Regulamin zatwierdzania E-karty

Regulamin korzystania z e-karty Hufca Beskidzkiego Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z internetowego systemu zatwierdzania form wyjazdowych w Hufcu Beskidzkim ZHP w Bielsku-Białej.

1. Z e-karty korzystamy za pomocą formularza internetowego dostępnego na stronie Hufca Beskidzkiego www.beskidzki.zhp.pl . 2. Aby zatwierdzić formę wyjazdową za pomocą formularza e-karty należy wypełnić formularz, załączyć obowiązkowe załączniki (harmonogram, umowę najmu -jeśli dotyczy, itp.) oraz przesłać klikając w pole „prześlij” na 30 dni przed wydarzeniem (dla form zagranicznych) lub na 14 dni przed wydarzeniem (dla pozostałych form wyjazdowych). 3. Do 2 dni roboczych osoba wypełniająca formularz otrzyma maila zwrotnego od osoby zatwierdzającej formę wyjazdową wraz z komentarzem (komentarz może zawierać prośbę o dostarczenie brakujących informacji lub dokumentów, poprawienie np. harmonogramu wydarzenia lub prośbę o wyjaśnienie poszczególnych elementów programu, sposobu zakwaterowania czy przejazdu). Po dodatkowych wyjaśnieniach/uzupełnieniach braków, gdy formularz jest dobrze wypełniony i nie brakuje załączników osoba zatwierdzająca potwierdzi zgodność dokumentów poprzez przesłanie na adres e-mail biura hufca formularz potwierdzający zatwierdzenie formy wyjazdowej. Kopia formularza trafi do organizatora tej formy. 4. Jeśli do 2 dni roboczych organizator nie otrzyma odpowiedzi zwrotnej, komendant formy lub inna upoważniona przez niego osoba (np. osoba wypełniająca zgłoszenie) powinna zgłosić ten fakt do instruktora odpowiedzialnego za funkcjonowanie systemu e-Karty Biwaku na adres: [email protected] oraz bezpośredni kontakt z z-cą kom. ds. programowych. 5. Po zaakceptowaniu wszystkich dokumentów i otrzymaniu potwierdzenia zatwierdzenia wyjazdu organizator musi dostarczyć komplet oryginalnych dokumentów do 2 dni przed wydarzeniem do biura hufca. Komplet dokumentów w wersji papierowej zawiera: ◦ wydrukowaną e-kartę z wszelkimi załącznikami ◦ deklarację w sprawie bezpieczeństwa zdrowia i życia uczestników (konieczne podpisy opiekunów) ◦ polisę ubezpieczeniową; ◦ dokument potwierdzający kwalifikacje instruktora w przypadku planowanych zajęć specjalnościowych; ◦ oryginał umowy (w przypadku biwaku w szkole) lub potwierdzenie rezerwacji. 6. W razie braku akceptacji formy wyjazdowej przez osobę odpowiedzialną za jej zatwierdzenie, ostateczną decyzję o zatwierdzeniu podejmuje przełożony tej osoby, po zapoznaniu się z dokumentami i powodami, które spowodowały, iż wyjazd nie został zatwierdzony. Osoba zgłaszająca formę wyjazdową może się w takiej sytuacji zwrócić o ponowne rozpatrzenie formularza zgłoszeniowego do z-cy kom. hufca ds. programowych (jeśli forma nie została zaakceptowana przez namiestnika) lub komendanta hufca (jeśli forma nie została zaakceptowana przez z-cę kom. ds. programowych). 7. W razie awarii e-karty należy kontaktować się z Zespołem Medialnym Hufca Beskidzkiego na adres: [email protected] oraz namiestnikiem pionu metodycznego, w którym pracuje drużyna lub zgłaszający formę wyjazdową .

Regulamin korzystania Hufca Beskidzkiego

z e-karty

8. Dane gromadzone poprzez system e-Karty będą wykorzystywane wyłącznie do celów zatwierdzania formy wyjazdowej, a dane zbiorcze, pozbawione charakteru osobowego, do celów statystycznych. Dostęp do ww. danych ma Biuro Hufca, Zespół Medialny Hufca oraz Komenda Hufca. 9. Bezpośrednim odpowiedzialnym za wdrożenie i działanie systemu e-Karty jest zastępca kom. hufca ds. programowych. 10. Niniejszy regulamin został zatwierdzony przez Komendę Hufca Beskidzkiego uchwałą nr 14/2015 w dniu 11.05.2015r.

Strona 2 z 2

Zasady zatwierdzania form wyjazdowych w Hufcu Beskidzkim są zgodne z rozporządzeniami Ministra Edukacji Narodowej w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania oraz z Uchwałami Głównej Kwatery ZHP w sprawie organizacji form wyjazdowych w ZHP.

Regulamin korzystania Hufca Beskidzkiego

z e-karty