6 Istotnych Miar Rekrutacji Zastanawiasz się czy należy mierzyć efektywność rekrutacji?
Spis Treści Czy wiesz dlaczego wskaźniki rekrutacyjne są ważne?
3
Wytyczne pomagające usprawnić techniki rekrutacyjne
4
Miary procesu, budżetu i efektów rekrutacji
5
Jakich miar użyć?
7
Miara nr 1 - Jakość Zatrudnienia
10
Miara nr 2 - Satysfakcja Menedżerów
12
Miara nr 3 - Źródła Zatrudnienia
13
Miara nr 4 - Zatrudnienie z Poleceń
14
Miara nr 5 - Zadowolenie Kandydatów
15
Miara nr 6 - Wpływ na Biznes
16
Wnioski
17
2
Czy wiesz dlaczego wskaźniki rekrutacyjne są ważne?
Albert Einstein powiedział kiedyś: “Nie wszystko co można policzyć się liczy” i ma to z pewnością zastosowanie również w dziedzinie rekrutacji. Niektóre wskaźniki rekrutacyjne będą miały dla Ciebie większą wartość niż inne w zależności od celów i strategii firmy, dostępnych zasobów i aktualnych potrzeb rekrutacyjnych. Istnieją tradycyjne miary elementów takich jak źródła rekrutacji, poziom zainteresowania, zatrudnienie czy retencja. Istnieje również wiele sposobów przygotowania miar rekrutacyjnych w zależności od wskaźników istotnych dla specyfiki Twojego biznesu.
Jest kilka istotnych wytycznych dotyczących opracowania wskaźników, które pomogą każdemu rekruterowi czy pracodawcy usprawniać praktyki rekrutacyjne tak, aby owocowały pracownikami coraz lepiej dopasowanymi do potrzeb i możliwości firmy.
www.skilohr.com
3
Wytyczne pomagające usprawnić techniki rekrutacyjne ■
Efektywne miary rekrutacyjne mają charakter predykcyjny i wynikają z aktualnych precyzyjnych informacji i statystyk;
■
Miary rekrutacyjne śledzone w czasie pozwalają na stworzenie wewnętrznych standardów i punktów odniesienia będących podstawą do analizy wewnętrznej wydajności;
■
Miary rekrutacyjne, które uwzględniają aspekty ilościowe i jakościowe takie jak czas i koszty, produktywność, efektywność, retencja, wydajność kandydatów czy satysfakcja menedżerów wnoszą największy wkład w świadomość i usprawnianie procesu rekrutacji;
■
Miary rekrutacyjne dzielą się na trzy kategorie czasowe: Historyczne - oparte na danych z minionego roku; porównaniach rok do roku czy spojrzeniu dalej wstecz Bieżące - aktualne dane obliczone z ostatniego miesiąca czy kwartału Predykcyjne - skoncentrowane na przyszłości; mierzące co wydarzyłoby się gdyby zaistniały zaplanowane zdarzenia czy aktywności takie jak odejście z rynku czy pojawienie się znaczącego konkurenta www.skilohr.com
4
Miary procesu, budżetu i efektów rekrutacji Ciągłe gromadzenie danych do oceny tego, co działa, a co nie działa i wprowadzanie na tej podstawie niezbędnych korekt to dobra recepta na nieustanne doskonalenie. Temu między innymi mają służyć miary procesu, budżetu i efektów rekrutacji. Co więcej, pokazują one również zarządowi i menedżerom rezultaty Twoich wysiłków rekrutacyjnych. Na dzisiejszym super konkurencyjnym globalnym rynku pracy, jakość procesu rekrutacyjnego może decydować o tym, czy firma pozostanie w grze czy też zacznie zmierzać w kierunku ograniczania i zaprzestania działalności. Solidne, dobrze opracowane miary rekrutacyjne pozwolą Ci rozwijać i dostosowywać Twoje praktyki rekrutacyjne tak, aby osiągać niezbędne rezultaty i odpowiadać na zmieniające się warunki.
Miary, których użyjesz, zależą od efektów rekrutacji, które chcesz poprawić. Dla przykładu, jeżeli masz dużą rotację w Twoim zespole programistów oraz trudność w znalezieniu dobrej jakości kandydatów i zatrudnieniu nowych pracowników ze względu na koszty, czas i wysiłek, będziesz prawdopodobnie potrzebował takich miar jak przyczyny rotacji, jakość źródeł, doświadczenie kandydatów i satysfakcja zatrudniających menedżerów. Na tej podstawie będzie można zidentyfikować, co idzie nie tak i co należy zmienić w procesie rekrutacyjnym.
www.skilohr.com
5
Decyzja o tym, jakie miary rekrutacyjne są najważniejsze dla Twojej firmy i Twoim procesie rekrutacyjnym to pierwszy krok w kierunku pomiaru wydajności rekrutacji. Jest to bardzo ważne, ponieważ wybór miar determinuje gromadzenie określonych danych i informacji z różnych źródeł oraz skupienie na nich uwagi i prawdopodobnie będziesz chciał mieć pewność, że te wysiłki idą w spodziewanym kierunku i są użyteczne. Do podjęcia decyzji o tym jakie rezultaty rekrutacji mierzyć, skąd czerpać dane, kto będzie je gromadził i jak wykorzystać zgromadzone informację należy koniecznie włączyć menedżerów, osoby zarządzające oraz uwzględnić cele i plany strategiczne firmy.
Wartościowe i użyteczne miary powinny zawierać informacje pomagające podejmować decyzje. Kiedy wiesz już co będziesz mierzyć, postaraj się znaleźć standardy branżowe dla tych miar występujące w podobnych do Twojej firmach. Będziesz mógł w ten sposób stworzyć dobre narzędzie porównawcze i mieć punkt odniesienia dla wprowadzanych usprawnień. Przykładowo, jeżeli standardem w Twojej branży i na Twoim rynku jest 350 aplikacji wpływających na jeden nowy wakat, a Twoje źródła rekrutacyjne generują znacznie mniej lub znacznie więcej to może to oznaczać, że jakieś elementy Twojej strategii rekrutacyjnej wymagają dokładniejszej analizy i wprowadzenia niezbędnych zmian. www.skilohr.com
6
Jakich miar użyć? Popularne miary rekrutacyjne zawierają zazwyczaj liczbę odpowiedzi na ogłoszenie, źródła pozyskania kandydatów (zakładka kariera na stronie firmowej, platformy społecznościowe, portale ogłoszeniowe, reklama, referencje pracowników), koszt jednostkowy rekrutacji, czas rekrutacji i jakość zatrudnienia. Możesz je stosować, jeżeli dotyczą obszarów, które chcesz kontrolować i usprawniać. Zbadaj też potencjalne mierniki dla innych obszarów rekrutacji, które potrzebujesz kontrolować czy komunikować w organizacji. Możesz mieć przykładowe konkretne wyzwanie biznesowe, takie jak zwiększenie działu sprzedaży o pięć procent w ciągu najbliższego roku.
Najlepiej w takiej sytuacji zacząć od jasnego sformułowania celu, np.: “Znaleźć 15 dobrej jakości kandydatów w ciągu najbliższych sześciu miesięcy” i wtedy stworzyć miary, które pomogą Ci świadomie kontrolować postęp w realizacji tego konkretnego celu rekrutacyjnego.
Cel: znaleźć 15 kandydatów dobrej jakość w ciągu 6 miesięcy!
www.skilohr.com
7
Do podstawowego pomiaru efektywności procesu rekrutacji powinieneś zawsze używać tradycyjnych mierników, które pokazują koszt i czas rekrutacji. Z drugiej strony wskaźniki, które wpływają na zachowania czy działania rekrutacyjne owocujące dobrymi pracownikami i usprawnionym procesem rekrutacyjnym wymagają bardziej zaawansowanych i znaczących miar takich jak satysfakcja menedżerów, źródła najlepszych kandydatów czy wpływ rekrutacji na biznes.
Taki zestaw wskaźników szybko ujawni luki w procesie rekrutacyjnym i pozwoli dokonać niezbędnych korekt, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty. Przykładowo pomiar satysfakcji menedżerów może odwieść rekruterów od słabszych źródeł rekrutacji i skierować ich w stronę lepiej wykwalifikowanych i zmotywowanych kandydatów. Zastosowanie natomiast wskaźnika ROI rekrutacji pokaże, na co wydawane są pieniądze rekrutacyjne i pomoże w poszukiwaniu metod, które dadzą takie same lub lepsze rezultaty przy niższym koszcie czy wysiłku.
www.skilohr.com
8
“…wskaźniki, które stymulują pożądane zachowania rekrutacyjne owocujące udanymi zatrudnieniami i lepszym procesem rekrutacyjnym wymagają stosowania znaczących i rzetelnych miar.”
Istotne miary rekrutacyjne, które stymulują rezultaty to: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Jakość Zatrudnienia Satysfakcja Menedżerów Źródła Rekrutacji Zatrudnienia z Poleceń Zadowolenie Kandydatów Wpływ na Biznes
Nie należy też obawiać się tworzenia innych miar rekrutacyjnych w odpowiedzi na pilne czy chroniczne problemy rekrutacyjne, w szczególności, jeżeli rzutują one na cele i plany strategiczne firmy.
www.skilohr.com
9
Miara nr 1 - Jakość Zatrudnienia Opłaca się mierzyć jakość zatrudnienia. Raporty opublikowane na staffing.org wskazują na silną korelację pomiędzy pomiarem jakości zatrudnienia a satysfakcją menedżerów z nowo zatrudnionych pracowników. Jakość zatrudnienia jest kluczowym miernikiem rekrutacyjnym często ważniejszym od kosztu czy czasu rekrutacji. Miara jakości zatrudnienia jest bardziej odzwierciedleniem podjętych decyzji rekrutacyjnych niż przebiegu samego procesu rekrutacyjnego. Jest to odsetek nowozatrudnionych spełniających oczekiwania wydajnościowe na stanowiskach pracy, na jakie zostali zatrudnieni.
“Jakość zatrudnienia jest kluczowym miernikiem rekrutacyjnym często ważniejszym od kosztu czy czasu rekrutacji.”
www.skilohr.com
10
Definiowanie standardów jakości zatrudnienia następuje przed rozpoczęciem rekrutacji i polega na weryfikacji z menadżerem, przełożonym czy kierownikiem liniowym kluczowych kompetencji i charakterystyk, jakich oczekują oni od nowych pracowników. Miernik jakości zatrudnienia może być trudny do precyzyjnego zdefiniowania. Dane dotyczące efektywności/jakości zatrudnienia pochodzą zazwyczaj z wyników pierwszej oceny wydajności czy produktywności nowozatrudnionego przeprowadzanych zazwyczaj po 6 lub 12 miesiącach pracy. Wskazuje to jednoznacznie na potrzebę włączenia menadżerów w pomiar jakości rekrutacji i określenia przez nich tego, jak definiują jakość zatrudnienia i to jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji.
www.skilohr.com
11
Miara nr 2 - Satysfakcja Menedżerów Wskaźnik poziomu satysfakcji menedżerów pokazuje jaki odsetek menedżerów jest zadowolonych z procesu zatrudnienia i z jakości kandydatów/nowych pracowników. Preferencje menedżerów powinny zostać określone przed rozpoczęciem rekrutacji i użyte do weryfikacji nowozatrudnionych tuż po rozpoczęciu pracy oraz po sześciu lub dwunastu miesiącach pracy. Predefiniowane kryteria zatrudnienia i wydajności powinny zawierać obserwowalne i mierzalne czynniki takie jak poziom wykształcenia, potwierdzone osiągnięcia w określonych dziedzinach np.: umiejętność zarządzania terytorium sprzedażowym czy znajomość konkretnego języka programowania.
Należy zdefiniować i zatwierdzić te kryteria z menedżerem, dla którego realizowana będzie rekrutacja. Informacja zwrotna od menedżerów na temat jakości zatrudnienia może być gromadzona w formie ankiet online lub offline dystrybuowanych i uzupełnianych po realizacji zatrudnienia. Aby zaprojektować efektywne ankiety badania satysfakcji menedżerów, warto upewnić się, że zawarte w nich kryteria są zbieżne z tymi, które są oceniane podczas oceny wydajności pracy i są zgodne ze strategicznymi planami firmy.
“Preferencje menedżerów powinny zostać określone przed rozpoczęciem rekrutacji…”
www.skilohr.com
12
Miara nr 3 - Źródła Zatrudnienia Miara źródeł zatrudnienia, wskazuje ilu kandydatów jest zatrudnianych z każdego ze stosowanych źródeł rekrutacji. Warto wziąć również pod uwagę pomiar liczby aktywnych pracowników z najlepszą wydajnością i najlepszymi wskaźnikami retencji według źródeł rekrutacji. Ta miara pokazuje nie tylko ilości kandydatów pozyskiwane z poszczególnych źródeł, ale również ich jakość. Umożliwia pracodawcy i rekruterom zrozumienie skąd pochodzą kandydaci i na których źródłach należałoby się skoncentrować dla uzyskania najlepszych efektów. Wraz z mnożącymi się portalami rekrutacyjnymi i mediami społecznościowymi, może być coraz trudniej śledzić skąd trafiają do nas kandydaci.
Warto to jednak śledzić, szczególnie gdy dysponujemy ograniczonym budżetem rekrutacyjnym. Gdy wiemy skąd trafiają do nas kandydaci i które źródła owocują najlepszymi pracownikami, dysponujemy praktycznym przewodnikiem wskazującym gdzie warto skoncentrować naszą aktywność rekrutacyjną. Przykładowo, jeżeli najlepsi kandydaci trafiają do Ciebie z jednej czy dwóch uczelni możesz zwiększyć Twoją aktywność skoncentrowaną na akademickich biurach karier. Jeżeli natomiast najlepszych pracowników pozyskujesz z referencji, możesz skoncentrować się na promocji programu poleceń wśród pracowników. Policz jaka część wszystkich zatrudnionych trafia z poszczególnych źródeł, aby efektywnie wykorzystać ten wskaźnik.
www.skilohr.com
13
Miara nr 4 - Zatrudnienie z Poleceń Zatrudnienia z polecenia są szczególnie wartościowe, ponieważ są tanie oraz istotnie redukują czas i wysiłek rekrutacyjny. Opłaca się monitorować i pielęgnować programy poleceń rekrutacyjnych. Śledzenie tego ile poleceń z różnych źródeł zaowocowało udanym zatrudnieniem daje rekruterom i pracodawcy informację o tym, które kategorie poleceń są najlepsze.
Umożliwia to firmie kierowanie zapytań referencyjnych do właściwych adresatów takich jak potencjalni kandydaci, nowi pracownicy czy specyficzne grupy pracowników. Określenie skali zatrudnienia z poleceń sprowadza się do policzenia odsetka zakończonych sukcesem rekrutacji pochodzących z programu poleceń. Wiele systemów wspierających rekrutację może zrobić to automatycznie. Również Twój system HR może posiadać taką funkcjonalność lub dedykowany moduł.
“Opłaca się monitorować i pielęgnować programy poleceń rekrutacyjnych.”
www.skilohr.com
14
Miara nr 5 - Zadowolenie Kandydatów Pomiar zadowolenia kandydatów to obserwacja odsetka nowozatrudnionych, którzy są zadowoleni z Twojego procesu rekrutacji. Ta miara, bazująca na danych z ankiet wypełnianych przez nowozatrudnionych, dostarcza informacji na temat potencjalnych ulepszeń w procesie rekrutacji i zatrudnienia. Jest ona również źródłem wiedzy o tym, jak usprawnić aspekty związane z doświadczeniami kandydatów z procesu rekrutacji oraz wizerunkiem pracodawcy. Zgromadzenie informacji zwrotnej od kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, odrzucili ofertę pracy oraz osób jedynie odwiedzających firmową zakładkę kariery, pozwala na zbudowanie dodatkowych wariantów wskaźnika poziomu zadowolenia kandydatów.
Pokazuje on co kandydaci sądzą o tym, jak są traktowani w procesie rekrutacji oraz z jakich powodów tracimy ich w trakcie i na końcu procesu rekrutacyjnego.
“Zgromadzenie informacji zwrotnej od kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni (...) pozwala na zbudowanie dodatkowych wariantów wskaźnika poziomu zadowolenia kandydatów.” www.skilohr.com
15
Miara nr 6 - Wpływ na Biznes Miara wpływu na biznes wskazuje i naświetla wpływ rekrutacji na biznes. Pomiar takich aspektów jak ilu nowo zatrudnionych jest innowatorami, ile projektów jest opóźnionych z powodu rekrutacji czy tego ile czasu kluczowe dla generowania przychodu stanowiska czekają na obsadzenie, daje menedżerom i zespołowi rekrutacyjnemu istotne wskazówki na temat tego, na czym warto się skoncentrować, aby bezpośrednio poprawić rezultaty biznesowe. Miary wpływu na biznes umożliwiają rekruterom i pracodawcom ocenić jak rekrutacja wpływa na biznes z pominięciem administracyjnej części samego procesu rekrutacji.
Śledzenie i raportowanie wskaźników wpływu rekrutacji na biznes może być realizowane manualnie chyba że w firmie funkcjonują aplikacje śledzenia kandydatów czy system HR, które mają funkcjonalności czy możliwości konfiguracyjnych pozwalające zautomatyzować ten proces. Miary te są szczególnie przydatne gdy istnieje potrzeba uzasadnienia wydatków rekrutacyjnych czy zapobieżenia cięciom budżetu rekrutacyjnego. Twoja firma może nie posiadać zaawansowanej kultury rekrutacyjnej ani dedykowanego budżetu, ale dzięki mierze wpływu rekrutacji na biznes będziesz w stanie zaprezentować czarno na białym solidne dane, które pomogą Ci przekonać zarząd o wartości rekrutacji dla biznesu.
www.skilohr.com
16
Wnioski Warto używać miar rekrutacyjnych, aby analizować, zrozumieć i poprawiać proces rekrutacji. Poza kosztami i czasem trzeba też mierzyć inne obszary, realizując to za pomocą ankiet, badania źródeł kandydatów oraz śledzenia tego jakie działania rekrutacyjne skutkują najlepszymi pracownikami. Miary rekrutacyjne są wskaźnikiem poziomu wydajności procesu, ale również punktem odniesienia do podjęcia niezbędnych działań lub wprowadzenia zmian. Miary silnie związane z biznesem i z celami biznesowymi są najbardziej skuteczne. Mają wiele praktycznych zastosowań, począwszy od wsparcia pomiaru efektywności, aż po udział w wygrywaniu kontraktów biznesowych poprzez zapewnienie zasobów niezbędnych do wykonywania zleconych prac.
Jako część operacyjnych wskaźników firmowych pomagają też w rzetelnym informowaniu decydentów i usprawnianiu procesów decyzyjnych. Wykorzystanie informacji uzyskanych z miar rekrutacyjnych poza zwykłym raportowaniem i wprowadzaniem ulepszeń do procesu rekrutacji, oznacza również lepszy ROI, lepsze wykorzystanie zasobów i lepsze wyniki rekrutacji. Miary rekrutacyjne są ważne, ponieważ jeśli nie dokonujesz pomiaru, to nie możesz poprawić Twoich działań, albo przekonać innych do finansowania udoskonaleń czy zaniechania cięć finansowych.
www.skilohr.com
17
Miary rekrutacyjne mają kluczowe znaczenie, jeśli chcesz naprawdę zrozumieć procesy rekrutacji, wyzwania i szanse, które się pojawiają i być gotowym do podjęcia działań, aby je poprawiać.
Potrzebujesz tych miar do budowy profesjonalnego wizerunku HR w oczach zarządu oraz aby stawać się coraz lepszym partnerem wnoszącym wartość do biznesu. Najlepszym sposobem na uzyskanie i efektywne wykorzystanie miar rekrutacyjnych jest objęcie całego procesu rekrutacyjnego jednym zintegroowanym i współdzielonym przez menedżerów, rekruterów i kandydatów systemem.
www.skilohr.com
18
Twój biznes oparty na relacjach z pracownikami
Właściwa komunikacja, kształtowanie kultury organizacyjnej i efektywne zarządzanie relacjami z pracownikami są kluczem do sukcesu w biznesie. Efektywne zarządzanie talentami i procesami HR buduje przewagę konkurencyjną poprzez znajdowanie, rozwój i angażowanie pracowników oraz cągły pomiar zwrotu z inwestycji w kapitał ludzki.
www.skilohr.com
19
Masz pytania? Skontaktuj się z nami by dowiedzieć się więcej! www.skilohr.com |
[email protected] | +48 22 115 15 00
20
