W szelkie p raw a zastrzeżone. N ieautoryzow ane rozpow szechnianie całości lub fragm entu niniejszej publikacji w jakiejkolw iek postaci jest zabronione. W ykonywanie kopii m etodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, m agnetycznym lub innym powoduje naruszenie p raw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firm owym i bądź tow arow ym i ich właścicieli. A utor oraz W ydaw nictw o HELION dołożyli wszelkich starań, by zaw arte w tej książce inform acje były kom pletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich w ykorzystanie, ani za związane z tym ew entualne naruszenie p raw patentow ych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z w ykorzystania inform acji zaw artych w książce. Redaktor prow adzący: M ichał M rowieć Projekt okładki: J a n Paluch Fotografia na okładce została w ykorzystana za zgodą Shutterstock.com W ydaw nictw o HELION ul. Kościuszki lc, 44-100 GLIWICE teł. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail:
[email protected] WWW: http://helion.pl (księgarnia internetow a, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres
http://helion.pl/user/opinie/abco 16_ebook Możesz tam w pisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. ISBN: 978-83-283-2544-9
Copyright © Helion 2016
Cioci (H)AI\TI G. o w ielkim sercu
SPIS TRE¥CI 1
Startujemy .....................................................................13 Co nowego? ....................................................................................13 Nowoczesny wyglÈd i wygodna obsïuga .................................13 Sposoby zapisu dokumentów ..................................................14 Przygotowanie pakietu Office do pracy ........................................15 Wybór wersji ............................................................................15 Przed instalacjÈ ........................................................................17 Instalowanie pakietu Office 2016 ...........................................18 Pierwsze uruchomienie ...........................................................20 Poznaj Ărodowisko pracy ...............................................................21 WstÈĝka ....................................................................................21 Dodatkowe paski ......................................................................26 Dodatkowe okna i menu ..........................................................28 Informacje na pasku stanu ......................................................30 Logowanie w Office 2016 do Konta Microsoft ........................31 atwe uzyskiwanie pomocy ....................................................32
2
Word — poprawna edycja tekstu ...................................35 Pierwsze kroki w edytorze ............................................................35 Linijka i suwaki przewijania ...................................................35 Zmiana widoku i powiÚkszenia dokumentu ...........................36 Wybór formatu strony .............................................................38 Korzystanie z klawiatury ........................................................39 Cofanie, ponawianie i powtarzanie operacji ...........................41 Wstawianie symboli ................................................................42 Zasady poprawnego wpisywania tekstu .................................43 Poprawianie struktury dokumentu .........................................47
Kup książkę
Poleć książkę
ABC MS Office 2016 PL
Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów ......49 Zapisywanie dokumentów ......................................................49 Dokumenty na dysku OneDrive w internecie .........................52 Otwieranie dokumentów .........................................................54 Tworzenie nowego dokumentu ...............................................57 Praca z plikami PDF ................................................................58 Wspóïpraca z MS Office 97 – 2003 ..........................................59 Usprawnianie edycji ......................................................................60 Przechodzenie do wybranego miejsca w dokumencie ............61 Zaznaczanie fragmentów dokumentu .....................................62 Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek ........................64 Szybkie kopiowanie i przenoszenie metodÈ przeciÈgnij i upuĂÊ ....................................................68 Znajdowanie i zamiana tekstu oraz innych obiektów ............70 NarzÚdzia jÚzykowe ......................................................................73 Autokorekta .............................................................................73 Sprawdzanie pisowni ..............................................................78 Sïownik wyrazów bliskoznacznych ........................................80 PodrÚczna wyszukiwarka internetowa ..................................81
3
Word — profesjonalne formatowanie ............................. 85 Formatowanie czcionki .................................................................86 Szybkie formatowanie przy wykorzystaniu WstÈĝki .............86 Dodatkowe ustawienia w oknie dialogowym .........................90 Litery wielkie i maïe — zamiana ............................................91 Formatowanie akapitów — ksztaïtowanie bloków tekstu ..........93 Wyrównanie akapitu ...............................................................93 WciÚcia akapitu .......................................................................94 Interlinie i odstÚpy miÚdzy akapitami ....................................96 Obramowanie i cieniowanie .........................................................99 Obramowanie akapitu i tekstu ................................................99 Cieniowanie akapitu i tekstu .................................................103 Obramowanie i tïo strony ......................................................105 Jak usprawniÊ formatowanie .....................................................106 Malarz formatów ...................................................................106 Znajdowanie i zamiana elementów formatowania ..............107 Style i motywy, czyli automatyzacja formatowania ..................109 Galeria stylów — stosowanie stylów wbudowanych ...........109 Szybkie formatowanie poprzez zmianÚ zestawu stylów .....110 Szybkie formatowanie poprzez zmianÚ motywu ..................111 Samodzielna zmiana wyglÈdu stylu ......................................113 Tworzenie wïasnych stylów .................................................114 Przechowywanie stylów w szablonach ................................115 Listy numerowane i punktowane ...............................................115 Wprowadzanie numeracji lub punktorów ............................116 Ustalanie pozycji numeracji ..................................................118 Ustalanie wartoĂci poczÈtkowej listy ...................................119 Listy wielopoziomowe (zagnieĝdĝone) ..................................120
6
Kup książkę
Poleć książkę
Spis treĂci
Sterowanie przepïywem tekstu ..................................................120 Dzielenie wyrazów ................................................................121 Spacja nierozdzielajÈca ..........................................................123 Ècznik nierozdzielajÈcy .......................................................123 RÚczny podziaï wiersza .........................................................124 RÚczny podziaï strony ...........................................................125 Podziaï akapitu pomiÚdzy stronami ......................................126 Kolumny typu gazetowego ..........................................................126 Formatowanie kolumn ..........................................................126 Sterowanie przepïywem tekstu pomiÚdzy kolumnami ........128 Rozmieszczanie tekstu za pomocÈ tabulacji i tabulatorów .......128 Wstawianie znaków tabulacji ...............................................129 Sterowanie szerokoĂciÈ znaków tabulacji za pomocÈ tabulatorów .......................................................129 Szybkie przygotowanie tabeli .....................................................132 Budowanie tabeli ...................................................................133 Formatowanie tabeli ..............................................................139 Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi ..............................141 Obrazy ....................................................................................141 Cliparty ze ěródïa online .......................................................146 Ksztaïty ..................................................................................146 Grafika SmartArt ...................................................................147 Tekst ozdobny .............................................................................149 Efekty tekstowe .....................................................................149 WordArt — napisy ozdobne ..................................................150 Pola tekstowe .........................................................................151 Inicjaïy ...................................................................................152 Drukowanie dokumentu .............................................................153 PodglÈd wydruku ...................................................................153 Ustawienia wydruku .............................................................153
4
Word — narzÚdzia zaawansowane ...............................155 Praca z dïugimi dokumentami ....................................................155 Nagïówki i stopki ...................................................................155 Strona tytuïowa .....................................................................158 Przypisy dolne i koñcowe ......................................................158 Automatyczne generowanie spisu treĂci ....................................161 Przygotowanie struktury dokumentu ...................................161 Wstawianie spisu treĂci .........................................................162 Korespondencja seryjna ...............................................................163 Przygotowanie bazy danych ..................................................163 Listy seryjne ...........................................................................164 Adresowanie kopert ...............................................................167 Seryjne wiadomoĂci e-mail ....................................................167 Edycja równañ matematycznych ................................................168 Wstawianie równania ............................................................168 Edycja równania ....................................................................168 Formatowanie równania .......................................................172
7
Kup książkę
Poleć książkę
ABC MS Office 2016 PL
5
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym ............................................ 173 Rozpoczynamy pracÚ z Excelem .................................................173 Do czego sïuĝy Excel .............................................................173 Uruchamianie ........................................................................174 Co widaÊ w oknie Excela .......................................................174 Widoki i powiÚkszanie arkusza .............................................176 Edytowanie danych w arkuszu ...................................................177 „Komórkowa” budowa arkusza .............................................177 Wpisywanie liczb i tekstu .....................................................177 Wprowadzanie poprawek i wycofywanie zmian .................181 ZarzÈdzanie arkuszami skoroszytu .......................................182 Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych skoroszytów ......185 Zapisywanie skoroszytu ........................................................185 Otwieranie skoroszytów ........................................................186 Eksport zawartoĂci skoroszytu do formatu PDF (i innych) ...................................................187 Budowanie struktury tabeli ........................................................188 Zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy ..............................188 Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy ...................................189 Wstawianie, usuwanie i ukrywanie kolumn i wierszy ........191 Scalanie i rozdzielanie komórek ............................................192 Formatowanie komórek w arkuszu ............................................193 Wyrównanie i obrót zawartoĂci komórki .............................193 Zawijanie tekstu w komórce .................................................195 Obramowanie i wypeïnienie komórek ..................................196 Formatowanie czcionki .........................................................199 Formaty liczbowe, czyli sposób na zmianÚ wyglÈdu liczb ......200 Automatyzacja formatowania: Malarz formatów, motywy i style ......................................204 Mechanizmy usprawniajÈce edycjÚ ............................................206 Szybkie przemieszczanie siÚ w obszarze arkusza ................206 Autouzupeïnianie zawartoĂci komórek ................................206 Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek ......................207 Szybkie kopiowanie i przenoszenie metodÈ przeciÈgnij i upuĂÊ ..................................................212 Znajdowanie i zamienianie zawartoĂci komórek .................213 Wypeïnianie komórek seriami danych i listami .........................215 Wstawianie serii liczb i dat ...................................................215 Listy niestandardowe ............................................................217 Listy rozwijane ......................................................................218 Formatowanie stron i drukowanie .............................................220 Podziaï arkusza na strony .....................................................220 Powtarzanie wierszy nagïówkowych ...................................225 Nagïówki i stopki na stronach ..............................................226 Opcje wydruku .......................................................................227
8
Kup książkę
Poleć książkę
Spis treĂci
6
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy ...............229 Automatyzacja obliczeñ poprzez wprowadzanie formuï .............229 Podstawowe dziaïania obliczeniowe ....................................229 Stosowanie nawiasów do okreĂlania kolejnoĂci dziaïañ ......234 Szybkie kopiowanie formuï ...................................................234 ¥ledzenie powiÈzañ pomiÚdzy komórkami ...........................238 Stosowanie funkcji ......................................................................239 Autosumowanie i inne funkcje podstawowe ........................239 Wyszukiwanie i wstawianie funkcji .....................................242 Autouzupeïnianie nazw funkcji ............................................244 Uwaga na zaokrÈglanie liczb! .....................................................245 Pozorne nieĂcisïoĂci w obliczeniach .....................................245 DokïadnoĂÊ obliczeñ zgodna z dokïadnoĂciÈ wyĂwietlanÈ .....247 ZaokrÈglanie liczb poprzez funkcjÚ .......................................248 Odwoïania wzglÚdne, bezwzglÚdne i mieszane .............................249 Stosowanie odwoïañ wzglÚdnych (ruchomych) .....................249 Wymuszanie odwoïañ bezwzglÚdnych (nieruchomych) .......249 Przykïady odwoïañ mieszanych ............................................251 ZastÚpowanie odwoïañ nazwami ..........................................253 Dziaïania warunkowe .................................................................254 Funkcja warunkowa ..............................................................254 Formatowanie warunkowe ...................................................257 Funkcje w praktyce .....................................................................260 Zagnieĝdĝanie funkcji ............................................................260 Funkcje statystyczne .............................................................261 Funkcje daty ...........................................................................263 Funkcje tekstowe ...................................................................264 PorzÈdkowanie danych ...............................................................267 Podziaï kolumn ......................................................................267 Eksport danych ......................................................................268 Import danych .......................................................................269 Tabele zamiast zakresów ......................................................270 Usuwanie duplikatów ............................................................272 Sortowanie danych ................................................................273 Filtrowanie wierszy ...............................................................274 Analiza danych ............................................................................278 Sumy czÚĂciowe — szybkie podsumowywanie danych .......278 Tabele przestawne — przekrojowa analiza danych .............280 Przedstawianie danych na wykresach ........................................282 Wykresy proponowane przez Excel ......................................283 Samodzielne wstawianie wykresów .....................................284 Dopasowanie elementów wykresu ........................................285 Zmiana wyglÈdu elementów na wykresie ............................287 Wskazywanie danych ěródïowych ........................................290 Dobór typu wykresu ..............................................................292 Miniwykresy w pojedynczych komórkach ...........................296 Szybka analiza, czyli wszystko pod rÚkÈ! ..................................297
9
Kup książkę
Poleć książkę
ABC MS Office 2016 PL
Ochrona arkusza i skoroszytu .....................................................299 Ochrona zawartoĂci komórek w arkuszu .............................299 Ochrona caïego skoroszytu ....................................................300 Ukrywanie formuï .................................................................300
7
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne ................... 303 Atrakcyjna forma przekazu .........................................................303 ZawartoĂÊ slajdów .................................................................303 Przykïadowe zastosowania ...................................................304 Szybkie tworzenie prezentacji na podstawie szablonu ..............305 Uruchamianie programu PowerPoint ...................................305 Wybór szablonu .....................................................................305 Uruchamianie pokazu ............................................................306 Co widaÊ w oknie programu PowerPoint .............................307 Przechodzenie pomiÚdzy slajdami ........................................309 Budowanie prezentacji od podstaw ............................................309 Tworzenie nowej, pustej prezentacji na podstawie motywu .........................................................309 Wybór rozmiaru slajdów .......................................................310 Zmiana motywu slajdów .......................................................310 Ukïady slajdów ......................................................................310 Praca z tekstem ......................................................................314 Formatowanie akapitów oraz list numerowanych i punktowanych ...................................................................315 Kolumny na slajdzie ..............................................................317 Dopisywanie notatek do slajdów ..........................................318 PorzÈdkowanie slajdów .........................................................319 Zapisywanie prezentacji ........................................................324 Wzbogacanie prezentacji — wstawianie ilustracji, wykresów i tabel .......................................................................326 Szybkie tworzenie fotoalbumu ..............................................326 Co potrafi SmartArt ...............................................................327 Edycja i formatowanie wykresu ...........................................331 Formatowanie prezentacji ..........................................................332 Stosowanie motywów ...........................................................332 BezpoĂrednie formatowanie obiektów na slajdzie ...............334 Formatowanie zaawansowane — wykorzystanie wzorców slajdów .................................................................336 Wstawianie ïÈczy ........................................................................339 Co potrafi prezentacja interaktywna ....................................339 Stosowanie odwoïañ do zasobów zewnÚtrznych .................339 Dodawanie akcji do obiektów ...............................................341 Praktyczne zastosowania ......................................................343 „Oĝywianie” pokazu — animacje obiektów ................................345 PrzejĂcia slajdów ...................................................................345 Animacje niestandardowe .....................................................346 Animowanie wykresów i SmartArtów ..................................351
10
Kup książkę
Poleć książkę
Spis treĂci
Wstawianie plików děwiÚkowych i filmowych .........................353 Podkïad muzyczny .................................................................353 Nagrywanie narracji ..............................................................355 Klipy wideo ............................................................................355 Przygotowanie i prowadzenie pokazu ........................................359 Wybór slajdów przeznaczonych do wyĂwietlania ................359 Ustawianie tempa prezentacji ...............................................361 Rozpowszechnianie prezentacji ............................................363 Sterowanie przebiegiem pokazu ...........................................366
Skorowidz ....................................................................369
11
Kup książkę
Poleć książkę
ABC MS Office 2016 PL
12
Kup książkę
Poleć książkę
STARTUJEMY
Cd nowego? N ow oczesny w ygląd i wygodna obsługa Microsoft Office 2016 (dostępny również w ramach usługi Office 365) to ulepszony i wzbogacony n a stępca pakietu biurowego Microsoft Office 2013. Wygląd interfejsu jest prosty, wręcz ascetyczny — w założeniu przystosowany do wygodnej pracy na urządzeniach mobilnych, zwłaszcza tabletach, przy wykorzystaniu ekranów dotykowych. Możliwości pakietu Office 2016 są ogromne, a bo gaty zestaw funkcji jest dostępny i zrozumiały dla przeciętnego użytkownika. Również i Ty możesz teraz samodzielnie tworzyć profesjonalnie wyglą dające dokumenty i prezentacje multimedialne oraz arkusze kalkulacyjne wykonujące zaawansowane obliczenia.
ABC MS Office 2 016 PL
Microsoft Office 2016, podobnie jak jego poprzednik w wersji 2013, wspomaga edycję oraz w znaczący sposób wyręcza użytkownika w form atow aniu doku mentów, dostarczając wielu gotowych stylów, szablonów, motywów, zestawów kolorystYCznych i zestawów czcionek, wzorców oraz wszelkich innych „gotow ców" (np. obiektów typu SmartArt, efektów dynamicznych przejść w prezenta cji itd.). Użytkownik może skupić się teraz przede wszystkim na pracy nad tre ścią dokumentu lub prezentacji czy też zawartością arkusza, zaś odpowiednie funkcje w programach Word, PowerPoint i Excel pomogą mu łatwo i szybko uatrakcyjnić wizualnie końcowy efekt.
Bardziej zaawansowani użytkownicy nie muszą opierać się jedynie na gotowych wzorcach zawartych w pakiecie — w razie potrzeby mogą oni samodzielnie zmieniać ustawienia wybranych elementów dokumentu, arkusza lub prezentacji.
Ta książka pomoże Ci szybko zapoznać się z ogromnymi możliwościami pakietu Microsoft Office 2016 dostępnego również - podkreślmy to raz jeszcze - w ramach usługi Office 365. Przedstawione w niej przykłady krok po kroku ilustrują obsługę trzech podstawowych programów wchodzących w skład pakietu. Ponadto te przykłady pomogą Ci szybko wdrożyć się do samodzielnej pracy z wykorzystaniem zaawansowanych funkcji i narzędzi omówionych programów.
Sposoby zapisu dokumentów Domyślnie Microsoft Office 2016 zapisuje dokumenty we własnym standardzie XML (Extensible Markup Language). Potrafi też zapisywać je w standardzie OpenDocument, przynależnym do konkurencyjnych pakietów (Librę Office, Open Office).
Pliki zapisane w formacie XM L są łatwo rozpoznawalne, bowiem do rozszerzeń używanych w starszych wersjach MS Office jest dopisywana litera „x" lub „m ". I tak dokument utworzony w edytorze Word otrzyma rozszerzenie docx (jeśli nie zawiera makr) lub docm (jeśli zawiera makra), zaś arkusz kalkulacyjny powstały w Excelu uzyska oznaczenia odpowiednio xlsx lub xlsm.
Formaty Office Open XML pozwalają na zmniejszenie ryzyka uszkodzenia plików przy ich zapisywaniu. Oprócz tego podnoszą poziom bezpieczeństwa poprzez za stosowanie nazewnictwa pozwalającego na odróżnienie plików zawierających
Startujemy
kody makr od zwykłych plików (dla niewtajemniczonych: makra — choć bardzo użyteczne — mogą również zawierać wirusy!). Ponadto znacznemu zmniejsze niu ulega rozmiar zapisywanych plików. Dzięki formatowi XML jest możliwe stosowanie nowych funkcji, obiektów oraz elementów formatowania, które mogą zostać zapisane w dokumencie. Sztanda rowym przykładem są tu złożone obiekty graficzne typu SmartArt, które — gdyby zostały zapisane w starym formacie pliku — stałyby się zwykłymi, „spłaszczo nymi" bitmapami, pozbawionymi możliwości dalszej zaawansowanej edycji. Pliki zapisane w otwartych formatach XML pakietu Microsoft Office mogą być także podpisywane cyfrowo oraz szyfrowane.
Użytkownicy starszych wersji pakietu Microsoft Office 97 - 2003 będą mogli otwierać pliki zapisane w nowym formacie, jeśli zainstalują dodatkowe oprogramowanie, które można pobrać ze strony Microsoft (patrz rozdział 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów > Współpraca z MS Office 97 - 2003 > Pakiet zgodności formatu plików dla poprzednich wersji MS Office")1
Przygotowanie pakietu Office do pracy Wybór w ersji Microsoft Office 2016 jest rozpowszechniany w wielu różnych odmianach. Może on pracować: 1. Na laptopach oraz komputerach stacjonarnych z systemem operacyjnym Windows, a także na komputerach Mac. 2. Na tabletach z systemem Windows oraz Android, a także na tabletach iPad. 3. Na smartfonach z systemem Windows Phone oraz Android, a także na
smartfonach iPhone.
Taki zapis informuje, w którym podrozdziale znajduje się opis danego zagadnienia
ABC MS Office 2 016 PL
MS Office 2016 możesz nabyć poprzez: 1. Jednorazowy zakup (tzw. wersja desktop) — po zainstalowaniu programy działają bezterminowo. 2. Wykupienie subskrypcji, tzw. usługi Office 365, co z kolei pozwoli Ci na
zainstalowanie pakietu Office 2016 i korzystanie z niego przez określony czas (Microsoft daje możliwość wykupienia od razu subskrypcji rocznej lub przedłużanej co miesiąc). Zarówno zakup jednorazowy, jak i usługa Office 365, są oferowane w różnych w a riantach. I tak zakup jednorazowy jest oferowany jako: 1. Office 2016 dla Użytkowników Domowych i Uczniów. 2. Office 2016 dla Użytkowników Domowych i Małych Firm.
3. Office Professional 2016. Z kolei usługa Office 365 może być subskrybowana m.in. jako: 1. Office 365 Personal (z możliwością instalacji tylko na jednym komputerze, tablecie i smartfonie). 2. Office 365 dla Użytkowników Domowych (z możliwością instalacji
aż na pięciu komputerach, tabletach i smartfonach).
W zależności od wybranej wersji, do Twojej dyspozycji zostanie oddana określona przestrzeń dyskowa OneDrive. Dzięki tej usłudze, wchodzącej w skład pakietu Office 201 6, będziesz mógł zapisywać w internecie — na dysku wirtualnym (a nie tylko lokalnym, znajdującym się w Twoim komputerze) — dokumenty, prezentacje i arkusze. Dzięki temu będą one dostępne dla Ciebie i innych osób, którym je udostępnisz, na każdym komputerze, tablecie i smartfonie, połączonym z internetem!
Usługę Office 365 nabywa się w internecie, za pośrednictwem witryny Micro soft Storę, po uprzednim założeniu Konta Microsoft. Wersję desktop można za kupić zarówno poprzez internet, jak i w tradycyjnym sklepie — w tym ostatnim przypadku kupisz opakowanie, w którym nie odnajdziesz żadnej płytki instala cyjnej, a jedynie klucz produktu. Klucz posłuży Ci do powiązania swojego Konta Microsoft (już istniejącego lub zakładanego dopiero teraz) z osobistą kopią opro gramowania Office.
Startujemy
-' 1
I r 1 .-i
Spośród opcji jednorazowego zakupu na uwagę, za sprawą najniższej ceny, zasłu guje Office 2016 dla Użytkowników Domowych i Uczniów — trzeba jednak w y raźnie podkreślić, że ten produkt jest licencjonowany wyłącznie do użytku domo wego, więc jeśli chcesz wykorzystać pakiet MS Office 2016 w firmie, musisz wybrać któryś z pozostałych zestawów.
Podczas instalowania pakietu Office 2016 z komputera zostanie automatycznie usunięty Office 2013 (jeśli byt wcześniej zainstalowany).
Bez względu na wybraną wersję, trzon pakietu Microsoft Office 2016 stanowią: edytor tekstów Word, arkusz kalkulacyjny Excel oraz program do przygotowy wania prezentacji PowerPoint. Ta książka jest poświęcona właśnie tym trzem programom. A zatem bez względu na to, czy wybrałeś usługę Office 365 czy jedno razowo zapłaciłeś za Office 2016, funkcje opisane w tej książce będą dotyczyły Twojej wersji Office 2016!
Przed instalacją Zakładanie konta Microsoft Konto Microsoft jest niezbędne do przeprowadzenia instalacji pakietu Office 2016. Prócz tego umożliwia ono dostęp do kilku usług sieciowych, z których najważ niejszą wydaje się być OneDrive — wirtualny dysk w internecie. Jeśli nie posiadasz osobistego Konta Microsoft, najlepiej załóż go jeszcze przed rozpoczęciem instalacji Office 2016. W tym celu: 1. Uruchom przeglądarkę internetową i przejdź do strony live.com. Z. Kliknij łącze Utwórz konto teraz. 3 . W kolejnym oknie wypełnij pola formularza, wpisując m.in. swój własny adres e-mail, z którego na bieżąco korzystasz (nie musisz zakładać żadnego nowego konta e-mail). 4 . Kliknij przycisk Utwórz konto. 5. Następnie odbierz swoją pocztę. Otwórz e-mail od firmy Microsoft i kliknij łącze pozwalające Ci zweryfikować podany przy zakładaniu konta własny adres e-mail.
17
ABC MS Office 2 016 PL
Przygotowanie Windows przed instalacją Office Jeśli planujesz instalację Office 2016 na laptopie lub komputerze pracującym pod kontrolą systemu Windows, upewnij się, że posiadasz co najmniej wersję W in dows 7 lub późniejszą. Microsoft zachwala Windows 10 jako system idealnie współpracujący z pakietem Office 2016. Zważywszy na fakt, że w tym samym czasie, w którym nastąpiła premiera pakietu Office 2016 na platformę Windows (wrzesień 2015 roku), Microsoft udostępnia bezpłatną aktualizację systemu Windows 7 oraz 8 do wersji 10, warto przejść na system Windows 10 przed rozpo częciem instalowania pakietu Office 2016.
Weryfikacja sprzętu Wymagania sprzętowe, które musi spełniać komputer przeznaczony do pracy z pakietem Office 2016, odnajdziemy w witrynie Microsoft. Do przyzwoitej pracy będziemy potrzebować procesora o częstotliwości powyżej 1 GHz. Pamięć opera cyjna nie może być mniejsza niż 2 GB (warto dysponować pamięcią 4 GB), zaś na dysku twardym należy zarezerwować 3 GB wolnego miejsca.
Ekran o minimalnej rozdzielczości 1366 na 768 pikseli zagwarantuje wyświetlenie wszystkich elementów tzw. Wstążki.
Podczas instalacji komputer musi być połączony z internetem.
Instalowanie pakietu Office 2 0 1 6 Instalowanie wersji pudełkowej poprzez Konto Microsoft Aby zainstalować pakiet Microsoft Office 2016 zakupiony w tradycyjnym sklepie, w postaci kodu znajdującego się w opakowaniu, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Rozpakuj opakowanie i znajdź 25-znakowy klucz produktu, złożony z pięciu grup liter i cyfr. 2. Otwórz przeglądarkę internetową (nie musi być to koniecznie Microsoft Edge lub Microsoft Internet Explorer - możesz skorzystać z przeglądarek alternatywnych, takich jak Firefox lub Chrome). 3. Przejdź do strony ojftce.com/setup, zaś po wyświetleniu okna
zatytułowanego Skonfiguruj i zainstaluj pakiet Ojftce wpisz w nim 25-znakowy kod i kliknij przycisk Rozpocznij.
Startujemy
4 . Jeśli posiadasz już Konto Microsoft, wpisz swój adres e-mail oraz hasło. Jeśli nie — kliknij przycisk Utwórz konto teraz. 5. Po zalogowaniu się i wyświetleniu strony Moje konto kliknij przycisk Zainstaluj.
Zakup i instalacja przez internet Aby zakupić Office 2016 nie wychodząc z domu, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Uruchom przeglądarkę internetową i przejdź do strony ojfice.com. Z. Kliknij łącze Sklep. 3 . Kliknij łącze Dla domu. 4 . Kliknij przycisk Kup teraz znajdujący się przy wersji, która Ci odpowiada — np. Office 2016 dla Użytkowników Domowych i Uczniów (jednorazowy zakup). 5. Po sprawdzeniu zawartości Koszyka kliknij przycisk Do kasy. 6. W kolejnym oknie wpisz adres e-mail oraz hasło do swojego Konta Microsoft i kliknij przycisk Zaloguj. Po zrealizowaniu płatności z wykorzystaniem karty płatniczej lub poprzez swoje konto w serwisie PayPal na swój adres e-mail otrzymasz wiadomość zawierającą link do pliku instalatora. Kliknij ten link, aby rozpocząć proces instalacji. Możesz na bieżąco kontrolować, jakie wersje pakietu Office 2016 zakupiłeś lub subskrybowałeś oraz ile instalacji Office 2016 wykonałeś. W tym celu: 1. Uruchom przeglądarkę internetową i przejdź do strony ojfice.com. Z. Kliknij przycisk Moje konto. 3 . W kolejnym oknie wybierz opcję Zaloguj się za pomocą konta Microsoft. 4 . Wpisz adres e-mail oraz hasło właściwie dla twojego Konta Microsoft. 5. Po wyświetleniu strony Moje konto pakietu Ojfice kliknij przycisk Zainstaluj. 6. W sekcji Informacje o instalacji znajdziesz zestawienie zakupionych produktów i usług Office. 7. Chcąc dokonać instalacji na kolejnym komputerze (np. w ramach subskrypcji Office 365 dla Użytkowników Domowych dopuszczającej pięć niezależnych instalacji), zaloguj się do swojego konta Office na tym
ABC MS Office 2 016 PL
właśnie komputerze, po czym na stronie Informacje o instalacji kliknij przycisk Zainstaluj.
Jeśli zechcesz odstąpić innej osobie (zamieszkującej razem z tobą w gospodarstwie domowym) np. jedną z pięciu subskrypcji pakietu Office 365, kliknij łącze Dodaj użytkownika, znajdujące się w sekcji Udostępnianie korzyści z subskrypcji, po czym wpisz adres e-mail obdarowywanej osoby.
P ierw sze uruchom ienie 1. Kliknij przycisk Start, widoczny w lewym dolnym rogu okna Windows 10. Po otwarciu menu kliknij Wszystkie aplikacje, po czym przewiń alfabetyczną listę programów aż do nazwy szukanego programu i kliknij znalezioną w ten sposób ikonę.
Aby jeszcze szybciej otworzyć np. program Word, kliknij przycisk Start, a następnie zacznij wpisywać słowo Word. Po wyświetleniu ikony Worda kliknij ją.
2. Jeśli Office 2016 został zainstalowany na komputerze z systemem
operacyjnym Windows 8, po prostu kliknij odpowiedni kafelek widoczny na ekranie. 3. W przypadku starszej wersji systemu operacyjnego (czyli Windows 7) kliknij przycisk Start położony w lewym dolnym rogu ekranu. Po otwarciu menu Start kliknij ikonę wybranego programu. 4 . W oknie startowym uruchamianej przez Ciebie aplikacji (np. Word
lub Excel) kliknij miniaturę Pusty dokument lub Pusty skoroszyt. Na ekranie powinno być teraz widoczne zasadnicze okno uruchomionej aplikacji MS Office 2016.
Jeśli podczas pierwszego uruchomienia Worda, Excela lub PowerPointa pojawi się okienko Domyślne typy plików , wybierz opcję Formaty Office Open XML.
I - ' 1 r 1 .-i
Startujemy
Poznaj środowisko pracy Po otwarciu zasadniczego okna programu w systemie operacyjnym Windows upewnij się, że zostało ono zmaksymalizowane. Jeśli tak nie jest, wówczas kliknij ikonę Maksymalizuj umiejscowioną w prawym górnym rogu okna (rysunek 1.1). Rysunek 1.1. Maksymalizacja □kna programu
□
X
^__________ Maksymalizuj
Maksymalizacja okna przy odpowiednio wysokiej rozdzielczości ekranu zapewni Ci miejsce potrzebne do wyświetlenia wszystkich przycisków położonych na kartach Wstążki. Jeśli rozdzielczość ekranu byłaby zbyt niska lub okno programu nie zostałoby zmaksymalizowane, wówczas niektóre grupy ikon na Wstążce zostałyby zwinięte i byłyby wyświetlane dopiero po kliknięciu ikony reprezentującej daną grupę. W takim przypadku Twoja praca okazałaby się o wiele mniej wygodna!
W stążka Powyżej obszaru roboczego edytora Word, arkusza kalkulacyjnego Excel oraz programu prezentacyjnego Power Point znajduje się Wstążka, stanowiąca zbiór wszystkich narzędzi, którymi będziesz się posługiwał (rysunek 1.2). Z uwagi na to, że przycisków na Wstążce jest dużo, rozłożono je na kilku tzw. kartach, których nazwy są widoczne u góry Wstążki. Karta zawierająca przyciski, z których będziesz korzystać najczęściej, nosi nazwę Narzędzia główne. Ta karta występuje zarówno w programie Word, jak i Excel oraz PowerPoint. Na każdej z kart zostały wyróżnione tzw. grupy, skupiające przyciski powiąza ne tematycznie (np. grupy Czcionka i Akapit na karcie Narzędzia główne w edy torze Word) — rysunek 1.3. Zawartość kart oraz grup nie jest przypadkowa — projektanci Wstążki starali się powiązać poszczególne karty z określonymi rodzajami zadań, które użytkownik ma do zrealizowania.
21
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 1.2.
Elementy okna programu MS Office 2016: 1 — pasek narzędzi Szybki dostęp, 2 — pasek tytułowy okna programu, 3 — Wstążka, 4 — Pasek stanu
Narzędzia główne Wytnij
ID Wklej
^ Malarz formatów
Rysunek 1.3.
Projektowanie
|C a H b r i ( T e ks t [ - | l l
J ifel Kopi U Schowek
Wstawianie
B
I
U
- atee X ,
» j A * x !
A a -
A
&
Odwołania ! = - ! = - ‘ ■7 -
±
I
O
H
ir
-
C zc io n ka
r
Ą *
Korespondencja
Hi
A ka pi t
Im
Przyciski na Wstążce przyporządkowane do odpowiednich kart i grup
Chcąc wyświetlić przyciski należące do danej karty, musisz ją uaktywnić, czyli „wyciągnąć na wierzch". W tym celu kliknij nazwę wybranej karty widocznej u góry Wstążki (rysunek 1.4). Narzędzia główne
Wstawianie ^
Projektowanie
[□ Q ^ ^ Rysunek 1.4.
Przechodzenie do wybranej karty na Wstążce poprzez wskazanie i kliknięcie jej nagłówka
Minimalizacja Wstążki Czasami zdarza się, iż Wstążka przez jakiś czas nie jest Ci potrzebna, a przy tym chciałbyś, aby obszar roboczy dokumentu został nieco powiększony. Być może będziesz chciał ukryć Wstążkę np. podczas wpisywania dłuższego tekstu do do kumentu lub wprowadzania sporej liczby danych do arkusza kalkulacyjnego.
Startujemy
Chcąc zminimalizować Wstążkę, kliknij dwukrotnie aktywną w danej chwili kartę na Wstążce lub kliknij jednokrotnie niewielki przycisk Zv\ńń Wstążkę, znajdujący się w prawym górnym rogu okna (rysunek 1.5). Rysunek 1.5.
ffl
Zwijanie Wstążki
-
Zaloguj się
O
X
P+ Udostępnij
Zauważ, że po ukryciu przycisków Wstążki nazwy jej poszczególnycn kart będą nadal widoczne (rysunek 1.6).
B Plik
’ O Narzędzia główne
2
Rysunek 1.6.
jxj
2
Wstawianie
4
6
B
Projektowanie
10
12
14
^
Układ
18
Widek okna programu Word po zminimalizowaniu Wstążki
Pojedyncze kliknięcie nazwy dowolnej karty spowoduje ponowne pojawienie się całej Wstążki, lecz w takim przypadku wyświetlanie jej przycisków będzie miało charakter tymczasowy. Po kliknięciu myszą poza obszarem Wstążki jej przyciski zostaną znowu automatycznie ukryte. Chcąc przywrócić ciągle wyświetlanie Wstążki, kliknij dwukrotnie aktywną kartę na Wstążce lub kliknij jednokrotnie niewielki przycisk Przypnij Wstążkę (rysu nek 1.7). Możesz również dostosować do swoich potrzeb zachowanie Wstążki, klikając przycisk Opcje wyświetlania Wstążki, położony po prawej stronie paska tytułowego (lysunek 1.8). Jeśli wybierzesz wariant Automatycznie ukryj Wstążkę, obszar roboczy powiększy się, a Wstążka zniknie. Aby ponownie ją wyświetlić, umieść mysz na samej górze okna, a po wyświetleniu szarego paska — kliknij go (rysunek 1.9).
ABC M5 Office 2010 PL
m
Rysunek 1.7. Ponowne
-
Zaloguj się
s
x
P+Udostępnij
rozwiniĘcie
Wstążki
m
Rysunek 1.8. Opcje wyświetlania Wstążki
o
x
Automatycznie ukryj Wstążkę Umożliwia ukrycie Wstążki, Kliknij u góry okna aplikacji, aby ją wyświetlić.
r
Pokaż kairty Umożliwia wyświetl en i etyl ko kart Wstążki. Kliknij kartę aby wyświetlić polecenia, Pokaż kairty i polecenia I Umożliwia wyświetlanie kart i poleceń Wstążki przez catyczas.
K
■■■ m
x
& Rysunek 1.9.
Penewne wyświetlanie ukrytej Wstążki
Menu Plik Przycisk Plik (położony na lewo od karty Narzędzia główne na Wstążce) umożliwi Ci wykonanie podstawowych operacji na dokumencie, takich jak jego zapisanie, udostępnienie innym, wydruk oraz otwarcie istniejącego bądź utworzenie nowego dokumentu.
Po kliknięciu przycisku Plik znika widok dokumentu, nad którym pracujesz. Przycisk Plik nie jest bowiem kolejną kartą na Wstążce, lecz niezależnym menu.
Przycisk Opcje widoczny u dołu menu Plik oferuje szybki dostęp do okna dialogo wego umożliwiającego konfigurację programu (rysunek 1.10).
24
Startujemy
Rysunek 1.10.
©
Przycisk Opcje dostępny po wyświetleniu menu Plik
Informacje Nowy Otwórz Zapisz Konto Opcje
Skorzystajmy teraz z przycisku Opcje, aby wybrać schemat kolorów w oknie programu. Po kliknięciu tego przycisku zostanie otwarte okno dialogowe Opcje programu Word. Po jego lewej stronie jest wyświetlana lista kategorii. Przejście do wybranej kategorii odbywa się poprzez kliknięcie jej nazwy. Upewnij się, że kategoria Ogólne jest aktywna. Odszukaj teraz pole Motyw pakietu Ojfice i klikając go, rozwiń przyporządkowaną do niego listę (Kolorowy, Ciemnoszary, Biały) — rysunek 1.11. Po wybraniu nowego motywu kliknij przycisk OK i obseiwuj zmiany w wyglądzie okna programu. Opcje programu wnrd Ogól.'. Wyświetlanie Sprawdzanie Zapisywanie
Rysunek 1.11.
Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office Motyw pakietu Office:
Kolorowy
i
Kolorowy Ciemnoszary N W Biały
Przykładowa zmiana opcji w pakiecie Office 201G
Dzięki powyższemu przykładowi wiesz już, jak dostosowywać wybrany program pakietu Office do swoich potrzeb.
ABC M5 Office 2010 PL
Karty dodatkowe (kontekstowe) Zawartość Wstążki może ulegać zmianie. Automatyczne wzbogacanie zawarto ści Wstążki polega na wyświetlaniu dodatkowych kart tylko wtedy, gdy są one potrzebne. Dzięki tzw. kartom kontekstowym program „podpowiada" użytkowni kowi, z jakich dodatkowych funkcji może on korzystać np. podczas pracy nad tabelą czy ilustracją. Karty kontekstowe pojawiają się, gdy pracujesz nad obiektem danego typu. Po wstawieniu takiego obiektu i jego uaktywnieniu lub chociażby po przemiesz czeniu kursora tekstowego w jego obszar, do Wstążki są w tym czasie dodawa ne kolejne karty, udostępniające narzędzia do pracy nad tym właśnie obiektem (rysunek 1.12). Narzędzia tabel
Widok
Projektowanie
Układ
ES
Rysunek 1.12.
Dodatkowe karty Projektowanie oraz Układ przyporządkowane do kategorii Narzędzia tabel, pojawiające się na Wstążce podczas pracy z tabelą
Dodatkowe paski Pasek narzędzi Szybki dostęp Jego podstawową zawartość stanowią zaledwie trzy ikony: Zapisz, Cofnij oraz Wykonaj ponow nie (lub Powtórz). Chcąc skonfigurować pasek, kliknij ikonę Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp (rysunek 1.13). Rysunek 1.13. Dostosowywanie paska narządzi Szybki dostąp
0 Plik
^
-
O
Narzędzia główne Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp
Po rozwinięciu menu wybierz opcję Pokaż poniżej Wstążki i zaobserwuj prze niesienie paska pod Wstążkę.
26
1L
Startujemy
Umiejscowienie paska narzędzi Szybki dostęp poniżej Wstążki ma sens jedynie w przypadku, gdy umieścisz na nim większą liczbę ikon i będziesz z nich korzystać znacznie częściej niż z przycisków położonych na Wstążce.
Aby szybko wyświetlić dodatkowe ikony na pasku Szybki dostęp, otwórz menu Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp, a następnie kliknij wybraną opcję (np. Nowy, Otwórz). Chcąc dodać do paska Szybki dostęp dowolną ikonę znajdującą się na Wstążce, kliknij tę ikonę prawym przyciskiem myszy, a następnie wskaż w menu kontek stowym opcję Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp (rysunek Narzędzia główne
Rysunek 1.14.
Wytnij
Dndawanie wybranego polecenia do paska Szybki dostęp
< §> ' < 2T
i[=] Kopiuj
4:
^ Malarz formatów ^Dodaj do pas&
rzędzi Szybki dostęp
Dostosuj p^^k narzędzi Szybki dostęp,,
6 * ° ’ Aby utworzyć ngwną kartę na Wstążce i samodzielnie skomponowaćhBf zawartość, przejdź do menu Plik, kliknij przycisk Opcje, zaśjrtómtwarciu znanego Ci już okna Opcje przejdź do kategori{Dostosowywanie Wstążki.
f S '
Minipasek narzęfizi Ciekawym sposobem pracy może być korzystanie z tzw. minipaska narzędzi. Poja wia się on automatycznie po zaznaczeniu za pomocą myszy wybranego fragmentu dokumentu lub po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w obszarze doku mentu (rysunek 1.15). Calibri (Tekst ▼ 11
B I
U
ty - £
▼
A*
- ■5 ’
A'
<
Ą.'~
T Style
Dworzec kolejowy w Goleszowie ^ Rysunek 1.15.
Minipasek narzędzi towarzyszący zaznaczonemu tekstowi
27
ABC MS Office 2 016 PL
Minipasek w edytorze Word oferuje szybki dostęp do podstawowych narzędzi związanych z formatowaniem czcionki i akapitu. Dla wielu użytkowników bywa on jednak irytujący. Chcąc wyłączyć minipasek narzędzi towarzyszący zaznaczo nemu tekstowi, otwórz okno Opcje programu Word, a następnie wyczyść pole opcji Pokaż minipasek narzędzi p rzy zaznaczaniu znajdujące się w kategorii Ogólne.
Dodatkowe okna i m enu Funkcje przyporządkowane do przycisków Wstążki nie wyczerpują możliwości programów Office. Pakiet MS Office 2016 zawiera bowiem spory zestaw dodat kowych okien dialogowych, które pozwalają na dokonywanie bardziej szczegó łowych ustawień i stanowią rozwinięcie funkcjonalności przycisków Wstążki.
□kna dialogowe Do otwarcia okna dialogowego przyporządkowanej danej grupy przycisków położonych na wybranej karcie Wstążki służy utójjjńsk w kształcie niewielkiej strzałki, umiejscowiony w prawym dolnym m ajclanej grupy (np. Czcionka lub Akapit na karcie Narzędzia główne) (rysuiiŁ. Aa -
Calibri (Tekst p ’
>
A Czcionka
Rysunek 1.16.
Zazwyczaj
: umożliwiający otwarcia okna dialogowego odpowiadającego Branej grupie przycisków
dialogowe ma kilka tzw. zakładek (rysunek 1.17).
Rysunek 1.17. Zawartość okna dialogowego podzielona na zakładki
Czcionka i
Czcionka
Zaawansowane
i Czcionka: -Tekst pod staw ow y
-Nagłówki +Tekst podstawowy Agency FB Aharoni Algerian
28
Rozmiar:
Styl czcionki: Standardowy 31
11
*
Kursywa Pogrubienie Pogrubienie Kursywa -
8 9 10 12
1L
Startujemy
To samo okno dialogowe może być powiązane z kilkoma różnymi przyciskami na Wstążce, czyli de facto może być otwierane na kilka różnych sposobów.
Okienka zadań Nieco innym rodzajem okien są tzw. okienka zadań, uruchamiane, podobnie jak okna dialogowe, za pomocą przycisku przyporządkowanego do danej grupy (np. do grupy Schowek lub do grupy Style na karcie Narzędzia główne) (rysunek 1.18). Narzędzia główne Wytnij
■Pj
'—' IF[!) Kopiuj Wklej Malarz formatów Schowek
Rysunek 1.18.
< $> •
er
Przycisk umożliwiający otwarcia ol^enka zadań właściwego dla wybranej grupy przycisków vO
Przyciski służące erania okien dialogowych oraz do wyświetlania okiaSSk zadań są de facto identyczne.
Domyślnie okienko zad^MiOEostaje zadokowane, czyli „przyklejone" do jednej z bocznych kraw ędzi^kna programu. Taki sposób aranżacji okienka wydaje się najwygodniejszy. CjM^soderwać okienko zadań od krawędzi okna programu, prze ciągnij za pomocą myszy pasek tytułowy okienka (rysunek 1.19). Chcąc z powrotem zadokowaó okienko zadań, kliknij dwukrotnie jego pasek tytułowy. Zamknięcie okienka następuje po kliknięciu przycisku Zamknij, umieszczonego w prawym górnym rogu okienka, a występującego pod postacią znaku X.
Menu przyporządkowane do przycisków Wstążki Do niektórych przycisków na Wstążce zostały przyporządkowane dodatkowe menu oraz palety (np. kolorów). Rozwinięcie menu następuje po kliknięciu iko ny strzałki umieszczonej w bezpośrednim sąsiedztwie danego przycisku (obok lub poniżej) — rysunek 1.20.
29
_
IIr 1i-l u_Li
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 1.19. Przemieszczanie okienka zadań ▼X
Schowek
Kliknij element do wklejenia: Schowek pusty. Kopiuj lub wytnij, aby zebrać elementy
Rysunek 1.20.
B
I
U - jte * ; * '
ę j
Rozwinięcie menu przycisku na Wstążce
Więcej podkreśleń,.. ^
Kolor podkreślenia
# tanu Ważnym elem ent^kirtterfejsu jest tzw. Pasek stanu, położony u dołu okna pro gramu. U m o ^ ^ S n szybkie uzyskiwanie informacji związanych z dokumen tem, nad któfętn pracujesz, oraz wykonywanie na tym dokumencie kilku pod stawowych operacji (rysunek 1.21). Zestaw informacji wyświetlanych na Pasku stanu możesz dostosować do swoich potrzeb. Aby to uczynić, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce w obszarze Paska stanu, a po pojawieniu się menu Dostosuj pasek stanu wybieraj odpowiednie elementy widoczne na liście.
30
Startujemy
Dostosuj pasek stanu y
Numer strony
y
Sprawdzanie pisowni i gramatyki
y
Język
Strona l z l Brak błędów Polski
Caps Lock y
Zastępowanie Tryb zaznaczania
l Strona l z l
Wyświetl skróty
y
Suwak powiększenia
_^^_£owiek5zeme^
Wyrazy: 0
Rysunek 1.21.
y
Polski
Wstawianie
Wyłączony Wstawianie
n
Uy
1 ^
9l
_ 1_____ ^
■
^
80%
m --
r
Zawartość Paska stanu: 1 — obszar Wyświetl skróty, 2 Suwak powiększania, 3 — pola Powiększania, 4 — pozostał^Jfe widoczna na Pasku stanu
Pracując w programie Word, nale^y«tarocić uwagę, aby' takie elementy ]ak jak Język, Zastępowanie/ię^Swianie Zastępowanielł\&awianie oraz Wyświetl skróty, Powiększenie i Suwak /(3^/ę kszen ia byty uaktywnione. Uaktywnienie trzech ostatnhs«*elementów umożliwi szybką zmianę tzw. widoku dokGShentu oraz przeskalowanie powiększenia dokumjs&łu na ekranie.
Logowanie w Office 2 0 1 fó m Konta Microsoft Zalogowanie do sw ojego^tora Microsoft za pośrednictwem wybranego programu Office da Ci możliws^Ocorzystania m.in. z dysku sieciowego OneDrive. Aby się zalogować: 1. Po uruchomieniu programu Word, Excel lub PowerPoint kliknij przycisk Plik. Z. Po rozwinięciu menu Plik wybierz opcję Konto, a następnie kliknij
przycisk Zaloguj się. 3 . Wpisz swój adres e-mail, podany przez Ciebie przy zakładaniu Konta Microsoft (jest on Twoim identyfikatorem) i wprowadź hasło. Jeśli zechcesz się wylogować, wówczas po przejściu do menu Plik wybierz opcję Konto, a następnie kliknij przycisk Wyloguj.
ABC MS Office 2 016 PL
Po zalogowaniu Twoje imię i nazwisko będą widoczne w prawym górnym narożniku okna Worda, Excela i PowerPointa. Zalogowanie się do jednego z tych programów sprawi, że w pozostałych programach również będziesz załogowany!
Łatwe uzyskiw anie pomocy Funkcja Powiedz mi Jeśli nie wiesz, jak wykonać określone zadanie (np. polegające na wydrukowaniu dokumentu), kliknij pole Powiedz mi, co chcesz zrobić..., znajdujące się po prawej stronie Wstążki (rysunek 1.22). O
Dokumentl - Word Recenzja
Widok f
Rysunek 1.22.
Q Powiedz mi, co chcesz zrobić..,
Funkcja Pnwiadz mi, ca
X
Q Udostępnij
zrahić... widaczna na Wstążce
Wpisz teraz odpowiedni tekst (nQjS^wo drukowanie). Po pojawieniu się zestawu funkcji, które Office pow iąząl^^pisanym przez Ciebie zagadnieniem, kliknij wy braną opcję (rysunek 1.23).>oCr Rysunek 1.23. I
kumentl - Word
Funkcja i t a m a t ^ ^ Pamacy wyganarawśn^ przaz funkcją Powiedz m i... pa wpisaniu frazy „drukawania"
Recenzja
Widok C
E "drukowam T^) ^
Wyświetl podgląd wydruku i ...
[jjgg Opcje wyświetlania i drukowa... Drukuj [2^ Wyświetl podgląd i drukuj O
Uzyskaj pomoc na temat „dru...
J l)
Inteligentne wyszukiwanie „d...
Jeśli zestaw funkcji zaproponowany przez Office nie odpowiada Ci, możesz kliknąć opcję Uzyskaj pomoc lub Inteligentne wyszukiwanie. W pierwszym przypadku Of fice wyświetli tematy Pomocy, zaś w drugim przypadku wyświetli odpowiednie zasoby internetowe (bardzo często są to hasła zaczerpnięte za pośrednictwem wy szukiwarki Bing prosto z Wikipedii).
S tartu jem y ______________________________
I | j ii ir 1 i-l J Zj
. r
Pomoc kontekstowa Po wskazaniu przycisków na Wstążce zostają wyświetlone tzw. etykietki ekra nowe, czyli „dymki" zawierające skrótowe opisy funkcji (rysunek 1.24). , Wytnij
Rysunek 1.24.
IF(=) Kopiuj
Etykieta ekranowa pojawiająca się po wskazaniu danego przycisku na Wstążce
Wklej ^ Malarz formatów Schowek
^
Q
Malarz formatów (Ctrl+Shift+C Ctrl* Shift+V) Podoba Ci się wygląd danego zaznaczenia? Możesz zastosować go do pozostałej zawartości w dokumencie, \
X v 1, Zaznacz zawartość zformatowanię^wCtare Ci się podoba, 2. Kliknij przycisk Malarz fo rm atej^ 3. Zaznacz inny element, abyjuwm atycznie zastosować to fo r m a to w a rf^ Aby zastosować forię nie do wielu miejsc, kliknij dwukrotni fcisk Malarz formatów.
O Dowiedz ^
w ię cej
Jeśli etykietki te nie pojawiają^yJTądź przeciwnie — chciałbyś je wyłączyć, otwórz okno Opcje, przejdź do
5
Jeśli u dotu etykietki pojawia się dodatkowy komunikat Dowiedz się więcej, wówczas po jego kliknięciu zostanie otwarte okno Pom ocz zestawem specjalnie przygotowanych tematów.
33
ABC MS Office 2 016 PL
34
WORD - POPRAWNA EDYCJA TEKSTU e>-
6<*
Pi^^sze kroki w edytorze s$>
w ^ fc in ijk a i s u w a k i p rzew ija n ia Pamiętaj, aby zai’az po uruchomieniu edytora tekstu Word zmaksymalizować okno programu! 'O ' Ponadto upewnij się, że jest wyświetlana Linijka, która będzie przydatna zwłaszcza podczas forma towania dokumentu (rysunek 2.1). Jeśli zechcesz ukryć bądź ponownie wyświetlić Linijkę, wówczas przejdź do karty Widok na Wstąż ce i kliknij pole Linijka znajdujące się w grupie Po kazywanie.
r
ABC MS Office 2 016 PL
Mi i ,
3 Linijka
I
Linie siatki ] Okienko nawigacji
PnwipIftTPnip
Pokazywanie X
B Jedna strona
ł [gg] Wiele stron Powiększ 100% Szerokość strony
2
-a _____ _
4
6
8
10
12
__ .
0 \
\J Rysunek 2.1.
Elementy okna edytora Word związar jeS^lnijką: 1 — uaktywniona karta Widok na Wstążce, 2 — poląpp^i Linijka na karcie Widok, 3 — linijka pozioma, 4 — limj|cB^ionowa, 5 — pasek i suwak przewijania pionowego >C
_vćr Jeśli przez caty c^jHfnijka pionowa pozostaje niewidoczna, wówczas p rz e j0 a o menu Plik i kliknij przycisk Opcje, zaś po otwarciu oJŚęjTOpc/e program u W ord przejdź do kategorii Zaawanmy&ne i odszukaj sekcję Wyświetlanie. W razie potrzeby uaktywnij opcję Pokaż linijkę pionową w widoku uktadu wydruku. Pf^EWazji sprawdź również, czy zostały włączone opcje Pokaż ^^ ftziom y pasek przewijania oraz Pokaż pionowy pasek przewijania.
Z m ian a w id o k u i p o w ię k sz e n ia doku m entu Układ wydruku Widok dokumentu określa sposób patrzenia na dokument. Najwłaściwszym wido kiem, w którym dokonasz zarówno edycji, jak i formatowania dokumentu, jest Układ wydruku. Dzięki niemu wszystko to, co widzisz na ekranie, zostanie do kładnie w taki sam sposób wydrukowane przez drukarkę. Aby skontrolować bieżący widok dokumentu, przejdź do karty Widok na Wstążce i w razie potrzeby kliknij przycisk Układ w ydruku umiejscowiony w grupie Widoki po lewej stronie ekranu.
3G
Word — poprawna edycja tekstu
Widok Wersja robocza nie zapewnia prawidłowego wyświetlania na stronie takich elementów, jak kolumny czy rysunki. Poleca się go naprawdę początkującym użytkownikom, którzy skupiają się przede wszystkim na wprowadzaniu tekstu i nie pracują nad strukturą dokumentu oraz osadzonymi w tekście elementami.
Wypróbuj, jak zmienia się sposób wyświetlania zawartości dokumentu po kliknię ciu przycisku Tryb czytania. Korzystaj z niego w przypadku, gdy zechcesz kilkustronicowy dokument przeglądać bądź dokładniej czytać, nie zaś nad nim praco wać, np. coś dopisując. .
<5^
Dostosuj powiększenie
Właściwy poziom powiększenia widzianej przez Ciebie w idm ie edytora „kartki papieru" zapewni Ci wygodną pracę nad dokumentem-^fi?
6
V
Podczas wpisywania tekstu p a Q h leneś podwyższyć nieco wartość powiększenia, abyltspiej widzieć wprowadzane znaki. Natomiast przystępująaWs^formatowania, zredukuj nieco powiększenie, aby le C y f postrzegać dokument jako całość.
...........................................................................
Przejdź teraz do karty WidokffeyWstązce i zaobserwuj, jak będzie się zmieniać zawartość okna edytora, ieatwtikniesz przycisk 100%, Jedna strona, Wiele stron, Szerokość strony. Aby gopree^zować poziom powiększenia, kliknij przycisk Po większ. Po otwarciu dialogowego ustaw stopień powiększenia w polu Procent.
Przy obecnych rozdzielczościach i rozmiarach ekranów, najwłaściwsze wydaje się rozpoczynanie pracy nad dokumentem przy powiększeniu na Szerokość strony.
Szybką zmianę widoku dokumentu oraz jego powiększenia umożliwiają również pola Wyświetl skróty oraz Suwak powiększenia, położone na Pasku stanu u dołu okna programu (patrz rozdział 1. „Startujemy > Poznaj środowisko pracy > Dodat kowe okna i menu > Informacje na pasku stanu"). Aby zmienić powiększenie dokumentu, przesuń w lewo lub prawo suwak Powiększenie lub klikaj ikonę Pomniejsz lub Powiększ (rysunek 2.2).
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 2.2. Szybka zmiana powiększania dokumentu za pomocą suwaka na pasku stanu
Najszybszym sposobem na zmianę powiększenia jest przekręcanie pokrętła myszy (tzw. scrolling) przy równoczesnym przytrzymaniu na klawiaturze klawisza Ctrl.
El
Zmiana powiększenia dokumentu ng^wpływa na wielkość zawartych w nim elementów (np J& Sr w tekście czy ilustracji). Bez względu na stopień powi ia, dokument w postaci drukowanej będzie zawsz< ądał tak samo!
3J
W ybór form atu stran y Na początku pracy powinienaśl^skazać wielkość i ułożenie „kartki papieru", na której będzie tworzony dapjpnent. Aby to zrobić, przejdź do karty Układ na Wstążce i kliknij przyoHs^Rozmiar przyporządkowany do grupy Ustawienia strony. Po otwarciu lM ^rozm iarów papierów wybierz ten właściwy. ■
■
> ę S Najczęściej będziesz korzystać z formatu A 4 i właśnie on jest formatem domyślnym, zapisanym w tzw. szablonie domyślnym. Wskazywanie rozmiaru papieru przy rozpoczynaniu pracy nad nowym dokumentem w formacie A4 nie będzie więc konieczne.
W razie potrzeby kliknij dodatkowo sąsiedni przycisk Orientacja i zmień opcję z domyślnej wartości Pionowa na Pozioma. Kolejnym ważnym parametrem formatu strony są jej marginesy. Aby szybko dobrać ich rozmiar, kliknij ikonę Marginesy i po rozwinięciu listy wybierz jeden z wariantów.
38
Word — poprawna edycja tekstu
Dobrym rozwiązaniem są marginesy określone jako Umiarkowane. Z kolei wariant Lustrzane przyda Ci się podczas tworzenia wielostronicowego dokumentu, który w przyszłości ma zostać dwustronnie wydrukowany (z uwzględnieniem tzw. marginesu na oprawę), a następnie oprawiony.
Chcąc dokonać bardziej szczegółowych ustawień, kliknij przycisk strzałki przy porządkowany do grupy Ustawienia strony. Po otwarciu okna Ustawienia strony przejrzyj jego trzy zakładki (Marginesy, Papier, Układ). Ich zawartość jest roz winięciem ustawień dokonywanych za pomocą położonych na Wstążce przyci sków Marginesy, Rozmiar oraz Orientacja.
K orzystan ie z k la w ia tu ry Mrugający kursor tekstowy (zwany również punktem v^Sw iania) jest oznaką, że edytor tekstu oczekuje na wpisywanie znaków. wprowadzane za pośrednictwem klawiatury będą się pojawiać w mii ń ^ C y w y stą p ie n ia kursora teko. Równocześnie w obszastowego, a sam kursor będzie się przesuwał w rze dokumentu może być widoczny kursor (rysunek 2.3). Rysunek 2.3.
2
3
4
S
6
Kursor tekstowy i kursor myszy w obszarze roboczym dokumentu
Litery wielkie i małe Aby wpisać wielką literę, przytrzymaj na klawiaturze klawisz Shift i naciśnij klawisz danego znaku. Jeśli chcesz wpisać więcej wielkich liter, wygodniej będzie jednokrotnie naci snąć klawisz CapsLock. Na klawiaturze powinna zapalić się dioda CapsLock — od tego momentu wszystkie wpisywane litery będą wielkie. Ponowne naciśnięcie klawisza CapsLock przywraca wpisywanie małych liter.
_
IIr 1 i-l u_Li
ABC MS Office 2 016 PL
Z kolei przytrzymanie klawisza Shift przy włączonym trybie CapsLock sprawi, że wpisywana litera będzie mała.
Polskie znaki Wpisywanie tekstu polskojęzycznego jest obarczone koniecznością wprowadza nia znaków diakrytycznych (w literach ą, ć, ę, T, ń, ó, ś, ź, ż). Chcąc wygenero wać polską literę, przytrzymaj na klawiaturze prawy klawisz Alt, a następnie naciśnij klawisz znaku będącego jej łacińskim odpowiednikiem. Jedyny wyjątek od tej reguły stanowi litera ź. Aby ją uzyskać, zamiast klawisza z literą z naciśnij klawisz ze znakiem x.
Sposób opisany powyżej działa tylko w tedw Q ay w systemie Windows została zainstalowana polska k(3y>iatura w tzw. układzie programisty. Jeśli wpisywanie polskich liter będzie niemożliwie, wówczas skontroluj i/ienia klawiatury w Panelu sterowania systemu wfe aows.
Usuwanie znaków Aby usunąć wybrany znak, ustaw ^ r s o r tekstowy bezpośrednio ZA nim (czyli na prawo od niego) i naciśnij jednokrotnie klawisz Backspace (oznaczony często symbolem strzałki skierowan e j' lewo). Inny sposób to ustaw ięrt^kursora tekstowego bezpośrednio PRZED znakiem (czyli na lewo od nieg^rjednokrotne naciśnięcie klawisza Delete (oznaczonego często napisem De
Dłuższe przytrzymanie klawisza Backspace lub Delete spowoduje usunięcie większej liczby znaków.
Aby szybko przemieścić kursor tekstowy do wybranej pozycji przed lub za danym znakiem, skorzystaj z klawiszy kursora na klawiaturze (klawisze strzałek w lewo, w prawo, w górę i w dół) lub ustaw kursor myszy w wybranym miejscu tekstu i kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy.
40
Word — poprawna edycja tekstu
Zastępowanie starego tekstu nowym Domyślnym i najczęściej wykorzystywanym trybem pracy jest tzw. tryb w sta wiania. Powoduje on, że nowy tekst, dopisywany gdzieś pośrodku już istniejącego, „rozpycha się", zaś tekst dotychczasowy ustępuje mu miejsca, przesuwając się automatycznie w prawo. Z kolei przejście do tzw. trybu zastępowania sprawi, że nowo wprowadzany tekst będzie „zjadał" tekst już istniejący. Aby skontrolować i ewentualnie zmienić tryb wpisywania tekstu, odszukaj na Pa sku stanu edytora Word obszar, w którym jest wyświetlony komunikat Wstawia nie lub Zastępowanie. Jednokrotne kliknięcie w polu kom unikatu spowoduje zmianę trybu na przeciwny (rysunek 2.4). Rysunek 2.4. Pole Wstawianie/ Zastępowania na Pasku stanu adytora Word
5 tro n a lz 2
Wyrazy: 480
Q2
Polski
Wstawianie
Cofanie, p o n a w ia n ie i p ow tarzan ie operacji Jeśli podczas pracy nad dokumentem zbyt pochopnie wykonasz jakąś operację (np. usuniesz niewłaściwy fragment tekstu), wówczas kliknij ikonę Cofnij poło żoną na pasku narzędzi Szybki dostęp (rysunek 2.5). B
-
O
Cofnij Pisanie (Ctrl+Z)
Rysunek 2.5.
Wycofywania operacji za pomocą ikony Cofnij na pasku narządzi Szybki dostąp
Aby wycofać się od razu z kilku przeprowadzonych uprzednio operacji, kliknij ikonę strzałki skierowanej w dół, a przyporządkowany do ikony Cofnij. Po rozwi nięciu menu zaznacz zakres operacji i kliknij lewym przyciskiem myszy. Jeśli okaże się z kolei, że wycofywanie operacji odbyło się zbyt pochopnie, wówczas skorzystaj z sąsiedniej ikony Wykonaj ponownie.
ABC MS Office 2 016 PL
Ikona Wykonaj ponownie pojawia się tylko wtedy, gdy skorzystałeś uprzednio z ikony Cofnij. Natomiast podczas normalnej pracy nad dokumentem w jej miejscu pojawia się ikona Powtórz, która umożliwia łatwe i szybkie powtarzanie ostatnio wykonanej operacji. W ten sposób możesz np. zwielokrotnić wpisany ostatnio fragment tekstu (rysunek 2.6).
Rysunek 2.6.
B
Pnwtarzanie □statnio wykonanej czynności
t> -
O Powtórz Pisanie (Ctrl+Y]
Szkoda gadać. Ha! Ha! Ha! Ha!
W sta w ia n ie sym b oli Paleta symboli i znaków specjalnych Aby wstawić symbole, których nie potrafisz wpisać za pomocą klawiatury, przejdź do karty Wstawianie na Wstążce i kliknij przycisk Symbol przyporządkowany do grupy Symbole po prawej stronie ekranu. Po otwarciu palety najczęściej używanych symboli kliknij wybrany znak. W razie potrzeby wskaż opcję Więcej symboli..., zaś po otwarciu okna dialogowego Symbol upewnij się, że zakładka Symbole pozostaje aktywna. Rozwiń listę przyporządko waną do pola Czcionka i wybierz element listy o nazwie Wingdings, Wingdings 2 lub Wingdings 3. Przejrzyj bogaty zbiór niestandardowych symboli. W razie potrzeby wskaż wybrany symbol i kliknij przycisk Wstaw.
Jeśli któryś z symboli wykorzystujesz często, wów czas po wskazaniu go kliknij przycisk Autokorekta..., zaś po otwarciu okna dialogowego Autokorekta wypełnij poieZamień niepowtarzalną sekwencją znaków. Teraz kliknij przycisk Dodaj, a następnie OK (patrz rozdział 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Narzędzia językowe > Autokorekta").
42
Word — poprawna edycja tekstu
Symbol waluty euro Przeglądając paletę symboli, zauważyłeś być może symbole walut, w tym m.in. eu ropejskiej waluty €. Aby go wprowadzić, nie musisz każdorazowo otwierać palety symboli. Zamiast tego naciśnij na klawiaturze kombinację klawiszy Ctrl+Alt+U.
Warto odszukać w palecie symbole innych walut (takich jak np. dolar czy funt) i dodać je do listy A u tokorekty, aby i ich wprowadzanie mogło odbywać się szybciej.
Z a sa d y p op raw n ego w p is y w a n ia tek stu Wpisywanie znaków interpunkcyjnych zgodnie z opisanymi poniżej zasadami ułatw i Ci późniejszą edycję i formatowanie tekstu, bez konieczności ciągłego dokonywania poprawek (np. gdy znak przecinka lub kropki zostanie niefortun nie przeniesiony na początek nowego wiersza!). Bezwzględnie stosuj w praktyce zasady mówiące, aby: ■ NIGDY NIE STAWIAĆ SPACJI bezpośrednio PRZED znakami interpunkcyjnymi takimi jak kropka, przecinek, dwukropek, średnik, wykrzyknik, pytajnik oraz wielokropek. ■ ZAWSZE STAWIAĆ SPACJĘ bezpośrednio ZA tymi znakami (z wyjątkiem sytuacji, w której bezpośrednio za znakiem interpunkcyjnym wstawiasz zamiast spacji znak nowego akapitu, naciskając Enter). ■ NIGDY NIE STAWIAĆ DWÓCH LUB WIĘCEJ SPACJI PO SOBIE. Bardzo często niedoświadczony użytkownik edytora wstawia pomiędzy sąsiednie wyrazy dwie spacje (lub nawet więcej) zamiast jednej, bo wydaje mu się, iż tak jest... ładniej! Inny niedopuszczalny błąd to wstawianie wielu spacji w celu prze suwania tekstu na stronie (zamiast stosowania odpowiednich wcięć oraz wyrów nania akapitu).
Łączniki i myślniki Łączniki (inaczej tzw. dywizy) i myślniki (półpauzy lub pauzy) są do siebie podobne — obydwa znaki przyjmują kształt poziomej kreski. Różne są jednak ich długo ści — łącznik jest krótki, a myślnik zauważalnie dłuższy. Ponadto przed znakiem myślnika oraz za nim muszą być wstawione spacje, zaś przed łącznikiem oraz za nim żadnych spacji absolutnie być nie może!
43
ABC MS Office 2 016 PL
Stosowanie zarówno łączników, jak i myślników zachodzi w ściśle określonych wypadkach, a mylenie tych znaków jest błędem.
Łączniki są stosowane w przypadku złożeń (np. pieszo-rowerowa) lub gdy wpi sujemy numery telefoniczne (np. 345-67-89). Z kolei myślnik pozwala na oddzielenie od siebie całych zdań lub ich fragmentów (rysunek 2.7). Rysunek 2.7.
Turystyka pieszo-rowerowa
Przykładnwe użycie łączników □raz myślników
Informacja pod nrtel. 012 345-67-89 Wyżywienie - we własnym zakresie Zakwaterowanie - namioty
Wpisanie znaku łącznika polega jedynie na naciśnięciu na klawiaturze odpo wiedniego klawisza (oznaczonego symbolami krótszej i dłuższej poziomej kreski). Generowanie znaku myślnika jest dokonywane za pomocą tego samego klawi sza — wystarczy tylko przed łącznikiem i po nim wstawić spację, by autom a tycznie został on zamieniony na myślnik. Długość myślnika generowanego przez Word odpowiada znakowi typograficznemu nazywanemu półpauzą. Jeśli zechcesz wygenerować dłuższą od półpauzy pauzę (obecnie coraz rzadziej używaną), wówczas wpisz dwa znaki łącznika bezpośrednio po sobie, nie wstawiając jednak ani przed nimi, ani za nimi żadnych spacji.
Mechanizm, który realizuje opisaną powyżej zamianę, to Autoform atowanie. Jeśli ta zamiana nie jest dokonywana, wówczas sprawdź ustawienia opcji Autoform atow anie (patrz rozdział 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Narzędzia językowe > Autokorekta > Autoformatowanie").
Cudzysłowy i nawiasy Wpisując cudzysłowy i nawiasy, pamiętaj, aby wstawiać przylegające do nich spacje od zewnątrz, a nie od wewnątrz. W szczególności: ■ ZAWSZE WSTAWIAJ SPACJĘ bezpośrednio PRZED nawiasem i cudzysłowem OTWIERAJĄCYM oraz bezpośrednio PO nawiasie i cudzysłowie ZAMYKAJĄCYM (z wyjątkiem sytuacji, w której bezpośrednio za
44
Word — poprawna edycja tekstu
cudzysłowem lub nawiasem zamykającym wstawiasz zamiast spacji znak nowego akapitu, naciskając klawisz Enter). ■ NIGDY NIE WSTAWIAJ SPACJI zaraz ZA nawiasem i cudzysłowem OTWIERAJĄCYM oraz bezpośrednio PRZED nawiasem i cudzysłowem ZAMYKAJĄCYM. Aby wpisać znak cudzysłowu, przytrzymaj na klawiaturze klawisz Shift, a na stępnie naciśnij klawisz oznaczony następująco: 99
W języku polskim są stosowane tzw. cudzystowy drukarskie. W takim przypadku otwierający cudzysłów będzie położony u dołu wiersza, a zamykający— u góry. Rozpoczynając i kończąc cudzysłów, używasz zawsze tego samego klawisza na klawiaturze, nie martwiąc się o to, czy wstawiasz cudzysłów otwierający czy zamykający. Automatyczne przeniesienie znaku cudzysłowu otwierającego ku dołowi wiersza jest dokonywane przez mechanizm Autoform atowania. Jeśli tak się nie dzieje, wówczas sprawdź ustawienia opcji Autoform atowanie (patrz rozdział 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Narzędzia językowe > Autokorekta > Autoformatowanie").
Nie wolno wpisywać cudzysłowu otwierającego jako znaku złożonego z dwóch przecinków ani też cudzysłowu zamykającego jako znaku złożonego z dwóch apostrofów.
Przykładowy dokument Stosując się do opisanych powyżej zasad, przygotuj teraz dokument według po niższych wskazówek: 1. Uruchom edytor tekstu Word. Upewnij się, że pracujesz w widoku Układ wydruku i ustaw powiększenie na poziomie Szerokość strony. Z. Kliknij ikonę strzałki skierowanej pionowo w dół, a przyporządkowanej do przycisku Rozmiar czcionki, znajdującego się w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu listy kliknij rozmiar 14. W ten sposób cały wpisywany tekst będzie o trzy stopnie większy od wielkości standardowej wynoszącej 11.
ABC MS Office 2 016 PL
3. Wpisz tekst: Biuro Podróży „Przygoda"
4 . Naciśnij klawisz Enter, aby przejść do nowego akapitu, i wpisz tekst: 43-450 Ustroń
5. Po raz kolejny naciśnij klawisz Enter. Po przejściu do nowego akapitu sześciokrotnie wciśnij na klawiaturze klawisz Tab, odsuwając tym samym kursor tekstowy od lewego marginesu. 6 . Wpisz tekst: Firma Transportowa „Robert Bartosz"
7. Naciśnij klawisz Enter, aby przejść do nowego akapitu, po czym wciśnij
sześć razy Tab i wpisz tekst: Dyrektor Janusz Ustroński
8. Naciśnij dwukrotnie klawisz Enter i wpisz tekst: Szanowny Panie
9. Naciśnij klawisz Enter i wpisz poniższy fragment tekstu. Uprzejmie prosimy o p rzesłan ie Państwa o ferty na re a liz a c ję przewozów turystycznych (kierunek bałkański - G recja, B u łg a ria ). Przewozy realizowane będą w okresie wiosenno-letnim. Dodatkowe wymagania - bagażniki rowerowe.
Podczas wpisywania tekstu kursor będzie się zbliża) do prawego marginesu strony. Nie naciskaj wtedy klawisza Enter, tylko pozwól, by Word samodzielnie (w trakcie Twojego pisania) przeniósł kursor tekstowy na początek nowego wiersza.
1 0 . Naciśnij dwukrotnie klawisz Enter i wpisz tekst: Z pozdrowieniami
1 1 . Po raz ostatni naciśnij Enter i wpisz tekst: Adam Beskidzki
Porównaj teraz efekt swojej pracy z poniższym wzorem (rysunek 2.8). W szcze gólności sprawdź, czy wpisałeś prawidłowo łączniki i myślniki oraz cudzysłowy i nawiasy.
Word — poprawna edycja tekstu
Biuro Podróży „Przygoda'
Wygląd przykładowego dokumentu
43-450 Ustroń Firma transportowa „Robert Bartosz' Dyrektor Janusz Ustroński
Szanowny Panie Uprzejmie prosimy o przesłanie Państwa oferty na realizację przewozów turystycznych (kierunek bałkański - Grecja, Bułgaria). Przewozy realizowane będą w okresie wiosenno-letnim. Dodatkowe wymagania - bagażniki rowerowe.
Z pozdrowieniami Adam Beskidzki
Blok tekstu (czyli akapit) Uprzejmie prosimy (...) bagażniki rowerowe może być w Twoim dokumencie rozłożony nieco inaczej na poszczególne wiersze, niż to zostało przedstawione w powyższym przykładzie — wszystko zależy bowiem od wielkości i kroju czcionki oraz od wielkości lewego i prawego marginesu, a także od formatu i orientacji strony.
Poprawianie struktury dokumentu Wyświetlanie ukrytych symboli formatowania Sposób rozłożenia tekstu w dokumencie jest uzależniony od wprowadzonych przez Ciebie tzw. symboli formatowania. W powyższym przykładzie wykorzy stałeś aż trzy rodzaje takich symboli: znaczniki akapitu (wprowadzane za pomocą klawisza Enter), tabulacje (wprowadzane za pomocą klawisza Tab) oraz najzwy klejsze spacje. Zauważ, że żaden z tych znaków nie jest widoczny, a jednak w za sadniczy sposób wpływa na położenie zwykłego, „widzialnego" tekstu. Aby prześledzić położenie ukrytych symboli formatowania, kliknij przycisk Pokaż wszystko, znajdujący się w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne (rysunek 2.9).
47
ABC MS Office 2 016 PL
Narzędzia główne
A
db Wytnij
m
i i i Kopiuj
C-alibri
Wklej % Malarz formatów Schowek
B
I
- |l4
-| K
U » ate x , X 1
ri
A
Aa -
& - ał r - ^
& -
Czcionka
Biuro-Podróży-„Przygoda"H Ą
2
43-450-UstrońH Firma-transportowa-„Robert-Bartosz"H
t. — *■
---- 5 Szanowny-PanieU
Rysunek 2.9.
Dyrektor-Ja nusz-Ustrońskifl
t.
Wyświetlanie ukrytych symboli formatowania: 1 — przycisk Pokaż wszystko na karcie Narzędzia główne na Wstążce, 2 — znacznik akapitu, 3 — spacja, 4 — tabulacja, 5 — dodatkowy znacznik akapitu, powodujący powstanie większego odstępu pomiędzy blokami tekstu
Wszędzie tam, gdzie nacisnąłeś klawisz Enter, pojawił się znacznik akapitu. Natomiast dwukrotne naciśnięcie klawisza Enter spowodowało powstanie dodatkowego odstępu pomiędzy blokami tekstu.
Edytowanie symboli formatowania Załóżmy teraz, że chcesz zmniejszyć odstęp występujący powyżej tekstu Z po zdrowieniami. Możesz tego dokonać na jeden z trzech sposobów: ■ Ustaw kursor tekstowy bezpośrednio za kropką po tekście (...) bagażniki rowerowe i naciśnij klawisz Delete. ■ Ustaw kursor tekstowy bezpośrednio przed tekstem Z pozdrowieniami i naciśnij klawisz Backspace. ■ Ustaw kursor tekstowy w obszarze jednego z dwóch pustych akapitów położonych powyżej tekstu Z pozdrowieniami i naciśnij klawisz Backspace lub Delete.
48
Word — poprawna edycja tekstu
Dodatkowe symbole przeszkadzają w postrzeganiu samej treści dokumentu. Jeśli więc zakończyłeś poprawianie struktury dokumentu, wówczas ukryj niepotrzebne symbole, klikając ponownie przycisk Pokaż wszystko na karcie Narzędzia główne.
Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów Zapisanie dokumentu, nad którym pracowałeś, na dysku twardym komputera (lub innym nośniku) sprawi, że będziesz mógł go później ponownie otworzyć i sko rzystać z jego zawartości.
Zapisywanie dokumentów Folder docelowy i nazwa nowego dokumentu Aby zapisać nowo utworzony dokument, kliknij ikonę Zapisz położoną na pasku narzędzi Szybki dostęp (rysunek 2.10).
Zapisywania dnkumantu: 1 — iknna Zapisz na pasku Szybki dostęp, 2 — Okienko nawigacji, 3 — pola służące dc określania nazwy dokumentu
Narzędzia główne
Wstawianie
Projektowanie
EJEI Zapisywanie jako ► Biblioteki ► Dokumenty ►
Biblioteka Dokumenty -4
Biblioteki
\
[ 1 Dokumenty J Gj M ly
M °>£ ŹrÓdła dan* ch Notesy programu OneNote
Zapisz jako typ: | Dokument programu Word (*.docx)
2
49
ABC MS Office 2 016 PL
Po otwarciu panelu Zapisz jako kliknij przycisk Ten komputer, a następnie przycisk Przeglądaj. Po wyświetleniu okna dialogowego Zapisywanie jako (lub Zapisz jako) kliknij przycisk Przeglądaj foldery i zadbaj o wskazanie właściwego folderu doce lowego. Domyślnie jest nim folder przechowujący dokumenty bieżącego użytkow nika systemu Windows (np. folder o nazwie Dokumenty lub Moje dokumenty). Je śli zechcesz wskazać inny folder, skorzystaj z ikon nawigacyjnych położonych po lewej stronie okna dialogowego (rysunek 2.10). Kolejny krok to wpisanie nazwy nowego dokumentu. Aby to zrobić, kliknij w polu Nazwa pliku, wyczyść całkowicie jego dotychczasową zawartość (jeśli takowa ist nieje) i wpisz nową nazwę dokumentu. Upewnij się, że do pola Zapisz jako typ zo stała przyporządkowana opcja Dokument programu Word (*.docx). Kliknij teraz przycisk Zapisz i zaobserwuj pojawienie się na pasku tytułowym edytora Word nazwy dokumentu (rysunek 2.11).
Ponowne zapisywanie dokumentu Jeśli po zapisaniu dokumentu wprowadzisz do niego kolejne zmiany, wówczas powinieneś go powtórnie zapisać. Aby to uczynić, kliknij ponownie ikonę Zapisz na pasku Szybki dostęp. Tym razem nie pojawi się już panel Zapisz jako, bo poło żenie i nazwa pliku zostały wcześniej ustalone, a operacja zapisywania prze biegnie niezauważalnie, bez żadnych dodatkowych komunikatów. Jeśli wprowadzisz do dokumentu kolejne zmiany i spróbujesz zamknąć edytor Word bez wcześniejszego zapisania dokumentu, wówczas zostanie wyświetlone zapytanie (rysunek 2.12).
50
Word — poprawna edycja tekstu
Chcąc zapisać zmiany i zamknąć dokument, kliknij przycisk Zapisz. Aby natomiast zrezygnować z zamykania dokumentu i powrócić do jego edycji, kliknij przycisk Anuluj. Z przycisku Nie zapisuj nie korzystaj zbyt pochopnie. Jego kliknięcie spo woduje bowiem zamknięcie dokumentu bez zapisania wprowadzonych zmian. Kopia pliku ze zmianami zostanie zapamiętana automatycznie — będziesz mógł ją otworzyć w trybie odzyskiwania niezapisanego dokumentu (patrz: kolejny podrozdział).
Jeżeli zechcesz zapisać kolejną wersję dokumentu pod postacią zupełnie nowego pliku, przejdź do menu Plik i kliknij łącze Zapisz jako. Po otwarciu panelu Zapisz jako kliknij przycisk Przeglądaj. Po otwarciu okna dialogowego Zapisywanie jako zmień zawartość pola Nazwa pliku i kliknij przyciskZap/sz.
Autoodzyskiwanie Ze względów bezpieczeństwa edytor Word, podobnie jak pozostałe programy pakietu MS Office 2016, został wyposażony w mechanizm, który zapisuje na bieżąco zmiany wprowadzane do dokumentów. W przypadku niespodziewanego zamknię cia dokumentu, spowodowanego np. awarią komputera, zawieszeniem systemu operacyjnego bądź zanikiem napięcia zasilającego, zmiany wprowadzone, a jeszcze niezapisane, można odtworzyć. Domyślnie mechanizm Autoodzyskiwania jest uaktywniony. Aby skontrolować jego ustawienia, otwórz okno Opcje programu Word i przejdź do kategorii Zapisy wanie. Upewnij się, że opcja Zapisz informacje Autoodzyskiwania co pozostaje aktywna. Częstotliwość zapisu nie powinna być zbyt mała, aby w wypadku awarii nie utracić zbyt wielu efektów swojej pracy. Z kolei częste zapisywanie informacji Auto odzyskiwania może spowolnić pracę programu. Poziom 10 minut wydaje się być właściwym kompromisem. Chcąc przejrzeć listę automatycznie zapisanych dokumentów, kliknij przycisk Plik i wskaż polecenie Otwórz. Wybierz opcję Ostatnie, a następnie przewiń na sam dół wyświetlaną listę i kliknij przycisk Odzyskaj niezapisane dokumenty.
Informacje dołączane do dokumentu Jeśli zamierzasz przesłać komuś dokument nie w tradycyjnej formie papierowej, lecz w postaci elektronicznej, np. jako plik — załącznik poczty elektronicznej, wówczas powinieneś prześledzić ukrytą zawartość pliku. Aby to uczynić, przejdź
ABC MS Office 2 016 PL
do menu Plik i sprawdź, jest czy wyświetlana plansza Informacje (jeśli nie, wówczas kliknij łącze Informacje). Kliknij przycisk Właściwości, znajdujący się w jej prawym górnym rogu. Po rozwinięciu menu kliknij przycisk Właściwości zaawansowane. Możesz teraz dokonać przeglądu i - w razie potrzeby - edycji zawartości pól dostępnych w kolejnych zakładkach okna.
Zabezpieczanie hasłem przed niepowołanym odczytem Jeśli chcesz zabezpieczyć zawartość dokumentu przed niepowołanymi osobami, wówczas dobrym rozwiązaniem jest zaszyfrowanie go tak, by jego otwarcie było możliwe tylko po podaniu prawidłowego hasła. Aby to uczynić, przejdź do panelu Plik > Informacje. Kliknij przycisk Chroń doku ment, a następnie wybierz opcję Szyfruj przy użyciu hasła. Wprowadź teraz dwu krotnie to samo hasło, po czym zapisz i zamknij dokument. Przy próbie otwarcia zaszyfrowanego dokumentu będziesz każdorazowo pro szony o podanie hasła.
Aby odszyfrować dokument i usunąć hasto, otwórz zaszyfrowany plik, podając prawidłowe hasło, a następnie przejdź raz jeszcze do karty Plik, kliknij przyciski Informacje > Chroń dokument > Szyfruj przy użyciu hasła i tym razem pole Hasło pozostaw puste.
Dokumenty na dysku DneDrive w internecie Przypomnijmy: po założeniu konta Microsoft (koniecznego do zainstalowania pakietu Office 2016) uzyskałeś automatycznie dostęp do usługi OneDrive, czyli tzw. dysku wirtualnego. Możesz więc zapisywać dokumenty nie tylko na dysku lokalnym, lecz od razu w tzw. „chmurze", czyli de facto na swoim wirtualnym dysku w internecie. Dostęp do dokumentów tam zapisanych jest bardzo wygodny, bowiem wystarczy Ci do tego dowolny komputer z dostępem do internetu. Nie musisz m artwić się, że Twoje dokumenty pozostały na komputerze w domu czy w pracy lub też znajdują się na pendriwie, którego nie masz akurat przy sobie.
Zapisywanie dokumentu w „chmurze" Aby zapisać dokument na internetowym dysku wirtualnym: 1. Otwórz menu Plik i kliknij przycisk Zapisz jako. Z. Jeśli nigdy przedtem nie korzystałeś z usługi OneDrive, kliknij przycisk Dodaj miejsce, a następnie przycisk OneDrive.
Word — poprawna edycja tekstu
3 . W okienku Logowanie wpisz adres e-mail, którym posłużyłeś się przy zakładaniu Konta Microsoft i kliknij przycisk Dalej. 4 . W kolejnym okienku wpisz hasło do swojego Konta Microsoft i kliknij przycisk Zaloguj. 5. Teraz, w panelu Zapisz jako, wskaż lokalizację OneDrive.
Aby uzyskiwać dostęp do „chmury", po uruchomieniu Worda loguj się zawsze do swojego Konta M icrosoft. W tym celu kliknij tącze Zaloguj się umiejscowione w prawym górnym rogu ekranu.
Udostępnianie i współedytowanie dokumentów zapisanych w „chmurze" Dokument zapisany przez Ciebie na dysku OneDrive możesz udostępnić innym osobom. W tym celu: 1. W edytorze Word 2016 — w którym widzisz otwarty dokument przeznaczony do udostępnienia, a zapisany uprzednio w „chmurze" — kliknij przycisk Udostępnij, znajdujący się w prawym górnym rogu okna. 2. Po otwarciu okienka zadań Udostępnianie wpisz w polu Zaproś osoby adres e-mail osoby lub instytucji, z którą chcesz współdzielić dokument. 3 . Jeśli chcesz, by adresat udostępnienia mógł zmieniać treść Twojego dokumentu (czyli współedytować go razem z Tobą), pozostaw opcję Może edytować. Jeśli chcesz, by mógł przeglądać dokument bez możliwości wprowadzania do niego zmian, wybierz opcję Może wyświetlać. 4 . Kliknij przycisk Udostępnij. Adresat udostępnienia otrzyma e-mail z linkiem prowadzącym do wskazanego przez Ciebie dokumentu. Po jego kliknięciu dokument otworzy się bezpośrednio w oknie przeglądarki internetowej w edytorze Word Online, stanowiącym okro joną wersję Worda. Jeśli natomiast osoba, którą zaprosiłeś do współpracy, będzie mieć na swoim komputerze zainstalowaną pełną wersję Worda, wówczas - po kliknięciu przycisku OTWÓRZ W PROGRAMIE WORD - rozpocznie pracę nad dokumentem w tym właśnie edytorze.
53
_
II r I i-i
ABC MS Office 2 016 PL
u_Li Jeśli Ty i inne osoby, którym udostępniłeś dokument, pracują nad nim w edytorze Word 2016 lub Word Online, wówczas jest możliwa tzw. praca w czasie rzeczywistym. W takim przypadku zmiany wprowadzane przez jedną osobę są prawie od razu widoczne na ekranach komputerów innych osób, współedytujących dany dokument.
Otwieranie dokumentów Aby z poziomu systemu operacyjnego Windows otworzyć dokument Microsoft Word zapisany lokalnie, tzn. np. na wewnętrznym lub zewnętrznym dysku tw ar dym lub też pendriwie, należy otworzyć okno odpowiedniego folderu źródłowego i kliknąć dwukrotnie (lub jednokrotnie — jeśli tak właśnie ustawiono w systemie operacyjnym) wybrany plik.
Word 2016 potrafi zapamiętać miejsce, w którym znajdował się kursor tekstowy w momencie, gdy zamykałeś dokument. W takim przypadku, po ponownym otwarciu dokumentu, po prawej stronie okna pojawi się „dymek" z komunikatem „Witamy ponow nie! W znów od miejsca, w którym przerw an o". Kliknięcie „dymku" spowoduje przeniesienie kursora tekstowego do miejsca, w którym przebywał on ostatnio w dokumencie.
Jeśli na dysku twardym Twojego komputera znajdują się dokumenty utworzone zarówno we wcześniejszych wersjach pakietu Office, jak i w wersji najnowszej, wówczas warto w systemie operacyjnym Windows wyłączyć opcję ukrywania tzw. rozszerzeń znanych typów plików. Dzięki temu po nazwie głównej każdego pliku będącego dokumentem MS Word 2016, 2013, 2010 lub 2007 zostanie wyświetlone czteroliterowe rozszerzenie ,docx lub .docm . Z kolei dokumenty zapisane w starszym formacie będą odznaczać się rozszerzeniem .doc (rysunek 2.13).
54
Word — poprawna edycja tekstu
formularz.docm Dokument programu Microsoft
Newe i stars dakumsnty MS Ward widocznE w okniE foldEru Windows 7
list.doc Dokument programu Microsoft... 22,0 KB list.docx Dokument programu Microsoft... 11,5 KB
Dokument z rozszerzeniem .docm może zawierać makra. Jeśli pochodzenie takiego pliku jest podejrzane (np. otrzymałeś go w załączniku poczty e-mail od nadawcy, którego nie znasz), nie otwieraj go.
Edytor Word umożliwia otwieranie dokumentów zapisanych w formatach in nych niż MS Word. Bardzo popularnym formatem jest tzw. Rich Text Format. Jeśli plik z rozszerzeniem .rtf nie otwiera się w edytorze MS Word 2016 automa tycznie po dwukrotnym jego kliknięciu, wówczas kliknij ten plik prawym przyci skiem myszy i z menu kontekstowego wybierz opcję Otwórz za pomocą > Word. Jeśli edytor tekstu Word jest już uruchomiony, wówczas otwieranie kolejnych dokumentów może odbyć się poprzez okno dialogowe. Aby to uczynić: 1. Przejdź do menu Plik. Z. Kliknij przycisk Otwórz. 3 . Kliknij przycisk Ten komputer. 4 . Kliknij przycisk Przeglądaj. 5. Po otwarciu okna Otwieranie przejdź do folderu źródłowego, zaznacz wybrany dokument i kliknij przycisk Otwórz.
55
_
IIr1i-l U_Li
ABC MS Office 2 016 PL
Po otwarciu dokumentów .d o c (czyli tych, które zostały zapisane w starym formacie Word 97-2003) oraz dokumentów ,docx zapisanych co prawda w nowym formacie, ale przez nieco starszy edytor Word 2007 lub Word 2010, zostaje włączony tzw. tryb zgodności, co jest sygnalizowane odpowiednim komunikatem widocznym na pasku tytułowym (rysunek 2.14). W tej sytuacji niektóre nowe funkcje programu Word 2016 zostaną (niestety) wyłączone lub ograniczone w taki sposób, aby symulowały starszą wersję edytora. Rozwiązaniem tego problemu jest przekonwertowanie dokumentu na nowy typ. Chcąc to uczynić, przejdź do menu Plik, kliknij przycisk Inform acje, a następnie kliknij przycisk Konwertuj. Pamiętaj jednak, że po wykonaniu tej operacji bezpowrotnie utracisz starszą wersję pliku!
Rysunek 2.14. list.do^^ryb zgodnośd^ Word
Przechodzenie na nowy format pliku
© Informacje
Informacje list
Nowy
( I
Otwórz
Konwertuj .
Zapisz
Lista ostatnio używanych dokumentów Przejdź do menu Plik, kliknij przycisk Otwórz, a następnie kliknij kategorię Ostatnie. Przejrzyj teraz listę dokumentów otwieranych ostatnio w Wordzie i kliknij n a zwę wybranego dokumentu, aby go ponownie otworzyć (rysunek 2.15).
Otwórz
Rysunek 2.15. Lista ostatnio otwartych dokumentów
Informacje
(T -)
Ostatnie
wzór.docx Moje dokumenty
Nowy
OneDrive |Ł ]
Zapisz
tabela,docx Moje dokumenty
Otwórz
5G
Dzisiaj
Ten komputer
list.docx Moje dokumenty
Word — poprawna edycja tekstu
Powyższa lista dokumentów jest na bieżąco aktualizowana. Jeśli chcesz, aby wybrany dokument zagościł na tej liście na stałe, przypnij go, klikając ikonę pinezki położoną na prawo od nazwy dokumentu (rysunek 2.16). Aby natomiast zmienić liczbę elementów na liście, otwórz okno Opcje program u W ord, wybierz kategorię Zaawansowane, przejdź do sekcji Wyświetlanie i zmień liczbę przyporządkowaną do pola Pokaż tę liczbę ostatnio używanych dokum entów.
©
P r z y p ię t e
Ostatnie
ijp t
w z ó r.d o c x
*F= I
Moje dokumenty
2015-10-17 22:59
ł
2015-10-17 22:55
-N
D z is ia j ta b e la .d o c x ¥ e =e J
Moje dokumenty
listdooc Moje dokumenty
Rysunek 2.18.
2015-10-17 22:53
Przypnij ten element do listy
Knnfigurnwanie listy nstatniD używanych dnkumantów
Tworzenie nowego dokumentu Pusty dokument Każdorazowe uruchomienie edytora Word skutkuje powstaniem nowego, całkowi cie pustego dokumentu lub też pojawieniem się ekranu startowego, który po zwoli Ci wybrać szablon nowo tworzonego dokumentu. Jeśli podczas pracy nad wybranym dokumentem będziesz chciał utworzyć kolejny, przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Nowy, a następnie kliknij miniaturę Pusty dokument. Szybszym sposobem na utworzenie nowego, pustego dokumentu jest przytrzy manie na klawiaturze klawisza Ctrl i naciśnięcie klawisza N.
Dokumenty na bazie szablonów Word 2016 daje Ci możliwość utworzenia niepustego dokumentu w oparciu o jeden z wielu wzorców, zwanych s z a b l o n a m i .
ABC MS Office 2 016 PL
Aby przejrzeć galerię szablonów, przejdź do panelu Plik i kliknij przycisk Nowy. Zauważ, że dostępne szablony odpowiadają różnym typom dokumentów i cha rakteryzują się odpowiednio skomponowanym wyglądem. Po kliknięciu miniatury wybranego szablonu zostanie utworzony, na jego pod stawie, nowy dokument. Kolekcja szablonów Online, dostępnych przy połączeniu z intemetem, jest ogromna i w dodatku cały czas na bieżąco aktualizowana przez firmę Microsoft. Najlepszym sposobem wyszukania szablonu jest wpisanie frazy (np. zaproszenie) w polu Wyszukaj szablony online. Po wyświetleniu dużej liczby szablonów możesz kliknąć wybraną Kategorię w i doczną po prawej stronie okna (np. Urodziny).
Dokumenty tworzone na bazie szablonów mogą zawierać bogate zestawy elementów, których edycji i formatowania będziesz się stopniowo uczyt. Dlatego, poznając kolejne funkcje edytora, warto w przyszłości cyklicznie wracać do zbioru szablonów i oceniać ich zawartość pod kątem poznanych już elementów.
Praca z plikami PDF Word 2016, podobnie jak jego poprzednik Word 2013, dysponuje bardzo wygodną funkcją — potrafi nie tylko otwierać dokumenty zapisane w plikach PDF, ale również automatycznie konwertuje je na format umożliwiający ich edycję, czyli wprowadzanie do nich wszelkich zmian!
Chcąc otworzyć dokument PDF w edytorze Word, w okienku Otwieranie przejdź do folderu zawierającego dokument PDF, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Jeśli zostanie wyświetlony komunikat Program Word przekonwertowuje teraz plik PDF (...), kliknij przycisk OK.
Word — poprawna edycja tekstu
Przekonwertowanie pliku PDF na format dokumentu Worda może spowodować pewne zmiany w wyglądzie dokumentu (najczęściej będzie to niewielka różnica w układzie dokumentu, czyli rozmieszczeniu elementów na stronie, lub np. różnica w kształcie punktorów lub innych symboli).
Po otwarciu pliku PDF jego nazwa jest widoczna na pasku tytułowym Worda (ry sunek 2.17). Od tej chwili możesz wprowadzać do dokumentu wszelkie zmiany.
H
*5 - O
Rysunek 2.17.
<3
s>
roszura.pdf - Word
EU
Nazwa pliku PDF wyświetlana na pasku tytułu Wnrda
Chcąc zapisać zmieniony dokument PDF, kliknij ikonę Zapisz na pasku Szybki dostęp. Po otwarciu okienka Zapisywanie jako zauważysz z pewnością, że domyśl nie w polu Zapisz jako typ jest wyświetlana opcja Dokument programu Word (*.docx). Oznacza to, że Word proponuje Ci, byś zmieniony dokument PDF zapisał w formacie Worda. Jeśli chcesz pozostać przy oryginalnym formacie PDF, rozwiń listę przyporząd kowaną do pola Zapisz jako typ i wybierz opcję PDF (*pdfl.
Z uwagi na fakt, że (jak to już zasygnalizowano uprzednio) PDF mógł zmienić nieco swój wygląd podczas konwertowania, warto zawsze zapisywać zmieniony dokument jako plik PDF pod inną nazwą niż pierwotna — w ten sposób zachowasz oryginał, do którego będziesz mógł w razie potrzeby powrócić.
Współpraca z MS Office 97 - 2003 Zapisywanie w formacie MS Office 97 - 2003 Jeśli odbiorcą Twojego dokumentu będzie osoba, która nie ma możliwości otwar cia pliku zapisanego w nowym formacie (obsługiwanym przez MS Office 2013, 2010 oraz 2007), wówczas musisz zapisać dokument w starym formacie MS Office 97 - 2003. Pamiętaj jednak, że przy takiej konwersji Twój dokument ule ga „spłaszczeniu", co powoduje, że np. jego dalsze formatowanie z wykorzystaniem nowych, zaawansowanych technik nie będzie już możliwie.
ABC MS Office 2 016 PL
Dobrym rozwiązaniem jest tworzenie kopii dokumentu: oryginał dokumentu pozo stawiasz zawsze zapisany w nowym formacie, zaś identyczną w treści kopię (prze znaczoną tylko do wysyłki) będzie stanowić plik przekonwertowany na stary format. Przed rozpoczęciem konwertowania zapisz dokument w domyślnym (czyli no wym) formacie, a następnie sprawdź, które jego elementy mogą sprawić kłopot przy przechodzeniu do starszego formatu. Aby to uczynić, przejdź do menu Plik, kliknij przycisk Informacje, po czym kliknij przycisk Wyszukaj problemy, a na stępnie Sprawdź zgodność. Kliknij teraz przycisk Zapisz jako w menu Plik, a następnie wskaż kategorię Ten komputer i kliknij przycisk Przeglądaj. W oknie Zapisywanie jako kliknij przycisk przyporządkowany do pola Zapisz jako typ, a następnie wybierz opcję Dokument programu Word 97-2003 i kliknij przycisk Zapisz. Po wykonaniu powyższej operacji w tym samym folderze na dysku twardym znajdą się dwa dokumenty o identycznych nazwach, lecz różnych rozszerzeniach — docx oraz doc. Doku ment z rozszerzeniem doc możesz teraz wysłać jako załącznik poczty e-mail.
Pakiet zgodności formatu plików dla poprzednich wersji MS Office Jak powinien zachować się użytkownik starszej wersji pakietu MS Office po otrzy maniu dokumentów zapisanych w nowym formacie? Rozwiązanie jest proste: zainstalować specjalny dodatek. Wówczas będzie mógł, korzystając ze starego pakietu MS Office, otwierać i edytować nowe dokumenty MS Office 2016. Prócz tego użytkownicy pakietu MS Office 2000, XP oraz 2003 będą w stanie zapisywać pliki w nowych formatach! Aby pobrać dodatek, otwórz witrynę microsoft.com. Kliknij pole Szukaj w witrynie Microsoft.com, znajdujące się u góry strony, wpisz frazę pakiet zgodności i naciśnij klawisz Enter. Po wyświetleniu listy stron kliknij łącze Pakiet zgodności form atu plików pakietu Microsoft Office dla programów Word, Excel i Power Point. Po zapisaniu pliku o nazwie FileFormatConverters.exe na dysku tw ar dym komputera kliknij go dwukrotnie, uruchamiając program instalacyjny.
Usprawnianie edycji Korzystając ze wzoru, przygotuj teraz krótki, jednostronicowy dokument, który posłuży Ci w niedalekiej przyszłości do wykonania kolejnych ćwiczeń opisa nych w tej książce (rysunek 2.18).
Word — poprawna edycja tekstu
Rysunek 2.18.
Wybierz profesjonalny pakiet biurowy Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkownikowi
Przykładowy dokument
pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.
Edytor tekstu Word Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumentu poprawnego składniowo. Twoją pracę ułatwią mechanizmy wspomagające edycję i formatowanie. Bez trudu zaprojektujesz profesjonalnie wyglądające ulotki, broszury, plakaty, gazetki czy wizytówki. Posługując się stylami i motywami, dokonasz szybkiej i efektownej zmiany wyglądu dokumentu.
Arkusz kalkulacyjny Excel Dzięki funkcjom programu Excel bezbłędnie podsumujesz zgromadzone dane, zaś kreator ułatwi Ci stosowanie formuł obliczeniowych. Korzystając z danych źródłowych utworzysz czytelne wykresy, które pomogą Ci przeanalizować wyniki finansowe czy przebiegi funkcji matematycznych. Excel dostarcza również narzędzi do porządkowania danych - sortowania, filtrowania, wyszukiwania.
Prezentacja multimedialna PowerPoint Tworzenie prezentacji na bazie szablonów i kreatorów przyspieszy Twoją pracę i zagwarantuje osiągnięcie profesjonalnego efektu. PowerPoint umożliwi Ci dopracowanie szczegółów prezentacji, gwarantując jej niepowtarzalność. Animowane obiekty slajdu uczynią pokaz dynamicznym i skupią uwagę odbiorcy. Elementy interaktywne ułatwią nawigację podczas pokazu, a osadzone pliki multimedialne uatrakcyjnią przebieg pokazu.
MSO 2016 w skrócie: Wygodny sposób pracy nad dokumentami Uniwersalny format zapisywania dokumentów Bogaty zbiór szablonów i wzorców Łatwe stosowanie efektów multimedialnych
Każdy rozdział tego dokumentu zawiera tytuł występujący w postaci jednowierszowego akapitu (np. Wybierz profesjonalny pakiet biurowy, Edytor tekstu Word) oraz dłuższy tekst zasadniczy w postaci kilkuwierszowego akapitu. Po zakończeniu wpisywania tekstu danego rozdziału (np. (...) łatwiejszą i bardziej efektywną.) naciskaj zawsze dwa razy klawisz Enter, aby powiększać odstęp pomiędzy są siednimi rozdziałami. Po wpisaniu tekstu zapisz przygotowany przez siebie dokument na dysku tw ar dym komputera, nadając mu nazwę pakiet biurowy.docx, i zamknij go.
Przechodzenie do wybranego miejsca w dokumencie Umiejętność szybkiego przenoszenia kursora tekstowego do wybranego miejsca dokumentu pozwoli Ci na znaczne usprawnienie pracy nad tekstem. Najprostszy sposób polega na ustawieniu kursora myszy w wybranym miejscu dokumentu i jednokrotnym kliknięciu lewym przyciskiem. Taki sposób — choć intuicyjny — nie gwarantuje precyzji. W określonych wypadkach warto zatem korzystać z klawiatury.
ABC MS Office 2 016 PL
Posługiwanie się klawiszami kursora (strzałki w górę i dół oraz lewo i prawo) pozwala na przenoszenie kursora tekstowego odpowiednio o jeden wiersz w górę lub w dół oraz o jeden znak w lewo lub prawo. Jeśli dodatkowo przytrzymasz klawisz Ctrl, wówczas kursor tekstowy będzie przeskakiwać o jeden akapit w górę lub w dół oraz o jeden wyraz w lewo lub w prawo. Chcąc przenieść szybko kursor tekstowy na sam początek bieżącego wiersza, naciśnij klawisz Home. Klawisz End spowoduje natomiast przeniesienie kursora na koniec wiersza. Jeśli przytrzymasz dodatkowo klawisz Ctrl, wówczas kursor tekstowy przemieści się na sam początek lub koniec całego dokumentu. Naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Page Down lub Ctrl+Page Up spowoduje przejście do początku następnej strony lub powrót na sam początek poprzedniej strony.
Zaznaczanie fragmentów dokumentu Umiejętność zaznaczania wybranych fragmentów tekstu będzie bardzo przydatna przy dalszej edycji oraz formatowaniu dokumentu.
Zaznaczanie z wykorzystaniem myszy Najbardziej intuicyjny sposób zaznaczenia wybranego fragm entu tekstu polega na wciśnięciu lewego przycisku myszy i przeciągnięciu kursora od punktu po czątkowego do końcowego.
Po zaznaczeniu za pomocą myszy fragmentu tekstu pojawi się tzw. minipasek narzędzi. O tym, jak się go pozbyć, przeczytaj w rozdziale 1. „Startujem y > Poznaj środowisko pracy > Dodatkowe paski > Minipasek narzędzi".
Aby usunąć zaznaczenie, kliknij w dowolnym obszarze tekstu lub naciśnij jedną ze strzałek kursora. Dwukrotne szybkie kliknięcie wyrazu lewym przyciskiem myszy spowoduje jego zaznaczenie. Aby zaznaczyć całe zdanie, przytrzymaj na klawiaturze klawisz Ctrl i kliknij dowolny wyraz wchodzący w skład tego zdania. Aby zaznaczyć w całości wybrany wiersz, ustaw kursor myszy w obszarze lewego marginesu. Kiedy kursor przyjmie postać strzałki przechylonej w prawo, kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy (rysunek 2.19). Kliknięcie dwukrotne spo woduje natomiast zaznaczenie całego akapitu.
Word — poprawna edycja tekstu
Wybierz profesjonalny pakiet biurowy Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkownikowi pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną,
Rysunek 2.19.
Zaznaczanie całego wiersza
Dobrym sposobem na zaznaczanie dowolnych fragmentów dokumentu jest usta wienie kursora myszy na lewym marginesie i przeciągnięcie go w górę lub w dół od początkowego do końcowego wiersza zaznaczenia. Aby zaznaczyć cały dokument, kliknij przycisk Zaznacz położony w grupie Edy towanie na karcie Narzędzia główne, zaś po otwarciu menu wybierz funkcję Zaznacz wszystko. Inny (o wiele szybszy sposób) to naciśnięcie na klawiaturze kombinacji klawiszy Ctrl+A.
Naciśnięcie klawisza Backspace lub Delete spowoduje usunięcie zaznaczonego tekstu. Również wpisanie jakiegokolwiek znaku z klawiatury spowoduje zastąpienie tym wpisem całego zaznaczonego obszaru. Aby wykluczyć tę ostatnią możliwość, w oknie Opcje program u W ord przejdź do kategorii Zaawansowane i w sekcji Opcje edycji wyczyść pole opcji Wpisywany tekst zastępuje zaznaczony tekst.
Zaznaczanie obszarów rozłącznych Jeśli zajdzie potrzeba równoczesnego zaznaczenia kilku niesąsiadujących ze sobą fragmentów tekstu, wówczas przy zaznaczaniu kolejnych fragmentów przy trzymuj na klawiaturze klawisz Ctrl.
Zaznaczanie przy użyciu klawiatury Naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl +Shift +End spowoduje zaznaczenie frag mentu dokumentu, począwszy od miejsca, w którym znajdował się kursor teksto wy, aż do samego końca dokumentu. Analogiczna kombinacja Ctrl +Shift+Home pozwala na zaznaczenie fragmentu dokumentu od kursora tekstowego do same go początku dokumentu.
ABC MS Office 2 016 PL
Powyższe sposoby znajdują zastosowanie np. w sytuacji, gdy z dokumentu o znacznej długości zechcesz usunąć jego początkowy lub końcowy fragment odznaczający się sporą objętością.
Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek Korzystając ze Schowka, można w prosty sposób przenieść lub skopiować w y brane fragmenty tekstu oraz inne obiekty umieszczone w dokumencie. W poniższym przykładzie uporządkujesz treść dokumentu, zmieniając kolejność rozdziałów. Aby to uczynić: 1. Otwórz uprzednio przygotowany dokument ćwiczeniowy pakiet biurowy. docx. 2. Przeciągnij kursor myszy w obszarze lewego marginesu tak, aby zaznaczyć pusty akapit położony bezpośrednio nad tytułem rozdziału Arkusz kał kul acyjny Excel, a także sam tytuł tego rozdziału oraz jego tekst zasadniczy (rysunek 2.20). Posługując się stylami i motywami, dokonasz szybkiej i efektownej zmiany wyglądu dokumentu.
Arkusz kalkulacyjny Excel Dzięki funkcjom programu Excel bezbłędnie podsumujesz zgromadzone dane, zaś kreator ułatwi Ci stosowanie formuł obliczeniowych. Korzystając z danych źródłowych utworzysz czytelne wykresy, które pomogą Ci przeanalizować wyniki finansowe czy przebiegi funkcji matematycznych, Excel dostarcza również narzędzi do porządkowania danych - sortowania, filtrowania, wyszukiwania.
Prezentacja multimedialna PowerPoint
Zaznaczenie tytułu i tekstu rozdziału przeznaczonego do przeniesienia
3. Kliknij teraz przycisk Wytnij znajdujący się w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne. Zaobserwuj zniknięcie zaznaczonego tekstu, który od tego momentu przebywa w Schowku.4 4 . Ustaw teraz kursor tekstowy w obszarze pustego akapitu bezpośrednio
nad tytułem rozdziału Edytor tekstu Word (rysunek 2.21).
Word — poprawna edycja tekstu
pakietu biurowego. Uczyni on
Edytor tekstu Word Ustawienie kursora tekstowego w miejscu docelowym, do którego zostanie wklejona zawartość Schowka
5. Kliknij teraz przycisk Wklej znajdujący się w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne. Zaobserwuj ponowne pojawienie się w dokumencie, choć tym razem w innym miejscu, uprzednio wyciętego rozdziału. Operacja przeniesienia fragmentu tekstu została zakończona. Aby zamiast przeniesienia wykonać kopiowanie, bezpośrednio po zaznaczeniu tekstu skorzystaj z przycisku Kopiuj (zamiast Wytnij). Natomiast w kolejnym kroku, podobnie jak poprzednio, kliknij przycisk Wklej.
Przenoszenie i kopiowanie poprzez Schow ek jest wygodne zwłaszcza w przypadku, gdy operujesz na dużych fragmentach tekstu oraz gdy jesteś zmuszony przenosić lub kopiować tekst pomiędzy różnymi stronami w danym dokumencie, a nawet pomiędzy różnymi dokumentami. Klasyczny przykład korzystania ze Schowka to kopiowanie do dokumentu MS Word wybranego zakresu arkusza kalkulacyjnego MS Excel, względnie osadzonego w nim wykresu lub też fragmentu strony internetowej otwartej w oknie przeglądarki internetowej.
Wybór formatu wklejanego tekstu Oprócz kopiowania oraz przenoszenia tekstu i innych elementów, Word pozwala na filtrowanie zawartości Schowka podczas jej wklejania. Ponadto Word um oż liwia dostosowywanie wyglądu wklejanej zawartości do wyglądu dokumentu. A jeśli nie jesteś pewien, jaki skutek spowoduje wklejenie, wówczas możesz sprawdzić na podglądzie, jak będzie wyglądał dokument po wklejeniu zawartości Schowka. Załóżmy, że w Schowku znajduje się fragment dokumentu, zawierający ozdobny tekst oraz dodatkowe ilustracje. Chcąc wkleić do bieżącego dokumentu „czysty" tekst, kliknij ikonę strzałki skierowanej w dół, a przyporządkowanej do przycisku
ABC MS Office 2 016 PL
Wklej na karcie Narzędzia główne. Po rozwinięciu menu Opcje wklejania umieść kursor myszy (bez klikania) kolejno na czterech ikonach widocznych u góry menu [Użyj m otyw u docelowego, Zachowaj formatowanie źródłowe, Scal for matowanie, Zachowaj tylko tekst) — rysunek 2.22. Rysunek
Narzędzia główne
2.22.
Podgląd w menu Opcje wklejania
Wytnij
D U l Kopiuj ^ M a l a r z form atów
O pc je wklejania: =a.
W Wklej; Scal formatowanie (M) Ustaw wmejerne uumysirie...
Zauważ, że jeżeli wybierzesz w ariant Scal form atow anie, dokument zachowa jednolity wygląd.
Opcja Zachowaj tylko tekst jest przydatna w sytuacji, gdy skopiowałeś tekst pochodzący ze strony internetowej — wklejając go do dokumentu, nie chcesz, aby wraz z treścią został przeniesiony wygląd tekstu ani żadne inne obiekty przez przypadek zaznaczone i skopiowane do Schowka.
Kolekcja Schowka Schowek to rozbudowane narzędzie, które — oprócz prostych operacji przeno szenia i kopiowania pojedynczych fragmentów — umożliwia tworzenie całego zbioru takich fragmentów (maksymalnie 24), a następnie ich wybiórcze wklejanie. Aby korzystanie z kolekcji Schowka nie powodowało chaosu, warto odpowiednio skonfigurować sposób jego działania. W tym celu przejdź do karty Narzędzia główne i kliknij przycisk uruchamiający okienko zadań dla grupy Schowek (rysunek 2.23).
GB
Word — poprawna edycja tekstu
Rysunek 2. 23. Przycisk uruchamiania □kianka zadań
Schowek
Narzędzia główne
X w, rtnij
D ij=) Kopiuj Wklej X Malarz formatów Schowek
©
W obszarze dokumentu zostanie wyświetlone okienko zadań Schowek. Jeśli nie jest ono zadokowane do lewej krawędzi okna programu Word, wówczas kliknij dwukrotnie pasek tytułowy okienka, aby go zadokowaó. Kliknięcie przycisku Opcje otwiera dostęp do ustawień związanych ze Schowkiem. Upewnij się, że wszystkie opcje oprócz Zbieraj bez pokazywania schowka p a kietu Ojfice zostały uaktywnione. Następnie kliknij przycisk Zamknij (w kształcie znaku X) położony w prawym górnym narożniku okna Schowek. Teraz możesz już rozpocząć tworzenie własnej kolekcji. Zaznacz zatem wybrany fragment dokumentu i, korzystając z przycisku Kopiuj, umieść jego kopię w Schow ku. Następnie zaznacz inny fragment dokumentu i również skopiuj go do Schowka. Bezpośrednio po wykonaniu drugiego kopiowania okno Schowek powinno zostać automatycznie wyświetlone. Przyglądając się zawartości okna, zauważysz listę elementów skopiowanych przez Ciebie do Schowka. Kliknięcie wybranego elementu spowoduje jego wkleje nie do dokumentu w miejscu, w którym w danym momencie znajduje się kursor tekstowy. Jeśli któryś z elementów kolekcji Schowka okaże się zbędny, wówczas najedź na niego kursorem myszy (bez klikania), a gdy pojawi się ikona strzałki, kliknij ją i z rozwiniętego menu wybierz opcję Usuń (rysunek 2.24).
Jeśli kończysz określony etap pracy nad dokumentem, wówczas warto skorzystać z przycisku Wyczyść w szystko, usuwając tym samym wszystkie elementy kolekcji.
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 2.24.
Schowek
Kolekcja Schowka
Wklej wszystko
Wyczyść wszystko
Kliknij element do wklejenia: C i Arkusz kalkulacyjny Excel Dzięki funkcjom programu Excel bezbłędnie podsumujesz zgromadzone dane. zaś kreator ułatwi Ci stosowanie formuł obliczenie... O
Edytor tekstu Word Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumentu poprawnego składniowo. Twoją pracę ...
c
Prezentacja multimedialna PowerPoint Tworzenie prezentacji na bazie szablonów i kreatorów przyspieszyTwoją pracę i zagwarantuje osiągnięcie fp
Wklej
X
Usuń
l\
Szybkie kopiowanie i przenoszenie metodą przeciągnij i upuść Przenoszenie za pomocą myszy Jeśli zamierzasz skopiować lttb przenieść niewielki fragment dokumentu, a jego miejsce docelowe znajduje się na tej samej stronie, wówczas przeciągnięcie i upusz czenie zaznaczonego fragmentu będzie znacznie szybszą metodą niż korzystanie ze Schowka. Aby to uczynić: 1. Zaznacz wybrany fragment dokumentu. 2. Umieść kursor myszy nad obszarem zaznaczenia. Zauważ, że kursor
myszy przyjął teraz postać strzałki przechylonej w lewo (rysunek 2.25).
Edytor tekstu Word N Rysunek 2.25.
Wygląd kursora myszy umiaszczonago nad obszarem zaznaczonego tekstu
3. Wciśnij lewy przycisk myszy i rozpocznij przeciąganie zaznaczenia do
punktu docelowego. Miejsce „zrzutu" jest na bieżąco wskazywane przez niewielką pionową kreskę towarzyszącą kursorowi myszy (rysunek 2.26).
G8
Word — poprawna edycja tekstu
Rysunek 2.28. Wygląd kursora myszy podczas przeciągania zaznaczonego tekstu
Edytor tekstu Word
4 . Zwolnij przycisk myszy i usuń zaznaczenie tekstu.
Jeśli przeciąganie zaznaczonego tekstu okaże się niemożliwe, w ów czas otwórz okno Opcje program u W ord, przejdź do kategorii Zaaw ansow ane i uaktywnij opcję Zezw alaj na przeciąganie i upuszczanie tekstu.
Jeśli upuściłeś tekst w niewłaściwym miejscu, kliknij ikonę Cofnij na pasku Szybki dostęp. Natomiast w przypadku, gdy nie zwolniłeś jeszcze przycisku myszy, a chcesz wycofać się z operacji przenoszenia zaznaczenia, naciśnij na klawiaturze klawisz Esc.
Wymuszanie kopiowania Jeśli chcesz, aby przeciągnięcie zaznaczonego tekstu skutkowało jego skopiowa niem (a nie przeniesieniem), wówczas w momencie zwalniania lewego przycisku myszy przytrzymaj na klawiaturze klawisz Ctrl. W takim przypadku poniżej kursora myszy pojawi się znak +, oznaczający aktywację trybu kopiowania (rysunek 2.27). Rysunek 2.27. Knpinwanie metodą przeciągnij i upuść
G9
_
II r 1 i-i
ABC MS Office 2 016 PL
u_Li Znajdowanie i zamiana tekstu oraz innych obiektów Operacje na tekście Microsoft Word został wyposażony w funkcję automatycznego przeszukiwania dokumentu w celu odnalezienia w nim fragmentów spełniających zadane kryte ria. Ponadto użytkownik edytora może również w sposób całkowicie autom a tyczny zamienić wyszukane fragmenty tekstu na inne, wpisane przez siebie. Korzystając z tych zaawansowanych funkcji edycji, prześledzisz teraz, a następnie zmienisz treść dokumentu ćwiczeniowego pakiet biurowy.docx. Po jego otwarciu kliknij przycisk Znajdź położony w grupie Edytowanie na karcie Narzędzia główne. Po wyświetleniu okienka Nawigacja w polu Przeszukaj dokum ent wpisz frazę Excel. Zaobserwuj zaznaczenie w tekście dokumentu wszystkich fraz zgodnych z zadanym kryterium (rysunek 2.28). Arkusz kalkulacyjny Excel
Nawigacja
Dzięki funkcjom programu Excel bezbłędnie podsumujesz zgromadzone dane, zaś kreator ułatwi Ci stosowanie
Liczba wyników; 3 Nagłówki
Strony
Wyniki
formuł obliczeniowych. Korzystając z danych źródłowych utworzysz czytelne
Arkusz kalkulacyjny Excel
wykresy, które pomogą Ci przeanalizować wyniki finansowe czy
Dzięki funkcjom programu Excel bezbłędnie podsumujesz zgromadzone dane, zaś kreator ułatwi Ci czy przebiegi funkcji matematycznych. Excel dostarcza również narzędzi do porządkowania
Rysunek 2.28.
przebiegi funkcji matematycznych. Excel dostarcza również narzędzi do porządkowania danych - sortowania, filtrowania, wyszukiwania.
Automatyczne zaznaczenie odnalezionych fragmentów
Przenieś teraz kursor tekstowy na początek dokumentu, a następnie kliknij przy cisk Zamień położony w grupie Edytowanie na karcie Narzędzia główne. Tym ra zem, w okienku Znajdowanie i zamienianie, do Twojej dyspozycji będą dwa pola: w polu Znajdź wpisz słowo Excel, zaś w polu Zamień na wpisz frazę Mi crosoft Office Excel 2016. Po kliknięciu przycisku Zamień wszystko każdy wyraz Excel w Twoim dokumencie zostanie uzupełniony dodatkowo o frazę Microsoft Office oraz numer wersji 2016.
70
Word — poprawna edycja tekstu
Jeśli uznasz, że nazwa firmy Microsoft jest za długa, wówczas ponownie sko rzystaj z funkcji Zamień. Tym razem w polu Znajdź wpisz wyraz Microsoft, zaś w polu Zamień na umieść skrót MS.
Jeśli nie chcesz przeszukiwać całego dokumentu, tylko jego fragment, wów czas przed otwarciem okna Znajdowanie i zamienianie zaznacz wybrany obszar.
Czasami zachodzi konieczność zaostrzenia kryteriów wyszukiwania. Aby to uczynić, w oknie Znajdowanie i zamienianie kliknij przycisk Więcej. Załóżmy, że w tekście dokumentu chcesz wyszukać osoby o nazwisku Słowacki. Równocześnie masz na uwadze fakt, że przymiotnik słowacki jest wyrazem pospo litym, mogącym również wystąpić w treści tego dokumentu. Aby określić ścisłe kryterium wyszukiwania, w oknie Znajdowanie i zamienianie przejdź do zakładki Znajdź, a następnie w polu Znajdź wpisz nazwisko Słowacki (zaczynając od wielkiej litery), zaś dodatkowo uaktywnij opcję Uwzględnij wielkość liter (rysunek 2.29). Rysunek 2.29. Przeszukiwanie dokumentu z uwzględnieniem dodatkowych kryteriów (tu: wielkości liter)
Znajdowanie i zamienianie Znajdź
Zamień
Znajdź: Opcje:
Przejdź do
Słowacki Wielkość liter
Opcje wyszukiwania Wyszukaj:
Wszędzie
[ 2 1Uwzględnij wielkość iiterj\, HU Znajdź tylko cale wyrazy
Inny przypadek warty rozważenia dotyczy sytuacji, w której poszukujesz wyrazu w określonej formie. Załóżmy, że w tekście występują wyrazy dom, domek, domowy itd. Aby znaleźć wystąpienia wyrazu dom, a pominąć wszystkie pozostałe, w polu Znajdź wpisz słowo dom, a dodatkowo zaznacz opcję Znajdź tylko całe wyrazy.
Szybka korekta struktury dokumentu Funkcja Zamień może być wykorzystana do poprawienia błędów polegających na niewłaściwym rozmieszczeniu znaków interpunkcyjnych oraz do wyeliminowania niepotrzebnych znaczników akapitu, tworzących puste akapity.
ABC MS Office 2 016 PL
Załóżmy, że otrzymałeś dokument, w którym (wbrew opisanym wcześniej zasa dom!) przed kropkami oraz przecinkami ktoś wstawił spacje. Czytanie długiego tek stu i wychwytywanie takich błędów może być naprawdę męczące. Aby skorzystać z funkcji Zamień, wpisz w polu Znajdź pojedynczy znak spacji oraz kropkę, zaś do pola Zamień na wstaw tylko znak kropki i kliknij przycisk Zamień wszystko. Po wtórz opisaną procedurę — tym razem w odniesieniu do znaku przecinka. Kolejny często spotykany błąd polega na wstawianiu do dokumentu podwójnych (lub nawet potrójnych) ciągów spacji, choć to również przeczy opisanym wcześniej zasadom. Aby wyeliminować wielokrotne spacje, w polu Znajdź w staw dwa znaki spacji, zaś w polu Zamień na umieść pojedynczą spację. Przy wpisywaniu za chowaj szczególną ostrożność, znaki spacji są bowiem niewidoczne i bardzo ła two można pomylić się w ich liczbie! Kliknięcie przycisku Zamień wszystko mu sisz powtarzać, dopóki nie pojawi się komunikat Gotowe. Liczba zamian: 0. Kolejny przykład podpowiada, jak wyeliminować z dokumentu wszystkie całkowi cie puste akapity. Powstają one w przypadku, gdy podczas wpisywania tekstu naciśniesz na klawiaturze dwa razy (lub więcej) klawisz Enter. Dodatkowe od stępy czynione w ten sposób nie są najwłaściwszym sposobem formatowania wielostronicowego dokumentu i w przyszłości zamiast nich będziesz stosować odstępy przed- i poakapitowe. Aby wyeliminować puste akapity: 1. W oknie Znajdowanie i zamienianie kliknij przycisk Więcej, a następnie po wyświetleniu dodatkowych opcji upewnij się, że kursor tekstowy znajduje się w polu Znajdź. Dopiero teraz kliknij przycisk Specjalne, zaś po rozwinięciu menu wybierz element Znak akapitu. Z. Raz jeszcze kliknij przycisk Specjalne i po raz kolejny wybierz element Znak akapitu. 3. Przenieś teraz kursor tekstowy do pola Zamień na i znowu kliknij przycisk Specjalne > Znak akapitu. W ten sposób w polach Znajdź i Zamień na znajdą się symbole, które repre zentują znaczniki akapitu (rysunek 2.30). Klikanie przycisku Zamień wszystko powtarzaj tak długo, aż pojawi się komu nikat Gotowe. Liczba zamian: 0.
Word — poprawna edycja tekstu
Rysunek 2.30.
I - ' 1 r 1 .-i
Znajdowanie i zamienianie
PrzygntowaniE do autDmatycznegD wyszukania i usunięcia pustych akapitów
Narzędzia językowe Opisane poniżej mechanizmy wspomagające edycję tekstu pod kątem poprawności językowej są powiązane z językiem, który zostat przypisany catemu dokumentowi lub jego fragmentowi. Poniższe przykłady dotyczą języka polskiego jako języka domyślnego. Aby w przyszłości przygotowywać dokumenty w języku obcym, korzystając przy tym z pomocy MS Word, zapoznaj się z podrozdziałem „Praca z tekstami obcojęzycznymi" umieszczonym na końcu tego rozdziału.
Autakorekta Działanie Autokorekty polega na natychmiastowym i całkowicie automatycznym poprawianiu określonych błędów, które mogą pojawić się podczas wpisywania tekstu. Autokorekta dokonuje zmian w dokumencie bez żadnych dodatkowych działań ze strony użytkownika. Nierzadko więc, popełniając błąd przy wpisywaniu tekstu, nie zdążysz go nawet zauważyć!
Poniższe przykłady pozwolą Ci nie tylko lepiej zrozumieć, na jaką pomoc ze strony Autokorekty możesz liczyć, ale przede wszystkim unaocznią sytuacje, w których ten mechanizm wprowadza poprawki całkowicie chybione — te z kolei Ty musisz samodzielnie... poprawiać!
73
ABC MS Office 2 016 PL
Mechanizm Autokorekty jest gotowy do działania bezpośrednio po zainstalowa niu pakietu MS Office. Chcąc skontrolować jego ustawienia, otwórz okno Opcje programu Word, przejdź do kategorii Sprawdzanie i kliknij przycisk Opcje au tokorekty. .. położony u samej góry okna. Po otwarciu okna dialogowego Autokorekta: Polski upewnij się, że przebywasz w zakładce Autokorekta. Następnie sprawdź, czy wszystkie opcje bez wyjątku są aktywne (rysunek 2.31). Rysunek 2.31.
Autokorekta: Polski
Opcje Auttiktirekty
Autoformatowanie Autokorekta
Autokorekta matematyczna
_ r
[7 Pokaż przyciski Opcje Autokorekty
\V\Popraw DWa Początkowe WErsaliki E
Początek zda ni a wielką literą
[71 Początek komórek tabeli wielką literą [71 Nazwy dni tygodnia wielką literą [7] Popraw błędy przypadkowego użycia klawisza cAPS LOCK [71 Zamień tekst podczas pisania
Korygowanie wielkości liter Przypadek 1. Jeśli na samym początku dokumentu lub nowego akapitu oraz bezpośrednio po znaku kropki i spacji wpiszesz wyraz rozpoczynający się od małej litery, wów czas MS Word dokona jej zamiany na literę wielką (traktując ten wyraz jako początek zdania). Uruchom edytor Word i wpisz krótki tekst, stosując wyłącznie małe litery: relacje z podróży,
wspomnienia.
Zaobserwuj zamianę początkowych małych liter w wyrazach relacje oraz wspomnienia na litery wielkie (rysunek 2.32).
relacje z podróży, wspomnienia. Relacje z podróży. Wspomnienia. Rysunek 2.32.
Tekst dokumentu bez poprawek Autokorekty (u góry) oraz po zadziałaniu Autokorekty (na dole)
Word — poprawna edycja tekstu
Przypadek 2. Jeśli, wpisując wyraz rozpoczynający się od wielkiej litery, zbyt długo przy trzymałbyś klawisz Shift, wówczas nie tylko pierwsza, ale i druga litera wyrazu byłaby wielka (np. HElion zamiast Helion). Na szczęście Autokorekta błyska wicznie naprawia również i ten błąd.
Przypadek 3. Kolejny rodzaj błędu związany z wielkością liter pojawia się w momencie, gdy nieświadomie korzystasz z trybu CapsLock. W takim przypadku próba wpisania słowa Helion zakończy się wpisaniem ciągu znaków hELION. Autokorekta nie tylko naprawia ten błąd, ale również automatycznie wyłącza tryb CapsLock!
Wycofywanie poprawek i wyjątki Naciśnij teraz klawisz Enter, aby przejść do nowego akapitu w dokumencie. Tym razem wpisz adres internetowy: hel io n .p l/podręczniki
Przyjrzyj się uważnie, co stało się z tym adresem. Autokorekta spowodowała, że jego pierwsza litera stała się wielka, a dodatkowo litera e została zamieniona na ę. W tym przypadku Autokorekta spowodowała więc aż dwie niepożądane zmiany. Aby anulować poprawki wprowadzone przez Autokorektę, umieść kursor myszy nad wyrazem Hel i on i zaobserwuj pojawienie się niewielkiego niebieskiego pro stokąta poniżej tekstu (rysunek 2.33).
Helion.pl
\
Rysunek 2.33.
Prostokąt poniżej wyrazu, sygnalizujący, że ten wyraz został zmieniony przez Autokorektę
Umieść teraz kursor myszy nad tym prostokątem, a następnie kliknij ikonę ze znakiem błyskawicy, która się wyświetli. Po otwarciu niewielkiego menu wybierz opcję Cofnij Automatyczne wersaliki (rysunek 2.34).
ABC MS Office 2 016 PL
U
Wycofywania poprawki Autokorakty
Helion.pl ^ C o fn ij Automatyczne wer:aliki Zatrzymaj funkcję Autowersaliki dla pierwszych liter wzdaniach ^
Kontroluj opcje Auto korekty,..
W analogiczny sposób popraw wyraz podręczniki, wybierając opcję Przywróć na "podręczniki". Naciśnij teraz klawisz Enter, aby przejść do nowego akapitu. Tym razem wpisz zdanie: Mieszkam w woj. śląskim .
I tym razem działanie Autokorekty okazało się niewłaściwe, spowodowało bowiem zamianę pierwszej litery w nazwie województwa z malej na wielką. Przyczyną okazał się skrót woj ., który został zinterpretowany jako koniec zdania. Tym razem Twoja interwencja nie może ograniczyć się tylko do wycofania szko dliwej poprawki uczynionej w wyrazie śląskim, ale musi dodatkowo „nauczyć" Autokorektę, by w przyszłości nie traktowała skrótu woj . zakończonego kropką jako końca zdania. Aby to uczynić, umieść kursor myszy nad wyrazem Śląskim, a następnie nad niebieskim prostokątem, który się pojawi. Gdy pokaże się ikona ze znakiem bły skawicy, kliknij ją, zaś po otwarciu menu wybierz opcję Zatrzymaj funkcję Autowersalikipo "woj.". W ten sposób skrót woj . trafi na listę wyjątków.
Chcąc przejrzeć listę wszystkich wyjątków, otwórz okno Autokorekta: Polski i kliknij przycisk W yjątki... znajdujący się w zakładce Autokorekta.
Tabela automatycznych zamian Autokorekta umożliwia automatyczne poprawianie nie tylko wielkości liter, ale również najczęściej pojawiających się błędów ortograficznych, literówek itd. Błędy oraz sposoby ich poprawy zostały zebrane w tabeli, która jest widoczna w zakładce Autokorekta należącej do okna Autokorekta.
i Jn
W ord — p o p raw n a edycja te k stu
f■.9 i i ir
Oprócz błędów, tabela Autokorekta zawiera również m.in. symbole (np. ©, ™, ®) oraz emotikony (©, ©, ©). Warto zapoznać się z sekwencjami znaków, które im odpowiadają, aby korzystać z Autokorekty przy ich wprowadzaniu do dokumentu.
Jeśli popełniasz często błąd, którego ta tabela nie obejmuje, wówczas w arto go do niej dodać. Aby to uczynić, w polu Zamień wpisz wyraz błędny, zaś w polu Na umieść jego poprawny odpowiednik. Następnie kliknij przycisk Dodaj, a potem przycisk OK (rysunek 2.35). Rysunek 2.35.
[71 Zam ień te k s t podczas p isania
Dndawanie „własnegn" błędu de tabeli Autnknrakty
Z am ień:
Na:
(3) Z w ykły te k s t
bióro
biuro|
badz
bądź
bądź
bądź
barzdo
bardzo
S fo rm a to w a n y te k s t
D odaj
Tabela automatycznych zamian może posłużyć do szybkiego wprowadzania często powtarzających się fragmentów tekstu. Np. jeśli podpisujesz dokumenty swoim imieniem, nazwiskiem i nazwą miejscowości, wówczas w polu Zamień wpisz małymi literami odpowiedni skrót (np. auu), zaś w polu Na umieść pełne rozwinięcie tego skrótu (Adam U stro ński, Ustroń 2015).
Autoformatawanie Zmiany wprowadzane automatycznie do dokumentu nie ograniczają się jedynie do poprawiania treści tekstu. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawne skonfigurowanie tych opcji Autoformatowania, które odpowiadają m.in. za za mianę cudzysłowów prostych na drukarskie oraz łączników otoczonych spacjami na myślniki. Aby skontrolować ustawienia Autoformatowania, otwórz okno dialogowe Autoko rekta i przejdź do zakładki Autoformatowanie podczas pisania. Upewnij się, że
77
1 .J
ABC MS Office 2 016 PL
opcje Cudzysłowy "proste" na „drukarskie" oraz Łączniki (—) na p a u zy (—) są uaktywnione (rysunek 2.36). 3 \m£2— \'
Autokorekta
Autoformatowanie Autokorekta
Akcje Autoformatowanie podczas pisania j\
Autokorekta matematyczna
Zamień podczas pisania [71 Cudzysłowy'proste' na drukarskie' [71 Ułamki (1/2) na symbole ułamków (Vi)
V Liczby porządkowe (lst) na indeksy górne [71 Łączniki {--) na pauzy (—)
1 I *Pogrubienie* i _kursywę_ na rzeczywiste formatowanie [71 Ścieżki internetowe i sieciowe na hiperłącza
Rysunek 2.38.
Ustawienia mechanizmu Autafarmatawania, działającaga padczas wpisywaniu tekstu
Sprawdzanie pisowni W Twoim dokumencie prędzej czy później pojawią się błędy, których Autoko rekta nie zdoła poprawić. W takim przypadku wyraz uznany za błędny zostanie podkreślony czerwoną zygzakowatą linią. Jeśli tak się nie dzieje, wówczas sprawdź ustawienia mechanizmu sprawdzania pisowni. Aby to uczynić, w oknie Opcje programu Word przejdź do kategorii Sprawdzanie, a następnie upewnij się, że poszczególne opcje są ustawione według poniższego schematu (rysunek 2.37). Opcje programu Word
Podczas poprawiania pisowni w programach pakietu Microsoft Office
Ogólne Wyświetlanie
[71 Ignoruj wyrazy pisane WIELKIMI LITERAMI
Sprawdzanie
[71 Ignoruj wyrazy zawierające cyfry [71 Ignoruj adresy internetowe i plikowe
Zapisywanie
[71 Oznacz flagą powtarzające się wyrazy Język [71 Niemiecki: użyj reguł obowiązujących po reformie Zaawansowane
H
Sugeruj tylko ze słownika głównego
Podczas poprawiania pisowni i gramatyki w programie Word 171 Sprawdź pisownię w trakcie pisania H
Oznacz błędy gramatyczne w trakcie pisania
[71 Częste pomyłki w wyrazach [H Sprawdź gramatykę i pisownię
Rysunek 2.37.
Ustawienia związana z paprawianiam pisowni
1. J Jn
i f 9 i i ir ■.
W ord — p o p raw n a edycja te k stu
Wyłącz opcje
O z n a c z b tę d y g ra m a ty c zn e w tra kcie pisan ia
oraz
bowiem gramatyka języka polskiego jest zbyt zawiła, by można było zdać się na podpowiedzi edytora.
S p r a w d ź g ra m a ty k ę i p is o w n ię ,
Poprawianie błędów bezpośrednio w dokumencie Korzystanie z systemu sprawdzania pisowni prześledzimy teraz na konkretnym przykładzie. Wpisz do dokumentu następujący tekst zawierający błędy: Moja podrusz na Zakarpacie
Zarówno wyraz podrusz, jak i Zakarpacie zostaną potraktowane jak błędy i wskutek tego — podkreślone. Wyraz podrusz to ewidentny błąd. Po kliknięciu go prawym przyciskiem myszy wybierz z menu kontekstowego element podróż, który stanowi jedną z kilku su gerowanych podpowiedzi (rysunek 2.38). Rysunek 2.38. Poprawianie błędu poprzez wykorzystania podpowiedzi pochodzącej z manu kontekstowego
P lp ll
Moja podrusz porusz podróż
k
^ pod rusz
k
pokrusz podsusz Zignoruj wszystkie Dodaj do słownika
Nie zawsze w zestawie sugerowanych podpowiedzi znajduje się ta właściwa. W takim przypadku musisz samodzielnie poprawić występujący błąd, korzystając z klawisza B a ck sp a c e lub D e le te .
79
ABC MS Office 2 016 PL
Dodawanie nowych wyrazów do słownika użytkownika Występujący w naszym przykładzie wyraz Zakarpacie, będący nazwą regionu (nota bene bardzo ciekawego z punktu widzenia historii i etnografii), jest jak najbardziej prawidłowy. Dlatego po kliknięciu go prawym przyciskiem myszy i pojawieniu się menu kontekstowego wybierz funkcję Dodaj do słownika. Od tego momentu wyraz Zakarpacie nie będzie już traktowany jako błąd. Słownik użytkownika, do którego dodałeś nowy wyraz (uznany przez Ciebie za prawidłowy), może być przeglądany i edytowany. W razie potrzeby możesz więc usunąć z niego wyraz, który dodałeś zbyt pochopnie. Aby to uczynić: 1. W oknie Opcje programu Word przejdź do kategorii Sprawdzanie, a następnie kliknij przycisk Słowniki niestandardowe.... Z. W otwartym oknie dialogowym Słowniki niestandardowe powinieneś zobaczyć jeden lub kilka słowników. Zaznacz ten, który jest oznaczony jako domyślny, po czym kliknij teraz przycisk Edytuj listę wyrazów....
Chwilowe ignorowanie błędów W pewnych sytuacjach dodawanie nowego wyrazu do słownika może okazać się zbyt pochopne. Jeśli przewidujesz, że danego wyrazu — choć jest poprawny — będziesz używał rzadko, wówczas, zamiast dodawać go do słownika, wybierz funkcję Zignoruj wszystkie. Taki wyraz nie będzie traktowany jako błąd aż do ponownego uruchomienia edytora Word.
Poprawianie błędów poprzez okno dialogowe Aby dokonać kompleksowego sprawdzenia dokumentu, możesz posłużyć się spe cjalnym oknem dialogowym. Otworzysz go, klikając przycisk Pisownia i gramatyka (karta Recenzja, grupa Sprawdzanie) lub naciskając na klawiaturze klawisz funkcyjny F7.
Słownik wyrazów bliskoznacznych Tezaurus to słownik synonimów, czyli wyrazów bliskoznacznych, który pomoże Ci wzbogacić słownictwo występujące w dokumencie. Przydaje się on zwłaszcza w sytuacji, gdy nie chcesz w swoim tekście powtarzać kilkukrotnie tego samego wyrazu. I tak np. aby wyświetlić synonimy odnoszące się do wpisanego przez Ciebie w po przednim ćwiczeniu wyrazu podróż, ustaw kursor tekstowy w jego obrębie, a na stępnie kliknij przycisk Tezaurus, znajdujący się w grupie Sprawdzanie na karcie Recenzja. W oknie programu Word zostanie wyświetlone okienko zadań Tezaurus, zawierające listę synonimów. Elementy tej listy zawierają z kolei znaczeniowe rozwinięcia danego wyrazu.
Word — poprawna edycja tekstu
Jeśli uznasz, że wyraz podróż powinien zostać zastąpiony np. słowem eskapada, wówczas umieść kursor myszy właśnie nad tym słowem. Gdy pojawi się strzał ka skierowana w dół, kliknij ją, a po otwarciu menu wybierz opcję W staw (ry sunek 2.39). Rysunek 2.39.
▼ X
T e z a u ru s
Zastępowanie wyrazu w tekście wybranym wyrażam bliskoznacznym
P
1 podróż
droga (rzecz.) rozjazdy (rzecz.) A w ycieczka (rzecz.) rajd wypad ▼
eskapada eskapac = |
W staw
ekskurs „ - Eg| Kopiuj ekskurs, v i----- ,
Wyraz podróż zostanie automatycznie usunięty z dokumentu, a w jego miejscu pojawi się jego odpowiednik. Aby zamknąć okienko zadań Tezaurus, kliknij ikonę Zamknij (w kształcie znaku X) w prawym górnym rogu okienka.
Nieco szybszy sposób na wyszukanie synonimu to kliknięcie danego wyrazu prawym przyciskiem myszy i rozwinięcie podmenu Synonimy. Kolekcja prezentowanych synonimów jest jednak w tym przypadku uboższa.
Podręczna wyszukiwarka internetowa Ciekawym uzupełnieniem narzędzi wspomagających edycję tekstu jest zupełnie nowa funkcja Inteligentne wyszukiwanie. Daje ona szybki dostęp do zasobów internetowych bez konieczności opuszczania okna edytora Word i tym samym niewygodnego i rozpraszającego „tracenia z oczu" bieżącego dokumentu. Załóżmy, że pojęcie Zakarpacie zaintrygowało Cię na tyle mocno, byś zechciał je sprawdzić. W tym celu kliknij wyraz Zakarpacie prawym przyciskiem myszy, a po rozwinięciu menu kontekstowego wybierz funkcję Inteligentne wyszukiwanie. Zaobserwuj pojawienie się panelu Więcej informacji, a w nim kilku pierwszych wyników przeszukania zasobów internetu (z Wikipedią na czele).
ABC MS Office 2 016 PL
Praca z tekstami obcojęzycznymi Instalowanie obcojęzycznej klawiatury Przed rozpoczęciem wpisywania tekstu w danym języku powinieneś zadbać o to, aby w systemie Windows została zainstalowana klawiatura obsługująca ten język. Umożliwi Ci to łatwe i szybkie wpisywanie znaków charakterystycznych dla alfabetu danego języka.
Sprawdzenie zainstalowanych układów klawiatur (i ewentualne doinstalowanie kolejnego układu) to działanie przeprowadzane na poziomie systemu operacyjnego Windows, a więc zupełnie niezależnie od zainstalowanego pakietu Microsoft Office.
Załóżmy, że musisz sporządzić dokument w języku niemieckim. Aby przygotować klawiaturę w systemie Windows 10: 1. Otwórz menu Start i kliknij łącze Ustawienia.. Z. W oknie Ustawienia kliknij opcję Czas i język. 3. Po przejściu do panelu Czas i język wybierz kategorię Region i język, a następnie w sekcji Języki kliknij pozycję Dodaj język. 4 . Po przejściu do panelu Dodaj język odszukaj i kliknij element Deutsch/ Niemiecki. 5. W kolejnym panelu kliknij opcję Deutsch (Deutschland)/ Niemiecki(Niemcy). 6. Od tego momentu, aby móc wpisywać tekst zawierający znaki właściwe dla danego języka (np. niemieckiego), wystarczy kliknąć niewielką ikonę POL położoną w prawym dolnym roku na Pasku zadań, a po rozwinięciu menu — wybrać opcję DEU.
Przypisywanie języka tekstowi Raz jeszcze należy podkreślić, że działanie narzędzi językowych takich jak Autókorekta, Sprawdzanie pisowni czy Tezaurus jest uzależnione od języka, którym posługujesz się przy sporządzaniu dokumentu. Aby można było korzystać z narzędzi językowych MS Word, w pakiecie MS Office muszą być zainstalowane słowniki danego języka.
82
Word — poprawna edycja tekstu
Chcąc rozpocząć pisanie tekstu w obcym języku, kliknij ikonę paska języka (wi doczną w systemie Windows na dole ekranu, po prawej stronie paska zadań) i wybierz odpowiedni układ klawiatury. Po napisaniu fragmentu tekstu w języku obcym może się okazać, że MS Word nie rozpoznał prawidłowo tego języka i nadal traktuje ten fragment jako tekst polskoję zyczny. Będzie to skutkować potraktowaniem wszystkich wyrazów obcych jako błędów. W takim przypadku zaznacz ten fragment, po czym kliknij przycisk Język (karta Recenzja, grupa Język), a następnie Ustaw język sprawdzania.... Inny spo sób to kliknięcie w polu Język na Pasku stanu edytora (rysunek 2.40). Recenzja ABC _• . , s/ Pisownia i gramatyka
f i
EU Tezaurus [ifn Statystyka wyrazów Sprawdzanie
5 t r o n a lz l
Rysunek 2.40.
O,
Wyrazy: l z 4
a fc
/
Inteligentne wyszukiwanie
Przetłumaci Język V
Więcej inform...
Język
Polski
O
'
Wstawianie
Przycisk Język na karcie Recenzja araz pola Język na pasku stanu, informująca □ języku przypisanym wybranemu miejscu w dokumencie
Po otwarciu okna dialogowego Język wybierz właściwy język. Dodatkowo upewnij się, że opcja Nie sprawdzaj pisow ni ani gramatyki jest nieaktywna, natomiast opcja Wykryj automatycznie język pozostaje uaktywniona.
Jeśli okaże się, że większość Twoich dokumentów to materiały niemieckojęzyczne, wówczas warto zmienić domyślny język dokumentów. Aby to uczynić, zaznacz w oknie dialogowym Język element o nazwie Niemiecki (Niemcy), a następnie kliknij przycisk Ustaw jako domyślne i potwierdź dokonywaną zmianę. Od tego momentu domyślnym językiem każdego nowo tworzonego dokumentu będzie język niemiecki.
_
ABC MS Office 2 016 PL
II r 1 i- i
u_Li Tylko języki oznaczone niewielką ikoną ABC mają zainstalowane słowniki językowe. W przypadku polskiej edycji pakietu domyślnie dołączane słowniki obejmują język polski oraz wszystkie odmiany języka angielskiego i niemieckiego (rysunek 2.41). Aby zainstalować nowy słownik, w oknie Opcje programu Word rozwiń listę Dodaj dodatkowe języki edycji, wskaż wybrany język i kliknij przycisk Dodaj. Gdy nowy język pojawi się na liście, kliknij towarzyszące mu łącze Niezainstalowane. Po otwarciu strony Pakiet akcesoriów językowych dla pakietu Office 2016 kliknij łącze Pobierz, właściwe dla potrzebnego Ci nowego języka.
Rysunek 2.41. Przypisanie języka z zainstalnwany m słnwnikiam zaznaczanemu uprzednia fragmantawi dakumantu
Oznacz zaznaczony tekst jako: ^Angielski (Stany Zjednoczone) □ ^Polski Afrykanerski Albański
^
Narzędzia sprawdzania pisowni i inne narzędzia korekcyjne automatycznie używaja. słowników wybranego języka, o ile sa. one dostępne. IH Nie sprawdzaj pisowni ani gramatyki 17 Wykryj automatycznie język | Ustaw jako domyślne |
[
OK
| |
Anuluj
Nierzadko zdarza się, że dokument obejmuje fragmenty tekstu przypisane różnym językom (np. w tłumaczeniach). W takim przypadku przechodzenie np. od edycji tekstu polskiego do edycji tekstu niemieckiego łączyłoby się z kłopotliwą koniecz nością każdorazowej zmiany układu klawiatury — w przeciwnym razie nie mógł byś wpisywać tych liter danego języka, które zawierają znaki diakrytyczne. MS Word potrafi jednak samodzielnie przełączać układ klawiatury, dostosowując go do obszaru, w którym w danej chwili znajduje się kursor tekstowy. Jeśli tak się nie dzieje, wówczas w oknie Opcje programu Word przejdź do kategorii Zaawanso wane i w sekcji Opcje edycji uaktywnij opcję Automatycznie przełącz klawiaturę zgodnie z językiem otaczającego tekstu. Od tego momentu możesz już zapomnieć o problemach związanych z klaw iaturą i skupić się na pracy nad tekstem dokumentu. Jedyna czynność, o którą musisz za dbać, to przypisanie określonym fragmentom dokumentu odpowiadającego im języka.
84
WORD — PR0FE5J0NALNE FORMATOWANIE Edycja dokumentu, czyli praca nad jego treścią, musi być uzupełniona form atow aniem polegają cym na zmianie w yglądu wybranych elementów. Dzięki temu treści zawarte w dokumencie staną się bardziej czytelne, łatwiejsze w odbiorze i w razie potrzeby — odpowiednio wyeksponowane.
Najprostszym sposobem zmiany wyglądu dokumentu jest tzw . form atow anie bezpośrednie odnoszące się jedynie do zaznaczonego w danej chwili fragmentu. Oprócz tego jest możliwe (a wręcz wskazane!) stosowanie stylów, które w znaczący sposób automatyzują proces form atowania i pozwalają na osiąganie profesjonalnych efektów. Należy zauważyć, że Word 201 6 — wyposażony w bogate zestawy gotowych stylów oraz innych w zorców — zachęca wręcz do stosowania bardziej zaawansowanych technik formatowania.
ABC MS Office 2 016 PL I-I
U
Formatowanie czcionki Szybkie formatowanie przy wykorzystaniu Wstążki Aby szybko i wygodnie zmieniać wygląd czcionki, korzystaj z przycisków i pól należących do grupy Czcionka na karcie Narzędzia główne (rysunek 3.1).
12
Narzędzia głów ne 1
A ---------- ►
Calibri (Tekst f T 11 (J3 —
I
U
T ^ ć \
Rysunek 3.1.
T
- abc x ,
~
-------------ł Czcionka
A
A & - a '
4 1
Aa -
y
&
- ^
L 15
.
Przyciski i pcla służące dc zmiany wyglądu czcicnki: 1 — lista krcjcw czcionek, 2 — rozmiar czcicnki, 3 — przyciski atrybutów: B — pogrubiania, I — kursywa (pochylania), U — podkreślania, przekreślania, indeks dclny i górny, 4 — afekty tekstowa i typcgrafia, 5 — kclcr wyróżniania tekstu (zakraślacz), B — kclcr czcicnki
Każdy przycisk, któremu towarzyszy niewielka ikona strzałki skierowanej w dół, reprezentuje listę rozwijalną lub paletę.
Aby zapoznać się ze sposobami form atowania czcionki, otwórz dokument pakiet biurowy.doac. Twoim zadaniem będzie teraz wyeksponowanie wybranych frag mentów tekstu.
Rozmiar czcionki Zaznacz fragment Edytor tekstu Word, a następnie kliknij ikonę strzałki przypo rządkowaną do przycisku Rozmiar czcionki. Po rozwinięciu listy wskaż na niej (bez klikania) wybraną wartość liczbową (rysunek 3.2). Podczas przemieszczania kursora myszy nad kolejnymi wartościami liczbowy mi reprezentującym i rozmiary wielkość czcionki w zaznaczonym fragmencie dokumentu również będzie się na bieżąco zmieniać. Chcąc ostatecznie zastoso wać odpowiadający Ci rozmiar czcionki, kliknij wybraną liczbę.
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.2.
Narzędzia główne
Zmiana rozmiaru czcionki i podgląd na żywo dla przeprowadzana j operacji
Calibri (Tekst
B
I
fT
11
Aa -
fi*
U - ab
Edytor tekstu Word Proste w obsłudze funkcje edytora Word
Chcąc stopniowo powiększać lub pomniejszać rozmiar czcionki, nie musisz otwierać listy rozmiarów czcionek. Zamiast tego skorzystaj z przycisków Zwiększ rozmiar czcionki i Zmniejsz rozmiar czcionki położonych również w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne.
Podgląd na żywo Podgląd, na żywo uwidacznia wpływ danej funkcji na wygląd dokumentu bezpo średnio po jej wskazaniu (a jeszcze przed zastosowaniem) i stanowi wielką pomoc dla użytkownika Word 2016. Ten podgląd działa w odniesieniu do wielu funkcji na Wstążce (choć nie wszystkich). Szczególnie przydatny okaże się on w niedalekiej przyszłości, przy stosowaniu tzw. stylów, zestawów tychże stylów oraz motywów, czyli podczas formatowania dokumentu z wykorzystaniem gotowych wzorców.
Jeśli funkcja podglądu na żywo nie działa, wówczas otwórz okno Opcje programu Word, przejdź do kategorii Ogólne i uaktywnij opcję Włącz podgląd na żywo.
Zmiana kroju czcionki Nie usuwając zaznaczenia fragmentu tekstu, kliknij ikonę strzałki przyporząd kowanej do przycisku Czcionka. Po rozwinięciu listy krojów czcionek wskaż wybrany element listy (bez klikania) i ponownie zaobserwuj podgląd na żywo
ABC MS Office 2 016 PL
— tym razem ilustrujący zmianę kształtów liter (rysunek 3.3). Chcąc ostatecz nie wybrać odpowiadający Ci kształt znaków, kliknij nazwę wybranego kroju czcionki. Narzędzia główne Aa -
Calibri
>
Czcionki mol Calibri Light
(Nagłówki)
Calibri
(Tekst podstawo\ny)
Niedawno używane czcionki
E d yto r tekstu/ Word/
O Times New Roman O Cambria
Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają
O Arial
O
Lu< ź/lc& H (w viM iri& A v£'
^
O Verdana Wszystkie czcionki
O Agency FB Rysunek 3.3.
Zmiana kraju czcianki i padgląd na żywa dla przaprawadzanaj aparacji
Nie usuwając w dalszym ciągu zaznaczenia wybranego fragmentu tekstu, kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do przycisku Kolor czcionki. Po rozwinięciu palety kolorów wskaż wybrany kolor.
Wyróżnienie tekstu Wypróbuj, jak zmieni się fragment tekstu, jeśli uzupełnisz go kolorem wyróż nienia (tła) oraz zastosujesz wybrane atrybuty - pogrubienie, kursywę (pochylenie) lub podkreślenie tekstu.
Ciekawy efekt daje zastosowanie dla wybranej (najczęściej pierwszej) litery w wyrazie znacznego powiększenia oraz ciemnego lub intensywnego wyróżnienia (tta) przy równoczesnym jasnym kolorze czcionki (rysunek 3.4).
88
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.4. Przykład niastandardawag □ fnrmatnwania czcionki
Właściwe dobranie kroju czcionki ma ogromny wpływ na czytelność tekstu. I tak np. w dokumentach przeznaczonych do wydruku możemy stosować kroje Cambria lub (nieco starszy) Times N ew Roman, zaliczane do rodziny tzw. czcionek sz e ry f o w ych . Natomiast w przypadku dokumentów przeznaczonych do rozpowszechniania w formie elektronicznej (a więc odczytywanych na ekranach laptopów, tabletów, smartfonów) powinniśmy stosować o wiele bardziej czytelne czcionki, tzw . bezszeryfow e — np. Calibri, Verdana, Arial.
Indeks dolny i górny Przyciski Indeks dolny oraz Indeks górny, umieszczone w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne, umożliwiają stosowanie efektu polegającego na pod noszeniu lub obniżaniu tekstu z jego równoczesnym pomniejszeniem. Nie tylko matematyka, fizyka i chemia są dziedzinami, w których efekt indeksu ma zastoso wanie, niemniej jednak do jego zilustrowania posłużymy się wzorem chemicz nym oraz matematycznym. Wpisz do dokumentu wyrażenia H20 oraz 23=8. Teraz precyzyjnie zaznacz cyfrę 2 występującą w wyrażeniu H20 i kliknij przycisk Indeks dolny. Następnie zaznacz 3 w wyrażeniu 23=8 i kliknij przycisk Indeks górny (rysunek 3.5).
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 3.5. Stasowanie indeksu delnege i górnego
Narzędzia główne Calibri (Tekst f T 18
B
I
A*
a"
Aa -
U - afes x. x5 b Czcionka
h 2o
23=8
Alternatywnym sposobem formatowania znaków jest korzystanie z tzw. minipaska narzędzi, na którym odnajdziesz kilka podstawowych ikon pochodzących z grupy Czcionka (patrz rozdział 1. „Startujemy > Poznaj środowisko pracy > Dodatkowe paski > Minipasek narzędzi").
D odatkow e u s ta w ie n ia w oknie d ialogow ym Jeśli funkcje udostępniane za pomocą przycisków Wstążki okażą się niewystar czające, wówczas możesz skorzystać z okna dialogowego przyporządkowanego do danej grupy przycisków. I tak aby dokonać dodatkowych ustawień związa nych z wyglądem czcionki, zaznacz wybrany fragment tekstu, a następnie kliknij przycisk niewielkiej strzałki w prawym dolnym rogu grupy Czcionka.
Niestandardowe rozmieszczanie znaków W oknie dialogowym Czcionka przejdź do zakładki Zaawansowane. Wypróbuj działanie widocznych w nim opcji, pamiętając o tym, że: 1. Pole Skala umożliwia zwężanie lub poszerzanie znaków. 2. Przyporządkowanie do pola Odstępy opcji Rozstrzelone lub Zagęszczone
oraz określenie odpowiedniej wartości punktowej spowoduje powiększenie lub pomniejszenie odstępów pomiędzy znakami bez zmieniania szerokości samych znaków. 3. Przyporządkowanie do pola Położenie opcji Podniesione lub Obniżone oraz określenie odpowiedniej wartości punktowej spowoduje przemieszczenie tekstu w górę lub w dół względem normalnego położenia.
90
Word — profesjonalne formatowanie
-' 1
I r 1 .-i
4 . Uaktywnienie opcji K em ing dla czcionek oraz określenie odpowiedniej wartości punktowej spowoduje bardziej równomierne rozłożenie znaków (rysunek 3.6).
Skala 66%
Skala 200%
Warszawa
W arszaw a
Odstępy zagęszczone co 2 pt
W arsza w a
Odstępy rozstrzelone co 10 pt
W
bez kerningu
z kerningiem
Rysunek 3.6.
a
r
s
z
a
w
a
WAWA WAWA
Przykłady na pnwiększanis i pomniajszania znaków oraz odstępów pomiędzy nimi
Litery w ie lk ie i m a łe — z a m ia n a Jednym z efektów pozwalających zwrócić uwagę czytelnika na wybrany frag ment tekstu jest napisanie go wielkimi literami. Aby to uczynić, otwórz dokument pakiet biurowy.docx i zaznacz pierwszy występujący w nim akapit Wybierz profe sjonalny pakiet biurowy. Następnie otwórz okno dialogowe Czcionka, przejdź do zakładki Czcionka, uaktywnij opcję Wszystkie wersaliki i kliknij przycisk OK. Nieco inny efekt (choć podobny i przez to często mylony) przynosi uaktywnienie opcji Kapitaliki. W tym przypadku litery małe, choć zamieniane na wielkie, nie uzyskują pełnego rozmiaru wielkich liter. Efekt Kapitaliki pozwala więc na zacho wanie różnicy pomiędzy literami pierwotnie wielkimi i małymi (rysunek 3.7).
Aby efekt kapitalików byt widoczny, w zaznaczonym tekście wśród małych liter muszą występować wielkie (jak np. litera W rozpoczynająca wyraz Wybierz). W przeciwnym razie wszystkie litery poddane efektowi kapitalików będą miały jednakową wysokość.
91
ABC MS Office 2 016 PL
Wybierz profesjonalny
Pierwotna wielkość liter
Rysunek 3.7.
W ersaliki
WYBIERZ PROFESJONALNY
Kapitaliki
W
y b ie r z p r o f e s jo n a l n y
Stosowanie wersalików i kapitalików
Efekty opisane powyżej nie zmieniają tak naprawdę wielkości liter. Jeśli zazna czysz tekst poddany efektowi wersalików lnb kapitalików i wyłączysz opcję Wszystkie wersaliki lub Kapitaliki w oknie dialogowym Czcionka, litery powrócą do swej oryginalnej wielkości. Zupełnie innym sposobem zmiany wielkości liter jest skorzystanie z przycisku Zmień wielkość liter znajdującego się w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne. I tak np. po zaznaczeniu tekstu i w ybraniu z menu tego przycisku funkcji WIELKIE LITERY wszystkie małe litery znajdujące się w zaznaczonym tekście zostaną zamienione na „prawdziwe" wielkie litery, czyli takie, jakie uzyskałbyś, wpisując je z klawiatury przy włączonym trybie CapsLock (rysunek 3.8). Rysunek 3.8.
Narzędzia główne
Rzeczywista zmiana wielkości liter
Calibri (Tekst f - 11 B
I
» A*
U ^ atee X 2 X 2
a"
/ \ ( Aa - ] >
^ ▼ ^ ^ ✓ Ja k w zdaniu małe litery
Czcionka WIELKIE LITERY [\, Jak Nazwy Własne
WYBIERZ PROFESJO
ZAMIANA nA mAŁE/wIELKIE
Nietrudno wyobrazić sobie sytuację odwrotną: jeśli wpisałeś fragment tekstu przy włączonym trybie CapsLock, a teraz zmieniłeś zdanie i chciałbyś jednak potraktować go jako zwykły, niewyróżniający się fragment, wówczas przed powtórnym wpisaniem tego samego tekstu uchroni Cię funkcja małe litery lub Jak w zdaniu.
92
Word — profesjonalne formatowanie
Formatowanie akapitów — kształtowanie bloków tekstu Akapit to blok tekstu umieszczony pomiędzy dwoma znacznikami akapitu, wstawianymi poprzez naciśnięcie klawisza Enter. W dokumencie pakiet biurowy.docx występują zarówno akapity wielowierszowe, zawierające tekst rozdziałów, jak i jednowierszowe, stanowiące tytuły. Jeśli natom iast podczas wpisywania tekstu naciśniesz dwukrotnie klawisz Enter, wprowadzając tym samym do dokumentu dwa następujące po sobie znaczniki akapitu, wówczas drugi z nich utworzy całkowicie pusty akapit. Formatowanie akapitu, które przeprowadzisz, będzie polegać na określaniu kształtu i sposobu ułożenia tekstu w tworzonym przez niego bloku. Aby wykonać opisane poniżej ćwiczenia, otwórz dokument pakiet biurowy. docx.
W y ró w n a n ie akapitu Ustaw kursor tekstowy w obrębie akapitu Edytor tekstu Word i kliknij przycisk Wyśrodkowany znajdujący się w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne na Wstążce. Zaobserwuj zmianę położenia bieżącego akapitu (rysunek 3.9). Narzędzia główne
Edytorjtekstu Word Proste w obsłudze fu nkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumentu poprawnego składniowo. Twoją pracą ułatwią mecha niżmy wspomagające edycją i formatowanie. Bez trudu zaprojektujesz profesjonalnie wyglądające ulotki., broszury, plakaty, gazetki czy wizytówki. Posługując się stylami i motywami,, dokonasz szybkiej i efektownej zmiany wyglądu dokumentu.
Określanie wyrównania akapitu
Wypróbuj również, jaki efekt przyniesie zastosowanie przycisku Wyrównaj do prawej.
ABC MS Office 2 016 PL
Ustaw teraz kursor tekstowy w obrębie wielowierszowego akapitu Proste w obsłu dze (...) wyglądu dokumentu i kliknij przycisk Wyjustuj. Zauważ, że estetyczne wy równanie tekstu równocześnie do lewego i prawego marginesu zostało okupione „naciągnięciem" spacji występujących pomiędzy wyrazami. Chcąc temu przeciw działać, stosuj w justowanych akapitach czcionkę o niewielkich rozmiarach. Po nadto, w przyszłości, będziesz mógł zawsze minimalizować ten niepożądany efekt, włączając automatyczne dzielenie wyrazów.
Wyjustowanie akapitu jednowierszowego spowoduje, że będzie on wyglądał identycznie, jak akapit wyrównany do lewej strony.
W c ię c ia akapitu Wcięcie akapitu to dodatkowy odstęp pomiędzy krawędzią tekstu a marginesem strony. Wartości wcięć, w przeciwieństwie do marginesów, mogą być ustalane indywidualnie dla każdego akapitu na stronie.
Jeśli zamierzasz zmienić wyrównanie większej liczby akapitów, wówczas przed kliknięciem przycisku na Wstążce zaznacz dowolne fragmenty w każdym z nich. Aby to uczynić, podczas zaznaczania kolejnych fragmentów przytrzymuj na klawiaturze klawisz Ctrl (rysunek 3.10). W przypadku gdy zmiany mają dotyczyć wszystkich akapitów w dokumencie, zaznacz je, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+A.
Wybierz profesjonalny pakiet biurowy Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkownikowi pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.
Edytor tekstu Word Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumentu poprawnego składniowo. Twoją pracę ułatwią mechanizmy wspomagające edycję i formato wanie. Bez trudu zaprojektujesz profesjonalnie wyglądające ulotki,, broszury, plakaty, gazetki czy wizytówki. Posługując się stylami i motywami, dokonasz szybkiej i efektownej zmiany wyglądu dokumentu.
Arkusz kalkulacyjny Excel Dzięki funkcjom programu Excel bezbłędnie podsumujesz zgromadzone dane, zaś kreator ułatwi ci
Rysunek 3.10.
Równoczesna zaznaczenie kilku akapitów, która mają być poddana wspólnej operacji formatowania
Word — profesjonalne formatowanie
Znaczniki wcięć na Linijce Najszybszy sposób ustawienia wcięć akapitowych polega na przesuwaniu od powiednich znaczników widocznych na Linijce. Aby to uczynić, ustaw kursor tekstowy w obrębie wielowierszowego akapitu i kliknij przycisk Wyjustuj, żeby uzyskać wyraźną praw ą krawędź bloku tekstu przy równoczesnym zachowaniu krawędzi lewej. Następnie ustaw grot strzałki kursora myszy nad symbolem nie wielkiego prostokąta położonego po lewej stronie Linijki (Wcięcie z lewej), wci śnij lewy przycisk myszy, przenieś znacznik wcięcia do wartości 1,5 na Linijce i zwolnij przycisk myszy. Zauważ, że wraz z prostokątem przemieściły się również towarzyszące mu trójkąty (rysunek 3.11).
10
11
12
13
14
15
1
funkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumentu ^tWoste w obsłudze ab poprawnego składniowe. Twoją pracę ułatwią mechanizmy wspomagające edycję i formatowanie. Bez trudu zaprojektujesz profesjonalnie wyglądające ulotki, broszury., plakaty, gazetki czy wizytówki. Posługując się stylami i motywami, dokonasz szybkiej :i efektownej zmiany wyglądu dokumentu.
Rysunek 3.11.
Ustawianie Wcięcia z lawaj za pamacą znacznika na Linijce
Upewnij się, że kursor tekstowy nadal pozostaje w obrębie tego samego akapitu, a następnie umieść grot strzałki kursora myszy nad symbolem górnego trójkąta (Wcięcie pierwszego wiersza) i przeciągnij go do wartości 2,5 na Linijce (rysu nek 3.12). Rysunek 3.12. Ustawiania wcięcia piarwszaga wiersza
Proste w obsłudze dokumentu poprawnego edycją i formatowanie.
W ten sposób pierwszy wiersz akapitu uzyskał dodatkowe wcięcie o wartości 1. W analogiczny sposób przenieś teraz symbol trójkąta położony po prawej stronie Linijki do wartości 14 na skali. W ten sposób opcję Wcięcie z praw ej ustawisz na wartości 2.
ABC MS Office 2 016 PL
□kno dialogowe Akapit Jeśli będzie wymagana większa precyzja ustawień, wówczas skorzystaj z zakładki Wcięcia i odstępy, znajdującej się w oknie dialogowym Akapit. Aby otworzyć to okno, kliknij ikonę strzałki, położoną w prawym dolnym rogu grupy Akapit na karcie Narzędzia głów ne (rysunek 3.13). Rysunek 3.13.
Narzędzia główne
Ustawianie wyrównania □raz wcięć akapitu poprzez □kno dialogowa Akapit Akapit Wcięcia i odstępy
Podziały wiersza i strony
Ogólne Wyrównanie:
Wyjustowany
Poziom konspektu:
Tekst podstawowy
i
] Dom yślnie zw inięte
Wcięcia Z lewej:
1,5 cm
Z prawej:
2 cm
Specjalne: Pierwszy wiersz
Co: 1 cm
:
Zauważ, że wartości ustawione przez Ciebie uprzednio za pomocą znaczników wcięć na Linijce znajdują swoje odzwierciedlenie w polach okna dialogowego Akapit.
Interlinie i odstęp y m ię d z y ak apitam i Rozmieszczenie tekstu na stronie w istotny sposób wpływa na czytelność doku mentu.
Interlinie Rozciągnięcie odstępu pomiędzy wierszami akapitu sprawia, że czytany tekst wy daje się „lżejszy". Powiększa również wydatnie objętość dokumentu, co może się przydać zwłaszcza w sytuacji, gdy chcemy np. rozmieścić na stronie niewielką ilość tekstu tak, by zapełniała równomiernie większą jej część.
Word — profesjonalne formatowanie
Aby określić wartość interlinii, ustaw kursor tekstowy w obrębie wybranego akapitu wielowierszowego, a następnie kliknij przycisk Interlinia i odstępy między akapitami, położony w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu me nu wybierz jedną z wartości odstępu międzywierszowego (rysunek 3.14).
III 4
II! 4
Narzędzia główne O
zJ
U
i
\ *1,0
s/
1,15 1,5 2,0
Proste w obsłudze funkcje
>
składniowo. Tw oją pracę
Opcje interlinii... t T “
Rysunek 3.14.
Usuń odstęp grzęd akapitem
zaprojektujesz profesjonal
Usuń odstęp po akapicie
Określanie interlinii dla wielewierszewege akapitu
Odstępy przed i po Dodatkowo warto zadbać o to, by bloki tekstu były od siebie odpowiednio od dalone. Często taki właśnie efekt uzyskuje się np. poprzez wprowadzenie dwóch (lub więcej) znaków końca akapitu (uzyskiwanych przy użyciu klawisza Enter) bezpośrednio po sobie. W przypadku obszernych, wielostronicowych dokumentów nie powinieneś jednak stosować wielokrotnych znaków Enter, tylko zastępo wać je odstępami międzyakapitowymi. Pamiętaj więc, aby już na wstępie usu nąć z dokumentu wszystkie puste akapity (patrz rozdział 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Usprawnianie edycji > Znajdowanie i zamiana tekstu oraz in nych obiektów > Szybka korekta struktury dokumentu"). Załóżmy, że w dokumencie pakiet biurowy. docx chcesz nieco zmienić położenie tytułów tak, aby przysunąć je do zasadniczego tekstu danego rozdziału oraz odsu nąć od tekstu poprzedniego rozdziału. W tym celu ustaw kursor tekstowy w obrę bie wybranego tytułu (np. Edytor tekstu Word) i kliknij przycisk Interlinia i od stępy między akapitami, zaś po otwarciu menu wybierz opcję Usuń odstęp po akapicie. Następnie raz jeszcze otwórz to samo menu i tym razem wybierz opcję Dodaj odstęp przed akapitem.
ABC MS Office 2 016 PL
I-I U
Jeśli będzie konieczne precyzyjne ustawienie wartości interlinii oraz zdefiniowanie większych odstępów między akapitami, wówczas po kliknięciu przycisku Interlinia i odstępy między akapitami wybierz Opcje in terlinii..., a następnie dokonaj stosownych ustawień w znanym Ci już oknie dialogowym Akapit. Na szczególną uwagę zasługuje opcja Nie dodawaj odstępu m iędzy akapitami o takim samym stylu. Warto ją uaktywnić w odniesieniu do wszystkich akapitów w dokumencie (rysunek 3.1 5).
Rysunek 3.15.
Ustawianie interlinii i odstępów pomiędzy akapitami w oknia dialogowym Akapit
Oceń teraz, w jaki sposób wcięcia i odstępy zastosowane do wybranych akapi tów wpływają na czytelność tekstu (rysunek 3.16). 2
1
■1 ' i g
3 v' 4
5
6
7
3
9
10
11 I 12
13
J4'
15
Wybierz profesjonalny pakiet biurowy
4
J7
◄— ►Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego,
3
1
◄------ ►
► funkcjonalnego
i
przyjaznego
16
użytkownikowi
p a kie tu j
5
►
16
biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.
ii
8 Edytor tekstu Word
Rysunek 3.16.
Ustawiania strnny (1 — margines lawy, 2 — margines prawy) araz ustawiania akapitu (3 — Wcięcia z lawaj, 4 — Wcięcia pierwszego wiersza, 5 — Wcięcia z prawej, 6 — Interlinia, 7 — odstęp Przad, 8 — odstęp P d)
Word — profesjonalne formatowanie
□bramowanie i cieniowanie Obramowanie i cieniowanie to dodatkowe elementy formatowania, które po zwolą na wyeksponowanie wybranych fragmentów dokumentu oraz uatrakcyj nią jego wygląd.
Wygląd obramowania i cieniowania musi być dopasowany do rodzaju dokumentu — np. w pismach oficjalnych bardzo często efekt obramowania ogranicza się do podkreślenia tytułowego akapitu pojedynczą linią.
□ b ram ow an ie akapitu i tek stu Otwórz dokument pakiet biurowy.docx. Ustaw kursor tekstowy w obrębie pierwszego tytułowego akapitu Wybierz profesjonalny pakiet biurowy i kliknij strzałkę towarzyszącą przyciskowi Obramowanie, położonemu w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu przycisku wybierz opcję Kra w ędź dolna (rysunek 3.17). Rysunek 3.17. Dodawanie krawędzi do akapitu
Narzędzia główne •—
T
2-
T a- T
Akapit
^±=
H
ir
© Hj
Krawędź górna
Wybierz profesjonalny pakiet I
Krawędź dojna
|x |.
Proponujemy Ci najnowszą wersję no pakietu biurowego. Uczyni on Twoją | 1 i;;M
Krawędź lewa Krawędź £ rawa Brak krawędzi
Wypróbuj dodatkowo, jaki efekt wizualny przyniesie dodanie krawędzi górnej oraz krawędzi bocznych.
Chcąc usunąć istniejącą krawędź akapitu, wybierz ponownie odpowiednią opcję w menu przycisku Obramowanie. Aby usunąć od razu wszystkie krawędzie, wybierz opcję Brak krawędzi.
ABC MS Office 2 016 PL
Spróbuj teraz skomponować bardziej rozbudowane obramowanie. Aby to uczynić: 1. Wyjustuj akapit Proponujemy Ci (...) bardziej efektywną, a następnie ustaw jego Wcięcie z lewej i Wcięcie z praw ej na wartości 2,00 cm, a także powiększ odstęp Przed i Po akapicie do wartości 24 pt. Dzięki wprowadzeniu tych wcięć i odstępów wokół akapitu pojawi się przestrzeń, która dodatkowo wyeksponuje krawędzie obramowania. 2. Upewnij się, że kursor tekstowy nadal znajduje się w obszarze akapitu przeznaczonego do obramowania, po czym kliknij przycisk Obramowanie i wybierz opcję Obramowanie i cieniowanie... położoną na samym dole menu. 3. Po otwarciu okna dialogowego Obramowanie i cieniow anie upewnij się, że znajdujesz się w zakładce Obramowanie. Kliknij przycisk Cień znajdujący się w sekcji Ustawienie, a następnie przew iń listę wzorów widocznych w polu Styl i kliknij wzorzec reprezentujący np. podwójną linię. 4 . Rozwiń paletę Kolor i wybierz np. jeden z odcieni szarości. 5. Rozwiń listę Szerokość i wskaż opcję 3 pkt. 6. Kliknij teraz przycisk Opcje.... Po otwarciu okna dialogowego Opcje obramowania i cieniowania we wszystkich polach ustaw wartość 10 pkt i kliknij przycisk OK. 7. Po powrocie do okna Obramowanie i cieniowanie oceń efekty swojej pracy widoczne w okienku podglądu i kliknij przycisk OK (rysunek 3.18).
Rysunek 3.18.
Ustawianie abram aw ań akapitu w aknia dialagawym
Word — profesjonalne formatowanie
W dokumencie pojawił się mocno wyeksponowany akapit (rysunek 3.19).
Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkownikowi pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.
Rysunek 3.19.
Akapit abramawany padwajnymi krawędziami, uzupełnianymi afektem cienia
Jeszcze ciekawszy efekt może przynieść zastosowanie odmiennych krawędzi do każdego boku akapitu. Aby to uczynić: 1. Po otwarciu okna Obramowanie i cieniowanie kliknij przycisk Niestandardowe. Wskaż wybrany wzór na liście Styl, a następnie dobierz jego kolor i szerokość. Kliknij teraz wybraną krawędź kwadratowego obszaru widocznego w okienku podglądu (rysunek 3.20).
2. W analogiczny sposób, wykorzystując kolejne wzorce, dodaj krawędzie do pozostałych boków akapitu (rysunek 3.21).
ABC MS Office 2 016 PL
Proponujemy Ci najnowszą w ersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkownikowi pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.
Proponujemy Ci najnowszą w ersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkownikowi pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.
Rysunek 3.21.
Przykłady niestandardowych nbramnwań akapitów
Oprócz obramowywania całych akapitów, Word pozwala na bezpośrednie obramowywanie znaków tworzących tekst. Chcąc uzyskać taki efekt, zaznacz wybrany fragment tekstu, a następnie otwórz okno dialogowe Obramowanie i cieniowa nie i kliknij przycisk Ramka lub Cień. Wskazując wzór krawędzi, wybieraj linie o najmniejszych szerokościach. Upewnij się, że w polu Zastosuj do została wybrana opcja Tekst, i kliknij przycisk OK. Obramowania akapitu i tekstu mogą się uzupełniać - obramowanie tekstu może być bowiem stosowane w odniesieniu do tego samego fragmentu dokumentu, co obramowanie akapitu (rysunek 3.22).
P r o p o n u je m y
Ci
n a jn o w s z ą
w e r s ję
n o w o czesn eg o ,
f u n k c jo n a ln e g o i p r z y ja z n e g o u ż y t k o w n ik o w i
p a k ie t u
b iu r o w e g o .
Rysunek 3.22.
Otoczony ramką tekst, stanowiący równocześnie fragment obramowanego akapitu
Obramowanie tekstu może być z powodzeniem stosowane nawet dla pojedynczego znaku (rysunek 3.23).
102
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.23.
Pawiększana i abramawana litera jaka spasab na niaszablanawy napis azdabny
C ieniow anie akapitu i tek stu Niezależnie od zastosowanych obramowań, zarówno akapit, jak i dowolny frag ment tekstu mogą zostać wzbogacone tłem o odpowiednim kolorze. Chcąc wprowadzić tło akapitu, ustaw kursor tekstowy w obszarze wybranego akapitu lub zaznacz od razu kilka akapitów, a następnie kliknij strzałkę towarzy szącą przyciskowi Cieniowanie, położonemu w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu palety kolorów wskaż odpowiedni wzorzec kolorystyczny lub wybierz opcję Więcej kolorów. Tło akapitu utworzy prostokątny obszar (rysunek 3.24). Rysunek 3.24.
Narzędzia główne
Akapit z tłam
K o lo ry stan d ard o w e
Brak koloru W 4 gf Więcej kolorów... P ro p o n u je m y Ci n a jn o w s z ą w e rs ję n o w o c z e sn e g o , fu n k c jo n a ln e g o i p rzy ja zn e g o u ż y tk o w n ik o w i p a k ie tu b iu ro w e g o .
ABC MS Office 2 016 PL
Zupełnie inny efekt uzyskuje się w przypadku tła tekstu. Aby to sprawdzić, zaznacz wybrany fragment tekstu, a następnie kliknij strzałkę towarzyszącą przyciskowi Kolor wyróżnienia tekstu, położonemu w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu palety kolorów wskaż odpowiedni wzorzec kolorystyczny. Wyróżnienie przynosi efekt podobny do zaznaczania tekstu na kartce papieru za pomocą markera (zakreślacza) i może być stosowane również w tekście nale żącym do zacieniowanego akapitu (rysunek 3.25). Narzędzia główne
Rysunek 3.25. Wyróżniony kolorem tekst, stanowiący równocześnie fragment zacieniowanego akapitu
Calibri (Tekst f T 11 B
I
U >*
*s x‘
A A
Aa -
-
Czcionka
■
■
■ i Brak koloni
■
Proponujem y Ci najnow szą w ersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkow nikow i pakietu biurowego.
Chcąc skorzystać z bogatszego zestawu kolorów, zaznacz tekst, a następnie kliknij znany Ci już przycisk Obramowanie i wybierz opcję Obramowanie i c ie n io w a n ie ..., zaś po otwarciu okna dialogowego przejdź do zakładki Cieniowanie. Rozwiń listę Wypełnienie i wybierz kolor wyróżnienia tekstu. Upewnij się, że w polu Zastosuj do została wybrana opcja Tekst, i kliknij przycisk OK.
Ciekawy efekt przynosi zastosowanie ciemnego tła tekstu przy równoczesnym wprowadzeniu jasnego koloru czcionki (rysunek 3.26).
104
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.28. Efekt negatywu — jasne znaki na ciemnym tle
r
Office 2016
□ b ram ow an ie i tło stron y Zupełnie osobne zagadnienie to dodawanie krawędzi i tła do całej strony. Chcąc wprowadzić obramowanie strony, kliknij przycisk Obramowania stron znajdu jący się w grupie Tło strony na karcie Projektowanie (rysunek 3.27). Rysunek 3.27. Przyciski służące de tworzenia obramowania i tła strony
Projektowanie
®a
□
Znak Kolor Obramowania w o d n y T strony” stron k Tło strony
Po otwarciu okna dialogowego Obramowanie i cieniowanie upewnij się, że znaj dujesz się w zakładce Obramowanie strony. Wprowadź teraz obramowanie strony w taki sam sposób, jak w przypadku akapitu. Z kolei chcąc nadać stronie tło, kliknij przycisk Kolor strony. Jeśli jednolite tło Ci nie odpowiada, wówczas wybierz opcję Efekty wypełnienia..., zaś po otwarciu okna dialogowego Efekty wypełnienia przejdź do zakładki Gradient. Wybierz opcję Dwa kolory, a następnie dobierz parę kolorów i określ kierunek cieniowania.
Jeśli przygotowujesz dokument przeznaczony do wydruku, wówczas unikaj pełnego tła strony lub stosuj jasne kolory.
Obramowanie i tło strony mogą być uzupełnione dodatkowym napisem lub elementem graficznym o charakterze znaku wodnego. Chcąc umieścić znak wodny na stronie, kliknij przycisk Znak wodny. Po otwarciu palety wzorców wskaż jeden ze wzorów lub wybierz opcję Niestandardowy znak w odny..., zaś po otwarciu okna Drukowany znak w odny wybierz opcję Tekstowy znak wodny, wypełnij pole Tekst, a także określ wygląd i położenie napisu.
105
II - _- I r I i-l
ABC MS Office 2 016 PL
u_Li Znak wodny to de facto obiekt typu W ordArt, który jest umieszczany w nagłówku strony. Aby poddać wygląd napisu dodatkowym zmianom, musisz wpierw przejść do warstwy nagłówka, a następnie zaznaczyć ten obiekt i skorzystać z przycisków karty kontekstowej Formatowanie (patrz rozdział 3. „Word — profesjonalne formatowanie > Tekst ozdobny > WordArt - napisy ozdobne").
Jak usprawnić formatowanie M alarz form atów Załóżmy, że sformatowałeś już jeden akapit w dokumencie, a teraz chcesz, aby pozostałe wyglądały tak samo. Mechanizm malarza formatów uwolni Cię od żmudnego powtarzania tych samych czynności formatujących i pomoże szybko oraz przy minimalnym nakładzie pracy ujednolicić wygląd wybranych akapitów w dokumencie, tak by posiadały identyczne cechy (wcięcia, odstępy, wyrównanie, obramowanie i cieniowanie). Aby skopiować wygląd już sformatowanego akapitu (wzorcowego) do innego (docelowego): 1. Ustaw kursor tekstowy w obrębie akapitu wzorcowego. 2. Kliknij jednokrotnie przycisk Malarz form atów znajdujący się w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne. 3. Przenieś kursor myszy nad obszar tekstu i zauważ zmianę jego kształtu. Zaznacz teraz wybrany fragment tak, by obejmował w całości tekst danego akapitu oraz kończący go znacznik akapitu (rysunek 3.28). Po zwolnieniu przycisku myszy zaznaczony akapit upodobni się do obszaru wzor cowego, w którym na początku umieściłeś kursor tekstowy. Mechanizm malarza formatów zostanie automatycznie wyłączony, a kształt kursora myszy powróci do tradycyjnej postaci.
10G
Word — profesjonalne formatowanie
i r
Narzędzia główne & Wytnij
ID B Wklej
<2Malarz formatów Wybierz profesjonalny pakiet biurowy
Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkownikowi pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną. Edytor tekstu Word
Rysunek 3.28.
KnpinwaniE wyglądu akapitu za pnmncą Malarza formatów
Jeśli przy zaznaczaniu tekstu w obszarze docelowym pominiesz znacznik akapitu, wówczas skopiują się jedynie cechy czcionki (np. krój, rozmiar, kolor, atrybuty), a zostaną pominięte cechy akapitu (np. wyrównanie, wcięcia). Taka sama sytuacja będzie miała miejsce, gdy przed kliknięciem przycisku Malarz form atów zaznaczysz fragment tekstu w obszarze wzorcowym (zamiast ustawić w nim kursor tekstowy).
Jeśli zamierzasz kopiować wygląd obszaru wzorcowego do większej liczby obszarów docelowych, wówczas kliknij dwukrotnie przycisk Malarz form atów. W takim trybie pracy Malarz formatów nie wyłączy się automatycznie po zaznaczeniu pierwszego obszaru docelowego — w dalszym ciągu będziesz więc mógt zaznaczać kolejne obszary. Dopiero po zakończeniu tych operacji kliknij jeszcze raz przycisk Malarz form atów, aby samodzielnie wyłączyć ten mechanizm.
Z n ajdow anie i z a m ia n a e le m en tó w form atow an ia Okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie może posłużyć nie tylko do pracy nad tekstem, ale również do dokonywania szybkich i kompleksowych zmian w w y glądzie dokumentu.
107
ABC MS Office 2 016 PL
Załóżmy, że wybrane fragmenty tekstu w Twoim dokumencie zostały wyróż nione poprzez ich pogrubienie. Po pewnym czasie dochodzisz jednak do wniosku, że lepszym sposobem ich wyróżnienia będzie zastosowanie czcionki pochyłej o zmienionym kroju. Aby to uczynić: 1. Ustaw kursor tekstowy na początku dokumentu. 2. Kliknij przycisk Zamień znajdujący się w grupie Edytowanie na karcie Narzędzia główne. 3. Po otwarciu okna dialogowego Znajdowanie i zam ienianie kliknij przycisk Więcej. 4 . Ustaw kursor tekstowy w polu Znajdź i kliknij przycisk Formatuj..., a następnie wybierz opcję Czcionka.... 5. W zakładce Czcionka okna dialogowego Znajdowanie czcionki wybierz opcję Pogrubienie dostępną w polu Styl czcionki i kliknij przycisk OK. 6. Po powrocie do okna Znajdowanie i zamienianie ustaw kursor tekstowy w polu Zamień na i ponownie kliknij przycisk Formatuj..., a następnie wybierz opcję Czcionka. 7. W zakładce Czcionka okna dialogowego Zamień czcionkę wybierz opcję Kursywa dostępną w polu Styl czcionki, zaś na liście Czcionka wskaż nazwę nowego kroju (np. Verdana). Kliknij przycisk OK. 8. Po powrocie do okna Znajdowanie i zamienianie pola Znajdź i Zamień na pozostaw całkowicie puste i kliknij przycisk Zamień wszystko (rysunek 3.29). Rysunek 3.29. Automatyczna zmiana wyglądu wyróżnionych fragmentów tekstu
Znajdowanie i zamienianie Zamień
Znajdź
Przejdź do
Znajdź: Format:
C Czcionka: Pogrubilene^j ) <2
Zamień na Format1 ^Czcionka: Yerdana, Kursywa Zamień
Zamień wszystko
4
Word — profesjonalne formatowanie
Style i motywy czyli automatyzacja formatowania Style i motywy to wzorce, których wykorzystanie zrewolucjonizuje Twoją pra cę nad wyglądem dokumentu. Jeśli bogate zestawy gotowych stylów i moty wów (instalowanych wraz z pakietem MS Office 2016 lub ściąganych z intemetu) okażą się niewystarczające, wówczas będziesz mógł projektować i wykorzysty wać własne style oraz motywy.
Galeria stylów — stosowanie stylów wbudowanych
Przyporządkowanie stylów nagłówkowych do wybranych akapitów w dokumencie to znacznie więcej niż tylko zmiana ich wyglądu — te akapity uzyskują bowiem odpowiedni stopień ważności w hierarchicznej strukturze dokumentu, co pozwoli w przyszłości np. na automatyczne generowanie spisu treści.
Po otwarciu dokumentu pakiet biurowy. docx ustaw kursor tekstowy w obrębie akapitu tytułowego Wybierz profesjonalny pakiet biurowy. Po przejściu do karty Narzędzia główne ustaw kursor myszy nad wzorcem stylu o nazwie Tytuł, wi docznym w grupie Style. Zaobserwuj natychm iastową zmianę wyglądu zazna czonego fragmentu tekstu (rysunek 3.30).
Rysunek 3.30.
Podgląd na żywo — zmiana wyglądu akapitu zgodna za wzorcem stylu wskazanym w galerii stylów (1 — suwaki przewijania zawartości galerii, 2 — przycisk Więcej, otwierający okno z palną zawartością galerii)
ABC MS Office 2 016 PL
Przenoś teraz kursor myszy tak, by wskazywał kolejne wzorce (np. Nagłówek 1, Nagłówek 2), i na bieżąco oceniaj, jak wpływa to na wygląd zaznaczonego frag mentu tekstu. Aby uzyskać dostęp do całej galerii stylów, skorzystaj z suwaków przewijania lub kliknij przycisk Więcej. Ostatecznie kliknij wzorzec Tytuł, aby zastosować ten styl do wskazanego akapitu. Zaznacz teraz akapity tytułowe pozostałych rozdziałów i w analogiczny sposób nadaj im styl Nagłówek 1.
Podczas zaznaczania kolejnych akapitów klikaj kolejno w obszarze lewego marginesu, na wysokości danego akapitu, przytrzymując równocześnie klawisz Ctrl (rysunek 3.31).
Edytor tekstu Word Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumentu poprawnego składniowo.
Arkusz kalkulacyjny Excel
$ Rysunek 3.31.
Równoczesne zaznaczanie akapitów tytułowych w celu przyporządkowania do nich wybranego stylu akapitu
Jeśli zechcesz usunąć wszystkie elementy formatowania z wybranego fragmentu tekstu, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Wyczyść całe form atowanie, znajdujący się w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne.
Szybkie formatowanie poprzez zmianę zestawu stylów Dokument, który przygotowałeś w poprzednim ćwiczeniu, zawiera trzy style aka pitu: Tytuł, Nagłówek 1 oraz Normalny (właśnie do tego ostatniego stylu są domyślnie przyporządkowane wszystkie akapity, jeśli użytkownik nie wskaże inaczej). Chcąc szybko zmienić wszystkie elementy formatowania, przejdź do karty Projek towanie i, umieszczając kursor myszy nad wybranym zestawem stylów (np. Ele gancki, Formalny, Nowoczesny, Swobodny itd.), obserwuj, jak zmienia się wy gląd dokumentu. Ostatecznie kliknij wybrany zestaw stylów (rysunek 3.32).
Word — profesjonalne formatowanie
Projektowanie Tytuł
W __________ Tytuł TYTUŁ
Tytuł
Tytuł r iif łc « it 1
----------- ----------- -
W Y B IE R Z
—_
.....................N
P R O FESJO N A LN Y
PA KIET
B IU R O W Y Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego przyjaznego użytkownikowi DEkietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą bardziej efektywną.
ED YTO R TEK S TU WORD Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumentu poprawnego składniowo.
Rysunek 3.32.
Wybór zestawu stylów
Szybkie formatowanie poprzez zmianę motywu Załóżmy, że mimo zastosowania zestawów stylów nie jesteś całkowicie zado wolony z wyglądu dokumentu i chciałbyś trochę poeksperymentować, zmieniając np. kształty liter i kolorystykę dokumentu. Zmiany, które — poprzez wybór tzw. motywu — możesz łatwo wprowadzić do dokumentu, ograniczają się właśnie już tylko do krojów czcionek i kolorów. Nie zmienią się natomiast żadne cechy akapitu (np. wyrównanie, wcięcia, odstępy, kształt obramowania i cieniowania). Aby szybko i łatwo skorygować czcionki i kolory dokumentu: 1. Przejdź do karty Projektowanie i kliknij ikonę Motywy, znajdującą się po lewej stronie grupy Formatowanie dokumentu. Z. Umieść kursor myszy na wybranej miniaturze i zaobserwuj, jak zmieniają się kroje czcionek i kolory wykorzystywane w dokumencie (rysunek 3.33). 3 . Ostatecznie, po kliknięciu wybranej miniatury, wprowadź zmiany do dokumentu.
Zmiana czcionki motywu Chcąc samodzielnie dobrać kroje czcionek przyporządkowane do motywu (czyli de facto — do stylów), kliknij przycisk Czcionki, znajdujący się w grupie Formato wanie dokumentu na karcie Projektowanie. Po otwarciu menu umieść kursor myszy
ABC MS Office 2 016 PL
I-I U
Rysunek 3.33. Zmiana matywu, czyli zastawu czcinnek i knlnrćw w dokumancia
Projektowanie
Aa Motywy Pakiet Office
Wybierz profesjonalny pakiet biurowy Proponujemy Cl najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego
Edytor tekstu Word Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają szybkie
nad wybranym zestawem czcionek w menu (np. Pakiet Office, Candara itd.) i zaob serwuj, jak zmienia się krój czcionek w tekście dokumentu (rysunek 3.34). Osta tecznie kliknij wybraną parę czcionek. Rysunek 3.34. Zmiana czcinnek motywu
Projektowanie ^
Odstępy akapitu T
|Ol
Efekty T Kolory Czcionki T „ O Ustawjako domyślny Times New Roman-Arial
Aa
Times New Roman Arial Arial Black-Arial
Aa
Arial B lack Arial
Uj1
Dostosuj czcionki,.,
Każdy motyw zawiera dwa kroje czcionek — pierwszy będzie przyporządkowany do wszystkich stylów nagłówkowych, a drugi zostanie zastosowany w tekście podstawowym.
Jeśli w bogatym zbiorze par czcionek nie odnajdziesz odpowiadającego Ci ze stawu, wówczas wybierz opcję Dostosuj czcionki...
Word — profesjonalne formatowanie
Kolory motywu Chcąc samodzielnie dobrać kolorystykę dokumentu, kliknij przycisk Kolory w gru pie Formatowanie dokumentu na karcie Projektowanie. Umieszczając kursor myszy nad wybranym zestawem kolorów (np. Odcienie szarości, Czerwonopomarańczowy, Aspekt itd.), obserwuj, jak zmienia się kolor tekstu i innych elemen tów dokumentu (np. obramowań i teł akapitowych). Ostatecznie kliknij wybrany zestaw kolorów.
Kolory motywu dotyczą nie tylko takich elementów jak np. tekst i tto (w w ariancie jasnym i ciemnym), ale również hipertączy. Chcąc skomponować własny motyw kolorystyczny, wybierz opcję Dostosuj kolory....
S a m o d zieln a z m ia n a w y g lą d u sty lu Oprócz opierania się na gotowych zestawach stylów i motywach, możesz sa modzielnie modyfikować style wykorzystywane w dokumencie. Aby to uczy nić, kliknij przycisk strzałki położony w prawym dolnym rogu grupy Style na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu okna Style umieść kursor myszy na na zwie wybranego stylu (np. Nagłówek 1) i kliknij strzałkę skierowaną w dół, która pojawi się po prawej stronie. Po rozwinięciu menu wybierz opcję Modyfikuj... (rysunek 3.35). Narzędzia główne
Rysunek 3.35. Zarządzanie stylami w nknia Style
B
AAB
AaBbCcDdi
M
AABBCCDI
Tl Normalny
Nagłówek 1 Nagłówek 2
A A BBC C C i—
Tytuł
Podtytuł
Style ▼ X
Style Wyczyść wszystko | Normalny
ir jrą
Bez odstępów Nagłówek 1 Aktualizuj styl Nagłówek 1 zgodnie z zaznaczeniem Modyfikuj...
^
113
_
II r 1 i-l
ABC MS Office 2 016 PL
u_Li Po otwarciu okna Modyfikowanie stylu kliknij przycisk Formatuj i wybierz element formatowania (np. Czcionka... lub Akapit...), który zamierzasz zmienić. Po otwar ciu okna dialogowego dokonaj odpowiednich zmian i kliknij przycisk OK.
T w o r ze n ie w ła s n y c h sty ló w Dotychczasowe formatowanie dokumentu przy użyciu stylów opierało się na wy korzystaniu gotowych rozwiązań. Oprócz nich, użytkownik może tworzyć i wy korzystywać własne style. Załóżmy, że wygląd jednego z akapitów zawartych w dokumencie pakiet biuro wy. docx został zmieniony przez Ciebie poprzez tzw. formatowanie bezpośrednie, czyli bez wykorzystania jakiegokolwiek stylu. Tworząc nowy styl, zapamiętasz wygląd tego akapitu, aby w razie potrzeby sko piować go do innych akapitów. W tym celu ustaw kursor tekstowy w obrębie zmie nionego akapitu i kliknij przycisk Więcej, otwierający galerię stylów. Następnie wybierz opcję Utwórz styl. Po otwarciu okna Tworzenie nowego stylu na pod stawie formatowania wpisz nazwę stylu (np. Mój tytuł) i kliknij przycisk OK. Od tego momentu Twój nowy styl pojawi się zarówno w galerii stylów, jak i na liście w oknie Style (rysunek 3.36). Rysunek 3.38. Własny styl użytkownika gotowy do wykorzystania
Narzędzia główne
AaBbCcOdł
AaBbCcDdE
11 Mój tytuł
H Normalny
Style
Nagłówek 1
- X
Wyczyść wszystko
Normalny
ir ir
Nagłówek 1
jra
Mój tytuł
Formatowanie dokumentu w oparciu o style wtasne przebiega identycznie, jak w przypadku korzystania ze stylów wbudowanych.
114
Word — profesjonalne formatowanie
P r z ec h o w y w a n ie sty ló w w sz a b lo n a ch Informacje związane z utworzeniem własnego stylu lub zmodyfikowaniem stylu wbudowanego są zapamiętywane jedynie w bieżącym dokumencie. Aby można było korzystać z tych stylów również podczas pracy nad innymi dokumentami, jest konieczne skopiowanie ich do tzw. szablonu, na podstawie którego będziesz w przyszłości tworzył nowe dokumenty. Aby umieścić własny styl w szablonie lub zaktualizować styl już w nim istniejący, otwórz okno Style i kliknij ikonę Zarządzanie stylami, umieszczoną u dołu okna. Po otwarciu okna Zarządzanie stylami kliknij przycisk Importuj/Eksportuj.... Okno Organizator — podzielone na dwie części — wyświetla nazwy stylów znaj dujących się w bieżącym dokumencie oraz w tzw. szablonie domyślnym, noszą cym nazwę Normal.dotm. Aby skopiować styl do szablonu, zaznacz go na liście sty lów zawartych w bieżącym dokumencie i kliknij przycisk Kopiuj (rysunek 3.37). Organizator Style
Elementy projektów makr
W pliku 01 Pakiet biurowy.dooc: Domyślna czcionka akapitu
Nagłówek 1
Rysunek 3.37.
Do pliku Normal.dotm: Bez listy Domyślna czcionka akapitu Normalny Standardowy
Kepiewanie własnego stylu z bieżącego dokumentu do szablonu globalnego
Jeśli kopiowany styl ma już swój odpowiednik w szablonie, musisz potwierdzić operację zastąpienia starego stylu nowym.
Okno Organizator umożliwia kopiowanie stylów pomiędzy dwoma dowolnymi dokumentami. Aby to uczynić, kliknij najpierw przycisk Zam knij plik, towarzyszący szablonowi Norm al.dotm , a następnie kliknij Otwórz p lik ... i wskaż inny dokument.
Listy numerowane i punktowane Automatyczne dodawanie do akapitów symboli numerowania lub wypunktowania (tzw. punktorów) jest przydatne do sporządzania wszelkiego rodzaju list, wykazów, wyliczeń i innych informacji podawanych w określonych porcjach i określonym porządku.
ABC MS Office 2 016 PL
Jeśli chcesz podkreślić kolejność elementów listy, wówczas stosuj listę numerowaną. W przeciwnym razie stosuj punktory.
W p ro w a d za n ie n u m era cji lub pun ktorow Biblioteka numeracji Otwórz dokument pakiet biurowy. docx i zaznacz końcowe akapity tworzące listę (od Nowy sposób pracy nad dokumentami do Łatwe stosowanie efektów multime dialnych). Następnie kliknij strzałkę towarzyszącą przyciskowi Numerowanie, położonemu w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu Bibliote ki numeracji umieść kursor myszy nad wybranym wzorcem i zaobserwuj sym bole numeracji pojawiające się obok zaznaczonych akapitów (rysunek 3.38). Rysunek 3.38.
Narzędzia główne
Kliknij miniaturę reprezentującą wybrany wzorzec, wprowadzając do dokumentu odpowiadający Ci format numeracji.
Word zapamiętuje wykorzystany ostatnio format numeracji. Jeśli więc po raz kolejny będziesz chciał wprowadzić te same symbole numeracji, wówczas od razu kliknij przycisk Numerowanie (a nie towarzyszącą mu ikonę strzałki).
11G
Word — profesjonalne formatowanie
Zakończenie listy Jeżeli zamierzasz dopisać do listy kolejny element, wówczas ustaw kursor tek stowy na końcu wybranego akapitu wchodzącego w jej skład i naciśnij klawisz Enter. Do utworzonego w ten sposób nowego akapitu zostanie automatycznie dodany symbol numeracji zastosowany w poprzednim akapicie. Jeśli wstawisz nowy akapit w środku listy, wówczas wszystkie akapity listy występujące po nim zostaną automatycznie przenumerowane.
Chcąc zakończyć listę numerowaną, ustaw kursor tekstowy na końcu jej ostatniego akapitu i naciśnij dwukrotnie klawisz Enter. Jeśli zamiast tego naciśniesz jednokrotnie klawisz Enter, a następnie klawisz Backspace, wówczas nowy akapit będzie pozbawiony numerowania, lecz jego lewe wcięcie będzie takie samo, jak w przypadku elementów listy.
Sortowanie list Word umożliwia sortowanie akapitów, a co za tym idzie — również elementów listy (przydatne, gdy np. zechcesz alfabetycznie uporządkować nazwiska). Aby to uczynić, zaznacz elementy listy, a następnie kliknij przycisk Sortuj (karta Narzędzia główne, grupa Akapit).
Tworzenie własnego formatu numeracji Jeśli żaden symbol numeracji zawarty w bibliotece nie będzie Ci odpowiadał, wówczas postępuj według poniższych wskazówek: 1. Po otwarciu panelu Biblioteka numeracji wybierz opcję Definiuj now y form at numeracji.... 2. Gdy wyświetli się okno Definiowanie nowego form atu numeracji, wybierz styl numeracji. Jeśli zdecydowałeś się na zastosowanie liczb arabskich (2, 2, 3...), wówczas w polu Wyrównanie wybierz opcję Z prawej. Dzięki temu, w przypadku wystąpienia liczb dwucyfrowych, cyfry jedności i dziesiątek dla każdej liczby będą zapisywane pod sobą. 3 . Najważniejszy etap tworzenia nowego symbolu numeracji to wypełnienie pola Format numeracji. Aby to uczynić, umieść kursor tekstowy przed liczbą i wpisz słowo Wykład zakończone znakiem spacji. Następnie usuń wszystkie znaki za liczbą i w staw w to miejsce dwukropek (rysunek 3.39).
117
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 3.39. Tworzenie niestandardowe go formatu numaracji
l 9 f D efinio w anie now ego form atu n um eracji ^
Ł a j]
Format numeracji Styl numeracji: 1, 2, 3, ...
Czcionka,,,
Format numeracji: W y kła c 1:| j Wyrównanie: Z prawej Podgląd
Wykład 1 4 . Chcąc wyróżnić symbole numerowania, kliknij przycisk C zc io n k a .,
a następnie zastosuj odpowiednie formatowanie (np. wskazując opcję Pogrubienie w polu Styl czcionki). Po kliknięciu przycisku OK elementy listy zostaną ponumerowane zgodnie z za projektowanym przez Ciebie formatem.
Chcąc szybko poprawić form atow anie listy (np. dodając do pogrubienia czcionki pochylenie), kliknij jeden z symboli numerowania Twojej listy, powodując zaznaczenie wszystkich elementów. Teraz dokonaj ich formatowania bezpośrednio za pomocą przycisków należących do grupy Czcionka na karcie Narzędzia główne.
U sta la n ie pozycji n u m eracji Umieszczenie zbyt długiego wpisu (np. słowa WykTad) przed liczbą może spowo dować, że część tekstu znajdzie się w obszarze lewego marginesu. Aby tego uniknąć, przesuń położony na Linijce znacznik Wcięcie z lewej na odpowiednią odległość w prawo (rysunek 3.40).
Word — profesjonalne formatowanie
Wykład 1:
W ygodny sposób pracy nad dokum entam i
Wykład 2:
U niw ersalny form at zapisyw ania dokum entów
Wykład 3:
Bogaty zbiór szablonów i w zorców
Wykład 4:
Łatw e stosow anie efektów m ultim edialnych
Rysunek 3.40.
i r
Przesuwanie symbolu numeracji i tekstu akapitów za pomocą znacznika Wcięcie z lewej
Położenie symbolu numerowania jest określane za pomocą znacznika Wcięcie pierw szego wiersza (górny trójkąt), zaś położeniem tekstu steruje znacznik Wysunięcie (dolny trójkąt). Manipulując tymi znacznikami, można precyzyjnie regulować odległość pomiędzy numeracją akapitu a jego tekstem. Pamiętaj jednak, że zbyt bliskie przysunięcie znaczników do siebie lub (co gorsza) umieszczenie znacznika Wcięcie pierw szego wiersza na równi lub na prawo od znacznika Wysunięcie jest błędem uniem ożliwiającym prawidłowe pozycjonowanie symbolu numerowania względem tekstu.
U sta la n ie w a r to śc i początk ow ej listy Załóżmy teraz, że plan konferencji to kontynuacja zajęć z poprzedniego dnia, w któ rym miała już miejsce pewna liczba wykładów (w naszym ćwiczeniu założymy, że było ich 7). Musisz więc rozpocząć listę od wartości innej niż 1 (a więc — zgodnie z naszymi założeniami — od 8). Aby to uczynić, po zaznaczeniu elementów listy otwórz panel Biblioteka numeracji i wybierz opcję Ustaw wartość numerowania.... Po otwarciu okna dialogowego upewnij się, że została w ybrana opcja Rozpocznij nową listę, a następnie do pola Ustaw wartość na przyporządkuj liczbę 8.
Jeśli lista, którą tworzysz, stanowiłaby kontynuację innej, już istniejącej w tym samym dokumencie, wówczas powinieneś skorzystać z opcji Kontynuuj z poprzedniej listy.
119
ABC MS Office 2 016 PL
L isty w ielo p o zio m o w e (za g n ie ż d ż o n e ) Dotychczas tworzyłeś listę jednopoziomową („płaską"). Oznacza to, że wszyst kie jej elementy należały do tego samego poziomu hierarchii i miały takie same wcięcia. Utworzenie listy wielopoziomowej będzie polegać na dodaniu do jej wybranych elementów podpunktów, które złożą się na tzw. listę zagnieżdżoną. Aby to uczynić: 1. Ustaw kursor tekstowy na końcu akapitu Wykład 1 i naciśnij klawisz Enter. Z. Wpisz słowo Wstążka i ponownie naciśnij klawisz Enter. Następnie wpisz
tekst Minipasek narzędzi. 3. Zaznacz teraz dwa nowe elementy listy i kliknij przycisk Zwiększ wcięcie, należący do grupy Akapit na karcie Narzędzia główne (rysunek 3.41). Rysunek 3.41.
Narzędzia główne
Lista zagnieżdżana
W ykład 1: Wygodny sposób pracy
1.1. Wstążka 1.2. Minipasek narzędzi
Jeśli styl numeracji listy zagnieżdżonej zaproponowany automatycznie przez Worda Ci nie odpowiada, wówczas kliknij przycisk Lista wielopoziom owa (grupa A kapit, karta Narzędzia głów ne), a po otwarciu Biblioteki list wybierz odpowiadający Ci wzorzec (rysunek 3.41).
Sterowanie przepływem tekstu Stosowanie właściwych symboli formatowania opisanych w tym rozdziale za gwarantuje, że podczas dalszej obróbki tekst się nie „rozleci". To zaś uwolni Cię
120
Word — profesjonalne formatowanie
od cyklicznego przeglądania go w celu wychwycenia nieprawidłowości i wpro wadzenia nieodzownych poprawek.
D zielen ie w y r a z ó w Stosowanie podziału wyrazów pomiędzy poszczególnymi wierszami akapitu zmniejsza nierówności jego prawej krawędzi (gdy jest on wyrównany do lewej) lub zapobiega zbytniemu rozciąganiu spacji (gdy jest on wyjustowany).
Automatyczne dzielenie wyrazów Aby włączyć funkcję automatycznego dzielenia wyrazów, kliknij przycisk Dzielenie wyrazów znajdujący się w grupie Ustawienia strony na karcie Układ. Po otwarciu menu wybierz opcję Autom atycznie. Od tego momentu uaktywniona przez Ciebie funkcja automatycznego dzielenia wyrazów działa we wszystkich akapitach dokumentu. Jeśli z jakichś powodów zechcesz (na zasadzie wyjątku) wyłączyć automatyczne dzielenie wyrazów w wy branym akapicie, wówczas ustaw kursor myszy w jego obrębie, a następnie otwórz okno dialogowe Akapit i w zakładce Podziały wiersza i strony uaktywnij opcję Nie dziel wyrazów.
Opcja Nie dziel w yrazów może być przyporządkowywana nie tylko do poszczególnych akapitów, ale także do wybranych stylów akapitowych. Ponadto można ją przenosić za pomocą Malarza form atów.
Ręczne dzielenie wyrazów łącznikiem opcjonalnym Jeśli dzielenie automatyczne Ci nie odpowiada, a równocześnie niektóre (szcze gólnie długie) wyrazy występujące w tekście wymagają podzielenia, wówczas podziel je samodzielnie. Ta operacja sprowadza się do wstawiania tzw. łączników opcjonalnych, czyli znaków łącznika, które znikają autom atycznie, jeśli zawie rający je wyraz znajdzie się w środku wiersza, a nie na jego krawędzi. Aby wprowadzić ręczny podział wyrazu wymagającego podzielenia, ustaw przed nim kursor tekstowy, a następnie kliknij przycisk Dzielenie wyrazów i wybierz opcję Ręcznie. W oknie dialogowym Ręczne dzielenie w yrazów zostanie wyświetlony wyraz, który jako pierwszy ze słów położonych na prawo od kursora tekstowego powinien
121
ABC MS Office 2016 PL
być podzielony. W miejscu proponowanego podziału wyrazów jest wyświetlany mrugający kursor (rysunek 3.42). Proste w obsłudze funkcje edytora Word umożliwiają szybkie przygotowanie dokumenti/poprawnego składniowo. Twoją pracę ułatwią rrf Ręczne dzielenie wyrazów: Polski zaprojektujesz profesjonalnie wyglądają się stylami i motywami, dokonasz szybki
Rysunek 3.42.
Wprowadzanie podziału wyrazu poprzez okno dialogowa
Kliknięcie przycisku Tak spowoduje wprow adzenie podziału do bieżącego wy razu oraz wyszukanie kolejnego wyrazu.
Podział wyrazu może być również wprowadzany za pomocą klawiatury. Aby to uczynić, ustaw kursor tekstowy w odpowiednim miejscu danego wyrazu i — przytrzymując C trl— naciśnij klawisz łącznika (oznaczony na klawiaturze symbolem dwóch poziomych kresek — dłuższej i krótszej).
Łącznik opcjonalny nie jest zwykłym łącznikiem ! Jeśli w yraz, w obrębie którego go wstawiłeś, zostanie przesunięty do środka wiersza, łącznik opcjonalny zostanie autom atycznie ukryty. Aby prześledzić położenie łączników opcjonalnych występujących w dokumencie, kliknij przycisk Pokaż wszystko (grupa Akapit, karta Narzędzia główne) — rysunek 3.43.
popraw-nego Rysunek 3.43.
Wyświetlenie ukrytego łącznika opcjonalnego
Wyświetlone łączniki opcjonalne mogą być usuwane za pomocą klawisza Delete lub Backspace. Aby zautomatyzować usuwanie łączników opcjonalnych, otwórz okno Znajdo wanie i zamienianie, ustaw kursor tekstowy w polu Znajdź i kliknij przycisk Specjalne, a po rozwinięciu menu wybierz element Łącznik opcjonalny. Pole Zamień na pozostaw puste i kliknij przycisk Zamień wszystko.
122
Word — profesjonalne formatowanie
Spacja n iero zd ziela ją ca Zastąpienie zwykłej spacji przez tzw. spację nierozdzielającą zapobiegnie w y stępowaniu na końcach wierszy wyrazów jednoliterowych oraz dwuliterowych. Jeśli zauważysz, że w Twoim dokumencie na końcu któregoś z wierszy akapitu pojawił się taki wyraz, wówczas ustaw kursor tekstowy bezpośrednio za nim (rysunek 3.44).
Mechanizmy wspomagające edycję i formatowanie. Rysunek 3.44.
Ustawienie kursora tekstowego za wyrazem jednoliterowym występującym na końcu wiersza, stanowiące przygotowanie do usunięcia położonej za nim spacji
Naciśnij klawisz Delete, aby usunąć spację i połączyć jednoliterowy wyraz z na stępnym słowem. Potem przytrzymaj klawisze Ctrl oraz Shift i naciśnij spację. W ten sposób wprowadzisz znak spacji nierozdzielającej. Po kliknięciu przycisku Pokaż wszystko w miejscach występowania spacji nierozdzielających zostaną wyświetlone odpowiadające im symbole (rysunek 3.45).
Mechanizmy-wspomagające-edycjęi^ormatowanie.H Rysunek 3.45. | Spacja niarozdzialająca, trwała łącząca sąsiednia wyrazy „i" oraz „formatowania"
Ł ączn ik nierD zdzielający Ten znak, wyglądający jak zwykły łącznik i zawsze widoczny, zapobiega dzieleniu połączonych nim elementów pomiędzy dwa wiersze. Przykładem wyrazów, które nie powinny być dzielone, są np. SMS-y czy e-mail, a także numery telefoniczne lub numery NIP, w których grupy cyfr oddziela się od siebie poziomymi kreskami. Aby wprowadzić znak łącznika nierozdzielającego, przytrzymaj klawisze Ctrl oraz Shift i naciśnij klawisz łącznika (oznaczony na klawiaturze symbolem dwóch po ziomych kresek — dłuższej i krótszej).
ABC MS Office 2 016 PL
R ęczn y podział w ie r s z a Wstawienie tego znaku w wybranym miejscu akapitu spowoduje zakończenie bieżącego wiersza i przeniesienie pozostałego tekstu na początek kolejnego wier sza. Jednak w przeciwieństwie do zastosowania zwykłego znacznika akapitu (wprowadzanego klawiszem Enter), odrębne bloki tekstu nadal będą stanowić jeden akapit. Chcąc podzielić wiersz, ustaw kursor tekstowy w odpowiednim miejscu akapitu i, przytrzymując klawisz Shift, naciśnij klawisz Enter. Chcąc prześledzić występowanie znaków ręcznego podziału wiersza w dokumen cie, kliknij przycisk Pokaż wszystko (karta Narzędzia główne, grupa Akapit) — rysunek 3.46.
Proponujemy Ci najnowszą-wersję'pakietu' biurowego.*-1 U czyni on Twoją pracę-łatwiejszą. H Rysunek 3.46.
Znak ręcznego podziału wiersza wstawiony za wyrażam „biurowego", wyświetlany w dokumencie po włączaniu opcji Pokaż wszystko
Zastosowanie ręcznego podziału wiersza zamiast znacznika akapitu ma daleko idące skutki. I tak: ■ Jeśli podczas dalszego form atow ania zmienisz którąś z cech akapitu w jednym z bloków tekstu (wyrównanie, wcięcia, obramowanie, cieniowanie, odstępy, interlinia), wówczas znajdzie to swoje odbicie także w pozostałych blokach. ■ Jeśli do akapitu zostanie dodany symbol numeracji lub punktor, wówczas obok kolejnych bloków tekstu nie pojawią się żadne numery ani symbole. Chcąc usunąć podział wiersza, postępuj tak, jak w przypadku znacznika akapitu, stosując klawisz Delete lub Backspace.
Bardzo często zdarza się, że tekst skopiowany ze strony internetowej zawiera dużo znaków ręcznego podziału wiersza, stosowanych zam iast znaczników akapitu. Aby szybko je wyszukać i zamienić na „prawdziwe Entery", skorzystaj z okienka Znajdowanie i zamienianie (klikając Więcej/Specjalne i wybierając Ręczny podział wiersza w przypadku pola Znajdź oraz Znak akapitu w przypadku pola Zamień na).
Word — profesjonalne formatowanie
R ęczn y podział stron y Jeśli podczas tworzenia dokumentu zachodzi konieczność zakończenia tekstu na bieżącej stronie i rozpoczęcia wpisywania nowego tekstu od początku kolejnej, wówczas - zamiast wielokrotnego naciskania klawisza Enter - zastosuj znak ręcznego podziału strony. Załóżmy, że w dokumencie pakiet biurowy.docx każdy rozdział powinien roz poczynać się na nowej stronie. Ustaw więc kursor tekstowy bezpośrednio przed tekstem Edytor tekstu Word i kliknij przycisk Znaki podziału, znajdujący się w gru pie Ustawienia strony na karcie Układ. Po otwarciu menu wybierz opcję Strona. Inny, szybszy sposób podziału strony to naciśnięcie kombinacji przycisków Ctrl +Enter. Po kliknięciu przycisku Pokaż wszystko (karta Narzędzia główne, grupa Akapit) w miejscu wstawionego podziału strony będzie wyświetlana stosowna infor macja (rysunek 3.47). Arkusz-kal kul a ryj ny-Exce IH Dzięki-funkcjomprogramuEkcelbezbłędniefHJdsumujesz-zgromadzonedane.-zaś kreator- utatwi-Ci -stosowanie-formut-obl iczeni owych. •Korzy stając-z-d any ch-źró dtowych ■ utwo rzyszczytelne-wykresy.H ............... Podział stro n y................ H
Rysunek 3.47.
Komunikat informujący o wprowadzaniu ręcznego podziału strony
Aby usunąć podział strony, ustaw kursor tekstowy na lewo od znaku Podział strony i naciśnij klawisz Delete. Podział strony może zostać również przyporządkowany do danego akapitu jako jego cecha. To z kolei oznacza, że informacja o nim jest również zapisywana w stylu akapitu. Aby to wykorzystać: 1. Nadaj tytułom rozdziałów Edytor tekstu Word, Arkusz kalkulacyjny Excel oraz Prezentacja multimedialna PowerPoint styl akapitu Nagłówek 1. Z. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę stylu Nagłówek 1 widoczną w grupie Style na karcie Narzędzia główne i z menu kontekstowego wybierz opcję M odyfikuj..., zaś po otwarciu okna Modyfikowanie stylu kliknij przycisk Formatuj i wybierz opcję Akapit.... 3 . Po otwarciu okna Akapit przejdź do zakładki Podziały wiersza i strony i uaktywnij opcję Podział strony przed.
ABC MS Office 2 016 PL
Od tego momentu każdy rozdział będzie się rozpoczynał na początku nowej strony.
P odział akapitu p om ięd zy stro n a m i Bardzo często zdarza się, że akapit rozpoczynający się na końcu jednej ze stron dokumentu kończy się na początku następnej. W uzasadnionych wypadkach (kiedy masz do czynienia np. z niezwykle ważnym przekazem, sentencją, śród tytułem, podsumowaniem itd.) należy takiemu podziałowi zapobiegać. Aby to uczynić, ustaw kursor tekstowy w wybranym akapicie i otwórz okno dialogowe Akapit. Po przejściu do zakładki Podziały wiersza i strony uaktywnij opcję Zacho waj wiersze razem. Od tego momentu akapit, którego część nie zmieści się na końcu danej strony, będzie przenoszony w całości na początek kolejnej strony.
Jeśli nie zdecydowałeś się na uaktywnienie opcji Zachowaj wiersze razem, wówczas zadbaj przynajmniej o to, by opcja Kontrola bękartów i w d ó w była aktywna. Zapobiegnie to pozostawaniu pojedynczego wiersza akapitu (pierwszego lub ostatniego) na danej stronie. Z kolei w przypadku np. tytułów rozdziałów powinieneś uaktywnić opcję Razem z następnym, co zapobiegnie sytuacji, w której tytuł rozdziału kończy daną stronę, a zasadniczy tekst rozpoczyna kolejną.
Kolumny typu gazetowego Tworząc ulotkę, biuletyn lub gazetkę firmową, skorzystaj z możliwości zaaran żowania tekstu w układzie kolumnowym. W zależności od potrzeb, kolumny mogą obejmować cały dokument lub jego wybrane fragmenty.
F orm atow an ie k olu m n Aby zastosować układ kolumnowy: 1. Po otw arciu dokum entu pakiet biurowy.docx uaktywnij kartę Widok i upewnij się, że pracujesz w widoku Układ wydruku. Powiększenie dokumentu ustaw na poziomie nieco mniejszym niż podczas wpisywania tekstu, aby widok obejmował większy fragment strony.
Word — profesjonalne formatowanie
2. Zaznacz teraz fragment dokumentu obejmujący rozdziały od Edytor tekstu Word do Prezentacja multimedialna PowerPoint. 3 . Kliknij przycisk K olumny znajdujący się w grupie Ustawienia strony na karcie Układ. Po rozwinięciu menu przycisku wybierz opcję Więcej kolumn.... 4 . Po otwarciu okna K olumny wybierz wariant Dwie. Upewnij się, że opcja Jednakowa szerokość kolumn jest aktywna. Wartość przyporządkowaną do pola Odstępy zmniejsz do poziomu 0,6 cm. Dodatkowo uaktywnij opcję Rozdzielone linią i kliknij przycisk OK (rysunek 3.48). Rysunek 3.48. Ustawianie parametrów kalumn w aknia dialagawym
■ -----------Kolumny
9 w f& a J
Ustawienia wstępne
Jedna
Dwie
Uczba kolumn:
2
Do lewej
[71 Rozdzielone
y
Szerokość i odstęp Kol. nr: Szerokość: 7,7 cm
Do prawej linia
Podgląd Odstępy:
0.6 cm
7,7 cm
[71 Jednakowa Zastosuj do:
szerokość kolumn
Do zaznaczonego tekstu
Nowa kolumna
Aby tekst umieszczony w kolumnach prezentował się efektownie, powinieneś dodatkowo: 1. Wyjustować akapity zawarte w kolumnach i pomniejszyć rozmiar użytej w nich czcionki. 2. Włączyć automatyczne dzielenie wyrazów. 3 . Zmniejszyć lewy i prawy margines na stronie, zwiększając tym samym szerokość kolumn. 4 . Wyróżnić tytuły zawarte w tekście kolumnowym.
ABC MS Office 2 016 PL
S tero w a n ie p r z e p ły w e m tek stu p om ięd zy k o lu m n am i Dodatkowy efekt związany z formatowaniem kolumn polega na wyraźnym zróżnicowaniu ich wysokości. Aby to uczynić, ustaw kursor tekstowy bezpo średnio przed tekstem Arkusz kalkulacyjny Excel i kliknij przycisk Znaki podziału (karta Układ, grupa Ustawienia strony), a następnie wybierz opcję Kolumna. Inny sposób to naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl +Shift+Enter. Przesunięcie części tekstu z kolumny lewej do prawej pozwoliło na uzyskanie miej sca, w którym w przyszłości może zostać umieszczony np. jakiś obiekt graficzny (rysunek 3.49). Rysunek 3.49.
Proponujemy Ci najnowszą wersję nowoczesnego, funkcjonalnego i przyjaznego użytkowni
Kolumny występujące we fragmencie dokumentu
Edytor tekstu Word
Arkusz kalkulacyjny Excel
Proste w obsłudze funkcje edytora Word
Dzięki funkcjom programu Exce! bezbłędnie
umożliwiają szybkie przygotowanie doku mentu poprawnego składniowo. Twoją prace
podsumujesz zgromadzane dane, zaś kreator
kowi pakietu biurowego. Uczyni on Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną.
ułatwi Ci stosowanie form uł obliczeniowych.
ułatwią mechanizmy wspomagające edycję i formatowanie.
Prezentacja multimedialna PowerPoint Tworzenie prezentacji na bazie szablonów i kreatorów przyspieszy Twoją pracę i zagwa rantuje osiągnięcie profesjonalnego efektu. PowerPoint umożliwi Ci dopracowanie szcze gółów prezentacji, gwarantując jej niepowta rzalność.
Po kliknięciu przycisku Pokaż wszystko (karta Narzędzia główne, grupa Akapit) w miejscu w stawionego podziału kolumny zostanie w yśw ietlona stosowna inform acja. Aby usunąć podział kolumny, ustaw kursor tekstowy na lewo od znaku Podział kolumny i naciśnij klawisz Delete.
Rozmieszczanie tekstu za pomocą tabulacji i tabulatorów Znale tabulacji wstawiony między dwa wyrazy sprawi, że odstęp pomiędzy mmi będzie większy, niż w przypadku posłużenia się pojedynczą spacją (a pamiętaj, że spacji wielokrotnych absolutnie nie powinieneś stosować!). Dodatkowo umiesz czając na Linijce tzw. tabulatory, będziesz mógł precyzyjnie sterować szeroko ściami znaków tabulacji.
Word — profesjonalne formatowanie
W sta w ia n ie z n a k ó w tabulacji Twoim zadaniem będzie teraz utw orzenie restauracyjnego menu, w którym znajdą się informacje o oferowanych daniach. Aby to uczynić: 1. Utwórz nowy dokum ent i w jego pierwszym akapicie wpisz wyraz Menu, a następnie naciśnij klawisz Enter. Z. Po przejściu do nowego akapitu upewnij się, że jest on wyrównany do lewej strony. Wpisz nazwę potrawy (np. Bigos) i trzykrotnie naciśnij klawisz Tab, przesuw ając kursor tekstowy wyraźnie w prawo. 3 . Wpisz teraz informację mówiącą o ilości potrawy (np. 250 g) i tym razem naciśnij dwukrotnie klawisz Tab. 4 . Jako ostatnią wpisz informację o cenie (np. 14,00 zT). Jeśli cena potrawy
jest zaokrąglona do pełnych złotych, wówczas możesz pominąć cyfry reprezentujące grosze (choć ze względów form alnych lepiej byłoby je wpisywać). Aby zachować czytelność zestawienia cenowego, zawsze stosuj ten sam separator dziesiętny (czyli przecinek lub kropkę). 5. Naciśnij klawisz Enter, aby zakończyć edycję pierwszego punktu menu. Powtarzając sekwencję czynności, wprowadź informacje o kolejnych potrawach. Aby prześledzić położenie wstawionych znaków tabulacji, kliknij przycisk Pokaż wszystko (karta Narzędzia główne, grupa Akapit) — rysunek 3.50. B ig o s - *
-»
-*
2 5 0 -g -*
-»
-*
1 4 ,0 0 - z ł H
Ż u re k -*
-*
-*
2 0 0 'm l-*
-*
-*
9 ,0 0 - z ł H
Rysunek 3.50.
Pazycjanawania tekstu za pamacą znaków tabulacji razciągniętych na damyślną szarakaść
S tero w a n ie sz e r o k o śc ią z n a k ó w tabulacji za pom ocą tabulatorów W poprzednim przykładzie odległości występujące pomiędzy nazwą, ilością a ceną potraw y były zależne od liczby wstawionych pomiędzy nie znaków tabulacji. Każdy znak tabulacji ma bowiem pewną ustaloną, domyślną szerokość. I tak chcąc zmienić odstęp pomiędzy nazwą potrawy a informacją ojej ilości, musisz wstawić kolejny znak tabulacji lub usunąć jeden z już istniejących. Znacznie wygodniejszym rozwiązaniem jest stosowanie pojedynczych znaków tabulacji przy równoczesnym ustalaniu ich szerokości za pomocą odpowiedniego
ABC MS Office 2 016 PL
położenia tabulatorów, umieszczanych przez użytkownika na Linijce. Aby to uczynić: 1. W przygotowanym uprzednio menu zredukuj liczbę znaków tabulacji tak, by pozostały jedynie pojedyncze znaki. Może się okazać, że po wykonaniu tej operacji menu stanie się nieczytelne, a rozstawienie bloków tekstu będzie się wydawać całkiem przypadkowe (rysunek 3.51).
Bigos-* 250g-* 14,00-złH Żurek-* 200 ml-*9,00 złH Rysunek 3.51.
Nieczytelny wygląd menu pe zredukowaniu liczby znaków tabulacji
2. Ponieważ rozmieszczenie tabulatorów na Linijce jest cechą przyporządkowaną do danego akapitu, zanim zaczniesz je ustawiać, zaznacz wszystkie akapity wchodzące w skład menu. 3. Klikając cyklicznie selektor tabulatora położony na lewo od linijki poziomej, wybierz symbol tabulatora prawego (odwrócona litera L) — rysunek 3.52. Rysunek 3.52. Selektor wskazujący na wybranie tabulatora prawego
0
'
'
M enu B ig o s
250 g
1 4 , 0 0 zt
Ż u re k
2 0 0 m l 9 ,0 0 z ł
4 . Kliknij teraz lewym przyciskiem myszy wartość 9,5 w obszarze dolnej krawędzi linijki poziomej. Zauważ, że prawe krawędzie tekstu informującego o wielkości porcji zostały przesunięte do tego właśnie punktu (rysunek 3.53). Rysunek 3.53. Przesunięcie tekstu do punktu wyznaczonego położeniem tabulatora
Bigos Żurek
250 g 14,00 zt 200 ml 9,00 zł
Word — profesjonalne formatowanie
5. Klikając ponownie selektor tabulatora, wybierz tabulator dziesiętny,
a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy wartość 13 w obszarze linijki poziomej.
Zaobserwuj przemieszczenie się liczb reprezentujących ceny. W szczególności zwróć uwagę na to, że dzięki zastosowaniu tabulatora dziesiętnego punktem odniesienia staty się separatory dziesiętne występujące w liczbach (jeśli liczba nie ma przecinka lub kropki, wówczas Word zakłada, że ten znak występuje na prawo od liczby jedności) — rysunek 3.54. i .5?' i ■ 1
2
3
4
5
6
7
8
9
°
Menu Bigos Żurek Rysunek 3.54. |
10
11
i/
y
\
is
{ %w ) 250 g 200 ml
14,00 zł 9,00 zł
Wyrównywanie liczb za pnmncą tabulatnra
Aby odczytywanie poszczególnych pozycji menu było wygodniejsze, puste znaki tabulacji mogą zostać wypełnione symbolami, które „poprowadzą" wzrok czy telnika od nazwy potrawy do jej ceny. W tym celu: 1. Zaznacz akapity należące do menu, a następnie kliknij przycisk strzałki położony w prawym dolnym rogu grupy Akapit. Po otwarciu okna Akapit przejdź do zakładki Wcięcia i odstępy i kliknij przycisk Tabulatory.... 2. Po otwarciu okna Tabulatory kliknij wartość 9,5 widoczną w polu Pozycja tabulatora, a następnie wskaż odpowiadający Ci znak wiodący (rysunek 3.55). Po zastosowaniu znaków wiodących warto dodatkowo przed i za tabulacjami, opatrzonymi już teraz znakami wiodącymi, wstawić po jednej spacji. W ten sposób znaki wiodące nie będą przylegać bezpośrednio do tekstu (rysunek 3.56).
Dodając kolejne pozycje do menu, będziesz musiał za każdym razem wstawiać w odpowiednie miejsca znaki tabulacji. Nie jest natomiast konieczne każdorazowe ustawianie tabulatorów na Linijce, możesz bowiem posłużyć się Malarzem form atów, wykorzystując dotychczasowe akapity zaw arte w menu jako obszar wzorcowy.
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 3.BB.
H
Tabulatory
Przyptirządktiwy
Pozycja tabulatora:
Domyślne tabulatory:
wanie znaków wiodących do wybranego tabulatora
9,5 cm
1,25 cm Tabulatory do usunięcia:
13 cm Wyrównanie Do lewej
Do środka
Dziesiętne
Pasek
o Do prawej
Znak wiodący
v -i.
1 Brak
W
© 4
Menu
Bigos ........................ ....................... 250 g Żurek ........................ .................... 200 ml Rysunek 3.BB.
14,00 zł 9,00 zł
Wygląd manu po wprowadzaniu znaków wiodących tabulatora
Tabulacje sterowane tabulatorami pomagają rozmieścić tekst w przypadku, gdy jest konieczne umieszczenie w jednym akapicie trzech fragmentów — wyrów nanego do lewej, do środka oraz do prawej strony dokumentu (a tak właśnie bardzo często wygląda nagłówek lub stopka strony) — rysunek 3.57. £ Sezon letni Rysunek 3.B7.
10
11
kierunek: Bałkany
12
11
14
1S
JY 5 ‘
kraj: Grecja
Przykładowe rozmieszczania informacji wyświetlanych w nagłówku dokumentu
Szybkie przygotowanie tabeli Jeśli stoisz przed koniecznością utworzenia tabeli o nierozbudowanej struktu rze, wówczas zamiast korzystać z arkusza kalkulacyjnego MS Excel, posłuż się narzędziami dostępnymi bezpośrednio w MS Word.
132
Word — profesjonalne formatowanie
r
B u d ow an ie tabeli Wstawianie Ustaw kursor tekstowy w wybranym miejscu dokumentu i kliknij przycisk Tabela znajdujący się w grupie Tabele na karcie Wstawianie. Po otwarciu menu prze ciągnij kursor myszy tak, aby określić liczbę kolumn i wierszy, po czym kliknij lewym przyciskiem myszy (rysunek 3.58). Rysunek 3.58. Wstawianie tabeli
□akraślanEj strukturze
Wstawianie
n QS
Tabela
Obrazy Obrazy Online
3 x2 — tabela
Wycieczka
□□□ □ □□ □ □□ □ □□ □□□ □□□ 53
Wstaw tabelę,,,
Lista uczestników
Jeśli w momencie wstawiania tabeli kursor tekstowy nie znajduje się na samym początku kolejnego akapitu, tylko gdzieś w tekście, wówczas Word automatycznie umieszcza w jego miejscu znak nowego akapitu. Oznacza to, że tekst położony pierwotnie na lew o od punktu w staw iania znajdzie się p o w yżej nowo wstawianej tabeli, zaś położony pierwotnie na prawo — poniżej.
Od tego momentu za każdym razem, gdy kursor tekstowy zostanie umieszczony w jednej z komórek tabeli lub też dowolny fragment tabeli zostanie zaznaczony, na Wstążce pojawią się dwie nowe karty — Projektowanie oraz Układ, opatrzo ne wspólnym tytułem Narzędzia tabel (rysunek 3.59). Te karty — zaliczane do tzw. kart kontekstowych — znikną automatycznie, gdy tylko przeniesiesz kur sor tekstowy lub zaznaczenie poza obszar tabeli.
133
ABC MS Office 2 016 PL
Narzędzia tabel Projektowanie
Układ
El________________
Rysunek 3.59.
Automatycznie wyświetlana karty, związana z edycją i farmatowaniam tabeli
Karty kontekstowe pojawiają się w chwili, gdy pracujemy nad obiektami danego typu. Ich zawartość jest ściśle dopasowana do charakteru edytowanych obiektów. Inne karty pojawią się, gdy zaznaczysz np. tabelę, a inne, gdy wskażesz ilustrację. Jeśli zaś zaznaczysz ilustrację znajdującą się w tabeli, wówczas wyświetlą się karty kontekstowe związane i z tabelą, i z ilustracją. Na Wstążce zrobi się więc dość tłoczno - w takim przypadku, by zapobiec nieczytelnemu „ścieśnianiu" nazw kart, warto dysponować ekranem komputera o naprawdę dużej rozdzielczości.
Konwertowanie tekstu na tabelę Tabela wstawiana do dokumentu nie musi być całkowicie pusta. Załóżmy, że w Twoim dokumencie znajduje się już lista osób, a Ty chciałbyś teraz umieścić ją w tabeli (rysunek 3.60). A d a m - P o la ń s k iH A n ie la - N y d e c k a H
Jan-CisownickiH Rysunek 3.80.
Lista nsdb niaująta w tabelą: dana każdej nsaby są umieszczana w asabnym akapicie, zaś imiana i nazwiska są ad siebie addzialana spacjami
Aby ująć listę w tabelę, zaznacz wszystkie tworzące ją akapity, a następnie kliknij przycisk Tabela i wybierz opcję Konwertuj tekst na tabelę.... Po otwarciu okna Konwertowanie tekstu na tabelę w polu Liczba kolumn ustaw wartość 2. Następnie wykasuj całkowicie zawartość pola In n y i wpisz w nim
134
Word — profesjonalne formatowanie
pojedynczy znak spacji. Po kliknięciu przycisku OK w Twoim dokumencie po jaw i się dwukolumnowa tabela zawierająca listę osób.
Nawigacja w tabeli Kliknij lewym przyciskiem myszy daną komórkę, aby przenieść do niej kursor tek stowy. Naciśnięcie klawisza Tab spowoduje przejście do następnej komórki, zaś naciśnięcie kombinacji klawiszy Shift+Tab — cofnięcie się do poprzedniej komórki.
Przejście do ostatniej komórki tabeli (prawy dolny róg) i naciśnięcie klawisza Tab spowoduje dodanie kolejnego wiersza.
Zaznaczanie elementów tabeli Aby zaznaczyć wybrany zakres komórek, przeciągnij kursor nad wybranymi komórkami tabeli, przytrzymując przy tym lewy przycisk myszy. Chcąc zaznaczyć wybraną kolumnę, ustaw kursor bezpośrednio nad jej pierw szą komórką, a gdy zmieni on kształt, kliknij lewym przyciskiem myszy (rysu nek 3.61). Rysunek 3.61. Szybkie zaznaczanie kolumny
Jeśli zechcesz zaznaczyć od razu kilka sąsiadujących ze sobą kolumn, wówczas, po zmianie kształtu kursora myszy, wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij zmie niony kursor w lewo lub prawo. Zaznaczenie wiersza lub grupy wierszy odbywa się analogicznie: kursor myszy umieszczony na lewo od pierwszej komórki danego wiersza również zmieni swój kształt. Kliknij wtedy lewym przyciskiem myszy lub wciśnij go i przeciągnij zmieniony kursor w górę lub w dół (rysunek 3.62). Aby zaznaczyć szybko całą tabelę, umieść kursor myszy w jej obszarze, a gdy w jej lewym górnym rogu pojawi się przycisk zaznaczania tabeli, kliknij go (ry sunek 3.63).
135
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 3.82. Szybkie zaznaczanie wierszy
i* +
Rysunek 3.83. Szybkie zaznaczanie całej tabeli
Inny sposób zaznaczania elementów tabeli polega na umieszczeniu kursora tek stowego w obrębie wybranej komórki i kliknięciu przycisku Zaznacz, znajdują cego się w grupie Tabela na karcie Układ (Narzędzia tabel). Po otwarciu menu wybierz rodzaj zaznaczenia (komórka, kolumna, wiersz, a nawet cala tabela).
Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy Aby szybko przeskakiwać rozmiary wszystkich elementów tabeli, umieść kur sor myszy w jej obszarze, a następnie przeciągnij uchwyt zaznaczenia, który pojawi się w prawym dolnym rogu tabeli (rysunek 3.64). Rozmiary kolumn i wierszy zmienią się w sposób proporcjonalny. Rysunek 3.64. Szybka zmiana rozmiarów tabeli
Chcąc zmienić szerokość wybranej kolumny, umieść kursor myszy nad jej p ra w ą kraw ędzią, a gdy zmieni on kształt, wciśnij lewy przycisk myszy i przecią gnij kursor w lewo lub w prawo (rysunek 3.65). Z kolei dwukrotne kliknięcie krawędzi kolumny spowoduje automatyczne dopasowanie jej szerokości do za wartości.
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.BB.
r
± HI ►
Zmiana szarakaśri kolumny
□ Sposób zachowania się kolumn względem wypełniającego je tekstu można okre ślić, korzystając z przycisku Auto dopasowanie, znajdującego się w grupie Roz miar komórki na karcie Układ (Narzędzia tabel). Po rozwinięciu menu są do stępne trzy opcje: 1. Autodopasowanie zawartości — w takim przypadku szerokości kolumn są „płynne". Jest to sposób uniwersalny, choć niegw arantujący założonego wyglądu tabeli. 2. Autodopasowanie okna — najczęściej stosowane do rozplanowania zawartości strony internetowej lub broszury. 3 . Stała szerokość kolumn — ustawienie obowiązujące po zdefiniowaniu szerokości kolumn przez użytkownika. Aby zmienić wysokość wybranego wiersza, najpierw umieść kursor myszy nad jego dolną krawędzią. Gdy zmieni on kształt, wciśnij lewy przycisk myszy i prze ciągnij kursor w dół lub w górę (rysunek 3.66).
*
Rysunek 3.BB. Zmiana wysokości wiersza
+ u
Jeśli chcesz, aby wybrane wiersze (kolumny) miały jednakową wysokość (szerokość), wówczas zaznacz je, a następnie kliknij przycisk Rozłóż wiersze (Rozłóż kolumny), znajdujący się w grupie Rozmiar kom órki na karcie Układ (Narzędzia tabel). Ta operacja nie spowoduje zmiany rozmiaru tabeli, a jedynie powiększenie jednych elementów kosztem drugich.
Chcąc w sposób precyzyjny określić rozmiary kolumn i wierszy, zaznacz je i ustaw odpowiednie wartości w polach Wysokość wiersza tabeli i Szerokość kolumny tabeli w grupie Rozmiar komórki na karcie Układ (Narzędzia tabel).
137
ABC MS Office 2 016 PL
Modyfikowanie struktury tabeli Zaznaczenie wybranego zakresu tabeli i naciśnięcie klawisza Del spowoduje wyczyszczenie zawartości zaznaczonych komórek, lecz nie przyczyni się do żad nych ubytków w strukturze tabeli — nie zostaną bowiem usunięte żadne wiersze ani kolumny. Aby usunąć wiersz lub kolumnę wraz z całą zawartością, ustaw kursor myszy na komórce należącej do tego wiersza lub kolumny i kliknij przycisk Usuń, znajdu jący się w grupie Wiersze i kolumny na karcie Układ {Narzędzia tabel). Po otwarciu menu wskaż rodzaj usuwanego obiektu. Z kolei chcąc rozbudować tabelę o nowy wiersz lub nową kolumnę, ustaw kursor tekstowy w jej wybranym miejscu i skorzystaj z przycisków W staw pow yżej / W staw poniżej lub W staw z lewej / W staw z prawej.
Jeszcze szybszy sposób na zwiększenie liczby wierszy lub kolumn tabeli to umieszczenie kursora myszy na lewo od krawędzi danego wiersza lub powyżej krawędzi danej kolumny i, po wyświetleniu ikonki +, kliknięcie jej (rysunek 3.67).
Istotnym etapem budowy struktury tabeli jest scalanie komórek. Aby scalić wybra ne komórki, zaznacz je, a następnie kliknij przycisk Scal komórki, znajdujący się w grupie Scalanie na karcie Układ {Marzędzia tabel) — rysunek 3.68. Jeśli przewidujesz, że zawartość tabeli będzie na tyle duża, iż część jej wierszy znajdzie się na kolejnej stronie, wówczas zaznacz pierwszy wiersz tabeli (lub kilka pierwszych wierszy tabeli stanowiących jej bardziej rozbudowany nagłó wek) i kliknij przycisk Powtórz wiersze nagłówka (grupa Dane, karta Układ, obszar Narzędzia tabel).
138
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.88. Tabela zawierająca scalana kamarki
Narzędzia tabel Projektowanie §
Układ
Scal kom órki | \
f™j Podziel kom órki A u todopasow anie □
Podziel tabelę Scalanie
Sortowanie i podsumowywanie danych Jeśli zawartość tabeli wymaga uporządkowania (np. lista nazwisk wpisanych w przypadkowej kolejności ma zostać wydrukowana w porządku alfabetycznym), wówczas ustaw kursor tekstowy w jej obrębie, a następnie kliknij przycisk Sortuj (grupa Dane, karta Układ, obszar Narzędzia tabel). W oknie Sortowanie, w polu Sortuj wg, wskaż kolumnę obejmującą nazwiska. Dodatkowo upewnij się, że została wybrana opcja Wiersz nagłówka i dopiero wtedy kliknij przycisk OK.
F orm atow an ie tabeli Po zbudowaniu struktury tabeli i wypełnieniu jej treścią przychodzi pora na nada nie jej odpowiedniego wyglądu tak, by zawarta w niej treść była czytelna i od powiednio wyeksponowana.
Korzystanie z gotowych wzorców Najszybszym rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowych wzorców, które oferuje Word 2016. Aby to uczynić, zaznacz tabelę, a następnie przejdź do karty Projekto wanie i wskaż wybrany wzorzec widoczny w grupie Style tabeli. Galeria stylów tabeli jest obsługiwana tak samo, jak znana Ci już galeria stylów, umieszczona na karcie Narzędzia główne. A zatem żeby przejrzeć całą zawartość galerii stylów tabeli, skorzystaj z suwaków przewijania lub otwórz panel galerii (po dobnie jak to robiłeś, przeglądając galerię stylów akapitu). Zwróć uwagę na grupę Opcje stylu tabeli po lewej stronie karty Projektowanie. Dzięki selektywnemu uaktywnianiu wybranych opcji możesz eksponować wy brane elementy tabeli (prawie zawsze będzie to Wiersz nagłówka). Jeśli tabela
ABC MS Office 2 016 PL
będzie zawierać podsumowania kolumn, wówczas powinieneś podkreślić to, uaktywniając dodatkowo opcję Wiersz sumy. W przypadku podsumowań w ier szy warto włączyć opcję Ostatnia kolumna.
Wyrównanie tekstu w komórkach Aby samodzielnie ustalić pozycję tekstu w komórkach, zaznacz wybrany zakres komórek, a następnie skorzystaj z jednego z dziewięciu przycisków Wyrównaj do, znajdujących się w grupie Wyrównanie na karcie Układ {Narzędzia tabel). Z kolei obrócenie tekstu w komórce jest możliwe po skorzystaniu z przycisku Kie runek tekstu.
Jeśli tabela zawiera liczby, które mają być ze sobą porównywane, wówczas stosuj wyrównanie do prawej strony. Zagwarantuje to, w przypadku wystąpienia liczb o różnej liczbie cyfr, prawidłowe położenie cyfr jedności, dziesiątek, setek itd. pod sobą.
Zupełnie odrębne zagadnienie związane z wyrównywaniem elementów na stro nie to ustalenie pozycji tabeli względem lewego i prawego marginesu strony. Aby wyśrodkować tabelę na stronie, zaznacz ją, a następnie kliknij przycisk Wyśrodkowany, znajdujący się w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne. Jeśli chcesz nieco „odepchnąć" tekst zawarty w komórkach od ich krawędzi, wówczas skorzystaj z przycisku Marginesy komórki (grupa Wyrównanie, karta Układ).
□bramowanie i cieniowanie elementów tabeli Jeśli żaden z wzorcowych stylów tabeli Ci nie odpowiada, wówczas możesz po kusić się o skomponowanie tabeli według własnego pomysłu. Aby wprowadzić obramowania do wybranych komórek tabeli, zaznacz je, a na stępnie skorzystaj z przycisków dostępnych w grupie Obramowania na karcie Pro jektowanie (Styl pióra, Grubość pióra, Kolor pióra). Chcąc wprowadzić tło do wybranych komórek tabeli, zaznacz je, a następnie kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Cieniowanie (grupa Style tabeli, karta Proj ekto wanie). Aby skomponować bardziej złożony zestaw krawędzi, kliknij ikonę strzałki towa rzyszącą przyciskowi Obramowanie (grupa Obramowania, karta Projektowanie).
140
Word — profesjonalne formatowanie
Po rozwinięciu menu wskaż odpowiednią krawędź lub wybierz opcję Obramo wanie i cieniowanie.... Po otwarciu okna Obramowanie i cieniowanie upewnij się, że w polu Zastosuj do została wybrana opcja Komórka. Komponując krawędzie komórek, postępuj identycznie, jak w przypadku niestandardowych obramowań akapitu (rysunek 3.69). Rysunek 3.89. Tabela z niastandardawymi krawędziami i cianiDwaniam
U c ze stn icy w y cie cz k i -------- 1-------------------------------------- -
Lp.
Nazwisko
Im ię
1
Jan
2
Aniela
Cisownicki Nydecka r
3
Adam
Polański
Jeśli zdecydujesz się na zupełne wyeliminowanie krawędzi, wówczas edytowanie zawartości tabeli może być nieco utrudnione. Aby wyświetlić strukturę tabeli, kliknij przycisk Wyświetl linie siatki, położony w grupie Tabela na karcie Układ (,Narzędzia tabel). Linie siatki, choć widoczne na ekranie monitora, nie będą drukowane.
Chcąc zapamiętać wygląd zaprojektowanej przez siebie tabeli, zaznacz ją, a n a stępnie otwórz galerię stylów tabeli i wybierz opcję N ow y styl tabeli....
Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi Word 2016 umożliwia wstawianie do dokumentu kilku typów obiektów gra ficznych określanych wspólnym mianem ilu s tr a c ji.
□brązy Chcąc umieścić w dokumencie obiekt graficzny pochodzący z pliku zewnętrz nego (np. będący zdjęciem z aparatu cyfrowego zapisanym w formacie jpg), klik nij przycisk Obrazy, znajdujący się w grupie Ilustracje na karcie Wstawianie. Po otwarciu okna Wstawianie obrazu przejdź do folderu docelowego, zaznacz jeden lub kilka plików graficznych i kliknij przycisk Wstaw.
141
ABC MS Office 2 016 PL
Jeśli obraz wstawiony do dokumentu jest zaznaczony, na Wstążce pojawia się nowa karta Formatowanie przyporządkowana do obszaru Narzędzia obrazów.
Aranżacja Chcąc proporcjonalnie zmienić rozmiar obrazu, zaznacz go, a następnie prze ciągnij jeden z narożnych znaczników zaznaczenia (rysunek 3.70). Rysunek 3.70. Prnpnrcjnnalna zmiana rozmiarów obiektu graficznego
Przeciągnięcie znaczników bocznych oraz górnego lub dolnego spowoduje zniekształcenie proporcji obrazu.
Jeśli chcesz dokonać kadrowania obrazu (wycinając z całości mniejszy fragment), wówczas: 1. Zaznacz obraz, a następnie kliknij przycisk Przytnij (grupa Rozmiar, karta Formatowanie). Z. Po otwarciu menu przycisku Przytnij wybierz opcję Przytnij. Zaobserwuj zmianę kształtu znaczników zaznaczenia obrazu. 3. Przeciągając wybrane znaczniki, ogranicz obszar obrazu.
Chcąc obrócić obraz, zaznacz go, a następnie ustaw kursor myszy nad uchwytem obrotu (w kształcie zakręconej strzałki). Gdy tylko kształt kursora myszy ulegnie zmianie — przeciągnij ten uchwyt (rysunek 3.71).
142
Word — profesjonalne formatowanie
r
Rysunek 3.71. Obracanie obiektu graficznego
Jeśli zechcesz zmienić kształt obrazu (np. na owalny lub pozostać przy kształcie prostokątnym, lecz z zaokrąglonymi narożnikami), wówczas z menu przycisku Przytnij wybierz opcję Przytnij do kształtu. Jeśli chcesz wykadrować obraz w zadanych proporcjach, wówczas z menu przycisku Przytnij wybierz opcję Współczynnik proporcji, a następnie podczas przeciągania narożnika kadrowania trzymaj wciśnięty klawisz Shift.
Jeśli podczas obracania obrazu przytrzymasz na klawiaturze klawisz Shift, wówczas uzyskasz efekt skokowego obrotu co 1 5 stopni.
Niezwykle ważnym aspektem ułożenia obrazu w dokumencie jest sposób jego zachowania się względem tekstu. Klikając przycisk Zawijaj tekst w grupie Roz mieszczanie na karcie Formatowanie i wybierając opcję Przyległe, sprawisz, że obraz zostanie „utopiony" w otaczającym go tekście.
Szybkim sposobem na „utopienie" obrazu w tekście jest kliknięcie ikony Opcje układu, która pojawia się przy prawym górnym narożniku obrazu po jego zaznaczeniu (rysunek 3.72).
143
ABC MS Office 2 016 PL
Rysunek 3.72. Szybka zmiana spasabu zachawania się tekstu względem □brązu
OPCJE UKŁADU
X
Równo z tekstem A _ Z zawijaniem tekstu
A
Przylegle':
Od tego momentu możesz swobodnie zmieniać położenie obrazu. Aby to uczy nić, uchwyć go i przeciągnij lewym przyciskiem myszy do dowolnego miejsca na stronie. Aby w razie potrzeby wprowadzić odstęp pomiędzy krawędzią obrazu a otaczają cym go tekstem, kliknij przycisk Zawijaj tekst, a następnie wybierz przycisk Więcej opcji układu..., zaś w zakładce Zawijanie tekstu okna dialogowego Układ wybierz opcję Ramka, po czym ustaw odpowiednie wartości w polach Z góry, Z dołu, Z lewej, Z prawej.
Retusz Chcąc dokonać kolorystycznej korekty obrazu, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Kolor, znajdujący się w grupie Dopasowanie na karcie Formatowanie. Po otwarciu galerii wybierz odpowiadający Ci w ariant kolorystyczny (np. Sepia przyporządkowany do kategorii Ponowne kolorowanie). W razie potrzeby skorzy staj również z przycisku Korekty. Sprawdź też, co możesz zrobić z obrazem, wyko rzystując przycisk Efekty artystyczne. Jeśli chcesz szybko odmienić oblicze obrazu, wówczas wybierz jeden ze stylów dostępnych w galerii Style obrazu. W przypadku gdy żaden wzorzec z galerii Ci nie odpowiada, skorzystaj z przycisku Obramowanie obrazu. Za pomocą przycisku Efekty obrazów możesz dodatkowo wprowadzić efekt cienia, odbicia, rozmycia krawędzi itd. (rysunek 3.73).
144
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.73. Obrazy pa transformacji
Dostęp do zaawansowanych funkcji związanych ze zmianą (czy też uzupełnie niem) wyglądu obrazu uzyskasz, klikając obraz prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Formatuj obraz.... Po otwarciu okienka Formatowanie obrazu możesz np. samodzielnie dostosować nasycenie kolorów (rysunek 3.74). Rysunek 3.74. Zaawansowana zmiana wyglądu obrazu
▼x
Formatowanie obrazu
G t> K o re k ty ob razu
A
K o lo r ob razu
Nasycenie kolorów Ustawienia wstępne Nasycenie
------
115%
Ton kolorów Ustawienia wstępne Temperatura
---------------- 1
6 500
ABC MS Office 2 016 PL
Cliparty ze źród ła online Word 2016 udostępnia praktycznie nieograniczony zbiór rysunków, które są dostępne w internecie. Aby umieścić wybrany obraz w dokumencie, kliknij przycisk Obrazy online (grupa Ilustracje, karta Wstawianie). Po otwarciu okna wpisz w polu wyszukiwarki Bing wyraz kluczowy opisujący zawartość poszukiwanego obrazu (np. biuro) i naciśnij klawisz Enter. Po wyświetleniu zbioru zaznacz wybrany obraz, a następnie kliknij przycisk Wstaw.
Jeśli frazę wpisywaną w polu wyszukiwarki Bing uzupełnisz dopiskiem cl ipart, wówczas w wynikach wyszukiwania znajdą się cliparty— ilustracje o charakterze zazwyczaj wektorowym, w pełni skalowalne, wygodne w formatowaniu.
K ształty O ile clipart to obiekt graficzny o złożonym charakterze, o tyle tzw. Kształty to obiekty proste, bardzo często odzwierciedlające wybraną figurę geometryczną. Aby umieścić w dokumencie obiekt typu Kształt, kliknij przycisk Kształty (grupa Ilustracje, karta Wstawianie). Po otwarciu palety kształtów kliknij wybrany wzo rzec. Przenieś teraz kursor myszy (o zmienionym kształcie) nad obszar roboczy dokumentu, a następnie wciśnij lewy przycisk myszy, po czym przeciągnij kur sor tak, by wyznaczyć rozmiar obiektu, i zwolnij przycisk. Po zaznaczeniu obiektu typu Kształt na Wstążce pojawi się nowa karta Formato wanie, przyporządkowana do obszaru Narzędzia do rysowania. Przyciski należące do grupy Style kształtów umożliwią Ci szybkie przekształcenie obiektu. W szcze gólności zwróć uwagę na przycisk Wypełń, kształtu, dający możliwość skompo nowania własnego gradientu kolorów.
Jeśli w Twoim dokumencie znajdzie się kilka ilustracji, których obszary wzajemnie na siebie zachodzą, wówczas istotne znaczenie będzie miała ich kolejność. Aby określić kolejność danego obiektu względem innych, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a po wyświetleniu menu kontekstowego skorzystaj z podmenu Przesuń na wierzch lub Przesuń na spód.
14G
Word — profesjonalne formatowanie r
Aranżacja kształtów względem tekstu przebiega podobnie, jak w przypadku obiektów typu Obraz.
Aby skopiować wypełnienie i kontur z jednego kształtu do innego, możesz posługiwać się Malarzem form atów.
Grafika Sm artA rt SmartArty to złożone obiekty graficzne pozwalające na szybką i łatwą wizualizację informacji o różnorodnym charakterze. Go ciekawe, elementami składowymi SmartArtów są w większości obiekty graficzne typu Kształt. Wyjątkowość SmartArtów jest powodowana ich bogatą biblioteką dodaną do pakietu MS Office 2016, różnorodnością wzorców oraz łatwym sposobem edycji.
Obiekty SmartArt mogą być zapamiętywane jedynie w formacie zapisu docx. Jeśli zapiszesz dokument w formacie doc, wówczas te obiekty zostaną przekonwertowane na zwykłe obrazy i kształty, a ich przyszła edycja będzie znacznie utrudniona lub wręcz niemożliwa.
Aby wstawić do dokumentu obiekt graficzny typu SmartArt, kliknij przycisk SmartArt (grupa Ilustracje, karta Wstawianie). Po otwarciu okna Wybieranie grafiki SmartArt wskaż wybraną kategorię, widoczną na liście po lewej stronie okna (np. Relacja), a następnie zaznacz jeden z obiektów należący do danej ka tegorii (np. Bilans). Przeanalizuj teraz uważnie zawartość okienka podglądu, widocznego po prawej stronie okna dialogowego.
Typ i układ obiektu SmartArt musi być dopasowany do rodzaju i ilości informacji, które zamierzasz za jego pomocą zilustrować!
Każdorazowe zaznaczenie wstawionego do dokumentu obiektu SmartArt spo woduje pojawienie się na Wstążce kart Projektowanie oraz Formatowanie, przy porządkowanych do obszaru Narzędzia grafiki SmartArt. Zmiana rozmiaru obiektu jest dokonywana poprzez przeciągnięcie jego naroż ników lub krawędzi. Ponadto SmartArt może zostać „utopiony" w otaczającym
147
ABC MS Office 2 016 PL
go tekście. Aby to uczynić, kliknij prawym przyciskiem myszy jego krawędź, rozwiń podmenu Zawijaj tekst i wybierz opcję Ramka lub Przyległe. Aby wypełnić SmartArt opisem tekstowym, kliknij w obszarze wybranego pola tekstowego zawartego w tym obiekcie SmartArt, wpisz krótki tekst i kliknij po za obszarem pola tekstowego lub naciśnij klawisz Esc.
Jeśli w wybranym polu tekstowym wpiszesz nieco dłuższy tekst, wówczas rozmiar czcionek w e wszystkich polach tekstowych obiektu SmartArt zostanie automatycznie pomniejszony.
Jeśli chcesz usunąć jeden z elementów składowych obiektu SmartArt, kliknij krawędź wybranego kształtu i naciśnij klawisz Delete. Z kolei aby rozbudować SmartArt, skorzystaj z przycisku Dodaj kształt, znajdującego się w grupie Two rzenie grafiki na karcie Projektowanie. Treść przyporządkowana do poszczególnych kształtów układa się w strukturę hierarchiczną, która jest reprezentowana w dodatkowym okienku towarzyszącym SmartArtowi. Aby wyświetlić to okienko, kliknij niewielki przycisk umieszczony na środku lewej krawędzi SmartArtu (rysunek 3.75).
Rysunek 3.75.
Wyświetlenie hierarchicznej struktury obiektu SmartArt
Samodzielna zmiana wyglądu poszczególnych elementów SmartArtu jest dość pracochłonna. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z gotowych wzor ców umieszczonych w galerii Style grafiki SmartArt na karcie Projektowanie. Z kolei klikając przycisk Zmień kolory, masz dodatkowo możliwość dobrania tzw. kolorów motywu.
Word — profesjonalne formatowanie
Jeśli zechcesz zmienić wygląd pojedynczego elementu składowego, zaznacz go, a następnie przejdź do karty Formatowanie i skorzystaj z wzorców oraz przyci sków zawartych w grupie Style kształtów.
Tekst ozdobny Projektując broszury, ulotki czy plakaty, warto stosować zabiegi stylistyczne pole gające na umieszczaniu w zasadniczym tekście dokumentu wyróżnień w postaci efektów specjalnych, obiektów typu napisy ozdobne lub bloków tekstowych.
Efekty tek sto w e Jeśli zamierzasz wyróżnić wybrany fragment zwykłego tekstu, nie tworząc przy tym osobnego obiektu tekstowego, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Efekty tekstowe i typografia w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne. Po otw ar ciu menu wybierz jeden z gotowców widocznych w minigalerii lub wypróbuj dostępne efekty — Kontur, Cień, Odbicie, Poświata (rysunek 3.76). Rysunek 3.76.
Narzędzia główne
Wprowadzanie afektów tekstowych
Calibri (Tekst f T 36 B
I
T A
U ' sbc * , x !
Aa -
A
&
-
• >’ -
^
A
-
rzrinnka
A
A h
J
Kontur
/h
Cień
^
Odbicie
^
Poświata
123
Style numeracji
fj
Ligatury
o£c
Zestawy stylistyczne
Office 20 16
ABC MS Office 2 016 PL
Ciekawym efektem, widocznym zwłaszcza w przypadku znaków o sporej wiel kości, jest zastosowanie gradientowego wypełnienia czcionki. Aby wprowadzić gradient: 1. Zaznacz fragment tekstu, który uprzednio nieco powiększyłeś i nadałeś mu jakiś wyrazisty kolor (np. czerwony, zielony, niebieski). 2. Kliknij strzałkę przyporządkowaną do ikony Kolor czcionki w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu wskaż opcję Gradienty. 3. Po otwarciu galerii gradientów kliknij wybrany wariant.
Aby komponować własne wypełnienia gradientowe, kontury, cienie, odbicia i poświaty, po otwarciu galerii gradientów kliknij opcję W ię c e j g r a d ie n t ó w . ... Po otwarciu okienka zadań F o rm a to w a n ie e f e k t ó w te k sto w y c h przejdź do karty W y p e łn ie n ie te k stu i k o n t u r lub karty E f e k ty te k s to w e .
W ordA rt — n a p isy ozdobne Aby wzbogacić dokument o nowy, niezależny obiekt pełniący rolę napisu ozdobne go, kliknij przycisk WordArt znajdujący się w grupie Tekst na karcie Wstawianie. Po otwarciu galerii kliknij wybrany wzorzec. Po pojawieniu się w dokumencie na pisu o treści Tutaj wpisz tekst wpisz treść napisu i naciśnij na klawiaturze kla wisz Esc. Zaznaczenie obiektu WordArt spowoduje pojawienie się na Wstążce nowej karty o nazwie Formatowanie, przyporządkowanej do obszaru Narzędzia do rysowania. Chcąc zmienić kształt obiektu WordArt, kliknij przycisk Edytuj kształt w grupie Wstawianie kształtów na karcie Formatowanie. Po rozwinięciu menu wskaż opcję Zmień kształt, po czym kliknij wybrany kształt (np. Owal w sekcji Kształty podsta wowe). Aby zmiana kształtu stała się widoczna, powinieneś teraz wprowadzić do obiektu WordArt Kontur lub Wypełnienie. Chcąc z kolei „utopić" napis ozdobny w otaczającym go tekście, zaznacz go, a na stępnie kliknij przycisk Zawijaj tekst (grupa Rozmieszczanie, karta Formatowa nie) i wybierz opcję Przyległe lub Ramka (rysunek 3.77). W każdej chwili możesz poprawić treść WordArtu. W tym celu kliknij dowolne miejsce w jego obszarze, popraw wpisany w nim tekst, a na zakończenie naciśnij klawisz Esc.
150
Word — profesjonalne formatowanie
Rysunek 3.77.
Napis ozdobny umieszczony pomiędzy kolumnami gazetowymi
Pola tekstowe Pola tekstowe umożliwiają wstawienie do dokumentu mniej lub bardziej ozdobnego bloku tekstu, którego zadaniem jest wyeksponowanie wybranego fragmentu. Aby to uczynić, kliknij przycisk Pole tekstowe (grupa Tekst, karta Wstawianie). Po otwarciu palety wskaż jeden z gotowych wzorców lub wybierz opcję Rysuj pole tekstowe, po czym wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij kursor, wyznaczając rozmiary pola tekstowego. Zaznaczenie pola tekstowego spowoduje pojawienie się na Wstążce karty o nazwie Formatowanie, przyporządkowanej do obszaru Narzędzia do rysowania. Po wypełnieniu pola tekstowego skorzystaj z galerii oraz przycisków należących do grupy Style kształtów — i w ten sposób nadaj mu w pełni profesjonalny wygląd. Wypróbuj, co stanie się z tekstem wewnątrz pola, jeśli klikniesz przycisk Kierunek tekstu (grupa Tekst, karta Formatowanie) i wskażesz któryś z wariantów obróconych. Z kolei chcąc ustawić tekst w takiej samej odległości od krawędzi górnej i dolnej pola tekstowego, kliknij przycisk Wyrównaj tekst i wybierz wariant Do środka w pionie. Aranżacja pola tekstowego względem otaczającego go od zewnątrz tekstu oraz stosowanie efektów cieniowania przebiega tak, jak w przypadku obiektów typu Obraz. Szczególny efekt przynosi umieszczenie pola tekstowego pomiędzy kolumnami typu gazetowego (rysunek 3.78).
151
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 3.78.
Pole tekstowe otoczone tekstem
Inicjały Szczególnym sposobem wyróżnienia akapitu jest opatrzenie go inicjałem, czyli ozdobnym znakiem rozpoczynającym jego treść. Aby wprowadzić inicjał, ustaw kursor tekstowy w obrębie wielowierszowego akapitu (na dowolnym jego wyrazie), a następnie kliknij przycisk Inicjał, położony w grupie Tekst na karcie Wstawianie i wybierz opcję Wpuszczony. Aby doprecyzować ustawienia inicjału, raz jeszcze kliknij przycisk Inicjał i wybierz Opcje inicjału…, a następnie wybierz odpowiedni krój czcionki, ustaw Wysokość w wierszach na poziomie 4 oraz ustaw Odległość od tekstu na poziomie 0,2 cm. Zaznacz teraz znak inicjału, klikając otaczającą go ramkę, a następnie przejdź do karty Narzędzia główne i, korzystając z przycisków grupy Czcionka, zmień kolor inicjału. Dodatkowo wybierz dla niego Kolor wyróżnienia tekstu (rysunek 3.79).
Rysunek 3.79. Akapit ozdobiony sformatowanym inicjałem
152
Word — profesjonalne formatowanie
Drukowanie dokumentu Podgląd wydruku Wbrew pozorom to, co widzisz na ekranie, nie zawsze zostaje wiernie odwzorowane na kartce papieru wychodzącej z drukarki. Przed rozpoczęciem wydruku sprawdź więc, w jaki sposób ten dokument zostanie wydrukowany. Aby skontrolować postać wydruku, przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Drukuj. Kliknij przycisk przyporządkowany do kategorii Drukarka i wybierz odpowiednią drukarkę (jeśli w systemie Windows zostało zainstalowanych ich kilka). Kliknij napis Właściwości drukarki, aby określić jakość wydruku. Chcąc prześledzić wielostronicowy dokument, klikaj przyciski nawigacyjne Następna strona lub Poprzednia strona, położone u dołu okna. Z kolei korzystając z Suwaka powiększenia (położonego u dołu okna, po prawej stronie), możesz przeskalowywać podgląd.
Ustawienia wydruku Opcje wydruku Jeśli dokument zawiera oprócz tekstu również inne osadzone w nim obiekty (np. ilustracje), wówczas możesz określić, które z nich nie będą drukowane. W tym celu otwórz okno Opcje programu Word i przejdź do kategorii Wyświetlanie. W sekcji Opcje drukowania zaznacz lub usuń zaznaczenia opcji reprezentujących określone typy obiektów (np. rysunki, kolory i obrazy tła). Jeśli w Twoim dokumencie zostały umieszczone jakieś pola (generujące np. bieżącą datę), wówczas warto uaktywnić opcję Aktualizuj pola przed drukowaniem.
Oprawa na wydruku jednostronnym Chcąc na zadrukowanej kartce papieru uzyskać dodatkową przestrzeń przeznaczoną na oprawę, musisz określić szerokość tzw. marginesu na oprawę. Aby to uczynić, kliknij przycisk Marginesy (karta Układ, grupa Ustawienia strony), a następnie wybierz opcję Marginesy niestandardowe…. Po otwarciu okna Ustawienia strony przejdź do zakładki Marginesy. Upewnij się, że w polu Wiele stron została wybrana opcja Standardowo, zaś w polu Pozycja marginesu na oprawę wskazano opcję Z lewej. Ustaw teraz odpowiednią wartość w polu Margines na oprawę (np. 1 cm).
153
ABC MS Office 2016 PL
Jeśli chcesz, aby mimo wprowadzenia dodatkowego marginesu na oprawę, obszar roboczy dokumentu zachował swoją szerokość, wówczas pomniejsz marginesy lewy oraz prawy o połowę marginesu na oprawę. Oznacza to, że po wprowadzeniu marginesu na oprawę równego 1 cm marginesy lewy i prawy powinny zostać zwężone z 2 cm do 1,5 cm.
Oprawa na wydruku dwustronnym Jeśli zamierzasz wydrukować dokument w taki sposób, aby każda kartka została zadrukowana obustronnie, wówczas na wszystkich stronach nieparzystych margines na oprawę musi być usytuowany po lewej stronie, zaś na parzystych — po prawej. Żeby przygotować margines na oprawę uwzględniający specyfikę wydruku obustronnego, do pola Wiele stron przyporządkuj opcję Marginesy lustrzane i ustaw odpowiednią wartość w polu Margines na oprawę. Chcąc zachować szerokość obszaru roboczego dokumentu, pomniejsz margines Wewnętrzny i Zewnętrzny. Aby w sposób wygodny i obrazowy prześledzić postać dokumentu na wydruku dwustronnym, kliknij przycisk Powiększ w grupie Powiększenie na karcie Widok. W oknie Powiększenie wybierz opcję Wiele stron, a następnie kliknij ikonę poniżej wybranej opcji i wybierz wariant Stron: 1 x 2.
Jeśli zechcesz wydrukować dokument w postaci broszury, wówczas w okienku Plik > Drukuj > Ustawienia strony kliknij opcję 1 strona na arkusz i zmień ją na opcję Karta składana jak książka. Spowoduje to automatyczne zmniejszenie wielkości stron o połowę i „upchnięcie” dwóch stron dokumentu na jednej ułożonej w poziomie. Po dokonaniu wydruku dwustronnego i złożeniu kartek na połowę otrzymamy książeczkę.
Drukowanie stron parzystych i nieparzystych Jeśli zamierzasz zrealizować wydruk dwustronny, wówczas w menu Plik > Drukuj kliknij przycisk Druk jednostronny, a po rozwinięciu menu wybierz opcję Ręczny druk dwustronny. W takim przypadku drukowanie zostanie wykonane w dwóch etapach: pierwszy etap będzie stanowić wydrukowanie wszystkich stron nieparzystych. Po wydrukowaniu stron nieparzystych będziesz musiał ponownie umieścić zadrukowane jednostronnie kartki papieru w podajniku drukarki (odwrócone!), by tym razem wydrukować strony parzyste. W przypadku drukarki dupleksowej, realizującej wydruk dwustronny, wszystkie czynności przebiegną automatycznie bez Twojej ingerencji.
154
4 WORD — NARZĘDZIA ZAAWANSOWANE Praca z długimi dokumentami Nagłówki i stopki W przypadku dokumentów składających się z większej liczby stron nierzadko konieczne staje się umieszczenie w obrębie każdej strony pewnych powtarzających się informacji (np. numeru danej strony, tytułu dokumentu, danych autora itd.). Aby te informacje pojawiały się na każdej stronie w sposób całkowicie automatyczny, należy umieszczać je w specjalnych obszarach — w nagłówku (u góry strony) i w stopce (na dole strony).
ABC MS Office 2016 PL
Wstawianie numeru strony Chcąc ponumerować poszczególne strony składające się na wielostronicowy dokument, przejdź do karty Wstawianie i kliknij przycisk Numer strony znajdujący się w grupie Nagłówek i stopka. Po otwarciu menu przycisku rozwiń podmenu Dół strony (lub ewentualnie Góra strony), a następnie kliknij wybrany element listy (np. Zwykły numer 2). Po wykonaniu tej operacji w obszarze stopki u dołu strony zostanie wstawione tzw. pole numeru strony. Aby zakończyć edycję obszarów specjalnych (stopki lub nagłówka), naciśnij na klawiaturze klawisz Esc. Prześledź teraz zawartość dokumentu, zwracając szczególną uwagę na liczby, które pojawiły się na każdej ze stron w miejscu wstawienia pola generującego numer strony.
Jeśli zechcesz zmienić postać numeracji stron, kliknij jeszcze raz przycisk Numer strony na karcie Wstawianie i wybierz opcję Formatuj numery stron…, zaś po otwarciu okna Format numeru strony rozwiń listę Format numeracji i wybierz odpowiedni wariant (np. -1-, -2-, -3-, …). Jeśli dokument, nad którym pracujesz, stanowi kontynuację innego dokumentu, wówczas kliknij przycisk Rozpocznij od i ustaw początkowy numer strony.
Galeria nagłówków i stopek Nagłówki i stopki osadzone w dokumencie mogą, oprócz numeru strony, zawierać wiele dodatkowych informacji. Aby szybko umieścić w dokumencie nagłówek lub stopkę o wzbogaconej zawartości, kliknij przycisk Nagłówek lub Stopka (karta Wstawianie, grupa Nagłówek i stopka). Po rozwinięciu galerii przejrzyj bogaty zestaw wzorców i wybierz jeden z nich.
Niektóre wzorce umożliwiają wstawienie informacji reprezentującej bieżącą lub wskazaną przez użytkownika datę lub rok. Po wstawieniu nagłówka lub stopki możesz zmodyfikować ich zawartość, np. usuwając wybrane pola tekstowe i liczbowe lub modyfikując wygląd i położenie ozdobnych obiektów graficznych.
156
Word — narzędzia zaawansowane
Aby szybko przechodzić pomiędzy obszarami nagłówka i stopki, korzystaj z przycisków Przejdź do nagłówka oraz Przejdź do stopki, położonych w grupie Nawigacja na karcie Projektowanie przyporządkowanej do obszaru Narzędzia nagłówków i stopek.
Edycja nagłówka i stopki Jeśli zamierzasz samodzielnie przygotować zawartość nagłówka (lub stopki), wówczas z galerii nagłówków lub stopek (karta Wstawianie, grupa Nagłówek i stopka) wybierz wariant o nazwie Puste (3 kolumny). U góry (lub na dole) dokumentu zostaną wstawione trzy obszary tekstowe oznaczone komunikatem [WPISZ TUTAJ]. Po kliknięciu wybranego obszaru wpisz określony tekst (np. imię i nazwisko autora, tytuł dokumentu). Aby wstawić do nagłówka lub stopki datę, zaznacz jeden z komunikatów [WPISZ TUTAJ], a następnie kliknij przycisk Data i godzina znajdujący się w grupie Wstawianie na karcie Projektowanie (w obszarze Narzędzia nagłówków i stopek). Po otwarciu okna Data i godzina zaznacz odpowiadający Ci format daty, uaktywnij opcję Aktualizuj automatycznie i kliknij przycisk OK. Chcąc wstawić pole generujące numer strony, kliknij przycisk Szybkie części (grupa Wstawianie, karta Projektowanie, obszar Narzędzia nagłówków i stopek), a następnie wybierz opcję Pole…, zaś po otwarciu okna Pole wskaż element o nazwie Page. Z kolei wstawienie pola o nazwie NumPages spowoduje wyświetlenie informacji o całkowitej liczbie stron zawartych w dokumencie.
Jeśli zechcesz wyodrębnić wizualnie obszar nagłówka lub stopki, możesz zmienić wygląd zastosowanej tam czcionki i dodać odpowiednie krawędzie akapitu. Aby wprowadzić niestandardowe krawędzie, kliknij ikonę strzałki towarzyszącą przyciskowi Obramowanie (karta Narzędzia główne, grupa Akapit) i wybierz opcję Krawędź dolna lub Obramowanie i cieniowanie…. Po zakończeniu pracy nad zawartością nagłówka i stopki naciśnij klawisz Esc, przechodząc tym samym do edycji zasadniczej treści dokumentu. Chcąc w przyszłości ponownie edytować zawartość nagłówka lub stopki, kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy dowolne miejsce w ich obszarze (czyli na samej górze lub na samym dole dokumentu).
157
ABC MS Office 2016 PL
Nagłówki i stopki przy wydruku dwustronnym W przypadku dokumentu przeznaczonego do wydruku dwustronnego może okazać się konieczne zróżnicowanie nagłówków i stopek tak, by były one inne na stronach parzystych i nieparzystych. Często spotykane rozwiązanie polega na takim umieszczeniu numeru strony, by zawsze pojawiał się on w pobliżu zewnętrznego marginesu. Oznacza to, że na stronach nieparzystych musi się on znajdować po stronie prawej, a na parzystych — po lewej. Aby wprowadzić symetryczne nagłówki lub stopki: 1. Kliknij dwukrotnie w obszarze nagłówka lub stopki, a po wyświetleniu karty Projektowanie (obszar Narzędzia nagłówków i stopek) uaktywnij opcję Inne na stronach parzystych i nieparzystych. Zaobserwuj pojawienie się w obszarze nagłówka komunikatu Nagłówek strony nieparzystej lub Nagłówek strony parzystej (analogicznie w obszarze stopki zostanie wyświetlony komunikat Stopka strony nieparzystej lub Stopka strony parzystej). 2. W sekcji nieparzystej kliknij przycisk Numer strony, a następnie wybierz opcję Dół strony > Zwykły numer 3, umieszczając tym samym pole z numerem strony w pobliżu prawego marginesu. 3. Kliknij przycisk Następny (grupa Nawigacja, karta Projektowanie), przechodząc tym samym do sekcji parzystej. 4. Kliknij przycisk Numer strony, a następnie wybierz opcję Dół strony > Zwykły numer 1, umieszczając tym samym pole z numerem strony w pobliżu lewego marginesu.
Strona tytułowa W przypadku, gdy Twój dokument rozpoczyna się od strony tytułowej, zastanów się, czy nie należałoby usunąć z niej numeracji. W tym celu uaktywnij opcję Inne na pierwszej stronie (grupa Opcje, karta Projektowanie, obszar Narzędzia nagłówków i stopek).
Przypisy dolne i końcowe Wstawiając przypisy, możesz uzupełniać zasadniczą treść dokumentu. Tekst przypisu, odnoszący się do wybranego miejsca w tekście, może zostać umiejscowiony u dołu danej strony lub na końcu dłuższego fragmentu dokumentu (np. całego dokumentu lub rozdziału).
158
Word — narzędzia zaawansowane
Jeśli zachodzi konieczność specjalnego wyróżnienia pierwszej strony w wielostronicowym dokumencie, wówczas najprostszym sposobem jest skorzystanie z przycisku Strona tytułowa znajdującego się w grupie Strony na karcie Wstawianie. W zależności od wybranego wzorca strony tytułowej, w jej obszarze znajdzie się zestaw pól, które zostaną wypełnione automatycznie lub powinny zostać uzupełnione przez użytkownika. Wstawienie strony tytułowej powoduje automatyczne uaktywnienie opcji nagłówka i stopki Inne na pierwszej stronie. Dzięki temu zmiany w wyglądzie tła i znaku wodnego na pozostałych stronach dokumentu nie będą miały wpływu na stronę tytułową.
Wstawianie przypisów Aby wstawić przypis, którego rozwinięcie znajdzie się u dołu strony, ustaw kursor tekstowy bezpośrednio za wybranym wyrazem w tekście dokumentu, a następnie kliknij przycisk Wstaw przypis dolny znajdujący się w grupie Przypisy dolne na karcie Odwołania. W miejscu ustawienia kursora tekstowego zostanie wstawiony numer przypisu, zaś u dołu strony zostanie utworzony specjalny obszar, przeznaczony do wpisania tekstu przypisu. Po wpisaniu odpowiedniego tekstu kliknij w zasadniczym obszarze dokumentu, aby zakończyć edycję przypisu. Jeśli na tej samej stronie wstawisz kolejny przypis dolny, wówczas zostanie automatycznie oznaczony kolejnym numerem (rysunek 4.1).
Rysunek 4.1.
Odwołania do przypisów umieszczone w tekście oraz rozwinięcia przypisów znajdujące się na dole tej samej strony 159
ABC MS Office 2016 PL
Aby usunąć wstawiony do dokumentu przypis, po prostu usuń odwołanie do niego, znajdujące się w zasadniczym tekście dokumentu (posługując się klawiszem Backspace lub Delete jak w przypadku zwykłego znaku). Kliknięcie przycisku Wstaw przypis końcowy spowoduje, że do dokumentu zostanie wstawione odwołanie, którego rozwinięcie znajdzie się nie na końcu danej strony, lecz na końcu dokumentu.
Formatowanie przypisów Domyślnym formatem numeracji przypisów dolnych są liczby zapisane za pomocą cyfr arabskich, a końcowych — liczby rzymskie, złożone z małych liter. Aby zmienić format numeracji przypisów, kliknij ikonę strzałki w prawym dolnym rogu grupy Przypisy dolne. Po otwarciu okna Przypis dolny i przypis końcowy kliknij opcję Przypisy dolne, po czym w polu Format numeracji zamień liczby na np. małe litery i kliknij przycisk Zastosuj (rysunek 4.2).
Rysunek 4.2. Niestandardowe formatowanie przypisów dolnych
160
Word — narzędzia zaawansowane
Automatyczne generowanie spisu treści Przygotowanie struktury dokumentu Aby automatycznie utworzyć spis treści danego dokumentu, należy uprzednio do odpowiednich akapitów tytułowych występujących w tekście przyporządkować wbudowane lub własne style akapitowe (patrz rozdział 3. „Word — profesjonalne formatowanie > Style i motywy, czyli automatyzacja formatowania”). Aby prześledzić strukturę dokumentu, uaktywnij opcję Okienko nawigacji (karta Widok, grupa Pokazywanie) — rysunek 4.3.
Rysunek 4.3.
Struktura dokumentu odwzorowana w Okienku nawigacji. Akapity tytułowe, którym nadano styl Nagłówek 2, mają większe wcięcie niż te, do których został przyporządkowany styl Nagłówek 1
Korzystając z widoku Nagłówki w Okienku nawigacji, możesz szybko przechodzić do wybranych miejsc w dokumencie, klikając bezpośrednio widoczne tam nagłówki. Z kolei klikając niewielkie ikony trójkątów, położone na lewo od nagłówków (czyli tytułów rozdziałów), możesz rozwijać i ukrywać podrozdziały znajdujące się w danym rozdziale.
Ukrywania i ponownego rozwijania treści zawartych w rozdziałach i podrozdziałach możesz dokonywać również bezpośrednio w dokumencie, klikając ikony trójkątów położone na lewo od wybranych nagłówków (rysunek 4.4).
161
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 4.4. Ukrywanie fragmentu dokumentu przyporządkowanego do nagłówka
Wstawianie spisu treści Spis treści oparty na stylach wbudowanych Załóżmy, że Twój dokument stał się na tyle obszerny, iż jego objętość znacznie przekracza jedną stronę. Oznacza to, że akapity tytułowe, rozpoczynające rozdziały i podrozdziały, znajdują się na różnych stronach tego dokumentu. Aby wygenerować spis treści, umieść kursor tekstowy na początku dokumentu, a następnie kliknij przycisk Pusta strona, położony w grupie Strony na karcie Wstawianie. Przenieś teraz kursor tekstowy na początek pustej strony, a następnie kliknij przycisk Spis treści znajdujący się w grupie Spis treści na karcie Odwołania. Po otwarciu menu wybierz wzór Spis automatyczny 1. Innym sposobem na wstawienie spisu treści jest wybranie opcji Niestandardowy spis treści…. Po otwarciu okna Spis treści przejrzyj listę wzorców przyporządkowanych do pola Formaty.
Jeśli po wstawieniu spisu treści zawartość dokumentu uległa zmianie, wówczas kliknij w obszarze spisu treści, a gdy wyświetli się przycisk Aktualizuj spis…, kliknij go. Po otwarciu okna dialogowego wybierz opcję Aktualizacja całego spisu.
Spis treści oparty na stylach własnych Generowanie spisu treści w sposób opisany powyżej jest możliwe jedynie w przypadku, gdy tworząc strukturę dokumentu, wykorzystałeś style wbudowane Nagłówek 1, Nagłówek 2 itd. Jeśli natomiast stosowałeś style własne, wówczas po otwarciu okna Spis treści kliknij przycisk Opcje…, a następnie w oknie Opcje spisu treści przyporządkuj do własnych stylów odpowiednie poziomy (rysunek 4.5).
162
Word — narzędzia zaawansowane
Rysunek 4.5.
Przyporządkowywanie do własnych stylów akapitu odpowiednich stopni ważności, pozwalających na ich uwzględnienie przy generowaniu spisu treści
Jeśli chcesz, aby hierarchiczna struktura dokumentu oparta na stylach własnych znalazła swoje odzwierciedlenie nie tylko w spisie treści, ale również w Okienku nawigacji, wówczas utworzonym przez siebie stylom akapitu nadaj odpowiedni poziom konspektu. Przykładowo: aby nadać własnemu stylowi rangę nagłówka stopnia pierwszego, otwórz okno Modyfikowanie stylu, kliknij przycisk Formatuj i wybierz opcję Akapit…. W oknie Akapit przejdź do zakładki Wcięcia i odstępy, rozwiń listę przyporządkowaną do pola Poziom konspektu i zastąp Tekst podstawowy opcją Poziom 1 (patrz rozdział 3. „Word — profesjonalne formatowanie > Style i motywy, czyli automatyzacja formatowania > Samodzielna zmiana wyglądu stylu”).
Korespondencja seryjna Jeśli zamierzasz przygotować listy skierowane np. do klientów Twojej firmy, wówczas powinieneś wykorzystać mechanizm korespondencji seryjnej. Dzięki temu będziesz mógł dokonać personalizacji treści listu tak, by oprócz ogólnej treści zawierał np. dane adresowe oraz zwroty imienne skierowane do konkretnego odbiorcy.
Przygotowanie bazy danych Generowanie dokumentów korespondencji seryjnej wymaga utworzenia tzw. źródła danych, z którego będą czerpane spersonalizowane informacje. Aby utworzyć plik stanowiący źródło danych, uruchom arkusz kalkulacyjny Microsoft
163
ABC MS Office 2016 PL
Excel 2016 i wprowadź do skoroszytu informacje o adresatach (rysunek 4.6). Następnie zapisz skoroszyt pod nazwą dane.xlsx i zamknij program Excel.
Rysunek 4.6.
Przykładowe dane adresatów zawarte w arkuszu MS Excel
Listy seryjne Aby utworzyć serię listów, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Po utworzeniu nowego, pustego dokumentu przejdź do karty Korespondencja i kliknij przycisk Rozpocznij koresp. ser. znajdujący się w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej. Po otwarciu menu wybierz opcję Listy. W ten sposób zwykły dokument awansowałeś do rangi dokumentu wzorcowego — ta zmiana jest niezwykle ważna, choć z pozoru niewidoczna. 2. Kliknij sąsiedni przycisk Wybierz adresatów, a po rozwinięciu menu wybierz opcję Użyj istniejącej listy…. 3. Po otwarciu okna Wybieranie źródła danych przejdź teraz do folderu, w którym zapisałeś uprzednio skoroszyt dane.xlsx, zaznacz go i kliknij przycisk Otwórz. 4. Po otwarciu okna Wybieranie tabeli wskaż wybrany arkusz wchodzący w skład skoroszytu. Upewnij się, że opcja Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn jest aktywna, i kliknij przycisk OK. Od tego momentu tworzony przez Ciebie dokument wzorcowy będzie połączony ze źródłem danych.
Porządkowanie danych Kolejnym etapem pracy powinno być uporządkowanie listy adresatów. Aby to uczynić: 1. Kliknij przycisk Edytuj listę adresatów (karta Korespondencja, grupa Rozpoczynanie korespondencji seryjnej). Po otwarciu okna Adresaci
164
Word — narzędzia zaawansowane
korespondencji seryjnej prześledź jego zawartość. Dane osób wyświetlane na liście powinny odpowiadać zawartości skoroszytu dane.xlsx. 2. Kliknij przycisk Znajdź duplikaty…, aby wyeliminować ewentualne powtarzające się wiersze (rekordy). 3. Kliknij przycisk Sortuj…, a po otwarciu okna Filtrowanie i sortowanie rozwiń listę przyporządkowaną do pola Sortuj według i wybierz element nazwisko. Upewnij się, że została wybrana opcja Rosnąco. 4. Nie zamykając okna dialogowego, przejdź do zakładki Filtrowanie rekordów, określ ustawienia filtrowania zgodnie z poniższym wzorem (rysunek 4.7) i kliknij przycisk OK. W ten sposób listę adresatów ograniczyłeś do osób pochodzących tylko z dwóch wybranych miast.
Rysunek 4.7.
Przykładowe kryteria filtrowania adresatów korespondencji seryjnej
Przygotowanie wzorca listu Po przygotowaniu listy adresatów możesz przystąpić do wpisywania treści wzorca. Aby to uczynić: 1. Kliknij przycisk Wstaw pola koresp. ser. (karta Korespondencja, grupa Wpisywanie i wstawianie pól), a po otwarciu menu wskaż pole imię. Do dokumentu zostanie wstawione pierwsze pole, oznaczone symbolem <>. 2. Aby włączyć (lub wyłączyć) podgląd zawartości pola, kliknij przycisk Podgląd wyników (karta Korespondencja, grupa Podgląd wyników). Chcąc przeglądać zawartość pola dla kolejnych osób, klikaj strzałki Następny rekord oraz Poprzedni rekord (grupa Podgląd wyników). 3. Bezpośrednio za polem <> wstaw znak spacji, a następnie kliknij przycisk Wstaw pola koresp. ser. i tym razem wskaż pole nazwisko. 4. Do kolejnych akapitów wstaw pola kod i miasto (oddzielone spacjami), ulica oraz zwrot. Następnie po przejściu do kolejnego akapitu wpisz
165
ABC MS Office 2016 PL
zasadniczą treść listu (rysunek 4.8). Sformatuj tekst oraz pola występujące w dokumencie. Tak przygotowany dokument zapisz na dysku (np. nadając mu nazwę list-wzór.docx).
Rysunek 4.8. Wzorzec listu zawierający pola korespondencji seryjnej oraz zwykły tekst
5. Po raz kolejny skorzystaj z ikon Podgląd wyników, Następny rekord i Poprzedni rekord, aby prześledzić postać listów skierowanych do poszczególnych adresatów (rysunek 4.9).
Rysunek 4.9. Wygląd wzorca listu po włączeniu podglądu wyników i przejściu do wybranych rekordów
Scalanie wzorca ze źródłem danych Ostatnim etapem pracy jest wygenerowanie spersonalizowanych listów, skierowanych do poszczególnych adresatów. Aby to uczynić, kliknij przycisk Zakończ i scal znajdujący się w grupie Kończenie na karcie Korespondencja. Po otwarciu menu wybierz opcję Edytuj poszczególne dokumenty…, zaś po otwarciu okna Scalanie z nowym dokumentem wybierz opcję Wszystko i kliknij przycisk OK. W edytorze Word zostanie utworzony całkowicie nowy dokument, którego kolejne strony będą stanowić listy skierowane do poszczególnych adresatów.
166
Word — narzędzia zaawansowane
Przejrzyj jeszcze raz treść listów i wprowadź (jeśli to konieczne) zmiany. Na zakończenie wydrukuj cały dokument (czyli de facto wszystkie listy) lub tylko jego wybrane strony (czyli niektóre listy). Po wydrukowaniu zamknij dokument scalony bez zapisywania.
Adresowanie kopert Aby przygotować dokument scalony, który pozwoli na sporządzenie nadruków na kopertach określonego formatu, uruchom edytor Word, a następnie kliknij przycisk Rozpocznij koresp. ser. (karta Korespondencja, grupa Rozpoczynanie korespondencji seryjnej). Po otwarciu menu wybierz opcję Koperty…. Gdy otworzy się okno Opcje kopert, wybierz odpowiedni rozmiar kopert i kliknij przycisk OK. Postępując w taki sam sposób, jak w przypadku listów seryjnych, umieść w obszarze koperty odpowiednie pola korespondencji seryjnej składające się na adres odbiorcy, a następnie scal dokument.
Seryjne wiadomości e-mail Jeśli zamierzasz rozpowszechniać dokumenty w formie elektronicznej, a nie papierowej, wówczas rozpoczynając tworzenie korespondencji seryjnej kliknij przycisk Rozpocznij koresp. ser. i wybierz opcję Wiadomości e-mail. Po przygotowaniu w oknie Worda wiadomości e-mail (również z użyciem pól korespondencji seryjnej) kliknij przycisk Zakończ i scal (grupa Kończenie, karta Korespondencja). Po otwarciu menu wybierz opcję Wyślij wiadomości e-mail…. Po otwarciu okna Scalanie do poczty e-mail rozwiń listę przyporządkowaną do pola Do i wybierz pole email. Wypełnij pole Wiersz tematu i wybierz odpowiadający Ci Format wiadomości (rysunek 4.10).
Rysunek 4.10.
Generowanie i automatyczne adresowanie serii wiadomości e-mail
167
ABC MS Office 2016 PL
Wybranie opcji HTML zachowa formatowanie zastosowane w dokumencie, a równocześnie nie spowoduje dodania do wiadomości e-mail żadnego załącznika.
Edycja równań matematycznych Word 2016 umożliwia szybkie wpisywanie zarówno prostych, jak i rozbudowanych równań matematycznych.
Wstawianie równania Aby rozpocząć konstruowanie równania, ustaw kursor tekstowy w wybranym miejscu dokumentu, a następnie kliknij przycisk Równanie znajdujący się w grupie Symbole na karcie Wstawianie. Po wykonaniu tej operacji w dokumencie pojawi się obiekt typu Równanie, w obszarze którego zostanie wyświetlony komunikat Wpisz tutaj równanie. Dopóki ten obiekt będzie uaktywniony, na Wstążce będzie wyświetlana dodatkowa karta Projektowanie, przyporządkowana do obszaru Narzędzia równań.
Sprawdź, czy równanie, które zamierzasz skonstruować (lub podobne do niego), nie znajduje się już w galerii równań. W tym celu kliknij przycisk Równanie znajdujący się w grupie Narzędzia na karcie Projektowanie.
Edycja równania Jeśli zasoby galerii okażą się niewystarczające, wówczas będziesz musiał samodzielnie zbudować równanie, wykorzystując zestaw podstawowych Struktur matematycznych oraz bibliotekę Symboli.
Struktura równania Twoim zadaniem będzie teraz sporządzenie wzoru funkcji, zawierającego nawiasy oraz symbole potęgowania, pierwiastkowania, mnożenia, dodawania i odejmowania, a także ułamek zwykły, realizujący operację dzielenia (rysunek 4.11).
168
Word — narzędzia zaawansowane
Rysunek 4.11.
Przykładowy wzór zawierający podstawowe operatory arytmetyczne
Aby utworzyć powyższe równanie: 1. Zaznacz wstawiony do dokumentu pusty obiekt typu równanie, a następnie, korzystając z klawiatury, wpisz sekwencję znaków: y=
2. Kliknij przycisk Nawias znajdujący się w grupie Struktury na karcie Projektowanie (obszar Narzędzia równań). Po otwarciu galerii kliknij miniaturę reprezentującą nawiasy okrągłe. Zaobserwuj pojawienie się w obszarze równania tzw. symbolu zastępczego (reprezentowanego przez niewielki kwadrat), otoczonego okrągłymi nawiasami. 3. Kliknij w obszarze kwadratu, zaznaczając go, a następnie kliknij przycisk Ułamek. Po otwarciu galerii kliknij element Ułamek piętrowy (rysunek 4.12). Zaobserwuj pojawienie się dwóch kwadratowych symboli zastępczych przedzielonych kreską ułamkową.
Rysunek 4.12. Wstawianie struktury ułamka zwykłego
4. Kliknij w obszarze górnego kwadratu reprezentującego licznik ułamka, a następnie, korzystając z klawiatury, wpisz cyfrę 2. Zauważ, że wpisana cyfra zajęła miejsce symbolu zastępczego. 5. Upewniwszy się, że kursor tekstowy znajduje się bezpośrednio za wpisaną cyfrą 2, kliknij przycisk Pierwiastek i wybierz element o nazwie Pierwiastek ze stopniem. Zaobserwuj pojawienie się symbolu pierwiastkowania wraz
169
ABC MS Office 2016 PL
z dwoma symbolami zastępczymi. Zauważ również, że pominęliśmy operator mnożenia, który mógłby (ale nie musi) znaleźć się pomiędzy cyfrą 2 a symbolem pierwiastka. 6. Upewniwszy się, że kursor tekstowy znajduje się bezpośrednio za symbolem pierwiastka, wpisz teraz, korzystając z klawiatury, sekwencję znaków: +1
7. Następnie zaznacz kwadrat znajdujący się pod kreską ułamkową, a reprezentujący mianownik ułamka, i wpisz sekwencję znaków: x-1
8. Zaznacz teraz, przeciągając kursor myszy przy wciśniętym jej lewym przycisku, całe wyrażenie zawarte w nawiasach (łącznie ze znakami nawiasów!) i kliknij przycisk Indeks, a następnie wybierz element Indeks górny (rysunek 4.13).
Rysunek 4.13. Wstawianie indeksu górnego mającego reprezentować operację potęgowania
Struktura wzoru jest już całkowicie gotowa (rysunek 4.14).
Rysunek 4.14.
Struktura wzoru złożona z cyfr, liter i symboli zastępczych
Kliknij teraz symbol zastępczy znajdujący się pod znakiem pierwiastka i, korzystając z klawiatury, wpisz znak x. W taki sam sposób wypełnij pozostałe puste kwadraty.
170
Word — narzędzia zaawansowane
Profesjonalna i liniowa postać równania Załóżmy, że do przygotowanego przez Ciebie wzoru wkradł się błąd. We wzorze, który zbudowałeś, cały ułamek jest podnoszony do potęgi trzeciej. Tymczasem okazuje się, że potęgowany powinien być jedynie licznik ułamka (rysunek 4.17). Chcąc ułatwić sobie dokonanie zmian w strukturze już istniejącego wzoru, przejdź do uproszczonej, tzw. liniowej postaci równania. Aby to uczynić, kliknij przycisk Liniowy (grupa Narzędzia, karta Projektowanie, obszar Narzędzia równań). Postać równania uległa zasadniczej zmianie (rysunek 4.15).
Rysunek 4.15.
Równanie w postaci liniowej
Traktując liniową postać równania jak zwykły tekst, popraw go według poniższego wzorca, usuwając nawiasy zewnętrzne oraz przemieszczając ^3 przed ukośnik (rysunek 4.16).
Rysunek 4.16.
Równanie w postaci liniowej po wprowadzeniu poprawek
Po wprowadzeniu poprawek kliknij przycisk Profesjonalny (grupa Narzędzia, karta Projektowanie, obszar Narzędzia równań), przywracając bardziej czytelną, profesjonalną postać równania (rysunek 4.17).
Rysunek 4.17.
Równanie w postaci profesjonalnej po wprowadzeniu poprawek
171
ABC MS Office 2016 PL
Symbole w równaniu Jeśli we wzorze pojawią się znaki inne niż cyfry i litery pochodzące z klawiatury, wówczas skorzystaj z galerii Symbole znajdującej się na karcie Projektowanie (obszar Narzędzia równań).
Macierze Aby wstawić macierz, kliknij przycisk Macierz (grupa Struktury, karta Projektowanie, obszar Narzędzia równań), a po rozwinięciu galerii wybierz element Pusta macierz z klamrami (kwadratowymi), znajdujący się w grupie Macierze z klamrami. Do dokumentu zostanie wstawiona macierz o dwu kolumnach i dwu wierszach. Aby zmienić jej rozmiar, kliknij prawym przyciskiem myszy w jej obszarze i z menu kontekstowego wybierz opcję Wstaw lub Usuń.
Formatowanie równania Aby zmienić położenie równania na stronie, zaznacz je, a następnie kliknij wybraną ikonę wyrównywania akapitu położoną w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne. Chcąc zmienić wygląd równania, zaznacz go, a następnie kliknij ikonę strzałki w prawym dolnym rogu grupy Narzędzia na karcie Projektowanie (obszar Narzędzia równań). Po otwarciu okna Opcje równań możesz np. zmienić krój czcionki występujący w równaniu (pole Czcionka domyślna dla obszarów wyrażeń matematycznych).
172
5 EXCEL — EDYCJA I FORMATOWANIE DANYCH W ARKUSZU KALKULACYJNYM Rozpoczynamy pracę z Excelem Do czego służy Excel Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel umożliwia:
wprowadzanie i przechowywanie danych liczbowych oraz tekstowych,
automatyzację obliczeń,
porządkowanie danych (sortowanie, filtrowanie, podsumowywanie),
prezentowanie danych liczbowych w formie wykresów.
ABC MS Office 2016 PL
Stosując ogromne uproszczenie, możemy stwierdzić, że Excel to odpowiednik zeszytu, długopisu oraz (przede wszystkim!) kalkulatora. Dzięki zastosowaniu arkusza kalkulacyjnego Excel będziesz mógł np.:
prowadzić różnego typu ewidencje (sprzedaży, czasu pracy, przebiegu pojazdu),
tworzyć kosztorysy i kalkulacje,
zapisywać i poddawać dalszej obróbce statystycznej wyniki ankiet, testów i pomiarów,
budować formularze elektroniczne (np. faktury, zamówienia).
Uruchamianie Kliknij przycisk Start, widoczny w lewym dolnym rogu okna Windows 10. Po otwarciu menu kliknij Wszystkie aplikacje, po czym przewiń alfabetyczną listę programów i kliknij ikonę Excel 2016.
Aby jeszcze szybciej otworzyć Excela, kliknij przycisk Start, a następnie zacznij wpisywać słowo Excel. Po wyświetleniu ikony Excel 2016 kliknij ją. Jeśli Office 2016 został zainstalowany na komputerze z systemem operacyjnym Windows 8, po prostu kliknij odpowiedni kafelek widoczny na ekranie. W przypadku starszej wersji systemu operacyjnego (czyli Windows 7), kliknij przycisk Start położony w lewym dolnym rogu ekranu. Po otwarciu menu Start kliknij ikonę Excel 2016.
Co widać w oknie Excela Jeśli po uruchomieniu programu Excel 2016 przywita Cię ekran startowy, kliknij miniaturę Pusty skoroszyt. Po otwarciu zasadniczego okna Excela zmaksymalizuj go. Jeśli po zainstalowaniu pakietu Office 2016 uruchomiłeś Excela po raz pierwszy, wówczas jest on gotowy do pracy, a wygląd okna jest zgodny z poniższym opisem.
174
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Podobnie jak w przypadku edytora Word, najważniejszym elementem okna Excela jest Wstążka. Poniżej Wstążki znajduje się Pasek formuły oraz towarzyszące mu Pole nazwy. Główny obszar roboczy arkusza jest złożony z tzw. komórek, którym towarzyszą nagłówki kolumn i wierszy. Suwaki przewijania ułatwiają przesuwanie widocznych na ekranie komórek. Zakładki arkuszy, położone u dołu obszaru roboczego, umożliwią Ci wskazanie aktywnego arkusza spośród wielu innych, które możesz dodać (domyślnie w nowym, pustym skoroszycie jest tylko jeden arkusz) — rysunek 5.1.
Rysunek 5.1.
Okno programu Excel: 1 — Wstążka, 2 — Pole nazwy, 3 — Pasek formuły, 4 — Nagłówki wierszy, 5 — Nagłówki kolumn, 6 — zakładka arkusza, 7 — Pasek stanu, 8 — Suwak powiększenia, 9 — Poziomy suwak przewijania, 10 — Pionowy suwak przewijania, 11 — Obszar roboczy arkusza złożony z komórek
175
ABC MS Office 2016 PL
Jeśli któryś z elementów okna jest niewidoczny, wówczas przejdź do karty Widok na Wstążce, a następnie sprawdź, czy zostały uaktywnione opcje Pasek formuły, Nagłówki oraz Linie siatki, znajdujące się w grupie Pokazywanie. Chcąc skontrolować dodatkowe ustawienia, przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Opcje, a po otwarciu okna dialogowego Opcje programu Excel wybierz kategorię Zaawansowane i przejdź do sekcji Opcje wyświetlania dla tego skoroszytu. Upewnij się, że opcje Pokaż pasek przewijania poziomego, Pokaż pasek przewijania pionowego oraz Pokaż karty arkuszy są aktywne.
Widoki i powiększanie arkusza Podobnie jak edytor Word, również i Excel umożliwia zmianę sposobu wyświetlania zawartości arkusza poprzez zmianę tzw. widoku. Widok, z którego będziesz korzystać przy wykonywaniu większości prac, to widok Normalny. Aby upewnić się, że pracujesz w widoku Normalnym, przejdź do karty Widok na Wstążce, a następnie sprawdź, czy przycisk Normalny, znajdujący się w grupie Widoki skoroszytu, jest uaktywniony.
Widok Układ strony umożliwi Ci oglądanie zawartości arkusza w takiej postaci, w jakiej zostanie on podzielony na poszczególne strony podczas wydruku. W praktyce widok Układ strony stosuje się np. podczas edytowania zawartości nagłówków i stopek stron. Z kolei widok Podgląd podziału stron umożliwia kontrolę i ewentualną korektę miejsc podziału arkusza na poszczególne strony (patrz rozdział 5. „Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym > Formatowanie stron i drukowanie”). Aby zmienić powiększenie arkusza, skorzystaj z Suwaka powiększenia położonego w prawym dolnym rogu okna lub przekręć pokrętło myszy (tzw. scrolling) przy równoczesnym przytrzymaniu na klawiaturze klawisza Ctrl.
Zmiana powiększenia arkusza nie wpłynie na wielkość elementów (np. cyfr i liter) zawartych w jego komórkach. Bez względu na stopień powiększenia, arkusz w postaci drukowanej będzie wyglądał zawsze tak samo.
176
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Edytowanie danych w arkuszu „Komórkowa” budowa arkusza Obszar roboczy arkusza jest złożony z komórek tworzących wiersze i kolumny. Aby uaktywnić wybraną komórkę, ustaw w jej obszarze kursor myszy (przyjmujący postać krzyżyka) i kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy. Aktywnej komórce towarzyszy pogrubione obramowanie, a nagłówki wiersza i kolumny, do których należy komórka aktywna, są wyróżnione. Adres bieżącej komórki pojawia się w tzw. Polu nazwy, położonym na lewo od Paska formuły (rysunek 5.2).
Rysunek 5.2. Adres aktywnej komórki widoczny Polu nazwy
Chcąc szybko przejść do jednej z sąsiednich komórek, naciśnij na klawiaturze wybraną strzałkę — w górę, w dół, w lewo lub w prawo.
Aby przejść do odległej komórki, kliknij Pole nazwy, wpisz adres komórki (np. D12) i naciśnij klawisz Enter.
Wpisywanie liczb i tekstu W wybranej komórce arkusza możesz wpisać liczbę, tekst lub tzw. formułę. W tym ostatnim przypadku wartość wyświetlana w komórce będzie zależeć od zawartości komórek, do których odwołuje się formuła (np. stanowiąc sumę liczb zapisanych w innych komórkach). Kliknij jednokrotnie wybraną komórkę arkusza (np. B2), a następnie wpisz tekst Ewidencja wydatków. Naciśnięcie klawisza Enter spowoduje zatwierdzenie wpisu oraz przejście do komórki znajdującej się o jeden wiersz niżej.
177
ABC MS Office 2016 PL
Naciśnięcie klawisza Tab (zamiast klawisza Enter) spowoduje, że po zatwierdzeniu wpisu zostanie uaktywniona komórka położona na prawo od komórki edytowanej. Jeśli tekst wpisany w komórce jest od niej szerszy, wówczas zostaje zajęta również część sąsiedniej komórki (pod warunkiem, że jest ona pusta) — rysunek 5.3.
Rysunek 5.3. Rozprzestrzenia nie tekstu z danej komórki do sąsiedniej pustej komórki W przypadku, gdy komórka niemieszcząca w sobie całego tekstu sąsiaduje z komórką niepustą, część tekstu zostanie „obcięta” (w całości ten tekst będzie widoczny na Pasku formuły) — rysunek 5.4.
Rysunek 5.4. „Obcięcie” nadmiaru tekstu w komórce
Tekst wpisany w komórce jest domyślnie wyrównywany do jej lewej krawędzi, zaś liczba — do prawej. Jeśli liczba wpisana w komórce lub stanowiąca wynik formuły nie mieści się w tej komórce, wówczas zostanie wyświetlona w dość nieczytelnym tzw. formacie naukowym lub też zamiast niej zostaną wyświetlone symbole ###. Wartość liczby nie ulegnie jednak zmianie i będzie widoczna na Pasku formuły (rysunek 5.5).
178
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.5. Przykłady wyświetlania liczb, które nie zmieściły się w komórce
Aby zapobiec „obcinaniu” tekstu lub zniekształcaniu liczb, trzeba — w toku dalszych prac nad arkuszem — poszerzyć kolumny, do których należą zbyt wąskie komórki (patrz rozdział 5. „Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym > Budowanie struktury tabeli > Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy”).
Uważaj na często popełniane błędy! Wpisując liczby niecałkowite, stosuj separator dziesiętny w formie przecinka. Posłużenie się znakiem kropki będzie stanowić błąd i spowoduje, że Excel potraktuje wpis nie jako liczbę, lecz jako tekst, co zostanie zasygnalizowane wyrównaniem zawartości komórki do lewej strony (rysunek 5.6).
Rysunek 5.6.
Przykłady zastosowania poprawnego i błędnego znaku separatora dziesiętnego
Kolejny błąd, który spowoduje, że liczba zostanie potraktowana jako tekst, to wpisanie wielkiej litery O zamiast cyfry zero (rysunek 5.7).
179
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.7.
Przykład błędu polegającego na wpisaniu dużej litery O zamiast cyfry zero
Jeśli po wpisaniu liczby zauważysz, że została ona wyrównana do lewej strony, powinno to stanowić dla Ciebie sygnał ostrzegawczy. W żadnym wypadku nie wyrównuj takiej liczby „na siłę” do prawej strony, tylko postaraj się znaleźć błąd w tworzących ją znakach.
Liczba, która wskutek błędu będzie traktowana przez Excel jako tekst, nie zostanie uwzględniona w odwołujących się do niej formułach, co spowoduje zafałszowanie wyników obliczeń.
Sprawdzanie pisowni, Autokorekta i Autoformatowanie Podobnie jak edytor Word, również Excel został wyposażony w narzędzia językowe, takie jak Autokorekta, Sprawdzanie pisowni czy Tezaurus. Aby skontrolować tekst wpisany w komórki arkusza, wywołaj okno dialogowe, klikając przycisk Pisownia (karta Recenzja, grupa Sprawdzanie). W określonych wypadkach poprawki dokonywane przez Excel muszą być blokowane. Załóżmy, że sporządzasz tabelę zawierającą numery telefonów do wybranych osób. Te numery rozpoczynają się od cyfry zero lub znaku + (w przypadku uwzględniania prefiksu danego kraju). Po wpisaniu numeru telefonu w komórce arkusza rozpoczynająca go cyfra zero lub znak + nie będą wyświetlane. Excel potraktuje bowiem numer telefonu jako zwykłą liczbę, a rozpoczynające ją zero jako tzw. cyfrę nieznaczącą, zaś znak + jako informację, iż jest to liczba dodatnia. Aby w komórce arkusza mogła zostać wyświetlona liczba w postaci identycznej jak ta, którą wpisujesz za pomocą klawiatury, umieść na początku wpisu znak apostrofu (rysunek 5.8).
180
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.8.
Stosowanie znaku apostrofu wymuszającego wyświetlanie zawartości komórki w postaci zgodnej z sekwencją znaków wpisanych z klawiatury
Innym sposobem na zablokowanie zmian jest przyporządkowanie do wybranej komórki arkusza, jeszcze przed dokonaniem wpisu, formatu o nazwie Tekstowe (patrz rozdział 5. „Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym > Formatowanie komórek w arkuszu > Formaty liczbowe, czyli sposób na zmianę wyglądu liczb”).
Wprowadzanie poprawek i wycofywanie zmian Zastępowanie lub usuwanie zawartości komórki Jeśli uaktywnisz niepustą komórkę, a następnie rozpoczniesz wpisywanie sekwencji znaków z klawiatury, wówczas dotychczasowa zawartość komórki zniknie, a w jej obszarze oraz na Pasku formuły zacznie się pojawiać nowa treść. Jeśli stwierdzisz, że zastępujesz właśnie starą treść komórki nowym wpisem przez pomyłkę, wówczas naciśnij na klawiaturze klawisz Esc — spowoduje to przywrócenie dotychczasowej zawartości komórki. Natomiast naciśnięcie klawisza Enter lub Tab ostatecznie zatwierdzi zastąpienie starej zawartości nową. Aby w razie potrzeby wycofać się z zatwierdzonej zmiany, kliknij przycisk Cofnij umiejscowiony na pasku narzędzi Szybki dostęp. Chcąc całkowicie wyczyścić zawartość komórki — poprzez usunięcie znajdującej się w niej liczby, tekstu lub formuły — uaktywnij ją, a następnie naciśnij klawisz Del.
Poprawianie zawartości komórki Aby dokonać poprawek w tekście, liczbie bądź formule wpisanej w danej komórce, uaktywnij tę komórkę, a następnie kliknij w obszarze Paska formuły, przenosząc do niego kursor tekstowy.
181
ABC MS Office 2016 PL
Chcąc edytować tekst bezpośrednio w komórce, uaktywnij ją, a następnie naciśnij na klawiaturze klawisz funkcyjny F2. Inny sposób to dwukrotne szybkie kliknięcie lewym przyciskiem myszy w obszarze komórki (rysunek 5.9).
Rysunek 5.9.
Edycja zawartości bezpośrednio w komórce
Po dokonaniu poprawek naciśnij klawisz Enter.
Zarządzanie arkuszami skoroszytu Dokument tworzony w programie Excel, określany mianem skoroszytu lub zeszytu, składa się z poszczególnych arkuszy, które można przyrównać do kartek wpinanych do kołonotatnika. Nowy skoroszyt, który pojawia się po uruchomieniu Excela, zawiera tylko jeden pusty arkusz. Aby zmienić domyślną liczbę arkuszy w nowo tworzonych skoroszytach, otwórz okno Opcje programu Excel, przejdź do kategorii Ogólne i ustaw odpowiednią wartość w polu Dołącz następującą liczbę arkuszy.
Dodawanie i usuwanie arkuszy Chcąc dodać nowy arkusz do skoroszytu, kliknij przycisk Nowy arkusz (rysunek 5.10).
Rysunek 5.10.
Wstawianie nowego arkusza do skoroszytu
Aby usunąć ze skoroszytu wybrany arkusz, kliknij prawym przyciskiem myszy jego kartę i wybierz opcję Usuń.
182
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Przechodzenie do wybranego arkusza Przyciski nawigacyjne oraz karty arkuszy położone u dołu okna umożliwiają szybkie przechodzenie do wybranego arkusza (rysunek 5.11).
Rysunek 5.11.
Karty arkuszy tworzących skoroszyt
Chcąc przejść do wybranego arkusza, kliknij jego kartę. Zauważ, że karta bieżącego arkusza jest zawsze odpowiednio wyróżniona. Jeśli chcesz zaznaczyć kilka arkuszy naraz, klikaj ich karty, przytrzymując równocześnie klawisz Ctrl na klawiaturze.
Nadawanie arkuszom nazw i kolorów Aby usystematyzować dane zawarte w skoroszycie, warto pokusić się o nadanie poszczególnym arkuszom nazw odzwierciedlających ich zawartość. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy kartę wybranego arkusza, a po otwarciu menu wybierz opcję Zmień nazwę. Po wpisaniu nowej nazwy arkusza naciśnij klawisz Enter. W celu jeszcze lepszego wyróżnienia danego arkusza spośród innych pokoloruj jego kartę. Aby to zrobić, kliknij kartę wybranego arkusza prawym przyciskiem myszy, a po otwarciu menu wybierz opcję Kolor karty.
Przenoszenie i kopiowanie arkuszy Chcąc zmienić kolejność arkuszy, ustaw kursor myszy na karcie wybranego arkusza, wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij kartę w lewo lub prawo. Zwolnij przycisk myszy w momencie, gdy ikona w kształcie czarnego trójkącika znajdzie się pomiędzy dwoma innymi wybranymi kartami (rysunek 5.12).
Rysunek 5.12.
Zmiana kolejności arkuszy w skoroszycie
183
ABC MS Office 2016 PL
Jeśli podczas zwalniania przycisku myszy przytrzymasz na klawiaturze klawisz Ctrl, wówczas w skoroszycie pojawi się kopia przeciąganego arkusza.
Kopiowanie arkusza pozwala zaoszczędzić wiele pracy w sytuacji, gdy wprowadzone do niego formatowanie i formuły będą powtarzane w innych arkuszach (np. jeśli przygotowałeś arkusz ewidencjonujący przychody lub wydatki za styczeń, możesz skopiować go kilkukrotnie, a następnie wypełniać kopie danymi pochodzącymi z kolejnych miesięcy). Chcąc skopiować lub przenieść arkusz pomiędzy różnymi skoroszytami, otwórz obydwa skoroszyty, a następnie przejdź do skoroszytu źródłowego, kliknij prawym przyciskiem myszy na karcie wybranego arkusza i wybierz opcję Przenieś lub kopiuj…. Po otwarciu okna dialogowego Przenoszenie lub kopiowanie rozwiń listę Do skoroszytu i wskaż skoroszyt docelowy. W razie potrzeby uaktywnij opcję Utwórz kopię i kliknij przycisk OK.
Szybka nawigacja W przypadku większej liczby arkuszy umieszczonych w skoroszycie warto poszerzyć obszar przeznaczony na wyświetlanie kart arkuszy. Aby to uczynić, przeciągnij w prawo krawędź umieszczoną pomiędzy kartami arkuszy a poziomym paskiem przewijania. Dodatkowe ułatwienie stanowią przyciski nawigacyjne (rysunek 5.13).
Rysunek 5.13.
Przyciski nawigacyjne arkuszy i karty arkuszy ograniczone krawędzią suwaka przewijania
Aby przejść szybko od razu do pierwszego (lub ostatniego) arkusza w skoroszycie (czasami może być ich tak dużo, że część arkuszy pozostaje niewidoczna), kliknij strzałkę przycisku nawigacyjnego skierowaną w lewo (lub w prawo), przytrzymując równocześnie klawisz Ctrl na klawiaturze.
184
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych skoroszytów Zapisywanie i otwieranie skoroszytów MS Excel 2016 jest dokonywane w taki sam sposób, jak w przypadku dokumentów tworzonych w edytorze Word.
Zapisywanie skoroszytu Aby zapisać nowo utworzony skoroszyt, kliknij ikonę Zapisz położoną na pasku narzędzi Szybki dostęp. Po przejściu do menu Zapisz jako wybierz kategorię Ten komputer, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj. Po otwarciu okna dialogowego Zapisywanie jako wskaż folder docelowy i wypełnij pole Nazwa pliku. Upewnij się, że do pola Zapisz jako typ została przyporządkowana opcja Skoroszyt programu Excel (*.xlsx). Kliknij teraz przycisk Zapisz i zaobserwuj pojawienie się na pasku tytułowym okna Excela nazwy skoroszytu (rysunek 5.14).
Rysunek 5.14.
Nazwa skoroszytu widoczna na pasku tytułowym arkusza kalkulacyjnego Excel
Skoroszyt zawierający makra zostanie zapisany w pliku, któremu Excel nada automatycznie rozszerzenie xlsm.
Podobnie jak Word 2016, również i Excel 2016 umożliwia bezpośrednie zapisywanie skoroszytów na wirtualnym dysku w internecie. W menu Plik > Zapisz jako należy w takim przypadku kliknąć opcję OneDrive. Jeśli po zapisaniu skoroszytu wprowadzisz do niego kolejne zmiany, wówczas powinieneś go powtórnie zapisać. Aby to uczynić, kliknij ponownie ikonę Zapisz na pasku Szybki dostęp. Natomiast próba zamknięcia programu Excel bez zapisania w skoroszycie nowo wprowadzonych zmian spowoduje wygenerowanie ostrzegawczego komunikatu. Jeżeli zechcesz zapisać kolejną wersję skoroszytu pod postacią zupełnie nowego pliku, przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Zapisz jako, a następnie Ten komputer
185
ABC MS Office 2016 PL
i Przeglądaj. Po otwarciu okna Zapisywanie jako zmień zawartość pola Nazwa pliku i kliknij przycisk Zapisz.
Zapisanie zmian w skoroszycie dotyczy wszystkich zawartych w nim arkuszy, a nie tylko arkusza bieżącego.
Podobnie jak MS Word, również MS Excel został wyposażony w mechanizm Autoodzyskiwania, który w wypadku niespodziewanego zamknięcia skoroszytu umożliwi (przynajmniej częściowe) odtworzenie niezapisanych danych. Aby skontrolować ustawienia Autoodzyskiwania, otwórz okno Opcje programu Excel, przejdź do kategorii Zapisywanie i upewnij się, że opcja Zapisz informacje Autoodzyskiwania co jest włączona. Zabezpieczanie skoroszytu MS Excel hasłem chroniącym przed niepowołanym odczytem odbywa się tak samo, jak w przypadku dokumentów MS Word. Identycznie przedstawiają się również problemy związane z zapisywaniem skoroszytów w starszych formatach MS Office oraz problemy pojawiające się przy odczycie plików xlsx w starszych wersjach pakietu (patrz rozdział 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów”).
Otwieranie skoroszytów Aby z poziomu systemu operacyjnego Windows otworzyć skoroszyt Microsoft Excel, należy otworzyć okno odpowiedniego folderu źródłowego i kliknąć dwukrotnie (lub jednokrotnie — jeśli tak właśnie ustawiono w systemie operacyjnym) wybrany plik.
Jeśli w systemie Windows została wyłączona opcja ukrywania tzw. rozszerzeń znanych typów plików, wówczas po nazwie głównej każdego pliku będącego skoroszytem MS Excel 2016 będzie wyświetlane czteroliterowe rozszerzenie .xlsx lub .xlsm. Skoroszyty zapisane w starszym formacie Excel 97-2003 będą odznaczać się rozszerzeniem .xls. W przypadku gdy Excel został już uruchomiony, otwieranie kolejnych skoroszytów może odbywać się poprzez jego okno dialogowe. W tym celu przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Otwórz, następnie wskaż opcję Ten komputer i kliknij przycisk Przeglądaj. W oknie Otwórz przejdź do folderu źródłowego, zaznacz wybrany skoroszyt i kliknij przycisk Otwórz.
186
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Ponowne otwarcie danego skoroszytu ułatwi Ci lista ostatnio używanych skoroszytów, widoczna po przejściu do menu Plik, kliknięciu przycisku Otwórz i wybraniu kategorii Ostatnie. Po otwarciu skoroszytów zapisanych w starszym formacie (czyli tych z rozszerzeniem .xls, utworzonych w MS Excel 97-2003) jest włączany tzw. tryb zgodności, sygnalizowany odpowiednim komunikatem widocznym na pasku tytułowym (rysunek 5.15).
Rysunek 5.15.
Otwarcie skoroszytu zapisanego w starym formacie
Aby przekonwertować skoroszyt ze starego formatu na nowy, przejdź do menu Plik > Informacje, a następnie kliknij przycisk Konwertuj.
Eksport zawartości skoroszytu do formatu PDF (i innych) Eksport arkuszy skoroszytu do formatu PDF przypomina drukowanie. Podczas tej operacji obszar arkusza jest dzielony na poszczególne strony, zgodnie z ustawionym formatem. Do wyeksportowanych stron są dołączane wpisy umieszczone w nagłówkach i stopkach arkuszy. Dlatego też przed dokonaniem eksportu należy sformatować strony arkuszy i w odpowiedni sposób przygotować arkusze do wydruku (patrz rozdział 5. „Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym > Formatowanie stron i drukowanie”). Aby wyeksportować zawartość skoroszytu do formatu PDF, przejdź do menu Plik, kliknij przycisk Eksportuj, wybierz kategorię Utwórz dokument PDF/XPS i kliknij przycisk Utwórz plik PDF/XPS. Po otwarciu okna Publikowanie jako pliku PDF lub XPS upewnij się, że w polu Zapisz jako typ wybrano opcję Plik PDF (*.pdf). Następnie kliknij przycisk Opcje…. W sekcji Co opublikować wybierz odpowiednią opcję (Aktywne arkusze lub Cały skoroszyt) i kliknij przycisk OK. Aby sfinalizować eksport, kliknij przycisk Publikuj. Oprócz eksportu do formatu PDF, Excel umożliwia zapisywanie danych również w innych formatach. Aby to uczynić, w menu Plik > Eksportuj wybierz kategorię Zmień typ pliku. Teraz zaznacz wybrany typ pliku (np. Arkusz kalkulacyjny OpenDocument) i kliknij przycisk Zapisz jako.
187
ABC MS Office 2016 PL
Budowanie struktury tabeli Zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy Szybkie zaznaczanie wybranych fragmentów arkusza pozwoli Ci na przyśpieszenie prac związanych z budowaniem tabeli i formatowaniem jej komórek. Aby zaznaczyć wybrany zakres komórek, ustaw kursor myszy w obszarze początkowej narożnej komórki zakresu (np. B2), a następnie wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij kursor do końcowej narożnej komórki zakresu (np. D4). Zauważ, że dopóki nie zwolnisz przycisku myszy, w Polu nazwy będzie wyświetlana informacja o wielkości zaznaczonego obszaru (np. 3W x 3K). Po zwolnieniu przycisku myszy zaznaczona grupa komórek zostanie wyróżniona szarym wypełnieniem oraz ciemnozielonym obramowaniem, zaś adres początkowej komórki zakresu pojawi się w Polu nazwy (rysunek 5.16).
Rysunek 5.16. Zaznaczenie zakresu komórek
Aby zaznaczyć grupy komórek niesąsiadujących ze sobą, przy zaznaczaniu kolejnych zakresów przytrzymuj na klawiaturze klawisz Ctrl. Jeśli chcesz zaznaczyć wybraną kolumnę arkusza, kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy jej nagłówek (rysunek 5.17).
Rysunek 5.17. Zaznaczanie wybranej kolumny w arkuszu
188
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Chcąc zaznaczyć kilka sąsiednich kolumn, ustaw kursor myszy na nagłówku wybranej kolumny. Następnie, po pojawieniu się ikony strzałki skierowanej w dół, wciśnij lewy przycisk myszy, przeciągnij kursor myszy w lewo lub prawo do nagłówka innej kolumny i zwolnij przycisk myszy. Aby zaznaczyć wybrany wiersz arkusza, kliknij jednokrotnie jego nagłówek (rysunek 5.18).
Rysunek 5.18. Zaznaczanie wybranego wiersza w arkuszu Chcąc zaznaczyć większą liczbę wierszy, ustaw kursor myszy na nagłówku wybranego wiersza, a następnie wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij kursor myszy w górę lub w dół. Aby zaznaczyć wszystkie komórki należące do bieżącego arkusza, kliknij przycisk położony na przecięciu nagłówków kolumn i wierszy (rysunek 5.19).
Rysunek 5.19. Zaznaczanie wszystkich komórek w arkuszu
Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy Dostosowanie rozmiarów komórek do wyświetlanych w ich obszarze informacji zagwarantuje czytelność prezentowanych danych. Zmiana rozmiarów danej komórki arkusza będzie polegać na zmianie szerokości całej kolumny oraz wysokości całego wiersza, do których ta komórka należy. Jeśli po wpisaniu danych do arkusza część etykiet tekstowych oraz liczb nie zostanie prawidłowo wyświetlona, wówczas będzie konieczne poszerzenie wybranych kolumn (rysunek 5.20).
189
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.20.
Przykładowy tekst i liczby wykraczające poza obszar komórek (B3, B4, C4)
Autodopasowanie Po zaznaczeniu komórek, których zawartość nie została prawidłowo wyświetlona (B3:C4), kliknij przycisk Formatuj znajdujący się w grupie Komórki na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu wybierz opcję Autodopasowanie szerokości kolumn.
Ustawienia użytkownika Aby samodzielnie określić szerokość wybranej kolumny, ustaw kursor myszy nad prawą krawędzią jej nagłówka. Po zaobserwowaniu zmiany kształtu kursora myszy wciśnij lewy przycisk myszy, przeciągnij krawędź kolumny w lewo lub prawo i zwolnij przycisk myszy. Podczas przeciągania krawędzi obok kursora myszy pojawia się „dymek” informujący o bieżącej szerokości kolumny (rysunek 5.21).
Rysunek 5.21. Zmiana szerokości kolumny B poprzez przeciąganie jej prawej krawędzi
Chcąc zmienić szerokość kilku kolumn, zaznacz je, a następnie zmień szerokość jednej z nich. Szerokość wszystkich zaznaczonych kolumn podąży za szerokością tej jednej kolumny, której szerokość zmienisz.
190
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
W celu powiększenia wysokości wybranego wiersza ustaw kursor myszy na dolnej krawędzi jego nagłówka. Wciśnij lewy przycisk myszy, przeciągnij krawędź wiersza w dół i zwolnij przycisk myszy (rysunek 5.22).
Rysunek 5.22.
Zmiana wysokości wiersza poprzez przeciąganie jego dolnej krawędzi
Aby zmienić wysokość kilku wierszy, zaznacz je, a następnie zmień wysokość jednego z nich.
Wstawianie, usuwanie i ukrywanie kolumn i wierszy Modyfikowanie struktury tabeli Wstawienie do istniejącego zakresu danych nowych pustych kolumn i wierszy pozwoli w razie potrzeby na elastyczną rozbudowę struktury istniejącej tabeli. Załóżmy, że do tabeli przedstawiającej koszty śniadań i kolacji chcesz dodać informacje o kosztach obiadów. Najlepszym rozwiązaniem będzie w tym przypadku wstawienie nowej kolumny pomiędzy kolumnami już istniejącymi. W tym celu zaznacz dowolną komórkę należącą do kolumny Kolacja, a następnie kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Wstaw, znajdującego się w grupie Komórki na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu wybierz opcję Wstaw kolumny arkusza.
Nowa kolumna pojawia się zawsze na lewo od bieżącej komórki, a wszystkie kolumny znajdujące się na prawo od niej są automatycznie przenumerowywane. Natomiast gdy wstawiamy nowy wiersz, wówczas pojawia się on zawsze powyżej komórki bieżącej, a przenumerowanie obejmuje wszystkie wiersze znajdujące się poniżej niego.
191
ABC MS Office 2016 PL
Chcąc usunąć z arkusza wybrany wiersz (lub kolumnę) wraz z całą zawartością, uaktywnij dowolną komórkę należącą do tego wiersza (lub kolumny), a następnie kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Usuń, znajdującego się w grupie Komórki na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu wybierz opcję Usuń wiersze arkusza (lub Usuń kolumny arkusza).
Ukrywanie wierszy i kolumn Należy wystrzegać się zbyt pochopnego usuwania wierszy i kolumn, ponieważ może to spowodować nieodwracalną utratę danych. Jeśli chcesz „chwilowo” pozbyć się wybranych kolumn lub wierszy, aby np. nie pojawiły się na wydruku, wówczas dobrym rozwiązaniem jest ich ukrycie. Chcąc ukryć wybrany wiersz (lub kolumnę), uaktywnij dowolną komórkę należącą do tego wiersza (lub kolumny), a następnie kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Formatuj (grupa Komórki, karta Narzędzia główne). Po otwarciu menu rozwiń podmenu Ukryj i odkryj, a następnie wybierz opcję Ukryj wiersze (lub Ukryj kolumny). Po ukryciu wiersza (lub kolumny) stanie się widoczna nieciągłość numeracji nagłówków wierszy (lub kolumn).
Dane zawarte w ukrytych komórkach są przez cały czas uwzględniane w formułach odwołujących się do tych komórek.
Aby odkryć wszystkie ukryte wiersze (lub kolumny) należące do danego arkusza, zaznacz wszystkie komórki, a następnie kliknij przycisk Formatuj, rozwiń podmenu Ukryj i odkryj i wybierz opcję Odkryj wiersze (lub Odkryj kolumny).
Scalanie i rozdzielanie komórek Łączenie kilku sąsiednich komórek w całość pozwala osiągać ciekawe efekty stylistyczne. Chcąc scalić wybrane komórki, zaznacz je, a następnie kliknij przycisk Scal i wyśrodkuj znajdujący się w grupie Wyrównanie na karcie Narzędzia główne (rysunek 5.23). Jeśli zechcesz przywrócić pierwotny podział komórek, wówczas po zaznaczeniu scalonej komórki kliknij ponownie przycisk Scal i wyśrodkuj.
192
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.23. Przykładowa tabela zawierająca komórki scalone
Formatowanie komórek w arkuszu Odpowiedni wygląd komórek arkusza pozwala na wyeksponowanie zawartych w nim danych.
Wyrównanie i obrót zawartości komórki Jeśli szerokość i wysokość komórki jest większa niż wyświetlana w niej zawartość, wówczas istotnego znaczenia nabiera sposób wyrównania zawartości komórki względem jej krawędzi. Chcąc zmienić wyrównanie zawartości komórki w poziomie, zaznacz komórkę lub grupę komórek, a następnie kliknij przycisk Wyrównaj do lewej, Wyśrodkowany lub Wyrównaj do prawej (karta Narzędzia główne, grupa Wyrównanie). Natomiast chcąc zmienić wyrównanie zawartości komórki w pionie, kliknij przycisk Wyrównaj do góry, Wyrównaj do środka lub Wyrównaj do dołu (rysunek 5.24).
W przypadku liczb wielocyfrowych nie powinieneś ingerować w sposób ich wyrównania, pozostawiając je tym samym w stanie domyślnego wyrównania do prawej krawędzi komórki.
193
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.24. Zmiana wyrównania zawartości komórki
W większości wypadków stosowanie opcji Wyrównaj do środka (w pionie) zapewnia największą czytelność danych. W uzasadnionych stylistycznie wypadkach możesz dokonać obrotu zawartości komórki o określony kąt. W tym celu zaznacz komórkę, a następnie kliknij ikonę Orientacja (karta Narzędzia główne, grupa Wyrównanie). Po otwarciu menu wskaż odpowiedni wariant (rysunek 5.25).
Rysunek 5.25. Zastosowanie opcji Obróć tekst w górę, pozwalające na zmniejszenie szerokości kolumn
Opcje Obróć tekst w górę oraz Obróć tekst w dół dają zupełnie inny efekt niż opcja Tekst pionowy (rysunek 5.26).
194
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.26. Przykładowe sposoby aranżacji tekstu
Kliknięcie przycisku Orientacja i wybranie opcji Formatuj wyrównanie komórki spowoduje otwarcie okna dialogowego dającego możliwość precyzyjnego ustawienia kąta obrotu.
Zawijanie tekstu w komórce Jeśli w wybranej komórce arkusza zostanie wpisany nieco dłuższy tekst, wówczas można go automatycznie lub „ręcznie” podzielić na większą liczbę wierszy. W poniższym przykładzie tekst wpisany w komórce B2 nie mieści się w niej (rysunek 5.27).
Rysunek 5.27.
Zbyt wąska komórka, zawierająca dużą ilość tekstu wyświetlanego w pojedynczym wierszu
Aby zapewnić odpowiedni rozkład tekstu w komórce B2, zaznacz ją, a następnie kliknij przycisk Zawijaj tekst znajdujący się w grupie Wyrównanie na karcie Narzędzia główne (rysunek 5.28).
195
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.28. Automatyczne zawijanie tekstu w komórce
Automatyczne zawijanie tekstu może być dodatkowo uzupełniane znakami ręcznego podziału wiersza. Aby wprowadzić znak ręcznego podziału wiersza, kliknij dwukrotnie komórkę B2, przechodząc w ten sposób do trybu edycji. Następnie ustaw kursor tekstowy w miejscu, w którym chcesz zakończyć wybrany wiersz, przytrzymaj na klawiaturze lewy klawisz Alt i naciśnij klawisz Enter. Tekst znajdujący się na prawo od kursora tekstowego zostanie przeniesiony do nowego wiersza w tej samej komórce (rysunek 5.29).
Rysunek 5.29. Rozkład tekstu w komórce po wprowadzeniu ręcznych podziałów wiersza
Obramowanie i wypełnienie komórek Linie siatki widoczne na ekranie nie są, zgodnie z ustawieniami domyślnymi, drukowane. Tak więc, chcąc uwidocznić strukturę tabeli, powinieneś uzupełnić wybrane komórki arkusza o odpowiednie obramowania.
Obramowanie standardowe Aby obramować komórki przykładowej tabeli zawierającej dane liczbowe oraz etykiety tekstowe, zaznacz zakres komórek B2:D5, a następnie kliknij ikonę strzałki
196
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
przyporządkowaną do przycisku Obramowania, znajdującego się w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne (rysunek 5.30). Po otwarciu menu wybierz opcję Wszystkie krawędzie.
Rysunek 5.30.
Dodawanie krawędzi do komórek tabeli
Kolejny etap pracy to wprowadzenie obramowania eksponującego nagłówki kolumn znajdujące się w pierwszym wierszu tabeli. Aby to uczynić, zaznacz zakres komórek B2:D2, a następnie kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do przycisku Obramowania i wybierz opcję Podwójna krawędź dolna (rysunek 5.31).
Rysunek 5.31. Tabela obramowana standardowo
Obramowanie niestandardowe Jeśli zamierzasz skomponować obramowanie niestandardowe, wówczas po zaznaczeniu zakresu komórek B2:D5 kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do przycisku Obramowania i wybierz opcję Więcej obramowań…. Po otwarciu okna Formatowanie komórek upewnij się, że znajdujesz się w zakładce Obramowanie. Kliknij wzorzec znajdujący się w polu Styl, a przedstawiający
197
ABC MS Office 2016 PL
np. podwójną linię, a następnie kliknij przycisk Kontur. Zaobserwuj pojawienie się zewnętrznego obramowania tabeli na podglądzie. Wybierz teraz inny wzorzec zawarty w polu Styl, a następnie kliknij przycisk Wewnątrz (rysunek 5.32). Na zakończenie kliknij przycisk OK.
Rysunek 5.32.
Niestandardowe obramowanie komórek tabeli
Chcąc lepiej ocenić efekt powstały po zastosowaniu obramowania, wyłącz na pewien czas opcję Linie siatki (karta Widok, grupa Pokazywanie).
Wypełnienie komórek kolorem, gradientem i deseniem Wypełnienie wybranych komórek jednolitym kolorem lub gradientem uatrakcyjni wygląd tabeli i dodatkowo poprawi czytelność zawartych w niej danych. Aby wypełnić komórki jednolitym kolorem, zaznacz zakres komórek (np. B2:D2), a następnie kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do przycisku Kolor wypełnienia znaj-
198
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
dującemu się w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu palety kliknij wybrany wzorzec koloru. Jeśli zamierzasz zastosować efektowny gradient kolorów, wówczas po zaznaczeniu zakresu komórek kliknij przycisk Formatuj znajdujący się w grupie Komórki na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu wybierz opcję Formatuj komórki…. Po otwarciu okna Formatowanie komórek przejdź do zakładki Wypełnienie, a następnie kliknij przycisk Efekty wypełnienia…. Po otwarciu okna Efekty wypełnienia skomponuj Gradient złożony z dwóch kolorów (rysunek 5.33).
Rysunek 5.33.
Gradientowe wypełnienie komórek
Jeśli chcesz usunąć wypełnienie komórki, zaznacz ją, a następnie kliknij przycisk Kolor wypełnienia i wybierz opcję Brak wypełnienia (nie pomyl się i nie kliknij wzorca reprezentującego kolor biały!).
Formatowanie czcionki Prawidłowy dobór wyglądu czcionki to kolejny warunek, który trzeba spełnić, by dane zapisane w tabeli były czytelne. Jeśli chcesz zmienić wygląd czcionki, zaznacz komórkę lub zakres komórek, a następnie skorzystaj z pól Czcionka i Rozmiar czcionki oraz przycisków Pogrubienie, Kursywa i Podkreślenie. Aby dokonać bardziej zaawansowanych ustawień, kliknij ikonę strzałki, położoną w prawym dolnym rogu grupy Czcionka na karcie Narzędzia główne. Ciekawy efekt stylistyczny można osiągnąć, zmieniając wygląd fragmentu tekstu lub nawet pojedynczego znaku w komórce. Aby to uczynić, przejdź do trybu edycji komórki (naciskając klawisz F2 na klawiaturze), zaznacz wybrany fragment tekstu, a następnie skorzystaj z przycisków należących do grupy Czcionka (rysunek 5.34).
199
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.34. Zmiana wyglądu pojedynczych znaków w komórce
Formaty liczbowe, czyli sposób na zmianę wyglądu liczb Dostosowując format liczby, możemy m.in. zmniejszać lub zwiększać liczbę cyfr występujących po przecinku dziesiętnym, dodawać do wyświetlanej liczby symbol wybranej waluty, wyświetlać liczbę w postaci procentowej lub też sprawiać, by liczba przyjmowała postać konkretnej daty.
Rzeczywista wartość liczby, wpisana w komórce i uwzględniana przy obliczeniach, nie ulega zmianie i jest zawsze widoczna na Pasku formuły.
Zaokrąglanie liczb Chcąc określić dokładność, z jaką liczba jest wyświetlana, zaznacz zawierającą ją komórkę, a następnie skorzystaj z przycisków Zmniejsz dziesiętne lub Zwiększ dziesiętne, znajdujących się w grupie Liczba na karcie Narzędzia główne. Wyeliminowanie wszystkich miejsc dziesiętnych pozwoli na zaokrąglenie danej liczby do postaci całkowitej (rysunek 5.35). W przypadku tworzenia zestawień zawierających dane o różnej liczbie miejsc dziesiętnych powinieneś ujednolicić liczbę tych miejsc, co zagwarantuje, że cyfry jedności, dziesiątek itd. znajdą się pod sobą (rysunek 5.36).
Format procentowy Chcąc zastosować format procentowy, zaznacz komórkę, w której uprzednio wpisano liczbę, a następnie kliknij przycisk Zapis procentowy (karta Narzędzia główne, grupa Liczba).
200
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.35. Wyświetlanie liczby zaokrąglonej (w obszarze komórki) oraz niezaokrąglonej (na Pasku formuły)
Rysunek 5.36. Zestawienie liczb o wymuszonej jednakowej liczbie miejsc dziesiętnych
Zastosowanie formatu procentowego sprawia, że — oprócz dodania symbolu % — wartość liczby, która znajdowała się w komórce, zostaje pomnożona przez 100. Natomiast jeśli sekwencja czynności jest odwrotna (tzn. najpierw nadasz komórce format procentowy, a dopiero potem wpiszesz w niej liczbę), wówczas ta liczba pozostaje niezmieniona. Aby określić dokładność liczby wyświetlanej w formacie procentowym, skorzystaj ze znanych Ci przycisków Zmniejsz dziesiętne lub Zwiększ dziesiętne.
201
ABC MS Office 2016 PL
Symbole walut w formacie księgowym Jeżeli chcesz dodać do liczby domyślny symbol waluty, zaznacz komórkę, a następnie kliknij przycisk Księgowy format liczb (karta Narzędzia główne, grupa Liczba).
Jeśli korzystasz ze standardowo skonfigurowanej polskiej wersji systemu operacyjnego Windows, wówczas obok liczby pojawi się symbol zł, zaś jej dokładność zostanie rozszerzona do dwóch miejsc po przecinku (a więc do groszy). Jeżeli zamierzasz zastosować inny symbol waluty niż domyślny, wówczas kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do przycisku Księgowy format liczb. Po otwarciu menu wybierz format księgowy reprezentujący odpowiednią walutę (np. Euro) — rysunek 5.37.
Rysunek 5.37. Wstawianie symbolu waluty poprzez nadawanie wybranego formatu księgowego
Chcąc zastosować symbol waluty nieobecny na podręcznej liście formatów, wybierz opcję Więcej formatów księgowych…. Po otwarciu okna Formatowanie komórek rozwiń listę Symbol i wybierz odpowiadający Ci wariant. Szczególną uwagę zwróć na różne symbole waluty euro (rysunek 5.38). Aby zaokrąglić liczbę do pełnych jednostek monetarnych (eliminując grosze, centy, pensy itd.), posłuż się polem Miejsca dziesiętne.
Chcąc przywrócić liczbie pierwotny format liczbowy, zaznacz komórkę, a następnie rozwiń listę przyporządkowaną do pola Format liczb (karta Narzędzia główne, grupa Liczba) i wybierz opcję Ogólne.
202
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.38. Przykładowe formaty księgowe
Separator tysięcy Jeśli nie chcesz stosować symbolu waluty, ale równocześnie zależy Ci na tym, by liczby wielocyfrowe były czytelne, wówczas wprowadź format księgowy bez symbolu waluty. Aby to uczynić, zaznacz odpowiednie komórki i kliknij przycisk Zapis dziesiętny (karta Narzędzia główne, grupa Liczba). W razie potrzeby usuń miejsca dziesiętne.
Format daty Aby wprowadzić w wybranej komórce liczbę reprezentującą datę, wpisz odpowiednią sekwencję znaków (np. 2012-12-13 lub 12-12-13).
Jeśli Excel zaakceptuje ten wpis jako datę (a więc tym samym jako liczbę), wówczas automatycznie wyrówna go do prawej strony. Jeżeli tak się nie stanie i data pozostanie wyrównana do lewej strony, wówczas oznacza to, że wpisałeś liczbę w formacie, który nie jest rozpoznawany przez Excela (rysunek 5.39).
Rysunek 5.39.
Przykładowe wyrażenia wpisane do arkusza, z których tylko jedno zostało zinterpretowane jako data
203
ABC MS Office 2016 PL
Aby zmienić format daty, kliknij komórkę przechowującą datę, a następnie rozwiń listę Format liczb (karta Narzędzia główne, grupa Liczba) i wybierz opcję Data długa. Jeśli chcesz wprowadzić niestandardowy format daty, po rozwinięciu listy Format liczb wybierz opcję Więcej formatów liczb…, a następnie przejdź do kategorii Data i w polu Typ zaznacz odpowiadający Ci wariant. Chcąc dokonać selektywnej edycji daty (np. zmienić dzień, a pozostawić niezmieniony rok i miesiąc), skorzystaj z Paska formuły lub kliknij dwukrotnie komórkę zawierającą datę.
Automatyzacja formatowania: Malarz formatów, motywy i style Malarz formatów Malarz formatów umożliwia szybkie kopiowanie wyglądu z wybranej komórki wzorcowej do innych komórek w arkuszu. Aby to uczynić: 1. Zaznacz komórkę, która została uprzednio sformatowana. 2. Kliknij jednokrotnie przycisk Malarz formatów znajdujący się w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne. Zaobserwuj pojawienie się ruchomej linii, wyznaczającej obszar wzorcowy. 3. Przenieś kursor myszy z powrotem w obszar arkusza i zauważ zmianę jego kształtu (rysunek 5.40).
Rysunek 5.40.
204
Kopiowanie wyglądu komórki wzorcowej (B2) do innych komórek przy użyciu Malarza formatów
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
4. Kliknij wybraną komórkę lub zaznacz wybrany zakres komórek. Po zwolnieniu przycisku myszy zaobserwuj upodobnienie się zaznaczonych komórek do komórki wzorcowej.
Jeśli zechcesz USUNĄĆ z wybranych komórek arkusza TYLKO ELEMENTY FORMATOWANIA (czyli np. obramowanie i wypełnienie) i przywrócić domyślny wygląd czcionki oraz domyślny format liczbowy (Ogólne), ZACHOWUJĄC PRZY TYM LICZBY I TEKST w tych komórkach: 1. Zaznacz pojedynczy zakres komórek lub kilka zakresów rozłącznych, przytrzymując klawisz Ctrl. 2. Kliknij przycisk Wyczyść (karta Narzędzia główne, grupa Edytowanie). 3. Po otwarciu menu wybierz opcję Wyczyść formaty. Aby z kolei USUNĄĆ Z KOMÓREK WSZYSTKO (a więc – wraz z formatowaniem – również wyświetlane w nich liczby i tekst), wybierz opcję Wyczyść wszystko.
Stosowanie stylów Podobnie jak Word, również i Excel udostępnia mechanizm stylów, który pozwala na jeszcze większe zautomatyzowanie formatowania. Chcąc do wybranych komórek arkusza przyporządkować określony styl, zaznacz je, a następnie kliknij przycisk Style komórki znajdujący się w grupie Style na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu galerii stylów kliknij wzorzec wybranego stylu.
Najbardziej uniwersalnym sposobem formatowania jest stosowanie stylów należących do kategorii Style komórki z motywem. W takim przypadku, formatując nagłówki kolumn i wierszy tabeli, możesz np. wprowadzać mocniejsze Akcenty, zaś w odniesieniu do komórek zawierających dane — stosować Akcenty słabsze. Innym sposobem na wprowadzenie stylów jest zaznaczenie wybranego zakresu arkusza, a następnie kliknięcie przycisku Formatuj jako tabelę (karta Narzędzia główne, grupa Style) i wskazanie wybranego wzorca. Należy podkreślić, że w tym przypadku zakres komórek zostanie przekonwertowany na obiekt typu tabela,
205
ABC MS Office 2016 PL
a dodatkowo zostanie wyposażony w narzędzia bazodanowe (służące np. do sortowania i filtrowania danych) — patrz rozdział 6. „Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy > Porządkowanie danych”.
Mechanizmy usprawniające edycję Szybkie przemieszczanie się w obszarze arkusza Obszar arkusza oddany do Twojej dyspozycji jest ogromny: składa się z ponad 16 tysięcy kolumn oraz ponad miliona wierszy! Trudno nawet wyobrazić sobie, że dane, nad którymi pracujesz, mogłyby wypełniać całą przestrzeń arkusza. Dane zawarte w arkuszu mogą jednak być na tyle rozległe, że przemieszczanie się do odległych komórek wyłącznie przy wykorzystaniu suwaków przewijania stanie się uciążliwe. Aby tego uniknąć, stosuj szybką nawigację, wykorzystując klawiaturę. Pamiętaj, że:
Naciśnięcie na klawiaturze wybranej strzałki kursora w dół, w górę, w lewo lub w prawo spowoduje przemieszczenie zaznaczenia do jednej z sąsiednich komórek.
Przytrzymanie klawisza Ctrl i równoczesne naciśnięcie na klawiaturze wybranej strzałki kursora spowoduje przejście do pierwszej niepustej komórki, napotkanej „po drodze” w danym wierszu lub kolumnie. Jeśli kolumna lub wiersz okażą się puste, wówczas znajdziemy się na samym początku lub końcu kolumny albo wiersza.
Naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Home spowoduje powrót do pierwszej komórki arkusza o adresie A1.
Autouzupełnianie zawartości komórek Jeśli w wybranej komórce arkusza rozpoczniesz wpisywanie sekwencji znaków odpowiadających tekstowi innej komórki w tej samej kolumnie, wówczas Excel automatycznie uzupełni Twój wpis o pozostałe znaki (rysunek 5.41). Aby zatwierdzić proponowany wpis, naciśnij klawisz Enter. Natomiast chcąc pozbyć się dodanej automatycznie sekwencji znaków, naciśnij klawisz Backspace lub Delete. Jeśli autouzupełnianie nie działa, wówczas otwórz okno Opcje programu Excel, przejdź do kategorii Zaawansowane i uaktywnij opcję Włącz Autouzupełnianie wartości komórek.
206
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.41. Przykład automatycznego uzupełniania zawartości komórki
Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek Wykorzystanie Schowka pozwoli Ci na usprawnienie prac związanych z edycją arkusza.
Kopiowanie i przenoszenie zawartości komórek Aby przenieść zawartość wybranych komórek arkusza, zaznacz je, a następnie kliknij przycisk Wytnij znajdujący się w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne. Zauważ, że z zaznaczonych komórek nie została usunięta zawartość, a zamiast tego wokół zaznaczonego zakresu pojawiła się ruchoma krawędź (rysunek 5.42).
Rysunek 5.42. Wycięcie zawartości komórek do Schowka
207
ABC MS Office 2016 PL
Zaznacz teraz komórkę D1, która wyznaczy lewy górny róg zakresu danych wstawianych ze Schowka, a następnie kliknij przycisk Wklej (karta Narzędzia główne, grupa Schowek). Zauważ, że dopiero teraz została usunięta zawartość z komórek, które zaznaczyłeś przed wykonaniem operacji Wytnij. Po wklejeniu zawartości Schowka do arkusza, usuń zaznaczenie zakresu komórek.
Aby skopiować fragment arkusza (a nie przenosić go), zamiast operacji Wytnij wykonaj operację Kopiuj.
Oprócz kopiowania tekstu, Schowek pozwala na szybkie i zautomatyzowane kopiowanie formuł zapisanych w komórkach (patrz rozdział 6. „Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy > Automatyzacja obliczeń poprzez wprowadzanie formuł > Szybkie kopiowanie formuł”).
Schowek jest wygodnym sposobem kopiowania lub przenoszenia informacji pomiędzy dwoma różnymi arkuszami tego samego skoroszytu lub nawet innych skoroszytów. Jeśli chcesz, aby wymiana informacji za pośrednictwem Schowka uwzględniała nie tylko zawartość i wygląd komórek, ale również rozmiary kolumn (lub wierszy), wówczas, wskazując obszar źródłowy, zaznaczaj całe kolumny (lub wiersze), a wskazując obszar docelowy, zaznaczaj pierwszą od góry komórkę w danej kolumnie (czyli należącą do wiersza 1) lub pierwszą od lewej strony komórkę w danym wierszu (czyli należącą do kolumny A). Jeżeli nie jesteś pewien, czy wklejenie zawartości Schowka do wybranego miejsca w arkuszu przyniesie pożądany efekt, wówczas skorzystaj z podglądu — kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do przycisku Wklej, a po rozwinięciu menu umieść kursor myszy (bez klikania) na ikonie Wklej.
Zmiana kolejności kolumn i wierszy Schowek może być stosowany jako narzędzie umożliwiające szybką przebudowę struktury tabeli. Oznacza to, że za jego pomocą możesz kopiować całe kolumny, wiersze i komórki, a nie tylko ich zawartość.
208
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Załóżmy, że w tabeli, nad którą pracujesz, okazała się konieczna zamiana kolejności kolumn, tak by kolumna Imię znalazła się przed kolumną Nazwisko. Aby to uczynić: 1. Zaznacz kolumnę C (Imię), klikając jej nagłówek. 2. Kliknij przycisk Wytnij (karta Narzędzia główne, grupa Schowek). 3. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny B (Nazwisko), a następnie po otwarciu menu wybierz opcję Wstaw wycięte komórki (rysunek 5.43).
Rysunek 5.43. Przenoszenie kolumny C, wyciętej uprzednio do Schowka, przed kolumnę B
Podobnie jak Word, również i Excel daje możliwość kopiowania lub wycinania do Schowka zawartości wielu różnych fragmentów arkusza i tym samym tworzenia kolekcji, z której możesz później wybierać określony element przeznaczony w danym momencie do wklejenia (patrz rozdział 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Usprawnianie edycji > Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek > Kolekcja Schowka”). 1. Schowek jest dla Worda i Excela przestrzenią wspólną. I tak: 2. Jeśli podczas pracy w Wordzie skopiujesz do Schowka np. jakiś fragment tekstu, wówczas – po przejściu do Excela – w oknie Schowka zobaczysz go i, w razie potrzeby, będziesz mógł wkleić do arkusza. 3. Jeśli podczas pracy w Excelu skopiujesz do Schowka np. zaznaczony zakres komórek, wówczas – po przejściu do Worda – w oknie Schowka zobaczysz je i, w razie potrzeby, będziesz mógł wkleić do dokumentu, tworząc w nim automatycznie tabelę.
209
ABC MS Office 2016 PL
Efektem przeprowadzonej operacji jest przeniesienie całej kolumny Imię (a więc komórek wraz z ich zawartością, wyglądem i rozmiarami) przed kolumnę Nazwisko. W analogiczny sposób, operując na nagłówkach wybranych wierszy, możesz przenosić wiersze w górę lub w dół, wraz z ich całą zawartością.
Wklejanie przefiltrowanej zawartości Oprócz kopiowania oraz przenoszenia zawartości komórek wraz z ich wyglądem, Excel pozwala na filtrowanie zawartości Schowka podczas wklejania. Do czego może Ci się to przydać? Klasyczny przykład to kopiowanie zawartości komórek z jednej, już sformatowanej tabeli, do drugiej, która także została już sformatowana, lecz według innego wzorca. Tradycyjne kopiowanie zniszczyłoby wygląd tabeli docelowej. Aby tego uniknąć, podczas wklejania zawartości Schowka do arkusza kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Wklej (karta Narzędzia główne, grupa Schowek), a po otwarciu menu kliknij ikonę Wartości znajdującą się w sekcji Wklej wartości. Jeśli będziesz chciał skopiować formuły bez ich wyglądu, skorzystaj z ikony Formuły, przyporządkowanej do sekcji Wklej. Aby uzyskać dokładniejszą kontrolę nad sposobem filtrowania zawartości Schowka, kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Wklej, a następnie wybierz opcję Wklej specjalnie….
Transpozycja Excel pozwala na szybkie przebudowanie struktury tabeli, polegające na zamianie kolumn na wiersze (a tym samym również wierszy na kolumny). Aby to uczynić, skopiuj do Schowka wybrany zakres komórek, a następnie zaznacz komórkę, która wyznaczy lewy górny róg transponowanej tabeli. Teraz kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku przyciskowi Wklej, a następnie kliknij ikonę Transpozycja, przyporządkowaną do sekcji Wklej (rysunek 5.44).
Przeprowadzanie operacji obliczeniowych Podczas wklejania zawartości liczbowej ze Schowka jest możliwe przeprowadzenie kilku podstawowych operacji arytmetycznych. Załóżmy, że dysponujesz dwoma tabelami, z których jedna opisuje przychody, a druga koszty. Aby obliczyć dochód lub stratę, będzie konieczne obliczenie różnic dla poszczególnych par liczb tworzących te tabele. W tym celu:
210
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.44. Tabela źródłowa oraz jej odpowiednik poddany transpozycji
1. Skopiuj zakres komórek od B1 do C4 do komórek od F1 do G4. W komórce F1 zmień etykietę Przychody na Dochód/Strata (rysunek 5.45).
Rysunek 5.45.
Przykładowe zestawienie przychodów i kosztów
2. Zaznacz komórki D3:E4, zawierające dane liczbowe opisujące koszty i kliknij przycisk Kopiuj (karta Narzędzia główne, grupa Schowek). 3. Zaznacz teraz komórkę F3, a następnie kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Wklej i wybierz opcję Wklej specjalnie…. Po otwarciu okna Wklejanie specjalne wybierz opcję Odejmij (sekcja Operacja) i kliknij przycisk OK. 4. Zaobserwuj pojawienie się w tabeli Dochód/Strata liczb stanowiących różnicę pomiędzy liczbami, które były pierwotnie zawarte w komórkach F3:G4, a tymi, które zostały do tych komórek wklejone przy zastosowaniu operacji Odejmij (rysunek 5.46).
211
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.46.
Tabela Dochód/Strata powstała w wyniku odjęcia kosztów od przychodów
Szybkie kopiowanie i przenoszenie metodą przeciągnij i upuść Chcąc szybko przenieść zawartość i wygląd pojedynczej komórki (lub zakresu komórek), zaznacz ją, a następnie ustaw kursor myszy nad jedną z krawędzi wyznaczającej obszar zaznaczenia. Zaobserwuj zmianę kształtu kursora myszy (rysunek 5.47).
Rysunek 5.47.
Umieszczenie kursora myszy na krawędzi zaznaczonego zakresu przeznaczonego do przeniesienia
Wciśnij teraz lewy przycisk myszy, przesuń kursor myszy do miejsca docelowego i zwolnij przycisk.
Aby zamiast przeniesienia zrealizować kopiowanie, podczas zwalniania przycisku myszy trzymaj wciśnięty na klawiaturze klawisz Ctrl. Zaobserwuj pojawienie się w sąsiedztwie kursora myszy niewielkiego znaku + (rysunek 5.48). Klawisz Ctrl przestań przytrzymywać dopiero po zwolnieniu przycisku myszy!
Aby dokonać kopiowania lub przeniesienia z filtrowaniem, przeciągnij zaznaczenie prawym przyciskiem myszy. Po jego zwolnieniu zostanie otwarte menu kontekstowe, z którego będziesz mógł wybrać odpowiednią opcję (np. Kopiuj tutaj tylko wartości).
212
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.48. Kopiowanie zaznaczonego zakresu komórek poprzez ich przeciąganie przy wciśniętym klawiszu Ctrl
Znajdowanie i zamienianie zawartości komórek Tak jak edytor Word, również i Excel umożliwia przeszukanie zawartości komórek w celu znalezienia zadanego ciągu znaków i ewentualnej jego zamiany na inny zestaw znaków. Oprócz tego funkcja Znajdowanie i zamienianie może być bardzo pomocna np. w szybkim poprawieniu danych zawartych w arkuszu. Załóżmy, że w Twojej tabeli znalazły się dane liczbowe, w których został zastosowany separator w postaci znaku kropki, a nie przecinka. Błędny separator powoduje, że te liczby są traktowane jako zwykły tekst, a ich wartości nie są uwzględniane podczas dokonywania jakichkolwiek obliczeń (rysunek 5.49).
Rysunek 5.49. Liczby zawierające niepoprawny symbol separatora Korzystając z funkcji Znajdowanie i zamienianie, zastąpimy teraz kropki przecinkami. Aby to uczynić, zaznacz zakres komórek B2:B4 i kliknij przycisk Znajdź i zaznacz znajdujący się w grupie Edytowanie na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu wybierz opcję Zamień…. Po otwarciu okna Znajdowanie i zamienianie w polu Znajdź wstaw znak kropki, zaś w polu Zamień na umieść przecinek i kliknij przycisk Zamień wszystko (rysunek 5.50).
213
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.50. Automatyczna zamiana znaków w zaznaczonych komórkach
Jeśli przed wykonaniem operacji Zamień wszystko nie zaznaczyłbyś zakresu komórek B2:B4, wówczas wyszukanie i zamiana kropek na przecinki dotyczyłyby wszystkich komórek arkusza, a nie tylko tych zaznaczonych. W takim zaś przypadku nastąpiłaby we frazach woj. całkowicie błędna zamiana kropek na przecinki. Kolejny etap poprawiania danych zawartych w tabeli będzie dotyczyć zmian w treści etykiet tekstowych. Załóżmy, że doszedłeś do wniosku, iż fraza woj. jest niepotrzebna i należy ją usunąć. Aby to uczynić, otwórz okno Znajdowanie i zamienianie. W polu Znajdź wpisz frazę woj., a zaraz za nią znak spacji. Pole Zamień na pozostaw puste i kliknij przycisk Zamień wszystko. Po wprowadzeniu zmian do tabeli przeanalizuj jej zawartość (rysunek 5.51).
Rysunek 5.51.
214
Tabela o skorygowanych formatach liczbowych i zmienionych etykietach tekstowych
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Wypełnianie komórek seriami danych i listami Excel umożliwia szybkie wypełnianie komórek arkusza seriami liczb oraz frazami tekstowymi. Dzięki temu w automatyczny sposób wypełnisz tabelę np. kolejnymi liczbami porządkowymi czy też nazwami miesięcy lub dni tygodnia.
Wstawianie serii liczb i dat Załóżmy, że jedna z kolumn tabeli, którą wypełniasz, zawiera liczby porządkowe. Chcąc uniknąć żmudnego wpisywania kolejnych liczb, wygeneruj automatycznie serię liczb. W tym celu: 1. W komórce rozpoczynającej kolumnę przeznaczoną na liczby porządkowe wpisz 1 i naciśnij klawisz Enter. 2. Ponownie zaznacz tę komórkę i umieść kursor myszy nad niewielkim kwadratem położonym w jej prawym dolnym rogu (jest to tzw. uchwyt wypełniania). Zauważ, że kształt kursora myszy uległ zmianie — przyjął postać niewielkiego krzyżyka (rysunek 5.52).
Rysunek 5.52.
Zmiana kształtu kursora myszy po umieszczeniu go nad uchwytem wypełniania
3. Przytrzymując na klawiaturze klawisz Ctrl, wciśnij lewy przycisk myszy i rozpocznij przeciąganie uchwytu wypełniania w dół. Zaobserwuj pojawienie się niewielkiego „dymka”, informującego na bieżąco o wartości ostatniej liczby (rysunek 5.53). 4. W odpowiednim momencie zwolnij przycisk myszy, po czym usuń zaznaczenie zakresu komórek. Jeśli przeciągniesz uchwyt wypełniania komórki zawierającej liczbę w formacie daty (np. 2012-12-13 lub 12-12-13), wówczas wygenerujesz serię dat reprezentujących kolejne dni (rysunek 5.54).
215
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.53. Generowanie serii liczb poprzez przeciąganie uchwytu wypełniania przy wciśniętym klawiszu Ctrl
Rysunek 5.54. Generowanie serii dat
Aby wygenerować serię liczb o przyroście (czyli tzw. kroku) innym niż 1, zaznacz komórkę zawierającą liczbę początkową serii, a następnie kliknij przycisk Wypełnij znajdujący się w grupie Edytowanie na karcie Narzędzia główne. Po otwarciu menu wybierz opcję Seria danych…. W oknie Serie wypełnij pola Wartość kroku oraz Wartość końcowa. W sekcji Serie wybierz opcję Wiersze lub Kolumny i kliknij przycisk OK. Excel potrafi generować kolejne liczby również w sytuacji, gdy zostały one dopisane do tekstu umieszczonego w tej samej komórce. I tak np. po przeciągnięciu uchwytu wypełniania komórki zawierającej frazę Dzień 1 w kolejnych komórkach zostaną wygenerowane teksty uzupełnione liczbami (rysunek 5.55).
216
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.55.
Wygenerowana seria wpisów składających się z tekstu oraz liczby
Listy niestandardowe Korzystanie z list wbudowanych Załóżmy, że przygotowujesz tabelę przedstawiającą ewidencję kosztów za poszczególne miesiące. Aby w komórkach wybranego wiersza tabeli wstawić nazwy kolejnych miesięcy, wpisz w wybranej komórce skrót sty lub pełny wyraz styczeń (możesz również wpisać Styczeń lub STYCZEŃ), a następnie przeciągnij jej uchwyt wypełniania w prawo (rysunek 5.56).
Rysunek 5.56. Generowanie nazw miesięcy W analogiczny sposób możesz wypełnić komórki nazwami dni tygodnia, rozpoczynając listę np. od wyrazu poniedziałek lub skrótu pn.
Tworzenie własnych list Jeśli oprócz nazw dni tygodnia oraz miesięcy posługujesz się często innymi zestawieniami (np. nazwiskami osób, nazwami województw itd.), wówczas warto je zapamiętać, czyniąc z nich nowe listy niestandardowe. W tym celu: 1. W kolejnych komórkach arkusza wpisz elementy, na podstawie których zostanie utworzona nowa lista (rysunek 5.57).
Rysunek 5.57.
Zawartość komórek stanowiąca podstawę do utworzenia listy
2. Zaznacz wypełnione komórki.
217
ABC MS Office 2016 PL
3. Przejdź teraz do menu Plik i kliknij przycisk Opcje. Po otwarciu okna Opcje programu Excel przejdź do kategorii Zaawansowane i kliknij przycisk Edytuj listy niestandardowe…, znajdujący się prawie na samym dole okna w sekcji Ogólne. 4. Po otwarciu okna Listy niestandardowe kliknij przycisk Importuj. Zaobserwuj pojawienie się nowej listy w polu Listy niestandardowe (rysunek 5.58).
Rysunek 5.58.
Importowanie nowej listy niestandardowej
Lista niestandardowa może być podstawą do zastosowania niestandardowego kryterium sortowania, innego niż sortowanie alfabetyczne (patrz rozdział 6. „Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy > Porządkowanie danych > Sortowanie danych”).
Listy rozwijane Wypełnianie komórek poprzez wybór elementu z listy stanowi kolejny mechanizm ułatwiający edycję arkusza oraz pozwalający na lepszą kontrolę danych i eliminowanie błędów. Załóżmy, że prowadzona przez Ciebie ewidencja wydatków wymaga wpisywania kategorii opisującej rodzaj poniesionego kosztu. Aby usprawnić wprowadzanie danych do ewidencji wydatków: 1. Przygotuj dodatkową listę złożoną z elementów wpisanych do kolumny Kategoria (rysunek 5.59).
218
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.59. Ewidencja wydatków uzupełniona o listę Kategoria
2. Zaznacz komórkę B3, a następnie kliknij przycisk Poprawność danych znajdujący się w grupie Narzędzia danych na karcie Dane. 3. Po otwarciu okna Sprawdzanie poprawności danych upewnij się, że znajdujesz się w zakładce Ustawienia. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Dozwolone i wybierz opcję Lista. Zaobserwuj pojawienie się pola o nazwie Źródło. 4. Kliknij pole Źródło, a następnie zaznacz zakres komórek E3:E8 (a więc bez komórki E2 z etykietą Kategoria) i kliknij przycisk OK. 5. Korzystając ze Schowka (lub uchwytu wypełniania komórki B3), skopiuj zawartość komórki B3 do kolejnych komórek należących do tej samej kolumny Cel (B4, B5, B6 itd., w zależności od potrzeb). 6. Od tego momentu jeśli będziesz chciał wypełnić którąś z komórek należących do kolumny Cel, zaznacz ją, a następnie kliknij ikonę strzałki, która pojawi się po jej prawej stronie. Po rozwinięciu listy wskaż wybrany element (rysunek 5.60).
Rysunek 5.60.
Wypełnianie komórki poprzez wybieranie jednego z elementów listy
219
ABC MS Office 2016 PL
Formatowanie stron i drukowanie Podział arkusza na strony Bardzo często dane zawarte w arkuszu są na tyle obszerne, iż nie mieszczą się na pojedynczej stronie wydruku. W takim przypadku kolumny i wiersze arkusza zostaną wydrukowane na osobnych stronach (dwóch, kilku, kilkunastu lub nawet na znacznie większej liczbie stron). Przed rozpoczęciem drukowania należy zadbać o odpowiedni podział arkusza na strony, co zapewni czytelność danych i łatwe wyszukiwanie informacji na wydruku.
Podgląd podziału stron Pracując nad zawartością arkusza, korzystałeś dotychczas z widoku Normalnego, który jest oderwany od ograniczeń związanych z powierzchnią wydruku. Aby zobaczyć, w jaki sposób dane zawarte w arkuszu zostaną podzielone na poszczególne strony, kliknij przycisk Podgląd podziału stron znajdujący się w grupie Widoki skoroszytu na karcie Widok. Po przejściu do podglądu obszar arkusza niepodlegający wydrukowi zostanie oznaczony kolorem szarym, zaś obszar podlegający wydrukowi zostanie otoczony granatową krawędzią. Jeśli w obszarze wydruku dostrzeżesz pionowe bądź poziome przerywane linie, wówczas będzie to oznaczać, że ten obszar ulegnie podziałowi na poszczególne strony wydruku według granic wyznaczonych tymi liniami (rysunek 5.61).
Układ strony Aby przyjrzeć się dokładnie poszczególnym fragmentom arkusza, z których każdy ma być wydrukowany na osobnej stronie, kliknij przycisk Układ strony (grupa Widoki skoroszytu, karta Widok). W widoku Układ strony poszczególnym fragmentom arkusza podzielonym na strony będą towarzyszyć marginesy oraz linijki (pozioma i pionowa) „przyklejone” do nagłówków kolumn i wierszy (rysunek 5.62). Chcąc przejść do wybranej strony wydruku, przesuń suwaki przewijania tak, by wyświetlić przynajmniej jej fragment, a następnie kliknij w jej obszarze.
220
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.61.
Dane przeznaczone do wydruku, wyświetlane w widoku Podgląd podziału stron
Praca nad zawartością arkusza może odbywać się w widoku Układ strony dokładnie tak, jak w przypadku stosowania widoku Normalnego. Trzeba jednak przyznać, że nie jest to najwygodniejsze rozwiązanie, chociażby z powodu „marnowania” dużej ilości miejsca przeznaczonego na wyświetlanie marginesów. Z tego więc powodu widok Układ strony nie powinien być stosowany podczas prac nad zawartością arkusza, a jedynie podczas jego końcowego formatowania przed wydrukowaniem.
221
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.62. Arkusz w widoku Układ strony
Dobieranie formatu strony Jeśli zawartość arkusza jest zbyt duża, by zmieścić się na pojedynczej kartce papieru (zazwyczaj formatu A4), wówczas należy sprawdzić, czy w widoku Podgląd podziału stron występują tylko podziały poziome (pomiędzy wierszami) czy również pionowe (pomiędzy kolumnami). Podziały pionowe są, z punktu widzenia czytelności wydruku, zdecydowanie bardziej niewygodne. Jeśli szerokość danych zawartych w arkuszu tylko nieznacznie wykracza poza szerokość strony (np. w obszarze strony nie mieści się tylko jedna lub dwie kolumny), wówczas najprostszym sposobem „upakowania” wszystkich kolumn obok siebie jest zmiana orientacji strony. Aby to uczynić, kliknij przycisk Orientacja znajdujący się w grupie Ustawienia strony na karcie Układ strony. Po otwarciu menu wybierz opcję Pozioma. Niezależnie od zmiany orientacji strony, możesz pomniejszyć nieco lewy i prawy margines. Aby to uczynić, kliknij przycisk Marginesy (grupa Ustawienia strony, karta Układ strony), a następnie wybierz opcję Marginesy niestandardowe…. Po otwarciu zakładki Marginesy należącej do okna Ustawienia strony zmniejsz wartości liczbowe przyporządkowanej do pól Lewy oraz Prawy. Przeanalizuj ponownie wygląd arkusza w widoku Podgląd podziału stron. W szczególności zwróć uwagę na to, czy zniknęły bądź przemieściły się pionowe przerywane linie. Jeśli dysponujesz drukarką obsługującą format A3, wówczas warto zastanowić się nad zastosowaniem właśnie tego formatu do wydrukowania rozległego arkusza. Aby powiększyć rozmiar strony przyporządkowanej do arkusza, kliknij
222
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
przycisk Rozmiar (grupa Ustawienia strony, karta Układ strony). Po otwarciu menu wybierz opcję A3 (format A3 będzie dostępny tylko wówczas, gdy w systemie Windows jest zainstalowana drukarka obsługująca ten format lub gdy jest zainstalowana jakaś drukarka wirtualna — np. PDF Creator, umożliwiający wydruk arkusza do pliku w formacie PDF).
Przeskalowanie arkusza Jeśli zmiana orientacji strony lub powiększenie jej rozmiaru nie wyeliminowały podziałów pionowych, wówczas spróbuj dodatkowo zmniejszyć szerokość kolumn w arkuszu. Jeżeli i to nie przyniosło rezultatu, warto pokusić się o odpowiednie przeskalowanie rozmiarów arkusza tak, by proporcjonalnie go pomniejszyć i „upchnąć na szerokość”. Aby to zrobić, przejdź do karty Układ strony i kliknij strzałkę przyporządkowaną do pola Szerokość (grupa Skalowanie do rozmiaru). Po rozwinięciu listy wybierz odpowiednią opcję (np. 1 strona). Po uaktywnieniu tej opcji arkusz ulegnie automatycznemu przeskalowaniu, a skala pomniejszenia będzie widoczna w polu Skala. Jeśli okaże się, że skala zaproponowana przez Excel jest zbyt mała, by zapewnić czytelność wydruku, wówczas będziesz musiał zrezygnować z ograniczenia szerokości wydruku do pojedynczej strony. Aby to uczynić, kliknij ponownie strzałkę przyporządkowaną do pola Szerokość i wybierz opcję Automatycznie, a następnie w polu Skala ustaw wartość 100%.
Podczas przeskalowywania arkusza korzystaj z widoków Podgląd podziału stron oraz Układ strony, aby sprawdzać na bieżąco efekt wprowadzanych zmian.
Sterowanie podziałami arkusza na strony W przypadku, gdy podziału arkusza na strony nie uda się uniknąć, Excel daje możliwość dokładnego określenia miejsc, w których podziały wystąpią. Chcąc skontrolować i ewentualnie zmodyfikować podziały stron, przejdź do widoku Podgląd podziału stron. Aby skorygować podział wierszy arkusza pomiędzy poszczególnymi stronami, umieść kursor myszy nad poziomą przerywaną linią podziału strony, wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij podział strony w górę lub w dół (rysunek 5.63).
223
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.63. Przenoszenie poziomego podziału strony
Jeżeli chcesz wstawić dodatkowy poziomy podział strony, kliknij nagłówek wiersza, który powinien rozpocząć nową stronę (zaznaczając go), a następnie kliknij przycisk Znaki podziału (grupa Ustawienia strony, karta Układ strony). Po otwarciu menu wybierz opcję Wstaw podział strony.
Ręczny podział strony wstawiony przez użytkownika jest — w odróżnieniu od podziału automatycznego proponowanego przez Excel — oznaczany linią ciągłą. Jeśli wstawiony podział strony okaże się w przyszłości zbyteczny, wówczas zaznacz którąkolwiek z komórek znajdujących się bezpośrednio POD LINIĄ PODZIAŁU, a następnie kliknij przycisk Znaki podziału i wybierz opcję Usuń podział strony.
Ograniczenie zakresu wydruku Jeśli zamierzasz wydrukować jedynie fragment arkusza, wówczas zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Obszar wydruku (grupa Ustawienia strony, karta Układ strony). Po otwarciu menu wybierz opcję Ustaw obszar wydruku. Przejdź teraz do widoku Podgląd podziału stron i zauważ, że jedynie te komórki arkusza, które zostały przyporządkowane do obszaru wydruku, nie znalazły się w obszarze oznaczonym kolorem szarym. Aby wszystkie dane zapisane w arkuszu mogły zostać na powrót wydrukowane, kliknij przycisk Obszar wydruku i wybierz opcję Wyczyść obszar wydruku.
Pozycjonowanie wydruku na stronie Chcąc określić sposób rozmieszczenia danych na stronie, kliknij ikonę strzałki w prawym dolnym rogu grupy Ustawienia strony (karta Układ strony). Po otwarciu okna Ustawienia strony przejdź do zakładki Marginesy i uaktywnij opcję W poziomie (rysunek 5.64).
224
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.64. Wyśrodkowywanie wydruku na stronie
Powtarzanie wierszy nagłówkowych Jeśli wiersze zawarte w tabeli znajdą się na osobnych stronach wydruku, wówczas na każdej z tych stron powinny zostać wydrukowane również etykiety (czyli nagłówki) kolumn tabeli. Chcąc uzyskać efekt powtarzalności nagłówków tabeli, kliknij przycisk Tytuły wydruku (grupa Ustawienia strony, karta Układ strony). Po otwarciu zakładki Arkusz wchodzącej w skład okna Ustawienia strony kliknij w polu U góry powtarzaj wiersze, a następnie kliknij dowolną komórkę wchodzącą w skład nagłówka tabeli (jeżeli nagłówek tabeli ma kilka wierszy, zaznacz komórki obejmujące te wiersze). W polu U góry powtarzaj wiersze pojawi się stosowny wpis (rysunek 5.65).
225
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 5.65.
Wskazywanie jednego lub kilku wierszy, które powinny powtarzać się na każdej stronie wydruku
Kliknij przycisk OK i przejdź do widoku Układ strony. Zauważ, że na początku każdej strony został wyświetlony dodatkowy wiersz (lub wiersze), stanowiący dokładne odzwierciedlenie wskazanego przez Ciebie wiersza (lub wierszy) w arkuszu.
Nagłówki i stopki na stronach Do umieszczenia na poszczególnych stronach wydruku dodatkowych informacji (np. numeru strony, daty wydruku, tytułu arkusza) wykorzystaj nagłówek i stopkę strony. Aby rozpocząć edycję nagłówka lub stopki, kliknij przycisk Tekst znajdujący się po prawej stronie karty Wstawianie. Po rozwinięciu menu wybierz opcję Nagłówek i stopka. Excel automatycznie zmieni widok arkusza na Układ strony, a ponadto ustawi kursor tekstowy w środkowym obszarze nagłówka. Na Wstążce pojawi się nowa karta Projektowanie, przyporządkowana do obszaru Narzędzia nagłówków i stopek. Chcąc wprowadzić szybko jeden z wzorcowych nagłówków lub stopek, skorzystaj z przycisków Nagłówek lub Stopka znajdujących się w grupie Nagłówek i stopka na karcie Projektowanie. Jeśli chcesz samodzielnie skomponować zawartość nagłówka (lub stopki), kliknij w obszarze sekcji lewej, środkowej lub prawej. Następnie wpisz tekst lub wprowadź odpowiednie pole (np. klikając przycisk Numer strony znajdujący się w grupie Elementy nagłówka i stopki na karcie Projektowanie w obszarze Narzędzia nagłówków i stopek) — rysunek 5.66.
226
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
Rysunek 5.66.
Wstawianie pola z numerem strony do środkowej sekcji nagłówka
Chcąc zakończyć edycję nagłówka lub stopki, kliknij dowolną komórkę w obszarze roboczym arkusza.
Opcje wydruku Jeśli chcesz, aby na wydruku pojawiły się linie siatki oraz nagłówki kolumn i wierszy, wówczas przejdź do karty Układ strony i uaktywnij dwie opcje Drukuj (grupa Opcje arkusza, opcja Linie siatki oraz opcja Nagłówki).
Drukowanie linii siatki jest przydatne w sytuacji, gdy do komórek zawierających dane nie dodałeś obramowań.
Przed rozpoczęciem drukowania powinieneś sprawdzić, czy rezultat wydruku będzie zgodny z Twoimi oczekiwaniami. Aby wyświetlić podgląd wydruku, przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Drukuj. Upewnij się, że w polu Drukarka zostało wskazane właściwe urządzenie lub drukarka wirtualna.
227
ABC MS Office 2016 PL
Aby w razie potrzeby skorygować ustawienia strony, kliknij łącze Ustawienia strony widoczne u dołu ekranu.
Jeśli zechcesz wydrukować od razu wszystkie arkusze skoroszytu, kliknij przycisk Drukuj aktywne arkusze i zmień opcję na Drukuj cały skoroszyt. Jeśli z kolei zechcesz ograniczyć wydruk jedynie do zaznaczonego uprzednio fragmentu pojedynczego arkusza, wybierz opcję Drukuj zaznaczenie. Jeśli, mimo ustawionego wcześniej Obszaru wydruku, zamierzasz wydrukować całą zawartość arkusza, włącz opcję Ignoruj obszar wydruku. Chcąc rozpocząć wydruk, kliknij przycisk Drukuj.
228
6 EXCEL — OBLICZENIA, ANALIZA DANYCH, WYKRESY Automatyzacja obliczeń poprzez wprowadzanie formuł Wprowadzenie do wybranych komórek arkusza tzw. formuł pozwoli na automatyczne podsumowanie zgromadzonych w nim danych liczbowych.
Podstawowe działania obliczeniowe Dodawanie Przykładowa tabela opisująca koszty wymaga zsumowania i uśrednienia wydatków za poszczególne kwartały oraz kategorie (Paliwo, Czynsz, Media) — rysunek 6.1.
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.1.
Przykładowa tabela zawierająca dane liczbowe, które wymagają podsumowania
Chcąc uzyskać informację o wysokości wydatków poniesionych na paliwo, kliknij komórkę D3, a następnie naciśnij na klawiaturze klawisz =. W komórce D3 oraz na Pasku formuły pojawi się znak równości = sygnalizujący rozpoczęcie wprowadzania formuły (rysunek 6.2).
Rysunek 6.2. Zawartość Paska formuły i komórki po rozpoczęciu edycji formuły
Kliknij teraz komórkę B3 opisującą koszty paliwa w I kwartale. Jej adres zostanie umieszczony w edytowanej formule (rysunek 6.3).
Rysunek 6.3.
230
Wstawianie odwołania (czyli adresu komórki) do formuły
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Korzystając z klawiatury, dopisz teraz znak +, a następnie kliknij komórkę C3 reprezentującą koszty paliwa w II kwartale. Zauważ, że adres komórki C3 pojawi się w edytowanej formule bezpośrednio za wstawionym uprzednio znakiem +. Aby zakończyć edycję formuły, naciśnij klawisz Enter.
Liczba stanowiąca wynik działania formuły dziedziczy format liczbowy zastosowany w komórkach, do których odwołuje się ta formuła. W naszym przypadku wynik dodawania widoczny w komórce D3 został automatycznie uzupełniony o symbol waluty zł występujący w komórkach źródłowych B3 oraz C3.
Aby prześledzić formułę wpisaną w danej komórce arkusza, kliknij tę komórkę. Formuła umieszczona w uaktywnionej komórce zostanie wyświetlona na Pasku formuły. Jeśli natomiast naciśniesz na klawiaturze klawisz F2 lub klikniesz dwukrotnie w obszarze komórki, wówczas formuła w niej zawarta zostanie wyświetlona bezpośrednio w jej obszarze (rysunek 6.4).
Rysunek 6.4.
Formuła wpisana w komórce D3, widoczna na Pasku formuły oraz bezpośrednio w komórce. Komórki, do których odwołuje się ta formuła (B3 oraz C3), zostały oznaczone kolorowymi obramowaniami
Aby w dowolnym momencie zakończyć edycję formuły bez wprowadzania do niej żadnych zmian, naciśnij na klawiaturze klawisz Esc. Chcąc podsumować kolumnę I kwartał, postępuj tak samo, jak w przypadku podsumowywania wiersza Paliwo. W tym celu: 1. Uaktywnij komórkę B6. 2. Wpisz znak = i kliknij komórkę B3.
231
ABC MS Office 2016 PL
3. Następnie wpisz znak + i kliknij komórkę B4. 4. Wpisz kolejny znak +, kliknij komórkę B5 i naciśnij klawisz Enter.
Wstawienie adresu komórki do formuły może odbyć się nie tylko poprzez jej kliknięcie, ale również poprzez samodzielne wpisanie jej adresu za pomocą klawiatury (przy wpisywaniu identyfikatorów kolumn możesz używać małych liter – Excel i tak zamieni je na wielkie po zatwierdzeniu formuły).
Dzielenie Do obliczenia średnich wydatków w poszczególnych kategoriach oraz kwartałach wykorzystamy już obliczone sumy. Aby obliczyć średnie kwartalne wydatki za paliwo, przejdź do komórki E3 i wpisz znak =, rozpoczynając edycję formuły. Następnie kliknij komórkę D3 i wpisz z klawiatury znak / (szczególną uwagę zwróć na kierunek ukośnika!). Teraz wpisz z klawiatury liczbę 2 i naciśnij klawisz Enter.
Podobnie jak miało to miejsce w przypadku dodawania, również liczba stanowiąca wynik dzielenia zostanie uzupełniona o symbol waluty skopiowany z komórki D3, do której odwołuje się formuła (rysunek 6.5).
Rysunek 6.5.
232
Formuła realizująca dzielenie
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Odejmowanie Poniższa tabela zawiera zestawienie przychodów oraz kosztów. Aby obliczyć różnicę tych liczb, zastosuj operator odejmowania (naciskając na klawiaturze klawisz reprezentujący znak łącznika) — rysunek 6.6.
Rysunek 6.6. Formuła realizująca odejmowanie
Mnożenie Poniższa tabela zawiera zestawienie liczby1 oraz cen zakupionych towarów. Aby obliczyć ich wartość, zastosuj operator mnożenia * (gwiazdka). W tym celu naciśnij na klawiaturze kombinację klawiszy Shift+8 lub skorzystaj z odpowiedniego klawisza na klawiaturze numerycznej (rysunek 6.7).
Rysunek 6.7. Formuła realizująca mnożenie
Potęgowanie Poniższa tabela przedstawia długości boków kwadratowych parcel. Chcąc obliczyć pole powierzchni kwadratowej parceli, musisz podnieść długość jej boku do drugiej potęgi. Aby to uczynić, przejdź do komórki C3 i wpisz znak =. Kliknij komórkę B3, a następnie naciśnij na klawiaturze kombinację klawiszy Shift+6, wprowadzając tym samym do formuły znak ^ („daszek”), będący operatorem potęgowania. Wpisz teraz liczbę 2 i naciśnij klawisz Enter (rysunek 6.8). W komórce C3 pojawi się wynik potęgowania.
1
Ponieważ na dokumentach typu faktura często występuje sformułowanie „ilość towarów”, takie określenie zastosowano w tym rozdziale — przyp. red.
233
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.8. Formuła realizująca potęgowanie
Stosowanie nawiasów do określania kolejności działań Kolejność działań realizowanych w formule jest ściśle określona. Najpierw będzie wykonywane potęgowanie, następnie mnożenie i dzielenie, a dopiero potem dodawanie i odejmowanie. Aby w razie potrzeby określić inną kolejność działań, będzie konieczne zastosowanie nawiasów. W poniższym przykładzie obliczymy jeszcze raz średnie wydatki za paliwo (komórka E3). Tym razem jednak nie skorzystamy z uprzednio obliczonej sumy tych wydatków (komórka D3) — rysunek 6.5. Aby obliczyć średnie wydatki: 1. Przejdź do komórki E3 i wpisz znak =. 2. Wpisz z klawiatury symbol ( (czyli znak nawiasu otwierającego). 3. Kliknij komórkę B3, po czym wprowadź z klawiatury znak +, a następnie kliknij komórkę C3. 4. Wpisz z klawiatury symbol ), czyli znak nawiasu zamykającego. 5. Następnie wpisz znak / stanowiący operator dzielenia. 6. Wpisz liczbę 2 i zakończ edytowanie formuły, naciskając klawisz Enter. 7. W komórce E3 pojawi się średnia arytmetyczna liczb znajdujących się w komórkach B3 oraz C3 (rysunek 6.9).
Szybkie kopiowanie formuł Wykorzystanie uchwytu wypełniania Formuły, które tworzyłeś dotychczas, dotyczyły pojedynczych wierszy lub pojedynczych kolumn w tabeli. Aby uniknąć pracochłonnego wpisywania formuł odnoszących się do pozostałych wierszy i kolumn w tabeli, skorzystaj z mechanizmów pozwalających na ich szybkie kopiowanie.
234
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.9.
Zastosowanie nawiasów zmieniających kolejność wykonywania działań
Załóżmy, że do tabeli wydatków zostały wprowadzone tylko cztery formuły, podsumowujące i uśredniające wydatki za paliwo oraz za I kwartał (rysunek 6.10).
Rysunek 6.10.
Przykładowa tabela danych uzupełniona o formuły obliczeniowe
Do podsumowania i uśrednienia wydatków za czynsz oraz media wykorzystasz istniejące już formuły, sumujące i uśredniające wydatki za paliwo. W tym celu: 1. Zaznacz zakres komórek od D3 do E3. 2. Umieść kursor myszy w prawym dolnym rogu komórki E3 na tzw. uchwycie wypełniania, występującym w postaci niewielkiego kwadratu (rysunek 6.11).
Rysunek 6.11.
Zmiana kształtu kursora myszy po umieszczeniu go nad uchwytem wypełniania
235
ABC MS Office 2016 PL
3. Wciśnij teraz lewy przycisk myszy, przeciągnij uchwyt wypełniania o dwie komórki w dół (do komórki E5) i zwolnij przycisk myszy (rysunek 6.12).
Rysunek 6.12.
Kopiowanie formuł do sąsiednich komórek w tych samych kolumnach
4. Aby podsumować i uśrednić wydatki za II kwartał, zaznacz komórki od B6 do B7 (zawierające formuły sumujące i uśredniające wydatki za I kwartał). Następnie przeciągnij uchwyt wypełniania komórki B7 o jedną komórkę w prawo (do komórki C7) — rysunek 6.13.
Rysunek 6.13.
Kopiowanie formuł do sąsiednich komórek w tych samych wierszach
Formuły odwołujące się do innych formuł Szczególną uwagę zwróć na komórkę D6, w której powinna znaleźć się suma wszystkich wydatków. Tę sumę uzyskasz, dodając do siebie dziewięć liczb znajdujących się w zakresie komórek od B3 do C5. Jednak znacznie wygodniejszym rozwiązaniem jest dodanie do siebie obliczonych uprzednio sum kwartalnych (komórki B6 oraz C6) lub sum za poszczególne kategorie (komórki D3, D4 i D5). Aby dokonać podsumowania wszystkich wydatków w oparciu o sumy kwartalne, zaznacz komórkę D5, a następnie przeciągnij jej uchwyt wypełniania w dół do komórki D6 (rysunek 6.14). Natomiast chcąc dokonać podsumowania wszystkich wydatków w oparciu o sumy poszczególnych kategorii, zaznacz komórkę C6, a następnie przeciągnij jej uchwyt wypełniania w prawo do komórki D6.
236
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.14. Tworzenie formuły kaskadowej, odwołującej się do sum kwartalnych
Kopiowanie formuł poprzez Schowek Kopiowanie formuł poprzez przeciąganie uchwytu wypełniania może obejmować tylko te komórki, które przylegają bezpośrednio do komórki źródłowej. Jeśli natomiast zechcesz skopiować formuły pomiędzy komórkami, które bezpośrednio ze sobą nie sąsiadują, wówczas będzie konieczne skorzystanie ze Schowka. Załóżmy, że dysponujesz tabelą zawierającą informacje o przychodach oraz kosztach poszczególnych oddziałów firmy za kolejne miesiące (rysunek 6.15).
Rysunek 6.15.
Przykładowa ewidencja przychodów i kosztów
W komórce C4 została wpisana formuła obliczająca różnicę pomiędzy przychodami i kosztami za styczeń dla Oddziału Cieszyn. Twoim zadaniem będzie teraz wprowadzenie do tabeli formuł obliczających dochody osiągane przez wszystkie oddziały firmy w kolejnych miesiącach. W tym celu: 1. Zaznacz komórkę C4, a następnie kliknij przycisk Kopiuj (karta Narzędzia główne, grupa Schowek).
237
ABC MS Office 2016 PL
2. Przytrzymując na klawiaturze klawisz Ctrl, zaznacz rozłączne zakresy komórek od D4 do E4, od C7 do E7 oraz od C10 do E10 (na rysunku 6.15 oznaczone kolorem szarym). 3. Kliknij przycisk Wklej (karta Narzędzia główne, grupa Schowek). 4. Naciśnij na klawiaturze klawisz Esc, aby zlikwidować ruchome zaznaczenie, towarzyszące skopiowanej uprzednio do Schowka komórce C4.
Śledzenie powiązań pomiędzy komórkami Czasami zdarza się, iż mając do czynienia z tabelą przygotowaną przez inną osobę, nie jesteś pewien, do jakich komórek odwołują się istniejące w niej formuły. Aby zobrazować za pomocą strzałek występujące pomiędzy komórkami zależności, uaktywnij wybraną komórkę (np. D6 z tabeli na rysunku 6.14, zawierającą sumę wszystkich wydatków), a następnie kliknij przycisk Śledź poprzedniki znajdujący się w grupie Inspekcja formuł na karcie Formuły. Jeśli uaktywniona komórka zawiera formułę kaskadową, wówczas ponowne kliknięcie przycisku Śledź poprzedniki spowoduje, że zostaną wyświetlone kolejne strzałki, wskazujące na „poprzedniki poprzedników” (rysunek 6.16).
Rysunek 6.16. Śledzenie poprzedników, do których odwołuje się formuła zawarta w zaznaczonej komórce
Chcąc usunąć strzałki, kliknij przycisk Usuń strzałki (karta Formuły, grupa Inspekcja formuł).
238
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Jeśli chcesz sprawdzić, w jaki sposób dana komórka wpływa na inne komórki arkusza, wówczas zaznacz ją, a następnie klikaj przycisk Śledź zależności. Z kolei kliknięcie przycisku Pokaż formuły sprawi, że w komórkach — zamiast wartości wynikowych — będą wyświetlane wzory formuł.
Stosowanie funkcji Dzięki wykorzystaniu funkcji będziesz mógł uprościć stosowane dotychczas formuły, a także zredukować liczbę występujących w nich odwołań. Prócz tego (a może przede wszystkim!) funkcje pozwalają na realizowanie operacji innych niż podstawowe działania arytmetyczne.
Autosumowanie i inne funkcje podstawowe Raz jeszcze powróćmy do tabeli zawierającej informacje o kosztach (rysunek 6.1). Tym razem obliczenie wartości sumarycznych oraz uśrednionych, a ponadto znalezienie wartości minimalnych i maksymalnych, zrealizujemy za pomocą funkcji.
Suma liczb Aby zsumować wydatki za paliwo, zaznacz komórkę D3, a następnie kliknij przycisk Autosumowanie, który odnajdziesz na karcie Narzędzia główne w grupie Edytowanie lub na karcie Formuły w grupie Biblioteka funkcji. W obszarze Paska formuły oraz bezpośrednio w komórce D3 pojawi się słowo SUMA (stanowiące nazwę funkcji) oraz zaproponowany przez Excel zakres komórek, których zawartość ma podlegać sumowaniu (B3:C3). Dodatkowo zakres komórek B3:C3 zostanie oznaczony ruchomym obramowaniem (rysunek 6.17). Jeśli uznasz, że zakres sumowania został określony prawidłowo (a tak jest właśnie w tym przypadku), wówczas naciśnij klawisz Enter.
Jeśli zaproponowany zakres sumowania nie będzie prawidłowy, wówczas zaznacz przy użyciu myszy nowy, odpowiadający Ci zakres komórek. Zaobserwuj pojawienie się nowej pary adresów na Pasku formuły, a następnie naciśnij klawisz Enter.
239
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.17.
Wstawianie funkcji sumy
W analogiczny sposób dokonaj podsumowania wydatków za I kwartał. W tym celu przejdź do komórki B6 i kliknij przycisk Autosumowanie. Po skontrolowaniu zaproponowanego zakresu (B3:B5) naciśnij klawisz Enter. Korzystając z uchwytów wypełniania, skopiuj funkcję sumy zapisaną w komórce D3 do komórek D4 oraz D5, zaś funkcję sumy umieszczoną w komórce B6 skopiuj do komórki C6. Podobnie jak w przypadku dodawania za pomocą operatora +, w komórce D6 możesz wprowadzić funkcję sumy odwołującą się do sum poszczególnych kwartałów (B6:C6) lub też do sum poszczególnych kategorii (D3:D5). Inne rozwiązanie to bezpośrednie zsumowanie komórek w zakresie od B3 do C5. Aby to uczynić, przejdź do komórki D6 i kliknij przycisk Autosumowanie, a następnie zaznacz zakres komórek B3:C5 i naciśnij klawisz Enter.
Powyższy przykład pokazał, że zastosowanie funkcji sumy jest o wiele wygodniejsze od wykorzystywania operatora dodawania +, bowiem odwołania do 6 komórek zostały zastąpione odwołaniami do 2 komórek stanowiących lewy górny i prawy dolny narożnik zakresu.
240
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Średnia arytmetyczna liczb Chcąc obliczyć średnie wydatki za paliwo, zaznacz komórkę E3, a następnie kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Autosumowanie (karta Formuły, grupa Biblioteka funkcji lub karta Narzędzia główne, grupa Edytowanie). Po otwarciu menu wybierz funkcję Średnia. Zauważ, że zakres zaproponowany przez Excel jest nieprawidłowy — obejmuje on bowiem komórki od B3 do D3. Aby skorygować zakres odwołania dla funkcji ŚREDNIA, zaznacz za pomocą myszy zakres komórek od B3 do C3 i naciśnij klawisz Enter (rysunek 6.18).
Rysunek 6.18.
Wstawianie funkcji obliczającej średnią arytmetyczną
Maksimum i minimum Na zakończenie wprowadzimy funkcję pozwalającą na znalezienie maksymalnych kwot wydatków. W tym celu przejdź do komórki F3, a następnie kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Autosumowanie. Po otwarciu menu wybierz funkcję Maksimum. Zaobserwuj pojawienie się na Pasku formuły oraz w obszarze komórki F3 nazwy funkcji MAX wraz z towarzyszącym jej zakresem. Skoryguj zaproponowane odwołania, zaznaczając nowy zakres B3:C3, i naciśnij klawisz Enter (rysunek 6.19). W analogiczny sposób, stosując funkcję MIN, możesz wyświetlić minimalne kwoty wydatków.
241
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.19.
Wstawianie funkcji wyszukującej największą wartość liczbową
Wyszukiwanie i wstawianie funkcji Korzystanie z przycisków kategorii funkcji Raz jeszcze powróćmy do tabeli zawierającej informacje o parcelach (rysunek 6.8). Tym razem do obliczenia pola powierzchni kwadratowej parceli wykorzystamy funkcję POTĘGOWANIE. Aby to uczynić: 1. Zaznacz komórkę C3. 2. Kliknij przycisk Matem. i tryg. (karta Formuły, grupa Biblioteka funkcji) określający wybraną kategorię funkcji. Po otwarciu menu wybierz funkcję POTĘGA. 3. Po otwarciu okna Argumenty funkcji przeciągnij to okno (chwytając za jego pasek tytułowy) tak, by nie zasłaniało komórek arkusza zawierających dane. 4. Upewnij się, że kursor tekstowy znajduje się w polu Liczba, a następnie kliknij komórkę B3. Zauważ, że w polu Liczba pojawił się adres wskazanej przez Ciebie komórki. 5. Kliknij teraz w polu Potęga, a następnie, korzystając z klawiatury, wpisz liczbę 2 (rysunek 6.20). Na zakończenie kliknij przycisk OK.
Rysunek 6.20. Określanie argumentów funkcji potęgującej
242
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Szybkie wyszukiwanie funkcji Aby ułatwić sobie wyszukanie określonej funkcji, kliknij przycisk Wstaw funkcję znajdujący się na Pasku formuły (rysunek 6.21).
Rysunek 6.21.
Rozpoczynanie edycji funkcji przy wykorzystaniu przycisku Wstaw funkcję
Po otwarciu okna Wstawianie funkcji wpisz w polu Wyszukaj funkcję odpowiednią frazę (np. mnoż) i kliknij przycisk Przejdź. Po wyświetleniu listy funkcji zaznacz wybraną z nich (np. ILOCZYN) i kliknij przycisk OK (rysunek 6.22).
Rysunek 6.22. Wyszukiwanie funkcji
Ponowne stosowanie tych samych funkcji Aby zastosować ponownie jedną z wykorzystywanych ostatnio funkcji, naciśnij na klawiaturze klawisz =, a następnie kliknij ikonę strzałki położoną po lewej stronie Paska formuły. Po rozwinięciu menu wybierz jedną z funkcji zapamiętanych przez Excel (rysunek 6.23).
Rysunek 6.23. Wstawianie jednej z funkcji, zapamiętanych na liście ostatnio wykorzystywanych funkcji
243
ABC MS Office 2016 PL
Autouzupełnianie nazw funkcji Jeśli znasz nazwę funkcji, wówczas możesz wpisać ją w Pasku formuły lub w komórce, bezpośrednio z klawiatury. Aby to uczynić: 1. Zaznacz komórkę C3, a następnie naciśnij na klawiaturze klawisz =. 2. Rozpocznij wpisywanie nazwy funkcji. Zauważ, że już po wpisaniu pierwszych liter zostanie wyświetlona lista funkcji, których nazwy odpowiadają Twojemu wpisowi (rysunek 6.24).
Rysunek 6.24.
Lista funkcji stanowiących podpowiedź, wyświetlana automatycznie po rozpoczęciu wpisywania nazwy funkcji
3. Jeśli nie zamierzasz wpisywać nazwy funkcji, wówczas — korzystając z klawiszy strzałek w dół lub w górę — wskaż odpowiednią funkcję i naciśnij na klawiaturze klawisz Tab. Na Pasku formuły zostanie umieszczona nazwa funkcji oraz znak nawiasu otwierającego listę argumentów (rysunek 6.25).
Rysunek 6.25. Edycja zawartości Paska formuły
4. Kliknij teraz komórkę B3 lub wpisz adres B3 przy wykorzystaniu klawiatury. 5. Korzystając z klawiatury, wpisz znak średnika, zaraz za nim umieść liczbę 2, a na samym końcu wstaw nawias zamykający (rysunek 6.26). Na zakończenie naciśnij klawisz Enter.
244
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.26.
Przykładowa formuła złożona z nazwy funkcji oraz argumentów otoczonych nawiasem i rozdzielonych średnikiem
Jeśli będziesz tworzył bardzo rozbudowaną formułę (zawierającą np. wiele funkcji, w tym również zagnieżdżonych), wówczas warto na czas jej edycji powiększyć obszar Paska formuły. Aby to uczynić, przeciągnij w dół krawędź znajdującą się bezpośrednio powyżej nagłówków kolumn. Chcąc przywrócić pierwotną wysokość Paska formuły, kliknij strzałkę w jego prawym górnym rogu (rysunek 6.27).
Rysunek 6.27. Dostosowanie obszaru Paska formuły
Uwaga na zaokrąglanie liczb! Pozorne nieścisłości w obliczeniach Obliczenia dokonywane na podstawie zaokrąglonych liczb mogą przynosić wyniki, które na pozór wydają się nieprawidłowe. Przykładowa tabela zawiera informacje o cenach i ilościach zakupionych produktów (rysunek 6.28). Wartość produktu jest obliczana automatycznie poprzez przemnożenie pól Cena oraz Ilość. Ponadto w komórkach należących do kolumn Cena oraz Wartość został wprowadzony księgowy format liczb, co spowodowało, że wszystkie liczby zostały zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. W komórce D5 wpisano formułę realizującą sumowanie komórek D3 oraz D4. Mimo to
245
ABC MS Office 2016 PL
wynik sumowania wyświetlany w komórce D5 nie stanowi sumy liczb wyświetlanych w komórkach D3 oraz D4 — suma liczb 95,68 oraz 51,84 to 147,52, a my tymczasem widzimy liczbę 147,51.
Rysunek 6.28.
Przykładowa tabela zawierająca dane liczbowe (zapisane w kolumnach Cena oraz Ilość) uzupełnione o obliczenia, których wyniki są wyświetlane w kolumnie Wartość. W tym przypadku WYNIKI NIE ZGADZAJĄ SIĘ
Przyczyną nieścisłości jest to, że w komórkach D3 oraz D4 są przechowywane wyniki mnożenia o wartościach innych, niż zostało to wyświetlone wskutek zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku. Aby zwiększyć dokładność, z jaką są wyświetlane liczby, zaznacz zakres komórek od D3 do D5, a następnie kliknij dwukrotnie przycisk Zwiększ dziesiętne (karta Narzędzia główne, grupa Liczba). Po zwiększeniu dokładności liczb nieścisłości znikają (rysunek 6.29).
Rysunek 6.29. Wyniki obliczeń PO ZWIĘKSZENIU DOKŁADNOŚCI do czterech miejsc po przecinku. W tym przypadku WYNIKI ZGADZAJĄ SIĘ
246
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Zwiększenie liczby miejsc dziesiętnych pomogło zrozumieć przyczynę powstania nieścisłości w obliczeniach, jednak nie stanowi rozwiązania problemu. Po zredukowaniu liczby miejsc dziesiętnych z powrotem do dwóch (a musisz tak zrobić, aby zapewnić czytelność danych w tabeli), nieścisłości pojawią się ponownie.
Dokładność obliczeń zgodna z dokładnością wyświetlaną Jednym ze sposobów wyeliminowania nieścisłości opisanych w powyższym przykładzie jest zmuszenie Excela, by przy dokonywaniu obliczeń nie uwzględniał prawdziwej wartości liczb, tylko ich wartości zaokrąglone, wyświetlane w danym momencie w arkuszu. Aby to uczynić, przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Opcje. W oknie Opcje programu Excel wybierz kategorię Zaawansowane, przejdź do sekcji Podczas obliczania w tym skoroszycie i uaktywnij opcję Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną.
Gdy wykonasz powyższe czynności, zostanie wyświetlone ostrzeżenie informujące o trwałej utracie dokładności wszystkich liczb wpisanych do komórek skoroszytu. W praktyce oznacza to, że np. liczba o wartości 12,347 wyświetlana w postaci 12,35 zł zostanie zastąpiona liczbą o wartości 12,35. Po kliknięciu przycisku OK i powrocie do arkusza zauważysz, że liczba widoczna w komórce D5 jest prawidłową sumą wartości wyświetlanych w komórkach D3 oraz D4 (rysunek 6.30).
Rysunek 6.30.
Prawidłowa wartość sumy, widoczna po włączeniu opcji Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną
247
ABC MS Office 2016 PL
Zaokrąglanie liczb poprzez funkcję Zmuszanie Excela, by ograniczał dokładność liczb oraz wyników formuł zapisanych we wszystkich komórkach skoroszytu, może okazać się działaniem zbyt daleko idącym. Innym rozwiązaniem, działającym selektywnie w odniesieniu do wybranych komórek zawierających formuły, jest zastosowanie funkcji, która zaokrągli liczbę z odpowiednią dokładnością. Aby to uczynić: 1. Wyłącz opcję Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną dostępną w oknie Opcje programu Excel. 2. Zaznacz komórkę D3, a następnie kliknij przycisk Matem. i tryg. (karta Formuły, grupa Biblioteka funkcji). Po otwarciu menu kliknij nazwę funkcji ZAOKR. 3. Po otwarciu okna Argumenty funkcji upewnij się, że kursor tekstowy znajduje się w polu Liczba, a następnie kliknij komórkę B3. Korzystając z klawiatury, wpisz znak * (gwiazdka), po czym kliknij komórkę C3. Zauważ, że w polu Liczba została zagnieżdżona formuła realizująca mnożenie wskazanych przez Ciebie komórek. 4. Kliknij teraz w polu Liczba_cyfr, a następnie, korzystając z klawiatury, wpisz liczbę 2 (rysunek 6.31). Na zakończenie kliknij przycisk OK.
Rysunek 6.31.
Określanie argumentów funkcji zaokrąglającej
5. Formułę wprowadzoną w komórce D3 skopiuj teraz do komórki D4. 6. W komórce D5 wpisz formułę sumującą zawartość komórek D3 oraz D4. W tym przypadku nie stosuj funkcji ZAOKR, ponieważ wynik sumowania (w przeciwieństwie do mnożenia) nie wymaga zaokrąglania.
248
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Wynik mnożenia zaokrąglony poprzez funkcję ZAOKR, wyświetlany w komórce D3, z pozoru niczym się nie różni od niezaokrąglonego wyniku mnożenia (pod warunkiem zastosowania w obu wypadkach formatu księgowego). Istotna różnica polega jednak na tym, że wynik zaokrąglony przez funkcję ZAOKR reprezentuje w powyższym przykładzie wartość 95,68, zaś niezaokrąglony przez tę funkcję, a jedynie przez format księgowy, reprezentował wartość 95,676 (i ona właśnie była uwzględniana przy dalszych obliczeniach).
Odwołania względne, bezwzględne i mieszane Stosowanie odwołań względnych (ruchomych) Powróćmy znów do tabeli, która posłużyła nam do zapisania i podsumowania wydatków (rysunek 6.10). Gdy kopiujemy formuły z jednych komórek do innych, występujące w nich odwołania ulegają automatycznym transformacjom. I tak: 1. Zawarta w komórce D3 formuła =SUMA(B3:C3) po skopiowaniu „piętro niżej” do komórki D4 przyjęła postać =SUMA(B4:C4). W tym przypadku uległ zmianie numer wiersza występujący w odwołaniach (z 3 na 4), zaś identyfikatory kolumn (B, C) pozostały niezmienione. 2. Formuła =SUMA(B3:B5) zawarta w komórce B6 po skopiowaniu w prawo do komórki C6 przyjęła postać =SUMA(C3:C5). Uległ zmianie identyfikator kolumny występujący w odwołaniach (z B na C), zaś numery wierszy (3, 5) pozostały niezmienione. Automatyczne przeliczanie odwołań podczas kopiowania formuł to mechanizm trudny do przecenienia — pozwala na ogromną oszczędność pracy i czasu. Ponadto zapobiega powstawaniu wielu błędów przy tworzeniu nowych formuł.
Wymuszanie odwołań bezwzględnych (nieruchomych) W określonych wypadkach przemieszczanie się odwołania musi być blokowane. Odbywa się to poprzez zastąpienie odwołania względnego tzw. odwołaniem bezwzględnym. Aby zapoznać się ze stosowaniem adresacji bezwzględnej, przeanalizuj poniższy przykład.
249
ABC MS Office 2016 PL
Załóżmy, że po zsumowaniu wydatków zapisanych w tabeli przedstawionej na rysunku 6.14 chcesz przeanalizować ich strukturę. W tym celu należy obliczyć procentowe udziały poszczególnych wydatków w całości. Aby to uczynić, zaznacz komórkę F3 i wpisz znak =, rozpoczynając edycję formuły. Kliknij teraz komórkę D3 reprezentującą sumaryczne wydatki za paliwo. Następnie, korzystając z klawiatury, wpisz znak / stanowiący operator dzielenia, kliknij komórkę D6 (reprezentującą sumę wszystkich wydatków) i naciśnij klawisz Enter. Aby wynik dzielenia został wyrażony w procentach, ponownie zaznacz komórkę F3, a następnie kliknij przycisk Zapis procentowy (karta Narzędzia główne, grupa Liczba) — rysunek 6.32.
Rysunek 6.32. Formuła dzielenia obliczająca udział kosztów paliwa w całości
Zanim skopiujesz formułę z komórki F3 do komórek F4 oraz F5, musisz „unieruchomić” występujące w niej odwołanie do komórki D6. W tym celu zaznacz ponownie komórkę F3 i naciśnij na klawiaturze klawisz F2, przechodząc do trybu edycji formuły. Następnie kliknij adres D6 widoczny na Pasku formuły lub też kliknij adres D6 widziany bezpośrednio w komórce F3. W ten sposób ustawisz kursor tekstowy w obrębie tego adresu (rysunek 6.33).
Rysunek 6.33.
Wskazanie odwołania, które powinno zostać unieruchomione
Naciśnij teraz na klawiaturze klawisz F4. W odwołaniu D6 pojawią się znaki $ symbolizujące jego ubezwzględnienie (rysunek 6.34).
250
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.34.
Adresacja bezwzględna zastosowana w jednym z odwołań w formule
Naciśnij klawisz Enter, aby zakończyć edycję formuły, a następnie skopiuj ją z komórki F3 do komórek F4 oraz F5. Ubezwzględnienie odwołania będzie konieczne również w przypadku formuły wpisanej w komórce B8, przed jej skopiowaniem do komórki C8 (rysunek 6.35).
Rysunek 6.35.
Formuła w komórce B8 przygotowana do skopiowania do komórki C8
Aby wyeliminować z odwołania znaki $, przywracając tym samym adresację względną, ustaw kursor tekstowy na wybranym odwołaniu w formule, a następnie naciskaj cyklicznie klawisz F4.
Przykłady odwołań mieszanych W poniższej tabeli przedstawiono ceny napojów oferowanych w restauracji (rysunek 6.36).
251
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.36. Wstępne zestawienie cen napojów
Jeśli w odpowiednich komórkach tabeli wprowadzimy formuły realizujące mnożenie liczby napojów oraz ich cen, wówczas otrzymamy siatkę liczb, z której sprzedawca szybko odczyta należność za określoną liczbę napojów. Aby to uczynić: 1. W komórce B3 wprowadź formułę =A3*B2. 2. Zaznacz komórkę B3 i kliknij kursorem myszy odwołanie A3 widoczne na Pasku formuły. 3. Naciśnij TRZYKROTNIE klawisz F4 na klawiaturze. Odwołanie A3 powinno przyjąć postać $A3. Od tego momentu będzie ono mogło zmieniać tylko numer wiersza, przy równoczesnym zachowaniu tej samej kolumny A. 4. Kliknij lewym przyciskiem myszy odwołanie B2 widoczne na Pasku formuły. 5. Naciśnij DWUKROTNIE klawisz F4. Odwołanie B2 powinno przyjąć postać B$2. Od tego momentu będzie ono mogło zmieniać tylko identyfikator kolumny, przy równoczesnym zachowaniu tego samego wiersza 2. 6. Naciśnij klawisz Enter, zatwierdzając modyfikacje wprowadzone do formuły. Twoja formuła jest już gotowa do skopiowania w dowolnym kierunku. 7. Zaznacz ponownie komórkę B3 i kliknij przycisk Kopiuj (karta Narzędzia główne, grupa Schowek). 8. Zaznacz teraz zakres komórek od B3 do D5 i kliknij przycisk Wklej. Zaobserwuj pojawienie się liczb będących wynikiem mnożenia liczby i cen poszczególnych napojów (rysunek 6.37).
Rysunek 6.37. Siatka liczb wygenerowanych w oparciu o formuły zawierające odwołania mieszane
252
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Zastępowanie odwołań nazwami Powróćmy jeszcze raz do tabeli zawierającej wydatki wraz z ich podsumowaniem (rysunek 6.14). Odwołania do zakresów występujące w formułach nie zawsze są wystarczająco czytelne. Sytuację może poprawić przyporządkowanie do określonych zakresów arkusza nazw własnych i wykorzystanie ich w formułach (zamiast tradycyjnych odwołań).
Przyporządkowywanie nazw do wybranych zakresów Pierwszy etap prac będzie polegać na zdefiniowaniu własnych nazw zakresów. W tym celu: 1. Zaznacz zakres komórek od A2 do C5 obejmujący dane liczbowe wraz z towarzyszącymi im etykietami kwartałów i kategorii. 2. Kliknij przycisk Utwórz z zaznaczenia znajdujący się na karcie Formuły w grupie Nazwy zdefiniowane. 3. Po otwarciu okna Tworzenie nazw z zaznaczenia uaktywnij opcje Górny wiersz oraz Lewa kolumna i kliknij przycisk OK. Od tego momentu, chcąc odwołać się do wybranego zakresu tabeli, możesz posłużyć się jego nazwą. Aby się o tym przekonać, kliknij ikonę strzałki znajdującą się w Polu nazwy położonym na lewo od Paska formuły. Po otwarciu menu zauważysz, że zawiera ono elementy, które odpowiadają etykietom kolumn i wierszy Twojej tabeli. Po kliknięciu wybranej nazwy (np. Media) odpowiedni zakres komórek w arkuszu zostanie automatycznie zaznaczony (rysunek 6.38).
Rysunek 6.38. Korzystanie ze zdefiniowanych nazw zakresów
253
ABC MS Office 2016 PL
Stosowanie nazw w formułach Kolejny etap prac to wprowadzenie nazw zakresów do istniejących już formuł. Aby to uczynić: 1. Kliknij strzałkę przyporządkowaną do przycisku Definiuj nazwę (karta Formuły, grupa Nazwy zdefiniowane). 2. Po otwarciu menu wybierz opcję Zastosuj nazwy…. 3. Po otwarciu okna Stosowanie nazw zaznacz wybrane nazwy (w tym przypadku wszystkie) i kliknij przycisk OK. Kliknij teraz jedną z komórek zawierających formułę sumującą (np. D5) i zauważ, że odwołanie do zakresu B5:C5 zostało zastąpione nazwą Media (rysunek 6.39). Z kolei w formule przyporządkowanej do komórki B6 zakres B3:B5 ustąpił miejsca nazwie I_kwartał.
Rysunek 6.39.
Formuła, w której odwołanie do zakresu zostało zastąpione nazwą
Zastąpienie odwołań nazwami zakresów nie zmieniło działania formuł, lecz sprawiło, że stały się one czytelne. W naszym przypadku zapis =SUMA(Media) wyjaśnia od razu sens dokonywanych obliczeń, czego nie można powiedzieć o zapisie =SUMA(B5:C5).
Działania warunkowe Funkcja warunkowa Funkcja JEŻELI sprawdza, czy zachodzi określony warunek, i — w zależności od tego — podejmuje określone działanie.
254
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
W praktyce funkcja warunkowa może posłużyć np. do porównania ze sobą zawartości dwóch różnych komórek arkusza (najczęściej liczb) i wygenerowania odpowiedniego komunikatu. Poniższa tabela zawiera zestawienie kwartalnych przychodów i kosztów generowanych w firmie (rysunek 6.40).
Rysunek 6.40. Przykładowa ewidencja przychodów i kosztów
Funkcja JEŻELI poinformuje nas, czy za dany kwartał został wypracowany zysk czy też odnotowano stratę. Aby porównać przychody i koszty, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Zaznacz komórkę D2, a następnie kliknij przycisk Logiczne znajdujący się na karcie Formuły w grupie Biblioteka funkcji. 2. Po otwarciu menu wybierz funkcję JEŻELI. Po otwarciu okna Argumenty funkcji przesuń je tak, by nie zasłaniało danych w tabeli. 3. Upewnij się, że kursor tekstowy znajduje się w polu Test_logiczny, i kliknij komórkę B2. Następnie, korzystając z klawiatury, wpisz znak > (większy niż) i kliknij komórkę C2. Zauważ, że na prawo od pola Test_logiczny jest wyświetlany odpowiedni komunikat (PRAWDA lub FAŁSZ) informujący o tym, czy istotnie w danym momencie liczba zapisana w komórce B2 jest większa od tej z komórki C2. 4. Kliknij pole Wartość_jeżeli_prawda, przenosząc do niego kursor tekstowy, i wpisz słowo Zysk. 5. Następnie kliknij pole Wartość_jeżeli_fałsz i wpisz słowo Strata (rysunek 6.41). 6. Po kliknięciu przycisku OK w komórce D2 zostanie wyświetlony komunikat Strata. 7. Aby wygenerować komunikaty dla każdego kwartału, zaznacz komórkę D2 i przeciągnij jej uchwyt wypełniania aż do komórki D5 (rysunek 6.42).
255
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.41.
Konstruowanie funkcji warunkowej (do tekstu wpisanego w polach Wartość_jeżeli_prawda oraz Wartość_jeżeli_fałsz Excel automatycznie dodał znaki cudzysłowów)
Rysunek 6.42.
Ewidencja przychodów i kosztów uzupełniona o komunikaty Strata i Zysk wygenerowane przez funkcję warunkową JEŻELI
Opisany powyżej sposób porównywania dwóch liczb nie jest jedyny. Funkcja JEŻELI pozwala na niezwykle elastyczne formułowanie warunku oraz działań odpowiadających wykryciu prawdy lub fałszu. I tak np. jeśli, formułując warunek, zmienimy znak > (większy niż) na < (mniejszy niż), wówczas musimy również zamienić miejscami komunikaty Zysk i Strata (rysunek 6.43).
Rysunek 6.43.
256
Inny sposób na porównanie wartości dwóch liczb
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Szczególną uwagę zwróć na II kwartał. W tym przypadku przychody są równe kosztom, więc w komórce D3 nie powinny się pojawiać ani komunikat Strata (rysunek 6.42), ani Zysk (rysunek 6.43). A zatem funkcja JEŻELI musi rozróżniać nie dwa, lecz trzy przypadki. Sposobem na to jest zagnieżdżenie jednej funkcji JEŻELI w drugiej (rysunek 6.44).
Rysunek 6.44.
Użycie dwóch funkcji warunkowych (zagnieżdżonych jedna w drugiej) pozwala na rozróżnienie trzech odrębnych przypadków i wygenerowanie odpowiadających im komunikatów (Zysk, Strata, –)
Formatowanie warunkowe Paski danych, tło, ikony Zastosowanie formatu warunkowego w odniesieniu do komórki lub grupy komórek pozwala na automatyczną zmianę ich wyglądu w zależności od ich zawartości. Powróćmy do ewidencji przychodów i kosztów, uzupełnionej o komunikaty informujące o wynikach finansowych za poszczególne kwartały (rysunek 6.44). Wprowadzenie formatowania warunkowego pozwoli na graficzne wyeksponowanie informacji liczbowych oraz komunikatów tekstowych. Aby to uczynić: 1. Zaznacz zakres komórek B2:C5, a następnie kliknij przycisk Formatowanie warunkowe znajdujący się na karcie Narzędzia główne w grupie Style. 2. Po otwarciu menu rozwiń podmenu Paski danych i wybierz opcję Więcej reguł…. 3. Po otwarciu okna Nowa reguła formatowania do pola Styl formatowania przyporządkuj opcję Pasek danych.
257
ABC MS Office 2016 PL
4. W sekcji Wypełnienie wskaż opcję Wypełnienie gradientowe, po czym kliknij przycisk Kolor i wybierz kolor szary (szare, neutralne kolory pasków umożliwią wprowadzenie na kolejnym etapie formatowania dodatkowych kolorów tła w komórkach, nie powodując kolorystycznego dysonansu). Kliknij przycisk OK. Długości pasków, które pojawiły się w komórkach, odzwierciedlają wartości zapisanych w nich liczb (rysunek 6.45).
Rysunek 6.45. Uzupełnienie liczb zapisanych w komórkach tzw. paskami danych
Zaznaczenie pola opcji Pokaż tylko pasek widocznego w oknie Nowa reguła formatowania sprawi, że w komórkach nie będą wyświetlane liczby, a jedynie paski danych, które możemy potraktować jako namiastkę wykresu (rysunek 6.46).
Rysunek 6.46. Całkowite zastąpienie liczb w komórkach paskami danych 5. Zaznacz zakres komórek B2:B5 (kolumna Przychody), a następnie kliknij przycisk Formatowanie warunkowe. Po otwarciu menu rozwiń podmenu Skale kolorów i wybierz wariant Skala kolorów zielony-żółty-czerwony. 6. Zaznacz teraz zakres komórek C2:C5 (kolumna Koszty) i kliknij przycisk Formatowanie warunkowe. Po otwarciu menu rozwiń podmenu Skale kolorów i tym razem wybierz wariant Skala kolorów czerwony-żółtyzielony.
258
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Dzięki zastosowaniu odrębnych (i de facto przeciwnych!) zestawów kolorystycznych, komórki reprezentujące niskie przychody oraz wysokie koszty zostały oznaczone ostrzegawczym, czerwonym tłem. Natomiast komórki reprezentujące wysokie przychody oraz niskie koszty uzyskały zielone tło. 7. Paski danych i kolory tła mogą zostać zastąpione bądź uzupełnione ikonami. Chcąc to uczynić, zaznacz zakres komórek B2:B5 (kolumna Przychody), a następnie kliknij przycisk Formatowanie warunkowe. Po otwarciu menu rozwiń podmenu Zestawy ikon i wybierz wariant 5 ćwiartek, znajdujący się w grupie Klasyfikacje. Następnie zaznacz zakres komórek C2:C5 i powtórz tę samą sekwencję czynności.
Dzięki wprowadzeniu ikon 5 ćwiartek osobno dla Przychodów i Kosztów wartości Przychodów i Kosztów nie są ze sobą porównywane. Powoduje to, że np. dla tych samych wartości w kolumnach Przychody i Koszty za II kwartał ikony przyporządkowane do jednakowych liczb są różne (rysunek 6.47).
Rysunek 6.47.
Dane liczbowe uzupełnione efektami formatowania warunkowego — paskami danych, kolorami tła i ikonami
Reguły wyróżniania komórek Na zakończenie sformatujemy warunkowo komórki, w których są wyświetlane komunikaty o zyskach bądź stratach. W tym celu: 1. Zaznacz zakres komórek D2:D5, a następnie kliknij przycisk Formatowanie warunkowe, rozwiń podmenu Reguły wyróżniania komórek i wybierz opcję Równe….
259
ABC MS Office 2016 PL
2. Po otwarciu okna dialogowego Równe wpisz w polu tekstowym słowo Zysk, a następnie rozwiń listę i wybierz opcję Format niestandardowy…. 3. Po otwarciu okna Formatowanie komórek przejdź do zakładki Wypełnienie, wybierz kolor zielony i kliknij przycisk OK. Po powrocie do okna Równe ponownie kliknij przycisk OK. Od tego momentu komórki, w których pojawi się komunikat Zysk, będą miały zielone tło. 4. Opisaną powyżej sekwencję czynności powtórz jeszcze raz, tym razem wpisując w polu tekstowym słowo Strata i wybierając czerwony kolor wypełnienia.
Funkcje w praktyce Zagnieżdżanie funkcji W poprzednim rozdziale, poświęconym funkcji warunkowej, została zasygnalizowana możliwość zagnieżdżania funkcji. W opisanym tam przypadku w jednej funkcji warunkowej JEŻELI została umieszczona druga, taka sama. Do utworzonej uprzednio ewidencji sprzedaży (rysunek 6.28) dodamy teraz formułę, która pozwoli na obliczanie należności za towary przesyłane pocztą. Jeśli sumaryczna wartość towarów przekroczy określoną kwotę (wpisaną w komórce D1), wówczas koszt przesyłki (wpisany w komórce B1) nie będzie już doliczany do należności za towary (rysunek 6.48).
Rysunek 6.48.
Przykładowa tabela, która posłuży do obliczenia należności za towary z uwzględnieniem kosztów przesyłki
Aby skonstruować funkcję zagnieżdżoną, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Zaznacz komórkę D6, a następnie kliknij przycisk Logiczne (karta Formuły, grupa Biblioteka funkcji). Po otwarciu menu wybierz funkcję JEŻELI.
260
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
2. Gdy otworzy się okno Argumenty funkcji, wpisz w polu Test_logiczny słowo suma i wstaw znak nawiasu otwierającego (. 3. Zaznacz zakres komórek od D3 do D5. Zaobserwuj pojawienie się w polu Test_logiczny odwołania D3:D5. 4. Wstaw nawias zamykający, a następnie wpisz znak > (większy niż). 5. Kliknij komórkę D1. Odwołanie do niej pojawi się na końcu wpisu w polu Test_logiczny (rysunek 6.49).
Rysunek 6.49. Warunek wykorzystujący funkcję sumy 6. W polu Wartość_jeżeli_prawda wprowadź frazę suma(D3:D5). 7. W polu Wartość_jeżeli_fałsz wprowadź frazę suma(D3:D5;B1) i kliknij przycisk OK (zwróć uwagę, że pomiędzy odwołaniami D3 i D5 znajduje się dwukropek, zaś przed odwołaniem B1 został umieszczony średnik). Od tego momentu w komórce D6 będzie wyświetlana suma liczb z komórek D3, D4 oraz D5, dodatkowo powiększona o liczbę zapisaną w komórce B1 tylko wówczas, gdy suma liczb z komórek D3, D4 oraz D5 nie przekroczy wartości liczby zapisanej w komórce D1 (rysunek 6.50).
Rysunek 6.50. Funkcja SUMA zagnieżdżona w funkcji JEŻELI
Funkcje statystyczne Excel 2016 zawiera bogaty zestaw funkcji statystycznych. Oprócz omówionych już funkcji ŚREDNIA, MAX oraz MIN, warto zapoznać się z funkcjami zliczającymi.
261
ABC MS Office 2016 PL
Zliczanie pustych i niepustych komórek Poniższa tabela przedstawia fragment planu lekcji (rysunek 6.51).
Rysunek 6.51. Fragment planu lekcji
Zliczając puste i niepuste komórki, uzyskamy informację o liczbie lekcji i „okienek” przypadających na poszczególne dni. Aby to uczynić: 1. Zaznacz komórkę B10, a następnie kliknij przycisk Więcej funkcji (karta Formuły, grupa Biblioteka funkcji). Po otwarciu menu rozwiń podmenu Statystyczne i wybierz funkcję ILE.NIEPUSTYCH. 2. Po otwarciu okna Argumenty funkcji zaznacz zakres komórek od B2 do B9 i kliknij przycisk OK. 3. W analogiczny sposób wstaw w komórce B11 funkcję statystyczną LICZ.PUSTE, obejmującą zakres od B2 do B9 (rysunek 6.52).
Rysunek 6.52.
Funkcje zliczające niepuste i puste komórki
Zliczanie warunkowe Aby zliczyć lekcje języka angielskiego przypadające na poszczególne dni, zaznacz komórkę B12, a następnie kliknij przycisk Więcej funkcji, rozwiń podmenu Statystyczne i wybierz funkcję LICZ.JEŻELI. Po otwarciu okna Argumenty funkcji upewnij się, że kursor tekstowy znajduje się w polu Zakres, i zaznacz zakres komórek od B2 do B9. W polu Kryteria wpisz frazę ang i kliknij przycisk OK (rysunek 6.53).
262
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.53.
Zliczanie liczby komórek o określonej zawartości
Zliczanie komórek zawierających liczby Poniższa tabela przedstawia pozycje występujące w restauracyjnym menu. Dania i napoje, którym nie towarzyszy cena, są chwilowo niedostępne (rysunek 6.54).
Rysunek 6.54. Menu wraz z cenami (kolumna Cena zawiera liczby, tekst oraz komórki puste)
Aby ustalić liczbę wszystkich oferowanych w danym momencie dań i napojów (a więc z wyjątkiem tych chwilowo niedostępnych oraz gratisowych dodatków), należy zliczyć wszystkie liczby reprezentujące ceny. W tym celu zaznacz komórkę B9, a następnie kliknij przycisk Więcej funkcji, rozwiń podmenu Statystyczne i wybierz funkcję ILE.LICZB. Po otwarciu okna Argumenty funkcji zaznacz zakres komórek od B2 do B8 i kliknij przycisk OK (rysunek 6.55).
Rysunek 6.55.
Zliczanie komórek, w których znajdują się liczby
Funkcje daty Aby w wybranej komórce arkusza wyświetlić bieżącą datę systemową, zaznacz tę komórkę, a następnie kliknij przycisk Data i godzina (karta Formuły, grupa Biblioteka funkcji). Po otwarciu menu wybierz funkcję Dziś. Po otwarciu okienka Argumenty funkcji kliknij przycisk OK.
263
ABC MS Office 2016 PL
Wyświetlana data będzie aktualizowana po każdym otwarciu skoroszytu (rysunek 6.56). Jeśli chcesz zaktualizować datę bez zamykania i ponownego otwierania skoroszytu, kliknij przycisk Oblicz teraz znajdujący się na karcie Formuły w grupie Obliczanie lub naciśnij na klawiaturze klawisz F9.
Rysunek 6.56. Funkcja wyświetlająca bieżącą datę Daty wygenerowane za pomocą funkcji lub wpisane w komórce bezpośrednio z klawiatury mogą być traktowane jak zwykłe liczby. I tak np. różnica pomiędzy datą bieżącą a wybraną datą z przeszłości określi liczbę minionych dni (rysunek 6.57).
Rysunek 6.57.
Różnica dat stanowiąca liczbę dni
Funkcje tekstowe Litery wielkie i małe — zamiana Pierwsze litery imion i nazwisk zapisanych w poniższej tabeli są małe, a powinny być wielkie (rysunek 6.58).
Rysunek 6.58.
264
Przykładowa tabela zawierająca dane tekstowe
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Aby skorygować wielkość liter rozpoczynających imiona, zaznacz komórkę D2, a następnie kliknij przycisk Tekstowe (karta Formuły, grupa Biblioteka funkcji). Po otwarciu menu wybierz funkcję Z.WIELKIEJ.LITERY. Po otwarciu okna Argumenty funkcji zaznacz komórkę B2 i kliknij przycisk OK. Formułę wstawioną w komórce D2 skopiuj do komórek D3, D4 oraz D5 (rysunek 6.59).
Rysunek 6.59.
Funkcja rozpoczynająca tekst od wielkiej litery
Aby dodatkowo wyróżnić nazwiska, zamienimy wszystkie występujące w nich litery z małych na wielkie. W tym celu zaznacz komórkę E2, a następnie kliknij przycisk Tekstowe i wybierz funkcję LITERY.WIELKIE. Po otwarciu okna Argumenty funkcji zaznacz komórkę C2 i kliknij przycisk OK. Formułę wstawioną w komórce E2 skopiuj do komórek E3, E4 oraz E5 (rysunek 6.60).
Rysunek 6.60.
Funkcja konwertująca wszystkie litery w tekście na litery wielkie
Możesz teraz przenieść wygenerowane kolumny D i E, zawierające imiona i nazwiska o zmienionych wielkościach liter, do kolumn źródłowych B i C. W tym celu zaznacz zakres komórek od D2 do E5 i kliknij przycisk Kopiuj (karta Narzędzia główne, grupa Schowek). Zaznacz teraz komórkę B2 i kliknij ikonę strzałki towarzyszącą przyciskowi Wklej, a po otwarciu menu kliknij miniaturę Wartości. Na zakończenie zaznacz powtórnie zakres D2:E5 i naciśnij klawisz Del, usuwając niepotrzebne już dane tekstowe.
265
ABC MS Office 2016 PL
Łączenie tekstów Na zakończenie utworzysz kolumnę, która połączy nazwiska z imionami. Przy okazji zamienisz ich kolejność. Aby to uczynić: 1. Zaznacz komórkę D2, a następnie kliknij przycisk Tekstowe. Po otwarciu menu wybierz funkcję ZŁĄCZ.TEKSTY. 2. Po otwarciu okna Argumenty funkcji upewnij się, że kursor tekstowy znajduje się w polu Tekst1, i kliknij komórkę C2. 3. Kliknij w polu Tekst2, przenosząc do niego kursor tekstowy, i wpisz przecinek oraz spację. 4. Przenieś kursor tekstowy do pola Tekst3, a następnie kliknij komórkę B2 (rysunek 6.61).
Rysunek 6.61.
Określanie argumentów funkcji łączącej teksty występujące w komórkach oraz tekst wpisany za pomocą klawiatury
5. Formułę zapisaną w komórce B2 skopiuj do pozostałych komórek w tej samej kolumnie (rysunek 6.62).
Rysunek 6.62.
266
Funkcja łącząca teksty
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Porządkowanie danych Podział kolumn W przykładzie opisanym w poprzednim rozdziale zapoznałeś się ze sposobem łączenia tekstów tak, by np. teksty pochodzące z dwóch osobnych kolumn trafiały do jednej. Czasami jednak zachodzi konieczność przeprowadzenia operacji odwrotnej — rozbicia danych zapisanych w jednej kolumnie na kilka osobnych kolumn. Załóżmy, że kolumna zawierająca nazwiska i imiona osób (oddzielone od siebie przecinkiem i spacją) ma zostać podzielona na dwie osobne kolumny (rysunek 6.63).
Rysunek 6.63.
Przykładowa tabela zawierająca dane tekstowe umieszczone w jednej kolumnie
Aby oddzielić imiona od nazwisk: 1. Zaznacz zakres komórek od A1 do A4, a następnie kliknij przycisk Tekst jako kolumny znajdujący się na karcie Dane w grupie Narzędzia danych. 2. Po otwarciu okna Kreator konwersji tekstu na kolumny wybierz opcję Rozdzielany i kliknij przycisk Dalej. 3. W kolejnym kroku uaktywnij opcję Przecinek oraz Spacja i upewnij się, że opcja Kolejne ograniczniki traktuj jako jeden jest aktywna. Na bieżąco obserwuj zmiany zachodzące w polu Podgląd danych. Po kliknięciu przycisku Zakończ imiona znajdujące się dotychczas w towarzystwie nazwisk zostaną umieszczone w osobnej kolumnie, zaś rozdzielające je przecinki i spacje zostaną usunięte (rysunek 6.64).
267
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.64. Dane tekstowe rozdzielone pomiędzy dwie osobne kolumny
Eksport danych Dane zapisane w arkuszu MS Excel mogą zostać wyeksportowane do pliku zewnętrznego. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych formatów jest format CSV. Dane są w nim przechowywane w postaci czysto tekstowej i dlatego takie pliki mogą stanowić uniwersalną platformę do przenoszenia danych pomiędzy różnymi aplikacjami. Przykładowa tabela danych, przeznaczona do wyeksportowania, zawiera zarówno dane tekstowe, jak i liczby wyświetlane w formacie księgowym (rysunek 6.65).
Rysunek 6.65. Dane tekstowe i liczby przeznaczone do wyeksportowania
Aby wyeksportować do formatu CSV dane zawarte w bieżącym arkuszu: 1. Przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Eksportuj. 2. Wskaż kategorię Zmień typ pliku. 3. Wybierz wariant CSV (rozdzielany przecinkami)(*.csv), a następnie kliknij przycisk Zapisz jako. 4. Po otwarciu okna Zapisywanie jako przejdź do folderu docelowego, wypełnij pole Nazwa pliku i kliknij przycisk Zapisz.
268
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
5. Po wyświetleniu komunikatu informującego o zapisywaniu danych pochodzących tylko z bieżącego arkusza kliknij przycisk OK. 6. Gdy wyświetli się kolejny komunikat, tym razem informujący o ewentualnych problemach z niezgodnościami funkcji, kliknij przycisk Tak. Utworzony w wyniku eksportu plik CSV jest plikiem tekstowym i jako taki może zostać otwarty np. w Notatniku Windows (rysunek 6.66). Zauważ, że pomiędzy danymi pochodzącymi z poszczególnych komórek zostały umieszczone średniki, zaś dane pochodzące z kolejnych wierszy arkusza znajdują się w osobnych wierszach Notatnika.
Rysunek 6.66.
Zawartość pliku tekstowego CSV przechowującego dane wyeksportowane z arkusza MS Excel
Import danych Dane zapisane w pliku CSV mogą zostać zaimportowane do arkusza MS Excel. Aby to zrobić: 1. Uruchom program Excel, tworząc nowy, pusty skoroszyt. Przejdź do wybranej komórki arkusza, która wyznaczy początek zaimportowanej tabeli. 2. Kliknij przycisk Z tekstu znajdujący się na karcie Dane w grupie Pobieranie danych zewnętrznych. 3. Po otwarciu okna Importowanie pliku tekstowego przejdź do odpowiedniego folderu, w którym znajduje się plik zapisany w formacie CSV, a następnie zaznacz ten plik i kliknij przycisk Importuj. 4. Po otwarciu okna Kreator importu tekstu wybierz opcję Rozdzielany. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Pochodzenie pliku i wybierz opcję 1250 : Środkowoeuropejski (Windows) lub wskaż inną, jeśli okaże się, że w polu Podgląd pliku polskie znaki nie są prawidłowo wyświetlane. Kliknij przycisk Dalej.
269
ABC MS Office 2016 PL
5. W kolejnym kroku uaktywnij opcję Średnik, równocześnie wyłączając wszystkie inne opcje. Sprawdź, czy w polu Podgląd danych informacje, które powinny znaleźć się w poszczególnych kolumnach, zostały rozdzielone pionowymi liniami (rysunek 6.67). Kliknij przycisk Zakończ.
Rysunek 6.67. Wskazywanie separatorów występujących w importowanym pliku CSV
6. Po wyświetleniu okienka Importowanie danych kliknij przycisk OK.
Tabele zamiast zakresów Jeśli dane zapisane w arkuszu są obszerne, wówczas odnalezienie określonej informacji może wymagać od Ciebie dużo wysiłku i czasu. W takim przypadku należy najpierw posortować dane według ustalonej kolejności, a także przefiltrować je tak, by ukryć te, które w danym momencie nie są potrzebne. W celu ułatwienia sortowania, filtrowania, podsumowywania i formatowania danych warto przekonwertować zawierający je zakres arkusza na specjalny typ obiektu zwany tabelą. Komórki przyporządkowane do tabeli utworzą wtedy spójną całość.
Wstawianie tabeli Przedstawiona poniżej oferta biura podróży to przykład prostej bazy danych. Każdy wiersz zakresu danych to rekord przechowujący komplet informacji o konkretnej ofercie. Poszczególne kolumny reprezentują pola, z których każde opisuje wybraną cechę oferty — np. jej cenę (rysunek 6.68). Aby przekonwertować zakres danych na tabelę, zaznacz dowolną komórkę należącą do zakresu B2:E13, a następnie kliknij przycisk Tabela znajdujący się na karcie Wstawianie w grupie Tabele. Po otwarciu okna Tworzenie tabeli upewnij się,
270
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.68. Zakres danych w arkuszu
że odwołanie przyporządkowane do pola Gdzie znajdują się dane do tabeli (oznaczonego dodatkowo ruchomym obramowaniem) obejmuje zakres B2:E13. Sprawdź, czy została uaktywniona opcja Moja tabela ma nagłówki, i kliknij przycisk OK.
Szybkie dostosowanie tabeli Jeśli zamierzasz zmienić wygląd tabeli lub od razu utworzyć tabelę o wyglądzie innym niż domyślny, wówczas po zaznaczeniu dowolnej komórki z zakresu B2:E13 kliknij przycisk Formatuj jako tabelę znajdujący się na karcie Narzędzia główne w grupie Style. Po otwarciu galerii stylów kliknij wybrany wzorzec. Po wyświetleniu okna Formatowanie jako tabeli upewnij się, że odwołanie przyporządkowane do pola Gdzie znajdują się dane do tabeli (oznaczonego dodatkowo ruchomym obramowaniem) obejmuje zakres B2:E13. Sprawdź, czy opcja Moja tabela ma nagłówki została uaktywniona, i kliknij przycisk OK. Po zaznaczeniu którejkolwiek komórki należącej do tabeli na Wstążce zostanie wyświetlona dodatkowa karta Projektowanie, przyporządkowana do obszaru Narzędzia tabel. Przyciski znajdujące się w grupie Opcje stylu tabeli umożliwiają dostosowanie wyglądu tabeli. I tak aby np. uprościć kolorystykę komórek tabeli, wyczyść pola opcji Wiersze naprzemienne oraz Kolumny naprzemienne. Z kolei chcąc wyróżnić skrajne pola tabeli (w tym przypadku KRAJ oraz CENA), uaktywnij opcje Pierwsza kolumna oraz Ostatnia kolumna.
Nie wyłączaj zbyt pochopnie opcji Wiersz nagłówka, spowoduje to bowiem ukrycie nagłówków kolumn wraz z towarzyszącymi im strzałkami umożliwiającymi szybki dostęp do opcji związanych z sortowaniem i filtrowaniem wierszy tabeli.
271
ABC MS Office 2016 PL
Aby przyłączyć do tabeli kolejne wiersze (lub kolumny), przeciągnij w dół (lub w prawo) tzw. uchwyt zmiany rozmiaru tabeli, widoczny w jej prawym dolnym rogu (rysunek 6.69).
Rysunek 6.69. Powiększanie tabeli o kolejne kolumny lub wiersze
Jeśli będziesz chciał w przyszłości usunąć strukturę tabeli i sprawić, by zawarte w niej dane stały się zwykłymi komórkami arkusza, wówczas zaznacz dowolną komórkę tej tabeli, a następnie kliknij przycisk Konwertuj na zakres (obszar Narzędzia tabel, karta Projektowanie, grupa Narzędzia).
Usuwanie duplikatów Pierwszym etapem porządkowania danych powinno być wyeliminowanie powtarzających się wierszy.
Nie zawsze powtarzające się wiersze świadczą o nieprawidłowościach w bazie danych. Jeśli np. będziesz sporządzał listę miesięcznych zakupów, wówczas może się okazać, że kilkukrotnie kupiłeś ten sam towar w tej samej cenie. Aby usunąć powtarzające się wiersze, zaznacz dowolną komórkę tabeli lub zakresu danych, a następnie kliknij przycisk Usuń duplikaty, znajdujący się na karcie Dane w grupie Narzędzia danych lub na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia. Po otwarciu okna Usuwanie duplikatów upewnij się, że opcja Moje dane mają nagłówki jest aktywna. W polu Kolumny pozostaw znaczniki przy wszystkich kolumnach i kliknij przycisk OK.
272
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Usunięcie znaczników z części kolumn może znacznie ograniczyć liczbę wierszy pozostawionych w tabeli. Jeśli np. pozostawisz znacznik jedynie w polu opcji przyporządkowanym do kolumny Kraj, wówczas lista ofert zostanie zredukowana tak, by dla każdego kraju zachowała się tylko jedna oferta (rysunek 6.70).
Rysunek 6.70
Znacznie okrojona zawartość tabeli po wyeliminowaniu powtarzających się wierszy, przy uwzględnieniu jedynie pola Kraj
Sortowanie danych Poukładanie wierszy w odpowiedniej kolejności pozwoli na znacznie szybsze wyszukanie potrzebnych informacji. I tak aby poukładać zapisaną w tabeli listę ofert według nazw krajów, kliknij strzałkę przyporządkowaną do nagłówka kolumny KRAJ, a po otwarciu menu wybierz opcję Sortuj od A do Z (rysunek 6.71).
Rysunek 6.71. Sortowanie danych w tabeli według krajów
273
ABC MS Office 2016 PL
Chcąc posortować wiersze stanowiące zwykły zakres danych (a nie tabelę), zaznacz dowolną komórkę należącą do kolumny KRAJ, a następnie kliknij przycisk Sortuj od A do Z znajdujący się na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie. Załóżmy, że po wstępnym posortowaniu wierszy według krajów chcesz jeszcze dodatkowo (w ramach tych krajów) poukładać oferty według cen. Aby to uczynić, zaznacz dowolną komórkę wchodzącą w skład tabeli lub zakresu, a następnie kliknij przycisk Sortuj znajdujący się na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie. Po otwarciu okna Sortowanie kliknij przycisk Dodaj poziom, a następnie ustaw kryteria sortowania według poniższego wzorca (rysunek 6.72).
Rysunek 6.72.
Określanie sposobu kaskadowego sortowania danych
Filtrowanie wierszy Filtrowanie umożliwia chwilowe ukrycie wybranych wierszy tabeli lub zakresu. Dzięki temu dane zawarte w wyświetlanych wierszach są lepiej wyeksponowane, a ich analiza staje się łatwiejsza.
Szybkie filtrowanie Jeśli zamierzasz przefiltrować wiersze należące do zakresu danych (a nie do tabeli), wówczas po zaznaczeniu dowolnej komórki z danymi kliknij przycisk Filtruj znajdujący się na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie. Od tego momentu nagłówkom kolumn będą towarzyszyć ikony strzałek, takie same jak w przypadku tabeli. Chcąc wyświetlić oferty turystyczne dotyczące wybranego kraju, kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do nagłówka kolumny KRAJ. Po otwarciu menu wyczyść
274
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
pole opcji (Zaznacz wszystko), a następnie zaznacz tylko jedno wybrane pole opcji (np. Rumunia) i kliknij przycisk OK (rysunek 6.73).
Rysunek 6.73. Filtrowanie wierszy według elementu Rumunia należącego do pola KRAJ
Jeśli zamierzasz ograniczyć dodatkowo wyświetlaną ofertę do wycieczek objazdowych, wówczas kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do nagłówka kolumny TYP. Po otwarciu menu wyczyść pole opcji (Zaznacz wszystko), a następnie zaznacz pole opcji wycieczka objazdowa i kliknij przycisk OK. Od tego momentu będą widoczne tylko te elementy oferty, które dotyczą wycieczek objazdowych po Rumunii. Chcąc teraz wyświetlić wszystkie wycieczki objazdowe (a nie tylko te dotyczące Rumunii), usuń filtr uprzednio przyporządkowany do kolumny KRAJ. W tym celu kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do pola KRAJ, a po otwarciu menu wybierz opcję Wyczyść filtr z „KRAJ”.
Jeśli wiersze tabeli lub zakresu podlegają filtrowaniu, wówczas ich numeracja jest nieciągła, a ikony strzałek przyporządkowanych do pól, według których odbywa się filtrowanie, zmieniają swój wygląd (rysunek 6.74). Aby ponownie wyświetlić wszystkie wiersze tabeli lub zakresu, kliknij przycisk Wyczyść znajdujący się na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie.
275
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.74.
Wygląd tabeli po zastosowaniu filtrowania według wybranych pól
Filtrowanie niestandardowe Załóżmy, że zamierzasz wyświetlić oferty ze środka przedziału cenowego, odrzucając tym samym propozycje najtańsze i najdroższe. W tym celu kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do nagłówka kolumny CENA. Po otwarciu menu rozwiń podmenu Filtry liczb i wybierz opcję Między…. Po otwarciu okna Autofiltr niestandardowy wypełnij go według poniższego wzorca (rysunek 6.75). Zwróć uwagę, że zastosowane kryteria filtrowania jest większe niż lub równe oraz jest mniejsze niż lub równe zostały połączone operatorem logicznym I.
Rysunek 6.75. Określanie kryteriów niestandardoweg o filtrowania przy użyciu operatora logicznego I Jeśli z kolei chcesz wykluczyć oferty ze środka przedziału cenowego, pozostawiając tym samym tylko te najtańsze i najdroższe, kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do nagłówka kolumny CENA, rozwiń podmenu Filtry liczb i wybierz opcję Filtr niestandardowy…. Po otwarciu okna Autofiltr niestandardowy wypełnij go według poniższego wzorca (rysunek 6.76). Zwróć uwagę, że tym razem zastosowane kryteria filtrowania jest większe niż lub równe oraz jest mniejsze niż lub równe zostały połączone operatorem logicznym LUB.
276
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.76. Określanie kryteriów niestandardoweg o filtrowania przy użyciu operatora logicznego LUB
Sortowanie i filtrowanie to operacje, które mogą się wzajemnie uzupełniać (np. w naszym przypadku, po ukryciu ofert spoza Bałkanów, pozostałe widoczne wiersze układamy alfabetycznie według nazw krajów).
Filtr zaawansowany Jeśli interesują Cię wycieczki objazdowe po Rumunii, a równocześnie wszystkie pobyty wypoczynkowe (bez względu na kraj), wówczas musisz stworzyć bardziej zaawansowane kryteria filtrowania. Aby to uczynić: 1. Poniżej zasadniczej tabeli danych utwórz drugą tabelę o identycznych nagłówkach, która będzie stanowić wzorzec filtrowania (rysunek 6.77).
Rysunek 6.77.
Zawansowane kryteria filtrowania
2. Zaznacz dowolną komórkę należącą do zasadniczej tabeli danych, a następnie kliknij przycisk Zaawansowane (karta Dane, grupa Sortowanie i filtrowanie). 3. Po otwarciu okna Filtr zaawansowany upewnij się, że została wybrana opcja Filtruj listę na miejscu. Ponadto sprawdź, czy odwołania przyporządkowane do pola Zakres listy odpowiadają tabeli danych, którą zamierzasz poddać filtrowaniu. 4. Kliknij w polu Zakres kryteriów, a następnie zaznacz zakres komórek obejmujący utworzony uprzednio wzorzec filtrowania (razem z nagłówkiem!) i kliknij przycisk OK (rysunek 6.78).
277
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.78. Określanie zakresu filtrowanej tabeli oraz wzorca filtrowania
Analiza danych Sumy częściowe — szybkie podsumowywanie danych Excel umożliwia szybkie podsumowanie odpowiednio pogrupowanych wierszy. W naszym przykładzie obliczymy średnie ceny pobytów wypoczynkowych, wycieczek objazdowych oraz wypraw górskich. Aby to uczynić, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Jeśli wiersze przeznaczone do podsumowania tworzą tabelę danych (a nie zakres), wówczas musisz najpierw przekonwertować ją na zwykły zakres. W tym celu zaznacz dowolną komórkę tej tabeli, a następnie kliknij przycisk Konwertuj na zakres (karta Projektowanie, grupa Narzędzia). 2. Posortuj wiersze zakresu według kolumny TYP. 3. Zaznacz dowolną komórkę zakresu, a następnie kliknij przycisk Suma częściowa znajdujący się na karcie Dane w grupie Konspekt. 4. Po otwarciu okna Sumy częściowe rozwiń listę przyporządkowaną do pola Dla każdej zmiany w i wybierz opcję TYP. 5. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Użyj funkcji i wybierz opcję Średnia (zauważ, że, wbrew nazwie, suma pośrednia nie musi wcale realizować sumowania!). 6. W polu Dodaj sumę częściową do: zaznacz jedynie pole opcji przyporządkowane do kolumny CENA (rysunek 6.79). Po kliknięciu przycisku OK pomiędzy grupami dotychczasowych wierszy pojawią się całkiem nowe wiersze, niosące informację o uśrednionych cenach pobytów wypoczynkowych, wypraw górskich i wycieczek objazdowych.
278
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.79. Wykorzystanie sumy częściowej do obliczenia średniej ceny ofert turystycznych danego typu
Dane oraz ich podsumowania utworzyły strukturę hierarchiczną określaną mianem konspektu. Dodatkowe przyciski 1, 2, 3 oraz przyciski ze znakami + oraz – pozwalają na wyświetlenie bądź ukrycie wybranych grup wierszy, a tym samym określenie stopnia szczegółowości zestawienia (rysunek 6.80).
Rysunek 6.80.
Dane i sumy pośrednie tworzące konspekt
279
ABC MS Office 2016 PL
Tabele przestawne — przekrojowa analiza danych Poniższa tabela przedstawia dane, na podstawie których dokonamy analizy wysokości płac (rysunek 6.81). Zauważ, że niektórzy pracownicy otrzymywali wynagrodzenie z racji pełnienia obowiązków w więcej niż jednym dziale firmy. Skonstruowanie tabeli przestawnej ułatwi przeanalizowanie dużej liczby danych i umożliwi szybką zmianę sposobu ich podsumowania.
Polecane tabele przestawne Excel pozwala na szybkie „oswojenie” się z nieco trudniejszym tematem, jakim są tabele przestawne, i przedstawia ich możliwości poprzez kilka sugerowanych układów tabel przestawnych, tworzonych każdorazowo na podstawie konkretnych danych wskazanych przez Ciebie. Aby na podstawie zwykłego, „płaskiego” zestawienia danych wygenerować przykładowe tabele przestawne, zaznacz dowolną komórkę danych, a następnie kliknij przycisk Polecane tabele przestawne znajdujący się na karcie Wstawianie w grupie Tabele. Po otwarciu okna Polecane tabele przestawne klikaj wybrane miniatury po lewej stronie okna i obserwuj zwracane przez nie wyniki, widoczne na podglądzie po prawej stronie okna. Chcąc dokładniej przyjrzeć się wybranej propozycji tabeli przestawnej, kliknij przycisk OK. Nowo utworzona tabela przestawna zostanie umieszczona w kolejnym, nowym arkuszu bieżącego skoroszytu.
Samodzielne budowanie tabeli przestawnej Zaznacz dowolną komórkę danych, a następnie kliknij przycisk Tabela przestawna znajdujący się w grupie Tabele na karcie Wstawianie. Będziemy tu pracować na tabeli ilustrującej przykładową ewidencję płac i czasu pracy widocznej na rysunku 6.81. Po otwarciu okna Tworzenie tabeli przestawnej upewnij się, że zaznaczony zakres danych obejmuje wszystkie komórki danych. Wybierz opcję Nowy arkusz i kliknij przycisk OK. W nowo utworzonym arkuszu zostanie umieszczona pusta tabela przestawna. Jeśli zaznaczysz dowolną komórkę w jej obszarze, wówczas w oknie programu Excel zostanie wyświetlony panel Pola tabeli przestawnej, który pomoże Ci skomponować zawartość tabeli przestawnej. Oprócz tego na Wstążce pojawią się dwie dodatkowe karty Analiza oraz Projektowanie, przyporządkowane do obszaru Narzędzia tabel przestawnych.
280
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.81.
Przykładowa ewidencja płac i czasu pracy
Aby uzyskać informacje na temat średnich płac firmy, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Odszukaj element o nazwie Oddział, widoczny u góry panelu Pola tabeli przestawnej, i przeciągnij go do pola WIERSZE. 2. Znajdź element Dział i przeciągnij go do pola KOLUMNY. 3. Odszukaj element o nazwie Płaca i przeciągnij go do pola WARTOŚCI. Zaobserwuj pojawienie się w polu WARTOŚCI elementu o nazwie Suma z Płaca. 4. Kliknij strzałkę towarzyszącą elementowi Suma z Płaca, a po otwarciu menu wybierz opcję Ustawienia pola wartości…. 5. Po otwarciu okna Ustawienia pola wartości wybierz funkcję Średnia znajdującą się na liście wyświetlanej w sekcji Podsumuj pole wartości wg i kliknij przycisk OK.
281
ABC MS Office 2016 PL
Z wygenerowanej tabeli przestawnej możesz teraz odczytać wysokość średniej płacy w firmie (komórka E8), a także w poszczególnych działach (komórki B8, C8, D8) oraz miastach (komórki E5, E6, E7) — rysunek 6.82.
Rysunek 6.82.
Tabela przestawna utworzona na potrzeby analizy wysokości średnich płac w poszczególnych działach firmy i miastach
Zwróć uwagę, że tabela przestawna dostarcza Ci wielu przekrojowych informacji. W powyższym przypadku mówią one np. o tym, ile średnio zarabiają cieszyńscy serwisanci (komórka B5), skoczowscy sprzedawcy (komórka C6) czy ustrońscy szkoleniowcy (komórka D7).
Przedstawianie danych na wykresach Utworzenie wykresu będącego odzwierciedleniem danych liczbowych ułatwia interpretację tych danych i pozwala na zaobserwowanie występujących w nich trendów i zależności. Przykładowe dane źródłowe, na podstawie których utworzymy wykres, opisują wydatki za poszczególne miesiące pierwszego kwartału (rysunek 6.83).
282
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.83. Dane źródłowe, na podstawie których zostanie utworzony wykres
Wykresy proponowane przez Excel Najważniejszym etapem tworzenia wykresu jest odpowiedni dobór typu wykresu do liczb, które ma on prezentować. Excel ułatwia nam zadanie, podpowiadając, jakie typy wykresów byłyby odpowiednie dla zestawów liczb, które akurat chcemy zobrazować. Przyjrzyjmy się zatem, jakie propozycje ma dla nas Excel 2016 w odniesieniu do naszych przykładowych danych źródłowych. W tym celu: 1. Zaznacz zakres komórek B2:E5. 2. Kliknij przycisk Polecane wykresy (karta Wstawianie, grupa Wykresy). 3. Po otwarciu okna Wstawianie wykresu klikaj na miniaturach proponowanych wykresów, widzianych po lewej stronie zakładki Polecane wykresy. Analizuj zawartość wykresów i ich opis, widoczne po prawej stronie okna. 4. Jeśli zdecydujesz się na wybrany typ wykresu, kliknij przycisk OK. Zauważ, że: 1. Wykresy kolumnowe i słupkowe różnią się od siebie de facto tylko kierunkiem kolumn (wyświetlanych w pionie lub poziomie). 2. W wykresach grupowanych kolumny są ustawione koło siebie, zaś w skumulowanych — na sobie. 3. Na wykresie liniowym dobrze widać zmiany i trend, utrzymujący się w czasie (np. w naszym przypadku w okresie trzech miesięcy systematycznie rosły koszty Mediów). Powyższe uwagi zostaną zilustrowane dokładniej w kilku przykładach w podrozdziale Dobór typu wykresu. Zaproponowane przez Excel wykresy obejmują wiele serii danych i wiele punktów na osi kategorii (czyli mamy do czynienia z kilkoma rodzajami wydatków i śledzimy ich wysokość nie w pojedynczym miesiącu, lecz w trzech kolejnych). W przypadku, gdy dane liczbowe nie są aż tak rozbudowane strukturalnie, może się okazać, że
283
ABC MS Office 2016 PL
najwłaściwszym typem wykresu będzie wykres kołowy. Aby prześledzić jego właściwości: 1. Zaznacz zakres komórek B2:C5 lub B2:E3 (zauważ, że oprócz etykiet tekstowych, te zakresy obejmują tylko jedną kolumnę lub jeden wiersz zawierający liczby). 2. Kliknij przycisk Polecane wykresy (karta Wstawianie, grupa Wykresy). 3. Po otwarciu okna Wstawianie wykresu zauważ, że wśród proponowanych typów wykresów pojawił się nowy typ — Kołowy. Ilustruje on udział poszczególnych czynników w całości (całe koło to 100%, a poszczególne „kawałki” są proporcjonalne do liczb, które reprezentują).
Samodzielne wstawianie wykresów Aby utworzyć wykres, zaznacz dowolną komórkę zawierającą dane źródłowe, a następnie kliknij przycisk Wstaw wykres kolumnowy lub słupkowy znajdujący się na karcie Wstawianie w grupie Wykresy. Po otwarciu menu kliknij miniaturkę wykresu Kolumnowy grupowany, przyporządkowanego do sekcji Kolumnowy 2-W (rysunek 6.84).
Rysunek 6.84. Wstawianie wykresu kolumnowego
Każdorazowe zaznaczenie wykresu spowoduje pojawienie się na Wstążce dwóch dodatkowych kart — Projektowanie i Formatowanie — przyporządkowanych do obszaru Narzędzia wykresów. Dzięki nim dostosowanie wykresu do potrzeb użytkownika i uzyskanie profesjonalnego wyglądu wykresu staje się proste jak nigdy dotąd.
284
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Przenoszenie i zmiana rozmiaru wykresu wstawionego do arkusza odbywa się na identycznych zasadach, jak w przypadku obiektu typu SmartArt. Jeśli zawartość wykresu jest na tyle obszerna, że staje się on czytelny dopiero po znacznym powiększeniu, wówczas warto przenieść go do osobnego arkusza. Aby to uczynić, zaznacz wykres osadzony w arkuszu, a następnie kliknij przycisk Przenieś wykres znajdujący się na karcie Projektowanie w grupie Lokalizacja. Po otwarciu okna Przenoszenie wykresu wybierz opcję Nowy arkusz, wypełnij pole nazwy lub pozostaw nazwę domyślną i kliknij przycisk OK.
Dopasowanie elementów wykresu W obszarze wykresu, oprócz tzw. obszaru kreślenia, czyli jego zasadniczej części, mogą pojawić się dodatkowe elementy.
Układ wykresu Chcąc szybko wybrać układ wykresu, czyli zestaw i położenie elementów towarzyszących obszarowi kreślenia, kliknij przycisk Szybki układ znajdujący się na karcie Projektowanie, w grupie Układy wykresu. Umieszczając kursor myszy na wybranej miniaturze (bez jej klikania) obserwuj, jak zmienia się Twój wykres. Ostatecznie kliknij jeden ze wzorców. Jeśli zechcesz samodzielnie skomponować układ wykresu, skorzystaj z przycisku Dodaj element wykresu, znajdującego się w grupie Układy wykresu na karcie Projektowanie.
Tytuł wykresu Aby dodać tytuł wykresu, zaznacz wykres, a następnie kliknij ikonę Elementy wykresu (w kształcie znaku +), która pojawiła się przy prawym górnym narożniku zaznaczonego wykresu. Po rozwinięciu menu przycisku uaktywnij opcję Tytuł wykresu (rysunek 6.85). Kliknij teraz prawym przyciskiem myszy pole Tytuł wykresu, widoczne w obszarze wykresu, i wybierz opcję Formatuj tytuł wykresu…. Po otwarciu panelu Formatowanie tytułu wykresu określ wygląd wypełnienia oraz wygląd obramowania pola tytułu (szczególny efekt stylistyczny można osiągnąć, stosując np. wypełnienie gradientowe oraz przezroczystość, uzupełnione cieniem).
285
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.85.
Szybkie uaktywnianie elementów na wykresie
Kliknij teraz w obszarze pola Tytuł wykresu, wykasuj dotychczasową treść, wpisz nową (np. Wydatki za I kwartał) i naciśnij klawisz Esc. W razie potrzeby przeciągnij tytuł wykresu tak, by nie zasłaniał słupków wyświetlanych w obszarze kreślenia.
Tytuły osi W analogiczny sposób, korzystając z przycisku Elementy wykresu > Tytuły osi, możesz określić wygląd i treść pól tekstowych, stanowiących podpisy osi. W naszym przypadku przyporządkuj do osi poziomej nazwę Miesiące, a osi pionowej nadaj tytuł Kwoty wydatków.
Legenda Niezwykle istotnym elementem wykresu jest towarzysząca mu legenda. To dzięki niej wiemy, która seria kolorowych słupków reprezentuje daną kategorię wydatków (Paliwo, Czynsz, Media). Jeśli nie dostrzegasz legendy na swoim wykresie, wówczas kliknij przycisk Elementy wykresu > Legenda. Po umieszczeniu legendy na wykresie w każdej chwili możesz zmienić jej położenie.
Etykiety osi — jednostki główne Nazwy miesięcy wyświetlane poniżej osi poziomej oraz liczby towarzyszące osi pionowej to tzw. etykiety osi. Aby określić sposób wyświetlania etykiet, a także położenie i wygląd osi, przejdź do karty Formatowanie przyporządkowanej do obszaru Narzędzia wykresów, rozwiń listę przyporządkowaną do grupy Bieżące zaznaczenie i wybierz element o nazwie Oś pionowa (wartości), po czym kliknij przycisk Formatuj zaznaczenie.
286
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Można sprawić, by etykiety liczbowe przyporządkowane do osi Kwoty wydatków zostały rozłożone rzadziej (w naszym przypadku, zamiast co 200 zł, rozłożymy je np. co 500 zł). Aby to uczynić, w panelu Formatowanie osi przejdź do kategorii Opcje osi. W polu Główna w sekcji Jednostki wpisz liczbę 500, zaś w polu Pomocnicza wpisz liczbę 250.
Linie siatki Aby ułatwić odczyt danych z wykresu, warto uzupełnić obszar kreślenia o tzw. linie siatki. Domyślnie są włączone tylko główne poziome linie siatki. Chcąc wyświetlić pomocnicze poziome linie siatki, kliknij przycisk Elementy wykresu, rozwiń podmenu Linie siatki i uaktywnij opcję Podstawowe pomocnicze poziome.
Etykiety danych Odczytanie określonej wartości z wykresu poprzez odniesienie się do wysokości danego słupka nie gwarantuje uzyskania odpowiedniej precyzji. Chcąc ułatwić odczyt danych z wykresu, można uzupełnić poszczególne słupki o dodatkowe informacje (najczęściej o liczby będące źródłowymi wartościami, na podstawie których powstał wykres). Aby to uczynić, kliknij przycisk Elementy wykresu i uaktywnij opcję Etykiety danych.
Stosowanie etykiet danych w przypadku, gdy na wykresie znajduje się duża liczba słupków, może sprawić, że ten wykres stanie się mniej czytelny.
Zmiana wyglądu elementów na wykresie Galeria stylów Aby zmienić szybko wygląd całego wykresu, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Style wykresu, widoczny przy prawym górnym narożniku wykresu (rysunek 6.86). Po otwarciu menu wybierz jeden ze wzorców z kategorii Styl oraz zastosuj paletę kolorów wybraną z kategorii Kolor.
Formatowanie poszczególnych elementów Jeśli żaden wzorzec nie odpowiada w stu procentach Twoim potrzebom, wówczas możesz pokusić się o samodzielne dostosowanie wyglądu wybranych elementów wykresu. W tym celu przejdź do karty Formatowanie, a następnie zaznacz
287
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.86.
Szybkie formatowanie wykresu
wybrany element wykresu (np. tytuł wykresu) i — korzystając z przycisków znajdujących się w grupach Style kształtów oraz Style WordArt — zmień wypełnienie, kontury oraz wygląd tekstu w zaznaczonym obiekcie.
Pojedyncze kliknięcie wybranego słupka spowoduje, że zostaną zaznaczone wszystkie słupki oznaczone tym samym kolorem, a więc reprezentujące tę samą serię danych (w naszym przypadku Paliwo, Czynsz, Media). W ten sposób Excel sugeruje Ci, byś zmieniał równocześnie wygląd wszystkich słupków reprezentujących daną serię. Jeśli jednak z jakichś powodów wyróżnienie pojedynczego słupka okaże się konieczne, wówczas, po zaznaczeniu wszystkich słupków serii, kliknij jeszcze raz wybrany słupek. Excel umożliwia zaznaczenie i zmianę wyglądu praktycznie każdego elementu wykresu. Możesz na przykład zmienić rozmiar czcionki etykiet towarzyszących osi poziomej (osi kategorii) lub liczb towarzyszących osi pionowej (osi wartości). W tym celu musisz je zaznaczyć (rysunek 6.87), a następnie przejść do karty Narzędzia główne i skorzystać z przycisków przyporządkowanych do grupy Czcionka.
288
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.87. Zaznaczenie etykiet osi wartości
Jeśli precyzyjne kliknięcie (i tym samym zaznaczenie wybranego elementu wykresu) okaże się dla Ciebie zbyt kłopotliwe, wówczas rozwiń listę Elementy wykresu znajdującą się na karcie Formatowanie w grupie Bieżące zaznaczenie i wybierz odpowiedni element. Następnie kliknij sąsiedni przycisk Formatuj zaznaczenie, otwierając okno umożliwiające dokonanie precyzyjnych ustawień wyglądu. Jeśli na osi poziomej (osi kategorii) jest umieszczonych zbyt wiele punktów, wówczas opisujące je etykiety (w naszym przypadku styczeń, luty i marzec) powinny zostać ułożone pionowo. Aby to uczynić: 1. Kliknij listę przyporządkowaną do pola Elementy wykresu, a następnie wybierz element o nazwie Oś pozioma (kategorii). Po zaznaczeniu osi kategorii kliknij przycisk Formatuj zaznaczenie. 2. Po otwarciu okna Formatowanie osi przejdź do kategorii Opcje osi i kliknij ikonę Rozmiar i właściwości. 3. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Kierunek tekstu i wybierz opcję Obróć tekst o 270° (rysunek 6.88).
Obszar kreślenia Pośród wszystkich elementów tworzących wykres na szczególną uwagę zasługuje tzw. obszar kreślenia. Aby zwiększyć czytelność wykresu, warto powiększyć ten obszar tak, by jak najściślej wypełniał dostępny obszar wykresu. W tym celu zaznacz obszar kreślenia, a następnie przeciągnij jeden z jego uchwytów zaznaczenia — boczny (kwadratowy) lub narożny (okrągły) — rysunek 6.89.
289
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.88. Ułożenie etykiet osi kategorii w pionie
Rysunek 6.89. Zmiana rozmiaru obszaru kreślenia
W razie potrzeby zaznacz obszar kreślenia, a następnie przeciągnij go tak, by legenda, tytuł wykresu oraz tytuły osi nie zasłaniały słupków wyświetlanych w obszarze kreślenia.
Wskazywanie danych źródłowych Załóżmy, że z wykresu przedstawiającego wydatki za paliwo, czynsz i media chcesz wyeliminować serię danych reprezentującą wydatki za czynsz. Aby to uczynić, zaznacz wykres, a następnie kliknij przycisk Zaznacz dane (karta Projektowanie, grupa Dane). Po otwarciu okna Wybieranie źródła danych zaznacz etykietę Czynsz widoczną w polu Wpisy legendy (serie danych), a następnie kliknij przycisk Usuń (rysunek 6.90).
290
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Rysunek 6.90.
Usuwanie z wykresu serii danych Czynsz
Kliknij przycisk OK, po czym przeanalizuj wygląd wykresu o zubożonej zawartości (rysunek 6.91).
Rysunek 6.91. Wygląd wykresu po wyeliminowaniu serii danych przedstawiającej wydatki za czynsz
Zupełnie inaczej będzie się przedstawiać sytuacja w przypadku, gdy z wykresu zechcesz wyeliminować słupki reprezentujące dane za marzec. Aby to uczynić, będziesz musiał usunąć jeden z tzw. punktów na osi kategorii. W tym celu, po otwarciu okna Wybieranie źródła danych, w polu Etykiety osi poziomej (kategorii) wykasuj znacznik towarzyszący elementowi marzec. Po kliknięciu przycisku OK zostanie wyświetlony wykres o zredukowanej liczbie punktów na osi kategorii (rysunek 6.92).
291
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 6.92. Wygląd wykresu po wyeliminowaniu punktu marzec na osi kategorii
Kliknięcie przycisku Przełącz wiersz/kolumnę (karta Projektowanie, grupa Dane) spowoduje gruntowne przebudowanie wykresu. Etykiety osi kategorii (styczeń, luty, marzec) staną się seriami danych, zaś dotychczasowe serie danych (Paliwo, Czynsz, Media) zostaną potraktowane jako punkty na osi kategorii (rysunek 6.93).
Rysunek 6.93. Wygląd wykresu po transpozycji wierszy i kolumn tabeli źródłowej
Dobór typu wykresu Odmiany wykresu kolumnowego Wiesz już, że wykres kolumnowy to tylko jeden z wielu typów wykresów stosowanych do zilustrowania danych liczbowych. Aby zmienić typ wykresu na inny, zaznacz wykres, a następnie kliknij przycisk Zmień typ wykresu (karta
292
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Projektowanie, grupa Typ). Po otwarciu okna Zmienianie typu wykresu wskaż wybraną kategorię (np. Liniowy, Kołowy, Warstwowy), a następnie kliknij jeden z wariantów oferowanych w ramach wybranej kategorii (np. Liniowy ze znacznikami).
Typ Kolumnowy, Liniowy, Słupkowy oraz Warstwowy stanowią de facto te same odmiany wykresu. Jedyna różnica polega na innym kształcie lub położeniu elementu, który reprezentuje wartość liczby (np. zamiast słupków pionowych występują poziome, zamiast słupków prostokątnych występują walcowe i ostrosłupowe).
Wykresy skumulowane Jeśli wykres powinien nieść informacje nie tylko o poszczególnych składnikach tworzących serie, ale również o sumie tych składników, wówczas należy zastosować odmianę wykresu w wariancie skumulowanym (np. Skumulowany kolumnowy). W naszym przypadku słupki przyporządkowane do danego miesiąca nie zostaną ustawione koło siebie, lecz jeden na drugim. Ich łączna wysokość będzie wyrażać sumaryczne wydatki za dany miesiąc (rysunek 6.94).
Rysunek 6.94.
Wykres kolumnowy skumulowany, obrazujący wydatki składowe oraz wydatki sumaryczne poniesione w poszczególnych miesiącach
293
ABC MS Office 2016 PL
Linie trendu Linie trendu dodane do poszczególnych serii danych pozwalają lepiej zaobserwować zmiany, którym te dane podlegają (np. możemy zauważyć trend rosnący lub malejący). Oprócz tego linie trendu mogą stanowić krótkoterminową prognozę. I tak aby prześledzić dynamikę wydatków za Czynsz, kliknij przycisk Elementy wykresu, a następnie kliknij opcję Linia trendu. Po otwarciu okna Dodawanie linii trendu zaznacz serię Czynsz i kliknij przycisk OK. Na wykresie pojawi się dodatkowa linia (rysunek 6.95).
Rysunek 6.95. Linia trendu dodana do serii Czynsz
Kliknij dwukrotnie linię trendu, zaś po otwarciu panelu Formatowanie linii trendu kliknij ikonę Opcje linii trendu. W polu Prognoza / Do przodu wpisz wartość 1. W ten sposób linia trendu na wykresie zostanie przedłużona aż do kwietnia, prognozując czynsz na kolejny miesiąc.
Wykresy kołowe Któż z nas nie widział w telewizji lub internecie okrągłego wykresu, którego poszczególne części przypominają kawałki tortu? Dzięki wykresowi kołowemu (o czym już wiesz) możemy dowiedzieć się, jaki jest procentowy udział poszczególnych czynników w całości (np. ile procent użytkowników komputerów korzysta już z MS Office 2016, ile z MS Office 2013, a ile ze starszych wersji).
294
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Wykres kołowy przedstawia dane w sposób przekrojowy. W praktyce oznacza to, że będziemy mogli zaprezentować np. rozkład wydatków na paliwo, czynsz i media za luty lub wydatków na paliwo za styczeń, luty i marzec. Chcąc utworzyć wykres kołowy pozwalający na analizę wydatków za luty, zaznacz zakres komórek B2:B5, a następnie — przytrzymując klawisz Ctrl — zaznacz kolejny zakres komórek D2:D5. W ten sposób, zaznaczając dwa obszary rozłączne, wskażesz etykiety kategorii oraz dane liczbowe za wybrany miesiąc (rysunek 6.96).
Rysunek 6.96.
Zaznaczenie rozłącznych zakresów mających stanowić dane źródłowe wykresu kołowego
Kliknij teraz przycisk Wstaw wykres kołowy lub pierścieniowy znajdujący się na karcie Wstawianie w grupie Wykresy. Po otwarciu menu wybierz płaski wzorzec o nazwie Kołowy lub wzorzec trójwymiarowy Kołowy 3-W. Po wstawieniu wykresu kołowego do arkusza możesz ów wykres poddać formatowaniu w taki sam sposób, w jaki formatowałeś wykres kolumnowy. Dodatkowo, jeśli wstawiłeś wykres trójwymiarowy, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Obrót 3-W…, a następnie ustaw kąty obrotu i nachylenia wykresu. Poszczególne „kawałki tortu” nie muszą ściśle do siebie przylegać. Aby je od siebie oddalić, zaznacz obszar kreślenia, a następnie uchwyć i odciągnij od środka jeden z kawałków wykresu. Chcąc zwrócić szczególną uwagę na wybrany wycinek wykresu, zaznacz go, a następnie odciągnij dodatkowo od pozostałych kawałków. Na zakończenie utworzysz wykres kołowy pozwalający na analizę wydatków za czynsz. W tym celu zaznacz zakres komórek B2:E2, a następnie — przytrzymując klawisz Ctrl — zaznacz kolejny zakres komórek B4:E4. Kliknij teraz przycisk Wstaw wykres kołowy lub pierścieniowy i wskaż odpowiadający Ci wzorzec.
295
ABC MS Office 2016 PL
Do poszczególnych kawałków wykresu kołowego można dodać etykiety, które będą pokazywać procentowy udział poszczególnych czynników w całości. Chcąc to uczynić, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny element „tortu” na wykresie, po czym wskaż Dodaj etykiety danych > Dodaj etykiety danych. Następnie, po raz drugi, kliknij element wykresu prawym przyciskiem myszy i tym razem wybierz Formatuj etykiety danych…. Po otwarciu panelu Formatowanie etykiet danych przejdź do kategorii Opcje etykiet. Uaktywnij opcje Wartość procentowa oraz Nazwa kategorii, wyłącz pozostałe opcje i kliknij przycisk Zamknij. Aby nie dublować informacji, zaznacz Legendę na wykresie i naciśnij klawisz Delete na klawiaturze. Oceń czytelność wykresów kołowych i w razie potrzeby skoryguj ich wygląd (rysunek 6.97).
Rysunek 6.97.
Trójwymiarowe wykresy kołowe uzupełnione etykietami kategorii i wartości procentowych
Miniwykresy w pojedynczych komórkach Excel 2016 umożliwia tworzenie tzw. wykresów przebiegu w czasie. Te niewielkie wykresy, mieszczące się w pojedynczych komórkach arkusza, mogą stanowić doskonałą ilustrację trendów (wzrostów i spadków) dla poszczególnych serii danych. Z tego powodu powinny być umieszczane w bezpośrednim sąsiedztwie danych liczbowych. W znanym Ci już zestawieniu wydatków (rysunek 6.83), zamiast jednego zbiorczego wykresu zawierającego trzy serie danych (Paliwo, Czynsz, Media), utworzymy
296
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
teraz trzy osobne, niewielkie wykresy — po jednym dla każdej serii. W tym celu zaznacz komórkę F3, a następnie kliknij przycisk Kolumnowy (lub Liniowy) na karcie Wstawianie w grupie Wykresy przebiegu w czasie. Po otwarciu okna Tworzenie wykresów przebiegu w czasie upewnij się, że w polu Zakres danych mruga kursor tekstowy, po czym zaznacz w arkuszu zakres komórek C3:E3 i kliknij przycisk OK. W komórce F3 pojawią się niewielkie słupki wykresu. W razie potrzeby poszerz kolumnę F. Zaznacz teraz komórkę F3, zawierającą miniwykres, a następnie przeciągnij jej uchwyt wypełniania w dół — do komórek F4 oraz F5. W ten sposób wygenerujesz w tych komórkach kolejne miniwykresy — tym razem oparte na danych z zakresów odpowiednio C4:E4 oraz C5:E5 (rysunek 6.98).
Rysunek 6.98.
Wykresy liniowe i kolumnowe, umieszczone w pojedynczych komórkach arkusza, przedstawiające przebieg wartości liczbowych (Paliwo, Czynsz, Media) w czasie (w miesiącach styczeń, luty i marzec)
Po każdorazowym przejściu do komórki zawierającej miniwykres na Wstążce będzie pojawiać się karta Projektowanie, należąca do obszaru Narzędzia wykresów przebiegu w czasie. Uaktywniając odpowiednie opcje w grupie Pokazywanie (np. Punkt najwyższej wartości, Punkt najniższej wartości), będziesz mógł zwracać uwagę na wybrane elementy miniwykresu. Natomiast korzystając z przycisków w grupie Typ, łatwo zmienisz rodzaj wykresu np. z kolumnowego na liniowy. Chcąc usunąć miniwykres, zaznacz komórkę, w której się on znajduje, a następnie kliknij przycisk Wyczyść, znajdujący się w grupie Grupowanie na karcie Projektowanie.
Szybka analiza, czyli wszystko pod ręką! Teraz, kiedy potrafisz już m. in. formatować arkusz, posługiwać się funkcjami oraz tworzyć wykresy, warto, byś przyjrzał się mechanizmowi, który może stanowić Twój podręczny zbiór najczęściej wykonywanych operacji. Zanim sięgniesz po zaawansowane opcje dostępne w okienkach dialogowych i kontekstowych kartach na Wstążce, przejrzyj gotowe rozwiązania, które zaproponuje Ci Excel.
297
ABC MS Office 2016 PL
Aby prześledzić, jak działa Szybka analiza na przykładzie naszych danych: 1. Zaznacz zakres B2:E5 (rysunek 6.83). 2. Kliknij ikonę Szybka analiza, widoczną przy prawym dolnym rogu zaznaczonego zakresu. Zaobserwuj pojawienie się specjalnego menu (rysunek 6.99).
Rysunek 6.99.
Przycisk Szybka analiza i jego menu, dotyczące zaznaczonego zakresu
3. Wybierz kategorię Wykresy, a następnie kliknij miniaturę Kolumnowy grupowany. W ten prosty i szybki sposób do bieżącego arkusza zostanie dodany nowy wykres!
Kategoria Wykresy w Szybkiej analizie zawiera ten sam zestaw podpowiedzi Excela, co znany Ci już przycisk Polecane wykresy na karcie Wstawianie. 4. Kliknij raz jeszcze ikonę Szybka analiza — tym razem wybierz kategorię Formatowanie, a następnie kliknij opcję Paski danych. W ten prosty i szybki sposób do komórek zawierających liczby zostaną dodane słupki o wielkościach proporcjonalnych do tych liczb.
Kategoria Formatowanie w Szybkiej analizie przynosi zestaw rozwiązań, dostępnych również po kliknięciu znanego Ci już przycisku Formatowanie warunkowe na karcie Narzędzia główne.
298
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
5. Chcąc dokonać analizy danych liczbowych, po kliknięciu ikony Szybka analiza wybierz kategorię Sumy. W zależności od potrzeb możesz obliczyć sumy, średnie lub np. rozkład procentowy kosztów za poszczególne miesiące.
Ochrona arkusza i skoroszytu Ochrona zawartości komórek w arkuszu Excel 2016 pozwala zapobiegać przypadkowej zmianie lub usunięciu zawartości wybranych komórek arkusza.
Domyślnie wszystkie komórki arkusza są chronione, ale mechanizm ich ochrony jest wyłączony. W praktyce ochrona wybranych komórek arkusza sprowadza się więc do tego, by wskazać komórki, które nie będą chronione, a następnie uaktywnić mechanizm ochrony. Załóżmy, że przygotowany przez Ciebie formularz elektroniczny ma służyć do wpisywania danych osobowych (rysunek 6.100).
Rysunek 6.100. Przykładowy formularz elektroniczny zawierający etykiety (oznaczone kolorem szarym) oraz przeznaczone do wypełnienia pola tekstowe (oznaczone kolorem białym) Aby zapobiec wpisywaniu zawartości do komórek innych niż przeznaczone do tego pola (oznaczone kolorem białym), postępuj według poniższych wskazówek: 1. Zaznacz zakres komórek B2:B4, mających stanowić aktywne pola formularza. 2. Kliknij przycisk Formatuj znajdujący się na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki, a po otwarciu menu kliknij opcję Zablokuj komórkę. Zauważ, że ta opcja była domyślnie włączona, więc Twoje kliknięcie spowodowało jej wyłączenie w odniesieniu do zaznaczonych komórek.
299
ABC MS Office 2016 PL
3. Kliknij teraz przycisk Chroń arkusz znajdujący się na karcie Recenzja w grupie Zmiany. 4. Po otwarciu okna Chronienie arkusza zaznacz tylko te czynności, które będą mogły być przeprowadzane na komórkach podlegających ochronie (w praktyce najczęściej pozostawiamy tylko dwie pierwsze opcje związane z zaznaczaniem komórek). 5. Jeśli chcesz, aby osoby wypełniające formularz nie mogły wyłączyć mechanizmu ochrony, wówczas wpisz hasło i kliknij przycisk OK. Po otwarciu kolejnego okna wpisz ponownie to samo hasło i kliknij przycisk OK. Od tego momentu próba wpisania czegokolwiek w dowolnej komórce arkusza spoza zakresu B2:B4 zakończy się wyświetleniem komunikatu informującego o tym, że dana komórka jest chroniona. Aby wyłączyć ochronę komórek w arkuszu, kliknij przycisk Nie chroń arkusza (karta Recenzja, grupa Zmiany). Jeśli Excel o to poprosi, wpisz hasło, które zostało ustanowione podczas włączania ochrony.
Ochrona całego skoroszytu Chcąc ochronić arkusze skoroszytu np. przed ich przeniesieniem bądź usunięciem, kliknij przycisk Chroń skoroszyt (karta Recenzja, grupa Zmiany). Po otwarciu okna Chronienie struktury i systemu Windows zaznacz opcję Struktura. Jeśli chcesz dodatkowo zablokować przenoszenie i zmianę rozmiarów okien, zaznacz opcję Okna.
Ukrywanie formuł Jeśli nie chcesz, by osoby przeglądające Twój arkusz mogły śledzić składnię zastosowanych przez Ciebie formuł obliczeniowych, ukryj te formuły. Aby to uczynić: 1. Zaznacz komórki, w których znajdują się formuły przeznaczone do ukrycia. 2. Kliknij przycisk Formatuj znajdujący się na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki. Po otwarciu menu wybierz opcję Formatuj komórki…. 3. Po otwarciu okna Formatowanie komórek przejdź do zakładki Ochrona, uaktywnij opcję Ukryj i kliknij przycisk OK. 4. Kliknij teraz ponownie przycisk Formatuj, a następnie wybierz opcję Chroń arkusz…. 5. Po otwarciu okna Chronienie arkusza określ zakres ochrony, ustanów hasło i kliknij przycisk OK.
300
Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy
Od tego momentu formuły zapisane w chronionych komórkach nie będą już wyświetlane ani na Pasku formuły, ani też bezpośrednio w komórkach. Te formuły działają jednak nadal, a zwracane przez nie wyniki są na bieżąco wyświetlane w obszarze komórek.
Jeśli decydujesz się na ukrycie formuły w danej komórce, wówczas warto równocześnie zablokować możliwość zmiany zawartości tej komórki.
301
ABC MS Office 2016 PL
302
7 POWERPOINT — DYNAMICZNE PREZENTACJE MULTIMEDIALNE Atrakcyjna forma przekazu Zawartość slajdów Prezentacja utworzona w programie PowerPoint może oddziaływać na odbiorcę nie tylko poprzez treść, ale również (a może przede wszystkim) poprzez formę. Oprócz tekstu uzupełnionego obrazami, na poszczególnych slajdach prezentacji możemy umieszczać wykresy i diagramy, a także pliki muzyczne oraz klipy wideo.
ABC MS Office 2016 PL
Mocnym atutem przemawiającym za jak najszerszym wykorzystywaniem prezentacji jest możliwość animowania poszczególnych obiektów na slajdach. Dzięki temu np. pola tekstowe, elementy list oraz ilustracje mogą pojawiać się kolejno po sobie, co pozwoli prelegentowi w danym momencie skupić uwagę odbiorcy na wybranej porcji informacji. Dobrze przeprowadzony pokaz powinien przypominać przedstawienie, w którym poszczególne obiekty umieszczone na kolejnych slajdach pojawiają się (i znikają) jak aktorzy w następujących po sobie scenach przedstawienia. Z kolei elementy interaktywne (hiperłącza) wstawione do slajdu umożliwią sterowanie przebiegiem pokazu i sprawią, że prezentacja upodobni się do witryny internetowej. Opierając się na hiperłączach, będziesz mógł np. skonstruować spis treści, który posłuży osobie oglądającej prezentację do samodzielnego szybkiego przechodzenia do wybranego slajdu prezentacji. Przeprowadzenie pokazu nie musi ograniczyć się jedynie do wyświetlenia slajdów na ekranie lub projektorze. PowerPoint ułatwia przygotowanie i wydrukowanie dodatkowych notatek. Ponadto prezentacja może zostać wyeksportowana do formatu PDF lub przyjąć postać stron internetowych. Z kolei możliwości opublikowania prezentacji w formie pokazu w internecie lub rozsyłania jej jako załącznik poczty e-mail ułatwią jej rozpowszechnianie w formie elektronicznej. Istnieje też możliwość, by pokaz wyeksportować do klipu wideo.
Przykładowe zastosowania Prezentacje mogą być wykorzystywane na wiele sposobów. Klasyczne prezentacje o charakterze biznesowym lub naukowym, z przewagą pól tekstowych, wykresów, diagramów i tabel danych, pomogą Ci przedstawić biznesplan, strategię rozwoju, plan marketingowy, raport sprzedaży, analizę wyników finansowych czy omówić wyniki badań lub ankiet. Inny przykład to foldery informacyjne i reklamowe, stanowiące wizytówki miasta lub regionu, oferty wycieczkowe biura podróży czy informacje o nowym produkcie wprowadzanym do sprzedaży. Z kolei wykorzystanie hiperłączy pozwoli na budowanie elektronicznych quizów i testów, w których odpowiedź na zadane pytanie będzie polegać na kliknięciu wybranego hiperłącza. Prezentacja PowerPoint może pełnić rolę fotoalbumu, w którym na wybranych slajdach umieścimy jedno lub więcej zdjęć z aparatu cyfrowego. Zdjęcia możemy podpisać, dodać do nich element zdobniczy, zdynamizować proces ich ukazywania
304
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
się oraz utworzyć strukturę nawigacyjną, która ułatwi szybkie wyszukanie danej fotografii. Natomiast tworząc wideoalbum, poddamy edycji i osadzimy w prezentacji pliki filmowe, które będą uruchamiać się automatycznie lub po kliknięciu.
Szybkie tworzenie prezentacji na podstawie szablonu Uruchamianie programu PowerPoint Kliknij przycisk Start, widoczny w lewym dolnym rogu okna Windows 10. Po otwarciu menu kliknij Wszystkie aplikacje, po czym przewiń alfabetyczną listę programów i kliknij ikonę PowerPoint 2016. Aby uruchomić PowerPoint 2016 na komputerze z systemem Windows 8, kliknij odpowiedni kafelek. W przypadku starszej wersji systemu operacyjnego (czyli Windows 7), kliknij przycisk Start położony w lewym dolnym rogu ekranu. Po otwarciu menu Start kliknij ikonę PowerPoint 2016. Jeśli po uruchomieniu programu PowerPoint przywita Cię ekran startowy, kliknij miniaturę Pusta prezentacja.
Wybór szablonu Jeśli samodzielne tworzenie prezentacji od podstaw wydaje Ci się zbyt pracochłonne, wówczas możesz utworzyć niepustą prezentację na podstawie wybranego szablonu. W tym celu przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Nowy. Przejrzyj zbiór dostępnych szablonów reprezentowanych przez miniatury, a następnie kliknij miniaturę Skorzystaj z przewodnika. PowerPoint — Zapraszamy!. Po otwarciu okienka tworzenia nowej prezentacji klikaj strzałki przyporządkowane do pola Więcej obrazów, aby przejrzeć zawartość szablonu. Ostatecznie kliknij przycisk Utwórz (rysunek 7.1).
Chcąc uzyskać dostęp do ogromnej liczby na bieżąco aktualizowanych szablonów, które firma Microsoft udostępnia za pośrednictwem internetu, wpisz odpowiednią frazę (np. prezentacje, plan, biznes, rodzina, natura, kosmos) w polu Wyszukaj szablony i motywy online i naciśnij klawisz Enter.
305
ABC MS Office 2016 PL
Jeśli wybrany przez Ciebie motyw zawiera warianty kolorystyczne, wówczas w okienku tworzenia nowej prezentacji kliknij wybraną miniaturę (rysunek 7.1).
Rysunek 7.1.
Tworzenie nowej prezentacji na podstawie szablonu lub motywu
Uruchamianie pokazu Aby zapoznać się z treścią prezentacji utworzonej w oparciu o wybrany szablon (np. wspomniany już Skorzystaj z przewodnika), uruchom pokaz slajdów. W tym celu naciśnij na klawiaturze klawisz F5. Inny sposób to kliknięcie przycisku Od początku, znajdującego się w grupie Rozpoczynanie pokazu slajdów na karcie Pokaz slajdów. Po rozpoczęciu pokazu slajdów zostanie wyświetlona zawartość pierwszego, tytułowego slajdu. Aby przechodzić do kolejnych slajdów, naciskaj na klawiaturze spację lub klawisz Enter. Inny sposób to klikanie lewym przyciskiem myszy. Aby w dowolnym momencie przerwać pokaz slajdów, naciśnij na klawiaturze klawisz Esc.
Bez względu na to, czy okno programu PowerPoint było przed rozpoczęciem pokazu zmaksymalizowane czy też nie, slajdy podczas pokazu są wyświetlane na całym ekranie.
Prześledź uważnie pokaz utworzony na bazie szablonu Skorzystaj z przewodnika. PowerPoint — Zapraszamy!. Dzięki temu szybko zapoznasz się z nowymi sposobami pracy nad slajdami.
306
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Co widać w oknie programu PowerPoint Po zakończeniu pokazu lub jego przerwaniu zostanie wyświetlone zasadnicze okno programu PowerPoint, w którym będziesz edytować i formatować slajdy składające się na prezentację. Aby zapewnić sobie odpowiednią przestrzeń roboczą, koniecznie zmaksymalizuj to okno. Podobnie jak w przypadku edytora Word i arkusza kalkulacyjnego Excel, najważniejszym elementem okna programu PowerPoint jest Wstążka.
Widok Normalny PowerPoint umożliwia zmianę sposobu wyświetlania slajdów poprzez wybór odpowiedniego widoku. Widok, z którego będziesz korzystać przy wykonywaniu większości prac, nosi nazwę Normalny. Aby upewnić się, że pracujesz w widoku Normalnym, uaktywnij kartę Widok na Wstążce, a następnie sprawdź, czy przycisk Normalny znajdujący się w grupie Widoki prezentacji jest uaktywniony.
Kliknięcie przycisku Sortowanie slajdów spowoduje przejście do widoku, który służy do porządkowania slajdów zawartych w prezentacji (patrz rozdział 7. „PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne > Budowanie prezentacji od podstaw > Porządkowanie slajdów > Widok Sortowanie slajdów”).
Obszar roboczy Wygląd okna programu PowerPoint zmienia się w zależności od wybranego widoku. W widoku Normalnym okno programu jest zorganizowane w następujący sposób (rysunek 7.2):
Zasadniczy obszar roboczy to okienko zawierające bieżący Slajd. Właśnie w nim jest przeprowadzana edycja zawartości poszczególnych slajdów.
Na lewo od okienka Slajd jest wyświetlany panel Miniatury (slajdów). Aby w razie potrzeby zwęzić lub poszerzyć jego obszar, przeciągnij jego prawą krawędź w lewo lub prawo.
Poniżej okienka Slajd znajduje się niewielkie okienko tekstowe Notatki.
U dołu okna jest wyświetlany Pasek stanu. Po jego prawej stronie znajdują się ikony umożliwiające m.in. szybką zmianę widoku prezentacji oraz suwak pozwalający na zmianę powiększenia slajdu wyświetlanego w okienku Slajd.
307
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.2. Ponowne włączanie panelu miniatur slajdów
Jeśli w widoku Normalnym panel Miniatury jest całkowicie ukryty, wówczas kliknij łącze Miniatury w lewym górnym rogu ekranu (rysunek 7.3).
Rysunek 7.3.
308
Okno programu PowerPoint: 1 — Wstążka, 2 — okienko Slajd, 3 — przyciski nawigacyjne Następny slajd i Poprzedni slajd, 4 — karta Miniatury, 5 — kursor myszy widoczny podczas przeciągania krawędzi panelu Miniatury, 6 — pionowy suwak przewijania panelu Miniatury, 7 — okienko Notatki, 8 — ikony umożliwiające zmianę widoku prezentacji, 9 — Suwak powiększenia
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
W zależności od wykonywanych operacji, w oknie programu PowerPoint mogą pojawiać się dodatkowe okna kontekstowe (np. Schowek, Okienko animacji).
Przechodzenie pomiędzy slajdami W okienku Slajd, stanowiącym główny element widoku Normalnego, jest wyświetlany zawsze tylko jeden wybrany slajd prezentacji (tzw. slajd bieżący). Aby przejść do kolejnego slajdu lub powrócić do poprzedniego, skorzystaj z przycisków Następny slajd lub Poprzedni slajd, położonych u dołu pionowego paska przewijania okienka Slajd (rysunek 7.2). Chcąc szybko przejść do wybranego slajdu prezentacji, kliknij jego miniaturę widoczną w panelu Miniatury. Jeśli prezentacja zawiera dużą liczbę slajdów, wówczas nie wszystkie miniatury będą widoczne w obszarze panelu Miniatury. W takim przypadku przewiń zawartość tego panelu, korzystając z jego pionowego suwaka przewijania (rysunek 7.2). Po zapoznaniu się z elementami okna programu zamknij je bez zapisywania prezentacji utworzonej na podstawie szablonu.
Budowanie prezentacji od podstaw Tworzenie nowej, pustej prezentacji na podstawie motywu Po uruchomieniu programu PowerPoint (i ewentualnym wybraniu w okienku startowym opcji Pusta prezentacja) jest tworzona nowa prezentacja, zawierająca tylko jeden całkowicie pusty i niesformatowany slajd. Jeśli chcesz, by ta prezentacja nabrała od razu profesjonalnego wyglądu, wówczas skorzystaj z gotowych wzorców formatowania. W tym celu przejdź do zakładki Projektowanie i umieść kursor myszy nad wybraną miniaturą widoczną w grupie Motywy. Zaobserwuj zmianę wyglądu pustego jeszcze slajdu. Jeśli chcesz przejrzeć wszystkie dostępne motywy, przewiń zawartość galerii Motywy, korzystając z przycisków strzałek znajdujących się po prawej stronie obszaru galerii. Ostatecznie kliknij miniaturę reprezentującą odpowiadający Ci motyw (np. Faseta). Po wybraniu motywu przejrzyj dostępne w danym motywie warianty kolorystyczne — umieść kursor myszy nad wybraną miniaturą widoczną w grupie
309
ABC MS Office 2016 PL
Warianty i obserwuj zmianę kolorystyki bieżącego slajdu. Ostatecznie kliknij miniaturę reprezentującą odpowiadający Ci zestaw kolorów.
Aby przywrócić pierwotny, niesformatowany wygląd prezentacji, kliknij miniaturę Motyw pakietu Office.
Wybór rozmiaru slajdów Jedną z najważniejszych decyzji, którą powinieneś podjąć już na początku tworzenia prezentacji, jest określenie rozmiaru slajdów. W praktyce masz do dyspozycji dwie proporcje — standardową (4:3) i panoramiczną (16:9). Nie zawsze stosowanie szerszych slajdów w proporcjach panoramicznych ma sens. Wszystko zależy od tego, na jakich urządzeniach zamierzasz wyświetlać pokaz i co zamierzasz pokazać na slajdach. Jeśli nie jesteś tego pewien, pozostań przy proporcjach standardowych. Aby określić proporcje slajdów, przejdź do karty Projektowanie, kliknij przycisk Rozmiar slajdu w grupie Dostosowywanie, a następnie wybierz odpowiadający Ci wariant.
W każdej chwili, podczas późniejszej pracy nad prezentacją, będziesz mógł zmieniać format zawartych w niej slajdów. Pamiętaj jednak, że może to spowodować zniekształcenia elementów na slajdzie.
Zmiana motywu slajdów Motyw przyporządkowany do danej prezentacji może być zmieniany w dowolnym momencie pracy nad nią. Jego zmiana nie spowoduje utraty zawartości wprowadzonej uprzednio do slajdów.
Układy slajdów Wypełnianie pól tekstowych na slajdzie Pusty slajd, stanowiący jak na razie jedyny składnik utworzonej przez Ciebie prezentacji, zawiera dwa pola tekstowe, przeznaczone do wpisania tytułu oraz podtytułu.
310
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Ciekawym doświadczeniem będzie utworzenie NIEPUSTEJ prezentacji na podstawie wybranego szablonu, a następnie sprawdzenie, jak ta prezentacja będzie się zmieniać po zastosowaniu kolejnych wzorców z galerii Motywy. Aby wyszukać atrakcyjne szablony wstępnie wypełnione treścią, kliknij menu Plik, wskaż opcję Nowy, po czym w polu wyszukiwania wpisz frazę przykład. Po wyświetleniu listy szablonów kliknij jeden z nich (np. Kolorowa prezentacja natury). Chcąc wypełnić pole tekstowe, kliknij w jego obszarze, a następnie wpisz odpowiedni tekst. Aby zakończyć edycję pola i zatwierdzić dokonany wpis, naciśnij na klawiaturze klawisz Esc lub kliknij lewym przyciskiem myszy poza obszarem tego pola (Uwaga: jeśli, nierzadko z przyzwyczajenia, naciśniesz klawisz Enter, wówczas zrobisz coś zupełnie innego — przejdziesz do kolejnego wiersza w bieżącym polu tekstowym).
Zmiana układu slajdu Pojawienie się na pierwszym slajdzie dwóch pól tekstowych nie było przypadkiem. W tym slajdzie został bowiem użyty układ o nazwie Slajd tytułowy. Układ slajdu może zostać zmieniony bez utraty tekstu wpisanego w polach tekstowych. Aby zmienić układ bieżącego slajdu, kliknij przycisk Układ znajdujący się na karcie Narzędzia główne w grupie Slajdy. Po otwarciu menu kliknij miniaturę Nagłówek sekcji. Zaobserwuj zmianę rozmieszczenia pól tekstowych na slajdzie, przy równoczesnym zachowaniu treści wpisanej uprzednio w tych polach (rysunek 7.4).
Rysunek 7.4.
Wygląd tego samego slajdu w układzie Slajd tytułowy oraz w układzie Nagłówek sekcji
311
ABC MS Office 2016 PL
Analizując powyższy przykład, możemy stwierdzić, że układy slajdów to de facto gotowe kompozycje, które mają Ci pomóc w rozmieszczaniu wybranych obiektów na slajdzie.
Układy slajdów są powiązane z motywami. W praktyce oznacza to, że zmiana motywu będzie miała wpływ nie tylko na kolorystykę prezentacji czy sposób formatowania czcionek, ale również na rozmieszczenie obiektów na slajdach.
Wstawianie kolejnych slajdów Chcąc dodać do prezentacji kolejny slajd, kliknij STRZAŁKĘ przyporządkowaną do przycisku Nowy slajd, znajdującego się na karcie Narzędzia główne w grupie Slajdy. Po otwarciu menu wybierz układ slajdu najbardziej zbliżony do zawartości, którą zamierzasz umieścić na slajdzie (w naszym przypadku, przygotowując ofertę biura podróży, wybierzemy slajd w układzie Tytuł i zawartość).
Wykorzystywanie symboli zastępczych do komponowania zawartości slajdów Slajd w układzie Tytuł i zawartość zawiera dwa osobne obszary stanowiące tzw. symbole zastępcze. Symbol położony u góry slajdu to zwykłe pole tekstowe. Kliknij w jego obszarze, wpisz odpowiedni tekst (np. Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty) i naciśnij klawisz Esc. Drugi symbol zastępczy, w obszarze którego jest wyświetlany komunikat Kliknij, aby dodać tekst, ma charakter bardziej uniwersalny — umożliwia on wprowadzenie zarówno tekstu, jak i różnego typu obiektów (obrazów, filmów, wykresów, tabel). Aby w obszarze uniwersalnego symbolu zastępczego osadzić tekst, kliknij komunikat Kliknij, aby dodać tekst i rozpocznij pisanie. Jeśli natomiast zechcesz umieścić na slajdzie inny rodzaj obiektu, wówczas kliknij jedną z sześciu ikon – Wstaw tabelę, Wstaw wykres, Wstaw grafikę SmartArt, Obrazy, Obrazy online, Wstaw wideo (rysunek 7.5.).
Samodzielne rozmieszczanie elementów na slajdzie Położenie każdego elementu na slajdzie (takiego jak: pole tekstowe, obraz, kształt, SmartArt) może być przez Ciebie samodzielnie zmieniane — w razie potrzeby nie musisz sztywno opierać się na gotowych już układach slajdów.
312
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Rysunek 7.5.
Wygląd uniwersalnego symbolu zastępczego umożliwiającego wstawienie tekstu lub jednego z sześciu typów obiektów
Chcąc przenieść pole tekstowe, kliknij w jego obszarze, aby uwidocznić krawędzie tego pola. Dopiero teraz uchwyć i przeciągnij widoczną krawędź.
Linie siatki i prowadnice Aby pomóc sobie w równym rozmieszczaniu elementów na slajdzie, warto włączyć punkty odniesienia. W tym celu przejdź do karty Widok i uaktywnij opcję Linie siatki w grupie Pokazywanie. Dodatkowo, jeśli zamierzasz ustawić kilka elementów wzdłuż pewnej linii, warto posłużyć się tzw. prowadnicami. W tym celu w zakładce Widok uaktywnij dodatkowo opcję Prowadnice. Zauważ, że w bieżącym slajdzie pojawiły się dwie prowadnice — pozioma i pionowa — przechodzące dokładnie przez środek slajdu. Możesz również wprowadzić kolejne, własne prowadnice. W tym celu w wybranym, całkowicie pustym miejscu slajdu (niezajętym przez żaden obiekt) kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie rozwiń menu Siatka i prowadnice, po czym kliknij opcję Dodaj prowadnicę pionową lub Dodaj prowadnicę poziomą. Każdą z prowadnic możesz przesunąć poprzez przeciągnięcie myszą lub usunąć ją, klikając ją prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Usuń. Zauważ, że prowadnice przyciągają do siebie przenoszone przez Ciebie elementy.
Inteligentne prowadnice PowerPoint potrafi zadbać o to, by elem enty, które rozmieszczasz w obszarze slajdu, tworzyły harmonijną całość. Chcąc sprawdzić, czy inteligentne prowadnice działają, kliknij strzałkę przyporządkowaną do grupy Pokazywanie na karcie
313
ABC MS Office 2016 PL
Widok, a po otwarciu okienka Siatka i prowadnice sprawdź, czy opcja Wyświetlaj inteligentne prowadnice, gdy kształty są wyrównane pozostaje włączona. Sprawdź teraz, co będzie się działo, gdy do pustego slajdu wstawisz np. dwa kształty prostokątne, a następnie będziesz przesuwać jeden z nich względem drugiego. W pewnym momencie na slajdzie pojawią się prowadnice sugerujące Ci, że upuszczenie przenoszonego elementu właśnie w tym miejscu wprowadzi pewną harmonię względem innych obiektów oraz krawędzi slajdu (rysunek 7.6).
Rysunek 7.6. Inteligentne prowadnice
Praca z tekstem Zasady Przed rozpoczęciem wpisywania tekstu w polach tekstowych znajdujących się na kolejnych slajdach prezentacji warto zapoznać się z poniższymi zasadami, których przestrzeganie sprawi, że treść prezentacji będzie lepiej docierać do odbiorcy. Pamiętaj o tym, aby:
314
Nie umieszczać zbyt dużej ilości tekstu na jednym slajdzie.
Stosować (jeśli to tylko możliwie) oszczędne w słowach równoważniki zdań, zamiast rozbudowanych, pełnych zdań.
Stosować (jeśli to tylko możliwe) listy wypunktowane lub numerowane zamiast tekstu ciągłego. Jeśli stosowanie list jest niewskazane, wówczas tekst powinien być dzielony na akapity. Dzięki temu będzie możliwe
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
zastosowanie takiej animacji tekstu, w której poszczególne akapity nie pojawią się na slajdzie jednocześnie, lecz w określonych odstępach czasu.
Narzędzia edycyjne — takie same, jak w MS Word Narzędzia ułatwiające edycję tekstu, a opisane w rozdziałach dotyczących MS Word, są również dostępne w programie PowerPoint. I tak:
Po zaznaczeniu wybranego fragmentu tekstu możesz skopiować go lub przenieść z jednego pola tekstowego do drugiego poprzez przeciągnięcie myszy z przytrzymanym lewym lub prawym przyciskiem.
Chcąc skopiować lub przenieść tekst pomiędzy polami tekstowymi znajdującymi się na różnych slajdach, wykorzystaj Schowek (karta Narzędzia główne, grupa Schowek).
Aby zadbać o poprawność językową, korzystaj z mechanizmu Autokorekta oraz ze sprawdzania pisowni. W razie potrzeby wzbogać słownictwo, wykorzystując Tezaurus (karta Recenzja, grupa Sprawdzanie).
Chcąc odnaleźć w tekście prezentacji określoną frazę, skorzystaj z funkcji automatycznego przeszukiwania. W razie potrzeby możesz również w sposób automatyczny zamienić odnalezione frazy na inny tekst (karta Narzędzia główne, grupa Edytowanie).
Formatowanie akapitów oraz list numerowanych i punktowanych Edycja listy Powróćmy do edycji slajdu występującego w układzie Tytuł i zawartość. Twoim zadaniem będzie teraz sporządzenie listy wypunktowanej, stanowiącej streszczenie oferty turystycznej. W tym celu: 1. Kliknij tekst komunikatu Kliknij, aby dodać tekst i wpisz tekst Bałkany — wycieczki objazdowe, wczasy stacjonarne, wyprawy górskie: (zakończony dwukropkiem). 2. Naciśnij klawisz Enter, by rozpocząć edycję drugiego elementu listy wypunktowanej, i wpisz nazwę kraju (np. Macedonia). 3. Następnie naciśnij klawisz Enter, by rozpocząć edycję kolejnego elementu listy wypunktowanej, i wpisz nazwę kolejnego kraju (np. Bułgaria). 4. Raz jeszcze naciśnij klawisz Enter i wpisz nazwę następnego kraju (np. Grecja).
315
ABC MS Office 2016 PL
Usuwanie symboli wypunktowania Po uważnym przyjrzeniu się sporządzonej liście dojdziesz zapewne do wniosku, że pierwszy akapit Bałkany — wycieczki objazdowe, wczasy stacjonarne, wyprawy górskie: nie powinien być jej elementem. Aby usunąć towarzyszący temu akapitowi symbol wypunktowania, kliknij dowolny wyraz wchodzący w skład tego akapitu, a następnie kliknij przycisk Punktory znajdujący się na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit.
Ustawianie wcięć akapitowych W programie PowerPoint, podobnie jak w edytorze Word, wcięcia akapitów mogą być ustawiane za pomocą znaczników wyświetlanych na linijce poziomej. Aby wyświetlić linijkę, kliknij przycisk Linijka znajdujący się na karcie Widok w grupie Pokazywanie. Po wyświetleniu linijki przeciągnij znajdujące się na niej znaczniki wcięć (w przypadku akapitu niewypunktowanego górny i dolny trójkąt powinny znajdować się w tym samym miejscu) — rysunek 7.7.
Rysunek 7.7.
Zmiana wcięć akapitu za pomocą znaczników wyświetlanych na Linijce
Wyrównanie tekstu, odstępy i symbole list Pod tym względem PowerPoint jest bliźniaczo podobny do edytora Word. I tak:
316
Korzystając z przycisków znajdujących się w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne, możesz zmieniać wyrównanie poszczególnych akapitów w polu tekstowym.
PowerPoint umożliwia również sterowanie przepływem tekstu za pomocą znaków tabulacji i sprzężonych z nimi tabulatorów.
Aby zwiększyć odstęp pomiędzy kolejnymi akapitami, nie korzystaj zbyt pochopnie z klawisza Enter, bowiem umieszczenie w polu tekstowym pustych akapitów uniemożliwi osiągnięcie odpowiedniego efektu animowania tekstu. Zamiast tego wykorzystaj przycisk Interlinia.
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Chcąc zmienić symbole wypunktowania lub numerowania, kliknij ikonę strzałki przyporządkowaną do przycisku Punktory lub do przycisku Numeracja.
Zagnieżdżanie list PowerPoint umożliwia tworzenie list zagnieżdżonych. Aby z wybranego punktu na liście uczynić podpunkt, ustaw kursor tekstowy w jego obrębie, a następnie kliknij przycisk Zwiększ poziom listy znajdujący się na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit.
Najszybszym sposobem sformatowania elementów listy zagnieżdżonej jest zastosowanie wybranego motywu (rysunek 7.8)
Rysunek 7.8.
Ta sama lista zagnieżdżona, sformatowana przy wykorzystaniu dwóch różnych motywów
Kolumny na slajdzie Aby podzielić slajd na dwie części (lewą i prawą), zastosuj układ Dwa elementy zawartości lub Porównanie. W tym drugim przypadku na slajdzie zostaną umieszczone dwa dodatkowe pola tekstowe, w których możesz wpisać np. tytuły kolumn (rysunek 7.9). Jeśli charakter slajdu wymaga, by jego lewa i prawa część były ze sobą połączone (zapewniając tym samym swobodny przepływ tekstu), wówczas zastosuj układ Tytuł i zawartość. Po wstawieniu slajdu w układzie jednokolumnowym kliknij komunikat Kliknij, aby dodać tekst, a następnie kliknij przycisk Dodaj lub usuń kolumny (karta Narzędzia główne, grupa Akapit). Po otwarciu menu wybierz opcję Dwie kolumny (rysunek 7.10).
317
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.9.
Zawartość slajdów podzielona na dwa niezależne bloki przy wykorzystaniu układu slajdu Dwa elementy zawartości (po lewej) oraz Porównanie (po prawej)
Rysunek 7.10. Zawartość slajdu podzielona na dwie połączone ze sobą kolumny
Dopisywanie notatek do slajdów Podczas pracy nad zawartością danego slajdu możesz dopisać do niego treść notatki. Notatki towarzyszące slajdom nie są widoczne przez odbiorców podczas trwania pokazu, lecz w razie potrzeby mogą zostać wydrukowane lub wyświetlone w tzw. widoku prezentera i stanowić materiały pomocnicze zarówno dla publiczności (w formie drukowanej), jak i dla Ciebie jako prelegenta. Aby dodać notatkę tekstową do bieżącego slajdu, kliknij w okienku Notatki znajdującym się bezpośrednio pod okienkiem Slajd i wpisz tam odpowiedni tekst (rysunek 7.2). Jeśli nie dostrzegasz okienka Notatki, kliknij przycisk Notatki w grupie Pokazywanie na karcie Widok. Jeśli zamierzasz wpisywać dłuższe notatki, wówczas warto zwiększyć wysokość okienka Notatki, przeciągając do góry jego górną krawędź.
318
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Notatki dodawane do slajdów mogą stanowić istotną część prezentacji. Tekst notatki może być formatowany oraz uzupełniany obiektami graficznymi. Najwygodniejszym sposobem edycji obszernych notatek jest przejście do widoku Strona notatek, w którym oprócz miniatury slajdu będzie wyświetlane pole przeznaczone na tekst i inne obiekty tworzące notatkę. W tym celu kliknij przycisk Strona notatek znajdujący się na karcie Widok w grupie Widoki prezentacji. Aby zakończyć edycję notatki i przystąpić do pracy nad zasadniczą zawartością slajdu, kliknij przycisk Normalny (karta Widok, grupa Widoki prezentacji).
Porządkowanie slajdów Miniatury Najszybszym sposobem na zarządzanie slajdami jest wykorzystanie panelu Miniatury, w obszarze którego są widoczne miniatury slajdów umieszczonych w prezentacji (rysunek 7.2).
Duplikowanie slajdu Jeśli w prezentacji ma się znaleźć kilka nieznacznie różniących się od siebie slajdów, wówczas po przygotowaniu pierwszego z nich należy najpierw wygenerować jego kopie, a potem poddać je edycji. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy miniaturę wzorcowego slajdu widoczną w panelu Miniatury, a następnie z menu kontekstowego wybierz opcję Duplikuj slajd. Nowy slajd będzie stanowić kopię poprzednika, zarówno pod względem wyglądu, jak i treści.
Usuwanie slajdów Aby usunąć niepotrzebny slajd, zaznacz jego miniaturę widoczną w panelu Miniatury, a następnie naciśnij klawisz Del. Jeśli chcesz usunąć równocześnie kilka slajdów, zaznacz je, klikając ich miniatury z równoczesnym przytrzymywaniem klawisza Ctrl, a następnie naciśnij na klawiaturze klawisz Del.
Zmiana kolejności slajdów Aby zmienić kolejność slajdów w prezentacji, po prostu przeciągnij w górę lub w dół miniaturę danego slajdu (widoczną w panelu Miniatury) w ten sposób, by znalazła się ona pomiędzy dwoma innymi niż dotychczas miniaturami. Kiedy zauważysz, że sąsiednie miniatury przesunęły się w górę i w dół, ustępując miejsca przenoszonej miniaturze, zwolnij przycisk myszy (rysunek 7.11).
319
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.11. Przenoszenie slajdu przy wykorzystaniu panelu Miniatury
Kopiowanie slajdów pomiędzy prezentacjami Chcąc skopiować slajd z jednej prezentacji do drugiej: 1. Otwórz równocześnie obie prezentacje. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy miniaturę wybranego slajdu, widoczną w panelu Miniatury w prezentacji źródłowej i z menu kontekstowego wybierz funkcję Kopiuj. 3. Przejdź do okna prezentacji docelowej. 4. Kliknij prawym przyciskiem myszy w obszarze panelu Miniatury, a następnie kliknij ikonę Użyj motywu docelowego lub ikonę Zachowaj formatowanie źródłowe, znajdującą się w sekcji Opcje wklejania.
Widok Sortowanie slajdów Chcąc ułatwić sobie uporządkowanie dużej liczby slajdów wstawionych do prezentacji, przejdź do widoku Sortowanie slajdów. W tym celu kliknij przycisk Sortowanie slajdów (karta Widok, grupa Widoki prezentacji). W widoku Sortowanie slajdów zarządzanie slajdami odbywa się w taki sam sposób, jak w panelu Miniatury (rysunek 7.12).
320
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Rysunek 7.12.
Zmiana kolejności slajdów poprzez przeciąganie miniatury wyświetlanej w widoku Sortowanie slajdów
Korzystając z Suwaka powiększenia, możesz powiększać lub pomniejszać miniatury slajdów. Aby powrócić do widoku Normalnego i przystąpić do edycji wybranego slajdu, kliknij dwukrotnie miniaturę tego slajdu.
Praca z konspektem Chcąc ułatwić sobie przeglądanie i porządkowanie treści umieszczonej na poszczególnych slajdach, skorzystaj z tzw. konspektu. W tym celu kliknij ikonę Widok konspektu w grupie Widoki prezentacji na karcie Widok. Na lewo od bieżącego slajdu pojawi się dodatkowy panel Konspekt, który zastąpi tymczasowo panel Miniatury (rysunek 7.13). Zawartość panelu Konspekt może być edytowana tak, jak treść zwykłego dokumentu. Przykładowo:
Aby dodać kolejny element do listy wypunktowanej, ustaw kursor tekstowy na końcu wybranego elementu (np. za słowem Grecja), naciśnij klawisz Enter i wpisz dowolny tekst (np. nazwę kolejnego kraju).
Chcąc zmienić kolejność elementów na liście, kliknij prawym przyciskiem myszy wybrany element (np. słowo Grecja), a po otwarciu menu kontekstowego wybierz opcję Przenieś w górę lub Przenieś w dół.
321
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.13.
Zarządzanie treścią prezentacji poprzez panel Konspekt
Aby usunąć wybrany element listy, zaznacz go, klikając lewym przyciskiem myszy na lewo od symbolu wypunktowania (rysunek 7.14), a następnie naciśnij klawisz Del.
Rysunek 7.14. Zaznaczanie wybranego elementu listy w panelu Konspekt
Grupowanie slajdów w sekcjach W przypadku dużej liczby slajdów w prezentacji warto je pogrupować, przyporządkowując wszystkie lub tylko wybrane z nich do uprzednio utworzonej sekcji. Załóżmy, że nasza prezentacja zawiera slajd tytułowy Biuro podróży oraz, umieszczone bezpośrednio za nim, dwa slajdy: Zapraszamy na Bałkany oraz Zapraszamy do Skandynawii. W naszym przypadku dwa ostatnie slajdy przyporządkujemy do sekcji Oferta. W tym celu:
322
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
1. Przejdź do widoku Normalny i upewnij się, że jest widoczny panel Miniatury. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy miniaturę slajdu Zapraszamy na Bałkany. Po wyświetleniu podręcznego menu wybierz opcję Dodaj sekcję (rysunek 7.15).
Rysunek 7.15. Rozpoczynanie sekcji w wybranym miejscu prezentacji
3. Po wyświetleniu — pomiędzy slajdami Biuro podróży a Zapraszamy na Bałkany — znacznika Sekcja bez tytułu kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Zmień nazwę sekcji (rysunek 7.16).
Rysunek 7.16. Zmienianie nazwy nowo utworzonej sekcji
4. W okienku Zmienianie nazwy sekcji wpisz nazwę Oferta i kliknij przycisk Zmień nazwę.
323
ABC MS Office 2016 PL
Chcąc usunąć podziały slajdów, kliknij wybrany znacznik sekcji prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Usuń sekcję lub Usuń wszystkie sekcje (nie pomyl się i nie kliknij opcji Usuń sekcję i slajdy).
Do nowo utworzonej sekcji zostaną automatycznie przyporządkowane wszystkie slajdy, które znajdą się za znacznikiem danej sekcji (w panelu Miniatury oraz w widoku Sortowanie slajdów będą to wszystkie slajdy widoczne poniżej tego znacznika).
Jeśli wstawisz do prezentacji kolejny znacznik sekcji, umieszczając go poniżej znacznika już istniejącego, wówczas wszystkie slajdy za znacznikiem zostaną przyporządkowane do nowej sekcji. Klikając niewielki trójkąt, położony po lewej stronie znacznika sekcji, możemy zwijać bądź rozwijać grupę slajdów, przyporządkowanych do danej sekcji. Aby zmienić kolejność sekcji (z uwzględnieniem wszystkich zawartych tam slajdów), po prostu przeciągnij znacznik wybranej sekcji, widoczny w panelu Miniatury. Podczas przeciągania znacznika sekcji wszystkie pozostałe sekcje zostaną zwinięte i „ustąpią miejsca” tej, którą upuścisz, zwalniając przycisk myszy (rysunek 7.17).
Rysunek 7.17. Przenoszenie sekcji w panelu Miniatury
Zapisywanie prezentacji Tworzenie pliku prezentacji Aby zapisać nowo utworzoną prezentację, kliknij ikonę Zapisz położoną na pasku narzędzi Szybki dostęp. Po przejściu do panelu Zapisz jako wybierz kategorię Ten komputer, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj. Po otwarciu okna dialogowego Zapisywanie jako wskaż folder docelowy i wypełnij pole Nazwa pliku. Upewnij się, że do pola Zapisz jako typ została przyporządkowana opcja Prezentacja programu PowerPoint (*.pptx).
324
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Kliknij przycisk Zapisz i zaobserwuj pojawienie się na Pasku tytułowym okna PowerPoint nazwy prezentacji. Podobnie jak Word i Excel, również i PowerPoint umożliwia bezpośrednie zapisywanie skoroszytów na wirtualnym dysku w internecie. W menu Plik > Zapisz jako należy w takim przypadku wskazać lokalizację OneDrive.
Prezentacja zawierająca makra jest zapisywana w pliku z rozszerzeniem pptm. Jeśli po zapisaniu prezentacji wprowadzisz do niej kolejne zmiany, wówczas powinieneś powtórnie ją zapisać. Aby to uczynić, ponownie kliknij ikonę Zapisz na pasku Szybki dostęp. Próba zamknięcia programu PowerPoint bez zapisania nowo wprowadzonych zmian spowoduje wygenerowanie ostrzegawczego komunikatu. Jeżeli zechcesz zapisać kolejną wersję prezentacji jako zupełnie nowy plik, wówczas przejdź do menu Plik, kliknij Zapisz jako > Ten komputer > Przeglądaj. Po otwarciu okna dialogowego Zapisywanie jako zmień zawartość pola Nazwa pliku i kliknij przycisk Zapisz.
Tworzenie pliku pokazu Jeśli chcesz, by po otwarciu pliku zawierającego prezentację następowało automatyczne uruchamianie pokazu, wówczas zapisz prezentację w postaci pliku pokazu. W tym celu, po otwarciu okna Zapisywanie jako, rozwiń listę przyporządkowaną do pola Zapisz jako typ i wybierz opcję Pokaz programu PowerPoint (*.ppsx).
Pokaz zawierający makra będzie musiał zostać zapisany w pliku z rozszerzeniem ppsm.
Zapisywanie prezentacji w poprzednim formacie Aby umożliwić uruchomienie pokazu slajdów na komputerze z zainstalowaną wcześniejszą wersją pakietu MS Office, możesz zapisać prezentację w formacie PowerPoint 97-2003. W tym celu po otwarciu okna Zapisywanie jako rozwiń listę przyporządkowaną do pola Zapisz jako typ i wybierz opcję Prezentacja programu PowerPoint 97-2003 (*.ppt).
325
ABC MS Office 2016 PL
Zapisanie prezentacji w formacie innym niż najnowszy może spowodować utratę wielu elementów formatowania oraz efektów animacji. Należy więc czynić to jedynie w ostateczności. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest przygotowanie tzw. prezentacji przenośnej — całkowicie niezależnej od oprogramowania użytkowego zainstalowanego na komputerze, na którym pokaz ma zostać uruchomiony (patrz rozdział 7. „PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne > Przygotowanie i prowadzenie pokazu”).
Wzbogacanie prezentacji — wstawianie ilustracji, wykresów i tabel Szybkie tworzenie fotoalbumu PowerPoint 2016 potrafi automatycznie tworzyć fotoalbumy na podstawie wskazanych zdjęć. Aby przygotować fotoalbum: 1. Umieść w wybranym folderze na dysku zdjęcia, które powinny znaleźć się w tworzonym fotoalbumie. 2. Po utworzeniu nowej prezentacji przejdź do karty Wstawianie i kliknij przycisk Album fotograficzny. 3. Po otwarciu okna Album fotograficzny kliknij przycisk Plik/Dysk…. 4. Po otwarciu okna Wstaw nowe obrazy zaznacz wybrane miniatury (klikając je z równoczesnym przytrzymywaniem klawisza Ctrl na klawiaturze) i kliknij przycisk Wstaw. 5. W razie potrzeby, po powrocie do okna Album fotograficzny, zaznacz pole opcji przy wybranym zdjęciu w polu Obrazy w albumie i kliknij na strzałce, aby zmienić kolejność zdjęć. 6. Zdjęcie, które zaznaczyłeś, możesz poddać korekcie, klikając ikony jasności, kontrastu i obrotu poniżej pola Podgląd. 7. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Układ obrazu i wybierz jeden z wariantów (np. 1 obraz z tytułem). 8. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Kształt ramki i wybierz jeden z wariantów (np. Prostokąt o wygładzonych krawędziach) — rysunek 7.18.
326
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Rysunek 7.18. Tworzenie fotoalbumu
9. Kliknij przycisk Utwórz.
Jeśli tworzysz prezentację, w której chciałbyś umieścić np. otwartą właśnie w przeglądarce stronę internetową, wówczas po przejściu do nowego, pustego slajdu kliknij przycisk Zrzut ekranu w grupie Obrazy na karcie Wstawianie, a następnie wskaż miniaturę okna przeglądarki.
Co potrafi SmartArt Obiekty graficzne typu SmartArt doskonale nadają się do wzbogacania zawartości slajdów oraz ilustrowania ich treści. Dodatkowym atutem SmartArtów jest to, że poszczególne elementy wchodzące w ich skład będą mogły zostać poddane efektownym animacjom. Ponadto podczas dalszych prac nad prezentacją będziesz mógł z elementów składowych SmartArt uczynić obiekty interaktywne, które zareagują np. na kliknięcie w nie myszą lub umieszczenie w ich obszarze kursora myszy.
Listy Załóżmy, że wykaz krajów bałkańskich wpisanych w postaci listy wypunktowanej chcesz zamienić na elementy o bardziej ozdobnym charakterze. Aby to uczynić: 1. Zaznacz elementy listy wypunktowanej. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczony tekst. Po otwarciu menu kontekstowego rozwiń podmenu Konwertuj na grafikę SmartArt i wybierz opcję Więcej grafik SmartArt… (rysunek 7.19).
327
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.19.
Zamiana zwykłego tekstu na obiekt graficzny SmartArt
3. Po otwarciu okna Wybieranie grafiki SmartArt przejdź do kategorii Lista, zaznacz element o nazwie Zatytułowana lista obrazów z akcentem i kliknij przycisk OK. Zaobserwuj całkowite przeobrażenie zawartości slajdu. Akapity tekstu tworzące elementy listy zostały przeniesione do kształtów SmartArt będących de facto bogato sformatowanymi polami tekstowymi. Do poszczególnych kształtów SmartArt musisz jeszcze dodać obrazy. Aby to uczynić, klikaj ikony Wstawianie obrazu towarzyszące poszczególnym kształtom. Po otwarciu okna Wstawianie obrazów kliknij sekcję Z pliku lub wpisz frazę w polu Wyszukaj za pomocą usługi Bing i naciśnij klawisz Enter. Lista zbudowana w oparciu o obiekt SmartArt jest bardzo atrakcyjna wizualnie (rysunek 7.20).
Rysunek 7.20. Wygląd slajdu po wstawieniu obiektu typu SmartArt
328
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Edycja tekstów przyporządkowanych do poszczególnych kształtów SmartArt oraz dopisywanie lub usuwanie kolejnych elementów listy odbywa się tak samo, jak w edytorze MS Word (patrz rozdział 3. „Word — profesjonalne formatowanie > Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi > Grafika SmartArt”).
Przedstawianie zależności Załóżmy, że na kolejnym slajdzie prezentacji musisz przedstawić zależności występujące pomiędzy poszczególnymi elementami. Aby to uczynić: 1. Wstaw do prezentacji kolejny slajd — tym razem w układzie Pusty. 2. Przejdź do karty Wstawianie i kliknij przycisk SmartArt. 3. Po otwarciu okna Wybieranie grafiki SmartArt przejdź do kategorii Relacja, zaznacz element o nazwie Cykl promieniowy i kliknij przycisk OK. Po wstawieniu obiektu SmartArt do nowego slajdu wypełnij pole zatytułowane Wpisz tekst tutaj. W razie potrzeby dodaj lub usuń elementy listy wypunktowanej (rysunek 7.21).
Rysunek 7.21.
Edycja zawartości obiektu SmartArt
329
ABC MS Office 2016 PL
Jeśli uznasz, że użyty przez Ciebie SmartArt nie został odpowiednio dobrany do rodzaju prezentowanych informacji, wówczas możesz w każdej chwili zmienić jego typ. W tym celu: 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy obiekt SmartArt, a po wyświetleniu trzech przycisków oraz menu kontekstowego kliknij przycisk Układ. 2. Po otwarciu galerii kliknij Więcej układów…. Wskaż inny wzorzec, niż pierwotnie użyty Cykl promieniowy. W szczególności wypróbuj, jaki efekt przyniesienie zastosowanie wzorców Promieniowy podstawowy, Promieniowy rozchodzący się oraz Promieniowy Venna (kategoria Relacje), Tabela hierarchii i Hierarchia pozioma (kategoria Hierarchia) — rysunek 7.22.
Rysunek 7.22.
Prezentowanie tej samej informacji za pomocą różnych typów obiektów SmartArt
Formatowanie obiektów SmartArt Najwygodniejszy sposób formatowania obiektu typu SmartArt polega na wykorzystaniu gotowych wzorców. W tym celu zaznacz wybrany SmartArt, a następnie przejdź do karty Projektowanie przyporządkowanej do obszaru Narzędzia grafiki SmartArt. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Style grafiki SmartArt i przemieszczaj kursor myszy nad kolejnymi wzorcami. Ostatecznie kliknij wybrany wzorzec. Chcąc dodatkowo zmienić kolorystykę kształtów SmartArtu, skorzystaj z przycisku Zmień kolory. Jeśli żaden ze wzorców dostępnych w galerii Style grafiki SmartArt nie odpowiada Ci w pełni, wówczas po zaznaczeniu wybranego obiektu SmartArt przejdź do karty Formatowanie przyporządkowanej do obszaru Narzędzia grafiki SmartArt. Następnie zaznacz wybrany kształt tworzący SmartArt i zmień jego wygląd, korzystając z przycisków umieszczonych w grupie Style kształtów oraz Style WordArt.
330
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Aby dokonać jeszcze bardziej szczegółowego formatowania elementów składowych SmartArtu, skorzystaj z przycisków znajdujących się w grupach Czcionka, Akapit i Rysowanie na karcie Narzędzia główne.
Edycja i formatowanie wykresu Jeśli w przygotowywanej przez Ciebie prezentacji zachodzi konieczność przedstawienia danych liczbowych, wówczas najlepszym rozwiązaniem jest zobrazowanie ich na wykresie. W tym celu: 1. Dodaj do prezentacji nowy slajd w układzie Tytuł i zawartość, a następnie kliknij ikonę Wstaw wykres znajdującą się w grupie sześciu ikon na środku slajdu. 2. Po otwarciu okna Wstawianie wykresu przejdź do wybranej kategorii (np. Kolumnowy), zaznacz wybrany typ wykresu (np. Kolumnowy grupowany) i kliknij przycisk OK. 3. Bezpośrednio po wstawieniu do slajdu nowego wykresu zostanie otwarte okno arkusza kalkulacyjnego, w którym możesz dokonać edycji danych źródłowych oraz towarzyszących im etykiet wierszy i kolumn. Na zakończenie zamknij okno arkusza bez zapisywania zmian (zapisywanie zmian wprowadzanych do arkusza odbywa się całkowicie automatycznie). 4. Po powrocie do programu PowerPoint zaznacz wykres, a następnie przejdź do karty Projektowanie (w obszarze Narzędzia wykresów) i wybierz jeden ze wzorców dostępnych w galerii Style wykresu. Jeżeli żaden ze wzorców nie odpowiada Ci w pełni, wówczas skorzystaj z przycisków dostępnych na karcie Formatowanie (patrz rozdział 6. „Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy > Przedstawianie danych na wykresach > Zmiana wyglądu elementów na wykresie”). 5. Przejdź ponownie do karty Projektowanie (w obszarze Narzędzia wykresów) i — klikając przycisk Szybki układ — wybierz odpowiedni sposób aranżacji obiektów na wykresie. W szczególności zwróć uwagę na układ, który daje możliwość wyświetlenia danych źródłowych (patrz rozdział 6. „Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy > Przedstawianie danych na wykresach > Dopasowanie elementów wykresu”). 6. Aby w razie potrzeby dokonać ponownej edycji danych źródłowych, a także by określić zakres danych, kliknij przycisk Zaznacz dane znajdujący się w grupie Dane na karcie Projektowanie (patrz rozdział 6. „Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy > Przedstawianie danych na wykresach > Wskazywanie danych źródłowych”).
331
ABC MS Office 2016 PL
W toku dalszych prac nad prezentacją poszczególne słupki wykresu, tworzące serie danych oraz punkty na osi kategorii, zostaną poddane efektom animacji (patrz rozdział 7. „PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne > „Ożywianie” pokazu – animacje obiektów > Animowanie wykresów i SmartArtów > Pojawianie się słupków na wykresie kolumnowym”).
Formatowanie prezentacji Stosowanie motywów Przyporządkowywanie motywów do slajdów Podczas dotychczasowej pracy nad prezentacją zmieniałeś szybko jej wygląd, przyporządkowując wybrany motyw do wszystkich jej slajdów (patrz rozdział 7. „PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne > Budowanie prezentacji od podstaw > Zmiana motywu”). Aby zmienić motyw tylko w odniesieniu do wybranych slajdów prezentacji, zaznacz miniatury tych slajdów widoczne w panelu Miniatury, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy wybrany wzorzec widoczny w galerii Motywy na karcie Projektowanie. Po wyświetleniu menu kontekstowego wybierz opcję Zastosuj do wybranych slajdów.
Jeśli w przyszłości będziesz chciał zmienić ponownie motyw w tych samych slajdach, wówczas po zaznaczeniu miniatury dowolnego z nich kliknij prawym przyciskiem myszy wybrany wzorzec widoczny w galerii Motywy na karcie Projektowanie. Po wyświetleniu menu kontekstowego wybierz opcję Zastosuj do pasujących slajdów.
Wskazywanie motywu domyślnego Jeśli chcesz, aby we wszystkich prezentacjach, które utworzysz w przyszłości, obowiązywał wybrany motyw, wówczas kliknij prawym przyciskiem myszy wybrany wzorzec widoczny w galerii Motywy na karcie Projektowanie, zaś po wyświetleniu menu kontekstowego wybierz opcję Ustaw jako motyw domyślny.
332
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Dostosowywanie kolorów, czcionek i tła Każdy motyw to zespół cech opisujących wygląd obiektów na slajdzie. Obejmuje on m.in. informacje o kolorach różnych typów obiektów, jakie mogą pojawić się na slajdzie. Ponadto do każdego motywu są przyporządkowane dwa kroje czcionek — jedne stosowane w zwykłych polach tekstowych, a drugie w polach tytułowych. Jeśli zechcesz dostosować kolorystykę prezentacji do swoich potrzeb, wówczas: 1. Przejdź do karty Widok i kliknij przycisk Wzorzec slajdów. 2. Po przejściu do tzw. wzorca slajdów (patrz rozdział 7. „PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne > Formatowanie prezentacji > Formatowanie zaawansowane — wykorzystanie wzorców slajdów”), kliknij przycisk Kolory znajdujący się na karcie Wzorzec slajdów w grupie Tło. 3. Po otwarciu menu przemieszczaj kursor myszy nad kolejnymi zestawami kolorów i obserwuj, jakie zmiany zachodzą w wyglądzie bieżącego slajdu. 4. Kliknij wybrany wzorzec kolorystyczny. 5. Jeżeli żaden zestaw kolorów nie odpowiada Ci w pełni, wówczas po kliknięciu przycisku Kolory wybierz opcję Dostosuj kolory… i skomponuj własny zestaw kolorów. Z kolei chcąc zmienić kroje czcionek w tekście występującym na slajdach, kliknij przycisk Czcionki znajdujący się również w grupie Tło na karcie Wzorzec slajdów. Po otwarciu menu wskaż odpowiadającą Ci parę czcionek lub wybierz opcję Dostosuj czcionki… i skomponuj własny zestaw krojów. Aby zmienić tło slajdów, kliknij przycisk Style tła znajdujący się również w grupie Tło na karcie Wzorzec slajdów. Po otwarciu panelu wskaż jeden ze wzorców znajdujących się w bieżącym motywie lub kliknij przycisk Formatuj tło…, a następnie skomponuj za pomocą panelu Formatowanie tła własne wypełnienie slajdu i kliknij Zastosuj do wszystkich. Teraz możesz już opuścić wzorzec slajdów i przejść do normalnego widoku swojej prezentacji. W tym celu kliknij przycisk Zamknij widok wzorca na karcie Wzorzec slajdów lub na karcie Widok kliknij przycisk Normalny.
Zapamiętywanie własnego motywu Aby móc wykorzystywać w przyszłości motyw, w którym zmieniłeś kolory lub czcionki, musisz go zapisać. W tym celu kliknij przycisk Więcej towarzyszący galerii Motywy (rysunek 7.23), a po otwarciu menu wybierz opcję Zapisz bieżący motyw….
333
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.23.
Otwieranie galerii Motywy
Po otwarciu okna Zapisywanie bieżącego motywu wypełnij pole Nazwa pliku i kliknij przycisk Zapisz. Od tego momentu zapisany motyw będzie widoczny w galerii Motywy (rysunek 7.24).
Rysunek 7.24. Zmodyfikowany i zapisany przez użytkownika motyw, wyświetlany w kategorii Niestandardowe
Bezpośrednie formatowanie obiektów na slajdzie Karta kontekstowa Formatowanie Choć PowerPoint pozwala na formatowanie pojedynczych obiektów wstawionych do slajdu, to jednak należy podkreślić, że takie formatowanie powinno być dokonywane jedynie w uzasadnionych wypadkach. Aby zachować spójny wygląd prezentacji, zmiany w wyglądzie obiektów należy wprowadzać nie do poszczególnych slajdów, lecz do tzw. wzorca (patrz rozdział 7. „PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne > Formatowanie prezentacji > Formatowanie zaawansowane — wykorzystanie wzorców slajdów”). Bezpośrednie formatowanie elementów slajdu może być dokonywane w następujący sposób:
334
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Aby zmienić tło bieżącego slajdu, kliknij przycisk Formatowanie tła (karta Projektowanie, grupa Dostosowywanie). Po otwarciu panelu Formatowanie tła skomponuj własne wypełnienie slajdu, wybierając np. Wypełnienie gradientowe (skorzystaj z „gotowców” przyporządkowanych do listy Wstępnie ustawione gradienty). Chcąc ukryć obiekty graficzne stanowiące uzupełnienie tła bieżącego slajdu, zaznacz pole opcji Ukryj grafiki tła. Na zakończenie kliknij przycisk Zamknij, nie klikaj natomiast przycisku Zastosuj do wszystkich (w ten sposób tylko w jednym slajdzie zmienisz tło).
Jeśli chcesz zmienić kształt, wypełnienie i krawędzie pola tekstowego, zaznacz je, a następnie skorzystaj z przycisków znajdujących się na karcie Narzędzia główne oraz na karcie kontekstowej Formatowanie (przyporządkowanej do obszaru Narzędzia do rysowania).
Chcąc zmienić wygląd obiektu graficznego, zaznacz go, a następnie skorzystaj z przycisków znajdujących się na karcie kontekstowej Formatowanie (przyporządkowanej do obszaru Narzędzia obrazów).
Pipeta – narzędzie do kopiowania koloru Aby nadać wybranemu obiektowi kolor, występujący w innym fragmencie slajdu, skorzystaj z narzędzia Pipeta. W tym celu: 1. Zaznacz obiekt (np. typu Kształt) przeznaczony do pokolorowania. 2. Kliknij przycisk Wypełn. kształtu w grupie Style kształtów na karcie Formatowanie w obszarze Narzędzia do rysowania. Z menu wybierz opcję Pipeta. 3. Najedź teraz zmienionym kursorem myszy na fragment slajdu, którego kolor ma stanowić wzorzec, i kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy. Zaobserwuj zmianę koloru zaznaczonego na początku elementu.
Aby przywrócić pierwotny wygląd obiektów na danym slajdzie, zgodny z zastosowanym motywem, kliknij przycisk Resetuj (karta Narzędzia główne, grupa Slajdy).
Scalanie obiektów typu Kształt Ciekawym sposobem ilustrowania slajdów może być uzyskiwanie całkowicie nowych obiektów graficznych typu Kształt na bazie Kształtów znajdujących się w galerii.
335
ABC MS Office 2016 PL
Załóżmy, że w slajdzie znalazły się dwa obiekty typu Kształt, z których jeden częściowo zakrywa drugi (rysunek 7.25). Aby uzyskać na ich podstawie nowy Kształt: 1. Zaznacz oba Kształty, obrysowując je kursorem myszy lub klikając kolejno z przytrzymanym klawiszem Ctrl na klawiaturze. 2. Przejdź do karty Formatowanie w obszarze Narzędzia do rysowania, a następnie kliknij przycisk Scal kształty, znajdujący się w grupie Wstawianie kształtów. 3. Po otwarciu menu umieść kursor myszy na każdej z opcji i sprawdź, jaki efekt uzyskasz (rysunek 7.25). Ostatecznie wybierz jeden z wariantów.
Rysunek 7.25. Różne sposoby scalania kształtów: 1 – Kształty przed przekształceniem, 2 – Sumuj, 3 – Połącz, 4 – Fragmentuj, 5 – Część wspólna, 6 - Odejmij
Formatowanie zaawansowane — wykorzystanie wzorców slajdów Kiedy należy formatować wzorzec slajdów Załóżmy, że przygotowana przez Ciebie prezentacja zawiera, oprócz slajdu tytułowego, jeden slajd w układzie Dwa elementy zawartości oraz kilka kolejnych w układzie Tytuł i zawartość. Do wszystkich slajdów prezentacji przyporządkowano wybrany motyw (np. Smuga) — rysunek 7.26. Załóżmy, że po przeanalizowaniu wyglądu prezentacji dochodzisz do wniosku, iż należy zmienić kolor czcionki występującej w tytułach wszystkich slajdów. Dodatkowo postanawiasz, że tytuły slajdów poświęconych konkretnym ofertom (np. Bałkany, Skandynawia) powinny zostać wyśrodkowane, pogrubione i rozstrzelone.
336
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Rysunek 7.26. Przykładowa prezentacja zawierająca slajdy w trzech różnych układach, sformatowana przy wykorzystaniu wybranego motywu
Wprowadzanie poprawek do każdego slajdu z osobna byłoby bardzo pracochłonne (zwłaszcza w przypadku dużej liczby slajdów w prezentacji). Znacznie lepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie poprawek do tzw. wzorca slajdów. W tym celu przejdź do karty Widok i kliknij przycisk Wzorzec slajdów znajdujący się w grupie Widoki wzorców.
Formatowanie wzorca slajdów Po przejściu do widoku Wzorzec slajdów zobaczysz w oknie programu PowerPoint — zamiast dotychczasowych slajdów wypełnionych wpisanym przez Ciebie tekstem — zestaw pustych, wzorcowych układów, reprezentowanych przez miniatury w panelu po lewej stronie okna. Po kliknięciu wybranej miniatury w zasadniczej części okna zostanie wyświetlony wzorzec wybranego układu (rysunek 7.27). Aby przystąpić do zmiany koloru czcionki w tytułach slajdów, kliknij największą miniaturę, znajdującą się na samej górze zestawu miniatur. Po wyświetleniu układu wzorcowego kliknij w polu zawierającym komunikat Kliknij, aby edytować styl, przejdź do karty Narzędzia główne i — korzystając z przycisku Kolor czcionki — zmień kolor tekstu. Po przeprowadzeniu tej operacji ulegną zmianie kolory tytułów we wszystkich miniaturach widocznych po lewej stronie okna. Przejdź teraz do karty Wzorzec slajdów i kliknij przycisk Zamknij widok wzorca. Po powrocie do widoku Normalnego zauważysz, że kolory tytułów we wszystkich slajdach prezentacji uległy zmianie.
337
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.27.
Praca w widoku Wzorzec slajdów
Ponownie kliknij przycisk Wzorzec slajdów znajdujący się na karcie Widok w grupie Widoki wzorców. Tym razem po przejściu do widoku wzorca slajdów kliknij miniaturę zatytułowaną Tytuł i zawartość. Po wyświetleniu układu wzorca w głównej części okna zaznacz tekst komunikatu Kliknij, aby edytować styl. Przejdź teraz do karty Narzędzia główne i — korzystając z przycisków należących do grupy Akapit oraz Czcionka — wyśrodkuj tekst i pogrub go. Ponadto kliknij ikonę Odstępy między znakami, a po otwarciu menu wybierz opcję Luźne lub Bardzo luźne. Przejdź teraz do karty Wzorzec slajdów i kliknij przycisk Zamknij widok wzorca. Po powrocie do widoku Normalnego zauważysz, że wyśrodkowanie, pogrubienie i rozstrzelenie objęło tylko i wyłącznie tytuły znajdujące się na wszystkich slajdach w układzie Tytuł i zawartość.
Jeśli do bieżącej prezentacji dodasz nowe slajdy w układzie Tytuł i zawartość, wówczas ich wygląd będzie od razu uwzględniał zmiany, które wprowadziłeś wcześniej do wzorca.
338
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Wstawianie łączy Co potrafi prezentacja interaktywna PowerPoint umożliwia takie skonstruowanie prezentacji, aby osoba śledząca pokaz mogła wpływać na jego przebieg. W praktyce oznacza to, że będzie możliwe np. szybkie przechodzenie do wybranego slajdu prezentacji, uruchamianie pliku multimedialnego, otwieranie witryny internetowej czy adresowanie wiadomości e-mail.
Stosowanie odwołań do zasobów zewnętrznych Hiperłącza do stron internetowych Wstawianie hiperłączy pozwala na odwoływanie się do zasobów zewnętrznych. Załóżmy, że na slajdzie ma się znaleźć adres określonej witryny internetowej. Aby nie był to jedynie „martwy” tekst, warto uczynić z niego odnośnik do strony internetowej. W tym celu: 1. Na wybranym slajdzie prezentacji umieść nowe pole tekstowe lub skorzystaj z już istniejącego pola i wpisz w nim tekst, który będzie stanowić hiperłącze (np. Zapraszamy do odwiedzenia naszego regionu). 2. Zaznacz wpisany tekst i kliknij przycisk Hiperlink znajdujący się w grupie Linki na karcie Wstawianie. 3. Po otwarciu okna Wstawianie hiperłącza wybierz opcję Istniejący plik lub strona sieci Web. Wypełnij pole Adres (wpisując np. http://ox.pl).
Szczególną uwagę zwróć na poprzedzenie adresu strony przedrostkiem http://. Jeśli go pominiesz, (wpisując tylko ox.pl), wówczas PowerPoint zinterpretuje to jako hiperłącze do pliku na lokalnym dysku Twojego komputera.
Jeśli nie pamiętasz adresu strony internetowej, do której chcesz się odwołać, a wiesz, że niedawno ją odwiedzałeś, wówczas kliknij dodatkowo opcję Strony przeglądane, odszukaj adres na liście i zaznacz go.
339
ABC MS Office 2016 PL
4. Jeśli chcesz, by po najechaniu kursorem myszy na hiperłącze był wyświetlany odpowiedni komunikat, wówczas kliknij przycisk Etykietka ekranowa…, a następnie wypełnij pole Tekst etykietki ekranowej (np. Portal Śląska Cieszyńskiego) — rysunek 7.28.
Rysunek 7.28.
Tworzenie hiperłącza
5. Na zakończenie kliknij przycisk OK. Po wstawieniu hiperłącza do slajdu możesz w razie potrzeby poddać ten link ponownej edycji. W tym celu kliknij tekst hiperłącza, a następnie kliknij znany Ci już przycisk Hiperlink na karcie Wstawianie. Aby przetestować hiperłącze, uruchom pokaz slajdów (naciskając klawisz F5) i przejdź do slajdu, na którym jest ono umieszczone. Umieść kursor myszy nad tekstem hiperłącza i zaobserwuj pojawienie się komunikatu w postaci „dymku”. Kliknij hiperłącze i sprawdź, czy w oknie uruchomionej przeglądarki internetowej została załadowana właściwa strona.
Określanie kolorów hiperłączy Kliknięte hiperłącze zmienia swój kolor. W ten sposób PowerPoint, podobnie jak zwykła przeglądarka internetowa, sygnalizuje odwiedzenie danego adresu.
Kolory hiperłączy, zarówno tych „świeżych”, jak i odwiedzonych, są cechą motywu przyporządkowanego do danego slajdu. Tak więc po zastosowaniu nowego motywu ulegnie zmianie również wygląd wszystkich hiperłączy.
340
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Chcąc samodzielnie określić kolory hiperłączy: 1. Kliknij przycisk Wzorzec slajdów na karcie Widok. 2. Kliknij przycisk Kolory na karcie Wzorzec slajdów i wybierz opcję Dostosuj kolory…. 3. Po otwarciu okna Tworzenie nowych kolorów motywu zmień kolory przyporządkowane do pól Hiperłącze oraz Użyte hiperłącze, określ nazwę nowego zestawu kolorów i kliknij przycisk Zapisz.
Co i gdzie może być hiperłączem Hiperłącze możemy zrobić praktycznie z każdego obiektu umieszczanego na slajdzie — oprócz fragmentu tekstu może być nim np. prostokątny obszar pola tekstowego, Kształt, Obraz, SmartArt itd. Hiperłącza mogą być wstawiane nie tylko do poszczególnych slajdów, ale również do wzorca slajdów. Dzięki temu jedno hiperłącze będzie pojawiać się na wielu slajdach w prezentacji.
Adresowanie wiadomości e-mail Aby umieścić na slajdzie hiperłącze do wybranego adresu e-mail, zaznacz wpisany uprzednio tekst (np. Napisz do mnie), kliknij przycisk Hiperlink (karta Wstawianie, grupa Linki), a po otwarciu okna dialogowego wybierz kategorię Adres e-mail. Wypełnij pole Adres e-mail oraz (opcjonalnie) pozostałe pola i kliknij przycisk OK. Po uruchomieniu pokazu i kliknięciu hiperłącza do adresu e-mail na ekranie Twojego komputera powinno zostać wyświetlone okno z zaadresowaną nową wiadomością.
Łącze uruchamiające program lub otwierające plik na dysku lokalnym Chcąc wstawić hiperłącze do dokumentu lub programu zapisanego na dysku komputera, po otwarciu okna Wstawianie hiperłącza wybierz kategorię Istniejący plik lub strona sieci Web. Następnie zaznacz opcję Bieżący folder, odszukaj folder źródłowy, zaznacz odpowiedni plik i kliknij przycisk OK.
Dodawanie akcji do obiektów Dodanie akcji do wybranego obiektu na slajdzie sprawi, że będzie on reagował na jedną lub więcej czynności wykonywanych przez użytkownika (np. najechanie kursorem myszy na wybrany obiekt lub jednokrotne kliknięcie obiektu).
341
ABC MS Office 2016 PL
Podobnie jak w przypadku hiperłącza, elementami, do których można dodawać akcje, będą pola tekstowe i obiekty graficzne.
Reakcja na kliknięcie — przechodzenie do wybranego slajdu Aby do wybranego tekstu lub do ilustracji przyporządkować określone działanie: 1. Zaznacz fragment tekstu lub obiekt, a następnie kliknij przycisk Akcja znajdujący się w grupie Linki na karcie Wstawianie. 2. Po otwarciu okna Ustawienia akcji przejdź do zakładki Kliknięcie myszą i wybierz opcję Hiperłącze do. 3. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Hiperłącze do i wybierz wariant Slajd…. 4. Po otwarciu okna Hiperłącze do slajdu zaznacz slajd docelowy i kliknij przycisk OK. 5. Po powrocie do okna Ustawienia akcji również kliknij przycisk OK.
Innym sposobem na utworzenie łącza do slajdu jest kliknięcie przycisku Hiperlink, wybranie opcji Miejsce w tym dokumencie i rozwinięcie gałęzi Tytuły slajdów (rysunek 7.29).
Rysunek 7.29. Wstawianie łącza do innego slajdu w tej samej prezentacji
Reakcja na wskazanie obiektu kursorem myszy Jeśli chcesz, aby fragment tekstu lub inny obiekt na slajdzie reagował na umieszczenie w jego obszarze kursora myszy (bez klikania), wówczas po otwarciu okna Ustawienia akcji dokonaj ustawień w zakładce Wskazanie myszą.
342
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Praktyczne zastosowania Spis treści prezentacji Załóżmy, że umieściłeś w swojej prezentacji dużą liczbę slajdów, z których każdy opisuje ofertę turystyczną dotyczącą wybranego kraju. Zawartość danego slajdu nie jest więc powiązana tematycznie z zawartością innych slajdów. Aby ułatwić osobie oglądającej pokaz szybkie dotarcie do wybranej oferty, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Wstaw nowy slajd na początku prezentacji (np. bezpośrednio za slajdem tytułowym pełniącym funkcję powitalną). Jeśli spis treści będzie obszerny, wówczas skorzystaj z układu Dwa elementy zawartości. W przeciwnym razie możesz zastosować układ Tytuł i zawartość. 2. W polach tekstowych na dodatkowym slajdzie wpisz nazwy krajów, którym jest poświęcona prezentacja. W ten sposób utworzysz „martwy” na razie spis treści, który odbiorca prezentacji będzie mógł przeczytać, ale który nie będzie się jeszcze nadawał do klikania. 3. Zaznacz teraz nazwę wybranego kraju widniejącą w spisie treści, a następnie kliknij przycisk Hiperlink (karta Wstawianie), wybierz opcję Miejsce w tym dokumencie, rozwiń gałąź Tytuły slajdów, zaznacz odpowiedni slajd i kliknij przycisk OK. 4. Powyższą procedurę powtórz w odniesieniu do kolejnych elementów spisu treści. 5. Uruchom pokaz slajdów (naciskając klawisz F5 na klawiaturze), przejdź do slajdu stanowiącego spis treści i kliknij jednokrotnie nazwę wybranego kraju. Powinno to spowodować przeniesienie do wskazanego slajdu z pominięciem wszystkich innych slajdów znajdujących się „po drodze”.
Szybki powrót do początku prezentacji Struktura nawigacyjna prezentacji powinna umożliwiać nie tylko szybkie przechodzenie ze spisu treści do wybranego slajdu, ale również ułatwiać powrót do spisu treści. Oznacza to, że na każdym slajdzie przedstawiającym ofertę danego kraju powinno znaleźć się hiperłącze powrotne do spisu treści. Chcąc uniknąć pracochłonnego wstawiania tego samego hiperłącza do wielu slajdów, skorzystamy ze wzorca slajdów. W takim przypadku każdy slajd, na którym powinno pojawić się hiperłącze, będzie musiał wykorzystywać ten sam układ (np. Tytuł i zawartość).
343
ABC MS Office 2016 PL
Aby umieścić powtarzające się hiperłącze: 1. Kliknij przycisk Wzorzec slajdów (karta Widok, grupa Widoki wzorców). Po przejściu do widoku Wzorzec slajdów kliknij miniaturę reprezentującą układ Tytuł i zawartość, widoczną w panelu Miniatury wzorca po lewej stronie okna programu PowerPoint. 2. Do wzorca slajdu widocznego w centralnej części okna wstaw pole tekstowe lub obiekt graficzny i przesuń go ku wybranemu brzegowi wzorca. Dzięki temu wstawiony element nie będzie kolidował z zasadniczą treścią slajdów. 3. Zaznacz teraz wstawiony do wzorca tekst lub obiekt graficzny i kliknij przycisk Hiperlink (karta Wstawianie). Wybierz opcję Miejsce w tym dokumencie, rozwiń gałąź Tytuły slajdów, zaznacz slajd stanowiący spis treści i kliknij przycisk OK. 4. Kliknij przycisk Zamknij widok wzorca na karcie Wzorzec slajdów. 5. Po powrocie do widoku Normalnego przejrzyj zawartość slajdów. Zaobserwuj pojawienie się hiperłączy na wszystkich slajdach wykorzystujących układ Tytuł i zawartość. 6. Uruchom pokaz, przejdź do jednego ze slajdów opisujących ofertę turystyczną i kliknij hiperłącze powrotne. Powinieneś zostać przeniesiony do spisu treści.
Testy interaktywne Aby zbudować prezentację, której kolejne slajdy będą stanowić zestawy pytań i odpowiedzi, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Przygotuj slajd, na którym umieścisz pytanie oraz kilka odpowiedzi, w tym tylko jedną poprawną. 2. Przygotuj teraz slajd zawierający komunikat o wybraniu poprawnej odpowiedzi (np. OK). 3. W kolejnym kroku przygotuj jeszcze jeden slajd, tym razem zawierający komunikat o wybraniu błędnej odpowiedzi (np. Błąd). 4. Przejdź do slajdu zawierającego pytanie i różne warianty odpowiedzi. Z tekstu stanowiącego poprawną odpowiedź uczyń hiperłącze prowadzące do slajdu z komunikatem OK. Z niepoprawnych odpowiedzi zrób hiperłącza do slajdu z komunikatem Błąd. 5. Aby uniemożliwić nieuczciwe rozwiązywanie testu, polegające na naciskaniu spacji zamiast wybierania odpowiedzi, musisz ukryć slajdy.
344
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
W tym celu zaznacz wybrane miniatury widoczne w widoku Normalny w panelu Miniatury (poprzez ich kolejne klikanie z przytrzymanym na klawiaturze klawiszem Ctrl), po czym kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną zaznaczoną miniaturę i wybierz opcję Ukryj slajd.
„Ożywianie” pokazu — animacje obiektów PowerPoint pozwala na wykreowanie „żywych” przedstawień z „martwych” planszy slajdów. Wprowadzenie dynamicznych efektów przejść slajdów oraz wprawienie w ruch elementów na slajdach pozwala na uatrakcyjnienie pokazu, a przede wszystkim na skupienie uwagi odbiorcy na określonej informacji.
Przejścia slajdów Najprostszym sposobem zdynamizowania prezentacji jest wprowadzenie efektów przejść slajdów. W tym celu: 1. Chcąc określić sposób, w jaki bieżący slajd ma pojawiać się podczas pokazu, kliknij wybraną miniaturę widoczną na karcie Przejścia. Aby przejrzeć całą galerię przejść, kliknij przycisk Więcej (rysunek 7.30).
Rysunek 7.30. Wprowadzanie dynamicznych przejść slajdów
Wypróbuj niesamowite trójwymiarowe efekty przejść znajdujące się w grupie Zawartość dynamiczna. Zwróć również uwagę na efekty Falowanie, Plaster miodu, Galeria, Sześcian, Drzwi oraz Prostokąt z grupy Wyraziste. 2. Kliknij teraz przycisk Opcje efektu i wybierz wariant przejścia slajdu. 3. Klikając strzałki przyporządkowane do pola Czas trwania, określ szybkość przejścia slajdu. 4. Pojawianiu się slajdu na ekranie może towarzyszyć określony dźwięk. Chcąc wybrać dźwięk, kliknij przycisk przyporządkowany do pola Dźwięk.
345
ABC MS Office 2016 PL
5. Jeśli chcesz, aby wszystkie slajdy prezentacji pojawiały się w ten sam sposób, wówczas kliknij przycisk Zastosuj do wszystkich.
Aby, w razie potrzeby, wyeliminować z bieżącego slajdu efekt dynamicznego przejścia, kliknij miniaturę Brak, rozpoczynającą galerię na karcie Przejścia. Na zakończenie pierwszego etapu dynamizowania prezentacji uruchom pokaz slajdów i sprawdź, w jaki sposób zastosowane przejścia wpłyną na charakter pokazu. Przeanalizuj, czy sposób pojawiania się kolejnych slajdów dobrze koresponduje z ich treścią.
Animacje niestandardowe PowerPoint umożliwia wprawianie w ruch poszczególnych elementów slajdu i pozwala na sterowanie sposobem ich zachowania. Załóżmy, że na przygotowanym przez Ciebie slajdzie znajdują się trzy elementy: tytuł, obiekt graficzny oraz pole tekstowe zawierające listę wypunktowaną (rysunek 7.31).
Rysunek 7.31. Przykładowy slajd, którego zawartość zostanie poddana animacji
Wprowadzanie efektu wejścia Twoim zadaniem będzie teraz animowanie poszczególnych elementów slajdu w ten sposób, by podczas pokazu pojawiały się kolejno po sobie. Aby to uczynić, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Przejdź do karty Animacje i kliknij przycisk Okienko animacji, znajdujący się w grupie Animacja zaawansowana. Zaobserwuj pojawienie się w oknie programu PowerPoint Okienka animacji.
346
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
2. Kliknij w obszarze tytułu Macedonia, a następnie kliknij przycisk Dodaj animację, znajdujący się na karcie Animacje w grupie Animacja zaawansowana. Po otwarciu galerii animacji wybierz od razu opcję Więcej efektów wejścia… (rysunek 7.32).
Rysunek 7.32. Dodawanie efektu wejścia do zaznaczonego elementu na slajdzie
3. Po otwarciu okna dialogowego Dodawanie efektu wejścia upewnij się, że opcja Podgląd efektu, widoczna u dołu okna, jest aktywna. Klikaj nazwy efektów i obserwuj ruch napisu Macedonia. 4. Ostatecznie przejdź do kategorii Podstawowe i kliknij element o nazwie Przylot. Na zakończenie kliknij przycisk OK.
Dodany przez Ciebie efekt zostanie wyświetlony na liście w Okienku animacji. Zauważ, że etykieta efektu zawiera nazwę obiektu, do którego przyporządkowano ten efekt (w naszym przypadku Tytuł 1: Macedonia) — rysunek 7.33.
347
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.33.
Pierwszy element widoczny na liście efektów animacji
Dostosowanie efektu Kolejny etap to określenie, w jaki sposób animowany obiekt ma się zachowywać. W tym celu: 1. Kliknij najpierw etykietę efektu, a następnie ikonę strzałki, która pojawia się po prawej stronie etykiety. Po rozwinięciu menu wybierz Opcje efektu… (rysunek 7.34).
Rysunek 7.34. Ustawianie opcji animacji
2. Po otwarciu okna Przylot przejdź do zakładki Efekt. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Kierunek i wybierz wariant Od góry.
348
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
3. Przesuń suwaki przyporządkowane do pól Łagodne rozpoczęcie oraz Łagodne zakończenie. 4. Korzystając z galerii przyporządkowanej do pola Dźwięk, wybierz podkład dźwiękowy towarzyszący efektowi. 5. Jeśli chcesz, by tekst tytułu zmienił np. swój kolor po przylocie, rozwiń listę Po animacji i kliknij opcję Więcej kolorów…. 6. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Animacja tekstu i wybierz opcję Według liter. W analogiczny sposób przyporządkuj inne wybrane efekty wejścia do rysunku, a następnie do pola tekstowego zawierającego listę wypunktowaną.
Zmiana kolejności animacji Jak zapewne zauważyłeś, efekty wyświetlane na liście w Okienku animacji są ponumerowane i poukładane w kolejności ich wprowadzenia, zaś w obszarze slajdu, w pobliżu obiektów poddanych animacji, są umieszczone numery przyporządkowanych do nich efektów.
Do wybranego efektu na slajdzie możesz przyporządkować wiele różnych efektów animacji. Aby ułatwić Ci pracę, PowerPoint — po zaznaczeniu danego obiektu na slajdzie — podświetla automatycznie wszystkie powiązane z nim efekty widoczne w Okienku animacji. Aby zmienić kolejność animacji obiektów na slajdzie, zaznacz wybrany efekt, a następnie skorzystaj ze strzałek umiejscowionych powyżej listy efektów (rysunek 7.35).
Rysunek 7.35. Zmiana kolejności pojawiania się obiektów na slajdzie
349
ABC MS Office 2016 PL
Efekt wyróżnienia Aby zwrócić szczególną uwagę odbiorcy na wybrany element slajdu, możesz przyporządkować do niego dodatkowy efekt. W tym celu: 1. Zaznacz tytuł Macedonia, kliknij przycisk Dodaj animację i wybierz opcję Więcej efektów wyróżnienia…. 2. Po otwarciu okna dialogowego Dodawanie efektu wyróżnienia przejdź do kategorii Subtelne, zaznacz element o nazwie Impuls, a następnie kliknij przycisk OK. 3. Jeśli chcesz, by wyróżnienie tytułu następowało zaraz po jego przylocie, zaznacz etykietę wprowadzonego efektu wyróżnienia, a następnie przesuń ją w górę, korzystając ze strzałki.
W każdej chwili możesz prześledzić wszystkie lub część animacji, klikając przycisk Odtwórz od w Okienku animacji.
Ścieżka ruchu Innym sposobem wyróżnienia obiektu jest wprawienie go w ruch. W tym celu: 1. Zaznacz rysunek znajdujący się na slajdzie, a następnie kliknij przycisk Dodaj animację i wybierz opcję Więcej ścieżek ruchu…. 2. Po otwarciu okna dialogowego Dodawanie efektu ścieżki ruchu przejdź do kategorii Specjalne, zaznacz element o nazwie Rozeta, a następnie kliknij przycisk OK.
Efekt wyjścia Oprócz opisanych powyżej efektów animacji, PowerPoint umożliwia również dynamiczne usuwanie wybranych obiektów ze slajdu. Aby to uczynić: 1. Zaznacz jeszcze raz rysunek, a następnie kliknij przycisk Dodaj animację i wybierz opcję Więcej efektów wyjścia…. 2. Po otwarciu okna dialogowego Dodawanie efektu wyjścia przejdź do kategorii Subtelne, zaznacz element o nazwie Zanikanie i kliknij przycisk OK.
Kopiowanie animacji za pomocą Malarza animacji Z pewnością zauważyłeś już, że komponowanie złożonych animacji jest stosunkowo pracochłonne. A jeśli w Twojej prezentacji znajdzie się sporo slajdów, a na
350
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
każdym z nich wiele obiektów, wówczas animowanie każdego obiektu z osobna byłoby wręcz niemożliwością. Na szczęście program PowerPoint 2016 umożliwia łatwe kopiowanie animacji. Po wprowadzeniu jednej lub kilku animacji w odniesieniu do wybranego obiektu (np. tytułu na wybranym slajdzie) możesz szybko skopiować te animacje do innych obiektów (np. tytułów na innych slajdach). Aby się o tym przekonać: 1. Utwórz kolejny slajd w swojej prezentacji (np. zatytułowany Grecja). 2. Przejdź z powrotem do slajdu poświęconego Macedonii i kliknij tytuł Macedonia, w odniesieniu do którego zastosowałeś w poprzednich ćwiczeniach efekty animacji. 3. Kliknij przycisk Malarz animacji, znajdujący się na karcie Animacje w grupie Animacja zaawansowana. 4. Przejdź teraz do utworzonego uprzednio slajdu poświęconego Grecji i kliknij tytuł Grecja. Zaobserwuj w tym momencie ruch napisu Grecja oraz pojawienie się na liście w Okienku animacji skopiowanych efektów animacji.
Synchronizacja czasowa Jeśli chcesz, by zanikanie rysunku miało miejsce już w trakcie wykonywania przez niego ruchu wyznaczonego przez ścieżkę (a nie po zakończeniu tego ruchu), wówczas musisz połączyć efekt wyjścia z poprzedzającym go efektem ścieżki ruchu. W tym celu: 1. Upewnij się, że na liście efektów wyświetlanych w Okienku animacji etykieta efektu wyjścia znajduje się bezpośrednio pod etykietą reprezentującą efekt ścieżki ruchu. Jeśli tak nie jest, wówczas — korzystając ze strzałek — uporządkuj etykiety efektów. 2. Zaznacz etykietę efektu wyjścia, a następnie kliknij towarzyszącą jej strzałkę. Po otwarciu menu wybierz opcję Rozpocznij z poprzednim (rysunek 7.36).
Animowanie wykresów i SmartArtów Pojawianie się słupków na wykresie kolumnowym Wyświetlanie kolejno po sobie poszczególnych elementów wykresu pozwoli skupić uwagę odbiorcy na określonych danych liczbowych reprezentowanych przez słupki. Aby zdynamizować wyświetlanie wykresu:
351
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.36. Synchronizacja efektów animacji: obiekt Obraz, poruszając się po ścieżce ruchu, stopniowo znika
1. Zaznacz wykres kolumnowy wstawiony uprzednio do slajdu, a następnie przejdź do karty Animacje, kliknij przycisk Dodaj animację i wybierz opcję Więcej efektów wejścia…. 2. Po otwarciu okna dialogowego Dodawanie efektu wejścia przejdź do kategorii Umiarkowane, zaznacz element o nazwie Powiększenie podstawowe i kliknij przycisk OK. 3. Zaznacz etykietę wprowadzonego efektu widoczną w Okienku animacji i kliknij towarzyszącą jej ikonę strzałki. Po otwarciu menu kliknij Opcje efektu…. 4. Po otwarciu okna dialogowego Powiększenie podstawowe przejdź do zakładki Animacja wykresu. Rozwiń listę Grupuj wykres, wybierz opcję Według elementów w serii. Upewnij się, że opcja Rozpocznij animację przez rysowanie tła wykresu jest zaznaczona i kliknij przycisk OK. 5. Kliknij teraz przycisk Podgląd na karcie Animacje i prześledź kolejność pojawiania się słupków. 6. W razie potrzeby zmniejsz wartość wyświetlaną w polu Czas trwania na karcie Animacje w grupie Chronometraż, przyśpieszając w ten sposób pojawianie się kolejnych słupków na wykresie.
Animowanie elementów tworzących SmartArty PowerPoint pozwala na elastyczne ustawienie efektów związanych z animowaniem i wyróżnianiem poszczególnych kształtów tworzących obiekty typu SmartArt. Aby to uczynić:
352
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
1. Przyporządkuj wybrany efekt do obiektu typu SmartArt. 2. Otwórz okno dialogowe Opcje efektu… i przejdź do zakładki Animacja SmartArt. Rozwiń listę przyporządkowaną do pola Grupuj grafiki i wybierz odpowiadający Ci wariant.
W zależności od rodzaju SmartArtu, lista Grupuj grafiki może mieć inną zawartość.
Wstawianie plików dźwiękowych i filmowych Podkład muzyczny Wstawianie pliku muzycznego Aby wzbogacić pokaz slajdów o towarzyszący mu podkład muzyczny, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Przejdź do pierwszego slajdu prezentacji (lub do tego, od którego ma rozpocząć się odtwarzanie melodii). 2. Kliknij przycisk Dźwięk, znajdujący się w grupie Multimedia na karcie Wstawianie. 3. Po otwarciu menu wybierz opcję Dźwięk na moim komputerze. 4. Po otwarciu okna Wstawianie dźwięku przejdź do folderu, w którym znajduje się plik dźwiękowy (zapisany np. w formacie mp3). Zaznacz go i kliknij przycisk Wstaw. 5. Zaobserwuj pojawienie się w obszarze slajdu ikony głośnika, która reprezentuje wstawiony plik muzyczny. Jeśli ikona głośnika koliduje z innymi elementami slajdu, wówczas przesuń ją do narożnika slajdu lub nawet poza obszar slajdu.
Opcje odtwarzania dźwięku PowerPoint umożliwia określenie sposobu, w jaki będzie odtwarzany dźwięk. W tym celu: 1. Zaznacz ikonę głośnika, a następnie przejdź do karty Odtwarzanie, przyporządkowanej do obszaru Narzędzia audio. Uaktywnij opcję Ukryj
353
ABC MS Office 2016 PL
podczas pokazu znajdującą się w grupie Opcje audio. Dzięki temu ikona głośnika nie będzie widoczna na slajdzie podczas trwania pokazu. 2. Kliknij przycisk przyporządkowany do pola Początek:, a po rozwinięciu menu wybierz opcję Automatycznie. 3. Jeśli przewidujesz długi czas trwania pokazu, wówczas uaktywnij opcję W pętli do zatrzymania. 4. Kliknij teraz przycisk Odtwórz, aby sprawdzić, jaki jest poziom głośności dźwięku (rysunek 7.37). W razie potrzeby zmień głośność, wykorzystując przycisk Głośność.
Rysunek 7.37.
Ikona reprezentująca plik audio i towarzyszący jej (po zaznaczeniu) minipanel, umożliwiający sterowanie odtwarzaniem dźwięku
5. Na zakończenie kliknij przycisk Odtwórz w tle, znajdujący się w grupie Style audio na karcie Odtwarzanie. Dzięki temu odtwarzany utwór nie „urwie się” gwałtownie po przejściu do następnego slajdu (i wszystkich kolejnych), lecz będzie słyszalny nadal.
Karaoke Ciekawym pomysłem na wykorzystanie prezentacji może być przygotowanie karaoke. W takim przypadku na poszczególnych slajdach powinieneś umieścić słowa kolejnych zwrotek i refrenu, zaś plik muzyczny wstawić do pierwszego slajdu prezentacji. Aby zsynchronizować pojawiający się tekst ze śpiewem, będziesz
354
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
musiał nagrać próbę tempa (patrz rozdział 7. „PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne > Przygotowanie i prowadzenie pokazu > Ustawianie tempa prezentacji”).
Nagrywanie narracji Każdemu slajdowi może towarzyszyć Twój słowny komentarz. Aby go przygotować, wykonaj następujące czynności: 1. Jeśli Twój komputer nie ma wbudowanego mikrofonu, podłącz do niego mikrofon zewnętrzny. 2. Przejdź do wybranego slajdu prezentacji, a następnie kliknij strzałkę towarzyszącą znanemu Ci już przyciskowi Dźwięk na karcie Wstawianie w grupie Multimedia. Po rozwinięciu menu wybierz opcję Nagraj dźwięk…. 3. Po otwarciu okna Nagrywanie dźwięku wypełnij pole Nazwa, wpisując w nim tekst, który będzie jednoznacznie identyfikował tworzone nagranie (np. Mój komentarz nt. Macedonii) i kliknij przycisk nagrywania, reprezentowany przez czerwoną kropkę. 4. Po zakończeniu nagrywania narracji kliknij przycisk stopu, reprezentowany przez niebieski kwadrat. Możesz również od razu odsłuchać nagraną ścieżkę dźwiękową, klikając przycisk startu reprezentowany przez zielony trójkąt. Jeśli będziesz zadowolony z efektów nagrywania, wówczas kliknij przycisk OK. Na slajdzie pojawi się ikona głośnika, zaś na liście efektów widocznych w Okienku animacji zostanie dodany nowy element. Jeśli zechcesz zmienić moment, w którym podczas wyświetlania slajdu rozpocznie się odtwarzanie Twojej narracji, wówczas zaznacz etykietę narracji w Okienku animacji, a następnie skorzystaj ze strzałek zmiany kolejności.
Klipy wideo Wstawianie pliku filmowego Podczas trwania pokazu mogą być wyświetlane filmy. Aby wstawić do wybranego slajdu film, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Przejdź do wybranego slajdu prezentacji, a następnie kliknij przycisk Wideo, znajdujący się w grupie Multimedia na karcie Wstawianie. 2. Po rozwinięciu menu wybierz opcję Wideo na moim komputerze….
355
ABC MS Office 2016 PL
3. Po otwarciu okna Wstawianie wideo przejdź do folderu, w którym znajduje się dany plik filmowy (zapisany np. w formacie mpeg, mpg, avi, wmv), zaznacz go i kliknij przycisk Wstaw.
Jeśli w oknie Wstawianie wideo klikniesz strzałkę przyporządkowaną do przycisku Wstaw i wybierzesz opcję Łącze do pliku, wówczas plik filmowy nie zostanie skopiowany do prezentacji (choć na slajdzie będzie wyglądał tak samo). W takim przypadku plik prezentacji będzie miał co prawda mniejszy rozmiar, ale z kolei chcąc skopiować komuś prezentację — będziesz musiał pamiętać, by zawsze wraz z plikiem prezentacji kopiować ten zewnętrzny plik wideo. Dodatkowo należy zadbać o to, by plik wideo w momencie łączenia go ze slajdem znajdował się w tym samym folderze, co plik prezentacji. Jeśli wydaje Ci się to zbyt skomplikowane, po prostu nie używaj opcji Łącze do pliku. W bieżącym slajdzie zostanie umieszczona ramka, w obszarze której będzie wyświetlana pierwsza klatka filmu.
Wstawianie filmów z internetu W programie PowerPoint 2016 możesz w niezwykle łatwy sposób umieszczać filmy dostępne w internecie (np. w serwisie YouTube) lub znajdujące się na Twoim dysku OneDrive. Aby wstawić klip znajdujący się w zasobach OneDrive: 1. Sprawdź, czy jesteś zalogowany — poprzez Office 2016 — do swojego konta Microsoft. 2. Przejdź do wybranego slajdu prezentacji, a następnie kliknij przycisk Wideo, znajdujący się w grupie Multimedia na karcie Wstawianie. 3. Po rozwinięciu menu wybierz opcję Wideo online…. 4. Po otwarciu okna Wstawianie wideo kliknij łącze Przeglądaj przyporządkowane do kategorii OneDrive. Aby wstawić klip pochodzący z serwisu YouTube: 1. Przejdź do wybranego slajdu prezentacji, kliknij przycisk Wideo na karcie Wstawianie, a następnie Wideo online….
356
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
2. Kliknij w polu Wyszukaj w witrynie YouTube i wpisz odpowiednią frazę (np. tytuł filmu, nazwę zespołu, tytuł utworu lub po prostu tekst opisujący tematykę, którą jesteś zainteresowany). 3. Naciśnij klawisz Enter, by rozpocząć wyszukiwanie. 4. Po wyświetleniu miniatur reprezentujących odnalezione klipy przejrzyj je. Umieszczając na danej miniaturze (bez klikania) kursor myszy, możesz zobaczyć „dymek” z jej krótkim opisem. 5. Ostatecznie zaznacz wybraną miniaturę i kliknij przycisk Wstaw.
Opcje odtwarzania filmu PowerPoint umożliwia określenie sposobu, w jaki będzie odtwarzany film. W tym celu: 1. Kliknij przycisk Odtwórz, aby sprawdzić, jaki jest poziom głośności dźwięku. W razie potrzeby zmień głośność, wykorzystując przycisk Głośność. 2. Kliknij prostokątną ramkę filmu widoczną w obszarze slajdu, a następnie kliknij przycisk przyporządkowany do pola Początek, znajdującego się w grupie Opcje wideo na karcie Odtwarzanie w obszarze Narzędzia wideo. Po rozwinięciu menu wybierz opcję Przy kliknięciu.
Ustawienie Przy kliknięciu sprawi, że film nie będzie rozpoczynał się automatycznie po wyświetleniu slajdu, lecz dopiero po kliknięciu w obszarze ramki filmu na slajdzie. Jeśli materiał wideo pochodzi bezpośrednio z serwisu YouTube, wówczas, bez względu na opcje ustawione w Twojej prezentacji, do rozpoczęcia odtwarzania filmu będzie konieczne kliknięcie trójkątnego przycisku Start, widocznego w obszarze klipu. Jeśli podczas odtwarzania filmu w trakcie pokazu slajdów poruszysz w obszarze ramki filmu kursorem myszy (bez klikania), wówczas u dołu ramki pojawi się wskaźnik postępu oraz przycisk umożliwiający wstrzymanie odtwarzania filmu. Będzie również widoczna ikona głośnika, po kliknięciu której uzyskasz możliwość regulacji głośności. Jeśli podczas odtwarzania filmu klikniesz poza ramką lub naciśniesz na klawiaturze np. klawisz spacji, wówczas spowodujesz przejście do animowania kolejnego obiektu na slajdzie lub też wyświetlenie kolejnego slajdu.
357
ABC MS Office 2016 PL
Edycja filmu Program PowerPoint 2016 umożliwia łatwe przerabianie filmów, umieszczonych w prezentacji. Aby zapoznać się z możliwościami edycji wideo, postępuj według poniższych wskazówek: 1. Kliknij ramkę filmu, wstawionego do slajdu prezentacji. 2. Przejdź do karty Odtwarzanie w obszarze Narzędzia wideo i kliknij przycisk Przytnij wideo znajdujący się w grupie Edytowanie. Po otwarciu okna Przycinanie wideo przesuń widoczny na osi czasu wskaźnik zielony w prawo, zaś znacznik czerwony — w lewo (rysunek 7.38). Kliknij przycisk OK. W ten sposób zostanie ukryty początkowy i końcowy fragment filmu.
Rysunek 7.38. Przycinanie początku i końca filmu
Chcąc poprawić przycięcie początku lub końca filmu, kliknij ponownie przycisk Przytnij wideo, a po otwarciu okna Przycinanie wideo skoryguj położenie suwaków. 3. Ustaw teraz odpowiednie wartości w polach Stopniowe rozjaśnienie i Stopniowe ściemnienie. Chcąc sprawdzić, jaki efekt to przyniosło, kliknij przycisk Odtwórz na karcie Odtwarzanie. 4. Przejdź teraz do karty Formatowanie (również należącej do obszaru Narzędzia wideo) i kliknij przycisk Kolor. Po rozwinięciu palety kliknij miniaturę Sepia. W ten sposób upodobnisz swój film do starego, dobrego, przedwojennego filmu. 5. Kliknij przycisk Kształt wideo na karcie Formatowanie, a po rozwinięciu menu wybierz odpowiadający Ci kształt.
358
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
6. Kliknij przycisk Efekty wideo i wypróbuj, co stanie się z filmem po zastosowaniu np. efektu cienia, poświaty i odbicia. 7. Kliknij teraz film prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu kontekstowego opcję Formatuj wideo…. Po otwarciu panelu Formatowanie wideo kliknij ikonę Klip wideo, a następnie przesuń (w razie potrzeby) suwaki Jasność i Kontrast.
Przygotowanie i prowadzenie pokazu Wybór slajdów przeznaczonych do wyświetlania Nie wszystkie slajdy zawarte w prezentacji muszą zostać wyświetlone podczas trwania pokazu. Z zestawu slajdów możesz wybrać tylko te, które w danej sytuacji Ci odpowiadają.
Wybiórcze traktowanie slajdów sprawdza się w sytuacji, gdy pokaz musi być często dostosowywany do audytorium. Inny przypadek to sytuacja, w której część slajdów stanowi pewnego rodzaju zapas — będą one wyświetlane tylko wówczas, gdy ze strony publiczności padną pytania wymagające Twojej szczegółowej odpowiedzi.
Ukrywanie slajdów Najprostszym sposobem chwilowego wyeliminowania slajdu z pokazu, bez jego całkowitego usunięcia z prezentacji, jest jego ukrycie. Aby ukryć slajd, kliknij prawym przyciskiem myszy miniaturę wybranego slajdu w panelu Miniatury, a następnie wybierz opcję Ukryj slajd. Aby odkryć slajd, kliknij ponownie opcję Ukryj slajd.
W widoku Sortowanie slajdów oraz w panelu Miniatury numerom ukrytych slajdów towarzyszą przekreślenia (rysunek 7.39).
359
ABC MS Office 2016 PL
Rysunek 7.39. Oznaczenie ukrytego slajdu w widoku Sortowanie slajdów
Niestandardowe pokazy slajdów PowerPoint umożliwia szybkie utworzenie i zapamiętanie różnych zestawów slajdów, wybranych ze wszystkich slajdów tworzących daną prezentację. Aby zbudować zestaw slajdów: 1. Kliknij przycisk Niestandardowy pokaz slajdów znajdujący się w grupie Rozpoczynanie pokazu slajdów na karcie Pokaz slajdów. Po rozwinięciu menu przycisku kliknij Pokazy niestandardowe…. 2. W oknie Pokazy niestandardowe kliknij przycisk Nowy…. 3. Po otwarciu okna Definiowanie pokazu niestandardowego wypełnij pole Nazwa pokazu slajdów: (np. wpisując frazę Oferta-tylko Bałkany), a następnie zaznacz pola opcji przy tytułach wybranych slajdów, widocznych po lewej stronie okna, i kliknij przycisk Dodaj (rysunek 7.40).
Rysunek 7.40.
360
Zmiana kolejności slajdów tworzących pokaz niestandardowy
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
4. Jeśli zachodzi taka konieczność, możesz zmienić kolejność slajdów w pokazie niestandardowym. W tym celu zaznacz tytuł wybranego slajdu widoczny PO PRAWEJ stronie okna, a następnie kliknij ikonę strzałki W górę lub W dół (rysunek 7.40). 5. Po zdefiniowaniu niestandardowego zestawu slajdów kliknij przycisk OK, a następnie Zamknij. Aby w przyszłości uruchomić niestandardowy pokaz slajdów, kliknij przycisk Niestandardowy pokaz slajdów (karta Pokaz slajdów, grupa Rozpoczynanie pokazu slajdów), a po otwarciu menu kliknij nazwę zdefiniowanego uprzednio pokazu niestandardowego.
Ustawianie tempa prezentacji Aby pokaz slajdów przebiegał całkowicie automatycznie, konieczne będzie przypisanie odpowiednich czasów trwania poszczególnym zdarzeniom (animacjom i przejściom).
Próba tempa Najszybszym sposobem ustawienia tempa pokazu jest przeprowadzenie tzw. próby tempa. Aby rozpocząć jej nagrywanie, kliknij przycisk Próba tempa (karta Pokaz slajdów, grupa Przygotowywanie). Po rozpoczęciu pokazu slajdów na ekranie pojawi się okienko Rejestrowanie, w którym na bieżąco będzie wyświetlany czas trwania pokazu. W każdej chwili możesz wstrzymać, a następnie wznowić rejestrowanie tempa, klikając przyciski Wstrzymaj rejestrowanie i Wznów rejestrowanie. Podczas nagrywania tempa naciskaj klawisz spacji lub klikaj lewym przyciskiem myszy tak, jak podczas normalnego pokazu. Po zakończeniu pokazu zostanie wyświetlony komunikat proponujący zachowanie nowego chronometrażu. Chcąc ustanowić nowe tempo prezentacji, kliknij przycisk Tak.
Korygowanie czasów przejść slajdów Aby skorygować czasy ustanowione dla wszystkich zdarzeń, możesz ponownie zarejestrować próbę tempa.
361
ABC MS Office 2016 PL
Jeśli natomiast zechcesz przyśpieszyć bądź opóźnić pojawienie się wybranego elementu prezentacji, wówczas dokonaj ustawień, korzystając z karty Przejścia oraz z Okienka animacji. I tak: 1. Aby ustawić czas zwłoki przed przejściem do kolejnego slajdu, zaznacz miniaturę poprzedzającego go slajdu widoczną w panelu Miniatury, a następnie ustaw odpowiednią wartość w polu Po (karta Przejścia, grupa Chronometraż, sekcja Przełącz slajd). 2. Czasami, tworząc prezentację przewidzianą do automatycznego odtwarzania, chcemy umieścić w niej slajdy wyznaczające pauzy. Po wyświetleniu takiego slajdu pokaz zostanie wstrzymany, pozwalając prelegentowi i publiczności np. na dodatkową dyskusję. Aby w wybranym slajdzie prezentacji wyłączyć automatyczny chronometraż, zaznacz jego miniaturę, a następnie wyczyść pole opcji Po. 3. Jeśli chcesz, aby nieumyślne kliknięcie myszy nie powodowało przejścia do kolejnego slajdu prezentacji, wówczas wyczyść pole opcji Przy kliknięciu myszą. Przejdź teraz do widoku Sortowanie slajdów i zaobserwuj liczby wyświetlane w sąsiedztwie prawych dolnych narożników miniatur slajdów. Reprezentują one ustawione przez Ciebie okresy zwłoki. Z kolei symbol niewielkiej gwiazdki oznacza, że na danym slajdzie zostały umieszczone obiekty poddane efektom animacji (rysunek 7.41).
Rysunek 7.41.
Czasy przejścia slajdów oraz informacje o występowaniu animowanych obiektów na slajdach, wyświetlane w widoku Sortowanie slajdów
Brak liczb przy wszystkich slajdach oznaczałby, że próba tempa nie została jeszcze przeprowadzona. Jeśli natomiast nie ma liczby tylko przy jednym lub kilku wybranych slajdach, wówczas oznacza to, że w ich przypadku opcja Po została wyłączona.
362
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Wyłączanie automatycznego pokazu Jeśli po ustawieniu tempa prezentacji zechcesz wyświetlić pokaz w trybie całkowicie nieautomatycznym tak, aby ręcznie sterować jego przebiegiem, wówczas przed rozpoczęciem pokazu wyczyść pole opcji Użyj chronometrażu (karta Pokaz slajdów, grupa Przygotowywanie).
Rozpowszechnianie prezentacji Optymalizacja i kompresja multimediów Jeśli nosisz się z zamiarem wykorzystywania swojej prezentacji na innym komputerze niż ten, na którym została ona utworzona, wówczas warto przygotować w odpowiedni sposób wykorzystywane w niej filmy i muzykę. Zapobiegnie to sytuacji, w której po uruchomieniu pokazu na innym komputerze nie będziesz mógł odtworzyć klipów i dźwięków. Aby zoptymalizować multimedia: 1. Zapisz przygotowywaną przez siebie prezentację na dysku twardym komputera. 2. Przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Informacje. 3. Kliknij przycisk Optymalizuj zgodność. Brak przycisku oznacza, że w bieżącej prezentacji nie pojawiły się do tego momentu żadne problemy związane ze zgodnością. Jeśli zależy Ci na tym, by Twoja prezentacja nie zajmowała zbyt wiele miejsca, warto pokusić się o kompresję osadzonych w niej filmów i muzyki. W tym celu: 1. Zapisz przygotowywaną przez siebie prezentację na dysku twardym komputera. 2. Przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Informacje. 3. Kliknij przycisk Kompresuj multimedia. 4. Po rozwinięciu menu wybierz wariant Jakość prezentacji. W uzasadnionych wypadkach (np. gdy zamierzasz publikować prezentację za pośrednictwem internetu) wybierz opcję Jakość internetowa.
Prezentacja online Opublikowanie pokazu jako ogólnodostępnej strony internetowej jest niezwykle wygodnym sposobem dzielenia się informacją z odbiorcami.
363
ABC MS Office 2016 PL
Chcąc opublikować pokaz: 1. Zaloguj się, w oknie dowolnego programu Office 2016, do swojego konta Microsoft. 2. Przejdź do menu Plik i wskaż opcję Udostępnij. Następnie wybierz wariant Prezentuj online. Zaznacz pole opcji Zezwól zdalnym odbiorcom na pobieranie prezentacji. Kliknij przycisk Prezentuj online. 3. Odczekaj cierpliwie, gdy będzie wyświetlany komunikat Przygotowywanie prezentacji online. 4. Po wyświetleniu wygenerowanego automatycznie łącza do prezentacji kliknij przycisk Wyślij wiadomości e-mail…. Osoby, które otrzymają od Ciebie e-mail i klikną łącze zawarte w jego treści, otworzą stronę internetową, stanowiącą odwzorowanie publikowanego przez Ciebie w danym momencie pokazu. 5. Kliknij przycisk ROZPOCZNIJ PREZENTACJĘ, aby rozpocząć pokaz „na żywo”.
Osoby, które kliknęły przesłane przez Ciebie łącze do prezentacji i otwarły ją w swoich przeglądarkach internetowych przed rozpoczęciem pokazu przez Ciebie, zobaczą komunikat mówiący o oczekiwaniu na prezentację. 6. Aby zakończyć pokaz, który odbywa się na Twoim komputerze, a równocześnie jest widoczny w internecie, naciśnij klawisz Esc. 7. Po powrocie do okna programu PowerPoint przejdź do karty Prezentuj online. Możesz z jej pomocą wznowić pokaz lub go zakończyć, klikając przycisk Zakończ prezentację online.
Prezentacja przenośna Jeśli zamierzasz uruchamiać pokaz na innym komputerze niż ten, na którym przygotowałeś prezentację, wówczas na przeszkodzie może stanąć wiele czynników. Problemy, które mogą wyniknąć, to:
364
Brak zainstalowanego programu PowerPoint w najnowszej wersji lub ewentualnie brak programu PowerPoint Viewer w najnowszej wersji.
Brak zainstalowanych w systemie operacyjnym czcionek, które zostały wykorzystane w prezentacji.
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Brak zewnętrznych plików multimedialnych (filmowych i muzycznych), do których odwołuje się Twoja prezentacja (jeśli nie osadziłeś ich w prezentacji).
Aby zapobiec powyższym wypadkom, warto przygotować zestaw plików tworzących uniwersalną prezentację przenośną. W tym celu: 1. Zapisz przygotowywaną przez siebie prezentację na dysku twardym komputera. 2. Przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Eksportuj. 3. Wybierz wariant Spakuj prezentację na dysk CD, po czym kliknij przycisk Spakuj na dysk CD. 4. Po otwarciu okna Spakuj na dysk CD kliknij przycisk Opcje…. Po otwarciu okna Opcje zaznacz opcje Połączone pliki oraz Osadzone czcionki typu TrueType i kliknij przycisk OK. 5. Po powrocie do okna Spakuj na dysk CD kliknij przycisk Kopiuj do folderu…. Po otwarciu okna Kopiowanie do folderu wpisz nazwę folderu docelowego, określ jego lokalizację i kliknij przycisk OK.
Jeśli Twoja prezentacja zawiera łącza, prowadzące do filmów znajdujących się w internecie (np. w serwisie YouTube), wówczas podczas generowania prezentacji przenośnej Twój komputer musi być połączony z internetem. 6. Po wyświetleniu pytania, dotyczącego dołączenia plików połączonych, kliknij przycisk Tak. Gdy kopiowanie plików do wskazanego folderu zakończy się, otwórz ten folder i przekopiuj całą jego zawartość na pendrive lub zapisz na nośniku CD lub DVD.
Klip wideo na podstawie prezentacji PowerPoint 2016 pozwala na nagranie filmu, który będzie stanowić wierny odpowiednik pokazu. Dzięki temu swoją prezentację (opcjonalnie nawet z zachowaniem tempa wszystkich animacji) będziesz mógł oglądać np. na odtwarzaczu wideo. Aby wygenerować film: 1. Zapisz przygotowywaną przez siebie prezentację na dysku twardym komputera. 2. Przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Eksportuj.
365
ABC MS Office 2016 PL
3. Wybierz wariant Utwórz wideo, po czym kliknij przycisk Utwórz klip wideo. 4. Po otwarciu okna Zapisywanie jako przejdź do folderu docelowego, określ nazwę pliku filmowego, format zapisu (mp4 lub wmv) i kliknij przycisk Zapisz.
Prezentacja w formie dokumentu PDF Jeśli chcesz rozesłać swoją prezentację w formie elektronicznego dokumentu, wówczas powinieneś przekonwertować ją na format PDF. Aby to uczynić, przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Eksportuj. Wybierz wariant Utwórz dokument PDF/XPS i kliknij przycisk Utwórz plik PDF/XPS.
Drukowanie materiałów dla publiczności i notatek (dla siebie) Prezentacja w formie elektronicznej może być uzupełniona materiałami drukowanymi. Drukowanie poszczególnych slajdów prezentacji na osobnych kartkach papieru mogłoby okazać się, zwłaszcza w przypadku stosowania intensywnych teł slajdów, zbyt kosztowne. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest wydrukowanie materiałów informacyjnych dla publiczności w nieco uproszczonej i skondensowanej postaci. W tym celu: 1. Przejdź do menu Plik i kliknij przycisk Eksportuj. Następnie wybierz wariant Utwórz materiały informacyjne i kliknij przycisk Utwórz materiały informacyjne. 2. Po otwarciu okna Wyślij do programu Microsoft Word wybierz opcję Tylko konspekt (by wydrukować skondensowane, pozbawione ilustracji informacje dla publiczności) lub wskaż opcję Notatki obok slajdów (by wydrukować ściągę dla samego siebie, pomocną podczas prelekcji). 3. Po otwarciu edytora Word przejrzyj wygenerowany dokument. W razie potrzeby popraw go i wydrukuj w całości lub częściowo.
Sterowanie przebiegiem pokazu Startujemy Dotychczas uruchamiałeś pokaz slajdów, naciskając na klawiaturze klawisz F5 lub klikając przycisk Od początku (karta Pokaz slajdów, grupa Rozpoczynanie pokazu slajdów). Natomiast chcąc rozpocząć pokaz od bieżącego slajdu, kliknij przycisk Od bieżącego slajdu lub naciśnij na klawiaturze kombinację klawiszy Shift+F5.
366
PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne
Aby przerwać pokaz slajdów w dowolnym momencie, naciśnij na klawiaturze klawisz Esc. Jeśli podczas przygotowywania prezentacji została zarejestrowana tzw. próba tempa, wówczas pokaz przebiega całkowicie automatycznie, bez podejmowania żadnych czynności ze strony prelegenta. Jeżeli podczas trwania pokazu zajdzie konieczność szybkiego przejścia do wybranego slajdu, wówczas po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybierz opcję Wyświetl wszystkie slajdy, a następnie kliknij miniaturę slajdu, do którego chcesz przejść.
Powiększanie fragmentu slajdu Jeśli zechcesz zwrócić uwagę odbiorców na wybrany fragment slajdu, wówczas po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybierz opcję Powiększ. Umieść teraz prostokątne zaznaczenie we właściwym obszarze slajdu i kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy. W razie potrzeby przesuwaj obszar powiększenia. Chcąc powrócić do normalnego widoku, naciśnij klawisz Esc.
Rysowanie na slajdach podczas trwania pokazu Aby podczas trwania pokazu umieścić na wyświetlonym slajdzie dodatkowe adnotacje, kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu slajdu, rozwiń podmenu Opcje wskaźnika i wybierz jeden z wariantów (Pióro, Zakreślacz). Jeśli kolor wskaźnika nie będzie dobrze widoczny na tle slajdu, wówczas kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu slajdu, rozwiń podmenu Opcje wskaźnika i otwórz paletę Kolor pisma odręcznego. Po zakończeniu pokazu zostanie wyświetlone pytanie o to, czy zachować odręczne adnotacje. Kliknięcie przycisku Zachowaj spowoduje, że do slajdów prezentacji zostaną dodane nowe obiekty graficzne, które będziesz mógł poddać edycji lub usunąć.
Widok prezentera Znakomitym ułatwieniem dla Ciebie, jako osoby prowadzącej pokaz, może być tzw. widok prezentera. Ten widok może (a nawet powinien) być stosowany w przypadku, gdy dysponujesz dwoma urządzeniami wyświetlającymi obraz. Taka sytuacja ma miejsce np. wtedy, gdy do laptopa podłączyłeś projektor. Osoby oglądające pokaz na obrazie wyświetlanym przez projektor zobaczą tradycyjny, pełnoekranowy pokaz. Natomiast Ty, na ekranie laptopa, będziesz widział o wiele więcej.
367
ABC MS Office 2016 PL
Przed uruchomieniem pokazu podłącz projektor do laptopa, a następnie przejdź do karty Pokaz slajdów i upewnij się, że jest włączona opcja Użyj widoku prezentera. Nawet jeśli nie dysponujesz żadnym urządzeniem, które mógłbyś podłączyć do laptopa, widok prezentera jest dostępny po uruchomieniu pokazu wskutek naciśnięcia kombinacji klawiszy ALT+F5.
Aby przełączyć się do widoku prezentera już po uruchomieniu pokazu wyświetlanego w normalnym trybie, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne miejsce w obszarze slajdu, a następnie kliknij Pokaż widok prezentera. Widok prezentera zawiera, prócz bieżącego slajdu, podgląd kolejnego slajdu, notatki oraz czasomierz. Przyciski znajdujące się poniżej bieżącego slajdu umożliwiają m.in. włączenie powiększenia oraz miniatur slajdów.
368
SKOROWIDZ A adres aktywnej komórki, 177 adresowanie kopert, 167 wiadomości e-mail, 341 akapit, 93 obramowany krawędziami, 101 z tłem, 103 analiza danych, 278 Animacja zaawansowana, 347 animacje elementów tworzących SmartArty, 352 niestandardowe, 346 obiektów, 345 wykresów, 351 aranżacja, 142 kształtów, 147 arkusz kalkulacyjny, 173 import danych, 269 kolor, 183 komórka, 177 kopiowanie, 183 linie siatki, 196 nazwa, 183 ochrona zawartości, 299
podział na strony, 220 podział strony, 224 przenoszenie, 183 przeskalowanie, 223 serie danych, 215 sortowanie danych, 273 szybka nawigacja, 206 tabele, 270 usuwanie duplikatów, 272 zakresy, 270 zmiana kolejności, 183 Autodopasowanie okna, 137 szerokości kolumn, 190 zawartości, 137 Autofiltr niestandardowy, 276 Autoformatowanie, 44, 77, 180 Autokorekta, 42, 73, 76, 180 automatyczna zamiana znaków, 214 automatyczne adresowanie serii, 167 dzielenie wyrazów, 121 generowanie spisu treści, 161 przełączanie klawiatury, 84 przenumerowanie listy, 117 wyszukanie, 73 zawijanie tekstu, 196
ABC MS Office 2016 PL
automatyczny pokaz, 363 automatyzacja formatowania, 109, 204 Autoodzyskiwanie, 51 Autosumowanie, 239 autouzupełnianie nazw funkcji, 244 zawartości komórek, 206
B baza danych, 163 biblioteka numeracji, 116 błędy gramatyczne, 79
C chmura, 52 cieniowanie, 99 akapitu i tekstu, 103 elementów tabeli, 140 cliparty, 146 cofanie operacji, 41 cudzysłowy drukarskie, 45 cudzysłów, 44 czasy przejścia slajdów, 362 czcionka, 86, 199
D dane adresatów, 164 data, 203, 263 Definiowanie pokazu niestandardowego, 360 dobór typu wykresu, 292 dodatkowe menu, 28 okna, 28 paski, 26 dodawanie, 229 akcji, 341 arkuszy, 182 efektu wejścia, 347 efektu wyróżnienia, 350 krawędzi, 99, 197 linii trendu, 294
370
polecenia do paska, 27 wyrazów do słownika, 80 dokładność obliczeń, 247 dokument autoodzyskiwanie, 51 drukowanie, 153 formatowanie, 85 informacje dołączane, 51 na dysku OneDrive, 52 ostatnio używany, 56 otwieranie, 54 PDF, 59 ponowne zapisywanie, 50 poprawianie błędów, 79 poprawianie struktury, 47 przypisanie języka, 84 scalony, 167 spis treści, 161 szybkie przenoszenie kursora, 62 tworzenie, 57 udostępnianie, 53 współedytowanie, 53 zabezpieczanie hasłem, 52 zapisywanie, 49 zapisywanie w chmurze, 52 zaznaczanie fragmentów, 62 dostęp do okna dialogowego, 24 dostosowanie efektu, 348 paska narzędzi, 26 tabeli, 271 Druk jednostronny, 154 drukowanie dokumentu, 153 stron parzystych, 154 duplikowanie slajdu, 319 dysk OneDrive, 52 działania warunkowe, 254 działanie Autokorekty, 76 dzielenie, 232 wyrazów, 121 automatyczne, 121 ręczne, 121 Dźwięk, 353
Skorowidz
E edycja filmu, 358 listy, 315 nagłówka i stopki, 157 obiektu SmartArt, 329 równań matematycznych, 168 symboli formatowania, 48 wykresu, 331 efekt kapitalików, 91 wejścia, 346, 347 wersalików, 92 wyjścia, 350 efekt wyróżnienia, 350 Efekty artystyczne, 144 obrazów, 144 tekstowe i typografia, 149 wideo, 359 wypełnienia…, 105 eksport danych, 268 zawartości skoroszytu, 187 elementy na slajdzie, 312 okna edytora Word, 36 okna programu, 22 wykresu, 285 etykieta ekranowa, 33 Excel analiza danych, 278 edytowanie danych, 177 formatowanie danych, 193 obliczenia, 229 wykresy, 282
F film, 357 filmy z internetu, 356 filtr zaawansowany, 277 filtrowanie niestandardowe, 276 rekordów, 165 wierszy, 274 zawartości Schowka, 210
folder docelowy, 49 format CSV, 268 daty, 203 księgowy, 202 MS Office 97 – 2003, 60 PDF, 58, 187 procentowy, 200 RTF, 55 strony, 38 XML, 14 formatowanie akapitów, 93, 315 czcionki, 86, 199 dokumentu, 85, 111 elementów wykresu, 287 inicjału, 152 kolumn, 126 komórek, 199, 202 obiektów na slajdzie, 334 obiektów SmartArt, 330 obrazu, 145 prezentacji, 332 przypisów, 160 równania, 172 stron, 220 tabeli, 139 tła, 335 w Szybkiej analizie, 298 warunkowe, 257 wykresu, 331 wzorca slajdów, 337 formaty liczbowe, 200 formuły, 229 kaskadowe, 237 odwołujące się, 236 fotoalbum, 326 funkcja, 239 ILE.LICZB, 263 ILE.NIEPUSTYCH, 262 JEŻELI, 254, 256, 260 LICZ.JEŻELI, 262 LICZ.PUSTE, 262 LITERY.WIELKIE, 265 Maksimum, 241 MAX, 241 MIN, 241 POTĘGA, 242
371
ABC MS Office 2016 PL
funkcja POTĘGOWANIE, 242 Powiedz mi, 32 ŚREDNIA, 241 Z.WIELKIEJ.LITERY, 265 ZAOKR, 248 ZŁĄCZ.TEKSTY, 266 funkcje daty, 263 podstawowe, 239 statystyczne, 261 tekstowe, 264
G galeria Motywy, 334 nagłówków i stopek, 156 stylów, 109, 287 generowanie serii dat, 216 Głośność, 354 gradient, 150 gradientowe wypełnienie komórek, 199 grafika SmartArt, 147 grupa, 21 Akapit, 93, 96 Animacja zaawansowana, 347 Biblioteka funkcji, 263 Czcionka, 86 Edytowanie, 70 Formatowanie dokumentu, 111 Ilustracje, 146 Język, 83 Klasyfikacje, 259 Komórki, 190 Multimedia, 356 Nagłówek i stopka, 157 Opcje stylu tabeli, 139 Przypisy dolne, 159 Rozmiar komórki, 137 Rozmieszczanie, 143 Rozpoczynanie pokazu slajdów, 306, 361 Slajdy, 312 Sortowanie i filtrowanie, 274, 275 Sprawdzanie, 80
372
Style, 109 Style audio, 354 Style kształtów, 146 Style tabeli, 139 Tabele, 280 Ustawienia strony, 38 Wyrównanie, 194 grupowanie slajdów, 322
H hasło, 52 Hierarchia pozioma, 330 Hiperlink, 341 hiperłącza do stron internetowych, 339
I ignorowanie błędów, 80 ikona ABC, 84 Cofnij, 41 Marginesy, 38 Opcje układu, 143 Orientacja, 194 Wykonaj ponownie, 41 Zapisz jako, 50 import danych, 269 indeks dolny i górny, 89, 170 informacje na pasku stanu, 30 Inicjał, 152 instalowanie nowego słownika, 84 obcojęzycznej klawiatury, 82 pakietu, 17, 18 przez internet, 19 inteligentne prowadnice, 314 wyszukiwanie, 81 interlinie, 96
K Kapitaliki, 91 Karaoke, 354
Skorowidz
karta, 21 Analiza, 280 Animacje, 346 kontekstowa Formatowanie, 334 Narzędzia główne, 47, 70 Odtwarzanie, 353 Odwołania, 159 Pokaz slajdów, 361 Projektowanie, 26, 110 Recenzja, 80, 83 Układ, 26, 38 Widok, 35 Widok na Wstążce, 36 Wstawianie, 353 karty dodatkowe, 26 kontekstowe, 26, 134 kategoria Relacja, 329 Kerning dla czcionek, 91 kierunek cieniowania, 105 klawiatura obcojęzyczna, 82 klawisz Backspace, 40 CapsLock, 39 Delete, 40 End, 62 Enter, 117 Home, 62 klip wideo, 355, 365 kolejność animacji, 349 działań, 234 slajdów, 360 kolekcja Schowka, 66 szablonów online, 58 Kolor czcionki, 88 strony, 105 wyróżnienia tekstu, 104 kolory hiperłączy, 340 motywu, 113 kolumny na slajdzie, 317 typu gazetowego, 126
komórka, 177 autodopasowanie, 190 automatyczne zawijanie tekstu, 196 automatyzacja formatowania, 204 autouzupełnianie zawartości, 206 deseń, 198 dodawanie krawędzi, 197 gradient, 198 kolor, 198 kopiowanie, 207 krawędzie, 141 obramowanie, 196 obrót zawartości, 193 poprawianie zawartości, 181 przenoszenie, 207 reguły wyróżniania, 259 rozdzielanie, 192 rozkład tekst, 196 scalanie, 139, 192 stosowanie stylów, 205 śledzenie powiązań, 238 usuwanie zawartości, 181 wpisywanie liczb i tekstu, 177 wprowadzanie poprawek, 181 wycofywanie zmian, 181 wypełnienie, 196 wyrównanie, 193 wyrównanie tekstu, 140 zamienianie zawartości, 213 zawijanie tekstu, 195 kompresja multimediów, 363 konspekt, 279, 321 konstruowanie funkcji warunkowej, 256 konto Microsoft, 17, 31 konwertowanie pliku, 56 tekstu na tabelę, 134 kopiowanie, 64 animacji, 350 arkuszy, 183 do Schowka, 209 formuł, 234, 236 formuł poprzez Schowek, 237 koloru, 335
373
ABC MS Office 2016 PL
kopiowanie komórek, 207 slajdów, 320 własnego stylu, 115 wyglądu akapitu, 107 zakresu komórek, 213 korekta struktury dokumentu, 71 korespondencja seryjna, 163 krawędzie, 99 Księgowy format liczb, 202 Kształt, 146, 336 wideo, 358 kursor myszy, 39 tekstowy, 39
L liczba miejsc dziesiętnych, 247 w komórce, 178 Linia trendu, 294 Linie siatki, 196, 313 Linijka, 35, 95 pionowa, 36 pozioma, 36 lista, 215 adresatów, 164 ostatnio używanych dokumentów, 56, 57 listy niestandardowe, 217 numerowane i punktowane, 115 rozwijane, 218 seryjne, 164 wbudowane, 217 zagnieżdżone, 120 litery wielkie i małe, 39, 91, 264 logowanie, 31
Ł łącze Informacje, 52 łączenie tekstów, 266 łącznik, 43 nierozdzielający, 123 opcjonalny, 122
374
M Macierz, 172 makro, 15 maksimum, 241 Malarz formatów, 106, 131, 204 Marginesy, 39, 153 mechanizm Autoformatowania, 78 Autokorekty, 74 Autoodzyskiwania, 51 malarza formatów, 106 menu kontekstowe, 79 Opcje wklejania, 66 Plik, 24 przyporządkowane do przycisków, 29 metoda przeciągnij i upuść, 68, 212 Miniatury, 319 slajdów, 308 minimalizacja Wstążki, 22 minimum, 241 minipasek narzędzi, 27, 62, 90 miniwykres, 296 mnożenie, 233 modyfikowanie struktury tabeli, 138, 191 motyw, 109, 112, 333 domyślny, 332 multimedia kompresja, 363 optymalizacja, 363 myślnik, 43
N nagłówek, 155, 226 sekcji, 311 nagrywanie narracji, 355 napisy ozdobne, 150 narracja, 355 Narzędzia do rysowania, 151 edycyjne, 315 główne, 70 grafiki SmartArt, 147
Skorowidz
językowe, 73 nagłówków i stopek, 158 obrazów, 335 równań, 168, 169 tabel, 137 tabel przestawnych, 280 wideo, 358 nawias, 44 nawigacja prezentacji, 343 w tabeli, 135 Nazwa pliku, 50 nazwy w formułach, 254 zakresów, 253 niestandardowe rozmieszczanie znaków, 90 Niestandardowy pokaz slajdów, 361 znak wodny…, 105 Numer strony, 156 numeracja, 116–118
O obiekty SmartArt, 147, 327, 330 typu Kształt, 335 obracanie obiektu graficznego, 143 obramowanie, 99, 140 akapitu, 101 akapitu i tekstu, 99 i cieniowanie, 141 komórek, 196 komórek tabeli, 198 niestandardowe, 197 obrazu, 144 standardowe, 196 strony, 105 obraz, 141 Obrazy online, 146 ochrona arkusza, 299 skoroszytu, 300 odejmowanie, 233 odstęp pomiędzy akapitami, 98 odstęp pomiędzy znakami, 91
odstępy między akapitami, 96, 98 między znakami, 91, 338 przed i po, 97 odtwarzanie dźwięku, 353 filmu, 357 Odwołania, 159 bezwzględne, 249 mieszane, 251 względne, 249 zastępowane nazwami, 253 ograniczenie zakresu wydruku, 224 okienko animacji, 347, 349 zadań, 29 zadań Tezaurus, 80 okna dialogowe, 28 okno Akapit, 96 Autofiltr niestandardowy, 276 Autokorekta, 42 Czcionka, 90 Definiowanie pokazu niestandardowego, 360 Dodawanie efektu wejścia, 347 Dodawanie efektu wyróżnienia, 350 Dodawanie linii trendu, 294 Efekty wypełnienia, 105 Excela, 174 Formatowanie komórek, 199 Konwertowanie tekstu na tabelę, 134 Listy niestandardowe, 218 Nagrywanie dźwięku, 355 Nowa reguła formatowania, 258 Obramowanie i cieniowanie, 141 Opcje obramowania i cieniowania, 100 Opcje programu Word, 25, 36, 57 Organizator, 115 Pokazy niestandardowe, 360 Polecane tabele przestawne, 280 programu PowerPoint, 307, 308 Serie, 216 Słowniki niestandardowe, 80
375
ABC MS Office 2016 PL
okno Sprawdzanie poprawności danych, 219 Style, 114 Tabulatory, 131 Tworzenie tabeli przestawnej, 280 Wstawianie dźwięku, 353 Wstawianie funkcji, 243 Wstawianie hiperłącza, 341 Wstawianie wideo, 356 Zarządzanie stylami, 115 Znajdowanie i zamienianie, 71, 107 opcja, 24 Autodopasowanie szerokości kolumn, 190 Brak krawędzi, 99 Cofnij Automatyczne wersaliki, 75 Formatuj obraz…, 145 Formatuj wideo…, 359 Kapitaliki, 91 Kerning dla czcionek, 91 Komórka, 141 Linia trendu, 294 Linie siatki, 313 Marginesy niestandardowe…, 153, 222 Modyfikuj…, 113 Nagraj dźwięk…, 355 Niestandardowy znak wodny…, 105 Obramowanie i cieniowanie…, 141 Okienko nawigacji, 161 Oznacz błędy gramatyczne, 79 Plik PDF, 187 Podwójna krawędź dolna, 197 Ręczny druk dwustronny, 154 Seria danych…, 216 Tekstowy znak wodny, 105 Ukryj grafiki tła, 335 Ukryj wiersze, 192 Użyj istniejącej listy…, 164 Wiadomości e-mail, 167 Więcej grafik SmartArt…, 327 Wykryj automatycznie język, 83 Wyślij wiadomości e-mail…, 167 Zachowaj wiersze razem, 126
376
opcje animacji, 348 autokorekty…, 74 edycji, 84 obramowania i cieniowania, 100 odtwarzania dźwięku, 353 odtwarzania filmu, 357 programu Word, 25, 36, 57 stylu tabeli, 139 układu, 143 wklejania, 66 wydruku, 153, 227 wyświetlania Wstążki, 24 operacje na tekście, 70 operator logiczny I, 276 LUB, 277 optymalizacja multimediów, 363 oś kategorii, 292 pionowa, 286 pozioma, 289 otwieranie dokumentów, 54 skoroszytów, 185
P pakiet zgodności formatu plików, 60 paleta symboli, 42 panel Formatowanie tła, 335 Konspekt, 321 Miniatury, 319 pasek formuły, 177, 230 narzędzi Szybki dostęp, 22, 26 stanu, 22, 30 stanu edytora, 83 tytułowy okna, 22 pauza, 44 PDF, 58, 187 pierwsze uruchomienie, 20 pipeta, 335 pisownia, 78 Plik, 24 Normal.dotm, 115
Skorowidz
pliki, Patrz także rozszerzenie pliku filmowe, 355 muzyczne, 353 podgląd na żywo, 87, 88 podziału stron, 220 podziału stron, 221 wydruku, 153 podpowiedzi, 79 podział akapitu pomiędzy stronami, 126 arkusza na strony, 220 kolumny, 128, 267 ręczny strony, 125 ręczny wiersza, 124 strony, 125 strony arkusza, 224 Pokazy niestandardowe, 360 pola korespondencji seryjnej, 166 tekstowe, 151 pole, 270 Hasło, 52 Język, 83 Nazwa pliku, 50 nazwy, 177 opcji Linijka, 36 Przeszukaj dokument, 70 Skala, 90 tekstowe, 152 tekstowe na slajdzie, 310 Wyszukaj szablony online, 58 Wyświetl skróty, 37 Zamień, 70 Znajdź, 71 Polecane tabele przestawne, 280 polskie znaki, 40 pomoc, 32 kontekstowa, 33 ponawianie operacji, 41 poprawianie błędów, 79, 80 struktury dokumentu, 47 porządkowanie danych, 164, 267 potęgowanie, 233 PowerPoint, 303 obszar roboczy, 307
okno programu, 308 widok Normalny, 307 powiązania pomiędzy komórkami, 238 powiększanie arkusza, 176 dokumentu, 36, 38 powtarzanie operacji, 41 wierszy nagłówkowych, 225 pozycja numeracji, 118 pozycjonowanie wydruku, 224 półpauza, 44 prezentacja interaktywna, 339 prezentacje multimedialne, 303 animacje niestandardowe, 346 animacje obiektów, 345 dodawanie akcji, 341 formatowanie, 332 motyw, 309 online, 363 praktyczne zastosowania, 343 przedstawianie zależności, 329 przejścia slajdów, 345 przenośne, 364 rozpowszechnianie, 363 sterowanie, 366 szablon, 305 testy interaktywne, 344 ustawianie tempa, 361 w formie dokumentu PDF, 366 wstawianie filmów z internetu, 356 wstawianie ilustracji, 326 wstawianie łączy, 339 wstawianie narracji, 355 wstawianie pliku filmowego, 355 wstawianie pliku muzycznego, 353 wstawianie wykresu, 331, 351 wybór slajdów, 359 zapisywanie, 324 zastosowania, 304 Projektowanie, 110 obramowania akapitu, 101 prowadnice inteligentne, 313 Próba tempa, 361
377
ABC MS Office 2016 PL
przechodzenie pomiędzy slajdami, 309 przedstawianie zależności, 329 przenoszenie arkuszy, 183 za pomocą myszy, 68 przepływ tekstu, 120 pomiędzy kolumnami, 128 przeskalowanie arkusza, 223 przeszukiwanie dokumentu, 71 przycisk Autokorekta…, 42 Autosumowanie, 239 Chroń dokument, 52 Cieniowanie, 140 Czcionka, 87 Druk jednostronny, 154 Drukuj, 153 Dźwięk, 353 Efekty artystyczne, 144 Efekty obrazów, 144 Efekty tekstowe i typografia, 149 Efekty wideo, 359 Formatowanie warunkowe, 257 Formatuj jako tabelę, 205 Głośność, 354 Hiperlink, 341 Indeks dolny, 89 Informacje, 363 Inicjał, 152 Interlinia, 97 Język, 83 Kierunek tekstu, 140 Kolor czcionki, 88 Kolor strony, 105 Kolor wyróżnienia tekstu, 104 Konwertuj, 56 Kopiuj, 65 Korekty, 144 Księgowy format liczb, 202 Kształt wideo, 358 Kształty, 146 Liniowy, 171 Macierz, 172 Malarz formatów, 106, 107 Marginesy, 153 Niestandardowy pokaz slajdów, 361
378
Numer strony, 156, 226 Obramowanie, 99, 197 Obramowanie obrazu, 144 Obrazy, 141 Obrazy online, 146 Odtwórz w tle, 354 Opcje, 24, 25 Opcje autokorekty…, 74 Optymalizuj zgodność, 363 Orientacja, 38 Plik, 24 Pokaż wszystko, 48, 122 Powiększ, 37 Profesjonalny, 171 Próba tempa, 361 Przypnij Wstążkę, 23 Rozmiar, 38 Równanie, 168 Słowniki niestandardowe…, 80 SmartArt, 147 Specjalne, 72 Style komórki, 205 Symbol, 42 Szybka analiza, 298 Tabela, 133 Tabulatory…, 131 Tryb czytania, 37 Tytuły wydruku, 225 Wideo, 355 Więcej, 72 Więcej opcji układu…, 144 Wklej, 65 Właściwości, 52 Wstaw, 42 Wybierz adresatów, 164 Wyczyść całe formatowanie, 110 Wyjustuj, 95 Wzorzec slajdów, 341 Zakończ i scal, 166 Zamień, 108 Zapis procentowy, 200 Znajdź, 70 Znajdź duplikaty…, 165 Znaki podziału, 125 Zwiększ dziesiętne, 246 Zwiększ rozmiar czcionki, 87 Zwiń Wstążkę, 23
Skorowidz
przyciski na Wstążce, 22 przypisy dolne i końcowe, 159 przypisywanie języka tekstowi, 82 punkt na osi kategorii, 291 punktor, 116 puste akapity, 72
R Ramka, 150 reakcja na kliknięcie, 342 na wskazanie obiektu, 342 reguły wyróżniania komórek, 259 rekord, 270 retusz, 144 ręczne dzielenie wyrazów, 121 ręczny druk dwustronny, 154 podział strony, 125, 224 podział wiersza, 124 rozdzielanie komórek, 192 rozmiar czcionki, 86 slajdu, 310 kolumny i wiersza, 189 rozmieszczanie znaków, 90 Rozpoczynanie pokazu slajdów, 306 rozszerzenie pliku .docm, 54 .docx, 54 .ppt, 325 .pptx, 324 .ppsx, 325 .rtf, 55 .xlsm, 186 .xlsx, 186 rozwinięcie Wstążki, 24 równania matematyczne, 168 równanie w postaci liniowej, 171 w postaci profesjonalnej, 171 RTF, Rich Text Format, 55 rysowanie na slajdach, 367
S scalanie komórek, 192 kształtów, 336 obiektów, 335 wzorca, 166 Schowek, 64, 66, 207 scrolling, 38 sekcja Wyświetlanie, 36, 57 selektor, 130 tabulatora, 131 separator dziesiętny, 179 separator tysięcy, 203 serie danych, 215 liczb i dat, 215 seryjne wiadomości e-mail, 167 skoroszyt dodawanie arkuszy, 182 eksport danych, 268 eksport do formatu PDF, 187 otwieranie, 185, 186 przechodzenie do arkusza, 183 szybka nawigacja, 184 tworzenie, 185 usuwanie arkuszy, 182 zabezpieczanie hasłem, 186 zapisywanie, 185 slajd, 303 dopisywanie notatek, 318 duplikowanie, 319 formatowanie akapitów, 315 formatowanie obiektów, 334 grupowanie, 322 kolumny, 317 kopiowanie, 320 korygowanie czasów przejść, 361 Linie siatki, 313 porządkowanie, 319 powiększanie, 367 prowadnice, 313 przejścia, 345 rozmieszczanie elementów, 312 sortowanie, 320 ukrywanie, 359 usuwanie, 319 zmiana kolejności, 319
379
ABC MS Office 2016 PL
słownik użytkownika, 80 wyrazów bliskoznacznych, 80 słowniki językowe, 84 niestandardowe, 80 SmartArt, 147, 327 sortowanie danych, 273 list, 117 slajdów, 320 spacja, 43, 48 nierozdzielająca, 123 spis treści, 161 oparty na stylach wbudowanych, 162 oparty na stylach własnych, 162 prezentacji, 343 Sprawdzanie pisowni, 78, 180 poprawności danych, 219 Stała szerokość kolumn, 137 stawianie spacji, 43 sterowanie przebiegiem pokazu, 366 przepływem tekstu, 120, 128 stopka, 155, 226 strony parzystej, 158 stosowanie funkcji, 239 łączników, 44 motywów, 332 myślników, 44 nawiasów, 234 nazw w formułach, 254 strona tytułowa, 158 struktura dokumentu, 47, 161 obiektu SmartArt, 148 równania, 168 tabeli, 138, 188, 191 ułamka zwykłego, 169 styl numeracji listy, 120 style, 109 komórki z motywem, 205 kształtów, 146 nagłówkowe, 109
380
numerowania, 116 tabeli, 139 wbudowane, 109 własne, 114 suma liczb, 239 sumy częściowe, 278 suwak powiększenia, 37 przewijania, 36 symbole, 42 ###, 178 formatowania, 48 list, 316 ukryte, 47 w równaniu, 172 walut, 202 wypunktowania, 316 zastępcze, 312 symetryczne nagłówki lub stopki, 158 synchronizacja czasowa, 351 szablon, 58 Normal.dotm, 115 szerokość kolumny, 190 szybka analiza, 297 korekta struktury dokumentu, 71 nawigacja, 206 zmiana rozmiarów tabeli, 136 Szybki dostęp, 26 szybkie dostosowanie tabeli, 271 filtrowanie, 274 formatowanie, 110, 111 formatowanie wykresu, 288 kopiowanie, 68, 212 kopiowanie formuł, 234 podsumowywanie danych, 278 przenoszenie kursora, 62 przygotowanie tabeli, 132 tworzenie fotoalbumu, 326 tworzenie prezentacji, 305 wyszukiwanie funkcji, 243 zaznaczanie całej tabeli, 136 zaznaczanie kolumny, 135 zaznaczanie wierszy, 136
Skorowidz
Ś ścieżka ruchu, 350 średnia arytmetyczna liczb, 241 środowisko pracy, 21
T tabela, 132, 188, 191 Autokorekta, 77 automatycznych zamian, 76 formatowanie, 139 hierarchii, 330 modyfikowanie struktury, 138 nawigacja, 135 obramowana standardowo, 197 podsumowywanie danych, 139 przestawna, 280, 282 sortowanie, 139 wstawianie, 133 zaznaczanie elementów, 135 zmiana rozmiarów kolumn, 136 tabulacja, 48, 128 tabulator, 128, 129 dziesiętny, 131 tekst, 264, 314 ozdobny, 149 w komórce, 178 Tekstowy znak wodny, 105 tempo prezentacji, 361 testy interaktywne, 344 Tezaurus, 80 tło akapitu, 103 strony, 105 tekstu, 104 transpozycja, 210, 211 tryb czytania, 37 wstawiania, 41 zastępowania, 41 zgodności, 56 tworzenie formatu numeracji, 117 fotoalbumu, 326 hiperłącza, 340 obramowania, 105
pliku pokazu, 325 pliku prezentacji, 324 prezentacji, 305, 309 skoroszytów, 185 tabeli, 133 tabeli przestawnej, 280 własnych list, 217 własnych stylów, 114
U uchwyt wypełniania, 215, 234, 235 udostępnianie dokumentu, 53 układ strony, 176, 220, 222 wydruku, 36 wykresu, 285 układy slajdów, 310 ukryte symbole formatowania, 47 ukrywanie formuł, 300 fragmentu dokumentu, 162 kolumn i wierszy, 191 slajdów, 359 wierszy i kolumn, 192 Ułamek piętrowy, 169 uruchamianie Excela, 174 pokazu, 306 PowerPointa, 305 usługa Office 365, 16 usprawnianie edycji, 61 ustalanie pozycji numeracji, 118 ustawianie interlinii, 98 języka sprawdzania, 83 Wcięcia z lewej, 95 wyrównania, 96 mechanizmu Autoformatowania, 78 Ustawienia strony, 38, 98 wydruku, 153 usuwanie arkuszy, 182 duplikatów, 272 kolumn i wierszy, 191
381
ABC MS Office 2016 PL
usuwanie łączników opcjonalnych, 122 slajdów, 319 symboli wypunktowania, 316 zawartości komórki, 181 znaków, 40
W wartość początkowa listy, 119 wcięcie akapitu, 94, 316 wersaliki, 92 wersje pakietu, 15 weryfikacja sprzętu, 18 Wiadomości e-mail, 167, 341 Wideo, 355 widok prezentera, 367 Sortowanie slajdów, 320 Układ strony, 176 Wersja robocza, 37 Wzorzec slajdów, 337, 338 widoki arkusza, 176 wielkość liter, 74 wiersz nagłówkowy, 225 własne listy, 217 własny format numeracji, 117 motyw, 333 Word narzędzia zaawansowane, 155–172 poprawna edycja tekstu, 35–84 profesjonalne formatowanie, 85–154 wpisywanie tekstu, 43 wskazywanie danych źródłowych, 290 współedytowanie dokumentu, 53 wstawianie, 41 filmów z internetu, 356 funkcji, 242 hiperłącza, 341 kolejnych slajdów, 312 kolumn i wierszy, 191 łączy, 339 numeru strony, 156 pliku filmowego, 355
382
pliku muzycznego, 353 przypisów, 159 równania, 168 spisu treści, 162 symboli, 42 tabeli, 133, 270 wykresów, 284 znaków tabulacji, 129 Wstążka, 21, 22 grupy, 21 karty, 21 minimalizacja, 22 ponowne rozwinięcie, 24 wybór formatu strony, 38 formatu wklejanego tekstu, 65 motywu, 111 rozmiaru slajdów, 310 wersji, 15 zestawu stylów, 111 wycofywanie poprawek, 75 wydruk dwustronny, 154 jednostronny, 153 wyjątki, 75 wykres, 282 etykiety danych, 287 etykiety osi, 286 jednostki główne, 286 kolumnowy, 292 kołowy, 294 legenda, 286 linie siatki, 287 linie trendu, 294 obszar kreślenia, 289 skumulowany, 293 szybkie formatowanie, 288 szybkie uaktywnianie elementów, 286 tytuł, 285 tytuły osi, 286 układ, 285 usuwanie serii danych, 291 w komórce, 296 wskazywanie danych źródłowych, 290 wyłączanie automatycznego pokazu, 363
Skorowidz
wymuszanie kopiowania, 69 Wypełnienie, 104 wyrównanie akapitu, 93 tekstu, 316 tekstu w komórkach, 140 wyróżnienie tekstu, 88 wyszukiwanie funkcji, 242, 243 szablonów, 58 wyszukiwarka internetowa, 81 wyświetlanie liczb, 179 Linijki, 35 ukrytych symboli, 47 wzorzec, 139 listu, 165 slajdów, 336–341
X XML, Extensible Markup Language, 14
Z zagnieżdżanie funkcji, 260 list, 317 zakładka, 28 Autoformatowanie, 77 Filtrowanie rekordów, 165 Wcięcia i odstępy, 96 zakres wydruku, 224 zamiana elementów formatowania, 107 kolumn na wiersze, 210 tekstu, 70 zawartości komórek, 213 zaokrąglanie liczb, 200, 245 poprzez funkcję, 248 zapisywanie dokumentów, 14, 49 prezentacji, 324, 326 skoroszytu, 185 zarządzanie arkuszami skoroszytu, 182
zasady poprawnego wpisywania tekstu, 43 zastępowanie, 41 odwołań nazwami, 253 tekstu, 41 zawijanie tekstu, 195 zaznaczanie akapitów, 110 całego wiersza, 63 elementów tabeli, 135 fragmentów dokumentu, 62 kolumny, 188 obszarów rozłącznych, 63 przy użyciu klawiatury, 64 wiersza, 189 z wykorzystaniem myszy, 62 zakresu komórek, 188 zliczanie komórek zawierających liczby, 263 pustych komórek, 262 warunkowe, 262 zmiana czcionki motywu, 111 kolejności animacji, 349 kolejności arkuszy, 183 kolejności kolumn, 208 kolejności slajdów, 319, 360 kroju czcionki, 87, 88 motywu, 111 motywu slajdów, 310 powiększenia dokumentu, 38 rozmiarów kolumn, 136, 189 rozmiarów obiektu graficznego, 142 rozmiaru czcionki, 87 rozmiaru obszaru kreślenia, 290 szerokości kolumn, 137, 190 układu slajdu, 311 widoku, 36 wielkości liter, 92 wyglądu, 108 wyglądu akapitu, 109 wyglądu dokumentu, 85 wyglądu elementów na wykresie, 287 wyglądu liczb, 200
383
ABC MS Office 2016 PL
zmiana wyglądu obrazu, 145 wyglądu stylu, 113 wyrównania zawartości komórki, 194 wysokości wiersza, 137 wysokości wierszy, 191 zestawu stylów, 110 znacznik akapitu, 48 wcięcia, 95 Znajdowanie i zamienianie, 70, 107, 213 znak, Patrz także symbole %, 201 $, 250 akapitu, 72 apostrofu, 181 Podział kolumny, 128 specjalny, 42 tabulacji, 128, 129 waluty euro, 43 wiodący tabulatora, 132 Znaki podziału, 125 zwijanie Wstążki, 23
384 
