąć przycisk Zaawansowane (Advanced). Kolejną czynnością jest znalezienie w środkowej części okna opcji Zezwalaj na edytowanie bezpośrednio w komórkach (Allow editing directly in cells). Usunięcie zaznaczenia widniejącego przy tej opcji blokuje możliwość edycji w komórkach arkusza (rysunek 8.6). Gdy edycja w komórkach jest już zablokowana, po dwukrotnym kliknięciu komórki nie pojawi się w niej znak wstawiania. Zawartość zaznaczonej komórki można jednak nadal edytować. Wymaga to kliknięcia komórki, a następnie paska formuły. Znak wstawiania pojawi się na pasku formuły. Jest mało prawdopodobne, że takie działanie zostanie wykonane omyłkowo.
87
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 8.6.
Blokowanie edycji komórek
Aby zatwierdzić dane wpisane w pasku formuły, trzeba nacisnąć klawisz Enter lub kliknąć przycisk Wpis (Enter) (rysunek 8.7).
Rysunek 8.7. Zatwierdzanie zmian wprowadzonych na pasku formuły
Usuwanie komórek Usunięcie komórek powoduje, że znikają one z arkusza. W ich miejscu program umieszcza sąsiednie komórki, zapełniające zwolnioną przestrzeń. Usuwanie komórek należy rozpocząć od zaznaczenia obszaru przeznaczonego do usunięcia (rysunek 8.8).
Rysunek 8.8. Arkusz z zaznaczonym obszarem
88
Edycja danych
Następnie na wstążce Narzędzia główne (Home) należy odszukać sekcję Komórki (Cells) i kliknąć czarną strzałkę poniżej napisu Usuń (Delete). Z menu trzeba teraz wybrać polecenie Usuń komórki... (Delete Cells...) (rysunek 8.9).
Rysunek 8.9. Wybieranie z menu polecenia usuwania obszaru komórek o dowolnym kształcie Istnieje kilka różnych wariantów usuwania komórek. Są one widoczne w oknie Usuwanie (Delete) (rysunek 8.10).
Rysunek 8.10. Okno wyboru opcji usuwania komórek
W tym przypadku została zaznaczona opcja Przesuń komórki w lewo (Shift cells left). Wolne miejsce zostanie zapełnione przez przesunięcie pozostałych komórek w lewo (rysunek 8.11).
Rysunek 8.11. Arkusz po usunięciu komórek
89
ABC Excel 2016 PL
Porównując rysunek 8.8 z rysunkiem 8.11, można stwierdzić, że do komórki B2 została przesunięta zawartość komórki D2, do C2 — zawartość E2, do B3 — zawartość D3, a do C3 — zawartość E3. Jeżeli w oknie Usuwanie (Delete) zostanie zaznaczona opcja Przesuń komórki do góry (Shift cells up), wolne miejsce zostanie zapełnione przez przesunięcie pozostałych komórek w górę. Wybranie opcji Cały wiersz (Entire row) powoduje, że usuwany jest cały wiersz, w którym znajdowały się zaznaczone komórki (rysunek 8.12).
Rysunek 8.12. Usuwanie całego wiersza lub całych wierszy z zaznaczonymi komórkami
W przypadku zaznaczenia tej opcji zawartość wierszy o numerach 2 i 3 zostanie usunięta. Miejsce wiersza 2 zajmie wiersz 4. Na miejsce wiersza 3 zostanie przesunięta zawartość wiersza 5 (rysunek 8.13).
Rysunek 8.13. Arkusz po przesunięciu wierszy
Jeżeli w oknie Usuwanie (Delete) zostanie zaznaczona opcja Cała kolumna (Entire column), wolne miejsce powstałe po usunięciu kolumn, w których znajduje się zaznaczenie, zostanie zapełnione przez przesunięcie pozostałych kolumn w lewo.
90
Edycja danych
Czyszczenie komórek Czyszczenie komórek polega na usunięciu ich zawartości. Liczba i położenie komórek pozostają niezmienione. Czyszczenie komórek należy rozpocząć od zaznaczenia obszarów arkusza, które mają zostać wyczyszczone (rysunek 8.8). Następnie na wstążce Narzędzia główne (Home) odszukaj sekcję Edycja (Editing). Kliknij czarną strzałkę znajdującą się na prawo od przycisku oznaczonego gumką (rysunek 8.14).
Rysunek 8.14. Wybieranie opcji czyszczenia komórek
Aby całkowicie wyczyścić zaznaczone komórki, należy wybrać opcję Wyczyść wszystko (Clear All). Usunięcie formatowania nastąpi po wybraniu opcji Wyczyść formatowanie (Clear Formats). Aby usunąć zawartość komórek, z menu należy wybrać opcję Wyczyść zawartość (Clear Contents). Możliwe jest wyczyszczenie wyłącznie komentarzy — z menu należy wówczas wybrać opcję Wyczyść komentarze (Clear Comments). Jeżeli z całego zaznaczonego obszaru chcesz usunąć wyłącznie hiperłącza — wybierz opcję Wyczyść hiperłącza (Clear Hyperlinks). Wartość wyczyszczonej komórki jest równa zero. Formuła odwołująca się do wyczyszczonej komórki ma również wartość zero (rysunek 8.15). W dużych arkuszach problemem może być na przykład zaznaczenie wszystkich komórek zawierających komentarz. Na szczęście Excel posiada wbudowane narzędzie służące do zaznaczania komórek z określonym rodzajem danych. Aby je uaktywnić, na wstążce Narzędzia główne (Home) należy odszukać sekcję Edycja (Editing). Następnie trzeba kliknąć ikonę Znajdź i zaznacz (Find & Select) i z menu wybrać polecenie Przejdź do — specjalnie... (Go To Special...) (rysunek 8.16).
91
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 8.15. Wyczyszczona komórka ma wartość zero
Rysunek 8.16. Menu z opcjami znajdowania i zaznaczania
Spowoduje to wyświetlenie okna Przechodzenie do — specjalnie (Go To Special) (rysunek 8.17). Umożliwia ono zaznaczenie komórek zawierających określony rodzaj danych. Aby zaznaczyć wszystkie komórki z komentarzami, należy wybrać opcję Komentarze (Comments), a następnie kliknąć przycisk OK.
Anulowanie zmian Program rejestruje zmiany wprowadzane w arkuszu. Aby cofnąć ostatnio wykonane pojedyncze czynności, należy kliknąć znajdującą się na pasku narzędzi Szybki dostęp (Quick Access Toolbar) ikonę Cofnij (Undo) lub nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Z (rysunek 8.18).
92
Edycja danych
Rysunek 8.17. Okno selektywnego wybierania komórek
Rysunek 8.18.
Przycisk, którego kliknięcie powoduje cofnięcie wprowadzonych zmian
Aby cofnąć więcej niż jedną czynność, należy kliknąć strzałkę widoczną obok przycisku Cofnij (Undo). Spowoduje to rozwinięcie listy zarejestrowanych zmian (rysunek 8.19).
Rysunek 8.19. Lista zarejestrowanych zmian
Po kliknięciu nazwy czynności anulowana zostanie wybrana czynność oraz wszystkie te, których nazwy są widoczne powyżej niej.
93
ABC Excel 2016 PL
Anulowanie czynności również można cofnąć. Wystarczy w tym celu kliknąć ikonę Wykonaj ponownie (Redo) (rysunek 8.20).
Rysunek 8.20.
Przycisk, którego kliknięcie spowoduje powtórne wykonanie anulowanej czynności
Jeżeli w komórce zostały wprowadzone zmiany, ale nie zaakceptowano ich przez naciśnięcie klawisza Enter, można je anulować przy użyciu klawisza Esc.
Powtarzanie ostatniej czynności Program pozwala na powtórzenie ostatnio wykonanej czynności. Aby skorzystać z tej funkcji, należy kliknąć ikonę Wykonaj ponownie (Redo) lub nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Y (rysunek 8.21).
Rysunek 8.21.
Ikona Wykonaj ponownie (Redo)
Jeśli ostatnia czynność nie może być powtórzona, ikona Wykonaj ponownie (Redo) jest wyświetlana w kolorze szarym (rysunek 8.22).
Rysunek 8.22.
Nieaktywna ikona powtarzania ostatniego polecenia
Wyszukiwanie sekwencji znaków Excel jest wyposażony w narzędzie służące do wyszukiwania ciągu znaków. Wyszukiwanie można ograniczyć do obszaru (wiersza, kolumny lub grupy komórek). W celu ograniczenia obszaru należy go zaznaczyć. Aby przeszukać cały arkusz, trzeba kliknąć dowolną komórkę.
94
Edycja danych
Uaktywnienie narzędzia wyszukiwania następuje po kliknięciu ikony Znajdź i zaznacz (Find & Select) (rysunek 8.23) znajdującej się na wstążce Narzędzia główne (Home).
Rysunek 8.23. Ikona Znajdź i zaznacz (Find & Select) Następnie należy wybrać z menu polecenie Znajdź... (Find...).
Kliknięcie ikony Znajdź i zaznacz (Find & Select), a następnie wybór polecenia Znajdź... (Find...) można zastąpić naciśnięciem kombinacji klawiszy Ctrl+F. Po wyświetleniu okna Znajdowanie i zamienianie (Find and Replace) należy w polu Znajdź (Find what) wpisać wyszukiwaną sekwencję znaków (rysunek 8.24).
Rysunek 8.24. Wpisywanie wyszukiwanej sekwencji znaków
Wyszukiwanie rozpocznie się po kliknięciu przycisku Znajdź następny (Find Next). Aby przerwać wyszukiwanie, należy nacisnąć klawisz Esc. Jeżeli komórka zawierająca poszukiwany ciąg znaków zostanie odnaleziona, jest zaznaczana (rysunek 8.25). Wyszukiwanie może być kontynuowane po kliknięciu przycisku Znajdź następny (Find Next).
Zamiana sekwencji znaków Excel jest również wyposażony w narzędzie ułatwiające zamianę sekwencji znaków.
95
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 8.25. Odnaleziona komórka
Wyszukiwanie i zamianę można ograniczyć do konkretnego obszaru (wiersza, kolumny lub grupy komórek). Aby ograniczyć obszar, należy go zaznaczyć. Jeżeli wyszukiwanie i zamiana mają obejmować cały arkusz, wystarczy kliknąć dowolną komórkę. Uaktywnienie narzędzia wyszukiwania następuje po kliknięciu ikony Znajdź i zaznacz (Find & Select) (rysunek 8.23) znajdującej się na wstążce Narzędzia główne (Home). Następnie z menu należy wybrać polecenie Zamień... (Replace...).
Kliknięcie ikony Znajdź i zaznacz (Find & Select), a następnie wybór polecenia Zamień... (Replace...) można zastąpić naciśnięciem kombinacji klawiszy Ctrl+H. Po wyświetleniu okna Znajdowanie i zamienianie (Find and Replace) w polu Znajdź (Find what) należy wpisać wyszukiwaną sekwencję znaków, a w polu Zamień na (Replace with) — tekst docelowy. Wyszukanie pierwszej sekwencji nastąpi po wciśnięciu przycisku Znajdź następny (Find Next) (rysunek 8.26).
Rysunek 8.26. Okno zamiany sekwencji znaków
Aby zamienić wyszukaną sekwencję znaków na sekwencję docelową, trzeba kliknąć przycisk Zamień (Replace).
96
Edycja danych
W celu zaznaczenia wszystkich komórek, w których występuje szukana sekwencja znaków, należy kliknąć przycisk Znajdź wszystko (Find All). Zamiana znaków we wszystkich zaznaczonych komórkach nastąpi po wciśnięciu przycisku Zamień wszystko (Replace All). Aby przerwać wyszukiwanie i zamianę, trzeba nacisnąć klawisz Esc.
Aby usunąć z komórek sekwencję wpisaną w polu Znajdź (Find what), pole Zamień na (Replace with) należy pozostawić puste.
Zaznaczanie komórek na podstawie typu ich zawartości Excel jest również wyposażony w narzędzie służące do zaznaczania komórek zawierających dane posiadające jakąś wspólną cechę. Może nią być na przykład brak zawartości (danych).
Zaznaczanie pustych komórek Wyszukiwanie komórek mających określoną cechę należy rozpocząć od wybrania obszaru wyszukiwania. Jeżeli ma ono dotyczyć grupy komórek — należy zaznaczyć tę grupę. Jeżeli ma objąć cały arkusz — trzeba kliknąć dowolną komórkę. Uaktywnienie narzędzia zaznaczania komórek na podstawie ich zawartości następuje po kliknięciu ikony Znajdź i zaznacz (Find & Select) (rysunek 8.23) znajdującej się na wstążce Narzędzia główne (Home). Następnie z menu należy wybrać polecenie Przejdź do — specjalnie... (Go To Special...) (rysunek 8.27).
Rysunek 8.27. Polecenie Przejdź do — specjalnie... (Go To Special...)
97
ABC Excel 2016 PL
Aby zaznaczone zostały puste komórki, po wyświetleniu okna Przechodzenie do — specjalnie (Go To Special) trzeba zaznaczyć opcję Puste (Blanks) (rysunek 8.28).
Rysunek 8.28. Określanie cechy komórek, które mają zostać zaznaczone
W tabeli 8.1 opisano inne często spotykane sposoby zaznaczania komórek.
Tabela 8.1.
Wybrane metody zaznaczania komórek na podstawie ich zawartości
Obszar do zaznaczenia
Opcja zaznaczania
Komórki zawierające formuły
Kliknij opcję Formuły (Formulas), a następnie pole wyboru obok typu danych, które chcesz zaznaczyć.
Komórki zawierające wartości stałe
Kliknij opcję Stałe (Constants).
Komórki zawierające komentarze
Kliknij opcję Komentarze (Comments).
Te komórki w wierszu, których wartość nie jest zgodna z wartością w bieżącej komórce
Kliknij opcję Różnice w wierszach (Row differences).
Te komórki w kolumnie, których wartość nie jest zgodna z wartością w bieżącej komórce
Kliknij opcję Różnice w kolumnach (Column differences).
Filtrowanie W arkuszu można uaktywnić funkcję wyświetlania wyłącznie rekordów spełniających zadane kryterium. Listę kryteriów program tworzy na podstawie zawartości kolumny. Filtrowanie należy rozpocząć od kliknięcia kolumny, której ma ono dotyczyć (rysunek 8.29).
98
Edycja danych
Rysunek 8.29. Zaznaczanie kolumny zawierającej kryterium filtrowania
Następnie należy kliknąć ikonę Sortuj i filtruj (Sort & Filter) znajdującą się na wstążce Narzędzia główne (Home), a z rozwiniętego menu wybrać polecenie Filtruj (Filter) (rysunek 8.30).
Rysunek 8.30. Uaktywnianie filtru
Filtr można włączyć lub wyłączyć, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+Shift+L. Gdy filtr zostanie uaktywniony, w pierwszej komórce kolumny pojawia się przycisk ze strzałką skierowaną w dół (rysunek 8.31). Po kliknięciu strzałki następuje rozwinięcie listy kryteriów filtrowania zawartości arkusza. Znaczenie wybranych opcji wyjaśniono w tabeli 8.2.
99
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 8.31. Rozwinięta lista kryteriów filtrowania
Tabela 8.2.
Znaczenie wybranych opcji filtrowania
Wybrana opcja
Rezultat
Sortuj od A do Z (Sort A to Z)
Wyświetla wszystkie wiersze uporządkowane w kolejności rosnącej względem kolumny, w której utworzono filtr.
Sortuj od Z do A (Sort Z to A)
Wyświetla wszystkie wiersze uporządkowane w kolejności malejącej względem kolumny, w której utworzono filtr.
Zaznacz wszystko (Select All)
Anuluje działanie filtru utworzonego w danej kolumnie.
W dolnej części listy kryteriów widoczne są wszystkie wartości występujące w danej kolumnie. Aby wyświetlić tylko wiersze zawierające określoną wartość, należy ją kliknąć. Na rysunku 8.32 pokazano wygląd arkusza po utworzeniu filtru. Wyświetlane są tu jedynie te wiersze, które w kolumnie C mają wpisane słowo Nie. Pozostałe wiersze nie zostały usunięte — są jedynie ukryte. O tym, że w arkuszu działa filtr, można się przekonać, spoglądając na numery wierszy. Widoczne są tylko wiersze spełniające kryterium. W kolumnie, której zawartość wykorzystano do filtrowania, strzałka widoczna w pierwszym wierszu została zastąpiona lejkiem.
100
Edycja danych
Rysunek 8.32. Zawartość arkusza po odfiltrowaniu
Zawartość arkusza można odfiltrować za pomocą więcej niż jednego filtru. Aby uaktywnić kolejny filtr, należy rozwinąć listę kryteriów filtrowania innej kolumny i wybrać z niej odpowiednią opcję (rysunek 8.33).
Rysunek 8.33. Dane zostaną uporządkowane według wartości wpisanej w kolumnie Rok urodzenia
Na rysunku 8.34 pokazano fragment arkusza po uaktywnieniu dwóch filtrów. Wyświetlane są tylko te wiersze, w których w kolumnie C wpisana jest wartość Nie. Zostały one uporządkowane rosnąco według wartości wpisanych w kolumnie B.
101
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 8.34. Arkusz z dwoma aktywnymi filtrami
Aby anulować działanie filtru, należy wybrać opcję Wyczyść filtr (Clear Filter) (rysunek 8.35).
Rysunek 8.35. Wybranie polecenia Wyczyść filtr (Clear Filter) powoduje usunięcie kryteriów filtrowania
Automatyczne wyróżnianie W arkuszu komórek może być ho! ho! albo i jeszcze więcej. Sortowanie ich jest pewnym ułatwieniem na drodze do uporządkowania danych. Nie zawsze jednak można dane sortować. Rozwiązaniem alternatywnym jest... wyróżnienie komórki na podstawie jej zawartości. Nie obawiaj się! Nie trzeba w tym celu drukować arkusza, po czym wyszukiwać komórek i kolorować ręcznie. Excel może sam przeanalizować zawartość komórek, a następnie wyróżnić je zgodnie ze zdefiniowaną regułą. Przygotuj arkusz z danymi. Zaznacz obszar danych, w którym ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe (rysunek 8.36).
102
Edycja danych
Rysunek 8.36. Komórki zostaną sformatowane w zależności od wartości zapisanej w kolumnie Rok urodzenia
W przykładzie komórki zawierające wartość większą od progowej zostaną wyróżnione kolorem. Kliknij ikonę Formatowanie warunkowe (Conditional Formatting). Wybierz kolejno: Reguły wyróżniania komórek (Highlight Cells Rules), Większe niż... (Greater Than...) (rysunek 8.37).
Rysunek 8.37. Warunek można określić, wybierając polecenia z menu
103
ABC Excel 2016 PL
Po wyświetleniu okna służącego do definiowania warunku (rysunek 8.38) wpisz wartość progową oraz określ sposób wyróżnienia komórek. Jeżeli nie odpowiada Ci żadne z wyróżnień domyślnych, kliknij opcję Format niestandardowy... (Custom Format...).
Rysunek 8.38.
Komórki zawierające wartość większą niż 1970 zostaną wyróżnione w sposób określony przez użytkownika
W oknie Formatowanie komórek (Format Cells) określ sposób wyróżnienia komórek (rysunek 8.39).
Rysunek 8.39. W przykładzie komórki spełniające warunek zostaną wyróżnione wypełnieniem w kolorze żółtym
Formatowanie warunkowe jest narzędziem do pracy z arkuszem, które uwalnia użytkownika od mozolnego przeglądania komórek (rysunek 8.40)
104
Edycja danych
Rysunek 8.40. W bajce mozolną pracę wykonywał Kopciuszek. W jego rolę wcielił się Excel 2016
Podsumowanie
Łatwość zmieniania zawartości komórek sprawia, że może dojść do tego przez nieuwagę. Aby tak się nie stało, po wprowadzeniu danych można wyłączyć możliwość ich bezpośredniej edycji w komórkach.
Możliwe jest wyczyszczenie wyłącznie komentarzy — podczas czyszczenia komórek należy wybrać z menu opcję Wyczyść komentarze (Clear Comments).
W kolumnie, której zawartość wykorzystano do filtrowania, strzałka widoczna w pierwszym wierszu została zastąpiona lejkiem. O tym, że w arkuszu działa filtr, można się przekonać, spoglądając na numery wierszy. Widoczne są tylko wiersze spełniające kryterium. Pozostałe wiersze nie zostały usunięte — są jedynie ukryte.
Formatowanie warunkowe pozwala na wyróżnianie komórek w zależności od wpisanych do nich danych.
105
ABC Excel 2016 PL
106
9 FORMATOWANIE ARKUSZA W
tym rozdziale dowiesz się:
Jak skopiować formatowanie komórki.
Czy w komórce można rozpocząć nowy wiersz tekstu.
Czy można zmienić domyślny wygląd arkusza.
Arkusz jest narzędziem służącym do wpisywania i porządkowania danych oraz wykonywania na nich obliczeń. Aby informacje były łatwe do odszukania, a wyniki przekonujące, należy zadbać o wygląd arkusza. Excel ma wstążkę Narzędzia główne (Home), na której znajdują się sekcje: Schowek (Clipboard), Czcionka (Font), Wyrównanie (Alignment), Liczba (Number), Style (Styles), Komórki (Cells) i Edycja (Editing) (rysunek 9.1).
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 9.1.
Sekcje z narzędziami formatowania
Korzystając z narzędzi formatowania, można zmieniać wygląd zarówno pojedynczych znaków, jak i całego arkusza. Aby zastosować formatowanie, należy zaznaczyć znaki, w stosunku do których ma ono zostać wykonane. Następnym krokiem jest kliknięcie odpowiedniej ikony widocznej na pasku.
Kopiowanie formatów Aby komórka miała odpowiedni wygląd, a zawarte w niej dane były dokładne, należy użyć kilku atrybutów. Jeżeli chcemy zastosować w komórce identyczne formatowanie jak w dowolnej innej, nie trzeba się zastanawiać, jak udało nam się uzyskać właściwy efekt — wystarczy skopiować format. Do kopiowania formatów służy narzędzie Malarz formatów (Format Painter) (rysunek 9.2). Umożliwia ono kopiowanie formatów z jednej komórki lub ich zakresu do innej komórki lub ich zakresu.
Rysunek 9.2.
Ikona narzędzia Malarz formatów (Format Painter) znajduje się na wstążce Narzędzia główne (Home)
Kopiowanie formatów należy rozpocząć od zaznaczenia komórki lub zakresu komórek zawierających formatowanie, które chcemy skopiować (rysunek 9.3).
Rysunek 9.3.
Zaznaczanie wiersza
W naszym przykładzie skopiujemy formatowanie wiersza o numerze 2 do wiersza o numerze 3. Po kliknięciu numeru wiersz zostanie w całości zaznaczony. Teraz należy wcisnąć przycisk Malarz formatów (Format Painter) (rysunek 9.4).
108
Formatowanie arkusza
Rysunek 9.4.
Ikona Malarz formatów (Format Painter)znajduje się w sekcji Schowek (Clipboard)
Wybranie narzędzia Malarz formatów (Format Painter) spowodowało, że obszar, z którego chcemy skopiować format, został wyróżniony przerywaną linią (rysunek 9.5).
Rysunek 9.5.
Obszar wzorcowy został wyróżniony animowanym obramowaniem z kropkami
Obok kursora pojawił się pędzel, co oznacza, że program znajduje się w trybie kopiowania formatów. Programowi trzeba wskazać komórkę lub zakres, do którego chcemy skopiować formatowanie (rysunek 9.6). Aby nie powtarzać kopiowania formatowania za każdym razem, gdy zajdzie potrzeba wpisania danych, warto przypisać formatowanie komórkom z szerszego zakresu.
Rysunek 9.6. Obszar można zaznaczyć, stosując przeciąganie
Wszystkim komórkom znajdującym się w zaznaczonym obszarze zostało przypisane identyczne formatowanie (rysunek 9.7).
109
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 9.7.
Formatowanie wiersza 2 skopiowane do wiersza 3
Po jednorazowym skopiowaniu formatu program przestaje pracować w trybie malarza formatów. Jeżeli zachodzi potrzeba skopiowania formatowania zaznaczonej komórki lub zakresu komórek do wielu innych miejsc, należy dwukrotnie kliknąć przycisk Malarz formatów (Format Painter).
Formatowanie komórki określa, jak Excel ma traktować wpisywane do niej znaki. Domyślnie każda komórka ma format Ogólny (General). Narzucenie przez wybranie formatowania, jak mają być interpretowane wpisywane znaki, pozwala uniknąć ich błędnej interpretacji.
Kopiowanie szerokości kolumn Aby skopiować szerokość kolumny, należy kliknąć jej nagłówek (rysunek 9.8).
Rysunek 9.8.
Zaznaczona została kolumna o wzorcowej szerokości
Następnie trzeba wcisnąć przycisk narzędzia Malarz formatów (Format Painter) (rysunek 9.4). Obok kursora pojawi się pędzel (rysunek 9.9).
Rysunek 9.9.
110
Obszar, z którego format jest kopiowany, wyróżniony jest linią kropkowaną. Kursor w kształcie pędzla został umieszczony nad kolumną, do której skopiowane zostaną atrybuty
Formatowanie arkusza
Teraz klikamy nagłówek kolumny, do której chcemy skopiować szerokość (rysunek 9.10).
Rysunek 9.10.
Kolumna B przyjęła szerokość kolumny A
Krój, rozmiar i kolor czcionki Podczas pracy z nowym dokumentem nie mamy możliwości skopiowania formatu. Trzeba dobrać wygląd czcionek metodą prób i błędów. Pracę, jak zwykle, należy zacząć od zaznaczenia tekstu, komórki lub obszaru komórek, w których wygląd znaków ma ulec zmianie (rysunek 9.11).
Rysunek 9.11.
Zaznaczony obszar arkusza
Atrybuty czcionki najwygodniej jest zmienić przy użyciu sekcji Czcionka (Font) (rysunek 9.1). W lewej części tej sekcji znajduje się lista Czcionka (Font) — po jej rozwinięciu (rysunek 9.12) można kliknięciem wybrać krój czcionki. Z prawej strony listy krojów czcionki znajduje się lista Rozmiar czcionki (Font Size) — po jej rozwinięciu można kliknięciem wybrać rozmiar czcionki (rysunek 9.13).
Rozmiar czcionki możesz również wpisać w polu Rozmiar czcionki (Font Size). Unikniesz w ten sposób przeglądania długiej listy rozmiarów. Możesz także uzyskać rozmiar, którego brak na liście (rysunek 9.14).
Rozmiar czcionki można również zmieniać, klikając ikony Zwiększ rozmiar czcionki (Increase Font Size) oraz Zmniejsz rozmiar czcionki (Decrease Font Size) (rysunek 9.15).
111
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 9.12. Fragment listy krojów czcionki
W dolnej części sekcji Czcionka (Font) widoczna jest ikona oznaczona podkreśloną literą A. Po jej kliknięciu rozwija się paleta kolorów tekstu (rysunek 9.16). Znaki w zaznaczonym obszarze przyjmują wybrany kolor. Analogicznie, po kliknięciu ikony z pochylonym wiaderkiem można wybrać kolor wypełnienia komórki (rysunek 9.17). Do tekstu można jednocześnie stosować wiele atrybutów formatowania. Nowy atrybut zostaje dodany do już istniejących. Tylko nieliczne kroje czcionki nie mają możliwości zastosowania pogrubienia lub pochylenia.
112
Formatowanie arkusza
Rysunek 9.13. Fragment listy rozmiarów czcionki
Rysunek 9.14.
Akceptowane są wartości całkowite i połówkowe
Rysunek 9.15.
Ikony służące do zmiany rozmiaru czcionki
Pogrubienie, pochylenie i podkreślenie czcionki Aby pogrubić, pochylić lub podkreślić czcionkę, należy zaznaczyć tekst, wobec którego ma zostać zastosowana zmiana, a następnie kliknąć odpowiednią ikonę w sekcji Czcionka (Font) (rysunki 9.18 oraz 9.19).
113
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 9.16. Wybieranie koloru tekstu
Rysunek 9.17. Wybieranie koloru tła komórki
Rysunek 9.18.
Słowa w wierszu 1 zostały wyróżnione przez zmianę wyglądu czcionki
Rysunek 9.19.
Ikony pogrubiania, pochylania i podkreślania tekstu
Obok ikony podkreślonej czcionki widoczna jest strzałka skierowana ku dołowi (rysunek 9.20). Kliknięcie jej powoduje wyświetlenie dwóch opcji szczegółowych.
114
Formatowanie arkusza
Rysunek 9.20.
Podkreślenie może być wykonane za pomocą linii pojedynczej lub podwójnej
Wyświetlanie długich tekstów Nie wszystkie znaki wpisane w komórce są w niej zawsze widoczne. Wszystkie znaki są natomiast widoczne na pasku formuły. Duża pojemność komórek umożliwia zapisanie potrzebnych informacji — problemy sprawia jedynie wyświetlenie ich w arkuszu. Poniżej podano kilka prostych sposobów na poprawę wyglądu arkusza.
Dostosowywanie szerokości komórki Linie rozdzielające kolumny można przesuwać. Jeżeli zachodzi potrzeba wyświetlenia kilku znaków więcej, należy umieścić kursor nad linią rozdzielającą kolumny. Gdy kursor przybierze kształt dwóch strzałek, trzeba przeciągnąć linię tak, aby informacje były wyświetlane poprawnie. Aby wyświetliła się cała zawartość kolumny, należy naprowadzić kursor na linię rozdzielającą kolumny i dwukrotnie ją kliknąć (rysunek 9.21).
Rysunek 9.21.
Kursor wskazuje linię rozdzielającą kolumny
Jeżeli największa liczba znaków zawartych w pojedynczej komórce kolumny nie przekracza 1024, szerokość tej kolumny zostanie zmieniona tak, aby zawartość wszystkich komórek była wyświetlana w całości (rysunek 9.22).
Rysunek 9.22.
Szerokość kolumny została dopasowana do zawartości jej największej komórki
115
ABC Excel 2016 PL
Dostosowywanie wielkości czcionki Inną metodą wyświetlenia całej zawartości komórek jest zmiana wielkości czcionki. Wielkość tę można zmieniać przy użyciu sekcji Czcionka (Font) (rysunek 9.1). Wiąże się to jednak z zastosowaniem mozolnej metody prób i błędów. Na szczęście można ułatwić sobie pracę, zlecając programowi wyliczenie i ustawienie odpowiedniej wielkości czcionki. Aby skorzystać z tej funkcji, należy zaznaczyć komórkę, która ma być formatowana, i kliknąć strzałkę skierowaną ukośnie w dół w sekcji Czcionka (Font) (rysunek 9.23).
Rysunek 9.23. Element umożliwiający wyświetlanie okna formatowania komórek
Po chwili zostanie wyświetlone okno Formatowanie komórek (Format Cells). Należy kliknąć w nim kartę Wyrównanie (Alignment) (rysunek 9.24).
Rysunek 9.24. Okno Formatowanie komórek (Format Cells) z zaznaczoną opcją dopasowywania wielkości czcionki do szerokości kolumny
116
Formatowanie arkusza
Po zaznaczeniu pola wyboru Zmniejszaj, aby dopasować (Shrink to fit) trzeba kliknąć przycisk OK. Okno zostanie zamknięte, a opcja — uaktywniona (rysunek 9.25).
Rysunek 9.25.
Tekst w komórce B1, C1 i D1 dostosował swój rozmiar do szerokości komórki
Wyświetlanie wielu wierszy Jeżeli w komórce nie widać całego tekstu, a nie można zmienić szerokości kolumn ani rozmiaru czcionki, pozostaje zwiększyć wysokość wiersza. Po zaznaczeniu komórki, której wysokość ma zostać dostosowana do zapisanych informacji, należy wyświetlić okno Formatowanie komórek (Format Cells) (rysunek 9.24), kliknąć kartę Wyrównanie (Alignment) i zaznaczyć pole Zawijaj tekst (Wrap text) (rysunek 9.26).
Rysunek 9.26. Okno Formatowanie komórek (Format Cells) z zaznaczoną opcją zawijania tekstu
Po zapisaniu wprowadzonych ustawień wyświetli się w komórce wiele wierszy tekstu (rysunek 9.27).
117
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 9.27.
Fragment arkusza z rysunku 9.25 po włączeniu opcji Zawijaj tekst (Wrap text)
Aby rozpocząć w komórce nowy wiersz tekstu, należy nacisnąć kombinację klawiszy Alt+Enter.
Zmiana szerokości kolumn w całym arkuszu Excel umożliwia dopasowanie szerokości komórek do ich zawartości w całym arkuszu. Pracę — jak zwykle — należy rozpocząć od zaznaczenia obszaru formatowania. W tym przypadku będzie to cały arkusz. Aby go zaznaczyć, trzeba kliknąć pusty prostokąt znajdujący się na przecięciu numerów wierszy i etykiet kolumn (rysunek 9.28).
Rysunek 9.28.
Na przecięciu numerów wierszy i etykiet kolumn widoczny jest pusty prostokąt
Następnym krokiem jest dwukrotne kliknięcie jednej z linii oddzielających kolumny (rysunek 9.29).
Rysunek 9.29.
Po zaznaczeniu arkusza należy dwukrotnie kliknąć krawędź kolumny
Kolumny w całym arkuszu zmienią szerokość na taką, aby możliwe było wyświetlenie zapisanego w nich tekstu w całości (rysunek 9.30).
118
Formatowanie arkusza
Rysunek 9.30.
Szerokość kolumn dopasowana do ich zawartości
Precyzyjne ustawianie szerokości kolumn Przygotowując dokument, który po wydrukowaniu ma mieć określone wymiary, możemy się zetknąć z problemem dokładnego ustawiania szerokości kolumn. I tym razem Excel nas zaskoczy, gdyż dysponuje i taką funkcją. Przed przystąpieniem do określania szerokości kolumny należy ją kliknąć prawym przyciskiem myszy. Następnie z menu podręcznego trzeba wybrać polecenie Szerokość kolumny... (Column Width...) (rysunek 9.31).
Rysunek 9.31. Uaktywnianie opcji ustawiania szerokości kolumny
Po wyświetleniu okna Szerokość kolumn (Column Width) w polu Szerokość kolumn (Column Width) wpisujemy konkretną wartość. Nowe ustawienia zaczną obowiązywać po kliknięciu przycisku OK (rysunek 9.32).
Rysunek 9.32.
Okno do określania szerokości kolumny
119
ABC Excel 2016 PL
Zmiana wysokości wierszy W analogiczny sposób można zmieniać wysokość wierszy. Najprostszą metodą jest przeciąganie linii oddzielającej sąsiednie wiersze (rysunek 9.33).
Rysunek 9.33.
Zmiana wysokości wiersza przez przeciąganie
Aby automatycznie dopasować wysokość wiersza do zawartości komórki, należy dwukrotnie kliknąć linię znajdującą się poniżej nagłówka wiersza. W celu zmiany wysokości wielu wierszy trzeba zaznaczyć wiersze, które mają być zmodyfikowane, a następnie przeciągnąć linię znajdującą się poniżej nagłówka zaznaczonego wiersza. Chcąc zmienić wysokość wszystkich wierszy w arkuszu, trzeba zaznaczyć cały arkusz, a następnie przeciągnąć linię znajdującą się poniżej nagłówka dowolnego wiersza.
Zmiana domyślnych parametrów tekstu Każdy nowy dokument tworzony w programie Excel ma narzucone parametry domyślne. Dotyczą one między innymi kroju, rozmiaru i koloru czcionki. Jeżeli chcemy nadać naszym dokumentom oryginalny, jednolity wygląd, warto zmienić parametry domyślne. Podczas tworzenia nowego dokumentu nie będziemy musieli ustawiać ich za każdym razem. Aby zmienić domyślne parametry tekstu, klikamy widoczny w lewym górnym rogu ekranu przycisk Plik (File), a następnie — przycisk Opcje (Options). Po wyświetleniu okna Opcje programu Excel (Excel Options) trzeba wybrać sekcję Ogólne (General) (rysunek 9.34).
Rysunek 9.34. Okno wyboru domyślnych parametrów arkusza Excela
120
Formatowanie arkusza
Z listy Użyj tej czcionki jako domyślnej (Use this as the default font) należy wybrać krój czcionki. W polu Rozmiar czcionki (Font size) wpisujemy jej wysokość. Ustawienia domyślne zaczną obowiązywać po ponownym uruchomieniu programu Excel. Nie mają one wpływu na dokumenty utworzone przed wprowadzeniem zmiany.
Podsumowanie
Do kopiowania formatów służy narzędzie Malarz formatów (Format Painter).
Aby rozpocząć w komórce nowy wiersz tekstu, należy nacisnąć kombinację klawiszy Alt+Enter.
Aby zmienić domyślne parametry tekstu, klikamy widoczny w lewym górnym rogu ekranu przycisk Plik (File), a następnie przycisk Opcje (Options). Po wyświetleniu okna Opcje programu Excel (Excel Options) trzeba wybrać sekcję Ogólne (General) i w obszarze Podczas tworzenia nowych skoroszytów (When creating new workbooks) wybrać parametry arkusza.
121
ABC Excel 2016 PL
122
10 FORMATOWANIE DANYCH W
tym rozdziale dowiesz się:
Gdzie jest wyświetlana rzeczywista zawartość komórki.
Jak przywrócić domyślne formatowanie komórek.
W jaki sposób zamieniane są na procenty liczby większe od 1.
W komórce arkusza programu Excel możliwe jest wpisanie wszystkich znaków dostępnych na klawiaturze. Dokładna zawartość zaznaczonej komórki jest wyświetlana na pasku formuły. Natomiast w samych komórkach dane pojawiają się w postaci sformatowanej (rysunek 10.1).
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 10.1.
Formatowanie może sprawić, że widoczne będą różnice pomiędzy tym, co jest wyświetlane w komórce, a jej rzeczywistą zawartością
Formatowanie nie jest źródłem błędów — jego zadaniem jest uporządkowanie danych. Jednak źle użyte może być przyczyną pojawiania się w arkuszu zaskakujących wartości. Na wydruku arkusza widoczne są znaki wyświetlane w komórkach, a nie rzeczywista zawartość komórek (rysunek 10.2).
Rysunek 10.2.
124
Jeżeli mamy arkusz, możemy sprawdzić, co zawiera komórka. Gdy dysponujemy tylko wydrukiem, możemy jedynie domyślać się, co zostało użyte do obliczeń
Formatowanie danych
Formatowanie daty i czasu Po utworzeniu arkusza kalkulacyjnego każda jego komórka ma ustawiony domyślny format. Na przykład wartości daty i czasu, choć zawierają liczby, mają inną postać niż cena towaru. Daty i godziny można również zapisywać na kilka sposobów. Zobaczmy w praktyce, jaki wpływ na zawartość komórki może mieć formatowanie. Aby sformatować komórkę, należy ją kliknąć prawym przyciskiem myszy. Następnie z menu podręcznego trzeba wybrać polecenie Formatuj komórki... (Format Cells...) (rysunek 10.3).
Rysunek 10.3. Menu podręczne, które pojawia się po kliknięciu komórki prawym przyciskiem myszy, zawiera polecenie Formatuj komórki... (Format Cells...)
Zostanie wyświetlone okno Formatowanie komórek (Format Cells). Klikamy w nim kartę Liczby (Number). W polu Kategoria (Category) pojawią się wówczas kategorie formatów. Po kliknięciu kategorii Data (Date) zmieni się wygląd pozostałej części okna (rysunek 10.4).
125
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 10.4. Wybieranie formatu danych
Z listy Ustawienia regionalne (lokalizacja) (Locale (location)) należy wybrać kraj, którego standardy zapisu daty chcemy stosować. Dla Polski jest to pozycja Polski (Polish). W polu Typ (Type) trzeba natomiast zaznaczyć sposób formatowania. Po wskazaniu opcji formatowania danych należy zatwierdzić wybór przyciskiem OK. Okno Formatowanie komórek (Format Cells) zostanie zamknięte. Teraz spróbujmy wpisać datę w sformatowanej komórce. Po wpisaniu danych należy je zatwierdzić, naciskając klawisz Enter. Wyróżniona zostanie komórka znajdująca się poniżej tej, w której były wpisywane dane. Ponownie klikamy komórkę z wpisaną datą. Wartość widoczna w komórce będzie zgodna z wybranym formatem. Wartość wyświetlana na pasku formuły będzie z kolei zgodna z tym, co zostało wpisane z klawiatury (rysunek 10.5).
Rysunek 10.5.
126
Postać danych w komórce i na pasku formuły jest różna
Formatowanie danych
Format komórki możemy zmienić także wówczas, gdy zostały już do niej wpisane jakieś dane. Po zaznaczeniu komórki należy wyświetlić okno Formatowanie komórek (Format Cells) (rysunek 10.6).
Rysunek 10.6. Modyfikacja formatu komórki
Po wybraniu opcji formatowania trzeba kliknąć przycisk OK. Nowe formatowanie zostanie zastosowane do zaznaczonej komórki (rysunek 10.7).
Rysunek 10.7.
Formatowanie spowodowało zmianę postaci danych wyświetlanych w komórce
Zmiana formatowania ma wpływ tylko na te komórki, które zostały zaznaczone. Dzięki temu każda komórka arkusza może mieć inny sposób formatowania. Na rysunku 10.8 pokazano komórki z wpisaną tą samą datą. Różnice w wyglądzie są spowodowane odmiennym sposobem formatowania.
Rysunek 10.8.
Komórki z identycznymi danymi, ale innym formatowaniem
127
ABC Excel 2016 PL
W podobny sposób można formatować czas. Wybranie innego formatu powoduje zmianę wyglądu liczb bez zmiany ich wartości. Przed rozpoczęciem formatowania należy kliknąć prawym przyciskiem myszy komórkę, do której ma zostać przypisane określone formatowanie. Następnie trzeba wybrać polecenie Formatuj komórki... (Format Cells...). Po wyświetleniu okna Formatowanie komórek (Format Cells) klikamy kartę Liczby (Number) i z listy Kategoria (Category) wybieramy pozycję Czas (Time). W polu Typ (Type) zostaną wyświetlone możliwe do zastosowania formaty liczbowe, dostosowane do zapisu czasu (rysunek 10.9).
Rysunek 10.9. Formaty czasu
Po zaznaczeniu formatu należy kliknąć przycisk OK. Wprowadzone ustawienia zostaną zastosowane do zaznaczonej komórki. Spróbujmy wpisać czas, na przykład 07:18. Po wpisaniu danych należy nacisnąć klawisz Enter — dla programu będzie to informacja, że wpisywanie zostało zakończone. W komórce wyświetli się wpisany czas (rysunek 10.10) z uwzględnieniem formatu domyślnego.
Rysunek 10.10.
128
Dane wpisane i wyświetlane mogą się różnić
Formatowanie danych
Analogicznie jak data, również czas w zależności od zastosowanego formatowania może być wyświetlany w wielu formatach (rysunek 10.11).
Rysunek 10.11.
Wpływ formatowania na wygląd wpisanych danych
Gdy klikniemy komórkę na pasku formuły, zostanie wyświetlona jej zawartość — zgodna z wpisaną wartością.
Aby przywrócić domyślne formatowanie komórki, w oknie Formatowanie komórek (Format Cells) z listy Kategoria (Category) należy wybrać pozycję Ogólne (General).
Pułapki formatowania Format Ogólne (General) jest domyślnym formatem liczbowym. Jeśli wpisywana liczba zawiera tak dużo znaków, że nie mieszczą się one w komórce, liczba ta zostanie zaokrąglona. Do jej zapisu używany jest format Naukowe (Scientific). Na rysunkach od 10.12 do 10.15 pokazano wpływ szerokości komórki na wygląd prezentowanych danych.
Rysunek 10.12.
Zbyt wąska komórka
Po poszerzeniu komórki wyświetlana jest zaokrąglona liczba (rysunek 10.13).
Rysunek 10.13.
Wyświetlana jest informacja o rzędzie wielkości liczby
129
ABC Excel 2016 PL
Dalsze zwiększenie szerokości powoduje pojawienie się w komórce kolejnych cyfr (rysunek 10.14).
Rysunek 10.14.
Im szersza komórka, tym większa dokładność wyświetlanej liczby
Gdy komórka ma odpowiednią szerokość, wyświetlana liczba nie jest zaokrąglana. Zamiast formatu Naukowe (Scientific) używany jest wówczas format Ogólne (General) (rysunek 10.15).
Rysunek 10.15.
Liczba wyświetlana w komórce o dostatecznej szerokości
Umieszczenie danych w zbyt wąskiej komórce spowoduje wyświetlenie liczby różnej od wpisanej. W obliczeniach są wykorzystywane wartości wpisane (widoczne na pasku formuły po kliknięciu komórki). Istotne jest również wybranie formatu dostosowanego do rodzaju danych i zakresu wartości. W Excelu możliwe jest korzystanie z różnorodnych formatów, np.: Księgowe (Accounting), Data (Date), Czas (Time), Ułamkowe (Fraction), Tekstowe (Text). W kategorii Specjalne (Special) można znaleźć formaty kodów pocztowych i numerów telefonicznych oraz numerów PESEL i NIP (rysunek 10.16). Opcje dla każdej kategorii są wyświetlane w prawej części okna, w polu Typ (Type). Na rysunku 10.17 pokazano wpływ formatowania komórki na sposób wyświetlania zapisanej w niej liczby. Możliwe są różne rezultaty — począwszy od komunikatu o błędzie (komórki C6 i C7), na dokładnym wyświetleniu liczby kończąc (komórka C5).
Nie zawsze 2+2 = 4 Nie, Excel nie obala praw matematyki. Jednak dzięki prostemu przykładowi można się przekonać, że jeśli używamy niepoprawnego formatowania, możemy uzyskać zaskakujący wynik.
130
Formatowanie danych
Rysunek 10.16. Lista kategorii formatów
Rysunek 10.17. Wpływ formatowania na sposób wyświetlania danych
Na rysunku 10.18 pokazano pierwszy składnik sumy. W komórce wpisana jest liczba 3,1415926.
Rysunek 10.18.
Formatowanie spowodowało obcięcie liczby do dwóch miejsc po przecinku i dodanie symbolu waluty
131
ABC Excel 2016 PL
Drugim składnikiem sumy jest liczba 1 (rysunek 10.19). Wartość wyświetlana nie różni się od rzeczywistej.
Rysunek 10.19. Drugi składnik sumy
W najniższej komórce jest wyświetlana suma wartości wpisanych do dwóch komórek znajdujących się nad nią. W obliczeniach wykorzystywana jest wartość liczby widoczna na pasku formuły, a nie w samej komórce. Ponieważ komórkę, w której znajduje się wynik obliczeń, sformatowano tak, że widoczne są wszystkie cyfry zapisane po przecinku, wynik może się wydawać błędny (rysunek 10.20).
Rysunek 10.20. Wynik dodawania
Na wydruku widoczne są tylko znaki wyświetlane w komórkach.
Szybkie formatowanie Do tej pory podczas formatowania komórek korzystaliśmy z okna Formatowanie komórek (Format Cells). Warto było się z nim zapoznać — wyświetlane są bowiem w tym oknie wszystkie formaty dostępne w programie. W pracy z arkuszem nie trzeba jednak koniecznie posługiwać się tak potężnym narzędziem. Z najczęściej używanych poleceń związanych z formatowaniem można korzystać za pomocą ikon znajdujących się w sekcji Liczba (Number). Zostały one pokazane na rysunkach 10.21 – 10.25.
132
Formatowanie danych
Rysunek 10.21. Zmniejszanie liczby miejsc dziesiętnych
Rysunek 10.22. Zwiększanie liczby miejsc dziesiętnych
Rysunek 10.23. Format księgowy
Rysunek 10.24. Format procentowy
Rysunek 10.25. Format z przecinkiem dziesiętnym
133
ABC Excel 2016 PL
Jeżeli narzędzia uruchamiane za pomocą ikon są niewystarczające, warto skorzystać z okna Formatowanie komórek (Format Cells). Można je wywoływać z menu głównego (rysunek 10.26). Alternatywnym rozwiązaniem jest kliknięcie komórki prawym przyciskiem myszy. Po wyświetleniu menu należy wybrać z niego polecenie Formatuj komórki... (Format Cells...).
Rysunek 10.26. Kliknięcie strzałki skierowanej ukośnie w dół spowoduje wywołanie okna Formatowa nie komórek (Format Cells)
Liczba miejsc dziesiętnych Formaty liczbowe można modyfikować — jedną z typowych operacji jest zmiana liczby miejsc dziesiętnych. Zmiana liczby miejsc dziesiętnych jest możliwa w formatach: Liczbowe (Number), Walutowe (Currency), Księgowe (Accounting), Procentowe (Percentage) oraz Naukowe (Scientific). Aby zmienić liczbę miejsc dziesiętnych w danym formacie, należy skorzystać z ikon widocznych w sekcji Liczba (Number) (rysunki 10.21 i 10.22). Można również wyświetlić okno Formatowanie komórek (Format Cells), a następnie z listy Kategoria (Category) wybrać jeden z powyższych formatów. W polu Miejsca dziesiętne (Decimal places) należy wpisać liczbę miejsc dziesiętnych, które mają być wyświetlane. Na rysunku 10.27 pokazano liczbę przed formatowaniem. W komórce i na pasku formuły widoczna jest identyczna liczba.
Rysunek 10.27. Liczba przed formatowaniem
134
Formatowanie danych
Format komórki z rysunku 10.27 zostanie zmieniony z Ogólne (General) na Księgowe (Accounting) z trzema miejscami dziesiętnymi. Jako symbol waluty wybrano zł (rysunek 10.28).
Rysunek 10.28. Formatowanie, które zostanie zastosowane do komórki z rysunku 10.27
Liczba widoczna na pasku formuły została zaokrąglona do trzech miejsc po przecinku. Automatycznie dodano także symbol waluty (rysunek 10.29).
Rysunek 10.29. Liczba z rysunku 10.27 po formatowaniu
Symbol waluty Aby wyświetlić w arkuszu symbol waluty, należy zaznaczyć komórki, w których ma się on pojawić. Kolejnym krokiem jest wyświetlenie okna Formatowanie komórek (Format Cells) i kliknięcie karty Liczby (Number). Następnie z listy Kategoria (Category) trzeba wybrać format Walutowe (Currency).
135
ABC Excel 2016 PL
Po wybraniu kategorii formatu w prawej części okna zostaną wyświetlone dodatkowe opcje — liczba miejsc dziesiętnych (Miejsca dziesiętne (Decimal places)) oraz symbol waluty (Symbol (Symbol)). W górnej części okna, w sekcji Przykład (Sample), można obserwować wpływ wybieranych parametrów na wygląd danych (rysunek 10.30).
Rysunek 10.30. Do liczby zostanie dodany symbol euro
Aby usunąć symbol waluty, należy z listy Symbol (Symbol) wybrać opcję Żaden (None). Po zatwierdzeniu ustawień są one automatycznie stosowane do sformatowanej komórki (rysunek 10.31).
Rysunek 10.31.
136
Liczba sformatowana zgodnie z ustawieniami z rysunku 10.30
Formatowanie danych
Do szybkiego nadawania komórkom formatu walutowego z domyślnym symbolem waluty może się przydać widoczna na wstążce Narzędzia główne (Home) w sekcji Liczba (Number) ikona Księgowy format liczb (Accounting Number Format) (rysunek 10.23).
Procenty Nieco kłopotów może nastręczyć stosowanie formatu Procentowe (Percentage). Program zapisuje w nim liczby w zależności od ich wartości. Formatowanie należy rozpocząć od zaznaczenia komórki; następnie trzeba kliknąć widoczną na wstążce Narzędzia główne (Home) w sekcji Liczba (Number) ikonę Zapis procentowy (Percent Style) (rysunek 10.32).
Rysunek 10.32. Liczby wpisywane do zaznaczonej komórki będą przeliczane na procenty Do sformatowanej komórki wpisz liczbę 0,2 (rysunek 10.33).
Rysunek 10.33.
Do komórki wpisano liczbę 0,2. Ustawiona jest jednak zbyt mała liczba miejsc dziesiętnych
Wyczyść formatowanie. Wpisz do komórki ponownie liczbę 0,2 (rysunek 10.34).
137
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 10.34.
Komórka ma format Ogólne (General)
Kliknij widoczną w sekcji Liczba (Number) ikonę Zapis procentowy (Percent Style) (rysunek 10.35).
Rysunek 10.35.
Do tej komórki również wpisano liczbę 0,2
Po wpisaniu danych i kliknięciu przycisku Wpis (Enter) do liczby zostanie zastosowane wybrane formatowanie. Liczby mniejsze niż 1 są zamieniane na procenty wskutek pomnożenia ich przez 100 — zatem wpisanie liczby 0,2 powoduje jej zamianę na 20%. Do komórki można przypisać kilka atrybutów: format, liczbę miejsc dziesiętnych, krój czcionki itp. Aby zwiększyć liczbę miejsc dziesiętnych, w sekcji Liczba (Number) należy kliknąć ikonę Zwiększ dziesiętne (Increase Decimal) (rysunek 10.36).
Rysunek 10.36.
138
Zwiększanie liczby miejsc dziesiętnych wyświetlanych w komórce
Formatowanie danych
Liczby większe niż 1 są automatycznie zamieniane na procenty. Wpisanie liczby 20 spowoduje, po sformatowaniu, wyświetlenie wartości 20%.
Podsumowanie
Rzeczywista zawartość komórki jest wyświetlana na pasku formuły.
Aby przywrócić domyślne formatowanie komórki, w oknie Formatowanie komórek (Format Cells) z listy Kategoria (Category) należy wybrać pozycję Ogólne (General).
Liczby większe niż 1 są automatycznie zamieniane na procenty. Wpisanie liczby 20 spowoduje, po sformatowaniu, wyświetlenie wartości 20%.
139
ABC Excel 2016 PL
140
11 BAZA DANYCH W
tym rozdziale dowiesz się:
Kiedy arkusz można zamienić w bazę danych.
Od czego należy rozpocząć projektowanie bazy danych.
Jak podczas wyszukiwania sformułować kryterium, które będzie spełniał dowolny ciąg znaków.
Arkusz kalkulacyjny można wykorzystać do wykonania prostej bazy danych. W bazie danych wiersze zwane są rekordami, zaś kolumny — polami. Tworząc bazę danych, należy przestrzegać następujących zasad:
W każdym polu muszą się znajdować dane tego samego typu, na przykład nazwa firmy, numer telefonu itp.
Tabela jest ograniczona rozmiarami arkusza.
ABC Excel 2016
Dla własnej wygody warto pamiętać o dwóch zasadach opcjonalnych:
W pierwszym rekordzie należy umieścić nagłówki pól.
W tabeli nie powinny występować puste komórki.
Pracę z bazą danych należy rozpocząć od zaprojektowania liczby i przeznaczenia pól — czyli określenia, jakie dane będziemy zbierać. Nazwy pól należy wpisać w pierwszym rekordzie (rysunek 11.1).
Rysunek 11.1.
Nazwy pól
Do tabeli stanowiącej bazę danych można wpisywać dane tak jak do zwykłego arkusza. Wygodniej będzie jednak korzystać z bazy przy użyciu formularza. Jeżeli ikona umożliwiająca dodanie formularza do arkusza nie jest widoczna tuż po jego zainstalowaniu, trzeba kliknąć prawym przyciskiem myszy wstążkę i z podręcznego menu wybrać polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp… (rysunek 11.2). Nie jest ważne, którą wstążkę klikniesz. Lokalizacja, w której zostanie utworzona nowa ikona, może być dowolna.
Rysunek 11.2. Menu podręczne wstążki
Zostanie wyświetlone okno Opcje programu Excel (rysunek 11.3). Teraz pora kliknąć znajdujący się po lewej stronie okna przycisk Dostosowywanie Wstążki. Rozwijamy listę Wybierz polecenia z i zaznaczamy pozycję Polecenia, których nie ma na Wstążce. Następnie zaznaczamy pozycję Formularz…. Po prawej stronie okna Opcje programu Excel (rysunek 11.4) rozwijamy listę Dostosuj Wstążkę i wybieramy pozycję Wszystkie karty. Nowy element można dodać do grupy niestandardowej. Zaznaczamy kartę, na której ma zostać utworzona grupa niestandardowa. Klikamy przycisk Nowa grupa. Zostanie utworzona nowa grupa (rysunek 11.5). Zaznaczamy ją, a następnie klikamy przycisk Dodaj.
142
Baza danych
Rysunek 11.3. Okno Opcje programu Excel — wybieramy, co ma zostać dodane
Rysunek 11.4. Okno Opcje programu Excel — można utworzyć nową grupę
Do nowej grupy została dodana ikona Formularz. Następnym krokiem jest kliknięcie widocznego w prawym dolnym rogu okna Opcje programu Excel przycisku OK. Przycisk pojawił się na karcie Wstawianie (rysunek 11.6).
143
ABC Excel 2016
Rysunek 11.5.
Okno Opcje programu Excel — wybieramy, gdzie ikona ma zostać dodana
Rysunek 11.6. Przycisk Formularz pojawił się na karcie Wstawianie
Zaznaczamy zakres komórek zawierający tytuły kolumn bazy danych (rysunek 11.7). Na ich podstawie zostanie wygenerowany formularz.
Rysunek 11.7.
Nazwy kolumn, które zostaną uwzględnione w formularzu
Teraz klikamy ikonę Formularz (rysunek 11.8).
144
Baza danych
Rysunek 11.8.
Ikona Formularz
Po wyświetleniu okna z pytaniem o to, czy zawartość zaznaczonych pól ma zostać użyta do oznaczenia kolumn, kliknij przycisk OK (rysunek 11.9).
Rysunek 11.9.
Okno z pytaniem o sposób wykorzystania zaznaczonych danych z zakresu arkusza
Formularz ma postać okna dialogowego. Po jego lewej stronie widoczne są nazwy pól, w środkowej części znajdują się pola tekstowe służące do pracy z bazą danych, a po prawej stronie umieszczone są przyciski do wydawania poleceń podczas pracy z bazą danych (rysunek 11.10).
Rysunek 11.10. Formularz bazy danych
145
ABC Excel 2016
Dodawanie rekordów Aby dodać rekord do bazy danych, w oknie formularza trzeba kliknąć przycisk Nowy. W puste pola formularza należy wpisać dane, które chcemy umieścić w bazie (rysunek 11.11).
Rysunek 11.11. Okno formularza w trybie dodawania rekordu
Po wpisaniu danych wciskamy przycisk Zamknij. Dane z formularza zostaną dopisane do bazy danych (rysunek 11.12).
Rysunek 11.12.
Tabela z nowym rekordem
Wyszukiwanie danych Formularz można też wykorzystać do wyszukiwania danych. Wyświetlanie formularza pokazano na rysunkach od 11.2 do 11.10. Przełączenie go w tryb wyszukiwania następuje po kliknięciu przycisku Kryteria.
146
Baza danych
W rubryce, którą chcemy przeszukać, należy wpisać szukany ciąg znaków. Wyszukiwanie zostanie rozpoczęte po kliknięciu przycisku Znajdź nastę (rysunek 11.13).
Rysunek 11.13. Formularz z wyszukiwanym ciągiem znaków
Kryteria wyszukiwania można określić, używając operatorów oraz znaków globalnych — patrz tabela 11.1.
Tabela 11.1.
Kryteria wyszukiwania
Znak
Kryterium wyszukiwania
=
równy
>
większy
<
mniejszy
>=
większy lub równy
<=
mniejszy lub równy
<>
nierówny
?
jeden dowolny znak
dowolny ciąg znaków
W przykładzie pokazanym na rysunku 11.13 poszukiwane są wpisane w polu Stanowisko sekwencje znaków rozpoczynające się literą R.
147
ABC Excel 2016
Jeżeli w tabeli znajduje się ciąg znaków spełniający zadane kryteria, zostanie on zaznaczony. Aby znaleźć następną komórkę, należy kliknąć przycisk Znajdź nastę (rysunek 11.14).
Rysunek 11.14.
W 3. rekordzie znajduje się komórka spełniająca kryterium wyszukiwania
Sortowanie danych Dane wpisujemy w miarę ich pojawiania się. Do ich wygodnego wyszukiwania służy formularz. Zawartość tabeli można również posortować w kolejności rosnącej lub malejącej — według zawartości pola. Aby wyświetlić okno sortowania, potrzebna jest wstążka Dane. W ramce Sortowanie i filtrowanie klikamy ikonkę Sortuj (rysunek 11.15).
Rysunek 11.15. Wyświetlanie okna sortowania
Dane zawarte w tabeli mogą być sortowane według kilku kryteriów. Jeśli na przykład będziemy sortować rekordy według nazwy firmy, a część zapisanych w tabeli firm ma oddziały w kilku miastach, drugim kryterium sortowania może być nazwa miasta (rysunek 11.16).
148
Baza danych
Rysunek 11.16.
Sortowanie danych według trzech kryteriów
Podstawowe kryterium sortowania należy wybrać z listy Sortuj według. Kryteria drugo- i trzecioplanowe można wybrać z list Następnie według. Dodanie kryterium następuje po kliknięciu przycisku Dodaj poziom. Wybranie opcji Od A do Z powoduje posortowanie danych w kolejności rosnącej, zaś opcji Od Z do A — w kolejności malejącej. Jeżeli w pierwszym rekordzie wpisane są nazwy pól, należy zaznaczyć opcję Moje dane mają nagłówki. Pola te zostaną wówczas pominięte przy sortowaniu i pozostaną na swoim miejscu. Sortowanie rozpocznie się po kliknięciu przycisku OK.
Podsumowanie
Jeśli w każdym polu znajdują się dane tego samego typu, na przykład nazwa firmy, numer telefonu itp., arkusz można zamienić w bazę danych.
Projektowanie bazy danych należy rozpocząć od określenia, jakie dane będziemy zbierać. Nazwy pól należy wpisać w pierwszym rekordzie.
Dowolny ciąg znaków spełni kryterium wyszukiwania, jeśli do jego zdefiniowania użyjemy znaku *.
149
ABC Excel 2016
150
12 OCHRONA DANYCH W
tym rozdziale dowiesz się:
Czy polecenie Chroń arkusz (Protect Sheet) zabezpiecza przed zmianą nazwy arkusza.
Po czym można poznać, że została wprowadzona ochrona arkusza w zakresie domyślnym.
Czy arkusz może zapamiętywać, kto, kiedy i co zmienił.
Gdy arkusz zostanie utworzony, może zajść potrzeba zabezpieczenia go przed zmianami. Excel został wyposażony w kilka mechanizmów ochrony arkusza lub całego dokumentu.
ABC Excel 2016 PL
Ochrona arkusza Wybranie polecenia Chroń arkusz (Protect Sheet) powoduje zablokowanie możliwości zmiany zawartości komórek. Struktura dokumentu roboczego (liczba arkuszy, ich nazwy itp.) nie jest chroniona przed zmianami. Aby uaktywnić ochronę arkusza, należy wyświetlić wstążkę Recenzja (Review), odszukać sekcję Zmiany (Changes) i kliknąć przycisk Chroń arkusz (Protect Sheet) (rysunek 12.1).
Rysunek 12.1.
Wyświetlanie okna wyboru opcji ochrony arkusza
Spowoduje to wyświetlenie okna Chronienie arkusza (Protect Sheet) (rysunek 12.2). W jego górnej części domyślnie zaznaczona jest opcja Chroń skoroszyt i zawartość zablokowanych komórek (Protect worksheet and contents of locked cells), pozwalająca na ochronę dokumentu roboczego oraz zawartości zablokowanych komórek.
Rysunek 12.2. Istnieje wiele wariantów ochrony arkusza
Poniżej pola do wpisywania hasła widoczna jest lista Pozwól wszystkim użytkownikom tego skoroszytu na (Allow all users of this worksheet to). Wybrane na niej czynności mogą być wykonywane w bieżącym arkuszu. Domyślnie zaznaczone są
152
Ochrona danych
dwie pozycje: Zaznaczanie zablokowanych komórek (Select locked cells) oraz Zaznaczanie odblokowanych komórek (Select unlocked cells). Aby arkusz był chroniony, w polu Hasło do usunięcia ochrony arkusza (Password to unprotect sheet) należy wpisać hasło i kliknąć przycisk OK. Wpisywane znaki są maskowane za pomocą kropek. Wpisując hasło, nie widzimy, jakie znaki zostały wprowadzone. W celu uniemożliwienia ewentualnej pomyłki użytkownik jest proszony o ponowne wprowadzenie hasła. Po wpisaniu go w polu Ponownie wprowadź hasło, aby kontynuować (Reenter password to proceed) trzeba kliknąć przycisk OK. Jeżeli hasła wpisane w oknach Chronienie arkusza (Protect Sheet) i Potwierdzanie hasła (Confirm Password) są identyczne, system zapamiętuje wprowadzone hasło (rysunek 12.3).
Rysunek 12.3. Powtórne wpisywanie hasła
Wprowadzone zabezpieczenie arkusza uniemożliwia edycję komórek. Gdy klikniemy komórkę dwukrotnie, nie pojawi się w niej znak wstawiania. Próba umieszczenia znaku wstawiania w pasku formuły powoduje, że wyświetlane jest okno z informacją o tym, iż zawartość arkusza można jedynie odczytywać (rysunek 12.4).
Rysunek 12.4.
Komunikat wyświetlany podczas próby edycji komórki
Aby odblokować arkusz, należy wyświetlić wstążkę Recenzja (Review) i w sekcji Zmiany (Changes) kliknąć przycisk Nie chroń arkusza (Unprotect Sheet) (rysunek 12.5). Po wyświetleniu okna Niechronienie arkusza (Unprotect Sheet) należy w polu Hasło (Password) wpisać hasło i kliknąć przycisk OK. Wpisywane znaki są maskowane za pomocą kropek (rysunek 12.6).
153
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 12.5.
Odblokowywanie arkusza
Rysunek 12.6. Wpisywanie hasła
Program rozróżnia wpisywane w haśle małe i wielkie litery.
Blokowanie i ukrywanie komórek Na wstążce Narzędzia główne (Home) znajduje się sekcja Liczba (Number). Kliknij strzałkę skierowaną ukośnie w dół (rysunek 12.7).
Rysunek 12.7.
Uaktywnianie formatowania komórek
Zostanie wyświetlone okno Formatowanie komórek (Format Cells). Z punktu widzenia ochrony komórek istotne są opcje widoczne po kliknięciu karty Ochrona (Protection) (rysunek 12.8). Opcja Zablokuj (Locked) jest domyślnie zaznaczona. Jeśli mimo ochrony całego arkusza obszar arkusza ma być dostępny, musi być zaznaczony. Następnie trzeba wyświetlić okno Formatowanie komórek (Format Cells), usunąć zaznaczenie pola Zablokuj (Locked) i kliknąć przycisk OK.
154
Ochrona danych
Rysunek 12.8. Opcje ochrony komórek
Wszystkie komórki, dla których zaznaczona jest domyślna opcja Zablokuj (Locked), są chronione przed zmianami po wybraniu polecenia Chroń arkusz (Protect Sheet). Opcja Ukryj (Hidden) jest domyślnie nieaktywna. Wszystkie komórki, dla których jest ona zaznaczona, zawierają ukryte formuły. W komórce wyświetlana jest jej wartość. Po kliknięciu komórki na pasku formuły nie będzie wyświetlane równanie użyte do wyliczenia wartości.
Uaktywnienie opcji Ukryj (Hidden) bez Zablokuj (Locked) umożliwia zmianę zawartości komórki mimo wybrania polecenia Chroń arkusz (Protect Sheet).
Ochrona dokumentu Ochrona dokumentu uniemożliwia dodawanie i usuwanie oraz ukrywanie i wyświetlanie arkuszy. Dane nie są chronione i można je swobodnie zmieniać. Aby uaktywnić ochronę skoroszytu, wyświetl wstążkę Recenzja (Review). Kliknij przycisk Chroń skoroszyt (Protect Workbook) (rysunek 12.9).
155
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 12.9.
Przycisk umożliwiający uaktywnienie ochrony skoroszytu
Analogicznie jak w przypadku arkusza należy zastosować ochronę dokumentu za pomocą hasła (rysunek 12.10).
Rysunek 12.10. Zabezpieczanie dokumentu hasłem
W celu uniknięcia pomyłki hasło należy wpisać dwukrotnie (rysunki 12.10 i 12.11). Rozróżniane są małe i wielkie litery.
Rysunek 12.11. Okno Potwierdzanie hasła (Confirm Password)
Po dwukrotnym kliknięciu zakładki z nazwą arkusza zostanie wyświetlone okno z informacją o ochronie skoroszytu. W chronionym skoroszycie nie można zmieniać zawartości komórek w poszczególnych arkuszach.
156
Ochrona danych
Śledzenie zmian Nie zawsze zachodzi tak restrykcyjna konieczność ochrony danych jak zablokowanie ich edycji. Czasami może wystarczyć rejestrowanie zmian. Aby uaktywnić funkcję śledzenia zmian, wyświetl wstążkę Recenzja (Review). Kliknij przycisk Śledź zmiany (Track Changes) (rysunek 12.12), a następnie — Wyróżnij zmiany... (Highlight Changes...).
Rysunek 12.12.
Przycisk umożliwiający uaktywnienie rejestrowania wprowadzanych zmian
Po wyświetleniu okna Wyróżnianie zmian (Highlight Changes) (rysunek 12.13) wybierz zakres rejestrowanych informacji i kliknij przycisk OK.
Rysunek 12.13. Standardowo zapisywane jest, kto i co zmienił
Wprowadzenie zmiany spowoduje oznaczenie zmodyfikowanej komórki. Po umieszczeniu na niej kursora wyświetlana będzie informacja o zakresie zmian (rysunek 12.14).
Rysunek 12.14.
W lewym górnym narożniku zmodyfikowanej komórki widoczny jest trójkąt
157
ABC Excel 2016 PL
Aby usunąć z arkusza informacje o zmianach, kliknij przycisk Śledź zmiany (Track Changes) (rysunek 12.12), a następnie — Zaakceptuj/Odrzuć zmiany (Accept/Reject Changes).
Podsumowanie
158
Wybranie polecenia Chroń arkusz (Protect Sheet) powoduje zablokowanie możliwości zmiany zawartości komórek. Struktura dokumentu roboczego (liczba arkuszy, ich nazwy itp.) nie jest chroniona przed zmianami.
Wprowadzenie ochrony arkusza w domyślnym zakresie zabezpiecza przed edycją komórek. Gdy dwukrotnie klikniemy komórkę, nie pojawi się w niej znak wstawiania. Próba umieszczenia znaku wstawiania w pasku formuły spowoduje, że zostanie wyświetlone okno z informacją o tym, iż zawartość arkusza można jedynie odczytywać.
Aby uaktywnić funkcję śledzenia zmian, wyświetl wstążkę Recenzja (Review). Kliknij przycisk Śledź zmiany (Track Changes), a następnie — Wyróżnij zmiany... (Highlight Changes...). Po wyświetleniu okna Wyróżnianie zmian (Highlight Changes) wybierz zakres rejestrowanych informacji. Kliknij przycisk OK.
13 WERYFIKACJA DANYCH W
tym rozdziale dowiesz się:
Jak ograniczyć możliwość wprowadzania danych do należących do przedziału wartości.
Jak ograniczyć możliwość wprowadzania danych do znajdujących się na liście rozwijanej.
Jaką wartość ma pusta komórka.
Excel umożliwia przetwarzanie danych wprowadzonych do komputera. Ich interpretacja będzie poprawna, gdy dane nie będą zawierały błędów. Excel ma wbudowaną funkcję sprawdzania poprawności danych. Niestety nie powoduje ona, że komputer — tak jak człowiek — może się z kontekstu domyślić poprawnego zapisu. Jest to funkcja programu, za pomocą której można definiować
ABC Excel 2016 PL
ograniczenia określające, jakie dane mogą lub powinny zostać wprowadzone w komórce. Sprawdzanie poprawności danych można skonfigurować tak, aby uniemożliwić użytkownikom wprowadzanie nieprawidłowych danych. Można też zezwalać użytkownikom na wprowadzanie nieprawidłowych danych, ale ustawić dla nich ostrzeżenia, gdy będą próbować wpisywać je w komórce. Excel będzie sprawdzał, czy dane mają prawidłowy format lub wartość. Korzystając z funkcji sprawdzania poprawności danych, należy pamiętać, że nie zabezpiecza ona całkowicie przed popełnieniem błędu. Jeżeli na przykład w danej komórce ma być wpisany NIP i wprowadzimy odpowiednią liczbę cyfr, to program może uznać, że wszystko jest w porządku, choć mogliśmy popełnić tzw. czeski błąd lub zamienić dane pomiędzy dwoma wierszami. Mimo tych niedoskonałości warto korzystać z komputerowej weryfikacji danych, gdyż pozwala ona na zmniejszenie liczby pomyłek. Dużo łatwiej jest wprowadzić od razu zapis poprawnie niż potem odszukać błędny. Aby uaktywnić weryfikację danych, zaznacz jedną komórkę lub większą liczbę komórek, których zawartość ma być sprawdzana.
Jak zaznaczyć więcej niż jedną komórkę, opisano w rozdziale 4. „Nawigacja i zaznaczanie”. Następnie na karcie Dane (Data) w grupie Narzędzia danych (Data Tools) kliknij przycisk Poprawność danych (Data Validation) (rysunek 13.1).
Rysunek 13.1. Zaznaczona komórka i przycisk Poprawność danych (Data Validation)
Zostanie wyświetlone okno Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation). Kliknij kartę Ustawienia (Settings) (rysunek 13.2).
160
Weryfikacja danych
Rysunek 13.2.
Fragment okna Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation)
W tej części okna można zdefiniować kryteria, które powinny być spełniane przez poprawne dane. Z listy Dozwolone (Allow) należy wybrać kategorię dozwolonych danych. W zależności od typu dozwolonych danych zmienia się wygląd pozostałej części okna. W przykładzie wybrano akceptowanie danych dziesiętnych (Decimal) (rysunek 13.3).
Rysunek 13.3. Typ akceptowanych danych
Z listy Wartości danych (Data) można wybrać warunek, który mają spełniać dane. W przykładzie została zaznaczona opcja między (between) (rysunek 13.4). W polach Minimum (Minimum) i Maksimum (Maximum) wpisz wartości krańców przedziału (rysunek 13.5). Jeżeli zostanie zaznaczona opcja Ignoruj puste (Ignore blank), wartość pustych komórek nie będzie analizowana (rysunek 13.5). Na karcie Komunikat wejściowy (Input Message) po zaznaczeniu pola Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki (Show input message when cell is selected) aktywne stają się dwa pozostałe pola (rysunek 13.6). W polu Tytuł (Title) można wpisać tytuł komunikatu, natomiast w polu Komunikat wejściowy (Input Message) — jego treść.
161
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 13.4. Zakres akceptowanych wartości
Rysunek 13.5. Zakres akceptowanych wartości
Po umieszczeniu przez użytkownika kursora w komórce, do której przypisano komunikat wejściowy, komunikat ten jest wyświetlany. Może pełnić na przykład funkcję podpowiedzi dotyczącej wymagań, jakie powinny spełniać dane, aby zostały uznane za poprawne.
162
Weryfikacja danych
Rysunek 13.6. Treść komunikatu
Po kliknięciu karty Alert o błędzie (Error Alert) wyświetlane jest okno (rysunek 13.7), w którym można określić sposób reakcji programu na wprowadzenie danych niespełniających kryteriów wyróżnionych na karcie Ustawienia (Settings).
Rysunek 13.7. Z listy Styl (Style) wybieramy sposób reakcji na błąd
163
ABC Excel 2016 PL
W polu Styl (Style) należy wybrać rodzaj ostrzeżenia:
Zatrzymaj (Stop) nie pozwoli na wprowadzenie niepoprawnych danych.
Ostrzeżenie (Warning) spowoduje, że program będzie tylko informować o wykrytych nieprawidłowościach.
Informacje (Information) sprawi, że wyświetlany będzie komunikat informujący o tym, że dane nie spełniają zadanych kryteriów.
Aby zatwierdzić ustawienia, kliknij przycisk OK. Gdy zaznaczysz komórkę, dla której określono kryteria sprawdzania poprawności danych, wyświetlana będzie podpowiedź dotycząca akceptowanych wartości (rysunek 13.8).
Rysunek 13.8. Elektroniczny sufler przypomina o ograniczeniu
Jeżeli mimo to wprowadzimy niepoprawne dane, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie (rysunek 13.9).
Rysunek 13.9. Komunikat wejściowy i domyślny alert o błędzie
Treść komunikatu o błędzie Jeżeli nie zdefiniujemy treści alertu (rysunek 13.7), Excel wyświetli treść domyślną. Nie zawsze jest ona najlepiej dostosowana do rodzaju wprowadzanych danych. Na szczęście możemy zdefiniować wygląd komunikatu (rysunek 13.10).
164
Weryfikacja danych
Rysunek 13.10. Alert o błędzie zdefiniowany przez użytkownika
Gdy wprowadzimy dane, które nie spełniają warunku poprawności, zostanie wyświetlona spersonalizowana treść alertu (rysunek 13.11).
Rysunek 13.11.
Jako tytuł i treść komunikatu zostały wyświetlone informacje wprowadzone przez użytkownika
165
ABC Excel 2016 PL
Ograniczanie wprowadzania danych do wartości na liście rozwijanej Innym sposobem na zmniejszenie możliwości popełnienia pomyłki podczas wprowadzania danych jest zdefiniowanie wartości, które mogą występować w komórkach. Takie uproszczenie można zastosować na przykład w przypadku stawek podatku VAT czy jednostek miary. Aby wartości można było wybierać z listy, musimy zaznaczyć komórki, które będą objęte tym sposobem sprawdzania poprawności danych (rysunek 13.12). Na karcie Dane (Data) w sekcji Narzędzia danych (Data Tools) kliknij przycisk Poprawność danych (Data Validation).
Rysunek 13.12. Poprawność danych będzie sprawdzana w zaznaczonym obszarze
W oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation) kliknij kartę Ustawienia (Settings) (rysunek 13.13). W polu Dozwolone (Allow) wybierz pozycję Lista (List). Kliknij pole Źródło (Source) (rysunek 13.14). Wpisz listę wartości oddzielonych separatorami listy systemu Microsoft Windows (domyślnie średnikami).
166
Weryfikacja danych
Rysunek 13.13. Dane będzie można wprowadzać z listy
Rysunek 13.14. Dane będzie można wprowadzać z listy
Sprawdź, czy pole wyboru Rozwinięcia w komórce (In-cell dropdown) jest zaznaczone. Jeśli tak nie jest, nie będzie można zobaczyć strzałki rozwijania obok komórki.
167
ABC Excel 2016 PL
Domyślnie pustej komórce jest przypisana wartość zero. Aby uniemożliwić przyjęcie jako poprawnej wartości niewprowadzonej przez użytkownika, wyczyść pole wyboru Ignoruj puste (Ignore blank). Opcjonalnie możesz włączyć wyświetlanie komunikatu wejściowego przy kliknięciu komórki.
Pusta komórka ma domyślnie wartość równą zero.
Zapisz wprowadzone ustawienia, klikając przycisk OK. Do komórek z uaktywnioną opcją sprawdzania danych można wprowadzać tylko wartości z listy (rysunek 13.15).
Rysunek 13.15.
Zdefiniowanie zbioru wartości zajęło nieco czasu, ale ich wprowadzanie zostało znacznie uproszczone
Próba wpisania z klawiatury wartości nienależącej do predefiniowanego zbioru powoduje wyświetlenie komunikatu (rysunek 13.16).
Rysunek 13.16.
168
Reakcja arkusza na próbę wprowadzenia danych nienależących do zestawu dozwolonych wartości
Weryfikacja danych
Podsumowanie
Aby ograniczyć możliwość wprowadzania danych do należących do przedziału wartości, zaznacz komórki, których zawartość ma być sprawdzana. Na karcie Dane (Data) w grupie Narzędzia danych (Data Tools) kliknij polecenie Poprawność danych (Data Validation). W oknie Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation) zdefiniuj kryteria, które powinny być spełniane przez poprawne dane.
Aby ograniczyć możliwość wprowadzania danych do znajdujących się na liście, zaznacz komórki, których zawartość ma być sprawdzana. Na karcie Dane (Data) w grupie Narzędzia danych (Data Tools) kliknij polecenie Poprawność danych (Data Validation). W oknie Sprawdzanie poprawności danych (Data Validation) określ kryteria, które powinny spełniać poprawne dane.
Komórka pusta ma wartość zero.
169
ABC Excel 2016 PL
170
14 FORMUŁY W
tym rozdziale dowiesz się:
Czym się różni funkcja od formuły.
Od jakiego znaku powinna się rozpoczynać formuła.
Co może być argumentem formuły.
Czy można sprawdzić, które komórki arkusza zawierają dane, a które wyniki.
W programie Excel jest wbudowanych ponad 300 funkcji. Aby łatwiej było się nimi posługiwać, zostały one podzielone na grupy. Podstawą podziału jest obszar zastosowań. Wśród kategorii możemy znaleźć funkcje: finansowe, czasu, matematyczne, statystyczne, wyszukiwania adresu, bazy danych, tekstowe, logiczne, informacyjne, inżynierskie, modułu, zgodności i sieci Web. Sporo! Moim zdaniem bogactwo narzędzi decyduje o możliwościach arkusza Excel. Funkcje można wykorzystać do budowy formuł, które należy wpisywać w pasku formuły.
ABC Excel 2016 PL
Każda formuła programu Excel musi się rozpoczynać od znaku równości. Po nim trzeba wprowadzić nazwę funkcji, argumenty i operatory arytmetyczne. Argumentami mogą być: wartości liczbowe, adresy komórek, funkcje wbudowane w programie Excel oraz funkcje zdefiniowane przez użytkownika. Tyle teorii wystarczy, aby rozpocząć praktyczne poznawanie zastosowań formuł. Utworzymy najpierw arkusz zawierający listę towarów. Gdy stan magazynu będzie mniejszy od wartości progowej, przy nazwie towaru zostanie wyświetlona informacja o konieczności uzupełnienia zapasu. W przykładzie rzeczywistą wartość zapasu należy wpisać ręcznie. W programie użytkowym powinna być ona automatycznie aktualizowana podczas wystawiania dokumentów magazynowych, czyli przy przyjmowaniu i wydawaniu towarów. Należy zatem utworzyć tabelę. W kolumnach powinny być zapisane: nazwa towaru, stan magazynu oraz minimalny stan magazynu (rysunek 14.1).
Rysunek 14.1. Wykaz towarów
Do porównywania wartości rzeczywistej z progową można wykorzystać funkcję JEŻELI (IF). Ma ona następującą składnię: =JEŻELI(warunek;prawda;fałsz), gdzie: warunek (logical_test) — określony przez użytkownika warunek logiczny; prawda (value_if_true) — operacja wykonywana, gdy warunek logiczny jest spełniony;
172
Formuły
fałsz (value_if_false) — operacja wykonywana, gdy warunek nie jest spełniony. Warunek logiczny może być określony za pomocą operatorów porównania (tabela 14.1).
Operatory porównania
Tabela 14.1. Operator
Znaczenie
=
równy
>
większy niż
<
mniejszy niż
>=
większy niż lub równy
<=
mniejszy niż lub równy
<>
nierówny
Aby arkusz generował informację o potrzebie uzupełnienia zapasów, należy dodać kolumnę Zamówienie (rysunek 14.2).
Rysunek 14.2. Porównywanie stanu magazynu z wartością progową
W komórce D1 można wpisać nagłówek kolumny. W komórce D2 należy wpisać formułę. Będzie ona miała na przykład postać: =JEŻELI(B2
lub w anglojęzycznej wersji programu: =IF(B2
173
ABC Excel 2016 PL
Jak należy odczytać powyższy zapis? Jeżeli wartość wpisana w komórce B2 jest mniejsza od wartości wpisanej w komórce C2, wstaw słowo Tak!. Jeżeli wartość wpisana w komórce B2 jest nie mniejsza od wartości wpisanej w komórce C2, wstaw słowo Nie. Aby umieścić formułę w komórce D2, kliknij tę komórkę, a następnie wpisz wyrażenie i zatwierdź je, naciskając klawisz Enter. W analogiczny sposób wypełnij komórki od D3 do D14. Nie trzeba w tym celu wpisywać w każdej komórce formuły — wystarczy, że klikniesz komórkę D2 i skopiujesz jej zawartość do schowka (kombinacja klawiszy Ctrl+C). Następnie zaznacz obszar od D3 do D14 i wklej do niego zawartość schowka (kombinacja klawiszy Ctrl+V). W celu sprawdzenia poprawności formuły kliknij komórkę D14. Program zaktualizuje numery analizowanych komórek. Są one oznaczone jako B14 i C14 (rysunek 14.3). Klikając kolejno komórki od D3 do D13, można się przekonać, że porównywane są zawartości komórek leżących w tym samym wierszu.
Rysunek 14.3. Podczas kopiowania formuły numery komórek są aktualizowane
Wpisując różne wartości w kolumnach B i C, można sprawdzić, czy generowanie informacji o potrzebie wystawienia zamówienia jest poprawne. W arkuszu pokazanym na rysunku 14.2 wykorzystaliśmy jedną funkcję. Aby uzyskać informacje o innych funkcjach wbudowanych w programie Excel, wyświetl wstążkę Formuły (Formulas). W sekcji Biblioteka funkcji (Function Library) kliknij ikonę Wstaw funkcję (Insert Function) (rysunek 14.4).
174
Formuły
Rysunek 14.4.
Wstawianie funkcji
Po chwili na ekranie pojawi się okno Wstawianie funkcji (Insert Function) (rysunek 14.5).
Rysunek 14.5. Okno Wstawianie funkcji (Insert Function)
Jeżeli nie znasz nazwy funkcji, ale wiesz, jakie zadania powinna ona wykonywać, możesz wpisać te dane w polu Wyszukaj funkcję (Search for a function). Po kliknięciu przycisku Przejdź (Go) zostanie wyświetlony wynik wyszukiwania funkcji spełniającej zadane kryterium (rysunek 14.6). Gdy wiesz, do jakiej kategorii należy funkcja, której chcesz użyć, rozwiń listę Lub wybierz kategorię (Or select a category). Spowoduje to wyświetlenie w polu Wybierz funkcję (Select a function) listy funkcji należących do danej kategorii. Po kliknięciu nazwy funkcji w dolnej części okna Wstawianie funkcji (Insert Function) wyświetlana jest informacja o składni funkcji. Pod nią widoczny jest skrócony opis (rysunek 14.7). Kliknięcie przycisku OK powoduje wstawienie funkcji.
175
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 14.6. Niektóre słowa kluczowe skutecznie zawężają liczbę wyników
Rysunek 14.7. Informacja o funkcji PODAJ.POZYCJE
176
Formuły
Wyświetlanie formuł W komórkach arkusza widoczne są wyniki. Skąd wiadomo, czy jest to wartość wpisana, czy wyliczona? Na stwierdzenie tego są dwa sposoby. Po kliknięciu komórki wyświetlana jest na pasku formuły zawartość komórki (rysunek 14.8).
Rysunek 14.8.
Zawartość komórki wyświetlana jest na pasku formuły
Co zrobić, gdy arkusz składa się z wielu komórek? Czy każdą trzeba wybrać? Na szczęście nie. Wystarczy kliknąć przycisk Pokaż formuły (Show formulas). Spowoduje to wyświetlenie zawartości wszystkich komórek zawierających formuły (rysunek 14.9).
Rysunek 14.9. Wyświetlona została rzeczywista zawartość komórek
177
ABC Excel 2016 PL
Podsumowanie
178
Formuły są budowane z funkcji. Funkcje są instalowane wraz z programem Excel.
Każda formuła programu Excel musi się rozpoczynać od znaku równości. Po nim trzeba wprowadzić nazwę funkcji, argumenty i operatory arytmetyczne.
Argumentami formuł mogą być: wartości liczbowe, adresy komórek, funkcje wbudowane w programie Excel oraz funkcje zdefiniowane przez użytkownika.
Żeby w całym arkuszu sprawdzić, które komórki mają zawartość wpisaną, a które wyliczoną, należy kliknąć przycisk Pokaż formuły (Show Formulas).
15 KONFIGUROWANIE PROGRAMU W
tym rozdziale dowiesz się:
Kiedy zmiany wprowadzone w ustawieniach programu przez jednego użytkownika nie mają wpływu na ustawienia programu, z których korzystają inni użytkownicy.
Jak uzyskać dostęp do okna konfiguracji programu Excel.
Czy można zablokować możliwość edycji bezpośrednio w komórkach.
Program komputerowy jest instalowany z domyślnymi ustawieniami. W praktyce często okazuje się, że te domyślne parametry nie odpowiadają naszym potrzebom. Na szczęście można je zmienić, dzięki czemu program może się stać wygodniejszy w obsłudze. Aby uzyskać dostęp do okna konfiguracyjnego, należy kolejno wybrać polecenia Plik/Opcje (File/ Options) (rysunek 15.1).
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 15.1. Otwieranie okna konfiguracyjnego
Jeżeli komputera używa więcej niż jedna osoba, ale każda ma w środowisku Windows utworzone osobne konto (profil), zmiany wprowadzone w ustawieniach programu przez jednego użytkownika nie mają wpływu na ustawienia programu, z których korzystają inni użytkownicy. Wybranie poleceń Plik/Opcje (File/Options) powoduje wyświetlenie okna Opcje programu Excel (Excel Options). O tym, jak rozliczne możliwości konfiguracji daje program Excel, można się przekonać po obejrzeniu tego okna. Zostało ono podzielone aż na 10 sekcji (rysunek 15.2). W każdej sekcji zgrupowano opcje zgodne pod względem tematycznym z nazwą widniejącą na przycisku. Podstawowe opcje zostały zebrane na karcie Ogólne (General) (rysunek 15.3).
180
Konfigurowanie programu
Rysunek 15.2. Okno konfiguracyjne programu Excel — nazwy sekcji
Rysunek 15.3.
Okno konfiguracyjne programu Excel — ustawienia ogólne
181
ABC Excel 2016 PL
W górnej części okna widoczne są pola pozwalające na zmianę wyglądu okna oraz włączanie i wyłączanie funkcjonalności. Wybór zależy od preferencji użytkownika.
Wprowadzając zmiany w konfiguracji programu, pamiętaj o tym, aby zmienić tylko jedno ustawienie. Po przetestowaniu będziesz mógł zadecydować, czy chcesz korzystać z nowej wersji, czy wolisz przywrócić poprzednie ustawienia. Jeżeli zmienisz kilka parametrów, trudno będzie Ci określić, jaki wpływ mają one na działanie programu. W środkowej części okna widoczne są listy: Użyj tej czcionki jako domyślnej (Use this as the default font) i Rozmiar czcionki (Font size). Można z nich wybrać domyślny krój i rozmiar czcionki Excela. W polu Widok domyślny dla nowych arkuszy (Default view for new sheets) można wybrać sposób wyświetlania nowych arkuszy. Do wyboru są: Widok normalny (Normal View), Podgląd podziału stron (Page Break Preview) oraz Widok układu stron (Page Layout View). Wybierz taki widok, z którego najczęściej korzystasz podczas pracy z nowym arkuszem. W polu Dołącz następującą liczbę arkuszy (Include this many sheets) można wpisać liczbę skoroszytów, które będą tworzone podczas otwierania każdego dokumentu programu Excel. W polu Nazwa użytkownika (User Name) można wpisać personalia, które mają być wyświetlane jako dane autora dokumentu. Jeżeli zaznaczysz opcję Zawsze używaj tych wartości, niezależnie od logowania w pakiecie Office (Always use these values regardless of sign in to Office), zdefiniowane parametry będą przypisane do instalacji pakietu, a nie do danych, które podano podczas logowania. Z listy Tło pakietu Office (Office Background) można wybrać tło pakietu. Na ilustracjach w książce został pokazany motyw Chmury (Clouds). Z listy Motyw pakietu Office (Office Theme) można wybrać wersję kolorystyczną pakietu. Na ilustracjach w książce został pokazany motyw Kolorowy (Colorful). Excel może być używany do otwierania dokumentów utworzonych nie tylko w pakiecie Excel. Po kliknięciu przycisku Programy domyślne... (Default Programs...) zostaje wyświetlone okno (rysunek 15.4), w którym można zdefiniować skojarzenia rozszerzeń plików z programem Excel.
182
Konfigurowanie programu
Rysunek 15.4.
Zaznaczenie obok rozszerzenia wskazuje, że istnieje skojarzenie
W jednym systemie operacyjnym może być zainstalowanych kilka programów do otwierania arkuszy kalkulacyjnych. Jeżeli po kliknięciu arkusza chcesz wybrać program, w którym arkusz ma zostać otwarty, zaznacz opcję Powiadom mnie, gdy program Microsoft Excel nie jest programem domyślnym do wyświetlania i edytowania arkuszy kalkulacyjnych (Tell me if Microsoft Excel isn’t the default program for viewing and editing spreadsheets). Aby podczas uruchamiania programu wyświetlany był ekran startowy, zaznacz opcję Pokaż ekran startowy podczas uruchamiania tej aplikacji (Show the Start screen when this application starts).
Liczba ostatnio używanych dokumentów Kliknij przycisk Zaawansowane (Advanced). Przewiń zawartość okna w dół. W sekcji Wyświetlanie (Display) znajduje się pole Pokaż tę liczbę niedawno używanych skoroszytów (Show this number of Recent Workbooks) (rysunek 15.5).
183
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 15.5.
Maksymalna liczba ostatnio używanych arkuszy
Liczba ta ogranicza od góry zbiór zapamiętanych arkuszy Excela, które były ostatnio używane. Dostęp do nich można uzyskać po wybraniu poleceń: Plik/Otwórz/ Ostatnie (File/Open/Recent) (rysunek 15.6).
Rysunek 15.6.
Fragment listy ostatnio używanych arkuszy
Szybki dostęp do ostatnio używanych dokumentów Kliknij przycisk Zaawansowane (Advanced). Przewiń zawartość okna w dół. W sekcji Wyświetlanie (Display) znajduje się pole Szybki dostęp do tej liczby ostatnio używanych skoroszytów (Quickly access this number of Recent Workbooks) (rysunek 15.7).
Rysunek 15.7.
Maksymalna liczba ostatnio używanych arkuszy widocznych na liście szybkiego dostępu
Liczba ta ogranicza od góry zbiór zapamiętanych arkuszy Excela, które były ostatnio używane i są dostępne po wybraniu poleceń Plik/Otwórz (File/Open) (rysunek 15.8).
184
Konfigurowanie programu
Rysunek 15.8. W dolnej części okna widoczna jest lista ostatnio używanych arkuszy
Zapisywanie dokumentów Kliknij przycisk Zapisywanie (Save) (rysunek 15.9). Odszukaj sekcję Zapisywanie skoroszytów (Save workbooks). Redagowany dokument znajduje się w pamięci RAM komputera. Nieoczekiwane przerwanie pracy komputera (na przykład na skutek braku zasilania) powoduje utratę aktualnej postaci dokumentu. Po ponownym uruchomieniu sprzętu arkusz można wczytać z pliku zapisanego na nośniku.
185
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 15.9.
Opcje zapisywania skoroszytów
Zazwyczaj zajęci pracą nie myślimy o zapisywaniu dokumentu. Na szczęście możemy to zadanie zlecić oprogramowaniu. Wystarczy, że zaznaczymy opcję Zapisz informacje Autoodzyskiwania co (Save AutoRecover information every). Od tego momentu kopie będą wykonywane regularnie. Domyślnie są zapisywane co 10 minut. Zwiększenie częstotliwości autozapisu spowoduje lepszą ochronę efektów naszej pracy, ale jednocześnie może spowolnić pracę komputera. W polu Lokalizacja pliku Autoodzyskiwania (AutoRecover file location) widoczna jest ścieżka dostępu do folderu, w którym zapisywane są pliki użytkownika. Można ją zmienić, wpisując nową ścieżkę. Excel 2016 domyślnie zapisuje pliki we własnym formacie. Jeżeli arkusze mają być odczytywane przez starsze wersje Excela lub przez inne programy typu arkusz kalkulacyjny, z listy Zapisz pliki w następującym formacie (Save files in this format) należy wybrać odpowiedni format (rysunek 15.10). Kliknięcie ikony oznaczonej symbolem dyskietki spowoduje zapisanie bieżącego dokumentu w formacie wybranym z listy.
Pliki otwierane wraz z Excelem Wraz z uruchamianiem programu Excel mogą być wczytywane pliki z określonej lokalizacji. W tym celu należy ją wpisać w polu Przy uruchomieniu otwórz wszystkie pliki w (At startup, open all files in). Pole to jest dostępne po kliknięciu przycisku Zaawansowane (Advanced) (rysunek 15.11).
Zabezpieczanie przed nieumyślnym zmodyfikowaniem arkusza O ile wprowadzenie przypadkowej zmiany w tekście łatwo jest wykryć, o tyle omyłkowe zastąpienie liczby w arkuszu może zostać niezauważone. Na szczęście Excel jest wyposażony w kilka rodzajów zabezpieczeń.
186
Konfigurowanie programu
Rysunek 15.10. Zmiana domyślnego formatu pliku
Rysunek 15.11. Wraz z arkuszem mogą być uruchamiane na przykład makropolecenia Kliknij przycisk Zaawansowane (Advanced) (rysunek 15.12). W sekcji Opcje edycji (Editing options) widoczna jest opcja Zezwalaj na edytowanie bezpośrednio w komórkach (Allow editing directly in cells). Jej zaznaczenie powoduje, że przejście do trybu edycji komórki jest możliwe po kliknięciu komórki. Jeżeli pole nie zostanie zaznaczone, w celu edytowania komórki trzeba ją zaznaczyć, a następnie kliknąć pasek formuły. Usunięcie zaznaczenia stanowi zabezpieczenie przed przypadkowym wprowadzeniem zmian.
187
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 15.12.
Komórki można zabezpieczyć przed przypadkowym wprowadzeniem zmian
Innym rodzajem zabezpieczenia przed nieumyślnym zmodyfikowaniem arkusza jest zaznaczenie opcji Ostrzegaj przy zastępowaniu komórek (Alert before overwriting cells). Zanim zawartość komórki zostanie zmieniona, wyświetli się ostrzeżenie. Domyślnie po naciśnięciu klawisza Enter przez użytkownika zaznaczenie przesuwa się o jedną komórkę w dół. Aby opcja ta była aktywna, pole Przenieś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter (After pressing Enter, move selection) musi być zaznaczone. Kierunek przesunięcia zaznaczenia należy wybrać z listy Kierunek (Direction).
Maksymalizacja obszaru wyświetlania arkusza Obszar ekranu przeznaczony na wyświetlanie arkusza można zmaksymalizować, ukrywając niektóre elementy. Jeżeli chcemy ukryć pasek formuły, należy usunąć zaznaczenie z pola Pokaż pasek formuły (Show formula bar) (rysunek 15.13). Stanowi to utrudnienie przy edytowaniu formuły, lecz nie uniemożliwia tego. Jeżeli chcesz przeglądać arkusze, a nie je edytować — ukrywając pasek formuły, możesz zyskać nieco miejsca na wyświetlanie dokumentu. Inną metodą zwiększania obszaru, na którym mogą być wyświetlane dane, jest ukrycie nagłówków wierszy i kolumn. W tym celu należy kliknięciem usunąć zaznaczenie z pola Pokaż nagłówki wierszy i kolumn (Show row and column headers) (rysunek 15.14).
188
Konfigurowanie programu
Rysunek 15.13.
Ukrycie paska formuły zwiększa powierzchnię wyświetlania komórek i zabezpiecza przed przypadkowym wprowadzeniem zmian
Rysunek 15.14.
Nagłówki wierszy i kolumn niekiedy nie są potrzebne. Zawsze po wyświetleniu zajmują miejsce na ekranie. Ukrycie ich powoduje, że więcej miejsca będzie na wyświetlanie danych.
Kolejnymi elementami, których wyświetlanie można zablokować, są paski przewijania. Aby ukryć poziomy pasek przewijania, należy usunąć zaznaczenie z pola Pokaż pasek przewijania poziomego (Show horizontal scroll bar). W celu ukrycia pionowego paska przewijania trzeba usunąć zaznaczenie z pola Pokaż pasek przewijania pionowego (Show vertical scroll bar) (rysunek 15.15).
Rysunek 15.15.
Paski przewijania również można ukryć
Podsumowanie
Jeżeli komputera używa kilka osób, ale każda z nich ma w środowisku Windows utworzone osobne konto (profil), zmiany wprowadzone w ustawieniach programu przez jednego użytkownika nie mają wpływu na ustawienia programu, z których korzystają inni użytkownicy.
Wybranie poleceń Plik/Opcje (File/Options) powoduje wyświetlenie okna Opcje programu Excel (Excel Options). Korzystając z niego, można wprowadzić zmiany w konfiguracji.
W sekcji Opcje edycji (Editing options) widoczna jest opcja Zezwalaj na edytowanie bezpośrednio w komórkach (Allow editing directly in cells). Usunięcie z niej zaznaczenia powoduje, że edycja zawartości komórki będzie możliwa tylko w pasku formuły.
189
ABC Excel 2016 PL
190
16 WYKRESY W
tym rozdziale dowiesz się:
Od czego należy rozpocząć tworzenie wykresu.
Za pomocą którego klawisza można wygenerować wykres.
Czy po otwarciu wykresu można zmienić jego typ.
Wpisanie danych do arkusza, uporządkowanie ich i wykonanie obliczeń to nie koniec, ale dopiero początek pracy. Kolejnym etapem jest interpretacja wyników i przekonanie odbiorców o słuszności wniosków. Nic tak nie trafia do przekonania jak umiejętnie zrobione rysunki. Na szczęście Excel został wyposażony w szereg narzędzi ułatwiających wykonywanie wykresów.
ABC Excel 2016 PL
Szybkie tworzenie wykresów Tworzenie wykresu należy rozpocząć od zaznaczenia obszaru, który zawiera dane przeznaczone do umieszczenia na wykresie (rysunek 16.1).
Rysunek 16.1. Zaznaczony obszar arkusza
Kolejnym krokiem jest naciśnięcie klawisza funkcyjnego F11. Po chwili na ekranie pojawi się gotowy wykres (rysunek 16.2).
Rysunek 16.2.
192
Wykres utworzony z zaznaczonych danych
Wykresy
Tabela z danymi (rysunek 16.1) została zamieniona na wykres (rysunek 16.2). Korzystając z szybkiej procedury tworzenia wykresów, jesteśmy zdani na domyślne parametry Excela. Wykres jest typu kolumnowego, kolory zaś nie są najlepiej dostosowane do wydruku na czarno-białych drukarkach. Wygląd wykresu można zmienić, korzystając z narzędzi dostępnych w oknie programu Excel. W prawym górnym rogu wykresu widoczne są trzy ikony. Plusem oznaczona jest ikona Elementy wykresu (CHART ELEMENTS) (rysunek 16.3). Po kliknięciu jej wyświetlana jest lista składników wykresu. Na rysunkach od 16.4 do 16.12 pokazano, gdzie na wykresie znajdują się poszczególne elementy.
Rysunek 16.3. Z dziewięciu elementów widoczne są tylko trzy
Rysunek 16.4.
Wykres z osiami (Axes)
193
ABC Excel 2016 PL
194
Rysunek 16.5.
Wykres z tytułami osi (Axis Titles)
Rysunek 16.6.
Wykres z tytułem wykresu (Chart Title)
Wykresy
Rysunek 16.7.
Wykres z etykietami danych (Data Labels)
Rysunek 16.8.
Wykres z tabelą danych (Data Table)
195
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 16.9.
Wykres ze słupkami błędów (Error Bars)
Rysunek 16.10. Wykres z liniami siatki (Gridlines)
196
Wykresy
Rysunek 16.11. Wykres z legendą (Legend)
Rysunek 16.12. Wykres z linią trendu (Trendline)
197
ABC Excel 2016 PL
Pędzlem oznaczona jest ikona Style wykresu (Chart Styles) (rysunek 16.13). Po jej kliknięciu wyświetlana jest lista miniatur stylów wykresu i zestawów kolorów.
Rysunek 16.13. Jednym kliknięciem można zmienić styl i schemat kolorów wykresu
Lejkiem oznaczona jest ikona Filtry wykresu (Chart Filters) (rysunek 16.14). Po jej kliknięciu wyświetlana jest lista punktów danych i nazw. Na wykresie widoczne są zaznaczone elementy. Korzystając z ikon (rysunki 16.13 i 16.14), można wprowadzić szybkie zmiany w wykresach. Nie wyczerpują one jednak wszystkich możliwości modyfikacji wykresu.
Formatowanie wykresów Formatowanie wykresu należy rozpocząć od wskazania programowi, co chcemy zmienić. W tym celu należy kliknąć wykres. Następnie w sekcji Narzędzia wykresów (Chart Tools) kliknij kartę Formatowanie (Format) (rysunek 16.15).
198
Wykresy
Rysunek 16.14. Widoczne są wszystkie elementy, które zostały zaznaczone na rysunku 16.1
Rysunek 16.15. Karta Formatowanie (Format) znajduje się w sekcji Narzędzia wykresów (Chart Tools) W lewej części wstążki umieszczona jest rozwijana lista Elementy wykresu (CHART ELEMENTS). Można z niej wybrać element wykresu, który będzie formatowany (rysunek 16.16). Formatowanie wykresu rozpoczniemy od wybrania pozycji Obszar wykresu (Plot Area). Po zaznaczeniu jej na liście należy kliknąć przycisk Formatuj zaznaczenie (Format Selection) (rysunek 16.17). Po chwili na ekranie zostanie wyświetlone okno. Jego zawartość zależna jest od tego, który element wykresu wybrano do formatowania (rysunek 16.16). Okno Formatowanie obszaru wykresu (Format Plot Area) pokazano na rysunku 16.18.
199
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 16.16. Lista składników wykresu. Zawartość jej zależna jest od widocznych na wykresie elementów
Rysunek 16.17.
Przycisk formatowania zaznaczonego elementu wykresu
Rysunek 16.18. Okno umożliwiające formatowanie zaznaczonego elementu wykresu Jeżeli chcesz formatować inny obszar wykresu, kliknij czarną strzałkę znajdującą się obok napisu Opcje wykresu (Plot Area Options) i z rozwiniętej listy wybierz żądany element (rysunek 16.19).
Rysunek 16.19. Edytowana będzie oś pozioma (Horizontal (Category) Axis)
200
Wykresy
Po kliknięciu przycisku Rozmiar i właściwości (Size & Properties) wyświetlane są atrybuty położenia tekstu na ekranie (rysunek 16.20).
Rysunek 16.20. Położenie opisów osi można zmieniać
Najczęściej modyfikowane są dwa atrybuty. Z listy Wyrównanie w pionie (Vertical alignment) można wybrać linię, do której zostanie wyrównany tekst (rysunek 16.21).
Rysunek 16.21. Warianty wyrównywania tekstu
Z listy Kierunek tekstu (Text direction) można wybrać kierunek, w jakim będzie biegł napis (rysunek 16.22).
201
ABC Excel 2016 PL
Aby wybrane parametry zostały zastosowane do tekstu, należy kliknąć przycisk OK.
Rysunek 16.22. Warianty kierunku biegu tekstu
Projektowanie wykresów Nawet po utworzeniu wykresu można zmienić jego typ. W sekcji Narzędzia wykresów (Chart Tools) kliknij kartę Projektowanie (Design) (rysunek 16.23).
Rysunek 16.23.
Narzędzia do zmiany wyglądu wykresu znajdują się na karcie Projektowanie (Design)
Kliknij przycisk Zmień typ wykresu (Change Chart Type) (rysunek 16.24).
Rysunek 16.24. Przycisk Zmień typ wykresu (Change Chart Type) Zostanie wyświetlone okno Zmienianie typu wykresu (Change Chart Type) (rysunek 16.25). Pracę ułatwia obrazkowe menu z miniaturami typów wykresów. Kliknij jedną z nich, a następnie przycisk OK.
202
Wykresy
Rysunek 16.25.
Na podstawie miniatury można się domyślić, jak będzie wyglądał wykres po zastosowaniu nowej szaty graficznej
Na dole wykresu widoczne jest pole legendy (rysunek 16.26). W polu tym można zmienić krój czcionki. W tym celu należy kliknąć je prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać polecenie Czcionka... (Font...) (rysunek 16.27), a następnie ustawić odpowiednie parametry czcionki. Analogicznie można zmienić krój czcionki tytułu wykresu oraz opisu osi kategorii (rysunek 16.28). Aby pod wykresem umieścić tabelę z danymi, które zostały wykorzystane do jego utworzenia, należy kliknąć ikonę Dodaj element wykresu (Add Chart Element) i z rozwijanego menu wybrać pozycję Tabela danych (Data Table), a następnie wskazać sposób dodania tabeli (rysunek 16.29).
203
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 16.26.
Wykres można nadal formatować
Rysunek 16.27. Menu podręczne legendy
Tabela pojawi się w wybranym miejscu wykresu (rysunek 16.30). Chcąc zmienić właściwości wykresu, można kliknąć prawym przyciskiem myszy jego element. Do właściwości należy na przykład tło wykresu (rysunek 16.31). Po kliknięciu strzałki widocznej obok ikony Wypełnienie (Fill) wyświetla się okno wyboru koloru. Próbka koloru użytego do wypełnienia obszaru jest wyróżniona w ramce (rysunek 16.32).
204
Wykresy
Rysunek 16.28. Wszystkie napisy zostały wykonane z wykorzystaniem tego samego kroju czcionki Rysunek 16.29. Miniatury pozwalają się zorientować, jak będzie wyglądał wykres po modyfikacji
W podobny sposób można edytować inne elementy wykresu. Okno zmiany właściwości jest wyświetlane po dwukrotnym kliknięciu obiektu. Analogiczny rezultat
205
ABC Excel 2016 PL
daje kliknięcie obiektu prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu podręcznego opcji Formatuj... (Format...).
Rysunek 16.30.
Wykres z dodaną legendą i usuniętą tabelą danych
Rysunek 16.31. Bardzo ważne jest sprawdzenie, który element klikasz
Modyfikując poszczególne elementy wykresu, można w znacznym stopniu zmienić jego wygląd. Na rysunku 16.33 pokazano wykres po edycji.
206
Wykresy
Rysunek 16.32. W celu wybrania innego koloru należy kliknąć jego próbkę
Rysunek 16.33.
Wykres z rysunku 16.2 po edycji
207
ABC Excel 2016 PL
Wykres ograniczonego zakresu danych Wykres można utworzyć także z nieciągłego obszaru danych. Generowanie wykresu należy rozpocząć od zaznaczenia tego obszaru (rysunek 16.34).
Rysunek 16.34. Nieciągły obszar danych
Kolejnym krokiem może być naciśnięcie klawisza F11. Wykres zostanie utworzony tylko z tych danych, które były zaznaczone. Wygląd wykresu utworzonego z danych pochodzących z nieciągłego obszaru również można modyfikować (rysunek 16.35).
Rysunek 16.35.
208
Zmodyfikowany wykres utworzony z danych zaznaczonych na rysunku 16.34
Wykresy
Wstawianie wykresów Stosowanie szybkiej metody tworzenia wykresów (zaznaczenie obszaru i naciśnięcie klawisza F11) jest bardzo proste. Edycja takiego wykresu pochłania jednak później sporo czasu, dlatego z metody tej najlepiej korzystać po to, aby zorientować się, jak wykres będzie wyglądał. W programie Microsoft Excel 2016 nie ma kreatora wykresów. Zamiast tego można utworzyć wykres podstawowy, klikając odpowiedni typ wykresu na karcie Wstawianie (Insert) w sekcji Wykresy (Charts) (rysunek 16.36).
Rysunek 16.36.
Aby wygenerować wykres, wystarczy kilka razy kliknąć myszą
Po chwili na ekranie zostanie wyświetlony wykres. Można go poddać edycji, aby dostosować wygląd arkusza do całego dokumentu (rysunek 16.37).
Rysunek 16.37.
Wykres utworzony po kliknięciu ikony znajdującej się na karcie Wstawianie (Insert) i poddany edycji
209
ABC Excel 2016 PL
Podsumowanie
210
Tworzenie wykresu należy rozpocząć od zaznaczenia obszaru, który zawiera dane przeznaczone do umieszczenia na wykresie.
F11 to klawisz, którego naciśnięcie powoduje wygenerowanie wykresu.
Aby zmienić typ istniejącego wykresu, w sekcji Narzędzia wykresów (Chart Tools) kliknij kartę Projektowanie (Design) i przycisk Zmień typ wykresu (Change Chart Type).
17 DRUKOWANIE W
tym rozdziale dowiesz się:
Czym różni się praca z arkuszem od pracy z edytorem tekstu.
Jak uruchomić drukowanie.
Jak rozpocząć edycję nagłówka.
W tym rozdziale zostaną omówione sposoby przygotowywania dokumentów do druku i samo drukowanie. W Excelu wygląda ono podobnie jak w innych programach — główne różnice wiążą się z postacią i rozmiarami dokumentu. Teksty tworzone za pomocą edytora Word czy prezentacje wykonywane w programie PowerPoint są umieszczane na wirtualnych stronach. To, co widzimy na ekranie, jest niemal całkowicie zgodne z tym, co pojawi się na papierze. Natomiast arkusz kalkulacyjny jest olbrzymią tabelą, której rozmiary zdecydowanie przekraczają powierzchnię kartki papieru. Po zainicjowaniu wydruku program musi
ABC Excel 2016 PL
podzielić wirtualny arkusz na fizyczne strony. Na tym etapie mogą się pojawić problemy związane z koniecznością umieszczenia na tym samym arkuszu papieru danych, które program chce wydrukować na różnych kartkach. Jeżeli w arkuszu wypełnionych jest wiele kolumn, lecz tylko kilka wierszy, lub też wiele wierszy, ale jedynie kilka kolumn, wydruk nie będzie wyglądał elegancko. Przy wykorzystaniu domyślnych parametrów programu zostanie zadrukowanych częściowo mnóstwo kartek. Dzięki zmodyfikowaniu parametrów wydruku możemy sprawić, że tabele będą drukowane centralnie, na środku każdej strony. Zapoznanie się z poniższymi uwagami pomoże w szybszym rozwiązaniu napotkanych problemów.
Drukarka domyślna Wykonywanie wydruku można zainicjować, posługując się skrótem klawiaturowym Ctrl+P lub wybierając polecenia Plik/Drukuj (File/Print) (rysunek 17.1).
Rysunek 17.1. Drukowanie można rozpocząć po wybraniu poleceń lub naciśnięciu kombinacji klawiszy
Niezależnie od wybranego sposobu postępowania zostanie wyświetlone okno umożliwiające określenie parametrów wydruku (rysunek 17.2). Po kliknięciu ikony Drukuj (Print) wykonywany jest wydruk. Jeżeli komputer jest podłączony do sieci, w systemie operacyjnym może być zainstalowanych kilka drukarek. Co decyduje o tym, która wykona wydruk?
212
Drukowanie
Rysunek 17.2. Okno wyboru parametrów wydruku
Zainstalowane urządzenia drukujące można obejrzeć w jednym oknie. W systemie Windows 7 zostanie ono wyświetlone po wybraniu poleceń Start/Urządzenia i drukarki, zaś w systemie Windows 10 — po wybraniu poleceń Start/Wszystkie aplikacje/Panel sterowania/Sprzęt i dźwięk/Urządzenia i drukarki. Jedna z zainstalowanych drukarek musi mieć status drukarki domyślnej. Ikona drukarki domyślnej jest wyróżniona za pomocą „ptaszka” w zielonym kółku. Na rysunku 17.3 domyślną drukarką jest urządzenie HP LaserJet 1018. Aby oznaczyć jako domyślną inną drukarkę, należy kliknąć jej ikonę prawym przyciskiem myszy. Następnie z podręcznego menu trzeba wybrać polecenie Ustaw jako drukarkę domyślną (rysunek 17.4).
213
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 17.3.
Zainstalowane urządzenia drukujące
Rysunek 17.4.
Zmiana drukarki domyślnej
Zmiana drukarki domyślnej dotyczy wykonywania wydruków ze wszystkich programów zainstalowanych w danym komputerze.
214
Drukowanie
Podział na strony Przed sprawdzeniem, jak program będzie dzielił na strony dane zawarte w arkuszu, należy wybrać drukarkę domyślną. Drukarki różnią się bowiem formatem papieru, wielkością marginesów itp. Zanim wykonamy wydruk, możemy wyświetlić arkusz w trybie podziału na strony. Aby przełączyć arkusz na ten tryb, należy wybrać polecenia Widok/Podgląd podziału stron (View/Page Break Preview) (rysunek 17.5).
Rysunek 17.5.
Wyświetlanie podziału na strony
Po wybraniu przez użytkownika wyświetlania w trybie podziału na strony arkusz jest widoczny w pomniejszeniu. Ustalone granice stron są zaznaczone ciągłymi niebieskimi liniami. Automatyczne podziały stron, ustalone przez program Microsoft Excel, są wyświetlane z kolei za pomocą przerywanych niebieskich linii. Kolejne strony mają w tle widoczne napisy Strona 1 (Page 1), Strona 2 (Page 2) itd. (rysunek 17.6).
Rysunek 17.6.
Arkusz z wyświetlonym podziałem na strony
Linie informujące o granicach stron oraz napisy Strona 1 (Page 1), Strona 2 (Page 2) itd. nie są drukowane.
215
ABC Excel 2016 PL
Jeżeli chcemy przesunąć kolumnę lub wiersz na sąsiednią kartkę, wystarczy, że przeciągniemy linię podziału strony. Aby to zrobić, należy na tej linii umieścić kursor. Gdy przyjmie on kształt strzałki z dwoma grotami, trzeba go przesunąć (rysunek 17.7).
Rysunek 17.7.
Przeciąganie końca strony
Strona nie ulegnie „rozciągnięciu”. Więcej znaków zmieści się na niej dlatego, że automatycznie zmniejszona zostanie wielkość czcionki (rysunek 17.8).
Rysunek 17.8.
Granica stron po przeciągnięciu
Jeżeli zmiany są duże, należy sprawdzić, czy wydruk nadal jest czytelny (rysunek 17.9). Aby zakończyć wyświetlanie arkusza w trybie podziału na strony, należy wybrać polecenia Widok/Normalny (View/Normal) (rysunek 17.10).
Podgląd wydruku Podgląd wydruku umożliwia obejrzenie na ekranie, jak będą wyglądały kartki papieru po wykonaniu wydruku. Pozwala to zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty.
216
Drukowanie
Rysunek 17.9.
Rysunek 17.10.
Układ strony (Page Layout) umożliwia zorientowanie się, jak wygląda strona po przesunięciu granic
Przełączanie arkusza na zwykły tryb wyświetlania
Aby wyświetlić dokument w trybie podglądu wydruku, należy wybrać polecenia Plik/Drukuj (File/Print). W prawej części okna znajduje się obraz kartki papieru (rysunek 17.11). W dolnej części okna widoczny jest numer aktualnie wyświetlanej strony oraz liczba wszystkich stron dokumentu. Do wyświetlania kolejnych stron służą znajdujące się u dołu okna przyciski Następna strona (Next Page) oraz Poprzednia strona (Previous Page). Kliknięcie ich spowoduje wyświetlenie następnej lub poprzedniej strony. Dokument jest wyświetlany w takiej skali, aby widoczna była cała pojedyncza strona. Tak duże pomniejszenie pozwala się zorientować w rozmieszczeniu elementów na stronie. Aby wyświetlić położenie marginesów, należy kliknąć przycisk Pokaż marginesy (Show Margins) (rysunek 17.12).
217
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 17.11.
Okno podglądu wydruku
Rysunek 17.12. Przyciski: Pokaż marginesy (Show Margins) i Powiększ do strony (Zoom to Page) Po chwili zostanie wyświetlona miniatura strony z zaznaczonymi marginesami (rysunek 17.13). Nie można z niej dokładnie odczytać tekstu i nie nadaje się do sprawdzenia poprawności pisowni, ale dobrze widać rozplanowanie strony. Uzyskanie dobrego wydruku wymaga ustawienia kilku parametrów. Gdy dobrane zostaną: wielkość czcionki, położenie wykresów i ilustracji oraz szerokość marginesów, przychodzi pora na zmianę parametrów wydruku bardziej związanych z samą drukarką. W sekcji Orientacja (Orientation) (rysunek 17.14) można wybrać, czy wydruk będzie wykonywany w pionie (Orientacja pionowa (Portrait Orientation)) — czyli tak jak malowane są portrety — czy w poziomie (Orientacja pozioma (Landscape Orientation)) — czyli tak jak malowane są pejzaże.
218
Drukowanie
Rysunek 17.13. Wszystkie elementy strony znajdują się wewnątrz marginesów
219
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 17.14.
Dokument można wydrukować wzdłuż lub w poprzek arkusza
W sekcji Skalowanie niestandardowe (Custom Scaling) (rysunek 17.15) można określić pomniejszenie lub powiększenie strony na wydruku (Dopasuj... (Fit...)) bądź wymusić zachowanie rzeczywistego rozmiaru arkusza (Rozmiar rzeczywisty (No Scaling)).
Rysunek 17.15. Skalowanie wymaga określenia rezultatu, który chcemy uzyskać
Z listy Rozmiar papieru (Paper Sizes) (rysunek 17.16) można wybrać format papieru, na którym będzie wykonywany wydruk. Kliknij odsyłacz Właściwości drukarki (Printer Properties) (rysunek 17.17). W oknie Właściwości kliknij kartę Wykończenie (Finishing) (rysunek 17.18). Odszukaj sekcję Jakość wydruku (Print Quality). Ze znajdującej się w niej listy można wybrać rozdzielczość, w jakiej wykonywany ma być wydruk. Im większa rozdzielczość, tym dokładniejsze odwzorowanie kształtów na wydruku. Powoduje to jednak wydłużenie czasu wykonywania wydruku oraz zwiększenie zużycia atramentu lub tonera. Wydruki należy wykonywać z minimalną akceptowalną rozdzielczością. Przy zbyt niskiej rozdzielczości widoczne stają się punkty, z których tworzony jest obraz.
220
Drukowanie
Rysunek 17.16. Lista rozmiarów papieru jest zależna od typu drukarki
Rysunek 17.17. Niektóre parametry nie są widoczne na pierwszym planie
Wydruki na drukarkach atramentowych należy wykonywać z rozdzielczością nie niższą niż 300 dpi, natomiast minimalna rozdzielczość dla drukarek laserowych nie powinna być niższa niż 600 dpi. Kliknij przycisk OK, aby zapisać ustawienia i zamknąć okno.
221
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 17.18. Maksymalna jakość wydruku zależy od typu zainstalowanej drukarki
Po rozwinięciu listy Marginesy (Margins) wyświetlane są opcje służące do określania położenia wydruku na kartce papieru (rysunek 17.19).
Rysunek 17.19. Definiowanie odstępu wydruku od krawędzi strony
222
Drukowanie
Po rozwinięciu listy Drukuj (Print) wyświetlane są opcje wyboru zakresu wydruku (rysunek 17.20). Podobnie jak w przypadku wcześniej opisanych list, użytkownik nie musi podawać parametrów liczbowych. Wystarczy, że wybierze jedno z kilku najpopularniejszych ustawień.
Rysunek 17.20. Najczęściej drukowane są: zaznaczenie, skoroszyt lub arkusze
Im więcej stron liczy dokument, tym większe znaczenie ma wykonanie wydruku z wykorzystaniem obu stron kartki. Niektóre drukarki są w stanie samoczynnie odwracać karki. W prostszych modelach trzeba wydrukować na przykład strony nieparzyste, po czym ponownie włożyć do drukarki papier — zadrukowany z jednej strony — i wydrukować strony parzyste. Do zarządzania drukiem wielostronnym służą opcje pokazane na rysunku 17.21.
Rysunek 17.21.
Drukowanie dwustronne nie należy do najprostszych czynności, ale dzięki podjęciu się tego zadania poczujemy ulgę, kiedy przyjdzie nam nosić ze sobą wydruk
223
ABC Excel 2016 PL
Drukowanie obszaru Gdy w arkuszu znajduje się więcej danych, niż chcemy umieścić na wydruku, nie trzeba przenosić ich do nowego arkusza. Wystarczy zaznaczyć obszar zawierający interesujące nas dane i ograniczyć do niego drukowanie (rysunek 17.22).
Rysunek 17.22.
Arkusz z zaznaczonym obszarem — wykresem
Po zaznaczeniu komórek należy poinformować program, że drukowany ma być tylko ten obszar. W tym celu należy wybrać polecenia Plik/Drukuj (File/Print). Następnie z listy zakresów wydruku trzeba wybrać opcję Drukuj zaznaczony wykres (Print Selected Chart) (rysunek 17.23).
Rysunek 17.23.
224
Z całego arkusza wydrukowany zostanie tylko wykres
Drukowanie
W prawej części okna wyświetlanego po wybraniu poleceń Plik/Drukuj (File/Print) widoczna jest miniatura strony. Pozwala się ona zorientować, jak na arkuszu zostanie rozplanowany wydruk.
Wersja wydruku i numeracja stron Gdy wykonujemy wydruk dokumentu po każdej serii wprowadzonych poprawek, wtedy po pewnym czasie dysponujemy mnóstwem wydruków. Niewątpliwie tracimy wówczas sporo czasu na znalezienie poszczególnych wersji. Wydruki nierzadko zajmują wiele stron. Dużym problemem może być ułożenie kartek w prawidłowej kolejności, gdy zostaną one wymieszane. Na szczęście Excel został wyposażony w narzędzia ułatwiające czynności edytorskie. Na każdej stronie nad tekstem lub pod nim można dodać informacje w rodzaju numeru strony, liczby wszystkich stron w dokumencie, daty i godziny wydruku, ścieżki dostępu do pliku itp. Gdy dane te zostaną raz umieszczone w stopce lub nagłówku dokumentu, program będzie je automatycznie aktualizował. Nagłówki są drukowane na górze każdej strony, a stopki umieszczane są na dole. Aby przejść do trybu edycji nagłówków i stopek, należy kliknąć wstążkę Wstawianie (Insert). Następnie w sekcji Tekst (Text) trzeba kliknąć przycisk Nagłówek i stopka (Header & Footer) (rysunek 17.24).
Rysunek 17.24. Kliknięcie tej ikony powoduje rozpoczęcie edycji nagłówka i stopki
Z sekcji Elementy nagłówka i stopki (Header/Footer) można wybrać standardowy tekst nagłówka i stopki (rysunek 17.25).
225
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 17.25.
Okno Ustawienia strony (Page Setup) umożliwia projektowanie nagłówków i stopek
Jeżeli żadna ze standardowych postaci nagłówka lub stopki nam nie odpowiada, można zredagować je samodzielnie. W oknie redagowania nagłówka i stopki widoczne są trzy pola: Lewa sekcja (Left section) — zawiera informacje drukowane w lewej części obszaru; Środkowa sekcja (Center section) — informacje drukowane na środku obszaru; Prawa sekcja (Right section) — informacje drukowane w prawej części obszaru (rysunek 17.26). Aby umieścić informację w arkuszu, należy kliknąć jedno z pól. Pojawi się w nim migająca kreska — znak wstawiania. Wyznacza ona miejsce, w którym zostanie umieszczony tekst. Kliknięcie wybranej ikony widocznej w środkowej części okna powoduje wstawienie tekstu w miejscu wyznaczonym przez znak wstawiania kodu. W trakcie drukowania kod zostanie zamieniony na informację. W tabeli 17.1 objaśniono przeznaczenie ikon.
226
Drukowanie
Rysunek 17.26. Tabela 17.1. Ikona
Okno pozwalające na zaprojektowanie nagłówka strony Objaśnienie ikon dostępnych dla pól: Lewa sekcja (Left section), Środkowa sekcja (Center section) i Prawa sekcja (Right section)
Opis Formatowanie tekstu nagłówka lub stopki Numer strony Liczba stron Data wydruku Czas wydruku Ścieżka dostępu do drukowanego pliku Nazwa pliku Nazwa arkusza Obrazek Edycja obrazka
227
ABC Excel 2016 PL
Po zamknięciu okna edycji nagłówka i stopki ponownie wyświetlane jest okno Ustawienia strony (Page Setup).
Aby zainicjować wydruk, należy z menu wybrać polecenia Plik/Drukuj (File/Print) lub posłużyć się skrótem klawiaturowym Ctrl+P.
Podsumowanie
228
Teksty tworzone za pomocą edytora Word są umieszczane na wirtualnych stronach. To, co widzimy na ekranie, jest niemal całkowicie zgodne z tym, co pojawi się na papierze. Natomiast arkusz kalkulacyjny jest olbrzymią tabelą, której rozmiary zdecydowanie przekraczają powierzchnię kartki papieru.
Wykonywanie wydruku można zainicjować, posługując się skrótem klawiaturowym Ctrl+P lub wybierając polecenia Plik/Drukuj (File/Print).
Aby przejść do trybu edycji nagłówków i stopek, należy kliknąć wstążkę Wstawianie (Insert). Następnie w sekcji Tekst (Text) trzeba kliknąć przycisk Nagłówek i stopka (Header & Footer).
18 FUNKCJE FINANSOWE W
tym rozdziale dowiesz się:
Jak wyliczana jest amortyzacja środka trwałego w zadanym okresie.
Jaka funkcja umożliwia obliczanie ceny przypadającej na 100 zł wartości nominalnej weksla skarbowego.
Co to jest wartość bieżąca inwestycji.
Arkusz kalkulacyjny przypomina swoim wyglądem pokratkowaną kartkę papieru. W kratkach można wpisywać dane. Tym, co zasadniczo odróżnia arkusz od kartki, jest możliwość wykonywania obliczeń. W komórce można wpisać formułę — funkcję matematyczną. Jej argumentami mogą być zarówno wartości wpisane do komórek, jak i wyniki zwrócone przez inne formuły. Gdy będziemy zmieniali dane, wynik również będzie ulegał zmianie. Takich możliwości nie stwarza żadna kartka papieru.
ABC Excel 2016 PL
Nie ma potrzeby definiowania każdej funkcji. Wraz z arkuszem jest instalowanych ponad 300 wbudowanych funkcji. Aby zastosować którąś z nich, wystarczy wpisać jej nazwę i określić argumenty. Cała trudność sprowadza się zatem do znajomości nazw funkcji. W tym rozdziale zostaną omówione najpopularniejsze funkcje dostępne w arkuszu kalkulacyjnym Excel 2016. Aby łatwiej było Ci odnaleźć informacje, zostały one podzielone na grupy — w zależności od obszaru zastosowań.
Amortyzacja liniowa Funkcja AMORT.LIN (AMORLINC) umożliwia obliczanie amortyzacji dla każdego okresu rozrachunkowego. Funkcja jest dostosowana do francuskiego systemu księgowego. Jeśli zakupu środka trwałego dokonuje się w połowie roku rozrachunkowego, to pod uwagę bierze się amortyzację podzieloną proporcjonalnie. Składnia tej funkcji jest następująca: AMORT.LIN(koszt;data_zakupu;pierwszy_okres;odzysk;okres;stopa;podstawa)
gdzie: koszt (cost) — cena zakupu środka trwałego; data_zakupu (date_purchased) — data zakupu środka trwałego; pierwszy_okres (first_period) — data kończąca pierwszy okres; odzysk (salvage) — wartość na koniec okresu użytkowania środka trwałego; okres (period) — okres; stopa (rate) — stopa amortyzacji; podstawa (basis) — podstawa roczna, która ma być używana. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych (rysunek 18.1).
Data powinna być wprowadzana z wykorzystaniem funkcji DATA (DATE). Może być wynikiem użycia innych formuł lub funkcji. Na przykład w przypadku daty 29 maja 2016 należy użyć funkcji DATA(2016;5;29) lub w anglojęzycznej wersji programu DATE(2016;5;29). Daty nie powinny być wprowadzane jako tekst.
230
Funkcje finansowe
Rysunek 18.1. Dane do obliczania amortyzacji liniowej
W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. W komórkach od A2 do A8 wpisz: koszt przedmiotu, datę zakupu, koniec pierwszego okresu, wartość odzyskaną, okres użytkowania, stopę amortyzacji i podstawę bieżącą. Są to zmienne. Jeśli wprowadzisz w ich miejsce nowe wartości, otrzymasz inne wyniki. Wartości w przykładzie dobrano tak, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. W kolumnie B wprowadź informacje o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A (rysunek 18.1). Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi oddzielimy od części arkusza z opisem. W komórkach A9 i B9 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis (rysunek 18.2). W komórce A10 wpisz formułę =AMORT.LIN (A2;A3;A4;A5;A6;A7;A8). W komórce B10 wprowadź informację o tym, co jest wyliczane w kolumnie A. Kalkulator amortyzacji liniowej jest gotowy (rysunek 18.2).
Program Microsoft Excel przechowuje daty jako liczby kolejne, aby można ich było używać w obliczeniach. Domyślnie data 1 stycznia 1900 jest liczbą kolejną 1, a data 1 stycznia 2008 jest liczbą kolejną 39448, ponieważ różnica między tymi datami jest równa 39448 dni.
231
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 18.2.
Kalkulator amortyzacji liniowej
Amortyzacja środka trwałego Funkcja DB (DB) umożliwia obliczanie amortyzacji środka trwałego w zadanym okresie. Obliczenia są wykonywane z wykorzystaniem metody równomiernie malejącego salda. Składnia tej funkcji jest następująca: DB(koszt;odzysk;czas_życia;okres;miesiąc)
gdzie: koszt (cost) — początkowy koszt środka trwałego; odzysk (salvage) — wartość środka trwałego po zakończonym okresie amortyzacji; czas_życia (life) — liczba okresów, w czasie których środek trwały jest amortyzowany; okres (period) — okres, dla którego zostanie obliczona amortyzacja; argument okres musi być wyrażony w tych samych jednostkach co czas_życia; miesiąc (month) — liczba miesięcy w pierwszym roku; jeżeli argument zostanie pominięty, przyjmowana jest liczba miesięcy równa 12.
232
Funkcje finansowe
Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. W komórkach A2, A3 i A4 wpisz kolejno: wartość początkową przedmiotu, wartość odzyskaną oraz okres użytkowania. Są to zmienne. Jeśli wprowadzisz w ich miejsce nowe wartości, otrzymasz inne wyniki. Wartości w przykładzie dobrano tak, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. W kolumnie B wprowadź informacje o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A (rysunek 18.3).
Rysunek 18.3. Dane do obliczania amortyzacji
Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza zawierającą zmienne oddzielimy od części z opisem. W komórkach A5 i B5 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórkach A6, A7 i A8 wpisz odpowiednio formuły: =DB(A2;A3;A4;1;7), =DB(A2;A3;A4;2;7) oraz =DB(A2;A3;A4;3;7). W komórkach B6, B7 i B8 wprowadź informacje na temat tego, co jest wyliczane w kolumnie A. Kalkulator amortyzacyjny jest gotowy (rysunek 18.4).
Rysunek 18.4.
Kalkulator amortyzacji środka trwałego
Arkusz jest świetną pomocą dydaktyczną. Możesz zmieniać wartości i obserwować ich wpływ na wynik końcowy.
233
ABC Excel 2016 PL
Zmień koszt początkowy i zaobserwuj, jak wpływa to na amortyzację środka w poszczególnych latach. Wpisz wartość odzyskaną większą niż koszt początkowy. Zapamiętaj, w jaki sposób sygnalizowany jest błąd.
Cena bonu skarbowego Funkcja CENA.BS (TBILLPRICE) umożliwia obliczanie ceny przypadającej na 100 zł wartości nominalnej weksla skarbowego. Składnia tej funkcji jest następująca: CENA.BS(rozliczenie;data_spłaty;dyskonto)
gdzie: rozliczenie (settlement) — data rozliczenia weksla skarbowego jest datą sprzedaży weksla skarbowego nabywcy, późniejszą niż data emisji; data_spłaty (maturity) — data spłaty to data, kiedy weksel skarbowy traci ważność; dyskonto (discount) — stopa dyskontowa weksla skarbowego. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. W komórkach A2, A3 i A4 wpisz datę rozliczenia, datę spłaty oraz wysokość stopy dyskontowej. Są to zmienne. Wprowadzając w ich miejsce nowe wartości, uzyskasz inne wyniki. Wartości dobrano tak, aby łatwo było sprawdzić rachunki w pamięci. W kolumnie B umieść informacje, jakie dane należy wpisać w kolumnie A (rysunek 18.5).
Rysunek 18.5. Dane do obliczania ceny weksla skarbowego
234
Funkcje finansowe
Pod danymi wpisz formuły. Oddziel część arkusza ze zmiennymi od części arkusza z opisem. W komórkach A5 i B5 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A6 wpisz formułę =CENA.BS(A2;A3;A4) lub w anglojęzycznej wersji programu =TBILLPRICE(A2;A3;A4). W komórce B6 wprowadź informację o tym, co jest wyliczane w kolumnie A.
Zmień format danych w komórce A6 z ogólnego na walutowy z dwoma miejscami po przecinku. Wynik nie będzie wyświetlany w postaci ułamka okresowego. Zostanie zaokrąglony do groszy i uzupełniony symbolem waluty. Kalkulator ceny weksla jest gotowy (rysunek 18.6). Zmień stopę dyskontową i zaobserwuj, jak wpływa to na cenę weksla skarbowego. Wpisz datę rozliczenia późniejszą niż data spłaty. Zapamiętaj, w jaki sposób sygnalizowany jest błąd.
Rysunek 18.6. Kalkulator ceny weksla skarbowego
Efektywna stopa procentowa Funkcja EFEKTYWNA (EFFECT) umożliwia obliczanie rocznej stopy procentowej przy ustalonych: rocznej stopie nominalnej i liczbie okresów kapitalizacji w roku. Składnia tej funkcji jest następująca: EFEKTYWNA(stopa_nominalna;okresy)
235
ABC Excel 2016 PL
gdzie: stopa_nominalna (nominal_rate) — nominalna stopa procentowa; okresy (npery) — liczba kapitalizacji w roku. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. W komórkach A2 i A3 wpisz wysokość nominalnej stopy procentowej oraz liczbę kapitalizacji w roku. Są to zmienne. Jeśli wprowadzisz w ich miejsce nowe wartości, otrzymasz inne wyniki. Wartości w przykładzie zostały tak dobrane, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. W kolumnie B wprowadź informacje o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A (rysunek 18.7).
Rysunek 18.7.
Dane do obliczania efektywnej stopy procentowej
Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi oddzielimy od części arkusza z opisem. W komórkach A4 i B4 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A5 wpisz formułę =EFEKTYWNA(A2;A3) lub w anglojęzycznej wersji programu =EFFECT(A2;A3). W komórce B5 wprowadź informację o tym, co jest wyliczane w kolumnie A.
Zmień format danych w komórkach A2 i A5 z ogólnego na liczbowy z pięcioma miejscami po przecinku. Wynik będzie wyświetlany z większą dokładnością. Kalkulator efektywnego oprocentowania jest gotowy (rysunek 18.8). Zmień liczbę kapitalizacji w roku i zaobserwuj, jak wpływa to na stopę procentową efektywną.
236
Funkcje finansowe
Rysunek 18.8. Kalkulator efektywnego oprocentowania
Odsetki od papieru wartościowego Funkcja NAL.ODS (ACCRINT) zwraca narosłe odsetki dla papieru wartościowego. Odsetki wypłaca się okresowo. Składnia tej funkcji jest następująca: NAL.ODS (emisja;notowanie;rozliczenie; stopa;wartość;płatności;[podstawa];[metoda])
gdzie: emisja (issue) — data emisji papieru wartościowego. notowanie (first_interest) — pierwsze notowanie papieru wartościowego. rozliczenie (settlement) — data rozliczenia papieru wartościowego. stopa (rate) — roczna stopa papieru wartościowego. wartość (par) — wartość nominalna papieru wartościowego. Jeśli pominąć par, ACCRINT przyjmuje wartość 1000 dol. płatności (frequency) — liczba płatności kuponowych w roku. W przypadku płatności rocznych częstotliwość = 1, za półroczne — częstotliwość = 2, dla kwartalnych — częstotliwość = 4. podstawa (basis) — sposób naliczania dni. 0 lub wartość pominięta - USA (NASD) 30/360. metoda (calc_method) — wartość logiczna, która określa sposób obliczenia odsetek, gdy data rozliczenia jest późniejsza niż data notowanie. Wartość PRAWDA (1) zwraca całkowitą wartość naliczonych odsetek od emisji do rozliczenia. Wartość FAŁSZ (0) zwraca odsetki naliczone od notowanie do rozliczenia. Jeśli argument nie zostanie przyjęty, domyślnie przyjmowana jest PRAWDA.
237
ABC Excel 2016 PL
Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. W komórkach A2 do A8 wpisz zmienne. Jeśli wprowadzisz w ich miejsce nowe wartości, otrzymasz inne wyniki. Wartości w przykładzie zostały dobrane tak, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. W kolumnie B wpisz informacje dotyczące tego, jakie dane należy wprowadzić w kolumnie A (rysunek 18.9). Pominięta została metoda wyliczania. Parametr ma wartość logiczną. Gdy wynosi on 1 lub zostanie pominięty, wyliczone zostaną odsetki skumulowane od daty wystawienia papieru wartościowego.
Rysunek 18.9. Dane do obliczania odsetek od papieru wartościowego
Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi oddzielimy od części arkusza z opisem. W komórkach A9 i B9 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A10 wpisz formułę = NAL.ODS (A2;A3;A4;A5;A6;A7;A8). W komórce B10 wprowadź informację o tym, co jest wyliczane w kolumnie A. Kalkulator odsetek od papieru wartościowego już gotowy (rysunek 18.10). Zmień częstotliwość naliczania odsetek i zaobserwuj, jaki wpływ ma to na ich wysokość.
Wartość przyszłej inwestycji Funkcja FV (FV) służy do obliczania wartości przyszłej inwestycji. Zakładane są okresowe i stałe płatności oraz stała stopa procentowa.
238
Funkcje finansowe
Rysunek 18.10. Kalkulator odsetek od papieru wartościowego
Funkcja ma następującą składnię: FV(stopa;liczba_rat;rata;wa;typ)
gdzie: stopa (rate) — stopa procentowa dla okresu obliczeń. liczba_rat (nper) — całkowita liczba okresów płatności w okresie spłaty. Jeśli dokonywane są miesięczne spłaty czteroletniej pożyczki oprocentowanej na 12% rocznie, to argument stopa ma wartość 12%/12, a liczba_rat ma wartość 4*12. Jeśli dokonywane są roczne spłaty pożyczki, wówczas argument stopa ma wartość 12%, a liczba_rat wynosi 4. rata (pmt) — wpłata dokonywana okresowo. Nie ulega zmianie w całym okresie płatności. Rata obejmuje zazwyczaj kapitał i odsetki, z wyłączeniem innych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać umieszczona zmienna wa. wa (pv) — wartość obecna. Może to również być skumulowana wartość przyszłego strumienia płatności według wyceny na dzień bieżący. Jeśli zmienna wa jest pominięta, przyjmowana jest wartość przyszłego strumienia płatności wynosząca 0. W takim przypadku należy wpisać argument rata. typ (type) — liczba 0 lub 1, informująca o tym, kiedy płatność jest należna. Jeśli argument nie został określony, domyślnie przyjmuje wartość 0. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis.
239
ABC Excel 2016 PL
W komórkach od A2 do A6 wpisz kolejno: zakładaną stałą stopę oprocentowania, liczbę wpłat, wysokość miesięcznej raty, aktualną wartość inwestycji oraz parametr informujący o przypadaniu płatności na początek okresu. Są to zmienne. Modyfikując ich wartości, możesz wykonywać obliczenia dostosowane do własnych potrzeb. Wartości dobrano tak, aby łatwo było sprawdzić rachunki w pamięci. W komórkach od B2 do B6 wpisz informacje o tym, jakie dane należy umieścić w kolumnie A (rysunek 18.11).
Rysunek 18.11. Dane do obliczania wartości przyszłej inwestycji
Środki wypłacane (na przykład zasilenie konta) wyrażone są liczbami ujemnymi. Przychody (na przykład dywidendy) wyrażone są liczbami dodatnimi. Poniżej danych wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi oddzielimy od części arkusza z opisem. W komórkach A7 i B7 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A8 wpisz formułę =FV(A2/12;A3;A4;A5;A6). Mimo korzystania z 10 rat roczna stopa procentowa jest podzielona przez 12, ponieważ dotyczy płatności naliczanych miesięcznie. W komórce B8 wpisz informację o tym, co jest wyliczane w kolumnie A (rysunek 18.12). Zmień liczbę płatności na 12. Jako wartość bieżącą wprowadź 0. Otrzymasz wartość rocznej inwestycji przy stałych wpłatach i zerowej wartości początkowej (rysunek 18.13). Zmień wartość parametru Płatność przypada na początek okresu z 1 na 0. Zauważ, jaki wpływ na wartość inwestycji ma zmiana daty wpłacania rat z początku na koniec okresu.
240
Funkcje finansowe
Rysunek 18.12. Kalkulator wartości przyszłej inwestycji
Rysunek 18.13. Wartość inwestycji przy stałych wpłatach i zerowej wartości początkowej
Wysokość spłaty odsetek kredytu Funkcja IPMT (IPMT) służy do obliczania wysokości spłaty odsetek kredytu. Założone są okres kredytowania i równa rata roczna. Funkcja ma następującą składnię: IPMT(stopa;okres;liczba_rat;wa;wp;typ)
gdzie: stopa (rate) — stała stopa procentowa dla całego okresu kredytowania. okres (per) — czas, dla którego należy wyznaczyć procent. Wartość musi się zawierać w przedziale od 1 do liczba_rat. liczba_rat (nper) — całkowita liczba okresów płatności w okresie spłaty. wa (pv) — obecna wartość lokaty lub wartość przyszłych opłat.
241
ABC Excel 2016 PL
wp (fv) — przyszła wartość. Jeśli argument wp jest pominięty, to jako jego wartość przyjmuje się 0. Oznacza to, że na przykład przyszła wartość pożyczki wynosi 0. typ (type) — liczba 0 lub 1, informująca o tym, kiedy płatność jest należna. Jeśli argument nie został określony, domyślnie przyjmuje wartość 0. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. W komórkach od A2 do A5 wpisz kolejno: zakładaną stałą stopę oprocentowania kredytu, parametr informujący o przypadaniu płatności na początek okresu, całkowitą liczbę okresów płatności w okresie spłaty oraz wysokość pożyczki. Pominięte zostały parametry wp i typ. Jeżeli zostaną pominięte domyślnie, przyjmują wartości 0 i 1. Wartości w przykładzie dobrano tak, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. Wpisując w arkuszu inne wartości, możesz wykonywać potrzebne Ci obliczenia. W komórkach od B2 do B5 wprowadź informacje o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A (rysunek 18.14).
Rysunek 18.14. Dane do obliczania wysokości spłaty odsetek kredytu
W komórkach A6 i B6 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A7 wpisz formułę =IPMT(A2/12;A3*3;A4;A5). W celu obliczenia miesięcznej raty stopa procentowa jest dzielona przez 12. Liczba spłat jest wyliczana przez pomnożenie liczby lat okresu spłaty przez 12. W komórce A8 wpisz formułę =IPMT(A2;3;A4;A5). W komórkach B7 i B8 wpisz objaśnienia na temat wyników widocznych w komórkach A7 i A8 (rysunek 18.15). Zmień wartość parametru Okres, dla którego obliczane są odsetki z 1 na 0. Zauważ, jaki wpływ na odsetki ma zmiana daty wpłacania rat z początku na koniec okresu.
242
Funkcje finansowe
Rysunek 18.15. Kalkulator wysokości spłaty odsetek kredytu
Zwiększ parametr Odsetki roczne do 25%.
Liczba okresów dla inwestycji Funkcja NPER (NPER) służy do obliczania liczby okresów dla inwestycji polegającej na okresowych, stałych wpłatach przy stałym oprocentowaniu. Funkcja ma następującą składnię: NPER(stopa;rata;wa;wp;typ)
gdzie: stopa (rate) — stała stopa procentowa dla całego okresu inwestycji. rata (pmt) — wysokość wpłaty dokonywanej okresowo. Obejmuje kapitał i odsetki z wyłączeniem innych opłat i podatków. wa (pv) — obecna wartość, czyli całkowita suma bieżącej wartości serii przyszłych płatności. wp (fv) — poziom finansowy, do którego zmierza się po dokonaniu ostatniej płatności. Jeśli parametr nie zostanie wpisany, przyjmowana jest domyślnie wartość 0. typ (type) — liczba 0 lub 1, informująca o tym, kiedy płatność jest należna. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis.
243
ABC Excel 2016 PL
W komórkach od A2 do A6 wpisz kolejno: zakładaną stałą stopę procentową, stałą wysokość raty, wartość początkową inwestycji, docelową wartość inwestycji oraz termin dokonywania płatności. W komórkach od B2 do B6 wprowadź informacje dotyczące tego, jakie dane należy wpisać w kolumnie A (rysunek 18.16).
Rysunek 18.16. Dane do obliczania liczby okresów dla inwestycji
W komórkach A7 i B7 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A8 wpisz formułę =NPER(A2/12;A3;A4;A5;A6). W komórce B8 wpisz objaśnienie na temat wyniku widocznego w komórce A8 (rysunek 18.17).
Rysunek 18.17. Kalkulator liczby okresów dla inwestycji
Zwiększ wartość stopy procentowej do 24%. Sprawdź, jaki to będzie miało wpływ na długość okresu inwestycji. Jako wartość początkową inwestycji (Wartość obecna) wpisz 5000. Sprawdź, jak skróci to okres inwestycji.
Wartość bieżąca inwestycji Funkcja PV (PV) służy do obliczania wartości bieżącej inwestycji. Obliczona wartość jest całkowitą sumą bieżącej wartości szeregu przyszłych płatności. Na przykład gdy pożycza się pieniądze, kwota pożyczki jest wartością bieżącą dla pożyczkodawcy.
244
Funkcje finansowe
Funkcja ma następującą składnię: PV(stopa;liczba_rat;rata;wp;typ)
gdzie: stopa (rate) — stopa procentowa dla okresu inwestycji. Załóżmy, że pożyczka oprocentowana na 24% rocznie jest spłacana w miesięcznych ratach. Każdego miesiąca oprocentowanie wyniesie 24%/12, czyli 2%. liczba_rat (nper) — całkowita liczba okresów płatności w czasie spłaty pożyczki. Załóżmy, że pożyczka została udzielona na trzy lata. Jest ona spłacana w miesięcznych ratach. Liczba rat wynosi zatem 3*12, co daje 36 okresów płatności. rata (pmt) — płatność dokonywana w każdym okresie. Jej wysokość nie zmienia się przez cały okres pożyczki. Rata obejmuje kapitał i odsetki. Nie uwzględnia dodatkowych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać dołączony argument wp. wp (fv) — wartość przyszła. Do niej zmierza się po dokonaniu ostatniej płatności. Jeśli argument zostanie pominięty, domyślnie przyjmowana jest wartość 0. W wielu wypadkach jest to prawdziwe, gdy wartość pożyczki po spłacie wynosi właśnie 0. Jeżeli jednak chcesz oszczędzać pieniądze z myślą o przeznaczeniu ich na określony cel, to założona wartość oszczędności jest wartością przyszłą. Jeśli argument wp jest pominięty, musi zostać podany argument rata. typ (type) — liczba 0 lub 1, informująca o tym, kiedy płatność jest należna. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. W komórkach od A2 do A4 wpisz kolejno: wysokość raty, oprocentowanie oraz liczbę lat, przez które co miesiąc będą inwestowane pieniądze. W komórkach od B2 do B4 wpisz objaśnienia do danych wpisywanych w kolumnie A (rysunek 18.18). W komórkach A5 i B5 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis (wynik). W komórce A6 wpisz formułę =PV(A3/12;12*A4;A2;;0). Funkcja PV jako wartości zerowe parametrów akceptuje zarówno 0, jak i puste miejsce. W celu uzyskania miesięcznej stopy oprocentowania roczna stopa oprocentowania jest dzielona
245
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 18.18. Dane do obliczania wartości bieżącej inwestycji
przez 12. Liczba lat okresu inwestycji jest mnożona przez 12. Uzyskana w ten sposób wartość jest liczbą wpłat. Parametrom wp i typ nadane są wartości 0. Przypisane zostały w formule. Dzięki temu nie będą one zmieniane przy symulacjach wprowadzanych w komórkach arkusza. W komórce B6 wprowadź objaśnienie dla obliczeń wykonywanych w komórce A6. Uzyskany wynik ma wartość ujemną (rysunek 18.19). Oznacza on bowiem wypływ gotówki.
Rysunek 18.19. Kalkulator wartości bieżącej inwestycji
Zwiększ wartość stopy procentowej do 12%. Sprawdź, jaki to będzie miało wpływ na końcową wartość inwestycji.
Podsumowanie
246
Obliczanie amortyzacji środka trwałego w zadanym okresie jest wykonywane z wykorzystaniem metody równomiernie malejącego salda. Umożliwia to funkcja DB.
Funkcja CENA.BS (TBILLPRICE) umożliwia obliczanie ceny przypadającej na 100 zł wartości nominalnej weksla skarbowego.
Wartość bieżącej inwestycji to całkowita suma bieżącej wartości szeregu przyszłych płatności. Na przykład gdy pożycza się pieniądze, kwota pożyczki jest wartością bieżącą dla pożyczkodawcy.
19 FUNKCJE CZASU I DATY W
tym rozdziale dowiesz się:
Do czego służy funkcja CZAS (TIME).
Jak wykonywać sumowanie i odejmowanie czasu.
Do czego służy funkcja TERAZ (NOW).
Skąd odczytywane są data i godzina używane do obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym.
Wyświetlanie określonego czasu jako liczby dziesiętnej Funkcja CZAS (TIME) służy do wyświetlania określonego czasu jako liczby dziesiętnej.
ABC Excel 2016 PL
Jeśli przed wprowadzeniem funkcji komórka miała format ogólny, to wynik zostanie sformatowany jako data. Funkcja CZAS (TIME) ma następującą składnię: CZAS(godzina;minuta;sekunda)
gdzie: godzina (hour) — liczba z zakresu od 0 do 32767. Reprezentuje ona godzinę. Wartość większa od 23 jest dzielona przez 24. Reszta z dzielenia jest wartością godziny. minuta (minute) — liczba z zakresu od 0 do 32767. Reprezentuje ona minuty. Wartość większa od 59 jest konwertowana na godziny i minuty. sekunda (second) — liczba z zakresu od 0 do 32767. Reprezentuje ona sekundy. Każda wartość większa niż 59 jest konwertowana na godziny, minuty i sekundy. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1, B1 i C1 wpisz odpowiednio: Godzina, Minuta i Sekunda. W komórkach A2, B2 i C2 wpisz: 12, 0 i 0. W komórkach A3, B3 i C3 wpisz: 15, 10 i 0. W komórkach A4, B4 i C4 wpisz: 30, 0 i 0. W komórkach A5, B5 i C5 wpisz: 0, 750 i 0. W komórkach A6, B6 i C6 wpisz: 0, 0 i 1801 (rysunek 19.1).
Rysunek 19.1. Dane do wyświetlania określonego czasu jako liczby dziesiętnej
248
Funkcje daty i czasu
W komórkach A7 i B7 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A8 wpisz formułę =CZAS(A2;B2;C2) lub w anglojęzycznej wersji programu =TIME(A2;B2;C2) (rysunek 19.2).
Rysunek 19.2. Wartość formuły została wyznaczona
W pozostałych komórkach należy umieścić analogiczną formułę. Wystarczy jedynie zmienić adresy komórek — dzięki temu nie będziemy musieli ponownie wpisywać formuły. Zaznacz komórkę A8 i kliknij ikonę Kopiuj (Copy). Zawartość komórki zostanie skopiowana do schowka — świadczy o tym przerywana linia widoczna wokół skopiowanego obszaru. Zaznacz komórki od A9 do A12. Kliknij ikonę Wklej (Paste) (rysunek 19.3). W komórkach, do których wprowadzono formuły, zostaną wyświetlone wyniki konwersji. Kliknij komórkę A12. Na pasku formuły zostanie wyświetlona jej zawartość (rysunek 19.4). Wyniki obliczeń należy opisać. W komórce B8 wpisz Konwersja danych z wiersza 2. W komórce B9 wpisz Konwersja danych z wiersza 3. W komórce B10 wpisz Konwersja danych z wiersza 4. W komórce B11 wpisz Konwersja danych z wiersza 5. W komórce B12 wpisz Konwersja danych z wiersza 6. (rysunek 19.5). Zmień zestaw danych (rysunek 19.6). Wartość widoczna w komórce A9 powstała przez zamianę 61 minut na 1 godzinę i 1 minutę.
249
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 19.3. Kopiowanie formuły
Rysunek 19.4. Wartości są wyliczane natychmiast po skopiowaniu formuł
250
Funkcje daty i czasu
Rysunek 19.5. Opisane wyniki obliczeń
Po wpisaniu wartości ujemnej w komórce A4 w formule w komórce A10 sygnalizowany jest błąd. Konwersja wartości z 2. wiersza daje wynik na pierwszy rzut oka bardzo podobny do widocznego w komórce A12. W rzeczywistości wartości wyjściowe znacznie się różnią.
Rysunek 19.6. Sygnalizacja błędnej wartości
251
ABC Excel 2016 PL
Dodawanie czasu Operacje arytmetyczne na czasie są przyczyną problemów. Przyzwyczajeni jesteśmy do liczenia w systemie dziesiętnym. Czas liczony jest w systemie hm... sześćdziesiątkowym lub dwudziestoczwórkowym. Na szczęście przychodzi tu z pomocą Excel. Można w nim wykonywać operacje matematyczne na czasie przy wykorzystaniu prostych formuł. Sprawdzenie, jak Excel radzi sobie z sumowaniem czasu, rozpoczniemy od wpisania danych. W komórce A1 wpisz Opis, zaś w komórce B1 − Czas trwania (rysunek 19.7).
Rysunek 19.7. Wartości zostały dobrane tak, aby obliczenia łatwo było sprawdzić w pamięci Chcemy obliczyć, ile w sumie czasu zajmie wykonanie obu czynności. W komórce A4 wpisz Razem, zaś w komórce B4 − =B2+B3, po czym naciśnij klawisz Enter (rysunek 19.8).
Rysunek 19.8. Wynik poprawny
Pewien problem pojawia się, gdy sumaryczny czas przekroczy 24 godziny (rysunek 19.9). W polach B2 i B3 wpisz 12:30.
Rysunek 19.9. Program uznał, że skoro sumujemy czas, to po godzinie 24 rozpoczyna się nowa doba
252
Funkcje daty i czasu
Jak sobie poradzić z tym problemem? Należy poinformować program, jak ma interpretować zawartość komórki B4. Kliknij ją prawym przyciskiem myszy (rysunek 19.10). Z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj komórki... (Format Cells...).
Rysunek 19.10. Informacja o sposobie interpretowania zawartości komórki zawarta jest w formacie komórki
Po wyświetleniu okna Formatuj komórki (Format Cells) (rysunek 19.11) w sekcji Kategoria (Category) zaznacz Niestandardowe (Custom). W polu Typ (Type) zaznacz [g]:mm:ss, a następnie kliknij przycisk OK. Formatowanie nie zmieniło danych ani formuły użytej do ich sumowania. Wpłynęło jedynie na sposób interpretacji wyniku (rysunek 19.12).
253
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 19.11. Format, który pozwala na wyświetlanie czasu dłuższego niż doba Rysunek 19.12. Wynik poprawny
Odejmowanie czasu Excel nie może cofnąć wieku użytkownika. Jest za to w stanie pomóc mu przy wyliczaniu długości przedziału czasu.
254
Funkcje daty i czasu
W komórkach A1, B1, C1 i D1 wpisz kolejno: Pracownik, Początek, Koniec, Czas pracy. Następnie wprowadź dane (rysunek 19.13).
Rysunek 19.13. Lista pracowników wraz z danymi o początku i końcu pracy Komórki z danymi mają format g:mm AM/PM. Wydaje się on najbardziej dopasowany do tego typu zastosowań. W komórce D2 wpisz =C2-B2, po czym zatwierdź wprowadzoną formułę. Wyświetlony został wynik (rysunek 19.14). Jeśli chodzi o wartości bezwzględne, to jest on poprawny. Gorzej, jeśli chodzi o miano. Czy można się go pozbyć?
Rysunek 19.14. Lista pracowników wraz z czasami pracy
Zawartość komórki D2 sformatuj tak, aby była wyświetlana z użyciem formatu h:mm (rysunek 19.15). Stosując przeciąganie, wypełnij komórki D3 i D4 zawartością komórki D2.
Rysunek 19.15. Różnica liczb mianowanych może być niemianowana
Co zrobić, gdy pracownik przyjdzie jednego dnia, a wyjdzie następnego? Operowanie samymi godzinami to za mało. Trzeba programowi dostarczyć informacji o dacie. W tym celu należy zmienić formatowanie komórek z danymi (rysunek 19.16).
255
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 19.16. Format, który umożliwia zapisanie w jednej komórce daty i godziny Do wszystkich komórek z danymi należy zastosować ten sam format. Komórki zawierające wynik odejmowania powinny mieć format ogólny. Aby różnica była wyrażona w godzinach, musi być przemnożona przez 24 (rysunek 19.17).
Rysunek 19.17. Rekordzista spędził w pracy 744 godziny
Wyświetlanie bieżącej daty Funkcja TERAZ (NOW) służy do wyświetlania aktualnej daty. Data jest odczytywana z zegara komputera.
Wartość funkcji TERAZ (NOW) zmienia się tylko wtedy, kiedy arkusz jest obliczany lub gdy wykonywana jest makroinstrukcja zawierająca tę funkcję.
256
Funkcje daty i czasu
Excel przechowuje daty jako kolejne liczby porządkowe. Jest to podyktowane możliwością używania ich w obliczeniach. Dacie 1 stycznia 1900 przyporządkowana jest liczba 1, dacie 2 stycznia 1900 — liczba 2 itd. Funkcja TERAZ (NOW) ma następującą składnię: TERAZ()
Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. W komórce A2 wpisz formułę =TERAZ() lub w anglojęzycznej wersji programu =NOW(). Kliknij przycisk Wpis (Enter) (rysunek 19.18).
Rysunek 19.18. Wpisywanie formuły
W komórce A2 zostaną wyświetlone — odczytane z komputera — bieżąca data i godzina. W komórce B2 umieść opis wyniku widocznego w komórce A2 (rysunek 19.19).
Rysunek 19.19. Wynik wykonania formuły Kliknij zegar widoczny na pasku systemowym. Po wyświetleniu okna zmień datę i zatwierdź ustawienie kliknięciem przycisku OK. Aby uaktualnić odczyt funkcji TERAZ (NOW), kliknij pasek formuły. Bez wprowadzania zmian kliknij przycisk Wpis (Enter) (rysunek 19.20). Dane zostaną odczytane z zegara systemowego (rysunek 19.21).
257
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 19.20. Wymuszenie wykonania funkcji TERAZ (NOW) Rysunek 19.21. Arkusz po wczytaniu nowej daty i godziny
Podsumowanie
258
Funkcja CZAS (TIME) służy do wyświetlania określonego czasu jako liczby dziesiętnej.
Wykonując operacje arytmetyczne na czasie i dacie, należy sformatować komórki z danymi tak, aby Excel „wiedział”, że zapisane w nich dane są godzinami lub datami.
Funkcja TERAZ (NOW) służy do wyświetlania aktualnej daty.
Bieżąca data i godzina są odczytywane z zegara komputera. Zegar może być synchronizowany z zegarem serwera podczas logowania do sieci.
20 FUNKCJE TRYGONOMETRYCZNE W
tym rozdziale dowiesz się:
Jaka funkcja służy do obliczania wartości arcus sinus lub odwrotny sinus liczby.
Co to jest arcus cosinus.
Do jakiego przedziału należy kąt zwrócony przez funkcję ATAN.
Arcus cosinus Funkcja ACOS (ACOS) służy do obliczania wartości arcus cosinus lub odwrotnego cosinusa liczby. Ma ona następującą składnię: ACOS(liczba)
Gdzie: liczba — jest cosinusem poszukiwanego kąta. Jej wartość powinna należeć do przedziału od –1 do 1.
ABC Excel 2016 PL
Arcus cosinus jest wartością kąta, którego cosinus jest liczbą. Obliczona wartość jest podawana w radianach i mieści się w przedziale od 0 (zero) do pi. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ACOS. W komórkach A2 i A3 wpisz –1 oraz –0,99. W komórce B2 wpisz formułę =ACOS(A2) (rysunek 20.1).
Rysunek 20.1. Pierwsza wyliczona wartość
Stosując przeciąganie, wypełnij danymi komórki od A2 do A23 (rysunek 20.2).
Rysunek 20.2. Autouzupełnianie pozwala na błyskawiczne wpisanie danych
260
Funkcje trygonometryczne
Stosując przeciąganie, wypełnij formułami komórki od B2 do B23. Kliknij komórkę B23. Sprawdź, czy argumentem formuły z komórki B23 jest komórka A23 (rysunek 20.3).
Rysunek 20.3. Autouzupełnianie umożliwia szybkie wpisywanie formuł
O ile w przypadku wypełnienia 22 komórek można było sobie wyobrazić ręczne wpisanie danych i formuły, o tyle wpisanie danych i formuł do kilkuset komórek przypomina zadanie dla Kopciuszka. Dzięki autouzupełnianiu nie stwarza ono większego problemu. Stosując przeciąganie, wypełnij danymi komórki do A202. Stosując przeciąganie, wypełnij formułami komórki do B202. Kliknij komórkę B202.
261
ABC Excel 2016 PL
Sprawdź, czy argumentem formuły z komórki B202 jest komórka A202 (rysunek 20.4).
Rysunek 20.4. Wypełnienie kilkuset komórek nie zajęło wiele czasu
Zaznacz kolumnę B, klikając jej nagłówek (rysunek 20.5).
Rysunek 20.5.
Przed wykonaniem wykresu trzeba zaznaczyć obszar danych
Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.6). Po chwili wykres zostanie utworzony. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.7).
Arcus cosinus hiperboliczny Funkcja ACOSH (ACOSH) oblicza wartość arcus cosinus hiperboliczny liczby. Ma ona następującą składnię: ACOSH(liczba)
Gdzie: liczba — jest dowolną liczbą rzeczywistą większą lub równą 1.
262
Funkcje trygonometryczne
Rysunek 20.6. Wstawienie wykresu wymaga jedynie kilku kliknięć
Arcus cosinus hiperboliczny jest wartością, której cosinus hiperboliczny jest liczbą. Zatem ACOSH(COSH(liczba)) jest równy liczbie. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ACOSH. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2. W komórce B2 wpisz formułę =ACOSH(A2) (rysunek 20.8). Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A101 liczbami od 1 do 100. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B101 formułą =ACOSH(An) (rysunek 20.9). Zaznacz kolumnę B, klikając jej nagłówek.
263
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.7.
Wykres funkcji arcus cosinus
Rysunek 20.8.
Arkusz do obliczania wartości arcus cosinus hiperboliczny
Rysunek 20.9. Arkusz wypełniony serią danych
264
Funkcje trygonometryczne
Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.10).
Rysunek 20.10. Za chwilę na podstawie danych zostanie wygenerowany wykres
Na arkuszu pojawił się wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.11). Sprawdzimy, jaki wpływ na wygląd wykresu ma zmiana zakresu wartości danych. Wypełnij komórki od A2 do A101 liczbami od 1 do 1980 (rysunek 20.12). Utwórz wykres i zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.13).
Arcus sinus Funkcja ASIN (ASIN)służy do obliczania wartości arcus sinus lub odwrotny sinus liczby. Zwracany kąt w radianach należy do przedziału od –pi/2 do pi/2.
265
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.11. Rysunek 20.12. Zmieniony zakres wartości argumentów
266
Wykres funkcji arcus cosinus hiperboliczny dla danych od 1 do 100
Funkcje trygonometryczne
Rysunek 20.13.
Wykres funkcji arcus cosinus hiperboliczny dla danych od 1 do 1980
Funkcja ma następującą składnię: ASIN(liczba)
Gdzie: liczba — sinus poszukiwanego kąta. Wartość tego argumentu powinna należeć do przedziału od –1 do 1. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ASIN. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –1 i –0,99. W komórce B2 wpisz formułę =ASIN(A2) (rysunek 20.14). Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A202 liczbami od –1 do 1. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B202 formułą =ASIN(An) (rysunek 20.15).
267
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.14. Formuła po zapisaniu wylicza wartość
Rysunek 20.15. Do wykreślenia funkcji potrzebna jest duża ilość danych
Kliknij nagłówek i zaznacz kolumnę zawierającą wyniki obliczeń (rysunek 20.16).
Rysunek 20.16. Należy wskazać, które dane mają być użyte do wykonania wykresu
Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.17). Utwórz wykres i zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.18).
268
Funkcje trygonometryczne
Rysunek 20.17. Uruchamianie narzędzia do tworzenia wykresów
Rysunek 20.18.
Wykres funkcji arcus sinus
269
ABC Excel 2016 PL
Arcus sinus hiperboliczny Funkcja ASINH (ASINH) oblicza wartość arcus sinus hiperboliczny liczby. Ma ona następującą składnię: ASINH(liczba)
Gdzie: liczba — dowolna liczba rzeczywista. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wypełnienia fragmentu arkusza. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ASINH. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –10 i –9. W komórce B2 wpisz formułę =ASINH(A2) (rysunek 20.19).
Rysunek 20.19. Przetestowana formuła
Sprawdzony fragment arkusza wykorzystamy do wypełnienia większego obszaru. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –10 do 10. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =ASINH(An) (rysunek 20.20).
Rysunek 20.20. Zestaw danych do utworzenia wykresu
270
Funkcje trygonometryczne
Zaznacz kolumnę, w której znajdują się dane (rysunek 20.21).
Rysunek 20.21. Zakres danych do wykonania wykresu Następnie należy wskazać, do czego program ma wykorzystać dane znajdujące się w zaznaczonym obszarze (rysunek 20.21). Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.22).
Rysunek 20.22. Narzędzie do zamiany danych na wykres
Po chwili na ekranie pojawi się wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.23).
271
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.23.
Wykres funkcji arcus sinus hiperboliczny
Na ilustracjach możesz zobaczyć funkcje o kształtach dobrze znanych z lekcji matematyki. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś znacznie zawęził lub poszerzył zakres danych i obejrzał, jak wygląda przejście funkcji przez oś rzędnych lub wykres funkcji dla kilku okresów.
Zawężanie wykresu Na rysunku 20.23 został pokazany wykres, który powstał po zaznaczeniu całej kolumny. Aby na wykresie widoczne były tylko istotne dane, kliknij ikonę Filtry wykresu (Chart filters), a następnie odsyłacz Wybierz dane (Select Data…) (rysunek 20.24). Po wyświetleniu okna Wybieranie źródła danych (Select Data Source) (rysunek 20.25) ogranicz zakres danych wyświetlanych na wykresie do komórek zawierających liczby. Po ograniczeniu zakresu danych wykres jest bardziej czytelny (rysunek 20.26).
Arcus tangens Funkcja ATAN (ATAN)służy do obliczania wartości arcus tangens lub odwrotny tangens liczby. Zwrócony kąt w radianach należy do przedziału od –pi/2 do pi/2.
272
Funkcje trygonometryczne
Rysunek 20.24. Interpretowane na wykresie dane można ograniczyć
Rysunek 20.25.
W polu Zakres danych wykresu podane są wpisane adresy komórek użytych do wyświetlenia na wykresie
273
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.26.
Zakres danych wykresu kończy się nie na komórce 10 (rysunek 20.24), a obejmuje 10, 11 i 12
Funkcja ma następującą składnię: ATAN(liczba)
Gdzie: liczba — tangens kąta, który należy wyznaczyć. Wykonanie wykresu wymaga przygotowania zestawu danych. Nie musisz wpisywać ich wszystkich — wystarczy wypełnić nagłówki kolumn i przetestować formułę. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ATAN. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –10 i –9. W komórce B2 wpisz formułę =ATAN(A2) (rysunek 20.27).
Rysunek 20.27. Fragment arkusza do powielenia
274
Funkcje trygonometryczne
Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –10 do 10. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =ATAN(An). Zaznacz obszar, który zostanie wykorzystany do wykonania wykresu (rysunek 20.28).
Rysunek 20.28. Zaznaczony obszar danych
Następnie należy wskazać, do czego program ma wykorzystać dane znajdujące się w zaznaczonym obszarze (rysunek 20.28). Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.29). Po chwili na ekranie pojawi się wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.30).
275
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.29. Narzędzie do zamiany danych na wykres
Rysunek 20.30.
276
Wykres funkcji arcus tangens
Funkcje trygonometryczne
Cosinus Funkcja COS (COS) służy do obliczania wartości cosinusa danego kąta. Ma ona następującą składnię: COS(liczba)
Gdzie: liczba — kąt w radianach, dla którego należy obliczyć cosinus. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. Tak jak w poprzednich przypadkach, powinniśmy wpisać tylko nagłówki w kolumnach i zestaw danych do powielenia. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i COS. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –6 i –5,5. W komórce B2 wpisz formułę =COS(A2) (rysunek 20.31).
Rysunek 20.31. Przetestowany fragment arkusza
W komórkach A2 i A3 wpisane są wartości, które umożliwiają jednoznaczne zidentyfikowanie ciągu. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A26 liczbami od –6 do 6. Do jednoznacznego zidentyfikowania formuły wystarcza wpisanie jej w jednej komórce. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B26 formułą =COS(An) (rysunek 20.32).
Rysunek 20.32. Arkusz wypełniony danymi i formułą
277
ABC Excel 2016 PL
Tabele zostały błyskawicznie wypełnione danymi. W charakterze zmian wartości najłatwiej zorientować się na podstawie wykresu. Zaznacz kolumnę B (rysunek 20.33).
Rysunek 20.33. Do wykonania wykresu zostaną wykorzystane dane z kolumny B Następnie należy wskazać, do czego program ma wykorzystać dane znajdujące się w zaznaczonym obszarze (rysunek 20.33). Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Chart) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.34).
Rysunek 20.34. Narzędzie do tworzenia wykresów
Po chwili na ekranie pojawi się wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.35).
278
Funkcje trygonometryczne
Rysunek 20.35.
Wykres funkcji cosinus
Sinus Funkcja SIN (SIN)służy do obliczania sinusa podanego kąta. Ma ona następującą składnię: SIN(liczba)
Gdzie: liczba — kąt w radianach, dla którego należy obliczyć sinus. Tak jak w poprzednich przykładach, sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. Różnica polega na zakresie danych, skoku wartości i formule. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i SIN. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –6 i –5,5. W komórce B2 wpisz formułę =SIN(A2) (rysunek 20.36).
Rysunek 20.36. Wzorcowy fragment arkusza
279
ABC Excel 2016 PL
Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A26 liczbami od –6 do 6. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B26 formułą =SIN(An) (rysunek 20.37).
Rysunek 20.37. Fragment arkusza wypełniony danymi i wyliczoną wartością Na wykresie zostaną umieszczone tylko wartości zwrócone przez formułę. Zaznacz komórki zawierające dane w kolumnie B (rysunek 20.38).
Rysunek 20.38. Zaznaczanie obszaru do wykonania wykresu
280
Funkcje trygonometryczne
Zaznaczenie zawiera informację o tym, jaki obszar danych zostanie wykorzystany. Teraz należy wskazać, do czego program ma wykorzystać wyróżnione dane. Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.39).
Rysunek 20.39. Ikony służące do uruchamiania kreatora wykresów
Po chwili na ekranie pojawi się wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.40). Punkty, w których określona jest wartość funkcji, są rozmieszczone dość rzadko. Sprawdzimy, jaki jest kształt krzywej przy przecięciu osi rzędnych. Zmienimy zakres danych i zagęścimy je. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –0,5 do 0,5.
281
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.40.
Wykres funkcji sinus
Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =SIN(An) (rysunek 20.41).
Rysunek 20.41. Dane o zmniejszonym skoku
282
Funkcje trygonometryczne
Po zmianie danych nie musimy ponownie generować wykresu. Jeśli nowe dane są wpisane w tych samych komórkach, w których znajdowały się dotychczasowe, wykres zostanie automatycznie zaktualizowany. Zapoznaj się z nowym wyglądem wykresu (rysunek 20.42).
Rysunek 20.42.
Wygląd wykresu dla wartości przy przecięciu osi rzędnych
Sinus hiperboliczny Funkcja SINH (SINH) służy do obliczania sinusa hiperbolicznego liczby. Ma ona następującą składnię: SINH(liczba)
Gdzie: liczba — kąt (dowolna liczba rzeczywista). Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i SINH. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –6 i –5,5.
283
ABC Excel 2016 PL
W komórce B2 wpisz formułę =SINH(A2) (rysunek 20.43).
Rysunek 20.43. Fragment arkusza przygotowany do powielania Przetestowany fragment arkusza wykorzystamy do wypełnienia pozostałych pól. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. Są to argumenty funkcji. Następnie, stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =SINH(An). W komórkach pojawią się wartości funkcji (rysunek 20.44).
Rysunek 20.44. Arkusz wypełniony danymi i formułą
284
Funkcje trygonometryczne
Do wykonania wykresu zostaną wykorzystane dane z kolumny B. Zaznacz obszar zawierający dane (rysunek 20.45).
Rysunek 20.45. Zaznaczona kolumna z danymi
Zaznaczenie zawiera informację o tym, jaki obszar danych zostanie wykorzystany. Teraz należy wskazać, do czego program ma użyć wyróżnione dane. Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.46). Postępując zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.47).
285
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.46. Ikony powodujące uruchomienie narzędzi do generowania wykresów
Rysunek 20.47.
286
Wykres funkcji sinus hiperboliczny
Funkcje trygonometryczne
Tangens Funkcja TAN (TAN) służy do obliczania tangensa podanego kąta. Ma ona następującą składnię: TAN(liczba)
Gdzie: liczba — kąt wyrażony w radianach, dla którego należy obliczyć tangens. Aby sprawdzić działanie funkcji, wyliczymy jej wartości i na tej podstawie wykonamy wykres. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i TAN. W kolumnie A będą wpisane argumenty funkcji, natomiast w kolumnie B znajdą się wartości zwrócone przez formułę. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 0,1 i 0,2. Jednoznacznie identyfikują one ciąg arytmetyczny — dane do wyliczenia wartości funkcji. W komórce B2 wpisz formułę =TAN(A2) (rysunek 20.48).
Rysunek 20.48. Fragment arkusza przeznaczony do powielenia Przygotowany fragment posłuży do wypełnienia reszty arkusza. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A34 liczbami od 0,1 do 3,3. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B34 formułą =TAN(An) (rysunek 20.49).
Rysunek 20.49. Arkusz po wypełnieniu danymi i formułą
287
ABC Excel 2016 PL
Wykres zostanie utworzony na podstawie danych zawartych w kolumnie B. Zaznacz ją (rysunek 20.50).
Rysunek 20.50. Obszar danych, który zostanie wykorzystany do utworzenia wykresu
Zaznaczenie zawiera informację o tym, jaki obszar danych zostanie wykorzystany. Teraz należy wskazać, do czego program ma użyć wyróżnione dane. Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 20.51). Po chwili na ekranie pojawi się wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 20.52).
288
Funkcje trygonometryczne
Rysunek 20.51.
Narzędzia zamieniające kolumnę liczb w wykres
Tangens hiperboliczny Funkcja TANH (TANH) służy do obliczania tangensa hiperbolicznego podanej liczby. Ma ona następującą składnię: TANH(liczba)
Gdzie: liczba — dowolna liczba rzeczywista. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych.
289
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.52.
Wykres funkcji tangens
W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i TANH. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 0,1 i 0,2. W komórce B2 wpisz formułę =TANH(A2) (rysunek 20.53).
Rysunek 20.53. Fragment arkusza do powielenia
Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A34 liczbami od 0,1 do 3,3. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B34 formułą =TAN(An) (rysunek 20.54). Zaznacz komórki zawierające dane w kolumnie B (rysunek 20.55). Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (3-D Area). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym dolnym rogu (rysunek 20.56).
290
Funkcje trygonometryczne
Rysunek 20.54. Obszar wypełniony danymi i formułą
Rysunek 20.55. Dane, które zostaną wykorzystane do wykonania wykresu
Zapoznaj się z wyglądem wykresu (rysunek 20.57).
291
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 20.56. Wstążka i ikony, których kliknięcie powoduje wygenerowanie wykresu
Rysunek 20.57.
292
Wykres funkcji tangensa hiperbolicznego
Funkcje trygonometryczne
Podsumowanie
Funkcja ASIN służy do obliczania wartości arcus sinus lub odwrotny sinus liczby.
Arcus cosinus jest wartością kąta, którego cosinus jest liczbą. Obliczona wartość jest podawana w radianach i mieści się w przedziale od 0 (zero) do pi.
ATAN służy do obliczania wartości arcus tangens lub odwrotny tangens liczby. Zwrócony kąt w radianach należy do przedziału od –pi/2 do pi/2.
293
ABC Excel 2016 PL
294
21 FUNKCJE WYKŁADNICZE I LOGARYTMICZNE W
tym rozdziale dowiesz się:
Jaka funkcja jest funkcją odwrotną do LN (LN).
Jaką wartość ma podstawa logarytmu naturalnego.
Co oznacza zapis =LOG(A2;2).
Funkcja wykładnicza Funkcja EXP (EXP) służy do obliczania wartości liczby e podniesionej do potęgi liczba. Stała e jest podstawą logarytmu naturalnego (2,71828182845904). EXP jest funkcją odwrotną do funkcji LN (LN) zwracającej wartość logarytmu naturalnego danej liczby.
ABC Excel 2016 PL
Funkcja EXP ma następującą składnię: EXP(liczba)
gdzie: liczba (number) — wykładnik potęgi o podstawie e. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od przygotowania fragmentu arkusza. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i EXP. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –10 i –9. W komórce B2 wpisz formułę =EXP(A2) (rysunek 21.1).
Rysunek 21.1. Fragment arkusza przygotowany do powielenia Wykorzystując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –10 do 10. Za pomocą przeciągania wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =EXP(An) (rysunek 21.2). Do wykonania wykresu zostaną użyte dane zapisane w kolumnie B. Zaznacz je (rysunek 21.3). Na wstążce Wstawianie (Insert), w sekcji Wykresy (Charts), kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu widoczną w lewym górnym rogu (rysunek 21.4). Obejrzyj utworzony wykres (rysunek 21.5).
Logarytm naturalny Funkcja LN (LN) służy do obliczania logarytmu naturalnego danej liczby. Podstawą logarytmu naturalnego jest stała e. Wynosi ona 2,71828182845904. LN jest funkcją odwrotną do funkcji EXP (funkcji wykładniczej).
296
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
Rysunek 21.2. Komórki arkusza wypełnione przez przeciąganie
Rysunek 21.3. Dane, które zostaną użyte do wykonania wykresu
297
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 21.4.
Wstążka i ikony, które należy wybrać, aby wykres został utworzony
Rysunek 21.5.
Wykres funkcji wykładniczej
Funkcja LN ma następującą składnię: LN(liczba)
gdzie: liczba (number) — dodatnia liczba rzeczywista, której logarytm naturalny należy obliczyć. Działanie funkcji sprawdzimy w praktyce. Przygotujemy zestaw danych, na podstawie których zostaną wyliczone wartości funkcji. Posłużą one do wykonania wykresu. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i LN.
298
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2. W komórce B2 wpisz formułę =LN(A2) (rysunek 21.6).
Rysunek 21.6. Fragment arkusza z danymi wpisanymi ręcznie Dane i formułę wpisane w komórkach widocznych na rysunku 21.6 wykorzystamy do wypełnienia reszty arkusza. Zastosuj przeciąganie i wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =LN(An) (rysunek 21.7).
Rysunek 21.7. Arkusz wypełniony danymi i formułą
299
ABC Excel 2016 PL
Zanim zostanie wykonany wykres, trzeba wskazać, jaki zakres danych ma zostać przez program zinterpretowany graficznie. W tym celu zaznacz w kolumnie B obszar zawierający dane (rysunek 21.8).
Rysunek 21.8. Arkusz z zaznaczonym obszarem
Kolejną czynnością jest wydanie programowi polecenia, które będzie się odnosiło do zaznaczonych komórek. Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu widoczną w lewym górnym rogu (rysunek 21.9).
Rysunek 21.9.
Narzędzie zamieniające kolumnę danych na wykres
Po chwili wykres zostanie utworzony. Obejrzyj go (rysunek 21.10).
300
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
Rysunek 21.10.
Wykres logarytmu naturalnego
Sprawdzimy, jak wygląda wykres w punkcie przecięcia z osią rzędnych. Wpisz w kolumnie A liczby od 0,1 do 2, różniące się o 0,1 (rysunek 21.11).
Rysunek 21.11. Dane do wyznaczenia kształtu wykresu w punkcie przecięcia z osią rzędnych
301
ABC Excel 2016 PL
Wartości formuły w kolumnie B zostały automatycznie przeliczone. Również bez naszej ingerencji został zaktualizowany wykres funkcji (rysunek 21.12).
Rysunek 21.12.
Wykres funkcji logarytmu naturalnego w pobliżu przecięcia osi rzędnych
Logarytm Funkcja LOG (LOG) służy do obliczania logarytmu liczby przy zadanej podstawie. Funkcja ta ma następującą składnię: LOG(liczba;podstawa)
gdzie: liczba (number) — dodatnia liczba rzeczywista, której logarytm należy obliczyć. podstawa (base) — podstawa logarytmu. Jeśli argument zostanie pominięty, domyślnie przyjmowana jest wartość 10. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i LOG. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2.
302
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
W komórce B2 wpisz formułę =LOG(A2;2) (rysunek 21.13).
Rysunek 21.13. Fragment arkusza z danymi i formułą Dane wpisane w kilku komórkach arkusza wykorzystamy do wypełnienia reszty obszaru. Za pomocą przeciągania wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =LOG(An;2) (rysunek 21.14).
Rysunek 21.14. Arkusz z kompletem danych
W kolumnie B zaznacz komórki, w których umieszczone są dane. Posłużą one do wykonania wykresu (rysunek 21.15).
303
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 21.15. Zaznaczone dane
Kolejną czynnością jest wydanie programowi polecenia odnoszącego się do zaznaczonych komórek. Wyświetl wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 21.16).
Rysunek 21.16. Narzędzie zamieniające kolumnę danych na wykres Utwórz wykres i zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 21.17). Sprawdzimy, jak wygląda wykres w pobliżu przecięcia osi rzędnych. Wpisz w kolumnie A liczby od 0,1 do 2 z odstępem 0,1 (rysunek 21.18).
304
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
Rysunek 21.17.
Wykres funkcji logarytmicznej
Rysunek 21.18. Zestaw danych do analizy funkcji logarytmicznej przy małych wartościach
305
ABC Excel 2016 PL
Po wpisaniu danych zarówno formuła, jak i wykres zostaną automatycznie zaktualizowane (rysunek 21.19).
Rysunek 21.19.
Wykres funkcji logarytmicznej w pobliżu przecięcia z osią rzędnych
Logarytm dziesiętny Funkcja LOG10 (LOG10) służy do obliczania logarytmu liczby przy podstawie 10. Funkcja ta ma następującą składnię: LOG10(liczba)
gdzie: liczba (number) — dodatnia liczba rzeczywista, której logarytm przy podstawie 10 należy obliczyć. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i LOG10. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2. W komórce B2 wpisz formułę =LOG10(A2) (rysunek 21.20).
306
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
Rysunek 21.20. Fragment arkusza z danymi
Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. Użyj przeciągania, aby wypełnić komórki od B2 do B21 formułą =LOG10(An) (rysunek 21.21).
Rysunek 21.21. Obszar wypełniony danymi przez przeciąganie
Zaznacz obszar zawierający dane w kolumnie B (rysunek 21.22). Następnie wydaj programowi polecenie odnoszące się do zaznaczonych komórek. Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 21.23).
307
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 21.22. Zaznaczona kolumna z wynikami zwróconymi przez formułę
Rysunek 21.23. Narzędzie zamieniające kolumnę danych na wykres Obejrzyj utworzony wykres (rysunek 21.24).
308
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
Rysunek 21.24.
Wykres funkcji — logarytm dziesiętny
Porównamy dwie funkcje logarytmiczne. W komórce C1 wpisz LN. W komórce C2 wpisz formułę =LN(A2) (rysunek 21.25).
Rysunek 21.25.
W kolumnie C zostaną wyliczone wartości logarytmu naturalnego
Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od C2 do C21 formułą =LN(An) (rysunek 21.26). W kolumnach B i C zaznacz obszar zawierający dane (rysunek 21.27). Wyświetl wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu widoczną w lewym górnym rogu (rysunek 21.28).
309
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 21.26. Arkusz z wyliczonymi wartościami dwóch formuł
Rysunek 21.27. Arkusz z zaznaczonymi dwiema kolumnami
310
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
Rysunek 21.28. Narzędzie do zamiany danych na wykresy Zapoznaj się z utworzonymi wykresami (rysunek 21.29).
Rysunek 21.29.
Logarytm i logarytm naturalny — wykres funkcji
Przeanalizujemy kształt wykresu w pobliżu przecięcia z osią rzędnych. Wpisz w kolumnie A liczby od 0,1 do 2, różniące się o 0,1 (rysunek 21.30). Sprawdź, jaki wpływ na wygląd wykresów miała zmiana zakresu wartości danych (rysunek 21.31).
311
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 21.30. Zmniejszenie zakresu wartości przy niezmienionej liczbie danych
Rysunek 21.31.
312
Przebieg wykresów funkcji w pobliżu przecięcia z osią rzędnych
Funkcje wykładnicze i logarytmiczne
Podsumowanie
Funkcja EXP (EXP) służy do obliczania wartości liczby e podniesionej do potęgi liczba. Jest ona funkcją odwrotną do funkcji LN (LN) zwracającej wartość logarytmu naturalnego danej liczby.
Podstawą logarytmu naturalnego jest stała e. Wynosi ona 2,71828182845904.
Zapis =LOG(A2;2) oznacza logarytm o podstawie 2 z liczby zapisanej w komórce A2.
313
ABC Excel 2016 PL
314
22 INNE FUNKCJE W
tym rozdziale dowiesz się:
Jaka formuła wylicza wynik mnożenia.
Czym się różnią kombinacje od permutacji.
Co oznacza zapis =FRAGMENT.TEKSTU(A2;3;6).
Iloczyn Funkcja ILOCZYN (PRODUCT) mnoży wszystkie liczby podane jako argumenty i zwraca ich iloczyn. Ma ona następującą składnię: ILOCZYN(liczba1;liczba2;...)
gdzie: liczba1, liczba2 (number1, number2) — składniki iloczynu. Maksymalnie może ich być 30.
ABC Excel 2016 PL
Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ILOCZYN. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2 (rysunek 22.1).
Rysunek 22.1. Kilka komórek w arkuszu należy wypełnić ręcznie Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A13 liczbami od 1 do 12 (rysunek 22.2).
Rysunek 22.2. Pozostałe komórki można wypełnić automatycznie
W komórce B2 wpisz formułę =ILOCZYN( lub w anglojęzycznej wersji programu =PRODUCT( (rysunek 22.3). Po wpisaniu przez użytkownika początku formuły program oczekuje na określenie argumentów. Można je wpisać z klawiatury. Jeśli komórki z danymi są umieszczone obok siebie, wygodniej jest je zaznaczyć. Zaznacz zatem obszar od A2 do A13.
316
Inne funkcje
Rysunek 22.3. W komórce B2 będzie wyliczany iloczyn
Kliknij ikonę Wpis (Enter) (rysunek 22.4).
Rysunek 22.4. Obszar danych jest zaznaczony niebieską linią
W komórce B2 został wyświetlony iloczyn liczb wpisanych w komórkach od A2 do A13 (rysunek 22.5). Zmień wartości wpisane w komórkach od A2 do A13. Zaobserwuj, jaki wpływ na wynik końcowy mają wprowadzane zmiany.
317
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 22.5. Arkusz po wyliczeniu iloczynu
Tabliczka mnożenia W komputerze wiele rezultatów można uzyskać na więcej niż jeden sposób. Mnożenie nie jest od tego odstępstwem. Funkcję ILOCZYN (PRODUCT) można zastąpić znakiem *. Kiedy używać jednego sposobu, a kiedy drugiego? Zależy to od preferencji użytkownika, jego biegłości w używaniu formuły. Dlatego warto poznawać różne możliwości. Dzięki temu będziemy mogli stosować je elastycznie w zależności od potrzeb. Moim zdaniem tam, gdzie zachodzi potrzeba mnożenia wielu czynników, łatwiej użyć formuły. W sytuacji, gdy mnożona jest zawartość dwóch komórek, a zmieniane adresowanie − łatwiej użyć znaku *. Taka sytuacja ma miejsce na przykład w tabliczce mnożenia. Zaczniemy od przygotowania danych. W komórce A2 wpisz 1. W komórce A3 wpisz 2. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki do A11 włącznie (rysunek 22.6).
318
Inne funkcje
Rysunek 22.6. Dane w kolumnie
W komórce B1 wpisz 1, a w komórce C1 — 2. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki do K1 włącznie (rysunek 22.7).
Rysunek 22.7.
Wypełniona kolumna i wiersz
Dane widoczne na rysunku 22.7 pogrubimy, aby zaznaczyć, że są to dane wejściowe. Teraz w komórkach należy wpisać formułę, która będzie mnożyła liczbę wpisaną w wierszu 1 przez liczbę wpisaną w kolumnie A. Dla komórki B2 będzie to =A2*B1 (rysunek 22.8).
319
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 22.8.
Adresowanie względne stosowane jest przez program domyślnie
Czy będziemy w taki sposób wypełniać wszystkie pozostałe 99 komórek? Tak trzeba by było zrobić, gdyby nie komputer. Komórki wypełnimy z wykorzystaniem przeciągania. Trzeba tylko poinformować program, że ma aktualizować współrzędne komórek. Można to zrobić, wstawiając znak $. Po przygotowaniu do wypełniania automatycznego zawartość komórki B2 będzie miała postać jak na rysunku 22.9.
Rysunek 22.9.
Zależnie od tego, która część adresu poprzedzona zostaje znakiem $, nie ulega ona zmianie podczas kopiowania formuły
Wypełnimy teraz wiersz 2. Zaznacz komórkę B2, po czym naprowadź kursor na kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu zaznaczonej komórki (rysunek 22.10).
Rysunek 22.10. Kursor zmienił kształt z grubego krzyża na cienki krzyżyk Stosując przeciąganie, wypełnij komórki do K2 włącznie (rysunek 22.11).
Rysunek 22.11. Komórki w wierszu zostały wypełnione formułą
320
Inne funkcje
Naprowadź kursor na kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu komórki K2 (rysunek 22.11). Stosując przeciąganie, wypełnij komórki do wiersza 11 włącznie. Zwolnij lewy przycisk myszy (rysunek 22.12).
Rysunek 22.12. Tabliczka mnożenia gotowa! Kliknij komórkę K11 (rysunek 22.13).
Rysunek 22.13. W adresowaniu bezwzględnym istotny jest konkretny adres komórki, a nie jej położenie wobec innych danych
Jak obliczyć procent z danej liczby Aby obliczyć procent z danej liczby, należy pomnożyć ją przez ten procent. W komórkach C1, D1 i E1 wpisz odpowiednio: Liczba, Procent, Wynik (rysunek 22.14).
321
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 22.14. Dzięki opisowi nie będziemy musieli zgadywać, gdzie wpisać dane, a gdzie pojawi się wynik Obliczymy 10% z liczby 333. W komórce C2 wpisz 333. W komórce D2 wpisz 10 i z klawiatury wprowadź znak % (rysunek 22.15).
Rysunek 22.15. Do tych obliczeń nie potrzeba Excela, a wynik łatwo jest sprawdzić w pamięci Kliknij komórkę E2 i z klawiatury wpisz =. Następnie kliknij komórkę C2 i tym razem wpisz z klawiatury znak *. W dalszej kolejności kliknij komórkę D2 i naciśnij klawisz Enter. Na koniec kliknij komórkę E2 (rysunek 22.16).
Rysunek 22.16. W komórce widoczny wynik, a na pasku formuły sposób obliczenia
Kombinacje Funkcja KOMBINACJE (COMBIN) oblicza liczbę kombinacji dla danej liczby elementów. Kombinacja to dowolny zbiór lub podzbiór elementów, bez względu na ich kolejność. Kombinacje różnią się od permutacji tym, że w przypadku permutacji istotna jest kolejność elementów. Funkcja ma następującą składnię: KOMBINACJE(liczba;liczba_wybrana)
gdzie: liczba (number) — liczba elementów;
322
Inne funkcje
liczba_wybrana (number_chosen) — liczba elementów w każdej z kombinacji. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1, B1 i C1 wpisz odpowiednio: Liczba elementów, Liczba wybrana i Kombinacje. W komórce C2 wpisz formułę =KOMBINACJE( lub w anglojęzycznej wersji programu =COMBIN( (rysunek 22.17).
Rysunek 22.17. Projekt kalkulatora kombinacyjnego Zaznacz kolejno komórki A2 i B2. Będą one zawierały argumenty funkcji. Zwróć uwagę na to, aby adresy komórek były oddzielone średnikiem. Kliknij ikonę Wpis (Enter) (rysunek 22.18).
Rysunek 22.18.
Arkusz z zaznaczonym obszarem wpisywania argumentów
W komórce A2 wpisz liczbę 49. W komórce B2 wpisz 6. W komórce C2 widoczny jest wynik: 6 elementów z 49 elementów można wybrać na 13983816 sposobów (rysunek 22.19).
Rysunek 22.19.
Arkusz z wyliczoną liczbą kombinacji
323
ABC Excel 2016 PL
Reszta z dzielenia Funkcja MOD (MOD) służy do obliczania wartości reszty po podzieleniu liczby przez dzielnik. Funkcja ma następującą składnię: MOD(liczba;dzielnik)
gdzie: liczba (number) — liczba, dla której należy wyznaczyć resztę. dzielnik (divisor) — liczba, przez którą należy podzielić liczbę.
Jeśli dzielnik jest równy 0, funkcja MOD sygnalizuje błąd #DZIEL/0!. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i MOD. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2. W komórce B2 wpisz formułę =MOD(A2;2) (rysunek 22.20).
Rysunek 22.20. Fragment arkusza
Za pomocą przeciągania wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =MOD(An;2) (rysunek 22.21). W komórce C1 wpisz MOD2. W komórce C2 wpisz formułę =MOD(A2;3).
324
Inne funkcje
Rysunek 22.21. Arkusz z wpisanymi danymi i wynikami obliczonymi przez formułę
Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od C2 do C21 formułą =MOD(An;3) (rysunek 22.22). W komórce D1 wpisz MOD3. W komórce D2 wpisz formułę =MOD(A2;4). Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od D2 do D21 formułą =MOD(An;4). Wyniki obliczeń funkcji MOD można pokazać na wykresie. Zaznacz obszar zawierający dane w kolumnach B, C i D (rysunek 22.23). Przejdź na wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Kolumnowy (Insert Column Chart). Z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 22.24).
325
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 22.22. Arkusz po dodaniu drugiej kolumny z formułą
Rysunek 22.23. Na wykresie można umieścić więcej niż jedną wartość
326
Inne funkcje
Rysunek 22.24.
Funkcja MOD ma wartości dyskretne. Wykres powinien mieć charakter nieciągły
Po chwili zostaną utworzone wykresy. Zapoznaj się z ich wyglądem (rysunek 22.25).
Rysunek 22.25.
Wykresy funkcji MOD, MOD2 i MOD3
Pi Funkcja zwraca stałą pi z dokładnością do 15 cyfr. Ma ona następującą składnię: PI()
Funkcja pozwala sprawdzić, jaki wpływ na wyświetlanie liczb ma formatowanie komórek. W komórce A1 wpisz Pi. W komórce A2 wpisz formułę =PI() (rysunek 22.26).
327
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 22.26. W komórce A2 widoczna jest liczba pi W arkuszu nie są wyświetlane wszystkie cyfry stałej. Kliknij komórkę A2 prawym przyciskiem myszy. Z menu wybierz polecenie Formatuj komórki... (Format Cells...) (rysunek 22.27).
Rysunek 22.27. Polecenie Formatuj komórki... (Format Cells...) znajduje się w menu podręcznym
Po wyświetleniu okna Formatowanie komórek (Format Cells) kliknij kartę Liczby (Number). W polu Kategoria (Category) kliknij pozycję Liczbowe (Number). Ustaw wyświetlanie 18 miejsc dziesiętnych. Stała pi jest zapisana z dokładnością do 15 miejsc po przecinku. Dodawanie kolejnych cyfr powoduje wyświetlanie zer. Kliknij przycisk OK (rysunek 22.28).
328
Inne funkcje
Rysunek 22.28. Zmiana formatu komórki Po zmianie formatowania w arkuszu wyświetlane są wszystkie miejsca znaczące (rysunek 22.29).
Rysunek 22.29.
Po zmianie formatu pojawiły się dotychczas niewidoczne cyfry
Pierwiastek Funkcja PIERWIASTEK (SQRT) służy do obliczania dodatniego pierwiastka kwadratowego liczby.
329
ABC Excel 2016 PL
Ma ona następującą składnię: PIERWIASTEK(liczba)
gdzie: liczba (number) — liczba, dla której należy wyznaczyć pierwiastek kwadratowy. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i Pierwiastek. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 0 i 1. W komórce B2 wpisz formułę =PIERWIASTEK(A2) lub w anglojęzycznej wersji programu =SQRT(A2) (rysunek 22.30).
Rysunek 22.30. Komórki arkusza przygotowane do powielenia Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od 0 do 20. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =PIERWIASTEK(An) lub w anglojęzycznej wersji programu =SQRT(An) (rysunek 22.31). W kolumnie B zaznacz obszar zawierający dane (rysunek 22.32). Wyświetl wstążkę Wstawianie (Insert) i w sekcji Wykresy (Charts) kliknij przycisk Liniowy (Line). Następnie z rozwiniętego menu wybierz ikonę wykresu znajdującą się w lewym górnym rogu (rysunek 22.33). Utwórz wykres i zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 22.34). Sprawdzimy, jak wygląda wykres w pobliżu osi rzędnych. Wpisz w kolumnie A liczby od 0 do 2 z odstępem 0,1. Widoczne w kolumnie B wartości formuł zostały ponownie przeliczone (rysunek 22.35). Sprawdź, jaki wpływ na wygląd wykresu miała zmiana zakresu wartości danych (rysunek 22.36). Zawężenie przedziału danych nie spowodowało istotnej zmiany kształtu wykresu. Na wykresie pomiędzy pierwszym a drugim punktem jest duża odległość.
330
Inne funkcje
Rysunek 22.31. Arkusz wypełniony za pomocą przeciągania formułą =PIERWIASTEK(An)
Rysunek 22.32. Wartości z kolumny B zostaną umieszczone na wykresie
331
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 22.33.
Rysunek 22.34.
Wykres funkcji PIERWIASTEK (SQRT) będzie linią ciągłą
Wykres funkcji PIERWIASTEK (SQRT) dla danych z rysunku 22.32
Wpisz teraz w kolumnie A liczby od 0 do 0,2, różniące się o 0,01 (rysunek 22.37). Widoczne w kolumnie B wartości formuł ponownie zostały przeliczone. Wykres został automatycznie zaktualizowany. Zapoznaj się z jego wyglądem (rysunek 22.38).
Znaki Funkcja FRAGMENT.TEKSTU (MID) zwraca znaki ze środka tekstu przy danej pozycji początkowej i długości.
332
Inne funkcje
Rysunek 22.35. Zmienione dane
Rysunek 22.36.
Wykres funkcji PIERWIASTEK (SQRT) dla danych z zakresu od 0 do 2
333
ABC Excel 2016 PL
Rysunek 22.37. Funkcja będzie analizowana w przedziale od 0 do 0,2
Rysunek 22.38.
334
Wykres funkcji PIERWIASTEK (SQRT) dla danych z zakresu od 0 do 0,2
Inne funkcje
Ma ona następującą składnię: FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków)
gdzie: tekst (text) — ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostać wyodrębnione. liczba_początkowa (start_num) — pozycja pierwszego znaku tekstu, który ma zostać wyodrębniony. liczba_znaków (num_chars) — liczba znaków, które ma zwrócić funkcja. Aby sprawdzić w praktyce działanie funkcji, zapiszmy w arkuszu dane i formułę. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Tekst i Znaki. W komórkach A2 i B2 wpisz, odpowiednio, cytat i formułę =FRAGMENT.TEKSTU(A2;3;6) lub w anglojęzycznej wersji programu =MID(A2;3;6). Zapisz formułę (rysunek 22.39).
Rysunek 22.39.
Po pominięciu dwóch pierwszych znaków zostało wyświetlonych sześć kolejnych
Podsumowanie
Funkcja ILOCZYN (PRODUCT) mnoży wszystkie liczby podane jako argumenty i zwraca ich iloczyn.
Kombinacje różnią się od permutacji tym, że w przypadku permutacji istotna jest kolejność elementów.
Zapis =FRAGMENT.TEKSTU(A2;3;6) lub w anglojęzycznej wersji programu =MID(A2;3;6) oznacza, że z zawartego w komórce A2 tekstu po pominięciu dwóch pierwszych znaków zostanie wyświetlonych sześć kolejnych.
335
ABC Excel 2016 PL
336
SKOROWIDZ A address, Patrz: komórka adres amortyzacja liniowa, 230 środka trwałego, 232 arkusz, 13, 14, 28 nazwa, 28 ochrona, 151, 152, 153, 186, 188 tworzenie, 75 wczytywanie, 80, 81 zapisywanie, 77, 78, 82 rozszerzenie, 78 autosumowanie, 67 maksimum, 69 minimum, 69 sumowanie, 69 średnia arytmetyczna, 69 zliczanie, 69
B baza danych, 141 Bricklin Dan, 10
C cell, Patrz: komórka chmura, 31 conditional formatting, Patrz: formatowanie warunkowe czas dodawanie, 252 odejmowanie, 254 czcionka, 111 domyślna, 182 rozmiar, 111 wielkość, 116
D dane data i czas, 248, 252, 254, 256 edytowanie, 86, 87 blokowanie, 87 formatowanie, 123, 129, 130, 132, 135 data i czas, 125, 127, 128 liczba miejsc dziesiętnych, 134
ABC Excel 2016 PL
dane kopiowanie, 63 ochrona, 151, 152, 153, 155, 186, 187, 188 seria, 65 sortowanie, 148 sprawdzanie poprawności, 159, 160, 164, 166 typ, Patrz: typ wczytywanie, 72 weryfikacja, Patrz: dane sprawdzanie poprawności wpisywanie, 62 wyszukiwanie, 146 data aktualna, 256 dokument ochrona, 151, 155 tryb wyświetlania, 29 współtworzenie w czasie rzeczywistym, 14 zapisywanie, 185 drukarka domyślna, 213 drukowanie, 211 dwustronne, 223 jakość wydruku, 220 nagłówek, 225, 226 numeracja stron, 225 obszaru, 224 parametry, 212 podgląd, 216 podział na strony, 215 stopka, 225, 226 wersja wydruku, 225
E ekran startowy, 183 Excel, 10 okno, Patrz: okno uruchamianie, 17 ustawienia, 179, 180, 182 liczba ostatnio używanych dokumentów, 183 nazwa użytkownika, 182 ukrywanie elementów, 188 wersja, 78, 186
338
F filtrowanie, 98, 100, 102 Format Painter, Patrz: Malarz formatów formatowanie warunkowe, 103 formula bar, Patrz: pasek formuły formularz, 142 wstawianie, 143, 145 wyszukiwanie danych, 146, 148 formuła, 14, 61, 67, 172 argument, 68 lista, 71 wyświetlanie, 177 Frankston Bob, 10 function library, Patrz: funkcja biblioteka funkcja, 69, 171 ACOS, 259 ACOSH, 262 AMORT.LIN, 230 ASIN, 265 ASINH, 270 ATAN, 272 biblioteka, 174 CENA.BS, 234 COS, 277 CZAS, 248 daty i czasu, 247, 248, 252, 254, 256 DB, 232 EFEKTYWNA, 235 EXP, 295 finansowa, 230, 232, 234, 235, 237, 238, 241, 243, 244 FRAGMENT.TEKSTU, 332 FV, 238 ILOCZYN, 315, 318 IPMT, 241 JEŻELI, 172 kategoria, 175 KOMBINACJE, 322 LN, 296 LOG, 302 LOG10, 306 logarytm, Patrz: funkcja LOG
Skorowidz
logarytm dziesiętny, Patrz: funkcja LOG10 logarytm naturalny, Patrz: funkcja LN maksimum, 69 minimum, 69 MOD, 324 NAL.ODS, 237 NPER, 243 PI, 327 PIERWIASTEK, 329 PV, 244 SIN, 279 SINH, 283 suma, 69 średnia arytmetyczna, 69 TAN, 287 TANH, 289 TERAZ, 256 wykładnicza, Patrz: funkcja EXP wyszukiwanie, 71, 175 zliczanie, 69
G Google Docs, 14 GS-Calc, 10
H hasło, 152, 153, 156 hiperłącza usuwanie, 91
komentarza usuwanie, 91 komórka, 13, 20 adres, 13, 27, 30 aktywna, 30 blokowanie, 154 czyszczenie, 91 edytowanie, Patrz: dane edytowanie formatowanie, 108, 110, 116, 117, 123, 129, 130, 132, 135 data i czas, 125, 127, 128 liczba miejsc dziesiętnych, 134 usuwanie, 91 hiperłącza usuwanie, 91 kolor wypełnienia, 112 komentarza usuwanie, 91 pusta, 168 rozmiar, 43 szerokość, 115, 118 ustawianie precyzyjne, 119 ukrywanie, 154, 155 usuwanie, 54, 88, 89 za pomocą menu podręcznego, 56 wstawianie, 52 wyróżnianie, 102 zakres, 30 zawartości usuwanie, 91 zaznaczanie, Patrz: zaznaczanie komórki komunikat o błędzie, 164 wejściowy, 161, 162, 168
K klawisz nawigacyjny, 38, 39 kolumna, 13 liczba, 20 szerokość, 44 kopiowanie, 110 usuwanie, 54, 90 za pomocą menu podręcznego, 56 wstawianie, 48, 49 przez przeciąganie, 51 za pomocą menu podręcznego, 52
L Lotus 1-2-3, 10
M makropolecenie, 14 Malarz formatów, 108, 109, 110 Microsoft Excel, Patrz: Excel
N nawigacja, 38
339
ABC Excel 2016 PL
O odsetki, 237, 241 Office Online, 14 okno, 23 konfiguracyjne, 181 OpenOffice Calc, 10
P pasek formuły, 27, 61, 123 ukrywanie, 188 widoczność, 61 narzędzi Szybki dostęp, 24 Powiedz mi, co chcesz zrobić, 15 przewijania, 29 ukrywanie, 189 stanu, 29 tytułu, 23 pole, 141
Q Quattro Pro, 10 Quick Access Toolbar, Patrz: pasek narzędzi Szybki dostęp
R rejestrowanie zmian, 157 rekord, 141 dodawanie, 146
S scroll bar, Patrz: pasek przewijania sheet, Patrz: arkusz skrót klawiaturowy, 38, 39, 40 Spread32, 10 stała pi, 327 status bar, Patrz: pasek stanu stopa procentowa, 235 szablon, 19, 20
340
Ś śledzenie zmian, Patrz: rejestrowanie zmian
T tabliczka mnożenia, 318 tekst formatowanie, 111, 112, 113, 116, 120 parametry domyślne, 120 Tell me what you want to do, Patrz: pasek Powiedz mi, co chcesz zrobić title bar, Patrz: pasek tytułu typ, 60, 130 alfanumeryczny, 61 daty i czasu, 61, 125, 247, 252, 254, 256, Patrz też: dane data i czas liczbowy, 132, 134, 137 logiczny, 61 procenty, 132, 134, 137 tekstowy, 60 walutowy, 135
V VisiCalc, 10
W waluta, 135 wartość bieżąca inwestycji, 244 przyszła inwestycji, 238 wiersz, 13 liczba, 20 usuwanie, 54, 90 za pomocą menu podręcznego, 56 wstawianie, 45, 46, 49 przez przeciąganie, 49 za pomocą menu podręcznego, 52 wysokość, 45, 120
Skorowidz
workbook, Patrz: zeszyt wstążka Narzędzia główne, 25 opcje wyświetlania, 24 Tabele, 25 Wstawianie, 25 Wykresy, 25 wydruk podgląd, Patrz: drukowanie podgląd wykres, 14 elementy, 193, 199 formatowanie, 198, 199, 201, 203, 204 funkcji logarytmicznej, 298, 304, 309 funkcji trygonometrycznej, 263, 265, 272, 275, 278 legenda, 203 nieciągłego obszaru danych, 208 poszerzanie, 272 projektowanie, 202 styl, 198 tabela z danymi, 203
tworzenie, 192, 193, 209 typ, 202, 203 zawężnie, 272 wyszukiwanie ciągu znaków, 94, 95, 96 zamiana, 95 wyszukiwarka, 15
Z zaznaczanie, 39, 40 anulowanie, 37 arkusza, 36, 40 kolumny, 35, 36, 40 komórki, 34 na podstawie zawartości, 97 pustych komórek, 97 sąsiednich komórek, 34 wiersza, 35, 36, 40 za pomocą klawiatury, 37 zeszyt, 14
341
![Witold Wrotek - Elektronika. Leksykon kieszonkowy [Ebook PL]](https://docer.tips/img/300x300/witold-wrotek-elektronika-leksykon-kieszonkowy-ebo_5ad2eff67f8b9a7e228b466e.jpg)
