Tomaszewska A. - ABC Word 2016 PL

SPIS TREŚCI 1

Zaczynamy! . ....................................................................9 Uruchamiamy program Word... i co z tego wynika .....................10 Obszar roboczy, czyli miejsce do pracy ........................................12 Otwieranie dokumentów w programie Word ...............................14 Tworzenie nowego dokumentu . ..............................................14 Otwieranie istniejącego dokumentu ........................................16 Nowy folder domyślny do przechowywania dokumentów ....18 Wymiana dokumentów pomiędzy aplikacjami ...............................18 Inne edytory tekstów . ..............................................................19 Pierwszy dokument . ......................................................................20 Przygotowanie dokumentu do wydruku ......................................21 Przygotowanie dokumentu . .....................................................21 Drukowanie . .............................................................................23 Szybkie drukowanie . ...............................................................26 Problemy z drukowaniem . ......................................................26 Zapisywanie dokumentów . ...........................................................28 Usuwanie i zmiana nazwy dokumentów ................................30 Kończenie pracy z programem . .....................................................31

2

Edycja dokumentów . ......................................................33 Zaznaczanie tekstu . .......................................................................33 Kopiowanie tekstu . ..................................................................36 Wklejanie tekstu . .....................................................................38 Wycinanie tekstu . ....................................................................38 Usuwanie liter i fragmentów tekstu .......................................38 Wyszukiwanie fragmentów tekstu . ..............................................40 Wyszukiwanie z użyciem symboli wieloznacznych ...............43

ABC Word 2016 PL

Cofanie ostatnio wykonanych czynności . ....................................45 Powtarzanie ostatnich wpisów i ostatnio wykonanych czynności . ..............................................................................46 Formatowanie tekstu . ...................................................................47 Czcionka . ..................................................................................47 Pozycjonowanie i wyrównywanie tekstu . ....................................50 Odstępy między wierszami . ....................................................51 Wstawianie symboli . .....................................................................54 Znaki podziału . ........................................................................56 Zasady efektywnej edycji tekstu . ..................................................56 Numerowanie stron . .....................................................................58 Formatowanie numerów stron . ..............................................58 Numerowanie stron, począwszy od numeru innego niż 1 .....60 Usuwanie numerów stron . ......................................................61 Data i godzina . ...............................................................................61 Obiekty graficzne . .........................................................................62 Kształty . ...................................................................................62 WordArt . ..................................................................................67 Obrazy online . ..........................................................................69 Obiekty graficzne z innych plików . ........................................69

3

Praca z tekstem . ........................................................... 71

Listy punktowane i numerowane . ................................................71 Listy numerowane konspektu . ................................................75 Numerowanie nagłówków utworzonych za pomocą wbudowanych stylów nagłówków . ....................76 Numerowanie nagłówków utworzonych za pomocą stylów niestandardowych . ..................................77 Numerowanie elementów w tekście akapitu . ........................78 Tworzenie pustych list numerowanych . ................................79 Style list wypunktowanych i numerowanych . .......................80 Punktory . .................................................................................80 Usuwanie wypunktowania lub numerowania . ......................83 Przerwanie listy . ......................................................................84 Kolumny . .......................................................................................84 Nagłówki i stopki . .........................................................................87 Tworzenie nagłówków i stopek . .............................................88 Nagłówki i stopki w dokumencie zawierającym wiele sekcji . ...........................................................................91 Przypisy . ........................................................................................92 Przenoszenie, kopiowanie i usuwanie przypisów ..................94 Symbole jako znaczniki przypisów . ........................................95 Bibliografia . ...................................................................................96 Dodawanie nowego cytatu . .......................................................................96 Znajdowanie źródła . ..................................................................................97 Tworzenie bibliografii . ............................................................98

4

Spis treści

4

Style i szablony . ............................................................99 Style . ..............................................................................................99 Typy stylów . ..........................................................................101 Stosowanie stylu . ...................................................................102 Tworzenie stylów . .................................................................103 Okienko zadań Style . .............................................................105 Modyfikowanie stylów . .........................................................105 Usuwanie stylu . .....................................................................107 Style wbudowane . .................................................................107 Malarz formatów oraz inne sposoby powtarzania stylu ......108 Kontrolowanie sposobu wklejania tekstu . ............................109 Porównywanie podobnego formatowania ............................110 Ograniczanie formatowania dokumentu ..............................111 Problemy ze stylami . .............................................................114 Szablony . ......................................................................................117 Szablon standardowy (Normal.dotm) . ...................................117 Praca z szablonem . ................................................................118 Tworzenie szablonów . ...........................................................118 Modyfikowanie szablonów . ...................................................121 Dodawanie formantów zawartości . ......................................121 Dodawanie tekstu instruktażowego . .....................................122 Zabezpieczanie szablonu . ......................................................123

5

Tabele . .......................................................................125 Tworzenie tabel . ..........................................................................126 Szablony tabel . .......................................................................127 Sekcja Tabele . .........................................................................129 Polecenie Wstaw tabelę . ........................................................129 Rysowanie tabeli . ...................................................................130 Konwertowanie tekstu na tabelę . .........................................131 Wprowadzanie danych . ...............................................................133 Edytowanie i formatowanie tabel . .............................................134 Zaznaczanie fragmentów tabeli . ...........................................134 Edycja danych w tabeli . ........................................................136 Dodawanie i usuwanie komórek, wierszy i kolumn .............136 Scalanie lub dzielenie komórek tabeli . ..................................140 Przenoszenie lub kopiowanie tabeli ......................................141 Zmiana kolejności wierszy . ...................................................142 Formatowanie tabel . ..............................................................143 Sortowanie danych w tabeli . .................................................149 Numerowanie komórek . ........................................................152 Kierunek tekstu . .....................................................................153 Obramowanie i cieniowanie . .................................................153

6

Konspekty, spisy treści, indeksy ..................................157 Co to jest konspekt? . ....................................................................157 Widok Konspekt . ....................................................................158 Tworzenie i modyfikowanie konspektów .............................160

5

ABC Word 2016 PL

Poziomy konspektu a styl akapitu . .......................................161 Drukowanie konspektu . ........................................................162 Tworzenie spisu treści . ...............................................................162 Tworzenie i formatowanie spisu treści . ...............................163 Aktualizacja spisu treści . .......................................................167 Usuwanie spisu treści . ...........................................................168 Spis ilustracji . ..............................................................................168 Tworzenie indeksu . .....................................................................171 Oznaczanie wyrazów i wyrażeń . ..........................................172 Plik konkordancji . ..................................................................173 Tworzenie indeksu . ...............................................................175 Edycja indeksu . ......................................................................176 Aktualizacja indeksu . ............................................................177

7

Adresowanie . ............................................................. 179 Korespondencja seryjna — pierwsze kroki . ................................180 Tworzenie korespondencji seryjnej . ...........................................183 Koperty i etykiety . .......................................................................189 Tworzenie i drukowanie etykiet dla korespondencji seryjnej . ................................................................................189 Tworzenie nowego arkusza etykiet . .....................................190 Tworzenie i drukowanie etykiet dla pojedynczego elementu lub adresu . ...........................................................193 Tworzenie i drukowanie kopert dla korespondencji seryjnej . ................................................................................195

8

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu . .............. 199 Opcje edycji dokumentu . .............................................................199 Poruszanie się w dokumencie . ....................................................206 Definiowanie wyglądu okna programu . ................................206 Zakładki . ......................................................................................208 Sekrety zakładek . ...................................................................209 Hiperłącza zamiast zakładek . ................................................211 Sprawdzanie pisowni . .................................................................213 Sprawdzanie pisowni i gramatyki w trakcie pisania ...........214 Sprawdzanie pisowni w całym dokumencie .........................215 Korzystanie ze słowników niestandardowych . ....................217 Szybkie wstawianie tekstu . ...................................................219 Autokorekta . ..........................................................................219 Zmiana wielkości liter . ..........................................................221 Pisanie i wstawianie równań . .....................................................221 Pisanie równania . ..................................................................222 Wielokrotne używanie i rozpowszechnianie części dokumentu . ...............................................................................224 Tworzenie bloku konstrukcyjnego do ponownego użycia ...224 Znajdowanie i używanie bloku konstrukcyjnego .................225

6

Spis treści

9

Praca zespołowa . ........................................................229 Praca wielu użytkowników nad jednym dokumentem ..............230 Pasek narzędzi Recenzja . .......................................................230 Wstawianie komentarzy, czyli jak skrytykować cudzą pracę . ....................................................................................230 Edycja komentarzy . ...............................................................232 Drukowanie komentarzy . ......................................................233 Usuwanie komentarzy . ..........................................................235 Tworzenie notatek z wykorzystaniem tekstu ukrytego .............235 Wprowadzanie notatek . ........................................................236 Przeglądanie tekstu ukrytego . ...............................................236 Przeglądanie dokumentu . ............................................................236 Śledzenie zmian podczas edycji . ............................................237 Kontrola sposobu wyświetlania zmian w dokumencie ........237 Ukrywanie i wyświetlanie zmian . ........................................238 Akceptowanie i odrzucanie zmian . .......................................239 Porównywanie i scalanie dokumentów ................................240 Przygotowywanie dokumentu do recenzowania ..................241 Podpisy cyfrowe . .........................................................................242 Dokument główny i dokumenty podrzędne ...............................245 Tworzenie . .............................................................................246 Zmiana położenia i edycja dokumentów podrzędnych .........248 Ochrona . .................................................................................248 Współpraca . ...........................................................................248

Skorowidz . ..................................................................251

7

ABC Word 2016 PL

8

1 ZACZYNAMY! C

zas zacząć naszą przygodę z programem Microsoft Word 2016 PL. Jeśli korzystałeś z wcześniejszych wersji programu, nadszedł czas, abyś przesiadł się na nowszą wersję, która umożliwia korzystanie z bardziej zaawansowanych opcji i jest bardziej przyjazna dla użytkownika. Mając doświadczenie z wersją 2007 lub 2010 pakietu Office, nie powinieneś mieć większych problemów z opanowaniem podstawowych funkcji programu, ponieważ niewiele się w nim zmieniło, jeśli chodzi o układ okna czy położenie podstawowych pozycji na pasku narzędzi. Jeśli natomiast Twoja przygoda z pakietem Office zakończyła się na wersji 2003, to czeka Cię wiele niespodzianek. Nie zrażaj się jednak, bo mimo iż początki mogą być trudne, warto zacisnąć zęby i przyzwyczaić się do nowego układu okna. Po jakimś czasie z pewnością przyznasz, że zaproponowany w nowszych wersjach układ jest lepszy i umożliwia bardziej efektywną pracę z programem. Trzymaj się jednak fotela, bo nowy interfejs programu na pewno Cię zaskoczy. Jest również taka możliwość, że to Twoje pierwsze spotkanie z programem. W takim razie zapnij pasy i trzymaj się

ABC Word 2016 PL

mocno, bo czeka Cię fascynująca podróż w świat firmy Microsoft. W tym rozdziale pomogę Ci poznać podstawy obsługi programu, które są niezbędne, aby zacząć z niego korzystać. Dowiemy się, jak otwierać istniejące dokumenty i tworzyć własne, a także poznamy sposoby ich zapisywania w formacie programu Word oraz w innych formatach, dzięki czemu będziemy mogli wymieniać dokumenty z użytkownikami pracującymi w innych edytorach tekstowych. Nie zapomnimy również o drukowaniu. A zaczniemy od zapoznania się z obszarem roboczym programu.

Uruchamiamy program Word... i co z tego wynika Program Microsoft Word możesz uruchomić na wiele sposobów. Najprostszym z nich jest kliknięcie przycisku Start, który znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu. Spowoduje to rozwinięcie menu Start, z którego należy wybrać opcję Wszystkie programy przez przesunięcie kursora myszy na odpowiednią pozycję. Pojawi się lista programów dostępnych w Twoim systemie, z której należy wybrać opcję Microsoft Office 2016. Zawiera ona wszystkie zainstalowane w Twoim systemie programy pakietu Microsoft Office. Przesuń kursor myszy na pozycję Word 2016, a następnie kliknij ją. Pojawi się obszar roboczy programu Microsoft Word 2016 (rysunek 1.1).

Jeśli wystarczająco często korzystasz z programu, zostanie on dodany do listy najczęściej używanych programów i pojawi się w lewym panelu menu Start. Wystarczy najechać kursorem myszy na ikonę programu i kliknąć. Możesz umieścić ikonę programu w obszarze szybkiego uruchamiania samodzielnie, dzięki czemu będziesz mógł go naprawdę łatwo i szybko uruchamiać. W tym celu wybierz z menu Start/Wszystkie programy/Microsoft Office i kliknij prawym klawiszem myszy ikonę programu Word 2016. Wybierz z menu, które się pojawi, opcję Przypnij do menu Start (rysunek 1.2).

10

Zaczynamy!

Rysunek 1.1.

Obszar roboczy programu Word

Rysunek 1.2. Klikając prawym przyciskiem myszy ikonę programu Word 2016, spowodujesz, że na liście programów pojawi się menu kontekstowe zawierające polecenie pozwalające na stałe przypiąć ikonę programu do menu Start

11

ABC Word 2016 PL

Obszar roboczy, czyli miejsce do pracy Obszar roboczy to miejsce do pracy. W czasach, gdy większość dokumentów pisano ręcznie, takim miejscem do pracy było biurko, na którym wszystko znajdowało się pod ręką, a jednocześnie było uporządkowane według przemyślanej zasady pozwalającej szybko i sprawnie wykonywać pracę. Były tam kałamarze zawierające atramenty o różnych kolorach, stojak na pióra i długopisy, ołówki o różnym stopniu twardości, linijki, gumki i inne przyrządy biurowe. Dzisiaj wszystkie te przybory mieszczą się w obszarze roboczym programu Microsoft Office Word 2016. Obszar roboczy możemy podzielić na kilka zasadniczych części. Biały obszar w centralnej części ekranu to tworzony przez użytkownika nowy dokument. Otaczające go elementy obszaru roboczego to:  Pasek tytułowy — zawiera informacje o nazwie dokumentu. Jeśli

tworzysz nowy dokument, który nie był wcześniej zapisywany, domyślna nazwa wyświetlana na pasku to Dokument1 (rysunek 1.1).  Z lewej strony paska tytułowego znajduje się pasek narzędzi Szybki

dostęp, który wyświetla zestaw narzędzi niezależnych od aktualnie wyświetlanej zakładki Wstążki.  Przycisk Minimalizuj — kliknięcie przycisku Minimalizuj powoduje

zminimalizowanie okna programu, czyli przemieszczenie programu Microsoft Word do paska zadań systemu Windows (pasek zadań znajduje się w dolnej części ekranu).  Przyciski Przywróć i Maksymalizuj — są to przyciski umożliwiające

pomniejszanie i powiększanie okna programu. Korzystając z tych przycisków, możemy sprawić, aby okno programu zajmowało cały ekran (przycisk Maksymalizuj), lub możemy przywrócić je do rozmiaru, który miało ono na początku (przycisk Przywróć).  Przycisk Zamknij — kliknięcie przycisku Zamknij znajdującego się

w prawym górnym rogu okna programu powoduje zamknięcie całego programu oraz wszystkich otwartych dokumentów. Jeśli któryś z dokumentów był modyfikowany, a nie został zapisany, to użytkownik zostanie zapytany, czy wprowadzone zmiany mają zostać zapisane.  Wstążka — ten element programu Word zastąpił używane dotychczas paski

narzędzi i pasek menu. Wstążka jest zaprojektowana w sposób umożliwiający szybkie znajdowanie poleceń potrzebnych do wykonania zadania. Polecenia są zorganizowane w grupy logiczne i zgromadzone razem na zakładkach. Każda zakładka jest związana z danym typem działania (na przykład pisaniem lub określaniem układu strony). Aby zwiększyć czytelność, niektóre karty są pokazywane tylko wtedy, gdy stają się potrzebne.

12

Zaczynamy!

 Panel Nawigacja — domyślnie widoczny z lewej strony dokumentu pasek

menu, który umożliwia proste poruszanie się wewnątrz dokumentu. Dzięki niemu możesz szybko przejść do wskazanego określonym rodzajem nagłówka podrozdziału bez konieczności przewijania kilku, a czasem nawet kilkudziesięciu stron tekstu (rysunek 1.3).

Rysunek 1.3. Panel Nawigacja pozwala na szybkie przemieszczanie się wewnątrz dokumentu

 Widoki programu — przyciski umieszczone w dolnej części okna

programu, pozwalające zmienić sposób wyświetlania edytowanego dokumentu na ekranie.  Powiększenie — suwak określający stopień powiększenia dokumentu

w oknie programu. Powiększenie możesz zmieniać w sposób płynny, zmieniając położenie wskaźnika na pasku.

13

ABC Word 2016 PL

Otwieranie dokumentów w programie Word W programie Word możesz tworzyć zupełnie nowe dokumenty lub otwierać istniejące. Po uruchomieniu programu Word pojawia się okno tworzenia nowego dokumentu.

Tworzenie nowego dokumentu Jeżeli program jest już uruchomiony, a chcesz utworzyć kolejny nowy dokument, należy przejść na zakładkę Plik i wybrać opcję Nowy (rysunek 1.4). Z prawej strony okna pojawi się lista dostępnych szablonów, na podstawie których możesz utworzyć nowy dokument. Istnieje również możliwość utworzenia dokumentu w oparciu o pusty szablon.

Rysunek 1.4.

Po przejściu na zakładkę Plik i wybraniu opcji Nowy pojawia się lista dostępnych w programie szablonów dokumentów

Jeśli klikniesz na wybranym szablonie, pojawi się okno podglądu szablonu (rysunek 1.5). Klikając na strzałkach znajdujących się w dolnej części okna podglądu, możesz zobaczyć, jak wyglądają różne dokumenty zbudowane w oparciu o dany szablon. Z prawej strony okna są widoczne dostępne dla danego szablonu motywy. Kliknij przycisk Utwórz, aby utworzyć nowy dokument w oparciu o ten szablon.

14

Zaczynamy!

Rysunek 1.5.

W oknie podglądu możesz sprawdzić, jak wyglądają dokumenty zbudowane w oparciu o wybrany szablon

Nie wszystkie szablony są domyślnie zainstalowane. Możesz skorzystać z pola Wyszukaj szablony online, w którym należy wpisać interesujące Cię słowo kluczowe i pobrać wybrane szablony z sieci WWW. Pozwoli to na utworzenie nowego dokumentu w oparciu o pobrany szablon (rysunek 1.6).

Rysunek 1.6.

Niektóre szablony możesz pobrać z sieci WWW

15

ABC Word 2016 PL

W centralnej części obszaru roboczego pojawi się pusta strona z migającym kursorem — Twój nowy dokument jest gotowy do edycji. Jak to bywa w programach pakietu Office, nie jest to jedyny sposób tworzenia nowego dokumentu. Za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+N możesz utworzyć nowy pusty dokument z pominięciem polecenia Nowy na zakładce Plik. Dokument utworzony przez kliknięcie skrótu klawiaturowego będzie utworzony z wykorzystaniem domyślnego szablonu.

Otwieranie istniejącego dokumentu Najprostszym sposobem na otwarcie istniejącego dokumentu jest kliknięcie zakładki Plik i wybranie z niej opcji Otwórz. Ten sam efekt da użycie skrótu klawiaturowego Ctrl+O. Rezultatem takich działań jest pojawienie się okna dialogowego Otwórz przedstawionego na rysunku 1.7. Okno zawiera z lewej strony listę kategorii i zadaniem użytkownika jest wskazanie kategorii, do której należy otwierany dokument.

Rysunek 1.7.

Okno dialogowe otwierania pliku zawiera listę kategorii identyfikujących lokalizację pliku

Kategoria Ostatnie obejmuje dokumenty, z których użytkownik korzystał w niedalekiej przeszłości. Domyślnie lista ostatnio używanych dokumentów zawiera 25 pozycji, ale możesz samodzielnie zdefiniować liczbę dokumentów wyświetla-

16

Zaczynamy!

nych w kategorii Ostatnie. W tym celu wybierz z paska nawigacji pozycję Opcje i przejdź na zakładkę Zaawansowane. W sekcji Wyświetlanie z listy Pokaż tę liczbę ostatnio używanych dokumentów wybierz liczbę plików do wyświetlenia (rysunek 1.8).

Rysunek 1.8.

Zakładka Zaawansowane okna dialogowego Opcje pozwala zdefiniować liczbę dokumentów wyświetlanych w kategorii Ostatnie

Wybierając kategorię Ten komputer, możesz wskazać lokalizację pliku w systemie plików komputera, natomiast po kliknięciu ikony Przeglądaj pojawia się okno dialogowe Otwieranie znane z poprzednich wersji aplikacji Word (rysunek 1.9).

Rysunek 1.9.

Okno Otwieranie pozwala wskazać lokalizację otwieranego pliku

Domyślnie w oknie są widoczne pliki programu Word (czyli pliki o rozszerzeniach .docx, .doc, .dot, .htm, .html, .url). Aby zobaczyć wszystkie pliki, należy z listy rozwijalnej znajdującej się przy polu Nazwa pliku wybrać opcję Wszystkie pliki.

17

ABC Word 2016 PL

Nie oznacza to bynajmniej, że po wybraniu tej opcji program będzie umiał otworzyć plik o dowolnym rozszerzeniu. To, czy plik może być otwierany i edytowany w programie Word, zależy od formatu pliku. Nowością, która pojawiła się już w pakiecie Office 2013, jest możliwość sięgania do zasobów osobistej chmury, czyli OneDrive. Do zapisanych w chmurze dokumentów masz dostęp z dowolnego urządzenia: telefonu, tabletu czy komputera.

Nowy folder domyślny do przechowywania dokumentów Program zakłada, że domyślnym folderem, w którym chcesz przechowywać dokumenty, jest folder Moje dokumenty. Jest jednak możliwość zmiany tego ustawienia. Być może dokumenty, z których najczęściej korzystasz, przechowujesz w innym folderze i chcesz, aby to zawartość właśnie tego folderu była domyślnie pokazywana po wywołaniu okna Otwieranie. W tym celu wykonaj następujące kroki: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie wybierz łącze Opcje, co spowoduje pojawienie się okna dialogowego Opcje. 2. Przejdź na zakładkę Zapisywanie. 3. W sekcji Zapisywanie dokumentów w polu Domyślna lokalizacja pliku lokalnego wpisz ścieżkę do folderu, w którym mają być domyślnie zapisywane pliki (rysunek 1.10). Możesz ją również wskazać, klikając przycisk Przeglądaj.

Rysunek 1.10.

Sekcja Zapisywanie dokumentów okna dialogowego Opcje

4. Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić wprowadzone zmiany.

Wymiana dokumentów pomiędzy aplikacjami Ponieważ pakiet Office 2016 dopiero co miał swoją premierę na rynku, często będzie się zdarzało, że osoby, którym zechcesz przesłać utworzone dokumenty, będą korzystały z wcześniejszych wersji pakietu Office lub z innych edytorów tekstu.

18

Zaczynamy!

O ile nie ma większych problemów z odczytywaniem dokumentów utworzonych w Wordzie 2016 przez wcześniejsze wersje tego programu, jak Word 2010, Word 2007 czy Word 2003, to mogą się one pojawić, jeśli zechcesz korzystać w dokumencie z funkcji, które nie istniały we wcześniejszych wersjach. Dlatego przy współpracy z użytkownikami korzystającymi z wcześniejszych wersji programu jest niezwykle ważne, abyś poddał swój dokument konwersji na format odpowiedniego edytora tekstu. Aby poddać konwersji dokument programu Word 2016, należy przejść na zakładkę Plik i wybrać polecenie Zapisz jako, a następnie wybrać z listy opcję Dokument programu Word 97-2003 (rysunek 1.11). Wpisz nazwę, pod jaką ma zostać zapisany plik, i kliknij przycisk Zapisz.

Rysunek 1.11.

W oknie dialogowym Zapisywanie jako możesz w polu Zapisz jako typ wybrać jeden z wielu różnych formatów dokumentów

W odwrotnym wypadku — gdy Ty chcesz odczytać dokumenty zapisane we wcześniejszych wersjach aplikacji — konwersja nie jest konieczna. Program Word 2016 jest w pełni zgodny z wcześniejszymi wersjami tej aplikacji.

Inne edytory tekstów Program Word 2016 potrafi również odczytywać dokumenty zapisane w innych edytorach tekstu. Gdyby natomiast zaistniała konieczność wymiany dokumentów pomiędzy aplikacją Word 2016 a innym edytorem tekstów, to pamiętaj, że najprostszym rozwiązaniem jest konwersja dokumentów na format RTF (z ang. Rich Text Format). RTF to format pliku, który jest odczytywany przez większość edytorów tekstu. Zapisanie plików w tym formacie jest szczególnie zalecane, jeśli wymieniasz dokumenty z osobami pracującymi w pakiecie StarOffice, który ostatnio zdobywa coraz większą popularność. Należy jednak pamiętać, że przy zapisywaniu dokumentu programu Word w formacie RTF niektóre rodzaje formatowania danych wewnątrz dokumentu mogą zostać utracone.

19

ABC Word 2016 PL

Alternatywnym rozwiązaniem jest użycie konwertera pozwalającego odczytywać i zapisywać dokumenty w odpowiednim formacie. Program Word 2016 posiada wbudowane konwertery najczęściej używanych formatów, dzięki czemu jest możliwe odczytywanie dokumentów zapisanych w poprzednich wersjach programu. Konwertery dla mniej popularnych aplikacji można natomiast pobrać z witryny Microsoft Office Resource Kit oraz Microsoft Office Online. Innym standardem wymiany dokumentów jest język HTML. Program Word 2016 pozwala zapisywać dowolne dokumenty w tym standardzie, co umożliwia ich publikowanie w sieci WWW bez konieczności przeprowadzania dodatkowych konwersji. Również odczytywanie dokumentów zapisanych w formacie HTML nie sprawia żadnych trudności. Największą zaletą formatu HTML jest możliwość odczytywania dokumentów w nim zapisanych na dowolnej platformie systemowej. Może się jednak zdarzyć, że wszystkie opisane powyżej sposoby konwersji zawiodą. W takiej sytuacji nie pozostaje nic innego, jak tylko zapisać nasz dokument w formacie .txt (jest to tak zwany format tekstowy). Zapisując plik w tym formacie, utracisz całkowicie formatowanie dokumentu (kroje czcionek, kolory, podkreślenia itd.) oraz znajdujące się w nim obiekty (tabele, rysunki itd.), ale odczytanie jego zawartości będzie możliwe.

Pierwszy dokument Skoro wiesz już, jak otworzyć nowy dokument, przejdziemy teraz do wpisywania do niego tekstu. W końcu przecież właśnie tekst jest najważniejszy w dokumencie. Do tego celu używamy klawiszy klawiatury. Na początku musisz pamiętać, że edytor tekstu automatycznie przenosi kursor do nowej linijki, jeśli zabraknie miejsca w bieżącej linii. Najczęściej popełnianym przez początkujących użytkowników błędem jest naciskanie klawisza Enter, aby przejść do kolejnej linii. Należy pamiętać, że klawisz Enter służy w programie Word tylko do tworzenia nowego akapitu. Aby wpisać wielką literę, należy przytrzymać wciśnięty klawisz Shift (prawy lub lewy, zależnie od Twojej wygody), a następnie nacisnąć wybrany klawisz litery. Jednokrotne naciśnięcie klawisza Caps Lock działa tak, jakby przez cały czas był wciśnięty klawisz Shift. Kolejne wciśnięcie klawisza Caps Lock powoduje odblokowanie klawisza Shift. O stanie klawisza Caps Lock informuje odpowiednia dioda na klawiaturze. Polskie znaki uzyskujemy przez wciśnięcie prawego klawisza Alt, a następnie klawisza wybranej litery (na przykład Alt+A daje „ą”, Alt+E daje „ę” itd.). Pewnie

20

Zaczynamy!

zastanawiasz się, jak w takim razie poinformować program, że chcesz wpisać literę „ź”. Otóż literę „ź” uzyskujemy przez równoczesne wciśnięcie klawiszy Alt+X. Aby wpisać znaki znajdujące się na klawiszach podwójnych, należy nacisnąć wybrany klawisz, aby wpisać dolny znak, lub wcisnąć klawisz Shift, aby wpisać górny znak. Na przykład aby otworzyć nawias, należy wcisnąć kombinację klawiszy Shift+9. Odstępy pomiędzy wyrazami uzyskujemy poprzez wciśnięcie klawisza spacji (znajduje się ona w ostatnim rzędzie klawiszy na środku).

Przygotowanie dokumentu do wydruku Z pewnością nieraz zdarzało Ci się drukować dokumenty, zarówno z programu Word, jak i z innych programów pakietu Microsoft Office, i wiesz, że nie zawsze jest to tak proste, jak mogłoby się wydawać. Mam nadzieję, że ten podpunkt pomoże Ci lepiej zrozumieć specyfikę drukowania z programów pakietu Office i czynność ta nigdy już nie będzie przysparzać Ci problemów. Program Word jest wyposażony w bogaty wybór opcji, które pozwalają na drukowanie na różnych formatach i rodzajach papieru.

Przygotowanie dokumentu Zanim zaczniesz drukować, możesz sprawdzić na podglądzie wydruku, jak będzie wyglądał Twój dokument po wydrukowaniu. W tym celu należy przejść na zakładkę Plik i wybrać polecenie Drukuj. Program Word domyślnie pokazuje podgląd bieżącej strony. Jeśli stron w dokumencie jest więcej, możesz się pomiędzy nimi przemieszczać za pomocą paska przewijania znajdującego się z prawej strony okna programu. Możesz również wyświetlić kilka, a nawet kilkanaście stron dokumentu jednocześnie (rysunek 1.12). W tym celu należy posłużyć się znajdującym się w dolnej części okna suwakiem powiększenia. Maksymalnie na podglądzie wydruku możesz równocześnie wyświetlać po dziesięć stron w czterech wierszach. Jeśli pokazany na podglądzie wydruk dokumentu nie jest satysfakcjonujący, możesz spróbować zmodyfikować ustawienia marginesów strony oraz rozmiar i orientację papieru. W tym celu przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij łącze Drukuj. Z lewej strony okna znajduje się sekcja Ustawienia, a w jej dolnej części znajduje się łącze Ustawienia strony, którego kliknięcie spowoduje pojawienie się okna dialogowego Ustawienia strony.

21

ABC Word 2016 PL

Rysunek 1.12.

Podgląd wydruku wielu stron

Okno dialogowe Ustawienia strony składa się z trzech zakładek. Pierwsza z nich — Marginesy — pozwala zmienić standardowe ustawienia marginesów oraz zmodyfikować orientację papieru (rysunek 1.13).

Rysunek 1.13. Zakładka Marginesy okna dialogowego Ustawienia strony

22

Zaczynamy!

Zakładka Papier (rysunek 1.14) pozwala zdefiniować rozmiar i źródło papieru. Ustawienie tej opcji jest konieczne, jeśli chcemy drukować na innym formacie niż A4. Często zdarza się również, że użytkownicy ze Stanów Zjednoczonych przesyłają dokumenty sformatowane według swojego standardu, według którego rozmiar strony w formacie Letter jest nieco większy niż obowiązujący w Europie standard A4. Zakładka Papier okna Ustawienia strony jest miejscem, w którym możesz zmienić te ustawienia.

Rysunek 1.14. Zakładka Papier okna dialogowego Ustawienia strony

Zakładka Układ (rysunek 1.15) pozwala umieścić na wydruku numerowanie linii lub przejść do okna definiowania ramek strony. Te funkcje omówimy w dalszej części książki.

Drukowanie Jeśli nasz dokument jest gotowy do wydruku, należy przejść na zakładkę Plik i wybrać polecenie Drukuj, a następnie kliknąć przycisk Drukuj znajdujący się w lewym górnym rogu okna lub użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+P. Spowoduje to wysłanie dokumentu bezpośrednio do drukarki.

23

ABC Word 2016 PL

Rysunek 1.15. Zakładka Układ okna dialogowego Ustawienia strony

Obok przycisku Drukuj znajduje się pole Kopie, w którym możesz podać liczbę kopii dokumentu, jaką chcesz wydrukować. Domyślnie dokument jest drukowany w jednej kopii. W poprzednich wersjach programu Microsoft Word po kliknięciu przycisku Drukuj pojawiało się dodatkowo okno Drukowanie, w którym użytkownik mógł ustawić drukowanie dwustronne, format strony, orientację strony oraz zdefiniować inne ustawienia wydruku. Teraz wszystkie te opcje są dostępne w panelu znajdującym się po lewej stronie okna drukowania (rysunek 1.16). W sekcji Drukarka możesz wybrać drukarkę, na której będziesz drukować swój dokument. Pamiętaj, że aby drukarka była widoczna na liście, musi zostać wcześniej skonfigurowana w systemie. Poniżej jest widoczny stan drukarki oraz jej typ. Gdy natomiast klikniesz łącze Właściwości drukarki, pojawi się okno dialogowe ustawień papieru i jakości wydruku. Dostępne tutaj opcje i zakładki zależą od rodzaju zainstalowanej drukarki oraz użytych w systemie sterowników. Sekcja Ustawienia pozwala określić zakres drukowanych stron, jeśli nie chcesz drukować całego dokumentu, a jedynie poszczególne strony. Aby wydrukować bieżącą stronę, wybierz opcję Drukuj wszystkie strony. Aby natomiast wydrukować kilka stron, wybierz opcję Wydruk niestandardowy i w polu Strony tej opcji

24

Zaczynamy!

Rysunek 1.16. Opcje drukowania są zgrupowane w panelu w lewej części okna drukowania

wpisz numery stron, które chcesz wydrukować. Jeśli są to pojedyncze strony, to ich numery oddzielaj przecinkami (np. 3,5,7,9). Jeśli strony znajdują się w pewnym zakresie, to umieść pomiędzy ich numerami myślnik (np. 5-9). Połączenie obu opcji będzie miało następującą formę: np. 3,5,7-12,15. Jeśli wybierzesz opcję Posortowane, unikniesz konieczności sortowania stron przy drukowaniu większej liczby kopii. Każda z nich zostanie wydrukowana osobno (najpierw pierwsza kopia, potem druga, trzecia itd.). Wybranie opcji Drukuj wszystkie strony znajdującej się w górnej części panelu Ustawienia umożliwia wybranie opcji drukowania tylko parzystych lub nieparzystych stron. Domyślne ustawienie wymusza drukowanie wszystkich stron.

25

ABC Word 2016 PL

Szybkie drukowanie Istnieje możliwość wydrukowania dokumentu lub nawet kilka dokumentów bez konieczności ich wcześniejszego otwierania. 1. Przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Otwórz. 2. Przejdź do folderu, w którym znajduje się dokument lub dokumenty przeznaczone do drukowania. 3. Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, klikaj nazwy dokumentów, które chcesz wydrukować. 4. Kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczone dokumenty i wybierz z menu kontekstowego opcję Drukuj (rysunek 1.17).

Rysunek 1.17.

Szybkie drukowanie kilku dokumentów

5. Kliknij przycisk Anuluj lub naciśnij klawisz Esc, aby zamknąć okno.

Problemy z drukowaniem Z pewnością zdarzyło Ci się, że podział stron i marginesy „rozjechały się” podczas drukowania dokumentu. Może się tak zdarzyć, jeśli ustawione marginesy są zbyt szerokie lub próbujesz drukować na papierze o niewłaściwym rozmiarze. Jeśli dokument, który próbujesz drukować, został stworzony w Stanach Zjednoczonych, to prawdopodobnie ustawienie rozmiaru papieru jest inne niż standardowo przyjęte w Europie. Aby to sprawdzić, przejdź na zakładkę Plik i wy-

26

Zaczynamy!

bierz opcję Drukuj. W sekcji Ustawienia jest widoczny wybrany format papieru. Upewnij się, czy został ustawiony standard europejski A4, czy może amerykański Letter. Jeśli ten drugi, to już wiadomo, w czym tkwi problem. Jeśli został ustawiony niewłaściwy format papieru, kliknij przycisk, który za niego odpowiada, i wybierz właściwy format (rysunek 1.18).

Rysunek 1.18. W sekcji Ustawienia znajduje się przycisk, którego kliknięcie pozwala wybrać właściwy format papieru

Może się zdarzyć, że będziesz mieć problemy z drukowaniem długiego dokumentu, który został podzielony na sekcje — szczególnie jeśli każda z sekcji korzysta z własnego schematu numerowania stron, na przykład jeśli strony w pierwszej sekcji nie są numerowane i numerowanie rozpoczyna się dopiero wraz z sekcją drugą. W takim wypadku trudno jest określić numery stron, które mają zostać wydrukowane, jeśli chcesz wydrukować jedynie niektóre z nich. Pasek statusu informuje, że

27

ABC Word 2016 PL

znajdujesz się na stronie ósmej, gdyż jest to ósma strona dokumentu, ale jej nagłówek zawiera numer pięć, gdyż jesteś na stronie piątej drugiej sekcji. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest drukowanie osobno kolejnych sekcji. Gdy masz problem polegający na tym, że na końcu dokumentu jest drukowana dodatkowa pusta strona, to bardzo łatwo będzie go rozwiązać. Prawdopodobnie znalazło się tam kilka pustych akapitów, które nie są widoczne, ale wymuszają wydrukowanie dodatkowej strony. Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+End, aby przejść na koniec dokumentu, i kliknij ikonę Pokaż wszystko znajdującą się w sekcji Akapit (rysunek 1.19). Usuń znaczniki pustych akapitów i zapisz dokument.

Rysunek 1.19.

Kliknięcie przycisku Pokaż wszystko pozwala na wyświetlenie znaków sterujących umieszczonych w dokumencie, które są ukryte w standardowym widoku dokumentu

Zapisywanie dokumentów Po zakończeniu pracy z dokumentem musisz go zapisać, gdyż w przeciwnym razie utracisz wszystkie wprowadzone przez siebie zmiany. Dokument możesz zapisać na dysku komputera, dysku sieciowym, pamięci przenośnej lub w chmurze SkyDrive. W celu zapisania bieżącego dokumentu należy przejść na zakładkę Plik i wybrać polecenie Zapisz jako. W panelu nawigacji znajdującym się po lewej stronie okna wybierz opcję Ten komputer, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Zapisywanie jako (rysunek 1.20). Pole Nazwa pliku jest przeznaczone na wpisanie nazwy dokumentu. Domyślnie dokumenty są zapisywane w formacie .docx. Aby zmienić domyślny format zapisywania dokumentów, należy przejść na zakładkę Plik, a następnie kliknąć przycisk Opcje. W okienku dialogowym, które się pojawi, należy przejść na zakładkę Zapisywanie. W sekcji Zapisywanie dokumentów w polu Zapisz pliki w tym formacie wybierz format pliku, który ma być domyślnie wykorzystywany przy zapisywaniu dokumentów (rysunek 1.21).

28

Zaczynamy!

Rysunek 1.20.

Okno dialogowe Zapisywanie jako

Rysunek 1.21.

Sekcja Zapisywanie dokumentów okna dialogowego Opcje

Po wywołaniu okna dialogowego Zapisywanie jako domyślnym folderem zapisu jest folder Dokumenty. Aby zapisać dokument w innym miejscu, należy wybrać odpowiednią lokalizację w polu Zapisz w. Opisana procedura jest konieczna przy zapisywaniu dokumentów nowych lub zmodyfikowanych, które chcesz zapisać pod inną nazwą. Jeśli natomiast wprowadziłeś modyfikacje w istniejącym dokumencie i chcesz go zapisać pod tą samą nazwą oraz w tej samej lokalizacji, wystarczy przejść na zakładkę Plik i wybrać polecenie Zapisz lub kliknąć przycisk z ikoną dyskietki znajdujący się w górnej części okna programu. Możesz również skorzystać ze skrótu klawiaturowego Ctrl+S.

29

ABC Word 2016 PL

Próba zakończenia pracy programu bez zapisania modyfikowanego dokumentu spowoduje pojawienie się okna dialogowego, w którym użytkownik może wybrać, czy dokument ma zostać zapisany (rysunek 1.22).

Rysunek 1.22.

Okno dialogowe ostrzegające użytkownika, że plik nie został zapisany

Czasem warto zamknąć dokument bez zapisywania wprowadzonych zmian. Dziwisz się? Załóżmy, że popełniłeś kilka błędów podczas edycji dokumentu i chcesz zacząć wszystko od początku. Zamknij dokument bez zapisywania wprowadzonych zmian. Gdy ponownie go otworzysz, będziesz mieć do czynienia z wersją poprzedzającą wprowadzone zmiany.

Usuwanie i zmiana nazwy dokumentów Usuwanie i zmiana nazwy dokumentów to czynności niezwykle proste i wykonywane najczęściej w oknie Komputer. Istnieje również jednak możliwość usuwania i zmiany nazwy dokumentów w programie Word. W tym celu przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Otwórz, jak gdybyś chciał otworzyć dokument, który tak naprawdę masz zamiar usunąć lub którego nazwę chcesz zmienić. Wybierz opcję Ten komputer, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj. Odszukaj dokument w oknie dialogowym Otwieranie i zastosuj jeden z następujących sposobów:  Zmiana nazwy — kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę dokumentu

i z menu kontekstowego wybierz opcję Zmień nazwę (możesz także pojedynczo kliknąć ikonę dokumentu lewym przyciskiem myszy, by stała się aktywna, a potem użyć klawisza F2). Następnie wpisz nową nazwę dokumentu i naciśnij klawisz Enter.  Usuwanie — kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę dokumentu

i z menu kontekstowego wybierz opcję Usuń. Możesz w tym celu użyć także klawisza Delete. Następnie kliknij przycisk Tak, gdy program zapyta, czy na pewno chcesz usunąć wskazany plik. Aby usunąć kilka dokumentów jednocześnie, zaznacz je, klikając ich nazwy z wciśniętym

30

Zaczynamy!

klawiszem Ctrl, i dalej postępuj analogicznie jak w wypadku usuwania jednego dokumentu.

Jeśli omyłkowo skasowałeś dokument i teraz tego żałujesz, możesz go odzyskać. Przejdź na pulpit systemu Windows i dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy ikonę Kosz. Okno Kosza zostanie otwarte, a w nim znajdziesz listę usuniętych plików. Zaznacz plik, który chcesz przywrócić, i kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz z menu kontekstowego polecenie Przywróć.

Kończenie pracy z programem Aby zakończyć działanie programu Word 2016, należy kliknąć przycisk z krzyżykiem znajdujący się w prawym górnym rogu okna. Możesz również przejść na zakładkę Plik i wybrać polecenie Zamknij. Ten sam efekt daje także naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt+F4 (użyj klawisza Alt znajdującego się po lewej stronie).

31

ABC Word 2016 PL

32

2 EDYCJA DOKUMENTÓW W

tym rozdziale zajmiemy się przenoszeniem, kopiowaniem i usuwaniem fragmentów tekstu z dokumentu. Aby umożliwić wykonywanie tych operacji, jest konieczne uprzednie zaznaczenie fragmentu tekstu, którego nasze działanie będzie dotyczyło.

Zaznaczanie tekstu Zaznaczanie tekstu lub jego fragmentów jest niezbędne przy takich operacjach jak zmiana czcionki, stylu lub formatowanie tekstu. Zaznaczenie jednego wyrazu wymaga ustawienia nad nim kursora myszy i dwukrotnego kliknięcia lewym przyciskiem myszy. Aby zaznaczyć cały wiersz tekstu, ustaw kursor myszy z lewej strony tekstu na marginesie (kursor przybierze formę strzałki) i kliknij lewym przyciskiem myszy. Dwukrotne kliknięcie lewym

ABC Word 2016 PL

przyciskiem myszy spowoduje zaznaczenie całego bieżącego akapitu. Klikając trzykrotnie, zaznaczysz cały tekst w dokumencie. Jeśli chcesz zaznaczyć więcej niż jeden wiersz, ustaw kursor myszy z lewej strony pierwszego wiersza, który chcesz zaznaczyć, naciśnij jej lewy przycisk i — przytrzymując wciśnięty klawisz myszy — przeciągnij kursor w dół lub w górę, aby zaznaczyć odpowiednią liczbę wierszy. Zaznaczenie pojedynczego zdania w tekście wymaga ustawienia kursora w obszarze zdania, które ma zostać zaznaczone, a następnie wciśnięcia klawisza Ctrl oraz kliknięcia lewym przyciskiem myszy. Szczegółowe sposoby zaznaczania odpowiednich elementów dokumentu przedstawia tabela 2.1. Zaznaczanie tekstu w dokumencie za pomocą myszy może sprawiać pewne trudności, szczególnie początkującym użytkownikom, ale nie należy się tym zrażać. Z czasem dochodzi się do dużej biegłości w posługiwaniu się myszą — jedynie początki mogą być trudne. Początkujący oraz ci biegli użytkownicy, którzy preferują wykonywanie większości zadań przy użyciu klawiatury, mogą zaznaczać tekst w dokumencie za pomocą klawiatury. Aby zaznaczyć cały tekst w dokumencie, wystarczy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+A. Najprostszym sposobem zaznaczania tekstu przy użyciu klawiatury jest ustawienie kursora w odpowiednim miejscu dokumentu, wciśnięcie klawisza Shift i od tego momentu można zaznaczać tekst za pomocą klawiszy: Page Up, Page Down, Home i End. Aby ułatwić sobie zadanie, możesz włączyć opcję automatycznego zaznaczania całych wyrazów. W tym celu przejdź na zakładkę Plik, a następnie wybierz polecenie Opcje. W oknie Opcje programu Word przejdź na zakładkę Zaawansowane. W sekcji Opcje edycji zaznacz pole wyboru Automatyczne zaznaczanie całych wyrazów (rysunek 2.1). Może się zdarzyć również, że będziesz musiał zaznaczać tekst w tabeli, i w takiej sytuacji potrzebny Ci będzie zupełnie nowy zestaw sposobów zaznaczania tekstu. Szczegółowy opis sposobów zaznaczania tekstu w tabeli znajdziesz w tabeli 2.2. Może się okazać, że zaznaczyłeś spory obszar tekstu w dokumencie, ale chcesz ten obszar rozszerzyć o jeden znak, wiersz lub stronę. Aby nie powtarzać całej operacji od nowa, będą Ci potrzebne odpowiednie kombinacje klawiszy, które pozwolą Ci rozszerzyć zaznaczony obszar. Znajdziesz je w tabeli 2.3.

34

Edycja dokumentów

Tabela 2.1.

Zaznaczanie tekstu i elementów graficznych za pomocą myszy

Aby zaznaczyć:

Wykonaj:

Dowolny fragment tekstu

Przeciągnij myszą nad tekstem.

Wyraz

Dwukrotnie kliknij wyraz.

Grafikę

Kliknij rysunek.

Wiersz tekstu

Przesuń wskaźnik na lewo od wiersza w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej w prawo, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy.

Więcej niż jeden wiersz tekstu

Przesuń wskaźnik na lewo od wierszy w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej, w prawo, a następnie przeciągnij w górę lub w dół.

Zdanie

Wciśnij klawisz Ctrl, a następnie kliknij gdziekolwiek w zdaniu.

Akapit

Przesuń wskaźnik na lewo od akapitu w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej, w prawo, a następnie dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy.

Kilka akapitów

Przesuń wskaźnik na lewo od akapitu w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej, w prawo, a następnie dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy i przeciągnij w górę lub w dół.

Duży fragment tekstu

Kliknij początek fragmentu, przewiń dokument do końca tego fragmentu, a następnie wciśnij klawisz Shift i kliknij.

Cały dokument

Przesuń wskaźnik na lewo od akapitu w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej, w prawo, a następnie trzykrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy.

Nagłówki i stopki

Przejdź na zakładkę Wstaw i kliknij przycisk Nagłówek lub Stopka; następnie w widoku układu strony dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy przyciemniony tekst nagłówka lub stopki. Przesuń wskaźnik na lewo od nagłówka lub stopki w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej, w prawo, a następnie trzykrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy.

Komentarze, przypisy dolne i przypisy końcowe

Kliknij okienko, przesuń wskaźnik na lewo od tekstu w obszar, w którym przybiera on kształt strzałki wskazującej, w prawo, a następnie trzykrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy.

Pionowy blok tekstu (z wyjątkiem tekstu w komórce tabeli)

Wciśnij klawisz Alt, a następnie przeciągnij myszką.

Aby usunąć zaznaczenie, wystarczy kliknąć myszą na obszarze, który nie jest zaznaczony.

35

ABC Word 2016 PL

Opcja automatycznego zaznaczania całych wyrazów jest dostępna na zakładce Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Word

Rysunek 2.1.

Tabela 2.2.

Zaznaczanie elementów tabeli

Aby zaznaczyć element tabeli:

Wykonaj:

Komórkę

Kliknij lewą krawędź komórki.

Wiersz

Kliknij na lewo od tego wiersza.

Kolumnę

Kliknij górną linię siatki kolumny lub górną krawędź.

Wiele komórek, wierszy lub kolumn

Przeciągnij myszą przez komórkę, wiersz lub kolumnę albo zaznacz pojedynczą komórkę, wiersz lub kolumnę, a następnie kliknij inną komórkę, wiersz lub kolumnę przy wciśniętym klawiszu Shift.

Tekst w następnej komórce

Wciśnij klawisz Tab.

Tekst w poprzedniej komórce

Naciśnij kombinację klawiszy Shift+Tab.

Całą tabelę

Kliknij tabelę, a następnie naciśnij kombinację klawiszy Alt+5 na klawiaturze numerycznej. Blokada Num Lock na klawiaturze musi być nieaktywna.

Kopiowanie tekstu Kopiowania używamy, jeśli chcemy powielić tekst, pojedyncze wyrazy czy też obiekty graficzne, i umieścić je w innym miejscu. Jest dostępnych kilka sposobów kopiowania tekstu. Najpierw zaznacz tekst lub obiekt graficzny, który chcesz skopiować. Następnie kliknij ikonę Kopiuj znajdującą się na Wstążce w zakładce Narzędzia główne (rysunek 2.2). Możesz także użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+C. Jeszcze inny sposób to zaznaczenie tekstu myszą, ustawienie kursora na zaznaczonym tekście, kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybranie z menu kontekstowego opcji Kopiuj (rysunek 2.3).

36

Edycja dokumentów

Tabela 2.3.

Rozszerzanie zaznaczonego obszaru

Aby rozszerzyć zaznaczony obszar:

Naciśnij:

O jeden znak w prawo

Shift+

O jeden znak w lewo

Shift+

Do końca wyrazu

Ctrl+Shift+→

Do początku wyrazu

Ctrl+Shift+←

Do końca wiersza

Shift+End

Do początku wiersza

Shift+Home

O jeden wiersz w dół

Shift+

O jeden wiersz w górę

Shift+

Do końca akapitu

Ctrl+Shift+

Do początku akapitu

Ctrl+Shift+

O jeden ekran w dół

Shift+Page Down

O jeden ekran w górę

Shift+Page Up

Do końca okna

Alt+Ctrl+Page Down

Do początku dokumentu

Ctrl+Shift+Home

Na cały dokument

Ctrl+A

Do pionowego bloku tekstu

Ctrl+Shift+F8, a następnie użyj klawiszy strzałek. Naciśnij klawisz Esc, aby anulować tryb zaznaczania.

Do określonego połączenia w dokumencie

F8+klawisze strzałek. Naciśnij klawisz Esc, aby anulować tryb zaznaczania.

Rysunek 2.2. Kopiowanie tekstu

37

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.3. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy zaznaczonego fragmentu tekstu pojawia się menu kontekstowe, z którego możesz wybrać polecenie Kopiuj

Wklejanie tekstu Ustaw kursor w miejscu dokumentu, w którym chcesz wkleić skopiowany tekst. Następnie kliknij ikonę Wklej znajdującą się na Wstążce w zakładce Narzędzia główne. Możesz również użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+V. Jeśli jesteś zwolennikiem korzystania z myszy przy każdej nadarzającej się okazji, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu kontekstowego opcję Wklej. Czynność wklejania jednego skopiowanego elementu możesz powtórzyć wielokrotnie w różnych miejscach dokumentu.

Wycinanie tekstu Wycinanie tekstu to — inaczej mówiąc — „zabieranie” fragmentu tekstu lub innego elementu z jednego miejsca dokumentu i wklejanie go w innym miejscu tego samego dokumentu lub w innym dokumencie. W tym celu należy zaznaczyć tekst lub obiekt graficzny, który ma zostać wycięty. Następnie kliknij ikonę Wytnij znajdującą się na Wstążce w zakładce Narzędzia główne. Jest również możliwe użycie skrótu klawiaturowego Ctrl+X. Teraz należy ustawić kursor w miejscu dokumentu, w którym dany tekst lub obiekt będzie wklejony, i użyć narzędzi do wklejania tekstu.

Usuwanie liter i fragmentów tekstu Do usuwania tekstu służą klawisze Backspace i Delete. Aby usunąć literę, należy ustawić kursor za wybraną literą i nacisnąć klawisz Backspace. Jeśli liter do usunięcia jest więcej, należy powtarzać czynność, aż zostaną usunięte wszystkie litery. Klawisz Backspace usuwa litery znajdujące się z lewej strony kursora.

38

Edycja dokumentów

Klawisz Delete służy do usuwania tekstu znajdującego się z prawej strony kursora. Możesz również zaznaczyć cały fragment tekstu (lub obiekt graficzny) za pomocą myszy lub klawiszy i nacisnąć klawisz Delete. W ten sposób zostanie jednocześnie usunięty cały zaznaczony fragment tekstu. Tabela 2.4 zawiera zestawienie najważniejszych klawiszy wykorzystywanych do edycji i przenoszenia tekstu i grafiki.

Tabela 2.4.

Klawisze używane do przenoszenia i edycji tekstu i grafiki

Aby:

Naciśnij:

Usunąć jeden znak znajdujący się po lewej stronie kursora

Backspace

Usunąć jeden wyraz na lewo

Ctrl+Backspace

Usunąć jeden znak znajdujący się po prawej stronie kursora

Delete

Usunąć jeden wyraz na prawo

Ctrl+Delete

Wyciąć zaznaczony tekst do Schowka

Ctrl+X

Cofnąć ostatnią czynność

Ctrl+Z

Skopiować tekst lub grafikę

Ctrl+C

Przenieść tekst lub grafikę

F2 (następnie przesuń punkt wstawiania i naciśnij klawisz Enter)

Utworzyć element Autotekstu

Alt+F3

Wkleić zawartość Schowka

Ctrl+V

Wstawić pole

Ctrl+F9

Wstawić element Autotekstu

Enter (po wpisaniu pierwszych kilku znaków nazwy elementu Autotekstu i po ukazaniu się etykietki ekranowej)

Wstawić podział wiersza

Shift+Enter

Wstawić podział strony

Ctrl+Enter

Wstawić podział kolumny

Ctrl+Shift+Enter

Wstawić łącznik opcjonalny

Ctrl+łącznik

Wstawić łącznik nierozdzielający

Ctrl+Shift+łącznik

Wstawić spację nierozdzielającą

Ctrl+Shift+spacja

Wstawić znak zastrzeżenia praw autorskich

Alt+Ctrl+C

Wstawić zastrzeżony znak towarowy

Alt+Ctrl+R

Wstawić znak towarowy

Alt+Ctrl+T

Wstawić wielokropek

Alt+Ctrl+kropka

39

ABC Word 2016 PL

Z pewnością zdarzy Ci się, że będziesz musiał przenosić lub kopiować elementy i zawartość tabeli. W tym celu należy zaznaczyć komórki, wiersze lub kolumny, które mają zostać przesunięte lub skopiowane. Aby skopiować lub przesunąć tekst na inne miejsce, nie zmieniając przy tym tekstu, który już tam jest, zaznacz wewnątrz komórki sam tekst, bez znacznika końca komórki. Aby zastąpić istniejący tekst nowym w jego oryginalnym formacie, zaznacz tekst, który chcesz przesunąć lub skopiować, wraz ze znacznikiem końca komórki. Teraz wystarczy przeciągnąć zaznaczony tekst na nowe miejsce. Gdybyś natomiast chciał skopiować zaznaczony tekst, musisz przeciągnąć go na nowe miejsce przy wciśniętym klawiszu Ctrl.

Wyszukiwanie fragmentów tekstu Program Word 2016 posiada wbudowaną funkcję wyszukiwania i modyfikowania tekstu. Na zakładce Narzędzia główne Wstążki znajdują się polecenia Znajdź, Zamień i Przejdź do. Po kliknięciu ikony polecenia Znajdź pojawia się panel Nawigacja przedstawiony na rysunku 2.4.

Rysunek 2.4. Panel Nawigacja pozwalający odszukać interesujący użytkownika fragment tekstu

Po wpisaniu pierwszych liter tekstu w dolnej części panelu Nawigacja pojawiają się fragmenty tekstu zawierające wpisany ciąg znaków (rysunek 2.5). Możesz kliknąć wybrany fragment tekstu w panelu Nawigacja, aby przejść do tego fragmentu w dokumencie (rysunek 2.6). Kliknięcie przycisku Zamień powoduje pojawienie się okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie (rysunek 2.7). W polu w oknie dialogowym możesz wpisać szukane słowo lub fragment tekstu, a po odszukaniu tego słowa możesz je zamienić na inne.

40

Edycja dokumentów

Rysunek 2.5. Po wpisaniu ciągu znaków w polu wyszukiwania w panelu Nawigacja pojawią się fragmenty tekstu zawierające wyszukiwany ciąg znaków

Rysunek 2.6.

Po kliknięciu wybranego fragmentu tekstu w panelu Nawigacja zostaniesz przeniesiony do tego fragmentu tekstu w dokumencie

Rysunek 2.7. Okno dialogowe pojawia się po kliknięciu przycisku Zamień

41

ABC Word 2016 PL

Jest również możliwe wyszukiwanie elementów specjalnych, takich jak znaczniki akapitów, pola lub elementy graficzne. Aby zwiększyć efektywność procesu wyszukiwania, można również korzystać z symboli wieloznacznych (z ang. wildcards). Aby wyszukać określony format, wystarczy w zakładce Narzędzia główne Wstążki kliknąć ikonę polecenia Znajdź — jeśli nie jest widoczny przycisk Format, to należy kliknąć przycisk Więcej. Aby znaleźć tekst o danym formacie, wpisz szukany tekst w polu Znajdź. Aby znaleźć dowolny tekst w danym formacie, należy wyczyścić pole Znajdź. Teraz kliknij przycisk Formatuj i zaznacz interesujące Cię atrybuty formatu. Kliknij przycisk Znajdź następny. Zakładka Przejdź do (rysunek 2.8) umożliwia wyszukiwanie takich elementów dokumentu jak rysunek, przypis czy tabela. Wystarczy jedynie podać numer tego obiektu.

Rysunek 2.8. Zakładka Przejdź do okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie

Funkcja zastępowania umożliwia odszukanie w tekście określonej frazy i zastąpienie jej inną, wskazaną frazą. Należy pamiętać, że wielkość liter w tekście zastępującym będzie taka sama jak w tekście zastępowanym. Jeśli na przykład jest wyszukiwany skrótowiec „UE” i zamieniany na tekst „Unia Europejska”, zostanie wstawiony tekst „UNIA EUROPEJSKA”. Aby zamienić tekst w dokumencie: 1. Kliknij przycisk Zamień znajdujący się w sekcji Edytowanie na zakładce Narzędzia główne i w oknie dialogowym Znajdowanie i zamienianie przejdź na zakładkę Zamień. 2. W polu Znajdź wpisz tekst, którego wystąpienie chcesz znaleźć, a polu Zamień na wpisz tekst, na który chcesz zamienić wyszukiwany tekst. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby znaleźć następne wystąpienie tekstu, kliknij przycisk Znajdź następny.  Aby zamienić wystąpienie tekstu, kliknij przycisk Zamień. Po kliknięciu przycisku Zamień program przejdzie do następnego wystąpienia tekstu.

42

Edycja dokumentów

 Aby zamienić wszystkie wystąpienia szukanego tekstu, kliknij przycisk Zamień wszystko. Istnieje możliwość zaznaczenia w tekście wszystkich wystąpień określonej frazy. Wskazana fraza zostanie zaznaczona w tekście wyświetlanym na ekranie, ale wyróżnienie nie będzie drukowane. W tym celu: 1. Kliknij przycisk Znajdź znajdujący się w sekcji Edytowanie na zakładce Narzędzia główne i w polu Znajdź okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie wpisz szukaną frazę. 2. Kliknij przycisk Wyróżnienie przy odczycie, a następnie kliknij polecenie Wyróżnij wszystkie (rysunek 2.9).

Rysunek 2.9.

Program wyróżnił w tekście wszystkie wystąpienia słowa podanego w polu Znajdź

Aby usunąć wyróżnienie na ekranie, kliknij przycisk Wyróżnienie przy odczycie, a następnie kliknij polecenie Wyczyść wyróżnienie.

Wyszukiwanie z użyciem symboli wieloznacznych Podczas wyszukiwania tekstu można używać symboli wieloznacznych. Można na przykład użyć symbolu zastępczego w postaci gwiazdki (*), który zastępuje dowolnie długi ciąg znaków (wpisanie ciągu „p*l” umożliwia na przykład znalezienie wyrazów „pól”, „pal” i „patrol”). Aby przeszukać dokument z zastosowaniem symboli wieloznacznych:

43

ABC Word 2016 PL

1. Kliknij przycisk Zamień znajdujący się w sekcji Edytowanie na zakładce Narzędzia główne. 2. Przejdź na zakładkę Znajdź i zaznacz pole wyboru Użyj symboli wieloznacznych, a jeśli nie jest ono widoczne, kliknij przycisk Więcej (rysunek 2.10).

Rysunek 2.10.

Po kliknięciu przycisku Więcej w oknie dialogowym Znajdowanie i zamienianie pojawia się sekcja zawierająca dodatkowe opcje wyszukiwania

3. Wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby wybrać symbol wieloznaczny z listy, kliknij przycisk Specjalne, kliknij symbol wieloznaczny, a następnie wpisz resztę tekstu w polu Znajdź.  Wpisz symbol wieloznaczny bezpośrednio w polu Znajdź. 4. Jeśli chcesz zamienić element, przejdź na zakładkę Zamień, a następnie wpisz w polu Zamień na tekst lub kod elementu, na który chcesz zamienić dany element. 5. Kliknij przycisk Znajdź następny, Zamień lub Zamień wszystko. Pamiętaj, że gdy pole wyboru Użyj symboli wieloznacznych jest zaznaczone, program Word wyszukuje tylko wystąpienia dokładnie takiego tekstu, jaki został podany. Pola wyboru Uwzględnij wielkość liter oraz Znajdź tylko całe wyrazy są niedostępne (widoczne jako jasnoszare), aby wskazać, że te opcje są automatycznie włączone. Nie można ich wyłączyć (rysunek 2.11).

44

Edycja dokumentów

Rysunek 2.11.

Jeśli zostało zaznaczone pole wyboru Użyj symboli wieloznacznych, to opcje Uwzględnij wielkość liter i Znajdź tylko całe wyrazy są niedostępne

Dodatkowo są dostępne, niestety wyłącznie dla tekstu w języku angielskim, opcje Brzmi jak (angielski) oraz Znajdź wszystkie formy wyrazu (angielski). Pierwsza z nich pozwala odszukać w dokumencie słowa, które brzmią podobnie do słowa wpisanego w polu wyszukiwania, natomiast druga umożliwia odszukanie wszystkich form wpisanego słowa. W tabeli 2.5 przedstawiono zestawienie symboli wieloznacznych określających elementy, które mają być znajdowane i zamieniane.

Cofanie ostatnio wykonanych czynności Polecenia Cofnij i Powtórz dostępne na pasku narzędzi Szybki dostęp pozwalają na szybkie cofnięcie ostatnio wykonanej czynności oraz powtórzenie omyłkowo wycofanej czynności. Taka sytuacja ma często miejsce, gdy nastąpiło omyłkowe wykonanie czynności (najczęściej takiej, jak sformatowanie tekstu czy wstawienie lub usunięcie obiektu) i chcemy cofnąć wprowadzone w dokumencie zmiany. Jeśli chcesz cofnąć kilka wykonanych czynności, musisz kliknąć na standardowym pasku narzędzi ikonę strzałki znajdującej się z prawej strony przycisku Cofnij. Pojawi się lista ostatnio wykonanych czynności, które możesz cofnąć (rysunek 2.12).

Wadą korzystania z listy cofania ostatnio wykonanych czynności jest fakt, że po wybraniu jednej z czynności ze środka listy zostaną cofnięte również wszystkie czynności, które miały miejsce po niej.

45

ABC Word 2016 PL

Tabela 2.5.

Zestawienie symboli wieloznacznych

Dane do znalezienia

Typ

Przykład

Dowolny pojedynczy znak

?

p?d zwróci wyrazy „pad”, „pęd”, „pod”.

Dowolny ciąg znaków

*

p*l zwróci wyrazy „pal” i „patrol”.

Początek wyrazu

<(b)

<(mat) umożliwia znalezienie wyrazów „matematyka” i „materiał”, ale nie wyrazu „prymat”.

Koniec wyrazu

(b)>

(tyka)> umożliwia znalezienie wyrazów „matematyka” i „polityka”, ale nie wyrazu „tykać”.

Jeden z podanych znaków

[]

m[ia]t umożliwia znalezienie wyrazów „mit” i „mat”.

Dowolny pojedynczy znak z podanego zakresu

[-]

[t-ż]ona umożliwia znalezienie wyrazów „tona” i „żona”. Zakresy muszą być podane w porządku rosnącym.

Dowolny pojedynczy znak z wyjątkiem znaków z zakresu podanego w nawiasach

[!x-z]

k[!a-b]t umożliwia znalezienie wyrazów „kit” i „kot”, ale nie „kat” ani „kąt”.

Dokładnie n wystąpień poprzedzającego znaku lub wyrażenia

{n}

pan{2}a umożliwia znalezienie wyrazu „panna”, ale nie „pana”.

Co najmniej n wystąpień poprzedzającego znaku lub wyrażenia

{n,}

pan{1,}a umożliwia znalezienie wyrazów „panna” i „pana”.

Od n do m wystąpień poprzedzającego znaku lub wyrażenia

{n,m}

10{1,3} umożliwia znalezienie liczb 10, 100 i 1000.

Jedno lub więcej powtórzeń poprzedniego znaku lub wyrażenia

@

pan@a umożliwia znalezienie wyrazów „panna” i „pana”.

Powtarzanie ostatnich wpisów i ostatnio wykonanych czynności Możliwość powtórzenia ostatnio wpisanego tekstu lub polecenia to zdecydowanie jedna z najwygodniejszych funkcji programu. Aby powtórzyć ostatnio wydane polecenie, kliknij ikonę Powtórz znajdującą się na pasku narzędzi Szybki dostęp. Ten sam efekt daje również naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Y. To polecenie powtarza wykonanie ostatniego polecenia lub wkleja ostatnio wpisany tekst. Załóżmy, że musisz ustawić wcięcia w dwunastu różnych akapitach. Zamiast kolejno walczyć z każdym z nich z osobna, powtarzając identyczne operacje, wystarczy, że ustawisz wcięcia w pierwszym akapicie. Następnie przejdź do kolejnego

46

Edycja dokumentów

Rysunek 2.12. Lista ostatnio wykonanych czynności

akapitu, w którym chcesz ustawić wcięcia, i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Y. Dzięki temu nie tylko oszczędzasz czas, ale również masz pewność, że wcięcia wszystkich akapitów będą ustawione identycznie.

Formatowanie tekstu Formatowanie tekstu polega na modyfikowaniu wyglądu znaków (formatowanie czcionki) i akapitów (formatowanie akapitów) i nadawaniu dokumentowi określonej formy graficznej. Zanim zaczniesz formatować tekst dokumentu, musisz zaznaczyć zakres tekstu, którego formatowanie będzie dotyczyło. Teraz wystarczy wybrać odpowiednią opcję formatowania z paska narzędzi.

Czcionka Zmiana rozmiaru Najczęściej będziesz zmieniać wielkość czcionki. W tym celu należy zaznaczyć tekst, którego ma dotyczyć zmiana, i odszukać w sekcji Czcionka na zakładce Narzędzia główne listę rozwijalną Rozmiar czcionki. Teraz należy kliknąć ikonę strzałki znajdującą się z lewej strony pola. Na ekranie rozwinie się lista rozmiarów czcionki dostępnych dla danego kroju (rysunek 2.13). Po wybraniu z listy wymaganego rozmiaru czcionki należy go kliknąć. W sekcji Czcionka obok listy rozwijanej Rozmiar czcionki znajdziesz również dwa przyciski: Zwiększ czcionkę i Zmniejsz czcionkę, które pozwalają zwiększyć oraz zmniejszyć rozmiar czcionki o jeden stopień (rysunek 2.14).

47

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.13. Modyfikowanie rozmiaru czcionki

Rysunek 2.14.

Przyciski pozwalają zwiększyć lub zmniejszyć rozmiar czcionki o jeden stopień

Zmiana kroju Zmiana kroju czcionki również wymaga zaznaczenia tekstu, którego zmiana ma dotyczyć. W sekcji Czcionka na zakładce Narzędzia główne należy odszukać listę rozwijalną Czcionka, która zawiera spis dostępnych w systemie czcionek, jakich możesz użyć w dokumencie. Kliknij ikonę strzałki znajdującą się z prawej strony listy rozwijalnej (rysunek 2.15) i wybierz nazwę czcionki, którą chcesz zastosować.

Zmiana koloru Standardowo czcionka ma kolor czarny. Aby go zmienić, odszukaj w sekcji Czcionka na zakładce Narzędzia główne przycisk Kolor czcionki (litera A podkreślona aktualnie wybranym kolorem) i kliknij ikonę strzałki znajdującej się po jego prawej stronie. Pojawi się lista kolorów pokazana na rysunku 2.16. Wybierz interesujący Cię kolor, klikając go. Jeśli okno nie zawiera koloru, którego chcesz użyć, kliknij opcję Więcej kolorów i wybierz właściwy odcień (rysunek 2.17).

48

Edycja dokumentów

Rysunek 2.15. Lista dostępnych w systemie krojów czcionki

Rysunek 2.16. Lista dostępnych kolorów czcionki

49

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.17. Paleta dodatkowych kolorów

Wyróżnienie Możesz również wyróżnić tekst kolorem za pomocą narzędzia Wyróżnienie (ikona pisaka z kolorowym podkreśleniem). W tym celu kliknij ikonę strzałki z prawej strony przycisku i wybierz z listy odpowiedni kolor (rysunek 2.18). Aby wrócić do tekstu bez wyróżnienia, wybierz z listy pozycję Brak koloru.

Rysunek 2.18. Dostępne kolory wyróżnienia

Pozycjonowanie i wyrównywanie tekstu W sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne znajdują się przyciski umożliwiające wyrównywanie i zmianę pozycji tekstu (rysunek 2.19). Automatycznie tekst jest wyrównywany do lewej strony, ale jeśli chcemy, żeby ładnie wyglądał, możemy

50

Edycja dokumentów

go wyjustować, czyli wyrównać akapit do obu marginesów, wyśrodkować (wyrównać akapity do środka) bądź wyrównać do prawej strony. Tabela 2.6 przedstawia zestawienie przycisków pozycjonowania i wyrównywania tekstu.

Rysunek 2.19. Tabela 2.6.

Przyciski pozycjonowania i wyrównywania tekstu Przyciski pozycjonowania i wyrównywania tekstu

Przycisk

Funkcja

Wyrównaj tekst do lewej

Wyrównanie do lewego marginesu

Do środka w poziomie

Wyrównanie tekstu do środka

Wyrównaj tekst do prawej

Wyrównanie do prawego marginesu

Wyjustuj

Justowanie tekstu

Kombinacja klawiaturowa Shift+Enter naciśnięta na końcu akapitu

Justowanie ostatniego wiersza akapitu

Wyrównywanie tekstu ustawiane za pomocą przycisków w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne zostanie zastosowane do całego akapitu. Może się zdarzyć, że użytkownik będzie chciał zastosować kilka rodzajów wyrównywania w jednym wierszu tekstu. Na przykład w nagłówku raportu można sobie zażyczyć, aby tytuł został wyrównany do lewego marginesu, data została umieszczona na środku, a numer strony został wyrównany do lewego marginesu. W programie Word możesz uzyskać ten efekt, stosując tabulatory. W tym celu: 1. Upewnij się, że akapit zawierający wiersz, który chcesz zmienić, jest wyrównywany do lewej. 2. Użyj linijki, aby ustawić tabulatory zgodnie z wybranym typem wyrównywania. Na przykład tabulator z wyrównywaniem do środka ustaw pośrodku, a tabulator z wyrównaniem do prawej ustaw przy prawym marginesie. 3. Wciśnij klawisz Tab przed każdym elementem wiersza, do którego chcesz zastosować wyrównanie.

Odstępy między wierszami Odstępy między wierszami określają wielkość przestrzeni w pionie pomiędzy wierszami tekstu. W programie Word jako domyślny jest przyjmowany pojedynczy odstęp pomiędzy wierszami. Odstęp pomiędzy wierszami wybrany przez użytkownika

51

ABC Word 2016 PL

zostanie zastosowany do wszystkich wierszy tekstu w bieżącym lub w zaznaczonym akapicie. Aby zmienić odstępy pomiędzy wierszami, należy kliknąć przycisk Interlinia znajdujący się w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne i z listy rozwijanej wybrać opcję Opcje interlinii. Następnie w oknie dialogowym Akapit należy przejść na zakładkę Wcięcia i odstępy. Pole Interlinia w sekcji Odstępy pozwala wybrać interesujący użytkownika odstęp pomiędzy wierszami, który zostanie zastosowany w danym akapicie (rysunek 2.20).

Rysunek 2.20. Pole Interlinia znajdujące się na zakładce Wcięcia i odstępy okna Akapit pozwala określić odstęp pomiędzy wierszami w tekście Należy pamiętać, że jeśli wiersz zawiera duży znak, element graficzny lub formułę, wówczas zostanie automatycznie zwiększony odstęp dla tego wiersza. Aby wszystkie wiersze miały równe odstępy, należy w polu Interlinia wybrać opcję Dokładnie, a następnie w polu Co wybrać odstęp, który jest wystarczająco duży, aby pomieścić w wierszu największy znak lub element graficzny. Jeśli element graficzny lub znaki nadal są obcięte, w polu Co należy wybrać większą wartość. Tabela 2.7 przedstawia zestawienie dostępnych w tym polu opcji oraz ich opis. Za pomocą linijki możesz ustawiać wcięcia z lewej i z prawej strony. W tym celu należy zaznaczyć akapity, dla których wcięcie ma zostać ustawione. Aby wyświetlić poziomą lub pionową linijkę, kliknij przycisk Linijka u góry pionowego paska przewijania. Aby zmienić wcięcie z lewej strony pierwszego wiersza w tekście, przeciągnij znacznik wcięcia pierwszego wiersza u góry linijki. Aby natomiast zmienić wcięcie drugiego wiersza w tekście, przeciągnij znacznik wcięcia z lewej.

52

Edycja dokumentów

Tabela 2.7.

Dostępne opcje ustawienia odstępów między wierszami

Opcja

Znaczenie

Pojedyncze

Ustawienie dla każdego wiersza odstępu wielkości największej czcionki użytej w tym wierszu powiększonej o przestrzeń dodatkową. Wielkość dodatkowej przestrzeni jest uzależniona od stosowanej czcionki.

1,5 wiersza

Ustawienie odstępu między wierszami półtora raza większego niż odstęp pojedynczy. Na przykład w tekście o wielkości 10 punktów z odstępami 1,5 wiersza odstępy będą wynosić w przybliżeniu 15 punktów.

Podwójne

Ustawienie odstępu między wierszami dwa razy większego niż odstęp pojedynczy. Na przykład w tekście o wielkości 10 punktów z odstępami podwójnymi odstępy będą wynosić w przybliżeniu 20 punktów.

Co najmniej

Ustawienie minimalnego odstępu między wierszami, który można dopasować tak, aby pomieścić czcionki większych rozmiarów lub obiekty graficzne, które nie zmieściłyby się w podanym odstępie między wierszami.

Dokładnie

Ustawienie stałego odstępu między wierszami, który jest niezmienny. Opcja powoduje, że odstępy między wierszami będą równe.

Wielokrotne

Ustawienie takiego odstępu między wierszami, który można zwiększyć lub zmniejszyć o określony przez użytkownika procent. Na przykład ustawienie odstępu między wierszami na wielokrotność 1,3 zwiększy odstęp o 30 procent, a ustawienie odstępu na wielokrotność 0,7 zmniejszy odstęp o 30 procent. Ustawienie odstępu na wielokrotność 2 jest równoznaczne z ustawieniem odstępu podwójnego. W polu Co należy wybrać lub zaznaczyć wybrany odstęp. Wielkość domyślna wynosi 3 wiersze.

Co

Ustawienie odstępu między wierszami, którego wielkość jest określana przez użytkownika. Opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy w polu Interlinia zostaną zaznaczone opcje Co najmniej, Dokładnie lub Wielokrotne.

Zmiana wcięcia z lewej wszystkich wierszy akapitu wymaga przeciągnięcia pola pod znacznikiem wcięcia z lewej. Analogiczna operacja dotycząca wcięcia z prawej strony wymaga przeciągnięcia znacznika wcięcia z prawej. Jeśli chcesz dokładnie ustawić wielkości wcięć akapitu, skorzystaj z opcji dostępnych w oknie dialogowym Akapit, które pojawi się po kliknięciu ikony z lewej strony sekcji Akapit (rysunek 2.21). Odległość pomiędzy całymi akapitami możesz ustawić, zaznaczając akapity, pomiędzy którymi chcesz zdefiniować odstęp. W tym celu w oknie dialogowym Akapit przejdź na zakładkę Wcięcia i odstępy. Aby zwiększyć odstęp przed lub za akapitem, w sekcji Odstępy wpisz odpowiednią wielkość odstępów w pola Przed i Po. Odstęp między wierszami jest definiowany przez zawartość pola Odstępy.

53

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.21.

Okno dialogowe Akapit

Wstawianie symboli W wielu prawniczych, informatycznych i innych specjalistycznych tekstach pojawiają się znaki, które nie są widoczne na klawiaturze. Aby wstawić takie znaki do tekstu, możesz skorzystać z listy Symbol sekcji Symbole w zakładce Wstawianie. Ustaw kursor w miejscu, w którym znak ma zostać umieszczony, i rozwiń listę Symbol. Jeśli symbol, który chcesz wstawić, nie jest widoczny na liście, kliknij opcję Więcej symboli. Pojawi się okno dialogowe Symbol przedstawione na rysunku 2.22. Na zakładce Symbol wybierz odpowiednią czcionkę. Pojawi się lista symboli dostępnych dla wybranego kroju czcionki, którą możesz przewijać, korzystając z paska przewijania znajdującego się po prawej stronie. Aby wybrać interesujący Cię symbol, dwukrotnie go kliknij lub naciśnij przycisk Wstaw. Możesz wybierać spośród różnych alfabetów i stylów, znaków matematycznych i symboli graficznych.

54

Edycja dokumentów

Rysunek 2.22.

Okno dialogowe Symbol

Zakładka Znaki specjalne zawiera inne znaki tekstowe i odpowiadające im skróty klawiszy (rysunek 2.23). Jeśli jakiś symbol często pojawia się w tekście, możesz przypisać mu skrót klawiaturowy i wstawiać go w ten sposób, bez konieczności wywoływania okna dialogowego Symbol. W tym celu należy po wybraniu symbolu z listy kliknąć przycisk Klawisz skrótu. Pojawi się okno dialogowe Dostosowywanie klawiatury. W polu Naciśnij nowy klawisz skrótu możesz zdefiniować skrót klawiaturowy związany z danym symbolem. Pamiętaj jednak, aby nie przypisać skrótu, który jest już związany w programie Word z inną operacją. Uważaj również, aby nie przypisać tego samego skrótu klawiaturowego dwóm różnym symbolom. Symbole, tak jak litery, można powiększać przez zmianę wielkości czcionki czy też zmieniać ich kolor. Przykładowe symbole, których możesz użyć, to: ∏ ∑ ♠♪. Należy również pamiętać, że program Word automatycznie zastępuje niektóre kombinacje klawiszy symbolami. Na przykład po wpisaniu znaków --> są one zastępowane znakiem .

55

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.23.

Zakładka Znaki specjalne okna dialogowego Symbol

Znaki podziału Zakładka Wstawianie umożliwia wstawianie do dokumentu różnego rodzaju obiektów. Za pomocą sekcji Strony możesz wstawić znak podziału strony (kliknięcie opcji Podział strony). Automatycznie podział strony jest wykonywany przez program, który samodzielnie decyduje o podzieleniu strony w danym miejscu. Możesz wymusić podzielenie strony we wskazanym miejscu kliknięciem opcji Podział strony w sekcji Strony. Jeśli podział strony zostanie wymuszony, to — niezależnie od wielkości czcionki czy stopnia zapełnienia strony — nowa strona będzie się rozpoczynała we wskazanym miejscu.

Zasady efektywnej edycji tekstu Tylko połowa czasu, który spędzasz przy klawiaturze, jest przeznaczona na pisanie. Druga połowa jest spędzana na edycji napisanego tekstu. Jeśli weźmiesz sobie do serca przedstawione poniżej przykazania, czas przeznaczany na edycję tekstu może zostać skrócony nawet do jednej czwartej całego czasu poświęconego na tworzenie dokumentu.

56

Edycja dokumentów

Najpierw napisz tekst, a później zajmuj się jego formatowaniem Zacznij od stworzenia pierwotnej wersji dokumentu, zanim przejdziesz do formatowania tekstu i zajmowania się układem strony. Edycja tekstu po tym, jak został on wciśnięty w kolumny, otoczony ramkami i posiekany w tabele, jest niezwykle trudna. Zacznij od napisania czystego tekstu, a oszczędzisz sobie problemów z dostosowywaniem się do istniejącego formatowania, gdyż jest to równie wygodne jak pisanie z jedną ręką na plecach.

Poznaj metody zaznaczania, kopiowania i przenoszenia tekstu Wiele zadań związanych z edycją dokumentów wymaga kopiowania i przenoszenia tekstu. A podstawą kopiowania i przenoszenia jest oczywiście zaznaczanie odpowiedniego fragmentu tekstu. Dlatego zapoznanie się z potrzebnymi do tego celu skrótami klawiaturowymi z pewnością pozwoli Ci zaoszczędzić czas.

Naucz się korzystać z funkcji cofania i powtarzania poleceń Wcześniej w tym rozdziale znajdziesz informacje opisujące, jak korzystać z tych funkcji oraz dlaczego są one takie wygodne. Zamiast przeklinać, gdy popełnisz błąd podczas edycji lub formatowania, kliknij ikonę Cofnij i będziesz mieć problem z głowy. A okazji do użycia funkcji Powtórz jest wiele. Po pewnym czasie korzystanie z tych funkcji tak wejdzie Ci w nawyk, że trudno Ci będzie wyobrazić sobie życie bez nich.

Naucz się korygować błędy w wielkości liter Niewiele jest łatwiejszych do wykonania czynności niż zaznaczenie tekstu i naciśnięcie kombinacji klawiszy Shift+F3, a to wszystko, czego potrzeba do korygowania problemów z wielkością liter.

Zaprzyjaźnij się z poleceniami zakładki Widok Opcje Nowe okno i Podziel dostępne w sekcji Okno zakładki Widok mogą być niezwykle przydatne podczas edycji dokumentu. Wybierz opcję Nowe okno, aby równolegle pracować w dwóch różnych miejscach dokumentu bez konieczności nieustannego przewijania jednego okna. Wybierz opcję Podziel, aby umieścić na ekranie jednocześnie dwie różne części tego samego dokumentu.

Dobierz odpowiedni widok i powiększenie Przyzwyczaj się do przełączania widoków i częstej zmiany ustawień powiększenia okna. W zależności od zadania, które masz wykonać, niektóre widoki będą Ci lepiej służyły niż inne.

57

ABC Word 2016 PL

Naucz się szybko przemieszczać wewnątrz dokumentu Naucz się korzystać ze skrótów klawiaturowych, pasków przewijania, polecenia Przejdź do, zakładek i mapy dokumentu. Przeanalizuj każdy ze sposobów i odszukaj te, które najbardziej Ci odpowiadają.

W początkowej fazie dobierz czcionkę, którą łatwo jest odczytać Podczas tworzenia dokumentu, gdy często musisz czytać to, co zostało napisane, dopisywać i usuwać fragmenty tekstu, wybierz czcionkę, którą łatwo odczytać na ekranie komputera. Najpopularniejsze kroje czcionek to Courier New, Times New Roman i Arial.

Naucz się korzystać z Autotekstu i poleceń Autokorekty Niektóre nazwy i słowa będziesz wpisywać bardzo często — na przykład swoje nazwisko i adres. Z pewnością w branży, dla której tworzysz dokumenty, jest również spora grupa słów bardzo często powtarzających się w tekstach. Aby oszczędzić czas potrzebny na ich nieustanne wpisywanie, możesz pozwolić wykonać za Ciebie pracę poleceniom Autokorekty i Autotekstu.

Numerowanie stron Inną opcją dostępną na zakładce Wstawianie w sekcji Nagłówek i stopka jest opcja Numer strony, która pozwala na wstawianie numerów stron w wybranym miejscu strony dokumentu. Strony są wtedy automatycznie numerowane przez program — numery stron są wstawiane do nagłówka lub stopki, u góry lub u dołu strony. W nowej wersji programu Word numerowanie stron jest dostępne w postaci projektów. Aby wybrać jeden z projektów numerowania stron: 1. Kliknij przycisk Numer strony w sekcji Nagłówek i stopka zakładki Wstawianie. 2. Kliknij opcję Góra strony, Dół strony lub Marginesy strony, zależnie od tego, gdzie chcesz umieścić numery stron w dokumencie. 3. Wybierz projekt numerowania stron z galerii projektów (rysunek 2.24).

Formatowanie numerów stron Po dodaniu numerów stron można zmienić ich wygląd w taki sam sposób, jak pozostałego tekstu nagłówka lub stopki. Istnieje możliwość zmodyfikowania formatu numeru strony, czcionki oraz jej rozmiaru.

58

Edycja dokumentów

Rysunek 2.24. Galeria projektów numerowania stron

Aby zmienić format numerowania stron: 1. Kliknij dwukrotnie nagłówek lub stopkę jednej ze stron dokumentu. 2. W sekcji Nagłówek i stopka na zakładce Wstawianie kliknij przycisk Numer strony, a następnie kliknij polecenie Formatuj numery stron. W polu Format numeracji kliknij styl numeracji (rysunek 2.25), a następnie kliknij przycisk OK. Oprócz formatu numerowania możesz również zmienić czcionkę i rozmiar numerów stron. W tym celu: 1. Kliknij dwukrotnie nagłówek, stopkę lub marginesy jednej ze stron dokumentu. 2. Zaznacz numer strony.

59

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.25. Okno dialogowe Format numeru strony pojawia się po wybraniu polecenia Formatuj numery stron

3. Na minipasku narzędzi wyświetlanym nad zaznaczonym numerem strony wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby zmienić czcionkę, kliknij nazwę czcionki w polu.  Aby zmienić rozmiar czcionki, wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby powiększyć tekst, kliknij przycisk Zwiększ czcionkę. Możesz także nacisnąć klawisze Ctrl+Shift+>.  Aby pomniejszyć tekst, kliknij przycisk Zmniejsz czcionkę. Możesz także nacisnąć klawisze Ctrl+Shift+<. Możesz także określić rozmiar czcionki na zakładce Narzędzia główne w sekcji Czcionka.

Numerowanie stron, począwszy od numeru innego niż 1 Jeśli kilka dokumentów jest traktowanych jako całość, to aby zachować ciągłość numeracji, można w kolejnych dokumentach stosować numer strony początkowej inny niż 1. Na przykład pierwszy dokument może zawierać strony o numerach 1 – 17, drugi o numerach 18 – 35, a trzeci o numerach 36 – 54. 1. Jeśli dokument jest podzielony na sekcje, to kliknij sekcję, w której chcesz zmienić początkowy numer strony. 2. Następnie przejdź na zakładkę Wstawianie i kliknij przycisk Numer strony w sekcji Nagłówek i stopka. Z listy, która się pojawi, wybierz polecenie Formatuj numery stron. 3. Pojawi się okno Format numeru strony, w którym w polu Rozpocznij od wpisz odpowiednią liczbę.

60

Edycja dokumentów

Może się okazać, że w podzielonym na sekcje dokumencie zechcesz osobno numerować każdą z nich. Na przykład rozdział pierwszy będzie zawierał strony od 1 do 5, rozdział drugi strony od 1 do 8 itd. Można też ponumerować strony spisu treści, używając numeracji od I do IV, a resztę dokumentu — stosując numery od 1 do 10. Pamiętaj, że jeśli w sekcji, od której chcesz rozpocząć numerowanie stron, nie ma znaku podziału sekcji, to musisz go tam wstawić. Kliknij sekcję lub zaznacz kilka sekcji, w których chcesz rozpocząć numerowanie stron od nowa. Wybierz opcję Numery strony w sekcji Nagłówek i stopka zakładki Wstawianie i kliknij przycisk Formatuj numer strony. W polu Rozpocznij od wpisz liczbę 1.

Usuwanie numerów stron Program Word 2016 automatycznie usuwa numery stron w dokumencie po kliknięciu przycisku Usuń numery stron. Aby usunąć numery stron z dokumentu: 1. Na zakładce Wstawianie w sekcji Nagłówek i stopka kliknij przycisk Numer strony. 2. Kliknij przycisk Usuń numery stron. Pamiętaj, że numery stron zostaną automatycznie usunięte z całego dokumentu. Aby usunąć numery stron jedynie we fragmencie dokumentu, podziel dokument na sekcje i przerwij łącza pomiędzy nimi. Może się również zdarzyć, że dla pierwszej strony lub dla stron parzystych i nieparzystych utworzono inne nagłówki lub stopki. W takim wypadku należy usunąć numery stron z każdego typu nagłówka osobno.

Data i godzina Do dokumentu można wstawić określoną lub bieżącą datę i godzinę. Może to być data i godzina utworzenia, ostatniego drukowania lub zapisania dokumentu. W tym celu: 1. Kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić datę lub godzinę, i na zakładce Wstawianie w sekcji Tekst kliknij przycisk Data i godzina (rysunek 2.26). 2. W polu Formaty dat w oknie Data i godzina kliknij odpowiedni format daty i godziny — na przykład 2010-12-22 21:45 lub 22 grudnia 2008. 3. Kliknij przycisk OK, aby umieścić pole w dokumencie.

61

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.26.

Sekcja Tekst zakładki Wstawianie zawiera między innymi przycisk Data i godzina pozwalający w prosty sposób umieścić w dokumencie datę i godzinę

Obiekty graficzne Program Word 2016 umożliwia wstawianie i tworzenie elementów graficznych. Aby bliżej się z nimi zapoznać, należy przejść na zakładkę Wstawianie i użyć jednego z przycisków sekcji Ilustracje (rysunek 2.27).

Rysunek 2.27. Sekcja Ilustracje zakładki Wstawianie

Kształty Kształty to przygotowanie przez twórców programu Word figury i elementy graficzne, które użytkownik może umieścić w dokumencie, jednocześnie uatrakcyjniając jego wygląd. Kształty są dostępne po kliknięciu ikony Kształty w sekcji Ilustracje na zakładce Wstawianie. Pojawi się lista typów i rodzajów auto-kształtów, jak pokazano na rysunku 2.28. Zaznacz obiekt, który chcesz wstawić do dokumentu, i kliknij lewym przyciskiem myszy w miejscu, w którym obrazek ma zostać umieszczony. Na kształtach można przeprowadzać takie operacje jak zmiana rozmiaru, obracanie, przerzucanie, kolorowanie i łączenie w kształty bardziej złożone. Wiele kształtów zawiera uchwyty dopasowywania umożliwiające zmianę ich najbardziej charakterystycznych cech (możesz na przykład zmienić rozmiar grotu strzałki).

62

Edycja dokumentów

Rysunek 2.28. Lista dostępnych do wstawienia kształtów

Kształty są podzielone na kilka kategorii: linie, kształty podstawowe, strzałki blokowe, elementy schematów blokowych, objaśnienia oraz gwiazdy i transparenty. Do kształtów można dodawać tekst, który staje się następnie częścią kształtu. Jeśli kształt zostanie obrócony lub przerzucony, to samo stanie się z tekstem. Aby dodać tekst do kształtu, kliknij prawym przyciskiem myszy kształt, do którego chcesz dodać tekst, kliknij polecenie Dodaj tekst, a następnie wpisz odpowiedni tekst (rysunek 2.29). Wewnątrz kształtu możesz umieszczać nie tylko tekst, ale też nawet listę numerowaną lub punktowaną. W tym celu: 1. Zaznacz w kształcie tekst, do którego chcesz dodać punktory lub numerowanie. 2. Na zakładce Narzędzia główne w sekcji Akapit wykonaj następujące czynności:  Aby dodać punktory, kliknij strzałkę obok przycisku Punktory, a następnie wybierz odpowiednie opcje.  Aby dodać numerowanie, kliknij strzałkę obok przycisku Numerowanie, a następnie wybierz odpowiednie opcje.

63

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.29. Aby dodać tekst do kształtu, wystarczyć kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu polecenie Dodaj tekst

Więcej informacji na temat list numerowanych i punktowanych znajdziesz w rozdziale 3. Do kształtu możesz również dodać tzw. szybki styl. Szybkie style są kombinacjami różnych opcji formatowania wyświetlanymi jako miniatury w galerii szybkich stylów w sekcji Style kształtów. Po przesunięciu wskaźnika na miniaturę szybkiego stylu można zobaczyć, w jaki sposób dany styl kształtu (czyli szybki styl) wpłynie na kształt. Aby dodać szybki styl do kształtu: 1. Kliknij kształt, do którego chcesz zastosować nowy lub inny szybki styl. 2. Na zakładce Formatowanie w sekcji Style kształtów (rysunek 2.30) kliknij odpowiedni szybki styl.

Rysunek 2.30. Sekcja Style kształtów zakładki Formatowanie Wygląd kształtu można również zmienić przez dodanie wypełnienia lub efektów, takich jak cienie, poświaty, odbicia, krawędzie wygładzone, skosy i obroty trójwymiarowe (3-W).

64

Edycja dokumentów

Wypełnienie to wnętrze kształtu. Zmieniając kolor wypełnienia kształtu, można także dodać do wypełnienia teksturę, obraz lub gradient. Gradient to stopniowa zmiana kolorów i odcieni (zazwyczaj stopniowe przechodzenie jednego koloru w inny lub jednego odcienia w inny odcień tego samego koloru) (rysunek 2.31). Zmiana koloru wypełnienia kształtu wpływa tylko na wnętrze lub wierzchnią stronę kształtu. Innym ewentualnie dodanym efektom, takim jak cień, należy kolor zmienić osobno. Efekt 3-W nadaje kształtowi głębię. Do kształtu można dodać wbudowane połączenie efektów 3-W lub pojedyncze efekty.

Rysunek 2.31.

Wypełnienie kształtu kolorem oraz gradientem

Aby dodać lub zmienić wypełnienie kształtu: 1. Kliknij kształt, do którego chcesz dodać wypełnienie. 2. Na zakładce Formatowanie w sekcji Style kształtów kliknij strzałkę obok przycisku Wypełnienie kształtu, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:

65

ABC Word 2016 PL

 Aby dodać lub zmienić kolor wypełnienia, kliknij odpowiedni kolor (aby wybrać brak koloru, kliknij polecenie Brak wypełnienia). Aby zmienić kolor na taki, którego nie ma wśród kolorów motywu, kliknij polecenie Więcej kolorów wypełnienia, a następnie kliknij odpowiedni kolor na zakładce Standardowy lub utwórz własny kolor na zakładce Niestandardowy. Kolory niestandardowe i kolory na zakładce Standardowy nie będą aktualizowane, jeśli motyw dokumentu zostanie później zmieniony.  Aby dodać lub zmienić obraz wypełnienia, kliknij przycisk Obraz, odszukaj folder zawierający obraz, którego chcesz użyć, kliknij plik obrazu, a następnie kliknij przycisk Wstaw.  Aby dodać lub zmienić gradient wypełnienia, wskaż polecenie Gradient, a następnie kliknij odpowiednią odmianę gradientu. Możesz dostosować gradient, klikając polecenie Więcej gradientów, a następnie wybierając odpowiednie opcje.  Aby dodać lub zmienić teksturę wypełnienia, wskaż polecenie Tekstura, a następnie kliknij odpowiednią teksturę. Możesz dostosować teksturę, klikając polecenie Więcej tekstur, a następnie wybierając odpowiednie opcje.  Aby dodać lub zmienić deseń, kliknij przycisk Deseń, a następnie kliknij odpowiednie opcje.  Aby dodać to samo wypełnienie do wielu kształtów, kliknij pierwszy kształt, a następnie naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl, jednocześnie klikając inne kształty. Jeśli chcesz dodać lub zmienić efekt kształtu: 1. Kliknij kształt, do którego chcesz dodać efekt. 2. W sekcji Narzędzia do rysowania na zakładce Formatowanie wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby dodać lub zmienić cień, w sekcji Efekty cienia kliknij strzałkę obok przycisku Efekty cienia (rysunek 2.32), a następnie wybierz odpowiedni cień.  Aby dostosować kolor cienia, wskaż polecenie Kolor cienia, a następnie kliknij odpowiedni kolor.  Aby dodać lub zmienić efekt 3-W, w grupie Efekty 3-W kliknij jeden z przycisków Obrót 3-W.

66

Edycja dokumentów

Rysunek 2.32. Opcje dostępne na liście Efekty kształtów w zakładce Formatowanie

WordArt WordArt pozwala na umieszczanie w dokumencie ozdobnego tekstu. Style tekstu można dodawać do dokumentów pakietu Microsoft Office 2016 w celu uzyskania efektu dekoracyjnego, takiego jak cień lub odbicie tekstu. Aby dodać do dokumentu obiekt WordArt: 1. Wpisz i zaznacz tekst, który ma zostać zamieniony na obiekt typu WordArt. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tekst kliknij przycisk WordArt, a następnie kliknij styl tekstu WordArt, który chcesz zastosować (rysunek 2.33). Wygląd tekstu lub obiektu WordArt można zmodyfikować, zmieniając jego wypełnienie lub kontur albo dodając efekty, takie jak cienie, odbicia, poświaty albo trójwymiarowe (3-W) obroty lub skosy. Wypełnienie to wewnętrzny obszar liter

67

ABC Word 2016 PL

Rysunek 2.33.

Lista dostępnych stylów WordArt

w tekście obiektu WordArt. Zmieniając kolor wypełnienia, można również dodać do niego teksturę, obraz lub gradient. Kontur to zewnętrzne obramowanie każdego znaku w tekście lub obiekcie WordArt. Zmieniając kontur tekstu, można również dostosować kolor, grubość i styl linii. Aby dodać lub zmienić wypełnienie tekstu obiektu WordArt: 1. Kliknij obiekt WordArt, do którego chcesz dodać wypełnienie. 2. Na zakładce Formatowanie w obszarze Narzędzia tekstu WordArt w grupie Style tekstu WordArt (rysunek 2.34) możesz wykonać następujące zadania:

Rysunek 2.34.

Sekcja Style WordArt zakładki Formatowanie

 Kliknij przycisk Wypełnienie kształtu, aby określić kolor wypełnienia tekstu. Możesz zdecydować się na jednolity kolor lub wypełnienie gradientowe. Aby nie wybierać żadnego koloru, kliknij polecenie Brak wypełnienia.

68

Edycja dokumentów

Po kliknięciu polecenia Brak wypełnienia tekst nie będzie widoczny, jeśli wcześniej nie dodano do niego konturu.  Korzystając z przycisku Kontury tekstu możesz określić kolor obrysu, który może być jednolitym kolorem lub gradientem. Możesz również zrezygnować z obrysu.

Obrazy online Obrazy online to zbiór przygotowanych przez twórców programu Word grafik, które powalają zwiększyć atrakcyjność i czytelność tworzonych dokumentów. Wstawienie obiektu obrazu jest możliwe po kliknięciu w sekcji Ilustracje zakładki Wstawianie przycisku Obrazy online. Pojawi się okno dialogowe pozwalające przeszukiwać dostępną galerię obrazów (rysunek 2.35).

Rysunek 2.35.

Wyszukiwanie obrazu w galerii obrazów online

Obiekty graficzne z innych plików Użytkownik nie jest ograniczony do korzystania w dokumentach programu Word 2016 tylko z obrazów pobranych z galerii dostępnych przez wyszukiwanie obrazów online. Może również umieszczać w swoim dokumencie obiekty graficzne znajdujące się w plikach zewnętrznych, jak fotografie i obrazy. W tym celu należy

69

ABC Word 2016 PL

kliknąć przycisk Obraz w sekcji Ilustracje zakładki Wstawianie. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie obrazu, przedstawione na rysunku 2.36. W dostępnym w systemie zbiorze plików możesz wybrać odpowiedni obrazek i — klikając przycisk Wstaw — umieścić go w dokumencie.

Rysunek 2.36.

70

Okno dialogowe Wstawianie obrazu

3 PRACA Z TEKSTEM O

prócz prostych funkcji edycji tekstu opisanych w rozdziale 2. program Word 2016 posiada również bardziej złożone funkcje. Możesz między innymi tworzyć listy punktowane, kolumny, obramowania dla tekstu oraz odwołania, jak przypisy dolne, przypisy końcowe i odsyłacze.

Listy punktowane i numerowane W programie Word 2016 jest możliwe szybkie dodanie punktorów lub numerów do istniejących wierszy tekstu, a także automatyczne tworzenie list podczas pisania. Jeśli akapit zostanie rozpoczęty znakiem gwiazdki lub numerem 1, program domyślnie rozpozna próbę rozpoczęcia listy punktowanej lub numerowanej. Aby uniknąć zamiany tekstu na listę, kliknij wyświetlony przycisk Opcje Autokorekty.

ABC Word 2016 PL

Jeśli punktory i numeracja nie rozpoczynają się automatycznie, przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. Przejdź na zakładkę Sprawdzanie i kliknij przycisk Opcje Autokorekty. W oknie Autokorekta (rysunek 3.1) przejdź na zakładkę Autoformatowanie podczas pisania i w sekcji Zastosuj podczas pisania zaznacz pola wyboru Listy punktowane automatycznie i Listy numerowane automatycznie.

Rysunek 3.1.

W oknie Autokorekta możesz zaznaczyć opcje automatycznego tworzenia list

Aby dodać punktory lub numerację do listy, zaznacz element, do którego chcesz dodać punktory lub numerację, i na zakładce Narzędzia główne w grupie Akapit kliknij przycisk Punktory lub Numerowanie (rysunek 3.2).

72

Praca z tekstem

Rysunek 3.2.

Przyciski Punktory, Numerowanie i Lista wielopoziomowa w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne

Całą listę można przenieść w lewo lub w prawo. W tym celu należy kliknąć punktor lub numer na liście i przeciągnąć go w nowe miejsce. Podczas przeciągania jest przenoszona cała lista. Poziomy numerowania nie są zmieniane. Istnieje możliwość zwiększenia odstępów pomiędzy elementami listy. W tym celu: 1. Na zakładce Narzędzia główne w sekcji Style kliknij strzałkę obok nazwy grupy, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy styl akapitu listy. Kliknij polecenie Modyfikuj (rysunek 3.3).

Rysunek 3.3. Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy nazwy stylu w panelu Style pojawia się menu kontekstowe, z którego możesz wybrać polecenie Modyfikuj

2. W oknie dialogowym Modyfikowanie stylu kliknij przycisk Formatuj (rysunek 3.4). 3. Z listy wybierz opcję Akapit. W oknie dialogowym Akapit w sekcji Odstępy usuń zaznaczenie pola wyboru Nie dodawaj odstępu między akapitami o takim samym stylu (rysunek 3.5).

73

ABC Word 2016 PL

Rysunek 3.4.

Kliknięcie przycisku Formatuj w oknie dialogowym Modyfikowanie stylu powoduje wyświetlenie listy elementów stylu, które użytkownik może formatować

Istniejącą listę można przekształcić w listę wielopoziomową, zmieniając hierarchiczne poziomy jej elementów. W tym celu kliknij dowolny element, który chcesz przenieść na inny poziom, i na zakładce Narzędzia główne w grupie Akapit kliknij strzałkę obok przycisku Punktory lub Numerowanie, kliknij polecenie Zmień poziom listy, a następnie kliknij odpowiedni poziom.

74

Praca z tekstem

Jeśli chcesz samodzielnie zdefiniować odstępy między elementami listy, w oknie dialogowym Akapit usuń zaznaczenie z pola wyboru Nie dodawaj odstępu między akapitami o takim samym stylu

Rysunek 3.5.

Listy numerowane konspektu Listy numerowane konspektu mogą posiadać do dziewięciu poziomów numerowania. Przykładowa lista konspektu będzie miała następującą postać: 1. Pierwszy punkt a) Podpunkt 1 i. Podpunkt podpunktu 1 ii. Drugi podpunkt podpunktu 1 b) Podpunkt 2 2. Drugi punkt 3. Trzeci punkt

75

ABC Word 2016 PL

Aby utworzyć taką listę: 1. Kliknij przycisk Lista wielopoziomowa w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne i wybierz interesujący Cię format listy. 2. Wpisz listę, naciskając klawisz Enter na końcu każdego elementu. 3. Aby umieścić element na odpowiednim poziomie numerowania, kliknij w dowolnym miejscu wybranego elementu, a następnie kliknij przycisk Zmniejsz wcięcie lub Zwiększ wcięcie (rysunek 3.6).

Rysunek 3.6.

Przyciski Zmniejsz wcięcie i Zwiększ wcięcie znajdują się w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne

Poziom numerowania można zmieniać w trakcie wprowadzania listy. Po rozpoczęciu nowego akapitu listy numerowanej konspektu naciśnij klawisz Tab, aby umieścić element na niższym poziomie numerowania. Aby przenieść element na wyższy poziom numerowania, naciśnij kombinację klawiszy Shift+Tab i wpisz element listy. Dla każdego poziomu numerowania jest możliwa zmiana formatu numerowania, wypunktowania oraz tekstu elementów listy.

Numerowanie nagłówków utworzonych za pomocą wbudowanych stylów nagłówków Jeżeli do formatowania nagłówków dokumentu są stosowane wbudowane style nagłówków, jest możliwe automaty zne numerowanie nagłówków w dowolnym formacie numerowania. W tym celu kliknij przycisk Numerowanie w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne i z listy rozwijanej, która się pojawi, wybierz opcję Definiuj nowy format numeracji. Następnie należy wybrać odpowiednie opcje w oknie dialogowym Definiowanie nowego formatu numeracji (rysunek 3.7). Aby przenieść nagłówek na niższy poziom numerowania, zaznacz go i kliknij przycisk Zwiększ wcięcie lub naciśnij klawisz Tab. Przeniesienie nagłówka na wyższy poziom numerowania wymaga zaznaczenia go i kliknięcia przycisku Zmniejsz wcięcie lub naciśnięcia kombinacji klawiszy Shift+Tab.

76

Praca z tekstem

Rysunek 3.7. Okno dialogowe Definiowanie nowego formatu numeracji

Numerowanie nagłówków utworzonych za pomocą stylów niestandardowych Tworząc listę numerowaną lub punktowaną, można zastosować specjalne formatowanie do początkowej frazy każdego z jej elementów.  Nowe funkcje. Word 2016 jest wyposażony w wiele nowych funkcji.  Nowe możliwości. Word 2016 ma więcej możliwości niż kiedykolwiek

wcześniej.  Uniwersalny dostęp do danych. Word 2016 może korzystać z modelu

uniwersalnego dostępu do danych. Aby włączyć funkcję automatycznego formatowania początkowych fraz elementów listy, należy przejść na zakładkę Plik, a następnie kliknąć przycisk Opcje. Przejdź na zakładkę Sprawdzanie, a następnie w sekcji Opcje Autokorekty kliknij przycisk Opcje Autokorekty. W oknie, które się pojawi, przejdź na zakładkę Autoformatowanie podczas pisania. Należy zaznaczyć pole wyboru Formatuj początkowy element listy według poprzedniego. Jeśli pole wyboru jest zaznaczone i program Word stwierdzi, że do formatowania początkowej frazy elementu listy użyto specjalnego stylu, początkowym frazom kolejnych elementów listy zostanie nadany

77

ABC Word 2016 PL

analogiczny format. Początkowa fraza jest oddzielona od reszty tekstu elementu listy znakiem interpunkcyjnym. Tekst znajdujący się za tym znakiem ma format standardowy.

Numerowanie elementów w tekście akapitu W akapicie kliknij przed pierwszym elementem, od którego chcesz rozpocząć numerowanie. Przejdź na zakładkę Wstawianie i w sekcji Tekst kliknij przycisk Szybkie części. Z listy, która się pojawi, wybierz opcję Pole (rysunek 3.8). W polu Kategorie kliknij element Wszystkie lub Numerowanie. Następnie w polu Nazwy pól dwukrotnie kliknij element ListNum. Kliknij w akapicie przed następnym elementem, któremu chcesz nadać kolejny numer. Powtarzaj opisane kroki dla kolejnych elementów.

Rysunek 3.8.

Okno dialogowe Pole

Jeśli chcesz przyspieszyć proces, możesz utworzyć odpowiedni przycisk na pasku narzędzi Szybki dostęp. Umożliwi on szybkie wstawianie pola ListNum. W tym celu: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. 2. W oknie Opcje programu Word kliknij przycisk Dostosowywanie Wstążki (rysunek 3.9). 3. Z listy Wybierz polecenia z wybierz opcję Wszystkie polecenia, a następnie wybierz z listy opcję Wstaw pole ListNum i kliknij przycisk Dodaj. Polecenie wstawiania pola ListNum zostanie dodane do paska narzędzi Szybki dostęp.

78

Praca z tekstem

Rysunek 3.9.

Sekcja Dostosowywanie Wstążki i skrótów klawiaturowych okna dialogowego Opcje programu Word

Aby zmienić format numerowania (na przykład z (1) na (a)), należy zaznaczyć wynik pola ListNum, a następnie w celu wyboru odpowiedniego formatu listy kliknąć przycisk Zwiększ wcięcie lub Zmniejsz wcięcie. Przełączanie wyświetlania kodów pól i wyników pól jest uzyskiwane przez kliknięcie odpowiedniego pola i naciśnięcie kombinacji klawiszy Shift+F9. Instrukcje pól są umieszczone pomiędzy znakami pól ({}), na przykład {LISTNUM}. Należy dbać o to, by znaki cudzysłowów lub inne instrukcje pól nie były usuwane lub przenoszone. Aby natomiast ukryć kody wszystkich pól w dokumencie, należy nacisnąć kombinację klawiszy Alt+F9.

Tworzenie pustych list numerowanych Jak pewnie miałeś już okazję się przekonać, funkcja automatycznego tworzenia list numerowanych i punktowanych działa tylko wtedy, gdy na prawo od znaku numeracji lub punktora wpiszesz tekst akapitu. Oznacza to, że nie można stworzyć pustej listy złożonej z samych znaków numeracji lub punktorów, a następnie jej wypełnić. Jest jednak sposób, aby obejść to utrudnienie. Jeśli funkcja automatycznego tworzenia list numerowanych jest aktywna, wpisz znak numeracji lub punktor, naciśnij klawisz spacji lub Tab, wpisz znak x i naciśnij klawisz Enter.

79

ABC Word 2016 PL

Nowy element listy zostanie utworzony. Ponownie wpisz znak x. Jeżeli listę chcesz utworzyć za pomocą narzędzi dostępnych w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne, wpisz serię akapitów, z których każdy zawiera tylko znak x. Zaznacz te akapity, a następnie kliknij przycisk Punktory, Numeracja lub Lista wielopoziomowa. Po utworzeniu listy możesz usunąć znaki x, co da w efekcie pustą listę.

Style list wypunktowanych i numerowanych Wiele szablonów programu Word ma style zaprojektowane dla list wypunktowanych i numerowanych. Stosowanie tych stylów do zaznaczonych akapitów powoduje automatyczne dodawanie numerów i znaków wypunktowania, jak również stosowanie jednolitego formatu tekstu we wszystkich akapitach listy. Stylów tych należy używać zamiast przycisków Punktory, Numeracja lub Lista wielopoziomowa w wypadku, gdy:  Użytkownik pragnie, aby tekst listy miał określony format, na przykład

mniejszy rozmiar czcionki lub inny odstęp między wierszami. Na przykład w tekście o podwójnym odstępie między wierszami można uzyskać listy o pojedynczym odstępie między wierszami.  W długim dokumencie lub kilku dokumentach ważne jest jednolite

formatowanie tekstu. Po zmianie formatu listy można z łatwością uaktualnić wszystkie listy tego typu w dokumencie przez zmianę stylów list. Styl można stworzyć przez sformatowanie listy według uznania, a następnie zapisanie jej stylu. Można też utworzyć styl za pomocą okna dialogowego Style (rysunek 3.10). Aby otworzyć okno dialogowe Style, kliknij ikonę znajdującą się z prawej strony sekcji Style zakładki Narzędzia główne. W oknie Style kliknij znajdujący się w dolnej części przycisk Nowy styl. W oknie dialogowym Tworzenie nowego stylu na podstawie formatowania (rysunek 3.11) z listy rozwijalnej Typ stylu wybierz opcję Lista. Możesz również w sekcji Formatowanie kliknąć przycisk Numeracja (jeśli lista ma być numerowana) lub Punktory (jeśli lista ma być punktowana). Po ustawieniu oczekiwanych właściwości stylu kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić wprowadzone zmiany.

Punktory Aby wstawić punktor, należy wpisać jeden lub dwa zwykłe znaki. Program Word przekształci ten znak lub znaki w odpowiedni punktor. Jeśli tworzysz listę punktowaną, możesz użyć jako punktora dowolnego znaku z listy biblioteki punktorów pojawiającej się po kliknięciu strzałki umieszczonej obok przycisku Punktory (rysunek 3.12).

80

Praca z tekstem

Rysunek 3.10. Okno dialogowe Style

Rysunek 3.11.

Okno dialogowe Tworzenie nowego stylu na podstawie formatowania

81

ABC Word 2016 PL

Rysunek 3.12. Biblioteka punktorów

Jako punktora możesz też użyć dowolnego znaku dowolnej czcionki. W tym celu z listy pojawiającej się po kliknięciu strzałki obok przycisku Punktory wybierz polecenie Zdefiniuj nowy punktor. Pojawi się okno dialogowe Definiowanie nowego punktora (rysunek 3.13). Jako punktor może służyć dowolny znak. Może to być symbol (lista dostępnych symboli pojawi się po kliknięciu przycisku Symbol), obraz (okno wyboru obrazu pojawi się po kliknięciu przycisku Obraz) lub znak czcionki o wskazanych właściwościach (przycisk Czcionka). Po kliknięciu przycisku OK nowy punktor zostanie dodany do pierwszego akapitu listy oraz do Biblioteki punktorów. Aby zakończyć listę, naciśnij dwa razy klawisz Enter.

Rysunek 3.13. Okno Definiowanie nowego punktora pozwala stworzyć nowy znak punktora i dodać go do listy dostępnych punktorów

82

Praca z tekstem

Należy pamiętać, że punktor ma przyciągać uwagę czytelnika do tekstu, obok którego stoi, a nie do siebie samego. Nie stosuj zwariowanych punktorów, gdyż punktor, który przyciąga zbyt dużą uwagę, rozprasza czytelnika. Aby zastosować punktory graficzne, kliknij przycisk Obraz w oknie dialogowym Definiowanie nowego punktora. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie obrazu (rysunek 3.14). Wybierz źródło obrazu, a następnie wybierz punktor, który chcesz zastosować, i kliknij przycisk OK. Wybrany punktor zostanie użyty do zaznaczonych akapitów. Aby zaimportować plik graficzny, kliknij przycisk Importuj znajdujący się w oknie dialogowym Punktor obrazu. Zwróć uwagę, że przy próbie zaimportowania dużego pliku graficznego Word wyświetli komunikat o błędzie. Jako punktorów można używać tylko bardzo małych plików.

Rysunek 3.14.

Okno dialogowe Wstawianie obrazu

Po dodaniu do akapitu punktora obrazkowego nowe akapity będą korzystać z tego samego punktora. Aby zakończyć listę, naciśnij dwa razy klawisz Enter.

Usuwanie wypunktowania lub numerowania Aby szybko usunąć punktory lub numerację akapitu, zaznacz elementy, z których chcesz usunąć znaki wypunktowania lub numery. Kliknij przycisk Punktory, aby usunąć znaki wypunktowania, lub przycisk Numerowanie, aby usunąć numery.

83

ABC Word 2016 PL

Aby usunąć pojedynczy znak wypunktowania lub numer, kliknij między znakiem wypunktowania lub numerem a odpowiadającym mu tekstem i naciśnij klawisz Backspace. Aby usunąć wcięcie, naciśnij ponownie klawisz Backspace.

Przerwanie listy Jeśli chcesz na jakiś czas przerwać listę wypunktowaną lub numerowaną i powrócić do niej w dalszej części dokumentu, najprostszym sposobem będzie zaznaczenie elementów, z których chcesz usunąć znaki wypunktowania lub numerowania, i kliknięcie przycisku Punktory lub Numerowanie. Kolejność numerowania listy zostanie automatycznie dostosowana. Aby połączyć oddzielne listy numerowane w tym samym dokumencie, zaznacz element, od którego numerowanie ma być kontynuowane, i kliknij przycisk Numerowanie. Następnie kliknij przycisk Autokorekty i wybierz opcję Kontynuuj numerowanie (rysunek 3.15).

Rysunek 3.15.

Aby kontynuować przerwaną listę, kliknij na ikonie Autokorekty i wybierz opcję Kontynuuj numerowanie

Kolumny Dzięki kolumnom można w atrakcyjny sposób wyświetlić monotonny tekst. Podział na kolumny możesz zastosować przed lub po wpisaniu tekstu do dokumentu. Aby wprowadzić w dokumencie podział na kolumny, użyj przycisku Kolumny znajdującego się na zakładce Układ w sekcji Ustawienia strony. Aby sformatować wielokolumnowo cały dokument, przejdź na zakładkę Narzędzia główne i w sekcji Edytowanie kliknij przycisk Zaznacz oraz wybierz opcję Zaznacz wszystko. Aby sformatować jedynie fragment dokumentu, zaznacz tekst, którego formatowanie ma dotyczyć. Jeśli formatowanie ma dotyczyć sekcji dokumentu, kliknij gdziekolwiek wewnątrz danej sekcji lub zaznacz kilka sekcji.

84

Praca z tekstem

1. Kliknij przycisk Kolumny w sekcji Ustawienia strony zakładki Układ strony (rysunek 3.16).

Rysunek 3.16. Opcje dostępne po kliknięciu przycisku Kolumny

2. Z listy opcji wybierz liczbę kolumn. Masz do wyboru jeden z pięciu zdefiniowanych układów kolumn. Dwie ostatnie opcje tworzą strony z dwiema kolumnami o nierównych szerokościach. Możesz również kliknąć przycisk Więcej kolumn, co spowoduje pojawienie się okna Kolumny (rysunek 3.17).

Rysunek 3.17. Okno dialogowe Kolumny pozwalające dokładnie zdefiniować wygląd tworzonych w dokumencie kolumn

85

ABC Word 2016 PL

3. Standardowo jest zaznaczone pole wyboru Jednakowa szerokość kolumn. Aby utworzyć kolumny o różnych szerokościach, usuń zaznaczenie tego pola, a następnie w polu Szerokość zdefiniuj szerokość każdej z kolumn. W polu Odstępy podaj wartość określającą odstęp pomiędzy daną kolumną a kolumną z nią sąsiadującą. Sekcja Podgląd pokazuje przybliżony wygląd dokumentu z wybranym układem kolumn. 4. Istnieje możliwość oddzielenia kolumn linią pionową. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru Rozdzielone linią. Teraz pozostaje Ci tylko kliknąć przycisk OK. Rysunek 3.18 przedstawia przykładowy dokument podzielony na kolumny.

Rysunek 3.18.

Dokument podzielony na kolumny

Zmiana szerokości kolumn może być wykonywana przez podanie odpowiednich wartości w polach Szerokość okna Kolumny. Prostszym i natychmiastowym sposobem będzie przeciągnięcie znacznika szerokości kolumny znajdującego się na linijce poziomej (rysunek 3.19). Należy jednak pamiętać, że musisz przejść do widoku strony (w sekcji Widok dokumentu na zakładce Widok kliknij przycisk Układ wydruku).

Rysunek 3.19.

Możesz zmienić szerokość kolumny, przeciągając znacznik szerokości kolumny na linijce poziomej

Możesz zmienić liczbę kolumn już po ich utworzeniu. Jeśli chcesz to zrobić w całym dokumencie, zaznacz cały tekst, klikając przycisk Zaznacz w sekcji Edytowanie zakładki Narzędzia główne i wybierając polecenie Zaznacz wszystko, lub zaznacz jedynie ten fragment tekstu, którego zmiana ma dotyczyć. Kliknij przycisk Kolumny w sekcji Ustawienia strony zakładki Układ strony i wybierz nową liczbę kolumn.

86

Praca z tekstem

Jest również możliwe wymuszenie rozpoczęcia nowej kolumny. W tym celu musisz przejść do widoku Układ wydruku i kliknąć w miejscu, od którego masz zamiar rozpocząć nową kolumnę. W sekcji Ustawienia strony zakładki Układ strony kliknij przycisk Znaki podziału i z listy, która się pojawi, wybierz opcję Kolumna (rysunek 3.20). Tekst znajdujący się za znakiem wstawiania zostanie przeniesiony na początek następnej kolumny.

Rysunek 3.20. Lista opcji widoczna po kliknięciu przycisku Znaki podziału

Jeśli chcesz stworzyć nagłówek, który będzie przechodził przez wszystkie kolumny, przejdź do widoku Układ strony i zaznacz tekst nagłówka. Kliknij przycisk Kolumny i zaznacz jedną kolumnę.

Nagłówki i stopki Nagłówki i stopki to obszary górnych, dolnych i bocznych marginesów na każdej stronie dokumentu. Nagłówki i stopki składają się z tekstu lub obiektów graficznych — przykładowo z numeru strony, daty lub logo firmy — które to elementy są zwykle drukowane u góry lub u dołu każdej strony dokumentu.

87

ABC Word 2016 PL

Takie same nagłówek i stopkę można zastosować w całym dokumencie; można również stosować różne nagłówki i stopki w różnych częściach dokumentu. Na przykład można zastosować logo w nagłówku na pierwszej stronie, a następnie na kolejnych stronach umieścić w nim dodatkowo nazwę pliku dokumentu.

Tworzenie nagłówków i stopek Istnieje możliwość tworzenia nagłówków i stopek zawierających tekst lub obiekty graficzne — przykładowo mogą to być numery stron, data, logo firmy, tytuł dokumentu, nazwisko autora itp. Taki sam nagłówek i stopkę można zastosować w całym dokumencie, ale można również zastosować specjalny nagłówek i stopkę na pierwszej stronie dokumentu lub wcale nie umieszczać ani nagłówka, ani stopki na pierwszej stronie. Można również zastosować inny nagłówek lub stopkę na stronach parzystych i nieparzystych. Do dokumentu można wstawić wstępnie zdefiniowane nagłówki lub stopki, a następnie łatwo zmienić ich projekty. Można też utworzyć własne nagłówki i stopki, zawierające logo firmy i mające niestandardowy wygląd, i zapisać je jako nowe nagłówki i stopki w galerii. Aby wstawić jednakowy nagłówek lub stopkę w całym dokumencie: 1. Na zakładce Wstawianie w sekcji Nagłówek i stopka kliknij przycisk Nagłówek lub Stopka. 2. Kliknij żądany projekt nagłówka lub stopki (rysunek 3.21), a nagłówki lub stopki zostaną wstawione na wszystkich stronach dokumentu.

Można sformatować tekst nagłówka lub stopki, zaznaczając go i używając opcji formatowania dostępnych na minipasku narzędzi. Po wstawieniu nagłówka lub stopki możesz zmienić ich zawartość lub wygląd w dowolnym momencie pracy z dokumentem. W tym celu na zakładce Wstawianie w sekcji Nagłówek i stopka kliknij przycisk Nagłówek lub Stopka. Wprowadź zmiany w nagłówku lub stopce, zaznaczając tekst w celu przejrzenia go lub stosując opcje minipaska narzędzi w celu sformatowania tekstu. Możesz na przykład zmienić czcionkę, zastosować pogrubienie lub zmienić kolor czcionki.

88

Praca z tekstem

Rysunek 3.21. Galeria nagłówków dostępnych do wstawienia w dokumencie

Widok układu wydruku umożliwia szybkie przełączanie się między nagłówkiem bądź stopką a tekstem dokumentu. W tym celu wystarczy kliknąć dwukrotnie nieaktywny nagłówek (widoczny jako jasnoszary) lub stopkę albo nieaktywny (jasnoszary) tekst dokumentu.

89

ABC Word 2016 PL

Możesz wstawić do nagłówka lub stopki tekst albo grafikę, a tak zmodyfikowany nagłówek lub stopkę umieścić w galerii i używać w innych tworzonych dokumentach. W tym celu kliknij przycisk Nagłówek lub Stopka i z listy, która się pojawi, wybierz opcję Edytuj nagłówek lub Edytuj stopkę. Wstaw tekst lub grafikę. Aby zapisać utworzony nagłówek lub stopkę w galerii nagłówków lub stopek, zaznacz tekst bądź grafikę w nagłówku lub stopce, a następnie kliknij opcję Zapisz zaznaczenie jako nowy nagłówek lub Zapisz zaznaczenie jako nową stopkę. Jeśli chcesz usunąć nagłówek lub stopkę na pierwszej stronie dokumentu, na zakładce Układ strony kliknij przycisk otwierający okno dialogowe grupy Ustawienia strony, a następnie kliknij zakładkę Układ. Zaznacz pole wyboru Inne na pierwszej stronie w sekcji Nagłówki i stopki (rysunek 3.22).

Rysunek 3.22.

90

Okno dialogowe Układ strony z aktywną zakładką Układ, na której można zaznaczyć opcję umieszczania innego nagłówka i stopki na pierwszej stronie dokumentu

Praca z tekstem

Zaznaczenie na zakładce Układ pola wyboru Inne na stronach parzystych i nieparzystych umożliwia wstawienie na stronach parzystych i nieparzystych nagłówków i stopek przeznaczonych dla każdego z tych rodzajów stron.

Nagłówki i stopki w dokumencie zawierającym wiele sekcji W ramach dokumentu zawierającego wiele sekcji można wstawiać, modyfikować oraz usuwać nagłówki i stopki w poszczególnych sekcjach. Można również ustawić jeden nagłówek lub jedną stopkę dla wszystkich sekcji. Aby sprawdzić, czy dany dokument zawiera sekcje, należy kliknąć przycisk Wersja robocza na pasku stanu. Na zakładce Narzędzia główne w sekcji Edytowanie należy kliknąć przycisk Znajdź i wybrać opcję Przejdź do. Następnie należy kliknąć pozycję Sekcja i przycisk Następny w celu wyszukania w dokumencie ewentualnych podziałów sekcji.

Aby utworzyć podziały sekcji, należy kliknąć w dokumencie w miejscu, w którym ma zostać umieszczona sekcja, i na zakładce Układ strony w sekcji Ustawienia strony kliknąć przycisk Znaki podziału. Aby utworzyć inny nagłówek lub stopkę dla części dokumentu: 1. Kliknij w sekcji, dla której chcesz utworzyć inny nagłówek lub stopkę. 2. Na zakładce Wstawianie w sekcji Nagłówek i stopka kliknij przycisk Nagłówek lub Stopka. 3. Wybierz opcję Edytuj nagłówek lub Edytuj stopkę. 4. Na zakładce Narzędzia nagłówków i stopek (rysunek 3.23) w sekcji Nawigacja kliknij przycisk Połącz z poprzednim, aby przerwać połączenie między nagłówkiem i stopką w nowej sekcji i sekcji poprzedniej.

Rysunek 3.23.

Zakładka Narzędzia nagłówków i stopek

5. Zmień istniejący nagłówek lub istniejącą stopkę albo utwórz nowy nagłówek lub nową stopkę dla tej sekcji.

91

ABC Word 2016 PL

Jeśli chcesz zastosować takie same nagłówki i stopki we wszystkich sekcjach dokumentu: 1. Kliknij dwukrotnie nagłówek lub stopkę, które mają być takie same jak nagłówek lub stopka w poprzedniej sekcji. 2. Na zakładce Narzędzia nagłówków i stopek w sekcji Nawigacja kliknij przycisk Poprzedni lub Następny, aby przejść do nagłówka lub stopki, które chcesz zmienić. 3. Kliknij przycisk Połącz z poprzednim, aby ponownie połączyć nagłówek i stopkę w nowej sekcji z poprzednią sekcją. 4. W programie Office Word 2016 zostanie wyświetlony monit z pytaniem, czy ma nastąpić usunięcie nagłówka i stopki oraz połączenie z nagłówkiem i stopką z poprzedniej sekcji. Kliknij przycisk Tak. Można na przykład zamieszczać tytuł dokumentu na stronach nieparzystych, a tytuł bieżącego rozdziału na stronach parzystych. W tym celu: 1. Na zakładce Wstawianie w sekcji Nagłówek i stopka kliknij przycisk Nagłówek lub Stopka. 2. Kliknij przycisk Edytuj nagłówek lub Edytuj stopkę. 3. Na zakładce Narzędzia nagłówków i stopek w sekcji Opcje zaznacz pole wyboru Inne na stronach parzystych i nieparzystych. 4. Jeśli to konieczne, w sekcji Nawigacja kliknij przycisk Poprzedni lub Następny, aby przejść do obszaru parzystego lub nieparzystego nagłówka lub stopki. 5. W sekcji Nagłówek strony nieparzystej lub Stopka strony nieparzystej utwórz odpowiednio nagłówek lub stopkę dla stron nieparzystych, a w sekcji Nagłówek strony parzystej lub Stopka strony parzystej utwórz odpowiednio nagłówek lub stopkę dla stron parzystych.

Przypisy Przypisy dolne i końcowe służą do wyjaśniania i komentowania tekstu oraz do odsyłania do źródeł. W jednym dokumencie można umieszczać zarówno przypisy dolne, jak i końcowe — na przykład można użyć przypisów dolnych do zamieszczenia szczegółowych komentarzy, a przypisów końcowych do umieszczenia danych o materiałach źródłowych. Przypisy dolne, jak sama nazwa wskazuje, znajdują się w dolnej części strony, a przypisy końcowe są zazwyczaj umieszczane na końcu dokumentu.

92

Praca z tekstem

Zarówno przypisy dolne, jak i końcowe składają się z dwóch połączonych ze sobą części — ze znaku odsyłacza przypisu i odpowiadającego mu tekstu przypisu. Istnieje możliwość automatycznego numerowania przypisów oraz utworzenia przez użytkownika własnych znaków niestandardowych. Po dodaniu, usunięciu lub przeniesieniu przypisów, które zostały ponumerowanie automatycznie, znaki odsyłaczy przypisów zostaną ponumerowane ponownie. Długość tekstu umieszczonego w przypisie jest nieograniczona i podlega takiemu samemu formatowaniu jak każdy inny tekst w dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany wyglądu separatora przypisów (linii oddzielającej tekst dokumentu od tekstu przypisów). Aby wstawić przypis dolny lub końcowy: 1. W widoku układu wydruku kliknij w miejscu, w którym ma zostać wstawiony znacznik odwołania do przypisu. 2. Na zakładce Odwołania w sekcji Przypisy dolne kliknij przycisk Wstaw przypis dolny (aby szybko i automatycznie wykonać tę czynność, można użyć skrótu Alt+J) lub Wstaw przypis końcowy (rysunek 3.24).

Rysunek 3.24.

Sekcja Przypisy dolne zakładki Odwołania

3. Aby zmodyfikować format przypisów dolnych lub końcowych, kliknij przycisk Uruchom okno dialogowe Przypisy dolne (rysunek 3.25), a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:  W polu Format numeracji kliknij odpowiedni format.  Aby użyć niestandardowego znacznika w miejsce tradycyjnego formatu numeracji, kliknij przycisk Symbol obok pola Znacznik niestandardowy, a następnie wybierz znacznik spośród dostępnych symboli. 4. Kliknij przycisk Wstaw. 5. Wpisz tekst przypisu i kliknij dwukrotnie numer przypisu dolnego lub końcowego, aby powrócić do znacznika odwołania w dokumencie.

93

ABC Word 2016 PL

Rysunek 3.25. Okno dialogowe Przypis dolny i przypis końcowy

Aby wyświetlić przypis, należy umieścić wskaźnik na znaku odsyłacza przypisu w dokumencie. Tekst przypisu zostanie wyświetlony powyżej tego znaku. Aby wyświetlić tekst przypisu w okienku przypisów znajdującym się w dolnej części ekranu, należy dwukrotnie kliknąć odpowiedni znak odsyłacza przypisu. Po umieszczeniu wskaźnika myszy nad znacznikiem przypisu dolnego lub końcowego program wyświetli etykietę ekranową z tekstem tego przypisu. Numerowanie przypisów można rozpocząć ponownie na każdej stronie lub w każdej sekcji. Aby ponownie rozpocząć numerowanie przypisów dolnych lub końcowych: 1. Na zakładce Odwołania kliknij przycisk otwierający okno dialogowe Przypis dolny i przypis końcowy. 2. W polu listy rozwijanej Rozpocznij od kliknij pozycję 1. 3. W polu Numerowanie kliknij pozycję Rozpocznij nową sekcję lub Rozpocznij nową stronę. 4. Kliknij przycisk Zastosuj.

Przenoszenie, kopiowanie i usuwanie przypisów Przy przenoszeniu, kopiowaniu lub usuwaniu przypisu praca odbywa się ze znakiem odsyłacza przypisu w oknie dokumentu, a nie z tekstem w okienku przypisów. Po przeniesieniu, skopiowaniu lub usunięciu ponumerowanego automatycznie

94

Praca z tekstem

znaku odsyłacza przypisu przypisy są numerowane ponownie, według nowej kolejności. Aby przenieść lub skopiować dolny lub końcowy przypis, należy zaznaczyć w dokumencie znak odsyłacza przypisu i przeciągnąć ten znak w nowe miejsce (jeśli ma zostać przeniesiony) lub skopiować przez wciśnięcie klawisza Ctrl i przeciągnięcie znaku odsyłacza w nowe miejsce. Numerowanie przypisów zostanie odświeżone. Usuwanie przypisu polega na zaznaczeniu odsyłacza przypisu, który ma zostać usunięty, i naciśnięciu klawisza Delete.

Symbole jako znaczniki przypisów Okno Przypisy dolne i przypisy końcowe pozwala wybrać format numeracji przypisów oraz symbole dla ich znaczników. Należy pamiętać, że jeśli w dokumencie są wykorzystywane zarówno przypisy dolne, jak i końcowe, to powinny mieć one różny format, aby czytelnicy mogli je od siebie odróżnić. W takiej sytuacji przypisy dolne wykorzystują najczęściej symbole (na przykład *), a przypisy końcowe — liczby. Aby używać symboli, wybierz ostatnią opcję z listy rozwijalnej Format numeracji okna dialogowego Przypisy dolne i przypisy końcowe (rysunek 3.26). Jeśli wybierzesz symbole z listy rozwijalnej Numerowanie, to wybierz opcję Rozpocznij nową stronę. Możesz pominąć ten krok pod warunkiem, że dokument zawiera mniej niż dziesięć przypisów dolnych lub końcowych. Możesz także wybrać znacznik niestandardowy. W tym celu wpisz znak w polu Znacznik niestandardowy lub kliknij przycisk Symbol i w oknie dialogowym, które się pojawi, wybierz odpowiedni znak.

Rysunek 3.26.

Wybranie ostatniej pozycji z listy Format numeracji pozwala używać symboli jako znaczników przypisów

95

ABC Word 2016 PL

Bibliografia Bibliografia to zazwyczaj umieszczana na końcu dokumentu lista źródeł, które zostały użyte lub zacytowane podczas tworzenia dokumentu. W programie Word 2016 można automatycznie wygenerować bibliografię na podstawie informacji źródłowych, które zostały użyte w dokumencie. Za każdym razem, gdy jest tworzone nowe źródło, informacja o nim jest zapisywana na komputerze użytkownika, dzięki czemu jest możliwe odnalezienie i użycie każdego utworzonego źródła.

Dodawanie nowego cytatu Podczas dodawania nowego cytatu do dokumentu zostaje utworzone nowe źródło, które pojawi się w bibliografii. Aby dodać nowy cytat: 1. Na zakładce Odwołania w sekcji Cytaty i bibliografia kliknij strzałkę obok przycisku Styl (rysunek 3.27).

Rysunek 3.27.

Sekcja Cytaty i bibliografia zakładki Odwołania

2. Kliknij styl, który chcesz zastosować do cytatu i źródła, a następnie kliknij na końcu zdania lub frazy, która ma zostać zacytowana. 3. Na zakładce Odwołania w sekcji Cytaty i bibliografia kliknij przycisk Wstaw cytat i wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby dodać informacje o źródle, kliknij polecenie Dodaj nowe źródło.  Aby dodać symbol zastępczy, który umożliwi utworzenie cytatu i późniejsze uzupełnienie informacji o źródle, kliknij polecenie Dodaj nowy symbol zastępczy. W Menedżerze źródeł obok źródeł symboli zastępczych będą wyświetlane znaki zapytania. 4. W oknie Tworzenie źródła (rysunek 3.28) rozpocznij wprowadzanie informacji o źródle, klikając strzałkę obok listy Typ źródła. Źródłem może być na przykład książka, raport lub witryna sieci Web. 5. Wprowadź informacje bibliograficzne o źródle.

96

Praca z tekstem

Rysunek 3.28.

Okno dialogowe Tworzenie źródła

Znajdowanie źródła Lista używanych lub cytowanych źródeł może stać się dosyć długa, dlatego aby odszukać źródło: 1. Na zakładce Odwołania w sekcji Cytaty i bibliografia kliknij przycisk Zarządzaj źródłami. Pamiętaj, że podczas otwierania nowego dokumentu, który jeszcze nie zawiera cytatów, wszystkie źródła używane w poprzednich dokumentach są wyświetlane w obszarze Lista główna, natomiast podczas otwierania dokumentu zawierającego cytaty ich źródła są wyświetlane w obszarze Bieżąca lista, a wszystkie źródła zacytowane w poprzednich dokumentach — w obszarze Lista główna. 2. Aby znaleźć określone źródło, wykonaj jedną z następujących czynności:  W polu sortowania uporządkuj dane według autora, tytułu, nazwy znacznika cytatu lub roku, a następnie wyszukaj określone źródło na uzyskanej liście.  W polu Wyszukaj wpisz tytuł lub autora szukanego źródła. Lista zostanie dynamicznie zawężona, tak aby zawierała pozycje pasujące do wyszukiwanego pojęcia.

Aby zaznaczyć następną listę główną, z której można zaimportować nowe źródła do dokumentu, należy kliknąć przycisk Przeglądaj w oknie Menedżer źródeł. Można na przykład nawiązać połączenie z plikiem na dysku na komputerze współpracownika lub serwerze albo w witrynie WWW uczelni czy instytucji naukowej. Plik zawierający listę źródeł powinien mieć format .xml.

97

ABC Word 2016 PL

Tworzenie bibliografii Bibliografię można utworzyć w dowolnym momencie po wstawieniu jednego lub kilku źródeł w dokumencie. W wypadku braku informacji o źródłach, które są potrzebne do utworzenia kompletnego cytatu, można zastosować symbol zastępczy cytatu i uzupełnić informacje o źródle później. 1. Kliknij miejsce, w którym chcesz umieścić bibliografię — zwyczajowo przyjęło się umieszczać bibliografię na końcu dokumentu. 2. Na zakładce Odwołania w sekcji Cytaty i bibliografia kliknij przycisk Bibliografia. 3. Aby wstawić bibliografię w dokumencie, kliknij wstępnie zaprojektowany format bibliografii (rysunek 3.29).

Rysunek 3.29. Galeria formatów bibliografii

98

4 STYLE I SZABLONY S

tyle i szablony pozwalają użytkownikowi na skrócenie czasu przeznaczonego na formatowanie dokumentów, a także na ujednolicenie ich wyglądu i tworzenie dokumentów atrakcyjnych wizualnie.

Style Style określają wygląd różnych elementów dokumentu, takich jak nagłówki, przypisy i tekst podstawowy. Wykonując jedną prostą operację, można do akapitu lub wyrazu zastosować całą grupę elementów formatowania znaku lub akapitu bądź jednego i drugiego równocześnie. Aby całkowicie zmienić formatowanie tekstu określonego fragmentu, wystarczy zmienić styl, który zastosowano do tego fragmentu. Zastosowanie stylów ułatwia formatowanie dokumentu. Ponadto style stanowią podstawę tworzenia konspektów i spisów treści.

ABC Word 2016 PL

Styl stosuje się do zmiany całego fragmentu tekstu sformatowanego w określony sposób. Do zmiany formatowania wystarczy wprowadzenie zmiany definicji stylu. Na przykład jeśli do nagłówków zastosowano czcionkę Arial o rozmiarze 14 punktów, wyrównanie do lewej i pogrubienie, a użytkownik będzie chciał zastosować później do nich czcionkę Arial o rozmiarze 16 punktów i wyśrodkowanie, nie będzie musiał wprowadzać zmian w każdym z nagłówków osobno. Wystarczy, że zmiana zostanie wprowadzona w definicji stylu. Style są tworzone automatycznie w trakcie pisania, jeśli zostało zaznaczone pole wyboru Definiuj style na podstawie formatowania (zakładka Plik/Opcje/ Sprawdzanie/Opcje Autokorekty/Autoformatowanie podczas pisania (rysunek 4.1)). Program Word będzie rozpoznawał typ formatowania oraz miejsce, w którym znajduje się formatowany tekst — i zostaną zastosowane style odpowiadające temu typowi formatowania. Jeśli na przykład wpiszesz kilka wyrazów w jednym wierszu, zwiększysz rozmiar czcionki i wyrównasz wiersz do środka, automatycznie zostanie zastosowany styl nagłówka.

Rysunek 4.1.

100

Jeśli zostało zaznaczone pole wyboru Definiuj style na podstawie formatowania, style będą automatycznie tworzone podczas pisania

Style i szablony

Style utworzone automatycznie można modyfikować, jak również można na ich podstawie tworzyć własne style. Możliwe jest również wyłączenie automatycznego definiowania stylów. Użytkownik decyduje, czy styl ma być aktualizowany automatycznie, czyli czy mają być wykrywane jego automatyczne aktualizacje. Podczas automatycznej aktualizacji stylu formatowanie całego tekstu, któremu ten styl został nadany, jest zmieniane w taki sposób, aby było zgodne z nową definicją stylu. Po zapisaniu dokumentu program Word zapisuje wykorzystywane w nim style. Dzięki temu są one dostępne podczas następnej edycji dokumentu. Jeśli jednak chcesz korzystać w dokumencie z innych stylów, to musisz je do niego skopiować.

Typy stylów Style można podzielić na cztery główne typy: styl akapitu, styl znaku, styl tabeli i styl listy. Poniżej znajdziesz omówienie każdego z nich.

Styl akapitu Ten styl ma zastosowanie do formatowania całego akapitu. Może on zawierać informacje o kroju i rozmiarze czcionki, jak również o takich atrybutach akapitu, jak wyrównanie wcięcia i wyjustowanie. W wypadku akapitu jest domyślnie wykorzystywany styl Standardowy.

Styl znaku Ten styl służy do formatowania słów i wyrażeń, a nie całych akapitów. W odróżnieniu od stylu akapitu, nie zawiera informacji o wyrównaniu, wcięciach, wyjustowaniu itd. Pozwala natomiast wyróżniać tekst przez podkreślenie czy pogrubienie. Może zawierać tylko opcje formatowania dostępne w oknach dialogowych Czcionka (sekcja Czcionka zakładki Narzędzia główne) i Obramowanie i cieniowanie (przycisk Obramowania stron w sekcji Tło strony zakładki Projektowanie). Zaletą stylu znaku jest fakt, że można go zastosować do zmiany wyglądu tekstu bez zmiany jego rozmiaru.

Styl tabeli Styl, który może zawierać informacje o formatowaniu tekstu, formatowaniu obramowania i cieniowania oraz wyrównaniu wertykalnym i horyzontalnym wewnątrz komórek tabeli. Styl tabeli może odnosić się do całej tabeli lub tylko do jej części, jak wyznaczona kolumna lub wiersz.

101

ABC Word 2016 PL

Styl listy Styl listy może zawierać informacje o punktorach, symbolach numeracji, wcięciach i innych operacjach formatowania. (Więcej informacji na temat formatowania list znajdziesz w rozdziale 3.). Każdą część listy można sformatować osobno: poziom 1., poziom 2., poziom 3. itd.

Stosowanie stylu Aby zastosować styl, należy zacząć od zaznaczenia tekstu, któremu chcemy nadać dany styl, a następnie wystarczy na zakładce Narzędzia główne w sekcji Style kliknąć odpowiedni styl (rysunek 4.2). Jeśli nie widać potrzebnego stylu, kliknij strzałkę Więcej, aby rozwinąć galerię Szybkie style.

Rysunek 4.2.

Sekcja Style zakładki Narzędzia główne

Jeżeli odpowiedni styl nie jest wyświetlany w galerii szybkich stylów, należy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+S w celu otwarcia okienka zadań Stosowanie stylów (rysunek 4.3). Z listy rozwijanej Nazwa stylu należy wybrać nazwę odpowiedniego stylu. Na liście są wyświetlane tylko te style, które zostały już użyte w dokumencie, ale można wpisać nazwę dowolnego stylu zdefiniowanego dla dokumentu.

Rysunek 4.3.

102

Okno zadań Stosowanie stylów zawiera listę wszystkich stylów dostępnych w bieżącym dokumencie

Style i szablony

Tworzenie stylów Najszybszym sposobem na utworzenie nowego stylu akapitu jest sformatowanie akapitu, zaznaczenie go, a następnie utworzenie nowego stylu w oparciu o elementy formatowania i inne właściwości zastosowane do zaznaczonego tekstu. 1. Zaznacz tekst zawierający elementy formatowania, które chcesz włączyć do nowego stylu. Może on zawierać wszystkie dostępne elementy formatowania, jak obramowanie, wcięcia, justowanie itd. 2. Kliknij ikonę znajdującą się w prawym dolnym rogu sekcji Style, co spowoduje pojawienie się okienka zadań Style (rysunek 4.4).

Rysunek 4.4. Okno zadań Style

3. Kliknij przycisk Nowy styl znajdujący się w dolnej części okienka. Pojawi się okno dialogowe Tworzenie nowego stylu na podstawie formatowania (rysunek 4.5).

103

ABC Word 2016 PL

Rysunek 4.5.

Okno dialogowe Tworzenie nowego stylu na podstawie formatowania

4. W polu Nazwa wpisz nazwę stylu. Pamiętaj, że wielkość liter jest w tym wypadku znacząca („mój styl” i „Mój styl” to dla programu Word dwa różne style). Nazwa stylu może zawierać maksymalnie 256 znaków. Program Word wyświetla nazwy stylów w porządku alfabetycznym, przy czym style odnoszące się do pokrewnych rodzajów formatowania tekstu mają najczęściej podobne nazwy, na przykład „Nagłówek 1”, „Nagłówek 2”, „Nagłówek 3” itd. 5. Okno dialogowe Tworzenie nowego stylu.. zawiera wiele podstawowych narzędzi do formatowania. Okienko podglądu prezentuje podgląd sformatowanego tekstu. Inne opcje dostępne w tym oknie to:  Typ stylu — dostępne opcje to: Akapit, Znak, Tabela i Lista. Typy stylów zostały szczegółowo opisane w jednym z poprzednich podpunktów.  Styl na podstawie — istnieje możliwość wyboru stylu, na podstawie którego zostanie utworzony nowy styl. W takim wypadku wszystkie opcje formatowania istniejącego stylu zostaną użyte w nowym stylu.

104

Style i szablony

 Styl następnego akapitu — pozwala wskazać styl, który ma zostać użyty w akapicie występującym po tym, do którego zastosowano definiowany styl. Załóżmy, że definiujesz styl Nagłówek. Jeżeli wiesz, że po każdym użyciu stylu Nagłówek należy zastosować w następnym akapicie styl Standardowy, to w polu Styl następnego akapitu wybierz styl Standardowy. Po naciśnięciu klawisza Enter po każdym użyciu stylu Nagłówek następny akapit będzie miał styl Standardowy.  W nowych dokumentach na podstawie tego szablonu — nowe i zmodyfikowane style są automatycznie zapisywane w bieżącym dokumencie, a nie w bieżącym szablonie. Aby dodać nowy styl do bieżącego szablonu (więcej o szablonach dowiesz się w dalszej części tego rozdziału), zaznacz pole wyboru W nowych dokumentach na podstawie tego szablonu.

Okienko zadań Style Jeśli chcesz zastosować jakiś styl — nowo utworzony lub istniejący już wcześniej — najprościej będzie to zrobić, wywołując okienko zadań Style (rysunek 4.4). W tym celu należy kliknąć ikonę znajdującą się w prawym dolnym rogu sekcji Style. Standardowo okienko zadań Style wyświetla nazwę stylu zaznaczonego tekstu oraz listę nazw wszystkich dostępnych stylów. Ta lista obejmuje stosowane style, style niestandardowe oraz wbudowane. W celu zastosowania interesującego Cię stylu do wybranego fragmentu tekstu należy zaznaczyć ten fragment i kliknąć nazwę stylu w okienku zadań Style. Jeśli chcesz zastosować styl do całego akapitu, wystarczy, że umieścisz kursor w dowolnym miejscu tego akapitu. Jeśli natomiast styl ma dotyczyć kilku przyległych akapitów, to musisz je zaznaczyć. Podobnie jest w wypadku zastosowania stylu jedynie do fragmentu tekstu. Możesz również zmienić styl całego fragmentu dokumentu na inny. W tym celu zaznacz fragment tekstu, którego styl chcesz zmienić (nazwa bieżącego stylu zastosowanego w tym fragmencie tekstu będzie widoczna w okienku zadań Style), i wybierz nazwę stylu, który chcesz zastosować.

Modyfikowanie stylów Podobnie jak w wypadku tworzenia stylów, istnieją również dwa sposoby ich modyfikowania. Analogicznie możesz posłużyć się tekstem przykładowym lub oknem dialogowym.

105

ABC Word 2016 PL

Jeśli wybierzesz pierwszy sposób, to kliknij ikonę znajdującą się w prawym dolnym rogu sekcji Style, co spowoduje otwarcie przez program Word okienka zadań Style. Teraz zaznacz fragment tekstu sformatowany stylem, który chcesz poddać modyfikacji, i zmodyfikuj format zaznaczonego elementu. W tym celu prawym przyciskiem myszy kliknij nazwę oryginalnego stylu (lista Wybierz formatowanie do zastosowania) i z menu, które się pojawi, wybierz pozycję Aktualizuj styl nazwa_stylu zgodnie z zaznaczeniem (rysunek 4.6). Teraz program Word zmodyfikuje tekst dokumentu, który używa zmodyfikowanego stylu.

Rysunek 4.6. Po zaznaczeniu fragmentu tekstu i kliknięciu prawym przyciskiem myszy stylu w okienku zadań Style pojawi się menu kontekstowe, z którego możesz wybrać polecenie Aktualizuj styl nazwa_stylu zgodnie z zaznaczeniem

Jeśli chcesz korzystać z okna dialogowego do zmiany stylu, to w okienku zadań Style kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę stylu, który chcesz modyfikować, i z menu kontekstowego wybierz opcję Modyfikuj. Pojawi się okno dialogowe Modyfikowanie stylu (rysunek 4.7), w którym możesz zmienić atrybuty stylu. Po zakończeniu wprowadzania zmian kliknij przycisk OK.

106

Style i szablony

Rysunek 4.7.

Okienko dialogowe Modyfikowanie stylu

Usuwanie stylu Jeśli chcesz w prosty sposób usunąć styl z bieżącego dokumentu, w okienku zadań Style wybierz styl, który chcesz usunąć, i kliknij go prawym przyciskiem myszy. Z menu kontekstowego wybierz opcję Usuń. Musisz pamiętać, że jeśli zostanie usunięty styl akapitu utworzony przez użytkownika, to do wszystkich akapitów sformatowanych wcześniej przy użyciu tego stylu zostanie zastosowany styl Normal, po czym definicja stylu zostanie usunięta z szablonu.

Style wbudowane Szablon Normal.dotm zawiera kilka stylów wbudowanych, które są zawsze dostępne i które możesz modyfikować lub korzystać z nich w takiej postaci, w jakiej są dostępne. Wszystkie style są dostępne poprzez znane Ci już okienko zadań Style.

107

ABC Word 2016 PL

Standardowo okienko zadań Style wyświetla w polu Formatowanie zaznaczonego tekstu nazwę użytego w nim stylu oraz listę wszystkich dostępnych stylów. Lista obejmuje style zastosowane, niestandardowe oraz style wbudowane. Jeśli natomiast chcesz wyświetlić nazwy stylów użytych w bieżącym dokumencie: 1. Kliknij przycisk Opcje, co spowoduje pojawienie się okna dialogowego Opcje okienka stylów (rysunek 4.8).

Rysunek 4.8.

Okno dialogowe Opcje okienka stylów pojawia się po kliknięciu przycisku Opcje znajdującego się w dolnej części okienka zadań Style

2. Z listy Wybierz style do pokazania wybierz opcję W bieżącym dokumencie. Wybranie opcji Wszystkie style spowoduje wyświetlenie listy nazw wszystkich stylów dostępnych w bieżącym szablonie. Prostym sposobem zastosowania stylu wbudowanego jest użycie skrótu klawiaturowego. W tym celu należy zaznaczyć akapit lub fragment tekstu i nacisnąć odpowiednią kombinację klawiszy. Standardowe skróty klawiaturowe dla stylów dostępnych w szablonie Normal.dotm przedstawiono w tabeli 4.1.

Malarz formatów oraz inne sposoby powtarzania stylu Malarz formatów to bardzo wygodne narzędzie, które pozwala skopiować styl z jednego fragmentu tekstu do innego. Aby go użyć, wykonaj następujące czynności: 1. Zaznacz tekst lub grafikę z formatem, który ma zostać skopiowany.

108

Style i szablony

Tabela 4.1.

Skróty klawiaturowe dla stylów wbudowanych

Nazwa stylu

Atrybuty

Skrót klawiaturowy

Nagłówek 1

Typ czcionki: Arial; wielkość: 16 punktów; dodatkowo: pogrubiony

Ctrl+Alt+1

Nagłówek 2

Typ czcionki: Arial; wielkość: 14 punktów; dodatkowo: pogrubiony, kursywa

Ctrl+Alt+2

Nagłówek 3

Typ czcionki: Arial; wielkość: 13 punktów; dodatkowo: pogrubiony

Ctrl+Alt+3

Standardowy

Typ czcionki: Times New Roman; wielkość: 10 punktów

Ctrl+Shift+N

2. Na zakładce Narzędzia główne w sekcji Schowek kliknij przycisk Malarz formatów (rysunek 4.9), co spowoduje, że wskaźnik myszy zmieni się w ikonę pędzla.

Rysunek 4.9.

Sekcja Schowek zakładki Narzędzia główne

3. Zaznacz tekst lub grafikę, które mają zostać sformatowane. 4. Aby zatrzymać formatowanie, naciśnij klawisz Esc.

Jeżeli ma zostać skopiowane formatowanie tekstu, zaznacz fragment akapitu. Jeżeli ma zostać skopiowane formatowanie tekstu i akapitu, zaznacz cały akapit wraz ze znacznikiem akapitu znajdującym się na końcu.

Kontrolowanie sposobu wklejania tekstu Jeśli mówimy o różnych stylach formatowania tekstu, należy wspomnieć o możliwości kontrolowania sposobu wklejania sformatowanego tekstu z innych dokumentów, którą oferuje nam program Word 2016. Wklejając i kopiując tekst z dokumentów sformatowanych w różny sposób, należy pamiętać o konieczności ujednolicania formatu. Jeśli dokumenty lub zasoby, z których pochodzi wklejany

109

ABC Word 2016 PL

tekst, są sformatowane w różny sposób, należy kontrolować sposób formatowania tekstu wklejanego. Przycisk Opcje wklejania pozwala sformatować wklejany tekst dokładnie tak samo jak tekst w dokumencie, dzięki czemu można zachować jednolite formatowanie całości dokumentu. Przycisk Opcje wklejania jest wyświetlany tuż po wklejeniu tekstu, poniżej zaznaczonego fragmentu. Po kliknięciu przycisku ukazuje się lista, z której można wybrać sposób wklejenia informacji (rysunek 4.10). Dostępne opcje są zależne od typu wklejanej zawartości, programu, z którego jest ona wklejana, i formatu wklejanego tekstu.

Rysunek 4.10.

Przycisk Opcje wklejania, który pojawia się, jeśli do dokumentu wkleimy sformatowany tekst

Na przykład jeśli w pobliżu listy są wklejane elementy listy, można zdecydować, czy mają one utworzyć nową listę, czy zostać dołączone do istniejącej. Jeśli pewne informacje są wklejane w akapicie, można zachować ich oryginalne formatowanie lub sformatować je tak samo jak otaczający tekst. Jeśli są wklejane dane z programu Microsoft Excel, można zdecydować się (lub nie) na połączenie danych oraz określić ich docelowe formatowanie.

Porównywanie podobnego formatowania Program Word 2016 oferuje również możliwość porównywania podobnego formatowania. Za pomocą okienka zadań Wyświetlanie formatowania można porównywać akapity sformatowane podobnie. Załóżmy, że jeden z akapitów dokumentu, nad którym pracujesz, wygląda prawie tak samo jak inny. Zamiast sprawdzać szczegółowe informacje o obu akapitach, możesz szybko porównać ich formatowanie. W tym celu: 1. W okienku zadań Style kliknij przycisk Inspektor stylów, co spowoduje pojawienie się okna Inspektor stylów (rysunek 4.11). 2. Następnie kliknij przycisk Wyświetlanie formatowania znajdujący się w dolnej części okna. Spowoduje to pojawienie się okienka zadań Wyświetlanie formatowania (rysunek 4.12).

110

Style i szablony

Rysunek 4.11. Okno Inspektor stylów

3. Zaznacz pierwsze wystąpienie formatowania, które chcesz porównać, a w obszarze Zaznaczony tekst okienka zadań Wyświetlanie formatowania ukaże się przykład formatowania. 4. Następnie zaznacz pole wyboru Porównaj z innym zaznaczeniem i zaznacz drugie wystąpienie formatowania, które chcesz porównać. W obszarze Zaznaczony tekst zostanie wyświetlone drugie pole z przykładem formatowania. 5. W obszarze Różnice formatowania pojawi się opis różnic między dwoma zaznaczeniami. Gdy obydwa zaznaczone teksty będą sformatowane dokładnie tak samo, zamiast opisu ukaże się informacja Brak różnic formatowania. 6. Jeśli chcesz sformatować drugie zaznaczenie zgodnie z pierwszym, w obszarze Zaznaczony tekst kliknij strzałkę obok drugiego pola, a następnie kliknij przycisk Zastosuj formatowanie oryginalnego zaznaczenia.

Ograniczanie formatowania dokumentu Interesującą, choć może mniej znaną funkcją programu Word jest możliwość ograniczania formatowania dokumentu. Użycie tej funkcji powoduje, że użytkownicy nie mogą stosować stylów, które nie zostały jawnie określone jako dostępne. Można również uniemożliwić użytkownikom stosowanie formatowania bezpośrednio do tekstu takiego jak listy punktowane lub numerowane albo charakterystyki czcionek. Gdy formatowanie jest ograniczone, polecenia i skróty klawiaturowe służące do bezpośredniego formatowania są niedostępne.

111

ABC Word 2016 PL

Rysunek 4.12. Okienko zadań Wyświetlanie formatowania

Aby zastosować funkcję ograniczania formatowania: 1. Na zakładce Recenzja w sekcji Ochrona kliknij przycisk Ogranicz edytowanie (rysunek 4.13).

112

Style i szablony

Rysunek 4.13.

Na zakładce Recenzja znajduje się przycisk Ogranicz edytowanie

2. W okienku zadań Ogranicz edytowanie, które się pojawi, zaznacz pole wyboru Ogranicz formatowanie do zaznaczonych stylów (rysunek 4.14) i kliknij łącze Ustawienia.

Rysunek 4.14. Okienko zadań Ogranicz edytowanie pojawia się po wybraniu polecenia Ogranicz edytowanie, dostępnego po kliknięciu przycisku Chroń dokument

3. W oknie dialogowym Ograniczenia formatowania (rysunek 4.15), które się pojawi, na liście stylów formatowania zaznacz pola wyboru dla stylów, które będą dozwolone w dokumencie, i wyczyść pola wyboru dla stylów, które będą niedozwolone.

113

ABC Word 2016 PL

Rysunek 4.15.

Okno dialogowe Ograniczenia formatowania

Aby ograniczyć formatowanie do minimalnej liczby zalecanych wyborów, kliknij przycisk Zalecane minimum. Można ograniczyć formatowanie do kilku opcji wyboru, ale postępując w ten sposób, usuwa się style używane przez program Microsoft Word w określonych funkcjach, takich jak spisy treści oraz listy numerowane i punktowane.

Problemy ze stylami Poniżej przedstawiono najczęściej występujące problemy ze stylami, na które skarżą się użytkownicy. Postaramy się wyjaśnić przyczyny pojawiania się tych problemów oraz sposoby radzenia sobie z nimi.

Problem pierwszy: style w dokumencie ulegają zmianom Być może program Word poprawnie reaguje na pewne działania użytkownika, których on sam nie jest do końca świadomy lub których wpływu na pewne funkcje programu nie kojarzy. Jeśli w oknie dialogowym Modyfikowanie stylu jest zazna-

114

Style i szablony

czone pole wyboru Automatycznie aktualizuj, format stylu w całym dokumencie jest dopasowywany po każdej modyfikacji stylu. Jeśli nie chcesz, aby tak się działo, to wywołaj okno dialogowe Modyfikowanie stylu (więcej informacji na ten temat znajdziesz w podpunkcie „Modyfikowanie stylów”) i usuń zaznaczenie opcji Automatycznie aktualizuj. Sprawdź również, czy sytuacja ta nie ma miejsca w wypadku stylu, który jest zbudowany w oparciu o inny. W takim wypadku, jeśli zmianie ulega styl bazowy, wszystkie style zbudowane w oparciu o niego są automatycznie modyfikowane. Styl może również ulec zmianie, jeśli modyfikacja została wprowadzona w szablonie, na którym jest on oparty. Zmiana definicji stylu w szablonie powinna być wykonywana z wielką ostrożnością. Jeśli taka sytuacja miała miejsce, to możesz przywrócić szablon do poprzedniej postaci lub powiązać tworzony dokument z innym szablonem.

Problem drugi: program nie aktualizuje zmian stylów po zmianie formatu Automatyczne modyfikowanie stylu przez zmianę formatowania akapitu, do którego go zastosowano, to bardzo potężne narzędzie. Aby jednak istniała taka możliwość, musisz ją wcześniej zdefiniować. W przeciwnym razie styl nie będzie automatycznie modyfikowany przy zmianie formatowania tekstu. Aby utworzyć styl modyfikowany automatycznie: 1. Wybierz akapit, do którego zastosowano interesujący Cię styl, i zmień formatowanie tekstu. 2. W okienku zadań Style zastosowany styl jest podświetlony. Kliknij go prawym klawiszem i wybierz opcję Modyfikuj styl. 3. Zaznacz pole wyboru Automatycznie aktualizuj i kliknij przycisk OK.

Problem trzeci: podczas kopiowania sformatowanego tekstu do innego dokumentu style ulegają modyfikacji Nie możesz skopiować fragmentu tekstu do innego dokumentu przy jednoczesnym zachowaniu jego formatowania, jeżeli w dokumencie docelowym znajduje się styl o takiej samej nazwie jak styl zastosowany w kopiowanym fragmencie, mający jednak inny format. Na przykład jeśli obydwa dokumenty zawierają styl o nazwie Tekst podstawowy, ale w jednym z nich ten styl zawiera czcionkę Arial o rozmiarze 10 punktów, a w drugim — czcionkę Times New Roman o rozmiarze 9 punktów, to skopiowany tekst przyjmie styl Tekst podstawowy zgodnie z formatem w dokumencie docelowym. Aby można było skopiować tekst sformatowany według określonego stylu i zachować to formatowanie, nazwa zastosowanego stylu musi być inna niż w dokumencie docelowym. Prostym rozwiązaniem problemu będzie zmiana nazwy stylu przed skopiowaniem tekstu.

115

ABC Word 2016 PL

Problem czwarty: Po naciśnięciu klawisza Enter pojawia się inny styl Niektóre style są zaprojektowane w taki sposób, że po naciśnięciu klawisza Enter wymuszane jest użycie innego określonego stylu. Na przykład jeśli w akapicie zastosujesz styl Nagłówek 1, to po naciśnięciu klawisza Enter do kolejnego akapitu zostanie zastosowany styl Normalny lub Tekst podstawowy. Automatyczne stosowanie określonego stylu do kolejnego akapitu ma być dla użytkownika ułatwieniem. Nie musisz wybierać odpowiedniego stylu z listy, ponieważ jest on automatycznie wprowadzany tuż po naciśnięciu klawisza Enter. Może się jednak zdarzyć, że szablon został nieprawidłowo zaprojektowany i po naciśnięciu klawisza Enter wprowadzony zostaje nowy styl, który wcale nie powinien znajdować się w danym miejscu. W takim wypadku należy zmodyfikować definicję stylu, wywołując okno Modyfikowanie stylu i zmieniając wpis w polu Styl następnego akapitu.

Problem piąty (bardzo irytujący): program nadaje akapitom style nagłówków Nie martw się — to się zdarza nawet najlepszym. Wpisujesz fragment tekstu, po czym dwukrotnie naciskasz klawisz Enter — i tekst zostaje sformatowany w stylu nagłówka, niezależnie od tego, czy taki był rzeczywiście Twój zamysł, czy też nie. Styl nagłówka pojawia się, ponieważ program Word przypisuje go każdej linii tekstu, która rozpoczyna się wielką literą oraz nie kończy się znakiem przestankowym, natomiast następuje po niej pusta linia. Wykonaj następujące kroki, aby wymusić na programie zaprzestanie tego rodzaju praktyk: 1. Przejdź na zakładkę Plik, następnie kliknij przycisk Opcje, przejdź na zakładkę Sprawdzanie i w sekcji Opcje Autokorekty kliknij przycisk Opcje Autokorekty. 2. Przejdź na zakładkę Autoformatowanie podczas pisania. 3. W sekcji Zastosuj podczas pisania usuń zaznaczenie pola wyboru Wbudowane style nagłówków i kliknij przycisk OK.

Problem szósty (blisko spokrewniony z piątym): program modyfikuje formatowanie tekstu bez mojego udziału Z pewnością zdarzyło Ci się już, że program zastosował wbudowany styl w miejscu, w którym najmniej się tego spodziewałeś. Dzieje się tak dlatego, że program Word stosuje różnego rodzaju reguły dotyczące automatycznego przypisywania stylów. Wiele osób jedynie pisze tekst i pozwala, aby edytor w ich imieniu nadawał style według własnego uznania. Są również tacy, których tego typu działanie programu doprowadza do szaleństwa. Jeśli należysz do tej drugiej grupy, poniżej znajdziesz kroki, po wykonaniu których program nie będzie samodzielnie przypisywał stylów:

116

Style i szablony

1. Przejdź na zakładkę Plik, następnie kliknij przycisk Opcje, przejdź na zakładkę Sprawdzanie i w sekcji Opcje Autokorekty kliknij przycisk Opcje Autokorekty. 2. Przejdź na zakładkę Autoformatowanie podczas pisania. 3. Usuń zaznaczenie pola wyboru Definiuj style na podstawie formatowania.

Problem siódmy: Nie wszystkie style są widoczne w okienku zadań Style Jeśli tak jest, to w okienku zadań Style kliknij łącze Opcje i w oknie Opcje okienka stylów wybierz z listy rozwijanej Wybierz style do pokazania opcję Wszystkie style.

Szablony Szablon to specjalny dokument programu Word o rozszerzeniu DOT. Pozwala on na tworzenie dokumentów o jednolitym wyglądzie. Po zainstalowaniu program Word zawiera standardowe szablony takich dokumentów jak listy, faksy, raporty, strony internetowe i wiele innych. Stałe elementy szablonu (znak firmowy, adres firmy itd.) są wstawiane automatycznie. Zadaniem użytkownika jest już tylko wprowadzenie tekstu dodatkowego. Przy użyciu stylów zapisanych w szablonie masz pewność, że wszystkie dokumenty tworzone przy użyciu tego szablonu będą wyglądały identycznie, będą korzystały z tych samych czcionek, opcji wyrównywania akapitów i innych elementów formatowania. Musisz pamiętać, że nawet przy otwieraniu pustego dokumentu jest on automatycznie tworzony na podstawie standardowego szablonu Normal.dotm (chyba że użytkownik zdefiniuje inny szablon standardowy).

Szablon standardowy (Normal.dotm) Szablon standardowy jest szablonem ogólnego użytku dla dowolnego typu dokumentu. Przy uruchamianiu programu Word lub wybraniu polecenia Nowy/Pusty dokument jest tworzony nowy pusty dokument oparty na szablonie standardowym. Aby zmienić domyślny format lub treść dokumentu, można zmodyfikować szablon. W szablonie standardowym są również przechowywane pozycje Autotekstu, makra, paski narzędzi oraz najczęściej używane ustawienia menu niestandardowych i klawisze skrótu. Elementy niestandardowe przechowywane w szablonie Normal są dostępne dla wszystkich dokumentów.

117

ABC Word 2016 PL

Praca z szablonem Po przejściu na zakładkę Plik i wybraniu polecania Nowy możesz wybrać jeden z zainstalowanych w systemie szablonów lub uruchomić wyszukiwanie szablonów o określonym charakterze (rysunek 4.16). Jeśli klikniesz ikonę Pusty dokument, to program Word utworzy dokument na podstawie szablonu Normal.dotm.

Rysunek 4.16.

Po wybraniu polecenia Nowy użytkownik może utworzyć nowy dokument na podstawie szablonu Normal.dotm lub innego dostępnego w systemie

Jeśli plik Normal.dotm zostanie uszkodzony lub usunięty albo zmieni się jego nazwa, przy następnym uruchomieniu program Word automatycznie utworzy nową wersję (używając oryginalnych ustawień domyślnych). Nowa wersja nie będzie zawierać żadnych dostosowań wprowadzonych w wersji, która była używana przed zmianą nazwy lub przeniesieniem.

Tworzenie szablonów Istnieją trzy sposoby tworzenia szablonów. Możesz utworzyć szablon od początku, albo też wykorzystać do tego celu istniejący dokument lub istniejący szablon.

118

Style i szablony

Tworzenie szablonu od początku Aby utworzyć szablon: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie wybierz polecenie Nowy. 2. Kliknij ikonę Pusty dokument, co spowoduje utworzenie nowego szablonu w oparciu o standardowy szablon. 3. Wprowadź odpowiednie zmiany w ustawieniach marginesów, rozmiarze i orientacji strony, stylach oraz innych elementach formatu. Możesz również dodać tekst instruktażowy, formanty zawartości (takie jak formant wyboru daty) i grafiki, które mają być wyświetlane we wszystkich nowych dokumentach utworzonych na podstawie tego szablonu. 4. Ponownie przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Zapisz jako. 5. Na znajdującym się z lewej strony okna panelu nawigacji wybierz opcję Ten komputer i kliknij ikonę Przeglądaj. 6. W oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknij opcję Microsoft Word. 7. Nadaj nowemu szablonowi nazwę pliku, na liście Zapisz jako typ zaznacz pozycję Szablon programu Word, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Możesz również zapisać szablon jako Szablon programu Word z włączoną obsługą makr (plik o rozszerzeniu .dotm) lub Szablon programu Word 97-2003 (plik o rozszerzeniu .dot). 8. Zamknij szablon.

Tworzenie szablonu na podstawie istniejącego dokumentu Aby utworzyć szablon na podstawie istniejącego dokumentu, który zawiera już tekst lub grafikę, wykonaj następujące czynności: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij polecenie Otwórz i otwórz dokument, który posłuży do utworzenia szablonu. 2. Wprowadź żądane zmiany, które mają być wyświetlane we wszystkich nowych dokumentach utworzonych na podstawie tego szablonu. 3. Ponownie przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Zapisz jako. 4. Na znajdującym się z lewej strony okna panelu nawigacji wybierz opcję Ten komputer i kliknij ikonę Przeglądaj. 5. W oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknij w lewym panelu folder Microsoft Word (rysunek 4.17).

119

ABC Word 2016 PL

Rysunek 4.17.

Nowy szablon zapisz w folderze Microsoft Word, dzięki czemu w przyszłości łatwo Ci będzie go odszukać

6. Nadaj nowemu szablonowi nazwę pliku, na liście Zapisz jako typ zaznacz pozycję Szablon programu Word, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Tworzenie szablonu na podstawie istniejącego szablonu Aby zmodyfikować istniejący szablon i zapisać go jako nowy szablon: 1. Przejdź na zakładkę Plik i kliknij polecenie Nowy. 2. Kliknij szablon podobny do tego, który chcesz utworzyć, a następnie kliknij przycisk Utwórz. 3. Wprowadź odpowiednie zmiany ustawień marginesów, rozmiaru i orientacji strony, stylów oraz innych elementów formatu. Możesz również dodać tekst instruktażowy, formanty zawartości (takie jak formant wyboru daty) i grafiki, które mają być wyświetlane we wszystkich nowych dokumentach utworzonych na podstawie tego szablonu (więcej informacji na ten temat znajdziesz w kolejnym podpunkcie). 4. Ponownie przejdź na zakładkę Plik i kliknij polecenie Zapisz jako. Na znajdującym się z lewej strony okna panelu nawigacji wybierz opcję Ten komputer i kliknij ikonę Przeglądaj. 5. W oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknij w lewym panelu folder Microsoft Word.

120

Style i szablony

6. Nadaj nowemu szablonowi nazwę pliku, na liście Zapisz jako typ zaznacz pozycję Szablon programu Word, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

Modyfikowanie szablonów Szablony możesz modyfikować analogicznie jak wszystkie inne dokumenty. Czynności, które musisz wykonać, są opisane w podpunkcie „Tworzenie szablonu od początku”. Różnica polega jednak na tym, że musisz otworzyć szablon, który chcesz zmodyfikować. Po wprowadzeniu modyfikacji zapisz szablon.

Dodawanie formantów zawartości Użytkownikowi, który będzie korzystać z szablonu, możesz zapewnić dodatkową elastyczność przez dodanie i skonfigurowanie formantów zawartości. Formant zawartości to wspólne określenie takich elementów dokumentu jak formanty tekstu sformatowanego, obrazy, listy rozwijane lub formanty wyboru daty. Możesz na przykład utworzyć dla współpracownika szablon, który zawiera listę rozwijaną. Ta osoba może jednak chcieć używać na tej liście innego zestawu opcji w rozpowszechnianym przez siebie dokumencie utworzonym na podstawie Twojego szablonu. Ponieważ podczas dodawania formantu zawartości do szablonu została włączona opcja umożliwiająca edytowanie listy rozwijanej, współpracownik może szybko i łatwo dostosować szablon do swoich potrzeb. Aby umieścić w szablonie formant zawartości: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. 2. W oknie Opcje programu Word przejdź na zakładkę Dostosowywanie Wstążki i z listy Wybierz polecenia z wybierz opcję Wszystkie karty. 3. Na liście zakładek zaznacz zakładkę Deweloper i kliknij przycisk Dodaj (rysunek 4.18).

Rysunek 4.18.

Zakładka Deweloper okna dialogowego Opcje programu Word

4. Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić wprowadzone zmiany. 5. Otwórz szablon, do którego chcesz dodać formanty zawartości, a następnie kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawić formant.

121

ABC Word 2016 PL

6. Na zakładce Deweloper w sekcji Formanty (rysunek 4.19) kliknij formant zawartości, który chcesz dodać do dokumentu lub szablonu. Możesz kliknąć na przykład formant RTF, aby wstawić formant tekstu sformatowanego, który będzie wyświetlany w każdym dokumencie utworzonym przy użyciu tego szablonu.

Rysunek 4.19. Sekcja Formanty zakładki Deweloper 7. Zaznacz formant zawartości, a następnie w grupie Formanty kliknij przycisk Właściwości. 8. W oknie dialogowym Właściwości zdecyduj, czy w razie użycia tego szablonu przez inne osoby formant zawartości można usuwać lub edytować. 9. Aby zachować kilka formantów zawartości lub nawet kilka akapitów tekstu razem, zaznacz formanty lub tekst, a następnie w grupie Formanty kliknij przycisk Grupuj. Możesz mieć na przykład oświadczenie składające się z trzech akapitów. Jeśli użyjesz polecenia Grupuj, aby pogrupować te akapity, oświadczenia składającego się z trzech akapitów nie będzie można edytować, a usunąć je będzie można tylko jako grupę.

Jeśli formanty zawartości nie są dostępne, być może został otwarty dokument utworzony we wcześniejszej wersji programu Word. Aby użyć formantów zawartości, trzeba przekonwertować dokument na format pliku programu Word 2016.

Dodawanie tekstu instruktażowego Czasami może być przydatne dołączenie instrukcji zastępczych dotyczących wypełniania określonego formantu zawartości dodanego do szablonu. Kiedy ktoś użyje szablonu, instrukcje zostaną zastąpione przez zawartość. W tym celu: 1. Na zakładce Deweloper w sekcji Formanty kliknij przycisk Tryb projektowania. 2. Jeśli formant zawartości nie został jeszcze dodany do dokumentu, kliknij w żądanym miejscu wyświetlania formatu, a następnie kliknij formant. 3. Kliknij formant zawartości, do którego chcesz dodać tekst zastępczy.

122

Style i szablony

4. Przeprowadź edycję tekstu zastępczego i sformatuj go w dowolny sposób.

Jeśli w wypadku dodawania formantu zawartości pola tekstowego chcesz, aby tekst zastępczy zniknął, kiedy użytkownik wpisze swój własny tekst, w grupie Formanty kliknij przycisk Właściwości, a następnie zaznacz pole wyboru Usuń formant zawartości podczas edytowania zawartości.

Zabezpieczanie szablonu Istnieje możliwość zabezpieczenia poszczególnych formantów zawartości w szablonie przed ich usuwaniem lub edytowaniem przez inne osoby. Możesz również zapewnić ochronę całej zawartości szablonu przy użyciu hasła. Aby zabezpieczyć część szablonu: 1. Otwórz szablon, który chcesz zabezpieczyć. 2. Zaznacz formanty zawartości lub grupę formantów, w których chcesz ograniczyć możliwość wprowadzania zmian. 3. Na zakładce Deweloper w grupie Formanty kliknij przycisk Właściwości. 4. W oknie dialogowym Właściwości formantu zawartości (rysunek 4.20) w sekcji Blokowanie wykonaj jedną z następujących czynności:  Zaznacz pole wyboru Nie można usunąć formantu zawartości, co umożliwi edytowanie zawartości formantu, ale zablokuje możliwość usunięcia go z szablonu lub dokumentu utworzonego na podstawie tego szablonu.  Zaznacz pole wyboru Nie można edytować zawartości, co umożliwi usuwanie formantu, ale uniemożliwi edytowanie jego zawartości. Tego ustawienia należy użyć, aby ochronić dołączany tekst. Jeśli użytkownik często dołącza oświadczenie, można na przykład sprawić, że tekst pozostanie zawsze taki sam, a jednocześnie zachować możliwość usunięcia oświadczenia w dokumentach, w których nie będzie ono wymagane. Aby zabezpieczyć całą zawartość szablonu: 1. Otwórz szablon, który chcesz zabezpieczyć przed wprowadzaniem zmian. 2. Na zakładce Deweloper w sekcji Ochrona kliknij przycisk Ogranicz edytowanie.

123

ABC Word 2016 PL

Rysunek 4.20. Okno dialogowe Właściwości formantu zawartości

3. W okienku zadań Ogranicz edytowanie w sekcji Ograniczenia edycji zaznacz pole wyboru Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu. 4. Na liście ograniczeń edycji kliknij żądane ograniczenia. 5. W obszarze Rozpoczynanie wymuszania kliknij opcję Tak, a włączysz w ten sposób ochronę. 6. Aby dostęp do dokumentu mieli tylko recenzenci znający hasło, wpisz hasło w polu Wprowadź nowe hasło (opcjonalnie), a następnie potwierdź je.

Pamiętaj, że jeśli hasło nie zostanie określone, wszyscy użytkownicy będą mogli zmieniać ograniczenia edycji dotyczące tego dokumentu.

124

5 TABELE T

abele pozwalają reprezentować informacje w sposób uporządkowany i przejrzysty, dzięki czemu zarówno odbiorcy, jak i twórcy dokumentów chętnie z nich korzystają. Odbiorca widzi relacje, które wiążą ze sobą poszczególne elementy tabeli. Twórca natomiast może wykonywać wiele operacji na danych wprowadzonych do tabeli. Jeśli autor tabeli postara się, aby nagłówki kolumn były przejrzyste i jasne dla odbiorcy, to wyszukiwanie danych w tabeli jest najprostszym i najszybszym sposobem dotarcia do informacji przekazywanych w formie tekstu. Tabele są narzędziami, które w prosty sposób wymuszają porządek, nawet w najbardziej chaotycznie skonstruowanym dokumencie. Żadne sprawozdanie nie może być udane i kompletne bez dołączenia do niego co najmniej kilku tablic. W programie Microsoft Word 2016 cała jedna sekcja zakładki Wstążki została poświęcona obsłudze tabel — ich tworzeniu i formatowaniu. Sekcja Tabele zakładki Wstawianie zawiera podstawowe polecenia tworzenia tabel (rysunek 5.1). Niniejszy

ABC Word 2016 PL

Rysunek 5.1. Sekcja Tabele zakładki Wstawianie

rozdział jest w całości poświęcony tworzeniu tabel, wprowadzaniu do nich tekstu, ich formatowaniu, pozycjonowaniu na stronie itd.

Tworzenie tabel Zanim przejdziesz do tworzenia tabeli, warto zapoznać się z terminologią, jaka obowiązuje w odniesieniu do tabel. Tabela składa się z ułożonych w wiersze i kolumny komórek (rysunek 5.2), które można wypełniać, wstawiając w nie tekst i elementy graficzne.

Rysunek 5.2.

126

Przykładowa tabela

Tabele

 Komórka — element, który powstaje na przecięciu wiersza i kolumny.

Każda z komórek może zawierać tekst i elementy graficzne. Jest również możliwe umieszczenie kolejnej tabeli wewnątrz komórki tabeli.  Obramowanie — linie wskazujące granice wierszy i kolumn oraz

zewnętrzną granicę tabeli. Należy odróżnić obramowanie od siatki tabeli. O wyglądzie obramowania decyduje użytkownik, definiując grubość i styl linii. Użytkownik może również zdecydować o wyłączeniu obramowania. W takiej sytuacji granice poszczególnych komórek nie będą widoczne. Siatka jest widoczna zawsze i pozwala użytkownikowi zobaczyć strukturę tabeli, nawet jeśli na wydruku obramowanie komórek nie będzie widoczne.  Siatka — składa się z szarych linii wskazujących granice poszczególnych

komórek.  Nagłówek tabeli — pierwszy wiersz tabeli, który zawiera opisy zawartości

poszczególnych kolumn. Możesz wymusić powtarzanie nagłówka tabeli, jeśli zostanie ona podzielona na kilka stron.

Podczas tworzenia tabeli możesz wymusić wygenerowanie tabeli o ogromnej liczbie wierszy i kolumn. Ale może się okazać, że jeśli na początku nie jesteś pewien, jaka będzie finalna wielkość tabeli, najlepiej jest zacząć od jednego wiersza. Podczas wprowadzania danych możesz dodawać kolejne wiersze, kiedy są potrzebne. W tym celu naciśnij klawisz Tab po wprowadzeniu danych w ostatniej kolumnie ostatniego wiersza. Spowoduje to dodanie kolejnego wiersza do tabeli. W programie Microsoft Office Word 2016 można wstawić tabelę, wybierając ją z zestawu wstępnie sformatowanych tabel — wypełnionych przykładowymi danymi — lub wybierając odpowiednią liczbę wierszy i kolumn. Tabelę można wstawić w dokumencie lub w innej tabeli, aby utworzyć bardziej złożoną tabelę.

Szablony tabel Szablony tabel pozwalają wstawić tabelę z galerii lub z zestawu wstępnie sformatowanych tabel. Zawierają one przykładowe dane, które pozwalają ocenić wygląd tabeli po dodaniu rzeczywistych danych. Aby wstawić tabelę na podstawie szablonu:

127

ABC Word 2016 PL

1. Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawić tabelę. 2. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tabele kliknij przycisk Tabela, wybierz polecenie Szybkie tabele, a następnie wybierz szablon z galerii dostępnych szablonów (rysunek 5.3).

Rysunek 5.3. Po wybraniu z listy opcji Szybkie tabele pojawi się lista dostępnych szablonów

3. Zastąp dane w szablonie odpowiednimi informacjami.

128

Tabele

Sekcja Tabele Aby wstawić do dokumentu tabelę, korzystając z sekcji Tabele: 1. Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawić tabelę. 2. Na zakładce Wstawianie kliknij przycisk Tabela, a następnie w obszarze Wstawianie tabeli zaznacz odpowiednią liczbę wierszy i kolumn (rysunek 5.4).

Rysunek 5.4. W obszarze Wstawianie tabeli możesz za pomocą wskaźnika myszy zaznaczyć liczbę kolumn i wierszy, z których ma się składać nowo tworzona tabela

Polecenie Wstaw tabelę Polecenie Wstaw tabelę pozwala określić rozmiary i format tabeli przed jej wstawieniem do dokumentu. Aby umieścić w dokumencie tabelę za pomocą tego polecenia: 1. Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawić tabelę. 2. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tabele kliknij przycisk Tabela, a następnie wybierz polecenie Wstaw tabelę. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie tabeli (rysunek 5.5). 3. W sekcji Rozmiar tabeli wprowadź liczbę kolumn i wierszy. 4. W sekcji Zachowanie autodopasowania wybierz odpowiednie opcje, aby dopasować rozmiar tabeli.

129

ABC Word 2016 PL

Rysunek 5.5. Okno dialogowe Wstawianie tabeli pojawia się po wybraniu polecenia Wstaw tabelę

Rysowanie tabeli Jeśli prosta tabela składająca się z wierszy i kolumn jest niewystarczająca do przekazania informacji w tworzonym przez Ciebie dokumencie, możesz narysować złożoną tabelę — na przykład taką, która zawiera komórki o różnej wysokości lub zmienną liczbę kolumn w wierszach. Aby narysować tabelę: 1. Kliknij miejsce, w którym chcesz utworzyć tabelę. 2. Na zakładce Wstawianie kliknij przycisk Tabela, a następnie wybierz polecenie Rysuj tabelę. Wskaźnik zmieni się w ikonę ołówka. 3. Aby określić zewnętrzne krawędzie tabeli, narysuj prostokąt. Następnie w jego wnętrzu narysuj linie wierszy i linie kolumn. 4. Aby wymazać linię lub blok linii, na zakładce Układ obszaru Narzędzia tabel w sekcji Rysowanie kliknij przycisk Gumka (rysunek 5.6).

Rysunek 5.6.

Zakładka Układ obszaru Narzędzia tabel

5. Kliknij linię, którą chcesz wymazać. Gdy skończysz rysowanie tabeli, kliknij w jednej z komórek i wpisz tekst albo wstaw grafikę. Na rysunku 5.7 pokazano przykładową tabelę utworzoną za pomocą polecenia Rysuj tabelę.

130

Tabele

Rysunek 5.7.

Przykładowa tabela utworzona za pomocą polecenia Rysuj tabelę

Konwertowanie tekstu na tabelę Kolejnym sposobem tworzenia tabeli jest poddanie tekstu konwersji na tabelę. Ten sposób jest bardzo przydatny w sytuacji, gdy masz już wprowadzony do dokumentu tekst i chcesz umieścić go w tabeli. Zamiast tworzyć tabelę i mozolnie kopiować fragmenty tekstu do poszczególnych komórek, możesz po prostu przekonwertować tekst na tabelę (rysunek 5.8).

Rysunek 5.8.

Tekst w dokumencie, który ma zostać umieszczony wewnątrz tabeli

W tym celu: 1. Wstaw separatory — takie jak przecinki lub tabulatory — aby wskazać miejsca, w których chcesz podzielić tekst na kolumny. Miejsca, w których chcesz rozpocząć nowy wiersz, oznacz znacznikami akapitu. Na przykład na liście zawierającej dwa wyrazy w wierszu wstaw przecinek lub tabulator za pierwszym wyrazem, aby utworzyć tabelę złożoną z dwóch kolumn. 2. Zaznacz tekst, który chcesz przekonwertować. 3. Na zakładce Wstawianie kliknij przycisk Tabela, a następnie wybierz polecenie Konwertuj tekst na tabelę.

131

ABC Word 2016 PL

4. W oknie dialogowym Konwertowanie tekstu na tabelę (rysunek 5.9) kliknij w sekcji Separatory tekstu opcję odpowiadającą separatorom użytym w tekście.

Rysunek 5.9. Okno dialogowe Konwertowanie tekstu na tabelę

5. Kliknij przycisk OK (rysunek 5.10).

Rysunek 5.10.

Tabela utworzona z wykorzystaniem polecenia Konwertowanie tekstu na tabelę

Istnieje również możliwość poddania tabeli konwersji na tekst w sytuacji, gdy chcesz się pozbyć z dokumentu tabeli, zachowując jednocześnie tekst znajdujący się wewnątrz niej. W tym celu: 1. Zaznacz wiersze lub tabelę, która ma zostać przekonwertowana na akapity. 2. W sekcji Narzędzia tabel na zakładce Układ w grupie Dane kliknij przycisk Konwertuj na tekst. 3. W sekcji Separator tekstu kliknij opcję odpowiadającą separatorowi, którego chcesz użyć do oznaczenia granic kolumn. Wiersze są rozdzielone znacznikami akapitów.

132

Tabele

4. W polu Liczba kolumn sprawdź liczbę kolumn. Jeśli nie jest wyświetlana oczekiwana liczba kolumn, w co najmniej jednym wierszu tekstu może brakować separatora. 5. Wybierz inne żądane opcje. W celu wstawienia tabeli zagnieżdżonej można kliknąć w komórce, a następnie użyć dowolnej z metod wstawiania tabeli lub narysować tabelę zagnieżdżoną w odpowiednim miejscu. Możesz również skopiować istniejącą tabelę i wkleić ją do innej tabeli.

Wprowadzanie danych Można założyć, że każda komórka tabeli jest oddzielnym oknem edytora tekstu. Aby wprowadzić tekst do komórki, wystarczy umieścić w niej kursor i zacząć pisać. Możesz również wkleić do komórki tekst ze schowka. Tabela 5.1 zawiera zestawienie klawiszy, które będą najbardziej przydatne podczas przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi komórkami tabeli.

Tabela 5.1.

Klawisze wykorzystywane do przemieszczania się wewnątrz tabeli

Klawisz

Czynność

Tab lub →

Przejście do następnej kolumny w bieżącym wierszu

Shift+Tab

Przejście do poprzedniej kolumny w bieżącym wierszu

↓

Przejście do następnego wiersza

↑

Przejście do poprzedniego wiersza

Alt+Home

Przejście na początek wiersza

Alt+End

Przejście na koniec wiersza

Alt+Page Up

Przejście na początek kolumny

Alt+Page Down

Przejście na koniec kolumny

Pamiętaj, że naciśnięcie klawisza Tab wewnątrz komórki tabeli powoduje przejście do kolejnej komórki. Jeśli chcesz wstawić znak tabulacji wewnątrz komórki tabeli, musisz to zrobić przez naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Tab.

133

ABC Word 2016 PL

Edytowanie i formatowanie tabel Po utworzeniu tabeli i wprowadzeniu danych możesz edytować zawartość poszczególnych komórek. Tekst tabeli edytuje się w taki sam sposób, jak tekst dokumentu, który nie jest umieszczony w tabeli. Tekst można zaznaczać, kopiować, wklejać, usuwać itd.

Zaznaczanie fragmentów tabeli Jeśli chcesz modyfikować i formatować tabele, musisz najpierw nauczyć się zaznaczać interesujące Cię fragmenty tabeli. Możesz to oczywiście zrobić, klikając przyciskiem myszy i przeciągając kursor myszy w odpowiednie miejsce, ale istnieje również możliwość wykorzystania dostępnych w programie skrótów klawiaturowych.

Jednym z kluczy do zrozumienia sposobu wybierania komórek w programie Word są ukryte znaczniki końca komórki. Po zaznaczeniu znacznika końca komórki i przejściu do kolejnej komórki zostaną zaznaczone obie komórki. Aby zobaczyć znaczniki końca komórki, kliknij przycisk Pokaż wszystko znajdujący się w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne. Oto najprostsze sposoby zaznaczania fragmentów tabeli:  Aby zaznaczyć jedną komórkę, przesuń wskaźnik myszy i umieść go na linii

siatki po lewej stronie komórki. Kiedy kursor znajdzie się w odpowiednim miejscu, przyjmie postać szerokiej czarnej strzałki skierowanej w stronę prawego górnego rogu ekranu. Wtedy należy kliknąć, aby wybrać komórkę (zostanie ona zaznaczona wraz ze wskaźnikiem końca komórki).  Aby zaznaczyć wiersz, przesuń wskaźnik myszy w obszar znajdujący się

po lewej stronie wiersza, poza tabelą, i kliknij lewym przyciskiem myszy. Ten sam efekt uzyskasz, dwukrotnie klikając lewym przyciskiem myszy na linii siatki po lewej stronie dowolnej komórki w danym wierszu.  Aby zaznaczyć kilka wierszy, wykonaj czynności potrzebne do zaznaczenia

pojedynczego wiersza i — trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy — przeciągnij kursor w dół lub w górę w celu zaznaczenia odpowiedniej liczby wierszy.  Aby zaznaczyć kolumnę, kliknij lewym przyciskiem myszy wewnątrz niej,

trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz Alt. Ten sam efekt uzyskasz, umieszczając kursor myszy ponad pierwszym wierszem w kolumnie, którą chcesz zaznaczyć, i klikając w momencie, gdy przyjmie on postać szerokiej czarnej strzałki skierowanej w stronę prawego górnego rogu ekranu.

134

Tabele

 Aby zaznaczyć kilka kolumn, kliknij w obszarze ponad pierwszym

wierszem w kolumnie i — trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy — przeciągnij kursor w celu zaznaczenia odpowiedniej liczby kolumn.  Aby zaznaczyć całą tablicę, dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy

w dowolnym miejscu wewnątrz niej, trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz Alt. Elementy tablicy można również zaznaczać, wykorzystując do tego celu odpowiednie polecenia dostępne w sekcji Tabele obszaru Narzędzia tabel zakładki Układ. W tym celu należy umieścić kursor wewnątrz odpowiedniego wiersza lub kolumny, a następnie wybrać jedno z poleceń dostępnych po kliknięciu przycisku Zaznacz:  Zaznacz komórkę,  Zaznacz kolumnę,  Zaznacz wiersz,  Zaznacz tabelę.

Tekst w tabeli można również formatować. Robi się to tak samo jak w wypadku dowolnego tekstu wewnątrz dokumentu, z tą jednak różnicą, że dla każdej komórki tabeli można osobno zdefiniować marginesy, wcięcia i tabulatory. Kiedy klikniesz wewnątrz komórki, na poziomej linijce dokumentu pojawi się mniejsza linijka, której rozmiar odpowiada szerokości tej komórki. Nowa linijka jest wyposażona w takie narzędzia jak Wcięcie pierwszego wiersza, Wysunięcie, Wcięcie z lewej i Wcięcie z prawej (rysunek 5.11).

Rysunek 5.11.

Definiowanie marginesów i wcięć jest możliwe na poziomie poszczególnych komórek tabeli

135

ABC Word 2016 PL

Atrybuty tekstu umieszczonego w komórce można zmodyfikować za pomocą tych samych narzędzi, które służą do modyfikowania atrybutów dowolnego tekstu w obrębie dokumentu.

Edycja danych w tabeli Po umieszczeniu wskaźnika wewnątrz komórki tabeli możesz wprowadzać i edytować tekst (lub umieszczać wewnątrz komórki inne obiekty danych) w taki sam sposób, jak w każdym innym miejscu dokumentu (z wyjątkiem wstawiania tabulatorów, gdyż do tego jest konieczne naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+Tab). Wysokości wierszy są dopasowywane automatycznie podczas wprowadzania tekstu do komórki tabeli lub zwiększania rozmiaru czcionki. Jest również możliwe samodzielne zdefiniowanie wysokości komórki.

Dodawanie i usuwanie komórek, wierszy i kolumn Z pewnością będzie Ci się zdarzać sytuacja, kiedy zechcesz zmienić strukturę tablicy już po jej utworzeniu. Na przykład zechcesz dołączyć jeszcze jedną kolumnę i kilka wierszy lub usunąć niektóre komórki, tak aby prezentowane informacje były bardziej przejrzyste.

Należy pamiętać, że program Word w inny sposób traktuje usuwanie zawartości komórki, wiersza czy kolumny niż usuwanie samej komórki, wiersza czy kolumny. Kiedy usuwasz zawartość komórki, wiersza lub kolumny, to sam element tabeli pozostaje na swoim miejscu, a jedynie jego zawartość jest usuwana. Aby usunąć zawartość komórki, wiersza lub kolumny, zaznacz tekst, który chcesz usunąć, i naciśnij klawisz Delete. Jeśli natomiast chcesz usunąć wiersze lub kolumny bez korzystania z menu, zaznacz je i naciśnij klawisz Backspace lub kombinację klawiszy Ctrl+X.

Usuwanie komórki Aby usunąć komórkę z tabeli: 1. Zaznacz komórkę, którą chcesz usunąć, klikając jej lewą krawędź. 2. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Układ (rysunek 5.12). 3. W sekcji Wiersze i kolumny kliknij przycisk Usuń, a następnie wybierz polecenie Usuń komórki.

136

Tabele

Rysunek 5.12.

Zakładka Układ obszaru Narzędzia tabel

4. W oknie dialogowym Usuwanie komórek (rysunek 5.13) wybierz jedną z następujących opcji:  Przesuń komórki w lewo — usuwa komórkę i przesuwa wszystkie pozostałe komórki w danym wierszu w lewo.  Przesuń komórki do góry — usuwa komórkę i przesuwa pozostałe komórki w danej kolumnie o jeden wiersz w górę. Nowa, pusta komórka zostanie dodana u dołu kolumny.  Usuń cały wiersz — usuwa cały wiersz, który zawiera klikniętą komórkę.  Usuń całą kolumnę — usuwa całą kolumnę, która zawiera klikniętą komórkę.

Rysunek 5.13. Okno dialogowe Usuwanie komórek

Usuwanie wiersza Aby usunąć cały wiersz tabeli: 1. Zaznacz wiersz, który chcesz usunąć, klikając jego lewą krawędź. 2. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Układ. 3. W sekcji Wiersze i kolumny kliknij przycisk Usuń, a następnie wybierz polecenie Usuń wiersze.

Usuwanie kolumny Aby usunąć całą kolumnę: 1. Zaznacz kolumnę, którą chcesz usunąć, klikając jej lewą krawędź. 2. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Układ.

137

ABC Word 2016 PL

3. W sekcji Wiersze i kolumny kliknij przycisk Usuń, a następnie wybierz polecenie Usuń kolumny.

Dodawanie komórki Aby dodać komórkę w tabeli: 1. Kliknij w komórce znajdującej się na prawo lub powyżej miejsca, w którym chcesz wstawić nową komórkę. 2. W obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ kliknij przycisk otwierający okno dialogowe grupy Wiersze i kolumny (rysunek 5.14).

Rysunek 5.14. Okno dialogowe Wstawianie komórek

3. W oknie dialogowym Wstawianie komórek kliknij jedną z następujących opcji:  Przesuń komórki w prawo — wstawia komórkę i przesuwa wszystkie pozostałe komórki w danym wierszu w prawo.  Przesuń komórki w dół — wstawia komórkę i przesuwa istniejące komórki w dół o jeden wiersz. Nowy wiersz zostanie dodany u dołu tabeli.  Wstaw cały wiersz — wstawia wiersz nad komórką, która została kliknięta.  Wstaw całą kolumnę — wstawia kolumnę na lewo od komórki, która została kliknięta.

Dodawanie wierszy Aby dodać nowy wiersz w tabeli, wystarczy umieścić kursor myszy pomiędzy wierszami, w miejscu, w którym ma zostać umieszczony wiersz, i kliknąć symbol plusa, który pojawi się na początku wiersza (rysunek 5.15). Istnieje również inny sposób, aby dodać nowy wiersz. W tym celu: 1. Kliknij w komórce powyżej lub poniżej miejsca, w którym chcesz dodać wiersz.

138

Tabele

Rysunek 5.15.

Umieszczenie kursora myszy przy prawej lub lewej krawędzi tabeli powoduje wyświetlenie się symbolu plusa, którego kliknięcie powoduje dodanie nowego wiersza

2. W obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ wykonaj jedną z następujących czynności (rysunek 5.16):  Aby dodać wiersz powyżej komórki, kliknij przycisk Wstaw powyżej w sekcji Wiersze i kolumny.  Aby dodać wiersz poniżej komórki, kliknij przycisk Wstaw poniżej w sekcji Wiersze i kolumny.

Rysunek 5.16. Sekcja Wiersze i kolumny zakładki Układ

Dodawanie kolumn Aby dodać nową kolumnę w tabeli, wystarczy umieścić kursor myszy pomiędzy kolumnami, w miejscu, w którym ma zostać umieszczona nowa kolumna, i kliknąć symbol plusa, który pojawi się na początku kolumny (rysunek 5.17).

Rysunek 5.17.

Umieszczenie kursora myszy przy górnej lub dolnej krawędzi tabeli powoduje wyświetlenie się symbolu plusa, którego kliknięcie powoduje dodanie nowej kolumny

139

ABC Word 2016 PL

Innym sposobem dodania kolumny do tabeli jest kliknięcie odpowiedniego przycisku w sekcji Wiersze i kolumny. Aby dodać kolumnę w tabeli: 1. Kliknij komórkę znajdującą się po lewej lub prawej stronie komórki, obok której chcesz dodać kolumnę. 2. W obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby dodać kolumnę z lewej strony komórki, kliknij przycisk Wstaw z lewej w sekcji Wiersze i kolumny.  Aby dodać kolumnę z prawej strony komórki, kliknij przycisk Wstaw z prawej w sekcji Wiersze i kolumny.

Usuwanie całej tabeli Aby usunąć całą tabelę, kliknij w dowolnym miejscu wewnątrz niej, a następnie kliknij przycisk Usuń w sekcji Wiersze i kolumny zakładki Układ i z listy wybierz polecenie Usuń tabelę.

Scalanie lub dzielenie komórek tabeli Dwie lub większą liczbę komórek w tym samym wierszu lub kolumnie możesz połączyć w jedną komórkę. Możesz na przykład scalić kilka komórek w poziomie w celu utworzenia nagłówka tabeli obejmującego kilka kolumn. W tym celu: 1. Zaznacz komórki, klikając lewą krawędź pierwszej z nich, a następnie przeciągając wskaźnik myszy przez pozostałe komórki, które chcesz scalić. 2. W obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ w sekcji Scalanie kliknij przycisk Scal komórki. Jeśli natomiast chcesz podzielić komórkę na kilka komórek: 1. Kliknij w komórce lub zaznacz zakres komórek, które mają zostać podzielone. 2. W obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ w sekcji Scalanie kliknij przycisk Podziel komórki. 3. W oknie dialogowym Dzielenie komórek wprowadź liczbę określającą, na ile kolumn lub wierszy mają zostać podzielone zaznaczone komórki (rysunek 5.18).

140

Tabele

Rysunek 5.18. Okno dialogowe Dzielenie komórek

Przenoszenie lub kopiowanie tabeli Istnieje możliwość przeniesienia całej tabeli w nowe miejsce w dokumencie. W tym celu: 1. W widoku Układ wydruku najedź wskaźnikiem myszy na tabelę w taki sposób, aby został wyświetlony uchwyt przenoszenia tabeli. 2. Przemieść wskaźnik na uchwyt przenoszenia tabeli, aby zmienił się w strzałkę z czterema grotami (rysunek 5.19), a następnie kliknij uchwyt przenoszenia tabeli.

Rysunek 5.19.

Gdy wskaźnik myszy zmieni się w strzałkę z czterema grotami, możesz zaznaczyć całą tabelę i przenieść ją w inne miejsce w dokumencie

3. Przeciągnij tabelę w nowe miejsce. W nowym miejscu można wkleić tabelę, która została skopiowana lub wycięta. Jeśli tabela została skopiowana, oryginalna tabela pozostaje na swoim miejscu. Po wycięciu tabeli oryginalna tabela jest usuwana. Aby skopiować tabelę: 1. W widoku Układ wydruku umieść wskaźnik myszy na tabeli, aby został wyświetlony uchwyt przenoszenia tabeli. 2. Kliknij uchwyt przenoszenia tabeli, aby zaznaczyć tabelę. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby skopiować tabelę, naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+C.  Aby wyciąć tabelę, naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+X. 4. Ustaw kursor w miejscu, w którym chcesz wkleić nową tabelę. 5. Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+V, aby wkleić tabelę w nowym miejscu.

141

ABC Word 2016 PL

Zmiana kolejności wierszy Standardowe operacje „kopiuj i wklej” oraz „wytnij i wklej” działają również w wypadku tabel. Możesz kopiować lub przenosić tekst pomiędzy komórkami, wierszami czy kolumnami przez przeciągnięcie i upuszczenie lub wycięcie i wklejenie tekstu w odpowiednim miejscu. Ale z pewnością chciałbyś się dowiedzieć, w jaki sposób można przenosić lub kopiować cały wiersz lub kolumnę z jednego miejsca w drugie. 1. Zaznacz wiersz lub kolumnę, którą chcesz przenieść albo skopiować. Upewnij się, że zostały zaznaczone cały wiersz lub cała kolumna. Szczegółowe informacje na temat zaznaczania elementów tabeli znajdziesz w podpunkcie „Zaznaczanie fragmentów tabeli”. 2. Kliknij przycisk Wytnij lub Kopiuj znajdujący się w sekcji Schowek zakładki Narzędzia główne albo naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+X (wycinanie) lub Ctrl+C (kopiowanie). Zaznaczone wiersze lub kolumny zostaną umieszczone w Schowku. 3. Wskaż miejsce, w którym kolumny lub wiersze mają zostać umieszczone:  Wiersze — wybierz wiersz bezpośrednio poniżej miejsca, w którym wiersze zostaną skopiowane lub wklejone.  Kolumny — wybierz kolumnę znajdującą się po prawej stronie miejsca, w którym kolumny zostaną skopiowane lub wklejone. 4. Kliknij przycisk Wklej znajdujący się w sekcji Schowek zakładki Narzędzia główne lub kliknij prawym przyciskiem myszy w miejscu wstawiania i z menu kontekstowego wybierz polecenie Wklej. Analogicznie zadziała naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+V. Możesz również przenosić kolumny i wiersze, przeciągając je wewnątrz tabeli. Zanim zaczniesz je przeciągać, upewnij się, że zostały zaznaczone cały wiersz lub kolumna (rysunek 5.20).

Rysunek 5.20.

142

Kolumnę lub wiersz możesz przeciągnąć w nowe miejsce wewnątrz tabeli

Tabele

Formatowanie tabel Program Word 2016 oferuje wiele sposobów formatowania utworzonej tabeli. Jeśli korzystasz ze stylów tabeli, możesz sformatować od razu całą tabelę, a nawet zobaczyć jej podgląd po sformatowaniu w wybranym stylu przed jego zastosowaniem. Tabeli możesz również nadać niestandardowy wygląd przez podział lub scalanie komórek, dodawanie albo usuwanie kolumn lub wierszy, a także przez dodawanie obramowań. Podczas pracy z długą tabelą możesz powtórzyć jej nagłówek na każdej stronie, na której pojawia się tabela. Aby zapobiec występowaniu podziałów stron w nieodpowiednich miejscach tabeli, możesz także określić, w jaki sposób i w których miejscach tabela powinna zostać podzielona na poszczególnych stronach.

Style tabeli Utworzoną tabelę można sformatować, stosując style tabeli. Ustawienie wskaźnika myszy na jednym ze wstępnie sformatowanych stylów tabeli umożliwia podgląd jej wyglądu po jego zastosowaniu. Aby sformatować tabelę za pomocą stylów tabeli: 1. Kliknij wewnątrz tabeli, którą chcesz sformatować, i w obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Projektowanie. 2. W sekcji Style tabeli ustawiaj wskaźnik myszy na poszczególnych stylach tabeli, aż znajdziesz styl, którego chcesz użyć (rysunek 5.21). Więcej stylów tabeli jest widocznych po kliknięciu strzałki Więcej.

Rysunek 5.21.

Sekcja Style tabeli zakładki Projekt

3. Kliknij styl, aby zastosować go do tabeli. 4. W sekcji Opcje stylu tabeli zaznacz lub wyczyść pola wyboru obok poszczególnych elementów tabeli, aby zastosować lub usunąć wybrany styl.

Obramowania Kolejnym sposobem formatowania tabeli jest dodawanie lub usuwanie obramowania. Aby dodać obramowanie:

143

ABC Word 2016 PL

1. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Układ. 2. W sekcji Tabele kliknij przycisk Zaznacz, a następnie wybierz polecenie Zaznacz tabelę. 3. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Projektowanie. 4. W sekcji Obramowania kliknij przycisk Obramowanie i wybierz polecenie Obramowanie i cieniowanie, przejdź na zakładkę Obramowanie, a następnie wybierz odpowiednie opcje (rysunek 5.22).

Rysunek 5.22.

Okno Obramowanie i cieniowanie pozwala określić styl, kolor i szerokość obramowania tabeli

Jeśli chcesz dodać obramowanie dla niektórych komórek tabeli: 1. Na zakładce Narzędzia główne w sekcji Akapit kliknij przycisk Pokaż/Ukryj. 2. Zaznacz wybrane komórki razem ze znacznikami końca komórki. 3. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Projektowanie. 4. W sekcji Obramowania kliknij przycisk Obramowanie i wybierz obramowanie, które chcesz dodać. Aby usunąć obramowanie dla całej tabeli: 1. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Układ. 2. W sekcji Tabele kliknij przycisk Zaznacz, a następnie wybierz polecenie Zaznacz tabelę.

144

Tabele

3. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Projektowanie. 4. W sekcji Style tabeli kliknij przycisk Obramowania, a następnie wybierz polecenie Bez obramowania.

Linie siatki Linie siatki pokazują granice komórek tabeli w tych miejscach, gdzie nie ma ona widocznych krawędzi. Jeżeli ukryjesz linie siatki w tabeli, która ma obramowania, nie zauważysz żadnej widocznej zmiany, ponieważ linie siatki są ukryte za obramowaniami. Aby zobaczyć linie siatki, musisz usunąć obramowania. W przeciwieństwie do obramowań, linie siatki pojawiają się tylko na ekranie — nigdy nie są widoczne na wydruku ani w dokumencie, który jest wyświetlany w przeglądarce internetowej. Po wyłączeniu linii siatki wyświetlana tabela wygląda w taki sposób, jak będzie drukowana. Aby wyświetlić linie siatki, w obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ w sekcji Tabela kliknij przycisk Wyświetl linie siatki.

Powtarzanie nagłówka tabeli Długa tabela w dokumencie zostanie podzielona w miejscach, w których występuje podział strony. Istnieje jednak możliwość dostosowania ustawień tabeli w taki sposób, aby jej nagłówki były powtarzane na każdej stronie. Pamiętaj jednak, że powtórzone nagłówki tabeli są widoczne tylko w widoku układu wydruku oraz w wydrukowanym dokumencie. Aby zdefiniować powtarzanie nagłówka tabeli: 1. Zaznacz jeden lub więcej wierszy nagłówka. Zaznaczenie musi obejmować pierwszy wiersz tabeli. 2. W obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ w sekcji Dane kliknij przycisk Powtórz wiersze nagłówka (rysunek 5.23).

Rysunek 5.23. Sekcja Dane zakładki Układ

Określanie miejsca podziału tabeli Długa tabela w dokumencie musi zostać podzielona w miejscach występowania podziału strony. Jeśli podział strony występuje wewnątrz obszernego wiersza tabeli, w programie Word 2016 wiersz zostanie domyślnie podzielony na dwie strony.

145

ABC Word 2016 PL

Tabelę można jednak dostosować, aby uzyskać pewność, że informacje będą wyglądać prawidłowo, nawet jeśli tabela będzie zajmować więcej niż jedną stronę. Jeśli chcesz zapobiec dzieleniu wierszy tabeli między strony: 1. Kliknij wewnątrz tabeli. 2. W obszarze Narzędzia tabel przejdź na zakładkę Układ. 3. W sekcji Tabela kliknij przycisk Właściwości, a następnie przejdź na zakładkę Wiersz. 4. Usuń zaznaczenie pola wyboru Zezwalaj na dzielenie wierszy między strony. Jeśli chcesz wymusić dzielenie tabeli między strony w określonym wierszu: 1. Kliknij w wierszu, który ma się pojawić na następnej stronie. 2. Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Enter.

Właściwości tabeli Kliknięcie przycisku Właściwości w sekcji Tabela zakładki Układ powoduje pojawienie się okna dialogowego Właściwości tabeli. Umożliwia ono definiowanie większości atrybutów związanych z tabelą i jest podzielone na cztery zakładki.

Tabela Zakładka Tabela pozwala definiować następujące atrybuty tabeli (rysunek 5.24).

Rysunek 5.24. Zakładka Tabela okna dialogowego Właściwości tabeli

146

Tabele

 Rozmiar — umożliwia ustawienie preferowanej szerokości tabeli

w centymetrach lub w procentach szerokości strony. Szerokość może się zmieniać w zależności od zastosowanej opcji autodopasowania. Opcja Preferowana szerokość odnosi się do domyślnego rozmiaru wskazanego elementu. Lista Mierzona w pozwala wybrać pomiędzy dokładnym określeniem szerokości w centymetrach a wartością procentową odnoszącą się do całej dostępnej przestrzeni.  Wyrównanie — zawiera trzy dostępne opcje: Zawijaj do lewej, Zawijaj

do środka oraz Do prawej. Dodatkowo jest możliwe zdefiniowanie wcięcia z lewej, jest ono jednak dostępne jedynie, gdy została zaznaczona opcja wyrównywania do lewej.  Zawijanie tekstu — opcja Brak definiuje, że tekst może być umieszczony

jedynie nad lub pod tabelą. Jeśli natomiast jest zaznaczona opcja Wokoło, to przycisk Pozycjonowanie jest aktywny. Po kliknięciu tego przycisku pojawia się okno dialogowe Pozycjonowanie tabeli (rysunek 5.25). Pozwala ono określić położenie tekstu względem tabeli.

Rysunek 5.25. Okno dialogowe Pozycjonowanie tabeli umożliwiające zdefiniowanie sposobu umieszczania tekstu wokół tabeli

Zawijanie tekstu jest szczególnie ważne, jeśli masz do czynienia z dużą liczbą tabel w bardzo długim dokumencie. Opcje dostępne w oknie Pozycjonowanie tabeli to:  Pozycjonowanie poziome i pionowe całej tabeli — osobne opcje są dostępne

w sekcji pozycjonowania poziomego (Do lewej, Z prawej, Do środka, Do wewnątrz, Zewnętrzne) i pionowego (0cm, U góry, U dołu, Pośrodku, Wewnętrzny i Zewnętrzny).  Definiowanie elementu, do którego pozycjonowanie ma się odnosić

(Margines, Strona lub Kolumna dla pozycjonowania poziomego oraz Margines, Strona i Akapit dla pozycjonowania pionowego).

147

ABC Word 2016 PL

 Odległość od otaczającego tekstu.  Opcje: Przenieś z tekstem i Zezwalaj na zachodzenie.

Różne rodzaje tabel wymagają różnych ustawień. Aby osiągnąć najlepsze wyniki, należy przeprowadzać wiele prób i dopasowywać najlepsze ustawienia dla poszczególnych przypadków.

Wiersz Zakładka Wiersz (rysunek 5.26) pozwala określić wysokość zakresu wierszy (w wypadku gdy zaznaczonych jest kilka wierszy) lub pojedynczego wiersza. Dostępne ustawienia zakładki Wiersz to:  Rozmiar — sekcja informuje o numerze wiersza lub zakresie wierszy, których

dotyczą modyfikowane ustawienia. Podaj wysokość dla zaznaczonego wiersza, a z listy rozwijanej Wysokość wiersza wybierz opcję Co najmniej lub Dokładnie.  Opcje — w tej sekcji są dostępne opcje Zezwalaj na dzielenie wierszy między

strony oraz Powtórz jako wiersz nagłówka na początku każdej strony.  Przyciski Poprzedni wiersz oraz Następny wiersz — pozwalają na

przemieszczanie się pomiędzy kolejnymi wierszami tabeli bez konieczności zamykania okna Właściwości tabeli i ponownego jego otwierania.

Rysunek 5.26. Zakładka Wiersz okna dialogowego Właściwości tabeli

148

Tabele

Kolumna Zakładka Kolumna (rysunek 5.27) przypomina zakładkę Wiersz. Można tu określić szerokość kolumny, mierzoną w centymetrach lub w procentach szerokości całej tabeli.

Rysunek 5.27. Zakładka Kolumna okna dialogowego Właściwości tabeli

Komórka Zakładka Komórka (rysunek 5.28) pozwala określić preferowaną szerokość zaznaczonej komórki. Szerokość może być zdefiniowana w centymetrach lub w procentach szerokości całej tabeli. W sekcji Wyrównanie w pionie możesz wybrać sposób wyrównywania tekstu w komórce. Dostępne opcje to: Do góry, Do środka oraz Do dołu. To ustawienie jest bezpośrednio związane z opcjami, które są dostępne w sekcji Wyrównanie zakładki Układ. Po kliknięciu przycisku Opcje pojawia się okno dialogowe Opcje komórek (rysunek 5.29). Pozwala ono określić marginesy komórki oraz ustawić możliwość zawijania i dopasowywania tekstu.

Sortowanie danych w tabeli Nie wszystkim wiadomo, że program Word pozwala dodawać i sortować zawartość poszczególnych komórek, a także wykonywać inne proste operacje na danych tabeli. Sortowanie ułatwia wprowadzanie danych do tabeli, gdyż zamiast głowić się nad wprowadzaniem ich w porządku alfabetycznym, możesz je wprowadzać w dowolnej kolejności i dopiero po zakończeniu wprowadzania porządkować.

149

ABC Word 2016 PL

Rysunek 5.28. Zakładka Komórka okna dialogowego Właściwości tabeli

Rysunek 5.29. Okno dialogowe Opcje komórek

Zawartość tabeli może być posortowana w porządku rosnącym lub malejącym:  Rosnąco — tekst jest sortowany w porządku alfabetycznym od A do Z,

liczby są porządkowane od najmniejszych do największych, a daty są porządkowane od najstarszych do najnowszych.  Malejąco — tekst jest sortowany w porządku alfabetycznym od Z do A,

liczby są porządkowane od największych do najmniejszych, a daty są porządkowane od najnowszych do najstarszych.

Pamiętaj, aby posortować tabelę, zanim ją sformatujesz. Podczas sortowania wiersze w tabeli są zamieniane miejscami, a przenoszone wiersze przenoszą związane ze sobą ustawienia grubości linii i cieniowania. Pogrubiona ramka wokół ostatniego wiersza nie będzie wyglądała już tak ładnie, gdy ten stanie się wierszem drugim.

150

Tabele

Aby posortować zawartość całej tabeli: 1. W widoku Układ wydruku przesuwaj wskaźnik myszy w obrębie tabeli, aż pojawi się uchwyt przenoszenia tabeli. Następnie kliknij ten uchwyt, aby zaznaczyć tabelę przeznaczoną do sortowania. 2. W obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ w sekcji Dane kliknij przycisk Sortuj. 3. W oknie dialogowym Sortowanie (rysunek 5.30) wybierz odpowiednie opcje.

Rysunek 5.30. Okno dialogowe Sortowanie pojawia się po kliknięciu przycisku Sortuj w sekcji Dane

Jeśli chcesz posortować zawartość pojedynczej kolumny: 1. Zaznacz kolumnę przeznaczoną do sortowania, a następnie w obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ w sekcji Dane kliknij przycisk Sortuj. 2. W sekcji Lista wybierz opcję Wiersz nagłówka lub Bez wiersza nagłówka. 3. Kliknij przycisk Opcje. 4. W oknie dialogowym Opcje sortowania (rysunek 5.31) w sekcji Opcje sortowania zaznacz pole wyboru Sortuj tylko kolumny. 5. Kliknij przycisk OK. Jeśli chcesz posortować dane w tabeli na podstawie zawartości kolumny, która zawiera więcej niż jedno słowo, należy najpierw rozdzielić wyrazy jakimiś znakami — dotyczy to również danych w wierszu nagłówka. Jeśli na przykład komórki w kolumnie zawierają imiona i nazwiska, można je rozdzielić przecinkami. 1. Zaznacz kolumnę przeznaczoną do sortowania i w obszarze Narzędzia tabel na zakładce Układ w sekcji Dane kliknij przycisk Sortuj.

151

ABC Word 2016 PL

Rysunek 5.31. Okno dialogowe Opcje sortowania

2. W sekcji Lista zaznacz opcję Wiersz nagłówka lub Bez wiersza nagłówka. 3. Kliknij przycisk Opcje. 4. W sekcji Separatory pól kliknij rodzaj znaku, który rozdziela słowa lub pola przeznaczone do sortowania, a następnie kliknij przycisk OK. 5. W sekcji Sortuj według na liście Używając zaznacz słowo lub pole, według którego mają zostać posortowane dane. 6. Na pierwszej liście Następnie według wprowadź kolumnę zawierającą dane, według których chcesz sortować, a następnie na liście Używając zaznacz słowa lub pola, według których chcesz sortować. 7. Aby posortować dane według dodatkowej kolumny, powtórz powyższy krok, używając drugiej listy Następnie według. 8. Kliknij przycisk OK.

Numerowanie komórek Istnieje możliwość automatycznego ponumerowania kolejnych komórek w tabeli. W tym celu: 1. Zaznacz komórki tabeli, które mają zostać ponumerowane. Aby ponumerować początek każdego wiersza, zaznacz tylko pierwszą kolumnę w tabeli, klikając jej górne obramowanie lub górną linię siatki. 2. Na zakładce Narzędzia główne w sekcji Akapit kliknij przycisk Numerowanie.

152

Tabele

Możesz wybrać inny format liczby. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy numer na liście, wybierz polecenie Numerowanie, kliknij polecenie Definiuj nowy format numeracji, a następnie wybierz wymagane opcje.

Kierunek tekstu Narzędzie do zmiany kierunku tekstu wewnątrz komórki tabeli jest dostępne w sekcji Wyrównanie zakładki Układ obszaru Narzędzia tabel. Tekst w komórce może być wyświetlany zarówno w pionie, jak i w poziomie. Kolejne kliknięcia przycisku Kierunek tekstu powodują zmianę ułożenia tekstu w komórce. W sekcji Wyrównanie obok przycisku Kierunek tekstu jest również dostępnych dziewięć przycisków definiujących położenie tekstu wewnątrz komórki zgodnie z wybranym kierunkiem tekstu (rysunek 5.32).

Rysunek 5.32. Sekcja Wyrównanie zakładki Układ

Obramowanie i cieniowanie Zwykle dobranie odpowiedniego obramowania i cieniowania dla tabeli wymaga wielu prób, zanim dojdziesz do interesującego Cię wyglądu przygotowywanych danych. Aby Ci to ułatwić, program Word oferuje prosty sposób definiowania obramowania i cieniowania, jakim jest okno dialogowe Obramowanie i cieniowanie (rysunek 5.22) w połączeniu z sekcją Style tabeli, która została omówiona we wcześniejszej części tego rozdziału. Aby przejść do modyfikowania wyglądu tabeli, zaznacz fragment, którego formatowanie ma dotyczyć. Następnie wykonaj następujące czynności, aby zmienić wygląd tabeli:  Kliknij prawym przyciskiem myszy wewnątrz tabeli i wybierz z menu

kontekstowego opcję Obramowanie i cieniowanie. Spowoduje to pojawienie się okna dialogowego pokazanego na rysunku 5.22 z zaznaczoną opcją cieniowania tabeli. Możesz również kliknąć przycisk Obramowania w sekcji Obramowanie zakładki Projektowanie.

153

ABC Word 2016 PL

Zaczynając od zakładki Obramowanie okna dialogowego Obramowanie i cieniowanie, możesz zastosować różne typy obramowania do różnych części tabeli lub do całej tabeli jednocześnie. Wybierz opcję Tabela w polu Zastosuj do, aby wprowadzane zmiany były stosowane do całej tabeli. W sekcji Ustawienie zaznacz opcję Siatka, aby modyfikować obramowanie zaznaczonego bloku komórek; opcję Wszystkie, aby wprowadzać zmiany dla całej siatki tabeli; lub Niestandardowe, aby definiować różne rodzaje obramowania dla każdej ze stron komórki.

Obramowanie tabeli Aby dodać obramowanie po wewnętrznej i zewnętrznej stronie linii siatki, zaznacz fragmenty tabeli, do których obramowanie ma być zastosowane. Następnie zastosuj jedną z następujących metod:  Na zakładce Obramowanie okna dialogowego Obramowanie i cieniowanie

(rysunek 5.22) wybierz z menu Styl rodzaj linii, który chcesz zastosować do obramowania tabeli. Z menu Kolor wybierz kolor obramowania, a w okienku Podgląd zaznacz przyciski wskazujące, których linii ustawienia mają dotyczyć.  W sekcji Obramowania zakładki Projektowanie rozwiń listę Styl pióra

i wybierz interesujący Cię styl linii (rysunek 5.33). Analogicznie wybierz odpowiednie ustawienia z listy Grubość pióra i Kolor pióra.

Wprowadzanie obramowania w dokumentach nie wymaga specjalnych uzdolnień artystycznych, ale istnieje kilka zasad, których warto się trzymać podczas tworzenia obramowania. W końcu ma ono ułatwić, a nie utrudnić czytelnikowi odbiór tekstu. Zalecenia: pamiętaj, że obramowanie ma służyć do wyróżnienia fragmentu tabeli lub tekstu. Ma prowadzić wzrok czytelnika, a nie drażnić jego nerwy. Korzystaj z siatki, jeśli tabela, którą tworzysz, zawiera kolumny liczb. Przeciwwskazania: unikaj grubych i pstrokatych ramek, które utrudniają odbiór zawartego w nich tekstu. Nie łącz grubych linii, ciemnych kolorów oraz obramowania z podwójnych linii w dokumentach, jeśli mają sprawiać wrażenie profesjonalnych.

154

Tabele

Rysunek 5.33. Lista rozwijana Styl pióra dostępna po kliknięciu przycisku w sekcji Rysowanie obramowań

Cieniowanie Zaznacz fragment tabeli, którego ma dotyczyć cieniowanie, a następnie możesz zastosować jedną z dwóch następujących metod:  Na zakładce Cieniowanie okna dialogowego Obramowanie i cieniowanie

w sekcji Wypełnienie wybierz kolor lub odcień szarości, który ma być zastosowany do cieniowania fragmentu tabeli. Większy wybór kolorów znajdziesz pod przyciskiem Więcej kolorów.  W sekcji Style tabeli kliknij przycisk Cieniowanie i wybierz kolor lub odcień

szarości (rysunek 5.34). Opcja Więcej kolorów wypełnienia oferuje dostęp do większej gamy kolorów.

155

ABC Word 2016 PL

Rysunek 5.34.

Lista podstawowych kolorów, których można użyć do cieniowania komórek tabeli

Zanim zaczniesz „stroić” tabelę w przeróżne formaty, wprowadź do niej dane. W ten sposób zaoszczędzisz wiele czasu. Wymyślne obramowanie i cieniowanie przeszkadza podczas wprowadzania danych. Poza tym warto najpierw zobaczyć dane w tablicy, zanim zdecydujesz, w jaki sposób zmodyfikować jej wygląd.

156

6 KONSPEKTY, SPISY TREŚCI, INDEKSY Co to jest konspekt? Konspekt to hierarchiczna struktura dokumentu, którą tworzą jego nagłówki i nagłówki podrzędne. Konspekt tworzą tytuły wszystkich rozdziałów i podrozdziałów, a na tej podstawie dopiero powstaje dokument lub książka. Rozmiar czcionki nagłówka zależy od poziomu konspektu — rozmiar czcionki rośnie wraz z poziomem hierarchii. W ramach szablonu Normal.dotm program Word jest wyposażony w dziewięć stylów wbudowanych, które umożliwiają tworzenie struktury konspektu. Konspekt przedstawia sposób organizacji dokumentu i ułatwia modyfikację jego struktury.

ABC Word 2016 PL

Widok Konspekt W programie Word jest dostępny specjalny widok Konspekt przeznaczony do pracy z konspektami. Typowy konspekt w widoku Konspekt przedstawia rysunek 6.1. Aby włączyć widok Konspekt, przejdź na zakładkę Widok i w sekcji Widoki kliknij przycisk Konspekt.

Rysunek 6.1.

Dokument przedstawiony w widoku Konspekt

W widoku Konspekt program automatycznie tworzy wcięcia nagłówków, aby pokazać istniejące między nimi relacje. Użytkownik może wyświetlić lub ukryć określony poziom konspektu. Narzędzia do pracy z konspektem znajdują się na zakładce Tworzenie konspektu tuż nad oknem dokumentu (rysunek 6.2).

158

Konspekty, spisy treści, indeksy

Rysunek 6.2.

Zakładka Tworzenie konspektu

Aby wyświetlić określony poziom konspektu, wybierz odpowiadającą mu opcję z listy rozwijanej Pokaż poziom w sekcji Narzędzia tworzenia konspektu. Jeśli chcesz, aby wszystkie poziomy konspektu były jednocześnie pokazywane, wybierz opcję Wszystkie poziomy (rysunek 6.3).

Rysunek 6.3. Z listy Pokaż poziom możesz wybrać poziom konspektu, który ma być wyświetlany

Inna niezwykle pożyteczna funkcja dostępna na zakładce Tworzenie konspektu to Pokaż tylko pierwszy wiersz. Jeśli zaznaczysz pole wyboru Pokaż tylko pierwszy wiersz, program będzie wyświetlał pierwszy wiersz każdego akapitu dokumentu. Zaznaczenie pola wyboru Pokaż formatowanie tekstu powoduje wyświetlanie szczegółów formatowania konspektu. Należy pamiętać, że każdy styl nagłówka ma własne formatowanie, które może utrudniać pracę nad strukturą dokumentu. Jest również możliwa zmiana kolejności nagłówków i tekstu podstawowego, przenoszenie ich w górę lub w dół. Użytkownik może podnosić poziom nagłówka (polega to na zmianie tekstu podstawowego na nagłówek lub podwyższeniu poziomu nagłówka, na przykład zmianie z Nagłówek 6 na Nagłówek 5) lub go obniżać. Służą do tego przyciski dostępne w sekcji Narzędzia tworzenia konspektu. Strukturę dokumentu można również organizować na nowo, przeciągając symbole konspektu w lewo, w prawo, do góry lub do dołu.

159

ABC Word 2016 PL

Tworzenie i modyfikowanie konspektów W celu utworzenia konspektu należy przypisać odpowiedni styl nagłówka każdemu poziomowi konspektu: styl Nagłówek 1 pierwszemu poziomowi, styl Nagłówek 2 — drugiemu poziomowi itd. Możesz najpierw napisać konspekt, a dopiero potem przypisać odpowiednie style nagłówków. Możesz również przypisywać style nagłówków na bieżąco. W nowym dokumencie przejdź do widoku Konspekt i po wpisaniu każdego kolejnego nagłówka naciśnij klawisz Enter. Program Word formatuje nagłówki, stosując wbudowany styl nagłówka Nagłówek 1. Jeśli chcesz przyporządkować nagłówek do innego poziomu i zastosować odpowiedni styl nagłówka, umieść w nim punkt wstawiania, a następnie na pasku narzędzi Tworzenie konspektu klikaj przycisk Podwyższ poziom lub Obniż poziom, aż nagłówek znajdzie się na wymaganym poziomie. Aby przenieść nagłówek w inne miejsce, umieść w nim punkt wstawiania, a następnie na pasku narzędzi Tworzenie konspektu klikaj przycisk Przenieś w górę lub Przenieś w dół, aż nagłówek znajdzie się w wymaganym miejscu. Pamiętaj, że jeśli nagłówek jest zwinięty, umieszczony pod nim tekst podrzędny jest przenoszony razem z nim. Po odpowiednim zorganizowaniu dokumentu przełącz się do widoku normalnego, widoku układu wydruku lub widoku układu strony sieci Web, aby dodać szczegóły i ilustracje do tekstu podstawowego.

Można także zmienić rozmieszczenie tekstu, przeciągając symbole nagłówków konspektu i tekstu podstawowego w górę, w dół, w lewo lub w prawo. Podczas przeciągania symbolu konspektu zwiniętego nagłówka umieszczone pod nim nagłówki podrzędne i tekst podstawowy również są przenoszone lub ich poziom się zmienia. Podczas przeciągania program Word wyświetla linię pionową na poziomie każdego nagłówka. Zwolnij przycisk myszy, aby przydzielić tekst do nowego poziomu. W programie Word do nagłówka zostanie zastosowany odpowiadający mu styl lub do tekstu podstawowego zostanie zastosowany styl Normalny.

160

Konspekty, spisy treści, indeksy

Poziomy konspektu a styl akapitu Standardowo przyjęto, że poziom 1. odpowiada stylowi Nagłówek 1, poziom 2. — stylowi Nagłówek 2 itd. Oczywiście poziomy konspektu można dowolnie przypisać wybranym stylom akapitu. Dzięki temu użytkownik ma większą kontrolę nad wyglądem konspektu. Poziom konspektu można przypisać stylowi akapitu w widoku Normalny lub Układ wydruku. W tym celu należy przejść do jednego z tych widoków i kliknąć akapit, któremu ma zostać przypisany poziom konspektu. Następnie należy kliknąć akapit prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybrać pozycję Akapit. Pojawi się okno dialogowe Akapit (rysunek 6.4).

Rysunek 6.4. Okno dialogowe Akapit

Wybierz poziom konspektu z listy rozwijanej Poziom konspektu. Aby usunąć istniejący poziom konspektu, wybierz opcję Tekst podstawowy.

161

ABC Word 2016 PL

Widok Konspekt nie tylko pozwala utworzyć strukturę dokumentu, ale również ułatwia pracę z długim dokumentem. Jeśli włączysz widok Konspekt i zwiniesz cały tekst dokumentu z wyjątkiem nagłówków, to otrzymasz spis treści, w ramach którego możesz się szybko i prosto przemieszczać. Aby przejść do pracy nad konkretnym podpunktem, umieść kursor w jego nagłówku i kliknij ikonę Rozwiń na zakładce Tworzenie konspektu. Po zakończeniu pracy z rozdziałem umieść kursor w jego nagłówku i kliknij ikonę Zwiń. Zaznaczenie nagłówka, pod którym znajduje się zwinięty tekst podrzędny, powoduje jednocześnie zaznaczenie zwiniętego tekstu podrzędnego, mimo że jest on niewidoczny. Wszelkie zmiany dokonywane w nagłówku, takie jak przenoszenie, kopiowanie lub usuwanie go, mają także wpływ na zwinięty tekst podrzędny.

Drukowanie konspektu Konspekt możesz drukować w taki sam sposób, jak drukujesz wszystkie inne dokumenty programu Word. Przejdź do widoku Konspekt, zwiń lub rozwiń elementy konspektu, a następnie przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Drukuj. Jeśli dokument jest sformatowany przy użyciu wbudowanych stylów, można wydrukować tylko same nagłówki. Użyj przycisków dostępnych na pasku narzędzi Tworzenie konspektu, aby wyświetlić tylko te elementy, które chcesz wydrukować, a następnie wydrukuj konspekt.

Tworzenie spisu treści Spis treści to element niezwykle potrzebny w dokumentach o dużych rozmiarach, gdyż pozwala on czytelnikowi w prosty i szybki sposób zlokalizować interesujące go informacje. Spis treści jest zwykle umieszczany na początku dokumentu i zawiera spis wszystkich rozdziałów i podrozdziałów w dokumencie wraz z odpowiadającą im informacją o stronie, na której dany nagłówek się znajduje. Jest to podstawowa różnica pomiędzy spisem treści a konspektem, który również wyświetla charakterystyczną strukturę dokumentu. Program Word posiada wbudowane narzędzie do automatycznego tworzenia spisu treści dokumentu.

162

Konspekty, spisy treści, indeksy

Tworzenie i formatowanie spisu treści Stworzenie spisu treści jest niezwykle proste pod warunkiem, że prawidłowo wykorzystywałeś poszczególne poziomy nagłówków w dokumencie. Najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie tych samych stylów, których używa się do tworzenia konspektu. Jeśli nie użyłeś stylów nagłówków, możesz utworzyć spis treści, pod warunkiem że użyjesz innego stylu dla każdego poziomu, który ma być uwzględniony w spisie treści. Każdy wpis w spisie treści jest powiązany z nagłówkiem, do którego się odwołuje. Jeśli wskażesz kursorem myszy wpis w spisie treści, pojawi się podpowiedź informująca, że wystarczy wcisnąć klawisz Ctrl i jednocześnie kliknąć lewym przyciskiem myszy element spisu treści, aby przejść do wskazywanego przezeń nagłówka. Zanim zaangażujesz się w tworzenie spisu treści, zastanów się na chwilę nad tym, jak powinien on wyglądać, aby rzeczywiście był użyteczny dla czytelnika. Wielu autorów ulega pokusie umieszczania w spisie treści każdego nagłówka, który występuje w dokumencie. Takie działanie neguje jednak sensowność istnienia spisu treści. W końcu zadaniem spisu treści jest ułatwienie czytelnikom wyszukiwania informacji w dokumencie. W spisie treści, który ciągnie się na kilkanaście stron, wyszukiwanie informacji jest jeszcze trudniejsze niż w samym dokumencie, gdyż czytelnik musi przeczytać wszystkie nagłówki, zanim znajdzie ten, który go interesuje. Jeśli chcesz, aby tworzony spis treści był naprawdę użyteczny, umieść go w osobnej sekcji na początku dokumentu oraz nadaj stronom, na których się on znajduje, osobną numerację, na przykład używając rzymskich cyfr. Takie rozwiązanie jest często stosowane w oficjalnych publikacjach i wydawnictwach. Spis treści możesz formatować w taki sam sposób, jak każdy inny tekst wewnątrz dokumentu — wystarczy zaznaczyć tekst i nadać mu odpowiednie atrybuty. Kolejne kroki prowadzące do stworzenia spisu treści są następujące: 1. Kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić spis treści (zwykle na początku dokumentu). 2. Na zakładce Odwołania w sekcji Spis treści kliknij przycisk Spis treści (rysunek 6.5), a następnie wybierz odpowiedni styl spisu treści. Jest to najprostszy sposób tworzenia spisu treści w wypadku, gdy używasz standardowych nagłówków. Jeśli natomiast używasz nagłówków niestandardowych, musisz wykonać kilka dodatkowych kroków. W tym celu:

163

ABC Word 2016 PL

Rysunek 6.5.

Sekcja Spis treści zakładki Odwołania

1. Kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić spis treści, i na zakładce Odwołania w sekcji Spis treści kliknij przycisk Spis treści, a następnie wybierz polecenie Wstaw spis treści. 2. W oknie dialogowym Niestandardowy spis treści (rysunek 6.6) po lewej stronie jest widoczne okienko podglądu, w którym został zaprezentowany wygląd spisu treści na wydruku dokumentu. Analogiczne okienko po lewej stronie prezentuje podgląd spisu treści w formacie HTML. Standardowo numery stron w spisie treści są wyrównywane do prawej. Spis treści może również posiadać znaki wiodące tabulacji. Możesz usunąć numery stron i wyrównanie do prawej oraz usunąć lub zmienić znaki wiodące tabulacji. W wersji HTML elementy spisu treści są hiperłączami do odpowiednich miejsc w dokumencie. Kliknij przycisk Opcje.

Rysunek 6.6.

164

Okno dialogowe Spis treści

Konspekty, spisy treści, indeksy

3. Kliknięcie przycisku Opcje powoduje pojawienie się okna dialogowego Opcje spisu treści (rysunek 6.7). Wyświetla ono wszystkie dostępne w dokumencie style. W sekcji Dostępne style są zaznaczone te style, które zostaną uwzględnione w spisie treści, a w sekcji Poziom spisu treści można się dowiedzieć, jaki styl jest stosowany na jakim poziomie. Użytkownik może te wszystkie ustawienia zdefiniować samodzielnie. Jest to szczególnie ważne, jeśli nagłówki dokumentu posiadają niestandardowe style. W sekcji Dostępne style znajdź styl zastosowany do nagłówków w dokumencie, a w sekcji Poziom spisu treści obok nazwy stylu wpisz liczbę od 1 do 9, aby wskazać poziom, który chcesz przypisać stylowi nagłówka.

Rysunek 6.7. Okno dialogowe Opcje spisu treści

4. Kliknij przycisk OK, aby powrócić do okna dialogowego Spis treści. 5. Aby zastosować jeden z dostępnych projektów, kliknij go w polu Formaty. 6. Kliknij przycisk OK, aby umieścić spis treści wewnątrz dokumentu (rysunek 6.8). Jak z pewnością zauważyłeś, program Word oferuje znaczną różnorodność w zakresie wyboru formatu spisu treści. W oknie dialogowym Spis treści możesz wybrać jeden z wielu dostępnych formatów z listy rozwijanej Formaty. Jeśli jednak żaden z dostępnych formatów Ci nie odpowiada, możesz samodzielnie zaprojektować wygląd spisu treści w swoim dokumencie.

165

ABC Word 2016 PL

Rysunek 6.8.

Przykładowy spis treści

Aby stworzyć styl spisu treści: 1. Przejdź do okna Spis treści, upewnij się, że z listy rozwijanej Formaty została wybrana opcja Z szablonu, i kliknij przycisk Modyfikuj. 2. Pojawi się okno dialogowe Styl (rysunek 6.9) zawierające listę wszystkich stylów spisu treści w używanym przez Ciebie szablonie. Wybierz styl i kliknij przycisk Modyfikuj.

Rysunek 6.9. Jeśli nie odpowiadają Ci dostępne w szablonie style spisu treści, możesz je samodzielnie modyfikować

166

Konspekty, spisy treści, indeksy

Jeśli oznaczyłeś fragment akapitu stylem nagłówka, a mimo to nie jest on umieszczany w spisie treści nawet po jego aktualizacji, to pamiętaj, że chociaż oznaczenie fragmentu akapitu stylem nagłówka jest możliwe, w programie Microsoft Word taki tekst jest umieszczany w spisie treści tylko wówczas, jeśli znajduje się na początku akapitu. Aby umieścić w spisie tekst znajdujący się w środku akapitu, należy go zaznaczyć, nacisnąć kombinację klawiszy Alt+Shift+O, a następnie postępować zgodnie z procedurą tworzenia spisu treści z pól spisu treści.

Jak wiesz, spis treści jest wstawiany do dokumentu jako pole. Może się zdarzyć, że zamiast spisu treści będzie widoczny tylko kod pola {TOC}. Oznacza to, że zamiast wyników jest wyświetlane samo pole. Aby zobaczyć wyniki spisu treści, zaznacz całe pole spisu treści, łącznie z nawiasami klamrowymi {}, a następnie naciśnij kombinację klawiszy Shift+F9.

Aktualizacja spisu treści Program tworzy elementy spisu treści za pomocą kodów pól. Jest to najlepsze rozwiązanie, ponieważ w wyniku edytowania dokumentu nagłówki oraz numery stron mogą ulec zmianie. Dzięki zastosowaniu kodów pól aktualizacja spisu treści sprowadza się do aktualizacji pól. Pamiętaj, że jeżeli dodajesz, usuwasz, przenosisz lub edytujesz nagłówki lub inny tekst w dokumencie, należy zaktualizować spis treści. Należy tak zrobić na przykład po dokonaniu edycji nagłówka lub przeniesieniu go na inną stronę. W tym celu: 1. Prawym przyciskiem myszy kliknij element spisu treści i z menu kontekstowego wybierz opcję Aktualizuj pole. 2. Pojawi się okno dialogowe Aktualizowanie spisu treści (rysunek 6.10). Dostępne opcje to Aktualizacja wyłącznie numerów stron oraz Aktualizacja całego spisu. Wybierz odpowiednią opcję, a następnie kliknij przycisk OK.

Rysunek 6.10. Okno dialogowe Aktualizowanie spisu treści

167

ABC Word 2016 PL

Usuwanie spisu treści Jeśli zdecydowałeś, że jednak nie będziesz korzystać ze spisu treści, lub z jakichś innych powodów chcesz go usunąć, wykonaj następujące czynności: 1. Na zakładce Odwołania w sekcji Spis treści kliknij przycisk Spis treści. 2. Kliknij polecenie Usuń spis treści.

Możesz również zaznaczyć spis treści ręcznie, po czym nacisnąć klawisz Delete.

Spis ilustracji Spis ilustracji to zestawienie wszystkich rysunków, równań lub tabel dokumentu. Spis ilustracji jest tworzony analogicznie do spisu treści. Program szuka elementów o tym samym stylu (na przykład podpisów) i tworzy spis ilustracji z numerami stron, na których się one znajdują. Dlatego warunkiem koniecznym stworzenia spisu ilustracji jest zastosowanie jednolitego stylu podpisów rysunków. Aby stworzyć spis ilustracji, musisz zacząć od nazwania rysunków znajdujących się w dokumencie. Podpisy rysunków możesz dodać automatycznie lub ręcznie. Jeśli chcesz to zrobić w sposób automatyczny: 1. Przejdź na zakładkę Odwołania i w sekcji Podpisy kliknij przycisk Wstaw podpis. 2. Pojawi się okno dialogowe Podpis (rysunek 6.11), w którym należy kliknąć przycisk Autopodpis.

Rysunek 6.11. Okno dialogowe Podpis

168

Konspekty, spisy treści, indeksy

3. W oknie dialogowym Autopodpis (rysunek 6.12) na liście Dodaj podpis przy wstawianiu zaznacz elementy, dla których program Word ma wstawić podpisy.

Rysunek 6.12. Okno dialogowe Autopodpis

4. Wybierz pozostałe opcje. 5. W dokumencie wstaw element, do którego ma zostać dodany podpis. 6. Program Word automatycznie doda odpowiedni podpis. 7. Jeśli chcesz dodać opcjonalny opis, kliknij obszar za podpisem i wpisz odpowiedni tekst. Jeśli wolisz dodać podpisy do rysunków ręcznie, to: 1. Przejdź na zakładkę Odwołania i w sekcji Podpisy kliknij przycisk Wstaw podpis. 2. W oknie dialogowym Podpis na liście Etykieta zaznacz element, dla którego program Word ma wstawić podpis. 3. Wybierz dowolne z pozostałych opcji.

Jeśli do podpisów ilustracji zostały już zastosowane style niestandardowe, można określić ustawienia stylów, których program Word będzie używać podczas tworzenia spisów ilustracji. Należy zauważyć, że ten sam styl niestandardowy musi być zastosowany do wszystkich podpisów ilustracji, przy czym może on być stosowany tylko do podpisów.

169

ABC Word 2016 PL

Procedura tworzenia spisu ilustracji jest następująca: 1. Umieść kursor w miejscu, w którym ma zostać wstawiony spis ilustracji. 2. Przejdź na zakładkę Odwołania i w sekcji Podpisy kliknij przycisk Wstaw spis ilustracji. Pojawi się okno dialogowe Spis ilustracji (rysunek 6.13).

Rysunek 6.13.

Okno dialogowe Spis ilustracji

3. Zakładka Spis ilustracji składa się z okienka podglądu, w którym jest prezentowany wygląd spisu rysunków na wydruku dokumentu. Analogiczne okienko po prawej stronie prezentuje podgląd spisu rysunków w formacie HTML. Możesz usunąć lub wyświetlić numery stron, wyrównać numery stron do prawej oraz wybrać wiodące znaki tabulacji, a także dołączyć etykietę i numer. W wersji HTML elementy spisu treści są hiperłączami do odpowiednich miejsc w dokumencie. 4. W sekcji Ogólne wybierz format spisu z listy rozwijanej Formaty. 5. Z listy rozwijanej Etykieta podpisu wybierz odpowiednią etykietę (dostępne opcje to Rysunek, Równanie, Tabela oraz (brak)).

170

Konspekty, spisy treści, indeksy

Jeśli w Twoim dokumencie znajduje się zarówno spis treści, jak również spis rysunków, wybierz dla obu spisów ten sam format. Dzięki temu oba spisy, występując jeden za drugim, nie będą się znacząco różnić, a na ich widok czytelnicy nie zaczną mrugać z zaskoczenia. 6. Przycisk Opcje wywołuje okno dialogowe Opcje spisu ilustracji. Pozwala ono wybrać styl, którego program ma szukać podczas tworzenia spisu ilustracji. 7. Kliknij przycisk OK w oknie Opcje spisu ilustracji, a następnie ponownie kliknij przycisk OK w oknie Spis ilustracji. Spis ilustracji zostanie utworzony.

W wypadku dodawania, usuwania, przenoszenia lub edytowania podpisów albo innego tekstu w dokumencie należy zaktualizować spis ilustracji. Na przykład jeśli podpis został poddany edycji i przeniesiony na inną stronę, należy się upewnić, że w spisie ilustracji jest zawarty podpis i numer strony po modyfikacji. Aby zaktualizować spis ilustracji, należy kliknąć po jego lewej stronie i nacisnąć klawisz F9.

Tworzenie indeksu Każde poważne opracowanie naukowe i książka powinny zawierać indeks. Użytkownicy sieci WWW przyzwyczaili się do możliwości przeszukiwania witryny przy użyciu wyszukiwarki. Skorowidz takiej elastyczności nigdy nie osiągnie, ale ułatwia on szybkie wyszukiwanie interesującego czytelnika tematu. Dobry indeks to prawdziwe dzieło sztuki. Jest jedną z dwóch możliwości względnie szybkiego odszukania interesującego nas tematu w długim dokumencie. Drugą jest oczywiście spis treści. Tworzenie indeksu to praca trudna i czasochłonna. Na szczęście program Word zawiera wbudowane narzędzie, które usprawnia proces oznaczania haseł indeksu oraz generowania samego indeksu. Słowa i wyrażenia, które powinny znaleźć się w indeksie, trzeba najpierw oznaczyć.

171

ABC Word 2016 PL

Oznaczanie wyrazów i wyrażeń W programie Word są dostępne dwa sposoby zaznaczania słów i zwrotów w dokumencie w celu umieszczenia ich w indeksie. Pierwszy z nich to oznaczanie słów i wyrażeń pojedynczo przez użycie okna dialogowego Oznaczanie wpisu indeksu, a drugi — stworzenie pliku konkordancji i umieszczenie w nim wszystkich haseł indeksu. Jeśli chcesz skorzystać z prostej, aczkolwiek mało eleganckiej metody tworzenia pliku konkordancji, musisz się liczyć z faktem, że tego typu indeks nie będzie zbyt użyteczny dla czytelnika. Jeśli jednak indeks, który tworzysz, ma jedynie istnieć i zostanie dołączony do dokumentu, którego i tak nikt nie będzie czytać, możesz posłużyć się prostszym sposobem i stworzyć plik konkordancji. Jeśli zdecydowałeś się na rozwiązanie bardziej ambitne, chociaż niestety czasochłonne, to poniżej została przedstawiona procedura opisująca sposób oznaczania wyrazów i wyrażeń, które program ma uwzględniać podczas tworzenia indeksu: 1. Zaznacz wyraz lub wyrażenie, które ma stać się hasłem indeksowym. 2. Przejdź na zakładkę Odwołania i w sekcji Indeks kliknij przycisk Oznacz wpis. Pojawi się okno dialogowe Oznaczanie wpisu indeksu (rysunek 6.14).

Rysunek 6.14. Okno dialogowe Oznaczanie wpisu indeksu

3. Zaznaczony wyraz pojawi się w polu Wpis główny. 4. W polu tekstowym Wpis podrzędny możesz wpisać hasło podrzędne skojarzone z hasłem głównym.

172

Konspekty, spisy treści, indeksy

Oznaczając hasła, które chcesz umieścić w indeksie, zastanów się, w jaki sposób Ty szukałbyś informacji, gdybyś po raz pierwszy wziął do ręki dokument, nad którym aktualnie pracujesz. Spróbuj sobie wyobrazić, jak inni będą szukać informacji w tworzonym teraz indeksie, i dostosuj do tego sposobu myślenia zakres haseł, które w nim umieszczasz. 5. Możesz podać numer strony, na której znajduje się hasło, ale możesz również odesłać czytelnika do innego hasła indeksu. W tym celu wybierz opcję Odsyłacz i wpisz odpowiedni tekst we wskazanym polu tekstowym. 6. Standardowo obok hasła program Word umieszcza w indeksie numer strony, na której to hasło się znajduje (opcja Bieżąca strona). 7. Jeśli w indeksie ma zostać umieszczony zakres stron, wybierz opcję Zakres stron. Możesz to zrobić tylko i wyłącznie wtedy, gdy zakres stron został oznaczony za pomocą zakładki. Aby wskazać zakres stron, wybierz nazwę odpowiedniej zakładki z listy rozwijanej Zakładka. 8. Określ format numeru strony, zaznaczając pola wyboru Pogrubienie i Kursywa. 9. Następnie kliknij przycisk Oznacz w celu oznaczenia wybranego wyrazu lub przycisk Oznacz wszystko, jeśli chcesz oznaczyć wszystkie wystąpienia zaznaczonego wyrazu. Przesuń okno dialogowe Oznaczanie wpisu indeksu do rogu okna programu i skorzystaj z niego ponownie, gdy natrafisz na kolejne hasło, które uznasz za godne umieszczenia w indeksie. Wszystkie kody pól, łącznie z kodami pól indeksu, pojawią się w dokumencie, gdy klikniesz przycisk Oznacz.

Plik konkordancji Przedstawimy teraz metodę, która jest niezwykle przydatna, gdy kilka dokumentów zawiera te same wyrazy lub wyrażenia. Program Word nie jest wyposażony w specjalne narzędzie do tworzenia pliku konkordancji — plik konkordancji to osobny dokument zawierający dwukolumnową tabelę.

Tworzenie pliku konkordancji Plik konkordancji można utworzyć w następujący sposób: 1. Utwórz tabelę składającą się z dwóch kolumn. 2. W lewej kolumnie wprowadź tekst, który program ma odszukać i oznaczyć jako hasło indeksu.

173

ABC Word 2016 PL

3. W prawej kolumnie wpisz hasło indeksu, które program ma przypisać tekstowi znajdującemu się w lewej kolumnie. Aby utworzyć hasło podrzędne, wpisz hasło główne, znak dwukropka (:) i hasło podrzędne. 4. Powtórz powyższe czynności dla każdego wyrazu lub wyrażenia, które program ma odszukać i oznaczyć jako hasło indeksu.

Aby znaleźć się w indeksie, słowa w dokumencie muszą dokładnie odpowiadać słowom znajdującym się w lewej kolumnie tabeli pliku konkordancji. Jeśli na przykład w lewej kolumnie umieścisz słowo „kowal”, to program Word, napotkawszy w tekście dokumentu nazwisko „Kowal”, nie skojarzy go ze znajdującym się w pliku konkordancji słowem „kowal”. 5. Zapisz plik konkordancji.

Szybkim sposobem tworzenia pliku konkordancji jest równoczesne otwarcie pliku konkordancji i indeksowanego dokumentu. Aby jednocześnie umieścić na ekranie obydwa dokumenty, przejdź na zakładkę Widok i w sekcji Okno kliknij przycisk Wyświetl obok siebie. Następnie należy kopiować z indeksowanego dokumentu tekst, który ma się znaleźć w indeksie, i umieszczać go w lewej kolumnie pliku konkordancji.

Oznaczanie haseł indeksu Pliku konkordancji możesz użyć do oznaczenia haseł indeksu w dowolnym dokumencie. 1. Otwórz dokument, który chcesz indeksować. 2. Przejdź na zakładkę Odwołania i w sekcji Indeks kliknij przycisk Wstaw indeks. 3. Kliknij przycisk Autozaznaczanie. 4. Pojawi się okno dialogowe Otwórz plik Autozaznaczania indeksu. Odszukaj plik konkordancji utworzony zgodnie z zamieszczonym powyżej opisem i kliknij przycisk Otwórz. Program odszuka wyrazy i wyrażenia z lewej kolumny oraz oznaczy je według instrukcji podanych w prawej kolumnie. Teraz w całym dokumencie pojawią się kody pól w miejscach, w których plik konkordancji powiązał słowa z indeksem.

174

Konspekty, spisy treści, indeksy

Tworzenie indeksu Po zaznaczeniu słów i wyrażeń, które mają się znaleźć w indeksie, możesz przejść do tworzenia samego indeksu. W programie Word indeks przybiera postać kolumn w stylu gazetowym. Dla indeksu jest tworzona nowa sekcja. Aby wygenerować indeks, wykonaj następujące kroki: 1. Przejdź na zakładkę Odwołania i w sekcji Indeks kliknij przycisk Wstaw indeks. Pojawi się okno Indeks (rysunek 6.15).

Rysunek 6.15.

Okno dialogowe Indeks

2. Z listy rozwijanej Formaty wybierz format indeksu. W oknie Podgląd wydruku zobaczysz, jak będzie wyglądał indeks w wybranym formacie. 3. W sekcji Typ zaznacz opcję Zwarty zamiast opcji Wcięty, jeśli chcesz, aby hasła podrzędne były umieszczane bezpośrednio, bez wcięcia pod hasłami głównymi. 4. W polu Kolumny wpisz lub wybierz liczbę kolumn tworzonego indeksu. Jeśli chcesz, aby indeks był przedstawiany w więcej niż dwóch kolumnach, koniecznie zaznacz opcję Zwarty, aby kolumny nie nachodziły na siebie.

175

ABC Word 2016 PL

5. Dodatkowo możesz zaznaczyć pole wyboru Numery stron wyrównaj do prawej. Jeśli zaznaczysz to pole, to będziesz również mógł dokonać wyboru wiodących znaków tabulacji. 6. Kliknij przycisk OK.

Jeśli jesteś żądny przygód i chcesz opracować własny styl indeksu, kliknij przycisk Modyfikuj w oknie dialogowym Indeks. Pojawi się okno dialogowe Styl, w którym możesz opracować własny styl indeksu. Styl Indeks 1 jest odpowiedzialny za wygląd hasła głównego, natomiast style Indeks 2, Indeks 3 itd. odpowiadają za wygląd kolejnych poziomów haseł podrzędnych.

Edycja indeksu Po utworzeniu indeksu koniecznie przeczytaj umieszczone w nim wpisy. Wpisy indeksu nie są, co ciekawe, przechowywane w samym indeksie, ale w kodach pól wewnątrz dokumentu. Dlatego odszukanie i poprawienie wpisu indeksu, który jest błędnie zapisany lub znajduje się w niewłaściwym miejscu, może być trudne. Wpisy indeksu są umieszczone wewnątrz nawiasu klamrowego w cudzysłowie oraz są poprzedzone kodem „XE” (z ang. Index Entry). Tekst wpisu w indeksie znajduje się wewnątrz cudzysłowu (rysunek 6.16).

Rysunek 6.16.

Wpis indeksu jest poprzedzony w tekście kodem „XE”

Aby przejść do edycji indeksu, kliknij przycisk Pokaż wszystko znajdujący się w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne, aby zobaczyć kody pól w dokumencie. Następnie odszukaj wpis, który chcesz poprawić lub usunąć. Najprostszym sposobem jest kliknięcie przycisku Znajdź w sekcji Edytowanie zakładki Narzędzia główne (lub naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F), wprowadzenie słowa indeksu, które wymaga modyfikacji, i kliknięcie przycisku Znajdź następny. Polecenie Znajdź wyszukuje wpisy w indeksie równie dobrze jak każde inne słowo w tekście — oczywiście pod warunkiem, że pokazywanie kodów jest aktywne.

176

Konspekty, spisy treści, indeksy

Gdy wpis zostanie odszukany, usuń go lub zmodyfikuj. Możesz również zastąpić wpis w cudzysłowie wpisem poprawnym. Upewnij się tylko, że nie usunąłeś znaków cudzysłowu lub nie wprowadziłeś nadmiarowych spacji. Jeśli pola XE nie są widoczne, kliknij przycisk Pokaż wszystko. Aby usunąć hasło indeksu, zaznacz całe pole razem z nawiasami {} i naciśnij klawisz Delete. Aby zaktualizować indeks, kliknij z jego lewej strony i naciśnij klawisz F9.

Indeks jest wstawiany do dokumentu w postaci pola. Jeśli zamiast indeksu zostanie wyświetlony tekst w rodzaju {INDEX}, to oznacza, że zostało wyświetlone pole zamiast wyników pola. Aby wyświetlić wyniki indeksu, zaznacz całe pole indeksu, łącznie z nawiasami klamrowymi {}, a następnie naciśnij klawisze Shift+F9.

Aktualizacja indeksu Jeżeli dodawane, usuwane, przenoszone lub edytowane są hasła indeksu albo inny tekst w dokumencie, należy zaktualizować indeks. Na przykład jeśli hasło indeksu jest edytowane i przenoszone na inną stronę, należy się upewnić, że w indeksie znajdzie się hasło i numer strony po modyfikacji. W tym celu należy umieścić kursor wewnątrz indeksu i nacisnąć klawisz F9 lub kliknąć wewnątrz indeksu prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu kontekstowego opcję Aktualizuj pole.

177

ABC Word 2016 PL

178

7 ADRESOWANIE W

tym rozdziale zajmiemy się tematem określanym przez twórców programu Word jako „masowe przesyłki pocztowe”. Będzie on obejmował między innymi generowanie adresów na kopertach, etykiet oraz formularzy listów. Z pewnością zdarzyło Ci się otrzymywać przesyłki, których koperta zawierała automatycznie wygenerowaną etykietę z Twoim nazwiskiem i adresem, zawierających wewnątrz Twoje dane połączone z seryjnie wysyłanymi informacjami. Duże firmy generują korespondencję i etykiety adresowe w oparciu o nazwiska i adresy pobrane z bazy danych. Po lekturze tego rozdziału zorientujesz się, że to nic trudnego i że Ty również możesz generować korespondencję seryjną w oparciu o własne listy adresowe zapisane w tabelach lub arkuszach. Masowe przesyłki pocztowe to metoda pobierania danych z tabeli adresów i umieszczania ich w generowanej seryjnie korespondencji, etykietach adresowych i listach. Tworzenie masowych przesyłek pocztowych opiera się na pobraniu informacji z jednego dokumentu, określanego jako źródło

ABC Word 2016 PL

danych, i połączeniu tych danych z innym dokumentem, określanym jako dokument główny. Źródłem danych może być dokument, arkusz kalkulacyjny, baza danych lub plik zawierający dane personalne (takie jak nazwiska, adresy i numery telefonów), które następnie zostaną umieszczone w dokumencie głównym. Dokument główny zawiera tekst, który nie będzie podlegał modyfikacjom, oraz pola wskazujące, w którym miejscu program wstawi dane personalne pochodzące ze źródła danych.

Korespondencja seryjna — pierwsze kroki Do tworzenia korespondencji seryjnej możesz użyć okienka zadań Korespondencja seryjna (rysunek 7.1) uruchamianego po przejściu na zakładkę Korespondencja, a następnie po kliknięciu przycisku Rozpocznij korespondencję seryjną i wybraniu polecenia Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku. Pozwoli ono na połączenie danych źródłowych pochodzących z bazy danych lub listy adresowej z dokumentem głównym, jak list lub etykieta. Wystarczy do tego jedynie sześć prostych kroków.

Rysunek 7.1. Okienko zadań Korespondencja seryjna, które w sześciu krokach pozwoli przygotować dokument do wysłania

180

Adresowanie

Pierwszym krokiem, który musisz wykonać, jest wybranie typu dokumentu, nad którym będziesz pracować. Może to być list, wiadomość e-mail, koperta, etykieta lub katalog. Od wyboru dokonanego w tym momencie zależą kolejne kroki, które będziesz podejmować. Kroki różnią się w zależności od wybranego typu dokumentu. Jeśli wybierzesz tworzenie dokumentu typu List, drugim krokiem jest wybranie dokumentu początkowego. Możesz zacząć od bieżącego dokumentu, od szablonu lub innego, już istniejącego dokumentu (rysunek 7.2).

Rysunek 7.2. W drugim kroku możesz wybrać dokument początkowy

Krok trzeci wymaga wybrania lub stworzenia źródła danych. Źródło danych można sobie wyobrazić jako prostą tabelę. Każda kolumna źródła danych odpowiada kategorii informacji lub polu danych, na przykład imieniu, nazwisku, ulicy i kodowi pocztowemu. Nazwy poszczególnych pól są zebrane w pierwszym wierszu noszącym nazwę rekordu nagłówka. Każdy kolejny wiersz zawiera pojedynczy rekord danych stanowiący kompletny zestaw pokrewnych informacji, na przykład nazwisko i adres pojedynczego adresata.

181

ABC Word 2016 PL

Możesz wykorzystać istniejące dane zapisane w postaci dokumentu programu Word lub innego programu, takiego jak Microsoft Outlook. Możesz również utworzyć dane w trakcie pracy kreatora korespondencji seryjnej (rysunek 7.3).

Rysunek 7.3. Źródłem danych adresowych dla korespondencji seryjnej może być dokument programu Word lub inny program, na przykład Microsoft Outlook

Po wybraniu źródła danych i utworzeniu formularza listu możesz przefiltrować listę adresatów, jeśli chcesz wysłać korespondencję tylko do niektórych osób z listy. Na przykład jeśli korzystasz z listy adresowej wszystkich klientów swojej firmy w całej Polsce, możesz ograniczyć wysłanie wiadomości tylko do klientów z terenu Śląska. W tym celu możesz utworzyć proste zapytanie — lub zdefiniować kryterium wyboru — aby wskazać, w jaki sposób odbiorcy mają być selekcjonowani. Możesz również posortować listę, na przykład według nazwiska lub kodu pocztowego. Czwarty krok to stworzenie samego listu (dokumentu głównego) i wstawienie do niego danych z pól. W piątym kroku możesz zobaczyć podgląd listu wraz z dołączonymi do niego polami, co pozwala Ci wyłączyć dane, których nie chcesz umieszczać w dokumencie. Ostatni krok to wydrukowanie poszczególnych listów zawierających już dane konkretnych adresatów. Ostatecznie jest tworzony jeden dokument wynikowy zawierający wszystkie listy, dzięki czemu możesz go jeszcze

182

Adresowanie

przejrzeć przed wydrukowaniem lub zapisaniem ostatecznej wersji. Na przykład jeśli list, który chcesz wysłać, to jednostronicowa notatka reklamowa i ma on zostać przesłany do 15 adresatów, to dokument wynikowy będzie mieścił 15 osobnych listów, z których każdy będzie zawierał dane jednego z adresatów.

Tworzenie korespondencji seryjnej Zanim utworzysz formularz listu, musisz wybrać lub stworzyć listę nazwisk i adresów. Jeśli lista jest krótka i nie masz zamiaru jej często aktualizować, możesz stworzyć ją w dokumencie programu Word. Możesz wprowadzić nazwiska i adresy do tabeli lub zapisać je w postaci listy, której poszczególne elementy są oddzielone znakiem przecinka lub tabulacji (na przykład: Poszepszyński, Czesław, ul. Liścienna 8, 00-925, Topolowo). Ta informacja tworzy zbiory lub, innymi słowy, rekordy dla każdego wpisu w pliku źródłowym. Pojedynczy zestaw danych typu nazwisko i adres to rekord. Jeśli lista adresowa, z której korzystasz, jest długa i często aktualizowana, możesz utworzyć ją (lub skorzystać z już istniejącej) w innym programie, jak na przykład Microsoft Access, Excel lub Outlook. Jeśli korzystasz z informacji pochodzących z innego programu, wszystkie dane z pliku źródłowego są wstawiane w korespondencji seryjnej, więc będziesz musiał odfiltrować niechciane dane na poziomie łączenia pliku źródłowego z formularzem dokumentu.

Jeśli tworzysz własną listę w programie Word, upewnij się, że nazwy pól nie zawierają znaków spacji. Na przykład ListaZakupów to prawidłowa nazwa pola, podczas gdy nazwa Lista Zakupów jest niedopuszczalna. Załóżmy, że chcesz wysłać list do pewnej grupy adresatów. Prześledźmy szczegółowo procedurę wykonywaną w sześciu krokach kreatora korespondencji seryjnej. 1. W kroku pierwszym zaznacz opcję Listy, a następnie kliknij łącze Następny: Dokument początkowy znajdujące się w dolnej części okna. 2. Zaznacz opcję Użyj bieżącego dokumentu, jeśli dokument, który ma zostać wysłany do adresatów, jest bieżącym dokumentem. Można teraz wpisać treść listu w oknie dokumentu lub poczekać na wyświetlenie w okienku zadań odpowiedniego monitu na późniejszym etapie prac. Możesz również rozpocząć od szablonu lub od dowolnego istniejącego dokumentu.

183

ABC Word 2016 PL

3. Następnie kliknij łącze Następny: Wybierz adresatów. Domyślnie użytkownik łączy się ze źródłami danych w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych. Jeśli źródło danych, z którego można korzystać (takie jak lista kontaktów programu Microsoft Outlook lub baza danych programu Microsoft Access), już istnieje, można się z nim połączyć bezpośrednio z okienka zadań Korespondencja seryjna. 4. Jeśli masz już gotową listę adresatów, zaznacz opcję Użyj istniejącej listy i kliknij przycisk Przeglądaj. Pojawi się okno dialogowe Wybieranie źródła danych (rysunek 7.4).

Rysunek 7.4.

Okno dialogowe Wybieranie źródła danych

W oknie Wybieranie źródła danych możesz wskazać dokument programu Word, arkusz kalkulacyjny programu Excel lub bazę danych w formacie programu Access. 5. Wskaż plik zawierający listę adresową, której chcesz użyć. Pojawi się okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej (rysunek 7.5), zawierające dane pobrane ze wskazanego pliku. Możesz kliknąć przycisk Edytuj, jeśli chcesz zmodyfikować jeden z wpisów. Pojawi się wtedy okno edycji wpisu. Z listy adresatów możesz również wybrać jedynie grupę tych, którzy mają być uwzględnieni podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Na przykład jeśli korespondencja ma być przeznaczona tylko dla klientów w rejonach

184

Adresowanie

Rysunek 7.5.

Okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej

o określonych kodach pocztowych, istnieje możliwość wybrania tylko takich adresatów. To okno dialogowe umożliwia także przeprowadzanie bardziej zaawansowanych operacji filtrowania i sortowania. 6. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno Adresaci korespondencji seryjnej.

W wypadku braku źródła danych można je utworzyć bezpośrednio z okienka zadań. Jeśli użytkownik potrzebuje jedynie prostej listy adresów, okienko zadań Korespondencja seryjna przeprowadzi go przez proces tworzenia listy adresów pakietu Microsoft Office. Można także utworzyć bardziej złożone źródło danych za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych. 7. Kliknij łącze Następny: napisz list. 8. Jeśli jeszcze nie zostało to zrobione, w dokumencie głównym wpisz tekst, który ma się znaleźć w każdym z listów korespondencji seryjnej, a następnie możesz dodać do dokumentu pola korespondencji seryjnej, które umożliwiają dostosowywanie zawartości poszczególnych dokumentów. Po wstawieniu

185

ABC Word 2016 PL

do dokumentu głównego pola będą zawierać pojedyncze rekordy znajdujące się w źródle danych. Jeśli program nie znajdzie potrzebnych informacji podczas automatycznego łączenia pól korespondencji seryjnej z nagłówkami w źródle danych, zapewni taką możliwość podczas wstawiania pól adresów lub pozdrowień bądź przeglądania korespondencji seryjnej. Kliknij przycisk Blok adresu. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie bloku adresu (rysunek 7.6). Kliknij przycisk OK, aby zaakceptować ustawienia domyślne.

Rysunek 7.6.

Okno dialogowe Wstawianie bloku adresu

9. Pole <>, które jest symbolem zastępczym dla nazwiska i adresu, zostanie dodane do dokumentu. Gdy połączysz dokument podstawowy ze źródłem danych, w tym polu zostaną umieszczone dane adresowe pobrane z dokumentu źródłowego. 10. Naciśnij klawisz Enter, aby przejść do następnej linii, i kliknij przycisk Wiersz pozdrowienia. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie wiersza pozdrowienia (rysunek 7.7). 11. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe. Pole <>, będące symbolem zastępczym dla wybranego zwrotu grzecznościowego, zostanie dodane do dokumentu. 12. Oprócz wymienionych powyżej pól istnieje możliwość nadania dokumentom bardziej indywidualnego charakteru przez dodanie dodatkowych pól korespondencji seryjnej. Na przykład można założyć, że tworzony właśnie list powstaje w celu powiadomienia lokalnych firm, które zostaną umieszczone w corocznej edycji przewodnika miejskiego. Zamiast wpisywać

186

Adresowanie

Rysunek 7.7. Okno dialogowe Wstawianie wiersza pozdrowienia

ręcznie nazwę każdej firmy, można wstawić pole Firma. Na przykład: „Firma ««Firma»» została wybrana do drugiego wydania naszego przewodnika…”. Program Word wstawi odpowiednią nazwę firmy do każdego listu po ukończeniu scalania. Zestawienie dodatkowych pól, które możesz umieścić w korespondencji seryjnej, znajdziesz w tabeli 7.1. 13. W razie potrzeby można zmienić format scalanych danych. W celu sformatowania scalanych danych należy odpowiednio sformatować pola korespondencji seryjnej w dokumencie głównym. Nie należy formatować danych w źródle danych, ponieważ to formatowanie nie będzie zachowane po scaleniu z dokumentem. W dokumencie głównym zaznacz pole zawierające informacje, które chcesz sformatować, wraz z otaczającymi je znakami pola korespondencji seryjnej («« »»). 14. Kliknij łącze Następny: Przejrzyj list. 15. W kroku piątym możesz przejrzeć kolejno wszystkie scalone listy. Do tego celu służą przyciski znajdujące się w sekcji Przejrzyj listy, za pomocą których możesz się przemieszczać do początku i do końca listy adresowej. Aby zlokalizować i wyświetlić określony element, kliknij przycisk Znajdź adresata, a następnie wprowadź kryteria wyszukiwania w oknie dialogowym Znajdowanie pozycji. W sekcji Zmień możesz wykluczać poszczególnych adresatów, jeśli uznasz, że dana osoba nie powinna otrzymać tworzonego listu. Możesz wykonać jedną z następujących czynności: aby wykluczyć określonego adresata z korespondencji seryjnej, kliknij przycisk Wyklucz tego adresata; aby zmienić listę adresatów, kliknij polecenie Edytuj listę adresatów, a następnie wprowadź zmiany w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej.

187

ABC Word 2016 PL

Tabela 7.1.

188

Zestawienie pól dodatkowych, które możesz umieścić w korespondencji seryjnej

Pole

Opis

ASK, FILLIN

Powodują wyświetlenie monitu podczas scalania w programie Word każdego rekordu danych z dokumentem głównym. Udzielona odpowiedź jest drukowana w konkretnym liście seryjnym, umowie lub innym dokumencie seryjnym utworzonym w oparciu o określony rekord danych.

IF

Powoduje wydrukowanie informacji tylko wtedy, gdy zostanie spełniony określony warunek. Na przykład można zastosować pole IF w celu poinformowania klientów mieszkających na obszarze, na którym obowiązuje dany kod pocztowy, o otwarciu na tym terenie filii danej firmy.

SET

Pozwala na przypisanie tekstu, liczby lub innych informacji zakładce. Te informacje mogą być wielokrotnie wykorzystywane w tworzonych dokumentach. Jeśli informacje zmienią się, wystarczy dokonać edycji pola SET, nie jest natomiast konieczne przeszukiwanie całego dokumentu głównego i zmienianie informacji w każdym miejscu występowania tego pola.

MERGEREC

Należy użyć tego pola w dokumencie głównym korespondencji seryjnej, aby w każdym scalonym dokumencie końcowym wydrukować numer odpowiadającego mu rekordu danych. Numer wstawiany przez to pole określa kolejność rekordów danych, które zostały wybrane (i być może posortowane) w celu scalenia z aktywnym dokumentem głównym. Numer ten nie oznacza rzeczywistej kolejności rekordów, w jakiej występują one w „fizycznym” źródle danych.

MERGESEQ

Zlicza rekordy danych, które zostały pomyślnie scalone z dokumentem głównym. Program rozpoczyna numerację od cyfry 1 przy każdej operacji scalania dokumentów. Numer ten może się różnić od wartości wstawionej przez pole MERGEREC.

NEXT

Powoduje, że program scala następny rekord danych z bieżącym wynikowym dokumentem scalonym, a nie rozpoczyna nowego dokumentu. Wynik pola NEXT nie jest widoczny na wydruku. Pole jest używane przez program Word do konfigurowania dokumentu głównego w wypadku etykiet wysyłkowych lub kopert podczas tworzenia korespondencji seryjnej.

NEXTIF

Porównuje dwa wyrażenia. Jeśli wynikiem porównania jest prawda, program scala następny rekord danych z bieżącym dokumentem korespondencji seryjnej. Pola korespondencji seryjnej występujące po polu NEXTIF w dokumencie głównym zostaną zamienione na dane z następnego rekordu danych, a nie z rekordu bieżącego. Jeśli wynikiem porównania jest fałsz, dane z następnego rekordu są scalane z nowym dokumentem korespondencji seryjnej.

SKIPIF

Pole SKIPIF może występować w dokumentach utworzonych w poprzednich wersjach programu Word, ale nie powinno być stosowane w obecnej wersji programu Word. Dużo łatwiej zaznaczać rekordy danych przy użyciu okna dialogowego Adresaci korespondencji seryjnej, które pojawia się podczas łączenia ze źródłem danych w czasie tworzenia korespondencji seryjnej.

Adresowanie

16. Kliknij łącze Następny: Ukończ scalanie. 17. Krok szósty pozwala zakończyć scalanie dokumentów. Dostępne opcje to personalizowanie poszczególnych listów, drukowanie listów i zapisywanie scalonych listów w celu późniejszego użycia. 18. Aby spersonalizować poszczególne dokumenty, należy zakończyć scalanie, a następnie poddać edycji wymagane informacje w końcowym, scalonym dokumencie. W tym celu kliknij polecenie Edytuj poszczególne listy i w oknie dialogowym Scalanie z nowym dokumentem zaznacz rekordy przeznaczone do scalenia. Kliknij przycisk OK. Program utworzy i otworzy nowy scalony dokument. Dokument główny również pozostanie otwarty; możesz przełączyć się do niego z powrotem, jeśli chcesz wprowadzić zmiany we wszystkich dokumentach. Przewiń dokument do informacji, którą chcesz edytować, i wprowadź wymagane zmiany. Wydrukuj lub zapisz dokument, tak jak w wypadku każdego zwykłego dokumentu.

Funkcję tworzenia korespondencji seryjnej można wykorzystać do generowania dowolnego typu dokumentu mapującego pola na dane, a nie tylko do organizowania wysyłek lub tworzenia katalogów. Na przykład jeśli kolekcja płyt CD jest opisana w postaci listy w arkuszu kalkulacyjnym, można użyć opcji Etykiety do utworzenia etykiet płyt CD.

Koperty i etykiety Skoro dowiedziałeś się już, jak korzystać ze źródeł danych, możesz zabrać się za generowanie etykiet i kopert dla korespondencji seryjnej. Do wygenerowania etykiety lub koperty będą Ci potrzebne dane pochodzące ze źródła danych. W tym podrozdziale dowiesz się również, jak tworzyć i drukować pojedyncze koperty i etykiety.

Tworzenie i drukowanie etykiet dla korespondencji seryjnej Przejdź na zakładkę Korespondencja i w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej z listy, która się pojawi, wybierz opcję Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku. Wybierz opcję Etykiety i kliknij łącze Następny: Dokument początkowy.

189

ABC Word 2016 PL

Okienko zadań przeprowadzi Cię przez pozostałą część procesu tworzenia etykiet dla korespondencji seryjnej. Ponieważ niektóre kroki są podobne jak w wypadku tworzenia listów w korespondencji seryjnej, co opisaliśmy we wcześniejszej części rozdziału, skupimy się na krokach, w których tworzenie etykiet różni się od tworzenia listów. W kroku drugim możesz stworzyć nowy arkusz etykiet lub skorzystać z istniejącego arkusza.

Tworzenie nowego arkusza etykiet Przejdź na zakładkę Korespondencja i w sekcji Tworzenie kliknij przycisk Etykiety (rysunek 7.8).

Rysunek 7.8.

Sekcja Tworzenie zakładki Korespondencja

Pojawi się okno dialogowe Koperty i etykiety, w którym należy kliknąć przycisk Opcje, co spowoduje pojawienie się okna dialogowego Opcje etykiet. W oknie dialogowym Opcje etykiet (rysunek 7.9) zaznacz wymagane opcje, takie jak typ i rozmiar etykiety, a następnie kliknij przycisk OK.

Rysunek 7.9.

190

Okno dialogowe Opcje etykiet

Adresowanie

Rozpoczynanie od istniejącego arkusza etykiet Jeśli chcesz rozpocząć od istniejącego arkusza etykiet, w kroku drugim kreatora zaznacz opcję Rozpocznij od istniejącego dokumentu, po czym w polu obszaru Rozpocznij od istniejącego dokumentu zaznacz wymagany dokument, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Jeśli dokument nie jest widoczny, kliknij pozycję Więcej plików, a następnie — przycisk Otwórz. W oknie dialogowym Otwórz, które się wyświetli, zlokalizuj wymagany dokument i kliknij przycisk Otwórz. Program wyświetli wybrany dokument. Jeśli zdecydujesz się użyć innego dokumentu etykiety, należy kliknąć opcję Rozpocznij od istniejącego dokumentu, a następnie — wybrać inny dokument. Krok trzeci, którym jest lokalizowanie lub tworzenie źródła danych i zaznaczanie adresatów, jest analogiczny jak w wypadku tworzenia listów w korespondencji seryjnej. Krokiem czwartym jest rozmieszczanie danych na etykiecie.

Rozmieszczanie danych na etykiecie W tym kroku musisz wstawić pola korespondencji seryjnej w miejscach, gdzie mają się pojawić nazwiska, adresy i inne informacje ze źródła danych. W tym celu w dokumencie głównym kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić pole, i wstaw jeden z następujących elementów:  Blok adresów zawierający imię, nazwisko, adres i inne informacje — kliknij

polecenie Blok adresów. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresów zaznacz wymagane elementy adresu i formaty, a następnie kliknij przycisk OK. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, program prawdopodobnie nie mógł odnaleźć części informacji wymaganych dla bloku adresowego. Kliknij strzałkę przy polu (Niedostępne), a następnie zaznacz pole źródła danych odpowiadające polu wymaganemu dla korespondencji seryjnej.  Wiersz pozdrowienia — kliknij polecenie Wiersz pozdrowienia i zaznacz

format wiersza pozdrowienia zawierający tekst powitania, format nazwiska oraz końcowy znak interpunkcyjny. Zaznacz tekst, który ma być wyświetlany w wypadku, gdy program nie może zinterpretować nazwiska ani imienia odbiorcy — na przykład gdy źródło danych nie zawiera nazwiska ani imienia odbiorcy, a tylko nazwę firmy. Kliknij przycisk OK.  Inne pola z informacjami — kliknij przycisk Dopasuj pola w oknie

dialogowym Wstawianie pola korespondencji seryjnej (rysunek 7.11). Jeśli chcesz wybrać pola adresu, które będą automatycznie odpowiadać polom źródła danych, nawet jeśli pola źródła danych mają inne nazwy niż pola użytkownika, kliknij opcję Pola adresu. Jeśli chcesz wybrać pola, które zawsze pobierają dane bezpośrednio z kolumny bazy danych,

191

ABC Word 2016 PL

kliknij opcję Pola bazy danych. Z listy Pola wybierz wymagane pole. Kliknij polecenie Wstaw, a następnie Zamknij.

Jeśli zostanie wstawione pole z listy Pola bazy danych, a następnie użytkownik przełączy się do źródła danych, w którym nie istnieje kolumna o tej samej nazwie, program nie będzie mógł wstawić informacji z tego pola do scalonego dokumentu. Kolejnym krokiem jest przeglądanie etykiet i dostosowywanie listy adresatów.

Przeglądanie etykiet i dostosowywanie listy adresatów Aby wyświetlić kolejne elementy, klikaj przyciski strzałek. Podgląd każdego rekordu znajduje się na pierwszej etykiecie arkusza. Jeśli chcesz zlokalizować i wyświetlić określony element, kliknij przycisk Znajdź adresata, a następnie wprowadź kryteria wyszukiwania w oknie dialogowym Znajdowanie pozycji (rysunek 7.10).

Rysunek 7.10.

Okno dialogowe Znajdowanie pozycji pozwala odszukać adresata przez podanie związanego z nim słowa kluczowego w polu Znajdź

Jeśli chcesz dostosować listę adresatów, na przykład wykluczyć określonego odbiorcę korespondencji, kliknij polecenie Edytuj listę adresatów, a następnie wprowadź zmiany w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej. Ostatnim krokiem jest kończenie scalania.

Kończenie scalania Dostępne w tym kroku czynności to:  Personalizowanie poszczególnych etykiet — w tym celu należy zakończyć

scalanie, a następnie przejść do edycji wymaganych informacji w końcowym, scalonym dokumencie. Kliknij polecenie Edytuj poszczególne etykiety i w oknie dialogowym Scalanie z nowym dokumentem zaznacz rekordy przeznaczone do scalenia. Kliknij przycisk OK. Program utworzy

192

Adresowanie

i otworzy nowy scalony dokument. Dokument główny również pozostanie otwarty — możesz przełączyć się do niego z powrotem, jeśli chcesz wprowadzić zmiany we wszystkich dokumentach. Przewiń dokument do informacji, którą chcesz edytować, i wprowadź wymagane zmiany. Wydrukuj lub zapisz dokument, tak jak w wypadku każdego zwykłego dokumentu.  Drukowanie arkusza etykiet — jeśli drukowanie ma się odbywać

bezpośrednio z okienka zadań Korespondencja seryjna, kliknij przycisk Drukuj. W oknie dialogowym Scalanie na drukarkę (rysunek 7.11) wykonaj jedną z następujących czynności, a następnie kliknij przycisk OK: możesz wydrukować wszystkie dokumenty (opcja Wszystko), dokument wyświetlony w oknie dokumentu (opcja Bieżący rekord) lub zakres dokumentów (opcja Od). W oknie dialogowym Drukowanie zaznacz wymagane opcje.

Rysunek 7.11.

Okno dialogowe Scalanie na drukarkę pozwala wydrukować wszystkie rekordy, rekord bieżący lub rekordy ze wskazanego zakresu

 Zapisywanie arkusza etykiet w celu późniejszego użycia — jeśli scalone

etykiety mają być edytowane lub zapisane w celu późniejszego użytku, można zebrać je w jednym dokumencie. W tym celu kliknij polecenie Edytuj poszczególne etykiety i korzystając z okna dialogowego Scalanie z nowym dokumentem, wybierz odpowiednią opcję: możesz scalić wszystkie dokumenty (opcja Wszystko), scalić jedynie dokument widoczny w oknie dokumentu (opcja Bieżący rekord) lub zakres dokumentów (opcja Od). Program otworzy pojedynczy nowy dokument zawierający wszystkie poszczególne etykiety. Można zapisać ten dokument w celu późniejszego użycia, tak jak każdy zwyczajny dokument.

Tworzenie i drukowanie etykiet dla pojedynczego elementu lub adresu Najprostszym sposobem tworzenia etykiet dla pojedynczego elementu lub adresu jest użycie okna dialogowego Koperty i etykiety.

193

ABC Word 2016 PL

1. Aby wyświetlić to okno dialogowe, przejdź na zakładkę Korespondencja i w sekcji Tworzenie kliknij przycisk Etykiety. 2. Pojawi się okno dialogowe Koperty i etykiety (rysunek 7.12) z aktywną zakładką Etykiety.

Rysunek 7.12.

Zakładka Etykiety okna dialogowego Koperty i etykiety

3. W polu Adres:  Wprowadź lub zmodyfikuj adres, jeśli tworzysz etykiety wysyłkowe. Jeśli chcesz użyć adresu zwrotnego, zaznacz pole wyboru Użyj adresu zwrotnego, a następnie w razie potrzeby zmodyfikuj adres.  Wpisz odpowiedni tekst, jeśli tworzysz inny rodzaj etykiety, jak na przykład etykietę książki. 4. W sekcji Drukowanie:  Zaznacz opcję Pojedyncza etykieta, aby wydrukować pojedynczą etykietę. Następnie na arkuszu etykiet wpisz lub wybierz numer wiersza i kolumny dla etykiety, którą chcesz wydrukować.  Zaznacz opcję Cała strona tej samej etykiety, aby wydrukować takie same informacje na arkuszu etykiet.

194

Adresowanie

5. Aby wybrać rodzaj etykiety, sposób podawania papieru oraz inne opcje, kliknij przycisk Opcje, zaznacz odpowiednie ustawienia, a następnie kliknij przycisk OK. Jeśli wymagany typ etykiety nie jest wyświetlony w polu Typ produktu, można zastosować jedną z wyświetlonych etykiet lub kliknąć przycisk Nowa etykieta, aby utworzyć własne etykiety niestandardowe. 6. Teraz możesz wydrukować jedną lub więcej etykiet. W tym celu włóż arkusz etykiet do drukarki, a następnie kliknij przycisk Drukuj. 7. Możesz również zapisać arkusz etykiet w celu późniejszej edycji lub drukowania, klikając przycisk Nowy dokument.

Tworzenie i drukowanie kopert dla korespondencji seryjnej Uruchom Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku i w sekcji Wybierz typ dokumentu zaznacz opcję Koperty. Większość kroków jest analogiczna do tworzenia listów i etykiet dla korespondencji seryjnej. Należy zwrócić uwagę na krok drugi, w którym możesz wybrać rozmiar koperty przez kliknięcie przycisku Opcje kopert. Pojawi się okno dialogowe Opcje kopert (rysunek 7.13).

Rysunek 7.13. Okno dialogowe Opcje kopert

W oknie dialogowym Opcje kopert zaznacz wymagane opcje, na przykład rozmiar koperty, używaną do drukowania adresu czcionkę itd., a następnie kliknij przycisk OK.

195

ABC Word 2016 PL

Tworzenie i drukowanie pojedynczej koperty Najprostszym sposobem utworzenia pojedynczej koperty jest użycie okna dialogowego Koperty i etykiety. Można także skorzystać z okienka zadań Korespondencja seryjna, ale ta metoda jest zalecana wyłącznie w wypadku przygotowywania korespondencji seryjnej. 1. Przejdź na zakładkę Korespondencja i w sekcji Tworzenie kliknij przycisk Koperty. Pojawi się okno dialogowe Koperty i etykiety z aktywną zakładką Koperty. 2. W polu Adres odbiorcy wpisz adres wysyłkowy lub dokonaj jego edycji. 3. W polu Adres zwrotny możesz zatwierdzić domyślny adres zwrotny albo:  Wprowadzić adres zwrotny lub dokonać jego edycji. 4. Pominąć adres zwrotny przez wybranie pola wyboru Pomiń. 5. Aby wybrać rozmiar koperty, sposób podawania papieru oraz inne opcje, kliknij przycisk Opcje, zaznacz odpowiednie ustawienia, a następnie kliknij przycisk OK. 6. W oknie dialogowym Koperty i etykiety wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby wydrukować kopertę, włóż ją do drukarki, tak jak pokazano w polu Podawanie, a następnie kliknij przycisk Drukuj.  Aby dołączyć kopertę do bieżącego dokumentu w celu późniejszej edycji lub drukowania, kliknij przycisk Dodaj do dokumentu. Koperta zostanie dołączona do dokumentu w osobnej sekcji.

Jeśli masz dostęp do elektronicznej opłaty pocztowej, na przykład w wypadku zakupienia tej usługi w sieci WWW, możesz dołączyć ją do koperty. W tym celu zaznacz pole wyboru Dodaj elektroniczną opłatę pocztową. Jeśli użytkownik nie ma zainstalowanego programu do obsługi elektronicznej opłaty pocztowej, w programie Word zostanie wyświetlony monit o jego zainstalowanie i propozycja połączenia z witryną pakietu Microsoft Office Online, gdzie można uzyskać więcej informacji oraz skorzystać z łączy do innych witryn oferujących elektroniczną opłatę pocztową.

196

Adresowanie

Dodawanie informacji do koperty Oprócz podstawowych informacji o adresie do koperty można dodać różne rodzaje informacji niestandardowych. Można określić domyślny adres zwrotny, który znajdzie się na wszystkich kopertach. Dla dowolnej koperty można potem zmienić adres zwrotny lub całkowicie z niego zrezygnować. Można dołączyć kod kreskowy POSTNET (z ang. Postal Numeric Encoding Technique) lub kod FIM-A (z ang. Facing Identification Mark) w wypadku wysyłania korespondencji do adresatów na terenie Stanów Zjednoczonych. Automaty używane przez pocztę amerykańską potrafią odczytać ten kod, co pozwala skrócić czas przesyłania poczty. Kod kreskowy POSTNET zawiera amerykański kod pocztowy adresata. Kod FIM-A określa stronę adresu koperty na grzecznościową odpowiedź; pomaga to automatom pocztowym lokalizować kod kreskowy POSTNET na kopercie i określać wartość opłaty, która powinna zostać pobrana.

Drukowanie koperty W wypadku tworzenia koperty za pomocą okna dialogowego Koperty i etykiety można ją wydrukować bez zapisywania informacji adresowych. Jeśli użytkownik chce zapisać kopertę w celu późniejszej edycji i drukowania, może dołączyć ją do dokumentu.

197

ABC Word 2016 PL

198

8 OPCJE EDYCJI ORAZ DOSTOSOWYWANIE PROGRAMU C

hoć, jak do tej pory się przekonałeś, program Word 2016 jest wyposażony w wiele narzędzi służących uatrakcyjnianiu wyglądu dokumentów, to jednak jego głównym zadaniem jest tworzenie zawartości tych dokumentów. W tym rozdziale przedstawimy narzędzia pozwalające wyszukiwać, wprowadzać i modyfikować tekst. Z tego rozdziału dowiesz się również, jak dostosowywać program do potrzeb konkretnego użytkownika.

Opcje edycji dokumentu Przejdź na zakładkę Plik, a następnie wybierz polecenie Opcje. W oknie dialogowym Opcje programu Word przejdź na zakładkę Zaawansowane. W sekcji Opcje edycji (rysunek 8.1) znajdziesz opcje związane z edycją dokumentów w programie Word 2016.

ABC Word 2016 PL

Rysunek 8.1.

Sekcja Opcje edycji widoczna w zakładce Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Word

Kolejne pola sekcji Opcje edycji to:  Wpisywany tekst zastępuje zaznaczony tekst — powoduje usuwanie

zaznaczonego tekstu w trakcie wpisywania tekstu przez użytkownika. Jeżeli pole jest nie jest zaznaczone, program wstawia nowy tekst przed zaznaczonym, a zaznaczony tekst nie jest usuwany.  Automatyczne zaznaczanie całych wyrazów — powoduje, że zaznaczenie

części jednego wyrazu, a następnie części drugiego wyrazu będzie zamieniane na zaznaczenie całych wyrazów. Włączenie tej opcji spowoduje także zaznaczanie w programie Word wyrazu wraz ze spacją znajdującą się za nim po podwójnym kliknięciu tego wyrazu.  Zezwalaj na przeciąganie i upuszczanie tekstu — umożliwia przenoszenie

lub kopiowanie zaznaczonego tekstu poprzez przeciąganie go. Aby przenieść tekst, zaznacz go, a następnie przeciągnij zaznaczony obszar w nowe miejsce. Aby skopiować tekst, zaznacz go, a następnie — przytrzymując wciśnięty klawisz Ctrl — przeciągnij do miejsca, w którym chcesz go wkleić.  Użyj klawisza CTRL oraz kliknięcia, aby śledzić hiperłącze — kiedy ta

opcja jest włączona, przejście do miejsca docelowego wymaga naciśnięcia klawisza Ctrl w chwili kliknięcia łącza. Po kliknięciu łącza program Word przechodzi do miejsca docelowego, przez co edycja tekstu łącza jest trudniejsza.

200

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

 Automatycznie utwórz kanwę rysunku podczas wstawiania Autokształtów

— zaznaczenie tej opcji spowoduje umieszczenie kanwy rysunku dookoła obiektów rysunkowych lub rysunków i pisma odręcznego podczas wstawiania ich do dokumentu. Kanwy rysunków są pomocne przy rozmieszczaniu obiektów rysunkowych i obrazów, a także przy przenoszeniu ich jako całości.  Użyj inteligentnego zaznaczania akapitów — zaznaczenie tej opcji powoduje,

że w wypadku zaznaczenia całego akapitu zostanie zaznaczony znacznik akapitu. Jeśli znacznik akapitu jest uwzględniany podczas wycinania i wklejania akapitu, nie pozostają w dokumencie puste akapity, a formatowanie automatycznie pozostaje razem z akapitem.  Użyj kursorów inteligentnych — umożliwia określenie, aby punkt

wstawiania był przenoszony podczas przewijania w górę lub w dół. Po naciśnięciu klawiszy , ←, lub ↓ punkt wstawiania zostanie przeniesiony na stronę, która jest aktualnie wyświetlana, a nie w miejsce, w którym znajdował się przed przewijaniem.  Użyj klawisza Insert do sterowania trybem zastępowania — umożliwia

stosowanie klawisza Insert do wstawiania zawartości Schowka pakietu Office do dokumentu.  Użyj trybu zastępowania — powoduje zamianę istniejącego tekstu na

inny, znak po znaku, w trakcie wpisywania tekstu przez użytkownika. Kliknij dwukrotnie pole ZAS na pasku stanu, aby włączyć lub wyłączyć tryb zastępowania.  Monituj o aktualizację stylu — określa, aby program Word monitował,

jeśli użytkownik bezpośrednio zmodyfikował tekst zawierający styl, a następnie zaznaczył ten styl ponownie. Po pojawieniu się monitu można aktualizować styl na podstawie ostatnich zmian lub ponownie zastosować formatowanie stylu.  Użyj stylu normalnego dla list punktowanych i numerowanych —

zaznaczenie tej opcji spowoduje, że style list będą oparte na stylu akapitu Normalny zamiast na stylu akapitu Lista.  Śledź formatowanie — zezwala, aby program Word śledził formatowanie

podczas pisania. Umożliwia to łatwiejsze stosowanie tego samego formatowania w dowolnym miejscu. Ta opcja musi zostać włączona, aby było możliwe używanie polecenia Zaznacz tekst z podobnym formatowaniem w menu skrótów, które jest wyświetlane po kliknięciu zaznaczonego tekstu prawym przyciskiem myszy. Aby wyświetlić listę użytych formatowań, należy skorzystać z polecenia Opcje w okienku Styl, a następnie zaznaczyć pola wyboru Formatowanie poziomu akapitu, Formatowanie czcionki oraz Formatowanie punktorów i numeracji.

201

ABC Word 2016 PL

 Oznacz niespójności formatowania — określa, aby formatowania,

które są podobne, ale nie identyczne, były oznaczane niebieskimi falistymi podkreśleniami. Aby użyć tej opcji, należy zaznaczyć też pole Śledź formatowanie.  Aktualizowanie stylu zgodnie z zaznaczeniem — zaznaczenie tej opcji

powoduje, że program automatycznie ponownie definiuje dany styl, ilekroć użytkownik dokona ręcznych zmian formatowania w dowolnym akapicie sformatowanym z wykorzystaniem tego stylu.  Włącz klikanie i wpisywanie — zaznaczenie tej opcji umożliwia

wstawianie do pustych obszarów dokumentu tekstu, grafiki, tabel i innych elementów za pomocą dwukrotnego kliknięcia w pustym obszarze. Dzięki funkcji klikania i wpisywania automatycznie są wstawiane akapity i jest stosowane wyrównanie niezbędne do umieszczenia elementu w miejscu wybranym podwójnym kliknięciem. Ta funkcja jest dostępna wyłącznie w widoku Układ wydruku i w widoku Układ sieci Web.  Domyślny styl akapitu — należy wybrać styl, który zostanie zastosowany

podczas używania funkcji klikania i wpisywania.  Pokaż sugestie Autouzupełniania — zaznaczenie tej opcji powoduje,

że podczas wpisywania tekstu będą się pojawiały podpowiedzi funkcji Autouzupełnianie.  Nie twórz automatycznie hiperłącza do zrzutu ekranu — funkcja wstawiania

zrzutu ekranu umożliwia wstawienie zrzutu otwartej aplikacji lub okna przeglądarki do dokumentu. Podczas wstawiania zrzutu okna programu do dokumentu możesz automatycznie osadzić w nim łącze do strony sieci WWW, obrazu, źródła danych, dokumentu lub innej zawartości wyświetlanej w oknie przeglądarki. Kliknięcie zrzutu ekranu spowoduje wówczas automatyczne otwarcie przeglądarki i przejście do strony sieci WWW, obrazu, źródła danych, dokumentu lub innej zawartości. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że łącze do wstawianego obiektu nie będzie tworzone automatycznie.  Automatycznie przełącz klawiaturę zgodnie z językiem otaczającego tekstu

— zaznaczenie tej opcji powoduje, że ustawienia klawiatury będą przełączane automatycznie w zależności od języka tekstu znajdującego się w dokumencie. Sekcja Wycinanie, kopiowanie i wklejanie (rysunek 8.2) zawiera następujące pola:  Wklejanie w tym samym dokumencie — opcja odpowiada za domyślne

zachowanie podczas wklejania zawartości w tym samym dokumencie, z którego została ona skopiowana. Lista wyboru zawiera następujące opcje:

202

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Rysunek 8.2.

Sekcja Wycinanie, kopiowanie i wklejanie widoczna w zakładce Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Word

 Zachowaj formatowanie źródła (domyślne) — opcja spowoduje zachowanie stylów znaków i formatowania bezpośredniego, które zostało zastosowane w kopiowanym tekście. Formatowanie bezpośrednie obejmuje takie cechy jak rozmiar czcionki, kursywa lub inne formatowanie, które nie jest zawarte w stylu akapitu.  Uwzględnij formatowanie docelowe — opcja spowoduje odrzucenie większości formatowania, które zostało zastosowane bezpośrednio w kopiowanym tekście, pozostawiając jednak formatowanie uważane za wyróżnienie, takie jak pogrubienie i kursywa, jeśli zostało zastosowane tylko do części zaznaczenia. Tekst przyjmie właściwości stylu akapitu, w którym zostanie wklejony. Tekst przejmie też wszelkie formatowanie bezpośrednie lub właściwości stylu znaków tekstu znajdującego się bezpośrednio przed kursorem w chwili wklejania.  Zachowaj tylko tekst — opcja spowoduje odrzucenie całości formatowania i elementów niestanowiących tekstu, takich jak obrazy albo tabele. Tekst przyjmie właściwości stylu akapitu, w którym zostanie wklejony, oraz przejmie wszelkie formatowanie bezpośrednie albo właściwości stylu znaku tekstu znajdującego się bezpośrednio przed kursorem w chwili wklejania. Elementy graficzne zostaną odrzucone, a tabele zostaną przekonwertowane na serię akapitów.  Wklejanie między dokumentami — opcja odpowiada za domyślne

zachowanie podczas wklejania zawartości skopiowanej z innego dokumentu w programie Word. Lista dostępnych ustawień jest analogiczna jak w wypadku opcji Wklejanie w tym samym dokumencie.  Wklejanie między dokumentami, gdy istnieją konflikty definicji stylów —

opcja odpowiada za domyślne zachowanie podczas wklejania zawartości skopiowanej z innego dokumentu programu Word, jeśli styl przypisany

203

ABC Word 2016 PL

kopiowanemu tekstowi jest zdefiniowany inaczej niż w dokumencie, do którego jest on wklejany. Lista dostępnych ustawień tej opcji obejmuje:  Zachowaj formatowanie źródła — wybranie tej opcji spowoduje zachowanie wyglądu kopiowanego tekstu i przypisanie wklejanemu tekstowi stylu Normalny oraz zastosowanie formatowania bezpośredniego. Formatowanie bezpośrednie obejmuje takie cechy jak rozmiar czcionki, kursywa lub inne formatowanie mające na celu naśladowanie definicji stylu kopiowanego tekstu.  Użyj stylów docelowych (domyślne) — wybranie tej opcji spowoduje zachowanie nazwy stylu skojarzonej z kopiowanym tekstem, przy czym zostanie użyta definicja stylu dokumentu, w którym jest on wklejany. Załóżmy na przykład, że użytkownik kopiuje tekst mający styl Nagłówek 1 z jednego dokumentu do innego. W pierwszym dokumencie styl Nagłówek 1 jest zdefiniowany jako pogrubiona czcionka Arial o rozmiarze 14 punktów; z kolei w dokumencie, w którym tekst jest wklejany, styl Nagłówek 1 jest zdefiniowany jako pogrubiona czcionka Cambria o rozmiarze 16 punktów. Użycie opcji Użyj stylów docelowych spowoduje zastosowanie do wklejanego tekstu stylu Nagłówek 1 z dokumentu docelowego, czyli pogrubionej czcionki Cambria o rozmiarze 16 punktów.  Uwzględnij formatowanie docelowe — wybranie tej opcji spowoduje odrzucenie definicji stylu i większości formatowania, które zostało zastosowane bezpośrednio w kopiowanym tekście, jednak zostanie zachowane formatowanie uważane za wyróżnienie, takie jak pogrubienie i kursywa, jeśli zostało zastosowane tylko do części zaznaczenia. Tekst przyjmie definicję stylu w dokumencie, w którym zostanie wklejony.  Zachowaj tylko tekst — wybranie tej opcji spowoduje odrzucenie całości formatowania i elementów niestanowiących tekstu, takich jak obrazy albo tabele. Tekst przyjmie właściwości stylu akapitu, w którym zostanie wklejony, oraz przejmie wszelkie formatowanie bezpośrednie albo właściwości stylu znaków tekstu znajdującego się bezpośrednio przed kursorem w chwili wklejania. Elementy graficzne zostaną odrzucone, a tabele zostaną przekonwertowane na serię akapitów.  Wklejanie z innych programów — opcja odpowiada za domyślne

zachowanie podczas wklejania zawartości skopiowanej z innego programu. Z listy rozwijanej należy wybrać jedną z dostępnych pozycji, które zostały szczegółowo omówione w poprzednich podpunktach.  Wstaw/Wklej obrazy następująco — opcja pozwala ustalić sposób wstawiania

obrazów względem tekstu w dokumencie programu Word. Z listy rozwijanej należy wybrać jedną z następujących pozycji:

204

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

 Równo z tekstem — grafika jest wstawiana do akapitu tak, jakby była tekstem, i podczas dodawania lub usuwania tekstu jest przenoszona. Grafika może zostać przeciągnięta w celu zmiany jej położenia w taki sam sposób, w jaki jest przeciągany tekst.  Ramka — wybranie tej opcji powoduje otoczenie tekstem wszystkich stron ramki dookoła grafiki. Podczas dodawania lub usuwania tekstu grafika nie jest przenoszona, można ją jednak przeciągać w celu zmiany jej położenia.  Przyległy — wybranie tej opcji powoduje otoczenie tekstem nieregularnego kształtu wokół rzeczywistego obrazu. Podczas dodawania lub usuwania tekstu grafika nie jest przenoszona, można ją jednak przeciągać w celu zmiany jej położenia.  Za tekstem — grafika jest wstawiana w taki sposób, że będzie ona obiektem przestawnym, umieszczonym na osobnej warstwie za tekstem. Dookoła grafiki nie będzie obramowania. Podczas dodawania lub usuwania tekstu grafika nie jest przenoszona, można ją jednak przeciągać w celu zmiany jej położenia.  Przed tekstem — wybranie tej opcji spowoduje wstawienie grafiki w taki sposób, że będzie ona obiektem przestawnym, umieszczonym na osobnej warstwie przed tekstem. Dookoła grafiki nie będzie obramowania. Podczas dodawania lub usuwania tekstu grafika nie jest przenoszona, można ją jednak przeciągać w celu zmiany jej położenia.  Na wskroś — wybranie tej opcji spowoduje otoczenie grafiki tekstem, łącznie z wypełnieniem miejsc utworzonych przez kształty wklęsłe, takie jak sierp księżyca. Podczas dodawania lub usuwania tekstu grafika nie jest przenoszona, można ją jednak przeciągać w celu zmiany jej położenia.  Góra i dół — uniemożliwia umieszczanie tekstu po bokach grafiki. Podczas dodawania lub usuwania tekstu grafika nie jest przenoszona, można ją jednak przeciągać w celu zmiany jej położenia.  Zachowaj punktory i numerację podczas wklejania tekstu z opcją Zachowaj

tylko tekst — zaznaczenie tej opcji spowoduje przekonwertowanie punktorów i numeracji na symbole tekstowe.  Użyj klawisza Insert do wklejania — zaznaczenie tej opcji sprawi,

że naciśnięcie klawisza Insert spowoduje wklejenie zawartości Schowka pakietu Office do dokumentu.

205

ABC Word 2016 PL

 Pokaż przyciski opcji wklejania po wklejeniu zawartości — zaznaczenie

tej opcji spowoduje wyświetlanie przycisku Opcje wklejania podczas wklejania zawartości.  Użyj inteligentnego wycinania i wklejania — zaznaczenie tej opcji

spowoduje automatyczne dopasowywanie formatowania podczas wklejania tekstu. Po zaznaczeniu tego pola wyboru jest możliwe kliknięcie przycisku Ustawienia w celu ustawienia dodatkowych opcji wklejania.  Ustawienia — kliknięcie tego przycisku spowoduje otwarcie okna

dialogowego Ustawienia, które służy do ustawiania odstępów między znakami oraz formatowania podczas scalania, wycinania i wklejania tekstu.

Poruszanie się w dokumencie Aby zmodyfikować dokument, najpierw musisz dotrzeć do miejsca, które chcesz zmodyfikować. Z tego powodu warto znać różne sposoby poruszania się w dokumencie. Oprócz technik podstawowych, wykorzystujących klawisze ze strzałkami i mysz, istnieją również techniki zaawansowane. W tym podrozdziale omówimy widoki dokumentu oraz przeglądanie dokumentu według znajdujących się w nim obiektów.

Definiowanie wyglądu okna programu W tym punkcie omówimy między innymi zawartość zakładki Widok (rysunek 8.3).

Rysunek 8.3.

Zakładka Widok

Zakładka Widok jest podzielona na pięć sekcji: Widoki, Pokazywanie, Powiększenie, Okno oraz Makra.

Widoki dokumentu W programie Word jest dostępnych pięć podstawowych widoków: Tryb czytania, Układ wydruku, Układ sieci Web, Konspekt oraz Wersja robocza. Aby włączyć żądany widok, wystarczy kliknąć odpowiedni przycisk w sekcji Widoki zakładki Widok.

206

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Widok Wersja robocza wyświetla sformatowany tekst dokumentu oraz zaimportowaną grafikę. Nie wyświetla on natomiast autokształtów, a podziały stron i sekcji mają wygląd linii (rysunek 8.4).

Rysunek 8.4.

Widok Wersja robocza nie wyświetla autokształtów, ale wyświetla zaimportowaną grafikę

Widok Układ wydruku wyświetla dokument tak, jak będzie on wyglądać po wydrukowaniu. Grafiki, kolumny i tabele mają taką samą postać jak na kartce papieru. Widok Układ sieci Web wyświetla dokument w takiej postaci, jaką przyjmie on w przeglądarce internetowej. Nie wyświetla on podziałów stron, a część opcji formatowania jest w nim niedostępna. Program Word oferuje jeszcze jeden widok, o którym warto tutaj wspomnieć. Współpracuje on z wymienionymi tutaj widokami, a jego zaleta polega na tym, że użytkownik ma do dyspozycji maksymalny obszar roboczy. Jest to widok Tryb czytania.

207

ABC Word 2016 PL

Widok Tryb czytania Po przejściu do widoku Tryb czytania zostają ukryte: pasek menu, paski narzędzi, pasek stanu, paski przewijania, a nawet pasek tytułu (rysunek 8.5). Widoczny pozostaje jedynie pasek narzędzi Pełny ekran, zawierający kilka ikon podstawowych narzędzi. Kliknięcie ikony Zamknij powoduje przywrócenie poprzedniego widoku. Z pewnością nie zaskoczy Cię wiadomość, że również w widoku Tryb czytania użytkownik ma dostęp do wszystkich narzędzi programu Word. Skróty klawiaturowe działają w taki sam sposób, jak w innych widokach, a po naciśnięciu klawisza Alt masz dostęp do menu programu. Ten sam efekt daje również dotknięcie wskaźnikiem myszy górnej krawędzi ekranu.

Rysunek 8.5.

W widoku Odczyt pełnoekranowy jest widoczny wyłącznie jeden pasek narzędzi, a cała reszta ekranu jest przeznaczona na wyświetlanie zawartości dokumentu

Zakładki Zakładki bardzo przydają się podczas edycji długiego dokumentu. Służą one do oznakowania miejsc, do których użytkownik chce wrócić. Aby utworzyć zakładkę, przejdź na zakładkę Wstawianie i w sekcji Linki kliknij przycisk Zakładka (rysunek 8.6). Aby powrócić do zakładki, ponownie otwórz okno dialogowe Zakładka (rysunek 8.7), wybierz nazwę zakładki z listy i kliknij przycisk Przejdź do.

208

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Rysunek 8.6.

Ikona dodawania zakładek znajduje się na zakładce Wstawianie w sekcji Linki

Rysunek 8.7. Okno dialogowe Zakładka

Aby przejść do zakładki, możesz użyć karty Przejdź do okna dialogowego Znajdź i zamień. Łatwiej nacisnąć klawisz F5, który wyświetla zakładkę Przejdź do okna dialogowego Znajdź i zamień, niż kombinację klawiszy Ctrl+Shift+F5, która otwiera okno dialogowe Zakładka. Choć większość użytkowników używa zakładek jako narzędzia do poruszania się w dokumencie, w połączeniu z polami i procedurami VBA mogą one służyć do wykonywania różnych operacji na fragmentach tekstu i wyświetlania ich w wybranym miejscu dokumentu. Poniżej przedstawiamy różne zastosowania zakładek.

Sekrety zakładek Zakładka może identyfikować miejsce dokumentu (pusta zakładka) lub obejmować określony tekst. Jeżeli potrzebujesz zakładki jako narzędzia poruszania się w dokumencie, utwórz pustą zakładkę. Jeżeli jednak chcesz manipulować tekstem zakładki za pomocą pól i procedur VBA, przed wywołaniem okna dialogowego Zakładka zaznacz żądany tekst.

209

ABC Word 2016 PL

Kiedy pracujesz z tekstem zawierającym zakładkę, zakładka zachowuje się zgodnie z oczekiwaniami. Jeżeli skopiujesz tekst w inne miejsce, zakładka pozostanie w oryginalnym miejscu. Jeżeli jednak przesuniesz tekst, Word przesunie również zakładkę. Jeżeli wytniesz lub usuniesz tekst, zakładka również zostanie usunięta. Jeżeli skopiujesz tekst do innego dokumentu, zakładka będzie znajdować się zarówno w oryginalnym miejscu, jak i w miejscu docelowym (każdy dokument ma własny zbiór zakładek). Tekst zakładki można edytować bez względu na to, czy jej nawiasy są wyświetlone, czy też ukryte.

Zakładki a Autokorekta Wykonaj następujący eksperyment: zaznacz tekst z zakładką i utwórz element Autokorekty. Zakładka stanie się częścią elementu Autokorekty. (Element Autokorekty trzeba zapisać jako sformatowany tekst). Ilekroć wstawiasz ten element Autokorekty do dokumentu, Word wstawia również zakładkę — zakładka o identycznej nazwie (jeżeli taka istnieje w dokumencie) znika. Jedyny problem polega na tym, że jako elementu Autokorekty nie można zapisać pustej zakładki — zakładka musi zawierać przynajmniej jeden znak tekstu.

Zakładki ukryte Okno dialogowe Zakładka posiada pole wyboru Ukryte zakładki. Word dodaje ukryte zakładki automatycznie podczas tworzenia odsyłaczy, spisów treści itp. Aby zobaczyć nazwy tych zakładek, zaznacz pole wyboru Ukryte zakładki. Jak widać, nazwy zakładek ukrytych są zrozumiałe tylko dla programu Word. Choć w kilku pierwszych znakach nazwy zakładki jest zawarta informacja o typie wskazywanego przez nią elementu, nie można określić, jakiego dokładnie elementu ona dotyczy. Na przykład ukryta zakładka „ref” może reprezentować jeden z wielu podpisów, przypisów lub innych elementów. Do czego więc mogą służyć zakładki ukryte? Praktycznie do niczego. Jedyne, co można zrobić, to przejść do ukrytej zakładki, dzięki czemu można odszukać odsyłacz lub podobny element, którego nie możemy znaleźć w inny sposób.

Zakładki predefiniowane — tylko dla procedur VBA Zakładki predefiniowane są jeszcze bardziej tajemnicze niż przedstawione przed chwilą zakładki ukryte. Zakładki predefiniowane wskazują wiele miejsc, do których można przejść za pomocą procedury VBA. Ich nazwy nie są wyświetlane w oknie dialogowym Zakładka lub na zakładce Przejdź do okna dialogowego Znajdź i zamień. Aby przejść do zakładki predefiniowanej, wpisz jej pełną nazwę (w tym ukośnik) w którymś z tych okien (na przykład zakładka predefiniowana \Sel przechodzi do bieżącego zaznaczenia lub do kursora).

210

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Aby obejrzeć listę zakładek predefiniowanych, odszukaj temat Predefined bookmarks w Microsoft Visual Basic Help.

Hiperłącza zamiast zakładek Zakładka pozwala przechodzić z jednego miejsca do innego miejsca tego samego dokumentu. Dobrze byłoby mieć możliwość przechodzenia z jednego dokumentu do konkretnego miejsca w innym dokumencie. Niestety, nie można tego osiągnąć za pomocą samych zakładek. Zakładka jest przechowywana w konkretnym dokumencie i dostępna tylko wtedy, gdy ten dokument jest aktywny. Nie można przejść bezpośrednio z jednego dokumentu do konkretnej zakładki w innym dokumencie. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą nam hiperłącza dostępne we wszystkich programach pakietu Office. Działają one w dokumentach programu Word tak samo jak w przeglądarce internetowej, czyli przenoszą użytkownika do innego miejsca w tym samym albo innym dokumencie. Hiperłącza, choć mogą pomóc w czytaniu związanych ze sobą dokumentów, nie mogą zastąpić prawdziwych zakładek podczas edytowania tekstu. Różnica między zakładką a hiperłączem polega na tym, że do zakładki można przejść z dowolnego miejsca dokumentu, natomiast hiperłącze prowadzi do określonego miejsca w bieżącym lub innym dokumencie. Aby utworzyć łącze do określonego miejsca w dokumencie lub na stronie sieci Web utworzonej w programie Word, należy zaznaczyć położenie hiperłącza (miejsca docelowego), a następnie utworzyć łącze do niego. Aby oznaczyć położenie hiperłącza: 1. Wstaw zakładkę w docelowym pliku albo na docelowej stronie WWW. 2. Otwórz plik, z którego będzie prowadzić łącze, a następnie zaznacz tekst lub obiekt, który ma być wyświetlany jako hiperłącze. 3. Kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczony element, a następnie kliknij przycisk Hiperlink w sekcji Linki zakładki Wstawianie. 4. W oknie dialogowym Wstawianie hiperłącza (rysunek 8.8) w sekcji Połącz z wybierz opcję Istniejący plik lub strona sieci Web. 5. W polu Szukaj w kliknij strzałkę w dół i przejdź do pliku, do którego będzie prowadzić łącze. 6. Kliknij przycisk Zakładka, wybierz odpowiednią zakładkę, a następnie kliknij przycisk OK.

211

ABC Word 2016 PL

Okno dialogowe Wstawianie hiperłącza

Rysunek 8.8.

Aby dostosować etykietkę ekranową wyświetlaną po zatrzymaniu wskaźnika myszy na hiperłączu, należy kliknąć przycisk Etykietka ekranowa, a następnie wpisać odpowiedni tekst. Jeśli etykietka nie zostanie określona, w programie Word zostanie zamiast niej wyświetlona ścieżka do pliku wraz z nazwą zakładki. Aby dodać łącze: 1. Zaznacz tekst lub obiekt, który ma być wyświetlany jako hiperłącze. 2. Kliknij zaznaczony element prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz z menu kontekstowego polecenie Hiperłącze. 3. W sekcji Połącz z kliknij opcję Miejsce w tym dokumencie (rysunek 8.9).

Rysunek 8.9.

212

Hiperłącze może wskazywać miejsce w bieżącym dokumencie

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

4. Wybierz z listy nagłówek lub zakładkę, do których chcesz dodać łącze.

W dokumentach programu Word można tworzyć łącza do określonych miejsc w plikach zapisanych w formacie programu Microsoft Office Excel (.xlsx) lub programu Microsoft Office PowerPoint (.pptx). Aby utworzyć łącze do określonego miejsca w skoroszycie programu Excel, należy utworzyć zdefiniowaną nazwę w skoroszycie, a następnie na końcu nazwy pliku w hiperłączu wpisać znak # (znak numeru) i zdefiniowaną nazwę. Aby utworzyć łącze do określonego slajdu w prezentacji programu PowerPoint, należy po nazwie pliku wpisać znak # i numer slajdu.

Sprawdzanie pisowni Sprawdzanie pisowni i gramatyki może odbywać się automatycznie w trakcie pisania lub jednorazowo z uwzględnieniem całości dokumentu. Do wyszukiwania synonimów można też użyć tezaurusa. Gdy moduł sprawdzania pisowni napotyka nierozpoznany wyraz, wyszukuje w słowniku wyrazy, które mają podobną pisownię, a następnie wyświetla listę, wyróżniając najbardziej zbliżone słowa. Lista jest tworzona tylko na podstawie pisowni, dlatego proponowane wyrazy nie zawsze pasują do kontekstu zdania. Tezaurus natomiast tworzy listę synonimów wyszukiwanego tekstu. Podobnie jak w wypadku modułu sprawdzania pisowni, mogą się pojawić wyrazy odbiegające od kontekstu zdania. Moduł sprawdzania gramatyki jest oparty na „języku naturalnym” i oznacza potencjalne problemy, przeprowadzając pełną analizę tekstu. Należy pamiętać, że jest on przeznaczony do wyszukiwania problemów najbardziej typowych lub występujących najczęściej. Aby precyzyjnie określić sposób, w jaki program Microsoft Word sprawdza dokument, można wykonać dowolną z następujących czynności:  Ustawić preferencje, takie jak pomijanie tekstu podczas sprawdzania

pisowni i gramatyki, lub wybrać preferowaną pisownię określonego wyrazu.  Wybrać reguły dotyczące gramatyki i stylu używane podczas sprawdzania

gramatyki.

213

ABC Word 2016 PL

 Pokazać lub ukryć faliste podkreślenia stosowane do oznaczania

potencjalnych problemów z pisownią i gramatyką.  Użyć słowników niestandardowych, aby zapobiec kwestionowaniu przez

moduł sprawdzania pisowni określonych wyrazów, takich jak terminy techniczne, akronimy i inne terminy specjalistyczne, które mogą nie być uwzględnione w słowniku głównym. Program Word korzysta ze słowników niestandardowych wspólnie z innymi programami pakietu Microsoft Office. Istnieje możliwość sprawdzania tekstu w wielu językach, na przykład sprawdzania pisowni lub wyszukiwania wyrazów w tezaurusie, pod warunkiem że narzędzia dla odpowiedniego języka zostały zainstalowane. W używanej wersji językowej programu Microsoft Word mogą być zainstalowane narzędzia sprawdzające dla kilku języków. Dodatkowe narzędzia sprawdzające można uzyskać, kupując program Microsoft Office Proofing Tools. Ponadto jeśli użytkownik tworzy lub dodaje słownik niestandardowy, może skojarzyć go z określonym językiem, aby program Word korzystał z niego tylko podczas sprawdzania tekstu w tym języku. W oknie dialogowym Słowniki niestandardowe wszystkie słowniki są pogrupowane według języka.

Sprawdzanie pisowni i gramatyki w trakcie pisania Po włączeniu automatycznego sprawdzania pisowni podczas pisania można mieć większą pewność, że przed przekazaniem dokumentu nie trzeba będzie poprawiać wielu błędów w pisowni. W programie Word 2016 błędnie napisane wyrazy mogą być oznaczane flagą, co ułatwia ich wykrycie oraz poprawienie, jak pokazano na rysunku 8.10. Możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy błędnie napisany wyraz, aby wyświetlić listę sugerowanych poprawek oraz opcji dodatkowych funkcji sprawdzania pisowni.

Rysunek 8.10.

214

Błędnie napisany wyraz jest wyróżniony w tekście, a na panelu Pisownia pojawia się lista sugerowanych poprawek

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Aby włączyć automatyczne sprawdzanie pisowni w dokumencie: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. 2. W oknie dialogowym Opcje programu Word przejdź na zakładkę Sprawdzanie. 3. Aby włączyć lub wyłączyć automatyczne sprawdzanie pisowni i gramatyki w aktualnie otwartym dokumencie, wykonaj następujące czynności:  W sekcji Wyjątki zaznacz nazwę aktualnie wybranego pliku.  Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Ukryj błędy ortograficzne tylko w tym dokumencie i Ukryj błędy gramatyczne tylko w tym dokumencie. 4. Aby włączyć lub wyłączyć automatyczne sprawdzanie pisowni i gramatyki we wszystkich dokumentach tworzonych od tej pory, wykonaj następujące czynności:  W sekcji Wyjątki wybierz opcję Wszystkie nowe dokumenty.  Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Ukryj błędy ortograficzne tylko w tym dokumencie i Ukryj błędy gramatyczne tylko w tym dokumencie.

Sprawdzanie pisowni w całym dokumencie Ta metoda jest przydatna, gdy sprawdzanie dokumentu ma nastąpić dopiero po zakończeniu jego edycji. Prawdopodobne błędy pisowni i gramatyki można wyszukać, a następnie zatwierdzić każdą poprawkę. Aby włączyć automatyczne sprawdzanie pisowni w całym dokumencie: 1. Zaznacz plik, element, fragment tekstu lub dane, których pisownię chcesz sprawdzić. 2. Przejdź na zakładkę Recenzja i kliknij przycisk Pisownia i gramatyka w sekcji Sprawdzanie (rysunek 8.11).

Rysunek 8.11.

Sekcja Sprawdzanie zakładki Recenzja

215

ABC Word 2016 PL

3. W wypadku znalezienia przez program błędów w pisowni pierwszy błędnie napisany wyraz znaleziony przez moduł sprawdzania pisowni zostanie zaznaczony w panelu Pisownia (rysunek 8.12). Użytkownik decyduje o sposobie postępowania z każdym błędem znalezionym przez program. W wypadku błędnie napisanego wyrazu możesz:  Wybrać wyraz z listy Sugestie, a następnie kliknąć przycisk Zmień, jeśli chcesz poprawić błąd, korzystając z listy sugerowanych wyrazów.  Kliknąć wyraz w dokumencie i dokonać jego edycji, aby skorygować błąd, a następnie kliknąć przycisk Następne zdanie, jeśli chcesz poprawić błąd, zmieniając wyraz własnoręcznie.  Kliknąć przycisk Dodaj, jeśli wyraz o błędnej pisowni został użyty celowo i chcesz, aby programy rozpoznawały go i nie uznawały za błąd.  Kliknąć przycisk Ignoruj, jeśli chcesz zignorować błędnie napisany wyraz i przejść do następnego.  Kliknąć przycisk Ignoruj wszystko, jeśli chcesz zignorować wszystkie wystąpienia błędnie napisanego wyrazu i kontynuować sprawdzanie.

Rysunek 8.12. Panel Pisownia

216

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

4. Po skorygowaniu błędnie napisanego wyrazu program oznacza flagą następny wyraz z błędem, dając użytkownikowi możliwość podjęcia decyzji. 5. Po zakończeniu oznaczania błędów w pisowni program przystępuje do wyświetlenia błędów gramatycznych. Dla każdego błędu należy wybrać odpowiednią opcję w oknie panelu Pisownia.

Korzystanie ze słowników niestandardowych Moduł sprawdzania pisowni porównuje wyrazy w dokumencie z wyrazami w swoim słowniku głównym. Słownik główny zawiera większość popularnych wyrazów, ale może nie obejmować nazw własnych, terminów technicznych lub akronimów. Pisownia niektórych wyrazów wielką lub małą literą w słowniku może być ponadto inna od pisowni w dokumencie. Jeśli dodasz takie wyrazy lub przypadki użycia wielkich i małych liter do słownika niestandardowego, to zapobiegniesz oznaczaniu ich przez moduł sprawdzania pisowni jako błędnych. Do zarządzania słownikami niestandardowymi służy okno dialogowe Słowniki niestandardowe. Żadne ustawienia wprowadzone w tym oknie nie zaczną jednak obowiązywać, jeśli nie włączysz słowników niestandardowych. Aby włączyć słowniki niestandardowe: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. 2. W oknie dialogowym Opcje programu Word przejdź na zakładkę Sprawdzanie. 3. Upewnij się, że zaznaczenie pola wyboru Sugeruj tylko ze słownika głównego zostało usunięte. 4. Kliknij przycisk Słowniki niestandardowe. 5. Upewnij się, że w oknie dialogowym Słowniki niestandardowe (rysunek 8.13) jest zaznaczone pole wyboru obok każdego słownika niestandardowego, z którego chcesz korzystać.

Rysunek 8.13.

Okno dialogowe Słowniki niestandardowe wyświetla listę słowników, z których możesz korzystać, sprawdzając pisownię w programie Word

217

ABC Word 2016 PL

Aby utworzyć nowy słownik niestandardowy: 1. W oknie dialogowym Słowniki niestandardowe (rysunek 8.13) kliknij przycisk Nowy. 2. Pojawi się okno dialogowe Tworzenie słownika niestandardowego (rysunek 8.14). W polu Nazwa pliku wpisz nazwę słownika niestandardowego.

Rysunek 8.14.

Okno tworzenia własnego słownika niestandardowego

3. Kliknij przycisk Zapisz. 4. Jeśli nowy słownik ma być używany dla innego języka, zaznacz ten język w menu Język słownika. Jeśli natomiast chcesz dodać już istniejący słownik niestandardowy, kliknij przycisk Dodaj, a następnie zlokalizuj folder zawierający wymagany słownik niestandardowy i dwukrotnie kliknij plik słownika. Aby edytować wpisy w słowniku niestandardowym: 1. Otwórz okno dialogowe Słowniki niestandardowe. 2. Wybierz słownik, który chcesz edytować, i kliknij przycisk Edytuj listę wyrazów. 3. Wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby dodać wyraz, wpisz go w polu Wyrazy, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

218

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

 Aby usunąć wyraz, zaznacz go w polu Słownik, a następnie kliknij przycisk Usuń.  Aby poddać wyraz edycji, usuń go, a następnie dodaj z zastosowaniem żądanej pisowni.  Aby usunąć wszystkie wyrazy, kliknij przycisk Usuń wszystkie.

Szybkie wstawianie tekstu Program Word jest wyposażony w szereg narzędzi usprawniających wpisywanie tekstu. Tabela 8.1 zawiera informacje o głównych funkcjach usprawniających pisanie.

Tabela 8.1.

Funkcje usprawniające pisanie

Funkcja

Opis

Autokorekta

Poprawia błędy typograficzne i zastępuje skróty pełnymi wyrazami lub wyrażeniami.

Autoformatowanie podczas pisania

Zamienia łączniki na pauzy oraz cudzysłowy proste na drukarskie.

Opcja Powtórz

Wstawia ten sam tekst, co wstawiony przed chwilą.

Zakładka Wstawianie/sekcja Tekst/przycisk Data i godzina

Wstawia datę i godzinę.

Autokorekta Funkcja Autokorekty umożliwia automatyczne wykrywanie i poprawianie literówek, błędnie napisanych wyrazów i nieprawidłowo użytych wielkich liter. Umożliwia również szybkie wstawianie symboli znajdujących się na liście wbudowanych pozycji Autokorekty. Na przykład należy wpisać ciąg znaków (c), aby wstawić symbol ©. Jeśli na liście wbudowanych pozycji nie ma odpowiednich poprawek, można je dodać.

Automatyczne wstawianie tekstu i symboli podczas pisania Za pomocą funkcji Autokorekty można wykonywać następujące czynności:  Automatyczne wykrywanie i korygowanie literówek i błędów w pisowni

— jeśli na przykład wpiszesz wyraz „moeż” i stawiasz po nim spację, funkcja Autokorekty zastąpi wpisany tekst wyrazem „może”. Jeśli wpiszesz „nao gół” i naciśniesz spację, Autokorekta poprawi pisownię na „na ogół”.

219

ABC Word 2016 PL

 Szybkie wstawianie symboli — wpisz na przykład (c), aby wstawić znak ©.

Jeśli na liście wbudowanych pozycji Autokorekty nie ma odpowiednich symboli, można je dodać.  Szybkie wstawianie długich fragmentów tekstu — jeśli na przykład jest

konieczne wielokrotne wstawianie frazy takiej jak zwrot inwestycji, można skonfigurować program w taki sposób, aby automatycznie wstawiał tę frazę po wpisaniu liter zi. Wszystkie te sposoby korzystania z funkcji Autokorekty są obsługiwane przez dwie równorzędne listy wyrazów. Pierwszy wyraz jest wyrazem wpisywanym, a drugi wyraz lub fraza są wprowadzane przez program zamiast pierwszego.

Korzystanie z Autokorekty w celu poprawiania błędów podczas pisania Jeśli Autokorekta ma automatycznie poprawiać literówki oraz błędy w pisowni, to w oknie dialogowym Autokorekta musi być zaznaczone pole wyboru Zamień tekst podczas pisania. W tym celu: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje. 2. Przejdź na zakładkę Sprawdzanie. 3. W sekcji Opcje Autokorekty kliknij przycisk Opcje Autokorekty, a następnie przejdź na zakładkę Autokorekta (rysunek 8.15).

Rysunek 8.15.

Zakładka Autokorekta okna dialogowego Autokorekta: Polski

4. Zaznacz pole wyboru Zamień tekst podczas pisania.

220

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Należy również pamiętać, aby poprawnie wpisać tekst, który będzie zamieniany. Należy go wpisać dokładnie tak, jak jest wyświetlany w polu Zamień na karcie Autokorekta w oknie dialogowym Autokorekta, i upewnić się, że przed nim i po nim nie znajdują się spacje lub znaki przestankowe.

Definiowanie nowej pozycji Autokorekty Aby zdefiniować własną pozycję Autokorekty, wykonaj następujące czynności: 1. Na zakładce Wstawianie w sekcji Symbole kliknij przycisk Symbol, a następnie kliknij polecenie Więcej symboli. 2. Przejdź na zakładkę Symbole lub zakładkę Znaki specjalne i wybierz symbol lub znak specjalny, który chcesz zdefiniować jako pozycję Autokorekty. 3. Kliknij przycisk Autokorekta. 4. Symbol lub znak pojawi się w polu Na. 5. W polu Zamień wpisz sekwencję tekstu, która ma być automatycznie zamieniana na wybrany symbol lub znak. 6. Kliknij przycisk Dodaj. 7. Kliknij przycisk OK. 8. Zamknij okno dialogowe Symbol.

Zmiana wielkości liter Program Word jest wyposażony w narzędzie pozwalające na zmianę wielkości liter. Wielkość liter można zmieniać za pomocą skrótu klawiaturowego Shift+F3. Niestety nie zawsze działa on w taki sposób, jak życzyłby sobie tego użytkownik. Jeżeli raz naciśniesz kombinację klawiszy Shift+F3, wielkość liter zaznaczonego tekstu zostanie zmieniona. Jednak to, w jaki sposób zmienia się wygląd liter, zależy od ilości zaznaczonego tekstu. Dlatego aby efektywnie korzystać z tego skrótu, trzeba pamiętać, ile tekstu należy zaznaczyć, aby uzyskać oczekiwany efekt. W tabeli 8.2 znajdziesz szczegółowy opis powiązań pomiędzy ilością zaznaczonego tekstu a działaniem skrótu klawiaturowego Shift+F3.

Pisanie i wstawianie równań Program Word 2016 zawiera wbudowane funkcje pisania i modyfikowania równań. Jeśli jednak równanie zostało napisane przy użyciu dodatku Microsoft Equation 3.0 we wcześniejszej wersji programu Word, do zmiany tego równania jest wymagane użycie tego dodatku.

221

ABC Word 2016 PL

Tabela 8.2.

Zmiana wielkości liter za pomocą skrótu klawiaturowego Shift+F3

Warunek

Efekt działania skrótu klawiaturowego Shift+F3

Nie zaznaczono żadnego tekstu, a kursor jest umieszczony wewnątrz wyrazu

Konwersja całego wyrazu na wielkie litery

Zaznaczono część zdania

Konwersja zaznaczonego tekstu na wielkie litery

Konwersja całego wyrazu na małe litery Konwersja pierwszej litery wyrazu na wielką literę Konwersja zaznaczonego tekstu na małe litery Konwersja pierwszej litery każdego wyrazu zaznaczonego tekstu na wielką literę

Zaznaczono co najmniej jedno zdanie

Konwersja zaznaczonego tekstu na wielkie litery Konwersja zaznaczonego tekstu na małe litery Konwersja pierwszej litery pierwszego wyrazu każdego zdania zaznaczonego tekstu na wielką literę

Pisanie równania Równanie można napisać, używając kodów znaków Unicode i wpisów Autokorekty matematycznej w celu zastępowania tekstu symbolami. Program Word automatycznie konwertuje równanie podczas wpisywania, nadając mu profesjonalny format. Aby wpisać równanie do dokumentu: 1. Na zakładce Wstawianie w sekcji Symbole kliknij strzałkę znajdującą się poniżej przycisku Równanie (rysunek 8.16), a następnie kliknij polecenie Wstaw nowe równanie. 2. Wpisz równanie. Aby wstawić do dokumentu często używane lub wstępnie sformatowane równanie, na zakładce Wstawianie w sekcji Symbole kliknij strzałkę znajdującą się poniżej przycisku Równanie, a następnie kliknij odpowiednie równanie. Jeśli chcesz dodać równanie do listy często używanych równań: 1. Zaznacz równanie, które chcesz dodać. 2. W obszarze Narzędzia równań na zakładce Projektowanie w sekcji Narzędzie kliknij przycisk Równanie, a następnie kliknij polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii równań. 3. W oknie dialogowym Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego wpisz nazwę równania.

222

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Rysunek 8.16. Lista opcji widocznych po kliknięciu strzałki poniżej przycisku Równanie w sekcji Symbole

4. Na liście Galeria kliknij pozycję Równania. 5. Zaznacz odpowiednie opcje. Aby wstawić do dokumentu jedną z powszechnie stosowanych struktur matematycznych: 1. Na zakładce Wstawianie w sekcji Symbole kliknij strzałkę obok przycisku Równanie, a następnie kliknij polecenie Wstaw nowe równanie. 2. W obszarze Narzędzia równań na zakładce Projektowanie w sekcji Struktury (rysunek 8.17) kliknij odpowiedni typ struktury, taki jak ułamek lub pierwiastek, a następnie kliknij odpowiednią strukturę. 3. Jeśli struktura zawiera sypmbole zastępcze, kliknij je i wpisz odpowiednie cyfry lub symbole. Symbole zastępcze to małe kropkowane pola w równaniu.

223

ABC Word 2016 PL

Rysunek 8.17.

Sekcja Struktury pozwala wstawić do równania jedną z powszechnie stosowanych struktur matematycznych

Wielokrotne używanie i rozpowszechnianie części dokumentu Bloki konstrukcyjne to przeznaczone do ponownego użycia fragmenty zawartości lub inne części dokumentu przechowywane w galeriach. Bloki konstrukcyjne są dostępne przez cały czas i mogą być ponownie użyte w dowolnym momencie. Można je również zapisywać i rozpowszechniać za pomocą szablonów. Autotekst — jeden z typów bloków konstrukcyjnych — może służyć do przechowywania tekstu i grafiki przeznaczonych do ponownego użycia. Mogą to być na przykład standardowe klauzule umowy albo długa lista dystrybucyjna. Każdy wybrany element tekstu lub grafiki jest zapisywany jako pozycja Autotekstu w Organizatorze bloków konstrukcyjnych i ma przypisaną unikatową nazwę ułatwiającą wyszukanie danej zawartości, gdy zachodzi potrzeba jej użycia.

Tworzenie bloku konstrukcyjnego do ponownego użycia Aby utworzyć blok konstrukcyjny przeznaczony do wielokrotnego użycia: 1. Zaznacz tekst lub grafikę, które mają być przechowywane jako blok konstrukcyjny do ponownego użycia. Aby wraz z pozycją zapisać formatowanie akapitu, w tym wcięcie, wyrównanie, interlinię i podział na strony, zaznacz również znacznik akapitu. 2. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tekst kliknij przycisk Szybkie części, a następnie kliknij polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części. 3. Uzupełnij informacje w oknie dialogowym Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego (rysunek 8.18):  Nazwa — wpisz unikatową nazwę bloku konstrukcyjnego.  Galeria — wybierz galerię, w której ma zostać umieszczony blok konstrukcyjny.

224

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Rysunek 8.18. Okno dialogowe Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego

 Kategoria — wybierz kategorię, na przykład Ogólne lub Wbudowane, albo utwórz nową kategorię.  Opis — wpisz opis bloku konstrukcyjnego.  Zapisz w — wybierz nazwę szablonu z listy rozwijanej.  Opcje — wybierz pozycję Wstaw zawartość na osobnej stronie, aby zagwarantować umieszczenie bloku na osobnej stronie. Wybierz pozycję Wstaw zawartość w osobnym akapicie, jeśli zawartość nie powinna być częścią istniejącego akapitu, nawet jeśli użytkownik umieścił kursor w jego obrębie. Wybierz pozycję Wstaw tylko zawartość w wypadku dowolnej innej zawartości.

Znajdowanie i używanie bloku konstrukcyjnego Aby odszukać i umieścić w dokumencie blok konstrukcyjny: 1. Kliknij miejsce w dokumencie, w którym chcesz wstawić blok konstrukcyjny. 2. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tekst kliknij przycisk Szybkie części, a następnie kliknij polecenie Organizator bloków konstrukcyjnych (rysunek 8.19). 3. Jeśli znasz nazwę bloku konstrukcyjnego, kliknij przycisk Nazwa, aby posortować listę według nazw. 4. Kliknij przycisk Wstaw.

Zmienianie zawartości bloku konstrukcyjnego Aby zmodyfikować blok konstrukcyjny, należy jego bieżącą wersję zastąpić wersją nowszą. W tym celu należy wstawić blok konstrukcyjny, dokonać odpowiednich zmian, a następnie zapisać blok konstrukcyjny pod tą samą nazwą. W tym celu:

225

ABC Word 2016 PL

Rysunek 8.19.

Okno dialogowe Organizator bloków konstrukcyjnych

1. Kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić blok konstrukcyjny, na przykład pozycję Autotekstu. 2. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tekst kliknij przycisk Szybkie części, a następnie kliknij polecenie Organizator bloków konstrukcyjnych. 3. Jeśli znasz nazwę bloku konstrukcyjnego, kliknij przycisk Nazwa, aby posortować listę według nazw. 4. Kliknij przycisk Wstaw. 5. Wprowadź odpowiednie zmiany w bloku konstrukcyjnym. 6. Zaznacz poprawiony tekst. 7. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tekst kliknij przycisk Szybkie części, a następnie kliknij polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części. 8. W oknie dialogowym Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego wpisz pierwotną nazwę, kategorię i galerię wpisu bloku konstrukcyjnego, a następnie kliknij przycisk OK. Aby zamienić pierwotny wpis w galerii, nazwa, kategoria i galeria muszą być takie same, jak podane wcześniej. 9. Po wyświetleniu monitu Czy chcesz ponownie zdefiniować wpis bloku konstrukcyjnego? kliknij przycisk Tak.

226

Opcje edycji oraz dostosowywanie programu

Zapisywanie i rozpowszechnianie bloków konstrukcyjnych za pomocą szablonu Bloki konstrukcyjne są dostępne przez cały czas i mogą być ponownie zastosowane w dowolnym momencie, a także rozpowszechniane za pomocą szablonów. Można na przykład utworzyć szablon raportu zawierający dwa rodzaje listu przewodniego i udostępnić go użytkownikom. Tworząc na jego podstawie własne raporty, użytkownicy będą mogli wybrać jeden z typów listu. 1. Utwórz szablon, do którego chcesz dodać bloki konstrukcyjne, aby umożliwić użytkownikom ich wybieranie. Zapisz i zamknij szablon. Otwórz go ponownie. Szablon, do którego będą dodawane bloki konstrukcyjne przeznaczone dla użytkowników, powinien pozostawać otwarty. 2. Utwórz bloki konstrukcyjne, które chcesz udostępnić użytkownikom szablonu. 3. Podczas wprowadzania informacji w oknie dialogowym Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego upewnij się, że w polu Zapisz w wybrano nazwę szablonu. 4. Ta sama nazwa kategorii powinna być użyta dla wszystkich możliwości udostępnionych do wyboru użytkownikom w ramach danego bloku konstrukcyjnego. 5. Kliknij miejsce w szablonie, w którym chcesz dodać galerię opcji udostępnionych do wyboru użytkownikom. 6. Na zakładce Deweloper w sekcji Formanty kliknij przycisk Galeria bloków konstrukcyjnych. 7. W sekcji Formanty kliknij przycisk Tryb projektowania, a następnie przycisk Właściwości. 8. W polu Tytuł wpisz tytuł, który będzie wyświetlany w formancie zawartości. Możesz na przykład wprowadzić tytuł będący instrukcją dla użytkownika, taki jak Imię. 9. W obszarze Właściwości bloku konstrukcyjnego dokumentu wybierz galerię i kategorię dla bloków konstrukcyjnych, które będą udostępnione do wyboru użytkownikom. 10. Zapisz i zamknij szablon. 11. Rozpowszechnij szablon. Po wysłaniu szablonu lub jego udostępnieniu innym użytkownikom bloki konstrukcyjne, które zostały zapisane razem z szablonem, będą dostępne w określonych wcześniej galeriach.

227

ABC Word 2016 PL

228

9 PRACA ZESPOŁOWA T

en rozdział omawia problematykę zespołowej pracy nad dokumentami. Większość firm i ich pracowników korzysta z podłączenia do sieci WWW oraz sieci lokalnych, a jednocześnie coraz większe projekty są wykonywane przez współpracujących ze sobą członków zespołu. Dokumenty są tworzone i przesyłane do kolejnych osób, które mają dalej nad nimi pracować. Na kolejnych stronach dowiesz się, jak korzystać z narzędzia śledzenia zmian oraz dodawania komentarzy, dzięki którym współpraca wielu osób jest bardziej efektywna. Poznasz również nieocenioną funkcję dzielenia dokumentów na dokumenty główne i podrzędne, dzięki czemu poszczególne osoby mogą pracować nad dokumentami podrzędnymi, które są automatycznie scalane i na ich podstawie jest generowany jeden dokument główny.

ABC Word 2016 PL

Program Word jest wyposażony w szereg narzędzi do pracy zespołowej nad dokumentami. Dzięki nim grupa osób może współpracować przy tworzeniu jednego dokumentu, jak to działo się na przykład w wypadku tej książki, nad którą pracowali redaktorzy, korektorzy językowi i techniczni oraz graficy, czyli cały sztab ludzi. Większość z tych narzędzi może być również przydatna użytkownikowi indywidualnemu, który chce śledzić zmiany dokonywane w dokumencie.

Praca wielu użytkowników nad jednym dokumentem Z pewnością zdarzyło Ci się, że musiałeś napisać dokument, który następnie przekazałeś komuś do przejrzenia, i po otrzymaniu go z powrotem odkryłeś, że ta osoba wprowadziła w nim zmiany, które znacząco wpłynęły na jego wygląd i treść. Współpraca z innymi osobami nad dokumentem może się czasem wydawać podobna do zabawy w głuchy telefon. Dlatego aby wielu użytkowników mogło pracować nad jednym dokumentem, Word udostępnia funkcje wstawiania komentarzy oraz śledzenia zmian. Zaczniemy jednak od omówienia zakładki Recenzja, z której będziesz korzystać podczas wstawiania komentarzy oraz śledzenia zmian.

Pasek narzędzi Recenzja Zakładka Recenzja (rysunek 9.1) jest podzielona na kilka sekcji głównych grupujących powiązane ze sobą narzędzia. Dzięki tym narzędziom możesz przeglądać komentarze i zmiany, dodawać komentarze, a także akceptować i odrzucać zmiany.

Rysunek 9.1.

Zakładka Recenzja składa się z sekcji Sprawdzanie, Język, Komentarze, Śledzenie, Zmiany, Porównywanie i Ochrona

Wstawianie komentarzy, czyli jak skrytykować cudzą pracę W prehistorycznych czasach wstawienie komentarza, czyli skrytykowanie cudzej pracy, oznaczało pozostawienie notatki na marginesie strony. Potem nastały czasy żółtych karteczek, na których można było zanotować swoje uwagi, a następnie taką karteczkę przykleić na stronie. W czasach młodości sieci komputerowych podejmowano próby przesyłania czegoś w rodzaju żółtych karteczek

230

Praca zespołowa

przez sieć. Ten niezbyt szczęśliwy pomysł szybko jednak zarzucono, gdyż powodowały one jedynie nadmierne obciążenie sieci. Teraz żyjemy w czasach powszechnego dostępu do sieci WWW i powstają coraz to nowe sposoby wyrażania swojego zdania na temat cudzej pracy. Dzisiaj można współpracować z całym sztabem ludzi przez tygodnie, miesiące, a nawet lata, nie mając zupełnie pojęcia, jak którakolwiek z tych osób wygląda. W tym punkcie przedstawimy metody wyrażania swojej opinii na temat cudzej pracy. Komentarz to notatka pozostawiona dla siebie lub innej osoby, która jest dołączona do dokumentu, ale nie jest umieszczana na wydruku. Wstaw komentarz, aby przypomnieć sobie o konieczności zrobienia czegoś lub jeśli chcesz zwrócić uwagę autorowi dokumentu. Komentarze nie mają wpływu na format strony, dlatego możesz ich umieścić w dokumencie dowolnie dużo. Nie są umieszczane na wydruku, chyba że celowo wymusisz ich drukowanie przez włączenie specjalnej opcji. Aby w przeglądanym dokumencie wstawić komentarz, zaznacz tekst, do którego chcesz go dołączyć, przejdź na zakładkę Recenzja i w sekcji Komentarze kliknij przycisk Nowy komentarz. Jeśli przed wstawieniem komentarza nie zaznaczysz tekstu, komentarz zostanie dodany do wyrazu, w którym jest umieszczony kursor. Na marginesie strony pojawi się dymek, w którym możesz wpisać swój komentarz (rysunek 9.2).

Rysunek 9.2.

Przykładowy komentarz umieszczony w dokumencie

W tekście istnienie komentarza zdradzają nawiasy obejmujące tekst, którego komentarz dotyczy. Wystarczy najechać kursorem myszy na skomentowany tekst, aby przeczytać komentarz, który zostanie wyświetlony w dymku. Dymek zawiera również datę i godzinę umieszczenia komentarza oraz nazwisko recenzenta (rysunek 9.3).

Rysunek 9.3.

Po najechaniu kursorem myszy na komentarz pojawia się dymek zawierający datę i godzinę dodania komentarza oraz ikonę umożliwiającą umieszczenie w komentarzu odpowiedzi

231

ABC Word 2016 PL

Edycja komentarzy Możesz bardzo szybko przemieszczać się pomiędzy komentarzami, korzystając z ikon Poprzedni oraz Następny znajdujących się w sekcji Komentarze zakładki Recenzja. Aby otworzyć okienko recenzowania, kliknij ikonę Okienko recenzowania znajdującą się w sekcji Śledzenie zakładki Recenzja. Okienko recenzowania jest wyposażone w paski przewijania, dzięki czemu możesz przeglądać kolejno wszystkie komentarze. Jeśli klikniesz strzałkę znajdującą się z prawej strony przycisku Okienko recenzowania, pojawi się lista, z której możesz wybrać polecenia zmiany rozmiaru, przeniesienia i zamknięcia okienka (rysunek 9.4).

Rysunek 9.4. Okienko recenzowania może być wyświetlane pionowo lub poziomo

Istnieje również możliwość wyświetlenia komentarzy wpisanych przez jednego konkretnego recenzenta. W tym celu należy kliknąć przycisk Pokaż adiustację, wybrać opcję Konkretne osoby i z listy, która się pojawi, wybrać nazwisko recenzenta, którego komentarze Cię interesują (rysunek 9.5).

Rysunek 9.5. Możesz wybrać recenzenta, którego komentarze chcesz wyświetlić

232

Praca zespołowa

W okienku recenzowania i w dymku komentarza można nie tylko edytować komentarz, ale również zmieniać format znaków lub akapitu. Standardowo komentarz posiada styl akapitu Tekst komentarza. Program wyświetla komentarze z nazwiskiem i inicjałami recenzenta. Aby dodać lub zmienić nazwę używaną w komentarzach: 1. Przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Opcje, co spowoduje pojawienie się okna dialogowego Opcje programu Word. 2. Przejdź na zakładkę Ogólne. 3. W sekcji Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office zmień imię i nazwisko lub inicjały na te, których chcesz używać w swoich komentarzach (rysunek 9.6).

Rysunek 9.6.

Sekcja Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office okna dialogowego Opcje programu Word

Pamiętaj, że wpisane imię i nazwisko oraz inicjały będą używane we wszystkich programach pakietu Microsoft Office. Wszelkie zmiany wprowadzone w tych ustawieniach obejmą również pozostałe programy pakietu Office. Jeśli próbujesz zobaczyć, kto wprowadził zmianę, a mimo to informacja o autorze zmiany nie jest widoczna, oznacza to, że przynajmniej jeden z recenzentów prawdopodobnie nie wpisał swoich danych personalnych podczas instalacji programu. W takim wypadku zamiast nazwy na etykietce ekranowej nad dymkiem Komentarz jest widoczny ogólny identyfikator.

Drukowanie komentarzy Standardowo komentarze nie są drukowane podczas drukowania treści dokumentu. Możesz jednak wymusić, aby program drukował je wraz z dokumentem. Inicjały recenzentów oraz numery komentarzy są w takim wypadku również

233

ABC Word 2016 PL

drukowane. Program podaje także numery stron, na których są umieszczone komentarze. Aby wydrukować komentarze w dokumencie, wykonaj następujące kroki: 1. Przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Drukuj. Pojawi się okno dialogowe Drukuj. 2. Aby wydrukować dokument wraz z komentarzami, w sekcji Ustawienia na liście Drukuj zaznacz pozycję Lista adiustacji, a następnie kliknij przycisk OK (rysunek 9.7).

Rysunek 9.7. Lista rozwijana Drukuj zawiera opcje umożliwiające wydrukowanie komentarzy umieszczonych w dokumencie

Program domyślnie wybiera stopień powiększenia i orientację strony, aby jak najlepiej przedstawić śledzone zmiany w drukowanym dokumencie.

234

Praca zespołowa

Usuwanie komentarzy Istnieje kilka sposobów usuwania komentarza. Możesz to zrobić wewnątrz dokumentu, klikając znacznik komentarza. Aby pokazać znaczniki komentarzy, kliknij przycisk Pokaż wszystko znajdujący się w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne. Kliknij znacznik komentarza, który chcesz usunąć, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:  Kliknij przycisk Usuń znajdujący się w sekcji Komentarze zakładki Recenzja.  Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu kontekstowego opcję

Usuń komentarz (rysunek 9.8).

Rysunek 9.8. Polecenie Usuń komentarz jest dostępne w menu kontekstowym, które pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na komentarzu

 Dwukrotnie naciśnij przycisk Delete lub Backspace.

Tworzenie notatek z wykorzystaniem tekstu ukrytego Musisz wiedzieć, że tekst ukryty nie jest tak naprawdę ukryty, gdyż wystarczy kliknąć ikonę Pokaż wszystko w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne, aby go zobaczyć. Tekst ukryty standardowo nie jest drukowany, więc możesz go

235

ABC Word 2016 PL

wykorzystywać do robienia notatek wewnątrz dokumentu. To rozwiązanie ustępuje jednak komentarzom wstawianym za pomocą przycisku Nowy komentarz, gdyż komentarze wstawione w ten sposób łatwiej odszukać, podczas gdy odszukanie tekstu ukrytego jest prawie niemożliwe, chyba że wiesz dokładnie, gdzie został wstawiony. Rysunek 9.9 przedstawia wygląd tekstu ukrytego — jest on wyróżniony linią przerywaną. Poza tym, że jest ukryty, nie różni się niczym od tekstu standardowego — możesz go w taki sam sposób edytować i formatować.

Rysunek 9.9. Tekst ukryty w dokumencie

Wprowadzanie notatek Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+H lub kliknij przycisk w prawym dolnym rogu sekcji Czcionka i w oknie dialogowym Czcionka zaznacz pole wyboru Ukrycie. Wprowadź tekst, który ma być ukryty. Tekst nie pojawi się na ekranie. Aby powrócić do wprowadzania normalnego tekstu, ponownie naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+H lub kliknij przycisk w prawym dolnym rogu sekcji Czcionka i usuń zaznaczenie pola wyboru Ukrycie.

Przeglądanie tekstu ukrytego Aby wyświetlić tekst ukryty, kliknij ikonę Pokaż wszystko znajdującą się w sekcji Akapit zakładki Narzędzia główne lub naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+*. Ponownie naciśnij przycisk Pokaż wszystko lub kombinację klawiszy Ctrl+Shift+*, aby ukryć tekst.

Przeglądanie dokumentu Jeżeli kilka osób pracuje nad tym samym dokumentem, każda z nich musi mieć możliwość sprawdzenia, kto i kiedy dokonał zmian. Do tego celu służy narzędzie Śledź zmiany dostępne w sekcji Śledzenie zakładki Recenzja. Możesz je również uruchomić, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+Shift+E. Pozwala ona zidentyfikować zmiany dokonane w dokumencie oraz porównywać bieżący dokument z jego inną wersją.

236

Praca zespołowa

Aby wydrukować śledzone zmiany, kliknij przycisk pakietu Office i wybierz polecenie Drukuj. Pojawi się okno dialogowe Drukowanie. Z listy rozwijanej Drukuj wybierz opcję Lista adiustacji.

Śledzenie zmian podczas edycji Jeśli funkcja śledzenia zmian jest włączona, program oznacza zmodyfikowany tekst dokumentu w specjalny sposób. Tekst dodany jest podkreślony i ma inny kolor, a tekst usunięty jest przekreślony. Informacje o dokonanych zmianach możesz również znaleźć w okienku recenzowania.

Aby dowiedzieć się, który recenzent wprowadził daną modyfikację, należy umieścić wskaźnik myszy nad zmodyfikowanym tekstem.

Kontrola sposobu wyświetlania zmian w dokumencie Kliknij strzałkę znajdującą się w dolnym prawym rogu sekcji Śledzenie, co spowoduje pojawienie się okna dialogowego Opcje śledzenia zmian (rysunek 9.10). Kliknij przycisk Opcje zaawansowane, aby przejść do konfigurowania zaawansowanych opcji śledzenia (rysunek 9.11).

Rysunek 9.10. Okno dialogowe Opcje śledzenia zmian

Wprowadzając zmiany w tych ustawieniach, możesz:  Zmniejszyć liczbę kolorów. Program dba, aby zmiany wprowadzane

przez każdego recenzenta miały inny kolor. Jeśli dokument modyfikuje i recenzuje wiele osób, to duża liczba kolorów może utrudniać odbiór

237

ABC Word 2016 PL

Rysunek 9.11.

W oknie Zaawansowane opcje śledzenia zmian możesz zdefiniować sposób oznaczania wprowadzonych zmian

przekazywanych treści. W takim wypadku możesz wybrać jeden kolor dla wszystkich recenzentów. Od tego momentu, jeśli będziesz chciał się dowiedzieć, który recenzent dokonał zmian, będziesz musiał umieścić wskaźnik myszy nad zmodyfikowanym tekstem (nazwisko recenzenta można również znaleźć w okienku recenzowania).  Śledzić zmiany formatowania. Standardowo są one oznaczane za pomocą

zwykłego tekstu. Wybierz format, którego chcesz użyć do oznaczania zmian formatowania.  Zmienić pozycję pionowej linii wskazującej zmodyfikowane wiersze.

W sekcji Zmienione wiersze znajduje się lista rozwijana Oznaczenie, z której można wybrać jedną z następujących opcji: Brak, Lewa krawędź, Prawa krawędź oraz Zewnętrzna krawędź.

Ukrywanie i wyświetlanie zmian Jeśli prześledzone zmiany przeszkadzają w pracy nad dokumentem, możesz je ukryć, przy czym nowe zmiany nadal będą śledzone. Kliknij przycisk Pokaż adiustację znajdujący się w sekcji Śledzenie zakładki Recenzja. Możesz zaznaczać

238

Praca zespołowa

elementy lub usuwać ich zaznaczenie, w zależności od tego, czy mają być widoczne, czy ukryte (rysunek 9.12).

Rysunek 9.12. Możesz zaznaczyć elementy, które mają być widoczne podczas śledzenia zmian

Zmiany i komentarze możesz obejrzeć w dowolnym momencie w oknie recenzowania, nawet jeśli są one ukryte.

Akceptowanie i odrzucanie zmian Jeśli korektor przesłał do autora dokument z wprowadzonymi zmianami, to autor musi teraz zdecydować, które zmiany zaakceptować, a które odrzucić. Aby odszukać zmianę, kliknij ikonę Poprzednia lub Następna w sekcji Zmiany zakładki Recenzja. Sprawdź zmieniony tekst, a następnie kliknij ikonę Zaakceptuj znajdującą się w tej samej sekcji, aby zaakceptować zmianę, lub ikonę Odrzuć, aby odrzucić zmianę (rysunek 9.13).

Rysunek 9.13.

Przyciski w sekcji Zmiany pozwalają akceptować lub odrzucać zmiany sugerowane przez innych użytkowników

Jeśli zaakceptujesz usunięcie, tekst oznaczony jako usunięty zniknie z dokumentu. To samo ma miejsce, jeżeli odrzucisz wstawienie.

239

ABC Word 2016 PL

Aby uzyskać dostęp do opcji dodatkowych, kliknij strzałkę znajdującą się pod ikoną Zaakceptuj lub strzałkę ikony Odrzuć. Możesz zaakceptować lub odrzucić wszystkie zmiany w dokumencie jednocześnie, możesz również usunąć wszystkie komentarze z dokumentu. Należy pamiętać, że w programie Word nie ma możliwości odrzucenia zmian dokonanych w punktorach lub w numerach w liście numerowanej lub punktowanej. Jest jedynie możliwa akceptacja takich zmian. Możliwe jest jednak zaakceptowanie lub odrzucenie zmian tekstowych w pozycjach na liście. Jeśli wszystkie zmiany w dokumencie są widoczne, użyj polecenia Zaakceptuj wszystkie zmiany lub Odrzuć wszystkie zmiany. Aby wyświetlić podzbiór zmian, użyj menu Pokaż adiustację w sekcji Śledzenie zakładki Recenzja.

Porównywanie i scalanie dokumentów Jeśli dokument został przesłany do kilku recenzentów i każdy z nich odesłał swoją kopię z naniesionymi uwagami, można połączyć te dokumenty (po dwa naraz), aby umieścić wszystkie zmiany recenzentów w pojedynczym dokumencie. W tym celu: 1. Na zakładce Recenzja kliknij przycisk Porównaj (rysunek 9.14), a następnie Połącz.

Rysunek 9.14.

Przycisk Porównaj znajduje się na zakładce Recenzja

2. W oknie dialogowym Łączenie dokumentów (rysunek 9.15) w sekcji Oryginalny dokument kliknij nazwę dokumentu, w którym chcesz połączyć zmiany z kilku źródeł. Jeśli na liście nie ma odpowiedniego dokumentu, kliknij ikonę folderu i wskaż lokalizację dokumentu.

Rysunek 9.15.

240

Okno dialogowe Łączenie dokumentów pozwala wskazać dokument oryginalny i skorygowany, które mają zostać połączone

Praca zespołowa

3. W obszarze Skorygowany dokument wskaż dokument, który zawiera zmiany naniesione przez jednego z recenzentów. 4. Kliknij przycisk Więcej. 5. W sekcji Pokazywanie zmian wybierz opcje dotyczące porównywanej zawartości dokumentów. Domyślnie program Word wyświetla zmiany dla całych wyrazów. Jeśli na przykład wyraz „kot” zostanie zmieniony na „koty”, to w dokumencie będzie wyświetlany jako zmieniony cały wyraz „koty”, a nie tylko znak „y”. 6. W sekcji Pokaż zmiany w kliknij opcję Oryginalny dokument. 7. Kliknij przycisk OK.

Przygotowywanie dokumentu do recenzowania Przed przesłaniem dokumentu do innych osób, na przykład do recenzentów, warto go wcześniej przejrzeć i przygotować tak, aby mieć pewność, że wysyłasz tylko to i dokładnie to, co chcesz wysłać. 1. W sekcji Ochrona zakładki Recenzja kliknij przycisk Ogranicz edytowanie. Pojawi się okienko zadań Ogranicz edytowanie (rysunek 9.16).

Rysunek 9.16. Okienko zadań Ogranicz edytowanie

2. W sekcji Ograniczenia formatowania zaznacz pole wyboru Ogranicz formatowanie do zaznaczonych stylów, a następnie kliknij przycisk Ustawienia, aby określić style, które może stosować i modyfikować recenzent.

241

ABC Word 2016 PL

3. W sekcji Ograniczenia edycji zaznacz pole wyboru Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu. 4. Na liście ograniczeń edycji kliknij pozycję Prześledzone zmiany. Należą do nich komentarze oraz operacje wstawiania, usuwania i przenoszenia tekstu. 5. W sekcji Rozpoczynanie wymuszania wybierz opcję Tak, a zaczniesz w ten sposób wymuszanie ochrony. 6. Aby dostęp do dokumentu mieli tylko recenzenci znający hasło, wpisz hasło w polu Wprowadź nowe hasło (opcjonalnie), a następnie potwierdź je.

Jeśli nie określisz hasła, wszyscy recenzenci będą mogli zmieniać ograniczenia dotyczące edycji tego dokumentu.

Podpisy cyfrowe Podpis cyfrowy to elektroniczna pieczęć potwierdzająca autentyczność dokumentu. Pakiet Microsoft Office 2016 jest wyposażony w technologię Authenticode firmy Microsoft, umożliwiającą podpisywanie cyfrowe pliku lub projektu makra za pomocą certyfikatu cyfrowego. Certyfikat użyty do utworzenia podpisu zaświadcza, że makro lub dokument pochodzą od podpisującego, a podpis wskazuje, że nie zostały one zmodyfikowane. Po ustawieniu poziomu zabezpieczeń makr można uruchamiać je w zależności od tego, czy zostały one podpisane cyfrowo przez projektanta znajdującego się na liście zaufanych źródeł. Certyfikat cyfrowy można uzyskać z urzędu certyfikacji, od własnego administratora bezpieczeństwa lub od specjalisty ds. technologii informatycznych. Instytucja, która wydaje taki certyfikat, ma za zadanie potwierdzić Twoją tożsamość i zaświadczyć o tym, wydając Ci certyfikat. Można też utworzyć podpis cyfrowy samodzielnie za pomocą narzędzia Selfcert.exe. Niektóre organizacje i firmy mogą mieć administratora lub grupy zabezpieczeń, które odgrywają rolę wewnętrznego urzędu certyfikacji albo wytwarzają czy rozprowadzają certyfikaty cyfrowe za pomocą takich narzędzi jak Microsoft Certificate Server. Program Microsoft Certificate Server może pełnić funkcję autonomicznego urzędu certyfikacji lub stanowić ogniwo istniejącej hierarchii uwierzytelniania certyfikacji. Zależnie od tego, jak funkcje podpisu cyfrowego pakietu Microsoft Office są używane w organizacji użytkownika, istnieje możliwość podpisywania projektów makr certyfikatem cyfrowym wystawionym przez wewnętrzny urząd

242

Praca zespołowa

certyfikacji. Potrzebne może być także podpisywanie makr przez administratora za pomocą odpowiedniego, zatwierdzonego certyfikatu. Aby uzyskać informacje na temat zasad obowiązujących w danej organizacji, należy skontaktować się z administratorem sieci lub działem informatyki.

Ponieważ samodzielnie utworzony certyfikat cyfrowy nie jest wystawiony przez żaden rzeczywisty urząd certyfikacji, podpisane w ten sposób projekty makr nazywa się projektami z zaświadczeniem własnym. Certyfikaty tworzone samodzielnie uznaje się za nieuwierzytelnione, w związku z czym jeżeli poziom zabezpieczeń jest ustawiony na wysoki lub średni, generują one ostrzeżenie w polu Ostrzeżenie o zabezpieczeniach. Pakiet Microsoft Office zezwoli na zaufanie certyfikatom samopodpisującym się tylko na komputerze, na którym jest dostępny klucz prywatny dla danego certyfikatu (zazwyczaj jest to tylko komputer, na którym certyfikat został wygenerowany, chyba że klucz prywatny jest udostępniony na innych komputerach). Podpis cyfrowy daje następujące gwarancje:  Autentyczność — gwarantuje, że osoba podpisująca jest tym, za kogo się

podaje.  Integralność — gwarantuje, że zawartość nie została zmieniona od czasu

złożenia podpisu cyfrowego.  Niemożność wyparcia się — jest gwarantem dla wszystkich stron, że

podpisana zawartość jest oryginalna. Możliwość wyparcia się odnosi się do sytuacji, w której osoba podpisująca odrzuca jakiekolwiek powiązanie z podpisaną zawartością.  Podpisy cyfrowe mogą być używane do podpisywania dokumentów

pakietu Office na dwa sposoby:  Dodawanie widocznych wierszy podpisów do dokumentu w celu zachowania jednego lub większej liczby podpisów cyfrowych.  Dodawanie niewidocznego podpisu cyfrowego do dokumentu.

Dodawanie wiersza podpisu do dokumentu Wiersz podpisu wygląda jak zwykłe miejsce na podpis w drukowanym dokumencie, ale zachowuje się inaczej. Gdy w dokumencie pakietu Office zostanie wstawiony wiersz podpisu, autor dokumentu może podać informacje o określonej osobie

243

ABC Word 2016 PL

podpisującej oraz instrukcje dla niej. Gdy elektroniczna kopia dokumentu zostanie wysłana do określonej osoby podpisującej, widzi ona wiersz podpisu i powiadomienie, że jej podpis jest wymagany. Osoba podpisująca może kliknąć wiersz podpisu w celu cyfrowego podpisania dokumentu. Następnie może ona wstawić podpis, wybrać cyfrowy obraz swojego podpisu lub wpisać podpis, korzystając z funkcji pisania odręcznego. Gdy osoba podpisująca dodaje do dokumentu widoczną reprezentację swojego podpisu, jednocześnie jest dodawany podpis cyfrowy służący do uwierzytelnienia jej tożsamości. Po cyfrowym podpisaniu dokumentu staje się on dokumentem tylko do odczytu, co ma zapobiec modyfikowaniu jego zawartości. Aby dodać wiersz podpisu do dokumentu: 1. Umieść wskaźnik w dokumencie w miejscu, gdzie chcesz dodać wiersz podpisu. 2. Na zakładce Wstawianie w sekcji Tekst kliknij strzałkę znajdującą się obok przycisku Wiersz podpisu, a następnie wybierz opcję Wiersz podpisu pakietu Microsoft Office. 3. W oknie dialogowym Konfiguracja podpisu (rysunek 9.17) wpisz informacje o osobie, która będzie się podpisywała w tym wierszu podpisu. Te informacje są wyświetlane bezpośrednio pod wierszem podpisu w dokumencie. Wykonaj dowolne z następujących czynności:

Rysunek 9.17. Okno dialogowe Konfiguracja podpisu

 W polu Sugerowana osoba podpisująca wpisz nazwisko osoby podpisującej.  W polu Tytuł sugerowanej osoby podpisującej wpisz stanowisko osoby podpisującej w firmie (o ile zostało określone).  W polu Adres e-mail sugerowanej osoby podpisującej wpisz adres e-mail osoby podpisującej (o ile został podany).

244

Praca zespołowa

4. Jeśli chcesz przekazać instrukcje osobie podpisującej, wpisz je w polu Instrukcje dla osoby podpisującej. Te instrukcje są wyświetlane w oknie dialogowym Podpis używanym przez osobę podpisującą do podpisania dokumentu. 5. Jeśli chcesz, aby osoba podpisująca mogła dodawać komentarze wraz z podpisem, zaznacz pole wyboru Zezwalaj osobie podpisującej na dodawanie komentarzy w oknie dialogowym podpisywania. 6. Jeśli chcesz wyświetlić datę dodania podpisu do wiersza podpisu, zaznacz pole wyboru Pokaż datę podpisania w wierszu podpisu. 7. Kliknij przycisk OK. 8. Dwukrotnie kliknij w dokumencie wiersz podpisu, w którym jest wymagany Twój podpis. 9. W oknie dialogowym Podpis wykonaj jedną z następujących czynności:  Aby dodać drukowaną wersję podpisu, wpisz swoje nazwisko w polu obok znaku X.  Aby wybrać obraz podpisu, kliknij przycisk Wybierz obraz. W oknie dialogowym Wybieranie obrazu podpisu znajdź lokalizację pliku obrazu podpisu, wybierz żądany plik, a następnie kliknij przycisk Wybierz.  Aby dodać podpis odręczny, wpisz nazwisko w polu obok znaku X, używając funkcji pisania odręcznego. 10. Kliknij przycisk Podpisz.

Dokument główny i dokumenty podrzędne Dokument dłuższy niż 50 stron, szczególnie jeśli zawiera obiekty graficzne, może być trudny do zarządzania. Wyszukanie w takim dokumencie fragmentu tekstu może trwać bardzo długo. Nawet w widoku Konspekt przejrzenie tak długiego dokumentu może nastręczać pewnych trudności. Aby ułatwić obsługę dużych dokumentów oraz umożliwić pracę nad nimi zespołowi osób, program Word oferuje funkcję podzielenia dokumentu na dokument główny i będące jego częścią dokumenty podrzędne. Dokument główny to dokument programu Word, który zawiera zbiór dokumentów podrzędnych. Jeśli na przykład piszesz książkę, możesz utworzyć dokument główny (reprezentujący całą książkę) zawierający 25 dokumentów podrzędnych (reprezentujących poszczególne rozdziały książki).

245

ABC Word 2016 PL

W środowisku sieciowym coroczny raport firmy może być opracowywany jako dokument główny złożony z dokumentów podrzędnych — raportów przygotowywanych przez różne działy firmy. W ten sposób dokument główny będzie zawsze aktualny, a autorzy poszczególnych dokumentów podrzędnych mogą się do niego odwoływać. Pracując wewnątrz dokumentu głównego, możesz modyfikować zarówno dokument główny, jak i dokumenty podrzędne. Analogicznie gdy pracujesz w dokumencie podrzędnym, dokonane modyfikacje są zapisywane również w dokumencie głównym. To rozwiązanie ma jednak również pewną wadę. Mianowicie praca z dużym dokumentem głównym wymaga dużych zasobów systemowych i musisz się spodziewać, że Twój komputer często będzie zwalniał, a nawet zawieszał się na jakiś czas. Dlatego pracując z dokumentem głównym, należy unikać wykonywania pewnych czynności:  Nie korzystaj z narzędzia śledzenia zmian dostępnego na zakładce Recenzja.

Próba równoczesnej obsługi dokumentów podrzędnych i śledzenia zmian często powoduje zawieszanie się systemu.  Jeśli nad dokumentem pracuje więcej niż jedna osoba, upewnij się,

że wszyscy korzystają z tego samego szablonu.  Wyłącz opcję szybkiego zapisywania. Co prawda ten typ zapisywania

dokumentu jest szybki, ale powoduje zwiększenie rozmiaru dokumentu i utrudnia jego współdzielenie. Aby sprawdzić, czy szybkie zapisywanie jest aktywne, przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij łącze Opcje. W oknie dialogowym, które się pojawi, przejdź na zakładkę Zaawansowane i w sekcji Zapisywanie sprawdź stan pola wyboru Zezwalaj na zapisywanie w tle.  We wstępnych fazach tworzenia dokumentu unikaj umieszczania w nim

grafik i plików dźwiękowych, które znacznie zwiększają stopień zajęcia pamięci. Tego typu elementy dołącz tuż przed zakończeniem projektu.  Utwórz nowy katalog i umieść w nim dokument główny i składające się

na niego dokumenty podrzędne. Pod żadnym pozorem nie przenoś dokumentów podrzędnych w inne miejsce.

Tworzenie Sposób tworzenia dokumentu głównego jest uzależniony od tego, czy istnieją już dokumenty podrzędne, które chcesz połączyć za pomocą dokumentu głównego, czy też będziesz tworzyć całość od początku.

246

Praca zespołowa

Warto zadbać o to, aby wszystkie dokumenty podrzędne były przechowywane w jednym podkatalogu. Dzięki temu program będzie mógł łatwo je odszukać. Jeśli dopiero zaczynasz tworzyć swój dokument główny, utwórz nowy katalog, w którym będziesz przechowywać wszystkie dokumenty podrzędne. Aby utworzyć dokument główny oraz dokumenty podrzędne, zastosuj się do następującej procedury: 1. Przejdź na zakładkę Widok i w sekcji Widoki kliknij przycisk Konspekt. 2. Utwórz konspekt dokumentu głównego. Każdy nagłówek konspektu, który chcesz przerobić na dokument podrzędny, musi mieć ten sam styl. 3. Zaznacz nagłówki, które chcesz przerobić na dokumenty podrzędne. Upewnij się, że wszystkie nagłówki mają ten sam styl. 4. Kliknij przycisk Pokaż dokument na zakładce Tworzenie konspektu w sekcji Dokument główny, a następnie kliknij przycisk Utwórz (rysunek 9.18). Program utworzy nowy dokument podrzędny w każdym miejscu, w którym jest umieszczony nagłówek posiadający wybrany styl.

Rysunek 9.18.

Sekcja Dokument główny zakładki Tworzenie konspektu

5. Zapisz konspekt. Konspekt stanie się dokumentem głównym. Nazwy poszczególnych dokumentów podrzędnych zależą od tekstu nagłówków. Istniejący dokument można przekonwertować na dokument podrzędny dokumentu głównego. W tym celu: 1. Otwórz dokument główny i umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić nowy dokument podrzędny. 2. Kliknij ikonę Wstaw w sekcji Dokument główny zakładki Tworzenie konspektu. 3. Odszukaj dokument w oknie dialogowym Wstawianie dokumentu podrzędnego, zaznacz jego nazwę i kliknij przycisk Otwórz.

247

ABC Word 2016 PL

Zmiana położenia i edycja dokumentów podrzędnych Aby zmienić strukturę dokumentu głównego, można dodać, usunąć, połączyć lub podzielić dokumenty podrzędne. Można również zmienić nazwę lub położenie dokumentu podrzędnego. Kiedy otworzysz dokument główny, dokumenty podrzędne mają postać hiperłączy. Aby otworzyć dokument podrzędny, kliknij jego hiperłącze, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl. Wiele operacji na dokumentach podrzędnych można wykonać metodą „przeciągnij i upuść”:  Aby przesunąć cały dokument podrzędny w nowe miejsce, przeciągnij

jego kwadratową ikonę znajdującą się z lewej strony okna.  Aby połączyć dowolną część dokumentu podrzędnego z innym dokumentem

podrzędnym, przeciągnij znacznik odpowiedniego nagłówka do docelowego dokumentu podrzędnego.  Aby usunąć dokument podrzędny, umieszczając jego zawartość

w dokumencie głównym, przeciągnij znacznik głównego nagłówka dokumentu podrzędnego i upuść między dokumentami podrzędnymi.  Aby podzielić dokument podrzędny, przeciągnij jego część, którą chcesz

umieścić w nowym dokumencie podrzędnym, i upuść między istniejące dokumenty podrzędne. Kliknij ikonę Utwórz na zakładce Tworzenie konspektu. Dokument podrzędny edytuje się tak samo, jak inne dokumenty programu Word. Dokumenty podrzędne dziedziczą szablon dokumentu głównego, dzięki czemu mają jednolity wygląd. Aby wydrukować wszystkie dokumenty podrzędne, wystarczy wydrukować dokument główny.

Ochrona Jeżeli ktoś pracuje nad dokumentem podrzędnym, jest on zablokowany dla innych użytkowników. Można go oglądać, ale nie można go modyfikować. Blokada zostaje zdjęta w momencie, gdy użytkownik, który nad nim pracuje, zamknie dokument. Aby ograniczyć dostęp do dokumentów, zarówno dokument główny, jak i dokumenty podrzędne można zabezpieczyć hasłem.

Współpraca Jedną z istotnych kwestii, na które należy zwrócić uwagę podczas współpracy z innymi użytkownikami nad przygotowywaniem dokumentów, jest korzystanie przez wszystkich z tego samego szablonu. Jak wiesz, każdy dokument jest tworzony w oparciu o szablon (więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 4.).

248

Praca zespołowa

Wybierając styl z listy w okienku zadań Style, w rzeczywistości zwracasz się do szablonu, aby sformatował wskazany fragment dokumentu. Jeśli każda z osób pracujących nad dokumentem zwraca się do innego szablonu o nadanie formatu, to efektem będzie dokument, w którym każdy fragment będzie sformatowany w inny sposób. W zależności od szablonu zmienia się wygląd nagłówków, ustawienia wcięć, pojawiają się różne rodzaje czcionek, także listy są sformatowane na różne sposoby. Dokument po zmodyfikowaniu go przez osobę korzystającą z innego szablonu wraca do Ciebie zmieniony nie do poznania. Dlatego przekazując dokument innej osobie, upewnij się, że korzysta ona z tego samego szablonu, którego Ty użyłeś do jego tworzenia. Analogicznie jeśli Ty bierzesz się za poprawianie cudzego dokumentu, upewnij się, że masz ten sam szablon co jego autor. Jeśli tak nie jest, możesz poprosić autora dokumentu o przekazanie szablonu, z którego korzystał. Następnie możesz ten szablon dołączyć do dokumentu, nad którym będziesz pracować. Jeśli komputer, którego używasz, jest częścią grupy roboczej, możesz udostępniać szablony, z których korzystasz, innym użytkownikom sieci. W rozdziale 4. znajdziesz szczegółowe informacje na temat definiowania lokalizacji szablonów w programie Word. Program stara się wyręczyć użytkownika i w pewnych sytuacjach automatycznie nadaje style w akapitach. Jeśli akapit jest sformatowany w określony sposób, program może uznać, że powinien nadać mu konkretny styl, co też czyni. Automatyczne nadawanie stylów jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, ale jedynie w sytuacji, gdy nad dokumentem pracujesz samodzielnie. Gdy współpracujesz z innymi osobami, lepiej wyłączyć automatyczne nadawanie stylów, gdyż w takiej sytuacji ta funkcja może narobić niezłego zamieszania. Aby wyłączyć automatyczne nadawanie stylów: 1. Przejdź na zakładkę Plik, a następnie kliknij przycisk Opcje i w oknie dialogowym, które się pojawi, przejdź na zakładkę Sprawdzanie. 2. Kliknij przycisk Opcje Autokorekty. 3. W oknie dialogowym Autokorekta przejdź na zakładkę Autoformatowanie podczas pisania. 4. W sekcji Automatycznie podczas pisania usuń zaznaczenie pola wyboru Definiuj style na podstawie formatowania. 5. W sekcji Zastosuj podczas pisania usuń zaznaczenie pola wyboru Wbudowane style nagłówków. 6. Kliknij przycisk OK. Elementem, który należy również brać pod uwagę przy pracy zespołowej nad dokumentami, jest czcionka. Wymyślny krój czcionki może stać się problemem,

249

ABC Word 2016 PL

gdyż nie wszystkie kroje czcionek są dostępne na wszystkich komputerach. Aby uniknąć problemu z niezgodnością czcionek, staraj się korzystać ze standardowych krojów czcionek, jak Arial lub Times New Roman. Jeśli chcesz użyć niestandardowej czcionki, możesz ją zastosować po zakończeniu pracy nad dokumentem. Wtedy wystarczy, że jedna osoba doszlifuje wygląd dokumentu, wprowadzając inną niż dotychczas używana czcionkę. Warto tutaj również wspomnieć o problemie tak trywialnym jak wersje programu Word. Ponieważ Word w wersji 2016 będzie jeszcze przez jakiś czas nowością i nie wszyscy automatycznie zaczną go używać, przed przesłaniem dokumentu upewnij się, z jakiej wersji programu korzystają Twoi współpracownicy.

250

SKOROWIDZ A adresowanie, 179 akapit, 54, 161 akceptowanie zmian, 239 aktualizacja indeksu, 177 spisu treści, 167 arkusz etykiet, 190 autoformatowanie, 219 podczas pisania, 100 autokorekta, 58, 210, 219 automatyczne wstawianie tekstu, 219 autopodpis, 169 autotekst, 58, 224 autozaznaczanie, 174

B bibliografia, 96 biblioteka punktorów, 82 bloki konstrukcyjne, 224

C certyfikat cyfrowy, 242 chmura, 18 SkyDrive, 28

cieniowanie, 153 komórek, 156 cofanie czynności, 45 poleceń, 57 cytat, 96 czcionka, 47 zmiana koloru, 48 zmiana kroju, 48 zmiana rozmiaru, 47

D data i godzina, 61 definiowanie marginesów, 135 nowej pozycji Autokorekty, 221 wyglądu okna, 206 dodatek Microsoft Equation 3.0, 221 dodawanie cytatu, 96 formantów zawartości, 121 informacji do koperty, 197 kolumn, 139 komórek, 136, 138

tekstu instruktażowego, 122 wiersza podpisu, 243 wierszy, 138 dokument, 20 główny, 245 podrzędny, 245 dostosowywanie listy adresatów, 192 Wstążki, 79 drukarka, 24 drukowanie, 21, 23 etykiet, 189, 193 komentarzy, 233 konspektu, 162 kopert, 195, 197 dzielenie komórek tabeli, 140 na kolumny, 86

E edycja dokumentów, 33 podrzędnych, 248 efektywna tekstu, 56 indeksu, 176 komentarzy, 232 tabeli, 134

ABC Word 2016 PL

edytory tekstów, 19 efekty kształtów, 67 etykiety, 189

folder domyślny, 18 formanty zawartości, 121 format, Patrz także pliki HTML, 20 RTF, 19 formatowanie numerów stron, 58 spisu treści, 163 tabel, 134, 143 tekstu, 47, 57 tekstu nagłówka, 88

komentarze, 230 konfiguracja podpisu, 244 konspekt, 157 konwersja dokumentu, 19 konwerter, 20 konwertowanie tekstu na tabelę, 131, 132 kończenie pracy, 31 koperty, 189, 194 kopiowanie, 57, 203 przypisów, 94 tabeli, 141 tekstu, 36, 37 korespondencja seryjna, 180 krój czcionki, 48 kształty, 62, 63

G

L

F

gradient, 65 gramatyka, 213

H hiperłącza, 211, 212

I indeks aktualizacja, 177 edycja, 176 oznaczanie wyrazów i wyrażeń, 172, 174 inspektor stylów, 111 interlinia, 52

J język HTML, 20

K kierunek tekstu, 153 kolor czcionki, 49 kolory wyróżnienia, 50 kolumny, 84

252

linie siatki, 145 lista adresatów, 192 czynności, 47 Efekty kształtów, 67 kształtów, 63 szablonów, 14 wielopoziomowa, 73 listy numerowane, 71 automatycznie, 72 konspektu, 75 kontynuowanie, 84 przerwanie, 84 puste, 79 listy punktowane, 71 automatycznie, 72 lokalizacja pliku, 16

Ł łączenie dokumentów, 240

M malarz formatów, 108 menedżer źródeł, 97 menu Start, 10, 11

modyfikowanie konspektów, 160 stylu, 73, 105, 107 szablonów, 121

N nagłówek, 77, 87, 91 tabeli, 145 narzędzia do rysowania, 66 nagłówków i stopek, 91 tabel, 137 tekstu WordArt, 68 nazwa stylu, 102 numeracja, 72 numerowanie elementów, 78 komórek, 152 nagłówków, 76, 77 przypisów, 94 stron, 58, 60

O obiekt WordArt, 67 obiekty graficzne, 62, 69 obramowanie, 153 tabeli, 154 obrazy online, 69 obszar roboczy, 11, 12 ochrona, 248 odrzucanie zmian, 239 odstępy między wierszami, 51, 53 odzyskiwanie dokumentu, 31 ograniczania formatowania, 112 dokumentu, 111 okno Akapit, 54, 75, 161 Aktualizowanie spisu treści, 167 Autokorekta, 72 Autopodpis, 169 Definiowanie nowego punktora, 82

Skorowidz

Format numeru strony, 60 Indeks, 175 Inspektor stylów, 111 Kolumny, 85 Konfiguracja podpisu, 244 Konwertowanie tekstu na tabelę, 132 Koperty i etykiety, 194 Łączenie dokumentów, 240 Modyfikowanie stylu, 74, 107 Ogranicz edytowanie, 113, 241 Ograniczenia formatowania, 114 Opcje, 17, 18 Opcje etykiet, 190 Opcje komórek, 150 Opcje programu Word, 34 Opcje sortowania, 152 Opcje śledzenia zmian, 237 Organizator bloków konstrukcyjnych, 226 Otwieranie, 17 Pole, 78 Przypis dolny, 94 Słowniki niestandardowe, 217 Spis ilustracji, 170 Spis treści, 164 Style, 80, 81, 105 Symbol, 55 Tworzenie nowego stylu, 104 Tworzenie źródła, 97 Układ strony, 90 Ustawienia strony, 21–23

Właściwości formantu zawartości, 124 Właściwości tabeli, 146 Wstawianie bloku adresu, 186 Wstawianie hiperłącza, 212 Wstawianie obrazu, 70, 83 Wstawianie tabeli, 130 Wybieranie źródła danych, 184 Zaawansowane opcje śledzenia zmian, 238 Zakładka, 209 Zapisywanie jako, 28, 29 Znajdowanie i zamienianie, 40, 42 OneDrive, 18 opcje autokorekty, 72 drukowania, 25 edycji dokumentu, 199 etykiet, 190 komórek, 150 programu,34 , 36 sortowania, 152 spisu treści, 165 śledzenia zmian, 237, 238 ustawienia odstępów, 53 wklejania, 110 ostrzeżenie o zabezpieczeniach, 243 otwieranie dokumentów, 14 istniejącego dokumentu, 16 pliku, 16 oznaczanie haseł indeksu, 174 wpisu indeksu, 172

P panel Nawigacja, 13, 40, 41 Pisownia, 216 Style, 73 pasek narzędzi Recenzja, 230 narzędzi Szybki dostęp, 12, 78 tytułowy, 12 personalizowanie kopii pakietu, 233 pisanie równań, 221, 222 pisownia, 213 plik konkordancji, 173 Normal.dotm, 117 pliki .docx, 28 .pptx, 213 .xlsx, 213 pobieranie szablonów, 15 podgląd wydruku, 21 wielu stron, 22 podpis cyfrowy, 242, 243 podział tabeli, 145 pola bazy danych, 192 korespondencji seryjnej, 191 pole Interlinia, 52 Kopie, 24 Znajdź, 42 polecenie Aktualizuj styl, 106 Brak wypełnienia, 66 Cofnij, 45 Gradient, 66 Kopiuj, 38 Powtórz, 45 Przejdź do, 58 Więcej tekstur, 66 Wstaw tabelę, 129 polskie znaki, 20 porównywanie dokumentów, 240 formatowania, 110

253

ABC Word 2016 PL

powiększenie, 13, 57 powtarzanie ostatnich czynności, 46 ostatnich wpisów, 46 poleceń, 57 stylu, 108 poziomy konspektu, 161 pozycjonowanie tekstu, 50 praca zespołowa, 229 problemy z drukowaniem, 26 problemy ze stylami, 114–116 przechowywanie dokumentów, 18 przeglądanie dokumentu, 236 etykiet, 192 tekstu ukrytego, 236 przenoszenie przypisów, 94 tekstu, 57 przycisk Autozaznaczanie, 174 Drukuj, 23 Interlinia, 52 Kolumny, 85, 87 Maksymalizuj, 12 Minimalizuj, 12 Opcje Autokorekty, 71 Opcje wklejania, 110 Pokaż wszystko, 28 pozycjonowania, 51 Przywróć, 12 Punktory, 83 Równanie, 223 Utwórz, 14 Wypełnienie kształtu, 68 Zamień, 41 Zamknij, 12 Zapisz, 19 Znajdź, 43 Znajdź następny, 42 Znaki podziału, 87 przygotowywanie dokumentu do recenzowania, 241

254

przypis, 92 dolny, 93 końcowy, 94 kopiowanie, 94 przenoszenie, 94 punktory, 72, 80–83 graficzne, 83

R recenzent, 232 recenzja, 230 rozmiar czcionki, 48 rozpowszechnianie bloków konstrukcyjnych, 227 rozszerzanie zaznaczonego obszaru, 37 rozszerzenia plików, 17 równania, 221 RTF, Rich Text Format, 19 rysowanie obramowań, 155 tabeli, 130

S scalanie dokumentów, 240 komórek tabeli, 140 sekcja Cytaty i bibliografia, 96 Dostosowywanie Wstążki, 79 Formanty, 122 Opcje edycji, 200 Rysowanie obramowań, 155 Spis treści, 164 Sprawdzanie, 215 Struktury, 224 Style, 102 Tabele, 126, 129 Wycinanie, kopiowanie i wklejanie, 203 Zmiany, 239

sekcje dokumentu, 91 skrót klawiaturowy, 167 Alt+Ctrl+C, 39 Alt+Ctrl+kropka, 39 Alt+Ctrl+R, 39 Alt+Ctrl+T, 39 Alt+F3, 39 Alt+F4, 31 Ctrl+A, 34 Ctrl+Backspace, 39 Ctrl+End, 28 Ctrl+Enter, 39 Ctrl+F9, 39 Ctrl+łącznik, 39 Ctrl+N, 16 Ctrl+O, 16 Ctrl+P, 23 Ctrl+S, 29 Ctrl+Shift+<, 60 Ctrl+Shift+>, 60 Ctrl+Shift+Enter, 39 Ctrl+Shift+F8, 37 Ctrl+Shift+łącznik, 39 Ctrl+Shift+spacja, 39 Ctrl+V, 38, 39 Ctrl+X, 38, 136 Ctrl+Y, 47 Shift+ , 37 Shift+Enter, 39 Shift+F3, 57, 221 Shift+Tab, 76 skróty klawiaturowe dla stylów wbudowanych, 109 dla tabeli, 133 słowa podobne, 45 słowniki niestandardowe, 217 sortowanie, 149, 151 spis ilustracji, 168 treści, 162, 166 sprawdzanie pisowni, 213–215 StarOffice, 19 stopki, 87, 91 stosowanie stylów, 102 styl, 73, 99 akapitu, 101, 161 listy, 102

Skorowidz

pióra, 155 tabeli, 101 znaku, 101 style kształtów, 64 list wypunktowanych, 80 nagłówków, 76 tabeli, 143 wbudowane, 107 WordArt, 68 symbole, 54, 55 jako znaczniki przypisów, 95 wieloznaczne, 42 (b)>, 46 *, 43, 46 ?, 46 @, 46 [!x-z], 46 [], 46 [-], 46 {n,}, 46 {n}, 46 <(b), 46 szablon, 14, 15, 117 online, 15 standardowy, 117 tabeli, 127 szybkie drukowanie, 26 tabele, 128 wstawianie tekstu, 219

Ś śledzenie zmian, 237

T tabele, 36, 125 cieniowanie komórek, 156 edytowanie, 134, 16 formatowanie, 134, 143 komórka, 127 kopiowanie, 141 linie siatki, 145

miejsce podziału, 145 nagłówek, 127, 145 obramowanie, 127, 143, 154 przenoszenie, 141 rysowanie, 130 siatka, 127 sortowanie danych, 149 style, 143 szablony, 127 szybkie, 128 właściwości, 146 technologia Authenticode, 242 tekst formatowanie, 57 instruktażowy, 122 konwertowanie na tabelę, 131 pozycjonowanie, 50 przenoszenie, 57 ukryty, 235 wyrównywanie, 50, 51 tworzenie bibliografii, 98 bloku konstrukcyjnego, 224, 225 dokumentu, 20 dokumentu głównego, 246 etykiet, 189, 193 indeksu, 171, 175 konspektu, 159 kopert, 195 korespondencji seryjnej, 183 nagłówków i stopek, 88 notatek, 235 nowego dokumentu, 14 nowego stylu, 81 pliku konkordancji, 173 pustych list numerowanych, 79 spisu treści, 162 stylów, 103, 104

szablonów, 118 tabel, 126 własnego słownika, 218 źródła, 97 typy stylów, 101

U układ wydruku, 89 ukrywanie zmian, 238 uruchamianie programu, 10 usuwanie, 94 całej tabeli, 140 dokumentów, 30 fragmentów tekstu, 38 kolumny, 137 komentarzy, 235 komórek, 136 liter, 38 nagłówka, 90 numerowania, 83 numerów stron, 61 przypisów, 94 stylu, 107 wiersza, 137 wypunktowania, 83 zaznaczenia, 35 użycie bloku konstrukcyjnego, 225 symboli wieloznacznych, 43, 45

V VBA, 210

W widok Konspekt, 158 Odczyt pełnoekranowy, 208 Tryb czytania, 208

255

ABC Word 2016 PL

widok Układ sieci Web, 207 Układ wydruku, 207 widoki dokumentu, 206 programu, 13 wielkość liter, 57 wielokrotne użycie, 224 wklejanie, 203 tekstu, 38, 109 właściwości drukarki, 24 formantu zawartości, 124 tabeli, 146, 149 WordArt, 67 wprowadzanie danych, 133 notatek, 236 współpraca, 248 wstawianie bloku adresu, 186 hiperłącza, 212 komentarzy, 230 obrazu, 70, 83 równań, 221 symboli, 54 tabeli, 129 tekstu, 219 wiersza pozdrowienia, 187 Wstążka, 12 wybór drukarki, 24 źródła danych, 184 wycinanie, 203 tekstu, 38 wydruk dokumentu, 21 niestandardowy, 24 wymiana dokumentów, 18, 20 wypełnienie kształtu, 65

256

wyrównywanie tekstu, 50, 51 wyróżnienie, 50 wystąpienia słowa, 43 wyszukiwanie fragmentów tekstu, 40 symbole wieloznaczne, 43 wyświetlanie formatowania, 112 zmian, 237, 238

Z zabezpieczanie szablonu, 123 zakładka, 208 Autokorekta, 220 Deweloper, 121, 122 Etykiety, 194 Formatowanie, 64, 68 Kolumna, 149 Marginesy, 22 Narzędzia główne, 102, 134 Narzędzia nagłówków i stopek, 91 Odwołania, 96, 164 Papier, 23 Plik, 18, 19 Przejdź do, 42 Recenzja, 215, 239 Tabela, 146 Tworzenie konspektu, 159, 247 Układ, 24 Widok, 57, 206 Wiersz, 148 Wstawianie, 67, 126 Zapisywanie, 18 Znaki specjalne, 56

zakładki predefiniowane, 210 ukryte, 210 zapisywanie bloków konstrukcyjnych, 227 dokumentów, 18, 28, 29 zawartość bloku konstrukcyjnego, 225 zaznaczanie, 35, 57 automatyczne, 36 elementów tabeli, 36 fragmentów tabeli, 134 tekstu, 33 zmiana, 239 kolejności wierszy, 142 nazwy dokumentów, 30 położenia dokumentu, 248 stylu, 115 wielkości liter, 221, 222 znacznik szerokości kolumny, 86 znaczniki przypisów, 95 znajdowanie bloku konstrukcyjnego, 225 źródła, 97 znaki podziału, 56, 87, 91 specjalne, 56