Wrotek W. - Excel 2013 PL. Kurs

Spis treści Wstęp.....................................................................................................7 Twój kurs Excela...............................................................................................................7 Liczenie i postęp ...............................................................................................................8 Narzędzie na miarę czasów ...........................................................................................10 Jedno narzędzie do wszystkiego ...................................................................................10 Rozdział 1.

Idealny pracownik, czyli przeznaczenie arkusza kalkulacyjnego ........13 Liliput i Guliwer .............................................................................................................13 Na cebulkę .......................................................................................................................14 Lek na wszystkie dolegliwości ......................................................................................15 Rodzina Microsoft Office ..............................................................................................17 W królestwie krasnoludków .........................................................................................18 Trochę fajerwerków .......................................................................................................20 Nie tylko Excel ................................................................................................................21 Moc z wami .....................................................................................................................23 Praktyczne dowody ........................................................................................................24 Bajka z morałem .............................................................................................................30 Podsumowanie ...............................................................................................................31

Rozdział 2.

Dwa łatwe kroki ...................................................................................33 Rozpoczynanie pracy.....................................................................................................33 Program dla użytkownika .............................................................................................35 Bezpieczeństwo danych .................................................................................................36 Zapisywanie informacji .................................................................................................37 Przykłady.........................................................................................................................39 Podsumowanie ...............................................................................................................51

Rozdział 3.

Eliminacja niebezpieczeństwa utraty danych......................................53 Co jest najcenniejsze ......................................................................................................54 Przykłady.........................................................................................................................55 Podsumowanie ...............................................................................................................60

Rozdział 4.

Jak oszczędzać czas ..........................................................................61 Przykłady.........................................................................................................................63 Podsumowanie ...............................................................................................................67

Rozdział 5.

Niewiarygodne możliwości ..................................................................69 Przykłady.........................................................................................................................73 Podsumowanie ...............................................................................................................78

Rozdział 6.

Łatwe sposoby zaznaczania ...............................................................79 Przykłady.........................................................................................................................82 Podsumowanie ...............................................................................................................88

4

Rozdział 7.

Mistrzowskie wprowadzanie danych ...................................................89 Krnąbrne maszyny .........................................................................................................91 Przykłady.........................................................................................................................92 Podsumowanie ...............................................................................................................98

Rozdział 8.

Edycja danych .....................................................................................99 Przykłady.......................................................................................................................102 Podsumowanie .............................................................................................................112

Rozdział 9.

Wyjawiamy sekrety formatowania komórek ......................................113 Prosta instalacja............................................................................................................113 Łatwa obsługa ...............................................................................................................114 Podstępne pułapki ........................................................................................................114 Mozolne prace ..............................................................................................................114 Straszne formaty ...........................................................................................................115 Zanim wyrzucisz komputer ........................................................................................116 Przykłady.......................................................................................................................116 Podsumowanie .............................................................................................................126

Rozdział 10. 100% gwarancji na przekonanie audytorium ....................................127 Przykłady.......................................................................................................................131 Podsumowanie .............................................................................................................134 Rozdział 11. Drukowanie ........................................................................................135 Przykłady.......................................................................................................................137 Podgląd wydruku .........................................................................................................141 Podsumowanie .............................................................................................................147 Rozdział 12. Excel jako baza danych.....................................................................149 Projektowanie bazy danych ........................................................................................150 Przykłady.......................................................................................................................152 Podsumowanie .............................................................................................................160 Rozdział 13. Formuły w praktyce ...........................................................................161 Budowa formuł .............................................................................................................161 Błędne działanie formuł ..............................................................................................162 Przykłady.......................................................................................................................163 Program magazynowy .................................................................................................166 Podsumowanie .............................................................................................................172 Rozdział 14. Samodzielne rozwiązywanie problemów ..........................................175 Przykłady.......................................................................................................................176 Podsumowanie .............................................................................................................180

5

Rozdział 15. Skarby w sieci? ..................................................................................181 Microsoft Office............................................................................................................181 Pomoc techniczna Microsoftu....................................................................................183 Excel nie potrafi cerować skarpet...............................................................................185 Kółka zainteresowań ....................................................................................................186 Własny biznes ...............................................................................................................188 Podsumowanie .............................................................................................................190 Rozdział 16. Funkcje czasu i daty ..........................................................................191 Opisy funkcji ................................................................................................................192 Przykłady.......................................................................................................................201 Podsumowanie .............................................................................................................217 Rozdział 17. Proste obliczenia finansowe ..............................................................219 Opisy funkcji ................................................................................................................220 Przykłady.......................................................................................................................221 Podsumowanie .............................................................................................................227 Rozdział 18. Korepetycje z matmy .........................................................................229 Opisy funkcji ................................................................................................................231 Przykłady.......................................................................................................................233 Podsumowanie .............................................................................................................246 Rozdział 19. Miarka za miarkę ...............................................................................247 Instalacja dodatku Analysis ToolPak .........................................................................248 Opis funkcji ..................................................................................................................249 Przykłady.......................................................................................................................256 Podsumowanie .............................................................................................................258 Rozdział 20. Funkcje ..............................................................................................259 Funkcje finansowe........................................................................................................259 Funkcje daty i czasu .....................................................................................................269 Funkcje matematyczne ................................................................................................274 Podsumowanie .............................................................................................................325 .

Zakończenie ......................................................................................327 Guru Excela...................................................................................................................328 Pobieranie plików ćwiczeniowych .............................................................................329

6

ľ7ZöMNXUV([FHODľ/LF]HQLHLSRVWÚS ľ:\ĂFLJľ-HGQRQDU]ÚG]LHGRZV]\VWNLHJR

Wstęp Twój kurs Excela Pisząc książkę, musiałem założyć pewien stopień wtajemniczenia czytelnika. Przyjąłem, że masz opanowane podstawy pracy w środowisku Windows: uruchamianie i zamykanie programów, wczytywanie i zapisywanie plików, wpisywanie tekstu z klawiatury, posługiwanie się myszą. Resztę informacji potrzebnych do wykonania ćwiczeń znajdziesz w książce. Kurs został napisany tak, abyś wszystkie ćwiczenia mógł wykonać samodzielnie. Wybacz, jeśli jakieś zagadnienie tłumaczę zbyt szczegółowo. Wolę opisać dokładnie, co trzeba zrobić, niż założyć, że czegoś się domyślisz. Z książki możesz korzystać bez pomocy nauczyciela. Na początku każdego rozdziału podane są informacje wykorzystywane w dalszej jego części. Ćwiczenia są bogato ilustrowane. Pokazują krok po kroku, jakie czynności należy wykonać, aby osiągnąć zamierzony efekt.

8

Liczenie i postęp

Podzieliłem materiał na małe partie. Dzięki temu nie musisz poświęcać jednorazowo kilku godzin na przerobienie całego rozdziału. Równie dobrze możesz na naukę wykorzystać wygospodarowany kwadrans. W większości przypadków tyle czasu wystarczy na zapoznanie się z jednym tematem. Na serwerze FTP po adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex13ku.zip znajduje się plik ZIP z przykładami. W Zakończeniu zamieściłem instrukcję, w jaki sposób go ściągnąć i rozpakować. Pozwoli on zaoszczędzić trochę czasu i uniknąć pomyłek przy wpisywaniu danych. Miłej nauki Autor

Liczenie i postęp Ilość przeprowadzanych obliczeń i zbieranych informacji jest miarą rozwoju gospodarki i cywilizacji. Wędrownym plemionom wystarczyły rachunki wykonywane w pamięci. Wokulski musiał prowadzić księgę rachunkową, aby mieć kontrolę nad zyskami i kosztami. Nadzorowanie lotu rakiety kosmicznej wymaga użycia komputerów, które są w stanie zarejestrować i przetworzyć potężne strumienie informacji. Programy obliczeniowe są coraz częściej wbudowane do urządzeń przenośnych, byśmy mogli mieć w zasięgu ręki narzędzia do zapisywania i przetwarzania danych. Człowiek usiłuje poznawać świat. Do pierwszych odkryć wystarczały mu zmysł obserwacji i umiejętność wyciągania wniosków. Kolejny etap rozwoju ludzkości wymagał wykonywania eksperymentów przy użyciu specjalistycznej aparatury, notowania wyników i logicznego wnioskowania. Przyroda zazdrośnie strzeże swych tajemnic. Obecnie nowe odkrycia są rezultatem wieloletnich badań, zbierania danych, wykonywania obliczeń statystycznych.

Liczenie i postęp

Pierwowzorem elektronicznych arkuszy kalkulacyjnych były rysowane na papierze tabele. Służyły one do wpisywania informacji i wykonywania obliczeń. Używali ich księgowi, analitycy finansowi, inżynierowie, naukowcy. Korzystanie z tabel nastręczało problemy. Pomyłkę można było popełnić już przy wpisywaniu danych. Rachunki należało wykonywać w pamięci lub z wykorzystaniem kalkulatora. Obliczenia czasami wymagają uwzględniania różnych warunków. Zmiana np. oprocentowania kredytu czy przedziału ufności wymagała utworzenia od początku nowej tabeli. Łączyło się to ze wzrostem pracochłonności i stwarzało kolejne możliwości wystąpienia błędu. Gdy na rynku pojawiły się komputery osobiste, zaczęto zastanawiać się nad ich wykorzystaniem. Komputer wspaniale nadaje się do wykonywania powtarzalnych czynności według zadanego schematu. Idealnym zastosowaniem jest wykonywanie obliczeń. Arkusz papieru został zastąpiony ekranem komputera, zostawiające kleksy pióro — klawiaturą. I tak do użytku weszły elektroniczne arkusze kalkulacyjne. Usprawnienie obliczeń przy użyciu komputera było strzałem w dziesiątkę. Użytkownicy chcieli korzystać z arkuszy kalkulacyjnych. Firmy prześcigały się w opracowywaniu programów, które będą lepiej zaspokajały potrzeby użytkowników niż produkty konkurencji. Liderem na rynku oprogramowania dla komputerów osobistych jest Microsoft. Jego pakiet Office jest zainstalowany na większości pecetów. Jednym ze składników pakietu jest arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Pozwala on na tworzenie trójwymiarowych arkuszy kalkulacyjnych, korzystanie ze zdefiniowanych funkcji i kreatorów, generowanie wykresów. Użytkownicy wykonujący bardziej zaawansowane prace cenią Excela za możliwość używania formularzy, pracę z bazami danych, śledzenie scenariuszy, możliwość pisania programów w języku Visual Basic. Elektroniczny arkusz kalkulacyjny został opracowany, aby ułatwiać wykonywanie żmudnych obliczeń. Mimo metamorfozy, jaką przeszedł na przestrzeni lat, nie zatracił swej głównej cechy. Do obliczeń nadaje się znakomicie. Excel znajduje zastosowanie w obliczeniach: finansowych, księgowych, statystycznych, inżynierskich, naukowych itd.

9

10

Jedno narzędzie do wszystkiego

Narzędzie na miarę czasów Żyjemy coraz szybciej. Mamy mniej wolnych chwil. Musimy coraz lepiej organizować sobie pracę. Excel jest narzędziem na miarę czasów. Za pomocą arkusza kalkulacyjnego można kalkulować — wyliczać współczynniki, obliczać wzory, wyznaczać wartości funkcji. Oprócz tego Excel umożliwia przetwarzanie tekstów, sortowanie i wyszukiwanie danych, generowanie wykresów. Dodatkową zaletą arkuszy elektronicznych jest to, że raz opracowanej i przetestowanej formuły można używać nieograniczoną liczbę razy. Wystarczy ją kopiować do innych komórek, zeszytów czy arkuszy. Konstrukcja arkusza zezwala na to, aby argumentami funkcji bardziej złożonych były funkcje prostsze. Wyliczane wartości mogą być zależne od innych. Zmiana danych powoduje automatyczną aktualizację wszystkich wyliczeń pośrednich i wyników końcowych. Arkusz można zapisać do pliku. Znajdować się w nim będą: dane, komentarze, formuły, wyniki wyliczeń, wykresy. Plik można przesłać za pomocą poczty elektronicznej. Dotrze on do dowolnego miejsca na Ziemi w ciągu kilku sekund. Szalenie ułatwia to prowadzenie firmy, która ma wiele oddziałów, udostępnianie klientom ofert i cenników, wymianę doświadczeń naukowych.

Jedno narzędzie do wszystkiego Excel jest wszechstronnym narzędziem. Głównym ograniczeniem w jego stosowaniu jest… wyobraźnia użytkownika. Każdy rodzaj danych, które można zapisać w wierszach i kolumnach, może być uporządkowany w elektronicznym arkuszu kalkulacyjnym. Jeżeli zbierając dane, nie masz gotowej wizji ich wykorzystania, Twoja praca nie idzie na marne. Gdy po wykonaniu analizy informacji okaże się, że grupy danych trzeba

Jedno narzędzie do wszystkiego

zapisać inaczej — nie jest to problemem. Kolumny i wiersze mogą być dodawane, usuwane lub przeorganizowywane. Najważniejsze, że dane mają postać elektroniczną. Nie musisz wszędzie wozić ze sobą komputera. Format, w jakim dane mogą być zapisane w urządzeniu przenośnym, jest coraz częściej zgodny z formatem obsługiwanym przez Excela. Arkusze kalkulacyjne mają rozbudowane możliwości zarządzania danymi. Pozwala to wyszukiwać rekordy zawierające dane typy informacji, zmieniać ich kolejność itp. Pisanych jest wiele programów, które stanowią rozszerzenie Excela, automatyzują pracę. W postaci arkusza można wykonać między innymi: x analizę ekonomiczną opłacalności przedsięwzięcia, x analizę statystyczną wyników osiąganych przez sportowców, x harmonogram spłat zaciągniętej pożyczki, x kalkulację budżetu domowego, x kalkulator kredytowy, x kartę ocen uczniów, x listę płac, x miesięczną ewidencję godzin pracy, x miesięczną listę obecności, x podsumowanie wyników pomiarów lub doświadczeń, x program drukujący faktury, rachunki, przelewy, przekazy pocztowe, dokumenty KP, KW, x program wyliczający odsetki od zobowiązań podatkowych, x raport kasowy, x tabelę amortyzacji środków trwałych, x wykaz towarów, x wykres funkcji, x wyliczenie podatku dochodowego. Jeżeli wszystkie arkusze zostaną utworzone w Excelu, możliwe będzie przesyłanie pomiędzy nimi danych. Wyniki obliczeń jednego arkusza będą źródłem danych dla kolejnego.

11

12

Jedno narzędzie do wszystkiego

Arkusze kalkulacyjne znalazły wiele specjalistycznych zastosowań. Obszerną, stale aktualizowaną informację można znaleźć w internecie pod adresem http://www.mathtools.net/Excel/index.html.

�

Idealny �ownik, czyli p �naczenie ulacyjnego arkusza

�

�

Najtrudniejsze są pierwsze kr� W tym rozdziale wyjaśnię, jaka jest rola programu komputerowego, czym j st � kalkulacyjny. Zrobię to, ograniczając terminologię specjalistyczną. Na pacz ie jest ważne, aby przed Twoimi oczami przemknęło mnóstwo nowych słó�W łumaczę Ci podstawy, używając analogii z życia codzien­ nego. Przyswojenie � związanych z Excelem będzie łatwiejsze, gdy będziesz mieć wyobrażenie o jego możliwościach i ograniczeniach.

Liliput i Guliwer Komputer składa się z dwóch zasadniczych części: sprzętu i oprogramowania. Sprzęt można wziąć do ręki. Ma on konkretną postać. Do tej grupy należą: klawiatura, mysz, monitor, karta dźwiękowa itp. Oprogramowania nie można dotknąć. Pendrive czy płyta CD są jedynie nośnikami. Na nich nagrane są informacje.

Umieszczenie danych na płycie CD polega na wypaleniu ścieżek laserem. Zapisanie informacji na pendrivie odbywa się przez zapisanie danych w pamięci EEPROM. Obu rodzajów zapisu człowiek nie może odczytać bez odpowiednich narzędzi. W komputerze program jest nagrany na dysku twardym. Po uruchomieniu kompu­ tera jest on wczytywany do pamięci. Informacje zakodowane są za pomocą wartości napięcia. Wystarczy chwilowy zanik zasilania i program wraz z wynikami obliczeń znika. Paradoksem jest to, że o tym, jaką pracę można wykonać przy użyciu komputera, decyduje . . . oprogramowanie. Liliput rządzi Guliwerem!

� Na cebulkę

��

��"Q;.

Oprogramowanie składa się z kilku warstw. Sw j ą przypomina człowieka ang. Basic Input!Output System ubranego "na cebulkę'� Pierwszą warstwą jest -podstawowy system wejścia-wyjścia). To � amowanie ma każdy komputer.

�Q

BIOS-y są do siebie zbliżone. Każą e nie testować podzespoły po uruchoitp. Odwołując się do świata istot żywych mieniu, wczytywać dane z dysku tw. - jest to instynkt samozachowawc omputera.

�:

r ducenci płyt głównych mogą stosować własne BIOS ma jeszcze jedno za� rozwiązania. W spółprac� emu operacyjnego ze sprzętem musi być identyczna niezależnie od innow�\iności rozwiązań. Rolą BIOS-u jest ujednolicenie wyglądu sprzętu z punktu w� a kolejnych warstw oprogramowania. Następną warstwą jest system operacyjny. Najpopularniejszymi systemami operacyj­ nymi dla komputerów osobistych są Windows, OS X i Linux. OS X (dawniej Mac OS]) to system operacyjny produkowany i rozprowadzany przez Apple Inc. Przeznaczony jest dla komputerów Macintosh. Kolejne wersje Linuksa mają interfejs graficzny. Mogą z nich korzystać coraz liczniejsze rzesze użytkowników. System ope­ racyjny pośredniczy pomiędzy komputerem a użytkownikiem. Ludzkość po wynale­ zieniu komputerów znów wraca do pisma obrazkowego. Rysunki mogą być odczyty­ wane przez ludzi posługujących się różnymi językami. Programiści starają się uczynić komputer jak najłatwiejszym w obsłudze. Większość poleceń możemy wydawać ma­ szynie, klikając ikony. Do podstawowej obsługi komputera nie jest potrzebna umie­ jętność . . . czytania. Niech zatem nie zdziwi Cię korzystający z komputera maluch, który jeszcze nie umie pisać ani czytać.

Kolejną warstwą są aplikacje. Część z nich jest wgrywana wraz z systemem operacyjnym. Są to ułatwiające życie drobiazgi: kalkulator, prosty edy­ tor, przeglądarka stron WWW itp. Inne trzeba za­ instalować oddzielnie. W tym samym kompute­ rze może znajdować się wiele aplikacji, np.: arkusz kalkulacyjny, gra przygodowa, program do od­ twarzania muzyki. To, czy komputer zamieni się w maszynę do liczenia, pole walki, czy szafę grającą, zależy od uruchomionego oprogramowania. Dzięki wielozadaniowości komputer może mieć aktywnych kilka programów. Można jednocześnie słuchać muzyki i pracować z arkuszem kalkulacyjnym.

Lek na wszystkie dolegliw

�

��

�'(y

Komputery mają duże możliwości. Obserwując konywane za ich pomocą prace, możemy od- '� nieść wrażenie, że potrafią one wszystko. 'V tylko złudzenie. PC jest jedynie narzędzi . Claje się doskonale do wykonywania czynno� rzalnych, których zasady można opisać.

:e�

0V

Samo narzędzie nie jest w sta� r�ejawić inicjatywy lub wykonać pracy. Potrz��� jeszcze pomysł, jak to narzędzie wykorzyst�przypadku komputera tę wanie. rolę odgrywa opro

�

Wykonywanie prac przy użyciu komputerów ma wiele zalet: •

•

•

Program się nie męczy, nie myli, nie bierze urlopu itp. Jednym słowem - nie ma ludzkich cech. Gdy się pomylisz, wystawiając np. fakturę VAT, musisz przepisać cały do­ kument od początku. Popełnienie błędu przy wpisywaniu danych do elek­ tronicznego formularza wymaga jedynie skorygowania błędnego zapisu. Jeżeli dokument jest obszerny i trzeba przekazać go w miejsce dość odle­ głe, dużo szybciej, taniej i wygodniej jest przesłać plik niż wydruk. Na jed­ nej płycie CD można zapisać tekst, który po wydrukowaniu będzie zajmo­ wał kilkaset tysięcy stron.

•

•

Podczas redagowania dokumentu, którego poszczególne części opracowy­ wali różni autorzy, łatwiej jest posługiwać się postacią elektroniczną niż rę­ kopisem czy wydrukiem. Zadanie redaktora polega wówczas na kopiowa­ niu danych z dokumentów źródłowych do docelowego. Nie jest potrzebne żmudne przepisywanie tekstu. Modyfikacja formy dokumentu, który ma postać elektroniczną, jest banal­ nie prosta w porównaniu z wprowadzaniem poprawek do dokumentu pi­ sanego ręcznie. W przypadku modyfikacji kroju lub wielkości czcionki wy­ starczy zaznaczenie całego dokumentu i wybranie nowych atrybutów pi­ sma. Aby zmienić np. odstęp między liniami w maszynopisie, należy prze­ pisać dokument od początku.

�

Komputer to nie panna młoda. Oprócz licznych zalet ma też w •

�

i. Maszyna wykona Brakuje mu: intuicji, zdrowego rozsądku, pom�m dokładnie to, co zadał jej użytkownik. Gdy a��t hst, napiszesz przeci­ �z doręczy list. Użycie nie­ nek zamiast kropki lub zrobisz literówk�� � właściwego znaku w dokumencie elektrW�m powoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie. Niestety er jest pedantem.

�

•

•

•

� � �

Maszyna nie jest w stanie odgadn masz na myśli. Wszystkie informa­ cje niezbędne do wykonania za ia trzeba jej starannie przygotować i na­ em przypomina niemowlę. karmić ją nimi. Pod tym w

Komputer nie przerwie �ania, gdy okaże się ono bezcelowe. Posłusznie \. �łowiek. Niekiedy program schodzi na manowce. wykona to, co zleci� Wykonuje w kól�� me czynności i sprawdza np. warunek, który nigdy nie zajdzie. M� y wówczas, iż program się zapętlił. Komputerowi to nie przeszkad7t�Jiczym mityczny Syzyfa wykonuje swoją pracę. Na jego obu­ dowie nie��i się kropelka potu. Czasami jedyną możliwością przerwa­ nia bezcelowej pracy jest naciśnięcie przycisku Reset. Maszyna nie zorganizuje sobie lepiej stanowiska pracy. Człowiek musi przewidywać i myśleć za nią.

Perlantyczne niemowlę o wielkiej sile. Hm . . . takie są właśnie komputery. Jeśli bę­ dziesz właśnie tak je postrzegać, traktować nieufnie -nie powinny Ci zrobić krzywdy.

Rodzina Microsoft Office Pora przedstawić tytułowego bohatera. Czym jest Excel? Excel jest programem kom­ puterowym. Nie wchodzi w skład systemu operacyjnego. Można go kupić samego lub wraz z pakietem oprogramowania Microsoft Ojfice. Druga opcja jest bardziej opłacalna. Kupując kilka programów, płacimy za nie mniej niż za każdy nabywany osobno. Pakiet Microsoft Ojfice zawiera aplikacje, dzięki którym komputer można wykorzystywać do redagowania tekstów, wykonywania obliczeń i prezentacji, obsługi poczty elektronicznej itp. Co to znaczy Microsoft Ojfice? Pierwszy człon nazwy określa producenta. Jest nim firma Microsoft. Drugi człon oznacza nazwę produktu. W tym przypadku jest to pakiet programów biurowych Ojfice.

��

-

Każdy producent rozwija swoje produkty. Tak też jest w P\..zyp u firmy Microsoft. W użyciu są jeszcze najstarsze wersje programów, przez���e do pracy w środowi­ sku Windows 3.11. W handlu można zwykle spotk� ��ersje produktu: najnow­ szą i poprzednią. Wersję oprogramowania można �Mnać na podstawie oznacze­ nia liczbowego lub literowego. Najczęściej uż�� ą edycje 2010 i 2013. Znajomość wersji oprogramowania jest istotna z dwóch ��dów. Po pierwsze, dokument utwo­ 'siać odczytany lub zostać odczytany r�ony i zapisany w nowszej wersji m ż . �� . . niepoprawnie przez starsze wersJę p

no �

Aby uniknąć niezgodnośd formatów plików, należy w całej firmie używać tej samej •

wersji aplikacji. Możn? ro11:1ież zapisywać dokumenty w formacie rozpoznawanym

t

przez najstarsze oprogramowanie. Często wiąże się to z utratą funkcji, które nie były dostępne w pop,:?�\ir.ich wersjach. �

Po drugie, kolejne wersJe różnią się między sobą. Różnice mogą polegać na zawarto­ ści poleceń w menu, kolejności ich ustawienia, wyglądzie okien itp. Z tego względu istotne jest, aby wersja opisana w książce była identyczna z tą, której używasz. Dla użytkownika arkusza kalkulacyjnego istotne są trzy informacje: l.

Nazwa Excel (gdyż istnieją arkusze innych firm i noszą inne nazwy).

2.

Numer wersji, którego znaczenie zostało objaśnione powyżej.

3.

Wersja językowa programu. W książce opisano wersję polskojęzyczną.

Na pocieszenie dobra wiadomość! Arkusz kalkulacyjny Excel jest w każdej wersji pakietu Microsoft Office.

18

W królestwie krasnoludków

W królestwie krasnoludków Co można jeszcze powiedzieć o Excelu? Należy on do grupy arkuszy kalkulacyjnych. Zasadnicza część okna arkusza kalkulacyjnego wygląda jak pokratkowany arkusz papieru. Jest on podzielony na wiersze i kolumny. Na przecięciu wiersza i kolumny znajduje się komórka. Każdą komórkę można porównać do domku skrzata. Mieszka w nim krasnal, który ma za zadanie opiekować się tym, co mu zostanie powierzone. Współrzędne komórki są adresem domku. Gdy powiemy: kolumna B, wiersz 2 — bez trudu trafimy pod właściwy adres. Tylko kolumny noszą oznaczenia literowe. Jedynie wiersze są ponumerowane. Dlatego przyjęto, że zamiast kolumna B, wiersz 2 używa się adresu B2. 1. Kliknij komórkę B2. 3 1

2. Jej adres wyświetlony został w polu nazwy. 3. Wyróżnione zostały etykiety: wiersza i kolumny, w których znajduje się zaznaczona komórka.

Krasnalowi można powierzać do zapamiętania liczby i fragmenty tekstu. Można również prosić go o wyliczanie jakiejś wartości na podstawie zawartości innych komórek. Skrzatów w arkuszu mieszka mnóstwo. W każdej komórce jest jeden. W arkuszu wiele rzeczy może dziać się jednocześnie. Każdy krasnal wykonuje swoją pracę. Jeżeli w komórce C1 mieszka krasnal, który ma zsumować zawartość komórek A1 oraz B1, zaś zadaniem mieszkańca komórki D1 jest pomnożenie zawartości komórek A1 oraz C1, wynik po wpisaniu danych pojawi się natychmiast.

W królestwie krasnoludków

8

4

5

6

7

1. W komórce A1 wpisano liczbę 2. 2. W komórce B1 wpisano liczbę 3.

3. W komórce C1 widoczny jest wynik sumowania danych z komórek A1 i B1. 4. W komórce D1 widoczny jest wynik mnożenia danych z komórek A1 i C1. Wartość zwracana przez formułę wpisaną w komórce C1 jest argumentem dla formuły z komórki D1. 5. Formuła, według której wyliczana jest wartość w komórce D1 widoczna jest w pasku formuły. Po utworzeniu nowego arkusza wszystkie komórki są puste.

Pusta komórka ma przypisaną wartość zero.

Arkusz kalkulacyjny ma wbudowane funkcje matematyczne. Oznacza to, że krasnal może wykonywać obliczenia. Możemy od niego żądać, aby: dodawał, odejmował, mnożył, dzielił, wyciągał pierwiastki, znajdował największą lub najmniejszą liczbę spośród podanych itp. W sumie maluch potrafi wykonać około trzystu różnych operacji matematycznych. Każdy krasnal jest tak samo uzdolniony i wyćwiczony. Niezależnie od tego, czy mieszka w najczęściej używanych komórkach w lewym górnym rogu arkusza, czy w zacisznym prawym dolnym rogu. Skrzaty są koleżeńskie. Wynikami swojej pracy chętnie dzielą się z innymi. Dzięki temu można kilku krasnali poprosić, aby sumowali liczby w kolumnach. Kolejny może sumy dodawać, czyli wyliczać sumę sum. Wynik jednej funkcji może być argumentem innej.

19

20

Trochę fajerwerków

Trochę fajerwerków Dobrze pamiętam zdarzenie sprzed lat. Nauczyciel chciał nam coś wytłumaczyć. Było to coś, z czym mieliśmy problemy. Zrozumienie zagadnienia wymagało skupienia. Nauczyciel wszedł na stół, chodził po nim i tłumaczył. Słuchaliśmy go, chłonąc każde słowo. Ta historia tylko pozornie nie jest związana z Excelem. Dane zebrane i przetworzone za pomocą arkusza kalkulacyjnego należy zinterpretować, wyciągnąć z nich wnioski. Niezależnie od tego, czy robimy to na własny użytek, czy dla szerszego audytorium — trzeba zadbać o to, aby informacja zwracała uwagę. Nawet najstaranniej zebrane dane i wykonane na ich podstawie obliczenia są mało przekonujące. Mało jest osób, które zerknąwszy na kolumny liczb, widzą kierunek zmian. Zdecydowana większość, jeśli nie będzie potrzebowała, nie spojrzy na nie wcale. Jeżeli liczby zostaną zinterpretowane graficznie, Tobie samemu łatwiej będzie zauważyć tendencję zmian wartości. Łatwiej będzie też zainteresować i przekonać odbiorców opracowania. Używając Excela, nie musisz pracowicie wykonywać wykresów na papierze. Program ma możliwość zamiany danych liczbowych na wykresy. Należy tylko wpisać i zaznaczyć dane. Po uruchomieniu kreatora wyświetlane są opcje. Twoja praca ogranicza się do wybierania najbardziej odpowiadających wariantów. Po chwili na ekranie pojawia się gotowy wykres.

Nie tylko Excel

Jeżeli nie jesteś zadowolony z jego wyglądu, wystarczy dwukrotnie kliknąć wybrany element. Wyświetlone zostanie okno, w którym można zmienić właściwości obiektu. Gdy dane wpisane do arkusza zostaną zmienione, nie trzeba od początku wykonywać obliczeń i tworzyć wykresu. Wartości funkcji zostaną ponownie przeliczone, a wykresy automatycznie zaktualizowane.

Czy wyobrażasz sobie, ile pracy wymagałoby wykonanie tych samych czynności w dokumentach tworzonych ręcznie?

Nie tylko Excel Pierwszym arkuszem kalkulacyjnym był VisiCalc, napisany dla systemu CP/M. Możliwości, jakie on stwarzał, przy jednoczesnej prostocie obsługi, zyskały mu wielu zwolenników. Producenci oprogramowania podchwycili pomysł. Zaczęli opracowywać arkusze. We własnych produktach starali się usunąć niedogodności, które były w programach konkurencji. Tak powstawały różne arkusze. Na ilustracjach pokazano okna programów: Calc z pakietu OpenOffice.ux.pl, GS-Calc oraz Excel 2007. Najpopularniejszym arkuszem jest Excel firmy Microsoft. Arkusze są nieustannie udoskonalane. Prace nad nimi są wymuszane przez coraz większe potrzeby użytkowników. Rosnące moce obliczeniowe komputerów stwarzają możliwości udoskonalania.

21

22

Nie tylko Excel

Dodatkową zaletą Excela jest to, że może być instalowany wraz z pakietem programów Microsoft Office. W skład pakietu wchodzą między innymi edytor tekstu oraz program do obsługi poczty elektronicznej. Użytkownik, który potrzebuje zebrać dane, wyciągnąć z nich wnioski, opisać je i przesłać drogą elektroniczną, dysponuje kompletem narzędzi. Dzięki integracji wstawianie obliczeń i wykresów do dokumentu redagowanego w edytorze nie będzie nastręczało trudności.

Moc z wami

Moc z wami Arkusze kalkulacyjne przeobraziły się z prostych arkuszy obliczeniowych w potężne narzędzia, których zastosowanie zależy już prawie wyłącznie od inwencji twórczej wykorzystującego je człowieka. Są one przydatne w nauczaniu przedmiotów ścisłych. Na podstawie symulacji uczeń może wyciągać własne wnioski. Użycie programu komputerowego pozwala na sprawdzenie zależności, których zweryfikowanie doświadczalnie jest praktycznie niemożliwe (np. kosztowne eksperymenty, kończące się zniszczeniem badanego przedmiotu). Dodatkową zaletą stosowania arkusza kalkulacyjnego jest wymuszenie na uczącym się korzystania z aparatu matematycznego do opisu zjawiska.

23

24

Praktyczne dowody

Arkusz kalkulacyjny jest narzędziem uniwersalnym. Potężne możliwości Excela powodują, że można go używać do automatyzacji prac administracyjnych (np. ewidencji zaległych podatków), przeprowadzania symulacji (np. kształtowania cen). Arkusze stwarzają duże możliwości. Najczęściej problemem jest wykorzystanie tkwiącej w nich mocy obliczeniowej.

Praktyczne dowody Nadeszła pora, aby na poparcie tez podać praktyczne przykłady. Jeśli Twoja znajomość Excela nie pozwala na powtórzenie opisanych ćwiczeń, prześledź je w książce. Naukę metodą krok po kroku rozpoczniemy w następnym rozdziale. Porządkowanie danych w kolejności alfabetycznej jest dla człowieka czynnością bardzo nużącą. Monotonia zajęcia sprzyja szybkiemu zmęczeniu i popełnianiu błędów. Z drugiej strony — łatwo jest zdefiniować reguły, a wykonywanie pracy nie wymaga wykazywania inwencji. Jest to wymarzone zajęcie dla komputera. Jak sobie poradzi z nim maszyna, możesz przeczytać w punkcie „Szybkie sortowanie”. Okno programu Excel nieprzypadkowo przypomina kratkowane kartki zeszytu do matematyki. Program nadaje się świetnie do wykonywania obliczeń. Z punktu „Bezbłędne sumowanie” można się dowiedzieć, jak arkusz kalkulacyjny poradził sobie z dodaniem ponad sześciuset liczb. Wykonując ćwiczenia opisane w punkcie „Podatność na zmiany”, zorientujesz się, jak łatwo można zmieniać dane w arkuszu kalkulacyjnym.

Szybkie sortowanie Użyjemy teraz jednego z wcześniej przygotowanych plików, które zostały umieszczone na FTP. Skorzystaj z instrukcji umieszczonych w Zakończeniu, a następnie wśród rozpakowanych plików odszukaj i dwukrotnie kliknij plik bankomaty. Pomiędzy zainstalowanymi w komputerze programami i typami dokumentów, które można edytować przy ich użyciu, tworzone są jednoznaczne powiązania. Zamiast otwierać program i wczytywać dokument, wystarczy dwukrotnie kliknąć plik. Po chwili zostanie on wczytany do arkusza Excel.

Praktyczne dowody

2

1

1. Zanim program wykona zadaną przez użytkownika pracę, należy zaznaczyć dane, które mają zostać przekształcone. Kliknij pusty prostokąt znajdujący się na przecięciu numerów wierszy i etykiet kolumn. Cały arkusz został zaznaczony. Świadczy o tym zmiana koloru etykiet wszystkich kolumn i wierszy. 2. Teraz należy wskazać programowi, co ma zrobić z zaznaczonymi danymi. Najczęściej używane funkcje są przypisane do ikon. Kliknij ikonę Sortuj od A do Z.

3 4

3. Kliknij komórkę A1. Zaznaczenie wszystkich komórek zostało anulowane. Wybrana jest tylko komórka ostatnio kliknięta. W arkuszu kalkulacyjnym musi być zawsze zaznaczona minimum jedna komórka.

4. Przeciągnij pasek przewijania widoczny po prawej stronie ekranu. Zapoznaj się z wyglądem arkusza. Wiersze zostały posortowane rosnąco, według kolejności alfabetycznej zapisanych w nich danych. Jeżeli w pierwszej kolumnie dane były jednakowe, o kolejności wierszy decydowała zawartość dalszych kolumn.

25

26

Praktyczne dowody

5

6

5. Zamknij skoroszyt kliknięciem ikony Zamknij. 6. Po wyświetleniu okna z pytaniem o zapisanie arkusza do pliku kliknij przycisk Nie zapisuj. Wprowadzenie zmiany w dokumencie powoduje, że przy zamykaniu program zadaje pytanie o zapisanie zmian.

%H]EïÚGQHVXPRZDQLH Wśród plików ściągniętych z serwera FTP (patrz Zakończenie) odszukaj i dwukrotnie kliknij plik helion_cennik. Wczytany został cennik wydawnictwa Helion. Policzymy, ile kosztują wszystkie książki znajdujące się w ofercie.

1

1. Umieść kursor na pasku przewijania. Jest on widoczny przy prawej krawędzi arkusza. Przeciągnij go w dół.

Praktyczne dowody

4

3

2

2. Przesuwaj pasek w dół tak długo, aż wyświetlony zostanie ostatni wiersz cennika. 3. Kliknij komórkę C607. Została ona wyróżniona za pomocą zielonego obramowania. 4. Kliknij ikonę Suma. 6

5

5. W komórce C607 została wstawiona funkcja matematyczna. Wykona ona sumowanie zawartości komórek z zakresu od C2 do C606 włącznie. 6. Zatwierdź wstawioną funkcję. Kliknij ikonę Wpis.

27

28

Praktyczne dowody

7. Spójrz na komórkę C607. Miejsce formuły zajął wynik. Excel w iście mistrzowskim tempie zsumował liczby znajdujące się w 605 komórkach!

7

3RGDWQRĂÊQD]PLDQ\ Wyobraźmy sobie, że cennik z poprzedniego przykładu nie ma postaci arkusza kalkulacyjnego i zachodzi potrzeba zmiany ceny kilku artykułów. Jeżeli dokument byłby zapisany na papierze, musielibyśmy powtórzyć całe sumowanie. Zobaczmy jak na taką samą zmianę zareaguje arkusz kalkulacyjny. 1. Kliknij komórkę C602. Wokół wybranej komórki pojawiło się zielone obramowanie. 2. Zawartość komórki została wyświetlona w pasku formuły. 2

1

3. Kliknij za liczbą widoczną w pasku formuły. 4. Po wstawieniu kursora do paska formuły podświetlone zostały ikony: Wpis (V) oraz Anuluj (X).

Praktyczne dowody

3

4

5. W pasku formuły komórki C602, za pomocą klawisza Backspace usuń dotychczasowe dane i wpisz liczbę 50. 6. Zatwierdź wykonaną zmianę. Kliknij ikonę Wpis. 5

6

7. Wynik obliczeń automatycznie został zaktualizowany. Ta cecha czyni arkusz kalkulacyjny szczególnie przydatnym do zastosowań, w których często wykonywane są zmiany (sporządzanie kosztorysów, obliczeń projektowych itp.).

7

29

30

Bajka z morałem

Bajka z morałem

W sąsiednich wsiach wyschły studnie. Trzeba było rozwiązać problem dostarczenia wody. Zatrudniono nosiwodów. Jeden ochoczo zabrał się do pracy. Od pierwszego dnia, aż do końca swego życia nosił wiadrami wodę ze strumyka do wsi. Drugi ułożył rury, którymi woda płynęła ze strumyka do wsi. Zamontował kranik i pobierał opłaty za korzystanie z niego. Jeśli masz małe doświadczenie w posługiwaniu się arkuszem kalkulacyjnym, wiele czynności wykonasz szybciej, posługując się papierem i ołówkiem. Jeśli jednak nie zadasz sobie trudu poznania efektywnego narzędzia, nadal będziesz pracować tradycyjnymi przyborami. Zatem wiaderko czy kranik?

Podsumowanie

Podsumowanie x Jakie czynności najlepiej wykonywać przy użyciu komputera? Komputer świetnie nadaje się do wykonywania czynności powtarzalnych, które można w prosty sposób opisać. Czas poświęcony na opracowanie sposobu przetworzenia danych zwróci się z nawiązką, gdy maszyna błyskawicznie i bezbłędnie wykona żmudną pracę. x Jakiego rodzaju dane można zapisywać i przetwarzać w Excelu? W arkuszu kalkulacyjnym można przetwarzać liczby oraz teksty. x Czy komputer jest w stanie domyślić się, jaki obszar danych należy przekształcić? Nie, maszyna może wykonać tylko to i dokładnie to, co kazał jej użytkownik. Przed przekształceniem należy przez zaznaczenie wskazać komputerowi, którego obiektu ma dotyczyć wykonywana operacja. x W jaki sposób można uruchomić proste, często używane funkcje? Popularne funkcje (Sortuj i filtruj, Suma itp.) można uruchamiać kliknięciem ikon umieszczonych w grupie Edytowanie. x W jaki sposób zastosowanie arkusza kalkulacyjnego może podnieść wydajność pracy? Wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych w tworzeniu zestawień, wykonywaniu obliczeń i przetwarzaniu danych potrafi zwiększyć efektywność około kilkadziesiąt razy. Wyszukanie błędu w tradycyjnych dokumentach papierowych czasami pochłania wiele godzin. Za pomocą narzędzi wbudowanych do arkusza kalkulacyjnego pomyłkę można wyszukać w ciągu kilku minut. Kolejną zaletą elektronicznego przetwarzania danych jest możliwość ich wielokrotnego wykorzystania. Raz wpisane dane można wstawiać do różnych dokumentów, używać wielokrotnie. Pozwala to na oszczędność czasu pracy. x Co jest największym problemem w stosowaniu w pracy arkusza kalkulacyjnego? Uniwersalność i rozbudowanie współczesnych arkuszy kalkulacyjnych czynią je przydatnymi w licznych zastosowaniach. W chwili obecnej podstawowym problemem w powszechnym stosowaniu arkuszy kalkulacyjnych nie jest odpowiedź na pytanie „Czy?”, ale „Jak?”.

31

32

2

ľ5R]SRF]\QDQLHSUDF\ľ3URJUDPGOD Xĝ\WNRZQLNDľ%H]SLHF]HñVWZRGDQ\FK ľ=DSLV\ZDQLHLQIRUPDFMLľ3U]\NïDG\ ľ3RGVXPRZDQLH

Dwa łatwe kroki Umiejętnościami, których nabędziesz po przeczytaniu tego rozdziału, są uruchamianie i zamykanie programu. Aplikację należy uruchomić, aby móc z niej korzystać. Niektóre programy uruchamiają się samoczynnie po włączeniu komputera, np. system operacyjny. Inne trzeba włączyć oddzielnie. Do tej grupy należy Excel. Poprawne zapisywanie dokumentu i zamykanie programu pomogą Ci uchronić się przed utratą danych. Nawet jeżeli opanowałeś już tę umiejętność, zachęcam do przejrzenia rozdziału. Pozwoli to na przypomnienie wiadomości.

Rozpoczynanie pracy Program w trakcie instalacji wprowadza wiele zmian w systemie operacyjnym. Najbardziej widoczne to: x Dodanie poleceń do menu. x Założenie folderów na dysku twardym i wgranie do nich plików. Program zainstalowany, ale nieuruchomiony przypomina śpiącego duszka. Czeka na polecenie, które mu wydasz. Po uruchomieniu, aplikacja jest wczytywana do pamięci komputera. Instrukcje zawarte w plikach programu są przetwarzane przez mózg maszyny — procesor. Na ekranie widoczne jest okno programu.

34

Rozpoczynanie pracy

Pracę z Excelem możemy rozpocząć na trzy sposoby:

x Tworząc pusty arkusz. Po utworzeniu pustego arkusza w oknie programu pojawią się znajome kratki. Z dokumentu możemy korzystać od razu. Dzięki wczytaniu parametrów domyślnych: czcionka ma określony krój i wielkość, dokument liczbę arkuszy w skoroszycie itp. Wystarczy kliknięciem wskazać programowi miejsce, w którym mają się pojawiać dane. Informacje można wprowadzać z klawiatury.

Program dla użytkownika

x Tworząc arkusz na podstawie szablonu. Pusty arkusz kalkulacyjny jest odpowiednikiem czystej kartki papieru. Jest to miejsce do wpisywania danych. Sporo trzeba się natrudzić, zanim uda się nadać mu wygląd profesjonalnego dokumentu. Wielu użytkowników tworzy w Excelu formularze, zestawienia wydatków, faktury VAT itp. Wychodząc im naprzeciw, do pakietu Microsoft Office dołączono szablony najczęściej używanych dokumentów. Arkusz utworzony na podstawie szablonu zawiera wszystkie rubryki, które są niezbędne w dokumencie danego typu. Wystarczy kliknąć pole, w które mają zostać wstawione dane, i wpisać je z klawiatury. x Otwierając istniejący dokument. Dwukrotne kliknięcie ikony pliku powoduje uruchomienie Excela i wczytanie do niego pliku.

Program dla użytkownika Excel 2013 nie różni się bardzo od poprzednich wersji arkusza. Wiele nowego wniosła wersja 2007. Zmiana jest rezultatem innego spojrzenia na pracę z komputerem. We wcześniejszych wersjach najważniejsza była praca z plikiem. W menu znajdowały się pozycje: Plik, Edycja. Począwszy od wersji 2007 przystosowano wygląd menu i ikon do czynności wykonywanych przez użytkownika. Zaowocowało to wprowadzeniem w menu pozycji: Wstawianie, Układ strony.

Aby utworzyć nowy arkusz, kliknij etykietę Plik widoczną w lewym górnym rogu okna. Spowoduje to wyświetlenie menu z listą dostępnych kategorii poleceń.

35

36

Bezpieczeństwo danych

Zmiana organizacji okna programu ułatwi korzystanie z Excela użytkownikom początkującym. Najpierw będą musieli określić, co chcą zrobić, i wybrać polecenie z głównego menu, a następnie uszczegółowić je, wybierając kolejne polecenie z podmenu.

Bezpieczeństwo danych Po uruchomieniu program znajduje się w pamięci komputera. Jest to pamięć ulotna. Jeżeli: x zakończymy pracę z programem bez zapisywania, x wyłączone zostanie zasilanie, x komputer się zawiesi i będziemy zmuszeni nacisnąć przycisk Reset, to efekty pracy zostaną utracone bezpowrotnie. Taki stan rzeczy ma wady, ale i zalety. Dodatnią stroną braku śladów po niezapisanych plikach jest niezaśmiecanie dysku. Gdy wykonujemy próby, sprawdzamy coś i nie chcemy zapisywać arkusza, wystarczy go zamknąć bez zapisywania. Ujemną stroną braku kopii danych jest możliwość ich bezpowrotnej utraty. Excel wyposażony jest w mechanizm automatycznego zapisywania wyników pracy na dysku twardym. Stwarza to szansę odzyskania pracy po awarii, nie daje jednak pewności odtworzenia danych i ich bezbłędności.

Zapisywanie informacji

Przed wejściem na jezdnię rozglądamy się. Pozwala to na bezpieczne przejście na drugą stronę. Po pewnym czasie rozglądanie się staje się nawykiem. Nie zastanawiamy się, ale robimy to. Pracując z komputerem, także musimy wyrobić w sobie pewne nawyki. Dlatego ważne jest, aby od początku pracy z komputerem starać się przestrzegać zasad pracy bezawaryjnej. Do nich należy zapisywanie danych.

Zapisywanie informacji Arkusz po utworzeniu istnieje tylko w pamięci komputera. Dobrze jest od razu go zapisać. Dzięki temu na dysku twardym komputera powstanie plik. Nazwa pliku jest identyczna z nazwą arkusza. Aby zapisać dokument do pliku, trzeba kliknąć ikonę Zapisz lub kliknąć kartę Plik i wybrać polecenie szczegółowe. W obu przypadkach wyświetlone zostanie okno Zapisz jako, umożliwiające wybranie napędu, folderu i nazwy pliku. Program Excel ułatwia zapisywanie skoroszytów w lokalizacjach użytkownika w trybie online. Do lokalizacji tych należą Usługa SkyDrive (bezpłatna) lub Usługa Office 365 (odpłatna). Obie powodują zapisanie dokumentu w sieci Web. Zapisywanie pliku w sieci Web uwalnia użytkownika od martwienia się o to, gdzie przechowuje skoroszyt. Można go pobrać za pomocą dowolnego urządzenia z każdego miejsca, w którym działa internet. Łącze do pliku można udostępnić współpracownikom, co pozwoli na jednoczesną pracę nad tym samym plikiem. Dzięki temu obieg informacji będzie możliwy bez potrzeby przesyłania między sobą różnych wersji pliku przy użyciu poczty e-mail, co zmusza do śledzenia wersji pliku.

37

38

Zapisywanie informacji

Po zapisaniu dokumentu do pliku dane znajdujące się w pamięci komputera i w pliku są identyczne. Gdy wpiszesz nowe informacje, znajdują się one tylko w wersji dokumentu istniejącej w pamięci. Aby zaktualizować kopię na dysku (plik), kliknij ikonę Zapisz lub kliknij kartę Plik i wybierz polecenie szczegółowe. Excel 2013 pozwala na zapisywanie i otwieranie plików w formacie Strict Open XML (*.xlsx). Umożliwia on odczytywanie i zapisywanie dat zgodnych z normą ISO8601, co rozwiązuje problem z rokiem przestępnym 1900.

Dokument wczytany z pliku ma tytuł identyczny z nazwą pliku. Po wydaniu polecenia zapisu postać dokumentu, która jest w pamięci komputera, zastępuje wersję, która była zapisana w pliku. Aby zapisywanie nie powodowało zmiany pliku źródłowego, należy nowym plikom nadawać inne nazwy, niż nosi plik źródłowy.

Przykłady

Przykłady Poniżej pokazano, w jaki sposób tworzyć pusty arkusz, tworzyć arkusz na podstawie szablonu, wczytywać arkusz z pliku, uruchamiać program z wczytanym plikiem, zamykać program. Jeżeli to możliwe, przeczytaj dalszą część rozdziału w świetle monitora, a nie lampki nad łóżkiem. W obsłudze komputera ważne jest nabycie umiejętności praktycznych.

7ZRU]HQLHSXVWHJRDUNXV]D Aby utworzyć pusty arkusz na komputerze pracującym pod kontrolą systemu Windows 7: 1. Kliknij przycisk Start. 2

2. Kliknij polecenie Wszystkie programy. 3. Kliknij polecenie Microsoft Office 2013.

1

4. Kliknij polecenie Excel 2013. 3 4

5. Wyświetlone zostało okno z kreatorem arkusza.

5

Aby utworzyć pusty arkusz po uruchomieniu Excela, należy kliknąć kartę Plik, a w kolejnych oknach kliknąć Nowy, następnie wybrać szablon Pusty skoroszyt.

39

40

Przykłady

7ZRU]HQLHDUNXV]DQDSRGVWDZLHV]DEORQX Aby utworzyć arkusz na podstawie szablonu: 1. Uruchom Excela. Kliknij kartę Plik. 2. Po rozwinięciu okna z listą operacji na plikach kliknij Nowy. 1 2

3

3. W środkowej części okna Nowy wyświetlona została lista szablonów. Odszukaj i dwukrotnie kliknij szablon Kalendarz dzienny.

Przykłady

4. Wyświetlone zostało okno z arkuszem utworzonym na podstawie wybranego szablonu. Po zastąpieniu tekstu szablonu rzeczywistymi danymi uzyskamy starannie zaprojektowany dokument.

4

:F]\W\ZDQLHGRNXPHQWX Aby wczytać arkusz kalkulacyjny z pliku: 1. Kliknij kartę Plik. 2. W rozwiniętym menu kliknij przycisk Otwórz. 1

2

41

42

Przykłady

3. Wyświetlone zostało okno Otwieranie. Wyświetl nazwę folderu, który zawiera plik przeznaczony do otworzenia. 4. Zaznacz plik. 5. Kliknij przycisk Otwórz. Po chwili wyświetlony zostanie arkusz z otworzonym dokumentem. 3

4

5

Uruchamianie programu skojarzonego z plikiem Aby uruchomić Excela z wczytanym do niego wybranym arkuszem: 1. Wykonaj instrukcje umieszczone w Zakończeniu na stronie 329. 2

2. Wśród rozpakowanych plików odszukaj plik konie. 3. Dwukrotnie kliknij jego ikonę.

3

Przykłady

4. Po chwili wyświetlony zostanie arkusz kalkulacyjny zapisany w pliku konie.

4

=DSLV\ZDQLHQRZHJRDUNXV]D 1. Nowym arkuszom Excel automatycznie nadaje nazwy ZeszytN. N jest kolejnym numerem utworzonego arkusza. N jest zerowane po zamknięciu programu. 2

2. Kliknij ikonę Zapisz.

1

3. Wyświetlone zostało okno Zapisz jako. 4. Kliknij lokalizację.

3 4

43

44

Przykłady

5. Kliknij przycisk Zaloguj się.

5

6. Wpisz adres poczty elektronicznej — identyfikator dostępu do konta. 7. Kliknij przycisk Dalej. 6 7

8. Uzupełnij formularz o hasło. 9. Kliknij przycisk Zaloguj.

8 9

Przykłady

10. Kliknij przycisk Przeglądaj.

10

11. Wybierz lokalizację pliku. 12. Nadaj plikowi unikatową nazwę. 13. Kliknij przycisk Zapisz.

11

12

13

14. Tytuł dokumentu został zmieniony. 14

45

46

Przykłady

$NWXDOL]DFMD]DZDUWRĂFLSOLNX Dokument widoczny na ekranie ma identyczną zawartość z plikiem o tej samej nazwie znajdującym się na dysku po wykonaniu zapisu. Gdy w dokumencie są wprowadzane zmiany, nie są one automatycznie wprowadzane w pliku. Aby zachować te zmiany, trzeba spowodować zapisanie dokumentu do pliku.

Sposób pierwszy 1. Kliknij ikonę Zapisz. Zawartość dokumentu zostanie zapisana do pliku. 1

2. Tytuł ani lokalizacja dokumentu nie zostaną zmienione.

2

6SRVöEGUXJL 1. Kliknij kartę Plik. 2. Kliknij polecenie Zapisz. Tytuł i lokalizacja dokumentu nie zostaną zmienione.

1

2

Aktualizację pliku możesz wykonać, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+S.

=DSLV\ZDQLHDUNXV]DGRQRZHJRSOLNX Zapisywanie dokumentu do pliku powoduje zastąpienie dotychczasowej zawartości pliku nową. Jeżeli chcesz zachować dotychczasową zawartość pliku i zapisać bieżący dokument, należy utworzyć plik o innej nazwie lub w innymi folderze. 1. Kliknij kartę Plik. 1

Przykłady

2. Kliknij polecenie Zapisz jako. 3. Wyświetlone zostało okno Zapisz jako. Kliknięciem wskaż lokalizację.

3

2

4. W oknie Zapisywanie jako z listy Zapisz jako typ wybierz Skoroszyt programu Excel. 5. Wybierz dla nowej wersji pliku inną lokalizację lub zmień jego nazwę (pole Nazwa pliku:). Na rysunku zmieniono nazwę pliku. 6. Kliknij przycisk Zapisz.

5 4

6

47

48

Przykłady

7. Tytuł dokumentu został zmieniony. 7

W trakcie aktualizacji zawartości pliku zmieniane są dane w pliku o nazwie identycznej z tytułem dokumentu.

=DP\NDQLHSURJUDPX Jeżeli w otworzonym pliku wprowadziłeś zmianę, a później ją anulowałeś, program zapamiętał, że treść arkusza była modyfikowana. Przed zamknięciem arkusza przypomni o zapisaniu aktualnej wersji.

Aby zamknąć arkusz: 1

2

1. Kliknij ikonę Zamknij, widoczną w prawym górnym rogu arkusza. 2. Jeżeli w dokumencie były wykonywane zmiany, wyświetlone zostanie okno z pytaniem o zapisanie aktualnej wersji. Aby ich nie zachowywać, kliknij przycisk Nie zapisuj.

Aby zamknąć arkusz, kliknij kartę Plik, a następnie wybierz z menu polecenie Zamknij.

W programie może być otwartych jednocześnie więcej arkuszy niż jeden. Zamykając okno programu, wydajemy polecenie zamknięcia wszystkich otwartych arkuszy. Polecenie zamknięcia arkusza dotyczy tylko dokumentu wyświetlanego w aktywnym oknie.

Przykłady

7HVWRZDQLH]JRGQRĂFL Już w arkuszu Excel 2007 wprowadzono funkcje, których nie obsługują starsze wersje. Przed zapisaniem arkusza do pliku warto sprawdzić, czy jest możliwe otworzenie arkusza w starszej wersji Excela. Narzędzie do sprawdzania zgodności dokumentu ze starszymi wersjami Excela nosi nazwę Sprawdzanie zgodności. Aby z niego skorzystać: 1

1. Kliknij kartę Plik.

2. Z rozwiniętego menu wybierz polecenie Informacje. 2

3

3. Kliknij widoczną na przycisku Wyszukaj problemy strzałkę skierowaną ku dołowi. 4. Z menu szczegółowego wybierz polecenie Sprawdź zgodność.

4

49

50

Przykłady

5

5. Jeżeli w oknie sprawdzanie zgodności nie pojawi się informacja o niezgodnościach, oznacza to, że arkusz nie zawiera funkcji nieobsługiwanych przez poprzednie wersje Excela.

Nad kartą Plik znajduje się pasek narzędzi Szybki dostęp. Do małych ikonek przypisane są często używane funkcje: zapisywanie, anulowanie lub powtarzanie operacji, szybkie drukowanie. Pasek można w szerokim zakresie modyfikować, dodając lub usuwając funkcje oraz zmieniając jego położenie.

Podsumowanie

Podsumowanie x Dlaczego niektóre polecenia możemy uruchomić, wybierając je z menu, posługując się skrótem klawiaturowym lub klikając ikonę? Podczas pracy z arkuszem Excel wiele czynności można wykonać na różne sposoby. Pusty dokument możemy utworzyć, wybierając polecenia z menu Start. Jeżeli program jest uruchomiony, należy kliknąć kartę Plik, a następnie ikonę Nowy lub nacisnąć klawisze Ctrl+N. Jest to podyktowane wygodą użytkownika. Wybór sposobu zależy od Ciebie. x Czym się różni tworzenie nowego arkusza przez wybieranie poleceń z menu Start i z poziomu okna Excela? Wybierając polecenia z menu Start, uzyskasz dostęp do okna wyboru szablonów dokumentów. x Co się stanie z zawartością dokumentu widocznego na ekranie, gdy zamkniemy program bez zapisywania? Informacje zostaną bezpowrotnie utracone. x Jak zachować dane? Aby zachować bieżącą wersję dokumentu, należy przed zamknięciem arkusza lub programu zapisać ją do pliku. x Czy zmiany wprowadzane w dokumencie widocznym na ekranie są automatycznie wprowadzane do pliku? Nie, zmiany są wprowadzane tylko w dokumencie. Plik jest aktualizowany po wydaniu polecenia zapisu. x W jaki sposób wymusić na programie zapisywanie arkusza do pliku o innej nazwie niż dotychczasowa? Należy kliknąć kartę Plik, a następnie wybrać polecenie Zapisz jako. x Jak można sprawdzić, czy funkcje użyte w arkuszu są obsługiwane przez starsze wersje Excela? Otwórz arkusz, którego zgodność z poprzednimi wersjami Excela chcesz sprawdzić. Kliknij kartę Plik. Wybierz kolejno: Informacje/Wyszukaj problemy/Sprawdź zgodność. Zapoznaj się w informacjami o błędach widocznymi w oknie szczegółowym sprawdzanie zgodności.

51

52

ľ&RMHVWQDMFHQQLHMV]Hľ3U]\NïDG\ ľ3RGVXPRZDQLH

3

Eliminacja niebezpieczeństwa utraty danych Dokument widoczny w oknie arkusza kalkulacyjnego jest zapisany w pamięci RAM komputera. Nie ma ona elementów mechanicznych. Jest podzespołem elektronicznym. Z tego wynikają jej zalety — duża szybkość działania i wysoka niezawodność. RAM umożliwia wielokrotne zapisywanie i odczytywanie zawartości. Zapis do pamięci wykonywany jest przy każdym uruchomieniu programu, wczytaniu danych itp. Odczyt ma miejsce np. wówczas, gdy przewijasz dokument w oknie programu. Nad tym, aby dane były umieszczane tylko w pustych komórkach, a następnie bezbłędnie odnajdywane, czuwa oprogramowanie komputera. Zawartość pamięci RAM zostanie bezpowrotnie utracona po niekontrolowanej przerwie w pracy oprogramowania. Taka przerwa może być spowodowana: zawieszeniem się programu, awarią komputera, zanikiem napięcia zasilającego itp. Aby uniknąć utraty bieżącej wersji dokumentu, należy zapisywać dane do pliku. Pliki zakładane są: w chmurze, na dysku twardym, dyskietkach, płytach CD, pendrive’ach itp. Zaletą tych nośników jest zachowywanie zawartości nawet po wyłączeniu zasilania komputera.

54

Co jest najcenniejsze

Wadą dysków twardych i dyskietek jest obecność w nich elementów mechanicznych, co powoduje, że działają wolniej od pamięci RAM. Częściej również ulegają awariom. W trosce o bezpieczeństwo danych użytkownika Excel okresowo zapisuje kopię pliku. Może być ona wykorzystana do odzyskania danych np. po zawieszeniu programu.

Co jest najcenniejsze W poprzednim rozdziale pokazano, w jaki sposób należy wykonywać pierwszy zapis pliku, aktualizację jego zawartości i jak zapisać plik pod inną nazwą. Zachęcam do wykonywania częstych zapisów. Dobrze jest mieć te same dane zapisane w kilku miejscach, np. na dysku komputera, dysku sieciowym, płycie CD. Po awarii komputera uszkodzony podzespół można wymienić. Zwykle odbywa się to z korzyścią dla sprzętu — nowszy podzespół jest szybszy i ma więcej możliwości. Oprogramowanie można zainstalować ponownie. Rzeczą, która może zostać bezpowrotnie utracona, są dane użytkownika. Żyjąc w pośpiechu, oszczędzamy czas na wykonywaniu kopii zapasowych. W dłuższym okresie nie zawsze jest to opłacalne. Jedyną rzeczą, której możesz być pewien, jest to, że awaria sprzętu nastąpi. Nie wiadomo tylko kiedy. Może się to zdarzyć za chwilę lub za kilka lat. Zastanów się, z jakimi konsekwencjami musiałbyś się liczyć, gdybyś w tej chwili bezpowrotnie utracił dane zgromadzone w komputerze. Kiedy ostatni raz wykonywałeś kopię zapasową najważniejszych plików? Dysponując aktualną kopią (np. w chmurze), możesz uszkodzony sprzęt oddać do serwisu, a pracować nadal na innym komputerze.

Przykłady

Wykonywanie kopii zapasowych jest istotne dla osób, które posługują się komputerami przenośnymi. Utrata sprzętu oznacza utratę danych. Jeżeli masz kopie plików, utrata komputera oznacza jedynie wymierną szkodę materialną. Dysponując aktualną kopią danych przechowywaną w bezpiecznym miejscu, możesz ocalić wyniki swojej pracy.

Przykłady Gdy dysponujemy wieloma kopiami danych, łatwo zapomnieć, która jest najświeższa. Na praktycznych przykładach zobaczysz, w jaki sposób rozpoznać wersję pliku.

'DWDLJRG]LQD]DSLVXPRG\ğNDFMLSOLNX Pierwszą czynnością po utworzeniu nowego arkusza powinno być zapisanie go na dysku. 2 1

1. Nowy dokument ma nic nie mówiącą nazwę ZeszytN. 2. Kliknij ikonę Zapisz.

3. Domyślnie jako folder docelowy proponowany jest ostatnio używany. Kliknij go. Jeżeli chcesz zapisać plik w innym miejscu, wybierz lokalizację w sekcji Zapisz jako.

3

55

56

Przykłady

W tym samym folderze nie mogą znajdować się pliki o identycznych nazwach.

4

5

Aby archiwizować całodzienną pracę, zakładaj codziennie folder o nazwie rrrr-mm -dd, gdzie rrrr oznacza rok, mm numer kolejny miesiąca, a dd dzień. Po zakończeniu pracy kopiuj do niego dokumenty. Jeżeli plik ulegnie uszkodzeniu, trzeba będzie odtworzyć tylko zmiany wprowadzone w ciągu jednego dnia.

4. Jako nazwa pliku proponowany jest tytuł dokumentu. Zastąp nazwę ZeszytN nazwą, która będzie Ci się kojarzyła z treścią dokumentu W przykładzie będzie to Trzeci_arkusz_w_chmurze. 5. Kliknij przycisk Zapisz. 6

6. Spójrz na pasek tytułu. Po zapisaniu dokumentu nazwa pliku i tytuł arkusza są identyczne.

Przykłady

7. Sprawdzimy, czy plik pojawił się na nośniku. Rozwiń menu Plik. Kliknij pozycję Otwórz. 8. Kliknij przycisk Usługa SkyDrive użytkownika [nazwa_użytkownika]. 9. Kliknij przycisk folderu.

7

9 8

10. Ustaw w oknie wyświetlanie szczegółowych informacji o plikach. 11. Zapoznaj się z datami utworzenia plików.

11

10

Informacje o dacie i godzinie są pobierane z zegara systemowego komputera.

57

58

Przykłady

12. Kliknij wskazanie zegara widoczne w prawym dolnym rogu ekranu. 13. Wyświetlone zostało okno z informacjami o dacie i godzinie. Sprawdź, czy zawarte w nim informacje są poprawne. W przypadku rozbieżności wprowadź zmiany.

13

12

:\V]XNLZDQLHQDMQRZV]HJRSOLNX 1. Jeżeli plik był już zapisany, kliknięcie ikony Zapisz spowoduje zapisanie aktualnej wersji dokumentu do pliku. 2. Nazwa i lokalizacja pliku oraz tytuł dokumentu pozostaną niezmienione. 1

2

3. Wyświetl okno Otwieranie, a następnie kliknij strzałkę widoczną na przycisku Więcej opcji.

3

4

4. Wybierz sposób wyświetlania Szczegóły. Aktywna opcja wyróżniona jest za pomocą czarnego suwaka.

Przykłady

5. Wyświetlone zostały dodatkowe informacje o plikach. Są one posortowane według rosnącej kolejności alfabetycznej nazw. Świadczy o tym strzałka widoczna w kolumnie Nazwa. 6. Kliknij nazwę kolumny Data modyfikacji. 5

6

7. Strzałka pojawiła się w kolumnie, która została kliknięta. Pliki są wyświetlone w ten sposób, że najnowszy jest widoczny na górze listy. 7

8. Kliknij ponownie nazwę kolumny Data modyfikacji. Zmienił się zwrot strzałki. Nazwy plików zostały wyświetlone w ten sposób, że najstarszy jest widoczny na górze listy. 8

Aby zapisać dokument pod inną nazwą, należy kliknąć kartę Plik i wybrać polecenie Zapisz jako. Po wyświetleniu okna Zapisywanie jako można zmienić folder docelowy, nazwę oraz format pliku.

Zapisanie dokumentu do pliku powoduje nadpisanie zawartości pliku. Nie jest również możliwe anulowanie przekształceń, które były wykonane przed zapisem.

Aby zachować istotny etap pracy, należy zapisać bieżący dokument do pliku, a następnie zapisać go pod inną nazwą. Pracę należy kontynuować z dokumentem o nowej nazwie. Gdy zajdzie konieczność powrotu do dawnej wersji dokumentu, wystarczy ją wczytać.

59

60

Podsumowanie

Podsumowanie x Jaka jest różnica pomiędzy danymi znajdującymi się w pamięci RAM a zapisanymi do pliku? Pamięć RAM jest podobna do pamięci człowieka. Może się przez nią w zawrotnym tempie przewijać mnóstwo obrazów, tekstów, liczb. Nie odbywa się to ze szkodą dla niej. Nowe informacje zajmują miejsce starszych. Aby ocalić od zapomnienia dobry pomysł, zapisujesz go. Efektem pracy człowieka jest plik papierów — notatek, obliczeń. Posługując się komputerem, możemy w dokumencie dokonywać wielu zmian. Dane, kroje czcionek, kolory wykresów itp. są zamieniane na bity, a one zapisywane w pamięci RAM. Dzięki możliwości wielokrotnego zapisu i odczytu nowa wersja dokumentu zastępuje starszą. Gdy nadasz arkuszowi satysfakcjonujący wygląd, chcesz go zachować. Zapis do pliku polega na skopiowaniu wybranych danych z pamięci RAM na nośnik o innej technologii zapisu. Najczęstszym sposobem jest magnesowanie podłoża. Na tej zasadzie działały kiedyś dyskietki, a obecnie dyski twarde. Dane zapisane na namagnesowanym podłożu nie znikną po wyłączeniu komputera. Są one jednak wrażliwe na silne pola magnetyczne. Dysków CD i DVD nie należy wystawiać na długotrwałe działanie silnego promieniowania słonecznego, ponieważ może ono spowodować uszkodzenie zapisu. Zbiór danych zapisany na nośniku nosi nazwę pliku. x Czy w jednym folderze mogą znajdować się pliki o identycznych nazwach? Nie, pliki muszą różnić się nazwą lub jej rozszerzeniem. x Jak zapisać kilka wersji pliku o tej samej nazwie? Zapisu należy dokonać do różnych folderów. x Czy można odtworzyć poprzednią wersję pliku, jeżeli dokonano zapisu? Nie, jest to niemożliwe. x Skąd komputer pobiera informacje wykorzystywane do oznaczania daty i czasu utworzenia oraz modyfikacji plików? Źródłem informacji jest zegar komputera.

ľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

4

Jak oszczędzać czas Excel, tak jak większość programów, zaraz po zainstalowaniu jest gotowy do pracy. Nie musisz nic ustawiać. Wystarczy, że klikniesz ikonę programu. Dzieje się tak dlatego, że w trakcie instalacji parametrom nadawane są wartości domyślne. Opracowywane są one na podstawie ustawień, które najczęściej wybierają użytkownicy. Ze statystyką jest tak, że jeśli Abacki zjadł 2 batoniki, a Babacki żadnego, to średnio zjedli po jednym. Wniosek z tego jest taki, że nie zawsze wartości statystyczne najlepiej oddają stan rzeczywisty. Ustawienia najczęściej stosowane nie muszą odpowiadać Twoim potrzebom. Opcje wybrane domyślnie nie uniemożliwią wykonania konkretnych czynności. Mogą je skomplikować. Jeżeli np. wszystkie pliki trzymamy w folderze utworzonym na dysku sieciowym, chcielibyśmy, aby przy otwieraniu dokumentów jako pierwszy wyświetlany był ten folder. Zapis nowych dokumentów również powinien być wykonywany do tego miejsca. Ustawienia domyślne powodują, że Excel wyświetla najpierw folder C:\Użytkownicy\Nazwa_użytkownika\Moje dokumenty.

62

Jak oszczędzać czas

Parametry konfiguracyjne programu Excel można zmieniać. Są one zapamiętywane przez program. Przy kolejnym uruchomieniu arkusza zostają wczytane. Jeżeli się okaże, że zachodzi potrzeba zmiany konfiguracji, wystarczy ustawić nowe parametry. Po zamknięciu i uruchomieniu arkusza będą obowiązywać nowe wartości. Opłaca się poświęcić czas na dopasowanie programu. Raz wprowadzonych wartości nie będziesz musiał wpisywać przy każdej sesji z programem. Korzystanie z aplikacji stanie się wygodniejsze, a wykonywanie zadań szybsze. Z punktu „Opcje ogólne” dowiesz się, jak uzyskać dostęp do menu konfiguracyjnego i ustawić parametry wpływające między innymi na wygląd nowego arkusza. W punkcie „Opcje edycji” opisano, jak spowodować, aby Excel przed zastąpieniem wartości wpisanej w komórce wyświetlał komunikat ostrzegawczy. Pozwoli to uniknąć przypadkowej modyfikacji zawartości arkusza. Podczas pracy z arkuszem zawierającym wiele danych powierzchnia okna programu może okazać się zbyt mała, aby wyświetlić wszystkie informacje. W punkcie „Opcje wyświetlania” znajdziesz informacje o tym, jak ukryć zbędne elementy okna programu. Excel ma wbudowaną funkcję regularnego wykonywania kopii zapasowej danych. Jak jej działanie dostosować do swoich potrzeb, dowiesz się z punktu „Autozapisywanie”.

Przykłady

Przykłady Jeżeli w komputerze utworzono więcej niż jedno konto użytkownika, zmiany wykonywane na jednym koncie nie mają wpływu na konfigurację programu dla innych użytkowników.

2SFMHRJöOQH Konfigurowanie programu najlepiej jest rozpocząć od opcji ogólnych. Jeżeli chcesz wprowadzić zmiany w programie, wykonuj je pojedynczo. Następnie zamknij Excela i uruchom go ponownie. Sprawdź, czy zachowuje się zgodnie z oczekiwaniami. Wprowadzenie kilku zmian może utrudnić rozpoznanie, która jest źródłem problemów.

Aby wyświetlić okno wyboru opcji: 1. Kliknij przycisk Plik. 2. W dolnej części wyświetlonego okna kliknij przycisk Opcje.

1

2

63

64

Przykłady

3. Wyświetlone zostało okno Opcje programu Excel. Kliknij przycisk Ogólne. 4. W polu Dołącz następującą liczbę arkuszy ustaw liczbę arkuszy w nowym skoroszycie. 5. Z listy Użyj tej czcionki jako domyślnej wybierz krój czcionki, który domyślnie będzie używany w arkuszu. 6. Z listy Rozmiar czcionki wybierz rozmiar czcionki, który domyślnie będzie używany w arkuszu. Gdy wpiszesz tekst w komórce arkusza, zostanie on sformatowany przy wykorzystaniu domyślnego kroju czcionki. 3

5 6 4

7. W oknie Opcje programu Excel kliknij przycisk Zapisywanie. Wyświetlona zostanie część okna zawierająca opcje zapisywania dokumentu do pliku.

7

8. W polu Lokalizacja pliku Autoodzyskiwania zapisana jest ścieżka dostępu do foldera zawierającego automatycznie wykonywane kopie.

9. W polu Domyślna lokalizacja pliku lokalnego zapisana jest ścieżka dostępu do folderu, w którym domyślnie będą zapisywane pliki. Ten folder będzie wyświetlany po wydaniu polecenia otworzenia pliku. 8

9

Przykłady

2SFMHHG\FML Opcje edycji mają wpływ na zachowanie programu podczas wpisywania i poprawiania danych. 1. W oknie Opcje programu Excel wybierz kategorię Zaawansowane. 2. Jeżeli chcesz, aby po naciśnięciu klawisza Enter zaznaczana była inna komórka, wybierz opcję Przenieś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter. 3. Z listy Kierunek wybierz kierunek zaznaczenia. Aby zaznaczana była komórka znajdująca się poniżej bieżącej, wybierz opcję W dół. 2

1

3

2SFMHZ\ĂZLHWODQLD Opcje wyświetlania określają wygląd okna programu. 1. W oknie Opcje programu Excel wybierz kategorię Zaawansowane. 2. Aby określić liczbę ostatnio wyświetlanych dokumentów wpisz ją w polu Pokaż tę liczbę ostatnio używanych skoroszytów. 1 2

3. Jeżeli chcesz, aby wyświetlany był poziomy pasek przewijania, wybierz opcję Pokaż pasek przewijania poziomego. 4. Jeżeli chcesz, aby wyświetlany był pionowy pasek przewijania, wybierz opcję Pokaż pasek przewijania pionowego. 3 4

65

66

Przykłady

$XWR]DSLV\ZDQLH Działanie autozapisywania polega na tym, że co zadany przedział czasu we wskazane miejsce zapisywana jest kopia bieżącego dokumentu. Dzieje się to całkowicie bez absorbowania użytkownika. Po awarii komputera można próbować odzyskać dane z kopii utworzonej przez autozapisywanie. Gdy operacja się powiedzie, straconych jest maksymalnie tyle zmian w dokumencie, ile zostało wykonanych od ostatniego automatycznego zapisu. Aby uzyskać dostęp do okna wyboru opcji zapisywania: 1. W oknie Opcje programu Excel wybierz kategorię Zapisywanie. 2. Jeżeli chcesz, aby bieżący dokument był automatycznie zapisywany do pliku co określony czas, zaznacz opcję Zapisz informacje Autoodzyskiwania co. 3. W polu na prawo od napisu Zapisz informacje Autoodzyskiwania co wpisz przedział czasowy, co który mają być wykonywane kopie. 1

2

3

Wpisanie zbyt małego odstępu czasu pomiędzy zapisami spowoduje utrudnienie pracy. Podczas zapisywania komputer spowalnia wykonywanie innych czynności. Określenie zbyt dużego odstępu czasu pomiędzy autozapisami grozi utratą dużej części pracy w przypadku zawieszenia komputera.

'RP\ĂOQ\IRUPDWSOLNX W użyciu można spotkać kilka wersji arkusza Excel. W starszych wersjach programu nie można odczytać plików utworzonych przy wykorzystaniu Excela 2013. Jeżeli większość osób, z którymi współpracujesz, używa Excela 97 lub 2003, trzeba arkusze zapisywać w formacie, który pozwoli im na korzystanie z dokumentów. Aby zmienić domyślny format plików: 1. W oknie Opcje programu Excel wybierz kategorię Zapisywanie. 2. Rozwiń listę Zapisz pliki w następującym formacie. 3. Zaznacz format Skoroszyt program Excel 97-2003.

Podsumowanie

1

2

3

Podsumowanie x Czy użytkownik może zmieniać wartości parametrów ustawionych podczas instalacji programu? Tak, korzystając z okna Opcje programu Excel. x Jak długo obowiązują zmienione ustawienia? Aż do ponownego ustawienia parametrów w oknie Opcje programu Excel. x Czy jeżeli z komputera korzysta wiele osób, zmiana konfiguracji wykonana przez jednego użytkownika ma wpływ na działanie programu uruchamianego przez innych użytkowników? Nie, pod warunkiem, że każdy użytkownik loguje się na inne konto. x Czy korzystne jest zapisywanie informacji Autoodzyskiwania co 1 minutę? Wpisanie zbyt małego odstępu czasu pomiędzy zapisami spowoduje utrudnienie pracy. Podczas zapisywania komputer spowalnia wykonywanie innych czynności. Określenie zbyt dużego odstępu czasu pomiędzy autozapisami grozi utratą dużej części pracy w przypadku zawieszenia komputera. x Kiedy nie warto zapisywać arkuszy w formacie Excel 2013? Jeżeli większość osób, z którymi współpracujesz, używa Excela 97 lub 2003, trzeba arkusze zapisywać w formacie, który pozwoli im na korzystanie z dokumentów.

67

68

ľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

5

Niewiarygodne możliwości Po uruchomieniu arkusza kalkulacyjnego wyświetlane jest okno, którego główną część stanowi kratkowany obszar. Jest to komputerowy odpowiednik księgi rachunkowej. Arkusz kalkulacyjny jest jednak nie tylko odpowiednikiem księgi rachunkowej. Ma on znacznie więcej możliwości. Za pomocą kilku kliknięć można zmienić wygląd ekranu i niczym za dotknięciem czarodziejskiej różdżki wyczarować nowe narzędzia. Program komputerowy ma wbudowane funkcje matematyczne. Zamiast wypisywać wzory i obliczać je, wystarczy kilka kliknięć i wartości są wyliczone. Mało tego! Jeśli do obliczeń zostaną użyte niewłaściwe dane, program zasygnalizuje to i wyświetli podpowiedź, jak błąd skorygować. Istna magia!

70

Niewiarygodne możliwości

Excel ma wiele możliwości. Aby łatwiej było z nich korzystać, polecenia zostały pogrupowane. Na Wstążce są karty, a na nich grupy. Kliknięcie Narzędzia główne powoduje wyświetlenie karty, w której zebrano polecenia służące do formatowania komórek.

W karcie Wstawianie znajdują się funkcje dające możliwość wstawiania różnych obiektów (zdjęć, klipartów, wykresów itp.).

Kolejna karta nosi nazwę Układ strony. Znajduje się na niej wiele szczegółowych opcji dotyczących wyglądu strony: schemat kolorów, rozmiary marginesów, orientacja strony itp.

W karcie Formuły znajdują się narzędzia umożliwiające wstawianie formuł.

W karcie Dane znajdują się narzędzia umożliwiające zarządzanie danymi. Można tutaj wybrać źródło danych (np. baza Accessa, internet). Zaimportowane dane można sortować, filtrować, usuwać duplikaty itp.

Niewiarygodne możliwości

W karcie Recenzja znajdują się narzędzia umożliwiające wstawianie komentarzy oraz zabezpieczeń.

W karcie Widok znajdują się opcje widoku i zarządzania poszczególnymi oknami.

Najczęściej używane polecenia (zapisywanie do pliku, anulowanie i powtarzanie ostatnio wykonanej operacji, szybkie drukowanie) możemy również uruchamiać, klikając ikony widoczne na pasku narzędzi Szybki dostęp.

Domyślnie na pasku narzędzi Szybki dostęp nie są wyświetlane wszystkie dostępne ikony. Można je w szerokim zakresie zmieniać. Po kliknięciu strzałki widocznej po prawej stronie narzędzi Szybki dostęp wyświetlane jest menu. Wybranie z niego polecenia Więcej poleceń powoduje wyświetlenie okna Opcje programu Excel.

71

72

Niewiarygodne możliwości

Po prawej stronie okna widoczne są ikony znajdujące się na pasku. Po lewej stronie okna są ikony, które można umieścić na pasku narzędzi Szybki dostęp.

Zarządzanie ikonami przez przenoszenie ich na prawą stronę okna jest rozwiązaniem szybkim. W ten sposób można włączyć (wyłączyć) ikony na jednym pasku narzędzi Szybki dostęp. Jeżeli trzeba wprowadzić więcej zmian w wyglądzie okna programu, należy skorzystać z efektywniejszego narzędzia. Wskazówki dotyczące posługiwania się nim znajdziesz w punkcie „Wygodne zarządzanie kartami”. W trakcie pracy z programem komputerowym to samo polecenie można wydać na kilka sposobów. Można wybrać je z Wstążki. Dzięki temu widać, jakie są pozostałe możliwości. Jeśli jednak dotarcie do polecenia wymaga przebrnięcia przez wiele menu szczegółowych, nie jest to wygodne. Nowy arkusz zostanie utworzony po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+N, a zapisany po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+S. Niektóre z poleceń można również uruchamiać kliknięciem ikony. Wydawanie poleceń programowi Excel zostało opisane w punkcie „Wydawanie poleceń”. W arkuszu kalkulacyjnym argumentem funkcji może być zawartość komórki. Komórki są jednoznacznie określane przez numer wiersza i etykietę kolumny.

Przykłady

Jak należy odczytywać współrzędne komórek, możesz się dowiedzieć z punktu „Odczytywanie współrzędnych komórki”. W zeszycie może znajdować się kilka arkuszy. Używając analogii z biura — arkusz jest komputerowym odpowiednikiem kartki papieru, zaś zeszyt jest wirtualnym odpowiednikiem skoroszytu. Domyślnie zakładane są trzy arkusze o nazwach: Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3. Zamiast nazw domyślnych arkusze mogą nosić nazwy kojarzące się z ich zawartością. Dzięki temu łatwiej będzie w zeszycie odnaleźć potrzebny arkusz. Jak zmienić nazwę arkusza, dowiesz się z punktu „Zmiana nazwy arkusza”. Bez pisania formuł i dobierania funkcji w arkuszu Excel można wykonać proste obliczenia. Wystarczy do tego kilka kliknięć myszą. Informacje na ten temat znajdziesz w punkcie „Błyskawiczne obliczenia”.

Przykłady :\JRGQH]DU]ÈG]DQLHNDUWDPL Excel jest programem uniwersalnym. Jak przystało na aplikację z rodziny Windows, ma możliwość uruchamiania większości narzędzi za pomocą ikon widocznych na kartach. Kart jest tak wiele, że trudno zlokalizować potrzebną ikonę. Aby uniknąć żmudnego szukania, można ikony umieścić na pasku narzędzi Szybki dostęp. Pasek ten jest zawsze widoczny. Może znajdować się nad Wstążką (lokalizacja domyślna) lub pod Wstążką. Aby zmienić lokalizację paska narzędzi Szybki dostęp: 1

1. Kliknij strzałkę znajdującą się po prawej stronie paska narzędzi Szybki dostęp. Rozwinięte zostało menu podręczne. 2. Wybierz polecenie Pokaż poniżej Wstążki.

2

73

74

Przykłady

3. Pasek został wyświetlony pod Wstążką. Po zmianie miejsca uległ on wydłużeniu. Z opcji tej warto korzystać, gdy na pasku narzędzi Szybki dostęp znajduje się wiele ikon.

3

4. W równie prosty sposób można ponownie wyświetlić pasek w dotychczasowej lokalizacji. Kliknij narzędzie Szybki dostęp prawym przyciskiem myszy. Rozwinięte zostało menu podręczne.

5. Wybierz polecenie Pokaż pasek narzędzi Szybki dostęp powyżej Wstążki. 4 5

:\GDZDQLHSROHFHñ W tak złożonym programie jak Excel wiele czynności możemy wykonać na kilka sposobów: wybierając polecenia z menu, klikając ikonę czy posługując się skrótem klawiaturowym. Są one równorzędne. Wybór jednego ze sposobów zależy od upodobań użytkownika. Aby wydać programowi polecenie: 1

1. Kliknij kartę Plik. 2. Z menu wybierz polecenie Otwórz.

2

Przykłady

3. W oknie Otwieranie odszukaj plik, który chcesz otworzyć, i zaznacz go. 4. Kliknij przycisk Otwórz.

3

4 5

5. Spowoduje to wczytanie pliku. W ćwiczeniu zamkniemy okno kliknięciem przycisku Zamknij.

Skrótem klawiaturowym, który spowoduje wyświetlenie okna Otwieranie, jest Ctrl+O.

75

76

Przykłady

2GF]\W\ZDQLHZVSöïU]ÚGQ\FKNRPöUNL W arkuszu współrzędne komórki określają ją jednoznacznie. Podanie współrzędnych umożliwia jednoznaczne zidentyfikowanie komórki. 1. Kliknij komórkę znajdującą się w lewym górnym rogu arkusza. Wokół niej pojawiło się zielone obramowanie. 2. Numer wiersza, w którym znajduje się wybrana komórka, został wyróżniony zmianą tła. Odczytaj go. 3. Etykieta kolumny, w której znajduje się wybrana komórka, została wyróżniona zmianą tła. Odczytaj ją.

4 3 2

4. Współrzędne aktywnej komórki zapisane w postaci numer_wiersza_ etykieta_kolumny są wyświetlane w polu nazwy. Odczytaj je.

1

5. Kliknij inną komórkę. Wokół niej pojawiło się obramowanie.

8

6. Wraz ze zmianą aktywnej komórki wyróżniony został inny numer wiersza. Odczytaj go.

7 6

5

7. Odczytaj numer kolumny, w której znajduje się aktywna komórka.

8. Odczytaj współrzędne aktywnej komórki widoczne w polu nazwy.

=PLDQDQD]Z\DUNXV]D Excel domyślnie tworzy jeden arkusz. Kolejno tworzonym arkuszom nadaje nazwy: Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3. Domyślne nazwy nic nie mówią o treści arkusza. Aby odnaleźć potrzebne informacje, musimy pamiętać, co zawiera arkusz o określonym numerze, lub otwierać poszczególne arkusze. Na szczęście domyślną nazwę można zmienić. Ależ to praktyczne! Aby zmienić nazwę arkusza:

Przykłady

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy etykietę arkusza, którego nazwę chcesz zmienić. 2

2. Z menu podręcznego wybierz polecenie Zmień nazwę. 3. Wpisz z klawiatury nową nazwę. Aby zakończyć edycję etykiety, naciśnij klawisz Enter.

1

3

%ï\VNDZLF]QHREOLF]HQLD W dalszych rozdziałach książki opisane są funkcje matematyczne. Podane są przykłady wykonania przy użyciu arkusza kalkulacyjnego bazy danych, programu analizującego stan magazynu itp. Excel, choć tak potężny, z powodzeniem nadaje się np. do podliczenia listy zakupów. Aby wyliczyć wartość jednej z najczęściej używanych funkcji matematycznych: 1. Zaznacz obszar danych. 2. Na pasku stanu wyświetlone zostały trzy domyślnie wyliczane wartości: Średnia, Licznik, Suma. 3. Kliknij pasek stanu prawym przyciskiem myszy. 4. Z menu podręcznego wybierz nazwę funkcji.

1

4 2

3

77

78

Podsumowanie

5. Odczytaj wartość funkcji.

5

6. Zaznacz część obszaru danych.

6

7. Sprawdź, jak zmieniły się wartości wyliczone przez Excela.

7 Aby zaznaczyć obszar danych, kliknij początkową komórkę. Przeciągnij kursor do ostatniej komórki i zwolnij lewy przycisk myszy.

Podsumowanie x Czego odpowiednikiem jest Wstążka? Wstążka jest odpowiednikiem menu. x Co to jest skrót klawiaturowy? Jest to kombinacja klawiszy, którą trzeba nacisnąć, aby wydane zostało przypisane do skrótu polecenie. x Dlaczego warto używać skrótów klawiaturowych? Naciśnięcie kombinacji klawiszy jest szybsze niż wybranie poleceń z menu. W notebookach korzystanie z klawiatury jest wygodniejsze niż posługiwanie się urządzeniem wskazującym. x Jak należy rozumieć zapis Ctrl+N? Zapis ten oznacza: przytrzymaj klawisz Ctrl, naciśnij klawisz N, zwolnij oba klawisze. x W jaki sposób można opisać położenie komórki? Należy podać numer wiersza i etykietę kolumny, na przecięciu których znajduje się komórka. x Jak najprościej wykonać obliczenia na liczbach znajdujących się w jednej kolumnie? Aby wykonać obliczenia na liczbach znajdujących się w jednej kolumnie, należy je zaznaczyć, kliknąć prawym przyciskiem myszy pasek stanu i odczytać wyniki podstawowych obliczeń z menu podręcznego.

ľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

6

Łatwe sposoby zaznaczania Zanim wydasz programowi konkretne polecenie, musisz wskazać, które komórki zawierają dane do wykorzystania. Przy podliczaniu rachunku w restauracji nie trzeba sumować nazw ani gramatury i objętości potraw. Istotna jest tylko cena.

80

Łatwe sposoby zaznaczania

Argumentem funkcji może być zarówno pojedyncza komórka, jak i grupa komórek. Wybrane komórki są wyróżnione za pomocą zielonego obramowania. Aby zaznaczyć pojedynczą komórkę, wystarczy ją kliknąć. Bardziej skomplikowane jest zaznaczanie obszarów oraz zmiana rozmiarów obszarów. Kliknięcie innej komórki powoduje usunięcie dotychczasowego zaznaczenia i pojawienie się obramowania wokół ostatnio klikniętej komórki. Jak zaznaczyć pojedynczą komórkę, dowiesz się z punktu „Zaznaczanie komórki”. Podobnie przebiega zaznaczanie obszarów komórek. Możesz o nim przeczytać w punkcie „Zaznaczanie sąsiednich komórek”. Zaznaczenie kolejnej komórki nie będzie powodowało usunięcia wcześniejszego zaznaczenia, dopóki będziesz trzymać wciśnięty klawisz Ctrl. W jaki sposób można sumować zaznaczane obszary, dowiesz się z punktu „Zaznaczanie niesąsiadujących komórek”. A co począć, gdy trzeba zaznaczyć cały arkusz? Jest to niezbędne, aby np. zmienić wielkość czcionki w całym dokumencie. Czy należy kliknąć każdą z komórek? Na szczęście nie! Istnieją sposoby szybkiego zaznaczania obszarów komórek. Aby zaznaczyć wszystkie komórki leżące w tym samym wierszu lub kolumnie, należy kliknąć numer wiersza lub etykietę kolumny. W celu zaznaczenia całego arkusza trzeba kliknąć prostokąt znajdujący się na przecięciu pól z numerami wierszy i etykietami kolumn. Informacje na ten temat znajdziesz w punktach: „Zaznaczanie wiersza”, „Zaznaczanie kolumny”, „Zaznaczanie arkusza”. Komórki można wybierać nie tylko za pomocą myszy. Notebooki mają wbudowane urządzenia wskazujące, które nie zapewniają komfortu pracy. Drgnięcie dłoni podczas klikania może zostać zinterpretowane przez program jako przesunięcie myszy. Łatwiejsze jest korzystanie ze skrótów klawiaturowych. Naciskanie klawiszy wymaga mniejszej precyzji ruchów. W tabeli 6.1 zebrano sposoby zaznaczania obszarów.

Łatwe sposoby zaznaczania

Tabela 6.1. Zaznaczanie obszarów arkusza za pomocą klawiszy Efekt

Klawisze

Zaznacza cały arkusz. Jeśli arkusz zawiera dane, użycie klawiszy Ctrl+A powoduje zaznaczenie bieżącego regionu. Powtórne naciśnięcie klawiszy Ctrl+A powoduje zaznaczenie całego arkusza. Gdy punkt wstawiania znajduje się po prawej stronie nazwy funkcji w formule, wyświetla okno dialogowe Argumenty funkcji.

Ctrl+A

Umożliwia wstawienie nazwy argumentów i nawiasów, jeśli punkt wstawiaCtrl+Shift+A nia znajduje się na prawo od nazwy funkcji w formule. Zaznacza bieżący obszar wokół aktywnej komórki (obszar danych otoczony pustymi wierszami i pustymi kolumnami). Ctrl+Shift+* W tabeli przestawnej zaznacza cały raport w formie tabeli przestawnej. Zaznaczenie całego wiersza

Shift+Spacja

Zaznaczenie całej kolumny

Ctrl+Spacja

Zaznaczenie wszystkich komórek zawierających komentarz

Ctrl+Shift+O

Zaznaczenie wszystkich obiektów w arkuszu

Ctrl+Shift+Spacja

Posługując się klawiaturą, można dołączyć inne komórki do zaznaczonego obszaru. W tabeli 6.2 znajdują się służące do tego wybrane kombinacje klawiszy. Tabela 6.2. Kombinacje klawiszy służące do poszerzania zaznaczonego obszaru Efekt

Klawisze

Kombinacja klawiszy rozszerza zaznaczenie do ostatniej używanej komórki w arkuszu (prawego dolnego rogu). Jeśli kursor znajduje się w pasku formuły, naciśnięcie klawiszy Ctrl+Shift+End powoduje zaznaczenie całego tekstu w pasku formuły od położenia kursora do końca — nie ma to wpływu na wysokość paska formuły.

Ctrl+Shift+End

Poszerzenie zaznaczenia do początku arkusza

Ctrl+Shift+Home

Poszerzenie zaznaczenia do ostatniej niepustej komórki w kolumnie lub wierszu wyznaczonym przez położenie aktywnej komórki

Ctrl+Shift+Strzałka

Włączenie (wyłączenie) trybu rozszerzonego. W trybie rozszerzonym na pasku stanu widoczny jest napis Rozszerzanie zaznaczenia. Naciskanie klaF8 wiszy sterowania ruchem kursora powoduje poszerzanie zaznaczonego obszaru

81

82

Przykłady

Przykłady Poniższe przykłady demonstrują podstawowe sposoby zaznaczania komórek.

=D]QDF]DQLHNRPöUNL Zaznaczona komórka wyróżniona jest zielonym obramowaniem. Po wczytaniu arkusza aktywna musi być przynajmniej jedna komórka. Aby zaznaczyć komórkę: 1. Kliknij komórkę, którą chcesz zaznaczyć. 2. Obramowanie zostało usunięte z dotychczas aktywnej komórki. Pojawiło się ono wokół komórki, która została kliknięta.

1

3. Współrzędne aktywnej komórki widoczne są w polu nazwy.

3

2

=D]QDF]DQLHVÈVLHGQLFKNRPöUHN Zaznaczenie obszaru jest niezbędne wówczas, gdy ma zostać uwzględniona zawartość wszystkich komórek, np. przy sumowaniu listy sprawunków. Aby zaznaczyć sąsiednie komórki: 1. Kliknij komórkę znajdującą się w narożniku obszaru, który ma zostać zaznaczony. 1

Przykłady

2. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy.

2

3. Przesuń kursor w poziomie, aby zaznaczyć całą szerokość obszaru.

3

4. Przesuń kursor w pionie, aby zaznaczyć wysokość obszaru.

4

5. Zwolnij lewy przycisk myszy. Przesuń mysz. Kursor się przemieszcza, ale po zwolnieniu przycisku kształt obszaru się nie zmienia.

5

Aby usunąć zaznaczenie obszaru, kliknij dowolną komórkę arkusza.

83

84

Przykłady

=D]QDF]DQLHQLHVÈVLDGXMÈF\FKNRPöUHN Aby zaznaczyć komórki, które nie sąsiadują ze sobą: 1. Kliknij pierwszą komórkę obszaru, który ma zostać zaznaczony. 1

2. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl. Kliknij następną komórkę obszaru. 2

3. Klikając, zaznacz cały obszar. Zaznaczone komórki wyróżnione są innym kolorem tła. 3

Przykłady

=D]QDF]DQLHVÈVLDGXMÈF\FKNRPöUHN Aby zaznaczyć komórki, które sąsiadują ze sobą: 1. Kliknij pierwszą komórkę obszaru, który ma zostać zaznaczony. 1

2. Przesuń kursor do ostatniej komórki obszaru, który ma zostać zaznaczony.

2

3. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Shift. Kliknij lewym przyciskiem myszy. Zaznaczony został obszar ograniczony dwiema komórkami. 3

4. Zwolnij klawisz Shift i przesuń kursor. Zaznaczenie komórek nie uległo zmianie.

4

85

86

Przykłady

Zaznaczanie wiersza Aby zaznaczyć wszystkie komórki leżące w tym samym wierszu: 1. Umieść kursor nad polem z numerem wiersza. Przyjmie on kształt czarnej poziomej strzałki. 1

2. Kliknij myszą. Cały wiersz został zaznaczony.

2

=D]QDF]DQLHNROXPQ\ Aby zaznaczyć wszystkie komórki leżące w tej samej kolumnie:

1

1. Umieść kursor nad polem z etykietą kolumny. Przyjmie on kształt czarnej pionowej strzałki.

Przykłady

2. Kliknij myszą. Zaznaczone zostały wszystkie komórki leżące w tej samej kolumnie. 2

Aby zsumować zaznaczane obszary, należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, a następnie zaznaczać kolejne obszary. Po zakończeniu zaznaczania trzeba zwolnić klawisz Ctrl.

=D]QDF]DQLHDUNXV]D Nie obawiaj się. Nie trzeba będzie klikać kolejno etykiet wierszy lub kolumn. Dla użytkowników, którzy zaznaczają cały arkusz hurtem, wymyślono ułatwienie. Aby zaznaczyć cały arkusz: 1. Umieść kursor w lewym górnym narożniku arkusza. Kliknij prostokąt nieposiadający oznaczenia.

1

2. Zaznaczony został cały arkusz.

2

87

88

Podsumowanie

Aby anulować zaznaczenie, należy kliknąć dowolną komórkę arkusza. Dotychczasowe zaznaczenie zniknie. Wyróżniona będzie tylko ostatnio kliknięta komórka.

W arkuszu musi być zaznaczona minimum jedna komórka.

Podsumowanie x W jaki sposób przekazywana jest programowi informacja o tym, zawartość których komórek ma zostać poddana działaniu wybieranych poleceń? Uruchamiane polecenia dotyczą tylko zawartości komórek zaznaczonych. x W jaki sposób można poznać, która komórka jest zaznaczona? Wokół wybranych komórek widoczne jest zielone obramowanie. x Ile komórek może być zaznaczonych w arkuszu? W arkuszu może być zaznaczona dowolna liczba komórek: od jednej do całego arkusza. x Jak usunąć zaznaczenie komórek? Aby usunąć dotychczasowe zaznaczenie, trzeba kliknąć dowolną komórkę arkusza. Zaznaczona będzie tylko ostatnio kliknięta komórka. x Jak zaznaczać ciągłe obszary komórek? Najprostszym sposobem jest przeciąganie kursora. x Jak zaznaczyć ciągły obszar komórek leżących w jednym wierszu lub kolumnie? Należy kliknąć pierwszą komórkę obszaru, wcisnąć i przytrzymać klawisz Shift, a następnie kliknąć ostatnią komórkę obszaru. x Czy można jednocześnie zaznaczyć niesąsiadujące ze sobą komórki? Tak. Należy kliknąć pierwszą komórkę, wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, klikać kolejne komórki. Po zaznaczeniu wszystkich komórek trzeba zwolnić klawisz Ctrl. x Jak zaznaczyć wszystkie komórki w kolumnie lub wierszu? Aby zaznaczyć wszystkie komórki w danej kolumnie lub wierszu, należy kliknąć pole z numerem wiersza lub etykietą kolumny. x Jak zaznaczyć komórki leżące w kilku kolumnach? Należy kliknąć etykietę pierwszej kolumny, wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, klikać etykiety kolejnych kolumn. Po zaznaczeniu wszystkich kolumn trzeba zwolnić klawisz Ctrl.

ľ.UQÈEUQHPDV]\Q\ľ3U]\NïDG\ ľ3RGVXPRZDQLH

7

Mistrzowskie wprowadzanie danych Poznawanie świata i odkrywanie rządzących nim reguł bardzo często polega na zbieraniu informacji i wyciąganiu na ich podstawie wniosków. Tabele zapełnione liczbami nie bardzo nadają się do formułowania praw. Potrzebne jest efektywne narzędzie, które umożliwi gromadzenie danych, wykonywanie na nich obliczeń oraz interpretację wyników. Do tej roli świetnie nadaje się arkusz kalkulacyjny. W komórkach można wpisywać wartości liczbowe i tekst. Można również umieszczać w nich wyrażenia matematyczne, których argumentami jest zawartość innych komórek. Zanim za pomocą Excela będziesz odkrywać nowe prawa przyrody, musisz opanować mniej pasjonującą czynność — przygotowywanie danych. Chwilowo na arkusz kalkulacyjny będziemy patrzeć jak na czarną skrzynkę. Z jednej strony wprowadzamy dane, a z drugiej otrzymujemy wyniki.

90

Mistrzowskie wprowadzanie danych

Wprowadzanie danych sprawia niespodzianki początkującym użytkownikom arkusza kalkulacyjnego. Czynność przypomina wpisywanie tekstu w edytorze tekstu, ale tylko częściowo. Arkusz kalkulacyjny formatuje dane zapisane w komórkach. Formatowanie informuje program, jak ma interpretować znaki znajdujące się w komórkach. Zastanówmy się, co może oznaczać liczba 2010. Ta sama liczba może być rokiem, kwotą zarobków lub też współczynnikiem informującym o procentowym przyroście wartości. Człowiek z kontekstu użycia informacji wywnioskuje, czego ona dotyczy. Komputer niestety tego nie zrobi. Oprócz wpisania danych należy odpowiednio je sformatować — dodać do nich informację o sposobie interpretacji. Konieczne jest jeszcze ustawienie szerokości kolumn, wyróżnienie innym kolorem lub krojem czcionki nazw kolumn, wyników końcowych itp. Wyrażeń nie musimy definiować sami. Excel udostępnia użytkownikom ponad 300 funkcji! Oprócz czterech podstawowych działań w arkuszu dostępne są między innymi funkcje: finansowe, daty i czasu, statystyczne i logiczne. Wyniki obliczeń można zinterpretować graficznie, tworząc wykresy. Podczas wpisywania danych widoczna jest przewaga człowieka nad komputerem. Komputer nie myśli. Maszyna bezkrytycznie wykonuje polecenia człowieka, nawet gdy na pierwszy rzut oka widać, że ich rezultaty w wyniku popełnionego błędu są nieprawidłowe. Z kolei w trakcie wykonywania obliczeń i wykresów daje znać o sobie przewaga komputera nad człowiekiem. Maszyna liczy i wykreśla o wiele szybciej niż człowiek. Oprócz tego nie męczy się i nie myli. Jeżeli dane zostały wprowadzone poprawnie i dobrze sprecyzowano warunki obliczeń — interpretacja wyników będzie czystą przyjemnością. Jakiego rodzaju dane można gromadzić i przetwarzać w arkuszu kalkulacyjnym? Mogą to być zarówno wyniki eksperymentów naukowych, kalkulacje przedsięwzięć, stany magazynów, jak i książki adresowe. Excel jest programem niezwykle uniwersalnym, w związku z czym świetnie nadaje się do rozmaitych zastosowań.

Krnąbrne maszyny

Dane mogą być wprowadzone do arkusza kalkulacyjnego z plików zapisanych na nośnikach, przesłanych siecią komputerową, utworzonych przez urządzenia pomiarowe. Nie muszą być one zapisane w formacie *.xlsx. Excel ma wbudowane filtry umożliwiające wczytywanie plików w różnorodnych formatach (tekstowych, baz danych, arkuszy kalkulacyjnych, edytorów). Dane można również wpisywać z klawiatury i kopiować pomiędzy obszarami z wykorzystaniem schowka. Jeżeli w kolejnych komórkach powinny znaleźć się dane tworzące logiczny ciąg — kolejne liczby, litery alfabetu — nie trzeba ich pracowicie wpisywać. Wystarczy wypełnić kilka komórek, tak aby na ich podstawie można było jednoznacznie określić wartość początkową i krok, którym różni się wartość kolejnych komórek. Dane te tworzą serię. Na ich podstawie program może wypełnić pozostałą część zaznaczonego obszaru. Do arkusza można wprowadzać następujące rodzaje danych: x teksty — tytuły, komentarze, uwagi itp.; x wartości alfanumeryczne — wyniki pomiarów, wydatki, współczynniki itp.; x wartości daty i czasu — daty, godziny; x wartości logiczne — wartości określające zależności pomiędzy zdarzeniami umożliwiające prawidłowe wnioskowanie. Osobną grupę informacji wprowadzanych do arkusza stanowią formuły. Formuła to ciąg operacji matematycznych na wskazanych przez użytkownika argumentach. Zwraca ona wynik wykonanego obliczenia.

Krnąbrne maszyny Większość użytkowników komputerów ma awersję do czytania instrukcji. Muszę Ci się przyznać, że ja nie jestem wyjątkiem. Dopiero gdy coś nie działa tak, jak powinno, szukam przyczyn w dokumentacji. Wpisywanie danych do arkusza kalkulacyjnego jest czynnością, która najczęściej przysparza kłopotów. Wpisywanie jak wpisywanie — czynność jest dobrze znana z edytora tekstu. Tymczasem przy wprowadzaniu danych ujawnia się specyfika arkusza, dają o sobie znać skutki formatowania komórek. Okazuje się, że nie zawsze 2+2 = 4.

91

92

Przykłady

Zanim definitywnie rozprawisz się z krnąbrnym komputerem, zapoznaj się z niniejszym rozdziałem.

Przykłady Poniżej pokazano kilka zasad poprawnego wpisywania danych i sposobów na uproszczenie tej żmudnej czynności.

:SLV\ZDQLHGDQ\FK Aby wpisać dane: 1. Kliknij komórkę, w której dane mają się znaleźć. Dane wprowadzane z klawiatury pojawią się tylko w komórce, która została wyróżniona.

1 3

4

2

2. Naciśnij na klawiaturze klawisz oznaczony literą a. Litera pojawiła się w zaznaczonej komórce. 3. Wpisany znak pojawił się w pasku formuły. 4. Migająca czarna kreska, zwana punktem wstawiania, wskazuje miejsce, w którym pojawi się kolejny wpisany znak. Po wpisaniu pierwszego znaku przesunął się w prawo.

6 7

5

5. Wpisz z klawiatury literę s. Pojawiła się ona w aktywnej komórce. 6. Wpisany znak widoczny jest również w pasku formuły. 7. Punkt wstawiania znów przesunął się o jedną pozycję w prawo.

Przykłady

8. Naciśnij klawisz Enter. Wpisane znaki pozostały w komórce. 9. Aktywna jest komórka znajdująca się poniżej tej, do której wpisano dane.

8 9

Jeżeli w trakcie wpisywania popełnimy błąd, znak znajdujący się na lewo od kursora możemy usunąć, naciskając klawisz Backspace. Znak znajdujący się na prawo od kursora możemy usunąć, naciskając klawisz Del.

Naciśnięcie klawisza Esc powoduje opuszczenie komórki bez zapisania wprowadzonych danych.

.RSLRZDQLHGDQ\FK Wpisywanie danych jest żmudną czynnością — można łatwo popełnić pomyłkę. Praca z komputerem ma tę zaletę, że jeśli dane są już wpisane, można je skopiować, zamiast wpisywać. Metoda ta jest szybsza i obarczona mniejszym ryzykiem błędu niż wpisywanie. Dane można kopiować nie tylko w obrębie tego samego zeszytu, ale również pomiędzy komórkami należącymi do różnych zeszytów lub arkuszy.

Aby skopiować dane:

2 1

1. Zaznacz komórki zawierające dane, które chcesz skopiować. Wokół zaznaczonych komórek widoczna jest ciemna obwódka. 2. Kliknij ikonę Kopiuj. Zawartość zaznaczonego obszaru została skopiowana do schowka.

93

94

Przykłady

3. Obszar skopiowany do schowka jest zaznaczony linią przerywaną. 5

4. Wskaż miejsce, do którego mają zostać skopiowane dane. Jeżeli lewa górna komórka kopiowanego obszaru ma zostać umieszczona w komórce B1, należy ją zaznaczyć kliknięciem. 4

5. Kliknij ikonę Wklej.

3

6. Dane pojawiły się w arkuszu. Są one również nadal w schowku. 7. Zaznacz pustą komórkę kliknięciem.

6 7

8. Kliknij ikonę Wklej. 8

9. Zawartość schowka została wstawiona do arkusza roboczego.

9

Schowek przypomina swym działaniem pieczątkę. Zaznaczając obszar źródłowy, określamy treść pieczątki. Kliknięcie ikony Wklej powoduje umieszczenie wzoru w arkuszu.

Przykłady

6HULHGDQ\FK Wprowadzając dane, możemy stanąć przed zadaniem wypełnienia sąsiednich komórek kolejnymi liczbami, datami itp. Komputer może nas wyręczyć. Wystarczy wypełnić tyle komórek, aby jednoznacznie można było określić, co powinno się znajdować w komórkach kolejnych. Program pomoże nam w ich wypełnianiu. W celu wypełnienia obszaru serią danych: 1. Wpisz w komórkach dane pozwalające na jednoznaczne wyliczenie zawartości następnych komórek.

1 2

2. Zaznacz obszar wzorcowy. 3. Umieść kursor w narożniku zaznaczonego obszaru. Gdy zmieni kształt, wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy.

3

4. Przeciągnij myszą w kierunku, w którym mają zostać wypełnione komórki. Obszar przeznaczony do wypełnienia wyróżniony jest zieloną ramką. 4

5. Obok kursora wyświetlana jest wartość, która zostanie wpisana do bieżącej komórki.

5

6. Po zaznaczeniu obszaru, który ma zostać wypełniony serią danych, zwolnij lewy przycisk myszy. W komórkach pojawią się dane.

6

Osobie, która nie zna Excela, wypełnianie komórek serią danych może kojarzyć się z czarną magią. Program komputerowy sam odgaduje, co powinno być wpisane w kolejnych komórkach. Jest to jednak tylko jedna z wielu ciekawych właściwości arkusza. Pozwala ona zaoszczędzić czas i uniknąć błędów.

95

96

Przykłady

)RUPXï\ Excel pozwala użytkownikowi na korzystanie z ponad 300 predefiniowanych funkcji. Wybrane z nich poznamy w dalszej części książki. Teraz zapoznamy się ze sposobami wpisywania formuł. Aby wstawić do arkusza formułę: 1. Zaznacz obszar zawierający dane, które mają być argumentami funkcji.

2

2. Kliknij ikonę Suma. 1

5

3. Pod kolumną sumowanych wartości pojawiła się nowa liczba. Jest ona równa sumie liczb w zaznaczonym obszarze. 4. Kliknij komórkę, w której znajduje się wynik sumowania. 5. Na pasku formuły wyświetlona została zawartość komórki. Do komórki A6 wstawiona została formuła. Każda formuła programu Excel musi rozpoczynać się od znaku równości (=). Po nim znajduje się nazwa funkcji oraz jej argumenty.

3 4

7

6. Wyliczymy teraz inną wartość. Usuń wynik sumowania, naciskając klawisze Ctrl+Z.

6

7. Zaznacz obszar zawierający dane.

8

8. Kliknij czarną strzałkę widoczną na prawo od ikony Suma. 9

9. Z menu wybierz pozycję Średnia.

Przykłady

10. Pod kolumną wpisanych cyfr pojawiła się nowa liczba. Widoczna w niej wartość jest równa średniej arytmetycznej liczb w zaznaczonym obszarze.

12

11. Kliknij komórkę, w której znajduje się wynik formuły. 12. Na pasku formuły wyświetlona została zawartość komórki.

10

11 14

13. Kliknij pustą komórkę arkusza. 14. Po kliknięciu czarnej strzałki widocznej na prawo od ikony rozwijane jest menu z pięcioma funkcjami. W ten sam sposób można uzyskać dostęp do większej liczby funkcji. Kliknij czarną strzałkę widoczną na prawo od ikony Suma.

13 15

15. Z menu wybierz pozycję Więcej funkcji…. 16. W oknie Wstawianie funkcji odszukaj pole Wybierz funkcję i kliknij nazwę funkcji. 17. Pod polem Wybierz funkcję widoczny jest skrócony opis zaznaczonej funkcji.

16

18. Aby wstawić wybraną funkcję do arkusza, kliknij przycisk OK.

17 18

Aby wyszukać funkcję, nie znając jej nazwy, wpisz wykonywaną przez nią czynność w polu Wyszukaj funkcję okna Wstawianie funkcji, a następnie kliknij przycisk Przejdź. Wyświetlone zostaną nazwy funkcji, w których opisie znajduje się szukany termin.

97

98

Podsumowanie

Podsumowanie x Dlaczego formatowanie komórek jest istotne dla prawidłowości obliczeń? Formatowanie informuje program, jak ma interpretować znaki znajdujące się w komórkach. x W jaki sposób można wprowadzać dane do arkusza kalkulacyjnego? Dane mogą być wprowadzone do arkusza kalkulacyjnego z plików zapisanych na nośnikach, przesłanych siecią komputerową, utworzonych przez urządzenia pomiarowe. Excel ma wbudowane filtry umożliwiające wczytywanie plików w różnorodnych formatach (tekstowych, baz danych, arkuszy kalkulacyjnych, edytorów). Dane można również wpisać z klawiatury i kopiować pomiędzy obszarami z wykorzystaniem schowka. x Czy wszystkie dane serii trzeba wpisywać? Jeżeli w kolejnych komórkach powinny znaleźć się dane tworzące logiczny ciąg — kolejne liczby, litery alfabetu — nie trzeba ich pracowicie wpisywać. Wystarczy wypełnić kilka komórek, tak aby na ich podstawie jednoznacznie można było określić wartość początkową i krok, którym różni się wartość kolejnych komórek. Dane te tworzą serię. Na ich podstawie program może wypełnić pozostałą część zaznaczonego obszaru. x Jakiego rodzaju dane można umieszczać w arkuszu kalkulacyjnym? Do arkusza można wprowadzać: tekst (tytuły, komentarze, uwagi), wartości alfanumeryczne (wyniki pomiarów, wydatki, współczynniki), wartości daty i czasu (daty, godziny), wartości logiczne (zależności pomiędzy zdarzeniami umożliwiające prawidłowe wnioskowanie). Osobną grupę informacji wprowadzanych do arkusza stanowią formuły. Formuła to ciąg operacji matematycznych na wskazanych przez użytkownika argumentach. Zwraca ona wynik wykonanego obliczenia. x Jak spośród ponad 300 funkcji wybrać tę, która najlepiej będzie odpowiadała naszym potrzebom? Aby wyszukać funkcję, nie znając jej nazwy, musimy wyświetlić okno Wstawianie funkcji. W polu Wyszukaj funkcję trzeba wpisać słowa kluczowe, a następnie kliknąć przycisk Przejdź. Wyświetlone zostaną nazwy funkcji, w których opisie znajduje się szukany termin.

ľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

8 Edycja danych Praca z arkuszem kalkulacyjnym ma tę przewagę nad wykonywaniem obliczeń na kartce papieru, że można w nim wprowadzać poprawki bez konieczności przepisywania całości od początku. Zmiana danych nie wymaga używania gumki czy korektora. Wielokrotnie modyfikowany arkusz wygląda tak samo estetycznie jak zaraz po utworzeniu. Czyni to komputer idealnym narzędziem dla osób, które wykonują projekty czy kosztorysy, zmieniając wielokrotnie wartości w dokumencie, aż uzyskają odpowiedni wynik.

100

Edycja danych

Dodatkowym ułatwieniem w pracy jest to, że program zapamiętuje kolejne zmiany w edytowanych dokumentach. Dzieje się to automatycznie, bez absorbowania uwagi użytkownika. Zgromadzone informacje można wykorzystać do przywrócenia arkuszowi postaci, jaką miał przed modyfikacją. Arkusza kalkulacyjnego nie można zepsuć. Gdy wprowadzisz zmianę, która dała inny efekt od zamierzonego — wystarczy, że ją anulujesz. Arkuszowi można przywracać wygląd, który miał kilka chwil wcześniej. Aby anulować ostatnio wprowadzone zmiany, należy posłużyć się kombinacją klawiszy Ctrl+Z.

Liczba zarejestrowanych zmian jest parametrem konfiguracji programu. Zebrane informacje są usuwane po zapisaniu arkusza do pliku. Nie zajmują one miejsca na dysku. Po zamknięciu arkusza do pliku nie jest możliwe cofnięcie wykonanych operacji.

Arkusz kalkulacyjny pozwala na tworzenie w prosty sposób wielu wersji dokumentu. Wystarczy zapisać kolejną wersję do pliku o innej nazwie niż już istniejące. Edytowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym należy rozpocząć od wskazania, które obszary chcemy zmienić. W tym celu trzeba zaznaczyć komórkę (obszar). Wokół przeznaczonej do edycji komórki (obszaru) widoczna jest zielona obwódka. Miejsce, w którym będą pojawiały się znaki wpisywane z klawiatury, wskazuje punkt wstawiania. Ma on postać migającej kreski. Wpisanie znaku z klawiatury spowoduje pojawienie się go w komórce i przesunięcie znaku wstawiania w prawo. Aby usunąć znak znajdujący się na prawo od znaku wstawiania, należy wcisnąć klawisz Del.

Edycja danych

W celu usunięcia znaku znajdującego się na lewo od znaku wstawiania należy wcisnąć klawisz Backspace.

Zatwierdzenie wprowadzonych zmian następuje po naciśnięciu klawisza Enter.

Aby anulować wprowadzone zmiany, trzeba nacisnąć klawisz Esc.

Wprowadzanie zmian w arkuszu nie jest czynnością skomplikowaną. W pewnych okolicznościach może to być wadą. Zmianę w arkuszu można bowiem wprowadzić przez pomyłkę. Wystarczy nacisnąć klawisz. Znak pojawi się w komórce otwartego dokumentu. Jeżeli wiemy, gdzie zostały wprowadzone przypadkowe zmiany, można je cofnąć. Gdy nie jesteśmy tego pewni, a arkusz ma duże rozmiary, możemy mieć nie lada kłopot. Aby uniknąć stresujących sytuacji, warto po utworzeniu dokumentu zablokować możliwość zapisu. Blokada jest odwracalna. Nie przeszkadza w przeglądaniu dokumentu i w świadomym wprowadzaniu zmian. Kolejną właściwością decydującą o przewadze pracy z arkuszem kalkulacyjnym nad obliczeniami wykonywanymi na papierze jest możliwość usuwania komórek. Usunięte komórki znikają z arkusza. Na ich miejsce program przesuwa komórki sąsiednie. Zapełniają one zwolnione miejsce. Inną przydatną opcją jest możliwość czyszczenia komórek. Nie powoduje to ich zniknięcia, lecz usunięcie ich zawartości. Komórki można czyścić selektywnie. Z zaznaczonego obszaru mogą zostać usunięte np. tylko komentarze, tylko formatowanie, tylko zawartość komórek lub… wszystko. Ile czasu można zaoszczędzić dzięki tej funkcji, będziesz wiedzieć, gdy sobie uświadomisz, że arkusz może liczyć ponad 16 milionów komórek. Wartość wyczyszczonej komórki jest równa zero. Formuła odwołująca się do wyczyszczonej komórki ma wartość zero.

Gdy arkusz zawiera wiele danych, praca z nimi jest kłopotliwa. Człowiek w takiej sytuacji łatwo może się pomylić. Wyszukiwanie, zamianę czy filtrowanie danych należy powierzyć komputerowi. Maszyna wykona je szybko i bezbłędnie.

101

102

Przykłady

Przykłady Poniższe przykłady demonstrują, w jaki sposób można edytować zawartość komórek arkusza kalkulacyjnego.

:SURZDG]DQLH]PLDQ Aby zmienić dane wpisane w komórce: 3

2 1

1. Dwukrotnie kliknij komórkę, której zawartość ma zostać zmieniona. 2. Wokół komórki pojawiło się obramowanie. 3. Zawartość komórki została wyświetlona na pasku formuły. W pierwszym słowie brakuje litery ę. Wstawimy ją.

6

5

4

4. Naciskając klawisz sterowania kursorem, przesuń punkt wstawiania do miejsca, w którym będzie wykonana edycja. 5. Wpisz znak ę z klawiatury. Punkt wstawiania przesunie się w prawo. 6. Kliknij przycisk Wpis. 7. Dane zostały zapisane do komórki. 8. Przyciski wyświetlane obok paska formuły zostały wyszarzone.

Przykłady

8

7

%ORNRZDQLHZSURZDG]DQLD]PLDQ Opisany w tym punkcie sposób postępowania pozwala na ochronę arkusza przed wprowadzeniem przypadkowych zmian. Modyfikacja nie uniemożliwia edycji dokumentu. Aby uniemożliwić przypadkowe wprowadzenie zmian w arkuszu: 1. Kliknij przycisk Plik. 2. Po rozwinięciu menu kliknij przycisk Opcje. 1

2

103

104

Przykłady

3

4

3. Po wyświetleniu okna Opcje programu Excel kliknij przycisk Zaawansowane. 4. Usuń zaznaczenie z pola Zezwalaj na edytowanie bezpośrednio w komórkach. 5

5. Zapisz zmiany kliknięciem przycisku OK.

7 6

8

6. Sprawdzimy, jaki rezultat spowodowała wprowadzona zmiana. Dwukrotnie kliknij komórkę. 7. Wokół niej pojawiło się obramowanie. 8. Kursor nie zamienił się w znak wstawiania. 9 10

Przykłady

9. Kliknij pasek formuły. Za tekstem pojawił się znak wstawiania. 10. Obok paska formuły wyświetlone zostały dwa aktywne przyciski. 11. Wpisz dane z klawiatury. Wprowadzane znaki pojawiają się w pasku formuły i zaznaczonej komórce. W trakcie wpisywania znak wstawiania przesuwany jest w prawo. 12. Po wprowadzeniu danych kliknij przycisk Wpis. Zmiana została zatwierdzona.

12 11

13. Kliknij dwukrotnie edytowaną komórkę. Nadal nie jest możliwe umieszczenie w niej znaku wstawiania.

13

Zabezpieczenie komórek przed zapisem uniemożliwia ich edycję w komórce. Możliwe jest wprowadzanie zmian na pasku formuły.

Aby przywrócić możliwość edycji danych bezpośrednio w komórkach, wyświetl okno Opcje programu Excel. Kliknij przycisk Zaawansowane. Zaznacz opcję Zezwalaj na edytowanie bezpośrednio w komórkach.

105

106

Przykłady

8VXZDQLHNRPöUHN Arkusz wykonany na papierze po usunięciu komórek może pełnić rolę brudnopisu, służyć do obliczeń roboczych. Dokument elektroniczny po takiej modyfikacji nadal ma profesjonalny wygląd. Aby usunąć komórki: 1. Zaznacz obszar przeznaczony do usunięcia.

1 2

2. Wyświetl kartę Narzędzia główne. 3. We karcie Narzędzia główne odszukaj polecenie Usuń. Kliknij czarną strzałkę widoczną poniżej polecenia.

3 4

4. Wybierz polecenie Usuń komórki….

5. W oknie Usuwanie zaznacz, w jaki sposób ma zostać wykonane usunięcie. 6. Zatwierdź ustawienia kliknięciem przycisku OK. 5

7. Komórki, które znajdowały się nad zaznaczonym obszarem, pozostały niezmienione. 8. Zawartość komórek pod usuniętym obszarem została przesunięta tak, aby wypełnić puste miejsce.

6

7

8

Przykłady

Aby cofnąć wprowadzone w arkuszu zmiany, należy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Z.

Jeżeli zmiany zostały wprowadzone w komórce, ale nie zaakceptowano ich naciśnięciem klawisza Enter, możemy je anulować, naciskając klawisz Esc.

Aby powtórzyć ostatnio wykonaną i anulowaną czynność, należy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Y.

:\V]XNLZDQLHFLÈJX]QDNöZ Gdy w arkuszu nie ma wpisanych danych, nie możemy nic zrobić. Gdy danych jest mnóstwo — też źle. Znalezienie czegoś wymaga przeszukania wielu komórek. Na szczęście arkusz jest wyposażony w funkcję, która umożliwia… zlecenie wyszukiwania ciągu znaków komputerowi. Na tym przykładzie dobrze widoczna jest przewaga komputera nad człowiekiem. Gdyby ręcznie sprawdzać zawartość każdej komórki i gdyby zajmowało to tylko jedną sekundę, to sprawdzenie całego arkusza trwałoby ponad pół roku! Oczywiście bez żadnych przerw. Aby w arkuszu wyszukać zadany ciąg znaków: 1 2

1. Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+F. Wyświetlone zostało okno Znajdowanie i zamienianie. 2. W polu Znajdź wpisz szukaną sekwencję znaków. 3. Kliknij przycisk Znajdź wszystko.

107

108

Przykłady

4

4. W dolnej części okna Znajdowanie i zamienianie wyświetlony został wynik wyszukiwania. 5. Równocześnie zaznaczona została komórka zawierająca poszukiwaną sekwencję.

5

6

6. Aby kontynuować wyszukiwanie, kliknij przycisk Znajdź następny.

Aby przerwać wyszukiwanie, trzeba nacisnąć klawisz Esc.

Przykłady

=DVWÚSRZDQLHFLÈJX]QDNöZ Aby zastąpić ciąg znaków: 1 2

1. Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+F. Wyświetlone zostało okno Znajdowanie i zamienianie. 2. Kliknij kartę Zamień.

3 4 5

3. W polu Znajdź wpisz szukaną sekwencję znaków. 4. W polu Zamień na wpisz docelową sekwencję znaków. 5. Kliknij przycisk Zamień wszystko.

6

6. Po wykonaniu polecenia program zamelduje jak bardzo musiał się napracować. Zapoznaj się z informacją. Kliknij przycisk OK.

109

110

Przykłady

)LOWURZDQLH Filtrowanie ułatwia pracę z arkuszami, które zawierają dużą liczbę danych. Jeżeli interesują nas dane spełniające jakieś kryterium — można je odfiltrować. Filtr działa jak czapka niewidka. Dane, które nie spełniają wyspecyfikowanych kryteriów, znajdują się w arkuszu, ale zostały ukryte. Po cofnięciu działania filtru będą znów widoczne.

Aby odfiltrować i wyświetlić dane spełniające zadane kryterium: 1

1. Wczytaj arkusz helion_cennik. Kliknij etykietę wiersza z nazwami komórek.

2. Kliknij czarną strzałkę widoczną w prawym dolnym rogu przycisku Sortuj i filtruj.

2

3. Z rozwiniętego menu wybierz polecenie Filtruj. 3

4

5

4. Po uaktywnieniu autofiltru nad każdą kolumną pojawił się przycisk z czarną strzałką. Kliknij przycisk nad kolumną Cena detaliczna. 5. Wyświetlona została lista kryteriów filtrowania. Kryteria zostały utworzone na podstawie danych wpisanych w danej kolumnie. Można wybrać jedno z gotowych kryteriów lub zdefiniować własne. Wybierzemy drugą drogę. Usuń zaznaczenie opcji Zaznacz wszystko.

Przykłady

6. Zaznacz wartość 7,00 zł. 7. Kliknij przycisk OK.

6

7

8. Filtr działa natychmiast po zdefiniowaniu. Wyświetlone zostały tylko te wiersze, które spełniają zadany warunek.

8

9

10

9. Aby ponownie wyświetlić wszystkie wiersze, kliknij strzałkę widoczną w kolumnie, na którą nałożono filtr. Jest wyróżniona przez wyświetlenie symbolu lejka. 10. Po rozwinięciu listy kryteriów kliknij opcję Wyczyść filtr z „Cena detaliczna”. 11. Zatwierdź wybór kliknięciem przycisku OK.

111

112

Podsumowanie

Podsumowanie x Jak można utworzyć nową wersję dokumentu? Po wprowadzeniu zmian do dotychczasowej wersji należy zapisać ją do pliku o nowej nazwie. x Czy po zablokowaniu edytowania danych bezpośrednio w komórce można wprowadzać zmiany w arkuszu? Tak, trzeba w tym celu zaznaczyć komórkę, ale dane edytować w pasku formuły, lub po usunięciu blokady edytować dane bezpośrednio w komórkach arkusza. x Czym się różni wyczyszczenie od usunięcia komórek? Po wyczyszczeniu komórek ich zawartość znika. Wartość wyczyszczonej komórki jest równa zero. Formuła odwołująca się do wyczyszczonej komórki ma wartość zero. Zawartość usuniętych komórek znika, a pozostałe komórki zostają przesunięte tak, aby wypełnić puste miejsce. x Czym skutkuje włączenie filtrowania danych? W arkuszu wyświetlane są tylko wiersze spełniające zadane kryterium. x Czy filtrowanie danych jest odwracalne? Tak — aby przywrócić wyświetlanie wszystkich danych, należy wyłączyć filtrowanie. x Po czym można poznać, że zawartość arkusza jest filtrowana? W arkuszu filtrowanym w nazwach komórek widoczne są małe przyciski oznaczone symbolem lejka. Numery wierszy nie są wyświetlane kolejno. Widoczne są tylko wiersze spełniające kryteria działaniu filtru.

ľ3URVWDLQVWDODFMDľ’DWZDREVïXJD ľ3RGVWÚSQHSXïDSNLľ0R]ROQHSUDFH ľ6WUDV]QHIRUPDW\ľ=DQLPZ\U]XFLV] NRPSXWHUľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

9

Wyjawiamy sekrety formatowania komórek Prosta instalacja Producenci oprogramowania starają się dostarczyć aplikację, która pozwoli użytkownikowi rozpocząć pracę zaraz po zainstalowaniu. Kto chciałby poświęcać czas na konfigurowanie programu czy czytanie instrukcji obsługi? Zwłaszcza że program już działa, a do wykonania jest tyle pracy! Podczas instalacji parametrom nadawane są wartości domyślne. Dzięki nim program funkcjonuje, to prawda. Aktywne są wszystkie najczęściej używane opcje — to również prawda. Jednak jeżeli użytkownik chce rozwiązać nietypowy problem, musi porządnie się natrudzić, zanim dostosuje program do własnych potrzeb.

114

Mozolne prace

Łatwa obsługa Program ma sprawiać wrażenie łatwego w obsłudze. To warunek, aby cieszył się popularnością. Dzięki unifikacji ikon i poleceń znajomość obsługi jednego programu dla środowiska Windows pozwala na szybkie opanowanie innych. Użytkownik ma złudne wrażenie, że może korzystać z programu, polegając tylko na intuicji. Można takiemu wrażeniu ulegać do chwili, w której pojawi się pierwszy problem. Do jego rozwiązania konieczna jest podstawowa wiedza o specyfice aplikacji.

Podstępne pułapki W miarę poznawania arkusza kalkulacyjnego i doceniania wygody jego użytkowania wymyślane są coraz nowsze zastosowania. Złożoność ich rośnie. Niekiedy trzeba wprowadzić dłuższy opis. Domyślnie komórki arkusza mają rozmiary zbyt małe, aby wyświetlić nawet 1024 znaki. Podczas wpisywania okazuje się, że widocznych jest tylko kilka znaków. Gdy zakończymy wpisywanie, pojawia się napis, który zasłania sąsiednie komórki. Doświadczenia wyniesione z obsługi edytora tekstu nie na wiele się zdają. Arkusz kalkulacyjny ma swoją specyfikę. Szerokość komórki można dostosowywać do jej zawartości. Wystarczy tylko przeciągnąć linię oddzielającą sąsiednie kolumny. Można również dwukrotnie kliknąć linię rozdzielającą kolumny.

Mozolne prace Mimo że Excel jest programem komputerowym, to bez odpowiedniej wiedzy wiele czynności użytkownik będzie musiał wykonywać w bardzo mozolny sposób. Załóżmy, że wykorzystano wszystkie kolumny arkusza. Chcemy nadać arkuszowi ładny wygląd i dostosować szerokość komórek do zawartości.

Straszne formaty

Czy aby dostosować szerokość każdej kolumny do wpisanych danych, musimy posługiwać się kliknięciami? Jeśli dostosowanie szerokości jednej kolumny zajmie tylko dziesięć sekund, to na klikaniu w zaledwie 256 kolumn spędzimy prawie trzy kwadranse! Na szczęcie nie musimy regulować szerokości każdej kolumny z osobna. Excel pozwala na dopasowanie szerokości kolumn do ich zawartości w całym arkuszu. Po zaznaczeniu całego arkusza należy dwukrotnie kliknąć jedną z linii rozdzielających kolumny. Jeżeli rozmiar komórek nie powinien być modyfikowany, a chcemy, aby wyświetlanych było więcej znaków, można zmienić wielkość czcionki. Podczas wpisywania wartości w grupie Czcionka karty Narzędzia główne trzeba wykonać wiele prób. Od czego mamy komputer? Maszynie można kazać dobrać odpowiednią wielkość czcionki. Zrobi to znacznie szybciej niż człowiek. Nowy arkusz Excela jest tworzony z parametrami domyślnymi. Należą do nich między innymi krój, rozmiar oraz kolor czcionki. Gdy w tworzonych dokumentach chcemy używać pisma o innym wyglądzie, zamiast każdorazowo je zmieniać, można raz zmodyfikować wartości domyślne. Nowe arkusze będą tworzone z zadanymi przez użytkownika parametrami tekstu. Zmiana parametrów domyślnych nie ma wpływu na arkusze już istniejące.

Straszne formaty Komputer nie ma intuicji. PC nie potrafi z kontekstu odczytać dodatkowych informacji. Wpisując dane, musimy poinformować program, jak ma je traktować. Format Ogólne jest domyślnym formatem liczbowym. Jeśli wpisywana liczba zawiera tak dużo znaków, że nie mieści się w komórce, zostanie zaokrąglona. Do jej zapisu zostanie użyty format Naukowe.

115

116

Przykłady

Na wartość wyświetlaną na ekranie i drukowaną ma wpływ szerokość komórki. Wpisanie danych do zbyt wąskiej komórki powoduje wyświetlanie liczby różnej od wprowadzonej. Do obliczeń brane są wartości wpisane (widoczne w pasku formuły po kliknięciu komórki). Dla poprawności obliczeń istotne jest wybranie właściwego formatu i zakresu wartości. Excel pozwala na korzystanie z następujących formatów: Ogólne, Liczbowe, Walutowe, Księgowe, Data, Czas, Procentowe, Ułamkowe, Naukowe, Tekstowe, Specjalne, Niestandardowe. W kategorii Specjalne można znaleźć formaty kodów pocztowych i numerów telefonicznych, PESEL i NIP.

Zanim wyrzucisz komputer Z powyższych przykładów wynika, że aby poprawnie posługiwać się arkuszem kalkulacyjnym, trzeba go poznać. Opieranie się na intuicji czy doświadczeniu, które zdobyliśmy podczas pracy z innymi aplikacjami, to najprostsza droga do popełniania błędów. Nie uda Ci się poznać Excela w całości. Zawsze będzie miał przed Tobą jakieś tajemnice. Pracując z nim, odnoś się krytycznie do wyników obliczeń. Nie ufaj im bezgranicznie. Komputer wykona każdą pracę, nawet tę, która z punktu widzenia człowieka nie ma sensu. Ale zanim wyrzucisz komputer, sprawdź, czy sam nie popełniłeś błędu.

Przykłady Poniższe przykłady demonstrują, w jaki sposób można dostosować sposób wyświetlania do danych zapisanych w komórce.

Przykłady

=PLDQDV]HURNRĂFLNROXPQ\ Najczęściej spotykanym problemem jest dopasowanie szerokości kolumny do liczby znaków zapisanych w komórce. Aby zmienić szerokość kolumny: 1

1. Umieść kursor nad linią rozdzielającą kolumny. Gdy zmieni kształt ze strzałki na linię pionową z dwiema strzałkami, wciśnij lewy przycisk myszy.

3

2. Przesuwaj kursor aż do osiągnięcia odpowiedniej szerokości kolumny. W czasie przesuwania zawartość kolumny nie jest wyświetlana.

2

3. Nad kolumną widoczne jest pole z informacją o szerokości. Może to pomóc w zorientowaniu się co do nowych wymiarów kolumny. 4

4. Zwolnij lewy przycisk myszy. Linia rozdzielająca pojawi się w miejscu, w którym znajdował się kursor. 6

5

5. Jeżeli wszystkie wiersze nie są jednocześnie widoczne na ekranie, przewiń arkusz.

6. Jeżeli zauważysz, że zawartość niektórych komórek nie jest wyświetlana w całości, ponownie zmień szerokość kolumny.

117

118

Przykłady

$XWRPDW\F]QD]PLDQDV]HURNRĂFLNROXPQ\ Opisany poprzednio sposób zmiany szerokości kolumny jest bardzo pracochłonny. Kłopotliwość posługiwania się nim jest tym większa, im więcej wierszy jest wypełnionych. Excel ma wbudowany mechanizm automatycznego dostosowywania szerokości kolumny do liczby wpisanych znaków. Aby program automatycznie dostosował szerokość kolumny do jej zawartości: 1

1. Umieść kursor nad linią rozdzielającą komórki. Gdy zmieni kształt ze strzałki na linię pionową z dwiema strzałkami, kliknij dwukrotnie.

2. Jeżeli wszystkie wiersze nie są jednocześnie widoczne na ekranie, przewiń arkusz. 3. Szerokość kolumny została dostosowana do wyświetlenia komórki zawierającej najwięcej znaków. 2 3

$XWRPDW\F]QD]PLDQDV]HURNRĂFLNROXPQ ZFDï\PDUNXV]X Prawda, że automatyczna zmiana szerokości kolumny jest wygodniejsza niż ręczna? Jeżeli jesteś tego samego zdania, mam dla Ciebie miłą niespodziankę. Możliwa jest automatyczna zmiana szerokości wszystkich kolumn w całym arkuszu. Aby program automatycznie dostosował szerokość wszystkich kolumn w arkuszu do ich zawartości: 1

1. Kliknij pole znajdujące się na przecięciu oznaczeń kolumn i wierszy.

Przykłady

3

2

2. Zaznaczony został cały arkusz. Świadczy o tym zmieniony kolor tła komórek oraz etykiet wierszy i kolumn.

3. Kliknij dwukrotnie linię rozdzielającą kolumny. 4. Szerokość kolumn w arkuszu została zmieniona. 4

5

5. Sprawdzimy, jaki wpływ miała wprowadzona zmiana na wygląd arkusza. Rozwiń kartę Widok. 6. Kliknij ikonę Powiększ.

6

7. Wybierz wyświetlanie arkusza w pomniejszeniu. 8. Kliknij przycisk OK.

7

8

9

9. Przewiń arkusz tak, aby sprawdzić, czy zawartość wszystkich komórek jest wyświetlana w całości.

119

120

Przykłady

'RVWRVRZ\ZDQLHZLHONRĂFLF]FLRQNL W poprzednich przykładach szerokość kolumn była dostosowywana do ich zawartości. Możliwa jest również zmiana rozmiaru czcionki, aby dane zmieściły się w komórkach o zadanej szerokości. Aby zmienić wielkość czcionki na pozwalającą na zmieszczenie w komórce całego tekstu: 1. Kliknięciem zaznacz komórkę, w której chcesz dostosować czcionkę.

2 3

2. Kliknij kartę Narzędzia główne. 3. Kliknij strzałkę znajdującą się w prawym dolnym rogu grupie Czcionka.

1

4. W oknie Formatowanie komórek kliknij kartę Wyrównanie.

4

5. W sekcji Sterowanie tekstem zaznacz opcję Zmniejszaj, aby dopasować.

5

6. Kliknij przycisk OK.

6

7. Zmień szerokość komórki, której nadano nowe właściwości. 7

8

8. Wielkość czcionki w zaznaczonym obszarze została dostosowana do szerokości komórki i długości tekstu.

Przykłady

=PLDQDGRP\ĂOQ\FKSDUDPHWUöZWHNVWX Jeżeli chcesz w arkuszach używać czcionki o innym wyglądzie niż standardowy, nie musisz za każdym razem formatować wpisanego tekstu. Możesz zmienić domyślne parametry czcionki. Po utworzeniu nowego dokumentu wpisywane znaki będą miały wygląd zgodny z wprowadzonymi ustawieniami. Aby wyspecyfikować parametry tekstu, które będą uwzględniane w każdym nowym arkuszu: 1. Kliknij strzałkę znajdującą się w prawym dolnym rogu grupy Czcionka.

1

2. W oknie Formatowanie komórek kliknij kartę Czcionka. 3. Na liście Czcionka zaznacz nazwę kroju, który ma być krojem domyślnym. 4. Na liście Styl czcionki zaznacz styl czcionki domyślnej. 5. Na liście Rozmiar zaznacz rozmiar czcionki domyślnej. 6. Kliknij przycisk OK. 2 4 3

5

6

121

122

Przykłady

Ustawienia domyślne zaczną obowiązywać po ponownym uruchomieniu programu Excel. Nie mają one wpływu na wygląd dokumentów utworzonych przed wprowadzeniem zmiany.

:Sï\ZV]HURNRĂFLNRPöUNL QDZ\ĂZLHWODQLHMHM]DZDUWRĂFL Komórki Excela mają określoną szerokość. Pozwalają na wyświetlanie ograniczonej liczby znaków. Arkusz stara się wyświetlić wpisane dane z jak największą dokładnością. Gdy nie jest to możliwe — sygnalizuje błąd. Aby sprawdzić, jaki wpływ na wyświetlanie zawartości komórki ma jej szerokość: 2

1. Kliknij komórkę. Wpisz z klawiatury liczbę 1234567890. 2. Kliknij przycisk Wpis.

1

3. Zmień szerokość komórki zawierającej liczbę tak, aby zmieściły się w niej tylko trzy znaki. 5 4

7

3

4. Z powodu zbyt małej ilości miejsca zamiast liczby wyświetlana jest sygnalizacja błędu. 5. W rzeczywistości w komórce nadal wpisana jest liczba 1234567890.

6

6. Zwiększ szerokość kolumny tak, aby wyświetlane w niej było pięć znaków. 7. Liczba 1234567890 została zaokrąglona do 1*10+9. 8. Zwiększ szerokość kolumny, aby widocznych było dziewięć znaków.

9

8

9. Liczba 1234567890 została zaokrąglona do 1,235*10+9.

Przykłady

:Sï\ZIRUPDWXQDZ\ĂZLHWODQLH ]DZDUWRĂFLNRPöUNL Początkującemu użytkownikowi Excel może sprawić psikusa. Choć na ekranie będzie widać, że dodaje on 2 i 2, to wynik nie musi wynosić 4. Źródłem błędu jest format komórki i zaokrąglanie liczb. Format komórki określa, czy ciąg znaków ma być traktowany jako data, kwota, wartość wyrażona w procentach, numer NIP itp. Dla niektórych formatów można określić liczbę miejsc znaczących, do których będzie zaokrąglana liczba. Formatowanie wymyślono nie po to, aby użytkownik arkusza kalkulacyjnego miał dodatkowe problemy. Informuje ono program, jak ma traktować dane. Inaczej są sumowane godziny, inaczej daty, a jeszcze inaczej procenty. Nieprawidłowe zastosowanie formatowania niesie ze sobą niebezpieczeństwa. W komórce wyświetlana jest liczba po uwzględnieniu formatowania. Do obliczeń wykorzystywana jest wpisana wartość. Można ją obejrzeć tylko w pasku formuły po kliknięciu komórki. Sporządzimy tabelę. Ułatwi ona porównanie różnych formatów danych. 1. W kolumnie A wpisz nazwy formatów danych. 2

1

2. W komórce B1 wpisz tekst Zapis liczby.

123

124

Przykłady

3. W komórce B2 wpisz liczbę 1234567890. 4. Skopiuj ją do schowka. 4

3

5. Zaznacz obszar od B3 do B15. 6

6. Kliknij przycisk Wklej. Zawartość schowka zostanie wstawiona do zaznaczonego obszaru.

5

Przykłady

7. Kliknij komórkę B3. Aktywna jest tylko kliknięta komórka. 8. Kliknij komórkę B3 prawym przyciskiem myszy. 9. Z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj komórki….

7 8

9

10. W oknie Formatowanie komórek kliknij kartę Liczby. 11. Z listy Kategoria wybierz Liczbowe. 12. Przypisz nowy format komórce kliknięciem przycisku OK.

10

11

12

125

126

Podsumowanie

13. Zawartość komórki B3 ma format liczbowy. Klikając komórki od B4 do B15, nadaj im formaty zgodne z nazwą widoczną w kolumnie A.

13

14. W komórkach od B2 do B15 widoczny jest wpływ formatowania na postać liczby. W komórkach B6 i B7 sygnalizowany jest błąd. Naprowadź kursor nad komórkę B7. 15. Wyświetlona została informacja o przyczynie błędu.

14

15

Podsumowanie x Kiedy w komórce jest wyświetlany znak błędu? Znak błędu pojawia się wówczas, gdy komórka ma zbyt małą szerokość, aby wyświetlić liczbę, lub gdy liczba ma wartość niezgodną z formatowaniem komórki. x W jaki sposób informujemy program, że wpisaną liczbę ma traktować jak numer telefonu, a nie wynik pomiarów, który można zaokrąglać? O sposobie interpretacji danych program jest informowany za pomocą formatowania. x Która wartość jest uwzględniana w obliczeniach: widoczna w komórce czy pasku formuły? Na ekranie i na wydrukach są widoczne dane uwzględniające szerokość komórek. Do obliczeń używana jest rzeczywista zawartość komórek — widoczna w pasku formuły po kliknięciu komórki.

ľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

10

100% gwarancji na przekonanie audytorium

Sumiennie zebrane dane, poprawnie wykonane obliczenia — to niekiedy zbyt mało, aby przekonać słuchaczy. Konieczna jest odpowiednia forma prezentacji informacji. Nic tak dobrze nie trafia do odbiorcy jak obraz.

128

100% gwarancji na przekonanie audytorium

Spójrz na tabelę z liczbami. Żeby wyciągnąć wnioski na temat kierunku zmian wartości, trzeba porównywać dane wpisane w sąsiednich komórkach. Trend nie zawsze jest stały. Niekiedy wartości opadają, aby potem znacznie wzrosnąć. Spójrz na wykonany na podstawie tabeli wykres. Teraz już nie ma wątpliwości. Wartości mają charakter rosnący. Zdarzają się wahnięcia, lecz długofalowa tendencja jest wyraźna.

Excel może wykonać wykres na podstawie danych. Należy je wpisać do arkusza. Najwygodniej będzie posługiwać się nimi, gdy zostaną umieszczone w sąsiednich kolumnach lub wierszach.

100% gwarancji na przekonanie audytorium

Nawet mało wprawny użytkownik może sobie poradzić z graficzną interpretacją danych. Zadaniem użytkownika jest zaznaczenie danych, które będą użyte do wykonania wykresu. Następnie należy wyświetlić kartę Wstawianie i w grupie Wykresy wybrać typ wykresu.

Obok nazwy każdej kategorii wykresów znajduje się ciemna strzałka skierowana ku dołowi. Jej kliknięcie spowoduje wyświetlenie galerii wykresów. Trudno wyobrazić sobie na podstawie szkicu wygląd konkretnego wykresu. Parametry domyślne (np. kolory) nie zawsze są optymalne. Wygląd wykresu można zmodyfikować. Szybki dostęp do właściwości wykresu dają karty, które pojawiają się po jego zaznaczeniu. Noszą one wspólną nazwę Narzędzia wykresów.

Posługując się kartą Projektowanie, można zmienić schemat kolorystyczny i ogólny wygląd wykresu. Korzystając z listy Szybki układ, można zmieniać szczegółowe opcje dotyczące poszczególnych elementów składowych wykresu (np. tytuł wykresu, etykiety osi, tabele danych).

129

130

100% gwarancji na przekonanie audytorium

Jeżeli żaden z zestawów parametrów nam nie odpowiada, zmiany możemy wprowadzić ręcznie.

Jeżeli nie chcesz korzystać ze Wstążki, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy obiekt, którego wygląd chcesz zmienić. Po wyświetleniu menu podręcznego należy wybrać odpowiednią opcję i dostosować parametry obiektu do własnych potrzeb.

Opcje znajdujące się na karcie Formatowanie pozwalają na dopracowywanie szczegółów wyglądu wykresu.

131

Przykłady

Przykłady Na praktycznym przykładzie prześledzimy: zaznaczanie obszaru danych, wybieranie parametrów wykresu, generowanie wykresu i modyfikowanie istniejącego wykresu.

-DNZ\NRQDÊZ\NUHV" Ze wstępu wynika, że wykonanie wykresu przy wykorzystaniu danych jest proste. Jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Problemy zaczynają się wówczas, gdy trzeba zinterpretować graficznie konkretny zestaw danych. Aby utworzyć wykres: 1

1. Wczytaj arkusz fundusz. Umieść kursor w narożniku zakresu danych. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy.

2

2. Przeciągnij kursor w przeciwległy narożnik zakresu danych. Po zaznaczeniu obszaru zwolnij lewy przycisk myszy. Zaznaczony obszar otoczony jest zieloną ramką. Tło komórek ma inny kolor.

132

Przykłady

3

3. Wyświetl kartę Wstawianie.

4. Kliknij strzałkę widoczną w prawym dolnym rogu grupy Wykresy.

4

5. W oknie Wstawianie wykresu na karcie Wszystkie wykresy kliknij kategorię szablonów, np. Kolumnowy.

5

6. Kliknij miniaturę szablonu. 7. Kliknij przycisk OK.

6

7

8. Wykres z parametrami domyślnymi został wstawiony do arkusza.

8

Przykłady

-DN]PLHQLÊW\SZ\NUHVX" Aby zmienić typ wykresu: 2

1

3

1. Wczytaj arkusz fundusz. Wstaw do arkusza wykres.

5

6

2. Kliknij kartę Narzędzia wykresów. 3. Kliknij ikonę Zmień typ wykresu. 4. Wyświetlone zostało okno Zmienianie typu wykresu. 5. Wybierz kategorię szablonów.

7

6. Kliknij miniaturę szablonu, który chcesz zastosować. 7. Kliknij przycisk OK.

8

8. Wykres o zmodyfikowanym wyglądzie został wstawiony do arkusza.

133

134

Podsumowanie

Podsumowanie x Od czego należy rozpocząć tworzenie wykresu? Pierwszą czynnością jest zaznaczenie obszaru danych. x Wymień trzy typy wykresów. Wykresy mogą być: kolumnowe, słupkowe, liniowe. x Czy wygląd wykresu umieszczonego na arkuszu można zmienić? Tak, należy w tym celu go zaznaczyć i posługiwać się narzędziami z karty Narzędzia wykresów.

ľ3U]\NïDG\ľ3RGJOÈGZ\GUXNX ľ3RGVXPRZDQLH

11 Drukowanie Dokumenty w postaci elektronicznej zyskują coraz większą popularność, lecz niekiedy konieczne jest jeszcze wykonanie wydruku. Drukowanie w Windows jest ułatwione. Programy dla tego środowiska działają w trybie WYSIWYG (ang. What You See Is What You Get, czyli „dostaniesz to, co widzisz”; akronim stosowany w informatyce dla określenia metod, które pozwalają uzyskać w publikacji obraz identyczny z obrazem na ekranie lub bardzo do niego zbliżony). Excel jest programem pracującym w środowisku Windows, ale specyfika arkusza kalkulacyjnego powoduje… odstępstwo od tej reguły.

136

Drukowanie

Dokument tworzony za pomocą edytora Word jest umieszczany na wirtualnej kartce papieru. Pisząc tekst, widzimy, w którym miejscu strony się znajdzie. Arkusz kalkulacyjny ma wymiary wielokrotnie większe niż kartka. Podczas wprowadzania danych trudno się zorientować, w którym miejscu rzeczywistego arkusza papieru zostaną one wydrukowane. W trakcie wydruku arkusz musi być podzielony na fizyczne kartki. Podział jest wykonywany według sztywnych reguł. Program nie rozumie przetwarzanych treści. W rezultacie może rozdzielić dane, które powinny być wydrukowane obok siebie. Drukowanie dużego arkusza jest czasochłonne. Wiąże się ono z ponoszeniem kosztów. Zanim uruchomisz zadanie wydruku, warto obejrzeć, jak dokument zostanie wydrukowany, i zawczasu wprowadzić poprawki. Podział dokumentu na strony jest zależny od typu zainstalowanej drukarki. Różnią się one bowiem formatem papieru, wielkością marginesów itp. Jeżeli w systemie zainstalowanych jest kilka drukarek, przy podziale na strony uwzględniana jest drukarka domyślna. Przed sprawdzeniem, jak program chce podzielić na strony dane zawarte w arkuszu, należy wybrać tę drukarkę, na której chcemy wykonać wydruk. Ikona drukarki domyślnej wyróżniona jest za pomocą „ptaszka” w zielonym kółku. Aby zmienić drukarkę domyślną, należy kliknąć jej ikonę prawym przyciskiem myszy. Następnie z menu podręcznego trzeba wybrać polecenie powodujące uczynienie z niej drukarki domyślnej. Zmiana drukarki domyślnej dotyczy wykonywania wydruków z wszystkich programów zainstalowanych w danym komputerze.

Excel umożliwia wyświetlenie arkusza w trybie podziału na strony. Dokument wyświetlany jest w pomniejszeniu. Granice stron są wyświetlane jako ciągłe niebieskie linie. Inną możliwością sprawdzenia, jak będzie wyglądał dokument po wydrukowaniu, jest włączenie podglądu wydruku. W tym trybie centralne miejsce zajmuje obraz kartki papieru. Dokument wyświetlany jest w takiej skali, aby była widoczna cała strona. Gdy wykonujemy wydruki, zaznaczamy na nich błędy, wprowadzamy w pliku poprawki i znów drukujemy; po pewnym czasie mamy mnóstwo wydruków. Aby nie pomylić wersji dokumentów i kolejności stron, trzeba je wyraźnie oznaczać. Excel umożliwia umieszczenie na każdej stronie jej numeru, liczby wszystkich stron w dokumencie, daty i godziny wydruku, ścieżki dostępu do pliku itp.

Przykłady

Przykłady Poniższe przykłady demonstrują, jak wybrać domyślną drukarkę, sprawdzić podział arkusza na strony, wyświetlić dokument w trybie podglądu wydruku, umieścić na arkuszach informacje pomocnicze i wykonać wydruk. Przeniesienie dokumentu na kartki papieru jest tylko jedną z łańcucha czynności. Wykonanie pozostałych zabiegów pozwoli na uniknięcie powtarzania wydruków.

:\EöUGUXNDUNLGRP\ĂOQHM Drukarka domyślna to ta, na którą przesyłane są zadania wydruku po kliknięciu ikony Drukuj. Jej parametry decydują o wyglądzie dokumentu w trybie podglądu wydruku. Aby wybrać drukarkę domyślną: 1. Kliknij ikonę Start.

1

2

2. Z rozwiniętego menu wybierz polecenie Urządzenia i drukarki.

3

4

3. Sprawdź, przy którym urządzeniu widoczny jest „ptaszek” — wyróżnienie drukarki domyślnej. 4. Kliknij prawym przyciskiem myszy drukarkę, którą chcesz uczynić domyślną.

137

138

Przykłady

5. Z menu podręcznego wybierz polecenie Ustaw jako drukarkę domyślną. 5

7

6

6. Sprawdź, która drukarka jest oznaczona jako domyślna. 7. Zamknij okno Drukarki i faksy. Kliknięcie ikony Szybkie drukowanie spowoduje wykonanie wydruku na drukarce domyślnej.

Przykłady

3RG]LDïQDVWURQ\ Rozmiary arkusza są wielokrotnie większe od kartki papieru. Podział na strony polega na poprzecinaniu arkusza wirtualnymi nożyczkami. Linie cięcia przebiegają dokładnie wzdłuż krawędzi fizycznego arkusza. Program nie wnika w treść dokumentu. Często dane, które powinny znaleźć się obok siebie, są na wydruku umieszczane na oddzielnych kartkach. Korzystanie z podglądu podziału na strony ma na celu wyeliminowanie takich niespodzianek.

Aby sprawdzić, jak dokument zostanie podzielony na strony fizyczne: 2

1

1. Rozwiń kartę Widok. 2. Kliknij przycisk Podgląd podziału stron.

139

140

Przykłady

3. Wyświetlone zostały linie podziału strony. Pod wykresem znajduje się pionowa linia podziału stron. 3

4

5

4. Wykres zostanie wydrukowany na dwóch stronach. Aby integralne części arkusza mieściły się na poszczególnych stronach, należy je poprzesuwać i przeskalować. Prawa krawędź wykresu przekracza linię graniczną.

5. Aby dokładnie wyświetlić krawędzie strony, należy oglądać ją w powiększeniu. Kliknij ikonę Powiększ.

6. Wybierz powiększenie 200%. 7. Kliknij przycisk OK.

6

7

8. Aby wykres zmieścił się na tym samym arkuszu papieru co tabela, naprowadź kursor na prawy dolny róg wykresu. Kursor zmieni kształt ze strzałki na strzałkę z dwoma grotami. 9. Przeciągnij narożnik wykresu w kierunku lewego górnego rogu arkusza.

9

10

8

10. W trakcie przeciągania cały czas widoczna jest linia wyznaczająca miejsce styku dwóch stron.

Podgląd wydruku

11. Gdy wykres uzyska odpowiednią wielkość, zwolnij lewy przycisk myszy.

11

Podgląd wydruku Podgląd wydruku jest funkcją podobną do podziału na strony. Podział na strony umożliwia zmianę położenia i rozmiarów poszczególnych elementów arkusza, zaś podgląd wydruku pozwala na modyfikację parametrów wydruku (np. szerokości marginesów). Aby wyświetlić dokument w trybie podglądu wydruku:

1

1. Kliknij kartę Plik.

141

142

Podgląd wydruku

3

2 4

2. Kliknij Drukuj. 3. Po prawej stronie okna wyświetlony został dokument w trybie podglądu wydruku. 4. Czarne linie symbolizują krawędzie strony. 5

5. Umiejscowienie obiektów wewnątrz obrysu strony nie świadczy jeszcze o poprawności wydruku. Przy krawędzi strony musi pozostać margines. Drukarka nie jest w stanie drukować od samej krawędzi strony. Kliknij przycisk Pokaż marginesy.

6

6. Wyświetlone zostały linie wyznaczające granice strony, nagłówka i stopki.

Podgląd wydruku

7. Po kliknięciu przycisku oznaczonego strzałką skierowaną w lewo nastąpi przełączenie z trybu podglądu wydruku i ponowne wyświetlenie dokumentu w trybie normalnym.

7

Przeciągając marginesy w kierunku krawędzi strony, możemy zwiększyć obszar wydruku. Minimalna szerokość marginesu zależy od mechanicznej konstrukcji drukarki.

,QIRUPDFMHSRPRFQLF]H Numery stron, daty wydruków czy lokalizacje plików są informacjami, które znacznie ułatwiają pracę. Jeżeli jeszcze są umieszczane na każdym wydruku samoczynnie, bez angażowania użytkownika — tym większa jest ich użyteczność. Aby umieścić na wydruku informacje pomocnicze: 1. Kliknij kartę Wstawianie. 1

2. Kliknij czarną strzałkę pod ikoną Tekst. 3. Kliknij ikonę Nagłówek i stopka. 2

3

4

4. Wyświetlona została strona w trybie edycji nagłówka i stopki. Kliknij pole, w którym ma zostać wstawiony obiekt.

143

144

Podgląd wydruku

5

5. Kliknij ikonę Numer strony. 7

6

6. Wstawiony został kod, który powoduje wyświetlenie aktualnego numeru strony. 7. Naciśnij klawisz Enter. Kursor przeskoczył do kolejnego wiersza.

8

9

8. Kliknij obok nagłówka, w którym został wstawiony kod wyświetlający numer strony. 9. W dokumencie pojawił się numer strony. Będzie on również umieszczany na wydruku.

10 11 12

10. Kliknij kartę Wstawianie. 11. Kliknij czarną strzałkę pod ikoną Tekst. 12. Kliknij ikonę Nagłówek i stopka.

Podgląd wydruku

13

14

13. Kliknij ikonę Przejdź do stopki. Obiekty wstawiane będą w stopce. 14. Kliknij ikonę Ścieżka pliku. 15

16

15. Kliknij dowolną komórkę arkusza. 16. W stopce dokumentu wyświetlona została aktualna ścieżka dostępu do dokumentu. Na wydrukach będzie umieszczana pełna ścieżka dostępu do pliku.

'UXNRZDQLH Drukowanie jest ostatnią czynnością, która poprzedza skopiowanie informacji z pliku na kartki papieru. Na tym etapie również można ustawić parametry, które mają niebagatelne znaczenie dla wyglądu wydruku.

145

146

Podgląd wydruku

Aby zainicjować wydruk: 1. Rozwiń menu Plik.

1

2. Po rozwinięciu menu kliknij Drukuj.

2

4

3. W sekcji Drukarka sprawdź, jaka drukarka została wybrana. Opcje konfiguracji zależą od modelu urządzenia. 4. Jeśli chcesz wydrukować więcej niż jeden egzemplarz, wpisz w polu Kopie liczbę kopii wydruku.

3

5. W sekcji Ustawienia można wskazać, jaka część dokumentu ma zostać wydrukowana. Aby wydrukować używane arkusze, zaznacz opcję Drukuj aktywne arkusze. Aby wydrukować strony z zadanego przedziału, kliknij w polu Strony i wpisz początkowy numer strony. W polu do wprowadź końcowy numer strony.

5

6. Aby w poszczególnych kopiach znajdowały się kolejno uporządkowane kartki, zaznacz opcję Posortowane.

6 7 8

7. Wydruk może być wykonany na arkuszu ustawionym dłuższą krawędzią w pionie. W takim przypadku wybierz opcję Orientacja pionowa. Aby drukować na arkuszu ustawionym dłuższą krawędzią w poziomie, wybierz opcję Orientacja pozioma. 8. Drukarka umożliwia drukowanie na arkuszu o wymiarach mniejszych niż maksymalny, który mieści się w podajniku. Aby skorzystać z tej opcji, należy wskazać format arkusza.

Podsumowanie

9. Po kliknięciu przycisku oznaczonego symbolem drukarki zostanie rozpoczęte drukowanie. 9

Podsumowanie x Dlaczego przed rozpoczęciem drukowania dokumentu Excela należy sprawdzić, jak będzie wyglądał wydruk? Powierzchnia arkusza kalkulacyjnego jest wielokrotnie większa od kartki papieru. W czasie wydruku Excel dzieli dokument na strony. Program nie uwzględnia treści informacji umieszczanych na poszczególnych kartkach. Niekiedy konieczne jest poprzesuwanie obiektów, aby poprawić wygląd wydruku. x Czy w trybie podziału na strony można zmieniać położenie obiektów na arkuszu? Tak, możliwe jest przesuwanie oraz skalowanie obiektów. W trybie podziału na strony nie jest istotna wartość merytoryczna dokumentu, ale jego wygląd. x Czy Excel umożliwia samoczynną numerację stron? Tak, umożliwia to funkcja, którą można umieścić np. w nagłówku arkusza. x Jak należy rozpocząć drukowanie, aby móc zmienić parametry domyślne drukarki? W tym celu należy kliknąć kolejno: Plik/Drukuj.

147

148

ľ3URMHNWRZDQLHED]\GDQ\FKľ3U]\NïDG\ ľ3RGVXPRZDQLH

12

Excel jako baza danych Baz danych używamy na co dzień. Notes z adresami, katalog w bibliotece, lista zamówień — to tylko niektóre z nich. W najprostszej bazie informacje mogą być notowane na kartkach. Im danych jest więcej, tym częściej wymagają aktualizacji, a utrzymanie porządku w bazie wymaga więcej pracy. We wcześniejszych rozdziałach sprawdziliśmy, że posługując się komputerem, mnóstwo czynności możemy wykonać sprawniej niż przy użyciu kartki papieru i ołówka. Prostej bazie danych można nadać formę tabeli. Znakomicie nadaje się do tego Excel. Ma gotowe rubryki, w które można wpisywać ciągi znaków. Dodatkową zaletą jest podatność arkusza na zmiany. Pozwala on między innymi dodawać nowe kolumny i wiersze, usuwać je, zmieniać kolejność, kopiować. Znacznym ułatwieniem w pracy z bazą danych jest możliwość korzystania z elektronicznych formularzy. Wpisane dane można sortować, filtrować, przeszukiwać, prezentować w postaci wykresów, drukować itp. Po opublikowaniu pliku w internecie lub intranecie można umożliwić dostęp do danych wielu użytkownikom.

150

Projektowanie bazy danych

Baza, którą utworzymy, nosi nazwę kartotekowej. Tablica danych jest samodzielnym dokumentem i nie może współpracować z innymi tablicami. Baza kartotekowa z powodzeniem nadaje się do utworzenia książki telefonicznej, spisu płyt, listy zakupów itp. Wspólną cechą tych baz jest ich zastosowanie w jednym, wybranym celu. Bardziej uniwersalne są relacyjne bazy danych. W bazach relacyjnych wiele tablic danych może współpracować ze sobą dzięki powiązaniom. W bibliotece oddzielne tabele będą zawierać dane czytelników i książek. Wypożyczenie książki będzie odnotowywane w bazie jako utworzenie relacji między dwiema tabelami. Bazy relacyjne posiadają wewnętrzne języki programowania, za pomocą których tworzone są zaawansowane funkcje obsługi danych.

Projektowanie bazy danych

Aby baza danych mogła poprawnie funkcjonować, konieczne jest przestrzeganie poniższych reguł: x W każdej kolumnie muszą znajdować się dane tego samego typu, np. tytuł książki, cena detaliczna itp. x W pierwszym wierszu należy wpisać nazwy kolumn. x W tabeli nie powinny występować puste komórki. Zanim przystąpimy do tworzenia tabeli w programie Microsoft Excel, powinniśmy poświęcić nieco czasu na zaprojektowanie bazy danych. Jeśli nie masz doświadczenia w posługiwaniu się arkuszem kalkulacyjnym, nie przejmuj się — po utworzeniu bazy

Projektowanie bazy danych

danych można ją później modyfikować i powiększać w dowolnym czasie. Z tego powodu program komputerowy świetnie się sprawdza podczas prób ponawianych dość często przez początkujących użytkowników. Projektowanie należy rozpocząć od określenia celu, któremu ma służyć baza danych. Dobrze jest przeanalizować istniejące dokumenty. Pomogą one wychwycić wszystkie dane, które mają być gromadzone w tabeli. Dla każdego rodzaju danych musi być przeznaczona oddzielna kolumna. Dobrze jest podzielić informacje na jak najmniejsze części. Adres nie powinien być zapisany w jednej komórce. Oddzielną kolumnę należy zarezerwować na nazwę ulicy, numer domu i mieszkania. W kolejnej należy wpisać kod pocztowy. Pozostałe kolumny powinny zawierać takie dane jak miasto czy państwo. Analogicznie, gdy wpisujemy personalia osób, nie należy umieszczać wszystkich w kolumnie „Dane osobowe”. Wygodnie jest je podzielić na najmniejsze jednostki logiczne. W oddzielnych kolumnach powinny być wpisane: zajmowane stanowisko, pierwsze imię, drugie imię, nazwisko itp. Gdy w bazie ma być wiele kolumn, dobrze jest wykonać szkic na papierze. Ekran komputera ma ograniczone wymiary i nie wszystkie kolumny mogą być na nim widoczne. W rezultacie niektóre mogą zostać pominięte, zaś inne występować więcej niż raz.

Jeżeli z bazy danych masz korzystać nie tylko Ty, należy porozmawiać ze wszystkimi przyszłymi użytkownikami. Dobrze jest zorganizować „burzę mózgów” dotyczącą pytań, na które baza danych miałaby odpowiadać. Zwykle każde pytanie oznacza konieczność dodania do bazy jednej kolumny. Gdy baza ma być używana przez kilka działów w firmie, trzeba zebrać wszystkie dokumenty, z których mają być do niej wpisywane dane. Projektując bazę danych, musimy dać jej użytkownikom możliwość sortowania danych według jak największej liczby kryteriów.

Po zaprojektowaniu bazy trzeba wprowadzić do niej informacje. Podczas wpisywania danych lub na początku użytkowania bazy danych może się okazać, że potrzebna jest modyfikacja projektu. Na szczęście w przypadku programu komputerowego nie oznacza to konieczności wykonywania całej pracy od początku. Testowanie projektu najlepiej wykonać z ograniczonym zestawem danych. Jeśli okaże się, że mimo wszystko popełniliśmy błąd, łatwiej poprawić bazę zawierającą mniej danych niż po wypełnieniu jej w całości. Jeśli się okaże, że struktura kolumn spełnia przyjęte założenia, można wprowadzić wszystkie dane.

151

152

Przykłady

Dane będziemy wpisywać do bazy w miarę ich pojawiania się. Zawartość arkusza można uporządkować w dowolnym czasie. W tym celu wystarczy posortować wiersze w kolejności rosnącej lub malejącej według zawartości wybranego pola.

Przykłady W przykładzie zobaczymy, w jaki sposób utworzyć bazę danych książek. Na podstawie nazw kolumn wygenerowany zostanie formularz. Wykorzystamy go do wpisywania i wyszukiwania danych. Na koniec uporządkujemy zawartość tabeli.

3URMHNWRZDQLHED]\GDQ\FK Aby zaprojektować bazę danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel: 1

1. Wpisz w pierwszym wierszu nazwy kolumn. Określają one dane, które będziemy zbierać. Kolumny można dodać, gdy zajdzie potrzeba dołączenia kolejnych kategorii danych. Aby baza funkcjonowała prawidłowo, w nowych kolumnach nie powinny występować puste komórki.

2

2. Dwukrotnie kliknij nazwę arkusza.

3

3. Wpisz z klawiatury Cennik Wydawnictwa Helion 02-03 i naciśnij klawisz Enter. Domyślna nazwa została zastąpiona nazwą kojarzącą się z zawartością arkusza.

Przykłady

*HQHURZDQLHIRUPXODU]D Formularz jest oknem z polami służącymi np. do wpisywania danych. Pola są tworzone na podstawie nazw kolumn. Aby wygenerować formularz: 1. Kliknij komórkę A1. 1

2 3

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę Dane. 3. Z menu podręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę….

5 4 6

4. Wyświetlone zostało okno Opcje programu Excel. Aktywna jest sekcja Dostosowywanie Wstążki. 5. Rozwiń listę Wybierz polecenia z. Zaznacz pozycję Polecenia, których nie ma na Wstążce. 6. Zaznacz pozycję Formularz...

153

154

Przykłady

9

10 7

11

12

7. Polecenia można dodawać tylko do grup utworzonych przez użytkownika. Zaznacz kategorię Narzędzia główne. 8. Kliknij przycisk Nowa grupa. 9. Nowa grupa została utworzona. 10. Kliknij przycisk Dodaj.

8

11. W nowej grupie pojawiła się pozycja Formularz. 12. Kliknij przycisk OK. 13. Ikona Formularz pojawiła się na pasku. Kliknij ją.

13

14

14. Po wyświetleniu okna z informacją kliknij przycisk OK. Nazwy wpisane w pierwszym wierszu arkusza staną się nazwami pól formularza.

Przykłady

15. Okno formularza nosi nazwę identyczną jak arkusz. 15

16. Nazwy pól zostały skopiowane z nazw kolumn arkusza.

16

:SLV\ZDQLHGDQ\FK Formularz ułatwia wpisywanie danych. Zamiast się rozpraszać, obserwując całą powierzchnię ekranu, możemy się skupić na jednym oknie. Aby dodać rekord do bazy danych: 1. W pustych polach formularza wpisz dane, które chcesz umieścić w bazie. 2

1

2. W formularzu kliknij przycisk Nowy.

155

156

Przykłady

3

3. Dane zostały przeniesione z formularza do arkusza. 4. Pola formularza są przygotowane do wpisywania następnych danych.

4

:\V]XNLZDQLHGDQ\FK Formularz można wykorzystać do wyszukiwania danych. Aby znaleźć za pomocą formularza dane zapisane w arkuszu: 1

2

1. Kliknij komórkę A1. 2. Kliknij ikonę Formularz.

Przykłady

4

3 5

3. Wyświetlony został formularz. W jego polach widoczne są dane z pierwszego wiersza arkusza. 4. W prawym górnym rogu wyświetlany jest numer kolejny wiersza i liczba wszystkich wierszy w bazie. 5. Przełącz formularz w tryb wyszukiwania. Kliknij przycisk Kryteria.

6

7

6. W polu Tytuł książki wpisz szukany ciąg znaków. 7. Kliknij przycisk Znajdź nastę. (Obcięcie napisów na przyciskach spowodowane jest zbyt dużą liczbą znaków w stosunku do rozmiarów przycisku).

157

158

Przykłady

9

8

10

8. W polach formularza wyświetlone zostały informacje zawarte w wierszu spełniającym zadane kryterium. 9. W prawym górnym rogu formularza widoczny jest numer znalezionego wiersza. 10. Aby kontynuować wyszukiwanie, kliknij przycisk Znajdź nastę.

6RUWRZDQLHGDQ\FK Dane wpisujemy do bazy w kolejności ich uzyskiwania. Łatwiej z nich wyciągnąć wnioski, gdy zostaną uporządkowane według zadanego kryterium. Aby posortować dane: 1

1. Zaznacz cały arkusz.

Przykłady

2

2. Kliknij ikonę Sortuj i filtruj. 3. Wybierz polecenie Sortowanie niestandardowe... 3

7

4

5

6

4. Po wyświetleniu okna Sortowanie wybierz kolumnę, według której wykonane zostanie sortowanie. 5. Wybierz kryterium sortowania. 6. Zaznacz kolejność porządkowania rekordów. 7. Dodaj kolejny poziom sortowania.

8

9

10 11

8. Wybierz drugą kolumnę, według której wykonane zostanie sortowanie. 9. Wybierz kryterium sortowania. 10. Zaznacz kolejność porządkowania rekordów. 11. Kliknij przycisk OK.

159

160

Podsumowanie

13 12

12. Dane zostały uporządkowane rosnąco według wartości w kolumnie Cena detaliczna. 13. Książki o identycznej cenie są uporządkowane według kolejności alfabetycznej tytułów.

Podsumowanie x Wymień kilka najczęściej używanych baz danych. Bazami danych są np.: katalog książek w bibliotece, książka telefoniczna, rozkład jazdy pociągów. x Co to jest baza kartotekowa? Tablica danych jest samodzielnym dokumentem i nie może współpracować z innymi tablicami. Baza kartotekowa z powodzeniem nadaje się do utworzenia książki telefonicznej, spisu płyt, listy zakupów itp. Wspólną cechą tych baz jest ich zastosowanie w jednym, wybranym celu. x Od czego należy rozpocząć projektowanie bazy danych? Tworzenie bazy danych trzeba rozpocząć od określenia informacji, które chcesz gromadzić w bazie. W każdej kolumnie muszą znajdować się dane jednego rodzaju, np. tytuły książek, ceny detaliczne itp. x Czy w bazie mogą znajdować się puste komórki? Jest to dozwolone, ale przy sortowaniu danych może powodować błędne rezultaty. x Do czego służy formularz? Formularz ułatwia wpisywanie i wyszukiwanie danych.

ľ%XGRZDIRUPXïľ%ïÚGQHG]LDïDQLHIRUPXï ľ3U]\NïDG\ľ3URJUDPPDJD]\QRZ\ ľ3RGVXPRZDQLH

13

Formuły w praktyce Do arkusza kalkulacyjnego można wpisywać dane, porządkować je, wykonywać na nich proste obliczenia. Ale to jeszcze nie wszystko! W komórki arkusza można wpisywać formuły. Tak nazywane są równania, które do obliczeń wykorzystują wartości umieszczone w komórkach arkusza. W formułach występują funkcje. Użytkownik nie musi ich sam definiować. Ponad 300 funkcji jest instalowanych razem z arkuszem. Funkcje są wstępnie zdefiniowanymi formułami. Mogą one wykonywać obliczenia od bardzo prostych po skomplikowane. Znaczenie niektórych można odgadnąć na podstawie nazwy (np. SUMA). Inne są dosyć tajemnicze (np. XNPV).

Budowa formuł Formuła ma określoną składnię. Musi rozpoczynać się od znaku równości (=). Po nim należy wpisać nazwy funkcji i argumenty.

162

Błędne działanie formuł

Formuły nie można zapisywać dowolnie. Excel nie zrozumie, co ma zrobić, gdy wpiszemy DODAJ, ZSUMUJ itp. Poleceniem, które powoduje dodanie wyspecyfikowanych argumentów, jest SUMA. Aby w komórce znalazł się wynik sumowania danych z komórek A1 oraz A5, należy wpisać =SUMA(A1;A5). Jeżeli ma zostać wyliczona suma liczb wpisanych w komórkach od A1 do A5, należy wpisać =SUMA(A1:A5). Zamieniony znak całkowicie zmienia sposób działania formuły. To zła wiadomość. Jest też dobra. Nie trzeba wpisywać wszystkich składników formuły ręcznie. W znacznej części prac użytkownika wyręcza Excel. Argumentami mogą być: wartości liczbowe, adresy komórek, funkcje wbudowane do programu Excel, funkcje zdefiniowane przez użytkownika. Do obliczeń brana jest wartość wpisana do wyspecyfikowanej komórki. Działanie formuły jest podobne do funkcji matematycznej. Funkcje mogą zawierać zmienne. Są to litery, którym można przypisywać wartości. W formułach rolę zmiennych mogą odgrywać współrzędne komórki.

Błędne działanie formuł Aby prawidłowo używać formuł, nie należy polegać na intuicji. Trzeba znać zasady ich działania. Operacje w formule są wykonywane od lewej do prawej. Kolejność działań jest następująca: mnożenie, dzielenie, dodawanie i odejmowanie. Możemy ją zmienić, stosując nawiasy. Jako pierwsze wykonywane są działania w nawiasach. Wynikiem równania = 1+2*3 jest 7. Liczba dwa jest mnożona przez trzy. Do iloczynu dodawana jest jedynka. Wynikiem równania = (1+2)*3 jest 9. Najpierw sumowane są liczby zapisane w nawiasie. Wynik sumowania jest mnożony przez trzy. Niekiedy w komórce zamiast wyniku można ujrzeć dziwny znak. W tabeli 13.1 podano najczęściej spotykane przyczyny błędów.

Przykłady

Tabela 13.1. Znaczenie sygnalizacji błędów Komunikat

Najczęstsza przyczyna

#####

Komórka zawiera liczbę, datę lub czas albo formułę daty i (lub) czasu zwracającą wynik ujemny Zbyt mała szerokość kolumny

#ARG!

Używany jest błędny typ argumentu lub operand Funkcja Autokorekta formuł nie może poprawić formuły

#DZIEL/0!

W formule była wykonana próba dzielenia przez zero

#NAZWA

Excel nie rozpoznaje tekstu w formule

#N/D!

Komórki arkusza roboczego zawierają dane, które nie są jeszcze dostępne

#ADR!

Błędne odwołanie do komórki

#LICZBA!

Użycie nieprawidłowego argumentu w funkcji

#ZERO!

Odwołanie do przecięcia dwóch obszarów, które nie mają części wspólnej

Popełnienie błędu jest deprymujące. Nie zawsze wiemy, gdzie szukać jego źródła. Czasami przyczyna jest bardzo prozaiczna. Poszukiwanie jej proponuję rozpocząć od przeanalizowania następujących kwestii: x Liczba nawiasów otwierających i zamykających. x Czy do oznaczenia zakresów użyty jest dwukropek. x Lista wymaganych argumentów funkcji. x Maksymalna liczba argumentów funkcji. x Niepoprawne sformatowanie komórki z argumentem funkcji (np. dane zamiast formatu liczbowego mają format tekstowy).

Przykłady W tym rozdziale rozbudujemy cennik wykonany w rozdziale poprzednim. Dodamy do niego kolumny służące do wpisywania minimalnego zapasu i aktualnego stanu magazynowego. Na podstawie porównania obu wartości będzie podejmowana decyzja o potrzebie wystawienia zamówienia.

163

164

Przykłady

:\V]XNLZDQLHIXQNFML Excel wyposażony jest w narzędzia ułatwiające wyszukiwanie odpowiednich funkcji. Wyszukiwanie można wykonywać na dwa sposoby. Pierwszym jest wpisywanie w oknie dialogowym słów kluczowych opisujących działanie funkcji. W drugim można wykorzystać fakt, że funkcje zostały podzielone na grupy. Podstawą podziału jest obszar zastosowań. Wśród kategorii możemy znaleźć funkcje: ogólne, liczbowe, walutowe, księgowe, daty, czasu, procentowe, ułamkowe, naukowe, tekstowe, specjalne i niestandardowe. Po zawężeniu obszaru poszukiwań do kategorii można przeglądać opisy funkcji. Aby wyszukać funkcję:

2

3

1

1. Zaznacz komórkę, do której ma zostać wstawiona formuła. 2. Przejdź na kartę Formuły. 3. Kliknij ikonę Wstaw funkcję.

4

5

4. Po wyświetleniu okna Wstawianie funkcji wpisz w polu Wyszukaj funkcję słowo kojarzące Ci się z jej działaniem. Chcemy znaleźć funkcję służącą do podejmowania decyzji po sprawdzeniu warunku. 5. Po wpisaniu słowa kluczowego kliknij przycisk Przejdź.

Przykłady

6. W polu Wybierz funkcję wyświetlone zostały funkcje spełniające zadane kryterium. Funkcję JEŻELI zaznacz podświetleniem. 6

7. Pod oknem Wybierz funkcję widoczny jest skrócony opis funkcji. Zapoznaj się z nim.

7

8. Kliknij przycisk OK.

8

10 9 11

12

9. W zaznaczonej komórce została wstawiona funkcja. 10. Funkcja jest również widoczna w pasku formuły. 11. Ponieważ nie zostały określone argumenty, pojawiło się okno Argumenty funkcji. Służy ono do określenia adresów komórek, w których będą znajdować się wartości używane do wyliczeń. 12. Nie będziemy wstawiać funkcji; po zapoznaniu się z jej opisem kliknij przycisk Anuluj.

165

166

Program magazynowy

13

13. Inną metodą wyszukiwania funkcji jest żmudne przeglądanie ich opisów. Wyświetl okno Wstawianie funkcji. Rozwiń listę kategorii. 14. Kliknij kategorię Logiczne.

14

15. W polu Lub wybierz kategorię widoczna jest nazwa grupy funkcji.

15

16

17

16. W polu Wybierz funkcję wyświetlane są nazwy funkcji logicznych. Klikanie nazw funkcji powoduje, że pod oknem wyświetlane są ich opisy. 17. Zamknij okno bez wstawiania funkcji.

Program magazynowy Do porównywania dwóch wartości można wykorzystać funkcję JEŻELI. Ma ona następującą składnię: =JEŻELI(warunek;prawda;fałsz)

Gdzie:

Program magazynowy warunek prawda

— określony przez użytkownika warunek logiczny,

— operacja wykonywana, gdy warunek logiczny jest spełniony,

fałsz — operacja wykonywana, gdy warunek nie jest spełniony.

Warunek logiczny może być określony za pomocą operatorów porównania. Operatory zostały zebrane w tabeli 13.2. Tabela 13.2. Operatory porównania Operator

Znaczenie

=

Równy

>

Większy niż

<

Mniejszy niż

>=

Większy niż lub równy

<=

Mniejszy niż lub równy

<>

Różny

Aby utworzyć program informujący o potrzebie wystawienia zamówienia:

1

2

3

1. W komórce F1 wpisz Minimum. W kolumnie F zostaną wpisane minimalne stany magazynowe poszczególnych książek. 2. W komórce G1 wpisz Stan. W kolumnie G zostaną wpisane bieżące stany magazynowe towaru. 3. W komórce H1 wpisz Zamówienie. W kolumnie H arkusz będzie generował informację o potrzebie uzupełnienia zapasów. 8

6

4

7

4. W kolumnie Minimum wpisz minimalne wartości stanu magazynu.

5

167

168

Program magazynowy

5. W komórce H2 wpisz formułę =JEŻELI(G2
10

9

9. Kliknij komórkę, w której wpisana jest formuła. 10. Kliknij ikonę Kopiuj. Zawartość klikniętej komórki została skopiowana do schowka.

11

11. Wokół komórki, której zawartość została skopiowana, wyświetlona została linia przerywana. 12

12. Kliknij komórkę znajdującą się poniżej komórki wzorcowej. 13. Przewiń arkusz tak, aby widocznych było kilka ostatnich wierszy tabeli.

13

Program magazynowy

169

14. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Shift. Kliknij komórkę H607. 16 15

14

15. Zwolnij klawisz Shift. Zaznaczony został obszar od komórki H3 do H607. 16. Numery wierszy, w których znajduje się zaznaczony obszar, zostały wyświetlone na ciemniejszym tle. 17. Kliknij ikonę Wklej. 17

18. Komórki w zaznaczonym obszarze zostały wypełnione formułą — zawartością schowka. W kolumnie H pojawiły się wyliczone wyniki. Ponieważ wartość pustej komórki G2 wynosi 0, nie jest ona mniejsza niż minimum F2. W ten sposób na towar nigdy nie zostanie wystawione zamówienie.

18

170

Program magazynowy

19. W komórkach od F3 do F9 wpisz kolejno liczby: 5, 1, 5, 2, 5, 5, 5.

19

21

20

20. W komórce H5 pojawiło się żądanie wystawienia zamówienia. Stan zerowy jest niższy od wartości progowej, która wynosi 5. 21. Kliknij komórkę G2. 22. W komórce G2 wpisz -1. Stan magazynowy nie może mieć wartości ujemnej, ale warunek w formule został spełniony. Pojawiło się żądanie wystawienia zamówienia.

22

23. W komórce G3 wpisz 6. W magazynie znajduje się więcej sztuk niż niezbędne minimum. Zamówienie nie musi zostać wystawione.

23 24

24. Gdy stan magazynowy jest nieujemny i mniejszy od wartości progowej, zamówienie musi być wystawione.

25

26

25. Wyświetl okno formularza. Dodanie do bazy danych trzech nowych kolumn (Minimum, Stan, Zamówienie) spowodowało zwiększenie liczby pól formularza. 26. Kliknij przycisk Kryteria.

Program magazynowy

28 27

27. Wyszukamy towary, które powinny zostać zamówione. W polu Zamówienie wpisz Tak!. 28. Kliknij przycisk Znajdź nastę. (Obcięcie napisów na przyciskach spowodowane jest zbyt dużą liczbą znaków w stosunku do rozmiarów przycisku).

29

30

29. Po odnalezieniu rekordu spełniającego zadane kryterium informacje o nim zostały wyświetlone w polach formularza. 30. Aby kontynuować wyszukiwanie, kliknij przycisk Znajdź nastę.

171

172

Podsumowanie

Podsumowanie x Co powinna zawierać formuła? Każda formuła musi rozpoczynać się od znaku równości. Po nim powinna znajdować się nazwa funkcji, argumenty, operatory arytmetyczne itd. x Czy użytkownik Excela musi definiować funkcje, aby z nich korzystać? Wraz z Excelem instalowanych jest ponad 300 funkcji. Definiować należy tylko te, które nie są dostępne w programie. x W jakiej kolejności wykonywane są obliczenia w formułach? Operacje w formule są wykonywane od lewej do prawej. Kolejność działań jest następująca: mnożenie, dzielenie, dodawanie i odejmowanie. Możemy ją zmienić, stosując nawiasy. Jako pierwsze wykonywane są działania w nawiasach. x Co może być argumentem formuły? Argumentami mogą być: wartości liczbowe, adresy komórek, funkcje wbudowane do programu Excel, funkcje zdefiniowane przez użytkownika. Do obliczeń brana jest wartość wpisana do wyspecyfikowanej komórki. Działanie formuły jest podobne do funkcji matematycznej. Funkcje mogą zawierać zmienne. Są to litery, którym można przypisywać wartości. W formułach rolę zmiennych mogą odgrywać współrzędne komórki. x Na jakie kategorie podzielono funkcje programu Excel? Funkcje programu Excel podzielono na kategorie: ogólne, liczbowe, walutowe, księgowe, daty, czasu, procentowe, ułamkowe, naukowe, tekstowe, specjalne i niestandardowe. x Jak można znaleźć odpowiednią funkcję do budowy formuły? Funkcji można poszukiwać na podstawie słów kluczowych opisujących działanie funkcji. Drugą metodą jest zawężenie obszaru poszukiwań do jednej kategorii funkcji, a następnie przeglądanie opisów poszczególnych funkcji. x Od czego należy rozpocząć poszukiwanie przyczyny błędu w formule? Czasami przyczyna jest bardzo prozaiczna. Poszukiwanie jej można rozpocząć od sprawdzenia: a) liczby nawiasów otwierających i zamykających, b) czy do oznaczenia zakresów użyty jest dwukropek, c) listy wymaganych argumentów funkcji, d) maksymalnej liczby argumentów funkcji, e) czy zagnieżdżono nie więcej niż siedem poziomów funkcji, f) czy nazwy innych arkuszy, do których wykonywane jest odwołanie, są ujęte w pojedynczy cudzysłów, g) czy do formuł wprowadzono liczby bez formatowania.

Podsumowanie

x Jaka może być przyczyna wyświetlenia komunikatu #####? Najczęstszą przyczyną jest to, iż komórka zawiera liczbę, datę lub czas albo formułę daty i (lub) czasu zwracającą wynik ujemny. Identycznie sygnalizowana jest zbyt mała szerokość kolumny. x Jaka może być przyczyna wyświetlenia komunikatu #ARG!? Najczęstszą przyczyną jest to, iż używany jest błędny typ argumentu lub operand. Funkcja Autokorekta formuł nie może poprawić formuły. x Jaka może być przyczyna wyświetlenia komunikatu #DZIEL/0!? Najczęstszą przyczyną jest to, iż w formule była wykonana próba dzielenia przez zero. x Jaka może być przyczyna wyświetlenia komunikatu #NAZWA? Najczęstszą przyczyną jest to, iż Excel nie rozpoznaje tekstu w formule. x Jaka może być przyczyna wyświetlenia komunikatu #N/D!? Najczęstszą przyczyną jest błędne odwołanie do komórki. x Jaka może być przyczyna wyświetlenia komunikatu #LICZBA!? Najczęstszą przyczyną jest użycie nieprawidłowego argumentu w funkcji. x Jaka może być przyczyna wyświetlenia komunikatu #ZERO!? Najczęstszą przyczyną jest odwołanie do przecięcia dwóch obszarów, które nie mają części wspólnej. x Co oznacza zapis =SUMA(A1;A5), a co =SUMA(A1:A5). Pierwszy zapis oznacza wyliczenie sumy liczb wpisanych w dwóch komórkach: A1 i A5. Zapis drugi oznacza zsumowanie liczb wpisanych w komórkach pięciu komórkach, od A1 do A5.

173

174

ľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

14

Samodzielne rozwiązywanie problemów

Czy potrafisz bez zaglądania do książki powtórzyć wszystkie ćwiczenia? Hm… ja też miałbym z tym problemy. Mam nadzieję, że po lekturze poprzednich rozdziałów masz wyobrażenie o możliwościach, jakie stwarza Excel, i obszarach jego zastosowań.

176

Przykłady

Nawet w najgrubszej książce nie uda się zawrzeć odpowiedzi na wszystkie pytania, jakie mogą nasunąć się podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym. Można za to pokazać ogólne zasady radzenia sobie z napotykanymi problemami. Mając taką wiedzę, będziesz umiał swobodnie tworzyć własne arkusze. Przyczyną wielu problemów jest brak wiedzy o opcjach programu, składni funkcji itp. Błędy zdarzają się zarówno początkującym, jak i doświadczonym użytkownikom. Współczesne programy są złożone. Ich opanowywanie jest podobne do nauki rzemiosła. Można wiele lat ćwiczyć, poszerzać wiedzę, doskonalić umiejętności, ale nie sposób nauczyć się wszystkiego. Czeladnik powinien mieć swego mistrza, od którego będzie czerpał wiedzę. Podczas poznawania Excela rolę wirtualnego mistrza może odgrywać Pomoc. Okno pomocy umożliwia wpisywanie haseł, których znaczenie chcemy poznać. Hasła mogą składać się z jednego wyrazu lub całej sekwencji. Korzystając z pomocy, powinniśmy pamiętać o tym, że Excel został opracowany przez programistów anglojęzycznych. Wersje zlokalizowane powstają przez przetłumaczenie aplikacji oryginalnej. Odpowiedź na interesujące nas pytanie może być zawarta w haśle zbliżonym do tego, które wpisaliśmy. Aby uzyskać informację, trzeba wykonać kilka prób wyszukiwania. Warto poeksperymentować z wpisywaniem synonimów.

Przykłady Pomoc dystrybuowana razem z programem jest wygodnym źródłem wiedzy. Zawsze jest pod ręką. Wyszukiwanie w niej jest znacznie prostsze niż w książkach tradycyjnych. Waga i objętość książki elektronicznej nie stanowią żadnego problemu. Jednym słowem — same zalety. W poniższych punktach pokażę Ci, jak korzystać z pomocy.

:V]\VWNLHGURJLSURZDG]ÈGRFHOX 1

1. Kliknij ikonę oznaczoną znakiem zapytania lub naciśnij klawisz F1.

Przykłady

2. Wyświetlone zostało okno Excel – Pomoc.

2 3

3. Kliknięciem umieść znak wstawiania w polu służącym do zadawania pytań. Wpisz hasło.

4

4. Naciśnij klawisz oznaczony lupą.

5. Wyświetlona została lista tematów związanych z podanym hasłem. Przewiń ją, aby wyświetlić temat najbardziej zbliżony do pytania. 6. Kliknij temat.

6

5

177

178

Przykłady

7. Przewiń zawartość okna, aby ujrzeć interesującą treść. 8. Przechodząc do haseł coraz bardziej szczegółowych, możesz uzyskać informacje na żądany temat.

7

8

(OHNWURQLF]QDNVLÈĝND Jeżeli wyszukiwanie informacji za pomocą słów kluczowych nie da zadowalającego rezultatu, można spróbować przeglądać zawartość Pomocy. 1. Kliknij przycisk oznaczony domkiem. 1

Przykłady

2. Przewiń zawartość okna, aby znaleźć interesujący temat. Przechodząc do haseł coraz bardziej szczegółowych, możesz uzyskać informacje na żądany temat. Kliknij tytuł podrozdziału.

2

3. W centralnej części okna pojawiły się skrótowe informacje na temat hasła. Kliknij jedną z nich. 3

179

180

Podsumowanie

4. Wyświetlone zostało pełne hasło. Zapoznaj się z nim.

5

4

5. Aby ponownie wyświetlić informacje skrótowe, kliknij strzałkę skierowaną w lewo. Aby ujrzeć pierwszą stronę okna pomocy, kliknij ikonę oznaczoną domkiem.

Podsumowanie x Czy korzystanie z Pomocy programu Excel jest płatne? Nie, pomoc dostępna jest za darmo dla użytkowników programu. x Wymień dwa sposoby przeszukiwania Pomocy programu Excel. 1) Wyszukiwanie informacji według słów kluczowych. 2) Przeglądanie spisu treści elektronicznej książki.

ľ0LFURVRIW2IğFHľ3RPRFWHFKQLF]QD 0LFURVRIWXľ([FHOQLHSRWUDğFHURZDÊVNDUSHW ľ.öïND]DLQWHUHVRZDñľ:ïDVQ\EL]QHV ľ3RGVXPRZDQLH

15

Skarby w sieci? Pomoc programu Excel zawiera wiele informacji. Ma jednak dwie wady. Po pierwsze — nie jest aktualizowana. Po drugie — nie stwarza możliwości wymiany doświadczeń z innymi użytkownikami arkuszy kalkulacyjnych. Znakomitym uzupełnieniem dołączonej do programu Pomocy jest internet. Dostępne są w nim strony firmy Microsoft, na których można znaleźć na bieżąco aktualizowane informacje o produkcie.

Microsoft Office Każdemu z produktów firma Microsoft poświęciła oddzielny serwis. Ma go również arkusz Excel. Na stronach internetowych są wprowadzane zmiany i w związku z tym ich wygląd może odbiegać od pokazanych na ilustracjach.

182

Microsoft Office

1

2

1. W pasku tytułu przeglądarki wpisz adres http://office.microsoft.com/pl-pl/ word-help/co-nowego-w-pakiecie-office-2013-HA102830213.aspx i naciśnij klawisz Enter.

Pomoc techniczna Microsoftu

2. Zapoznaj się z informacjami. Kliknij odsyłacz Co nowego w programie Excel 2013.

3

3. Załadowana została strona zawierająca między innymi informacje o nowościach w programie Excel. Na stronie głównej można uzyskać podstawowe informacje o produkcie. Nie znajdziesz tu jednak gotowych rozwiązań problemów, które napotkałeś podczas korzystania z arkusza Microsoft Excel. W takich przypadkach lepiej jest zajrzeć do stron Pomocy technicznej Microsoft.

Pomoc techniczna Microsoftu Strona pomocy technicznej jest redagowana przez użytkowników aplikacji i specjalistów z firmy Microsoft. Program przed wypuszczeniem na rynek jest testowany, jednak wszystkich błędów nie da się usunąć. Żadna firma nie jest w stanie sprawdzić swojego produktu na wszystkich typach komputerów. Dopiero po rozpoczęciu sprzedaży ma miejsce testowanie programu na skalę masową. Użytkownicy, którzy napotykają problem, zgłaszają go producentowi. Usterka jest analizowana przez programistów, a sposób jej usunięcia jest opisywany na stronie pomocy technicznej. Rozwiązanie niekiedy ogranicza się do wyjaśnienia specyfiki działania aplikacji,

183

184

Pomoc techniczna Microsoftu

a kiedy indziej wymaga zmiany konfiguracji programu lub dodania poprawki do systemu operacyjnego. Tego typu praktyczne wskazówki można znaleźć na stronie pomocy technicznej Microsoftu.

1

2

1. W pasku tytułu przeglądarki wpisz adres http://support.microsoft.com/findsolutions/office/excel-2013 i naciśnij klawisz Enter. 2. Wybierz rodzaj produktu, o którym chcesz uzyskać informację.

4 3

Excel nie potrafi cerować skarpet

3. Na stronie tej można znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące oprogramowania, a także poprawki i uaktualnienia do oprogramowania. Wybierz grupę tematów. 4. Zapoznaj się z informacjami. Kliknij odsyłacz do konkretnego tematu. Załadowana zostanie strona z informacjami. Jeżeli za pierwszym razem nie uzyskasz odpowiedzi na żądany temat, nie zrażaj się. Baza wiedzy ma olbrzymie zasoby. Zapewne ktoś już zetknął się z takim problemem jak Twój. Nie warto wyważać otwartych drzwi. Zastanów się, jakich synonimów można użyć dla opisania problemu. Ponów wyszukiwanie przy ich użyciu.

Excel nie potrafi cerować skarpet Wiele serwisów internetowych jest tworzonych przez miłośników Excela. Nie żądają oni za udostępnianą wiedzę żadnych opłat. Dzielą się nią z innymi entuzjastami. Osobiście wolę takie strony niż witryny utrzymywane przez firmy. Mimo że mają skromniejszą szatę graficzną i są umieszczone na darmowym serwerze, po ich lekturze można nabrać przekonania, że „Excel nie potrafi cerować skarpet”, a z wszystkim innym da sobie radę.

1 2

1. W pasku adresu przeglądarki wpisz adres excel.blox.pl i naciśnij klawisz Enter. 2. Wyświetlona została strona excel.blox.pl. Liczba tematów pozwala sądzić, że serwis nie został stworzony pod wpływem słomianego zapału. Klikając odsyłacze, możemy zapoznać się z treścią publikacji.

185

186

Kółka zainteresowań

3

3. Rozwiń sekcję Pobierz. 4. Strona ma skromną szatę graficzną, ale można znaleźć na niej interesujące porady i programy. Wszystko to jest dostępne za darmo.

4

Kółka zainteresowań Wśród społeczności internetowych można znaleźć grupy interesujące się zastosowaniami Excela i VBA. Jest to miejsce do poszukiwania rozwiązań problemów, poszerzania wiedzy, a także promowania własnej osoby. 1. W pasku tytułu przeglądarki wpisz adres http://www.goldenline.pl/ i załóż konto w serwisie. 2. Na liście dostępnych grup odszukaj te, które związane są z Excelem. 3. Dodaj je do własnych grup i przeglądaj ich zawartość.

Kółka zainteresowań

1 2

3

4. Poruszana problematyka jest bardzo różnorodna. Cechą wspólną wszystkich wątków jest to, że użytkownicy zetknęli się w praktyce z opisywanym problemem.

4

187

188

Własny biznes

Własny biznes Wiem z autopsji, że wszelkie czynności wykonuję chętniej, gdy mam konkretny cel. Umiejętność obsługi Excela z pewnością jest bardzo cenna, jednak opanowanie programu samo w sobie to cel dosyć mglisty. Jeżeli znajomość arkusza kalkulacyjnego ma umożliwić pisanie programów i własną działalność zarobkową, to cel zaczyna się konkretyzować. Czy przy użyciu popularnego Excela można napisać program, który ktoś będzie chciał kupić?

1 2

1. W pasku tytułu przeglądarki wpisz adres http://www.tomasens.com.pl/ i naciśnij klawisz Enter. 2. Wyświetlona została strona System-XL – programy obsługi księgowości firm. Kliknij odsyłacz Krótki opis. 3. Wyświetlona została informacja o oferowanych produktach. Wszystkie one są arkuszami Excela. Można tu znaleźć między innymi programy do obsługi księgowości firmy prowadzonej na podstawie księgi przychodów i rozchodów, obsługi rozliczania kosztów pojazdów używanych w firmie, obsługi prac związanych z przygotowywaniem i rozliczaniem różnego rodzaju umów (zlecenia,

Własny biznes

o dzieło, agencyjnych itd.), wypełniania, obliczania i drukowania comiesięcznych deklaracji podatku dochodowego, przygotowywania i drukowania przelewów i przekazów, adresowania korespondencji itp.

3

4

4. Przewiń stronę w dół. 5. Zapoznaj się z cennikiem programów.

5

189

190

Podsumowanie

Podsumowanie x Jakie są dwie grupy autorów stron WWW o programie Excel? Witryny popularyzujące Excela tworzą producenci aplikacji oraz użytkownicy arkusza. x W jaki sposób można wyszukiwać interesujące witryny dotyczące Excela? Po znalezieniu strony dotyczącej Excela warto zapoznać się z działem odsyłaczy lub linków. Zawiera ona wyselekcjonowane przez autora adresy wartościowych stron WWW. x Jakie programy można pisać w Excelu? Zasadniczym ograniczeniem jest tylko wyobraźnia autora. Znaczenie rynkowe mają aplikacje ułatwiające prowadzenie księgowości firmy, automatyzujące prace biurowe itp. x Zapisz na kartce nazwy dwudziestu programów związanych z branżą, którą się zajmujesz, a możliwych do napisania w Excelu.

ľ2SLV\IXQNFMLľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

16

Funkcje czasu i daty Większość osób, mimo iż w szkole miała arytmetykę, algebrę i geometrię, używa na co dzień czterech podstawowych działań matematycznych. Tego od nich wymaga otoczenie. Podobnie jest z arkuszem kalkulacyjnym. Zdobyte podczas lektury poprzednich rozdziałów umiejętności wystarczą większości użytkowników. Lata spędzone w szkole nie są zmarnowane. Zdobyta niegdyś wiedza, choć częściowo zapomniana, umożliwia szybsze przypomnienie sobie pewnych zagadnień niż poznawanie ich od początku. Nawet jeśli arkusza będziesz w większości używać do gromadzenia danych, sortowania ich i wyszukiwania informacji, zapoznanie się z funkcjami może być opłacalne. Gdy staniesz przed koniecznością np. zsumowania czasu pracy, znajomość funkcji czasu i daty może być nieoceniona. Zapewne w przypadku rzadko używanych funkcji nie będziesz pewny ich składni. Będziesz wiedzieć jedynie, że istnieją, i znać ich obszary zastosowań. Pomoc programowa pełni funkcję suflera i podpowie Ci, jak poprawnie wpisać daną funkcję. Zachęcam, abyś nie przerwał nauki na tym etapie. W kolejnych rozdziałach znajdziesz opisy i praktyczne przykłady zastosowań funkcji. Zostały one pogrupowane tematycznie. Każdy rozdział rozpoczyna się od opisu użytych w nim funkcji. W dalszej części znajdziesz instrukcje, jak krok po kroku je zastosować.

192

Opisy funkcji

Mam nadzieję, że wybrane funkcje i przykłady okażą się przydatne w używanych przez Ciebie arkuszach. Sposób, w jaki dane są wyświetlane w arkuszu, zależy od formatu liczbowego komórki. Domyślnym formatem komórek Excela jest format ogólny. Gdy arkusz rozpozna, że wpisana została data lub godzina, zmienia format bieżącej komórki. Format ogólny zastępowany jest formatem daty lub godziny. Jeśli Excel nie może rozpoznać formatu daty lub godziny, jest ona wprowadzana jako tekst.

Excel przechowuje daty jako liczby porządkowe. Godziny są przechowywane jako ułamki dziesiętne. Są one traktowane jako część doby. Dzięki takiemu zapisowi na wartościach czasu i daty mogą być wykonywane obliczenia, a ich wyniki włączane do innych obliczeń. Aby wyświetlić godzinę lub datę jako ułamek dziesiętny, należy zmienić format zawierającej je komórki na ogólny.

Excel ma wbudowane funkcje. Nie trzeba ich wszystkich znać, aby stosować formuły. Poniżej znajdują się praktyczne opisy najpopularniejszych funkcji. Zapoznanie się z nimi przyniesie natychmiastowy efekt — umożliwi wykorzystanie potęgi Excela.

Opisy funkcji Poniżej zebrano uporządkowane w kolejności alfabetycznej opisy wybranych funkcji, które pozwalają wykonywać operacje na dacie i czasie oraz porównywać wartości. Zapoznanie się z nimi umożliwi Ci wykorzystanie możliwości drzemiących w Excelu.

CZAS Funkcja ma następującą składnię: CZAS(godzina;minuta;sekunda)

Opisy funkcji

Argumentami funkcji są: x

godzina może być liczbą z przedziału od 0 do 32 767. Wartości większe niż

23 są dzielone przez 24. Reszta z dzielenia jest wartością godziny. x

minuta może być liczbą z przedziału od 0 do 32 767. Wartość większa niż

59 jest konwertowana na godziny i minuty. x

sekunda może być liczbą z przedziału od 0 do 32 767. Wartość większa niż

59 jest konwertowana na godziny, minuty i sekundy. Funkcja zwraca czas jako liczbę dziesiętną. Jeśli komórka miała format Ogólny przed wprowadzeniem funkcji, to wynik zostanie sformatowany jako data. Liczba dziesiętna zwracana przez funkcję CZAS to wartość z zakresu od 0 (zero) do 0,99988426, reprezentująca godziny od 0:00:00 (12:00:00 AM) do 23:59:59 (11:59:59 PM).

&=$6:$572¥m Funkcja ma następującą składnię: CZAS.WARTOŚĆ(godzina_tekst)

Funkcja zwraca liczbę dziesiętną czasu reprezentowanego przez ciąg tekstowy. Liczba dziesiętna to wartość z zakresu od 0 do 0,99988426, reprezentująca czas od 0:00:00 (12:00:00 AM) do 23:59:59 (11:59:59 PM). Argument godzina_tekst jest wymagany. Jest to ciąg tekstowy, który reprezentuje czas w jednym z formatów używanych przez program Microsoft Excel, na przykład ciągi tekstowe “6:45 PM” i “18:45” (umieszczone między znakami cudzysłowu) reprezentują czas.

&=}¥m52.8 Funkcja ma następującą składnię: CZĘŚĆ.ROKU(data_początkowa; data_końcowa; [podstawa])

Funkcja zwraca część roku przedstawioną jako liczba całych dni między dwiema datami. Daty reprezentowane są przez argumenty data_początkowa i data_końcowa. Funkcję arkusza CZĘŚĆ.ROKU można stosować do np. obliczenia proporcjonalnego zysku z całorocznych obligacji przypisanych wybranym terminom wykupu.

193

194

Opisy funkcji

Argumentami funkcji są: x

data_początkowa — argument wymagany, data reprezentująca datę począt-

kową okresu; x

data_końcowa — argument wymagany, data reprezentująca datę końcową

okresu; x

podstawa — argument opcjonalny, określający sposób wyliczania dni.

Wartości, jakie może przyjmować podstawa, zebrano w tabeli 16.1. Tabela 16.1. Wartości parametru podstawa Podstawa

Podstawa wyliczania dni

0 lub pominięty

Amerykańska (NASD) 30/360

1

Rzeczywista/rzeczywista

2

Rzeczywista/360

3

Rzeczywista/365

4

Europejska 30/360

DATA Funkcja ma następującą składnię: DATA(rok;miesiąc;dzień)

Funkcja DATA zwraca uporządkowaną liczbę kolejną reprezentującą konkretną datę. Na przykład formuła =DATA(2008;7;8) zwraca wartość 39637, czyli liczbę kolejną reprezentującą datę 2008-7-8. Argumentami funkcji są: x

rok — argument wymagany. Wartość argumentu rok może zawierać od

jednej do czterech cyfr. Excel interpretuje argument rok zgodnie z systemem daty używanym w komputerze. Domyślnie program Excel dla systemu Windows używa systemu daty 1900. Aby uniknąć pomyłki, zalecane jest zapisywanie roku z wykorzystaniem czterech cyfr. Na przykład użycie argumentu “13” daje wynik “1913” lub “2013” jako wartość roku. W przypadku użycia czterech cyfr wynik jest jednoznaczny. Jeśli argument rok ma wartość między 0 a 1899 (włącznie), program Excel dodaje tę wartość do 1900, aby obliczyć rok. Na przykład funkcja DATA(108;1;2) zwraca datę 2 stycznia 2008 (1900+108).

Opisy funkcji

Jeśli argument rok ma wartość między 1900 a 9999 (włącznie), program Excel używa tej wartości jako roku. Na przykład funkcja DATA(2008;1;2) zwraca datę 2 stycznia 2008. Jeśli wartość argumentu rok jest mniejsza niż 0 albo jest większa lub równa 10 000, program Excel zwraca wartość błędu #LICZBA!. x

miesiąc — argument wymagany. Dodatnia lub ujemna liczba całkowita

z zakresu od 1 do 12, która oznacza kolejny miesiąc roku (od stycznia do grudnia). Jeśli miesiąc jest określony liczbą większą niż 12, wartość argumentu miesiąc jest dodawana do pierwszego miesiąca danego roku. Na przykład

funkcja DATA(2008;14;2) zwraca liczbę kolejną oznaczającą datę 2 lutego 2009. Jeśli miesiąc jest określony liczbą mniejszą od 1, wartość bezwzględna argumentu miesiąc powiększona o 1 jest odejmowana od pierwszego miesiąca danego roku. Na przykład funkcja DATA(2008;-3;2) zwraca liczbę kolejną oznaczającą datę 2 września 2007. x

dzień — argument wymagany. Dodatnia lub ujemna liczba całkowita z za-

kresu od 1 do 31, która oznacza dzień miesiąca. Jeśli wartość argumentu dzień jest większa niż liczba dni w danym miesiącu, wartość argumentu dzień jest dodawana do pierwszego dnia danego miesiąca. Na przykład funkcja DATA(2008;1;35) zwraca liczbę kolejną oznaczającą datę 4 lutego 2008. Jeśli dzień jest określony liczbą mniejszą od 1, wartość bezwzględna argumentu dzień powiększona o 1 jest odejmowana od pierwszego dnia danego miesiąca. Na przykład funkcja DATA(2008;1;-15) zwraca liczbę kolejną oznaczającą datę 16 grudnia 2007. Program Excel przechowuje daty jako uporządkowane liczby kolejne, których można używać w obliczeniach. Data 1 stycznia 1900 jest liczbą kolejną 1, a data 1 stycznia 2008 jest liczbą kolejną 39 448, ponieważ różnica między tymi datami jest równa 39 447 dniom.

195

196

Opisy funkcji

'$7$:$572¥m Funkcja ma następującą składnię: DATA.WARTOŚĆ(data_tekst)

Funkcja DATA.WARTOŚĆ konwertuje datę zapisaną jako tekst na liczbę kolejną rozpoznawaną przez program Excel jako data. Na przykład formuła =DATA.WARTOŚĆ(“1 sty 2008”) zwraca wartość 39 448, czyli liczbę kolejną oznaczającą datę 1 stycznia 2008 r. Jednak wyniki funkcji DATA.WARTOŚĆ w konkretnym systemie mogą być inne niż w tym przykładzie, ze względu na ustawienie daty używane w systemie komputera. Argumentem funkcji jest: data_tekst to argument wymagany — tekst reprezentujący datę w formacie daty pro-

gramu Excel lub odwołanie do komórki zawierającej tekst określający datę w formacie daty programu Excel. Na przykład “2008-01-30” i “30 sty 2008” są ciągami tekstowymi w cudzysłowach reprezentującymi daty. Funkcja DATA.WARTOŚĆ jest przydatna w sytuacjach, gdy arkusz zawiera daty w formacie tekstowym, które mają być filtrowane, sortowane, formatowane jako daty lub używane w obliczeniach dat. Aby wyświetlić liczbę kolejną daty jako datę, należy zastosować do komórki format daty.

DNI Funkcja ma następującą składnię: DNI(data_końcowa;data_początkowa)

Funkcja zwraca liczbę dni między dwiema datami. Argumentami funkcji są: x

data_końcowa — argument wymagany. data_początkowa i data_końcowa to

dwie daty, między którymi ma zostać ustalona liczba dni. x

data_początkowa — argument wymagany. data_początkowa i data_końcowa

to dwie daty, między którymi ma zostać ustalona liczba dni.

Opisy funkcji

DNI.360 Funkcja ma następującą składnię: DNI.360(data_początkowa;data_końcowa;[metoda])

Funkcja zwraca liczbę dni między dwiema datami na podstawie roku 360-dniowego. Ułatwia obliczanie płatności, jeśli system księgowania jest oparty na dwunastu 30-dniowych miesiącach. Argumentami funkcji są: x

data_początkowa; data_końcowa — argumenty wymagane. Są to dwie daty, między którymi ma zostać określona liczba dni. Jeśli argument data_ początkowa wskazuje datę późniejszą niż argument data_końcowa, funkcja DNI.360 zwraca wartość ujemną. Daty powinny być wprowadzane przy użyciu funkcji DATA albo jako wynik innych formuł lub funkcji. Na przykład dla dnia 23 maja 2013 można użyć funkcji DATA(2013;5;23). W przypadku wprowadzania dat w postaci tekstu mogą wystąpić problemy.

x

metoda — argument opcjonalny. Jest to wartość logiczna określająca, czy

w obliczeniach ma zostać użyta metoda europejska, czy amerykańska. Parametr FAŁSZ lub brak parametru oznacza, że użyta zostanie metoda amerykańska (NASD). Jeśli argument data_początkowa wskazuje ostatni dzień miesiąca, jest on traktowany jako 30 dzień tego samego miesiąca. Jeśli argument data_końcowa wskazuje ostatni dzień miesiąca i argument data_początkowa wskazuje dzień wcześniejszy niż 30 dzień miesiąca, argument data_końcowa jest traktowany jako pierwszy dzień następnego miesiąca. W przeciwnym razie argument data_końcowa jest traktowany jako 30 dzień tego samego miesiąca. Parametr PRAWDA oznacza, że użyta zostanie metoda europejska. Argumenty data_początkowa i data_końcowa wskazujące 31 dzień miesiąca są trakto-

wane jako 30 dzień tego samego miesiąca

'=,(”7<* Funkcja ma następującą składnię: DZIEŃ.TYG(liczba_kolejna;zwracany_typ)

Funkcja zwraca dzień tygodnia odpowiadający dacie. Dzień jest wyrażony jako liczba całkowita. Wartości 1 odpowiada niedziela, zaś wartości 7 — sobota.

197

198

Opisy funkcji

Argumentami funkcji są: x

liczba_kolejna jest datą poszukiwanego dnia. Daty powinny być wprowa-

dzane przy użyciu funkcji DATA lub jako wyniki innych formuł bądź funkcji. Jest to argument wymagany. x

zwracany_typ jest liczbą, która określa typ zwracanej wartości. Jest to argu-

ment opcjonalny. W tabeli 16.1 podano wpływ wartości argumentu na typ zwracanej wartości. Tabela 16.1. Wpływ argumentu zwracany_typ na typ zwracanej wartości Zwracany_typ

Liczba zwracana przez funkcję

1 lub pominięty

Liczby od 1 (niedziela) do 7 (sobota); działanie jak w poprzednich wersjach programu Microsoft Excel

2

Liczby od 1 (poniedziałek) do 7 (niedziela)

3

Liczby od 0 (poniedziałek) do 6 (niedziela)

11

Liczby od 1 (poniedziałek) do 7 (niedziela)

12

Liczby od 1 (wtorek) do 7 (poniedziałek)

13

Liczba od 1 (środa) do 7 (wtorek)

14

Liczby od 1 (czwartek) do 7 (środa)

15

Liczby od 1 (piątek) do 7 (czwartek)

16

Liczby od 1 (sobota) do 7 (piątek)

17

Liczby od 1 (niedziela) do 7 (sobota)

'=,¥ Funkcja ma następującą składnię: DZIŚ( )

W składni funkcji DZIŚ nie występują argumenty. Funkcja zwraca bieżącą datę. Liczba kolejna to kod daty/czasu używany przez program Microsoft Excel do obliczeń daty i czasu. Jeśli ma być wyświetlana liczba kolejna, należy zmienić format komórki na Ogólny lub Liczba. Jeśli komórka miała format Ogólny przed wprowadzeniem funkcji, to wynik jest formatowany jako data. Ponadto funkcja ta umożliwia obliczanie interwałów. Jeśli na przykład wiadomo, że pewna osoba urodziła się w 1964 roku, można użyć poniższej formuły do obliczenia wieku tej osoby w roku bieżącym:

Opisy funkcji =ROK(DZIŚ())-1964

Funkcja ROK zwraca rok odpowiadający dacie, jako liczbę całkowitą z przedziału od 1900 do 9999. Funkcja ROK ma następującą składnię: ROK(liczba_kolejna)

W składni funkcji ROK występuje argument liczba_kolejna. Jest to argument wymagany.

GODZINA Funkcja ma następującą składnię: GODZINA(liczba_kolejna) liczba_kolejna jest zapisem czasu zawierającym godziny. Funkcja zwraca pełną go-

dzinę zapisaną w liczba_kolejna. Czas może być wprowadzany jako: ciąg tekstowy w cudzysłowie (np. “6:45:32 PM”), liczba w systemie dziesiętnym (np. 0,78125) czy wynik innych formuł lub funkcji.

-(¿(/, Funkcja ma następującą składnię: JEŻELI(test_logiczny;wartość_jeżeli_prawda;wartość_jeżeli_fałsz)

Funkcja zwraca wartość_jeżeli_prawda, gdy warunek test_logiczny jest spełniony. W przeciwnym razie funkcja zwraca wartość_jeżeli_fałsz. Funkcja JEŻELI może być stosowana do przeprowadzania testów logicznych. Jako argumenty występują: x

test_logiczny — argument wymagany. Dowolna wartość lub wyrażenie,

które można przyjmować wartości PRAWDA lub FAŁSZ. Na przykład A1=44 to wyrażenie logiczne. Jeśli wartość umieszczona w komórce A1 jest równa 44, wyrażenie będzie miało wartość PRAWDA. W przeciwnym wypadku wyrażenie będzie miało wartość FAŁSZ. Argument ten może zawierać dowolny operator obliczeń porównawczych. x

wartość_jeżeli_prawda — argument opcjonalny. Wartość zwracana, gdy argument test_logiczny ma wartość PRAWDA. Jeśli na przykład ten argu-

199

200

Opisy funkcji

ment jest ciągiem tekstowym “W ramach budżetu”, a argument test_ logiczny ma wartość PRAWDA, to funkcja JEŻELI zwróci tekst “W ramach budżetu”. Jeśli argument test_logiczny ma wartość PRAWDA, a argument wartość_jeżeli_prawda zostanie pominięty (to znaczy po argumencie test_logiczny jest jedynie średnik), to funkcja JEŻELI zwróci wartość 0 (zero). Aby wyświetlić wyraz PRAWDA, jako argumentu wartość_jeżeli_ prawda należy użyć wartości logicznej PRAWDA. x

wartość_jeżeli_fałsz — argument opcjonalny. Wartość zwracana, gdy ar-

gument test_logiczny ma wartość FAŁSZ. Jeśli na przykład ten argument jest ciągiem tekstowym “Budżet przekroczony”, a argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ, funkcja JEŻELI zwróci tekst “Budżet przekroczony”. Jeśli argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ, a argument wartość_jeżeli_ fałsz zostanie pominięty (to znaczy nie ma średnika po argumencie wartość_jeżeli_prawda), to funkcja JEŻELI zwróci wartość logiczną FAŁSZ. Jeśli argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ, a argument wartość_jeżeli_ fałsz jest pusty (to znaczy po argumencie wartość_jeżeli_prawda jest sam średnik), to funkcja JEŻELI zwróci wartość 0 (zero).

MINUTA Funkcja ma następującą składnię: MINUTA(liczba_kolejna)

Funkcja zwraca pełną minutę zapisaną w argumencie liczba_kolejna. Czas może być wprowadzany jako ciąg tekstowy w cudzysłowie (np. “6:45:32 PM”), liczba w systemie dziesiętnym (np. 0,78125) bądź wynik innych formuł lub funkcji.

SEKUNDA Funkcja ma następującą składnię: SEKUNDA(liczba_kolejna) liczba_kolejna jest zapisem czasu zawierającym sekundy.

Funkcja zwraca sekundy wyodrębnione z bieżącego czasu w postaci liczby całkowitej z zakresu od 0 do 59. Czas może być wprowadzany jako ciąg tekstowy w cudzysłowie (np. “6:45:32 PM”), liczba w systemie dziesiętnym bądź wynik innych formuł lub funkcji.

Przykłady

TEKST Funkcja ma następującą składnię: TEKST(wartość;format_tekst)

Funkcja konwertuje wartość liczbową na tekst i umożliwia formatowanie wyświetlanych danych przy użyciu specjalnych ciągów formatów. Ta funkcja jest przydatna do przedstawiania liczb w bardziej czytelnym formacie oraz w sytuacjach, gdy liczbom towarzyszą tekst lub symbole. Argumentami funkcji są: wartość — argument wymagany, jest wartością numeryczną. format_tekst — argument wymagany, jest formatem liczby w postaci tekstowej. Jest

on definiowany w polu Kategorie na karcie Liczby w oknie dialogowym Formatowanie komórek.

TERAZ Funkcja ma następującą składnię: TERAZ( )

Funkcja zwraca liczbę kolejną bieżącej daty i godziny. Jeśli przed wprowadzeniem formuły był używany format komórek Ogólne, program Excel zmieni format komórek na format daty i godziny określony w ustawieniach regionalnych. Format daty i godziny dla komórki można zmienić za pomocą poleceń z grupy Liczba karty Narzędzia główne na Wstążce. Funkcja TERAZ jest przydatna wówczas, gdy zachodzi konieczność wyświetlenia bieżącej daty i godziny w arkuszu lub obliczenia wartości na podstawie bieżącej daty i godziny oraz aktualizowania tej wartości przy każdym otwieraniu arkusza.

Przykłady W dalszej części rozdziału na podstawie praktycznych przykładów dowiesz się, jak porównywać wartości, sumować miary czasu, dodawać daty, konwertować jednostki czasu i określać dni tygodnia na podstawie dat.

201

202

Przykłady

3RUöZQ\ZDQLHOLF]E Aby porównać liczby:

3 1

2

Przygotuj testowy zestaw danych. 1. W komórkach D1, D2, D3 wpisz liczby 1, 2, 3. 2. W komórkach E1, E2, E3 wpisz liczbę 2. 3. W komórce F1 wpisz =JEŻELI(D1>E1;”D jest większe od E”;”D nie jest większe od E”). Gdy warunek D1>E1 zostanie spełniony, w komórce F1 pojawi się tekst D jest większe od E. W pozostałych przypadkach wyświetlany będzie tekst D nie jest większe od E. Po wpisaniu naciśnij Enter.

4

5

4. Zaznacz komórkę F1. 5. Umieść kursor na prawym dolnym narożniku zaznaczonej komórki. Zmienił on wygląd z białego krzyża na czarny.

6

6. Przeciągnij kursor tak, aby zaznaczenie objęło komórki F2 i F3.

Przykłady

7

7. Zwolnij lewy przycisk myszy. Formuła z komórki F1 została skopiowana do komórek F2 i F3.

9 8

8. Kliknij komórkę F2. 9. W pasku formuły wyświetlona została formuła. Mimo że kopiowaliśmy formułę z wiersza o numerze 1, do wiersza drugiego wstawiona została formuła analizująca komórki w wierszu drugim.

11 10

10. Kliknij komórkę F3. 11. W pasku formuły wyświetlona została zawartość komórki. Porównywane dane znajdują się w wierszu o numerze 3.

203

204

Przykłady

)RUPXï\GDW\LF]DVX Istotne znaczenie dla poprawności obliczeń daty i czasu ma dobór formatowania komórki. Sumując godziny i przeliczając je na doby, musimy wybrać format, w którym liczba godzin dzielona jest przez 24. Iloraz jest różnicą, a reszta z dzielenia liczbą godzin. Przy obliczaniu pracochłonności należy wybrać format, w którym minuty przeliczane są na godziny, ale dopuszczalna jest liczba godzin większa niż 24.

'RGDZDQLHGDW 1. Przygotuj testowy zestaw danych. W komórkach A1, B1, C1 wpisz kolejno: Data, Liczba dni do dodania, Formuła.

1

2. W komórce A2 wpisz datę 2013-0801. Jeżeli po zatwierdzeniu zawartości komórki pojawi się w niej kilka znaków #, powodem jest zbyt mała szerokość komórki. Przesuń jej prawą krawędź, aby widoczna była cała liczba.

2 3

3. Kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy. 4. Wybierz polecenie Formatuj komórki.

4

Przykłady

5

5. W oknie Formatuj komórki wybierz format Data ze skróconym zapisem roku. 6. Dane wyświetlane w arkuszu są zależne od formatu komórki. Wartość brana do obliczeń jest widoczna w pasku formuły po kliknięciu komórki.

6

7. W komórce A3 wpisz =DZIŚ(). Funkcja zwraca aktualną datę.

7

8

8. W komórce A4 wpisz 301308-01. Wybierz format Data ze skróconym zapisem roku. Daty wpisane w komórkach A2 i A4 różnią się niemal o tysiąc lat. Na skutek skróconej prezentacji liczb wyświetlany wynik jest identyczny.

205

206

Przykłady

9. Zaznacz komórki od A2 do A4. Zmień ich format na Data z pełnym zapisem roku. 10 9

10. Zawartość komórek i informacja widoczna w pasku formuły nie różnią się od siebie. 11. Sprawdzimy teraz, jak sumowane są daty. W komórkach B2, B3, B4 wpisz liczby 1, 30, 366. Są to wartości, o które zwiększona zostanie liczba reprezentująca datę.

13

11 12

12. W komórce C2 wpisz =A2+B2. 13. Kliknij przycisk Wpis. 14. Zmień format komórki C2 na Data z pełnym zapisem roku. Widoczna w nim jest data z pola A2 zwiększona o 1.

14

15. Zaznacz komórkę C2. 15

16

18

17

19

16. Umieść kursor w prawym dolnym rogu komórki C2 (powinien przyjąć kształt czarnego krzyża). 17. Przeciągnij kursor przez komórki C3 i C4. 18. Formuła została wstawiona do komórek C3 i C4. 19. Niezależnie od tego, czy wartość w kolumnie A była wpisana z klawiatury czy była zwrócona przez funkcję =DZIŚ(), została ona zwiększona o wartość wpisaną w kolumnie B. W kolumnie C wyświetlane są daty. W rzeczywistości są to wartości zwracane przez formułę.

Przykłady

6XPRZDQLHF]DVX W tym przykładzie skorzystamy z formatu czasu zezwalającego na zapis liczby godzin większej niż 24. 1. W komórkach A1, B1 i C1 wpisz odpowiednio: Data, Godziny i Suma godzin.

przepracowane

2. W komórkach A2 i A3 wpisz następujące po sobie daty. Zaznacz ten obszar.

1

2 3

5

3. Umieść kursor w prawym dolnym rogu zaznaczonego obszaru. 4. Przeciągnij prawy narożnik zaznaczonego obszaru aż do wiersza o numerze 15. Obszar został wypełniony datami. 5. Kliknij nagłówek kolumny A. Kolumna została zaznaczona.

4

207

208

Przykłady

6. Kliknij komórkę należącą do zaznaczonego obszaru prawym przyciskiem myszy. 7. Z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj komórki….

6

7

8. Po wyświetleniu okna Formatowanie komórek w polu Kategoria wybierz pozycję Data. 9. W polu Typ wybierz datę z pełnym zapisem roku. 10. Kliknij przycisk OK.

8

9

10

Przykłady

11. Kliknij komórkę C2.Wpisz z klawiatury =SUMA(.

11

15

13

14

12. Zaznacz obszar od B2 do B15. 13. Przeciąganiu kursora towarzyszy pojawianie się informacji o rozmiarze obszaru w komórce B2 i w pasku formuły. 14. Na końcu definicji formuły dopisz nawias zamykający).

12

16

15. Po zaznaczeniu obszaru kliknij przycisk Wpis.

16. W komórkach od B2 do B15 nie są wpisane wartości. Do wyliczeń brana jest wartość 0. Wynik sumowania jest widoczny w komórce C2. Kliknij ją prawym przyciskiem myszy. 17. Wybierz polecenie Formatuj komórki….

17

209

210

Przykłady

18. W oknie Formatowanie komórek wybierz kategorię Czas. 19. Jako typ wybierz format, w którym poprawna jest wartość powyżej 24. 20. Kliknij przycisk OK

18

19

20

21. Zaznacz komórki od B2 do B16.

21

Przykłady

22. Naciśnij klawisze Ctrl+1. Po wyświetleniu okna Formatowanie komórek wybierz format Czas, dopuszczający zapis godzin i minut w cyklu 24-godzinnym. 23. Kliknij przycisk OK.

22

23

24. W komórkach B2, B3 i B4 wpisz kolejno: 12:15, 12:10, 8:12. 24 25

25. Sprawdź, czy w komórce D2 wyświetlana jest poprawna wartość.

211

212

Przykłady

26. W komórce B5 wpisz 0:30. 27. Po zatwierdzeniu wpisu do komórki B5 liczba godzin w komórce C2 wzrosła o 1. 27 26

=DPLDQDVHNXQGQDPLQXW\LJRG]LQ\ W tym ćwiczeniu skorzystamy z formatów przeliczających sekundy na minuty, a minuty na godziny. 1. W komórkach A1, B1, C1 i D1 wpisz odpowiednio: Liczba godzin, Liczba minut, Liczba sekund i Czas sumaryczny. Komórki A2, B2 i C2 mogą mieć domyślny format Ogólny 2. W komórce D2 wpisz =CZAS(A2;B2;C2). 1

2

3

3. Naciśnij klawisz Enter. W kolumnie D będzie wyświetlany czas zsumowany z wpisanych godzin, minut i sekund.

Przykłady

4. Komórka D2 powinna mieć format Czas z możliwością wyświetlania godzin, minut i sekund w trybie 24-godzinnym. Zaznacz komórkę z wpisaną funkcją — D2.

4

5. Umieść kursor w prawym dolnym narożniku zaznaczonego obszaru i przeciągnij go aż do komórki D12. Obszar od D2 do D12 został wypełniony funkcją.

5

213

214

Przykłady

6. Kliknij komórkę D12. 7. W pasku formuły wyświetlona została zawartość komórki. Argumentami są komórki A12, B12 i C12. 7

6

8. W komórkach wpisz wartości jak na rysunku lub wczytaj plik Liczba_godzin. 9 8

9. W komórce D3 wyświetlona została wartość 0:01:01, ponieważ 60 sekund zostało zamienione na jedną minutę.

10

10. W komórce D11 wyświetlona została wartość 0:00:00, ponieważ 60 sekund zostało zamienione na jedną minutę. Została ona dodana do 59 minut. Spowodowało to wyzerowanie komórki D11 i dodanie jednej godziny do zawartości komórki A11. Godziny zliczane są w cyklu 24-godzinnym.

Przykłady

2EOLF]DQLHJRG]LQPLQXWLVHNXQG 1. W komórkach A1, B1, C1, D1 wpisz odpowiednio: Czas, Godziny, Minuty, Sekundy. 2. W komórce B2 wpisz =GODZINA(A2). 3. W komórce C2 wpisz =MINUTA(A2).

1

4. W komórce D2 wpisz =SEKUNDA(A2). 2

3

4

5. W komórce A2 wpisz 16:45:23. Naciśnij klawisz Enter. 6. Wartości pełnych godzin, minut i sekund zostały wyświetlone w poszczególnych kolumnach.

5

6

7. W komórce A2 wpisz 16:45:61. Naciśnij klawisz Enter. Komórka ta ma format ogólny. Liczba została zinterpretowana zgodnie z nim. 8. W komórce D2 wyświetlona została reszta z podzielenia liczby sekund z komórki A2 przez 60. W komórce C2 wyświetlona została liczba minut z komórki A2 zwiększona o iloraz liczby sekund z komórki A2 przez 60. 9. W komórce C2 wyświetlona została liczba minut z komórki A2 zwiększona o iloraz liczby sekund z komórki A2 przez 60

7

8

215

216

Przykłady

10. W komórce A2 wpisz 24:60:00.

10

11. Wartość czasu jest większa niż dopuszczalna, więc wyświetlone zostały komunikaty o błędach.

11

2NUHĂODQLHGQLW\JRGQLDQDSRGVWDZLHGDW Excel na podstawie daty może podać nazwę dnia tygodnia. 1. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio Data i Dzień

tygodnia.

2. W komórce B2 wpisz =TEKST(DZIEŃ.TYG(A2); “dddd”). Będzie w niej wyświetlana data w długim formacie. Naciśnij klawisz Enter. Jako argument funkcji brana jest zawartość pustej komórki, czyli zero. Formuła zwraca wartość sobota.

1 2

3. W komórce B3 wpisz =TEKST(DZIEŃ.TYG(A2); “ddd”). Będzie w niej wyświetlana data w krótkim formacie. Naciśnij klawisz Enter. Jako argument funkcji brana jest zawartość pustej komórki, czyli zero. Formuła zwraca wartość So.

3

4 5

4. Funkcję można wykorzystać np. do sprawdzenia, na jaki dzień tygodnia przypada Wigilia. Wpisz w komórce A2 datę 2013-12-24.

Podsumowanie

5. Po naciśnięciu klawisza Enter wyświetlony został dzień tygodnia. 6. Arkusz może również służyć pomocą osobom, które nie wiedzą, jaki jest dziś dzień tygodnia. W komórce A2 wpisz =DZIŚ(). Funkcja zwróci bieżącą datę. 7. Data z komórki A2 została zamieniona na dzień tygodnia.

6

7

Podsumowanie x Jaką rolę odgrywają w arkuszu kalkulacyjnym funkcje? Umożliwiają one wykonywanie obliczeń na zawartości komórek. x Co może być argumentem funkcji? Argumentem funkcji może być zarówno wartość (stała) wpisana do komórki, jak i wynik zwracany przez inną funkcję. x Jaka funkcja zwraca bieżącą datę? Aktualną datę zwraca funkcja DZIŚ(). x W jaki sposób można wyświetlić czas jako ułamek dziesiętny? Aby wyświetlić godzinę lub datę jako ułamek dziesiętny, należy zmienić format zawierającej je komórki na ogólny. x Na co ma wpływ formatowanie komórki? Formatowanie komórki wpływa na postać wyświetlanych danych. Sprawdza ono również poprawność wartości wprowadzonych danych. Gdy dane mają wartość niepoprawną, wyświetlany jest komunikat o błędzie. x Jaka funkcja zwraca nazwę dnia tygodnia na podstawie daty? Dzień tygodnia odpowiadający dacie zwraca funkcja DZIEŃ.TYG.

217

218

ľ2SLV\IXQNFMLľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

17

Proste obliczenia finansowe Posługując się arkuszem kalkulacyjnym, możemy prowadzić kompleksową księgowość firmy. Excel pozwala zautomatyzować przygotowywanie ofert, wystawianie rachunków i faktur, ewidencjonowanie obecności pracowników, rozliczanie czasu pracy, prowadzenie rejestru zobowiązań i należności itp. Wykonywanie obliczeń na papierze przy użyciu kalkulatora jest mozolne. Podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym wystarczy poświęcić chwilę na stworzenie szablonu dokumentu i przetestowanie formuł, a potem pozostaje już tylko korzystanie ze zautomatyzowanego biura. Posługiwanie się arkuszem kalkulacyjnym ułatwia również prowadzenie księgowości firmy, która ma więcej niż jeden oddział. Jeżeli wszyscy pracownicy będą wypełniali arkusze wykonane według tego samego szablonu, sporządzenie zestawienia zbiorczego będzie polegało na połączeniu poszczególnych dokumentów. W rozdziale zapoznasz się z wykorzystaniem arkusza do wyliczania salda na rachunku. Drugi przykład pokazuje, jak można w prosty sposób oceniać efektywność sprzedawców.

220

Opisy funkcji

Opisy funkcji W przykładach wykorzystane zostały funkcje SUMA i SUMA.JEŻELI.

SUMA Funkcja ma następującą składnię: SUMA(liczba1;liczba2;...) liczba1;liczba2... oznaczają argumenty, które należy zsumować. Maksymalna

liczba argumentów to 255. Funkcja zwraca sumę wartości wszystkich liczb znajdujących się w wyspecyfikowanym zakresie.

680$-(¿(/, Funkcja ma następującą składnię: SUMA.JEŻELI(zakres;kryteria;suma_zakres)

Argumentami funkcji są: x

zakres to zakres komórek, które należy oszacować według kryteriów. Jest

to argument wymagany. Komórki w każdym zakresie muszą być liczbami lub nazwami, tablicami albo odwołaniami zawierającymi liczby. Wartości puste i wartości tekstowe są ignorowane. x

zryteria to warunek, którego spełnienie powoduje, że komórka będzie su-

mowana. Jest to argument wymagany. Wszelkie kryteria tekstowe oraz zawierające symbole matematyczne lub logiczne należy ująć w podwójny cudzysłów (“). Kryteria liczbowe nie wymagają cudzysłowów. x

suma_zakres określa zakres wszystkich składników przeznaczonych do su-

mowania. Jest to argument opcjonalny. Wyrażenie dodaje komórki spełniające zadane kryterium.

Przykłady

Przykłady Nawet tak prosta funkcja jak SUMA może oddać nieocenione usługi w wyliczaniu salda na rachunku. Istotną cechą jest możliwość używania wielu argumentów, które mogą znajdować się w różnych miejscach arkusza.

2EOLF]DQLHVDOGD W przykładzie utworzymy arkusz służący do podliczania salda. Założymy, że istnieją depozyty. Z każdego z nich można wycofać pewną kwotę. Saldo wyliczymy jako sumę depozytów pomniejszoną o kwoty wycofane.

2 1

1. W komórkach A1, B1, C1 wpisz odpowiednio: Depozyty, Kwoty Saldo. Będą to nagłówki kolumn.

wycofane,

2. W komórce C2 wpisz =SUMA(A2;-B2). Dla pierwszej lokaty saldem jest różnica pomiędzy kwotami wpłaconymi a wycofanymi. W kolumnie Kwoty wycofane będziemy wpisywać wartości wypłacone. Ponieważ będą to wartości dodatnie, do obliczenia sumy wartość wzięta jest ze znakiem minusa.

3

4

3. W komórkach A2 i B2 wpisz kolejno: 250 i 50. Są to wartości przykładowe. Zostały tak dobrane, aby można było sprawdzić wynik obliczeń w pamięci. Jeżeli ze zdeponowanej sumy 250 wycofamy 50, na rachunku pozostaje 200. 4. Aby w saldzie uwzględnić kolejną lokatę, należy zsumować poprzednią lokatę (komórka C2) i nową lokatę (komórka A3) oraz odjąć od sumy kwotę, która została wycofana (komórka B3). Komórki A3 i B3 są puste. Mają wartość zero. Saldo nie uległo zmianie.

221

222

Przykłady

5

6

5. W komórkach A3 i B3 wpisz kolejno: 750 i 600. Z tego depozytu na rachunku pozostaje 150. Saldo zwiększa się do 350. 6. Formułę, która została użyta do wyliczenia salda po drugiej lokacie, można wykorzystać do obliczania następnych sald. Sumowane są dotychczasowe saldo oraz bieżący depozyt. Od sumy odejmowana jest kwota wycofana z bieżącego depozytu. Dla salda z wiersza n formuła ma postać =SUMA(Cn-1;An;-Bn). Aby nie przepisywać formuły dla każdej lokaty, skopiuj do schowka zawartość komórki C3. Wklej ją do komórki C4. Program automatycznie zwiększył o jeden numery wierszy.

7

8

7. W komórkach A4 i B4 wpisz kolejno: 1000 i 0. 8. Z tego depozytu na rachunku przybywa 1000. Saldo zwiększa się do 1350. Wartość kwoty wycofanej jest poprzedzona znakiem minusa.

9

9. Obliczenia są wykonywane poprawnie. W dokumencie brakuje jeszcze symbolu waluty. Zaznacz obszar, w którym są wpisywane i wyliczane wartości.

Przykłady

10

11

12

13

10. Naciśnij klawisze Ctrl+1. Po wyświetleniu okna Formatowanie komórek kliknij kartę Liczby. 11. Na liście kategorii formatów zaznacz Walutowe. 12. Na liście Liczby ujemne zaznacz sposób wyświetlania liczb ujemnych. Będą one tylko wyróżnione kolorem. Pojawi się on, gdy np. saldo będzie ujemne. 13. Zatwierdź ustawienia kliknięciem przycisku OK.

14

14. Liczby zostały wyświetlone z dwoma miejscami dziesiętnymi po przecinku i symbolem waluty.

223

224

Przykłady

6XPRZDQLHZDUXQNRZH Często możemy spotkać się z przypadkiem, że transakcje notowane są w jednym arkuszu. Poniższy przykład pokazuje, jak można wykonać ich prostą analizę.

1 2

3

1. Wczytaj plik dworcowa.xlsx. Zawiera on wykaz potraw, na które przyjęli zamówienia kelnerzy. Podliczymy, który z kelnerów sprzedał potrawy za najwyższą kwotę. 2. W komórkach od D3 aż do D7 wpisz inicjały wszystkich kelnerów. 3. Kliknij komórkę E3.

Przykłady

4 5

4. W komórce E3 wpisz formułę =SUMA.JEŻELI(A2:A25;”J.M.”;C2:C25). Formuła zsumuje w obszarze od C2 do C25 zawartość tych wierszy, które w obszarze od A2 do A25 zawierają tekst J.M.. 5. Kliknij przycisk Wpis. 7

6

6. Kliknij komórkę E4. Wpisz w niej formułę =SUMA. JEŻELI(A2:A25;”K.M.”;C2:C25). Formuła zsumuje w obszarze od C2 do C25 zawartość tych wierszy, które w obszarze od A2 do A25 zawierają tekst K.M.. 7. Kliknij przycisk Wpis.

225

226

Przykłady

11

10 8 9

8. W komórkach E5, E6 i E7 wpisz instrukcję sumowania warunkowego. Wartość z komórki Cn (gdzie n jest numerem wiersza) zostanie zsumowana, jeżeli w kolumnie A występują takie inicjały kelnera jak w komórce kolumny D. We wszystkich przypadkach warunek jest sprawdzany w obszarze od A2 do A25. Warunkowo sumowane są komórki z przedziału od C2 do C25. Warunkiem jest wystąpienie inicjałów kelnera z kolumny D. 9. Sprawdzimy, czy nie popełniliśmy błędu. W komórce D8 wpisz Razem. 10. Zaznacz obszar od E3 do E7. 11. Kliknij ikonę Suma.

Podsumowanie

12

14

15

13

12. W komórce E8 wyświetlona została sumaryczna kwota sprzedaży. 13. W komórce B26 wpisz Razem. 14. W komórce C26 wpisz =SUMA(C2:C25). 15. Sumowanie wartości sprzedaży (komórka C26) i sumowanie wartości sprzedaży z podziałem na poszczególnych kelnerów (komórka F8) dało ten sam wynik. Obliczenia zostały wykonane prawidłowo. Teraz można wyłonić lidera sprzedaży. Został nim kelner o inicjałach A.P. Gratulujemy!

Podsumowanie x Jakiej maksymalnej liczby argumentów można użyć w funkcji SUMA? Maksymalna liczba argumentów funkcji SUMA to 30. x Jaką składnię ma funkcja SUMA.JEŻELI? Funkcja SUMA.JEŻELI ma następującą składnię: SUMA.JEŻELI(zakres;kryteria;suma_zakres). x Jak należy rozumieć zapis =SUMA.JEŻELI(A2:A25;”J.M.”;C2:C25)? Formuła zsumuje w obszarze od C2 do C25 zawartość tych wierszy, które w obszarze od A2 do A25 zawierają tekst J.M..

227

228

ľ2SLV\IXQNFMLľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

18

Korepetycje z matmy Arkusz kalkulacyjny można wykorzystać do nauki. Świetnie nadaje się do poznawania przedmiotów ścisłych: fizyki, elektrotechniki, mechaniki. Opisując problem, musimy użyć wzoru, zapisać go w postaci formuły. To pierwszy etap nauki. Arkusz nie rozumie opisów słownych. Można się z nim komunikować tylko w języku, który on rozumie. W rezultacie wymusza stosowanie aparatu matematycznego do opisu zjawisk. Po przebrnięciu przez niewdzięczne wpisywanie wzorów czekają nas same przyjemności. Zmieniając wartości danych, możemy obserwować ich wpływ na wyniki obliczeń. Aby łatwiej zauważyć i zapamiętać zależności, warto na podstawie wyliczeń wykonać wykres. Po zmianie danych wykres jest automatycznie aktualizowany. Dosłownie — od razu widać wpływ danych na wyniki.

230

Korepetycje z matmy

W poznawaniu fizyki, elektrotechniki czy mechaniki można pomagać sobie doświadczeniami. Inaczej jest np. z matematyką i ekonomią. W dziedzinach raczej teoretycznych niż empirycznych liczba doświadczeń, które można wykonać, jest znacznie mniejsza. Tym większy może być pożytek z Excela. Żeby stosowanie pojęcia nie sprawiało kłopotu, należy je zrozumieć. Trzeba wiedzieć, jakie parametry na nie wpływają, co się dzieje wraz z ich wzrostem lub spadkiem, w jakim zakresie mogą się zmieniać. Jeśli ucząc się, zapamiętamy suche fakty z podręcznika, taka wiedza zapewne szybko ulegnie zapomnieniu. Gdy po pewnym czasie przyjdzie nam znów z niej skorzystać, trudno będzie wszystko sobie przypomnieć. Jeżeli podczas nauki zrozumiemy pojęcie, a jakieś informacje ulegną zatarciu w pamięci, na podstawie skojarzeń będzie można je odtworzyć. Taka wiedza jest bardzie użyteczna niż zdobyta według zasady trzech Z (Zakuć, Zaliczyć, Zapomnieć). Czy pamiętasz, jak obliczyć moduł lub medianę? Jeżeli nie stosujesz tych pojęć na co dzień, a od opuszczenia murów szkoły upłynęło kilka lat, możesz mieć problemy. W dalszej części rozdziału pokażę Ci, jak wyliczać te wartości. Nie będzie to jednak wykład z matematyki — raczej „matematyka dla praktyków”. Wyliczymy wartość funkcji dla kilku zestawów danych. Wartości dobrałem tak, aby w pamięci można było sprawdzić poprawność wyliczeń. Mam nadzieję, że gdy dotrzesz do końca rozdziału, zgodzisz się ze mną, że taka forma nauki matematyki jest skuteczniejsza niż, hm… zasypianie nad podręcznikiem.

Opisy funkcji

Opisy funkcji O biegłości w posługiwaniu się arkuszem i efektywności jego wykorzystania decyduje używanie funkcji. W rozdziale poznamy praktyczne zastosowania funkcji zliczających komórki spełniające podane kryteria, znajdujących wartości minimalną i maksymalną, wyliczających średnią i medianę. Będziemy korzystać z opisanych niżej funkcji.

/,&=-(¿(/, Funkcja ma następującą składnię: LICZ.JEŻELI(zakres;kryteria)

Argumentami funkcji są: x

zakres oznacza zakres komórek, w którym mają być zliczane komórki.

Jest to argument wymagany. x

kryteria to warunki, jakie muszą spełnić liczby, aby były zliczane.

Jest to argument wymagany. Funkcja zlicza wewnątrz zakresu komórki, które spełniają podane kryteria.

MAX Funkcja ma następującą składnię: MAX(liczba1;liczba2;...)

oznaczają liczby, dla których należy wyznaczyć wartość maksymalną. Akceptowanych jest od 1 do 30 liczb.

liczba1;liczba2;...

Funkcja zwraca największą wartość w zaznaczonym zakresie komórek.

MEDIANA Funkcja ma następującą składnię: MEDIANA(liczba1;liczba2;...) liczba1;liczba2;... oznaczają liczby, dla których należy wyznaczyć medianę.

Akceptowanych jest od 1 do 30 liczb.

231

232

Opisy funkcji

Funkcja zwraca wartość mediany podanych liczb. Mediana jest liczbą w środku zbioru liczb. Połowa liczb ma wartości większe niż mediana, a połowa ma wartości mniejsze niż mediana.

MIN Funkcja ma następującą składnię: MIN(liczba1;liczba2,...)

oznaczają liczby, dla których należy wyznaczyć wartość minimalną. Akceptowanych jest od 1 do 30 liczb.

liczba1;liczba2;...

Zwraca najmniejszą liczbę w zbiorze wartości.

02'8’/,&=%< Funkcja ma następującą składnię: MODUŁ.LICZBY(liczba) liczba to liczba rzeczywista, której wartość bezwzględną należy obliczyć.

Funkcja zwraca wartość bezwzględną liczby.

680$,/2&=<1™: Funkcja ma następującą składnię: SUMA.ILOCZYNÓW(tablica1;tablica2;tablica3;...) tablica1;tablica2;tablica3;... oznaczają tablice, których elementy należy pomno-

żyć i następnie dodać. Liczba tablic może wynosić od 2 do 255. Funkcja mnoży odpowiadające sobie składniki w podanych tablicach i zwraca sumę iloczynów.

Przykłady

¥5('1,$ Funkcja ma następującą składnię: ŚREDNIA(liczba1;liczba2;...) liczba1;liczba2;... oznaczają argumenty, dla których należy wyznaczyć średnią.

Maksymalna liczba argumentów to 255. Funkcja zwraca średnią arytmetyczną argumentów.

Przykłady 2EOLF]DQLHĂUHGQLHM W tym punkcie zajmiemy się intrygującą sprawą — średnią zarobków w firmie.

1

1. Wczytaj arkusz place.xlsx. Zaznacz komórkę B19. Do niej zostanie wstawiony wynik obliczeń.

233

234

Przykłady

2. Kliknij kartę Formuły. 3. Kliknij czarną strzałkę widoczną obok ikony Autosumowanie. 4. Z menu wybierz Średnia. 2

3

4

5. Do komórki B19 została wstawiona formuła =ŚREDNIA(B2:B18). 6. Sprawdź, czy do obliczeń zostanie wzięty cały zakres danych. Jest on wyróżniony za pomocą linii przerywanej. 7. Kliknij ikonę Wpis.

7

6

5

Przykłady

8. Formuła została zatwierdzona. W komórce B19 miejsce formuły zajęła wyliczona wartość. 9. O tym, jaka wartość jest wyświetlana w komórce B19, można zorientować się tylko na podstawie analizy wpisanej w niej formuły. Informacji tej nie będzie już na wydruku. Aby uniknąć zgadywania, w komórce A19 opisz wynik. 10. Wynik i jego opis warto wyróżnić np. pogrubieniem czcionki. Kliknij kartę Narzędzia główne. 11. Zaznacz komórki A19 i B19. 12. Kliknij ikonę oznaczoną literą B. Zawartość zaznaczonych komórek została wyświetlona czcionką pogrubioną. 10

12

9

11

8

Zmień wysokość wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach. Zaobserwuj, jak zmienia się średnia.

235

236

Przykłady

2EOLF]DQLHĂUHGQLHMOLF]EZREV]DU]HQLHFLÈJï\P W poprzednim przykładzie wyliczaliśmy średnią z wartości, które były wpisane do komórek sąsiadujących z sobą. Co zrobić, jeśli trzeba uśrednić wartości zapisane w nieprzylegających do siebie komórkach? Takim przypadkiem zajmiemy się w tym przykładzie. 3

1

2

1. Wczytaj arkusz place1.xlsx. Zarobki pracowników produkcyjnych zostały wyróżnione pogrubioną czcionką. Do obliczenia użyjemy wartości znajdujących się w obszarze nieciągłym. 2. Wyliczymy średnią zarobków pracowników produkcyjnych. Zaznacz komórkę B20. Do niej zostanie wstawiony wynik obliczeń. 3. W komórce B20 wpisz =ŚREDNIA(. 4. Zaznaczymy komórki, których zawartość ma zostać uwzględniona w obliczeniach. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl. Kliknij komórkę B8. W polu formuły pojawił się adres klikniętej komórki. 5. Kliknij komórkę B9. Została ona zaznaczona. W polu formuły widoczne są, oddzielone średnikiem, adresy obu komórek. 6. Kliknij komórkę B17. 7. Adres kolejnej komórki został dodany do pola formuły. Zwolnij klawisz Ctrl i naciśnij klawisz Enter. W komórce B20 wyświetlana jest wyliczona wartość.

Przykłady

8. Kliknij komórkę B20. W polu formuły widoczna jest kompletna funkcja.

4 5

6

8

7

Zmień wysokość wynagrodzenia na stanowiskach zapisanych pogrubioną czcionką. Zaobserwuj, jak zmienia się średnia. Zmień wysokość wynagrodzenia na stanowiskach zapisanych zwykłą czcionką. Sprawdź, czy ma to wpływ na średnią.

237

238

Przykłady

¥UHGQLDFHQD]DNXSX Wyliczanie średniej może być bardziej skomplikowane niż w poprzednich przykładach. Kupujemy przedmioty, każdy zakup odbywa się po innej cenie i za każdym razem nabywamy inną liczbę sztuk. Jak określić średnią cenę za jedną sztukę? W przykładzie co miesiąc inwestujemy oszczędności w akcje obiecującej firmy „Klapki na muchy SA”. Każda inwestycja jest na inną kwotę. Różna jest również cena akcji. Chcemy wyliczyć średnią cenę posiadanych akcji. 1. Wczytaj arkusz klapki na muchy. xlsx. Zaznacz komórkę B13. Do niej zostanie wstawiony wynik obliczeń.

1

5

6

3

4 2

2. W komórce B13 wpisz =SUMA.ILOCZYNÓW(B2:B10;C2:C10)/SUMA(C2:C10). 3. Kolorowym obramowaniem został wyróżniony obszar od B2 do B10. Jest to pierwsza tablica. 4. Obramowaniem w innym kolorze został zaznaczony obszar od C2 do C10. W arkuszu zostanie przemnożona liczba akcji przez cenę jednostkową w danej transakcji. Po obliczeniu sumy iloczynów dowiemy się, jaką kwotę wydano na akcje.

Przykłady

5. Liczba nabytych akcji jest również sumowana. Wartość inwestycji jest dzielona przez liczbę nabytych akcji. 6. Po wpisaniu formuły kliknij ikonę Wpis.

7

7. W komórce B13 wyświetlona została średnia cena akcji. 8. Sprawdź, jaki wpływ na wyliczoną wartość ma zmniejszenie liczby akcji nabytych po cenie najwyższej oraz zwiększenie liczby akcji nabytych po cenie najwyższej.

:\OLF]DQLHUöĝQLF\SURFHQWRZHM PLÚG]\GZLHPDOLF]EDPL W tym przykładzie obliczymy, o ile procent zmieniła się wartość liczby. 1. Wczytaj arkusz kursdol.xls. Dla wartości z komórki B2 nie można oszacować przyrostu. W przykładzie nie istnieje wartość poprzednia. Będzie ona tylko wartością odniesienia. Kliknij komórkę C3. 2. Wpisz formułę =(B3-B2)/MODUŁ.LICZBY(B2). Wyrażenie w nawiasie służy do wyliczenia różnicy pomiędzy wartością bieżącą i poprzednią. Istotna jest kolejność odjemnej i odjemnika. Zamiana ich miejscami powoduje zmianę trendu. Podzielenie różnicy przez moduł poprzedniej wartości umożliwia odniesienie zmiany do wartości początkowej. 3. Kliknij przycisk Wpis. 3

2 1

239

240

Przykłady

5

4

4. Wartość została wyliczona. Nie jest wyrażona w procentach. Odpowiedzialne za to jest formatowanie komórki.

5. Kliknij etykietę kolumny C. Została zaznaczona cała kolumna. Do wyliczania procentowej różnicy wartości, które zawsze są dodatnie, nie trzeba używać funkcji MODUŁ.LICZBY. Podany wzór jest uniwersalny i może być wykorzystywany również do wyliczania różnic wartości ujemnych.

6. Naciśnij klawisze Ctrl+1. Po wyświetleniu okna Formatowanie komórek kliknij kartę Liczby. 7. Na liście Kategoria zaznacz Procentowe. 8. Ustaw wyświetlanie dwóch miejsc dziesiętnych. 9. Kliknij przycisk OK. 6

7

8

9

Przykłady

10. W komórce C3 wyświetlony został wynik wyrażony w procentach.

11

11. Formułę z komórki C3 musimy wpisać w pozostałych polach. Kliknij ikonę Kopiuj.

10 14

12. Wokół komórki, której zawartość została skopiowana do schowka, pojawiło się obramowanie w postaci linii przerywanej.

12

13. Zaznacz obszar, do którego ma zostać wstawiona formuła. 14. Kliknij ikonę Wklej.

13

17 15 16

15. Do komórek w zaznaczonym obszarze została wklejona formuła. 16. Kliknij komórkę C7.

17. Program automatycznie zaktualizował numerację komórek w formule.

241

242

Przykłady

0HGLDQDJUXS\OLF]E Cały rozdział jest poświęcony wyliczaniu mediany. Nie będę więc teraz tłumaczył, jakie ma ona znaczenie. Mam nadzieję, że po przeczytaniu opisu przyznasz mi rację, że Excel jest wspaniałym programem. Może służyć do pracy i do nauki. 1. Zanim obliczymy medianę dla złożonego zestawu danych, zapoznamy się z jej działaniem na prostym przykładzie. Wczytaj plik Mediana.xlsx. W pliku liczby są już wpisane. Obejrzyj go, usuń zawartość, a następnie w komórkach A1, A2, A3 wpisz liczby 1, 2, 3. 2. W komórce A9 wpisz =MEDIANA(A1:A8). Tutaj będzie wyświetlany wynik. Do obliczeń będzie brana zawartość komórek od A1 do A8. Zaznaczenie pustych komórek nie zmienia wyniku obliczeń. Domyślnie jest im nadawana wartość zero. 3. Kliknij ikonę Wpis. 3 1 2

4

4. Wyliczona została mediana zaznaczonego zakresu komórek. Wyliczona mediana ma wartość 2. Połowa liczb ma wartości większe niż mediana (czyli 1 z komórki A1), a połowa ma wartości mniejsze niż mediana (czyli 3 z komórki A3).

Przykłady

5. Do zestawu danych dodamy nową wartość. W komórce A4 wpisz liczbę 4.

6

6. Kliknij ikonę Wpis. 5

7. Wyliczona została mediana zaznaczonego zakresu komórek, czyli liczb, wyznaczająca na osi liczbowej środek zbioru liczb. W podobny sposób możesz w komórkach od A5 do A8 wpisać inne wartości. Sprawdź wynik, obliczając w pamięci medianę.

7

8

10 9

8. Wyliczymy medianę dla zakresu danych, który czyni niemożliwym wykonanie obliczeń w pamięci. Wczytaj plik helion_cennik.xlsx. Kliknij komórkę C607. 9. W zaznaczonej komórce wpisz =MEDIANA(C2:C606). Jest to zakres komórek, w którym wpisane są ceny książek. 10. Kliknij ikonę Wpis.

243

244

Przykłady

11

11. Wyliczona została mediana ceny 605 towarów. Na takim zakresie danych widoczne stają się zalety arkusza kalkulacyjnego.

Czy po przestudiowaniu tego rozdziału zgadzasz się ze mną, że bardziej przekonujące od podania definicji funkcji jest pokazanie jej działania w Excelu?

=QDMGRZDQLHQDMPQLHMV]HMOLF]E\Z]DNUHVLH Komputerowi postawimy ambitne zadanie. Poprosimy go o znalezienie najmniejszej z ponad 600 liczb.

2 1

1. Znajdziemy minimalną cenę towaru. Wczytaj plik helion_cennik. xlsx. W komórce C607 wpisz =MIN(C2:C606). Formuła przeanalizuje cały zakres komórek, w którym wpisane są ceny książek. 2. Kliknij ikonę Wpis.

3

3. Znaleziona została najniższa cena książki.

=QDMGRZDQLHQDMZLÚNV]HMOLF]E\Z]DNUHVLH W analogiczny sposób można znaleźć największą wartość w analizowanym zakresie danych. 2 1

1. Znajdźmy najwyższą cenę towaru. Wczytaj plik helion_cennik.xlsx. W komórce C607 wpisz =MAX(C2:C606). Formuła przeanalizuje cały zakres komórek, w którym wpisane są ceny książek.

Przykłady

2. Kliknij ikonę Wpis. 3. Znaleziona została najwyższa cena towaru. 3

=OLF]DQLHOLF]EZLÚNV]\FK OXEPQLHMV]\FKRGZDUWRĂFLSURJRZHM Z dwóch poprzednich przykładów dowiedzieliśmy się, jaka jest minimalna i maksymalna cena towaru. Ciekawe, ile jest towarów tańszych lub droższych niż 100 złotych. Gdybym miał znaleźć odpowiedź na to pytanie, śledząc wydrukowany cennik, nie byłbym tak skory do jego zadania. Ale jeśli całą niewdzięczną pracę wykona komputer… 1. Wczytaj plik helion_cennik.xlsx. Kliknij komórkę C607. Wpisz z klawiatury =LICZ.JEŻELI(C2:C606;”>100”). Formuła będzie zliczała wiersze o numerach od 2 do 606, w których kolumnie C jest wpisana wartość większa od 100. 2. Kliknij ikonę Wpis.

2 1

3. W komórce C607 wyświetlona została wyliczona wartość. 28 pozycji w cenniku ma cenę większą niż 100.

3

Jeżeli w komórce C607 wyświetlana jest liczba z symbolem waluty, zmień format komórki na Ogólny.

245

246

Podsumowanie

4. Obliczymy, ile jest towarów o cenie mniejszej lub równej 100 złotych. Dwukrotnie kliknij komórkę C607. 5

5. W warunku zastąp znak > znakiem <=.

6

6. Kliknij ikonę Wpis.

4

7. W komórce C607 wyświetlona została nowa wartość. Analizowany zakres obejmuje 605 komórek. Komórek spełniających warunek jest 577.

7

Podsumowanie x Co oznacza zapis C2:C606? Oznacza komórki w zakresie od C2 do C606 włącznie — razem 605 komórek. x Co oznacza zapis C2;C606? Oznacza komórki C2 i C606 — łącznie dwie komórki. x Co to jest mediana? Połowa liczb analizowanego zbioru ma wartości większe niż mediana i połowa ma wartości mniejsze niż mediana. x Co trzeba zrobić, jeżeli zamiast oczekiwanej liczby niemianowanej wyświetlana jest liczba z symbolem waluty? Aby usunąć automatycznie dodawany symbol waluty, należy zmienić format komórki z walutowego na ogólny.

ľ,QVWDODFMDGRGDWNX$QDO\VLV7RRO3DN ľ2SLVIXQNFMLľ3U]\NïDG\ľ3RGVXPRZDQLH

19

Miarka za miarkę W praktyce możemy spotkać się z wieloma jednostkami miar. Zwykle pamiętamy wielkości najczęściej używane. Czasami trzeba przeliczyć towar eksportowany do USA lub Wielkiej Brytanii. Ile watów ma angielski koń parowy? Co jest większe: kwarta, litr czy galon? W sytuacjach bardziej prozaicznych również możemy napotkać problemy z określeniem wartości, gdy jednostką miary są wielokrotności lub podwielokrotności jednostki podstawowej, a zamiast potęgi dziesięciu do zapisu użyto przedrostka; kto pamięta co jest mniejsze: eksa, peta czy atto? Z przeliczaniem jednostek miar poradzimy sobie, jeśli będziemy mieć do dyspozycji arkusz Excela. Ma on wbudowaną funkcję konwersji jednostek miar. Funkcja ta jest dostępna po zainstalowaniu dodatku Analysis ToolPak.

248

Instalacja dodatku Analysis ToolPak

Instalacja dodatku Analysis ToolPak W trakcie standardowej instalacji Excela nie są wgrywane wszystkie funkcje. Niektóre — rzadziej używane — wymagają instalacji dodatku Analysis ToolPak. Aby zainstalować Analysis ToolPak: 1

1. Kliknij kartę Plik.

2. Kliknij Opcje.

2

3. W oknie Opcje programu Excel kliknij przycisk Dodatki. 4. Z listy Dodatki wybierz Analysis ToolPak.

4

3 5

5. Kliknij przycisk Przejdź.

Opis funkcji

6. W oknie Dodatki zaznacz Analysis ToolPak.

6 7

7. Kliknij przycisk OK.

8

8. Ponownie wyświetl okno Opcje programu Excel. W sekcji Aktywne dodatki aplikacji widoczna jest pozycja Analysis ToolPak.

Opis funkcji W tym rozdziale skorzystamy z jednej funkcji. Służy ona wyłącznie do przeliczania wartości wyrażonych w jednym systemie miar na wartości w innym systemie.

KONWERTUJ Funkcja ma następującą składnię: KONWERTUJ(liczba;jednostka_wejściowa;jednostka_wyjściowa)

x

liczba oznacza wartość wyrażoną w jednostkach wybranych przy użyciu

parametru jednostka_wejściowa. x

jednostka_ wyjściowa jest jednostką, w której zostanie wyrażona wartość

po konwersji. Funkcja zamienia wielkości wyrażone w jednym systemie na wielkości w innych systemach miar.

249

250

Opis funkcji

W tabelach od 19.1 do 19.14 podano skróty jednostek miary funkcji KONWERTUJ. Tabela 19.1. Jednostki ciężaru i masy Nazwa jednostki

Skrót

gram

"g"

slug

"sg"

funt masy

"lbm"

U (jednostka masy atomowej)

"u"

uncja masy

"ozm"

gran

"grain"

cetnar amerykański (mały) "cwt" lub "shweight" cetnar angielski

"uk_cwt" lub "lcwt" ("hweight")

kamień

"stone"

tona

"ton"

tona angielska

"uk_ton" lub "LTON" ("brton")

Tabela 19.2. Jednostki odległości Nazwa jednostki

Skrót

metr

"m"

mila lądowa

"mi"

mila morska

"Nmi"

cal

"in"

stopa

"ft"

jard

"yd"

angstrem

"ang"

łokieć

"ell"

rok świetlny

"ly"

parsek

"parsec" lub "pc"

cycero (1/72 cala)

"Picapt" lub "Pica"

cycero (1/6 cala)

"pica"

mila amerykańska

"survey_mi"

Opis funkcji

Tabela 19.3. Jednostki czasu Nazwa jednostki

Skrót

rok

"yr"

dzień

"day"

godzina

"hr"

minuta

"mn"

sekunda

"sec"

Tabela 19.4. Jednostki ciśnienia Nazwa jednostki

Skrót

paskal

"Pa"

atmosfera

"atm"

milimetr słupa rtęci

"mmHg"

PSI

"psi"

Tor, milimetr słupa rtęci

"Torr"

Tabela 19.5. Jednostki siły Nazwa jednostki

Skrót

niuton

"N"

dyna

"dyn"

funt siły

"lbf "

pond

"pond"

Tabela 19.6. Jednostki energii Nazwa jednostki

Skrót

dżul

"J"

erg

"e"

kaloria termodynamiczna

"c"

kaloria (międzynarodowa)

"cal"

elektronowolt

"eV" (lub "ev")

koniogodzina

"HPh" (lub "hh")

watogodzina

"Wh" (lub "wh")

stopofunt

"flb"

brytyjska jednostka ciepła

"BTU" (lub "btu")

251

252

Opis funkcji

Tabela 19.7. Jednostki mocy Nazwa jednostki

Skrót

angielski koń parowy

"HP" (lub "h")

koń mechaniczny

"PS"

wat

"W" (lub "w")

Tabela 19.8. Jednostki pola magnetycznego Nazwa jednostki

Skrót

tesla

"T"

gauss

"ga"

Tabela 19.9. Jednostki temperatury Nazwa jednostki

Skrót

stopień Celsjusza

"C" (lub "cel")

stopień Fahrenheita

"F" (lub "fah")

Kelvin

"K" (lub "kel")

stopień Rankina

"Rank"

stopień Réaumura

"Reau"

Opis funkcji

Tabela 19.10. Jednostki pojemności Nazwa jednostki

Skrót

łyżeczka

"tsp"

nowoczesna łyżeczka

"tspm"

łyżka stołowa

"tbs"

uncja objętości

"oz"

kubek

"cup"

półkwarta amerykańska

"us_pt" (lub "pt")

półkwarta brytyjska

"uk_pt"

kwarta

"qt"

galon

"gal"

galon angielski (Zjednoczone Królestwo)

"uk_gal"

litr

"l" lub "L" ("lt")

angstrem sześcienny

"ang3" lub "ang^3"

baryłka amerykańska

"barrel"

buszel amerykański

"bushel"

stopa sześcienna

"ft3" lub "ft^3"

cal sześcienny

"in3" lub "in^3"

sześcienny rok świetlny

"ly3" lub "ly^3"

metr sześcienny

"m3" lub "m^3"

mila sześcienna

"mi3" lub "mi^3"

jard sześcienny

"yd3" lub "yd^3"

sześcienna mila morska

"Nmi3" lub "Nmi^3"

pica sześcienna

"Picapt3", "Picapt^3", "Pica3" lub "Pica^3"

tona rejestrowa brutto

"GRT" ("regton")

tona przestrzenna (frachtowa)

"MTON"

253

254

Opis funkcji

Tabela 19.11. Jednostki powierzchni Nazwa jednostki

Skrót

akr międzynarodowy

"uk_acre"

akr amerykański

"us_acre"

angstrem kwadratowy

"ang2" lub "ang^2"

ar

"ar"

stopa kwadratowa

"ft2" lub "ft^2"

hektar

"ha"

cal kwadratowy

"in2" lub "in^2"

kwadratowy rok świetlny

"ly2" lub "ly^2"

metr kwadratowy

"m2" lub "m^2"

morga

"Morgen"

mila kwadratowa

"mi2" lub "mi^2"

kwadratowa mila morska

"Nmi2" lub "Nmi^2"

pica kwadratowa

"Picapt2", "Pica2", "Pica^2" lub "Picapt^2"

jard kwadratowy

"yd2" lub "yd^2"

Tabela 19.12. Jednostki informacji Nazwa jednostki

Skrót

bit

"bit"

bajt

"byte"

Opis funkcji

Tabela 19.13. Jednostki prędkości Nazwa jednostki

Skrót

węzeł admiralski

"admkn"

węzeł

"kn"

metr na godzinę

"m/h" lub "m/hr"

metr na sekundę

"m/s" lub "m/sec"

mila na godzinę

"mph"

Konwersji można poddawać podwielokrotności oraz wielokrotności jednostek podstawowych. Zebrane w tabeli 19.14 skróty przedrostków jednostek miar mogą poprzedzać każdą jednostkę metryczną określoną przy użyciu parametru jednostka_ wejściowa lub jednostka_wyjściowa. Tabela 19.14. Oznaczenia podwielokrotności oraz wielokrotności jednostek podstawowych Przedrostek jotta zetta eksa peta tera giga mega kilo hekto deka decy centy mili mikro nano piko femto atto zepto jokto

Mnożnik 1E+24 1E+21 1E+18 1E+15 1E+12 1E+09 1E+06 1E+03 1E+02 1E+01 1E-01 1E-02 1E-03 1E-06 1E-09 1E-12 1E-15 1E-18 1E-21 1E-24

Oznaczenie "Y" "Z" "E" "P" "T" "G" "M" "k" "h" "da" lub "e" "d" "c" "m" "u" "n" "p" "f " "a" "z" "y"

Jeżeli funkcja KONWERTUJ jest niedostępna i zwracany jest błąd #NAZWA?, należy zainstalować i załadować dodatek Analysis ToolPak.

255

256

Przykłady

Przykłady .RQZHUWRZDQLHMHGQRVWHNPLDU\ W przykładzie wykonamy arkusz konwertujący wartości. W praktyce zamiana jednostek nie musi być tak wyróżniona. 4 1

3

2

1. Utwórz nowy arkusz. W komórkach A1, B1, C1 wpisz kolejno: Wartość, Opis, Wynik. 2. W komórce A2 wpisz liczbę 1. 3. W komórce B2 wpisz Stopień

Celsjusza w skali Fahrenheita ma wartość.

4. Kliknij przycisk Wpis. 5

5. Opis nie mieści się w komórce B2. Naprowadź kursor na linię rozgraniczającą etykiety kolumn B i C. Gdy przyjmie on kształt kreski z dwiema strzałkami, kliknij dwukrotnie. 8

7

6

6. Szerokość kolumny została dopasowana do długości tekstu. 7. W komórce C2 wpisz =KONWERTUJ(A2;"C";”F”). Wartość z komórki C2 wyrażona w skali Celsjusza zostanie przeliczona na wartość w skali Fahrenheita.

Przykłady

Oznaczenia jednostek temperatury znajdują się w tabeli 19.9.

12

8. Kliknij przycisk Wpis.

10

9

11

9. W komórce C2 wyświetlony został wynik. Kliknij komórkę. 10. Skopiuj formułę do schowka. Wykorzystamy ją do tworzenia nowych formuł. Wokół komórki skopiowanej do schowka pojawiło się obramowanie w postaci linii przerywanej. 11. Zaznacz komórkę C3. 12. Kliknij ikonę Wklej. Zawartość schowka została umieszczona w komórce C3. 14

13

13. W komórce C3 został wyświetlony wynik przeliczenia 0 stopni w skali Celsjusza na wartość w skali Fahrenheita. Skopiowaną formułę wykorzystamy do utworzenia nowej formuły. Wymagać to będzie edycji kilku znaków. 14. Kliknij pasek formuły.

257

258

Podsumowanie

16

15

15. Wpisz =KONWERTUJ(A2;”l”;”tsp”). Obliczymy, ile łyżek stołowych mieści się w jednym litrze. 16. Kliknij przycisk Wpis.

18 17

17. W komórce C3 wyświetlony został wynik. 18. Aby za kilka dni nie trzeba się było zastanawiać, co oznacza wartość widoczna w kolumnie C, dodaj odpowiedni opis.

Podsumowanie x Jaki dodatek arkusza Excel jest niezbędny, aby działała konwersja jednostek miary? Dodatkiem niezbędnym do wykonywania konwersji jednostek miary jest Analysis ToolPak. x Jaka funkcja jest stosowana do konwersji jednostek miary? Do konwersji jednostek miary jest używana funkcja KONWERTUJ. x Podaj składnię funkcji KONWERTUJ. Funkcja ta ma następującą składnię: KONWERTUJ(liczba;jednostka_wejściowa;jednostka_wyjściowa), gdzie liczba oznacza wartość wyrażoną w jednostkach określonych parametrem jednostka_wejściowa, zaś jednostka_wyjściowa jest jednostką, w której zostanie wyrażona wartość po konwersji. x Jaką objętość ma łyżka stołowa? W jednym litrze mieszczą się 202,8841 łyżki stołowe. Jedna łyżka to 1/202,8841 litra, czyli 0,0049289224734713 litra, czyli 4,93 ml.

ľ)XQNFMHğQDQVRZHľ)XQNFMHGDW\LF]DVX ľ)XQNFMHPDWHPDW\F]QH

20 Funkcje

Tym, co odróżnia arkusz kalkulacyjny od pokratkowanej kartki papieru, są funkcje. To one powodują, że Excel jest potężnym narzędziem. W poprzednich rozdziałach kursu miałeś możliwość poznania sposobu pracy z arkuszem kalkulacyjnym. Aby główny wątek wykładu nie został utracony, w przykładach wykorzystywałem kilka najprostszych funkcji. Efektywność wykorzystania arkusza kalkulacyjnego zależy od właściwego doboru funkcji. W kolejnych podrozdziałach przedstawię większość funkcji dostępnych w arkuszu kalkulacyjnym Excel 2013. Zostały one podzielone na grupy zależnie od obszaru zastosowań. W grupach funkcje są uporządkowane w kolejności alfabetycznej.

Funkcje finansowe DB Funkcja służy do obliczania amortyzacji środka trwałego w zadanym przedziale czasu. Obliczenia wykonywane są z wykorzystaniem metody równomiernie malejącego salda.

260

Funkcje finansowe

Funkcja ma następującą składnię: DB(koszt;odzysk;czas_życia;okres;miesiąc)

Argumentami funkcji są: x

koszt to początkowy koszt środka trwałego.

x

odzysk oznacza wartość środka trwałego po zakończonym okresie

amortyzacji. x

czas życia to liczba okresów, w czasie których środek trwały jest

amortyzowany. x

okres oznacza okres, dla którego zostanie obliczona amortyzacja. Argu-

ment okres musi być wyrażony w tych samych jednostkach co czas_życia. x

miesiąc to liczba miesięcy w pierwszym roku. Jeżeli argument zostanie po-

minięty, przyjmowana jest liczba miesięcy równa 12. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku Amortyzacja.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. 2. W komórkach A2, A3 i A4 wpisz wartość początkową przedmiotu, wartość odzyskaną oraz okres użytkowania. Są to zmienne. Wprowadzając nowe wartości, będziesz uzyskiwać inne wyniki. Wartości w przykładzie dobrano tak, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. 3. W komórkach B2, B3 i B4 wprowadź informację o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A.

1

2

3

Funkcje finansowe

4

5

6

4. Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi od części arkusza z wynikami oddzielimy opisem. W komórkach A5 i B5 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis (wynik).

5. W komórkach: A6, A7 i A8 wpisz odpowiednio formuły: =DB(A2;A3;A4;1;7), =DB(A2;A3;A4;2;7) oraz =DB(A2;A3;A4;3;7). 6. W komórkach B6, B7 i B8 wprowadź informację o tym, co jest wyliczane w kolumnie A. Kalkulator amortyzacyjny jest gotowy. Zmień wartość Wartość początkowa i zaobserwuj, jak wpływa to na amortyzację środka w poszczególnych latach. Wpisz Wartość odzyskana większą niż Wartość początkowa. Zapamiętaj, w jaki sposób sygnalizowany jest błąd.

FV Funkcja służy do obliczania wartości przyszłej inwestycji. Zakładane są okresowe stałe płatności i stała stopa procentowa. Funkcja ma następującą składnię: FV(stopa;liczba_rat;rata;wa;typ)

Argumentami funkcji są: x

stopa jest stopą procentową dla okresu obliczeń. Argument wymagany.

x

liczba_rat oznacza całkowitą liczbę okresów płatności w okresie spłaty. Je-

śli dokonywane są miesięczne spłaty czteroletniej pożyczki oprocentowanej na 12% rocznie, to argument stopa ma wartość 12%/12. liczba_rat ma wartość 4*12. Jeśli dokonywane są roczne spłaty pożyczki, to argument stopa ma wartość 12%. liczba_rat wynosi 4. Argument wymagany. x

rata to wpłata dokonywana okresowo. Nie ulega zmianie w całym okre-

sie płatności. Rata obejmuje zazwyczaj kapitał i odsetki, z wyłączeniem innych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać użyta zmienna wa. Argument wymagany.

261

262

Funkcje finansowe

x

wa jest wartością obecną. Może to również być skumulowana wartość przy-

szłego strumienia płatności według wyceny na dzień bieżący. Jeśli zmienna wa jest pominięta, przyjmuje się jako jej wartość 0 (zero). W takim przypadku należy wpisać argument rata. Argument opcjonalny. x

typ to liczba 0 lub 1. Informuje, kiedy płatność jest należna. Jeśli argument

nie został określony, domyślnie zakłada się, że płatność przypada na koniec okresu. Argument przyjmuje wartość 0. Argument opcjonalny.

Środki wypłacane (np. zasilenie konta) wyrażone są liczbami ujemnymi. Przychody (np. dywidendy) wyrażone są liczbami dodatnimi

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku Wartosc_przyszlej_inwestycji.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. 2. W komórkach od A2 do A6 wpisz kolejno: zakładaną stałą stopę oprocentowania, liczbę wpłat, wysokość miesięcznej raty, aktualną wartość inwestycji i parametr informujący o przypadaniu płatności na początku okresu. Są to zmienne. Zmieniając je, możesz wykonywać obliczenia dostosowane do własnych potrzeb. Wartości w przykładzie dobrano tak, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. 3. W komórkach od B2 do B6 wprowadź informację o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A.

1

2

3

Funkcje finansowe

4

5

6

4. Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi oddzielimy opisem od części arkusza z wynikami. W komórkach A7 i B7 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis (wynik).

5. W komórce A8 wpisz formułę: =FV(A2/12;A3;A4;A5;A6). Mimo 10 rat roczna stopa procentowa jest podzielona przez 12, ponieważ dotyczy płatności naliczanych miesięcznie. 6. W komórce B8 wpisz informację o tym, co jest wyliczane w kolumnie A. Zmień Liczba płatności na 12. Jako Wartość bieżąca wprowadź 0. Otrzymasz wartość rocznej inwestycji przy stałych wpłatach i zerowej wartości początkowej. Zmień wartość parametru Płatność przypada na początek okresu z 1 na 0. Zauważ, jaki wpływ na wartość inwestycji ma zmiana daty wpłaty z początku na koniec okresu.

IPMT Funkcja służy do obliczania wysokości spłaty odsetek kredytu. Założony jest okres kredytowania i stała rata roczna. Funkcja ma następującą składnię: IPMT(stopa;okres;liczba_rat;wa;wp;typ)

Argumentami funkcji są: x

stopa jest stałą stopą procentową dla całego okresu kredytowania. Argu-

ment wymagany. x

okres to czas, dla którego należy wyznaczyć procent. Wartość musi zawie-

rać się w przedziale od 1 do liczba_rat. Argument wymagany. x

liczba_rat oznacza całkowitą liczbę okresów płatności w okresie spłaty.

Argument wymagany. x

wa to obecna wartość lokaty lub wartość przyszłych opłat. Argument

wymagany.

263

264

Funkcje finansowe

x

wp jest przyszłą wartością. Jeśli argument wp jest pominięty, to jako jego wartość przyjmuje się 0. Oznacza to, że np. przyszła wartość pożyczki wynosi 0. Argument opcjonalny.

x

typ to liczba 0 lub 1. Informuje, kiedy płatność jest należna. Jeśli argument

nie został określony, domyślnie przyjmuje wartość 0. Oznacza to, że płatność dokonywana jest na koniec okresu. Argument opcjonalny. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku Wysokosc_splaty.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. 2. W komórkach od A2 do A5 wpisz kolejno: zakładaną stałą stopę oprocentowania kredytu, parametr informujący o przypadaniu płatności na początku okresu, okres, na jaki zaciągnięta została pożyczka, wysokość pożyczki. Wartości w przykładzie dobrano tak, aby łatwo można było sprawdzić rachunki w pamięci. Wpisując w arkuszu inne wartości, możesz wykonywać potrzebne Ci obliczenia. 3. W komórkach od B2 do B5 wprowadź informację o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A.

1

2

3

4. Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi oddzielimy opisem od części arkusza z wynikami. W komórkach A6 i B6 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis (wynik). 5. W komórce A7 wpisz formułę =IPMT(A2/12;A3*3;A4;A5). Do obliczenia raty miesięcznej stopa procentowa jest dzielona przez 12. Liczba spłat wyliczana jest przez pomnożenie liczby lat okresu spłaty przez 12. 6. W komórce A8 wpisz formułę =IPMT(A2;3;A4;A5).

Funkcje finansowe

7. W komórkach B7 i B8 wpisz objaśnienia na temat wyników widocznych w komórkach A7 i A8.

4

5

7 6

Zmień wartość parametru Okres, dla którego wyznaczane są odsetki z 1 na 0. Zauważ, jaki wpływ na odsetki ma zmiana daty wpłaty z początku na koniec okresu. Zwiększ parametr Odsetki

roczne do 25%.

NPER Funkcja służy do obliczania liczby okresów dla inwestycji polegającej na okresowych, stałych wpłatach przy stałym oprocentowaniu. Funkcja ma następującą składnię: NPER(stopa;rata;wa;wp;typ)

Argumentami funkcji są: x

stopa jest stałą stopą procentową dla całego okresu inwestycji. Argument

wymagany. x

rata to wysokość wpłaty dokonywanej okresowo. Obejmuje ona kapitał

i odsetki, z wyłączeniem innych opłat i podatków. Płatność nie może się zmienić. Argument wymagany. x

wa odpowiada obecnej wartości. Innymi słowy jest to całkowita suma bie-

żącej wartości serii przyszłych płatności. Argument wymagany. x

wp to poziom finansowy, do którego się zmierza po dokonaniu ostatniej

płatności. Jeśli parametr nie zostanie wpisany, przyjmowana jest domyślnie wartość 0 (zero). Argument opcjonalny. x

typ to liczba 0 lub 1. Informuje, kiedy płatność jest należna (jeśli wpisano 0 lub nie wpisano nic — płatność przypada na koniec okresu). Argument

opcjonalny.

265

266

Funkcje finansowe

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku Koncowa_wartosc_inwestycji.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. 2. W komórkach od A2 do A6 wpisz kolejno: zakładaną stałą stopę procentową, stałą wysokość raty, wartość początkową inwestycji, docelową wartość inwestycji i termin dokonywania płatności. 1

2

3

3. W komórkach od B2 do B6 wprowadź informację o tym, jakie dane należy wpisać w kolumnie A.

4. Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi od części arkusza z wynikami oddzielimy opisem. W komórkach A7 i B7 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis (wynik). 5. W komórce A8 wpisz formułę =NPER(A2/12;A3;A4;A5;A6). 6. W komórce B8 wpisz objaśnienie na temat wyniku widocznego w komórce A8. 5

4 6

Zwiększ wartość stopy procentowej do 24%. Sprawdź, jaki to będzie miało wpływ na długość okresu inwestycji. Jako wartość początkową inwestycji (Wartość jak skróci to okres inwestycji.

obecna) wpisz -5000. Sprawdź,

Funkcje finansowe

PV Funkcja służy do obliczania wartości bieżącej inwestycji. Obliczona wartość jest całkowitą sumą bieżącej wartości szeregu przyszłych płatności. Na przykład gdy pożycza się pieniądze, kwota pożyczki jest wartością bieżącą dla pożyczkodawcy. Funkcja ma następującą składnię: PV(stopa;liczba_rat;rata;wp;typ)

Argumentami funkcji są: x

stopa to stopa procentowa dla okresu inwestycji. Załóżmy, że pożyczka

oprocentowana na 24 procent rocznie jest spłacana w miesięcznych ratach. Każdego miesiąca oprocentowanie wyniesie 24%/12, czyli 2%. Argument wymagany. x

liczba_rat oznacza całkowitą liczbę okresów płatności w okresie spłaty

pożyczki. Załóżmy, że pożyczka udzielona została na okres trzech lat. Jest ona spłacana w ratach miesięcznych. Liczba rat wynosi zatem 3*12 (czyli 36) okresów. Argument wymagany. x

rata jest płatnością dokonywaną w każdym okresie. Jej wysokość nie zmie-

nia się przez cały okres pożyczki. Rata obejmuje kapitał i odsetki. Nie uwzględnia ona dodatkowych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać dołączony argument wp. x

wp jest wartością przyszłą. Do niej zmierza się po dokonaniu ostatniej płat-

ności. Jeśli argument zostanie pominięty, domyślnie przyjmowana jest wartość 0. W wielu przypadkach jest to prawdziwe, gdy wartość pożyczki po spłacie wynosi właśnie zero. Jeżeli chcesz oszczędzać na określony cel, to założona wartość oszczędności jest wartością przyszłą. Jeśli argument wp jest pominięty, musi zostać podany argument rata. Argument opcjonalny. x

typ to liczba 0 lub 1. Informuje on, kiedy płatność jest należna. Gdy para-

metr wynosi 0 lub zostanie pominięty, płatność przypada na koniec okresu. Argument opcjonalny Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych:

267

268

Funkcje finansowe

1

2

3

1. Do pliku Wartosc koncowa inwestycji.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Dane i Opis. 2. W komórkach od A2 do A4 wpisz kolejno: wysokość kwoty odkładanej każdego miesiąca, oprocentowanie w skali roku i liczbę lat, w których każdego miesiąca będą inwestowane pieniądze. 3. W komórkach od B2 do B4 wpisz objaśnienia do liczb wpisywanych w kolumnie A.

5

4 6

4. Pod danymi wpisz formuły. Część arkusza ze zmiennymi oddzielimy opisem od części arkusza z wynikami. W komórkach A5 i B5 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis (wynik). 5. W komórce A6 wpisz formułę =PV(A3/12;12*A4;A2;;0). Aby uzyskać miesięczną stopę oprocentowania, trzeba podzielić roczną stopę oprocentowania przez 12. Liczba lat okresu inwestycji jest mnożona przez 12. Uzyskana w ten sposób wartość jest liczbą wpłat. 6. W komórce B6 wprowadź objaśnienie do obliczeń wykonywanych w komórce A6. Uzyskany wynik ma wartość ujemną, oznacza on bowiem wypływ gotówki.

Funkcje daty i czasu

Funkcje daty i czasu CZAS Funkcja służy do wyświetlania bieżącej daty jako liczby dziesiętnej. Jeśli przed wprowadzeniem funkcji komórka miała format Ogólny, to wynik zostanie sformatowany jako data.

Funkcja ma następującą składnię: CZAS(godzina;minuta;sekunda)

Argumentami funkcji są: x

godzina to liczba z zakresu od 0 (zero) do 32 767. Reprezentuje ona go-

dzinę. Wartość większa od 23 jest dzielona przez 24. Reszta z dzielenia jest wartością godziny. Argument wymagany. x

minuta jest liczbą z zakresu od 0 (zero) do 32 767. Reprezentuje ona mi-

nuty. Wartość większa od 59 jest konwertowana na godziny i minuty. Argument wymagany. x

sekunda oznacza liczbę z zakresu od 0 (zero) do 32 767. Reprezentuje ona

sekundy. Każda wartość większa niż 59 jest konwertowana na godziny, minuty i sekundy. Argument wymagany. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku Czas.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1, B1 i C1 wpisz odpowiednio: Godzina, Minuta, Sekunda.

1 3 5

2 4 6

2. W komórkach A2, B2 i C2 wpisz: 12, 0, 0.

269

270

Funkcje daty i czasu

3. W komórkach A3, B3 i C3 wpisz: 15, 10, 0. 4. W komórkach A4, B4 i C4 wpisz: 30, 0, 0. 5. W komórkach A5, B5 i C5 wpisz: 0, 750, 0. 6. W komórkach: A6, B6 i C6 wpisz: 0, 0, 1810. 7. W komórce A8 wpisz formułę =CZAS(A2;B2;C2).

7

8

8. W pozostałych komórkach należy umieścić analogiczną formułę. Trzeba jedynie zmienić adresy komórek. Dzięki temu nie musimy wpisywać formuły. Zaznacz komórkę A8 i kliknij ikonę Kopiuj. Zawartość komórki została skopiowana do schowka. Świadczy o tym przerywana linia widoczna wokół skopiowanego obszaru.

Funkcje daty i czasu

9

9. Zaznacz komórki od A9 do A12 i kliknij ikonę Wklej.

10. W komórkach, do których wprowadzono formuły, wyświetlone zostały wyniki konwersji. 11. Kliknij komórkę A12. 12

10 11

12. W pasku formuły wyświetlona została jej zawartość.

271

272

Funkcje daty i czasu

13. Wyniki obliczeń należy opisać. W komórce B8 wpisz Konwersja danych z wiersza 2.

14. W komórce B9 wpisz Konw13

ersja danych

14

z wiersza 3.

15

15. Analogicznie umieść opis w komórkach od B10 do B12. 16. Zmień zestaw danych. 17. Wartość widoczna w komórce A8 powstała przez zamianę 61 sekund na 1 minutę i 1 sekundę.

16

17 19 21

18 20

18. Wartość widoczna w komórce A9 powstała przez zamianę 61 minut na 1 godzinę i 1 minutę.

19. Po wpisaniu wartości ujemnej w komórce A4 formuła sygnalizuje błąd. 20. 32 764 minut to 546,06(6) godzin. Po przekonwertowaniu uzyskujemy w komórce A11 wartość 06:04 PM. 21. Konwersja wartości z wiersza 6. daje wynik bardzo podobny jak widoczny w polu A9. W rzeczywistości wartości wyjściowe różnią się znacznie.

Funkcje daty i czasu

TERAZ Funkcja służy do wyświetlania bieżącej daty. Data jest odczytywana z zegara komputera. Wartość funkcji TERAZ zmienia się tylko wtedy, kiedy arkusz jest obliczany lub gdy wykonywana jest makroinstrukcja zawierająca tę funkcję. Wartość funkcji TERAZ nie jest ciągle aktualizowana.

Excel przechowuje daty jako kolejne liczby porządkowe. Jest to podyktowane możliwością używania ich w obliczeniach. Dacie 1 stycznia 1900 r. przyporządkowana jest liczba 1. Dacie 2 stycznia 1900 r. przyporządkowana jest liczba 2 itd. Dacie 1 stycznia 2008 r. odpowiada liczba seryjna 39 448, ponieważ od 1 stycznia 1900 r. do tego dnia minie 39 447 dni. Na szczęście zliczaniem dni pomiędzy dwiema datami zajmuje się Excel. Funkcja TERAZ ma następującą składnię: TERAZ()

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku teraz.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Formuła i Opis. 3

2. W komórce A2 wpisz formułę =TERAZ().

1

3. Kliknij przycisk Wpis. 2

4 5

4. W komórce A2 wyświetlone zostały (odczytane z komputera) bieżąca data i czas.

5. W komórce B2 umieść opis wyniku widocznego w komórce A2.

273

274

Funkcje matematyczne

6. Kliknij zegarek widoczny na pasku systemowym.

6

7. Po wyświetleniu okna Ustawienia daty i godziny zmień datę i godzinę. 8. Zatwierdź ustawienie kliknięciem przycisku OK.

7

8 10

9. Aby uaktualnić odczyt funkcji TERAZ, kliknij pasek formuły.

9

10. Bez wprowadzania zmian kliknij przycisk Wpis. Dane zostały odczytane z zegara systemowego.

Funkcje matematyczne ACOS Funkcja służy do obliczania wartości arcus cosinus lub odwrotny cosinus liczby.

Funkcje matematyczne

Funkcja ma następującą składnię: ACOS(liczba)

Argumentem funkcji jest: x

liczba jest cosinusem poszukiwanego kąta. Jej wartość powinna należeć

do przedziału od –1 do 1. Arcus cosinus jest wartością kąta, którego cosinus jest liczbą. Obliczona wartość jest podawana w radianach. Należy ona do przedziału od 0 (zero) do pi. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku acos.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ACOS. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz –1 oraz –0,99.

1 3

2

3. W komórce B2 wpisz formułę =ACOS(A2).

5 4

4. Stosując przeciąganie, wypełnij danymi komórki od A2 do A202. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij formułą komórki od B2 do B202.

275

276

Funkcje matematyczne

7

6

6. Kliknij komórkę B202. Argumentem formuły z komórki B202 jest komórka A202. 7. Zaznacz kolumnę B kliknięciem jej nagłówka.

8

9

10

11

8. Wyświetl kartę Wstawianie. 9. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 10. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 11. Wybór wykresu powoduje wyświetlenie wykresu z ustawieniami domyślnymi. Dostępność funkcji zależna jest od wersji programu.

Funkcje matematyczne

12

12. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

ACOSH Funkcja służy do obliczania wartości arcus cosinus hiperboliczny liczby. Ma ona następującą składnię: ACOSH(liczba)

Argumentem funkcji jest: x

liczba jest dowolną liczbą rzeczywistą większą niż lub równą 1.

Arcus cosinus hiperboliczny jest wartością, której cosinus hiperboliczny jest liczbą, zatem ACOSH(COSH(liczba)) jest równy liczbie. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1

2

3

1. Do pliku acosh.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ACOSH.

277

278

Funkcje matematyczne

2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2. 3. W komórce B2 wpisz formułę 4

=ACOSH(A2).

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A101 liczbami od 1 do 100.

5

5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B101 formułą =ACOSH(An).

6

6. Kliknij komórkę B101. Argumentem funkcji jest komórka A101.

8 9 10 7

11

7. Kliknij nagłówek kolumny B. Zaznaczony został zakres danych do zinterpretowania na wykresie.

Funkcje matematyczne

8. Wyświetl kartę Wstawianie. 9. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 10. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 11. Na arkuszu został wyświetlony wykres z ustawieniami domyślnymi.

12

12. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem. 13. Wypełnij komórki od A2 do A101 liczbami od 1 do 1980.

13

279

280

Funkcje matematyczne

14

14. Wykres został automatycznie zaktualizowany. Zapoznaj się z jego wyglądem.

ASIN Funkcja służy do obliczania wartości arcus sinus lub odwrotny sinus liczby. Zwracany kąt w radianach należy do przedziału od –pi/2 do pi/2. Funkcja ma następującą składnię: ASIN(liczba)

gdzie: liczba jest sinusem poszukiwanego kąta. Jej wartość powinna należeć

do przedziału od –1 do 1. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1 2

3

1. Do pliku asin.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ASIN.

Funkcje matematyczne

2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –1 i –0,99. 3. W komórce B2 wpisz formułę =ASIN(A2). 4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A202 liczbami od –1 do 1.

4

5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B202 formułą =ASIN(An).

5

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy.

281

282

Funkcje matematyczne

7 8 9 6

10

9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Obok kolumn z danymi wyświetlony został wykres z ustawieniami domyślnymi.

11

11. Wykres został wygenerowany. Zapoznaj się z jego wyglądem.

Funkcje matematyczne

ASINH Funkcja służy do obliczania wartości arcus sinus hiperboliczny liczby. Ma ona następującą składnię: ASINH(liczba)

gdzie: liczba to dowolna liczba rzeczywista.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku asinh.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ASINH. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –10 i –9.

1

3. W komórce B2 wpisz formułę =ASINH(A2).

3 2

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –10 do 10.

4

5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =ASINH(An).

5

283

284

Funkcje matematyczne

7 8 9

6

10

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Obok danych wyświetlony został wykres. Dzięki temu łatwiej można się zorientować, czy pasuje on do arkusza. 11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

Funkcje matematyczne

11

ATAN Funkcja służy do obliczania wartości arcus tangens lub odwrotny tangens liczby. Zwrócony kąt w radianach należy do przedziału od –pi/2 do pi/2. Ma ona następującą składnię: ATAN(liczba)

gdzie: liczba to tangens kąta, który należy wyznaczyć.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku atan.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ATAN. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –10 i –9.

1

2

3

3. W komórce B2 wpisz formułę =ATAN(A2).

285

286

Funkcje matematyczne

5

4

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –10 do 10. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =ATAN(An). 7 8 9

6

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy.

10

Funkcje matematyczne

9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Już podczas przesuwania kursora po miniaturach wykresów wyświetlany jest w arkuszu wykres. Ułatwia to wybranie odpowiedniego wykresu. 11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

COS Funkcja służy do obliczania wartości cosinus danego kąta. Ma ona następującą składnię: COS(liczba)

gdzie: liczba to kąt w radianach, dla którego należy obliczyć cosinus.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku cos.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i COS.

287

288

Funkcje matematyczne

2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –6 i –5,5.

1 3

2

3. W komórce B2 wpisz formułę =COS(A2).

5

4

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A26 liczbami od –6 do 6. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B26 formułą =COS(An).

7 8 9

6

10

Funkcje matematyczne

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Zwróć uwagę na natychmiast wyświetlony w trybie podglądu wykres z ustawieniami domyślnymi. Daje on wyobrażenie o wyglądzie arkusza.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

EXP Funkcja służy do obliczania wartości liczby e podniesionej do potęgi liczba. Stała e jest podstawą logarytmu naturalnego (2,71828182845904). EXP jest funkcją odwrotną do funkcji LN, logarytmu naturalnego liczby. Funkcja EXP ma następującą składnię: EXP(liczba)

gdzie: liczba to wykładnik potęgi o podstawie e.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku exp.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i EXP.

289

290

Funkcje matematyczne

2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –10 i –9.

1 3

2

3. W komórce B2 wpisz formułę =EXP(A2).

5

4

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –10 do 10. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =EXP(An).

7 8 9

6

10

Funkcje matematyczne

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Przy wyborze wykresu skorzystaj z okna podglądu.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

,/2&=<1 Funkcja mnoży wszystkie liczby podane jako argumenty i zwraca ich iloczyn. Ma ona następującą składnię: ILOCZYN(liczba1;liczba2;...)

gdzie: liczba1, liczba2 to składniki iloczynu. Maksymalnie może ich być 255.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku iloczyn.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i ILOCZYN.

291

292

Funkcje matematyczne

2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2.

1

2

4

3

3. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A13 liczbami od 1 do 12. 4. W komórce B2 wpisz formułę =ILOCZYN(.

6

5

5. Zaznacz obszar od A2 do A13. 6. Kliknij ikonę Wpis.

Funkcje matematyczne

7. W komórce B2 wyświetlony został iloczyn liczb wpisanych w komórkach od A2 do A13.

7

8. Zmień wartości wpisane w komórkach od A2 do A13. Zaobserwuj, jaki wpływ na wynik końcowy mają wprowadzane zmiany. 8

KOMBINACJE Funkcja oblicza liczbę kombinacji dla danej liczby elementów. Kombinacja to dowolny zbiór lub podzbiór elementów, w którym ich kolejność nie ma znaczenia, natomiast w przypadku permutacji istotna jest kolejność elementów. Funkcja ma następującą składnię: KOMBINACJE(liczba;liczba_wybrana)

gdzie: liczba to liczba elementów. liczba wybrana jest liczbą elementów w każdej z kombinacji.

293

294

Funkcje matematyczne

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych.

2 1

1. W komórkach A1, B1 i C1 wpisz odpowiednio: Liczba Liczba wybrana i KOMBINACJE.

elementów,

2. W komórce C2 wpisz formułę =KOMBINACJE(.

4

3

3. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl. Zaznacz kolejno komórki A2 i B2. Zwolnij klawisz Ctrl. 4. Kliknij ikonę Wpis.

7 5

6

5. W komórce A2 wpisz liczbę 49. 6. W komórce B2 wpisz 6. 7. W komórce C2 widoczny jest wynik. 6 elementów z 49 można wybrać na 13 983 816 sposobów.

Funkcje matematyczne

/1 Funkcja służy do obliczania logarytmu naturalnego danej liczby. Podstawą logarytmu naturalnego jest stała e. Wynosi ona 2,71828182845904. LN jest funkcją odwrotną do funkcji EXP (funkcji wykładniczej). Funkcja LN ma następującą składnię: LN(liczba)

gdzie: liczba to liczba rzeczywista dodatnia, której logarytm naturalny należy

obliczyć. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku ln.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i LN. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2.

1 3

2

4

3. W komórce B2 wpisz formułę =LN(A2).

5

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =LN(An).

295

296

Funkcje matematyczne

7 8 9

6

10

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Dobierając wykres, możesz korzystać z okna podglądu. W nim wyświetlany jest wykres z ustawieniami domyślnymi.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

Funkcje matematyczne

13

12. Wpisz w kolumnie A liczby od 0,1 do 2 z krokiem 0,1. 13. Sprawdź, jaki wpływ na wygląd wykresu miała zmiana zakresu wartości danych.

12

/2* Funkcja służy do obliczania logarytmu liczby przy zadanej podstawie. Funkcja LOG ma następującą składnię: LOG(liczba;podstawa)

gdzie: liczba jest dodatnią liczbą rzeczywistą, której logarytm należy obliczyć. podstawa oznacza podstawę logarytmu. Jeśli argument został pominięty,

domyślnie przyjmowana jest wartość 10. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku log2.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i LOG.

297

298

Funkcje matematyczne

2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2.

1 3

2

3. W komórce B2 wpisz formułę =LOG(A2;2).

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =LOG(An;2). 6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W.

5

4

7 8 9

6 10

Funkcje matematyczne

10. W wyborze wykresu pomocne jest wyświetlenie wzoru wskazanego kursorem.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

13

12. Wpisz w kolumnie A liczby od 0,1 do 2 z krokiem 0,1.

12

13. Sprawdź, jaki wpływ na wygląd wykresu miała zmiana zakresu wartości danych.

/2* Funkcja służy do obliczania logarytmu liczby przy podstawie 10. Funkcja LOG10 ma następującą składnię: LOG10(liczba)

299

300

Funkcje matematyczne

gdzie: liczba jest dodatnią liczbą rzeczywistą, której logarytm przy podstawie 10

należy obliczyć. Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania poniższych danych. 1. Do pliku log10.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i LOG10. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2.

1 3

2

3. W komórce B2 wpisz formułę =LOG10(A2). 4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =LOG10(An). 6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W.

4

5

10. Przy wyborze wzoru wykresu nieocenione usługi oddaje wyświetlenie wykresu z ustawieniami domyślnymi.

Funkcje matematyczne

7 8 9

6 10

11

12

13

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

12. Porównamy dwie funkcje logarytmiczne. W komórce C1 wpisz LN. 13. W komórce C2 wpisz formułę =LN(A2).

301

302

Funkcje matematyczne

14. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od C2 do C21 formułą =LN(An). 15. Zaznacz kolumny B i C. 16. Wyświetl kartę Wstawianie. 17. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 18. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 19. Zaraz po wskazaniu go kursorem wzór wykresu jest wyświetlany z ustawieniami domyślnymi.

14

16 17 18 15

19

Funkcje matematyczne

20

20. Utwórz wykresy. Zapoznaj się z ich wyglądem.

21. Wpisz w kolumnie A liczby od 0,1 do 2 z krokiem 0,1.

21 22

22. Sprawdź, jaki wpływ na wygląd wykresów miała zmiana zakresu wartości danych.

303

304

Funkcje matematyczne

MOD Funkcja służy do obliczania wartości reszty z dzielenia liczby przez dzielnik. Ma ona następującą składnię: MOD(liczba;dzielnik)

gdzie: liczba oznacza liczbę, dla której należy wyznaczyć resztę. dzielnik jest liczbą, przez którą należy podzielić liczbę.

Jeśli dzielnik jest równy 0, funkcja MOD sygnalizuje błąd #DZIEL/0!

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1

2

3

1. Do pliku mod.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i MOD. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2. 3. W komórce B2 wpisz formułę =MOD(A2;2).

Funkcje matematyczne

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =MOD(An;2). Kolumna B wypełniona została wynikami dzielenia modulo 2.

4

5

6

6. W komórce B1 wpisz MOD 2.

7

7. W komórce C1 wpisz MOD 3. 8. W komórce C2 wpisz formułę =MOD(A2;3).

8

9. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od C2 do C21 formułą =MOD(An;3).

9

305

306

Funkcje matematyczne

11 12

13 10

14

10. Zaznacz kolumny B i C. 11. Wyświetl kartę Wstawianie. 12. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 13. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 14. Po zaznaczeniu wzoru wykresu wyświetlany jest on w trybie podglądu. 15

16

15. Utwórz wykresy. Zapoznaj się z ich wyglądem.

16. Funkcja moduł nie ma wartości ciągłych. Wykres poprowadzony linią ciągłą jest niepoprawny. Zmienimy jego typ. Kliknij ikonę Polecane wykresy.

Funkcje matematyczne

18

17

17. W oknie Zmienianie typu wykresu kliknij Kolumnowy grupowany. 18. Po prawej stronie okna wyświetlony został wykres w trybie podglądu. 19

19. Zatwierdź nowe ustawienia.

20

20. Wykres został zmieniony.

307

308

Funkcje matematyczne

PI Funkcja zwraca stałą Pi z dokładnością do 15 cyfr. Ma ona następującą składnię: PI( ) 1. Do pliku pi.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwi-

czenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórce A1 wpisz PI. 2. W komórce A2 wpisz formułę =PI(). 1

2

3. W tym arkuszu widoczne jest w komórce tylko 6 cyfr liczby Pi. Wynika to z dwóch ograniczeń. Pierwsze to szerokość kolumny. Dlatego widzimy liczbę z dokładnością do 5 miejsc po przecinku. Drugie to format komórki, który ogranicza dokładność wyświetlanej liczby do 9 miejsc po przecinku. Kliknij komórkę A2 prawym przyciskiem myszy.

3

4. Z menu wybierz polecenie Formatuj komórki…. 4

Funkcje matematyczne

5 7

6

8

5. Po wyświetleniu okna Formatowanie komórek kliknij kartę Liczby. 6. W polu Kategoria kliknij Liczbowe. 7. Ustaw wyświetlanie 18 miejsc dziesiętnych. Stała Pi jest zapisana z dokładnością do 15 miejsc po przecinku. Dodawanie kolejnych liczb powoduje wyświetlanie zer. 8. Kliknij przycisk OK. 9. Po zmianie formatowania w arkuszu wyświetlane są wszystkie miejsca znaczące. 9

309

310

Funkcje matematyczne

PIERWIASTEK Funkcja służy do obliczania dodatniego pierwiastka kwadratowego liczby. Ma ona następującą składnię: PIERWIASTEK(liczba)

gdzie: liczba oznacza liczbę, dla której należy wyznaczyć pierwiastek kwadratowy.

Jeśli argument ma wartość ujemną, funkcja sygnalizuje błąd #LICZBA!.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku pierwiastek.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i Pierwiastek.

1 3

2

2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 0 i 1. 3. W komórce B2 wpisz formułę =PIERWIASTEK(A2).

5

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od 0 do 20. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =PIERWIASTEK(An).

4

Funkcje matematyczne

7 8 9

6 10

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Podjęcie decyzji co do wzoru wykresu ułatwia wykres wyświetlany z ustawieniami domyślnymi.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

311

312

Funkcje matematyczne

13

12. Wpisz w kolumnie A liczby od 0 do 2 z krokiem 0,1.

12

13. Sprawdź, jaki wpływ na wygląd wykresów miała zmiana zakresu wartości danych. Na wykresie pomiędzy pierwszym a drugim punktem jest duża odległość. Sprawdzimy, jaki jest kształt krzywej na tym odcinku.

15

14. Wpisz w kolumnie A liczby od 0 do 0,2 z krokiem 0,01. 15. Sprawdź, jaki wpływ na wygląd wykresów miała zmiana zakresu wartości danych. 14

Funkcje matematyczne

SIN Funkcja służy do obliczania sinusa podanego kąta. Ma ona następującą składnię: SIN(liczba)

gdzie: liczba oznacza kąt w radianach, dla którego należy obliczyć sinus.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku sin.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i SIN. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby –6 i –5,5.

1 3

2

3. W komórce B2 wpisz formułę =SIN(A2). 4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A26 liczbami od –6 do 6. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B26 formułą =SIN(An).

5

4

313

314

Funkcje matematyczne

7 8 9

6

10

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Wybór wzoru wykresu ułatwia wyświetlany w naturalnych wymiarach wykres z ustawieniami domyślnymi.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem. Na wykresie punkty, w których określona jest wartość funkcji, rozmieszczone są rzadko. Sprawdzimy, jaki jest kształt krzywej przy przecięciu osi rzędnych.

Funkcje matematyczne

12. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A22 liczbami od –0,5 do 0,5. 13. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B22 formułą =SIN(An). 13

12

14

SINH Funkcja służy do obliczania sinusa hiperbolicznego liczby. Ma ona następującą składnię: SINH(liczba)

gdzie: liczba oznacza dowolną liczbę rzeczywistą.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych:

14. Zapoznaj się z wyglądem wykresu.

315

316

Funkcje matematyczne

1. Do pliku sinh.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i SINH. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2.

1

2

3

3. W komórce B2 wpisz formułę =SINH(A2). 4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 1 do 20. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =SINH(An).

5

4

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Przy wyborze wzoru pomocny jest wykres wyświetlany w trybie podglądu.

Funkcje matematyczne

7 8 9

6 10

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

317

318

Funkcje matematyczne

STOPNIE Funkcja służy do zamiany miary kąta wyrażonej w radianach na stopnie. Ma ona następującą składnię: STOPNIE(kąt)

gdzie: kąt oznacza kąt, którego wartość wyrażono w radianach.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku stopnie.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Radiany i Stopnie. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 0,1 i 0,2.

1

2

3

3. W komórce B2 wpisz formułę =STOPNIE(A2). 4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A21 liczbami od 0,1 do 2. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B21 formułą =STOPNIE(An).

5

4

Funkcje matematyczne

7 8 9 6 10

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. Ułatwieniem w wyborze wzoru jest wykres wyświetlany z ustawieniami domyślnymi.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem. Zależność pomiędzy miarą kąta wyrażoną w radianach a miarą kąta podaną w stopniach ma charakter liniowy.

319

320

Funkcje matematyczne

680$.:$'5$7™: Funkcja oblicza sumę kwadratów argumentów. Ma ona następującą składnię: SUMA.KWADRATÓW(liczba1;liczba2;...)

gdzie: oznaczają argumenty, których kwadraty będą sumowane. Jednocześnie można użyć do 255 argumentów. liczba1;liczba2;...

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1

2

3

1. Do pliku suma_kwadratow.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczby i Suma kwadratów. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 1 i 2. 3. W komórce B2 wpisz formułę =SUMA.KWADRATÓW(A2:A10). Liczby wpisane w komórkach od A2 do A10 są podnoszone do kwadratu i sumowane. Komórka pusta ma domyślnie wartość zero. W komórce A2 wpisana jest liczba 1. Jej kwadrat wynosi 1. W komórce A3 wpisana jest liczba 2. Jej kwadrat wynosi 4. Suma kwadratów liczb to 5.

5 4

4. W komórce A4 wpisz liczbę 3. Należy ona do zakresu komórek używanych do wyliczania formuły z komórki B2.

Funkcje matematyczne

5. W komórce A2 wpisana jest liczba 1. Jej kwadrat wynosi 1. W komórce A3 wpisana jest liczba 2. Jej kwadrat wynosi 4. W komórce A4 wpisana jest liczba 3. Jej kwadrat wynosi 9. Suma kwadratów liczb to 14.

TAN Funkcja służy do obliczania tangensa podanego kąta. Funkcja TAN ma następującą składnię: TAN(liczba)

gdzie: liczba to kąt wyrażony w radianach, dla którego należy obliczyć tangens.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku tan.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i Tan. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 0,1 i 0,2.

1

2

3

3. W komórce B2 wpisz formułę =TAN(A2). 4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A34 liczbami od 0,1 do 3,3. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B34 formułą =TAN(An).

5

4

321

322

Funkcje matematyczne

7 8 9

6

10

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. W wybraniu wzoru pomocny jest wykres wyświetlany w trybie podglądu.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

Funkcje matematyczne

TANH Funkcja służy do obliczania tangensa hiperbolicznego podanej liczby. Funkcja TANH ma następującą składnię: TANH(liczba)

gdzie: liczba to dowolna liczba rzeczywista.

Sprawdzenie działania funkcji rozpoczniemy od wpisania danych: 1. Do pliku tanh.xlsx zapisany został arkusz utworzony podczas wykonywania ćwiczenia. Zachęcam, byś prześledził polecenia samodzielnie, a z pliku skorzystał, gdy napotkasz problemy. W komórkach A1 i B1 wpisz odpowiednio: Liczba i Tanh. 2. W komórkach A2 i A3 wpisz liczby 0,1 i 0,2.

1

2

3

3. W komórce B2 wpisz formułę =TANH(A2).

4. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od A2 do A34 liczbami od 0,1 do 3,3. 5. Stosując przeciąganie, wypełnij komórki od B2 do B34 formułą =TAN(An).

5

4

323

324

Funkcje matematyczne

7 8 9

6 10

6. Zaznacz kolumnę B. 7. Wyświetl kartę Wstawianie. 8. Kliknij czarną strzałkę obok przycisku Liniowy. 9. Wybierz wzór wykresu widoczny w lewym górnym rogu listy wykresów Liniowy 2-W. 10. W wyborze wzoru pomocny jest wykres wyświetlany z ustawieniami domyślnymi.

11

11. Utwórz wykres. Zapoznaj się z jego wyglądem.

Podsumowanie

Podsumowanie x Jaka funkcja finansowa służy do obliczania wartości przyszłej inwestycji przy założeniu okresowych stałych płatności i stałej stopie procentowej? Funkcja FV służy do obliczania wartości przyszłej inwestycji. Zakładane są okresowe stałe płatności i stała stopa procentowa. x Jaki dodatek arkusza Excel jest niezbędny, aby działała konwersja jednostek miary? Do konwersji jednostek miary niezbędny jest dodatek Analysis ToolPak. x Jaką maksymalną liczbę argumentów może mieć funkcja matematyczna ILOCZYN? ILOCZYN może mieć do 255 argumentów.

325

326

Zakończenie Każda książka musi w jakimś momencie się skończyć. Excel 2013 PL. Kurs to książka przeznaczona dla osób rozpoczynających korzystanie z arkusza. Skoro dobrnąłeś aż do tego miejsca, początki masz już za sobą. Mam nadzieję, że udało mi się pokazać Ci korzyści płynące z wykonywania wielu czynności za pomocą Excela. Elektroniczne arkusze kalkulacyjne duplikują funkcje arkuszy ręcznych, ale są pozbawione ich wad. Pozwalają na większą dokładność obliczeń, dają możliwość błyskawicznego przeliczania kalkulacji przy różnych założeniach, a dzięki kopiowaniu i wklejaniu zawartości komórek eliminują możliwość popełnienia błędów przy przepisywaniu złożonych formuł. Arkusz można zapisać do pliku i w tej postaci błyskawicznie przesłać pocztą elektroniczną w dowolne miejsce, w którym jest dostęp do internetu. Nad tym samym plikiem może jednocześnie pracować kilka osób. Excel jest programem bardzo rozbudowanym. Jako początkujący użytkownik możesz czuć się niepewnie. Gdy ogarnie Cię zwątpienie we własne siły — zajrzyj do internetu. Nauczyciel czy pracodawca nie będą mieli za złe, jeśli wpiszesz w oknie przeglądarki hasło „przykłady zastosowań Excela” lub „zastosowania Excela” i poświęcisz kwadrans na poznanie fascynujących możliwości arkusza. Wiele stron jest aktualizowanych regularnie od kilku lat. Entuzjaści Excela publikują na nich swoje osiągnięcia, dzielą się wątpliwościami i rozwiązaniami problemów. Mnie taka wędrówka po internecie nastraja budująco. Znów mam nowe pomysły i ochotę na zmierzenie się z problemami.

328

Guru Excela

Guru Excela Poznawanie arkusza kalkulacyjnego jest zajęciem na wiele, wiele lat. Gdy Excel będzie jednym z Twoich narzędzi pracy, wraz z upływem czasu będziesz zdobywał coraz większe doświadczenie. Po pewnym okresie, obserwując zmagania innych użytkowników programu, pomyślisz: „Przecież to takie łatwe”. Z czasem zyskasz sobie opinię osoby, która potrafi zrobić w Excelu wszystko. Potem już tylko krok będzie dzielił Cię od zostania excelowym guru, do którego inni będą się zwracać o pomoc, gdy trzeba będzie odzyskać dane z uszkodzonego arkusza, znaleźć złośliwy błąd itp. A może zechcesz podzielić się swoimi doświadczeniami z innymi na kartach książki?

Excel jest na tyle popularny, że jego znajomość jest ważnym atutem zawodowym. Jeżeli przyjdzie Ci korzystać z innego arkusza, wiedza zdobyta przy obsłudze Excela nie pójdzie na marne. Szybko uda Ci się wychwycić różnice i opanować nowy program.

Pobieranie plików ćwiczeniowych

Na rynku pracy wysoko cenieni są fachowcy znający jakąś dziedzinę (np. księgowość, marketing, budownictwo) i obsługę arkusza kalkulacyjnego. Wiedzą oni, co należy policzyć i jak to trzeba zrobić. Taki pracownik jest cenniejszym nabytkiem dla firmy niż księgowy i informatyk, którzy mają problemy ze zrozumieniem wzajemnych potrzeb i możliwości. Zatem Twój los jest w Twoich rękach. Pierwszy krok już zrobiłeś, kupując tę książkę.

Pobieranie plików ćwiczeniowych W archiwum umieszczonym pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex13ku.zip znajdują się nie tylko pliki umożliwiające wykonanie poszczególnych zadań, ale również ich rozwiązania, w tym gotowe wersje opisywanych baz danych. Żeby móc z nich skorzystać, wykonaj poniższe instrukcje: 1. Uruchom przeglądarkę internetową (na przykład Internet Explorer). 2. W oknie adresowym przeglądarki wpisz: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex13ku. zip i naciśnij na klawiaturze klawisz Enter. 3. Pojawi się okienko dialogowe Pobranie pliku. 3

4

4. Lewym przyciskiem myszy kliknij Zapisz. 5. Wybierz katalog, gdzie ma zostać zapisany plik. Najlepiej, aby był to taki katalog, który łatwo będzie można odnaleźć.

329

330

Pobieranie plików ćwiczeniowych

6. Znajdź zapisany przed chwilą plik, wskaż go myszą i podwójnie kliknij lewym przyciskiem. 7. Otworzy się okno wyświetlające zawartość pliku ex13ku.zip. Powinien się tam znajdować katalog przyklady. 8. Pojedynczym kliknięciem myszy zaznacz katalog przyklady, a następnie kliknij prawym przyciskiem i z menu, które się wyświetli, wybierz Kopiuj. 9. Przesuń wskaźnik myszy nad pulpit i znowu kliknij prawym przyciskiem, lecz tym razem z menu wybierz Wklej.