Wachter K. - E-mailing in English

E-R1ailin in Englis Korespondenc ja po angielsku Zasady obowiązu jące w angielskiej korespondencji elektron iczne j

Spis treści Przedmowa 1. Podstawowe

pojęcia

1. 1. Czy znamy j ęzyk Internetu? 1.2. Edit czy Undo - terminologia programów poczty elektronicznej 1.3. Skróty - od FWD do CC 1.4. Wykaz najważniej szych skrótów 2.

Obsługa

poczty elektronicznej

2.1. Ile e-maili potrzebuje

przeciętny człowiek?

2.2. Jak radzić sobie z zalewem informacji? 2.3. Jak radzić sobie z rozwlekłym e-mailem? 3. Planowanie i pisanie e-maili 3.1.

Uwzględnianie

odbiorcy

3.2. Adres e-mailowy 3.3. Interpunkcja i pisownia 3.4. 3.5.

Podział Użycie

i struktura czasów

3.6. Podstawowe

słówka

4. Wszystko jest kwestią stylu 4.1. Formy pozdrowień 4.2. Początek e-maila 4.3. Dobre zakończenie 4.4. Rodzaje stylu w ;angielskich e-mailach 4.5. Znaczenie small talku 4.6. Podstawowe zwroty 5. E-maile na

każdą okazję

5.1. Ustalenia i zaproszenia 5.2. Pytania i prośby 5 .3. Podstawowe zwroty 6.

Odpowiedź

na e-mail

6.1. Pozytywne odpowiedzi 6.2. Negatywne odpowiedzi 6.3. Podstawowe zwroty

7. E-maile - sprawozdania 7 .1. Notatki i protokoły 7.2. Porządkowanie i prezentowanie informacji 7.3. Opis tendencji 7.4. Podstawowe słówka i zwroty 8. Pisanie e-maili - praktyczny test 8.1. Tworzenie newsletterów 8.2. Pisanie listów reklamowych 8.3. Rezerwacja przez Internet 8.4. Negocjacje za pomocą e-maili? Rozwiązania

Rozdział Rozdział

Rozdział Rozdział

Rozdział Rozdział

Rozdział

1 3 4 5 6 7 8

Słowniczek angielsko-polski

Bibliografia O Autorce Metryczka książki

Przedmowa Chyba

żadna

z form komunikacji nie

Zaczyna on wypierać niezbędny zarówno w

zrewolucjonizowała

naszego

życia

tak bardzo jak e-mail.

pozostałe

formy - takie jak listy, faksy, rozmowy telefoniczne. Jest dziś zewnętrznej , jak i wewnętrznej komunikacji w firmie, która odbywa się

niemalże

w 90% poprzez Intranet, a więc najczęściej drogą e-mailową. W dobie globalizacji i powszechnego dostępu do Internetu znajomość języka angielskiego okazuje

się niezbędna, ponieważ wiele Poniższa książka

informacji w sieci dostępnych jest właśnie w tym języku. pokazuje, jak szybko i poprawnie napisać e-mail w języku angielskim.

Przedstawia typowe błędy popełniane podczas przekładu listu elektronicznego, uwzględnia też istotne czynniki międzykulturowe. W książce znaleźć można wiele cennych sformułowań i elementów tekstowych, które po połączeniu tworzą dotyczących sposobów doskonalenia otrzymanych e-maili . Dzięki zawartym tu i postępy w nauce. lekcji.

ćwiczeniom

pełną treść

e-maila. Znajduje się tu także wiele wskazówek umiejętności językowych oraz poprawnej interpretacji

i testom

można

Każdy błąd ził ustrowałem

samodzielnie

weryfikować

stan

własnej

wiedzy

autentycznym przykładem z prowadzonych przeze mnie Kirsten Wiichter

Bochum, wiosna 2007

1. Podstawowe

pojęcia

1.1. Czy znamy język Internetu? Sześćdziesiąt

dane pomagają do Internetu.

miliardów e-maili dziennie zrozumieć,

dlaczego w

większość

języku

angielskim. Te

e-mailingowi jest tak

dużo odniesień

z nich powstaje w

książce poświęconej

Źródłem dużej części tego typu listów są informacje, na które natknęliśmy się surfując

po Internecie.

Najczęściej dotyczą

one

zagadnień

natury technicznej,

zamówień

lub rezerwacji

podróży.

Bardzo ważnym aspektem jest ochrona danych. informacje.

Może się zdarzyć, że trafią

one w

Drogą e-mailową

przekazywane

są często

osobiste

niewłaściwe ręce.

W przypadku internetowej korespondencji w większą ostrożność niż w języku ojczystym.

języku

Bardzo ważna jest więc znajomość podstawowych korespondencji i często spotykanych podczas surfowania po

obcym

należy zachować

pojęć

występujących

jeszcze

w e-mailowej anglojęzycznych stronach internetowych.

Wiele z nich przeniknęło do polskiej terminologii. Są nam niezbędne choćby wtedy, gdy pobieramy nowy aplet z serwera lub gdy zastanawiamy się , ile bajtów ma nowa aktualizacja naszego skanera antywirusowego. A tak na marginesie: ile angielskich pojęć zawiera Zanim przejdziemy do test:

szczegółowego

Test: Do you speak Internet? 1. Java jest... ? a) gatunkiem kawy b) indonezyjską wyspą c) językiem programowania 2. Cookies to ... ?

a) ciasteczka b) niewielkie informacje tekstowe c) kucharze 3. Spam to ... ? a) mielona szynka w puszce b) sprzęt sportowy

omawiania

powyższe

zdanie?

zagadnień,

Odpowiedź

proponujemy

brzmi:

pięć.

rozwiązać następujący

c) elektroniczna reklama 4. Browser to ... ? a) głowica prysznicowa

b) przeglądarka internetowa c) miotła 5. Postmaster to ... ?

a) listonosz b) administrator poczty c) dyrektor poczty 6. Firewall to ... ?

a) mur przeciwogniowy b) zapora sieciowa c) zapora ogniowa 7. Trojan to ... ?

a) postać z eposu Homera b) drewniany koń c) zł ośli we oprogramowanie 8. We hsite to ... ?

a) plac budowy b) strona internetowa c) oferta internetowa 9. Bug to... ?

a) chrząszcz b) błąd oprogramowania c) wózek dziecięcy 10. Phishing to... ?

a) wędkowanie b) wyłudzanie danych osobowych

lc) oszustwo internetowe

J

Odpowiedz i: 1 . Java to nazwa wyspy, gatunek kawy i

język

kawy Java, stąd jego nazwa. 2 . Ciasteczka to niewielkie informacje tekstowe,

języka

programowarua. Twórcy tego

byli

miłośnikami

wysyłane

przez serwer www

1

zapisywane

po stronie użytkownika (źródło: Wikipedia). 3. Spam jest określeniem elektronicznej, niechcianej reklamy i

często

równie niesmacznej jak

mielona szynka w puszce, od której nazwa się wywodzi. 4. Browser pochodzi od słowa to browse - „wertować", oznacza program, za czyli przeglądać strony w Internecie. 5 . Postmaster jest programem kontrol ttj ącym na serwerze

pomocą

którego

można surfować,

przychodzącą

mail ową. 6. Firewall to pierwotna nazwa zapory przeciwogniowej ,

i

wychodzącą pocztę

chroniącej zagrożone pożarem

e-

domy.

W tym przypadku dotyczy zapory sieciowej zabezpieczającej przed intruzami. 7. Trojan jest określeniem odnoszącym się do drewnianego konia, dzięki któremu Grecy zdobyli Troję.

Tutaj oznacza złośliwe oprogramowanie, które wywołuje szkody w systemie.

podszywając się

pod niektóre aplikacje,

8. Website ma ścisły związek ze słowem sile, czyli „plac, miejsce" i oznacza prezentację osoby lub firmy w sieci. Nawiązaniem do pierwotnego znaczenia (czyli placu budowy) jest pojawiająca się

często

informacja sile under construction. Pojedyncze strony homepage = strona startowa.

noszą

nazwę

pages, np.

9. Bug nawiązuje do legendarnego chrząszcza, który w latach czterdziestych zniweczył jeden z pierwszych komputerowych eksperymentów - dostał się do obwodu elektrycznego testowej konstrukcji, powodttjąc zwarcie. Odtąd mniejsze błędy oprogramowania noszą nazwę bugs. 1 O. Phishing pierwotnie oznaczał rodzaj połowu na rekiny. W terminologii internetowej jest to przekierowanie naiwnych użytkowników na fikcyjne strony (na wyłudzenia ich danych osobowych.

przykład

bankowe) w celu

1.2. Edit czy Undo? - te imino logia programów poczty elektronicznej Żeby poprawić swoją znajomość języka angielskiego, warto pracować z angielskojęzycznymi

programami poczty elektronicznej i przeglądarkami internetowymi. Można w tym celu zmienić ustawienie językowe w zainstalowanym u siebie programie (np. Windows umożliwia takie ustawienie w programie Outlook) albo wykorzystać anglojęzyczne wersje programów, np. Mozilla Thunderbird. Dzięki częstemu powtarzaniu angielskich pojęć będzie je można łatwiej zapamiętać i w konsekwencji - zastosować. Będziecie zaskoczeni, jak wiele z nich już znacie. ćwiczenie 1. Dobierz angielskie odpowiedniki do polskich określeń

1.

Załącznik

a) subject

2. Temat

b) contacts

3. Elementy usunięte

c) drafts

4. Kopie robocze

d) sent items

5.

Prześlij

dalej

e) attachment

6. Wysoki priorytet

f) inbox

7. Skrzynka odbiorcza

g) send/ re ce i ve

8. Skrzynka nadawcza

h) deleted items

9. Odpowiedz

i) forward

10. Adresy

j) high priority

11.

Wyślij /Odbierz

12. Elementy wysłane

k) outbox l) reply

ćwiczenie 2. Które pojęcia z poprzedniego ćwiczenia odpowiadają poniższym poleceniom?

1. Find old e-mails you have sent. 2. Find e-mails you have received. 3. Find e-mail addresses and other personal data. 4. Put e-mails in that you are working on. 5. See what a message is about. 6. See that an e-mail is important and should be read immediately. 7. Find a document which has been sent with the e-mail.

ćwiczenie 3. Do angielskich zwrotów dobierz polskie odpowiedniki.

1. find

a) Zaznacz jako spam

2. sort by

b)

3. edi t message

c) Cofnij

4. create new message

d) Zapisz jako kopię

5. move to Drafts

e) Zapisz jako

6. go to Personal

f) Wklej

7. mark as junk

g)

8. delete

h) Edytuj

9. insert

i) Sortuj

10. save as

j) Szukaj

11. undo

k) Nowa poczta

12. forward

l) Otwórz osobisty folder

Prześlij

dalej

czynność roboczą

Usuń

według

-------.

1.3. Skróty - od FWD do CC

E-mail jest zwięzłą formą korespondencji, dlatego też w poczcie elektronicznej używa się wielu skrótów. Nie wolno jednak mylić powszechnie stosowanych w e-mailach standardowych skrótów z tymi, które

zostały przejęte

z języka potocznego. W o dni esi eni u do tych ostatni eh trze ba

zachować

ostrożność , należy

z nich korzystać z umiarem, uzależniać ich zastosowanie od kontekstu. Skróty angielskie tworzone są w następujący sposób:

+Początkowe

litery: skrót powstaje przez połączenie pierwszych liter wyrazów, np. CC = Carbon Capy 1ub asap = as soon as possible. Z reguły nie używa się tu kropek.

+Formy przejęte z łaciny: e.g. = exemplum gratia (for example) lub a.m. = ante meridian (in the morning) . Kropki pomijane są często także w skrótach pisanych małymi literami (am lub AM, eg lub e.g. ). Częste są też zapożyczenia z języków obcych, np. francuskiego: RSVP = repondez s 'il

vous plait (prośba o

odpowiedź).

+Początek i

koniec: skrót powstaje z połączenia pierwszej i ostatniej litery danego wyrazu, środek zostaje pominięty: attn = attention.

ł

Opuszczanie please.

+Opuszczanie forward.

samogłosek: samogłoski często są

samogłosek

i

spółgłosek:

pomijane,

trakt~e się je jako

zbyteczne, np. pis=

np. mtg =meeting, mgmt =management lub FWD =

+ Popularne są też skróty dźwiękonaśladowcze , czyli litery lub kombinacje liczb angielskie słowa, np. U2 = you too, czy 4U =for you.

brzmiącej ak

+Liczby: od pewnej wielkości wzwyż pisane są również w formie skrótowej. Zgodnie z tą zasadą k zastępuje kilo= 1000; m- mi/lion= 1 OOO OOO ibn - bi/lion = 1 OOO OOO OOO. L27k oznacza więc 27 OOO funtów, a $1 bn - 1 miliard dolarów. Pamiętajmy, że

zer, a nie

w języku angielskim nie ma liczby miliard. Bi/lion ma

więc dziewięć

dwanaście!

Podobnie jak w nagłówkach i na foliach prezentacyjnych, w języku angielskim bardzo często spotyka się zdania eliptyczne, czyli takie, w których opuszcza się rodzajnik i części orzeczenia.

Netykieta: Emoticons

Forma e-maila

wniosła

ze

sobą

nie tylko nowe nazewnictwo i skróty, ale

także wpłynęła

na bardziej kreatywne korzystanie z klawiatury. Zanim programy poczty elektronicznej wyposażono w funkcje, dzięki którym do tekstu można wstawiać smileys lub inne ikonki uśmiechnięte

lub smutne

buźki były

tworzone za

pomocą

klawiatury. Te symbole - w skrócie

nazywane emoticons, czyli emotional icons -

cieszą się

w dalszym ciągu dużą popularnością .

Przykłady:

:-{)

guy with moustache

8-)

guy with glasses

:- )

I'm happy

:-(

I'm unhappy

;-)

I 've made ajoke

:-I

no comment

[ :- )

I'm listening to music

:-o

I'm surprised

.- )

one eye closed

:-)=

guy with goatee

Spróbujmy w poniższym ćwiczeniu odgadnąć znaczeme skrótów. Wskazówki pomogą nam w utworzeni u pełnego tekstu. ćwiczenie 4. Co oz nacz aj ą poniższe skróty?

1. Thx - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (You write this to someone who has helped you.) 2 . Tia - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

(You write this to someone who is going to help you.) 3. Re - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (1'his is used in the subject line or body of an e-mail, and it means 'about '.)

4. FAQ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (You see this on websites to give mare information on the typical things people ask about.) 5. CU - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (You write this at the end ofyour e-mail.) 6. FYI - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (You write this to show that no reply is necessary.) 7. RGDS - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (1'his is a short form of a common close.)

8.BTW

(You write this when you want to give same additional information.)

9.FWD - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

(You do this when you send the same e-mail on to another colleague.)

10. REQ - - - - - - - - - - - - - - - - - - (You write this when you want someone to do somethingfor you.)

11. IMO - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (Yo u write this when you want to say what you think.) 12. AIB - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (You write this as a close to wish someone well.)

ćwiczenie 5. Rozwiń użyte skróty.

Subject: Meeting 26 Jan From: [email protected] Date: 12 Jan 2006 To: [email protected]

Hi John mtg w mgmt cancld - have to w8 4 update on plant in CHN. BTW nu bldg rnight cost $ 7bn over plan, ie project rnight be scrapped. Nxt mtg scheduled 4 12 Feb l lam. Need update asap - pis prepare & send file. Tia CU

c

1.4. Wykaz

najważniejszych skrótów

Często używane

skróty:

ad(vert)

advertisement

appt

appointment

a sap

as soon as possible

at themo

at the moment

bee

blind carbon copy

CC

carbon copy

eg

for example

etc

and so on/ et cetera

1e

in other wordslthat means

info

information

mgmt

management

mtg

meeting

pls

please

re

regarding/about; reply

rep

representati ve

rgds

regards

wie

weekend

wk

week

wio

without

yr

your; year

Skróty dni i miesięcy:

Mon

Monday

Tues

Tuesday

Wed

Wednesday

Thurs

Thursday

Fri

Friday

Sat

Saturday

Sun

Sunday

Jan

January

Feb

February

Mar

March

Apr

April

May

May

Jun

June

Jul

July

Aug

August

Se pt

September

Oct

October

Nov

November

Dec

December

Skróty- e-mail, chatroom, SMS:

2U

to you

4U

for you

AIB

all the best

Blog

we blog

BTW

by the way

CU

see you

FAQ

frequently asked questions

FYI

for your information

Fwd

forward

IMO

1n my op1ruon

IOU

I owe you (a favour)

LOL

laughing out loud

REQ

re quest

RU

are you

Ta

thanks

Thx

thanks

TIA

thanks in advance

URL

uni versal resource locator

U2

you too

W8

wait

..

Skróty liczb:

k =kilo = 1 OOO m = million = 1 OOO OOO

bn = billion = 1,000,000,000

2. Obsługa

Obsługa

poczty elektronicznej jest

użytkowników

Internetu.

Może

poczty elektronicznej

dość prostą czynnością,

ona jednak

wiadomości drogą elektroniczną stało się

tak przynajmniej

uważa większość

kryć

w sobie zasadzki. Nie trudno o to, by wysyłanie nawykiem, nad którym ciężko będzie zapanować. Z e-

mailami postępujemy bowiem najczęściej podobnie jak z telefonem, który - gdy dzwoni automatycznie odbieramy. W przypadku e-maili również staramy się nie zwlekać z odpowiedzią , nie zważając

na związane z tym niedogodności w pracy. Zanim sami staniemy się ofiarą tzw. e-mail overload i

przez okno, zastanówmy angielskim).

się

2.1. Ile e-maili potrzebuje

jak

rozsądniej korzystać

będziemy

bliscy wyrzucenia komputera

z poczty elektronicznej (w dodatku w

języku

przeciętny człowiek?

Żeby sprawdzić , czy cierpimy na syndrom e-mail overload, odpowiedzmy sobie na następujące

pytania:

Test: Avoiding e-mail overload 1. Ile e-maili otrzymujemy dziennie? a) więcej niż 50 b) od 20 do 50 c) 20 lub mniej

2. Ile z nich jest po angielsku? a) 70%

b) 50% c) 30% 3. Ile z tych e-maili czytamy? a) wszystkie b) tyle, ile c)

możemy

połowę

4. Ile z nich musimy a) wszystkie b)

czytać?

połowę

c) jedną czwartą

5. Jak często jesteśmy adresatami? a) zawsze

b) w 75% c) w 50% 6. Na ile e-maili odpisujemy?

a) na większość b) na połowę c) jedynie na te, na które musimy 7. Kiedy na nie odpowiadamy?

a) natychmiast b) dwa razy dziennie c) w przypadku nagany 8. Jak często

porządkujemy

swój inbox?

a) gdy zawiesi się komputer b) raz w tygodni u c) raz dziennie 9. Jak często

opróżniamy

swój sentfolder?

a) co to jest sent folder? b) raz w tygodni u c) raz dziennie 10. Czy przy tworzeniu odpowiedzi kopiujemy wcześniejsze e-maile?

a) zawsze b) tylko w pewnych przypadkach c) nie, nigdy

Wynik:

+Przewaga a) : W tym przypadku można mówić o e-mail overload. Najwięcej czasu w pracy przeznaczasz na obsługę poczty elektronicznej , a to powoduje coraz większą frustrację i sprawia, że nie masz kiedy zająć się właściwymi obowiązkami. Konieczność obsługiwania emaili w języku angielskim może jeszcze zwiększać stres, ponieważ tworzenie odpowiedzi na nie wymaga większego poświęcenia . +Przewaga b): Zrozumiałeś problem e-mail overload i jesteś na dobrej drodze, by

się

z nim

uporać. Zapoznałeś się ilości

z kilkoma metodami pozwalającymi zapobiec napływowi zbyt dużej e-maili, nie zawsze jednak udaje ci się te metody konsekwentnie stosować.

+Przewaga c) : Korzystasz z poczty elektronicznej w bardzo rozsądny i ekonomiczny sposób . Choć czasami twoja postawa może wydawać się zbyt racjonalna, pozwala ci ona jednak odpowiednio

kontrolować

rytm pracy.

The Write Way: Fix a time

Wybierzmy najlepszy w ciągu dnia czas na obsługę poczty elektronicznej. Nie powinien to być jednak początek pracy - pisanie e-maili w języku angielskim wymaga bowiem więcej spokoju i skupienia. Dobrym momentem jest na przykład czas przed lub po przerwie obiadowej , albo też przed wyjściem z pracy (w ostatnim przypadku unikajmy jednak czytania wszystkich odpowiedzi).

2.2. Jak radzić sobie z zalewem informacji? Wielu z nas dobrze zna taką sytuację: siadamy w pracy przy biurku, włączamy komputer, uruchamiamy program poczty elektronicznej , a w skrzynce znajdujemy 20 nowych e-maili. Co w takiej sytuacji robimy? Zaczynamy przeglądać wiadomości od góry do tej czynności przypominamy sobie o ważniej szych sprawach. Jednym z

najczęściej popełnianych błędów, prowadzących

overload, jest błędne mniemanie, jednakowej uwagi .

że

każda wiadomość

dołu.

Jednak w trakcie

w rezultacie do e-mail jest

ważna

i wymaga

Dotyczy to zwłaszcza wiadomości w języku angielskim. Czytelnik, któremu brakuje wiary we własne umiejętności językowe , często czuje się niepewnie: „Może nie wszystko zrozumiałem, może coś przeoczyłem... "

Najpierw należy się Czy zawsze trze ba wszystko

upewnić,

czy faktycznie trzeba koniecznie

maili z

o

e-mail.

czytać?

Skrót, typu: FYI w subject line, czy nasze nazwisko w CC wiadomość

przeczytać

wskazują

na to,

że

me jest to

najwyższym

bieżącymi

priorytecie. W obszarze angloamerykańskim istnieje zwyczaj wysyłania einformacjami osobom mniej lub bardziej zainteresowanym. Tak zwane in the loop

polega na przekazaniu kopiowanych informacji , a nadawca najczęściej nie oczekuje odpowiedzi na tego typu wiadomości. Zapisujmy jednak te e-maile w odpowiednim folderze - być może trzeba będzie

do nich powrócić w ramach organizowanego projektu.

Czy rzeczywiście oczekuje

W dalszej

się

kolejności

od nas odpowiedzi?

trzeba

się zastanowić ,

na które e-maile

rzeczywiście należy odpowiedzieć.

Często że

nadawca automatycznie otrzymuje potwierdzenie, że adresat otworzył wiadomość, lub sygnał , została ona przeczytana (to powinno wystarczyć , niezależnie od tego, czy osoba, do której

wysyłaliśmy

e-mail , faktycznie

się

z nim

zapoznała).

Automatyczne potwierdzenie jest szczególnie

ważne

wtedy, gdy na napisanie angielskiego e-maila potrzeba więcej niż pięciu minut. Chcąc mieć pewność , że nie przeoczyło się żadnej szczególnie ważnej wiadomości napisanej

w języku angielskim,

należy wziąć

pod

uwagę poniższe

wskazówki:

The Write Way: Skimming and scanning

Nie bójmy się angielskich e-maili! Nie musimy czytać całej wiadomości , by móc stwierdzić, jak bardzo jest ważna.Także w języku angielskim obowiązuje priority. Często już po przeczytaniu daty, pierwszego zdania a nawet subject line , można się zorientować , o jaki rodzaj wiadomości chodzi. Technika ta - znana jako skimming - oznacza w przenośnym znaczeniu „zbieranie

śmietanki",

czyli koncentrowanie

Na podobnej zasadzie co skimming funkcjorn.tje

też

się

na istotnych informacjach.

scanning.

Czytając

się,

zostać

Następnie prześledźmy

subject line , zastanówmy ujęte w języku angielskim.

tych konkretnych angielskich interesuje.

2.3. Jak radzić sobie z

pojęć.

rozwlekłym

Quoting (cytowanie) odnosi

się

co

może być treścią

W ten sposób

danego e-maila i jak mogłoby to pobieżnie tekst, szukając jedynie

można sprawdzić ,

czy dany e-mail nas

e-mailem?

do opcji kopiowania

treści

otrzymanego e-maila przy tworzeniu

na niego odpowiedzi. W angloamerykańskim obszarze językowym the loop oznacza kopiowanie wszystkich wcześniejszych e-maili odnoszących się do jednego tematu. W ten sposób powstaje pełne

history danego tematu. Takie rozwiązanie ma swoich zwolenników i przeciwników: + History może być bardzo uciążliwe, gdy chcemy szybko odpowiedzieć na czyjeś pytanie lub decyzję,

a w tym przypadku trzeba czasem przejrzeć nawet kilka stron, żeby znaleźć szukany

wynik.

+ Quoting może okazać się przydatny, gdy po dłuższej

nieobecności

wracamy do biura i mamy przed sobą zamiast dziesięciu- tylko jeden e-mail do przeczytania. E-maile te należy jedynie

odpowiednio posortować, a czytanie zacząć od najbardziej aktualnego. W programie poczty elektronicznej należy dopasować kryteria sortowania do sort by date lub descending (malejąco). Zbierając

w jednym miejscu wszystkie e-maile z Re: i tym samymsubject line niezależnym od nadawcy- zaoszczędzimy wiele czasu. Nie musimy wtedy czytać wszystkich wiadomości , jedynie

te najbardziej aktualne.

Quoting pozwala ustosunkować

się

do zawartych we-mailu pytań i komentarzy.

KISS = Keep it short and simple! Dobrym rozwiązaniem jest usunięcie ze skopiowanego e-maila tych fragmentów tekstu, do których

się

nie odnosimy. Ułatwi to adresatowi zrozumienie treści naszej wiadomości. Najlepiej zaznaczyć, w którym miejscu zaczyna się nasz komentarz do komentarza. Pomoże to uniknąć nieporozumień. Można

tego

dokonać , zmieniając czcionkę

lub kolor pisma.

Netykieta: Top ten e-mail hates

Błędy,

których

należy unikać:

1. ' see attached file' (where is the attachment?)

2. no salutation (is this one really for me?) 3. no reference line (what is this about?)

4. irrelevant e-mails sent accidentally 5. attachment is too big (what is filezip for?) 6. irrelevant quoting (and for the fifth time!) 7. confusion of dates and days 8. no punctuation- sentences too long

9. overuse offunny icons

1O. incomprehensi bł e short forms

2.4. Podstawowe

słówka

access

dostęp

account settings

ustawienia kont pocztowych

ascending

rosnąco

compose

pisać

compress

kompresować

copy1n

wkopiować

descending

malejąco

disclosed

UJawruony

download

ściągać

drafts folder

folder „kopie robocze"

exit

wyjście

file

plik

firewall

zapora s1ec10wa

folder

folder

hi story

historia

in the loop

na bieżąco

junk

śmieci

priori ty

priorytet

quo te

cytować

recipient

adresat

save as

zapisz jako

search engine

wyszukiwarka

select

wybierać

sender

nadawca

sort by
sortować według

spam

spam

subj ect line

pole tematu

subscribe

subskrybować

template

szablon

tools

narzędzia

trash

kosz

undisclosed

meujawmony

unsubscri be

zrezygnować

upgrade

uaktualnienie

upload

ładować

przeglądania

(niechciana poczta), spam

daty

z subskrypcji

3. Planowanie i pisanie e-maili Jakjuż wspominaliśmy,

przed napisaniem e-maila zawsze

należy się zastanowić,

czy rzeczywiście

taka forma komunikacji jest odpowiednia. E-mail jest wskazany w przypadku, gdy... + odpowiadamy na inny e-mail, + nie musimy się spieszyć z odpowiedzią , + nasz adresat mieszka w innej strefie czasowej , + wysyłamy wiadomość +

do kilku adresatów jednocześnie , nawiązujemy kontakt przez Internet,

+ chcemy szybko

przesłać

dokumenty.

E-mail jest niewskazany, jeśli ... + mamy pilne pytanie, + musimy coś dokładnie

omówić ,

+ pierwszy raz kontaktujemy się z klientem, + dotyczy formalnych i oficjalnych spraw, + odnosi

się

do

dokładnych sprawozdań

i komentarzy.

Wiadomość zastanowić

elektroniczna, choć pozornie prosta do napisania (mamy czas i spokój , żeby się nad jej treścią) , nie w każdej sytacji jest odpowiednia. Lepiej jest unikać e-maila

w przypadku, gdy dopiero nawiązujemy kontakt z klientem lub nowym kolegą z pracy. Ta forma komunikacji jest bowiem zbyt bezpośrednia - może pozostawić w odbiorcy niesmak i wywołać jego irytację.

Dlatego: Najlepiej

porozumiewać się

telefonicznie!

Forma e-maila nie jest także wskazana w przypadku omawiania zagadnienia, na temat którego kilka osób ma wyrazić swoją opinię. Można wtedy bowiem łatwo popaść w chaos (patrz quoting w rozdz. 2.3).

Jeśli

większy

to możliwe , należy zorganizować konferencję telefoniczną (mimo, że może wywołać stres). W innych przypadkach można wysłać faks lub porozmawiać przez telefon. E-mail jest

nieodpowiedni w celu uregulowania formalności - np. gdy istnieje udokumentowania sprawy lub wniesienia skargi.

3.1.

Uwzględnianie

Planując

konieczność

pisemnego

odbiorcy

napisanie e-maila,

należy

sobie

wcześniej

zadać

pytanie: do kogo

tę wiadomość

kierujemy? Czy język angielski jest językiem ojczystym adresata, czy też rodzajem lingua franca ? Czynniki te mają istotne znaczenie przy doborze słów, wpływają na strukturę e-maila oraz na użycie skrótów i emotikonów. Jaki odbiorca?

Bardzo

ważnym

aspektem

są

nasze relacje z

odbiorcą .

Inaczej

będziemy się zwracać

do klienta,

inaczej do szefa, jeszcze w inny sposób do kolegi z pracy. Ważne jest też, czy pi szemy e-mail do danej osoby po raz pierwszy, czy już wcześniej się z nią kontaktowaliśmy (na targach, zebraniu, przez telefon). Czynniki te decydują o że

istnieje

użyciu

odpowiednich form

różnica między formą oficjalną

Form

grzecznościowych. Należy

a uprzejmym sposobem zwracania

przy tym

pamiętać ,

się .

grzecznościowych

wiadomości będziej

w e-mailach powinno się używać zawsze. To, czy ton mniej czy bardziej oficjalny, zależy od tego, kim jest adresat

i jaki jest nasz cel . Nawet w potwierdzeniu rezerwacji hotelowej oprócz podania danych nie powinno zabraknąć

słów

„thank you" .

E-mail

zawierający ofertę handlową

- adresowany do potencjalnego klienta - wymaga bardziej

oficjalnego tonu. Odpowiadając

otrzymanej

na

e-maile,

należy

zastosować

wiadomości , zwłaszcza jeśli została

mirroring, czyli analizę stylu ona napisana w języku obcym.

Pozwoli to lepiej dopasować ton naszej odpowiedzi do e-maila adresata. Jeśli jego wiadomość jest krótka i zwięzła , można spokojnie zredukować ilość form grzecznościowych. Jeżeli zaś jego email jest bardziej oficjalny, należy zrezygnować z formy

bezpośredniej.

3.2. Adres e-mailowy Wiele adresów e-mailowych zawiera kod danego kraj u pochodzenie nadawcy. W ten sposób tworzone [email protected], ale też adresy firm

są

www.mps.gov.pl. Istnieje również grupa neutralnych adresów utworzonych domen: + .com (commercial) - dla

dużych przedsiębiorstw,

+ .edu (education) - np. dla uniwersytetów, + .net (networks) - dla różnych grup zainteresowań, + .gov (government) - dla organów rządowych, + .org(organisations) -dla organizacji i związków.

często według

tego

można rozpoznać

me tylko adresy prywatne, instytucji , np. www.orlen.pl według amerykańskiego

np . lub

systemu nazw

Inne systemy, jak np. system brytyjski Wspólnoty Narodów ł

.ac.uk: ac odnosi

łączą

się

ze

sobą

obowiązujący także

kod danego

państwa

i

w krajach

ł

do academic, np. do uniwersytetów, .uk dla United Kingdom =Wielkiej

do companies/ UK,

.gov.uk- do brytyjskich organów rządowych, itd.

ćwiczenie 1. Przyporządkuj poniższe kody odpowiednim państwom.

1. Tuvalu - - - - - 2. European Union _ _ 3. China - - - - - 4. Argentina _ _ _ __

5. Spain _ _ _ _ __ 6. Australia - - - - -

7. Estonia - - - - - 8. Austria - - - - - 9. Brazil - - - - - -

10. Sweden - - - - - 11. Japan _ _ _ _ __ 12.Singapore _ _ _ __ a) .se b) .jp c) .au d) .at e) .br f) .tv g) .eu h) .sg

i) .es j) .en k) .ee 1) .ar

do Brytyjskiej

określoną funkcję:

Brytanii, ł . co.uk -

należących

ćwiczenie 2. Przyporządkuj poniższe URL odpowiednim organizacjom lub firmom.

1. www.turismo.gov.br

2. www .afa.org.ar 3. http ://news.bbc.co.uk 4. http ://lib .amu.edu.pl/ 5. www.en.wikipedia.org 6. www.volvocars.se 7. www.olympic.org 8. www.cia.gov\factfile 9. www.volvocars.com a) Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu b) Strona www Volvo w języku szwedzkim c) Argentyński Związek Piłkarski d) Brazylijski Organ ds. Turystyki e) Strona informacyjna amerykańskiego wywiadu CIA f)

Angielskojęzyczny internetowy

g) Angielskojęzyczna

serwis informacyjny BBC strona www Volvo

h) Angielskojęzyczna strona startowa Wikipedii i) Strona www IOC

ćwiczenie 3. Jakich informacji o nadawcy i jego stanowisku pracy dostarczają poniższe

adresy e-mailowe? 1. [email protected]

2. [email protected]

3. [email protected]

4. [email protected]

Czasami konieczne jest przeliterowanie adresu e-rnaila. Pomocne

będzie

przy tym

następujące

ćwiczenie:

ćwiczenie 4. Dobierz z listy odpowiednie pojęcia.

at @ back slash @ capital ' h' @ dot @ hyphen/minus @ slash @ small ' h' @ underscore 1. H - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

2. h

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

3. -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 4. 5.

---------------------

6. @ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ 7. I

---------------------

8. \

3.3. Interpunkcja i pisownia Przestrzeganie zasad interpunkcji

większość

Innym powodem, dla którego

preferuje pisanie e-maili, jest powszechnie

panujący

pogląd , że

ta forma korespondencji nie wymaga przestrzegania zasad pisowni i interpukcji. Jest to jednak błędne mniemanie, zwłaszcza gdy wiadomość pisana jest w języku obcym. Jeśli

chcemy, by e-mail

był naszą wizytówką,

musimy

pozostawić

po sobie dobre

wrażenie!

Fakt,

że

w

języku

angielskim

o wiele mniej zasad

polskim, nie oznacza, że nie należy o nich zostały wyjaśni one najważniejsze zasady interpunkcji:

w

języku

obowiązuje

pamiętać.

Na

dotyczących

interpunkcji

przykładzie poniższego

ruż

e-maila

Subject: Trade fair low-down To: [email protected] Date: 26 Feb 2006 From: [email protected]

Hi John, Nice 1 to hear from you again. We were at the fair in Salton last Tuesday - 2
supply a lot to China in the next few weeks; 5 as it seems, we're profiting from the Chinese boom at last. We'll 6 be up in Manchester in December, 7 and it would be nice to meet up! If you have more information about the changes in the Marketing Department, please let me know 8.

Kind regards 9, Kirk Dougall Sales Manager Objaśnienia:

1 . Pierwsze zdanie zawsze należy zaczynać wielką zwrotu do adresata pojawi się przecinek, czy nie. 2. Dash (- ) użyty jest jako myślnik, pauza. 3. Przed that nie stawia się przecinka (często 4. Przecinka zdania.

używa się

po

słowach however,

także

literą , niezależnie

od tego, czy po formie

przed which).

unfortunately itd., jeśli

występują

one na

początku

5. Dłuższe zdania rozdzielane są za pomocą średnika(;) . 6. Należy konsekwentnie używać contractions (a więc jeśli w danym e-mailu piszemy don 't, to napiszemy także I 'li, a nie don 't i I will). Pamiętając o stawianiu apostrofu, unikniemy nieporozumień

(w przeciwnym razie z it 's = it is

7. Przecinek umieszczamy ze sobą zdań głównych.

też często

może powstać

przed and,

zwłaszcza

its, czyli ,jego").

w przypadku dwóch

8. Jeśli zdanie podrzędne występuje na pierwszym miejscu (w to zdanie nadrzędne odzielone jest przecinkiem. 9.

powyższym

połączonych

e-mailu zdanie z if) ,

Jeśli

także

przecinek wystąpi na początku po formie zwracania się do adresata, powinien znaleźć w formule końcowej .Można go również pominąć w obydwu przypadkach.

się

Poniższe

aspekty pisowni należy sobie wziąć szczególnie do serca: 10. Pierwsza osoba liczby pojedynczej I pisana jest zawsze wielką literą. 11 . Nazwy języków i narodowości (Chinese) oraz pisane są wielką literą.

państw

i miast (China , Manchester)

także

12. Pisownia wielką literą obowiązuje też w tytułach lub nazwach stanowisk (Safes Manager) , działów (Marketing) , miesięcy (December) i dni tygodnia (Tuesday).

ćwiczenie 5. Popraw poniższy e-mail, stosując prawidłową interpunkcję oraz uwzględniając pisownię wielką/małą literą.

Subject: Re: hi there From: [email protected] Date: 26 Mar 2006 To: sue [email protected] dear sue thanks for your mail im sorry that i couldnt reply sooner unfortunately our server was down for a few days i hope youre doing fine what are your plans for the weekend were going to cape cod on saturday to visit my aunt kind regards john

Elektroniczna kontrola pisowni

W wykrywani u

błędów

bardzo pomocna jest funkcja kontroli pisowni

Większość

Mimo to należy zachować ostrożność . W języku angielskim istnieje wprawdzie podobnie, ale inaczej pisanych i mających inne znaczenie:

grupa

ale

często

w edytorze tekstu.

proponuje właściwe rozwiązanie. poczty elektronicznej posiada taką funkcję lub też łączy ją z edytorem tekstu. Nie tylko rozpoznaje

błędy,

dostępna

duża

programów

słów brzmiących

+ Przykładami

takich słów są: prize (nagroda) i price (cena, którą należy zapłacić). + Innym przykładem jest loose i lose. Pierwszy wyraz jest przymiotnikiem i oznacza ,,1 uźny" (czasownik od niego utworzony brzmi loosen ), lose natomiast jest czasownikiem i oznacza „przegrywac, " .

ćwiczenie 6. Spróbuj odnaleźć błędy w poniższym tekście.

Subject: Product info To: [email protected] Date: 2 Apr 2006 From: [email protected] Deer Sir/Madam, I wood be very greatful if you could send me information about you' re products. Their are some objects we wood like to bye . These are the reals and the chargers, two. We need them in the write size of course. Please let me now about their price and if you have them in stock.

Sincerely, John Dale

1

Programy dają najczęściej możliwość wyboru Angielski (Wielka Brytania) . Wybór ten będzie

między miał

dwiema wersjami: Angielski (USA) wpływ na pisownię. Obok różnic typu:

programme (UK) i program (US), albo colour (UK) i co/or (US) istnieją rozbieżności , zwłaszcza w pisowni czasowników i rzeczowników zakończonych na -isel-ize 1ub na -isationl-ization. W amerykańskiej wersji językowej czasowniki typu organize, recognize zawierają spółgłoskę „z", we współczesnym angielskim - „s" - organise i recognise. Ta sama zasada odnosi się do słów organization (US) i organisation (UK).

The Write Way: US czy UK? Można użyć

zarówno angielskiej, jak i poprawne. Należy je jednak konsekwentnie

amerykańskiej stosować. Jeśli

wersji językowej - obydwie są raz się napisze co/or, to nie można

w innym miejscu pisać labour .

3.4.

Podział

i struktura

E-mail powinien być przejrzysty i czytelny. Jak już wcześniej wspominaliśmy, w angielskim obowiązuje formuła KISS: Keep it short and simple , która oznacza:

języku

+ Wyrażaj się

zrozumiale, buduj przejrzyste zdania. + Unikaj zdań wielokrotnie złożonych- rzadkie występowanie przecinków w języku angielskim utrudni odczytanie takiego zdania. + Zwracaj uwagę na klarowną strukturę tekstu, odpowiednie formatowanie, np. przy wyliczeniach. Poniższy

tekst przedstawia negatywny przykład e-maila. Spróbujmy zrozumieć jego treść:

ćwiczenie 7. Co jest treścią poniższego e-maila? Popraw go.

Subject: Re: hi From: [email protected] Date: 27 May 2006 To: [email protected]. uk

Hi

Got your e-mail yesterday not too sure what to make of it what's your boss thinking about? Made it perfectly elear that this was out of the question and anyway wont be a ble to spend all the budget on this one thingy just because he likes to look good but that's so jolly typical him as if we ' ve got nothing better to. Anyway shall we discuss this again at meeting next week provided there will be a meeting? RGDS

J

Jeśli mieliśmy

problem ze zrozumieniem treści e-maila z ćwiczenia 7 , to przyczyną tego nie była nasza niedostateczna znajomość angielskiego, ale użycie przez nadawcę (native speaker of English) typowych dla języka mówionego mailu:

długich, złożonych zdań,

+ brakuje wprowadzenia i wskazania na subject line, + pominięto (najprawdopodobniej wskutek przeoczenia)

bez przecinków i kropek. W omawianym e-

słowa

typu: do czy of,

+ brak przecinków, a w przypadku contractions - apostrofu, + pojawiają się

potoczne zwroty, takie jak: thingy czy jolly, co nie sprzyja zrozumieniu tekstu,

+ wyczuwalny jest sarkastyczny ton, brakjestjasnych informacji co do tego, co ktoś zrobił lub chce zrobić (osoby nie są nazywane po imieniu), co jeszcze bardziej utrudnia zrozumienie treści . Dobrze jest

stosować (zwłaszcza

w

dłuższych

e-mailach)

(bullet points). ćwicz e nie 8. Ułóż z dania.

1. a short update/on our project/gives/this e-mail

2. the conference/in Tokio/we will hold/i n July

3. inform you/we are/about our/new seminars/pleased to

4. available on/our website/i s made/more information

odstępy,

a w wyliczeniach - podpunkty

The Write Way: Angielska budowa zdania

Angielskie zdania

charakteryzują się dość sztywną strukturą ,

dlatego

też łatwo

jest

dokonać

ich podziału. Szyk angielskiego zdania tworzą kolej no: podmiot, orzeczenie, dopełnienie . Spójrz na

poniższe przykłady:

We are organising a conference. P O D W

następnej kolejności pojawiają się określenia

miejsca i czasu:

We are organising a conference in Zurich in June. P O D Miej sce Czas Stosttj ąc ten wzór zdania, obojętnie czy w rezerwacji hotelowej , czy w zaproszemu na spotkanie, na pewno nie popełni się błędu. W przypadku

dopełnień obowiązuje

zasada:

bliższe dopełnienie

(bezprzyimkowe) przed

dalszym dopełnieniem (przyimkowym):

I am writing this e-mail to you.

P

O

bD

dD

Inne człony zdań mogą zmieniać swoją kolejność w zdaniu, jednak pozostaje nienaruszona (w odróżnieniu do języka polskiego)!

3.5.

Użycie

Dużym

powyższa

struktura

cz asów

problemem w nauce języka angielskiego jest poprawne zastosowanie czasów.

Czasy w języku angielskim pełnią

określone

funkcje, opisują pewne sytuacje.

Jeśli

zmienimy czas, zmieni się jednocześnie treść wypowiedzi. Dlatego należy dobrze je poznać. Niektórych z nich w e-mailach praktycznie się nie używa. Prawdopodobieństwo wystąpienia czasu

Future Perfect 1ub Past Perfect jest tu bardzo niewielkie. Na przykładach poniżej zostały przedstawione najważniejsze formy czasów:

The Write Way: Wykaz najważniejszych angielskich czasów

Present Simple

I work for Volkswagen, the German carmaker. We produce 5,000 units per day. I usualły travel to London once a month.

Zastosowanie: czas.

wyraża czynność

lub zdarzenie

powtarzające się

regularnie i przez

dłuższy

Present Continuo us (or Progressive)

I am working on a research project right now. We are attending the trade fair in May. Zastosowanie: zamzerzenza.

wyraża czynność odbywającą szę

w chwili mówienia, a

także najbliższe

Go ing to - future

We are going to install new software. I am going to leave the company. Zastosowanie: w przypadku projektów z planów {których realizacji z zaakcentowaniem zamiaru.

jesteśmy

pewni),

Will-future

We will see a rise in oil prices. I hope the new product will be a success. OK - I will call you back Zastosowanie: (np.obietnice).

wyraża

oczekiwania, rokowania {które nie

są

pewne) i spontaniczne decyzje

Simple Past

We finished the project last week. Keynes wrote about economics. Zastosowanie: wyraża czynność zakończoną, w przeszłości (istotne jest pytanie „ Kiedy?'').

ma;ącą

mze;ce w

określonym

czasze

Present Peńect

We have not finished the project yet. The new software has arri ved . Zastosowanie: wyraża czynność w przeszłości, która nie została jeszcze zakończona lub czas zakończenia tej czynności nie jest ważny (istotne znaczenie ma tu „ Co?", a nze . dy.?"\1 . „ K ze Present Peńect Continuous

We have been waiting for one hour. wyraża czynność

Zastosowanie:

rozpoczętą

do chwili obecnej. W języku polskim taką od": „ Czekamy (już) od dwóch godzin. "

w

przeszłości

czynność

i

oddaje czas

trwającą

(nieprzerwanie)

teraźniejszy

i

słowa „ (już)

Uwaga!

Past Simple: I lived in London for a year. Mieszkałem w

Londynie przez rok.

Present Perfect: I have li ved in London for a year. Mieszkam w Londynie od roku.

ćwiczenie 9. Wstaw podane czasowniki w odpowiedniej fornrie.

Subj ect: Project update From: [email protected] Date: 1June2006 To: [email protected] Dear Sue 1 (write) to you to give you a short update on our project. Last month

I

we 2 (finish) the beta version of the new software. It a while, but we 4 (be) very happy about it. Now we

3 (take) us 5

(install) it on our computers here, and if everything works out fine , we 6 (be able) to launch it in its finalised version. I - - - - - - - - - - 7 (come) over to Sao Pa ul o next week to demonstrate the beta version at your plant. See you then Best wishes John

3.6. Podstawowe alignment

słówka

wyrównanie

apply

zastosować

backslash

odwrotny ukośnik

bold

wytłuszczenie

bullet list

wypunktowanie

bullet point

podpunkt

character

znak

colon

dwukropek

comma

przecinek

compose

pisać

dash

myślnik

double slash

podwój ny ukośnik

font

czcionka

font size

rozmiar czcionki

format

format

full stop

kropka (na

hyphen

łącznik

indent

robić wcięcie

italic

kursywa

numbered li st

numerowarue

outdent

likwidować wcięcie

page setup

układ

paragraph

akapit

plain text

zwykły tekst

properties

właściwości

punctuation

interpunkcja

remove

usuwać

return recei pt

potwierdzenie odczytu

rich text

format pliku RTF

slash

ukośnik

spell check

sprawdzanie pisowni

symbol

symbol

toolbar

pasek narzędzi

końcu

zdania)

strony

underline

podkreślać

underscore

podkreślać

4. Wszystko jest kwestią stylu przejść

Pora

typowe formy

do

części

praktycznej , czyli pisania e-maili. W tym rozdziale zaprezentowane

rozpoczynające

zostaną

i kończące e-mail.

4.1. Fonny pozdrowień Jak już wcześniej wspominaliśmy, forma pisanego przez nas listu do adresata i od sprawy, z którą się do niego zwracamy.

zależy

Oficjalnych zwrotów typuDear Safes Manager czy Dear Sir or Madam do nieznanego adresata. Jest to dość rozpowszechniona forma tytułowania.

od naszego stosunku

używa się

w odniesieniu

Jeśli

znamy nazwisko adresata, używamy oficjalnej wersji listowej: Dear Mr. Rogers lub Dear Ms. Shalimar. W listach seryjnych stosuje się na ogół: Dear people czy Dear all. W

angloamerykańskim

obszarze

językowym

stosunkowo szybko przechodzi

się

do first name basis, co jednak nie musi od razu oznaczać przyjacielskich relacji. Amerykanin,

zwracając się

do drugiej osoby po imieniu, ma

często wciąż

na

myśli pana/panią .

Czasem też opuszcza słowo dear przed imieniem. Dopuszczalne są więc zarówno formy Dear John , jak i Claire. Jeśli pierwsza z podanych form wyda nam się zbyt intymna, druga natomiast za mało osobista, proponujemy wybrać Słowo

inną :

Hi Claire.

hello występuje w języku mówionym, we-mailach należy go

Napiszmy wiadomość do kilku osób, zwracając

się

unikać.

do nich: Hi all lub Hi there.

Zarówno na początku jak i na końcu e-maila nie powinno zabraknąć formy pozdrowienia: + Jeśli adresat listu jest nieznany, należy użyć zwrotu: Yours sincerely dla obszaru UK i Yours

truly lub Sincerely dla US. Popularna w listach forma Yoursfaithfully jest zbyt przestarzała, i nie jest stosowana we-mailach. + Jeśli

adresat jest znany, można użyć zwrotu Kind regards. + Regards występuje w różnym stopniu gradacji. Kind regards brzmi raczej oficjalnie.

Począwszy

jednak od Best regards (zwrot porównywalny do Best wishes) poprzez Regards, stopień formalności jest coraz mniejszy, najmniejszy natomiast w przypadku formy skrótowej RGDS. + Zwroty All the best lub Take care

wyrażają

to samo, co Best regards.

The Write Way: Ms or Mrs?

W świecie biznesu powszechne jest zwracanie się do kobiety: Ms. (wymawia się [myz]) adekwatnie doMr. SformułowaniaMiss lubMrs pojawiają się sporadycznie w niektórych

szablonach e-mailowych, w razie

wątpliwości

lepiej jednak użyć Ms.

W przypadku innych

obcojęzycznych tytułów,

należy być ostrożnym.

Trzeba mieć

4.2.

Początek

W kolejnej

pewność, że

np. Madame/Monsieur lub Signora/Signore zostaną one dobrze odebrane.

e-maila

części książki

Odpowiadając

zaprezentujemy zdania często spotykane na początku e-maila. na angielski e-mail lub ogłoszenie zamieszczone w Internecie, należy nawiązać

do treści otrzymanej

wiadomości

1ub

ogłoszenia,

np.:

- We are writing to ... - With reference to your ... - I read your advert in ... - Further to our correspondence last week ... W przypadku bardziej oficjalnych odpowiedzi

można posłużyć się formą listowną

i typowym dla

niej wyrażeniem „my". Na e-maile od znajomych odpowiadamy w sposób mniej formalny, omijamy pierwszą osobę (I):

często też

- Just a short e-mail to ... - Getting back to your e-mail from ... -As to our discussion yesterday ... Standardowego zwrotu We are/1 am writing to

można użyć

w kombinacji z

czasownikami: ł arrange (zaplanować) ł ł ł ł ł ł ł ł

ask if (zapytać, czy) check (sprawdzić) clarify (wyjaśnić) confirm (potwierdzić) give more details/update inform (poinformować)

(przekazać więcej

let you know (zawiadomić ciebie/pana) request (zapytać)

ł

send (wysłać) ł tell you (przekazać tobie/ panu) ł

thank you (podziękować tobie/panu)

informacji / aktualnych informacji)

następującymi

+ update (przekazać aktualne informacje, poinformować) Mając już

wyznaczone ramy e-maila,

można

go

wypełnić odpowiednią treścią. Pisząc wiadomość,

powinno się mieć na uwadze przede wszystkim dobre relacje z partnerem handlowym. Krótki small talk (patrz rozdz. 4.5) na początku e-maila, przestrzeganie prostych zasad grzecznościowych, jak np. podziękowanie

partnerowi za pomoc, na pewno wpłyną na polepszenie tych relacji. W stosunku do klientów - w oficjalnych zapytaniach handlowych - należy użyć bardziej formalnych sformułowań:

- Thank you for yo ur e-mail from ... - Thank you for the documents we requested ... - Thank you for your interest in ... - Thank you for the information regarding ... W przypadku znajomych i kolegów

sformułowania będą

krótsze i mniej oficjalne:

- Thanks for your mail. - Thanks for the fi les. - Thanks for your help. - Thanks for the update.

4.3. Dobre

zakończenie

Wszystko, co Dlatego niż

się

dobrze zaczyna, powinno

ważne

się też

jest, aby forma zakończenia

dobrze

była

kończyć.

bardziej dopasowana do tonu e-maila

do jego treści .

Właściwy

ton jest niezwykle

ważny zwłaszcza

w zapytaniu handlowym.

są też

obietnice. Powinno się jednak dawać jedynie takie, których jest Obiecywanie czegoś może być korzystne w wielu sytuacjach, np.:

Często

się

bardzo skuteczne

w stanie

dotrzymać.

- We will inform you weekly about the development. - We will forward the documents requested as soon as possible. Obiecaną

w tym miejscu follow-ups , np.:

informację

powinno

się

faktycznie

dostarczyć.

Prostsze

będą

tu tzw.

- We will contactyou withfurther details. - We will notify you as soon as the products have arrived. Poniższe

można dość

zdania

przeformułować

prosto

i

wykorzystać

w e-mailu. Napiszmy list

do kolegi lub partnera handlowego, używając tych zdań: - I'll keep you updated. - I'll send the documents asap. - I'll get back to you with the details next week. - I'll send you a mail once the software gets here. Obojętne ,

czy coś obiecujemy, czy nie:

ważne ,

aby na

końcu

e-maila w

języku

angielskim umieścić

drobną uwagę .

To

należy

do dobrego tonu. Samo bye-bye nie wystarcza. Drobne uwagi to

często

utarte frazesy, które jednak

rozwijaniu owocnych międzynarodowych kontaktów. Wybierzmy kilka takich i zapamiętajmy je - na pewno nam się później przydadzą. Przykładem takiej

drobnej uwagi

może być nawiązanie

do

przyszłego

sprzyjają

sformułowań

spotkania lub rozmowy:

- We look forward to hearing from you. - We look forward to seeing you next week. Słowo forward

jest

przysłówkiem,

to - przyimkiem, w

bezokolicznik, lecz forma z -ing. W „drobnej uwadze" pomoc:

związku

można

z tym nie

równie dobrze

występuje

po mm

zaoferować swoją

- If you have any further questions, do not hesitate to contact us.

- Please inform us about any difficulty that might occur. W stosunku do dobrych znajomych small talku:

używamy

-Rave a great weekend. - Looking forward to next week. - Please keep me in the loop. - Just give me a ring ifyou need help.

bardziej swobodnych

sformułowań,

typowych dla

ćwiczenie 1. Ułóż poprawne zdania. Określ, czy są one formalne (f), czy nieformalne (n).

1. inform you/writing to/about our/we are/new products

2. any help to me/please get back/if you need

3. on their way/l March, the/getting back to/reports you/wanted are/your e-mail from

4. new engines/the information/thank you for/regarding your

5. with the details/next week/to you/I'll get back

6. have arrived/correspondence last week/inform you that/further to our/we are pleased to/the goods

4.4. Rodzaje stylu w angielskich e-mailach Na przykładzie podanych zwrotów widać , żeformal English różni się od informal English nie tylko pod względem długości i form zwracania się . W nieformalnym języku angielskim znaleźć można całe

mnóstwo czasowników i fraz czasownikowych typowych dla języka mówionego oraz wiele potocznych i idiomatycznych zwrotów, które zostaną omówione w dalszej części . Phrasal verbs

Phrasal verbs Pod

są

stosowane chętnie i

pojęciemPhrasal

otrzymują

verbs nowe znaczenie.

często.

kryją się

czasowniki, które w

połączeniu

z przyimkiem

Przyimek odnosi się wówczas do czasownika a nie do występującego po nim dopełnienia. Dzięki takiemu połączeniu powstaje nowe znaczenie (look up - spojrzeć w górę ; look up a word sprawdzić

wyraz). Istnieje bardzo wiele phrasal verbs, są one bardzo popularne, choć przysparzają obcokrajowcom niemało problemów, właśnie dlatego, że można je tworzyć na wiele sposobów. Dla przykładu

zwrot get back to someone oznacza

someone -

„rewanżować się komuś".

Nie sposób

zapamiętać

„skontaktować się

wszystkichphrasal verbs -

z

kimś ",

natomiast get back at

jednojęzyczne słowniki podają

te

najczęściej

spotykane, + np. OxfordAdvancedLearners Dictionary- www.oup .com/elt/oald. Przy czasowniku take znajdziemy nie tylko łączy (take

wyjaśnienie

it in) ; są to

jego znaczenia, ale

również hasła ułożone

phrasal verbs (np. take o.ff). + Pomocny może być też polsko-angielski

też informację ,

z jakimi przyimkami

się

tematycznie (np. Food & Drink) oraz wspomniane

słownik

Ponieważphrasal

verbs występują też bardzo ćwiczeniu zaprezentujemy najważniejsze z nich.

internetowy: www.diet.pl.

często

w informal correspondence , w poniższym

ćwiczenie 2. Połącz phrasal verbs z ich znaczeniami (możesz skorzystać ze słownika).

1. draw up

a) cancel

2 . look up

b) acquire

3. bring up

c) invest time or work

4 . get in

d) design, develop

5. call in

e) check

6 . put in

f) investigate

7 . find out

g) mention

8. check out

h) visit (a country)

9. carry out

i) deliver

10. putoff

j) read cl osel y

11. call off

l) learn/be informed

12. drop off

m) postpone

13. come over

n) attend (a fair)

14. take over

o) conduct

15. go over

p) arrive

ćwiczenie 3. W puste miejsca wstaw dziesięć phrasal verbs z ćwiczenia 2.

Hi Kirk It was great to see you again when I 1

to Glasgow the other week. It was also

interesting to see that your lab is 2

some research into the new cancer

treatment drugs. I am 3 be able to 4

at the trade fair in Sao Paulo next week, and there I will some of the new developments there. As we have already 5

a lot ofwork, we have to make sure that we 6 - - - the competition. Today' s meeting with the boss has been 7

all that we can about till tomorrow, but then

I will 8 _ _ the subject to him. Our company is currently thinking about 9 _ _ __ _ _ one of the companies in Brazil as they hold some lucrative patents. Could you please 10 _ _ _ _ _ a portfolio of some prospective candidates? Thanks a lot CU Sue

jakphrasal verbs, obcokrajowcom sporo trudności nastręczają także potoczne i idiomatyczne zwroty. Niektóre z nich już poznaliśmy, np. keep sb in the loop (informować kogoś na bieżąco). Zwroty te nie zawsze są dla obcokrajowców zrozumiałe , mimo to są często stosowane, Podobnie

ponieważ nadają

e-mailowi mniej oficjalny charakter.

przy pierwszym kontakcie

należy

takich zwrotów unikać .

Powyższych sformułowań należy używać

może dojść

Pamiętajmy jednak:

zawsze zgodnie z ich znaczeniem, w przeciwnym razie

do nieporozumienia.

ćwiczenie 4. Przyporządkuj potocznym zwrotom (colloquial language) ich standardowe

odpowiedniki. Colloquial language

Standard 1anguage

1. to check sth out

a) to send sb an e-mail

2. to touch base with sb

b) to gi ve s b informati on

3. to send sth by snai 1

c) to look at sth in detail mail

4. to mail sb

d) to send sth by post

5. to give sb the low-down

e) to try to find/get sth

6. to chase sth up

f) to get in contact with sb

7. to be out of the loop

g) to postpone sth

8. to put sth on hold

h) to be out of touch

ćwiczenie 5. Przekształć poniższy e-maii używając standardowych zwrotów z ćwiczenia 4.

Hi Uta

Thanks for getting in touch and giving me the low-down on the March sales meeting. By the way, I called Birgit's office and tried to chase up the January figures but she's been on holiday - so no success there! Perhaps you could touch base with Gerd and ask him to mail me the info directly. I hope he can - I'd hate to have to put the meeting on hold. Oh, one last thing: can you send me a few of the new brochures? No hurry - snail mail will do! Ciao Jon

Netykieta: Avoid misunderstandings!

W przypadku e-maili np. Wu Lin: + Odnosi + Która

W

się

z obszaru azjatyckiego problemy

mogą rodzić

nazwiska

do kobiety czy mężczyzny?

część

języku

docierających

jest nazwiskiem, a która imieniem? chińskim

nazwisko poprzedza

najczęściej

nruę .

Według

zasad pisowni

obowiązttj ących Chińskie

w Europie nadawca e-maila nazywałby się więc nie Wu Lin, lecz Lin Wu. nazwiska są krótkie, jednosylabowe, np. Lee lub Wei .

Zasada ta nie znajduje jednak potwierdzenia w innych azjatyckich językach. Trudno jest

też

rozstrzygnąć , się

czy nadawca jest mężczyzną, czy kobietą. W związku z tym najlepiej jest zwrócić do adresata nazwiskiem i imieniem, np. Dear Wu Lin . Forma ta jest jednocześnie wyrazem

szacunku. Podobnie

należy postępować

w przypadku języków arabskich i

afrykańskich.

4.5. Znaczenie small talku „Dlaczego wszyscy mnie

pytają,

jak mi

się

wiedzie,

choć

tak

naprawdę

nikogo to nie interesuje?

Czy ja też muszę zwracać się do innych w ten sposób?". Uczniowie często stawiają takie pytania. Mieszkańcy

np . niemieckiego obszaru językowego charakteryzttj ą

się

pragmatycznym

podejściem

do spraw. W e-mailach szybko i zdecydowanie przechodzą do konkretów. Niemców charakteryzuje tak zwana low context culture. Small talk na początku i na końcu e-maila to dla wielu coś zbytecznego. W innych przechodzić

kręgach

kulturowych jest to postrzegane inaczej . W high context cultures nie wypada bezpośrednio do konkretów, small talk musi jednak wynikać z kontekstu.

W dobrym tonie jest okazać zainteresowanie drugą osobą, choćby miał to być tylko powierzchowny gest. Jak to wszystko ze sobą pogodzić? Traktujmy small talk jako jeden z ważnych czynników naszej pracy w sieci. Kilka miłych uwag i słów może poprawić nasz wizerunek i relacje z zagranicznym klientem i partnerem, wpłynie korzystnie na współpracę , tempo realizacji zleceń i

składania zamówień.

Poniżej

podajemy kilka prostych zdań, którymi

Small talk na

Utarte

początku

można zacząć

list.

e-maila

sformułowania

(np. How are you?)

można zastąpić

innymi. Wybierzmy jedno z nich:

-How are things? - How is it going? - How is business? Wyraźmy życzenie:

- Hope you' re doing well. - Hope you're doing fine. - Hope everything is ok with you. Nawiążmy

do jakiegoś

szczegółu:

- Ho pe you eąj oyed yo ur holiday. - How
Small talk na

końcu

e-maila

Podobną metodę

zastosujmy, kończąc list. Utarte you soon) zastąpmy podanymi niżej : - Looking forward to seeing you next week. - Looking forward to our meeting in June. - Looking forward to the conference in Hanover. Wyraźmy życzenie:

sformułowania

(np. Looking forward to seeing

- All the best for your presentation. - Hope you'll have a great weekend. -Hope you'll have a good journey to New York. Nawiążmy

do jakiegoś

szczegółu:

- Hope to hear from you soon. - Hope you'll enjoy the new brochure. - I'll get back to you with the programme details. Zaoferujmy pomoc : - Please let me know ifyou need any help . - Please contact me if you have any questions. - Feel free to mail me any queries. Ostatni podpunkt nie oznacza, że faktycznie oczekujemy reakcji ze strony adresata. Dajemy mu w ten sposób jedynie do zrozumienia, że jego sprawa nas interesuje, dzięki czemu bardziej nas doceni . Użycie

small talku we-mailu powinno jednak zależeć od rodzaju relacji z adresatem oraz od tego, z jaką prośbą się do niego zwracamy.

łączącej

nas

Istnieją

mimo to takie sytuacje, w których partner domaga się konkretnej informacji . Pytanie o samopoczucie jest wtedy tak samo niestosowne jak w przypadku rezerwacji hotelowej . W

angloamerykańskim

Często można się

obszarze językowym również nie wszyscy spotkać ze stwierdzeniem, że z Amerykanami

ponieważ

przywiązują wagę łatwo

zawiera

do frazesów.

się znajomości ,

podobnie jak Niemcy są w rozmowach bezpośredni , koncentrują się przede wszystkim na efektach, unikają dyskusji odbiegającej od tematu. Dlatego też - podobnie jak Niemców - zalicza się

ich do low context culture.

4.6. Podstawowe zwroty Zwroty na początku i

końcu

e-maila - oficjalnie:

Dear Safes Manager/Dear Sir or Madam (adresat nieznany) Dear Mr. Rogers/Ms. Shalimar (adresat znany) D ear people (kilku adresatów) Yours sincerely (adresat nieznany/UK)

-

Yours truly/Sincerely (adresat nieznany/US)

- Kind regards (adresat znany) Zwroty na początku i na końcu e-maila - mniej oficjalnie:

- Dear John/ Claire (adresat dobrze znany) - Hi Sari (luźna forma zwracania się) - Hi there (adresat niewyszczególniony) - Hi guys (kilku adresatów)/Dear all (list seryjny) - Best regards/ Take care/See you soon/All the best (adresat dobrze znany) - Regards (także w pismach bardziej formalnych) W prowadze nie:

+ Small Talk - How are you?/How' s business? - What' s the weather like in the UK? - I haven' t heard from you in a while - hope everything's fine . + Zajęcie

-

stanowiska - oficjalnie: We are writing to .. ./I am writing to ... Wi th reference to your ... As you might know ... Further to our correspondence last week ...

+ Zajęcie

-

stanowiska -mniej oficjalnie: Just a short e-mail to .. ./I' d j ust li ke to che ck if ... Getting back to your e-mail from ... I'mjust writing to ... As you know ... Great to hear from you.

+ Podziękowanie - oficjalnie: - Thank you for your e-mail from .. ./the documents we requested .. ./the information regarding ... - Thank you for your interest in ... + Podziękowanie

-

-mniej oficjalnie: Thanks for your mail/the files/your help/the update.

Zwroty końcowe:

+ Obietnica - oficjalnie: -

We will inform you weekly about the development. We will contact you with further details .

-

We will forward the documents requested as soon as possible. We will notify you as soon as the products have arrived.

+ Obietnica -mniej oficjalnie: -

I'll keep you updated. I'll send the documents asap.

-

I'll get back to you with the details next week. I'll send you a mail once the software gets here.

+ Uwagi końcowe - oficjalnie: - We look forward to hearing from you. -

If you have any further questions, do not hesitate to contact us.

-

Please inform us about any difficulty that might occur.

+ Uwagi końcowe -mniej oficjalnie: -

Have a great weekend. Looking forward to next week.

-

Please get back to me ifyou need any help . Just give me a ring ifyou have any problems.

5. E-maile na każdą Jak już

wspomnieliśmy

składa się

w rozdziale 4. e-mail

okazję

ze

stałych

i końca, ale też np. zapytania lub out of office reply . można ze sobą dowolnie łączyć.

tylko

początku

Kolejne rozdziały poświęcone tekstowym. W netykiecie i na aspekty. Dla każdego tematu używać

są najczęstszym tematom przykładzie

można znaleźć

konkretnych

e-maili i

Są

Dotyczą

one nie

to elementy tekstowe, które

odpowiadającym

ćwiczeń zostaną

różnych

jeden lub kilka

elementów.

im fragmentom omówione dodatkowe

wzorców e-maili, których

można

jako szablonów. Stworzenie ich nie tylko pozwoli

zaoszczędzić

wpłynie

pozytywnie na

poprawność sformułowań,

ale

też

mnóstwo czasu.

Wzory te można skopiować lub utworzyć nowe za pomocą gotowych elementów tekstowych i zapisać je w draftsfolder. Bardzo przydadzą się w nauce angielskich pojęć i zwrotów, szczególnie gdy

dość często

zdarzają się

otrzymujemy e-maile w tym języku. Trzeba jednak pamiętać , że Anglikom błędy! E-maile, które mogłyby się nam przydać , zapisujmy w draftsfolder.

też

5.1. Ustalenia i zaproszenia

E-mail jest

często używany

w

wewnętrznej

i

zewnętrznej

komunikacji do ustalania terminów

spotkań, zebrań,

stanowią

dziś

też

za

rozmów z klientem lub większych imprez. Specjalną formę komunikacji tzw. audiokonferencje. Obok e-maili i zaproszeń uwzględnione zostały w tej książce

pomocą

spotkań.

których można informować uczestników o aktualnych zmianach i Do odpowiedzi powrócimy w rozdziale 6.2.

przełożonych

listy,

terminach

Netykieta: Times and dates

Data

może być

dzień, miesiąc,

zapisywana w

różny

sposób. W Anglii na

przykład obowiązuje kolejność:

rok

- 23 September 2006

I-

2319106

I

W amerykańskim systemie pisowni

kolejność jest inna: miesiąc , dzień,

rok

- September 23, 2006

I-

9/23/06 Chcąc

uniknąć

angielskim

' rueporozumien,

przyjęty

należy

słownie

jest zapis skrótowy. Tworzy

zapisywać

się

go za

nazwy

pomocą

mies1ęcy.

w

I języku

pierwszych trzech liter

(wyjątek

stanowi

wrzesień):

I Jan- Feb - Mar -Apr - May Datę należy oddzielić

Jun - Jul -Aug - Sept - Oct - Nov - Dec

od roku przecinkiem,

September 23, 2006. W e-mailach odchodzi w postaci: 1st, 2nd, 3rd, 4th itd. Uwaga:

podając godzinę,

obowiąz~ ą

lepiej jest

jeśli

się

stosować

za

miesiącem

podany jest

od zasady zapisywania liczb

dzień

(US):

porządkowych

zegar dwudziestoczterogodzinny. Nie

wszędzie

bowiem angielskie am/pm.

5.1.1. Zaproszenie na spotkanie

Spotkanie, choć bardzo przydatne, zawsze

wiąże się

z

dużym poświęceniem

czasu.

Organizując

je,

zawsze zastanowić , kto w nim weźmie udział. Wysyłając zaproszenie e-mailem, wszystkich potencjalnych uczestników spotkania należy umieścić

trzeba

się

w polu To. W polu CC znajdą się zaś ci, którzy wprawdzie powinni muszą wziąć udziału w spotkaniu (np. szef działu) .

zostać

powiadomieni, ale nie

Bardzo pomocne jest w tym przypadku podanie subject line. W ten sposób odbiorca może się szybko zorientować , o jakie konkretne spotkanie chodzi , np. ,~a/es Meeting Warsaw 1- 3 Oct". Typowe zaproszenie na spotkanie wygląda tak:

Zaproszenie na spotkanie (oficjalne)

Subject: Sales meeting London 23-24 Sept From: [email protected] Date: 10 Sept 2006 To : sales staff Dear all , I would like to arrange a meeting to discuss the new sales strategy in the UK for next year. I suggest meeting in London at headquarters on 23rd and 24th September. Please let me know as soon as possible whether these dates are suitable for you and advise me of any issues you would like to see on the agenda. Details on the venue will follow soon. Kind regards, Kirk

Przy

sporządzaniu

zaproszenia najlepiej jest użyć otwartych, mniej

zobowiązujących sformułowań

typul would like to albo I suggest meeting, dają one bowiem możliwość naniesienia ewentualnych zmian. Bardzo

ważne

jest zawarcie w tego rodzaju zaproszeniu

prośby

o

odpowiedź

zapoczątkowuje

- reakcja

dialog z partnerem. Ponieważ w tym przypadku chodzi o spotkanie pracowników, którzy dobrze się znają , zaproszenie może mieć mniej oficjalny charakter.

zespołu

ćwiczenie 1. Przeredaguj zaproszenie tak, aby brzmiało mniej oficjahrie. Pomogą ci w tym wyróżnione

niebieskim kolorem gotowe elementy tekstowe (forma[ building blocks).

Dear all , I would like to arrange a meeting to discuss the new sales strategy in the UK for next year. I suggest meeting in London at headquarters on 23rd and 24th September. Please let me know as soon as possible whether these dates are sui table for you and advise me of any issues you would like to see on the agenda. Details on the venue will follow soon. Kind regards, Kirk

Zaproszenie może być skierowane do partnera handlowego i projektu przyszłej współpracy. Ważne aby e-mail był poprzedzony

dotyczyć rozmową

prezentacji firmy lub telefoniczną. Pozwoli

ona nawiązać bardziej osobisty kontakt z partnerem. Celem spotkania jest w tym przypadku omówienie szczegółów i przebiegu współpracy. Tego typu zaproszenie może wyglądać następująco:

Zaproszenie dla partnera handlowe go (oficjalne)

Subject: Visit of company From: [email protected] Date: 2 June 2006 To: [email protected] Dear Mr Dale, Thank you very much for your interest in our company. Referring to our discussion on the phone, we would like to invite you to visit our premises on either Tuesday or Thursday next week. We suggest a company tour and lunch with our Managing Director. Please advise us which day would be suitable for you.

We are looking forward to meeting you. Kind Regards, Dana Andrews Sales Manager Do kolegów i znanych nam już partnerów handlowych zwracamy się oczywiście w sposób mniej oficjalny. W zależności od sytuacji można się też samemu wprosić na spotkanie lub zapowiedzieć swoją wizytę: Zaproszenie dla partnera handlowego (mniej oficjalne)

Hi there Hope things are going well. Just a qui ck note to let you know that Andy and I are attending the Hannover Messe next week. It would be great if we could meet up. We are arri ving on Tuesday morning and are staying on till Friday. Please let us know whether you will have time next week. Maybe we could have lunch together? Looking forward to seeing you again Katherine Powyższy

e-mail rozpoczyna się od kilku powierzchownych, uprzejmych zwrotów. Udział w targach ma być okazją do niezobowiązttjącego spotkania, podtrzymania znajomości. Z propozycji zaproszenia na wspólny obiad wynika, że spotkanie będzie miało raczej luźny charakter. Podróż jest już zaplanowana, stąd forma are arriving. Nadawca nie jest jednak pewien, czy druga strona będzie miała

czas, dlatego

The Write Way:

używa

określenie

formy will.

czasu- uwzględnienie przyimków

Podając datę

lub godzinę , należy zawsze zwrócić Pomocne będą przy tym poniższe przykłady: - on days of the week - on Sunday/Friday - on the weekend (US) - at definite times, holiday periods

uwagę

na

użycie

odpowiednich przyimków.

- at 5 o' clock, at 2.30 pm - at midnight - at the end of the week - at the weekend (UK) - at Easter/Christmas - at the moment - in time periods

- in the morning/afternoon - in June/August 2005 - in fi ve minutes - in the first quarter - by deadlines

- by Friday/4 pm/next month (at the latest)

- until/from ... to a period - meeting until 3 pm - meeting from 9 to 11 am

[ćwiczenie 2. Zaznacz właściwy przyimek. 1. The conference begins at/on/in Monday at/on/in the afternoon. 2. Could you pick me up at/with/on 5o ' clock? 3. The report must be finished in/by/ at Tuesday. 4. All holidays must be taken at/on/in June . 5. The company was founded by/in/on 2001. 6. I'm visiting a client in/at/on the end of the week. 7. On/in/at the moment I'm very busy but I'll finish the presentation by/until/on next week. 8. The conference will last by/on/until Tuesday and the panels will take place at/on/from 9am to 5pm all day.

Ciąg

Po

dalszy: Follow-up e-mails wysłaniu

e-rnaila powinno

się dostarczyć

partnerowi tzw.jo/low-ups, czyli konkretnych

informacji dotyczących przebiegu spotkania i innych miejsca, w którym się ono odbyło.

ważnych szczegółów,

np .

do-kładnego

opisu

Subject line w tym przypadku się nie zmienia, może typu: agenda, update , czy details. W opisie

porządku

dnia (agenda) pomocne

są

być jedynie uzupełniony

o

pojęcia

bul/et points, czyli wyliczenia. Do

każdego

z podpunktów można dołączyć nazwisko prelegenta lub osoby odpowiedzialnej za określone zagadnienie. Dzięki tej metodzie możliwa będzie sprawna wymiana informacji i szybkie nawiązanie kontaktów (poprzez adres e-mailowy podany w polu To) . Poniższa wiadomość (dotycząca Sales Strategy Meeting) formacie, przez co zawiera liczne

została wysłana

w

niewłaściwym

błędy.

ćwiczenie 3. Wstaw odpowiednie znaki interpunkcyjne i sfmmatuj tekst (podziel na akapity

itp.). Dear all as promised the agenda for our meeting in September I am pleased to announce that all participants seem to be able to make it so far we have booked meeting room Kalahari at HQ for both days from 9.30-16.30 there will be a lunch break from 12.00-13.30 on the agenda there will be the following issues presentation of figures for 2006 to
5.1.2. Zaproszenie na konferencję

Za pomocą e-maila można również zaprosić do uczestnictwa w konferencji . W subject line takiego listu (podobnie jak w przypadku oficjalnego zaproszenia na spotkanie) powinny znaleźć się podstawowe dane dotyczące czasu i miejsca. Należy jednak umieścić - najlepiej w załączniku (attachment) - bardziej szczegółowe informacje, np. opis dojazdu, wiadomość o noclegu i

wyżywieniu itd.

Dobrze jest utworzyć

własny

adres e-mailowy, na który uczestnicy

lub odpowiedzi dotyczące konferencji . Najlepiej zamieścić go w Poniżej podajemy przykład zaproszenia na konferencję:

Zaproszenie na konferencję

Subject: Annual Conference October 2006 From: Conference Team at G&B Pharmaceutics Reply to: conference@b&gpharma.com Date: 27 June 2006 To: ...

będą

nagłówku.

mogli

wysyłać

zapytania

Dear all , We would like to invite you to our annual conference in Paris in October 2006. The conference will be held at the Hilton Paris on 13-15 October. This year ' s focus will be on trends in allergy treatments. Luc Feber, Group President for Europe, will give the welcoming speech at the first plenary session. Attached you will find a conference questionnaire that we would like you to fill in. Please state whether you intend to give a paper and which technical equipment you might require (data projector, video equipment etc.). Further, please tick any dietary needs you might have (food intolerances, vegetarian etc.). You can find more information on the venue and its location at: [link]. Directions from the airport can be found at: [link] for Charles de Gaulle Airport and [link] for Orly Airport. We look forward to seeing you in October, Juliet Cisse The Conference Team G&B Pharmaceuti cs Wszelkie pytania i informacje w

treści

e-maila. W ten sposób

skorzystać. Treść

Zamiast

można

je

informacje

lepiej jest

łatwiej zapisać

zaproszenia - z wyjątkiem dat -

podawać dokładne

bezpośrednio

dotyczące szczegółów

w

załączniku,

a nie

i - w razie potrzeby - ponownie z nich

najczęściej

dotyczące

umieszczać

pozostaje bez zmian.

miejsca konferencji

do strony internetowej hotelu. Należy jednak

poinformować

można odesłać odbiorcę

uczestnika o specjalnych

warunkach rezerwacji pokoi. We have reserved single and double rooms at a special conference rate for all participants. If you would like to book one ofthese rooms, please quote the conference code BGP/1 310.

Conference Questionnaire (zob. zaproszenie na należy zwrócić uwagę

przy zakwaterowaniu w hotelu oraz jakiego

wygłaszające wykład. Goście

angielskim.

Pomoże

on

zagraniczni powinni

uwzględnić

alergie, wegetariański styl W przypadku

konferencję)

urządzeń

otrzymać

pozwoli

zorientować się ,

sprzętu będą potrzebowały

oddzielny kwestionariusz w

na co osoby języku

tzw. dietary needs - zdrowotne i etyczno-religijne czynniki (np.

żywienia ,

unikanie pewnych rodzajów mięs).

technicznych

należy wziąć

pod

uwagę

fakt,

że

pewne kraje (w tym USA)

posiadają

napięcie

inne

Dzięki

zamiast PAL).

sieciowe (120V zamiast 220V) lub inny system nadawania obrazu (NTSC takim kwestionariuszom

będzie można

zapobiec

różnym

nieprzyjemnym

sytuacjom. W opisie dojazdu najłatwiej jest użyć zdania: „Take a taxi from the airport " .Nie dla wszystkich uczestników jakimi

będzie

środkami

w

języku

informacje i faktycznie

rozwiązanie.

Najlepiej samemu

zorientować się wcześniej,

lokomocji uczestnicy mogą dotrzeć na miejsce.

można skorzystać

W tym celu też

to jednak idealne

angielskim), przesłać

bezbłędne

ze strony internetowej poszczególnych lotnisk (strona

umieścić

je w formie

w e-mailu link do strony lub

załącznika.

skopiować

należy sprawdzić ,

Koniecznie

dostępna

zebrane na lotnisku czy informacje te

i aktualne.

The Write Way: Audio Conferences

Konferencje telefoniczne

są

międzynarodowe

zmniejszają

w rozmowie.

firmy) -

Organizując

dziś

powszechnie praktykowane koszty i

umożliwiają udział

tego rodzaju konferencję , powinno

(zwłaszcza

przez

pod

uwagę święta obowiązujące

+ podać

numery telefonów niezbędne do skontaktowania

się:

5.1.3. Podstawowe

słówka

w danych regionach; się

z pozostałymi uczestnikami.

i zwroty

Zaproszenie na spotkanie

+ Słownictwo podstawowe: zawiadamiać

advise

tu:

agenda

porządek dzienny

arrange

planować

attend

brać udział

collect sb

wychodzić/wyjechać

company tour

oprowadzanie po firmie

conference room

sala konferencyjna

conveni ent/ sui table

odpowiedni /pasujący

current issues

aktualne tematy

i np ut

wkład

invite

zapraszać

po

kogoś

duże,

wszystkich uczestników

+ uwzględnić odpowiednią strefę czasową; + wziąć

jest są

issue/topic

temat

manage/make

znajdować

meet up

spotykać się

participant

uczestnik

pick up

odbierać

pre-read

materiały

present

prezentować

propose

proponować

recommend

polecać

sched ule

terminarz

set up

ustalać

suggest

proponować

ł

(czas)

do

wglądu

Zwroty:

- Just writing to arrange .. . - to hold a meeting on - to welcome suggestions/contributions/ideas - to brainstorm I collect ideas -Attached find the pre-read/documents/agenda. - The pre-read/agenda includes details about ... - to organise/fi x/arrange a time for - Please let me know iflwhether this is convenient. - Please reply/send an e-mail/confirm the meeting by ... - We could meet for lunch. - Where shoul d we me et? - Could someone collect me at ... ? Zaproszenie na konferencję ł Słownictwo

podstawowe:

accommodation

zakwaterowanie

call for papers

żądać

catering

wyżywienie

conference

konferencja (UK)

convention

kongres (US)

data proj ector

projektor multimedialny

propozycji

wykładów

directions

opis dojazdu

intend to

mieć

panel session

dyskusja panelowa

plenary session

posiedzenie plenarne

register

rejestrować

sched ule

terminarz

state

zawiadamiać

trade fair

targi (UK)

venue

miejsce spotkania

ł

zamiar

Zwroty:

- We would like you to inform us/fill in ... -Attached you will find directions/details/a schedule ... - Pl ease re pl y by ... - Please advise us of any special needs. - We have reserved rooms at .. . - You can find more information at ... - Please contact us/the conference team if ... -A shuttle bus/pick up service will be available from ... - Lunch will be served in ... from ... to ... -A social program(me) has been organised. - Please state whether you require .. . - Please tick any .... you might have/ need.

5.2. Pytania i prośby

E-mail

może pełnić funkcję

może odnosić się ł

pytani a/zapytania (request) lub

prośby.

Zarówno jedna, jak i druga

różnych

do

Chcemy otrzymać

sytuacji, np.: informację na temat produktów i

usług,

aby złożyć zamówienie;

ł

Chcemy się upewnić , czy towar jest dostępny; ł Potrzebujemy pewnych dokumentów, danych; ł

Domagamy się realizacji pewnych zleceń.

Wszystkie ktoś wykonał

powinno

powyższe prośby

dla niego

być także

jakieś

i zapytania mają jedną wspólną cechę: ich nadawca chciałby, żeby zadanie. Zapytanie musi zawierać nie tylko formę grzecznościową,

jasno i zrozumiale

sformułowane ,

tak aby osoba

czytająca

je

mogła udzielić

optymalnej odpowiedzi. Czasowniki modalne i styl

W

prośbach

grzecznościowy

i zapytaniach używa

się

czasowników modalnych,

niezależnie

od tego, o co

się

prosi

i kimjest adresat. Czasowniki modalne to czasowniki zobowiązanie

Różnią się

lub

posiłkowe wyrażające możliwość ,

polecenie,

propozycję .

od siebie stopniem bezpośredniości i dobitności. Na następnej stronie pokazana jest ich

lista w skali od 100°/o do 10%. Zwróćmy uwagę twierdzącej

pod

na to, że forma przecząca czasownika modalnego nie musi odpowiadać formie

względem bezpośredniości

i

dobitności:

+Must not wyraża zakaz (nie wolno czegoś robić), + Can 't wyraża

niemożność,

+Don 't have to wyraża brak konieczności , + Ought to w zasadzie nie występuje w formie

100%

przeczącej.

F'orm.a twierdząca

Forma

mu st

must not

harve to

can't

shall

won't shall not

oughtto should

couldn't

will l

shou ldn't

,can

woulld

wouldn't may not dlon 't have to needn't

may

miglht not

11eed

,could

10%

przec.ząca

might

ćwiczenie 4. Sprawdź swoją wiedzę o czasownikach modalnych.

1. Które sformułowanie jest bardziej dyplomatyczne?

a) That isn 't possible for us. b) That wouldn 't be possiblefor us. 2. Które z poniższych sformułowań oznacza ft is not necessary to buy mare equipment?

a) We mustn 't buy mare equipment. b) We don 't have to buy mare equipment. 3. Które ze sformułowań wyraża więcej ufności?

a) They could do it if they get the money.

b) They might be able to do it

if they get the money.

4. Które ze sformułowań jest przeciwieństwem wyrażenia That can 't be the case? a) That must be the case. b) That can be the case.

5. Które ze sformułowań jest przeciwieństwem wyrażenia We should have known better? a) We couldn 't have known better. b) We shouldn 't have known better.

Czasowniki modalne nadają wypowiedziom please, I would like to. Uprzejme zwroty tego typu (nazywane z trzech słów)

są

też często

bardzo istotne w komunikacji - to

formę grzecmościową ,

three word rule ,

np. could you

ponieważ składają się

zawsze

sformułowania „złotego środka" .

ćwiczenie 5. Przeredaguj poniższe zdania, używając sfo1mułowań three word rule.

1. I want the information tomorrow.

2. I want a higher discount.

3. I want you to deliver within one week. 4. I want to have a non-smoking room.

5. I want to know more about your training offer.

6. I want to visit your company.

5.2.1.

Prośba

o informacje

Internet jest dziś popularną formą docierania do usług i produktów. Wyszukiwanie w sieci jest dość proste. Nie trzeba natychmiast podejmować decyzji, można najpierw w spokoju obejrzeć stronę internetową, a potem ewentualnie - w zależności od zainteresowania - poprosić o dalsze informacje, złożyć

zamówienie lub

rezerwację .

Oficjalne zamówienia coraz częściej

zastępują

pisma o charakterze mniej formalnym.

ćwiczenie 6. Sfo1mułowania wyróżnione niebieskim kolorem przekształć na mniej fmmalne.

Subj ect: Request for brochures From: Rachel [email protected] To: [email protected]. uk Our company is currently looking for accommodation for some overseas colleagues who will be transferred to Southampton for 12 months. Could you please send me 1 some brochures showing the various houses and flats that you have to offer. We also need to find locations near schools. Would you be able to help 2? As our employees are arriving next mont}\ I would appreciate a reply asap 3 . Thank you very much 4. Rachel Beamish HR Assistant

The Write Way: Finding what you need

Najlepiej korzystać bezpośrednio z angielskiej wersji search engine (np. google.com lub yahoo.com). Wyniki wyszukiwania są wtedy bardziej optymalne niż w przypadku wyników podanych w formie angielskich linków na polskich stronach. Warto sprawdzić wcześniej w słowniku znaczenia niektórych ważnych angielskich pojęć - to ułatwi wyszukiwanie. Sprawdzanie

dostępności

Taki rodzaj e-maili może służyć na przykład do sprawdzenia wolnych miejsc w hotelu lub sali konferencyjnej czy ilości produktów, jaką dysponuje określona firma. Najczęściej adresat nie jest znany, dlatego wymagana jest forma oficjalna. Treść powinna być przejrzysta i zrozumiała wyrażona nienaganną angielszczyzną. Wzorem takiego e-maila jest zapytanie skierowane do hotelu Hilton Paris,

dotyczące

corocznej konferencji B&G Pharmaceutics.

ćwiczenie 7. Wstaw odpowiednie czasowniki modalne.

Dear Sir/Madam, We are currently orgams1ng our annual conference 1n Paris on October 13-15. Therefore,

we _ _ _ _ 1 like to know whether you _ _ 2 provide the following facilities: - 150 single rooms with bath/shower and internet access, incl . breakfast - one conference room for

150 persons - three conference rooms for 30-50 persons - light lunch for 150 people on two days Further we _ _ _ 3 like information abo ut the technical equi pment that _ _ _ 4 be available in the conference rooms and whether your hotel has wheelchair access. _ _ _ 5 you please let us know whether you us a price?

6 be able to meet our requirements and quote

Yours faithfully, Juliet Cisse B&G Pharma Conference Team

Wyszukiwanie informacji o produktach, szukanie dostawców

Coraz

częściej przedsiębiorcy

- z mniejszych lub

większych

firm -

Internet. Takie wyszukiwanie jest dość precyzyjne - pozwala szybko Zapytanie o produkt 1).

szukają

dostawców przez

znaleźć współpracownika

(zob .

Można oczywiście poprosić

jednak

zwrócić uwagę

o przesłanie katalogu na adres pocztowy. Przy podani u adresu należy na zachowanie odpowiednich odstępów pomiędzy linijkami i uwzględnić

zasady międzynarodowej pisowni (por. Zapytanie o produkt 2).

Zapytanie o produkt 1

Subject: Product information From: [email protected] Date: 27 July 2006 To: [email protected] Dear Sir/Madam We have seen your advertisement on metalworld.com and are interested in your welding equipment. Could you please send us a catalogue as a pdf-file to the e-mail address quoted above?

Yours sincerely Michał Krawczyk Managing Director

Zapytanie o produkt 2

Subject: Management Training Serninars To: Leading Excellence Date: 7 June 06 From: [email protected] Dear Sir or Mada~ I have noticed your management training serninars on your website and I am writing to ask for a brochure of your late st offers. Please send the brochure to my business address: Halina Martynek New Energy Consulting PO Box 43391 60-401 Poznań

Poland Sincerely, Halina Martynek Zamówienia i oferty

Zapytania ofertowe lub

zgłoszenia

rezerwacji

1 zamówień można także dostarczyć

formularza dostępnego na stronie internetowej danej firmy. Pozwoli to jednak w pewnych sytuacjach lepiej jest napisać e-mail. Jeśli

partner jest znany,

wysłanie

formularza

będzie

sporo czasu,

nietaktem.

Podobnie, gdy pytamy o szczegóły. W formularzu należałoby je uwagi. Lepiej jest jednak w tym przypadku napisać e-mail. Jeśli

zaoszczędzić

w formie

umieścić

w rubryce: Dodatkowe

oferta firmy Bonde Metals zainteresuje pana Krawczyka, wtedy zwróci zapytaniem.

się

on z konkretnym

Konkretne zapytanie

Dear Mr Bonde, Thank you very much for your prompt reply. We have studied your product range and are interested in your welding robots XJ 145 and XT 176. Could you please quote us a price on the following? - 2 welding robots type XJ 145 - 1 welding robot type XT 176 - CIF to Bydgoszcz, Poland If we find your prices competitive, we would like to place an order.

Kind regards, Michał

Krawczyk

Powyższy e-mail Chcąc

zawiera

uniknąć

listę

produktów interes~ących nadawcę wraz z numerami

nieporozumień

i dodatkowych na właściwy zapis numerów produktów i ich cen. W przypadku

składania zamówień

trzeba dodatkowo

pytań,

doliczyć

należy

zwrócić

zamówień. uwagę

koszty ubezpieczenia i transportu -

dlatego lepiej jest wysłać e-mail zamiast formularza. ćwiczenie 8. Mając do dyspozycji poniższe dane, zareze1wuj udział w seminarium

na nazwisko Halina Martynek. + Workshop on team leading, ref no: TL 208 + 20-22 August 2006 + 3 full days, light lunch + Price: f 500 per day

5.2.2. Uprzejma prośba do kolegi i partnera handlowego

Oprócz e-maili , w których oczekujemy od odbiorcy konkretnych reakcji lub listach

była

mowa w poprzednim rozdziale),

są też

takie, w których zwracamy

prośbami. Mogą Jeśli prośba

działań się

(o takich

z pewnymi

one dotyczyć przesłania ważnych dokumentów lub załatwienia czegoś na miejscu. dotyczy szczegółowego wyjaśnienia, lepiej jest napisać szczegółowo w e-mailu,

na czym konkretnie nam zależy,

niż rozmawiać

przez telefon.

W zależności od kręgu kulturowego zapytania pośrednie i bezpośrednie są różnie odbierane. Pewna kursantka wysłała e-mail do angielskiego kolegi z prośbą o przesłanie jej ważnych danych. Li st wyglądał

następująco:

Niewłaściwa prośba

Subject: Figures for computer update To: [email protected] From: [email protected] Dear Andrew Please send me the figures by Friday. It is really urgent. Thanks Monika Autorka e-maila nie ze

otrzymała

jednak

żadnej

odpowiedzi. Pytanie, dlaczego? Prawdopodobnie

względu

słowa

na ton, jakiego użyła . Jej wypowiedź nie wyglądała jak prośba, ale jak rozkaz, mimo „please" (,Send me" jest trybem rozkazującym) . Taka forma uchodzi za niegrzeczną nie tylko

w Anglii. W podobnych sytuacjach najlepiej

użyć

czasowników modalnych:

- Could you please send me the figures by Friday? Zamiast powody:

wywierać

nacisk za

pomocą sformułowania

really urgent ,

należy podać

konkretne

- We need them to complete our project here. Dobrze jest też nadmienić , jakie

korzyści będzie miał

dostawca:

- Then we can send the update to Poland. Wysyłając

taki e-mail , mamy

większą szansę

pokazany jest na następnej stronie. W tym liście oprócz jasno sformułowanej czynniki

motywujące

- plany na

na to, że

prośby

osiągniemy

cel.

Przykład właściwej prośby

(informacje na temat konkurencji)

przyszłość związane

z

ekspansją

pojawiają się

oraz jej pozytywne aspekty

(eksperci, przyszła

współpraca).

Właściwa proś ba

Dear Jorge Morinho, Your name was given to me by Andrzej Kovacs as an expert on the Spanish market. We are currently thinking about expanding into Spain and I would be grateful if you could send us some information about the main players there. Once we have studied this, could we meet up to discuss future cooperation? Your help would be much appreciated . Yours sincerely, Monika Olszewska E-mail zadań)

wysyłany

musi

np. do grupy projektowej , do kilku odbiorców

być sformułowany

informować każdą

w sposób przejrzysty i dla

z tych osób, jakie

są jej obowiązki ,

(zawierający

każdego zrozumiały.

informacje na temat Powinien

dokładnie

np.:

Subj ect: Quarterl y sales reports From: Simon [email protected] To: Pascal [email protected], Barbara [email protected], Thilo [email protected] Hi all I'd like you to send me the figures from last quarter by tomorrow morning first thing. Pls let me know if you have a problem with this deadline. Pascal: Have you coordinated your team and the results yet? Babs: Have you finished your sales report yet? By Tues 2nd June pls. Thilo: Have you contacted Hungary about the new account details? Gerry needs this info asap. Please reply asap. Best wishes Simon

5.3. Podstawowe zwroty

Żądanie (egzekwowanie) informacji, sprawdzanie dostępności

+ Oficjalne zwroty: -I would like to know ... - We would like to receive a quotation ... - We would like to order/book/buy ... - I wonder if you have ... available? - We are interested in ... - We have seen your advertisement ... + Zwroty mniej oficjalne: - We have heard about ... - Can you tell us whether ... is/are available? - I need some information about ... - Pl ease send us ... - Can you send us a catalogue/brochure/price list? - Can you quo te us a pri ce for ... ? Uprzejme

prośby

+ Oficjalnie: - I would be grateful if ... - We would appreciate some help .. . - Could you transmit the figures by ... ? - I would like to receive the documents by .. . - Could you forward (the data/information) ... ? - Could you change/adjust/amend the data ... ? + Mniej oficjalnie : - Can you send the figures by ... ? - The report must be finished by ... - The deadline for submitting the figures is ... - Can you organise/ set up ... ? - Can you che ck wi th ( someone) that ... ?

6. Odpowiedzi

Odpowiedź

mają jedną wspólną cechę:

wszystkie

na e-mail

odnoszą się

do

wcześniej szych

e-maili. Dobrze

jest nawiązać do poprzedniego list~ w ten sposób łatwiej będzie zacząć pisanie . Odpowiedzi generalnie dzielą się na pozytywne (akcepracja, obietnica przekazanie informacji) i negatywne (odmowa zaproszenia, anulowanie, usprawiedliwienie) .

6.1. Pozytywne odpowiedz i W przypadku dobrych wiadomości swoją uwagę kierujemy bardziej na treść mówią słowa starej piosenki Binga Crosby' ego -Accentuate the positive. W

angloamerykańskim

obszarze

językowym

sama dobra

trzeba ją też odpowiednio zaprezentować , czyli Dlatego w odpowiedziach

wiadomość

niż

na

formę.

Bo - jak

nie wystarczy,

„sprzedać".

często pojawiają się sformułowania

typu pleased, delighted, czy

happy. Na uwagę zasługuje fakt, że człowiek chętnie wykorzystuje dobre wiadomości do podkreślenia swoich własnych zasług, np. gdy udało mu się zawrzeć transakcję ; kiedy może drugiej osobie pomóc w rozwiązaniu problemu lub udzielić zadowalającej W międzynarodowej terminologii biznesowej zjawisko to nazywa się se/ling yourself.

odpowiedzi.

Do wzmocnienia pozytywnej wypowiedzi służą przyimki i przysłówki - tzw. modifiers. Spośród przymiotników, oprócz wyżej wymienionych, szczególnie popularne są excellent, brilliant. Najczęściej

używane

przysłówki

to: highly, absolutely, very itd. Przyjrzyjmy

się

poniższym

wypowiedzi om: ćwiczenie 1. Który z czterech przymiotników lub przysłówków różni się znaczeniem

od poz ostałych? 1. We can offer this product at decent/reasonable/ high/fair prices.

2. The product is of an absolutely/very/incredi bly/hardly high quality. 3. We have largely/extensively/generally/highly invested in this product line. 4. We are totally/excellently/absolutely/firmly convinced of its success. 5. We are glad/delighted/afraid/pleased to tell you that you will get a 10% discount.

Potwierdzenie, akceptacja Wysyłając akceptację

lub potwierdzenie

udziału

w spotkaniu, należy powtórzyć miejsce i czas -to

pozwoli uniknąć nieporozumień. Dzięki pytaniom i własnym zapowiedziom można na kształt spotkania. (Poniższe odpowiedzi odnoszą się do zaproszeń z rozdz. 5.1.)

też wpłynąć

Potwierdzenie : U dział w Sales Meeting (oficjalne)

Dear Kirk, Thank you for the invitation to the meeting. I'm pleased to tell you that I'll be able to attend the sales meeting in London on 23-24 Sep. I'd appreciate getting an agenda in advance so that we could do some brainstorming at our end. Looking forward to meeting up in September. Regards, John

Potwierdzenie:

Udział

w Sales Meeting (mniej oficjalne)

Hi Kirk Great idea to hold the SM in London. I'm looking forward to it. Sept 23-24 is fine with me; the German team will present our market study (should be finished by then). See you Roger Przekazywanie informacji

Informacje, dokumenty lub dane przystąpieniem później

do pisania e-maila od razu

wysyłane

kliknąć

ewentualnych nieprzyjemnych sytuacji i

wymienić ,

jakie pliki

W przypadku

się wysyła,

większych

mógłby otrzymać

Zgoda:

najczęściej

danych

by odbiorca

należy użyć

od firmy Bonde Metals

Przesłanie

są

jako attachment. Najlepiej przed

na przycisk altach , w ten sposób uniknie

pytań

się

ze strony odbiorcy. Koniecznie trzeba

mógł sprawdzić ,

czy

żadnego

z nich nie brakuje.

programu do kompresji plików. Pan Michał Krawczyk

odpowiedź

o następującej

treści:

informacji

De ar Mr Krawczyk, Thank you very much for your interest in our products. We are already quite active in the Polish market and would like to welcome you as a new customer. Please find attached our latest catalogue in German and English. You can order by e-mail and we will inform you of

our terms and conditions with your first order. Looking forward to hearing from you soon. Kind regards, JanBonde Powyższy

e-mail rozpoczyna

wyraża nadzieję

się

od krótkiego

przyszłych

na rozwój

podziękowania

relacji z partnerem. Na

i pozytywnego

końcu

sygnału.

e-maila podany jest

Autor

załącznik

w formacie PDF. Odpowiedź

dla pani Olszewskiej odzwierciedla jej pozytywny stosunek do odbiorcy i uprzejmy

styl:

Zgoda: Informacje

Dear Monika, Yes, Andrzej told me that you might be in contact. I'm pleased to be able to help you. Attached you'll find a market study we prepared last year - it'll give you an excellent overview. We'd be delighted to welcome you in Sevilla in order to discuss sales opportunities. Please get back to me with some possible dates for May. Best regards, Jorge Także

w tej odpowiedzi

widać ,

jak ważne jest pozostawienie pozytywnego

wrażenia,

na co istotny

wpływ

ma w tym przypadku odwołanie się do wspólnego partnera. Autor wiadomo ści nie tylko wylicza załączone dokumenty, ale też krótko wyjaśnia ich sens i cel. Poza tym informuje o następnym terminie spotkania, co pozwala Hiszpanów. Obietnica,

proś ba

o

wnioskować

o zainteresowaniu

współpracą także

ze strony

zwłokę

Nie na wszystkie e-maile można odpowiedzieć natychmiast, me zawsze też ma się dostęp do odpowiednich dokumentów. W takiej sytuacji należy odpowiednio wcześnie poinformować drugą stronę ,

zamiast trzymać ją w

niepewności , skazywać

na niepotrzebne czekanie i

irytować ją .

Tego typu obietnice pozwalają

skrócić

czas oczekiwania.

Bardzo istotne w tego typu e-mailachjest prawidłowe użycie czasów: ł Omawiając problem, używamy Present Continuous, ponieważ mamy do czynienia ze stanem chwilowym. ł Obietnicę przyszłych działań wyrażamy za pomocą

Will-Future . Chcąc

skonkretyzować

obietnicę , należy podać bliższy termin, ł Jeśli już jakieś

np . next week, as soon as possible. kroki zostały podjęte , powinniśmy o tym napisać w czasie Present Perfect.

ćwiczenie 2. Wstaw podobne czasowniki w odpowiedniej fonnie.

Dear Ms Martin, Thank you for your inquiry. Our new brochures We we

2

seminars. You

currently

1 (be printed).

(send) a copy to you as soon as possi ble. Meanwhile, 3 (update) our website regarding our schedule of this year's 4 (find) more information at: [link].

Kind regards, Julia Hogan Customer Service

Właściwą formę

stopniu

czasu

należy uwzględnić też

automatyczną odpowiedzią

w e-mailach, które

na zapytanie klienta, jak to

są

w mniejszym lub

często

większym

ma miejsce w przypadku

usługodawców:

Automatyczna

odpowiedź

na zapytanie klienta

Dear Ms Cisse Thank you for your inquiry. We will check our facilities and will send you a detailed offer within the next few days. We hope you will find it satisfactory. Yours sincerely Didier Turam Manager

The Write Way: Auto re plie s Jeśli

osobiście

odpowiadamy za

stronę

internetową

przedsiębiorstwa,

najlepiej

jeśli

skorzystamy z automatycznych odpowiedzi - autoreplies, czyli odpowiedzi na pytania, które często pojawiają się na stronie. Im większe przedsiębiorstwo , tym więcej adresów należy założyć , korzystając zwracają się ł

Osoby

z funkcji autoreply. Adresy powinny osoby odwiedzaj ącę stronę:

składające reklamację

powinny

odpowiadać

sprawom, z jakimi

mieć inną osobę kontaktową niż

np. potencjalny

klient. Tego ostatniego interesttj ą informacje na temat produktu. ł

W przypadku angielskich stron internetowych [email protected]).

należy użyć

angielskich adresów (np.

6.2. Negatywne odpowiedz i W dawnych czasach przekazywanie

złych wiadomości groziło ścięciem głowy.

na szczęście nie jest, mimo to złe wiadomości nadal należy przekazywać w Negatywne odpowiedzi można osłabić za pomocą odpowiednich modifiers.

Dzisiaj tak

ostrożny

sposób.

Przymiotnik czy przysłówek?

Podczas gdy np. w języku niemieckim formy przymiotnika i przysłówka są takie same, w języku angielskim przysłówki często odróżniają się od przymiotników końcówką -ly. Przysłówki

unfortunately, fully lub deeply bliżej opisują czasowniki , całe zdania lub inne przymiotniki. Przysłówki takie jak rather albo quite działają raczej łagodząco. ćwiczenie 3. Przymiotnik czy przysłówek? Wstaw odpowiednią fo1mę umieszczonych

w nawiasie modifie rs. 1.

2. We 3. There will be a 4. We are

, (unfortunate) I cannot attend the meeting.

(deep) regret the oversight. (slight) delay in delivery. (true) sorry to hear that.

5. This will cause (certain) inconveniences. 6. (obvious) there has been an oversight.

Odmowa

Co zrobić, jeśli me można wziąć udziału w spotkaniu? odmowy znajdttj ącego się na następnej stronie.

Można

wtedy np.

skorzystać

z wzoru

Odmowie powinny zawsze towarzyszyć

sformułowania

typu: I'm afraid lub Sorry.

Nie oznacza to jednak, że musimy odbiorcę przepraszać. Jeśli nie mamy czasu, to po prostu nic na to nie poradzimy. Powinniśmy jednak dać odbiorcy do zrozumienia, że żałujemy, iż nie możemy wziąć udziału w podać

spotkaniu, lub że przysporzymy mu dodatkowej pracy naszą odmową. Zawsze przyczyny negatywnej odpowiedzi i zakończyć wiadomość pozytywnym akcentem.

należy

Odmowa udziału w spotkaniu (oficjalnie)

Dear Kirk, Thank you for the invitation. Unfortunately, I won't be able to attend the meeting as I'll be in Toronto on the dates mentioned. I could give some input over the phone in the next few weeks if you like. Should however the dates change, please keep me posted and I'll try to attend, the n. Best wishes, Jana Mniej oficjalna odmowa może

wyglądać następująco:

Odmowa udziału w spotkaniu (mniej oficjalnie)

Hi Kirk London sounds great, but I'm afraid I can't make it! I have the Singapore Fair booked in my diary - and that's not anywhere near London. Anyway, I'll prepare the update on our project part together with Dennis who ' ll be able to present it at the meeting. RGDS Hannah Odmowa rozpoczyna

się

krótkim small talkiem, w którym nadawca uzasadnia powód rezygnacji

ze spotkania (trade fair) oraz wyraża swój na spotkanie i zorganizować zastępstwo.

żal.

Następnie

obiecuje

przygotować

materiał

Nawet jeśli wszyscy uczestnicy mają czas i cieszą się na spotkanie, zawsze mogą pojawić się nieprzewidziane trudności. Stąd też podajemy jeszcze inne sposoby odmawiania udziału w spotkaniu.

Odwoływanie

W

odróżnieni u

od odmowy, w tym przypadku chodzi o wycofanie

się

organizatorów ze wszystkich

imprez. Załóżmy,

że

w subject line

Safes M eeting w Londynie

słowo

miałoby się

nie

odbyć .

Wtedy

należałoby dopisać

cancellation.

Tam, gdzie to możliwe , powinno się zaproponować rozwiązanie alternatywne (np. w przypadku rezygnacji z terminu) lub zaoferować rekompensatę. Alternatywa lub rekompensata muszą jednak być odpowiednie do straty. sytuacji są najbardziej adekwatne to np.: however, but, yet lub nevertheless.

Słowa,

które w takiej

ćwiczenie 4. Połącz pasujące do siebie zdania/fragmenty zdań.

1. We are sorry for the delay, .. .

2. I can' t attend the meeting; ... 3. The meeting has to be put off. 4. I'm afraid I haven' t finished the report yet. 5. We have to cancel our visit. a) .. . nevertheless, I will send the presentation I promised. b) ... but we will get the goods to you by Friday. c) However, I will send a draft over tomorrow. d) However, we will be coming to the fair in June. e) Yet I would be able to meet you on Thursday.

E-mail

dotyczący odwołania może wyglądać

Odwołanie

tak:

zebrania/spotkania itp.

Dear team, I am sorry to inform you that the project update meeting in September has to be called off. Unfortunately, Kirk Dougall broke his leg yesterday and will have to stay in hospital for a few weeks. The new meeting will be arranged once we know when Kirk will be back at work. We are sorry if this creates problems for anyone. Let' s hope that Kirk will get well soon.

Regards, Patri ci a W tym przypadku należy

też podać

powód

odwołania

i

zaproponować

przebieg dalszych

działań,

oczywiście

tylko wtedy, gdy przyczyna odwołania nie jest zbyt dramatyczna. To samo dotyczy zmiany terminów wizyt u klienta. O nagłych zmianach najlepiej informować bezpośrednio przez telefon, pozwoli to natychmiast ustalić nowy plan działań i zapobiec opóźnieniom. Czasem jednak lepiej jest napisać e-mail (różnica w czasie, partner w drodze itd.), o czym przekonamy się na następnej stronie. Zobaczymy, że ton e-maila informującego o

odwołaniu

zebrania jest - w

odróżnieniu

od odmowy

dot. project meeting- o wiele bardziej oficjalny i przypomina raczej przeprosiny: + Ton odwołania jest bardziej neutralny (,/ws to be"), ponieważ nie chodzi tu o odmowę podyktowaną

lecz czynnikami zewnętrznymi , od nas niezależnymi . + Koniecznie należy podać wiarygodny powód odwołania i zaproponować rekompensatę. Pozwoli osobistymi

względami ,

to uniknąć irytacji ze strony partnera. Najlepiej zwrócić mnogiej we, okazując mu swoją dobrą wolę (goodwill).

Odwołanie

się

do niego w pierwszej osobie liczby

wizyty

Dear Mr Dale, We regret to inform you that your visit to our company that was scheduled for next Tuesday has to be postponed. As you might have heard, there has been an accident at our plant that our Managing Director has to attend to. However, we would be delighted to welcome you the week after. If you let us know which day would be convenient for you, we would be happy to rearrange your flight and hotel bookings. We are sorry for any inconvenience this may cause. Kind regards, Dana Andrews Sales Manager

Przepraszanie Słowo

apologising wyraża żal , ubolewanie i jest bardzo istotne dla pozytywnego funkcjonowania relacji partnerskich. Podobnie jak w przypadku odmowy, także i tu bardzo ważnej est to, jakiej formy

przeprosin się

używa.

Angielskie wyrażenie Sorry for any inconvenience caused zawiera wszystko, co powinniśmy w nim wyrazić : przede wszystkim przepraszamy za trudności ... Przepraszamy za wszelkie

trudności ,

na jakie ewentualnie

naraziliśmy drugą stronę

(np. klient

otrzymał

towar z opóźnieniem, termin spotkania musiał zostać przełożony lub rezerwacja wstrzymana). W takich sytuacjach najczęściej używa się 1. os . Im. we, dając do zrozumienia, że odpowiedzialność Formułując

Odpowiedź

za zaistniałą sytuację ponosi firma, a nie jedna osoba. odpowiedź na skargę klienta, należy kierować się zawsze dobrem relacji partnerskich.

na

skargę

klienta

Dear Ms Robins , Thank you for yo ur e-mail. We are writing to apologise for the delay in
# 412/ A. Unfortunately, the products you requested are currently out of stock. We deeply regret this situation and are working on a solution. We hope to deliver within two weeks and can offer you a discount of 10% to make up for the inconvenience. We hope you will find this satisfactory. Please do not hesitate to contact us with any further queries. I do apologi se,

Ayvar Kumar W

powyższym

pisillle adresat ubolewa nad

zaistniałą sytuacją.

do wyjaśnienia przyczyn opóźnionej dostawy- obiecuje Przy okazji ostrzegamy przed

też

pomoc i

Nie ogramcza

się

jedynie

rekompensatę.

dosłownym tłumaczeniem polskich zwrotów.

Zwroty tłumaczone dosłownie brzmią w języku angielskim nienaturalnie, są więc mepoprawne (np.: „Bardzo przepraszamy", ,,Proszę nam wybaczyć"). Znaczenie słowa „przepraszam" można wzmocnić , dodając

do , a

więc

we do apologise, lub

przysłówki ,

np.: deeply- we deeply regret.

Automatyczna odpowie ciź

Automatyczne odpowiedzi, out of office replies, również bardzo często są tłumaczone dosłownie. Występują one w podobnej formie jak w języku polskim. Proszę zapoznać się z następującymi przykładami:

Out of office reply: 1 Negatywny przykład

I'm on holiday from 08.06.---01.07 . In urgent cases

contact Tomasz Matysek at

[email protected] or phone him on O 22 856 45 55. Thank you for your comprehension.

Out of office re ply: 2 Negatywny przykład

On grounds of my ill health I'm out of office until 23.06. In urgent cases contact Tomasz Matysek at tomasz_ [email protected] or phone him on O 22 856 45 55 . Thanks for your understanding. Co tu się nie zgadza? ł Na początku obu e-maili brakttj e odniesienia. ł Szczegółowe pożywką

informacje o nieobecności naruszają bezpieczeństwo firmy, ponieważ stają dla hakerów. Poza tym dane mogą wprowadzać w błąd.

ł

Trzy tygodnie urlopu to świetna perspektywa, alej ak na taką wiadomość zareagttj e np. Japończyk lub Amerykanin, który ma jedynie dziesięć dni urlopu w roku?

ł

Podanie adresu e-mailowego kolegi może prowadzić do nadużyć lub wystarczy w zupełności podanie jego numeru wewnętrznego.

ł Wyrażenie

urgent cases contact jest rozkazem: jedynie w

nagłych

nieporozumień,

się

dlatego

wypadkach ... kto ma o tym

decdować?

ł

Mówienie o chorobach nie jest w innych kręgach kulturowych tak popularne jak u nas! ł Comprehension oznacza zdolność pojmowania. Osoba, do której kieruje się takie słowo ,

może

się poczuć urażona. Słowo

understanding wyraża także zarówno emocjonalne, jak i intelektualne pojmowanie, może więc prowadzić do podobnych nieporozumień. Poprawne out of office reply mogłoby wyglądać na

przykład

tak:

Out of office re ply 1

Thank you for your e-mail. Currently I'm not in the office. During my absence my colleague Tomasz Matysek, extension 9988, will be there to help you. Na

początku

zastępować

pojawia

w czasie jego

się

sformułowanie

nieobecności .

Thank you . Nadawca informuje, kto go

Do odbiorcy należy decyzja, czy będzie

będzie

się kontaktował

z

tą

osobą ,

czy też odłoży sprawę na

później.

Out of office re ply 2

Thank you for your message. (należy więc podać

I will answer your e-mail after my return to the office on July 2. datę powrotu)

I'll be available on my mobile ... (ale tylko wtedy, gdy faktycznie w przeciwnym razie taka pusta obietnica pozostawi negatywne

jedynie

będzie można oddzwonić,

wrażenie)

In the meantime, if you require as si stance, please contact my colleague ... I'll get back to/contact you after my return.

Netykieta: Beat them on their own turf

Co zrobić , jeśli ponnmo przestrzegania wszystkich zasad me otrzymujemy odpowiedzi, a kolejne upomnienia nie przynoszą efektów? Najlepiej w takiej sytuacji

zastosować

perswazji ~ spróbować wywrzeć Język

kryją

angielski

w sobie

pełen

wobec partnera

metodę

na nim presję , zmusić go do

jest takich dwuznacznych

sformułowań,

sugestii i

łagodnej

ustępstw.

które rrumo uprzejmej formy

pewną sugestię:

- IfI were you I wouldn't do that! (oznacza: Don 't do that!) - I may ask you at certain intervals to update the figures. (oznacza: Update the figures regularly!) Zaletą

tego rodzaju sformułowań jest to, że me można im zaprzeczyć. Kryją one w sobie napomruerue. W przypadku osób, które me dotrzymują terminów (deadline killers), sformułowania

te

mogą brzmieć następująco:

- I think we should finish this by the end of the week. (mild) - I would appreciate it ifyou could send the figures by Friday. (strong) - a prompt reply would be much appreciated. (demanding) - It is essential that we be finished by Friday. (a must)

Takim prośbom bardzo trudno odmówić lub je zignorować , ponieważ wypowiadane są w sposób uprzejmy. Czasownik appreciate, oznaczający „doceniać" jest w tym kontekście

szczególnie często

używany. Słowem tym można również wyrazić podziękowanie:

I - Thank you for ... It was much appreciated. Powyższe

zasady

nie wolno nam go

obowiązują też

w odwrotnej sytuacji -

zignorować.

6.3. Podstawowe zwroty Pozytywne odpowiedzi

+ Potwierdzenie: - I'm writing to confirm ... - I'm pleased to let you know/announce ... - I'm delighted to tell you/inform you .. . -As requested, this is to keep you updated on ... - Just a short reply to .. . - You' ll be delighted/ happy to learn that .. . + Zgoda: - This is fine/ok with me. - Thursday will be suitable/ convenient. - Tuesday is good/all right for me. + Przekazanie (załączenie) informacji: - In reply to your e-mail , here are ... - You' ll find the information requested in the attachment. - Please find attached the info you asked for. - As promised, the info you wanted. + Obietnica: - I'll be able to attend/pick you up ... - I'll finish the report by ... - We will deal with your request ... - I'll send the documents asap . + Pozytywna uwaga końcowa: - We hope you find this satisfactory. - We hope you are happy/satisfied with .. . - Hope this helps. - Feel free to get in touch if ...

jeśli

otrzymamy takie napomnienie,

- Let me know ifI can help further. Negatywne odpowiedzi

+ Wprowadzenie: - We regret to inform you ... - We are sorry to let you know ...

- I'm afraid that I have to tell you ... -As you might have heard, Mr X is ill. - I apologise for the delay in replying. - Sorry this is so late, but ... ł

Odmowa:

-

I'm afraid tomorrow' s meeting is ... This is to inform you that I won't be able to attend ... I'm sorry but I won't be able to make the meeting/ Friday. Sorry, but I have to cancel/call off ... Unfortunately, we have to cancel/call ofl/put off ...

+ Przedstawienie propozycji: - How abo ut meeting ... ? - Could we meet ... instead?

-

We have to move the meeting to a new location ... We shall now meet at ... The new meeting will take place ... The new agenda includes ...

+ Odrzucenie proś by i z apytania: -

I'm afraid I can' t help you. I'm sorry but I don't know ... Unfortunately, we won't be a ble to ... Unfortunately, the ... requested is not available right now. We might not be able to deliver by ... Your request is being processed/dealt with. We are working on your request.

+ Przepraszanie: - Please accept our apologies. - Sorry for any inconvenience this may cause.

- Sorry not to be of any further help. - Hope we' ll be able to arrange something else. - Hope we' ll meet some other time . ł

Automatyczna odpowiedź:

- Thank you for your message . - Currently I'm not in the office. - I will answer your e-mail after my return to the office on July 2. - I'll be available on my mobile: ... - In the meantime, ifyou require assistance, please contact my colleague .. . - I'll get back to/contact you after my return.

7. E-maile - sprawozdania dziś

E-mail to

bardzo rozpowszechniona forma korespondencji, która coraz

częściej zastępuje

list

i rozmowę telefoniczną. Może również pełnić inną funkcję . Jak już wspominaliśmy, coraz częściej wykorzystywany jest on do przekazywania danych, dokumentów, liczb, i to nie tylko między klientem a

dostawcą,

też między

ale

Bardzo dużą

rolę

pracownikami wewnątrz firmy. odgrywają tu sprawozdania (reports).

Choć

sprawozdania najczęściej przesyłane są jako attachments, krótsze ich formy, (odnoszące się np. do projektów, protokołów, notatek) można zamieścić w treści emaila. Poniższy rozdział zaprezentować

pokazuje, jak w e-mail u.

można

tego rodzaju informacje

przejrzyście

1

sensowme

7.1. Notatki i protokoły Chodzi tu o krótkie notatki

wysyłane

do

współpracowników

w formie okólnika.

informacji o przygotowaniu posiedzenia lub jego protokołu. Notatka może też zawierać wskazówki dotyczące konkretnych projektów lub wyszczególnione za nazwę to do list.

pomocą

podpunktów. W

języku

W przypadku formatowania bardzo przydatne punkty w wyliczeniach.

są

zadań,

angielskim takie graficzne

bul/et points, które

Dotyczą

które

są często

wyróżnienie

porządkują

one

nosi

poszczególne

The Write Way: How to do what To Do Reguły obowiązujące

w języku angielskim w przypadku wyliczeń:

+ Używajmy jednolitego

+

stylu.

Opisując

proces lub działanie , używajmy formy czasownika z „ implementing" lub „ organising".

+ W przypadku to do list stosujmy bezokolicznik bez to, takjak w trybie „ implement ", czy „ organise ". Notatka

Notatka

może wyglądać następująco:

końcówką

-ing, np.

rozkazującym,

a więc

Subj ect: System upgrade From: system administration Date: 9 June 2006 To: all staff Colleagues We will be upgrading our operating system over the weekend. This rnay cause some difficulties when starting your computer on Monday. In this case, please do the following: - press RESTART when you receive the message ,,Access denied" - phone the us er help desk on extensi on 225 5 to recei ve help fr om our IT guys We will do everything to keep disruptions to a minimum. The IT team W tym wypadku został użyty czas Future Continuous, ponieważ informacja do działania w przyszłości . Innym rozwiązaniem mogłoby być użycie we are going to. Protokół

posiedzenia,

będący

przede wszystkim podsumowaniem wyników,

odwołuje się

może

następującą formę :

Protokół

Subject: Action decided in sales meeting From: Heather Graham Date: 12 March 2006 To : all team members All Here are the minutes of the action points decided in yesterday' s sales strategy meeting: - research into franchise options (Kirk) - look for new marketing agency (Jana) - develop new customer profil es (John) - revi se product portfolio ( external consul tant) The next meeting will be held in April . Date to be advised. RGDS

mieć

Heather W nawias Wiadomość

oczekiwać

7.2.

ujęte są kończy

nazwiska osób kontaktowych, odpowiedzialnych za poszczególne tematy. się nawiązaniem do kolejnego spotkania, co oznacza, że wkrótce należy

e-maila typufollow-up.

Porządkowanie

Jeśli

report odnosi

i prezentowanie info1macji się

do

przeszłości ,

ostatniego roku, należy zwrócić

uwagę

np. do

sprawozdań końcowych

z projektów lub bilansu

na odpowiednie użycie czasów:

- Last year saw an increase of .. . (but not this year: Past Simple) - This year has seen an increase of ... (this may continue: Present Perfect) - The upgrade we were implementing ... (this is naw finished: Past Continuous) - The upgrade we have been implementing ... (this is about to be finished: Present Perfect Continuous)

Bardzo ważną rolę w tworzeniu sprawozdań pełnią signalling language - wyrazy, które nadają strukturze e-maila przejrzystość , porządk~ą go, pozwalają czytelnikowi zdobyć szybką orientację. Do takich słów zaliczają się np.: ł first; second; third/firstly; secondly; thirdly ł

next; then; finally ... i słowa łączące zdania:

ł ł

moreover; further; additionally (adding detail) as; because; since; due to (stating reason)

ł

so; thus; therefore; consequently (showing effect) ł however; but; although; des pi te; on the contrary (expressing contrast) ł

once; as soon as; w hen (referring to time)

Jeśli

1

sami będziemy musieli stworzyć takie sprawozdanie, pogrupujmy odpowiednio je zatytułujmy. Taka struktura pozwoli czytelnikowi na

informacje . We wprowadzeniu do sprawozdania powinno

się znaleźć

najważniejsze wgląd

w

informacje

najważniejsze

krótkie podsumowanie .

ćwiczenie 1. Wstaw odpowiednie słowa.

as - firstly - consequently - moreover - secondly - once - finally - however All This is to inform of the status of our software upgrade.

---

1, I'll briefly look back at the

implementation; 2, I'll point out adjustments necessary and _ _ _ 3, the next steps in the upgrade. Implementing completed

We have now completed installing the new software on all servers. ___ 4 the process was carried out at the weekend, we were able to keep disruptions to a minimum. _ _ _ _ _ 5, we are delighted to tell you that most servers run without any trouble. Adjus tme nts ne e de d

___________ 6, some adjustments have to be done concerning servers XTC and RUC. 7, HR and administration will not have full access to their databases. ----Ste ps to be take n

___ 8 the adjustments have finished, we will run a full security test to check the system for any bugs. We will keep you posted of the details.

AIB The IT team

7.3. Opis tendencji W sprawozdaniach odnoszących

się

do aktualnych prognoz bardzo istotnej est odpowiednie

użycie

czasów. Ważne jest bowiem, czy użyjemy zwrotu going to, czy słowa will: - The situation is going to improve (we can a/ready see same signs) . - The situation will improve (but we can 't say when). Prognozy z will można

też wzmocnić , używając

innych czasowników:

+ anticipate (liczyć się z) + believe (być przekonanym) + envi sage (przepowiadać) + expect (oczekiwać)

+ forecast (prognozować) + predi et (przepowiadać) W tego rodzaju tekstach bardzo istotne są też występujące w formie przymiotników i modifiers - przysłówki wyrażające potwierdzenie: - We can clearly/definitely/firmly/strongly/reasonably expect that .. .

przysłówków

Opis tendencji jest opisywaniem zmian, dlatego

ważna

jest

znajomość

angielskich czasowników

wyrażających

ten proces. Na następnej stronie zestawiliśmy takie czasowniki wraz z ich przeciwieństwami. Dzięki takiemu układowi będzie można łatwiej je zapamiętać. Następnie przedstawiliśmy najważniejsze

modifiers (dzięki którym można

opisać zmianę),

a

także przysłówki.

ćwiczenie 2. Uzupehrlj brakujące przysłówki

to - by - by - to - of - in - between - of - at - from 1. We are currently selling shares _ a price of $45,00.

2. Sales rose

5% last month.

3. There has been a decline

turnover €10,000. 4. We have dane a market research _ _ _ July and October. 5. Sales have dropped 1,700 1,500 units. 6. During 2005 we increased production capacity _

3% _ a total output _ _ 2,000 units per

day.

The Write Way: Opisywanie zmian

Czasowniki 1ncrease

decrease

nse

fall

go up

go down

1mprove

getworse

climb

drop

soar

slump

reach a peak

hit a low

recover

plunge

expand

shrink

fluctuate

level off

Przymiotnik

Przysłówek

slight

slightly

noticeable

noticeably

steady

steadily

considerable

considerably

consistent

consi stentl y

sharp

sharply

significant

significantly

dramatic

dramatically

Przyimki - Sales rose from 5,000 to 6,000 units. - Sales rose by 10%. - There was an increase in sales of 10%. - Sales fell between January and March. - Sales will rise by the end of next year. - The pri ce has settl ed at $1 OO. Ćwiczenie występujące

w

3 jest przykładem sprawozdania opisującego tekście jeszcze

bardziej te tendencje

tendencje

sprzedaży. Modifiers

akcentują.

ćwiczenie 3. Uzupehrlj poniższe sprawozdanie, wstawiając odpowiednie słowa.

noticeably - significant - strongly - slight - considerable Subject: Market report allergy treatment From: Sales Manager Date: 29 April 2006 To: sales staffB&G Pharma Hi This is a short overview of our sales figures in allergy treatments.

Last year's perfmmance In 2005 sales 1 increased by 7% and outperformed the forecast by 2%. We gained 2 market share from our competitors of 12%. ---Year to date This year, however, has seen a - - - - - 3 decrease in sales for the first quarter, due to the cold

weather and the late arri val of spring. Thus figures fell _____ 4 from 20,000 to 15,000 units. Outlook We expect that figures are going to increase as April has already shown some _ _ _ _ _ _ 5

signs of recovery. Ongoing activities

- launching sales promotion of new nose spray - enlarging team of sal es reps - attending MediCare trade fair in May

Informacje pozytywne są wzmacmane (strongly increased) , a negatywne - łagodzone (slight decrease). Klasyczny podział na trzy części odpowiada użyciu trzech czasów (Past, Present, Future) i uzupełniony jest o aktualne działania. W ten sposób czytelnikowi na szybki wgląd w najważniejsze treści. 7.4. Podstawowe Opis

przyszłych

słówka

powstał

przejrzysty one-pager,

i zwroty

tendencji

anticipate

liczyć się

believe

być

env1sage

przewidywać

expect

oczekiwać

predict

przepowiadać

z

przekonanym

Potwierdzanie

We can

clearly

expect that ...

definitely firmly reasonably strongly Opisywanie tendencji

+ Tendencje wzrostowe:

1ncrease

przybierać

pozwalający

nse

wzrastać

go up

iść

1mprove

poprawiać się

climb

wzrastać, piąć się

soar

gwałtownie wzrastać

reach a peak

osiągnąć

recover

ustabilizować się

expand

rozszerzać

fluctuate

wahać się

ł

w

górę, wzrastać

punkt szczytowy

Tendencje spadkowe:

decrease

ubywać

fall

spadać

go down

iść

get worse

pogarszać się

drop

spadać

slump

gwałtownie spadać

hit a low

osiągnąć naJmższy

plunge

spadać , zostawać

shrink

kurczyć się

level off

stabilizować się

ł

do góry

w

dół

poziom

w tyle

Przydatne przymiotniki i przysłówki:

Przymiotnik

Przysłówek

I

li

li

lslight

llnoticeable

llekki/lekko

llnoticeably

lsteady

llsteadily

lconsi stent

llconsi stentl y

lconsiderable

llconsiderably

lsherp

llsharply

llwyraźny/ wyraźnie llciągły/ciągle llstały/stale IEnaczny, pokaźny/ znacznie, pokaźnie llgwałtowny/ gwałtownie

lsignificant

llsignificantly

l~naczący/ znacząco

llslightly

ldramatic

lldramatically

lldramatyczny/ dramatycznie

8. Pisanie e-maili - praktyczny test Ostatni

rozdział

pozwoli

przećwiczyć

Załóżmy, że pełnimy funkcję

Magie Muffins, jej Sytuacja i

artykułów

szefa

się

to, czego

do tej pory dowiedzieliśmy i

działu sprzedaży

niezbyt

dużej

nauczyliśmy.

piekarni. Piekarnia nosi

nazwę

siedzibą jest Wrocław.

wyjściowa:

podczas niedawnej wizyty na międzynarodowych targach gastronomii spożywczych Catering de Lux nawiązaliśmy ciekawy kontakt z klientem z Edynburga.

Klient ten, Craig Mackay z Mackay Bakeries, jest zainteresowany Po zakończeniu targów otrzymujemy od niego newsletter.

sprzedażą

naszych produktów.

8.1. Tworzenie newsletterów Głównym

celem newslettera jest dostarczenie czytelnikowi

tematach, tendencjach i ciekawych ofertach z zainteresowanie czytelnika ich firmą. Tego typu newslettery pisane

są

zwięzłych

branży. Ukrytą intencją

informacji o aktualnych

autorów newslettera jest

od razu w języku angielskim.

Najlepiej tworzyć newslettery tematycznie, dopasowując je do odpowiednich grup interesantów. Innym tematem interesuje się klient, jeszcze innym - grupa projektowa czy dostawca. Nawet jeśli nasz

dział

PR zaprojektuje newsletter, bardzo

ważne

jest

dołączenie

osobistej notki,

w której można zwrócić czytelnikowi uwagę na szczególnie ciekawe aspekty. Taka notka korzystnie na rozwój kontaktów handlowych.

wpłynie

Newsletter charakteryzuje się tym, że w polu To brakuje odbiorcy. Zawiera on też informację , że możliwe jest wypisanie się z listy mailingowej. Uwaga ta pojawi się na końcu e-maila. Zbyt długie

newslettery są najczęściej ignorowane. Nagłówek

i zdania wprowadzające na czytelnika do dalszej lektury.

początku

newslettera powinny

zachęcić

Jeśli

czytelnik będzie chciał uzyskać więcej informacji , może dotrzeć do pełnej wersji tekstu poprzez ukryty pod słowem mare odpowiedni link. Pozwoli mu to wybrać interesujące go tematy i w spokoju je przestudiować. Niewykluczone, że przy okazji znajdzie na stronie informacji. Newsletter Craiga Mackaya pokazuje, jak to wygląda w praktyce:

Newsletter jako e-mail

Subject: Newsletter Spring 2006 From: Craig_Mackay@mackay-bakeries .co.uk

więcej

ciekawych

Date: 23 March 2006 To: undisclosed recipients Dear ... I really

eąj oyed

our discussion at the trade fair and I thought that the following newsletter

might be of interest to you. The Spring edition of our newsletter includes the following:

Marketing campaign for Italian products: Mackay Bakeries have successfully launched a new range ofltalian style bread. Our marketing campaign is currently in full flow and includes „. more New launch of traditional Scottish recipes: After our success in launching traditional Scottish scones and buns last season, we are now ready to add traditional Scottish cakes to our range . We have carried out market research into ... more Success at Catering de luxe trade fair: Our Marketing Manager, Craig Mackay, is reporting on our successful exhibition at the fair in Manchester last week. As you rnight know ... more To obtain a full text version of all articles, please follow the link. To unsubscribe to this newsletter, please reply to: [email protected] .uk with „unsubscribe to newsletter" in the subject line.

8.2. Pisanie listów reklamowych List reklamowy (safes fetter) to rodzaj pisma, które ma

zachęcić

potencjalnych klientów do kupna

towaru, wzbudzić ich zainteresowanie produktem. Format e-maila nadaje się idealnie dla listu reklamowego, ponieważ pozwala bez większych trudności dotrzeć do większej grupy odbiorców. W dobie spamu niechciane safes fetters

są

jednak

najczęściej

usuwane do kosza, co jest

poniekąd

zrozumiałe.

Korzystając

z tej formy listu, trzeba

się wcześniej dokładnie zastanowić ,

kto

będzie

jego adresatem. Zazwyczaj safes fetters

wysyłane są

do osób, które znają już nasz adres e-mailowy.

W tym przypadku chcielibyśmy zwrócić uwagę Craiga Mackaya na interesujące go produkty. Rzućmy okiem na newsletter. Jak moglibyśmy sporządzić safes fetter? Nasza firma specjalizuje się

w produkcji ciast i pieczywa, wobec tego najlepiej odnieść się do punktu 2 . (traditional Scottish cakes). Alternatywą mógłby być punkt 1. (Italian style bread), podkreślający doświadczenie Mackay Backeries w zakresie produkcji europejskich produktów. ćwiczenie 1. Sporządź safes letter ...

... odnosząc się do punktów 1. i 2. z newslettera Mackaya oraz do produktów najlepiej potrzebom rynku brytyjski ego.

odpowiadających

W tym przypadku chodzi o tradycyjne polskie wypieki i szeroką gamę ciastek (np . od kokosowopomarańczowych po wiśniowo-migdałowe). Naszym celem jest zawarcie bardzo korzystnej umowy sprzedaży i rozszerzenie naszych produktów na rynek brytyjski .

8.3. Reze1wacja przez Internet Termin

„społeczeństwo

informacyjne",

choć dziś

to

już

slogan,

wciąż

jest bardzo aktualny.

Większość ciekawą

ludzi korzysta z Internetu w celu zdobycia pewnych informacji . Osoba, która odkryje dla siebie stronę internetową , często nawiązuje e-mailowy kontakt z jej właścicielem.

Najwięcej

tego rodzaj u zapytań dotyczy kwater i podróży. od poszczególnych pracowników własnej inicjatywy.

Także

i tu coraz

częściej

wymaga

się

Craig Mackay zareagował pozytywnie na nasz safes letter. W skrzynce odbiorczej znajdziemy email o następującej treści:

Odpowie ciź na sales letter

Dear ... Thanks for your mail. The pictures already look very mouth-watering and we are definitely interested in representing your products exclusively in the UK. We would like to arrange a meeting with you here in Edinburgh to give you some more input about the market and how we work. Would the first week of April suit you? Please let me know whether you can make it so that we can prepare for your visit. Kind regards Craig Mackay Marketing Manager Załóżmy, że

zamierzamy odwiedzić Mackay Bakeries. Korzystając z Internetu, chcemy zaplanować

naszą podróż służbową

do Edynburga. Mamy już zarezerwowany lot: + outwardjourney: Wrocław -Edinburgh, April 4, 14.20-15.15, flight BA 7882 + returnjourney: Edinburgh- Wrocław, April 6, 17.10- 20.00, flight BA 7881 Pozostaje nam jedynie zorganizowanie noclegu w hotelu. Nie chcemy

fatygować

naszego klienta,

ponieważ zależy

nam na sfinalizowaniu korzystnej transakcji. Jeśli dojdzie do jej zawarcia, sami zaprosimy klienta na wystawną kolację . Do naszych zadań należy więc: + wyszukanie informacji w Internecie, + wysłanie zapytania do hotelu, + powi erdzeni e rezerwacj i, + zarezerwowanie stołu w restauracji. Jak to zrobić? Najłatwiej byłoby podać

otrzymamy

ogromną liczbę

w wyszukiwarce - search engi,ne hasło hotels Edinburgh , ale wtedy stron internetowych pozycjonowanych często na podstawie umów

reklamowych. W takiej sytuacji najlepiej jest

szukać

poprzez tourist information, np. www.edinburgh.org, lub

przez travel databases, np. Trip Advisor - www.trip-advisor.com. Za pośrednictwem tourist information można dokonać rezerwacji, travel databases daje wgląd w ocenę poszczególnych hoteli . Często dzięki

tym stronom można też dotrzeć do tanich ofert i otrzymać informację o ich dostępności . Zastanówmy się wcześniej , co jest dla nas najważniejsze w rezerwacji kwatery i jakie słowa

powinniśmy znać.

Kilka z nich przedstawia poniższa lista: + shower (prysznic) + bath (łazienka , wanna) + breakfast (śniadanie) + internet access (dostęp do Internetu) + hot spots (dostęp do W-LAN) + W-IAN (bezprzewodowa sieć lokalna) + room service (serwis pokojowy) + fax service (dostęp do faksu) + pick-up service (transfer do hotelu) + single room (pokój jednoosobowy) + double room (pokój dwuosobowy) + twin room (pokój dwuosobowy z dwoma pojedynczymi

ćwiczenie 2. Napisz zapytanie o rezerwację ...

łóżkami)

... po uprzednim zapoznaniu

się

z

poniższym

opisem hotelu i sprawdzeniem, czy oferta faktycznie

odpowiada twoim oczekiwaniom: ł Chcesz zarezerwować: pokój jednoosobowy z łazienką, ł

dostępem do

Internetu; ze

śniadaniem.

Zapytaj , czy istnieje możliwość odebrania ciebie z lotniska, ponieważ będziesz w Edynburgu po raz pierwszy.

Opis hotelu

Best Western Bruntsfield Hotel

is a beautifully appointed, classic, yet contemporary hotel situated in a convenient location on1y minutes from the city centre. High quality, individual and tastefully designed bedrooms are comfortable to work in and all have spacious desks with good lighting, voicemail and data point. The hotel offers bedrooms in a selection of styles including Executive, Family, and Junior Suites . Our spacious lounge is perfect to relax in and Cardoon, our contemporary styled award-winning restaurant, offers a modern Scottish menu. The King's Bar offers all-day food, local al es and a wide range of malt whiskies and is the perfect place to unwind with a drink and a newspaper after a busy day. If you are looking for a quality hotel when on business or leisure, where you are treated as an individual , the Best Western Bruntsfield Hotel is ideał. We offer: ł

+ ł

High quality, classic yet contemporary hotel Spacious, comfortable, quiet bedrooms

ł

Distinctive bar and award-winning restaurant Traditional comforts with modern facilities

ł

Free car parking

Book online: ł Single room, f85.00-180.00 per person per night. No. of rooms : 10 ł ł

Double room, f50.00-135 .00 per room per night. No. of rooms: 19 Iwin room, f50.00-135.00 per room per ni ght. No. of rooms: 29

All rooms include Bed and Full Breakfast (price inclusive of VAT where applicable) .

[source: http: //search.vi si tscotland. com] Kolejnym krokiem jest wyszukanie dobrej restauracji. Pomocne będą w tym przypadku strony tourist information. Oprócz tego można znaleźć w Internecie specjalne przewodniki, np. dla Edynburga www.economist.com i www.timeout.com. Niektóre restauracje posiadają strony internetowe wraz z sample menus z karty). ćwiczenie 3. Zarezerwuj

...

stół

(listą przykładowych dań

„ .

dla trzech osób w restauracji,

wysyłające-mail

(np. www.martin-wishart.co.uk).

Potwierdzenie re ze nvacji

Taką odpowiedź

otrzymamy:

Subject: ReservationApril 4-6 From: [email protected] Date: March 21 , 2007 To: ... Dear ... We are pleased to inform you that we have one single room with bath available for the dates requested. All our rooms have data points for internet access. We have now made a reservation for you on these dates and will charge this to your credit card. In case of cancellation, you will receive a partial refund for any cancellation made up to one week in advance. Please advise us of any changes as soon as possible. a taxi has been reserved to collect you from EdinburghAirport on your
[ćwiczenie 4. Zawiadom„ ... Craiga o swoich planach

podróży.

podaj mu szczegółowe dane

dotyczące

Poinformuj go o noclegu w hotelu, zaproszeniu na

kolację,

twojego lotu.

Anulowanie rezerwacji

Niestety, musimy przesunąć naszą wizytę w Edynburgu na inny termin ze Craiga Mackaya, o czym donosi poniższy e-mail:

względu

na

chorobę

Dear ... , Thank you for informing us about your itinerary. We deeply regret to tell you that Craig Mackay has fallen ill and therefore your meeting with him has to be postponed. We hope that we will be able to welcome you one week later. Would April 10 suit you? We are sorry for any inconvenience that may cause. Yours sincerely, Morag Stuart Personal Assistant

... termin rezerwacji hotelu na kolejny tydzień.

8.4. Negocjacje za

pomocą

e-maili?

W zasadzie nie powinno się ustalać cen i warunków (bargaining) za pomocą e-maila. Wyjątek stanowią jedynie takie negocjacje, których nie można przeprowadzićface-to-face, względnie sytuacje, w których zapytanie ofertowe i prezentacja oferty dostarczane były drogą e-mailową. W naszym przypadku otrzymaliśmy od Craiga propozycję wyłącznej sprzedaży. Omówiliśmy ją z kolegami i doszliśmy do wniosku, odpowiedź na tę ofertę:

Negatywny przykład

Hi there

że

musi

być

poprawiona. Nasz kolega tak

sformułował

Thanks for your e-mail, but we don't think that your offer is good enough. We're dissatisfied with the connnission you want to charge and we think you have to come up with a better marketing campaign. We're not happy with the delivery terms either. We have a good track record of exporting our products to other countries so we know that our products will selł well in the UK, too. We expect to hear from you with a revised version ofyour offer. Regards

ćwiczenie 6. Jak widzisz, powyż sz a odpowiedź ...

... nie jest zbyt dyplomatyczna. Popraw ją w taki sposób, aby klient nie mógł zaproponować ci lepszą ofertę.

poczuł się urażony

i by

Rozwiązania Rozdział

1

Ćwiczenie 1

1. e 2. a

3. h 4. c 5. i 6. j

7. f 8. k 9. 1 10. b

11. g 12. d Ćwiczenie 2

1. sent i tems 2. inbox 3. contacts 4. drafts 5. subject 6. high priori ty 7. attaclnnent Ćwiczenie 3

1. j 2. i 3. h 4. k

5. d 6. 1

7. a 8. g 9. f 10. e

11. c 12. b Ćwiczenie 4

1. thanks 2. thanks in advance 3. regarding; reply 4. frequently asked questions 5. see you 6. for your inforrnation 7. regards 8. by the way 9. forward 10. request 11. in my opinion 12. all the best Ćwiczenie 5

Hi John, The meeting with the management was cancelled - we have to wait for the update on the plant in China. By the way, the new building there might cost $7 billion over plan, in other words the project might be scrapped. The next meeting is scheduled for 12 February at llam. I need the update as soon as possible - please prepare it and send the file. Thanks in advance. See you, Claire Rozdział Ćwiczenie 1

1. f 2. g

3. j

4. 1 5. i 6. c 7. k 8. d

9. e

3

10. a 11. b

12.h Ćwiczenie 2

1. d 2. c 3. f

4. a 5. h 6. b

7. i 8. e 9. g Ćwiczenie 3

1. John Carr practtje w Royal Bank of Scotland w Wielkiej Brytanii. 2. Jane Daniels pracuje w australijskiej służbie zdrowia. 3. Tania Doherty zatrudniona jest na Harvard University a

4. Helma Sanders w niemieckiej filii BP. Ćwiczenie 4

1. capital 'h' 2. small 'h' 3. hyp hen/ minus

4. underscore 5. dot 6. at

7. slash 8. back slash Ćwiczenie 5

Dear Sue, Thanks for your mail. I'm sorry that I couldn't reply sooner; unfortunately, our server was down for a few days. I hope you're doing fine - what are your plans for the weekend? We ' re going to Cape Cod on Saturday to visit my aunt. Kind regards, John Ćwiczenie 6

Dear 1 Sir/Madam I would 2 be very grateful 3 if you could send me information abo ut yo ur 4 products. There 5 are some objects we would like to buy 6. These are the reels 7 and the chargers, too 8 . We need them in the right 9 size of course. Please let me know 10 about their price and if you have them in stock. Sincerely, John Dale 1. deer

=jeleń,

dear = szanowny

2. wood =drewno, would =(czasownik modalny) 3. great =wspaniały, grateful =wdzięczny

4. you're = Panjest, your

=Pańskie

5. their =ich, there =tam

6. bye =

cześć,

buy =

kupować

7. real =prawdziwy, reel =szpula 8. two = dwa, too 9. write

=pisać ,

=także

right=

słusznie

10. now =teraz, know= wiedzieć Ćwiczenie 7

Hi

'

I got your e-mail yesterday, but I'm not too sure what to make of it. What's your boss thinking about? We made it perfectly elear that this was out of the question! Anyway, we won't be able to spend all the budget on this one project just because he likes to look good. But that's quite typical ofhim- as ifwe had nothing better to do. Anyway, shall we discuss this again at the meeting next week, provided there will be a meeting? Regards, John Cwiczenie 8

1. This e-mail gives a short update on our project.

2. We will hold the conference in Tokio in July. 3. We are pleased to inform you about our new seminars. 4. More information is made available on our website. Ćwiczenie 9

1. am writing 2. finished 3. has taken

4. are

5. are going to install 6. will be able 7. am coming Rozdział

4

Ćwiczenie 1

1. We are writing to inform you about our new products. (f)

2. Please get back to me ifyou need any help. (i) 3. Getting back to your e-mail from 1 March, the reports you wanted are on their way. (i) 4. Thank you for the information regarding your new engines. (f) 5. I'll get back to you with the details next week. (i) 6. Further to our correspondence last week we are pleased to inform you that the goods have arrived. (f) wiczenie 2

1. d 2. e 3.

g

4. p 5. n 6. c

7. 1 8. f 9. o

10. m 11. a 12. i 13. h 14.b

15. j Ćwiczenie 3

1. carne over

2. carrying out 3. calling in 4. check out 5. put in 6. find out

7. put off 8. bring up 9. taki ng over

10. draw up wiczenie 4

1. c 2. f 3. d

4. a

5. b 6. e 7. h 8. g Ćwiczenie 5

Hi Uta Thanks for getting in touch and giving me the information on the March sales meeting. By the way, I called Birgit's office and tried to get the January figures but she's been on holiday - so no success there . Perhaps you could get in contact with Gerd and ask him to send me an e-mail directly. I hope he can- I' d hate to have to postpone the meeting. Oh, one last thing: can you send me a few of the new brochures? No hurry- the post will do! Ciao Jon Rozdział

5

Ćwiczenie 1

Hi all, Can we have a meeting to talk about the new sales strategy in the UK for next year. What about meeting in London at headquarters on 23rd and 24th September? Please get back to me asap whether you can make these dates and tell me what you think should be on the agenda. I'll keep you posted on details on the venue. Rgds , Kirk Ćwiczenie 2

1. on Monday; in the afternoon 2. at So'clock 3. by Tuesday

4. in June 5. in 2001 6. at the end of the week 7. at the moment; by next week 8. until Tuesday; from 9am to 5pm Ćwiczenie 3

Dear all, As promised, the agenda for our meeting 1n September. I am pleased to announce that all participants seem to be able to make it - so far. We have booked meeting room Kalahari at HQ for both days from 9.30-16.30. There will be a lunch break from 12.00-13.30. On the agenda there will be the following issues: - presentation of figures for 2006 to
generał

discussion of strategy (all)

Any input on these issues should be directed to the people responsible (names given in brackets). Looking forward to seeing you in London, Kirk Ćwiczenie 4

1. b („Isn't" brzmi w tym przypadku zbyt ostro i

może być

zinterpretowane jako brak dobrej

woli.) 2. b („Mustn't" oznacza: Nie wolno nam w żadnym wypadku kupować

więcej

maszyn.)

3. a (,,Might be able" wyraża raczej żądanie większej sumy pieniędzy niż prawdopodobieństwo.)

lecz prawdopodobieństwo.) 5. a („Shouldn't have known" nie jest formą pocieszenia.)

4. a („Can be" nie

wyraża pewności,

Ćwiczenie 5

1. I would like to receive the information as soon as possible./Could you please send me the informati on asap? 2. I wonder if a discount of 10% may be available. 3. Can you
1. Can you pl ease send me

2. Can you help? 3. Please reply asap. 4. Thanks in advance. wiczenie 7

1. would

2. can 3. would 4. will 5. could 6. will Ćwiczenie 8

Zamówienie

Subject: Booking Team Leading Workshop TL 208 To: Leading Excellence Date: 12 June 06 From: [email protected] Dear Ms Hogan, Thank you for your e-rnail. Referring to your seminar offer, I would like to reserve a place on your seminar on team leading skills from 20-22 August. I would also like to book a light lunch for each workshop day. I understand that the price per day is f 500. Does that cover VAT? Please send me a confirrnation with a pro-forma invoice. Sincerely, Halina Martynek Rozdział

6

Ćwiczenie 1

1. high= wysoki (pozostałe przymiotniki oznaczają umiarkowanie) 2. hardly =ledwie, prawie wcale (wszystkie pozostałe przysłówki oznaczają

3. generally =ogólnie (inne przysłówki opisują rozmiar inwestycji) 4. excellently =świetnie (pozostałe przysłówki podkreślają przekonanie) 5. afraid =niestety (wyraża złą Ćwiczenie 2

1. are currently being printed

2. will send 3. have updated

wiadomość)

wysoką jakość)

4. will find Cwiczenie 3

1. unfortunatel y 2. deeply 3. slight

4. truły 5. certain 6. obviously wiczenie 4

1. b 2. a 3. e

4. c

5. d Rozdział

7

Ćwiczenie 1

1. firstly 2. secondly 3. finally 4. as

5. moreover 6. however

7. consequently 8. once Ćwiczenie 2

1. at 2. by 3. in; of

4. between 5. from; to 6. by; to; of Cwiczenie 3

1. strongly 2. considerable 3. slight

4. noticeably 5. significant Rozdział

8

Ćwiczenie 1

List reklamowy (sales letter) Dear Mr Mackay We have read your newsletter with interest and are writing to you in order to direct your attention at some features of our product range that might suit your current plans to expand and launch new products. We have been active in exporting Polish specialties across Europe, preferably to France and Italy. The se specialties incl ude tradi tional stollen and other items that are especially designed for the Christmas season. We are convinced that these items will prove very popular in Britain, too. Furthermore, we have recently revised our range of muffins and included some new flavours that emerged as a result of our customer survey of which flavours they would like to see. This new range now offers coconut and orange as well as almond and cherry flavours. We would be interested in discussing the opportunity of an exclusive deal for distributing our products in Britain. For more information on our products please visit our website at www.magic-muffins.com.pl. We look forward to hearing from you. Yours sincerely Ćwiczenie 2

Reze1wacja hotelowa Subject: Reservation April 4-6 Prom: Date: March 22 To: [email protected] Dear Sir or Madam, I would like to book a room at your hotel Edinburgh Bruntsfield on April 4-6 for two nights. I would prefer a single room with bath and breakfast. Further I need internet access in my room or via a hot spot. I will be arriving at EdinburghAirport at 15.15 from Hamburg. As this is my first trip to Edinburgh, could you please arrange for a taxi to collect me at the airport? Yours sincerely, Ćwiczenie 3

Rezeiwacja stolika Subject: ReservationApril 5

From: Date: March 22 To: crimson@crimsonedge .co .uk Dear Sir or Mada~ I would like to reserve a table for three on the evening of April 5. We would prefer to book the table for 20.30, but are flexible about the time. As we are interested in your tasting menu, could you please advise us on the courses planned for that day in advance? Yours sincerely, Ćwiczenie 4

Zawiadomienie pa11nera handlowego o planach podróży Hi Craig Hope things are fine up north. I'mjust writing to confirm my travel details for my trip to Edinburgh. I'll be arriving at EdinburghAirport onApril 4 at 15.15 and I'm staying at the Best Western Bruntsfield Hotel . I'd like to visit your company on April 5, please suggest a time when we could meet. I'll bring some samples of our products with meso that you can have a taste of them. Perhaps we can discuss our future cooperation over dinner; therefore, I'd like to invite both you and your brother to Martin Wishart' s Restaurant in Leith in the evening. Hope this is ok for you. Looking forward to seeing you next week. Regards Ćwiczenie 5

Anulowanie rezerwacji Dear Ms Grant, I am writing to inform you that my visit to Edinburgh has to be put off due to some unforeseeable circumstances. Therefore I would like to change my booking from now April 4-6 to April 10-12 for two nights. Again, I would prefer a single room with bath but I will accept a different room if that is not available . Would you also rearrange the taxi service for the airport? The arrival
Negocjacje Dear Craig, Thank you very much for the offer we received yesterday. Overall , it looks qui te promising to us and we discussed it in the Sales Department and with our Managing Director.

However, we are not very happy with the commission you have entered. As we compared them with the commissions we pay for Italy and France, yours seem a bit high. Further, we think that the draft of your marketing campaign should be revised. Maybe we could send you some samples of what we have done for our export markets in Europe. Finally, we are not sure about the delivery terms: it is not standard for us to cover insurance on our goods. So there might be some need for discussion. With our proven track record in exporting we are confident that our products will selł well in the British market, too. Please contact us once you have had the time to look through your offer again. Best regards,

Słowniczek

angielsko-polski

access

dostęp

accommodation

zakwaterowanie

account settings

ustawienie skrzynki pocztowej

agenda

porządek dzienny

alignment

wyrównanie

anticipate

liczyć się

apply

stosować

appreciate

doceniać

an·ange

planować

ascending

rosnący

ask for

prosić

attach

załączać

attend

brać udział

available

dostępny

backslash

lewy ukośnik

bold

pół gruby

bring fo1ward

przekładać

brochm·e

prospekt

browse

surfować

bug

błąd

bullet list

wyliczenie

bullet point

podpunkt (w wyliczeniu)

call for papers

zażądać

call off/cancel

odwoływać

cancel

anulować , odwoływać

character

znak

climb

wzrastać; wspinać się

z

o

(o druku) na

wcześniejszy termin

oprogramowania

propozycji

wykładów

collect sb

wychodzić/wyjechać

collect sth

zbierać coś

colon

dwukropek

comma

przecinek

company tom·

oprowadzanie po firmie

complete

zakończyć , zaillknąć

compose

sporządzać , pisać

compress

kompresować

conference

konferencja (UK)

conference room

sala konferencyj na

confinn

potwierdzać

considerable/considerably

znaczny/znacznie;

contribute

wnosić , dokładać

convenient

odpowiedni, pasujący

convention

kongres (US)

copy m

wkopiować

create

tworzyć

current issues

aktualne tematy

dash

myślnik

data projector

projektor multimedialny (dla PC/ laptopa)

deadline

ostateczny termin

decrease

zmniejszać się , ubywać , spadać

delay

opoźniać się, odwlekać się

delete

usuwać

deliver

dostarczać

descending

malejący

details

szczegoły

dietary needs

potrzeby żywieniowe

directions

opis dojazdu

disclosed

UJawmony

discuss

omawiać

po

kogoś

pokaźny/pokaźnie

fil?~le slash

podwói nv ukośnik kopia ro noeza

drafts folder

folder „kopie robocze"

dramatie/ dramatie ally

dramatycznyI dramatycznie

drop

spadać

due to

na podstawie

edit

opracowywać , edytować

envISage

przewidywać

exit

wyjście

ex pe et

oczekiwać

facilities

urządzenia, wyposażenie

fali

spadać

figures

liczby

file

plik

find

szukać ~ znaleźć

finish

kończyć

firewall

zapora s1ec10wa

folder

folder

font

czcionka

font size

rozmiar czcionki

forecast

prognozować

format

formatować

forward

przesyłać

full stop

kropka (na

get worse

pogarszać się

go down

iść

go to

przechodzić

go up

iść

hit a low

osiągnąć

w

w

dalej końcu

zdania)

dół

do

górę, wzrastać

naJ ruższy poziom

hold

przeprowadzać

hyphen

łącznik

nnprove

poprawiać (się)

in the loop

na

inbox

skrzynka odbiorcza

include

zawierać

1ncrease

rosnąć , wzrastać

indent

robić wcięcie

infmm

informować , zawiadamiać

1nqmre

pytać , zwracać się

insert

wstawiać , wklejać

instead of

zamiast

intend to

mieć

invite

zapraszać

1ssue

temat

i talie

kursywa

junk

śmieci

level off

stabilizować się

log off/out

wylogować się

log on/in

zalogować się

make/manage

znajdować

mark

zaznaczać

meet up

spotykać się

message

wiadomość

move back

cofać

move to

przesuwać

need

potrzebować

bieżąco

z pytaniem

zamiar

(niechciana poczta) , spam

(czas)

note down noticeable/noticeably

notować

outbox

skrzynka nadawcza

outdent

likwidować wcięcie

page setup

układ

panel session

dyskusja panelowa

paragraph

akapit

participant

uczestnik

pick up

odbierać

plain text

zwykły tekst

plenary session

posiedzenie plenarne

postpone/put off

przekładać

pre-book

rezerwować

pre diet

przepowiadać

pre-re ad

materiały

present

prezentować

price list

cennik

p1int

drukować

priority

priorytet

proinISe

obiecywać

properties

właściwości

propose

proponować

pro vide

dysponować

punctuation

interpunkcja

quotation

oferta

quo te

cytować ; przedstawiać ofertę

wyraźny/wyraźnie

strony

do

wglądu

przearanżować

rece1ve

otrzymywać

recmient rec mmend

adresat„ odbiorca po ecac

regarding

dotyczący

register

rejestrować

remove

usuwać

reply

odpowiadać

reserve

rezerwować

return receipt

potwierdzenie odczytu

1ich text

format pliku RTF

n.se

wzrastać

satisfactory

zadowalający

satisfied

zadowolony

save as

zapisz jako

schedule

terminarz

se arch engine

wyszukiwarka

se le et

wybierać

semicolon

średnik

send

wysyłać

sender

nadawca

set up

ustalać

sharp/sharply

gwałtowny/ gwałtownie

show

pokazać

signific ant/ significantly

znaczący/znacząco

slash

ukośnik

slight/slightly

lekki/lekko

slump

gwałtownie spadać

snail mail

poczta (tradycyjna)

soar

gwałtownie wzrastać

sort by

sortować według

spam

spam, niechciane reklamy

spell check

sprawdzanie pisowni

state

zawiadamiać

steady/steadily subject line

ciągły/ciągle

submit

dostarczać

subsc1ibe

subskrybować

suggest

proponować

suitable

pasujący,

symbol

symbol

templa te

szablon

tick

zaznaczyć krzyżyki em

toolbar

pasek narzędzi

transfer

przenosie

trans mit

przekazywać

trash

kosz

underline

podkreślać

underscore

znak podkreślenia

undisclose d

rueuJawruony

undo

cofać

unsubsc1ibe

zrezygnować

update

aktualizacja

upgrade

uaktualnienie

upload

ładować

pole tematu

odpowiedni

.,

.

.

.

z subskrypcji

Bibliografia ł

Carden, Lisa: E-Mail Etiquette . Bloomsbury Publishing 2004.

ł

Chaffey, Dave: Total E-mail Marketing. Butterworth-Heinemann 2002. Chapman, Rebecca: English for E-Mails . Cornelsen 2003.

ł

ł

Chase, Maureen/Trupp, Sandy: Office Emails That Really Click. Aegis Publishing 2000. ł Poteet, Jeremy: Canning Spam: You' ve Got Mail (That You Don' t Want). Sams 2004. ł

Seeley, Monica/Hargreaves, Gerrard: Managing in the Email Office. Butterworth-Heinemann 2003.

ł

Semmelmeyer, Madeline/Blander, Donald: The New Webster' s Grammar Guide. Berkley Books 1999.

ł

The Hutchinson Pocket Dictionary of English Usage. Helicon Publishing 1999. Trask, J. L.: How to Write Effective E-Mails . Penguin 2005.

ł

ł ł

Trask, J . L. : Mind the Gaffe: The Penguin Guide to Common Errors. Penguin 2002. Truss, Lynne: Eats, Shoots and Leaves : The Zero Tolerance Approach to Punctuation. Profile

ł

Books 2005 . Tunstall, Joan: Better, Faster Email: Getting the Most out ofEmail. Allen & Unwin 1999.

ł

Tunstall, Joan: Easy Email: How to Make Email Work for You. Allen & Unwin 2000 .

Linki Słowniki

ł

http: //www.ling.pl

ł

www.collins.co.uk/wordexchange ł www.linguatec.net ł

www.m-w.com/dictionary.htm ł www.oup.com/elt/oald Gramatyka

ł ł

http: //www.edufind .com/english/grammar/i ndex.cfm http: //www. ucl .ac.uk/internet-grammar/i ndex/ www.whatis.com

Pomoce ł

dotyczące

poczty elektronicznej

www.bbc.co.uk/webwise (przewodnik dot. Internetu i poczty elektronicznej)

ł

www.businesslink.gov.uk Ce-commerce) ł www.emailreplies.com (etykieta poczty elektronicznej) ł

www.emailtools.co.uk/tips (marketing e-mailowy) ł www.ibiztips.com (pomoce w pisaniu, ogólne wskazówki)

+ www.webfoot.com (pomoce w pisaniu, wskazówki) Zabe zpie cze nia antywirus owe

+ www.ad-aware.pl + www.antivir.pl + www.businesslink.gov.uk + www.mcafee .com www.norton.com + www.zonelabs.com