Pytania i odpowiedzi

Pytania i odpowiedzi - Określanie mierników, zarządzanie ryzykiem
12 grudnia 2012
E-mail
Drukuj Jak w placówce oświatowej określić cele i mierniki? Czy podlegają one analizie ryzyka? Czy organ prowadzący może ustalić wskaźniki dotyczące kontroli zarządczej dla prowadzonych przez siebie szkół? Co to jest analiza ryzyka i jakie praktyczne zastosowanie może mieć w szkole? W jakich obszarach funkcjonowania szkoły/placówki należy przeprowadzić analizę ryzyka? Czy tylko w obszarze finansowym? Jaki rodzaj ryzyka w szkole należy uznać za istotny: w zakresie spraw dydaktycznych, wychowawczych, finansowych czy organizacyjnych? Czy wszystkie zadania w zakresie kontroli zarządczej podlegają ocenie ryzyka i czy do każdego z nich określa się wskaźnik? Jakie wartości powinien mieć miernik i od czego powinny one zależeć? Jaka jest zależność pomiędzy wartością miernika i wysokością ryzyka w kontroli zarządczej? W jaki sposób prawidłowo przeprowadzić analizę ryzyka w szkole? Kto powinien to zrobić? Jak ją udokumentować? Jak często należy przeprowadzać analizę ryzyka? Czy tzw. matryca ryzyka jest dokumentem obowiązującym w szkole? Czy w karcie analizy ryzyka powinny się znaleźć wszystkie ryzyka ze wszystkich obszarów, czy tylko te, których wystąpienie jest najbardziej prawdopodobne? Co to jest reakcja na ryzyko? Czym różni się od tzw. działań korygujących? Jak traktować analizę ryzyka w zakresie finansów w sytuacji, gdy w szkole wszystkie decyzje finansowe są uzależnione od organu prowadzącego? Czy organ prowadzący ma prawo narzucić szkole zasady prowadzenia analizy ryzyka, jego rejestrowania wraz z tworzeniem mapy ryzyka? Na ile taka polityka organu prowadzącego jest uzasadniona i skuteczna? Na czym powinno polegać monitorowanie ryzyka? Czy sposoby reakcji na ryzyko powinny być szczegółowo opisane? Czy istnieją wzorcowe algorytmy do obliczania istotności ryzyka?
Odpowiedzi z zakresu analizy ryzyka zostały opracowane z wykorzystaniem Podręcznika wdrożenia systemu zarządzania ryzykiem w administracji publicznej w Polsce, przygotowanego w ramach środków projektu UE 2004/016-829.01.08.
 
Jak w placówce oświatowej określić cele i mierniki? Czy podlegają one analizie ryzyka?
Każdy, kto kieruje szkołą/placówką oświatową, musi wiedzieć, jakie cele przyświecają jej istnieniu. Bez zrozumienia istoty działalności nie ma mowy o skutecznym zarządzaniu jednostką. Z praktyki wynika, że kto, jak kto, ale nauczyciele doskonale wiedzą, jak formułować cele. A skoro potrafimy zrobić to w odniesieniu do np. lekcji, to ten sam sposób postępowania należy zastosować w przypadku celów stawianych szkole/placówce oświatowej.
Osiągnięcie/zrealizowanie założonego celu jest efektem końcowym konkretnego działania/pracy. Z praktycznego punktu widzenia ważna i pomocna jest jednak wcześniejsza hierarchizacja celów. Zacznijmy od celów najistotniejszych (strategicznych), które często wynikają z przepisów prawa i wewnętrznych założeń organów założycielskich. Są więc nam znane i trudno o nich dyskutować. Kolejny etap to określenie celów operacyjnych - jest to odpowiedź na pytanie - co w placówce może i powinna zrobić kadra kierownicza i pracownicy, aby sprostać celom nadrzędnym. Realizacja celów operacyjnych jest w 100% zależna od nas. Kolejnym krokiem jest wyznaczenie konkretnych zadań poszczególnym pracownikom. Ich prawidłowa realizacja pozwoli osiągnąć założone cele.
Zarządzanie to „zabawa” w układanie puzzli, w której każdy element to pracownik i jego zadanie. Jeżeli pracownik zdaje sobie sprawę z wpływu jego pracy na pracę innych, to możemy przyjąć, że puzzle są na swoim miejscu. Jeżeli w układance coś nam nie wychodzi, należy dokonać jej dekompozycji i zacząć „zabawę” od nowa. Proszę pamiętać, że jest to proces ciągły i zawsze coś trzeba będzie zmieniać.
Wszyscy zdajemy sobie sprawę, że szkoła/placówka oświatowa realizuje cele z zakresu dydaktyki, wychowania i opieki. Ale aby je realizować musimy stworzyć w niej odpowiednie warunki. I tu pojawiają się cele z zakresu gospodarki mieniem (budynki, wyposażenie), gospodarki zasobami ludzkimi i bezpieczeństwa, szkoleń i doskonalenia pracowników, pozyskiwania zewnętrznych źródeł dofinansowania i inne, które mogą wynikać ze specyfiki funkcjonowania, np. baza gastronomiczna, mieszkalna itp. Przy wyznaczaniu celów, na które mamy istotny/całkowity wpływ, należy zwrócić szczególną uwagę na realność ich wykonania. Proszę nie kierować się chęcią uczestniczenia we współzawodnictwie – kto da więcej!
Dobre zarządzanie to takie, które pozwala zrealizować założone cele, zwłaszcza te operacyjne, i to jest najważniejsze. Skoro cele zostały już wyznaczone, należy je sprecyzować, tzn. wyznaczyć wskaźniki/mierniki. Osiągnięcie każdego ze wskazanych mierników jest obłożone pewnym ryzykiem. To ryzyko musimy zdefiniować w ramach działań wynikających z założeń kontroli zarządczej. Analizie ryzyka należy więc poddać wszystkie te zjawiska, które mogą spowodować, że nie uda nam się zrealizować założon...