Walkenbach J. Alexander M. - Analiza i Prezentacja Danych w Microsoft Excel

Spis treści O autorach ............................................................................................ 12 Wprowadzenie ...................................................................................... 13 Co trzeba wiedzieć? .............................................................................................................14 Co trzeba mieć? ...................................................................................................................15 Konwencje typograficzne ....................................................................................................15 Konwencje dotyczące klawiatury ..................................................................................15 Konwencje dotyczące myszy ........................................................................................16 Co oznaczają ikony .......................................................................................................16 Układ książki .......................................................................................................................17 Część I: Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich ............................17 Część II: Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich .......................................17 Część III: Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane ..................................17 Część IV: Tabele przestawne a pulpity menedżerskie ...................................................18 Część V: Kontakt ze światem zewnętrznym .................................................................18 Materiały dodatkowe ...........................................................................................................18 Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility Pak ..............................................................18 Kontakt z autorami ..............................................................................................................19

Część I Rozdział 1.

Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich ...................................21 Pulpity menedżerskie — wprowadzenie ............................................. 23 Pulpity menedżerskie i raporty — definicje ........................................................................23 Raporty — definicja ......................................................................................................24 Pulpity menedżerskie — definicja .................................................................................24 Określanie wymagań użytkownika ......................................................................................25 Definiowanie przekazu ..................................................................................................26 Określanie odbiorców ...................................................................................................26 Określanie wskaźników wydajności ..............................................................................27 Lista potrzebnych źródeł danych ...................................................................................28 Określanie wymiarów i filtrów ......................................................................................29 Drążenie danych ............................................................................................................29 Harmonogram aktualizacji ............................................................................................29 Rzut oka na zasady projektowania pulpitów menedżerskich ...............................................30 Zasada nr 1. Zachowaj prostotę .....................................................................................30 Układ i rozmieszczenie elementów ...............................................................................34 Formatowanie liczb .......................................................................................................35 Tytuły i etykiety ............................................................................................................36 Ważne pytania .....................................................................................................................36 Czy mój pulpit przedstawia właściwe informacje? .......................................................36

6

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe? ...............................................................36 Czy przekaz jest wystarczająco wyraźny? .....................................................................37 Czy pulpitem da się zarządzać? .....................................................................................37 Zakres i okres ................................................................................................................37 Dokumentacja ...............................................................................................................38 Czy pulpit jest łatwy w obsłudze? .................................................................................38 Poprawność danych .......................................................................................................39

Rozdział 2.

Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel .................................. 41

Zasady projektowania tabel .................................................................................................42 Oszczędne używanie kolorów .......................................................................................42 Zmniejszanie wyrazistości obramowań .........................................................................43 Właściwe formatowanie liczb .......................................................................................45 Pokonaj chęć korzystania z etykiet i nagłówków ..........................................................47 Ulepszanie raportów za pomocą formatowania liczb ..........................................................48 Podstawowe formatowanie liczb ...................................................................................49 Formatowanie dużych liczb (wyświetlanie w tysiącach i milionach) ............................51 Formatowanie komórek zawierających zera .................................................................52 Formatowanie za pomocą kolorów ...............................................................................53 Formatowanie dat i czasu ..............................................................................................54 Niestandardowe formatowanie liczb z użyciem warunków ..........................................55

Rozdział 3.

Wykresy przebiegu w czasie ............................................................... 57

Rozdział 4.

Inne techniki wizualizacji ..................................................................... 69

Wykresy przebiegu w czasie — zasady działania ...............................................................57 Stosowanie wykresów przebiegu w czasie ..........................................................................58 Tworzenie wykresów przebiegu w czasie ............................................................................60 Dostosowywanie wykresów przebiegu w czasie .................................................................62 Zmiana rozmiarów i scalanie komórek zawierających wykresy ....................................62 Brakujące i ukryte dane .................................................................................................63 Zmiana typu wykresu przebiegu w czasie .....................................................................64 Zmiana kolorów i linii wykresów przebiegu w czasie ...................................................64 Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych ............................................64 Skalowanie osi wykresów przebiegu w czasie ..............................................................65 Sztuczna linia odniesienia .............................................................................................65 Oś daty ..........................................................................................................................67 Automatyczna aktualizacja zakresów dla wykresów przebiegu w czasie ......................68 Ulepszanie raportów za pomocą formatowania warunkowego ............................................69 Stosowanie formatowania warunkowego ......................................................................69 Reguły wyróżniania komórek .......................................................................................70 Reguły pierwszych/ostatnich .........................................................................................72 Paski danych .................................................................................................................74 Skale kolorów ...............................................................................................................76 Zestawy ikon .................................................................................................................77 Tworzenie własnych reguł formatowania ......................................................................77 Wyświetlanie ikony tylko jednego rodzaju ...................................................................81 Wyświetlanie pasków danych i ikon w osobnych komórkach ......................................83 Ilustrowanie trendów za pomocą zestawu ikon .............................................................85 Ulepszanie raportów za pomocą symboli ............................................................................86 Narzędzie Aparat fotograficzny ...........................................................................................89 Gdzie znaleźć Aparat fotograficzny? ............................................................................89 Narzędzie Aparat fotograficzny ....................................................................................90 Ulepszanie pulpitów menedżerskich za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny .........92

Spis treści

7

Część II

Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich .....95

Rozdział 5.

Wykresy dla niewtajemniczonych ...................................................... 97 Co to jest wykres? ...............................................................................................................97 Wykresy w Excelu ...............................................................................................................98 Wykresy osadzone ......................................................................................................100 Wykresy w osobnych arkuszach .................................................................................101 Elementy wykresu .............................................................................................................101 Podstawy tworzenia wykresu ............................................................................................104 Tworzenie wykresu .....................................................................................................104 Przełączanie wierszy i kolumn ....................................................................................105 Zmiana typu wykresu ..................................................................................................106 Style wykresu ..............................................................................................................106 Styl wykresu ................................................................................................................107 Dodawanie i usuwanie elementów wykresu ................................................................108 Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu .............................................................108 Formatowanie elementów wykresu .............................................................................109 Praca z wykresami .............................................................................................................110 Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów ...............................................................110 Konwertowanie wykresu osadzonego na utworzony na osobnym arkuszu .................111 Kopiowanie wykresów ................................................................................................111 Usuwanie wykresu ......................................................................................................112 Kopiowanie formatowania wykresu ............................................................................112 Zmiana nazwy wykresu ...............................................................................................112 Drukowanie wykresów ................................................................................................113

Rozdział 6.

Serie danych na wykresie .................................................................. 115 Wybór danych do wykresu ................................................................................................115 Dodawanie nowych serii do wykresu ................................................................................117 Dodawanie nowych serii przez kopiowanie zakresu ...................................................118 Dodawanie nowych serii przez rozszerzenie zaznaczonego zakresu ...........................119 Dodawanie nowych serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych ...119 Dodawanie nowych serii za pomocą formuły SERIE ..................................................120 Usuwanie serii z wykresu ..................................................................................................120 Zmiana zakresu danych dla serii na wykresie ....................................................................121 Zmiana serii danych za pomocą obramowania ............................................................121 Zmiana serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych ......................122 Zmiana serii danych za pomocą formuły SERIE .........................................................123 Nazwy serii ........................................................................................................................124 Zmiana nazwy serii .....................................................................................................126 Usuwanie nazwy serii ..................................................................................................127 Zmiana kolejności prezentacji serii ...................................................................................127 Umieszczanie na wykresach zakresów nieprzylegających ................................................128 Serie umieszczone na osobnych arkuszach ........................................................................129 Brakujące dane ..................................................................................................................130 Serie danych: ukrywanie danych .......................................................................................132 Odłączanie serii na wykresie od zakresu danych ...............................................................133 Konwertowanie wykresu w obraz ...............................................................................133 Konwertowanie zakresu na tablicę ..............................................................................134 Praca z wieloma osiami .....................................................................................................136 Tworzenie pomocniczej osi wartości ..........................................................................136 Tworzenie wykresu z czterema osiami ........................................................................137

8

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Rozdział 7.

Formatowanie i dostosowywanie wykresów .................................... 139 Podstawowe informacje o formatowaniu ..........................................................................139 Wybieranie elementów wykresu .................................................................................140 Najczęściej używane elementy wykresu .....................................................................141 Wybór metody formatowania ......................................................................................143 Dostosowywanie wypełnień i krawędzi: zasady ogólne ....................................................146 Zakładka Wypełnienie .................................................................................................146 Formatowanie krawędzi ..............................................................................................147 Formatowanie podłoża wykresów .....................................................................................149 Edycja obszaru wykresu ..............................................................................................149 Edycja obszaru kreślenia .............................................................................................149 Formatowanie serii ............................................................................................................151 Podstawowe formatowanie serii ..................................................................................152 Formatowanie serii za pomocą obrazków i grafiki ......................................................152 Opcje dodatkowe .........................................................................................................153 Edycja tytułów wykresów .................................................................................................153 Dodawanie tytułów do wykresu ..................................................................................155 Zmiana tekstu w tytule ................................................................................................156 Formatowanie tekstu w tytule .....................................................................................156 Zawartość komórki jako tytuł wykresu .......................................................................156 Edycja legendy wykresu ....................................................................................................157 Dodawanie i usuwanie legendy ...................................................................................157 Przesuwanie i zmiana rozmiarów legendy ..................................................................159 Formatowanie legendy ................................................................................................159 Zmiana tekstu legendy ................................................................................................159 Usuwanie legendy .......................................................................................................160 Identyfikowanie serii bez używania legendy ...............................................................160 Osie wykresu .....................................................................................................................160 Oś wartości kontra oś kategorii ...................................................................................161 Skala na osi wartości ...................................................................................................163 Oś daty ........................................................................................................................168 Tworzenie wieloliniowych osi kategorii .....................................................................170 Usuwanie osi ...............................................................................................................170 Formatowanie liczb na osiach .....................................................................................171 Linie siatki .........................................................................................................................172 Dodawanie i usuwanie linii siatki ................................................................................172 Etykiety danych .................................................................................................................173 Dodawanie i usuwanie etykiet danych ........................................................................173 Edytowanie etykiet danych .........................................................................................173 Problemy i ograniczenia etykiet danych ......................................................................175 Tabele danych ...................................................................................................................177 Dodawanie i usuwanie tabeli danych ..........................................................................178 Problemy i ograniczenia tabel danych .........................................................................178

Rozdział 8.

Komponenty do prezentacji trendów ............................................... 179 Tendencje — nakazy i zakazy ...........................................................................................179 Właściwy wykres dla zobrazowania tendencji ............................................................180 Punkt zero na osi pionowej .........................................................................................181 Stosowanie skali logarytmicznej .................................................................................183 Zarządzanie etykietami ...............................................................................................185 Tendencje porównawcze ...................................................................................................187 Tworzenie porównań obok siebie ................................................................................187 Tworzenie porównań skumulowanych ........................................................................189 Wskazywanie tendencji za pomocą osi pomocniczej ..................................................191

Spis treści

9

Zaznaczanie wybranych okresów ......................................................................................193 Formatowanie wybranych okresów .............................................................................193 Stosowanie znaczników podziału do zaznaczania zdarzeń ..........................................194 Przedstawienie prognoz ...............................................................................................195 Inne metody przedstawiania tendencji ...............................................................................196 Unikanie zbyt dużych ilości danych ............................................................................196 Wygładzanie danych ...................................................................................................197

Rozdział 9.

Komponenty do grupowania danych .............................................. 201 Tworzenie list rankingowych ............................................................................................201 Organizowanie danych źródłowych ............................................................................202 Zastosowanie tabel przestawnych do tworzenia zestawień .........................................203 Zastosowanie histogramów do monitorowania relacji i częstości wystąpień ....................205 Dodawanie formuł do zgrupowanych danych .............................................................206 Dodawanie skumulowanych wartości procentowych ..................................................209 Tworzenie histogramów za pomocą tabel przestawnych .............................................211 Zaznaczanie największych wartości ..................................................................................212

Rozdział 10. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów ................... 217 Przedstawianie oceny efektywności realizacji celów z wykorzystaniem odchylenia ........218 Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych .......................................................219 Wykresy w kształcie termometru ......................................................................................220 Wykorzystanie wykresów pociskowych ............................................................................221 Tworzenie wykresów pociskowych ............................................................................222 Dodawanie danych do wykresu pociskowego .............................................................225 Końcowe przemyślenia na temat wykresów pociskowych ..........................................226 Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów .........................................228

Część III

Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane ...231

Rozdział 11. Projektowanie modelu danych ......................................................... 233 Tworzenie modelu danych .................................................................................................233 Rozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji .......................................................234 Najlepsze wzorce modeli danych ......................................................................................238 Unikaj przechowywania zbędnych danych .................................................................238 Używaj arkuszy do dokumentowania i tworzenia modelu danych ..............................239 Przetestuj model danych przed tworzeniem komponentów .........................................240 Funkcje Excela do wykorzystania w modelu danych ........................................................241 Tablice — informacje ..................................................................................................241 Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ..............................................................................242 Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO ..............................................................................245 Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW ..................................................................................247 Funkcja WYBIERZ .....................................................................................................249 Praca z tabelami Excela .....................................................................................................252 Konwertowanie zakresu komórek na tabelę programu Excel ......................................253 Konwertowanie tabeli programu Excel na zakres komórek ........................................255

Rozdział 12. Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich .............................................................. 257 Kontrolki formularza — podstawy ....................................................................................258 Kontrolki formularza — gdzie je znaleźć? ..................................................................258 Dodawanie kontrolek do arkusza ................................................................................260 Stosowanie kontrolki Przycisk ..........................................................................................261 Stosowanie kontrolki Pole wyboru ....................................................................................261 Pole wyboru: włączanie i wyłączanie serii na wykresie — przykład ..........................263

10

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha Stosowanie formantu Przycisk opcji .................................................................................266 Przycisk opcji: wyświetlanie wielu widoków na jednym wykresie — przykład .........267 Stosowanie formantu Pole kombi ......................................................................................269 Zmiana danych na wykresie za pomocą listy rozwijanej — przykład użycia pola kombi ..270 Stosowanie formantu Pole listy .........................................................................................272 Pole listy: kontrolowanie wielu wykresów za pomocą jednego kliknięcia ..................273

Rozdział 13. Użycie makr w raportach ................................................................... 277 Po co używać makra? ........................................................................................................277 Jak zarejestrować swoje pierwsze makro ..........................................................................278 Uruchamianie makra ...................................................................................................281 Przypisywanie makra do przycisku .............................................................................283 Uruchamianie makr w Excelu 2013 ..................................................................................284 Komunikaty bezpieczeństwa w Excelu .......................................................................284 Konfigurowanie zaufanych lokalizacji ........................................................................285 Przykłady makr programu Excel .......................................................................................286 Tworzenie przycisków nawigacyjnych .......................................................................286 Dynamiczna zmiana danych w tabeli przestawnej ......................................................287 Raporty na jedno kliknięcie .........................................................................................288

Część IV

Tabele przestawne a pulpity menedżerskie ..................291

Rozdział 14. Tabele przestawne .............................................................................. 293 Tabele przestawne — wprowadzenie ................................................................................293 Anatomia tabel przestawnych .....................................................................................294 Tworzenie prostej tabeli przestawnej ..........................................................................296 Dostosowywanie tabel przestawnych ................................................................................303 Zmiana układu tabeli przestawnej ...............................................................................303 Zmiana nazwy pól .......................................................................................................304 Formatowanie liczb .....................................................................................................305 Zmiana sposobu obliczania podsumowania ................................................................306 Pomijanie sum częściowych ........................................................................................307 Usuwanie wszystkich sum częściowych jednocześnie ................................................307 Usuwanie pojedynczych sum częściowych .................................................................308 Usuwanie sum końcowych ..........................................................................................309 Ukrywanie i wyświetlanie pozycji ..............................................................................309 Ukrywanie i wyświetlanie pozycji bez danych ............................................................311 Sortowanie tabel przestawnych ...................................................................................313 Filtrowanie danych ............................................................................................................314 Tworzenie list rankingowych ......................................................................................314 Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych .....................................318 Tworzenie zestawień procentowych ............................................................................320 Tworzenie zestawień przychodów narastająco ............................................................321 Tworzenie zestawień miesięcznych .............................................................................322

Rozdział 15. Zastosowanie wykresów przestawnych ............................................ 325 Wprowadzenie do wykresów przestawnych ......................................................................325 Tworzenie wykresu przestawnego ..............................................................................326 Zależności pomiędzy wykresami przestawnymi a tabelami przestawnymi .................328 Ograniczenia wykresów przestawnych .......................................................................330 Stosowanie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych ...........................330 Dostosowywanie formatowania warunkowego ...........................................................333 Alternatywy dla wykresów przestawnych .........................................................................338 Rozłączanie wykresu i tabeli przestawnej ...................................................................338 Tworzenie samodzielnych wykresów połączonych z tabelą przestawną .....................340

Spis treści

11

Rozdział 16. Fragmentatory ..................................................................................... 343 Fragmentatory — podstawowe informacje ........................................................................343 Tworzenie standardowego fragmentatora ..........................................................................345 Formatowanie fragmentatorów ...................................................................................347 Kontrolowanie wielu tabel przestawnych ....................................................................350 Tworzenie fragmentatora osi czasu ...................................................................................350 Wykorzystanie fragmentatorów jako formantów formularza ............................................353

Rozdział 17. Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View ........................................................................ 357 Wewnętrzny model danych — zasady działania ...............................................................358 Tworzenie pierwszego własnego modelu danych .......................................................358 Wykorzystywanie modelu danych do tworzenia tabel przestawnych ..........................362 Zewnętrzne źródła w wewnętrznym modelu danych ...................................................364 Tworzenie pulpitów menedżerskich z wykorzystaniem Power View ................................367 Tworzenie wykresów Power View i praca z nimi .......................................................369 Wizualizacja danych na mapach Power View .............................................................373 Zmiana wyglądu pulpitów menedżerskich Power View .............................................376

Część V

Kontakt ze światem zewnętrznym ..................................377

Rozdział 18. Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela ................... 379 Importowanie danych z Microsoft Accessa .......................................................................380 Metoda „przeciągnij i upuść” ......................................................................................380 Kreator eksportu MS Access .............................................................................................381 Ikony grupy Dane zewnętrzne .....................................................................................382 Importowanie danych z SQL Server ..................................................................................386 Przekazywanie własnych instrukcji języka SQL do zewnętrznej bazy danych .................388 Samodzielna edycja instrukcji języka SQL .................................................................389 Wykonywanie procedur składowanych z poziomu Excela ..........................................389 Tworzenie dynamicznych połączeń za pomocą VBA .................................................390

Rozdział 19. Współdzielenie danych ...................................................................... 393 Zabezpieczanie pulpitów menedżerskich i raportów .........................................................393 Zabezpieczanie dostępu do skoroszytu ........................................................................393 Ograniczanie dostępu do określonych komórek w arkuszu .........................................396 Ochrona struktury skoroszytu .....................................................................................399 Łączenie pulpitu menedżerskiego Excela z MS PowerPointem ........................................400 Tworzenie łącza pomiędzy Excelem a PowerPointem ................................................400 Samodzielna aktualizacja łączy ...................................................................................402 Automatyczna aktualizacja łączy ................................................................................403 Zapisywanie pulpitów menedżerskich w formacie PDF ....................................................404 Udostępnianie pulpitów menedżerskich za pomocą SkyDrive ..........................................406 Ograniczenia dotyczące publikowania w sieci ..................................................................408

Skorowidz ............................................................................................. 411

12

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

O autorach Mike Alexander jest posiadaczem tytułu Microsoft Certified Application Developer (MCAD) i autorem kilku książek na temat zaawansowanej analityki biznesowej wykonywanej za pomocą Microsoft Accessa i Excela. Ma ponad piętnastoletnie doświadczenie w zakresie konsultowania i projektowania rozwiązań na bazie Microsoft Office. Za nieustający wkład w społeczność Excela otrzymał tytuł Excel MVP. W wolnym czasie zajmuje się przygotowywaniem bezpłatnych samouczków na stronie http://www.datapigtechnologies.com/, w których prezentuje podstawowe informacje i sztuczki dotyczące Accessa i Excela społeczności skupionej wokół Office’a. John Walkenbach to autor wielu bestsellerów z zakresu Excela; opublikował ponad 50 książek poświęconych temu programowi. Żyje wśród karnegii olbrzymich, pekari, grzechotników, rysi rudych i heloderm w południowej Arizonie; jednak wszystkie te stworzenia zwykle uciekają przerażone dźwiękami, jakie John wydobywa ze swego banjo. Więcej informacji o nim możesz znaleźć w Google.

Wprowadzenie Analityka biznesowa (AB) to efekt obrabiania nieprzetworzonych danych w informacje, na podstawie których można podjąć działania. AB może pomóc firmie zidentyfikować możliwości obniżenia kosztów, odkryć nowe możliwości biznesowe, wykryć anomalie w danych i tworzyć efektywne raporty. Celem AB jest wyprzedzić żądania kadry zarządzającej, która zawsze oczekuje zmiany ogromnych ilości danych w użyteczną wiedzę. W efekcie producenci oprogramowania skupiający się na AB i tworzeniu pulpitów menedżerskich mają sporo pracy. Pulpity menedżerskie to idealne narzędzia do dostarczania takich informacji w graficznej i przyjaznej użytkownikom formie. Nowe firmy konsultingowe zajmujące się AB pojawiają się praktycznie co tydzień. Również tradycyjne rozwiązania dostawców oprogramowania, takie jak Business Objects czy SAP, oferują już nowe możliwości AB właśnie w postaci pulpitów. Może czytelnikom również udzieliła się gorączka związana z pulpitami? Może powodem zakupu tej książki stała się czyjaś prośba o stworzenie rozwiązania z zakresu AB (czyli po prostu pulpitu menedżerskiego) za pomocą Excela? Choć może wielu specjalistów IT wzdrygnie się na myśl o użyciu Excela jako narzędzia do tworzenia pulpitów, to program ten jest naturalnym elementem portfolio oprogramowania do takich celów. Niezależnie od tego, czy specjaliści IT są skłonni to uznać, czy też nie, większość analiz danych i raportów wykonywanych obecnie w biznesie jest tworzona właśnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Mamy kilka istotnych powodów stosowania Excela jako platformy do tworzenia pulpitów menedżerskich i raportów. Są to kolejno:  Powszechna znajomość Excela. Jeżeli jesteś pracownikiem korporacji,

to prawdopodobnie posługujesz się „językiem” Excela. Można wysłać nawet do starszego wiekiem członka zarządu opartą na Excelu prezentację i mieć pewność, że sobie z nią poradzi. Dzięki pulpitom użytkownicy spędzą mniej czasu na odkrywaniu, w jaki sposób działa dane narzędzie, a więcej na poznawaniu danych.  Elastyczność. W większości rozwiązań dedykowanych możliwość analizy danych

poza określonymi układami jest albo niedostępna, albo wyłączona. W Excelu funkcje takie jak tabele przestawne, listy rozwijane i inne interaktywne formanty (takie jak pola wyboru) nie ograniczają odbiorców tylko do jednego sposobu prezentacji danych. A ponieważ skoroszyt Excela zawiera wiele arkuszy, użytkownicy mają — w razie potrzeby — miejsce na przeprowadzanie własnych analiz.

14

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha  Szybkość projektowania. Wykorzystanie Excela do tworzenia pulpitu może uwolnić

użytkowników od ograniczeń czasowych narzucanych w organizacji. Raporty tworzone w Excelu można szybciej budować i adaptować do zmieniających się warunków prowadzenia działalności.  Potężne możliwości łączenia danych i automatyzacji zadań. Excel — wbrew

opiniom niektórych specjalistów IT — nie jest zabawką. Wyposażony we własny język programowania i solidny model obiektowy, może pomóc zautomatyzować wiele procesów, a nawet podłączać wiele różnych źródeł danych. Dzięki kilku zaawansowanym technikom pulpit menedżerski może właściwie później działać sam.  Niewielkie koszty. Nie wszyscy dysponują wielomilionowymi budżetami

na wdrażanie rozwiązań do raportowania. W większości firm fundusze na nowe komputery i serwery są ograniczone, nie wspominając już o budżetach na oprogramowanie do pulpitów menedżerskich. Dla tych firm Excel jest najbardziej efektywnym kosztowo narzędziem do analityki biznesowej bez zbyt daleko posuniętych kompromisów w dziedzinie użyteczności czy funkcjonalności. Excel oferuje tak wiele funkcji i opcji, że trudno określić, od czego rozpocząć pracę z nim. Pozwól więc autorom niniejszej książki pomóc sobie w tym zdaniu. Pokażemy, jak zmienić Excela w osobiste narzędzie do analityki biznesowej. Posiadając trochę podstawowej wiedzy oraz korzystając z nowych funkcji z zakresu AB, które Microsoft dodał do najnowszej wersji Excela, można przejść od raportowania danych w prostych tabelach do tworzenia pełnych konkretnych informacji pulpitów menedżerskich, które wzbudzą powszechny podziw.

Co trzeba wiedzieć? Celem tej książki jest pokazanie, w jaki sposób zwiększyć możliwości Excela w zakresie tworzenia i zarządzania prezentacją danych. W każdym kolejnym rozdziale wyczerpująco omówiono funkcje i możliwości Excela, a także pewne koncepcje analityczne, które pomogą tworzyć lepsze komponenty do raportowania i które można stosować w raportach i pulpitach menedżerskich. Wraz z kolejnymi rozdziałami wzrastać będą możliwości czytelników tworzenia niesamowicie skomplikowanych komponentów. Po przeczytaniu tej książki będziesz mógł:  Analizować ogromne ilości danych i na ich podstawie tworzyć pełne znaczenia

raporty.  Przedstawiać dane czytelniej, i to z różnych perspektyw.  Dodawać interaktywne formanty, aby tworzyć nowe widoki.  Automatyzować powtarzalne zadania i procesy.  Tworzyć przyciągające wzrok prezentacje.  Tworzyć imponujące pulpity menedżerskie oraz analizy „co jeśli”.  Uzyskiwać dostęp do danych umieszczonych w zewnętrznych źródłach.

Wprowadzenie

15

Co trzeba mieć? Aby jak najwięcej skorzystać z niniejszej książki, nim zagłębimy się w omawiane zagadnienia, dobrze jest legitymować się pewnymi określonymi umiejętnościami. Idealny czytelnik książki powinien:  Mieć doświadczenie w pracy z danymi i znajomość podstawowych zagadnień

dotyczących analizy danych (praca z tabelami, agregowanie danych i wykonywanie obliczeń).  Mieć doświadczenie w pracy z Excelem, szczególnie w zakresie układu tabel,

filtrowania i sortowania danych oraz używania formuł.

Konwencje typograficzne Poświęć chwilę na naukę konwencji zastosowanych w książce.

Konwencje dotyczące klawiatury Klawiatura jest potrzebna do wprowadzania formuł. Ponadto z poziomu klawiatury można sterować niektórymi menu i oknami dialogowymi — metoda ta może czasami okazać się wygodniejsza, kiedy mamy ręce nad klawiaturą.

Listingi kodu formuł Formuły zwykle wprowadzane są w osobnych wierszach czcionką o stałej szerokości. Przykładem może być następująca formuła: =WYSZUKAJ.PIONOWO(Pozycja,Cennik,2,Fałsz)

Excel obsługuje również specjalny typ formuł znanych jako formuły tablicowe. Po wprowadzeniu formuły tablicowej należy użyć kombinacji klawiszowej Ctrl+Shift+Enter (sam Enter nie wystarczy). Formuła zostanie wówczas zamknięta w nawiasach, co jest dodatkowym wyznacznikiem formuł tablicowych. Kiedy w tekście pojawi się formuła tablicowa, zawsze będzie umieszczona w nawiasach, aby przypomnieć o tym fakcie. Oto przykład: {=SUMA(DŁ(A1:A10))}

Nie wpisuj ręcznie nawiasów wokół formuł tablicowych, Excel robi to automatycznie.

Nazwy klawiszy Nazwy klawiszy są pisane czcionką pochyłą, np. Alt, Home, Page Up, Page Down, Ctrl. Jeśli dwa przyciski trzeba wcisnąć jednocześnie, są one połączone symbolem plusa: „Naciśnij klawisze Ctrl+G, aby otworzyć okno dialogowe Przechodzenie do”.

16

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Funkcje, procedury i zakresy nazwane Funkcje skoroszytów Excel pisane są w całości wielkimi literami, np. „Użyj funkcji SUMA, aby dodać wartości w kolumnie A”. Nazwy makr i procedur pisane są czcionką o stałej szerokości: „Wykonaj procedurę InsertTotals”. Często używam małych i wielkich liter, aby ułatwić czytanie tych nazw. Nazwy zakresów nazwanych pisane są czcionką pochyłą: „Wybierz zakres InputArea”. Jeśli tekst nie znajduje się w cudzysłowach, Excel nie rozróżnia małych i wielkich liter. Innymi słowy, obie poniższe formuły dadzą taki sam wynik: =SUMA(A1:A50) =suma(a1:a50)

Małe litery użyte w drugiej formule zostaną jednak przekonwertowane na duże.

Konwencje dotyczące myszy Słownictwo odnoszące się do używania myszy jest w tej książce standardowe: wskaż, kliknij, kliknij prawym przyciskiem, przeciągnij itd. Każdy wie, o co chodzi.

Co oznaczają ikony W niektórych miejscach książki można spotkać pewne ikony, mające przyciągać uwagę czytelnika do szczególnie ważnych informacji. Ta ikona oznacza nową funkcję w programie Excel 2013.

Ikona uwagi oznacza różne ważne informacje — najczęściej są to podpowiedzi pomagające szybko opanować jakieś czynności lub podstawowe informacje potrzebne do zrozumienia danego fragmentu tekstu. Ikona wskazówki oznacza bardziej efektywny sposób wykonania jakiejś czynności lub technikę, która może nie być oczywista. Wiedzę tę można wykorzystać, aby zrobić wrażenie na innych pracownikach w biurze. Ta ikona oznacza, że omawiany przykład znajduje się na serwerze FTP wydawnictwa Helion (ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip).

Oznacza, że trzeba zachować ostrożność przy wykonywaniu opisywanych działań.

Ikona wskazuje, że dodatkowe informacje można znaleźć w innych rozdziałach.

Wprowadzenie

17

Układ książki Rozdziały w książce zostały podzielone na sześć części. Każda z nich wykorzystuje wiedzę przekazaną w poprzednich rozdziałach. Kryje się za tym koncepcja, że dzięki zaznajamianiu się z kolejnymi częściami użytkownik będzie stopniowo stawał się ekspertem w zakresie pulpitów menedżerskich w Excelu.

Część I: Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich W części pierwszej skupiliśmy się na nauce myślenia o danych w kontekście raportów i pulpitów. Rozdział 1. to wprowadzenie do tej tematyki, czyli omówienie podstawowych koncepcji i czynności wstępnych przed stworzeniem udanego projektu. W rozdziale 2. przedstawiono, jak zbudować efektywne tabele. W rozdziale 3. mowa jest o korzyściach płynących z używania wykresów przebiegu w czasie, dostępnych w Excelu 2013. Wreszcie, w rozdziale 4. przyjrzymy się różnym technikom wizualizacji danych bez korzystania z wykresów czy grafów.

Część II: Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich Część druga to solidne fundamenty potrzebne do wizualizacji danych za pomocą wykresów Excela. Rozdział 5. zaczyna się od podstaw, czyli wprowadzenia do mechanizmów działania wykresów w Excelu. Rozdziały 6. i 7. poświęcone są technikom umożliwiającym tworzenie wykresów dostosowanych do potrzeb użytkowników. Część druga poruszonymi tematami wykracza poza podstawowe zagadnienia tworzenia prezentacji na bazie wykresów, wprowadzając zaawansowane techniki. W rozdziale 8. omówiono, jak przedstawiać tendencje na wielu seriach danych i dla różnych okresów. W rozdziale 9. omówiono grupowanie danych, a w rozdziale 10. opisano techniki, które mogą być przydatne podczas tworzenia prezentacji dotyczącej oceny stopnia realizacji celu. Po zapoznaniu się z tymi informacjami czytelnik będzie w stanie tworzyć syntetyczne wykresy prezentujące dane w pełen znaczenia sposób.

Część III: Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane W części trzeciej dokładnie przyjrzymy się niektórym z kluczowych koncepcji dotyczących pulpitów menedżerskich, które pozwolą przygotować niesamowite prezentacje. W rozdziale 11. omówiono tworzenie efektywnego modelu danych, który będzie solidnym fundamentem dla raportu czy pulpitu menedżerskiego. Omówiono również, jaki wpływ mają źle zaprojektowane tabele i jak konfigurować źródła, aby poprawić efekt końcowy. W rozdziale 12. omówiono interaktywne formanty, których użycie umożliwia tworzenie przejrzystego interfejsu, dzięki czemu wyraźnej poprawie ulega łatwość nawigacji i korzystania z pulpitów menedżerskich czy raportów przez użytkowników. Rozdział 13. to klarowne informacje na temat ulepszania i automatyzacji systemów raportowania za pomocą makr.

18

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Część IV: Tabele przestawne a pulpity menedżerskie W części czwartej objaśniono, w jaki sposób tabele przestawne mogą poprawić analizy i raporty. Rozdział 14. to wprowadzenie do tematyki tabel przestawnych oraz objaśnienie roli, jaką mogą one pełnić w prezentacjach tworzonych w Excelu. Rozdział 15. poświęcony jest tworzeniu wykresów przestawnych; zawiera informacje, które pozwalają zrozumieć zależności i współdziałanie tabel przestawnych i wykresów przestawnych. W rozdziale 16. mowa o fragmentatorach i o tym, jakie możliwości interaktywnego działania one udostępniają. Wreszcie rozdział 17. to wprowadzenie do nowego wewnętrznego modelu danych oraz funkcji Power View, które to elementy pojawiły się w Excelu 2013

Część V: Kontakt ze światem zewnętrznym W części piątej zamieszczono istotne informacje na temat importowania danych z zewnętrznych źródeł. W rozdziale 18. omówiono metody włączania do Excela danych pochodzących z innych źródeł. Opisano importowanie do Excela danych z Microsoft Accessa i SQL Server, a także tworzenie systemów umożliwiających dynamiczną aktualizację zewnętrznych źródeł danych. Rozdział 19. poświęcony jest różnym metodom dystrybucji pulpitów menedżerskich i raportów z jednoczesnym zabezpieczeniem danych przed nieautoryzowanymi zmianami.

Materiały dodatkowe W książce wiele przypadków omówiono na konkretnych przykładach, które z kolei dołączono do publikacji; przykłady są podzielone zgodnie z rozdziałami, w których je opisano. Pliki z tymi przykładami można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip. Nie jest konieczna instalacja tych plików, wystarczy je pobrać z serwera FTP. Pliki zapisano w formacie Excela 2007 – 2013.

Zestaw narzędzi dodatkowych: Power Utility Pak John jest również autorem nagrodzonego zestawu narzędzi znanego pod nazwą Power Utility Pak; jest to kolekcja przydatnych aplikacji dla Excela oraz zestaw arkuszy. Pakiet został napisany wyłącznie z użyciem języka VBA. Nauka poprzez studiowanie kodu to doskonały sposób na podniesienie swoich umiejętności programistycznych. Ze strony http://spreadsheetpage.com można pobrać 30-dniową wersję testową pakietu Power Utility Pak. Jeżeli okaże się ona przydatna dla czytelników, można kupić jej pełną wersję.

Wprowadzenie

19

Kontakt z autorami Zawsze jesteśmy zainteresowani oddźwiękiem powodowanym przez nasze książki wśród czytelników. Najlepszym sposobem kontaktu z nami jest poczta elektroniczna. Wysyłajcie swoje komentarze i sugestie na adresy: [email protected] [email protected] Niestety, nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na konkretne pytania. Najlepszym sposobem na uzyskanie pomocy będzie zapewne zadanie pytania na jednym z forów poświęconych Excelowi. Podczas buszowania po internecie warto też zajrzeć na stronę Johna (The Spreadsheet Page). Znaleźć tam można mnóstwo przydatnych informacji, porad i plików do pobrania. Jej adres to: http://spreadsheetpage.com A teraz, bez zbędnych ceregieli, czas przewrócić kartkę i poszerzyć swoje horyzonty.

20

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Część I

Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich W tej części:  Rozdział 1. Pulpity menedżerskie — wprowadzenie  Rozdział 2. Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel  Rozdział 3. Wykresy przebiegu w czasie  Rozdział 4. Inne techniki wizualizacji

22

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Rozdział 1.

Pulpity menedżerskie — wprowadzenie W tym rozdziale:  Pulpity menedżerskie i raporty — definicja  Określanie wymagań użytkowników  Założenia projektowe i wizualizacyjne  Weryfikacja pulpitu przed dystrybucją

Tworzenie pulpitu menedżerskiego w Excelu różni się od tworzenia standardowej analizy z wykorzystaniem tabel. Choć kusi, aby od razu przejść do sedna i rozpocząć tworzenie pulpitu, to jednak należy pamiętać, że proces ten wymaga daleko więcej przygotowań niż wygenerowanie zwykłego raportu w Excelu. Konieczne są: doskonała komunikacja z kadrą kierowniczą, znajomość technik modelowania danych oraz umiejętność ich praktycznego wykorzystania. Przed zagłębieniem się w detale procesu tworzenia warto zapoznać się z podstawowymi koncepcjami dotyczącymi pulpitów menedżerskich. W rozdziale omówiono podstawowe zagadnienia związane z pulpitami, reguły ich projektowania oraz składniki projektu pulpitu. Wszystkie przykłady omawiane w książce można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Pulpity menedżerskie i raporty — definicje Właściwie słów pulpit menedżerski i raport można by używać wymiennie. Granica pomiędzy tymi pojęciami jest często płynna. W odniesieniu do niezliczonych raportów używa się terminu „pulpit menedżerski” tylko dlatego, że zamieszczono na nich kilka wykresów. Można znaleźć mnóstwo raportów, które w pełni zasługują na nazwę pulpitów menedżerskich. Być może wydaje się to tylko zagadnieniem semantycznym, ale naprawdę warto uporządkować te pojęcia i poznać elementy charakterystyczne zarówno pulpitów, jak i raportów.

24

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Raporty — definicja Raporty to prawdopodobnie najpowszechniejszy sposób prezentowania danych stosowany w analityce biznesowej. Raport można zdefiniować jako dokument zawierający dane przeznaczone do analizy. Może on mieć postać zupełnie prostą (jak tabela czy baza danych) lub bardziej skomplikowaną (złożone zestawienie z możliwością zmiany wymiaru prezentowanych danych). Kluczową cechą raportu jest to, że nie prowadzi użytkownika do gotowych wniosków. Choć raporty mogą zawierać analizy, zestawienia, obliczenia czy nawet wykresy, to zwykle wymagają od użytkownika przeprowadzenia własnych analiz i wniosków. W lepszym objaśnieniu tego zagadnienia pomoże przykładowy raport przedstawiony na rysunku 1.1. Zawiera on liczbę gości odwiedzających parki narodowe w okresie kilku lat. Choć dane te mogą być użyteczne same w sobie, to raport jako taki nie prowadzi do gotowych wniosków; po prostu prezentuje zgromadzone dane. Rysunek 1.1. Raport prezentuje dane, ale nie przedstawia gotowych wniosków

Pulpity menedżerskie — definicja Pulpit menedżerski to graficzny interfejs prezentujący dane w ujęciu całościowym za pomocą odpowiednich wskaźników i z uwzględnieniem poszczególnych aspektów czy procesów biznesowych. Pulpit posiada trzy kluczowe atrybuty. Są to:  graficzna prezentacja danych (np. za pomocą wykresów); zastosowanie wizualizacji

ułatwiającej skupienie uwagi na kluczowych trendach, porównaniach i wyjątkach;  prezentowanie tylko tych danych, które są ważne z punktu widzenia

przeznaczenia danego pulpitu;  przedstawianie wniosków zgodnie z przyjętymi założeniami i zwalnianie

odbiorcy z konieczności przeprowadzania własnych analiz.

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

25

Na rysunku 1.2 przedstawiono pulpit prezentujący dane użyte na rysunku 1.1. Pulpit przedstawia informacje na temat frekwencji zwiedzających parki narodowe. Jak widać, prezentacja zawiera wszystkie kluczowe atrybuty definiujące pulpit menedżerski. Po pierwsze: zawiera graficzne przedstawienie ogólnych trendów dotyczących liczby zwiedzających. Po drugie: nie wszystkie wykorzystane dane widoczne są w prezentacji; uwzględniono tylko kluczowe informacje bezpośrednio związane z przeznaczeniem danego pulpitu. Na koniec wreszcie, zgodnie z przeznaczeniem, pulpit prezentuje analizy i wnioski związane z bieżącymi trendami dotyczącymi liczby odwiedzających.

Rysunek 1.2. Pulpit menedżerski błyskawicznie prezentuje dane za pomocą odpowiednich wskaźników w poszczególnych aspektach czy procesach biznesowych

Kiedy już poznaliśmy różnice pomiędzy raportami a pulpitami menedżerskimi, warto pamiętać, że Excel nie oferuje narzędzi przeznaczonych ściśle do projektowania jednych czy drugich. Jego piękno polega na tym, że każde z dostępnych w nim narzędzi można wykorzystać do zadania, które chce wykonać użytkownik. I tak wykresy, tabele przestawne czy makra mogą być użyte zarówno w prostym raporcie, jak i grać kluczową rolę w pulpicie menedżerskim. W książce opisano wiele sposobów użycia popularnych narzędzi dostępnych w Excelu do tworzenia własnych elementów składowych pulpitu menedżerskiego.

Określanie wymagań użytkownika Załóżmy, że naszym celem jest utworzenie pulpitu dostarczającego danych na temat miesięcznych opłat abonamentowych. Czy po prostu przejdziemy wprost do akcji, zestawiając ze sobą wszystko, co przyjdzie nam do głowy? Czy będziemy zgadywać, jakie informacje będą użyteczne na takim pulpicie? Brzmi to niedorzecznie, ale takie podejście zdarza się częściej, niż można by się spodziewać. Stale jesteśmy wzywani do akcji, ale rzadko kiedy mamy czas na zebranie i określenie rzeczywistych wymagań danego projektu.

26

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Ograniczone informacje z jednej strony i nierealne terminy z drugiej często w efekcie dają produkt, który w ogóle nie jest wykorzystywany lub którego wartość jest daleko niższa od nakładów włożonej weń pracy. Dlatego właśnie kluczowym etapem w przygotowaniach do zbudowania pulpitu menedżerskiego jest zebranie wymagań użytkownika. Powinny one obejmować: zdefiniowanie odbiorców, źródeł danych, wskaźników efektywności, harmonogramu aktualizacji i tak dalej… W świecie analiz wykonywanych w Excelu przez nieprogramistów zbieranie wymagań użytkownika jest właściwie bezcelowe, a to dlatego, że praktycznie codziennie jesteśmy proszeni o wprowadzanie znaczących zmian. Dlatego gromadzenie wymagań użytkownika w codziennie zmieniających się warunkach biznesowych czasem może wydawać się marnotrawieniem cennego czasu. Ale jest to czas poświęcony na zapoznanie się ze strukturą połączeń w mózgu zawiadującym działaniem pulpitu menedżerskiego. Poza wszystkim warto zadać sobie pytanie: czy lepiej poświęcić czas na zebranie wymagań użytkownika, czy też spędzić go na mozolnym poprawianiu i zmienianiu gotowego pulpitu? Wystarczy przypomnieć sobie, ile razy proszono nas o przygotowanie danych do analizy tylko po to, by na koniec usłyszeć: „Nie, nie o to mi chodziło” albo: „Teraz widzę, że potrzebuję jednak czegoś innego”. Jest to frustrujące w przypadku prostej analizy danych, a co dopiero, gdy w grę wchodzi złożony pulpit z kilkoma procesami integracji danych… Samo gromadzenie wymagań użytkownika nie musi być nadmiernie skomplikowane czy sformalizowane. Oto kilka przykładowych działań pozwalających upewnić się, że znamy rzeczywiste cele i założenia przygotowywanego pulpitu menedżerskiego. Podczas opracowywania wymagań użytkownika dla danego pulpitu należy skoncentrować się na typie potrzebnych danych, ich wymiarach, potrzebnych i dostępnych źródłach itd. Bez solidnego opracowania procesów pozyskiwania i obróbki danych tworzony pulpit nie będzie efektywny i trudno będzie nim zarządzać.

Definiowanie przekazu Podczas zbierania wymagań użytkowników do nowego projektu pulpitu warto ustalić ich źródło po to, aby skonfrontować zebrane oczekiwania z rzeczywistymi potrzebami. Po pierwsze, należy omówić cele, które ma realizować dany pulpit, a także najważniejsze czynniki, które spowodowały zapotrzebowanie na jego utworzenie. W trakcie dyskusji na ten temat może się okazać, że potrzeby użytkownika zaspokojone mogą być przez prosty raport przygotowany w Excelu, a sam pulpit byłby zbyt skomplikowanym przedsięwzięciem w stosunku do rzeczywistych oczekiwań.

Określanie odbiorców Jeżeli tworzenie pulpitu jest uzasadnione, należy ustalić, kto będzie jego końcowym użytkownikiem. Warto poświęcić trochę czasu na spotkanie z jednym z takich użytkowników i dowiedzieć się, w jaki sposób chciałby korzystać z pulpitu. Warto wiedzieć, czy

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

27

na przykład planuje używać pulpitu jako narzędzia do mierzenia efektywności pracy dyrektorów regionalnych, czy może do prezentowania danych zewnętrznym klientom. Rozmowa o podstawowych założeniach z odpowiednimi osobami pomoże uporządkować pomysły i uniknąć problemów z niespełnieniem oczekiwań użytkowników.

Określanie wskaźników wydajności W większości projektowanych pulpitów planuje się wykorzystanie kluczowych wskaźników efektywności działania przedsiębiorstwa (ang. Key Performance Indicators). Służą one do określania poziomu efektywności zadań uznanych za istotne w codziennej działalności czy procesach przedsiębiorstwa. Ich zadaniem jest informowanie o konieczności zwrócenia szczególnej uwagi czy wręcz interwencji, gdy efektywność nie zmieści się w założonych normach. Nawet jeżeli wskaźniki umieszczone w danym pulpicie nie noszą oficjalnej nazwy Kluczowych Wskaźników Efektywności, to z pewnością służą temu samemu celowi: kierowaniu uwagi na zagrożone obszary. Tworzenie wskaźników efektywności dla konkretnej organizacji to temat wart osobnej książki i niestety wykracza poza zakres niniejszej. Szczegółowym przewodnikiem na temat strategii projektowania zestawu wskaźników, po który warto sięgnąć, jest książka Davida Parmentera Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPIs wydawnictwa Wiley. Książka ta doskonale opisuje, jak krok po kroku zaprojektować i wdrożyć wskaźniki efektywności.

Wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinny realizować cel przyświecający idei jego powstania. I tak jeżeli tworzymy pulpit ukierunkowany na procesy związane z zaopatrzeniem, nie ma sensu umieszczanie w nim wskaźników dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi. Dobrą zasadą jest nieumieszczanie w pulpitach danych, które „warto by mieć”, tylko po to, by zapełnić wolne miejsce czy dlatego, że są po prostu dostępne. Jeżeli dane nie przyczyniają się do zrealizowania głównego celu pulpitu — nie warto ich w nim zamieszczać. Oto kolejna wskazówka. Podczas gromadzenia wskaźników potrzebnych na pulpicie często pomocne okazuje się napisanie zdania opisującego celowość danego miernika. I tak zamiast wpisywać po prostu „Przychody” w wymaganiach użytkownika, warto napisać pytanie komponentu, brzmiące na przykład: „Jaki jest trend globalnych przychodów w ciągu ostatnich dwóch lat?”. Nazywamy to „pytaniem komponentu” dlatego, że aby na nie odpowiedzieć, musimy utworzyć pojedynczy element, taki jak wykres czy tabela. Jeżeli pytanie komponentu brzmi: „Jaki jest trend globalnych przychodów w ciągu ostatnich dwóch lat?”, można sobie wyobrazić wykres prezentujący linię trendu z dwóch lat, który jest odpowiedzią na nie. Czasem warto pójść krok dalej i umieścić „pytanie komponentu” na schemacie danego pulpitu, dzięki czemu można zdobyć dokładniejsze informacje na temat danych potrzebnych w konkretnym projekcie. Na rysunku 1.3 zamieszczono przykład ilustrujący ten pomysł. Każda ramka na tym schemacie pulpitu reprezentuje komponent i jego przybliżone umiejscowienie. Pytania w nich umieszczone określają rodzaj danych potrzebnych do stworzenia miernika dla przygotowywanego pulpitu.

28

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 1.3. Każda ramka na tym schemacie pulpitu reprezentuje komponent oraz rodzaj danych potrzebnych do stworzenia miernika

Lista potrzebnych źródeł danych Po skompletowaniu listy wskaźników potrzebnych dla opracowywanego pulpitu menedżerskiego, ważne jest przygotowanie zestawienia dostępnych baz danych oraz innych źródeł, dzięki czemu będzie można określić, czy dane potrzebne do stworzenia mierników w ogóle są dostępne.  Czy mamy dostęp do potrzebnych źródeł danych?  Jak często te źródła są aktualizowane?  Kto jest ich właścicielem i administratorem?  Jakie procesy są niezbędne do pozyskania tych zasobów?  Czy dane te w ogóle istnieją?

Odpowiedzi na powyższe pytania trzeba znaleźć podczas negocjowania czasu potrzebnego na projektowanie, tworzenie harmonogramu aktualizacji i planowanie poszczególnych faz projektu. Rozsądek podpowiada, że wskaźniki na pulpicie menedżerskim nie powinny zależeć od dostępności danych. Odwrotnie: to właśnie mierniki powinny być nadrzędne wobec źródeł danych w przedsiębiorstwie. I choć powyższa koncepcja jest słuszna, to doświadczenie pokazuje, że zbyt wiele projektów pulpitów upadło z powodu braku danych. Realny świat boleśnie wskazuje różnicę pomiędzy ideałem a rzeczywistością.

Jeżeli strategia danej organizacji wymaga od twórcy projektu zbierania i obróbki danych, które są niespójne lub w ogóle nie istnieją, należy wstrzymać tworzenie pulpitu i skupić się na zbudowaniu mechanizmów służących do ich gromadzenia.

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

29

Określanie wymiarów i filtrów W kontekście tworzenia pulpitu menedżerskiego wymiar to kategoria danych użytych do organizowania informacji biznesowych. Przykłady wymiarów to: region, rynek, oddział, kierownik i pracownik. Podczas określania wymiarów na etapie zbierania wymagań użytkowników można określić sposób, w jaki wskaźniki powinny być grupowane czy dystrybuowane. I tak jeżeli pulpit ma prezentować dane posortowane wg pracowników, należy się upewnić, że proces zbierania danych obejmuje informacje o tych pracownikach. Jak można sobie wyobrazić, dodawanie nowego wymiaru już po utworzeniu pulpitu może być skomplikowane, szczególnie jeżeli zbieranie danych wymaga korzystania z wielu źródeł. Zamknięcie możliwości dodawania nowych wymiarów na wczesnym etapie tworzenia pulpitu z pewnością pozwoli uniknąć późniejszego bólu głowy. Mniej więcej w tym samym momencie należy znać rodzaje potrzebnych filtrów. Filtry to mechanizmy pozwalające zawęzić zakres danych do jednego wymiaru. Jako zakres filtru można wykorzystać rok, pracownika czy region. I znowu, jeżeli nie zadbamy o ustalenie filtrów na etapie pobierania danych, będziemy zmuszeni do nieprzyjemnej pracy nad przeprojektowaniem zarówno zaplanowanych procesów, jak i samego pulpitu menedżerskiego.

Drążenie danych Wiele pulpitów menedżerskich oferuje funkcje drążenia danych (ang. drill-down), umożliwiające szybkie przejście do szczegółów danego wskaźnika. Musimy dokładnie zrozumieć, jaki typ drążenia użytkownik ma na myśli. Dla większości korzystających z pulpitów drążenie danych oznacza możliwość uzyskania dostępu do tabeli z nieprzetworzonymi danymi wykorzystywanymi do utworzenia danego wskaźnika. Choć nie zawsze jest to praktyczne czy wręcz możliwe rozwiązanie, to można przynajmniej określić oczekiwania wobec kolejnej wersji pulpitu menedżerskiego. Dzięki temu można planować następne makra, łącza czy inne rozwiązania do wdrożenia w pulpicie.

Harmonogram aktualizacji Harmonogram aktualizacji opisuje, jak często pulpit jest zmieniany, aby prezentować najnowsze dostępne dane. Ważne jest, aby projektant i administrator pulpitu miał w tym temacie coś do powiedzenia. Klienci mogą nie zdawać sobie sprawy, co jest potrzebne do aktualizacji pulpitu. Podczas rozmów na temat harmonogramu warto pamiętać, że częstotliwość odświeżania danych zależy bezpośrednio od samych ich źródeł. Nie można prezentować danych nowszych niż dostępne w źródłach. Warto też wynegocjować odpowiednią ilość czasu na tworzenie makr, które pozwolą zautomatyzować czasochłonne i regularnie powtarzane czynności.

30

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rzut oka na zasady projektowania pulpitów menedżerskich Użytkownicy Excela żyją w świecie liczb i tabel, a nie w świecie wizualizacji i projektów. Typowy analityk korzystający z Excela nie ma doświadczenia w projektowaniu aspektów wizualnych i podczas projektowania pulpitu często polega jedynie na własnym instynkcie. W efekcie większość pulpitów menedżerskich opartych na Excelu ma przeładowany i nieefektywny interfejs. Jest też dobra wiadomość: dzięki temu, że pulpity menedżerskie są wykorzystywane od długiego czasu, posiadamy sporą wiedzę na temat zasad ich tworzenia i wizualizacji danych. Choć wiele z tych zasad zdaje się być po prostu zdroworozsądkowymi regułami, to dla sporej części użytkowników Excela wcale nie muszą być one oczywiste. Spróbujemy przełamać ten trend i przyjrzeć się bliżej kilku podstawowym zasadom projektowania, które ulepszą nasze zbudowane na Excelu pulpity menedżerskie. Wiele z prezentowanych poniżej zasad pochodzi z prac Stephena Fewa, eksperta w dziedzinie wizualizacji i autora kilku książek i artykułów poświęconych regułom projektowania pulpitów menedżerskich. Choć niniejsza książka poświęcona jest technicznym aspektom tworzenia pulpitów za pomocą Excela, to poniższe akapity zaprezentują szersze spojrzenie na zagadnienia związane z ich projektowaniem. Chcących poszerzyć swoją wiedzę na ten temat zapraszamy na stronę Stephena Fewa, którą można znaleźć pod adresem: www.perceptualedge.com.

Zasada nr 1. Zachowaj prostotę Mantra Stephena Fewa, eksperta od projektowania pulpitów, brzmi: „Upraszczaj, upraszczaj, upraszczaj”. Na pulpicie wyposażonym w zbyt wiele wskaźników i efektów znaczące informacje, które chcemy przedstawić, mogą zaginąć w natłoku graficznych elementów. Ile razy zdarzyło się, że przygotowane raporty zostały określone jako „przeładowane”? Oznacza to, że na pulpicie zbyt wiele się dzieje, co utrudnia odczytanie bieżących danych. Oto, co można zrobić, aby mieć pewność, że tworzony pulpit jest prosty i efektywny.

Nie zmieniaj pulpitu w minihurtownię danych Przyznaj się: w raportach umieszczasz tak dużo danych, jak to tylko możliwe; głównie dlatego, aby uniknąć pytań o dodatkowe informacje. Wszyscy tak robimy. Ale w przypadku pulpitów menedżerskich należy walczyć z chęcią umieszczania na nich wszystkich dostępnych informacji. Przeciążenie użytkowników zbyt dużą ilością danych może spowodować, że stracą oni z pola widzenia podstawowy cel pulpitu i skupią się na nieistotnych danych. Wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinny realizować założenia przyświecające idei jego powstania. Unikaj pokusy wypełniania wolnego miejsca dla zaspokojenia potrzeby symetrii czy poprawienia wyglądu. Nie dołączaj danych, które „warto by mieć”, tylko dlatego, że są po prostu dostępne. Jeżeli dane nie przyczyniają się do zrealizowania głównego celu pulpitu — nie warto ich w nim zamieszczać.

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

31

Zapomnij o fikuśnym formatowaniu Dla efektywnej komunikacji z wykorzystaniem pulpitu kluczowe jest prezentowanie danych tak prosto, jak to tylko możliwe. Nie ma potrzeby stosowania graficznych wodotrysków, aby uczynić dane bardziej interesującymi. Nie jest błędem stworzenie pulpitu z minimum kolorów czy formatowania lub wręcz zupełnie ich pozbawionego. Przekonasz się, że brak zbędnego formatowania tylko przyciąga uwagę do ważnych danych. Skup się na danych, a nie na błyszczących, wesołych grafikach. Ilustracją dla tych zaleceń jest rysunek 1.4, a właściwie widoczne na nim formatowanie. Ten typ efektów, style i ogólny wygląd łatwo osiągnąć w Excelu. Problem polega na tym, że takie efekty przysłaniają dane, które chcemy zaprezentować. Co więcej; jeżeli umieścimy ten wykres na stronie pośród pięciu czy dziesięciu podobnych, wówczas uzyskamy pulpit, który trudno będzie oglądać, a jeszcze trudniej odczytać umieszczone na nim dane. Rysunek 1.4. Fikuśne formatowanie może przytłoczyć dane, które chcemy zaprezentować

Na rysunku 1.5 przedstawiono te same dane, jednak bez zbędnego formatowania. Informacje na nim przedstawione są nie tylko łatwiejsze do odczytania, ale też można nimi efektywniej zarządzać. Rysunek 1.5. Wykres powinien prezentować dane tak prosto, jak to tylko możliwe

32

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Oto kilka prostych wskazówek, które pozwolą uniknąć stosowania zbędnego formatowania:  Podczas tworzenia pulpitu unikaj stosowania kolorów i wypełniania tła. Kolory

powinny być stosowane oszczędnie i tylko w przypadku kluczowych informacji. Na przykład czerwony, żółty i zielony powinny być przypisywane do wskaźników poziomu wydajności zgodnie z ich powszechnie przyjętym znaczeniem. Kolorowe elementy na pulpicie tylko odciągają uwagę odbiorców od właściwej informacji.  Nie należy podkreślać obramowań, teł czy innych elementów definiujących

obszary na pulpicie menedżerskim. Staraj się używać pustych przestrzeni do oddzielania komponentów na pulpicie. Jeżeli obramowania są niezbędne, formatuje je jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane. Najlepszy będzie tu kolor jasnoszary. Celem jest zaznaczenie sekcji bez odrywania uwagi odbiorców od wyświetlanych informacji.  Excel 2013 ułatwia stosowanie efektów, które sprawią, że wszystko będzie

błyszczeć i lśnić, a wszyscy będą szczęśliwi. I choć takie formatowanie może być wskazane w marketingu, to nie przysporzy ono żadnych korzyści tworzonemu pulpitowi menedżerskiemu. Unikaj stosowania fikuśnych efektów, takich jak gradienty, wzorzyste wypełnienia, cienie, błyszczące elementy, miękkie krawędzie itp.  Nie próbuj dodawać do pulpitu obrazków czy klipów. Nic nie wnoszą

do prezentowanych danych, ale często wyglądają tandetnie.

Unikaj złomu na wykresach Pionier wizualizacji danych Edward Tufte wprowadził pojęcie stosunku danych do atramentu. Chodzi o to, że większa część atramentu użytego na wykresie (czy — jak w naszym przypadku — na pulpicie) powinna być przeznaczona na dane. Tylko niewielka jego część powinna być poświęcona na elementy nazwane przez niego wykresowym złomem, czyli krawędzie, siatki, linie trendu, etykiety, tła itd. Na rysunku 1.6 widać, jaki wpływ może mieć wykresowy złom na efektywność przekazywania danych. Zwróć uwagę, jak kręto i ciasno prezentują się dane na górnym wykresie. Na dolnym wykresie zamieszczono te same dane. W dużo czytelniejszy sposób prezentuje on informację o tym, że liczba zarejestrowanych kierowców w Teksasie wzrosła z około 10,5 miliona do ponad 17 milionów. Na górnym wykresie ta informacja została rozcieńczona przez zbędne elementy. Jak pokazuje powyższy przykład, wykres można wyraźnie poprawić poprzez usunięcie elementów, które nie odnoszą się bezpośrednio do głównego przesłania. Oto kilka sposobów na uniknięcie wykresowych śmieci; ich wdrożenie daje pewność, że wykres będzie czytelnie prezentował informacje.  Usuń linie siatki. Linie (zarówno poziome, jak i pionowe) są zwykle niepotrzebne.

Powodem ich stosowania jest to, że pomagają wizualnie ocenić wartości prezentowane przez dane. Jednak zwykle oceniamy wartość poprzez porównanie danego punktu z innym na wykresie. Dlatego linie siatki są drugorzędnym odwołaniem — po prostu marnotrawstwem atramentu.

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

33

Rysunek 1.6. Wykresy ze zbyt wieloma elementami mogą stać się zagmatwane, a przez to trudne w odbiorze. Usunięcie niepotrzebnych elementów uwydatni przekaz

 Usuń krawędzie. Zauważysz wówczas, że ich usunięcie (oraz ramek) nadaje

wykresom bardziej przejrzysty wygląd i pomaga uniknąć mylących linii pojawiających się podczas umieszczania wielu wykresów na pulpicie menedżerskim. Jako obramowanie wykorzystaj pustą przestrzeń między wykresami.  Unikaj linii trendu. Często dostarcza ona informacji, które można uzyskać

z wykresu czy prostej etykiety. Często linie trendu są mylące dla odbiorców, którzy sądzą, że mają do czynienia z dodatkową serią danych. Po co umieszczać linię trendu na wykresie liniowym, skoro on sam jest swoistą linią trendu? Po co umieszczać linię trendu na wykresie słupkowym, kiedy wystarczy spojrzeć na wierzchołki słupków? Zamiast tejże linii wystarczy wstawić prostą etykietę informującą o tendencji zmiany danych.  Unikaj zbędnych etykiet. Nigdzie nie jest napisane, że koniecznie trzeba

przypisywać etykietę do każdej wartości na wykresie. W zupełności wystarczy wykreślenie punktu danych bez wyświetlania jego wartości. Przekonasz się, że wykresy są skuteczniejsze w przekazie, kiedy przedstawiają tylko liczby istotne dla planowanego przekazu.  Nie wyświetlaj legendy, jeśli nie musisz. Kiedy prezentujesz jedną serię danych,

nie ma potrzeby wyświetlania niepotrzebnie zajmującej miejsce legendy. Niech nazwa wykresu identyfikuje przedstawione na nim dane.

34

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich  Usuń osie, które nie wprowadzają danych. Powodem umieszczania osi x i y jest

to, że pomagają wizualnie ocenić wartości i położenie prezentowanych danych. Jednakże jeżeli charakter i przeznaczenie wykresu nie wymagają poszczególnych osi — lepiej je usunąć. Nie mówię tego po to, aby zmasakrować Wasze wykresy. Chodzi o to, aby na wykresie umieścić tylko te elementy, które odnoszą się bezpośrednio do głównego przesłania.

Ogranicz każdy pulpit menedżerski do jednej strony lub ekranu Pulpit menedżerski powinien błyskawicznie prezentować dane za pomocą odpowiednich wskaźników w poszczególnych aspektach czy procesach biznesowych. To oznacza, że wszystkie dane powinny być widoczne od razu. Choć nie zawsze jest to łatwe do zrobienia, to jednak najlepiej jest prezentować dane na jednej stronie czy ekranie. Dzięki temu łatwiej jest porównywać poszczególne sekcje, śledzić procesy i ich efekty, a także jest się mniej uzależnionym od pamięci krótkotrwałej. Kiedy użytkownik musi przewijać z lewej strony na prawą i z góry na dół, wszystkie te korzyści znikają. Ponadto użytkownicy mają tendencję do zakładania, że informacje, których nie widać od razu (i trzeba przewinąć stronę, aby je wyświetlić), są mniej istotne. Ale co w sytuacji, kiedy nie można zmieścić wszystkich danych na jednej stronie czy ekranie? Po pierwsze, należy raz jeszcze przejrzeć wszystkie wskaźniki i sprawdzić, czy na pewno wszystkie są niezbędne. Następnie tak sformatować pulpit, aby zużywał mniej przestrzeni (mniejsza czcionka, mniej wolnego miejsca, dopasowanie szerokości i wysokości kolumn i wierszy). W końcu można spróbować uczynić pulpit bardziej interaktywnym, tak aby użytkownicy mogli zmieniać widok, wyświetlając tylko te wskaźniki, które są dla nich istotne w danym momencie. Dodawanie funkcji interaktywnych omówiono w rozdziale 12.

Układ i rozmieszczenie elementów Jak wspominaliśmy wcześniej, należy zamieszczać tylko te wskaźniki, które realizują główny cel pulpitu. Jeżeli jednak wszystkie wskaźniki na pulpicie są ważne, być może niektóre z nich są ważniejsze. Innymi słowy, często jest tak, że jeden komponent pulpitu ma pierwszeństwo przed innymi. Zamiast używania jaskrawych kolorów czy przesadnych różnic w wielkości można podkreślić dany komponent, używając do tego celu odpowiedniego miejsca na pulpicie. Różne badania potwierdzają, że czytelnicy mają naturalną skłonność do skupiania się na konkretnych obszarach dokumentu. I tak badacze z Poynter Institute w trakcie projektu Eyetracker III odkryli, że czytelnicy oglądają różne obszary dokumentu w określonej kolejności, poświęcając szczególną uwagę konkretnym miejscom. Diagram na rysunku 1.7 ilustruje rozmieszczenie „priorytetowych stref”. Obszary oznaczone cyfrą 1 wydają się mieć najwyższą ważność, przyciągając uwagę większości odbiorców w najdłuższym okresie. Obszary oznaczone cyfrą 3 zdają się mieć najmniejszą ważność.

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

35

Rysunek 1.7. Badania dowodzą, że odbiorcy skupiają uwagę szczególnie w górnym lewym i środkowym lewym obszarze dokumentu

Można wykorzystać tę wiedzę do podniesienia lub obniżenia znaczenia danego komponentu na pulpicie na podstawie znaczenia zajmowanego przezeń obszaru. Jeżeli jeden z wykresów wymaga specjalnej uwagi, można po prostu umieścić go w obszarze o dużym znaczeniu. Niewłaściwe formatowanie (za pomocą kolorów, obramowań, czcionek) może zmienić znaczenie poszczególnych stref ważności, obniżając je w przypadku tych, które były istotne poprzednio.

Formatowanie liczb Nie ulega wątpliwości, że na pulpitach menedżerskich używa się mnóstwa liczb. Niektóre umieszczone są na wykresach, inne znajdują się w tabelach. Pamiętaj, że każdy fragment informacji umieszczony na pulpicie powinien znajdować się tam w jakimś celu. To ważne, aby formatować liczby w taki sposób, by użytkownicy mogli odebrać przekazywany komunikat bez zakłóceń czy pomyłek.  Oto kilka wskazówek dotyczących zasad formatowania liczb w raportach

i na pulpitach menedżerskich.  Zawsze używaj spacji, aby ułatwić odczytanie liczby. Na przykład zamiast 23456

wyświetlaj 23 456.  Ułamków dziesiętnych używaj tylko wówczas, gdy potrzebny jest taki poziom

dokładności. I tak niewielką korzyść przynosi prezentowanie wartości dziesiętnych w zapisie walutowym (np. 123,09 zł), szczególnie gdy posługujemy się dużymi kwotami. Podobnie w przypadku zapisu procentowego: używaj ułamków dziesiętnych tylko wówczas, gdy są one niezbędne do prawidłowego prezentowania danych. Zamiast wyświetlać wartość 43,21%, może wystarczy po prostu 43%.  Symbolów waluty używaj tylko wówczas, kiedy oznaczenie wartości pieniężnych

jest niezbędne. Jeżeli opracowujesz wykres czy tabelę zawierającą tylko przychody, na której w dodatku jest etykieta waluty, można spokojnie oszczędzić miejsce i piksele, pomijając symbol waluty.  Duże liczby formatuj do tysięcy lub milionów. I tak zamiast wyświetlać liczbę

16 906 714, można sformatować ją do postaci 17 mln. W rozdziale 2. znajdują się informacje, jak za pomocą formatowania liczb zwiększyć czytelność raportów i pulpitów menedżerskich.

36

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Tytuły i etykiety Niby to oczywiste, ale często nie udaje się wstawić odpowiednich etykiet na pulpicie. Jeżeli klient popatrzy na komponent i zapyta: „Co to znaczy?”, wówczas mamy gotowy opis na etykietę. Oto kilka wskazówek, jak poprawnie używać etykiet w raportach i na pulpitach menedżerskich.  Zawsze umieszczaj na pulpicie czy raporcie datę utworzenia. W przypadku

zestawień tworzonych co tydzień czy co miesiąc pozwoli to uniknąć pomyłki.  Umieszczaj informację o tym, z jakiego okresu pochodzą dane użyte we wskaźnikach.

W wielu przypadkach to właśnie ta informacja jest kluczową w danym wskaźniku.  Używaj opisowych nazw dla wszystkich komponentów. Dzięki temu odbiorcy będą

mieli jasność, na co w danej chwili patrzą. Zdecydowanie unikaj skrótowców, symboli i kodów w opisach.  Choć może się to wydawać dziwne, lepiej unikać wyróżniania etykiet i formatować

je delikatniejszymi kolorami niż dane. Takie formatowanie dostarcza potrzebnych informacji bez odrywania uwagi odbiorców od wyświetlanych informacji. Najlepsze kolory na etykiety to tzw. kolory ziemi: jasnoszary, brązowy, niebieski i zielony.

Ważne pytania Nim odeślesz gotowy pulpit menedżerski, warto cofnąć się o krok i sprawdzić, czy zastosowano w nim reguły projektowania omówione w tym rozdziale. Oto ważne pytania, z których można ułożyć listę kontrolną używaną przed przekazaniem pulpitu odbiorcom.

Czy mój pulpit przedstawia właściwe informacje? Przejrzyj informacje prezentowane na pulpicie i sprawdź, czy spełniają wymagania użytkowników ustalone na początku całego procesu tworzenia. Nie wahaj się jeszcze raz potwierdzić przeznaczenia pulpitu w rozmowie z najważniejszymi użytkownikami. W ten sposób unikniesz ryzyka tworzenia pulpitu dla siebie samego. Pozwól kilku użytkownikom testowym sprawdzić, jak wszystko działa w praktyce. Dzięki takiemu otwartemu kanałowi komunikacji nie zajdziesz zbyt daleko w przypadku, gdy obierzesz zły kierunek.

Czy wszystko na moim pulpicie jest celowe? Powiedz uczciwie: ile informacji zamieszczonych na pulpicie menedżerskim nie realizuje jego głównego zadania? Warto dbać o to, aby pulpit był jak najbardziej funkcjonalny, i nie rozcieńczać go niepotrzebnymi informacjami. Pamiętaj, że jeżeli dane nie przyczyniają się do zrealizowania głównego celu pulpitu — nie warto ich w nim zamieszczać. Nie znaczy to oczywiście, że największą wartością pulpitu jest wolne miejsce.

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

37

Czy przekaz jest wystarczająco wyraźny? Każdy pulpit menedżerski zawiera jeden kluczowy komponent (lub większą ich liczbę). Trzeba się upewnić, że jest on wystarczająco wyeksponowany. Aby sprawdzić, czy najważniejsze informacje są wystarczająco widoczne, cofnij się trochę i rzuć okiem na pulpit. A potem jeszcze raz i jeszcze raz, i jeszcze kilka razy. Co widać na pierwszy rzut oka? Jeśli nie jest to kluczowy komponent, to znaczy, że musisz coś zmienić w swoim projekcie. Oto, co można zrobić, aby mieć pewność, że kluczowy komponent jest wyraźnie widoczny:  Umieść go w lewym górnym rogu lub po lewej stronie środkowej części strony.

Jak wspomniano wcześniej, badania dowodzą, że właśnie tam najczęściej i najdłużej zatrzymuje się wzrok odbiorców.  Nie należy podkreślać obramowań, teł czy innych elementów definiujących

obszary na pulpicie menedżerskim. Staraj się używać pustych przestrzeni do oddzielania komponentów na pulpicie. Jeżeli obramowania są niezbędne, formatuj je jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane.  Formatuj etykiety i dodatkowe teksty jaśniejszymi kolorami niż prezentowane dane.

Takie formatowanie dostarcza potrzebnych informacji bez odrywania uwagi odbiorców od wyświetlanych danych.

Czy pulpitem da się zarządzać? Pomiędzy aktualizacją pulpitu a przeprojektowaniem jest ogromna różnica. Nim z uczuciem radości odeślesz swój prześliczny, właśnie ukończony pulpit do odbiorców, poświęć chwilę na przemyślenie aspektu zarządzania nim. Należy wziąć pod uwagę częstotliwość aktualizacji danych oraz wszystkie procesy, które trzeba w związku z tym przeprowadzić. Jeśli to raport dotyczący pojedynczych zdarzeń, wówczas należy uzgodnić to z jego użytkownikami. Jeśli jest on jednak wykonywany periodycznie, wówczas należy wziąć pod uwagę czas potrzebny na dodatkową pracę związaną z jego powtarzaniem.

Zakres i okres Pulpit menedżerski powinien mieć jasno zdefiniowany zakres prezentowanych danych i uwzględniony dla nich okres. Każdy, kto ogląda pulpit, powinien od razu wiedzieć, z jakiego okresu prezentuje on dane oraz jaki jest ich zakres. Dopilnowanie tego sprowadza się do wstawienia kilku etykiet w odpowiednich miejscach.  Zawsze umieszczaj na pulpicie datę utworzenia. W przypadku zestawień

tworzonych co tydzień czy co miesiąc pozwoli to uniknąć pomyłki.  Umieszczaj informację o tym, z jakiego okresu pochodzą dane użyte we wskaźnikach.

W wielu przypadkach to właśnie ta informacja jest kluczową w danym wskaźniku.  Używaj opisowych nazw dla wszystkich komponentów umieszczonych na pulpicie.

Zdecydowanie unikaj skrótowców, symboli i kodów w opisach.

38

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Dokumentacja Bardzo ważne jest, aby przygotować dokumentację pulpitu oraz modelu danych, na którym jest on oparty. Każdy, kto kiedykolwiek odziedziczył arkusz kalkulacyjny, wie, jak trudne może być rozszyfrowanie wszystkich powiązań. Przy odrobinie szczęścia, gdy model danych będzie niewielki, wystarczy na to tydzień. Jeśli szczęścia zabraknie, wówczas trzeba taki arkusz porzucić i rozpocząć wszystko od samego początku. W przypadku Excela model nawet nie musi należeć do kogoś innego. Wystarczy, że wrócimy do modelu używanego pół roku wcześniej: taki czas wystarczy, aby zapomnieć, o co w nim chodziło. Bez dokumentacji potrzeba będzie kilku dni na przypomnienie sobie i rozszyfrowanie swojej własnej pracy. Dokumentacja nie musi być bardzo skomplikowana. Kilka prostych zasad pomoże w jej przygotowaniu:  Do modelu danych dołącz jego mapę. Mapa modelu to osobny arkusz, w którym

znajdują się informacje na temat zakresów najważniejszych danych oraz ich interakcji z komponentami raportującymi w warstwie prezentacji.  W tym przypadku można swobodnie korzystać z etykiet i komentarzy.

To zdumiewające, jak kilka dodatkowych wyjaśnień i opisów ułatwia przypomnienie sobie modelu przygotowanego nawet dawno temu.  Użyj kolorów do identyfikacji zakresów danych. Dzięki temu wystarczy rzut oka

na zakres komórek, aby szybko zorientować się, z czym dany zakres jest związany. Dla każdego zakresu danych należy używać osobnego koloru. I tak żółty może być przypisany do tabel tymczasowych, szary do formuł, a fioletowy do tabel odwołań. W rozdziale 2. znajduje się wprowadzenie do modelu danych oraz metod tworzenia jego map.

Czy pulpit jest łatwy w obsłudze? Nim wypuścisz pulpit w świat, upewnij się, że jest on łatwy w obsłudze. Nietrudno zgadnąć, co to pojęcie oznacza.  Intuicyjność. Obsłużyć pulpit powinna umieć nawet osoba, która nie miała z nim

wcześniej do czynienia. Przetestuj pulpit na jakimś ochotniku i zapytaj go o zdanie. Jeśli okaże się, że potrzebne są Twoje wyjaśnienia, to znaczy, że coś jest nie tak. Być może potrzebne są dodatkowe etykiety; może wykresy są zbyt skomplikowane; może trzeba poprawić układ; może jest za dużo danych; a może jest ich za mało? Dobrze byłoby mieć informacje od kilku osób.  Łatwość nawigacji. Jeżeli pulpit jest dynamiczny i umożliwia interakcję z makrami

czy tabelami przestawnymi, wówczas trzeba mieć pewność, że można po nim poruszać się bez przeszkód. Czy użytkownik musi klikać kilka razy, aby dostać się do swoich danych? Czy liczba poziomów podczas drążenia danych jest odpowiednia? Czy przełączanie się pomiędzy widokami nie zajmuje zbyt wiele czasu? W tym przypadku również warto przetestować pulpit wśród kilku użytkowników. Interaktywne pulpity menedżerskie trzeba sprawdzić na kilku komputerach o specyfikacji różnej od tego, na którym został on utworzony.

Rozdział 1.  Pulpity menedżerskie — wprowadzenie

39

 Drukowanie. Nie ma nic bardziej irytującego niż odkrycie, że autor pulpitu nie

znalazł czasu na sprawdzenie, czy pulpit jest poprawnie drukowany. Upewnij się więc, że opcje drukowania w Excelu zostały ustawione tak, aby wydruki były właściwe.

Poprawność danych Nie ma nic bardziej morderczego dla raportów i pulpitów niż fakt, że prezentowane w nich dane nie są dokładne. Nie jestem w stanie powiedzieć Ci, jak sprawdzić, czy Twoje dane są poprawne. Mogę jednak wskazać trzy czynniki, które potwierdzą przekonanie, że są one dokładne.  Spójność z wiarygodnym źródłem. Oczywiste jest, że jeśli dane nie będą zgodne

z innymi źródłami używanymi do raportowania, mamy do czynienia z problemem ich wiarygodności, szczególnie wówczas, gdy te dodatkowe źródła są uznawane za godne zaufania. Upewnij się, że nie korzystasz ze źródeł, które w firmie nie są traktowane jako pewne. Jeżeli na pulpicie znajdują się dane powiązane z wiarygodnymi źródłami, porównaj z nimi swoje dane w celu potwierdzenia ich zgodności.  Spójność wewnętrzna. Tłumaczenie się, dlaczego część danych na pulpicie

nie jest spójna z innymi, nigdy nie jest przyjemnym zadaniem. Dlatego warto sprawdzić poziom wewnętrznej spójności danych. Upewnij się, że dane prezentowane w różnych komponentach są ze sobą zgodne. Jeżeli jest jakaś przyczyna ich niespójności, upewnij się, że została ona przedstawiona użytkownikom. Prosta informacja może zapobiec wielu pytaniom o zgodność danych.  Osobiste doświadczenie. Czy widziałeś kiedyś kogoś, kto oglądając raport,

powiedział: „To nie wygląda dobrze”? Zwykle znaczy to, że ktoś użył „przeczucia” do oceny solidności danych. Oglądając dane, nie jesteśmy jak biała karta. Podczas ich analizy za użytkownikami stoją lata doświadczenia i wiedza. Podświadomie korzystamy z tego bagażu, oceniając dane czy informacje. Podczas oceniania wartości utworzonego pulpitu warto wziąć pod uwagę dostępną w firmie „nieformalną wiedzę”. Jeżeli to możliwe, pokaż pulpit kilku doświadczonym pracownikom.

40

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rozdział 2.

Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel W tym rozdziale:  Zasady projektowania tabel  Formatowanie liczb  Formatowanie za pomocą kolorów  Formatowanie warunkowe

Tabele Excela to podstawowy mechanizm gromadzenia i przekazywania informacji. Jeżeli spojrzymy na jakikolwiek raport przygotowany w Excelu, to znajdziemy tam tabele z danymi. Jednak konieczność takiego przygotowywania tabel, aby łatwiej było je odczytywać i by były atrakcyjniejsze wizualnie, umyka większości z nas. Nawet na pulpitach menedżerskich bardzo ukierunkowanych na wizualizację danych można znaleźć kluczowe informacje (np. 10 najlepszych handlowców) prezentowane za pomocą tabel. O ile do wizualnych składników pulpitów przywiązuje się często nadmierną wagę, to projektowanie tabel rzadko wykracza poza dostosowanie schematu kolorów do wyglądu pozostałych elementów. Może za pomocą odpowiedniego układu wierszy i kolumn uda się przekonać odbiorców, że dane prezentowane są w najlepszy możliwy sposób. Może stosowanie kolorów i obramowań sprawi, że tabela będzie wydawać się bardziej spójna. Istnieje kilka zasad, których stosowanie sprawi, że efektywność tabel Excela jako platformy służącej do przekazywania danych się poprawi. W tym rozdziale zamieszczono informacje na temat stosowania przydatnych zasad projektowania tabel. Znajdujące się tu wskazówki z pewnością pomogą stworzyć tabele prezentujące dane w taki sposób, że będą dużo łatwiejsze do przyswojenia i porównania z innymi. Wszystkie przykłady omawiane w tym rozdziale są dostępne na serwerze FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/troyaid.zip w skoroszycie o nazwie wprowadzenie przykłady.xslx.

42

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Zasady projektowania tabel Projektowanie tabel to jedno z najbardziej niedocenianych działań w procesie przygotowywania raportów. To, jak dane zostaną przyjęte i zinterpretowane, zależy bezpośrednio od sposobu zaprojektowania tabeli. Niestety, większość osób lekceważy etap umieszczania danych w tabelach. Przyjrzyjmy się przykładowi z rysunku 2.1. Tabela jest podobna do wielu innych, które można znaleźć w raportach przygotowywanych za pomocą Excela. Wąskie obramowania, różne kolory i nie najlepiej sformatowane liczby — wszystko to wyróżniki zdecydowanej większości tabel przygotowywanych przez przeciętnego analityka korzystającego z Excela. Rysunek 2.1. Nie najlepiej zaprojektowana tabela

Przeczytanie tego rozdziału pozwoli na ulepszenie tabel poprzez zastosowanie czterech poniższych reguł projektowych:  Oszczędnie używaj kolorów, rezerwując je dla kluczowych punktów danych.  Zamiast używać agresywnego obramowania do rozdzielania komponentów

pulpitu, wykorzystuj do tego celu zwykłe odstępy.  Używaj odpowiedniego formatowania liczb, co pozwoli uniknąć umieszczania

w tabelach zbędnych ilości informacji.  Pokonaj chęć korzystania z etykiet i nagłówków.

Oszczędne używanie kolorów Kolory najczęściej używane są do rozdzielania różnych elementów składowych tabeli. W najprostszym ujęciu kolory stosuje się, by wskazać powiązania między wierszami i kolumnami. Problem polega na tym, że stosowanie kolorów odciąga uwagę od ważnych danych. Dodatkowo etykiety w ciemnych kolorach po wydrukowaniu są zwykle trudne do odczytania (szczególnie w przypadku korzystania z czarno-białych drukarek). Dla części użytkowników z pewnością znaczenie mają wiążące się z tym koszty druku. Dlatego generalną zasadą powinno być oszczędne używanie kolorów i rezerwowanie ich dla kluczowych punktów danych. Nagłówki, etykiety i sama struktura tabel to aż nadto środków, które pozwolą kierować uwagą odbiorców. Nie ma realnych powodów do dodawania warstwy kolorów, aby rozdzielać wiersze i kolumny.

Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel

43

Na rysunku 2.2 widoczna jest tabela, z której usunięto kolory. Jak widać, teraz jest czytelniejsza. Rysunek 2.2. Zbędne kolory zostały usunięte

Aby usunąć kolor wypełnienia komórki, należy zaznaczyć komórkę, następnie na Wstążce przejść do karty Narzędzia główne/Kolor wypełnienia. Po kliknięciu przycisku Kolor wypełnienia z rozwiniętej listy wybrać opcję Brak motywu (patrz rysunek 2.3). Rysunek 2.3. Aby usunąć kolor z komórki, należy użyć opcji Brak wypełnienia

Zmniejszanie wyrazistości obramowań Choć brzmi to niewiarygodnie, to obramowanie utrudnia szybkie odczytywanie danych z tabel. Jest to twierdzenie stojące w opozycji do intuicyjnego przekonania, że obramowanie pomaga oddzielić dane i umieszczać je w ładnie oddzielonych częściach. Prawda jest taka, że ramki tabeli to pierwszy element przyciągający wzrok użytkownika korzystającego z danego zestawu danych. Niewiarygodne? Wystarczy odsunąć się nieco od tabeli Excela i zmrużyć oczy. Elementem najbardziej widocznym będzie właśnie obramowanie. Obramowanie i linie siatki należy usuwać wszędzie tam, gdzie jest to możliwe:  Do rozdzielania kolumn i części należy starać się używać odstępów.  Jeżeli obramowanie jest niezbędne, wówczas należy formatować je jasnymi kolorami.  Zwykle najlepszym kolorem do tworzenia obramowań jest jasnoszary. Chodzi o to,

aby wskazywać poszczególne części, nie odciągając uwagi od prezentowanych danych.

44

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 2.4 jest ilustracją tej koncepcji. Liczby zostały uwolnione z klatki tworzonej przez linie siatki. Dzięki zastosowaniu podkreślenia Księgowego pojedynczego również nagłówki stały się bardziej widoczne. Rysunek 2.4. Należy ograniczać stosowanie obramowań, zastępując je podkreśleniem Księgowym pojedynczym, które pozwoli zaakcentować nagłówki kolumn

Podkreślenie Księgowe pojedyncze różni się od zwykłego podkreślenia włączanego zazwyczaj kombinacją klawiszy Ctrl+U. Standardowe podkreślenie rysuje linię tylko pod wpisanym tekstem. Gdyby zastosować je dla słowa TAK, wówczas linia pojawi się tylko pod trzema literami. Jeżeli jednak użyjemy funkcji Księgowe pojedyncze, wówczas linia pojawi się w całej kolumnie niezależnie od długości wpisanego słowa. To minimalistyczne, a zarazem wyraziste zaznaczenie nagłówków kolumn.

Aby sformatować obramowanie, należy kolejno: 1.

Zaznaczyć edytowaną komórkę, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Formatuj komórki. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.

2.

Następnie należy przejść do karty Obramowanie (patrz rysunek 2.5).

Rysunek 2.5. Opcje formatowania obramowania dostępne są na karcie Obramowanie okna dialogowego Formatowanie komórek

Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel

3.

45

Wybrać linię odpowiedniej grubości. Zwykle najlepiej wybierać najdelikatniejszą linię.

4.

Wybrać odpowiedni kolor. Tu również najodpowiedniejszym wyborem będą delikatne odcienie.

5.

Za pomocą przycisków można określić położenie obramowania.

Aby zastosować podkreślenie Księgowe pojedyncze, należy: 1.

Kliknąć prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny i wybrać z menu Formatuj komórki. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.

2.

Przejść do karty Czcionka.

3.

Z listy rozwijanej Podkreślenie wybrać Księgowe pojedyncze (patrz rysunek 2.6).

Rysunek 2.6. Podkreślenie Księgowe pojedyncze skutecznie zaznaczy nagłówki kolumn

Właściwe formatowanie liczb Każda informacja umieszczana w tabeli powinna mieć swój cel i przeznaczenie. Jednak często w tabelach znaleźć można mnóstwo elementów, które nie wprowadzają dodatkowych informacji. I tak można oglądać wiele tabel, w których wyświetlana jest wartość 145,57 zł, podczas gdy w zupełności wystarczyłoby 145. Po co zamieszczać ułamki dziesiętne, które tylko zwiększają ilość cyfr w tabeli i przez które użytkownicy będą musieli się przebijać?

46

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać, formatując liczby w tabelach:  Używaj ułamków dziesiętnych tylko wówczas, gdy wymagany jest taki stopień

dokładności.  Podając wartości procentowe, używaj najmniejszej możliwej ilości cyfr

po przecinku, tylko tyle, ile niezbędne jest, by efektywnie przedstawiać dane.  Zamiast stosować symbole waluty (takie jak zł, € czy $) w komórkach,

lepiej jest umieścić je tylko w nagłówkach kolumn.  Duże liczby dobrze jest formatować w tysiącach czy milionach.  Wyrównuj liczby do prawej, dzięki czemu łatwiej będzie je odczytywać

i porównywać. Na rysunku 2.7 widoczna jest tabela, w której poprawnie sformatowano liczby. Warto pamiętać o następujących zasadach: Rysunek 2.7. Odpowiednie formatowanie liczb pozwala zmniejszyć tłok w tabelach i uwydatnić kluczowe wskaźniki

 Wysokie wartości przychodów i marży zostały sformatowane tak, że wyświetlane

są w tysiącach.  Etykiety umieszczone nad liczbami jasno określają, że wartości podawane są

w tysiącach.  Wartości procentowe zostały zaokrąglone tak, aby nie były widoczne wartości

dziesiętne.  Kluczowe wskaźniki w kolumnie Marża % są dodatkowo sformatowane kolorem.

Niesamowite jest to, że wszystkie te ulepszenia zostały osiągnięte za pomocą prostego formatowania liczb. Otóż do sformatowania liczb tak, by były wyświetlane w tysiącach, nie została użyta żadna formuła; do pokolorowania wskaźników w kolumnie Marża % nie użyto formatowania warunkowego; w tabeli nie użyto żadnych innych trików. W dalszej części tego rozdziału, w punkcie pt. „Ulepszanie raportów za pomocą formatowania liczb”, przedstawiono szczegółowe informacje o tym, jak poprawić wyświetlanie liczb, tak aby istotnie wpłynąć na jakość raportu.

Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel

47

Pokonaj chęć korzystania z etykiet i nagłówków Raczej nikt nie będzie polemizował ze stwierdzeniem, że etykiety i nagłówki nie są istotnymi składnikami tabel. Z drugiej jednak strony, są dla użytkowników drogowskazami ułatwiającymi poruszanie się w strukturze danych w tabeli. Niestety, czasem etykiety i nagłówki przytłaczają dane. Ile razy zetknęliśmy się z pogrubioną czcionką w zbyt dużych nagłówkach? Prawda jest taka, że dla użytkowników korzystniejsze będzie jednak oszczędne używanie etykiet. Zmniejszanie wyrazistości etykiet poprzez używanie delikatniejszych odcieni poprawi czytelność tabel i skieruje uwagę użytkowników na dane. Etykiety utrzymane w jasnych kolorach dostarczają użytkownikom potrzebne informacje, nie odciągając ich uwagi. Najlepsze kolory dla etykiet to jasne odcienie szarego, brązowego, niebieskiego i zielonego.

Wpływ na efektywność prezentowania danych mają również rozmiar czcionki i wyrównanie. Wyrównanie nagłówków kolumn analogicznie do prezentowanych w nich danych ułatwi poznanie struktury tabeli. Podobnie rzecz ma się z wielkością czcionki; im bardziej jest ona zbliżona do wielkości czcionki prezentowanych danych, tym łatwiej użytkownikom skupić się na danych, a nie na etykiecie. Na rysunku 2.8 widoczna jest tabela, w której wprowadzono omawiane wyżej zmiany. Warto zwrócić uwagę, że dane w tabeli stały się lepiej widoczne, podczas gdy etykiety dzięki zastosowaniu delikatniejszych kolorów nie są już tak przytłaczające. Rysunek 2.8. Dzięki zastosowaniu delikatniejszych kolorów oraz dopasowaniu wielkości czcionki można przesunąć etykiety na drugi plan, pierwszy pozostawiając dla prezentowanych danych

Kolejny czynnik mający kluczowe znaczenie dla czytelności danych to porządek sortowania. Bardzo często dane w tabelach sortowane są według nazw. Wykorzystanie jako kryterium sortowania kluczowych danych tworzy układ umożliwiający odbiorcom szybkie wyszukiwanie największych i najmniejszych wartości prezentowanych danych. Na rysunku 2.8 dane zostały posortowane wg wartości przychodów. Daje to kolejną warstwę analizy i umożliwia szybkie przejrzenie najwyższych i najniższych wartości w tabeli.

Na rysunku 2.9 przedstawiono tabelę przed wprowadzeniem i po wprowadzeniu omawianych poprawek. Wyraźnie widać, jak kilka reguł projektowych pozwala zdecydowanie poprawić możliwości prezentowania danych w tabeli.

48

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 2.9. Przed zastosowaniem i po zastosowaniu reguł projektowania tabel

Choć może się to wydawać bardziej kwestią gustu, to jednak również krój czcionki ma — subtelny, choć namacalny — wpływ na odbiór tabeli. Zamiast skupiać się na danych, uwagę użytkowników przyciągać będą archaiczne czy niewłaściwe czcionki. Czcionka taka jak Comic Sans może wydawać się sympatyczna, ale rzadko sprawdza się w raportach. Z kolei starsze czcionki, takie jak Times New Roman czy Arial, mogą sprawić, że raport będzie wyglądał nienowocześnie. Może wydać się to dziwne, ale czcionki o ostrych krawędziach i prostych kształtach w porównaniu do tych z wygładzonymi brzegami i o zaokrąglonych kształtach wyglądają staro. Ta zmiana w percepcji krojów czcionek jest warunkowana głównie wyglądem najpopularniejszych witryn internetowych, które obecnie najczęściej używają czcionek o wygładzonych krawędziach. Dlatego jeżeli to możliwe, warto rozważyć użycie w raportach czy pulpitach menedżerskich nowocześnie wyglądających czcionek, takich jak Calibri czy Segoe UI.

Ulepszanie raportów za pomocą formatowania liczb Formatować liczby można na kilka różnych sposobów. Większość osób używa do tego opcji dostępnych w sekcji Liczba na karcie Narzędzia główne. Umożliwiają one szybkie sformatowanie danych wg ustalonych szablonów (takich jak zapis liczbowy, procentowy czy walutowy). Ale lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie możliwości oferowanych przez okno dialogowe Formatowanie komórek, ponieważ umożliwia ono stworzenie własnych typów formatowania.

Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel

Podstawowe formatowanie liczb Aby zastosować wybrany typ formatowania, należy kolejno: 1.

Kliknąć prawym przyciskiem myszy zakres komórek i wybrać z menu Formatuj komórki. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.

2.

Następnie przejść do karty Liczby i wybrać odpowiedni typ formatowania. Z wyświetlanej listy należy wybrać taki, który najlepiej odpowiada naszym celom. Na rysunku 2.10 widać zaznaczony format Niestandardowe; wybrano opcję z separatorem i bez miejsc dziesiętnych.

Rysunek 2.10. Wybór podstawowego typu formatowania

3.

Kliknąć pozycję Niestandardowe (patrz rysunek 2.11).

Rysunek 2.11. Pole Typ umożliwia dostosowanie formatu do swoich potrzeb

Zostanie wyświetlone okno, w którym widoczna będzie składnia wybranego formatowania. Jest ona widoczna w polu Typ. Można ją też tu edytować, dostosowując formatowanie do swoich potrzeb.

49

50

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

W omawianym przypadku widoczny jest następujący zapis #,##0_);(#,##0)

Składnia formatowania to informacja dla Excela, jak dana liczba ma wyglądać w różnych scenariuszach. Zawiera ona różne warianty rozdzielone średnikiem. W omawianym przykładzie uwzględnione zostały dwa formaty:  Format liczby umieszczony przed średnikiem. Domyślnie jest to formatowanie

stosowane dla liczb dodatnich.  Format liczby umieszczony po średniku. Domyślnie jest to formatowanie

stosowane dla liczb ujemnych. W omawianym scenariuszu do formatowania liczb ujemnych użyto nawiasów, których nie stosuje się do liczb dodatnich. (1 890) 1 982

Składnia dla formatowania liczb dodatnich w omawianym przykładzie kończy się znakami _). Jest to instrukcja dla Excela, aby na końcu liczby dodatniej umieszczona został spacja. Dzięki temu liczby dodatnie i ujemne będą wyrównane do tej samej pozycji, mimo że liczby ujemne umieszczone będą w nawiasach.

Składnię poszczególnych formatów można edytować w polu Typ, dzięki temu wprowadzić można osobne formatowanie dla różnych liczb. Oto kilka przykładów składni do wypróbowania: +#,##0;-#,##0

Taki format spowoduje, że liczby dodatnie będą rozpoczynać się od znaku +, a ujemne od znaku –; tak jak w poniższym przykładzie. +1 200 -15 000

Jest to przydatne szczególnie, gdy mamy do czynienia z wartościami procentowymi. I tak można sformatować wartości procentowe, wprowadzając w polu Typ następujący format liczb: +0%;-0%

Efektem będzie następujące wyświetlanie wartości procentowych: +43% -54%

Można skomplikować nieco zapis, tak aby ujemne wartości procentowe były zapisywane w nawiasach; w tym celu należy zastosować następującą składnię: 0%_);(0%)

Efektem będzie następujące wyświetlanie wartości procentowych: 43% (54%)

Jeżeli wprowadzimy tylko jeden element określający składnię formatowania, czyli bez używania średnika i umieszczania za nim drugiego elementu, wówczas wprowadzone formatowanie będzie stosowane do wszystkich liczb — ujemnych i dodatnich.

Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel

51

Formatowanie dużych liczb (wyświetlanie w tysiącach i milionach) W omawianym wcześniej przykładzie liczby zostały sformatowane tak, aby wyświetlane były w tysiącach. Pozwala to tworzyć bardziej przejrzyste raporty i nie umieszczać na nich zbędnych zer. Aby wyświetlać liczby w tysiącach czy milionach, należy kolejno: 1.

Zaznaczyć komórki zawierające liczby, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Formatuj komórki. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.

2.

Kliknąć pozycję Niestandardowe. Pojawi się okno widoczne na rysunku 2.12.

Rysunek 2.12. Wyświetlanie formatowania niestandardowego w oknie dialogowym Formatowanie komórek

3.

W polu Typ należy wprowadzić znak przecinka po formacie liczby. Ta zmiana będzie miała wpływ na liczbę, powodując jej przeskalowanie przez tysiąc: # ##0,

Po zatwierdzeniu zmian liczby będą już pokazywane jako tysiące. Całe piękno tej techniki polega na tym, że nie powoduje ona żadnej zmiany we wprowadzonych liczbach. Po prostu Excel wprowadza kosmetyczną zmianę w wyświetlaniu liczb. Na rysunku 2.13 widać, co to oznacza. Wybrane komórki zostały sformatowane tak, aby wyświetlać liczby przeskalowane w tysiącach. Dlatego widoczna jest wartość 118. Kiedy jednak spojrzymy na pasek formuły, widać niesformatowaną liczbę (117943). Liczba 118 widoczna w tabeli to tylko nieznacznie sformatowana wersja liczby widocznej w pasku formuły.

52

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 2.13. Formatowanie liczb zmienia sposób ich wyświetlania. W pasku formuły widać liczby w oryginalnej postaci

Niestandardowe formatowanie liczb ma kilka oczywistych przewag na innymi technikami używanymi do przeskalowywania liczb przez wielokrotności tysiąca. Wielu początkujących analityków skaluje liczby, dzieląc je za pomocą formuły przez 1000. Ale znacząco zmienia to spójność danych, zmuszając dodatkowo do śledzenia zmian i zarządzania formułami, tak aby uniknąć ewentualnych błędów w przyszłości. Formatowanie niestandardowe pozwala uniknąć wszystkich tych niedogodności, ponieważ nie ingeruje w ogóle w same liczby, a jedynie zmienia sposób ich wyświetlania.

W razie potrzeby możliwe jest nawet zamieszczenie w składni informacji o tym, że wartości wyświetlane są w tysiącach. # ##0 " tys."

Taki format spowoduje następujące wyświetlanie liczb: 118 tys. 318 tys.

Technikę tę można stosować zarówno dla liczb dodatnich, jak i ujemnych. # ##0 " tys."; (# ##0 " tys.")

Po wprowadzeniu tego formatu liczby ujemne również będą wyświetlane w tysiącach. 118 tys. (318 tys.)

Trzeba wyświetlić liczby w milionach? To proste. W polu Typ należy po symbolu zastępczym cyfry wprowadzić dwie spacje. # ##0,00 " mln"

Uwzględniono też ułamek dziesiętny (,00). Skalując liczby do milionów, często warto umieścić dodatkowy punkt odniesienia. 24,65 mln

Formatowanie komórek zawierających zera Oprócz liczb dodatnich i ujemnych, Excel pozwala też poradzić sobie z zerami nieznaczącymi. Można to zrobić, wstawiając dodatkowy średnik do formatu niestandardowego. Domyślnie wszystkie zapisy umieszczone za drugim średnikiem mają zastosowanie do liczb o wartości zerowej.

Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel

53

I tak poniższy format spowoduje, że w komórkach zawierających 0 wyświetlana będzie wartość „n/d”. # ##0_);(# ##0);"n/d"

Ten zapis można wykorzystać również w celu niewyświetlania wartości zerowych. Jeżeli po drugim średniku nic nie wpiszemy, wówczas komórki zawierające 0 będą wyświetlane jako puste. # ##0_);(# ##0);

Ponownie podkreślamy, że formatowanie niestandardowe ma wpływ tylko na sposób wyświetlania. Dane w komórkach nie zostaną w żaden sposób zmienione (patrz rysunek 2.14). Zaznaczone komórki zostały sformatowane tak, aby w przypadku wartości 0 wyświetlany był tekst n/d; jeżeli jednak sprawdzimy zawartość komórki w pasku formuły, wówczas widoczna będzie niesformatowana liczba. Rysunek 2.14. Niestandardowe formatowanie liczb powoduje wyświetlanie tekstu „n/d” w komórkach zawierających zera

Formatowanie za pomocą kolorów Czy sformatowałeś kiedykolwiek komórkę w taki sposób, aby liczby ujemne wyświetlane były na czerwono? Jeżeli tak, to właśnie użyłeś niestandardowego formatowania kolorami. Oprócz tego, że można określić, jak ma wyglądać format liczby, to również można określić jej kolory. W naszym przykładzie liczby formatowane są tak, że dodatnie wartości procentowe wyświetlane są na niebiesko ze znakiem plusa na początku, a ujemne na czerwono ze znakiem minusa. Ponownie odpowiedni format liczby należy wpisać w polu Typ (patrz rysunek 2.12). [Niebieski]+0%;[Czerwony]-0%

Aby zastosować inny kolor, wystarczy wpisać jego nazwę w nawiasie kwadratowym. Jednak używając nazwy, można zastosować tyko kilka kolorów. Są to nazwy kolorów używane w VB i jest ich dokładnie osiem. Jest to pierwszych osiem kolorów z palety Excela. [Czarny] [Niebieski] [Błękitny] [Zielony] [Amarantowy] [Czerwony] [Biały] [Żółty]

54

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Niebieski i czerwony to jedyne kolory z tej ósemki, które sprawdzają się w raportach i pulpitach menedżerskich. Pozostałe nie są użyteczne ani też specjalnie atrakcyjne.

Na szczęście, pełna paleta Excela zawiera 56 kolorów, które można przywołać za pomocą odpowiedniego kodu. Do każdego koloru przypisany jest odpowiedni kod; dla koloru czarnego jest to 1, dla białego 2 i tak dalej. Kodów kolorów można używać bezpośrednio w formacie liczb, zastępując nimi nazwę koloru; w takim przypadku należy użyć słowa KOLOR. W poniższym przykładzie format liczb określa, że dodatnie wartości procentowe wyświetlane są na zielono ze znakiem plusa na początku, a ujemne na czerwono ze znakiem minusa. [KOLOR10]+0%;[KOLOR3]-0%

W jaki sposób poznać kody poszczególnych kolorów? Plik z przykładami do rozdziału 2. ma arkusz o nazwie Kody kolorów (patrz rysunek 2.15). Przycisk w nim umieszczony uruchamia odrobinę kodu VBA, który pozwala wyświetlić kod każdego z kolorów. Wystarczy już tylko odnaleźć odpowiedni kolor i odczytać wyświetlany obok kod. Rysunek 2.15. W arkuszu Kody kolorów pliku z przykładami do rozdziału 2. znajdują się kolory palety Excela wraz z przypisanymi do nich kodami

Można zadać pytanie, jaka jest różnica w używaniu kodów kolorów a formatowaniu za pomocą standardowej funkcji Excela. W wielu aspektach nie ma różnic. Jednak używanie kolorów w formatowaniu niestandardowym ma pewne przewagi nad formatowaniem warunkowym:  Odpada konieczność zarządzania różnymi regułami formatowania warunkowego.

Wszystkie mechanizmy wbudowane są w komórkę.  Każdy obiekt używający niestandardowego formatowania przygotowanego przez

użytkownika będzie dostosowywał dane automatycznie. To oznacza, że formatowanie niestandardowe sprawdzi się tam, gdzie nie można skorzystać z formatowania warunkowego. Wykres na rysunku 2.16 automatycznie używa formatowania niestandardowego zastosowanego w komórkach. Skala na osi y wiernie oddaje zastosowane formatowanie. To nie byłoby możliwe z zastosowaniem formatowania warunkowego.

Formatowanie dat i czasu Niestandardowe formatowanie sprawdza się nie tylko w odniesieniu do liczb. Można je zastosować również wobec dat i czasu. Jak widać na rysunku 2.17, wprowadzić je można poprzez to samo okno dialogowe i pole Typ.

Rozdział 2.  Najlepsze rozwiązania w projektowaniu tabel

55

Rysunek 2.16. Formatowanie niestandardowe automatycznie stosowane jest na wykresach

Rysunek 2.17. Za pomocą okna dialogowego Formatowanie komórek można też sformatować daty i czas

Na rysunku 2.17 widać, że formatowanie tych informacji to nic więcej jak łączenie ze sobą konkretnych informacji o dacie i czasie. Składnia używana w tym przypadku jest całkiem intuicyjna. I tak ddd to trzyliterowy zapis dnia; mmm to trzyliterowy zapis miesiąca; a rrrr to z kolei czterocyfrowy zapis roku. Jest kilka wariacji na temat wymienionych zapisów dostępnych dla formatowania dni, miesięcy, lat, godzin i minut. Warto poświęcić chwilę i poeksperymentować, łącząc ze sobą na różne sposoby poszczególne ciągi. W tabeli 2.1 zamieszczono popularne kody służące do formatowania daty i czasu, które można wykorzystać w raportach i pulpitach menedżerskich.

Niestandardowe formatowanie liczb z użyciem warunków Czytelnicy niniejszego rozdziału wiedzą już, że formaty liczb składają się z różnych wariantów rozdzielonych średnikiem. Domyślnie formaty umieszczone przed średnikiem stosowane są dla liczb dodatnich, a te po średniku dla liczb ujemnych; jeżeli użyto drugiego średnika, to zapisy umieszczone po nim odnoszą się do wartości zerowych. format dla liczb dodatnich; format dla liczb ujemnych; format dla wartości zerowych

56

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Tabela 2.1. Kody formatów daty i czasu Kod formatu

Zapis 1/31/2013 7:42:53 wyświetlany jako

m

1

mm

01

mmm

sty

mmmm

styczeń

mmmmm

s

dd

31

ddd

Wt

dddd

Wtorek

rr

13

rrrr

2013

mmm-rr

sty-13

dd/mm/rr

31/01/2013

dddd mmm rrrr

czwartek sty 2013

mm-dd-rrrr g:mm AM/PM

01-31-2013 7:42 PM

g AM/PM

7 PM

g:mm AM/PM

7:42 PM

g:mm:ss AM/PM

7:42:53 PM

Co ciekawe, Excel pozwala użytkownikom zastąpić domyślne działanie i zastosować składnię z własnymi warunkami. Warunki wprowadzane są w nawiasach kwadratowych. W omawianym przykładzie zastosowano kolor niebieski dla komórek zawierających liczby większe od 500, czerwony dla mniejszych od 500, a zapis n/d dla tych, w których znajduje się liczba 500. [Niebieski][>500]# ##0;[Czerwony][<500]# ##0;"n/d"

Jednym z praktyczniejszych sposobów użycia tego mechanizmu jest skalowanie liczb do tysięcy czy milionów — w zależności od tego, jak dużymi liczbami operujemy. W poniższym przykładzie liczby równe milion lub większe będą formatowane w milionach, a równe tysiąc lub większe — w tysiącach. [>=1000000]### 000 " mln";[>=1000]# ##0 " tys."

Ponownie warto podkreślić, że warunki muszą być stosunkowo proste. Jednak nawet uwzględniając to ograniczenie, warunki oferują kolejną możliwość kontrolowania sposobu wyświetlania liczb na pulpitach menedżerskich i w raportach.

Rozdział 3.

Wykresy przebiegu w czasie W tym rozdziale:  Wykresy przebiegu w czasie w Excelu 2013  Dodawanie wykresów przebiegu w czasie do arkuszy  Praca z wieloma wykresami przebiegu w czasie  Modyfikowanie grafiki wykresów przebiegu w czasie

Wykresy przebiegu w czasie zostały zaprojektowane przez guru wizualizacji Edwarda Tufte’a. Planował on umieszczenie miniwykresów, wielkości słowa, pomiędzy reprezentowanymi przez nie danymi. Wykresy przebiegu w czasie umożliwiają szybką obserwację trendów i wzorców wśród danych, wykorzystując jednocześnie minimum przestrzeni. Podążając za tą koncepcją, Microsoft zaimplementował wykresy przebiegu w czasie do arkuszy Excela, dzięki czemu możemy mieć graficzną prezentację danych, która prawie nie zajmuje miejsca na pulpicie menedżerskim. W tym rozdziale omówiono wykresy przebiegu w czasie oraz przedstawiono informacje, w jaki sposób używać ich do wizualizacji danych na pulpitach menedżerskich i w raportach. Wykresy przebiegu w czasie są dostępne jedynie w Excelu 2010 i 2013. Jeżeli arkusz z tymi wykresami zostanie otwarty w poprzedniej wersji programu, wówczas komórki je zawierające będą puste. Jeżeli w firmie czy organizacji nie wszyscy korzystają z nowych wersji Excela, wówczas można poszukać alternatyw dla funkcji wykresów przebiegu w czasie. Jest wiele firm oferujących niewielkie programy umożliwiające wprowadzenie tej funkcji również do starszych wersji Excela. Część z tych produktów obsługuje również dodatkowe typy tych wykresów, a także umożliwia ich bardziej zaawansowaną konfigurację. Wystarczy wpisać w wyszukiwarce „sparklines excel”, a na pewno pojawi się kilka propozycji wartych przetestowania.

Wykresy przebiegu w czasie — zasady działania Bardzo istotne jest zrozumienie, w jaki sposób wykresy przebiegu w czasie mogą ulepszyć przygotowywane raporty. Jak wspomniałem już w rozdziale 2., większość raportów przygotowywanych w Excelu wykorzystuje tabele, w których konkretne liczby są ważniejsze od ładnie wyglądających wykresów. Jednak tabele takie często uniemożliwiają przedstawienie ważnych aspektów, jak trendy obserwowane w przedziałach czasowych. Gdyby chcieć je ukazać za pomocą tabeli, liczba potrzebnych do tego kolumn

58

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

sprawiłaby, że takie zestawienie byłoby trudne w przygotowaniu, a często okazywałoby się, że jest również nieczytelne dla odbiorców. Wykresy przebiegu w czasie umożliwiają przeprowadzenie dodatkowych analiz, np. trendów, za pomocą treściwych wizualizacji bez przeciążania użytkowników nadmiarem liczb. Przyjrzyjmy się przykładowi widocznemu na rysunku 3.1. Jest to kompaktowe zestawienie wskaźników umożliwiające szybkie zapoznanie się z kluczowymi danymi. Choć porównanie trzech różnych przedziałów czasowych (kolumny D, E i F) wymaga pewnego wysiłku, to możliwość poznania danych za cały rok z pewnością będzie przydatna. Rysunek 3.1. Choć kluczowe wskaźniki efektywności są przydatne, to brak im możliwości przedstawienia trendów

Na rysunku 3.2 widoczne są te same wskaźniki uzupełnione o informacje o trendach w ostatnich 12 miesiącach. Dzięki wykresom przebiegu w czasie uzyskujemy dużo szerszy kontekst dla każdego wskaźnika. Jeżeli przyjrzymy się wskaźnikowi Pasażerowie, opierając się tylko na liczbach, będzie można odnieść wrażenie, że jest on w miarę stabilny. Dopiero wykres przebiegu w czasie zawiera informację o powolnym wychodzeniu z głębokiego kryzysu, który miał miejsce na początku roku. Nie chodzi tu o dodawanie wodotrysków do raportów. Chodzi o stworzenie jak najbardziej efektywnego przekazu w ograniczonej przestrzeni, jaką mamy do dyspozycji. Wykresy przebiegu w czasie to kolejne narzędzie umożliwiające wprowadzenie dodatkowego wymiaru do raportów tworzonych na podstawie tabel.

Stosowanie wykresów przebiegu w czasie Chociaż wykresy przebiegu w czasie wyglądają po prostu jak miniaturowe wykresy (i czasem mogą je zastąpić), to wbrew nazwie jest to funkcja zupełnie niezwiązana z wykresami Excela (omówionymi w części II niniejszej książki). I tak tradycyjne wykresy są umieszczane w warstwie graficznej arkuszy, a pojedynczy wykres może wyświetlać kilka serii danych. Wykresy przebiegu w czasie natomiast są wyświetlane wewnątrz komórek i mogą prezentować tylko jedną serię danych.

Rozdział 3.  Wykresy przebiegu w czasie

59

Rysunek 3.2. Wykresy przebiegu w czasie w kompaktowej formie pozwalają zapoznać się z trendami, dając szerszy kontekst dla każdego ze wskaźników

W Excelu 2013 dostępne są trzy typy wykresów przebiegu w czasie: Liniowy, Kolumnowy i Zysk/strata. Na rysunku 3.3 w kolumnie H widoczne są przykłady każdego z typów wykresów przebiegu w czasie. Każdy wykres przebiegu w czasie ilustruje sześć punktów danych. Rysunek 3.3. Trzy typy wykresów przebiegu w czasie

 Liniowy: podobny do wykresów liniowych; wyświetla linię łączącą znaczniki

punktów danych. W pierwszej grupie na rysunku 3.3 przedstawiono wykresy Liniowe ze znacznikami. Wystarczy rzut oka, aby zorientować się, że wszystkie fundusze — za wyjątkiem W-91 — w prezentowanym okresie sześciu miesięcy traciły na wartości.  Kolumnowy: podobny do wykresów kolumnowych; w drugiej grupie widoczne są

wykresy typu Kolumnowy.

60

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich  Strata/zysk: dwuwartościowy typ wykresu wyświetlający punkty danych jako

bloki położone wyżej lub niżej. W trzeciej grupie przedstawiono właśnie typ Zysk/strata. Dane użyte do jego utworzenia różnią się od wcześniejszych. W kolejnych komórkach wyświetlana jest różnica w stosunku do poprzedniego miesiąca. Na wykresie przebiegu w czasie każdy punkt danych jest ilustrowany za pomocą bloku położonego wyżej (zysk) lub niżej (strata). W omawianym przykładzie wynik lepszy od tego z poprzedniego miesiąca jest zyskiem, natomiast gorszy traktowany jest jako strata.

Tworzenie wykresów przebiegu w czasie Na rysunku 3.4 przedstawiono dane meteorologiczne, które można podsumować za pomocą wykresów przebiegu w czasie. Aby utworzyć wykres przebiegu w czasie dla wartości w tych dziewięciu wierszach, należy kolejno: Rysunek 3.4. Dane, które będą podsumowane za pomocą wykresów przebiegu w czasie

1.

Zaznaczyć zakres danych, które mają być podsumowane. W tym przypadku będzie to zakres B4:M12. W przypadku tworzenia wielu wykresów należy zaznaczyć wszystkie dane.

2.

Po zaznaczeniu danych kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Wstawianie i odszukać grupę Wykresy przebiegu w czasie. Teraz można wybrać jeden z trzech typów wykresów: Liniowy, Kolumnowy, Zysk/strata. W omawianym przykładzie użyjemy wykresu kolumnowego. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Tworzenie wykresów przebiegu w czasie widoczne na rysunku 3.5.

Rysunek 3.5. Za pomocą okna Tworzenie wykresów przebiegu w czasie należy określić zakres danych oraz położenie tworzonych wykresów

3.

Określić w nim zakres danych oraz położenie tworzonych wykresów. W omawianym przykładzie jako Zakres lokalizacji wskazano komórki N4:N12.

Rozdział 3.  Wykresy przebiegu w czasie

61

Zwykle wykresy przebiegu w czasie umieszcza się tuż obok danych, ale nie jest to wymagane. W większości przypadków wykresy umieszcza się w pustych komórkach. Jednakże Excel nie posiada mechanizmu zabezpieczającego przed umieszczeniem wykresów w komórkach wypełnionych danymi. Lokalizacja wskazana do umieszczenia wykresów musi odpowiadać danym źródłowym pod względem liczby wierszy czy kolumn. 4.

Kliknąć OK. Excel utworzy wykres przebiegu w czasie zgodnie z typem wskazanym przez użytkownika (rysunek 3.6).

Rysunek 3.6. Wykres kolumnowy podsumowujący dane dotyczące średniej opadów dla dziewięciu miast

Grupy wykresów przebiegu w czasie W większości przypadków wykresy przebiegu w czasie tworzy się w grupach; po jednym dla każdego wiersza lub kolumny z danymi. W arkuszu może znaleźć się dowolna liczba takich grup. Excel zapamiętuje każdą taką grupę, dzięki czemu można z nią pracować jak z pojedynczym elementem. I tak jeżeli zaznaczymy jeden wykres z grupy i wprowadzimy zmiany w formatowaniu, to zostaną one zastosowane do całej grupy. Po wybraniu komórki z wykresem Excel wyświetli niebieską obwódkę wokół całej grupy. Można jednak wykonać pewne działania na pojedynczym wykresie z grupy:  Zmienić dane źródłowe dla wykresu. W tym celu należy kliknąć komórkę zawierającą wykres; zostanie wówczas wyświetlona karta zawierająca narzędzia do edycji wykresów. Na niej należy wybrać Projektowanie/Wykres przebiegu w czasie/Edytuj dane/Edytuj dane pojedynczego wykresu przebiegu w czasie. Excel wyświetli okno dialogowe, w którym można będzie zmienić źródło danych dla wybranego wykresu.  Usunąć wykres. W tym celu należy zaznaczyć wykres i wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów przebiegu w czasie. Następnie kolejno wybrać Projektowanie/Grupowanie/Wyczyść/Wyczyść zaznaczone wykresy przebiegu w czasie. Oba działania są dostępne również z menu podręcznego widocznego po kliknięciu prawym klawiszem myszy w komórkę z wykresem. Można również rozgrupować zestaw wykresów. W tym celu należy kliknąć znajdujące się na Wstążce Narzędzia wykresów przebiegu w czasie i kolejno wybierać Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Rozgrupuj. Po tej operacji z każdym z wykresów można pracować indywidualnie. Po rozgrupowaniu wykresów przebiegu w czasie będzie można je indywidualnie przesuwać, formatować i zmieniać ich rozmiar na pulpicie menedżerskim.

62

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Wykresy przebiegu w czasie są połączone z danymi, dlatego jeżeli wprowadzone zostaną jakieś zmiany w danych, same wykresy również zostaną zaktualizowane. Generalnie wykresy umieszcza się w tych samych arkuszach, w których znajdują się dane. Aby umieścić wykresy przebiegu w czasie w innym arkuszu, zacząć należy od jego aktywacji. Następnie w oknie dialogowym Tworzenie wykresów przebiegu w czasie należy wskazać (lub wpisać) pełne odwołanie do arkusza (na przykład Arkusz1!A1:C12). Okno dialogowe umożliwi wskazanie innego arkusza dla Zakresu danych, ale nie dla Zakresu lokalizacji.

Dostosowywanie wykresów przebiegu w czasie Po aktywowaniu komórki zawierającej wykres przebiegu w czasie Excel wyświetli obramowanie wokół wszystkich wykresów grupy. Wówczas można użyć poleceń umieszczonych na karcie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie i dostosować elementy grupy.

Zmiana rozmiarów i scalanie komórek zawierających wykresy Po zmianie szerokości czy wysokości komórki zawierającej wykres przebiegu w czasie zostanie on dopasowany do nowych rozmiarów. Dodatkowo można też umieścić wykres w scalonych komórkach. Aby scalić komórki, należy zaznaczyć co najmniej dwie, a następnie wybrać Narzędzia główne/Scal i wyśrodkuj. Na rysunku 3.7 przedstawiono ten sam wykres w kilku komórkach różniących się szerokością, wysokością lub umieszczony w scalonych komórkach. Rysunek 3.7. Wykres przebiegu w czasie w różnych rozmiarach

Zwykle najlepszy stosunek szerokości wykresu do jego wysokości wynosi 2:1. Inne proporcje mogą zafałszować obraz danych w sytuacji, gdy wykres będzie zbyt wysoki (wzmocnienie trendu), czy zbyt szeroki (spłaszczenie trendu). Po scaleniu komórek, gdy zajmować one będą więcej niż jeden wiersz czy kolumnę, Excel nie pozwoli na wstawienie do nich grupy wykresów przebiegu w czasie. W takim przypadku trzeba będzie umieścić wykresy w zwykłym zakresie (niescalonych komórkach), a dopiero później je scalić.

Rozdział 3.  Wykresy przebiegu w czasie

63

Wykresy można też umieścić w komórkach wypełnionych danymi, również tych scalonych. Na rysunku 3.8 przedstawiono dwa wykresy przebiegu w czasie scalone z komórkami zawierającymi tekst. Uzyskano w ten sposób efekt komórek zawierających jednocześnie tekst i grafikę. Rysunek 3.8. Wykresy przebiegu w czasie umieszczono w scalonych komórkach E2:I7 oraz E9:I14

Brakujące i ukryte dane W niektórych przypadkach użytkownik może chcieć przedstawić wykresy przebiegu w czasie bez prezentowania danych liczbowych. Jednym ze sposobów jest ukrycie wierszy czy kolumn zawierających dane. Na rysunku 3.9 przedstawiono tabelę z wyświetlonymi wszystkimi danymi oraz tę samą tabelę po ukryciu kilku kolumn. Rysunek 3.9. Wykresy przebiegu w czasie mogą korzystać z danych w ukrytych wierszach czy komórkach

Domyślnie po ukryciu wierszy czy kolumn z danymi wyświetlanymi na wykresach przebiegu w czasie dane te znikną z grafik. Będą wyświetlane puste komórki zamiast wykresów. Aby zmienić to ustawienie, należy wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Edytuj dane/Ukryte i puste komórki. W oknie dialogowym Ustawienia pustych i ukrytych komórek można określić, w jaki sposób takie dane mają być obsługiwane.

64

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Zmiana typu wykresu przebiegu w czasie Jak wspomniano już we wcześniejszych fragmentach niniejszego rozdziału, Excel obsługuje trzy typy wykresów przebiegu w czasie: Liniowy, Kolumnowy i Zysk/strata. Po utworzeniu pojedynczego wykresu lub grupy łatwo można zmienić jego typ; wystarczy kliknąć odpowiednią ikonę na karcie Projektowanie/Typ. Jeżeli zaznaczony wykres jest częścią grupy, wówczas wszystkie grafiki wchodzące w jej skład zostaną zmienione. Po zmianie wyglądu wykresów Excel zapamięta wprowadzone ustawienia, nawet jeżeli będziemy przełączać się pomiędzy różnymi typami.

Zmiana kolorów i linii wykresów przebiegu w czasie Po utworzeniu wykresu przebiegu w czasie zmiana użytych w nim kolorów jest zupełnie prosta. Wystarczy kliknąć dany wykres, a następnie przejść do karty Projektowanie/Styl. Można tam znaleźć różne opcje służące do zmiany kolorów i stylów wykresów. W przypadku wykresu przebiegu w czasie typu liniowego, można również określić szerokość linii. W tym celu należy wybrać ze Wstążki Projektowanie/Style/Kolor wykresu przebiegu w czasie/Grubość. Kolory zastosowane w wykresach są powiązane z motywem dokumentu. Jeżeli motyw zostanie zmieniony (w tym celu należy wybrać z menu Układ strony/Motywy/Motywy), zmienią się również zastosowane kolory.

Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych Aby uwydatnić wybrane dane kluczowe za pomocą kolorów, należy na Wstążce odnaleźć Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Pokazywanie. Dostępne są następujące opcje:  Punkt najwyższej wartości: wprowadza osobny kolor dla najwyższych punktów

danych na wykresie przebiegu w czasie.  Punkt najniższej wartości: wprowadza osobny kolor dla najniższych punktów

danych na wykresie przebiegu w czasie.  Punkty ujemne: wprowadza osobny kolor dla wartości ujemnych na wykresie

przebiegu w czasie.  Pierwszy punkt: wprowadza osobny kolor dla pierwszego punktu danych na wykresie

przebiegu w czasie.  Ostatni punkt: wprowadza osobny kolor dla ostatniego punktu danych na wykresie

przebiegu w czasie.  Znaczniki: wyświetla znaczniki danych na wykresie przebiegu w czasie. Ta opcja

dostępna jest tylko dla wykresów liniowych. Kolory wykresów można kontrolować za pomocą kontrolki Kolor wykresu przebiegu w czasie znajdującej się w grupie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/ Styl. Niestety, nie można zmieniać rozmiaru znaczników dla wykresów liniowych. Na rysunku 3.10 widoczne są wykresy przebiegu w czasie z różnymi kolorami.

Rozdział 3.  Wykresy przebiegu w czasie

65

Rysunek 3.10. Stosowanie kolorów do podkreślania kluczowych danych na liniowych wykresach przebiegu w czasie

Skalowanie osi wykresów przebiegu w czasie Podczas tworzenia wykresu (lub wykresów) skala osi jest ustalana automatycznie. Oznacza to, że Excel — na podstawie zakresów liczbowych — określa minimum i maksimum dla osi pionowej każdego z tworzonych wykresów przebiegu w czasie. Polecenie Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Grupowanie/Oś umożliwia zmianę tych ustawień i kontrolowanie wartości minimum i maksimum dla każdego wykresu czy grupy wykresów. Aby jeszcze bardziej zwiększyć poziom tej kontroli, należy skorzystać z opcji Wartość niestandardowa i wprowadzić wartości dla grupy wykresów przebiegu w czasie. Skalowanie osi może przynieść ogromne różnice w wyglądzie wykresów. Na rysunku 3.11 przedstawiono dwie grupy wykresów. W górnej użyto domyślnych ustawień (Automatyczne dla każdego wykresu przebiegu w czasie). Każdy z wykresów tej grupy prezentuje trend dla danego produktu z okresu sześciu miesięcy, ale nie można na tej podstawie określić wielkości sprzedaży. Rysunek 3.11. W dolnej grupie widoczny jest efekt zastosowania takich samych wartości minimum i maksimum dla wszystkich wykresów grupy

Dla wykresów umieszczonych w dolnej grupie (korzystają z takich samych danych) zastosowano opcję Taka sama wartość dla wszystkich wykresów przebiegu w czasie. Z takimi ustawieniami łatwo dostrzec różnice pomiędzy wartościami dla każdego z produktów; dużo trudniej zorientować się w zmianach mających miejsce w przypadku produktów w kolejnych miesiącach. Dlatego opcje skalowania osi wprowadzane do wykresów powinny zależeć od aspektu danych, na który chcemy zwrócić uwagę odbiorców.

Sztuczna linia odniesienia Jedną z przydatnych, a nieobecnych w Excelu 2013 funkcji dotyczących wykresów przebiegu w czasie jest linia odniesienia. Może ona być przydatna w sytuacji, gdy chcemy na przykład pokazać bieżącą wydajność w stosunku do planowanej. Jeżeli wartość zakładana

66

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

będzie wyświetlana jako linia odwołań na wykresie, wówczas wystarczy rzut oka, aby przekonać się, jak bieżąca wydajność ma się do przyjętych planów. Jedną z metod jest napisanie formuły, która przekształci dane, a następnie jako sztucznej linii odwołania użyje osi wykresu przebiegu w czasie. Na rysunku 3.12 przedstawiono taki przykład. Uczniowie mają miesięcznie przeczytać 500 stron. Zakres danych przedstawia aktualną liczbę przeczytanych stron; w kolumnie H umieszczono wykresy przebiegu w czasie. Na wykresach przedstawiono dane z sześciu miesięcy, ale niemożliwe jest określenie, kto i kiedy osiągnął założony cel. Rysunek 3.12. Wykresy przebiegu w czasie wyświetlają dane o stronach przeczytanych w kolejnych miesiącach

Na wykresie widocznym poniżej (rysunek 3.13) zastosowano odmienne podejście; zmieniono dane tak, aby w przypadku gdy cel zostanie osiągnięty, wyświetlana była cyfra 1, a w odwrotnym –1. Oto formuła przekształcająca dane (komórka B18): =JEŻELI(B6>$C$2;1;-1)

Rysunek 3.13. Wykres Strata/zysk zastosowany do wyświetlenia informacji o osiągnięciu założonego celu

Została ona skopiowana do pozostałych komórek w zakresie B18:G25. Po zmianie danych do wizualizacji zastosowano wykres przebiegu w czasie typu Zysk/strata. Takie rozwiązanie jest lepsze, ale nie pozwala na określenie różnic pomiędzy poszczególnymi wynikami. Nie można określić, czy uczniowi do wykonania planu zabrakło jednej strony, czy też 500.

Rozdział 3.  Wykresy przebiegu w czasie

67

Na rysunku 3.14 przedstawiono jeszcze lepsze rozwiązanie. Oryginalne dane zostały zmienione tak, aby odnosiły się bezpośrednio do przyjętego celu. Formuła w komórce B31 wygląda następująco: =B6–$C$2

Rysunek 3.14. Oś na wykresie przebiegu w czasie reprezentuje przyjęty cel

Została ona skopiowana do pozostałych komórek w zakresie B31:G38, a w grupie wykresów wyświetlane są odpowiednie wyniki. Dla wykresów w tej grupie ustawiono opcję Pokaż oś, a także zaznaczono opcję Punkty ujemne (czyli komórki, w których nie osiągnięto założonego celu), dzięki czemu są one widoczne.

Oś daty Domyślnie dane wyświetlane są na wykresach przebiegu w czasie z założeniem, że odstępy czasowe są równe. I tak na wykresach tych można wyświetlać dzienny stan konta, miesięczną sprzedaż czy roczne przychody. Ale co w przypadku, gdy dane nie są rozłożone w równych odstępach czasowych? Na rysunku 3.15 przedstawiono wykresy utworzone z danych z kolejnych dni, a umieszczonych w kolumnie B. Jak widać, danych dla niektórych dat brakuje, mimo to kolumny na wykresie wyświetlane są w równych odstępach, tak jakby dane były ciągłe. Rysunek 3.15. Na wykresie dane prezentowane są tak, jakby były rozmieszczone w równych odstępach czasowych

Aby lepiej odwzorować taki typ danych, rozwiązaniem będzie zastosowanie osi daty. Należy kliknąć wykres i wybrać z menu Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/ Grupowanie/Oś/Typ osi daty. Excel wyświetli okno dialogowe, w którym należy wprowadzić zakres odpowiednich dat. W omawianym przykładzie jako zakres wskazano komórki A2:A11.

68

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Następnie należy kliknąć OK, a Excel wyświetli dane z brakujących dat (rysunek 3.16). Rysunek 3.16. Po ustawieniu osi daty wykres przebiegu w czasie prezentuje dane poprawnie

Automatyczna aktualizacja zakresów dla wykresów przebiegu w czasie Jeżeli wykresy korzystają z danych w zwykłych zakresach, wówczas umieszczenie nowych informacji na początku lub końcu nie spowoduje włączenia ich do prezentacji. W tym celu należy użyć okna dialogowego Edytowanie wykresów przebiegu w czasie (Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie/Wykres przebiegu w czasie/Edytuj dane) i za jego pomocą zaktualizować zakresy. Jeżeli jednak wykresy korzystają z danych w kolumnach tabeli (utworzonej za pomocą polecenia Wstawienie/Tabela; więcej informacji na ten temat zamieszczono w rozdziale 11.), wówczas dane umieszczone na jej końcu zostaną uwzględnione automatycznie. Na rysunku 3.17 przedstawiono taki przykład. Wykres został utworzony z wykorzystaniem danych w kolumnie Kurs tabeli. Jeżeli zostaną wprowadzone nowe dane (dla września), wówczas wykres przebiegu w czasie automatycznie rozszerzy zakres danych. Rysunek 3.17. Tworzenie wykresu przebiegu w czasie z danych umieszczonych w tabeli

Rozdział 4.

Inne techniki wizualizacji W tym rozdziale:  Formatowanie warunkowe  Symbole w formułach  Narzędzie Aparat fotograficzny

Wizualizacja danych bez używania wykresów nie jest funkcją Excela; jest to raczej koncepcja, którą można zastosować na pulpitach menedżerskich. Ten typ wizualizacji umożliwia wprowadzenie na pulpity czy do raportów dodatkowej warstwy analizy, która pozwoli w nowy sposób wykorzystać niektóre standardowe funkcje Excela i wydobyć za ich pomocą jeszcze więcej informacji z danych.

Ulepszanie raportów za pomocą formatowania warunkowego Formatowanie warunkowe, wprowadzone jako jedna z funkcjonalności Excela, powoduje automatyczną zmianę formatowania wartości, komórek czy zakresu komórek zgodnie z zestawem warunków zdefiniowanych przez użytkownika. Stosowanie w raportach formatowania warunkowego pozwala jednym spojrzeniem określić, które wartości są „dobre”, a które „złe”. Poniżej omówiono zagadnienia związane z formatowaniem warunkowym oraz wskazówki, jak za jego pomocą ulepszyć przygotowywane raporty oraz pulpity menedżerskie.

Stosowanie formatowania warunkowego Dzięki temu, że w Excelu 2013 dostępnych jest wiele predefiniowanych opcji formatowania warunkowego, podstawowe ustawienia można wprowadzić za pomocą kilku kliknięć myszką. Aby choć pobieżnie zorientować się w dostępnych możliwościach, należy rozwinąć Wstążkę, przejść do karty Narzędzia główne i kliknąć ikonę Formatowanie warunkowe (patrz rysunek 4.1).

70

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 4.1. Po kliknięciu ikony formatowania warunkowego zostaną wyświetlone opcje dostępne w Excelu 2013

Jak widać, dostępnych jest pięć kategorii: Reguły wyróżniania komórek Reguły pierwszych/ostatnich Paski danych Skale kolorów Zestawy ikon Poświęćmy chwilę i zapoznajmy się z możliwościami udostępnianymi przez każdą z wymienionych kategorii.

Reguły wyróżniania komórek Opcje formatowania dostępne w tej kategorii (patrz rysunek 4.2) umożliwiają wyróżnianie komórek spełniających określone warunki. Rysunek 4.2. Reguły wyróżniania komórek są stosowane wówczas, gdy zawartość spełnia określone kryteria

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

71

Opcje te działają bardzo podobnie do instrukcji If…Then…Else…. Otóż to — jeżeli warunek jest spełniony, wówczas komórka jest formatowana; w przeciwnym razie nie jest podejmowane żadne działanie.

Nazwy opcji dostępnych na liście Reguły wyróżniania komórek właściwie objaśniają ich działanie.  Większe niż: formatowanie stosowane jest do komórek, w których liczba jest

większa od określonej wartości. Można więc nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których liczba jest większa od 50.  Mniejsze niż: formatowanie stosowane jest do komórek, w których liczba jest

mniejsza od określonej wartości. Można więc nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których liczba jest mniejsza od 100.  Między: formatowanie stosowane jest do komórek, w których liczba mieści się

w określonym przedziale. I tak można nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których liczba zawarta jest w przedziale między 50 a 100.  Tekst zawierający: formatowanie stosowane jest do komórek zawierających

dowolny z tekstów określonych jako kryteria. I tak można nakazać Excelowi formatowanie komórek, w których znajduje się słowo Północny.  Data występująca: umożliwia formatowanie warunkowe komórek zawierających

datę znajdującą się w odpowiednim przedziale w stosunku do daty bieżącej. I tak można ustawić wartości Wczoraj, W ubiegłym tygodniu, W ubiegłym miesiącu, W przyszłym miesiącu itd.  Duplikujące się wartości: umożliwia sformatowanie komórek zawierających

zduplikowane lub unikalne wartości we wskazanym zakresie. Reguła ta została zaprojektowana raczej z myślą o oczyszczaniu danych (szybkie wyszukiwanie duplikatów i unikatowych wartości) niż jako składnik pulpitów menedżerskich.

Oto prosta ilustracja stosowania wymienionych wcześniej reguł. Aby podświetlić wszystkie wartości większe niż dana liczba, należy kolejno wykonać poniższe czynności: 1.

Zaznaczyć zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe.

2.

Z kategorii Reguły wyróżniania komórek wybrać opcję Większe niż (patrz rysunek 4.2). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Większe niż (patrz rysunek 4.3). Teraz należy określić wartość, której przekroczenie uruchomi formatowanie warunkowe. Można tu:  Wpisać wartość (w przykładzie jest to 400).  Utworzyć odwołanie do komórki zawierającej daną wartość.

72

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 4.3. Wybranie każdej z opcji spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym można określić wartość uruchamiającą reguły formatowania komórek oraz sam sposób formatowania

W oknie można również rozwinąć menu i określić w nim rodzaj formatowania, które ma być zastosowane. 3.

Kliknąć OK. Formatowanie zostanie natychmiast zastosowane do wskazanych uprzednio komórek (patrz rysunek 4.4).

Rysunek 4.4. Komórki zawierające liczby większe niż 400 zostały sformatowane

Korzyścią ze stosowania formatowania warunkowego jest to, że Excel będzie automatycznie zmieniał formatowanie ustalone w regule, kiedy zawartość komórki się zmieni. I tak jeżeli w komórkach z niskimi wartościami liczby zostaną zmienione na 450, automatycznie zostanie zastosowane formatowanie, ponieważ komórki w danym zakresie spełnią warunki reguły.

Reguły pierwszych/ostatnich Opcje formatowania dostępne w tej kategorii (patrz rysunek 4.5) umożliwiają wyróżnianie komórek, których wartość przekracza określony próg (wartość odcięcia). Ta opcja, podobnie jak Reguły wyróżniania komórek, działają tak jak instrukcja If…Then…Else….  Jeżeli warunek jest spełniony, komórka jest formatowana.  Jeżeli warunek nie jest spełniony, nie jest podejmowane żadne działanie.

W kategorii Reguły pierwszych/ostatnich liczbę formatowanych komórek można określić liczbowo lub procentowo. Niektóre z nazw opcji mogą być mylące. Opcja o nazwie 10 pierwszych elementów może działać na dowolnej liczbie komórek; a opcja Pierwsze 10% może formatować określoną przez użytkownika część danych.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

73

Rysunek 4.5. Reguły pierwszych/ostatnich powodują formatowanie komórki, gdy jej zawartość przekracza określony próg

W tej kategorii dostępne są następujące opcje:  10 pierwszych elementów: umożliwia określenie liczby komórek, które mają

być sformatowane na podstawie ich wartości (zaczynając od największej; niekoniecznie ma być to dokładnie 10). Można na przykład podświetlić komórki zawierające 5 największych liczb.  Pierwsze 10%: umożliwia określenie, jaka część komórek ma być sformatowana

na podstawie zawartości (niekoniecznie ma być to dokładnie 10%). I tak można podświetlić 20% komórek o najwyższej wartości w zaznaczonym zakresie.  10 ostatnich elementów: umożliwia określenie liczby komórek, które mają być

sformatowane na podstawie ich wartości (zaczynając od najmniejszej; niekoniecznie ma być to dokładnie 10). Można na przykład podświetlić komórki zawierające 15 najmniejszych liczb.  Ostatnie 10%: umożliwia określenie, jaka część komórek ma być sformatowana

na podstawie zawartości (i niekoniecznie ma być to dokładnie 10%). I tak można podświetlić 15% komórek o najniższej wartości w zaznaczonym zakresie.  Powyżej średniej: umożliwia formatowanie warunkowe każdej komórki

w zaznaczonym zakresie, której wartość jest większa od średniej dla wskazanych komórek.  Poniżej średniej: umożliwia formatowanie warunkowe każdej komórki

w zaznaczonym zakresie, której wartość jest mniejsza od średniej dla wskazanych komórek.

74

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

W poniższym przykładzie formatowanie warunkowe zostanie zastosowane do 40% komórek z najwyższymi wartościami w zaznaczonym zakresie. Aby uniknąć nakładania się kolejnych opcji formatowania warunkowego, dobrze jest przed wprowadzeniem nowych reguł usunąć wprowadzone wcześniej. Aby je usunąć, należy zaznaczyć dany zakres, a następnie wyświetlić Wstążkę, otworzyć kartę Narzędzia główne i kliknąć przycisk Formatowanie warunkowe. Można tu znaleźć opcję Wyczyść reguły. Po jej kliknięciu zostanie rozwinięte menu, z którego można wybrać interesującą nas opcję. 1.

Zaznaczyć zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe.

2.

Z kategorii Reguły pierwszych/ostatnich wybrać Pierwsze 10% (patrz rysunek 4.5). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Pierwsze 10% (patrz rysunek 4.6). Tu można określić wartość, której przekroczenie uruchomi formatowanie warunkowe.

Rysunek 4.6. Wybranie każdej z opcji spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym można określić wartości uruchamiające reguły i sposób formatowania 3.

W omawianym przykładzie należy wprowadzić wartość 40. Można tu również rozwinąć menu i określić w nim rodzaj formatowania, które ma być zastosowane.

4.

Kliknąć OK. Formatowanie zostanie natychmiast zastosowane do wskazanych uprzednio komórek (patrz rysunek 4.7).

Rysunek 4.7. Dzięki zastosowaniu formatowania warunkowego łatwo można zauważyć, że 40% najwyższych przychodów uzyskano w okresie od września do grudnia

Paski danych Formatowanie za pomocą pasków danych powoduje umieszczenie w komórkach minipasków o długości odpowiadającej znajdującym się w nich wartościom. Długość pasków Excel oblicza dla każdej komórki, porównując jej wartość z największą i najmniejszą wartością w danym zakresie komórek.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

75

Aby zastosować Paski danych do zakresu komórek, należy: 1.

Zaznaczyć docelowy zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe.

2.

Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Paski danych.

Jak widać na rysunku 4.8, z menu Paski danych można wybrać różne warianty gradientów i kolorów. Rysunek 4.8. Stosowanie pasków danych

Na rysunku 4.9 widać efekt zastosowania pasków danych, czyli miniwykresy, które pojawiły się w zaznaczonych komórkach. Warto też zauważyć, że w przypadku gdy w komórce sformatowanej paskami danych znajduje się liczba ujemna, Excel zmienia kierunek wyświetlania paska oraz stosuje kolor czerwony. Rysunek 4.9. Formatowanie warunkowe za pomocą pasków danych

76

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich Kiedy paski danych zostaną już ustawione, wówczas łatwo można zmienić ich kolory. W tym celu należy zaznaczyć zakres komórek sformatowanych za pomocą pasków danych, a następnie wybrać z karty Narzędzia główne menu Formatowanie warunkowe/ Zarządzaj regułami. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł formatowania warunkowego, w którym wyświetlone będą wszystkie używane reguły. W oknie należy zaznaczyć regułę Pasek danych i kliknąć przycisk Edytuj regułę. Zostanie otwarte okno dialogowe Edytowanie reguły formatowania, w którym będzie można zmienić kolory pasków danych zarówno dla liczb dodatnich, jak i ujemnych.

Skale kolorów Funkcja Skale kolorów umożliwia formatowanie komórek kolorami odpowiadającymi znajdującym się w nich wartościom. Kolory są dobierane poprzez porównanie wartości z każdej komórki z największą i najmniejszą wartością w danym zakresie komórek. Aby zastosować Skale kolorów do zakresu komórek, należy: 1.

Zaznaczyć docelowy zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe.

2.

Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Skale kolorów.

Jak widać na rysunku 4.10, z menu Skale kolorów można wybrać różne kolory. Rysunek 4.10. Skale kolorów

Jak widać na rysunku 4.11, efektem stosowania skali kolorów jest rodzaj mapy ciepła utworzonej w zaznaczonych uprzednio komórkach. Rysunek 4.11. Formatowanie warunkowe za pomocą skali kolorów

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

77

Zestawy ikon Zestaw ikon to zestaw symboli wstawianych do zaznaczonego zakresu ikon. Symbole są dobierane na podstawie porównania wartości komórki z innymi komórkami z formatowanego zakresu. Aby zastosować zestaw ikon do zakresu komórek, należy: 1.

Zaznaczyć docelowy zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe.

2.

Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zestawy ikon.

Jak widać na rysunku 4.12, można wybrać zestawy ikon w różnych kształtach i kolorach. Rysunek 4.12. Stosowanie zestawów ikon

Na rysunku 4.13 widać, jak każda z komórek została sformatowana symbolem wskazującym jej wartość w porównaniu z innymi komórkami.

Tworzenie własnych reguł formatowania Użytkownik nie jest ograniczony tylko do zestawu predefiniowanych reguł Excela. Program oferuje spore możliwości w zakresie tworzenia własnych reguł formatowania. Tworzenie własnych reguł daje większą kontrolę nad formatowaniem komórek i umożliwia działania niedostępne w ustawieniach domyślnych.

78

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 4.13. Formatowanie warunkowe za pomocą zestawów ikon

Można na przykład ustawić regułę formatowania warunkowego, zgodnie z którą wszystkie wartości powyżej średniej będą oznaczane „ptaszkiem”, a te poniżej znakiem krzyżyka (patrz rysunek 4.14). Rysunek 4.14. Dzięki tworzonym samodzielnie regułom formatowania można oznaczyć wartości powyżej średniej znakiem wyboru, a te poniżej wartości krzyżykiem

Choć w Excelu jest funkcja oznaczania wartości powyżej i poniżej średniej, która umożliwia formatowanie komórek i atrybutów czcionki, to nie pozwala ona stosować zestawu ikon. Łatwo można sobie wyobrazić, dlaczego na pulpicie menedżerskim lepiej sprawdzi się zestaw ikon niż tylko kolory. Ikony i kształty lepiej przekażą informacje, szczególnie jeżeli pulpit jest utrzymany w czarno-białych kolorach.

Aby rozpocząć tworzenie pierwszej reguły formatowania, należy otworzyć plik Rozdział 4 przykłady.xlsx dołączony do niniejszej książki. Następnie należy przejść do arkusza Własne reguły. 1.

Zaznaczyć docelowy zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe, i wybrać z menu Nowa reguła (patrz rysunek 4.15). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa reguła formatowania (patrz rysunek 4.16). Jak można zauważyć, niektóre reguły dostępne na liście w górnym oknie dialogowym mają zdefiniowane elementy formatowania, które omówiliśmy już wcześniej:  Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości: formatuje wartości

w komórce, porównując je z innymi komórkami w wybranym zakresie. Ten wybór jest przydatny, gdy chcemy znaleźć nieprawidłowości w zestawie danych.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

Rysunek 4.15. Zaznaczyć zakres komórek, a następnie wybrać z menu opcję Nowa reguła Rysunek 4.16. Należy wybrać opcję Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości, następnie należy rozwinąć listę Styl formatowania i wybrać Zestawy ikon

 Formatuj tylko komórki zawierające: formatowanie warunkowe będzie

stosowane tylko do komórek spełniających określone warunki. To doskonały wybór, kiedy trzeba zestawić wartości w teście porównawczym.  Formatuj tylko wartości sklasyfikowane jako pierwsze i ostatnie:

formatowanie warunkowe jest stosowane tylko do tych komórek, które zostały sklasyfikowane jako pierwsze lub ostatnie (w ujęciu procentowym lub wartościowym) w danym zakresie.  Formatuj tylko wartości powyżej lub poniżej średniej: formatowanie

warunkowe jest stosowane tylko do tych komórek, których wartość jest wyższa (lub niższa) od średniej wszystkich komórek w danym zakresie.  Formatuj tylko wartości unikatowe lub zduplikowane: formatowane są tylko

te komórki w zakresie, których wartość jest zduplikowana lub nie powtarza się.  Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować: wartości

w komórkach są klasyfikowane na podstawie formuły wprowadzonej przez użytkownika. Jeżeli konkretna wartość zostanie przez formułę oceniona jako właściwa, wówczas komórka zostanie sformatowana. Opcja ta jest zwykle wybierana, kiedy stosowane są warunki oparte na zaawansowanych formułach czy wyniku działania matematycznego.

79

80

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Funkcje Paski danych, Skale kolorów oraz Zestawy ikon można wykorzystywać tylko z regułą Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości. 2.

Należy się upewnić, że wybrano opcję Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości, następnie należy użyć listy rozwijanej Styl formatowania i wybrać Zestawy ikon.

3.

Zostanie wówczas wyświetlona lista ikon, których będzie można użyć.

4.

Z listy rozwijanej Typ należy wybrać — w obu polach — opcję Formuła.

5.

W polach Wartość należy wpisać =Średnia($C$2:$C$22). Jest to informacja dla Excela, że aby ikona „ptaszka” mogła być wyświetlona, wartości w komórkach muszą być większe od średniej z danego zakresu. Na tym etapie zostanie wyświetlone okno dialogowe podobne do widocznego na rysunku 4.17.

Rysunek 4.17. Ustawienia opcji Formuła na liście Typ umożliwi wpisanie odpowiedniej formuły w polu Wartość

6.

Po kliknięciu OK formatowanie warunkowe zostanie zastosowane.

Warto poświęcić nieco czasu i dokładnie poznać zasady działania formatowania warunkowego uruchamianego za pomocą reguł. Excel sprawdzi każdą komórkę w zakresie, dopasowując swoje działanie zgodnie z warunkami określonymi w polu Wartość.  Jeżeli w komórce jest liczba lub tekst zgodne z warunkiem w pierwszym polu

Wartość, wówczas zostanie użyta pierwsza ikona, a Excel przejdzie do kolejnej komórki w zakresie.  Jeżeli zawartość komórki nie będzie zgodna z pierwszym polem Wartość, wówczas

Excel sprawdzi jej zgodność z drugim polem, a w razie potrzeby i z kolejnymi.  Jeżeli zawartość komórki nie będzie pasowała do żadnego z warunków, wówczas

Excel oznaczy ją ostatnią z ikon.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

81

W powyższym przykładzie chcemy, aby ikona „ptaszka” była wyświetlana tylko wówczas, jeżeli wartość danej komórki jest większa od średniej dla wszystkich komórek z danego zakresu (lub jej równa). W innym przypadku Excel wstawi ikonę ze znakiem X.

Wyświetlanie ikony tylko jednego rodzaju W wielu przypadkach nie jest konieczne wyświetlanie wszystkich ikon z zestawu. Wyświetlanie zbyt wielu ikon naraz może zablokować przekazywane za pomocą pulpitu menedżerskiego informacje. W ostatnim przykładzie ikona „ptaszka” była umieszczana w komórkach, których wartość była wyższa od średniej dla zakresu, natomiast gdy wartość była niższa od średniej, stosowany był znak X (patrz rysunek 4.18). Jednak w prawdziwym świecie często jest tak, że uwagę użytkowników chcemy przyciągnąć tylko do wartości poniżej średniej. Dzięki temu unika się zasypywania ich niepotrzebnymi ikonami. Rysunek 4.18. Zbyt wiele ikon może przytłoczyć informacje, na które chcemy zwrócić uwagę

Excel oferuje sprytny mechanizm, który pomaga zatrzymać formatowanie wartości, jeżeli warunek jest spełniony. W naszym przykładzie usuniemy ikonę „ptaszka”. Komórki, w których został on umieszczony, przechowują wartości większe od średniej dla danego zakresu. Dlatego najpierw należy dodać warunek dla wszystkich komórek, których wartość jest większa od średniej. 1.

Zaznaczyć docelowy zakres komórek, następnie kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zarządzaj regułami. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł formatowania warunkowego (patrz rysunek 4.19).

2.

Aby rozpocząć tworzenie nowej reguły, należy kliknąć przycisk Nowa reguła.

3.

Jako typ reguły należy zaznaczyć Formatuj tylko komórki zawierające. Następnie należy tak sformułować regułę, aby formatowanie było stosowane do komórek, których wartość jest wyższa od średniej (patrz rysunek 4.20).

4.

Następnie, nie zmieniając żadnych opcji formatowania, należy kliknąć OK.

82

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 4.19. W oknie Menedżer reguł formatowania warunkowego należy kliknąć przycisk Nowa reguła Rysunek 4.20. Ta formuła będzie stosowana do wszystkich komórek

5.

W oknie Menedżer reguł formatowania warunkowego należy zaznaczyć opcję Zatrzymaj, gdy warunek jest prawdziwy, widoczną na rysunku 4.21.

Rysunek 4.21. Aby przerwać proces sprawdzania komórek, dla których pierwszy warunek jest prawdziwy, należy zaznaczyć opcję Zatrzymaj, gdy warunek jest prawdziwy 6.

Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć OK.

Jak można zauważyć na rysunku 4.22, teraz widoczny jest tylko znaczek X. Pozwala to odbiorcom skupić się na konkretnej informacji, a nie rozpraszać się interpretowaniem, co oznacza dany symbol.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

83

Rysunek 4.22. Tabela została sformatowana tak, że widoczna jest tylko jedna ikona

Wyświetlanie pasków danych i ikon w osobnych komórkach Chociaż paski danych i zestawy ikon umożliwiają bajeranckie umieszczanie wizualizacji na pulpitach menedżerskich, to jednak ich twórcy mają znacznie mniej do powiedzenia, jeśli idzie o wyświetlanie ich w komórkach arkusza. Na rysunku 4.23 widać, co to dokładnie oznacza. Rysunek 4.23. Wyświetlanie pasków danych w tej samej komórce, w której przechowywane są wartości, może utrudnić analizę danych

Paski danych domyślnie umieszczane są w komórkach z danymi, niemal całkowicie je zasłaniając. Z punktu widzenia przygotowywania pulpitów menedżerskich to rozwiązanie ma przynajmniej dwie wady:  Na tle kolorów pasków danych liczby mogą być nieczytelne; dotyczy to

szczególnie użycia kolorów czarnego i białego.  Trudno wówczas zauważyć koniec każdego z pasków.

Rozwiązaniem tego problemu jest umieszczenie pasków danych w osobnych komórkach. Oto, jak to zrobić: 1.

Należy wprowadzić odwołanie do każdej komórki zawierającej dane w komórce znajdującej się na prawo od niej. I tak jeżeli dane znajdują się w komórce B2, wówczas w komórce C2 należy wpisać =B2.

84

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

2.

Do komórek z właśnie dodanymi formułami należy zastosować formatowanie warunkowe paskami danych.

3.

Zaznaczyć sformatowany zakres komórek, następnie kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zarządzaj regułami. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł formatowania warunkowego.

4.

Kliknąć przycisk Edytuj regułę.

5.

Zaznaczyć opcję Pokaż tylko pasek, tak jak pokazano na rysunku 4.24.

Rysunek 4.24. Po edycji reguły widoczne będą tylko paski danych

6.

Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć OK.

Nagrodą za nasze wysiłki jest bardziej przejrzysty widok, lepiej przystosowany do zastosowań na pulpitach menedżerskich. Na rysunku 4.25 można zobaczyć efekt uzyskany za pomocą opisanej właśnie techniki. Rysunek 4.25. Paski danych umieszczone obok wartości

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

85

Za pomocą tej samej techniki można oddzielić od danych zestawy ikon, dla których z kolei będzie można wybrać najlepsze możliwe miejsce na pulpicie menedżerskim.

Ilustrowanie trendów za pomocą zestawu ikon Nie zawsze dysponujemy odpowiednią ilością miejsca na pulpicie menedżerskim, tak aby umieścić na nim wykres informujący o aktualnych trendach. W takim przypadku doskonałym zamiennikiem jest zestaw ikon, ponieważ umożliwia zobrazowanie dominujących trendów, nie zabierając jednocześnie nadmiernej ilości miejsca. Na rysunku 4.26 widoczna jest tabela z estetyczną grafiką, która umożliwia błyskawiczne zorientowanie się w sytuacji na poszczególnych rynkach. Rysunek 4.26. Formatowanie warunkowe za pomocą zestawów ikon umożliwia odwzorowanie trendów

Zapewne czytelnik będzie chciał osiągnąć podobny efekt. Kluczowym elementem jest utworzenie reguły, która będzie obliczać odchylenie czy trend. Aby to zrobić, należy kolejno wykonać poniższe działania: 1.

Zaznaczyć docelowy zakres komórek, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe. W opisywanym przypadku zakresem będą komórki zawierające formułę do obliczania odchylenia.

2.

Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zestaw ikon, a następnie wybrać ikony, które najlepiej sprawdzą się w danym przypadku. W omawianym przykładzie odpowiednie będą ikony strzałek (patrz rysunek 4.27).

Rysunek 4.27. Zastosowane właśnie formatowanie warunkowe pozwala szybko ocenić wydajność

86

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich  Strzałki skierowane w górę oznaczają trend rosnący.  Strzałki skierowane w dół oznaczają trend malejący.  Strzałki skierowane w prawo oznaczają brak zmian.

W większości przypadków konieczne będzie dostosowanie poziomów decydujących o kierunku strzałek. Przyjmijmy, że odchylenie powyżej 3% oznaczane będzie strzałką skierowaną do góry, odchylenie –3% strzałką skierowaną w dół, a pozostałe wartości strzałką skierowaną w prawo. 3.

Zaznaczyć docelowy zakres komórek, następnie kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Zarządzaj regułami. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Menedżer reguł formatowania warunkowego.

4.

Kliknąć przycisk Edytuj regułę. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie reguły formatowania.

5.

W oknie tym można dostosować ustawienia (patrz rysunek 4.28).

Rysunek 4.28. W oknie można ustawić poziomy wartości decydujące o kierunku strzałek

6.

Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć OK. Na rysunku 4.28 właściwość Typ ustawiono na Liczba; byłoby tak nawet wówczas, gdyby operowano na wartościach procentowych. Takie rozwiązanie daje większą kontrolę i jest bardziej przewidywalne podczas ustawiania progów.

Ulepszanie raportów za pomocą symboli Symbole to po prostu niewielkie grafiki podobne do tych, które znaleźć można w czcionkach typu Wingdings, Webdings itp. Jednak tak naprawdę symbole nie są czcionkami. To są znaki Unicode. Unicode to standard przemysłowy dla elementów tekstowych, którego przeznaczeniem jest dostarczanie zestawu znaków dostępnych dla każdej platformy niezależnie od różnic pomiędzy czcionkami dla różnych języków.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

87

Jednym z przykładów jest symbol praw autorskich (©). To właśnie znak Unicode. Można używać tego symbolu na chińskich, tureckich, francuskich czy amerykańskich komputerach i wszędzie będzie wyglądał tak samo. W odniesieniu do prezentacji przygotowywanych w Excelu, znaki (czy symbole) Unicode mogą być używane tam, gdzie nie sprawdzi się formatowanie warunkowe. I tak na etykietach wykresu widocznego na rysunku 4.29 można zauważyć, że na etykietach osi X wyświetlane są strzałki wskazujące trendy, które to elementy dostarczają dodatkowej warstwy analizy. Nie można by tego osiągnąć za pomocą formatowania warunkowego. Rysunek 4.29. Dodatkowa warstwa analizy uzyskana dzięki zastosowaniu symboli

Poświęćmy teraz trochę czasu i przyjrzyjmy się poszczególnym czynnościom, których efekt widoczny jest na rysunku 4.29. Zacznijmy od danych widocznych na rysunku 4.30. Zapamiętajmy, że w komórce C1 przechowywane są wszystkie symbole, które będą używane. Komórka ta nie jest jednak specjalnie ważna. Służy tylko do przechowywania używanych symboli. Rysunek 4.30. W komórce C1 przechowywane są symbole

Aby umieścić je w prezentacji, należy wykonać poniższe działania: 1.

Zaznaczyć komórkę C1 i wybrać z karty Wstawianie polecenie Symbole. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Symbol (patrz rysunek 4.31).

2.

Należy kolejno wyszukać i zaznaczyć odpowiednie symbole, a następnie kliknąć przycisk Wstaw. W omawianym przykładzie należy: a. Zaznaczyć strzałkę w dół (symbol) i kliknąć przycisk Wstaw. b. Zaznaczyć strzałkę w górę (symbol) i kliknąć przycisk Wstaw.

88

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Rysunek 4.31. Okno dialogowe Symbol umożliwia wstawienie odpowiednich symboli do komórki, w której będą przechowywane

3.

Po zakończeniu zamknąć okno dialogowe. Po zakończeniu w komórce C1 znajdować się będą symbole (patrz rysunek 4.32).

Rysunek 4.32. Kopiowanie właśnie wstawionych symboli do schowka

4.

Zaznaczyć komórkę, następnie wkleić skopiowane wcześniej symbole do paska formuły (aby je skopiować, należy je zaznaczyć i wcisnąć klawisze Ctrl+C).

5.

Następnie należy przejść do tabeli danych, kliknąć prawym przyciskiem myszy na danych procentowych i wybrać Formatuj komórki. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek.

6.

Utworzyć niestandardowy format, wklejając symbole w odpowiednie miejsca (patrz rysunek 4.33).

Rysunek 4.33. Tworzenie niestandardowego formatu z wykorzystaniem symboli

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

89

W omawianym przypadku dla dodatnich wartości stosowany będzie symbol strzałki skierowanej w górę, a dla ujemnych strzałki skierowanej w dół. Brakuje Ci doświadczenia w zakresie formatowania niestandardowego? W rozdziale 2. znaleźć można szczegółowe omówienie wszystkich tajników tej techniki. 7.

Po kliknięciu przycisku OK symbole staną się elementem formatowania liczb. Na rysunku 4.34 widać efekt ostateczny. Zmiana dowolnej liczby na ujemną (lub dodatnią) spowoduje automatyczne zastosowanie odpowiedniego symbolu.

Rysunek 4.34. Symbole są teraz elementem formatowania liczb

Ponieważ na wykresach automatycznie stosowany jest użyty format, na etykietach wykresów znajdą się użyte symbole. Wystarczy utworzyć wykres na podstawie tak sformatowanych danych. To tylko jeden ze sposobów wykorzystania symboli w raportach. Stosowanie tej podstawowej techniki pozwala umieszczać symbole w tabelach, tabelach przestawnych, formułach i innych obiektach.

Narzędzie Aparat fotograficzny Narzędzie Aparat fotograficzny umożliwia zrobienie „zdjęcia” zakresu komórek zmieniających się po aktualizacji danych. Jeżeli nigdy o nim nie słyszałeś, nie ma powodów do zmartwień. Microsoft je ukrył. W kilku ostatnich wersjach Excela to przyjemne narzędzie nie znalazło się na Wstążce. Jest ono jednak bardzo przydatne dla tych, którzy zajmują się tworzeniem raportów czy pulpitów menedżerskich.

Gdzie znaleźć Aparat fotograficzny? Nim będzie można użyć tego narzędzia, najpierw należy je odnaleźć i dodać do paska Szybkiego dostępu. Pasek Szybkiego dostępu to konfigurowalne narzędzie umożliwiające uruchamianie często wykorzystywanych poleceń czy funkcji za pomocą jednego kliknięcia. Aby dodać polecenie do paska, należy je tam przeciągnąć wprost ze Wstążki lub skorzystać z opcji Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.

Aby dodać Aparat fotograficzny do paska Szybki dostęp, należy: 1.

Kliknąć kartę Plik, a następnie Opcje. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwie Opcje programu Excel.

90

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

2.

Następnie kliknąć przycisk Pasek narzędzi Szybki dostęp.

3.

Na liście rozwijanej Wybierz polecenia z ustawić pozycję Polecenia, których nie ma na Wstążce.

4.

Na początku listy ułożonej alfabetycznie można znaleźć Aparat fotograficzny. Dwukrotne kliknięcie spowoduje umieszczenie tego narzędzia na pasku Szybki dostęp (patrz rysunek 4.35).

Rysunek 4.35. Dodawanie narzędzia Aparat fotograficzny do paska Szybki dostęp 5.

Kliknąć OK.

Po wykonaniu wszystkich etapów ikona narzędzia pojawi się na pasku Szybki dostęp (patrz rysunek 4.36). Rysunek 4.36. Bez niespodzianek — ikona narzędzia wygląda jak aparat fotograficzny

Narzędzie Aparat fotograficzny Aby użyć narzędzia Aparat fotograficzny, wystarczy podświetlić zakres komórek i kliknąć odpowiedni przycisk na pasku Szybkiego dostępu. Ciekawym rozwiązaniem jest fakt, że przy stosowaniu tego narzędzia użytkownik nie jest ograniczony do wyświetlania zawartości pojedynczej komórki, jak ma to miejsce w przypadku pól tekstowych. A ponieważ obraz jest aktualizowany na bieżąco, jakiekolwiek zmiany wprowadzone w zakresie źródłowym zostaną odwzorowane w utworzonym zdjęciu. Na rysunku 4.37 widać proste dane i utworzony na ich podstawie wykres. Naszym celem jest utworzenie obrazu zakresu obejmującego i dane, i wykres.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

91

Rysunek 4.37. Wprowadź kilka prostych liczb do zakresu i utwórz na ich podstawie wykres

A oto krótka demonstracja działania Aparatu fotograficznego. Aby się z nią zapoznać, należy: 1.

Podświetlić zakres zawierający informacje, które chcemy sfotografować. W tym przypadku będą to komórki B3:F11.

2.

Następnie należy kliknąć ikonę Aparatu fotograficznego znajdującą się na pasku Szybki dostęp. Umieszczenie tego narzędzia na pasku omówiono wcześniej.

3.

Należy kliknąć arkusz, na którym ma zostać umieszczony obraz. Excel natychmiast utworzy zdjęcie wskazanego obszaru (patrz rysunek 4.38).

Rysunek 4.38. Obraz utworzony za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny

Zmiana jakichkolwiek liczb w ustalonym zakresie zostanie również wprowadzona do zdjęcia. Domyślnie tworzony obraz jest obramowany krawędziami. Aby je usunąć, należy kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj obraz. Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie obrazu. W zakładce Kolor linii dostępna jest lista rozwijana. Należy z niej wybrać opcję Brak koloru, wówczas krawędzie zostaną usunięte. W podobny sposób można pozbyć się z wykresu linii siatki: wystarczy usunąć je z zakresu źródłowego.

92

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Tworzenie obrazu bez wykorzystania narzędzia Aparat fotograficzny Obrazy aktualizowane na bieżąco można tworzyć również bez użycia narzędzia Aparat fotograficzny. Właśnie tak. W Excelu samodzielne odtworzenie działania Aparatu fotograficznego jest całkiem proste. 1. Należy zaznaczyć i skopiować zakres. 2. Następnie kliknąć na Wstążce przycisk Wklej (menu Narzędzia główne), tak aby wyświetliła

się lista rozwijana. 3. Wybrać kolejno Wklej/Inne opcje wklejania/Obraz połączony.

Oczywiście, Aparat fotograficzny ma tę przewagę, że można zrobić to samo za pomocą dwóch kliknięć.

Ulepszanie pulpitów menedżerskich za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny Oto kilka wskazówek, jak wykorzystać Aparat fotograficzny w sposób nieco bardziej zaawansowany i ulepszyć pulpit menedżerski.  Konsolidacja zakresów z różnych źródeł na jednym obszarze drukowania.  Obracanie obiektów w celu uproszczenia pracy.  Tworzenie małych wykresów.

Konsolidacja różnych zakresów na jednym obszarze drukowania Czasem modele danych są tak złożone, że trudno zmieścić wszystkie dane na jednym obszarze drukowania. Zmusza to do drukowania wielu stron, które nie pasują do siebie pod względem układu i rozmiaru. Biorąc pod uwagę pulpity menedżerskie, najbardziej efektywne rozwiązanie to umieszczenie wszystkich danych tak, aby można było je wydrukować na stronie lub dwóch; złożone modele danych mogą przysporzyć problemów w zakresie układu czy wyglądu. Rozmiary obrazów tworzonych za pomocą Aparatu fotograficznego można dowolnie zmieniać. Uzyskujemy dzięki temu swobodę w przetestowaniu różnych układów graficznych bez potrzeby zmiany rozmiarów kolumn, ukrywania wierszy czy innych nonsensów. Podsumowując: można utworzyć wiele różnych analiz w osobnych skoroszytach i zebrać je razem w przyjemnie sformatowanej warstwie prezentacji (patrz rysunek 4.39).

Obracanie obiektów Ponieważ Aparat fotograficzny tworzy obrazy, które można obracać, warto wykorzystać to w sytuacji, kiedy może nam to zaoszczędzić czasu. Świetnym przykładem są wykresy. Są wykresy, w przypadku których stworzenie układu pionowego jest zupełnie proste, ale nie można tego powiedzieć o układzie poziomym.

Rozdział 4.  Inne techniki wizualizacji

93

Rysunek 4.39. Wiele różnych zakresów w jednym obszarze — wszystko dzięki Aparatowi fotograficznemu

Na rysunku 4.40 widoczny jest wykres w układzie pionowym (po lewej). Podczas tworzenia wykresu w układzie poziomym trzeba wykonać wiele skomplikowanych kroków, natomiast stosunkowo łatwo jest utworzyć wykres w układzie pionowym.

Rysunek 4.40. Aby obrócić wykres, wystarczy złapać za uchwyt i przeciągnąć w odpowiednią stronę

Aparat fotograficzny rusza na ratunek! Podczas tworzenia zdjęcia wykresu wszystko, co trzeba zrobić, to wyrównać etykiety na wykresie i odwrócić obraz, korzystając z uchwytu.

94

Część I  Podstawowe informacje na temat pulpitów menedżerskich

Część II

Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich W tej części:  Rozdział 5. Wykresy dla niewtajemniczonych  Rozdział 6. Serie danych na wykresie  Rozdział 7. Formatowanie i dostosowywanie wykresów  Rozdział 8. Komponenty do prezentacji trendów  Rozdział 9. Komponenty do grupowania danych  Rozdział 10. Komponenty do oceny efektywności realizacji celów

96

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Rozdział 5.

Wykresy dla niewtajemniczonych W tym rozdziale:  Co to jest wykres?  Wykresy w Excelu  Wykresy zagnieżdżone i wykresy w arkuszach  Elementy wykresu  Podstawy tworzenia wykresu  Praca z wykresami

Żadne inne narzędzie nie kojarzy się tak bardzo z pulpitami menedżerskimi i raportami, jak wykres. Wykresy umożliwiają graficzne przedstawienie wartości liczbowych; całościowy ogląd relacji pomiędzy różnymi danymi; wskazanie różnic oraz obserwację trendów biznesowych. Tylko kilka innych mechanizmów pozwala na przekazywanie danych szybciej niż wykres, który może być kluczowym składnikiem pulpitu menedżerskiego. Większość użytkowników, myśląc o programach takich jak Excel, ma przed oczyma nieprzeliczone wiersze i kolumny wypełnione danymi. Ale kiedy trzeba przedstawić dane wizualnie, w formie wykresu, Excel potrafi pokazać lwi pazur. W tym rozdziale prezentujemy przegląd możliwości programu w zakresie obsługi wykresów; powiemy też, jak utworzyć i dostosować wykres za pomocą Excela.

Co to jest wykres? Zacznijmy od podstaw. Wykres to graficzne przedstawienie wartości liczbowych. Wykres (znany też jako graf) jest integralną częścią arkuszy kalkulacyjnych od czasów Lotusa 1-2-3. Ówczesne wykresy, według dzisiejszych standardów, były zupełnie surowe. Ale z upływem lat ich jakość oraz elastyczność uległy wyraźnej poprawie. Przekonasz się, że Excel oferuje narzędzia do tworzenia szerokiego zakresu wysoce konfigurowalnych wykresów, które pomogą efektywnie przekazywać Twój komunikat.

98

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Wyświetlanie danych na dobrze zaplanowanym wykresie uczyni Twoje liczby dużo bardziej zrozumiałymi. Ponieważ wykresy przedstawiają grafikę, są szczególnie użyteczne do podsumowywania serii danych i ich wzajemnych wpływów. Utworzenie wykresu często pomaga dostrzec trendy czy wzorce, które w przeciwnym razie mogłyby zostać niezauważone. Na rysunku 5.1 przedstawiono arkusz zawierający prosty wykres kolumnowy ilustrujący wielkość sprzedaży w poszczególnych miesiącach. Na wykresie wyraźnie widać, że sprzedaż spadła w okresie letnim (od czerwca do sierpnia), by stale rosnąć w ostatnich czterech miesiącach roku. Oczywiście, do tej samej konkluzji można dojść, studiując liczby. Ale wykorzystanie wykresu pozwoli zrobić to dużo szybciej.

Rysunek 5.1. Prosty wykres kolumnowy ilustrujący wielkość sprzedaży w poszczególnych miesiącach

Wykres kolumnowy to jeden z wielu typów wykresów, które można utworzyć za pomocą Excela. A tak przy okazji — tworzenie wykresu jest proste; wystarczy zaznaczyć komórki A1:B13 i wcisnąć kombinację Alt+F1. Wszystkie wykresy omawiane w tym rozdziale są dostępne na serwerze FTP (ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip) w skoroszycie o nazwie Rozdział 5 przykłady.xslx.

Wykresy w Excelu Zanim jednak utworzysz wykres, będziesz potrzebował jakichś liczb — znanych też jako dane. Dane — co oczywiste — są przechowywane w komórkach arkusza. Zwykle dane wykorzystywane w wykresach znajdują się w pojedynczym arkuszu, ale nie jest to warunek konieczny. Wykres może prezentować dane przechowywane w dowolnej liczbie arkuszy, które w dodatku mogą znajdować się w różnych skoroszytach. Decyzja o tym, czy używać danych z jednego czy wielu arkuszy, jest uzależniona od zastosowanego modelu danych, charakterystyki źródeł danych i interaktywności, którą chcesz nadać budowanemu pulpitowi menedżerskiemu.

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

99

Wykres to w istocie „obiekt” tworzony przez Excela na żądanie użytkownika. Zawiera on jedną lub więcej serii danych przedstawionych graficznie. Sposób ich przedstawienia zależy od wybranego typu wykresu. I tak jeżeli użyjemy wykresu liniowego z dwoma seriami danych, wówczas na wykresie pojawią się dwie linie, z których każda prezentować będzie osobną serię.  Dane dla każdej z serii przechowywane są w osobnej kolumnie lub wierszu.  Każdy punkt na linii jest określony przez wartość w pojedynczej komórce

i dodatkowo podkreślony znacznikiem. Linie różnią się od siebie grubością, stylem, kolorem lub znacznikami danych. Na rysunku 5.2 przedstawiono wykres liniowy z dwiema seriami danych z okresu dziewięciu lat. Serie można rozróżnić po różnych typach znaczników (kwadraty i koła), wskazanych też w legendzie zamieszczonej na dole wykresu. Zastosowano różne kolory, czego niestety nie widać na czarno-białym obrazku.

Rysunek 5.2. Linie na wykresie ilustrują dwie serie danych

Ważne jest, aby pamiętać, że wykresy są dynamiczne. Oznacza to, że są one połączone z danymi umieszczonymi w arkuszu. Jeżeli dane ulegną zmianie, wykres zostanie automatycznie zaktualizowany, tak aby uwzględnić nowe dane, dzięki czemu pulpit menedżerski będzie prezentował najnowsze informacje. Kiedy już utworzymy wykres, zawsze można zmienić jego typ, formatowanie, dodać nowe serie danych czy zmienić już wykorzystywane tak, aby zastosować inne zakresy. Istnieją dwa sposoby umieszczania wykresów:  w arkuszu (wykresy osadzone),  w osobnym arkuszu wykresu.

100

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Wykresy osadzone Wykres osadzony znajduje się w górnej warstwie (obrazu) arkusza. Wszystkie wykresy dotychczas przedstawione w tym rozdziale to wykresy osadzone. Tak jak inne obiekty rysunkowe (pola tekstowe czy kształty), również wykresy osadzone można przenosić, zmieniać ich rozmiar, proporcje, dostosowywać krawędzie i dodawać efekty, jak na przykład cieniowanie. Korzystanie z wykresów osadzonych pozwala oglądać je tuż obok danych w nich użytych. Można też umieścić obok siebie kilka wykresów osadzonych i wydrukować je na jednej stronie. Jak wspomniano w rozdziale 11., najlepiej umieścić wykresy w warstwie prezentacji w taki sposób, aby w danym obszarze znajdowały się powiązane wykresy zajmujące pojedynczą stronę czy ekran. Każdy nowo tworzony wykres jest domyślnie wykresem osadzonym. Wyjątek od tej reguły nastąpi wówczas, gdy po zaznaczeniu zakresu danych wciśniesz klawisz F11, aby utworzyć domyślny wykres. Taki wykres jest tworzony na osobnym arkuszu wykresu. Aby wprowadzić zmiany w wykresie osadzonym, należy najpierw go kliknąć, aby go aktywować. Kiedy to się stanie, w programie zostanie wyświetlona nowa grupa Narzędzia wykresów (patrz rysunek 5.3) z dwiema nowymi kartami: Narzędzia wykresów/Projektowanie i Narzędzia wykresów/Formatowanie. Rysunek 5.3. Aktywowanie wykresu spowoduje wyświetlenie nowych kart na Wstążce Excela

Po kliknięciu wykresu wyświetlone zostaną na nim dodatkowe przyciski. Są to pomocnicze przyciski, których zadaniem jest ułatwienie edycji właściwości wykresu. Dostępne są: Elementy wykresu Style wykresu Filtry wykresu

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

101

Wykresy w osobnych arkuszach Wykres osadzony można przenieść do osobnego arkusza, dzięki czemu będzie on widoczny dopiero po jego otwarciu (więcej informacji na ten temat można znaleźć w dalszej części rozdziału, pt. „Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów”). Po takich przenosinach wykres będzie zajmował cały arkusz. Jeżeli planujesz drukować wykresy, wykorzystując pojedynczą, ale całą stronę, takie rozwiązanie będzie najlepsze. Podobnie w przypadku gdy trzeba utworzyć wiele wykresów; dzięki temu unikniesz zaśmiecania arkusza. Ta technika ułatwia również wyszukiwanie konkretnych wykresów, ponieważ można wprowadzić nazwę opisową na pasku kart arkusza, dzięki czemu łatwiej będzie zorientować się, co zawiera dana grafika. Choć umieszczanie wykresów na osobnych arkuszach nie jest częstym rozwiązaniem w przypadku pulpitów menedżerskich, to może być przydatne w sytuacji, gdy dany raport jest prezentowany na wielu arkuszach. Na rysunku 5.4 przedstawiono taki wykres utworzony na osobnym arkuszu wykresu. Po aktywowaniu wykresu w programie zostanie wyświetlona nowa karta Narzędzia wykresów z trzema nowymi kartami, tak jak miało to miejsce wcześniej.

Rysunek 5.4. Wykres utworzony na osobnym arkuszu wykresu

Elementy wykresu Wykres zbudowany jest z wielu różnorodnych elementów, a wszystkie są opcjonalne. Tak — można utworzyć wykres, który nie będzie zawierał żadnego elementu charakterystycznego dla wykresu; będzie to pusty wykres. Nie jest on specjalnie przydatny, ale Excel daje i taką możliwość.

102

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Na rysunku 5.5 można znaleźć wszystkie elementy wykresu omówione poniżej. Rysunek 5.5. Elementy wykresu

Ten szczególny wykres to wykres złożony, łączący w sobie wykresy kolumnowy i liniowy. Na wykresie umieszczono dwie serie danych: Przychody i Dochody. Przychody prezentowane są za pomocą pionowych kolumn, a przychody za pomocą linii. Każdy słupek czy punkt na linii reprezentują pojedynczy punkt danych, czyli wartość w jednej komórce. Na wykresie znajduje się też pozioma oś, znana jako oś kategorii. Reprezentuje ona kategorię każdego punktu danych (styczeń, luty i tak dalej). Ta oś nie posiada etykiety, ponieważ kategoria jednostek jest oczywista. Warto zwrócić uwagę, że na wykresie znajdują się dwie pionowe osie. Noszą one nazwę osi wartości i każda z nich ma osobną skalę. Oś po lewej przypisana jest do kolumn z serią danych Przychody, a oś po prawej do serii danych Dochody. Na osiach wartości wyświetlana jest również skala wartości. Oś po lewej wyświetla skalę wartości od 0 do 250 000, a podziałka ustawiona jest co 50 000. Wartości na osi po prawej używają innej skali: od 0% do 14%, a podziałka jest ustawiona co 2 punkty procentowe. W przypadku osi wartości można kontrolować wartości minimum oraz maksimum, a także skalę podziałki. W tym przypadku wykres z dwiema osiami wartości jest odpowiedni dlatego, że skale zasadniczo różnią się od siebie. Gdyby dane dotyczące zysku zostały wyrysowane z wykorzystaniem lewej osi, linia nie byłaby w ogóle widoczna. Gdy wykres zawiera więcej niż jedną serię danych, wówczas zwykle trzeba zastosować jakiś sposób, aby móc zidentyfikować poszczególne serie czy punkty danych. Często do tego celu, czyli rozróżnienia poszczególnych serii danych, stosuje się legendę. W omawianym przykładzie legenda widoczna jest na dole wykresu. W innych przypadkach stosuje się etykiety opisujące określone punkty danych. Ten przykładowy wykres zawiera etykietę dla serii danych Dochody, ale brakuje jej dla serii Przychody. Oprócz omówionych elementów większość wykresów (włącznie z przykładem podanym powyżej) zawiera tytuły oraz dodatkowe etykiety do identyfikacji osi czy kategorii.

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

103

Na omawianym wykresie znajdują się także linie siatki, odpowiadające wartościom umieszczonym na lewej osi. Linie siatki to po prostu przedłużone wartości z osi, dzięki czemu odbiorcom łatwiej jest określić różnice pomiędzy punktami danych. Ostatnie elementy wykresu (obecne we wszystkich wykresach) to obszar wykresu (czyli cały obszar zajmowany przez wykres) oraz obszar kreślenia (część zajmowana przez wykres, osie i ich etykiety oraz wykreślone dane). Zależnie od typu wykresu mogą pojawiać się jeszcze dodatkowe elementy. I tak na przykład wykres kołowy (patrz rysunek 5.6) dzieli się na wycinki, ale nie posiada żadnych osi. Wykresy trójwymiarowe (3-W) mogą mieć ściany i podłoże (patrz rysunek 5.7). Rysunek 5.6. Wykres kołowy

Do wykresów można dodać kilka innych typów elementów. Mogą to być na przykład linie trendu czy komunikaty błędów. Tak jak wszystkie inne składniki Excela, również i wykresy mają swoje ograniczenia. Poniżej zamieszczono tabelę z ograniczeniami w wykresach. Tabela 5.1. Ograniczenia w wykresach Cecha

Limit

Wykresy z łączem do arkusza

Ograniczony przez dostępną pamięć

Arkusze, do których odwołuje się wykres

255

Serie danych na wykresie

255

Punkty danych w serii danych

32 000

Punkty danych w serii danych na wykresach 3-W

4000

Punkty danych we wszystkich seriach danych na wykresie

256 000

Większość użytkowników nigdy nie napotka tych ograniczeń. Jednakże elementem, który stosunkowo często powoduje problemy, jest ograniczenie długości formuły SERIE. Długość każdego argumentu ograniczona jest do 255 znaków; w pewnych sytuacjach jest to niewystarczająca liczba. W rozdziale 5. zamieszczono więcej informacji na ten temat.

104

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 5.7. Wykres kolumnowy z efektem 3-W

Podstawy tworzenia wykresu Tworzenie wykresu jest stosunkowo proste. Poniżej opisano, jak w programie Excel 2013 utworzyć i dostosować wykres, tak aby jak najlepiej ilustrował on informacje biznesowe.

Tworzenie wykresu Aby utworzyć wykres zgodnie z informacjami podanymi poniżej, wykorzystaj dane przedstawione na rysunku 5.8. Rysunek 5.8. Te dane pozwolą utworzyć dobry wykres

1.

Najpierw należy wybrać dane, które mają znaleźć się na wykresie. Jeżeli kolumny posiadają nagłówki, trzeba się upewnić, że one zostały również zaznaczone. Aby szybko utworzyć domyślny typ wykresu, należy zaznaczyć odpowiednie dane i użyć kombinacji klawiszy Alt+F11 (zostanie wówczas wykreślony wykres osadzony) lub wcisnąć klawisz F11 (wykres na osobnym arkuszu).

2.

Następnie należy przejść do karty Wstawianie i kliknąć ikonę wykresu. Po wybraniu określonego typu wykresu i kliknięciu jego ikony zostanie rozwinięta lista dostępnych podtypów (patrz rysunek 5.9).

Rysunek 5.9. Ikony w karcie Wstawianie/Wykresy rozwinięte do postaci galerii typów wykresów

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

3.

105

Następnie należy wybrać odpowiedni typ i kliknąć jego ikonę, a Excel utworzy wykres według wskazówek. Na rysunku 5.10 przedstawiono wykres utworzony z wcześniejszych danych.

Rysunek 5.10. Wykres kolumnowy z dwiema seriami danych

Aby szybko utworzyć domyślny wykres, należy zaznaczyć dane i wcisnąć klawisze Alt+F11 (wykres osadzony) lub F11 (wykres na osobnym arkuszu).

Przełączanie wierszy i kolumn Podczas tworzenia wykresu Excel wykorzystuje algorytm do określenia, czy dane są ustawione w kolumnach czy wierszach. W większości przypadków ta sztuka udaje się poprawnie, ale jeśli Excel zawiedzie i utworzy wykres w złym układzie, można to szybko naprawić; wystarczy wybrać z karty Projektowanie kolejno Dane/Przełącz wiersz/kolumnę. To polecenie działa jak przełącznik, więc jeśli zmiana orientacji danych nie ulepszy wykresu, należy je ponowić (lub cofnąć, klikając przycisk Cofnij umieszczony na pasku Szybkiego dostępu). Orientacja danych ma ogromne znaczenie dla wyglądu danych (a także dla ich zrozumienia) na wykresie. Na rysunku 5.11 przedstawiono wykres kolumnowy z rysunku 5.10 po zmianie orientacji danych. Teraz wykres posiada po trzy serie danych dla każdego miesiąca. Jeżeli celem tworzonego pulpitu menedżerskiego jest porównanie aktualnych danych z przewidywanymi dla poszczególnych miesięcy, taka wersja wykresu będzie dużo trudniejsza do interpretacji, ponieważ odpowiednie kolumny nie przylegają do siebie. Rysunek 5.11. Wykres kolumnowy po przełączeniu wierszy i kolumn

106

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Zmiana typu wykresu Po utworzeniu wykresu w całkiem prosty sposób można zmienić jego typ. Jeżeli nawet wykres kolumnowy sprawdza się dobrze dla danego zestawu danych, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wypróbować inne typy. Można też wybrać Narzędzia wykresów/ Projektowanie/Zmień typ wykresu; zostanie wówczas wyświetlone okno Zmienianie typu wykresu (widoczne na rysunku 5.12), w którym można poeksperymentować z innymi rodzajami. Rysunek 5.12. Okno dialogowe Zmienianie typu wykresu

W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu główne kategorie dostępnych wzorców wyświetlone są po lewej stronie, natomiast podtypy po prawej. Wystarczy najpierw kliknąć wskazany podtyp, a następnie przycisk OK; Excel wyświetli wówczas wykres w nowym układzie. Jeżeli rezultat nie jest zadowalający, wystarczy kliknąć przycisk Cofnij. Jeżeli mamy do czynienia z wykresem osadzonym, można zmienić jego typ, używając ikon z karty Wstawianie/Wykresy. Jest to nawet bardziej efektywna metoda, ponieważ pominięte zostaje okno dialogowe.

Style wykresu Każdy typ wykresu ma pewną liczbę predefiniowanych stylów, które można zastosować za pomocą jednego kliknięcia przyciskiem myszy. Styl wykresu zawiera dodatkowe elementy, takie jak tytuły, etykiety danych, osi i tak dalej. Zmienianie układu zależy od decyzji użytkownika, tym bardziej że któryś z wbudowanych układów może doskonale realizować potrzeby danej prezentacji. Nawet jeżeli nie jest on idealnie taki, jakiego byśmy sobie życzyli, być może doprowadzenie go do takiej postaci będzie wymagało tylko kilku drobnych zmian.

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

107

Aby zastosować wybrany styl, należy wybrać wykres i galerię, korzystając z poleceń Narzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu. Na rysunku 5.13 przedstawiono wykres kolumnowy w kilku różnych układach.

Rysunek 5.13. Zmiana wyglądu wykresu za pomocą jednego kliknięcia

Styl wykresu Galeria dostępna na karcie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu zawiera kilka propozycji, które można zastosować do wykresu. Style różnią się od siebie zastosowanymi kombinacjami kolorów oraz dodatkowymi efektami. Oczywiście, zmiana stylu zależy od decyzji użytkownika. Style wyświetlone w galerii zależą od wybranego motywu arkusza. Po przejściu do karty Układ strony w grupie Motywy można wybrać jedną z wielu dostępnych opcji; od razu będzie można zobaczyć, jaki efekt przyniesie ta zmiana.

108

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Dodawanie i usuwanie elementów wykresu Czasem zastosowanie jednego z omówionych wcześniej układów spowoduje umieszczenie na wykresie wszystkich potrzebnych elementów. Ale w większości przypadków trzeba jednak samodzielnie dodać (lub usunąć) pewne elementy, tak aby dopracować wykres w szczegółach. Można to zrobić, korzystając z narzędzi dostępnych na karcie Narzędzia wykresów/Układ. I tak aby dodać do wykresu tytuł, należy kliknąć przycisk Elementy wykresu i zaznaczyć pozycję Tytuł wykresu (patrz rysunek 5.14).

Rysunek 5.14. Nowe przyciski pozwalają dodawać do wykresu i usuwać z niego różne elementy

Jak widać na rysunku 5.14, w ten sposób można dodać do wykresu dowolny jego element (tytuły osi, etykiety danych, linie siatki i trendów).

Przenoszenie i usuwanie elementów wykresu Niektóre elementy zamieszczone na wykresie można przenosić. Należą do nich: obszar kreślenia, tytuły, legenda i etykiety danych. Aby taki element przenieść, należy najpierw na nim kliknąć, aby go zaznaczyć, a następnie przeciągnąć go, uchwyciwszy jego krawędź. Najprostszym sposobem usuwania elementów wykresu jest ich zaznaczenie, a następnie wciśnięcie klawisza Delete. Jeżeli w przyszłości zdecydujemy, że chcemy tytuł przywrócić, poprzednio wprowadzone formatowanie nie zostanie odtworzone; trzeba będzie wprowadzić je od początku. Niektóre elementy wykresu składają się z kilku obiektów. Etykiety danych na przykład zawierają etykiety każdego punktu danych. Aby przesunąć lub usunąć jedną etykietę, należy kliknąć i zaznaczyć cały element, dopiero drugie kliknięcie spowoduje zaznaczenie wybranego obiektu. Teraz można usunąć lub przesunąć pojedynczą etykietę danych.

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

109

Formatowanie elementów wykresu Dla wielu użytkowników wbudowane układy i style wykresów są wystarczająco dobre. Ale Excel umożliwia dużo bardziej szczegółowy poziom formatowania; można dostosować każdy szczegół wykresów i sformatować go w wybrany sposób. Każdy element składowy wykresu może być formatowany i dostosowany na wiele różnych sposobów. Dla wielu użytkowników wykresy utworzone za pomocą czynności opisanych powyżej będą zupełnie wystarczające. Ale czytelnicy niniejszej książki zapewne chcą dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać możliwości formatowania, tak aby wykres wywierał jak największe wrażenie. Więcej informacji na temat formatowania i dostosowywania wykresów można znaleźć w rozdziale 6.

Excel umożliwia formatowanie i dostosowywanie pojedynczych elementów wykresu na dwa sposoby. Oba te sposoby wymagają jednak uprzednio zaznaczenia danego elementu wykresu:  Należy kolejno ze Wstążki wybrać kartę Narzędzia wykresów/Formatowanie.  Po wciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+1 zostanie wyświetlone okno dialogowe

umożliwiające sformatowanie wybranego elementu. Użytkownicy Excela 2013 mogą też po prostu kliknąć dwukrotnie w wybrany element, co również spowoduje wyświetlenie okna Formatowanie…. Na Wstążce dostępna jest tylko część poleceń służących do formatowania elementów. Pełny zestaw funkcji dostępny jest właśnie w oknie Formatowanie….

Oto jak można zmienić kolor kolumn dla jednej z wyświetlanych serii danych. Należy kliknąć kolumnę w serii (spowoduje to zaznaczenie całej serii). Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie kształtu i z wyświetlonej palety wybrać wybrany kolor. Aby zmienić właściwości linii otaczających kolumny, należy przejść do karty Narzędzia wykresów i wybrać kolejno Formatowanie/Style kształtów/Kontury kształtu. Aby zmienić efekty zastosowane dla kolumn (na przykład dodać cieniowanie), należy przejść do karty Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efekty kształtów. Innym sposobem jest zaznaczenie serii na wykresie i użycie kombinacji klawiszy Ctrl+1, a następnie wykorzystanie okna dialogowego Formatowanie serii danych (patrz rysunek 5.15). W oknie tym dostępnych jest kilka zakładek. Aby uzyskać dostęp do dodatkowych poleceń, należy kliknąć ikony widoczne w górnej części okna. To trwałe okno dialogowe, dlatego można klikać inne elementy wykresu. Innymi słowy — nie trzeba zamykać okna, aby sprawdzić efekty wprowadzonych zmian.

110

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 5.15. Okno dialogowe Formatowanie serii danych

Praca z wykresami Podczas pracy z wykresami prędzej czy później pojawia się konieczność wprowadzenia różnorodnych zmian, takich jak ich przenoszenie, zmienianie rozmiarów, kopiowanie itp. Poniżej opisano najczęściej wykonywane działania związane z obsługą wykresów. Przed wprowadzaniem zmian w wykresie trzeba go aktywować. Aby aktywować wykres osadzony, wystarczy go kliknąć. Oprócz wykresu w taki sam sposób można też aktywować jego poszczególne elementy. Aby aktywować wykres utworzony na osobnym arkuszu, wystarczy kliknąć ten arkusz.

Przesuwanie i zmiana rozmiarów wykresów W przypadku wykresów osadzonych można swobodnie modyfikować ich rozmiary, a także przenosić je za pomocą myszy. Wystarczy kliknąć krawędź i przesunąć wykres. Aby zmienić rozmiar, wystarczy przesunąć jeden z ośmiu dostępnych uchwytów aż do uzyskania żądanych rozmiarów. Uchwyty pojawiające się po kliknięciu krawędzi wykresu składają się z trzech kropek widocznych w narożnikach i na krawędziach. Kiedy kursor myszy zmieni się w strzałkę o dwóch ostrzach, wówczas należy kliknąć i przeciągnąć uchwyt, zmieniając rozmiar wykresu. Po wybraniu wykresu do zmiany rozmiarów można też użyć narzędzia dostępnego w Narzędzia wykresów/Formatowanie/Rozmiar. Można wpisać dokładne wymiary lub skorzystać ze strzałek, aby ustawić żądane wielkości. Co dziwne, w programie nie znajdziemy podobnego narzędzia do ustawienia pozycji całego wykresu. Aby przesunąć wykres osadzony, wystarczy kliknąć w dowolnym miejscu jego krawędź — za wyjątkiem wyświetlonych uchwytów — a następnie przesunąć wykres w nowe miejsce. Do przesuwania wykresu osadzonego można też oczywiście użyć standardowej techniki „wytnij i wklej”. Należy zaznaczyć wykres i wybrać kolejno Narzędzia główne/ Schowek/Wytnij lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+X. Następnie należy przejść do komórki położonej najbliżej docelowej lokalizacji i wybrać Narzędzia główne/Schowek/Wklej lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+V. Nowa lokalizacja może znajdować się w osobnym

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

111

arkuszu, a nawet skoroszycie. Po wklejeniu wykresu do nowego skoroszytu zostanie on połączony z danymi w oryginalnym skoroszycie. Kolejną metodą przenoszenia wykresu w inne miejsce jest wybranie kolejno Narzędzia wykresów/Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Przenoszenie wykresu, w którym będzie można określić nowe miejsce (utworzyć nowy arkusz lub wykorzystać jeden z istniejących).

Konwertowanie wykresu osadzonego na utworzony na osobnym arkuszu Jeżeli do tworzenia wykresu użyjemy ikon z grupy Wstawianie/Wykresy, wówczas zawsze w rezultacie uzyskamy wykres osadzony. Jeżeli użytkownik wolałby, aby wykres został umieszczony na osobnym arkuszu, można go tam po prostu przenieść. Aby przekonwertować wykres osadzony w wykres umieszczony na osobnym arkuszu, należy go zaznaczyć, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/ Lokalizacja/Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe widoczne na rysunku 5.16. Następnie należy wybrać opcję Nowy arkusz i — jeśli to konieczne — wprowadzić dla niego nazwę. Rysunek 5.16. Za pomocą okna Przenoszenie wykresu można zmienić wykres osadzony w wykres na osobnym arkuszu (i odwrotnie)

Aby przekonwertować wykres umieszczony na osobnym arkuszu w wykres osadzony, należy go zaznaczyć, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/ Lokalizacja/Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe widoczne na rysunku 5.16. W oknie należy wybrać opcję Obiekt w i wskazać, w którym arkuszu znaleźć ma się wykres.

Kopiowanie wykresów Aby wykonać dokładną kopię wykresu osadzonego, należy go zaznaczyć i wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+C. Następnie należy przejść do komórki położonej najbliżej docelowej lokalizacji i wybrać Narzędzia główne/Schowek/Wklej lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+V. Nowa lokalizacja może znajdować się w osobnym arkuszu, a nawet skoroszycie. Po wklejeniu wykresu do nowego skoroszytu zostanie on połączony z danymi w oryginalnym skoroszycie. Aby utworzyć kopię wykresu na tym samym arkuszu, należy go kliknąć i przeciągnąć, trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz Ctrl. Po zwolnieniu przycisku myszy zostanie utworzona kopia.

112

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Usuwanie wykresu Aby usunąć wykres osadzony, należy go zaznaczyć. Następnie należy wcisnąć klawisz Delete. Kiedy klawisz Ctrl jest wciśnięty, można zaznaczyć wiele wykresów, a następnie usunąć je wszystkie jednym wciśnięciem klawisza Delete. Aby usunąć wykres na osobnym arkuszu, należy kliknąć prawym klawiszem pole z nazwą arkusza i z menu podręcznego wybrać opcję Usuń. Aby usunąć więcej arkuszy z wykresami, wystarczy zaznaczyć je wszystkie, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl.

Kopiowanie formatowania wykresu Kiedy po utworzeniu dobrze wyglądającego i sformatowanego wykresu przyjdzie nam do głowy, że potrzebnych będzie jeszcze kilka dodatkowych wykresów z takim samym formatowaniem, mamy trzy sposoby, aby to osiągnąć:  Zrobić kopię oryginalnego wykresu, a następnie zmienić użyte w nim dane. Jedną

z metod zmiany danych wykorzystanych w wykresie jest wybór kolejno Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane i wprowadzenie zmian w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych.  Utworzenie nowego wykresu, ale bez wprowadzania jakiegokolwiek formatowania.

Następnie należy zaznaczyć oryginalny wykres i skopiować go (skrót klawiszowy Ctrl+C). W dalszej kolejności należy przejść do nowego wykresu i wybrać kolejno Narzędzia główne/Wklej/Wklej specjalnie. W oknie dialogowym Wklejanie specjalne należy zaznaczyć opcję Formaty i kliknąć OK. Czynność tę należy powtórzyć dla każdego dodatkowego wykresu.  Utworzyć szablon wykresu i wykorzystać go jako bazę dla nowych wykresów.

Można też zastosować go do już istniejących wykresów.

Zmiana nazwy wykresu Po zaznaczeniu wykresu osadzonego jego nazwa zostanie wyświetlona w Polu nazwy umieszczonym na lewo od paska formuły. Aby zmienić nazwę wykresu osadzonego, wystarczy w Polu nazwy (znajdującym się na lewo od paska formuły) wprowadzić nową nazwę i wcisnąć Enter. Po co zmieniać nazwę wykresu? W przypadku arkusza zawierającego wiele wykresów wygodnie jest mieć możliwość zaznaczania ich, korzystając z nazw. W takim przypadku wystarczy wpisać nazwę wybranego wykresu w Polu nazwy i wcisnąć Enter. Dużo łatwiej zapamiętać wykres o nazwie „Sprzedaż miesięczna” niż „Wykres 9”. Podczas zmiany nazwy wykresu Excel dopuszcza używanie nazw już przypisanych do innych wykresów. Zwykle nie ma to znaczenia, ale w przypadku korzystania z makr VBA identyczne nazwy wykresów mogą przysporzyć kłopotów — warto o tym pamiętać, zmieniając nazwy.

Rozdział 5.  Wykresy dla niewtajemniczonych

113

Drukowanie wykresów Drukowanie wykresów osadzonych to nic trudnego; robi się to w ten sam sposób, jak w przypadku zwykłych arkuszy. Dopóki dany wykres będzie znajdował się w obszarze wydruku, Excel wydrukuje go w takiej postaci, w jakiej widoczny jest na ekranie. W przypadku drukowania arkuszy zawierających wykresy osadzone bardzo dobrym pomysłem jest obejrzenie najpierw podglądu wydruku (lub użycie widoku Układ strony), aby upewnić się, że wykres nie będzie rozdzielony na kilka stron. Podczas drukowania wykresu umieszczonego na osobnym arkuszu na stronie pojawi się tylko wykres. Po wybraniu dla wykresu osadzonego polecenia Plik/Drukuj Excel wydrukuje na stronie sam wykres (tak jak ma to miejsce w przypadku wykresów na osobnych arkuszach); nie zostanie wydrukowany arkusz.

Jeżeli nie chcemy, aby dany wykres osadzony pojawił się na wydruku, należy wybrać jego tło (obszar wykresu), kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu podręcznego wybrać Formatuj obszar wykresu. W oknie dialogowym Formatowanie obszaru wykresu należy przejść do pozycji Właściwości i usunąć zaznaczenie z pola wyboru Drukuj obiekt (patrz rysunek 5.17). Rysunek 5.17. Zapobieganie wydrukowaniu wykresu wraz z arkuszem

114

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rozdział 6.

Serie danych na wykresie W tym rozdziale:  Dodawanie serii danych do wykresu i ich usuwanie  Metody zmiany danych używanych na wykresie  Zakresy nieprzylegające  Korzystanie z danych z różnych arkuszy i skoroszytów  Zaginione dane  Serie danych: ukrywanie danych  Odłączanie wykresu od danych  Osie pomocnicze

Każdy wykres zawiera przynajmniej jedną serię danych, które zwykle przechowywane są w arkuszu. W rozdziale szczegółowo omówiono zagadnienia związane z seriami danych; zamieszczono też sporo wskazówek pomocnych przy wybieraniu i modyfikowaniu danych używanych na wykresach. Wszystkie przykłady omawiane w książce można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Wybór danych do wykresu Tworzenie wykresu niemal zawsze rozpoczyna się od wybrania danych, które mają zostać wykreślone. Zwykle dotyczy to danych liczbowych, etykiet kategorii i nazw serii (jeśli istnieją). Podczas tworzenia wykresu kluczowym zagadnieniem, które trzeba rozważyć, jest zorientowanie danych: według kolumn lub według wierszy. Innymi słowy, czy dane dla każdej serii mieszczą się w pojedynczym wierszu, czy w pojedynczej kolumnie?

116

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Excel ułatwia podjęcie decyzji dzięki zastosowaniu prostej reguły: jeżeli wierszy z danymi jest więcej niż kolumn, dane należy zorientować właśnie według kolumn. Jeżeli jednak więcej jest kolumn (lub jest ich tyle samo, ile wierszy), wówczas serie ułożone są w wierszach. Reasumując — Excel przyjmuje, że wykres powinien mieć więcej etykiet kategorii niż etykiet serii. Po stworzeniu wykresu można jednak łatwo zmienić zastosowane przez program ustawienie. Wystarczy kliknąć wykres i wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/ Dane/Przełącz wiersz/kolumnę. Wybór orientacji ma wpływ na liczbę serii na wykresie, a także jego wygląd i czytelność. Na rysunku 6.1 przedstawiono dwa wykresy korzystające z tych samych danych. Na wykresie z lewej widoczne są trzy serie umieszczone w kolumnach. Na wykresie z prawej widoczne są cztery serie umieszczone w wierszach.

Rysunek 6.1. Wybór orientacji danych (według wiersza lub kolumny) determinuje liczbę serii na wykresie

W wielu sytuacjach konieczna może okazać się zmiana zakresów używanych na wykresie. Dotyczy to szczególnie następujących przypadków:  dodanie nowych serii do wykresu,  usunięcie serii z wykresu,  rozszerzenie zakresu używanego w serii (kiedy trzeba przedstawić więcej danych),  skrócenie zasięgu używanego w serii (kiedy trzeba przedstawić mniej danych),  dodanie lub zmiana nazwy serii.

Wszystkie te przypadki omówiono poniżej. Wykresy różnią się od siebie również pod względem liczby serii danych, których można w nich użyć. Górnym limitem jest 255 serii na wykres. Są też wykresy, dla których określono minimalną liczbę serii danych. I tak na przykład wykres Maks.-min.-zamknięcie wymaga trzech serii. Z kolei na wykresie kołowym można użyć tylko jednej serii.

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

117

Liczbowe etykiety kategorii Nie ma niczego niezwykłego w tym, że etykiety kategorii zawierają liczby. Tak może być, gdy na wykresie przedstawimy wartość sprzedaży w poszczególnych latach, które będą zapisane w postaci liczbowej. W takim przypadku Excel zinterpretuje (nieprawidłowo) etykiety kategorii jako serie danych i użyje ich tak, jakby były liczbami. Poniższy rysunek ilustruje taki przypadek.

Można oczywiście wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane i naprawić ten błąd w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych. Ale bardziej efektywnym rozwiązaniem jest wprowadzenie prostej zmiany tuż przed utworzeniem wykresu; wystarczy mianowicie usunąć tekst z nagłówka etykiety kategorii. Poniższy rysunek przedstawia wykres utworzony po usunięciu nagłówka z etykiety kolumny.

Dodawanie nowych serii do wykresu Excel umożliwia dodanie nowych serii do istniejącego wykresu na cztery sposoby:  skopiowanie zakresu i wklejenie danych na wykres,  wykorzystanie okna dialogowego Wybieranie źródła danych,  zaznaczenie wykresu i dołączenie nowych serii za pomocą podświetlonego

na niebiesko prostokąta,  zaznaczenie wykresu, a następnie wpisanie w pasku formuły: SERIE.

118

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Wymienione techniki opisano szczegółowo poniżej. Próba dodania kolejnych serii do wykresu kołowego nie przyniesie spodziewanego efektu, ponieważ ten wykres może korzystać tylko z jednej serii. Jednakże dodatkowa seria, mimo że nie zostanie wyświetlona, to jednak będzie dodana do wykresu. Po zmianie typu wykresu na inny będzie ona widoczna.

Dodawanie nowych serii przez kopiowanie zakresu Jednym ze sposobów dodania nowej serii do wykresu jest wykonanie standardowej operacji kopiuj-wklej. Oto, co należy zrobić:  Zaznaczyć zakres zawierający dane, które mają być dodane (włącznie z nazwą serii).  Wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy

Ctrl+C.  Kliknąć wykres, aby go aktywować.  Wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Wklej lub użyć kombinacji klawiszy

Ctrl+V. Jeżeli nazwa kopiowanej do wykresu serii ma nazwę składającą się z cyfr (np. 2009), wówczas Excel użyje takiej nazwy jako wartości i umieści ją na wykresie. W takim przypadku rozwiązaniem problemu jest użycie funkcji Wklej specjalnie. Więcej informacji na ten temat zamieszczono poniżej.

Aby mieć większą kontrolę nad dodawanymi danymi, należy wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Wklej specjalnie; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wklejanie specjalne. Na rysunku 6.2 przedstawiono nowe serie (wykorzystano wiersz 5.) dodane do wykresu.

Rysunek 6.2. Okno dialogowe Wklejanie specjalne użyte do dodania serii do wykresu

Oto, na co należy zwrócić uwagę, dodając nowe serie za pomocą okna dialogowego Wklejanie specjalne:  Należy się upewnić, że została zaznaczona opcja Nowe serie.  Excel odgadnie orientację danych, ale należy się upewnić, czy została zaznaczona

właściwa wartość (Wiersze lub Kolumny).

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

119

 Jeżeli kopiowany zakres zawiera komórkę z nazwą serii, należy się upewnić,

że opcja Nazwy serii w pierwszym wierszu/kolumnie jest zaznaczona.  Jeżeli pierwsza kolumna zaznaczonego zakresu zawiera etykietę kategorii, należy

się upewnić, że opcja Kategorie (etykiety X) w pierwszej kolumnie/wierszu jest zaznaczona.  Jeżeli użytkownik chce zastąpić istniejącą etykietę kategorii, wówczas należy

zaznaczyć opcję Zamień istniejące kategorie.

Dodawanie nowych serii przez rozszerzenie zaznaczonego zakresu Po wskazaniu serii na wykresie Excel zaznaczy wykorzystane dane niebieską obwódką. Jeżeli zaznaczymy na wykresie inny element niż seria danych, wówczas zostanie podświetlony pełny zakres użytych danych, ale tylko w przypadku, kiedy zakresy są przylegające. Jeżeli trzeba dodać nową serię do wykresu (która musi być przylegająca do już istniejących danych), można po prostu rozszerzyć niebieską ramkę na nowe dane. Należy rozpocząć od zaznaczenia elementu na wykresie (za wyjątkiem serii). Excel podświetli zakres niebieską obwódką. Następnie należy przeciągnąć jeden z niebieskich narożników tak, aby objąć nim nowe dane, a Excel wprowadzi zaznaczony obszar do wykresu.

Dodawanie nowych serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych Okno dialogowe Wybieranie źródła danych to kolejny sposób na dodanie do wykresu nowych serii; oto, co należy zrobić: 1.

Kliknąć wykres, aby go aktywować.

2.

Wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.

3.

Kliknąć przycisk Dodaj; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Edytowanie serii.

4.

Wskazać odpowiednie komórki dla pól Nazwa serii (opcjonalnie) oraz Wartości serii (patrz rysunek 6.3).

5.

Po ich wskazaniu kliknąć przycisk OK. Okno zostanie zamknięte i ponownie pojawi się okno Wybieranie źródła danych.

6.

Aby dodać kolejną serię, ponownie kliknąć przycisk Dodaj; aby zakończyć cały proces, kliknąć OK. Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zależy od typu opracowywanego wykresu. I tak dla wykresu punktowego okno będzie umożliwiało wskazanie komórek dla: Nazwy serii, Wartości X serii i Wartości Y serii. W przypadku wykresu bąbelkowego w oknie będzie można wskazać dodatkowe komórki dla pozycji o nazwie Rozmiar bąbelków serii.

120

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 6.3. Dodawanie serii do wykresu za pośrednictwem okna dialogowego Edytowanie serii

Dodawanie nowych serii za pomocą formuły SERIE To kolejna metoda dodawania nowych serii, za pomocą formuły SERIE. Oto, co należy zrobić: 1.

Kliknąć wykres, aby go aktywować.

2.

Kliknąć pasek formuły.

3.

Wprowadzić pełną formułę SERIE i wcisnąć Enter.

Nie jest to najbardziej efektywny sposób na dodawanie nowych serii do wykresu. Wymaga znajomości zasad działania formuły SERIE i — jak można się spodziewać — niesie ze sobą ryzyko popełnienia błędu. Warto jednak wiedzieć, że nie ma potrzeby wpisywania całej formuły od samego początku. Można skopiować już istniejącą formułę, wkleić do paska formuły, a następnie edytować ją tak, aby była zgodna z nowymi danymi. Więcej informacji na temat składni formuły SERIE zamieszczono w dalszej części rozdziału.

Usuwanie serii z wykresu Najprostszą metodą usunięcia serii z wykresu jest zaznaczenie ich wprost na wykresie i wciśnięcie klawisza Delete. Usunięcie jedynej obecnej na wykresie serii nie spowoduje usunięcia samego wykresu. Wykres będzie po prostu pusty. Jeżeli chcemy usunąć taki pusty wykres, należy ponownie wcisnąć klawisz Delete.

Do tego celu można też użyć okna dialogowego Wybieranie źródła danych. Należy wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane, okno zostanie wówczas wyświetlone. Następnie należy wybrać z listy odpowiednią serię i kliknąć przycisk Usuń.

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

121

Zmiana zakresu danych dla serii na wykresie Po utworzeniu wykresu może zaistnieć potrzeba zmiany zakresu wykorzystanych w nim danych, na przykład po to, aby dołączyć nowe dane. Być może trzeba będzie zastąpić cały zakres zupełnie innym. W Excelu można to wykonać na wiele sposobów:  przeciągnięcie podświetlenia zakresu,  wykorzystanie opcji z okna dialogowego Wybieranie źródła danych,  edytowanie formuły SERIE.

Wszystkie wymienione powyżej metody opisano w dalszej części rozdziału. Jeżeli wykres został utworzony za pomocą danych zawartych w tabeli (wstawionej poleceniem Wstawianie/Tabele/Tabela), to po wstawieniu do niej nowych danych wykres zostanie automatycznie zaktualizowany.

Zmiana serii danych za pomocą obramowania Po zaznaczeniu serii na wykresie Excel zaznaczy w arkuszu wykorzystane w niej zakresy danych. Zaznaczony zakres danych jest otoczony kolorowym konturem. Na rysunku 6.4 przedstawiono przykład oznaczenia serii (Region 1) wybranej na wykresie. Excel wyróżnił następujące zakresy:  C2 (nazwa serii)  B3:B8 (etykiety kategorii)  C3:C8 (wartości)

Rysunek 6.4. Zaznaczenie na wykresie serii danych spowoduje podświetlenie tych danych w arkuszu

Każdy z zaznaczonych zakresów ma w rogach małe „uchwyty”. Z zaznaczonymi danymi można zrobić dwie rzeczy:

122

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich  Rozszerzyć lub zawęzić zakres danych. Należy kliknąć jeden z wyświetlonych

uchwytów i przeciągnąć go, poszerzając zakres danych lub go zawężając. Po nasunięciu kursora myszy nad jeden z uchwytów zmieni się on w dwukierunkową strzałkę.  Określić zupełnie nowy zakres danych. Po kliknięciu w jedną z krawędzi będzie

można przeciągnąć zaznaczenie na nową porcję danych. Po nasunięciu kursora myszy nad dowolną krawędź zmieni się on w czterokierunkową strzałkę. Na rysunku 6.5 przedstawiono wykres po zmianie zakresu danych. W tym przypadku zaznaczenie komórki C2 zostało przeniesione na komórkę D2; zaznaczenie zakresu C3:C8 zmieniono na D3:D8, a następnie rozszerzono na zakres D3:D14. Zakres dla etykiet kategorii (B3:B8) nie został zmieniony i zaginione etykiety nie są widoczne na wykresie. Aby zakończyć pracę, trzeba poszerzyć zakres do B3:B14.

Rysunek 6.5. Zakres danych użytych na wykresie został zmieniony

Zmiana zakresu danych za pomocą podświetlenia jest najprawdopodobniej najprostszą metodą. Ale ta technika działa tylko w przypadku wykresów osadzonych, nie sprawdzi się dla wykresów na osobnych arkuszach. Nie zadziała również wówczas, gdy wykres osadzony będzie umieszczony na arkuszu innym niż użyte w nim dane. Wykresy powierzchniowe to osobny przypadek, nie można bowiem zaznaczyć na nich pojedynczej serii. Ale po zaznaczeniu obszaru kreślenia na takim wykresie Excel podświetli wszystkie dane w nim użyte. Wówczas można użyć takiego zaznaczenia do zmiany zakresu danych wykreślonych na wykresie.

Zmiana serii za pomocą okna dialogowego Wybieranie źródła danych Kolejną metodą zmiany zakresu serii danych jest użycie okna dialogowego Wybieranie źródła danych. Należy zaznaczyć wykres, a następnie kolejno wybrać Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane. Na rysunku 6.6 widoczne jest okno dialogowe Wybieranie źródła danych.

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

123

Rysunek 6.6. Wykorzystanie opcji z okna dialogowego Wybieranie źródła danych

Okno to składa się z trzech części:  W górnej części wskazany jest pełny zakres danych użytych na wykresie. Można

go zmienić, wskazując nowe dane.  W dolnej lewej części okna wyświetlana jest lista dla każdej serii. Aby zmienić

zakres danych użytych dla pojedynczej serii, należy ją zaznaczyć na liście i kliknąć przycisk Edytuj.  W dolnej prawej części wyświetlane są etykiety osi kategorii. Po kliknięciu

przycisku Edytuj zostanie wyświetlone okno dialogowe Etykiety osi, w którym będzie można zmienić ich zakres. Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zależy od typu opracowywanego wykresu. I tak dla wykresu bąbelkowego okno ma cztery zakresy, które można kontrolować: Nazwy serii, Wartości X serii, Wartości Y serii i Rozmiar bąbelków serii.

Zmiana serii danych za pomocą formuły SERIE Każda seria danych użyta na wykresie ma własną formułę SERIE. Po zaznaczeniu serii danych na wykresie w pasku formuły zostanie wyświetlona pełna formuła SERIE. Na rysunku 6.7 przedstawiono przykład takiej formuły wraz z określonym przez nią zakresem danych wykreślonych na wykresie.

Rysunek 6.7. Formuła SERIE dla zaznaczonej serii danych zostanie wyświetlona w Pasku formuły

124

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Choć formuła SERIE jest wyświetlana w pasku formuły, to jednak nie jest to „prawdziwa” formuła. Można ją umieścić w komórce, ale nie można dla niej zastosować funkcji arkusza. Można jednak edytować argumenty formuły SERIE tak, aby zmienić zakresy dla serii danych. Aby edytować tę formułę, wystarczy kliknąć ją w pasku formuły i użyć standardowych technik. Poniżej w ramce „Składnia formuły SERIE” zamieszczono informacje na temat różnych argumentów dla tej formuły. Podczas modyfikowania zakresów serii danych którąkolwiek z metod opisanych wcześniej zmianie ulega również formuła SERIE. Tak naprawdę, wspomniane techniki to proste sposoby na edycję tej formuły.

Oto przykład formuły SERIE: =SERIE(Arkusz4!$D$2;Arkusz4!$B$3:$B$8;Arkusz4!$D$3:$D$8;2)

i objaśnienie jej działania:  Określa, że komórka D2 (w Arkuszu4) zawiera serię nazw.  Określa, że etykiety kategorii znajdują się w komórkach B3:B8 w Arkuszu4.  Określa, że wartości znajdują się w komórkach D3:D8 również w Arkuszu4.  Określa, że te serie będą wykreślone jako drugie na wykresie

(końcowy argument to 2). Warto zauważyć, że odwołania do zakresów w formule SERIE zawsze zawierają nazwę arkusza i zawsze są odwołaniami bezwzględnymi. W odwołaniach bezwzględnych, jak wiadomo, stosuje się znak dolara przed numerem wiersza czy nazwą kolumny. Jeżeli podczas edycji formuły SERIE zostanie usunięta nazwa arkusza lub odwołania bezwzględne zostaną zmienione na względne, Excel samodzielnie wprowadzi konieczne poprawki.

Nazwy serii Każda seria danych użyta na wykresie ma swoją nazwę wyświetloną w legendzie. W przypadku gdy serie nie mają nazw, Excel nada im nazwy domyślne: Seria1, Seria2 i tak dalej. Najprostszym sposobem wprowadzenia nazwy serii jest zrobienie tego podczas tworzenia wykresu. Zwykle nazwa serii znajduje się w przylegającej do niej komórce. I tak gdy dane ułożone są w kolumnach, zwykle nagłówki kolumn zawierają nazwę serii. Jeżeli wskażemy nazwę serii wśród danych użytych na wykresie, wówczas zostanie ona zastosowana automatycznie. Na rysunku 6.8 przedstawiono wykres z trzema seriami danych. Nazwy serii przechowywane są w komórkach B3:D3 i są to: Centrum, Północ i Zachód. Formuła SERIE dla pierwszej serii danych wygląda następująco: =SERIE('Rysunek 6.9'!$B$3;' Rysunek 6.9'!$A$4:$A$9;'Rysunek 6.9'!$B$4:$B$9;1)

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

125

Składnia formuły SERIE Składnia formuły SERIE jest następująca: =SERIE(nazwa_serii; etykiety_kategorii; wartości; układ; rozmiary)

Argumenty, których można używać dla tej formuły, są następujące:  nazwa_serii: opcjonalny; odwołanie do komórki zawierającej nazwy serii użytych w legendzie. Jeżeli w wykresie użyto tylko jednej serii, wówczas nazwa argumentu będzie użyta jako tytuł. Argument może zawierać tekst; należy go umieścić w cudzysłowach. Jeżeli argument zostanie pominięty, wówczas Excel utworzy domyślną nazwę.  etykiety_kategorii: opcjonalny; odwołanie do zakresu zawierającego etykiety osi kategorii. Jeżeli argument zostanie pominięty, wówczas Excel użyje liczb całkowitych, począwszy od 1. Dla wykresów punktowych argumenty określają oś x. Zakresy nieprzylegające są również dopuszczalne. Adresy zakresów są oddzielone średnikami lub umieszczone w nawiasach. Argument również może składać się z tablicy wartości oddzielonych przecinkami (lub tekstu w cudzysłowach) zamkniętej w nawiasach.  wartości: wymagany; odwołanie do zakresu zawierającego wartości dla serii. Dla wykresów punktowych argumenty określają oś y. Zakresy nieprzylegające są również dopuszczalne. Adresy zakresów są oddzielone przecinkami lub umieszczone w nawiasach. Argument również może składać się z tablicy wartości oddzielonych przecinkami zamkniętych w nawiasach.  układ: wymagany; liczby całkowite określające porządek kreślenia serii. Ten argument jest istotny tylko wówczas, gdy wykres zawiera więcej niż jedną serię. Nie jest dopuszczalne używanie odwołań do komórek.  rozmiar: tylko dla wykresów bąbelkowych; odwołanie do zasięgu zawierającego wartości dla wielkości bąbelków na wykresie. Zakresy nieprzylegające są również dopuszczalne. Adresy zakresów są oddzielone przecinkami lub umieszczone w nawiasach. Argument również może składać się z tablicy wartości zamkniętej w nawiasach.

Rysunek 6.8. Nazwy serii pobierane są z arkusza

Pierwszym argumentem formuły SERIE jest odwołanie do komórki zawierającej nazwę serii.

126

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Zmiana nazwy serii Nazwa serii to tekst, który wyświetlany jest w legendzie. W niektórych przypadkach jednak na wykresie powinny być wyświetlone inne nazwy niż te znajdujące się w arkuszu. Aby zmienić nazwę serii, należy: 1.

Aktywować wykres (wystarczy w niego kliknąć).

2.

Wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.

3.

W oknie wybrać serię, którą chcemy zmodyfikować, i kliknąć przycisk Edytuj; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Edytowanie serii.

4.

Wprowadzić nową nazwę w polu Nazwa serii.

Zwykle w tym polu znajduje się odwołanie do komórki, ale można je zastąpić dowolnym tekstem. Po ponownym kliknięciu właśnie zmienionej serii można zauważyć, że Excel przekonwertował tekst w formułę: wprowadzona nazwa została umieszczona po znaku równości w cudzysłowach.

Na rysunku 6.9 przedstawiono poprzedni wykres po zmianie nazwy serii. Pierwszy argument funkcji SERIE nie ma już postaci odwołania do komórki. Teraz zawiera tylko tekst. Oto przykładowy skład formuły SERIE dla pierwszej serii danych: =SERIE("Oddział 1.";'Rysunek 6.9'!$A$4:$A$9;'Rysunek 6.9'!$B$4:$B$9;1)

Nazwę serii można też zmienić, edytując wprost formułę SERIE. W tym celu należy zaznaczyć serię, kliknąć pasek formuły i zastąpić pierwszy argument własnym tekstem (koniecznie zawartym w cudzysłowach).

Rysunek 6.9. Nazwy serii zostały zmienione; nowe nazwy widoczne są w legendzie

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

127

Usuwanie nazwy serii Aby usunąć nazwę serii z wykresu, należy użyć okna dialogowego Edytowanie serii, tak jak opisano to powyżej. Następnie należy zaznaczyć zakres (lub tekst) w oknie Nazwa serii i kliknąć przycisk Usuń. Można też edytować formułę SERIE, usuwając z niej pierwszy argument. Oto przykład formuły SERIE bez określonej nazwy (zastosowano nazwę domyślną): =SERIE(;Arkusz2!$A$2:$A$6;Arkusz2!$B$2:$B$6;1)

Usuwając pierwszy argument z formuły serii, należy się upewnić, że pozostawiono średnik poprzedzający kolejny argument. Średnik jest niezbędny jako znak zastępczy wskazujący na brakujący argument.

Aby utworzyć serię bez nazwy, nie należy nic wpisywać w cudzysłów będący pierwszym argumentem dla formuły SERIE. Serie danych bez nazw nadal będą widoczne na legendzie wykresu, ale pozbawione będą tekstu.

Zmiana kolejności prezentacji serii Każda seria danych użyta na wykresie ma parametr określający jej położenie względem innych. Na legendzie serie są zwykle wyświetlane w takim układzie, w jakim zostały umieszczone na wykresie. Zwykle — ponieważ jest kilka wyjątków. Jest nim na przykład kombinacja wykresu złożonego zawierającego wykresy kolumnowy i liniowy. Zmiana układu serii nie wpłynie na sposób ich wyświetlania w legendzie wykresu. Aby zmienić porządek wyświetlania serii danych, należy użyć okna dialogowego Wybieranie źródła danych. W liście znajdującej się w dolnej lewej części okna serie są umieszczone w takiej kolejności, w jakiej znajdują się na wykresie. Należy zaznaczyć wybraną serię, a następnie za pomocą przycisków ze strzałkami w górę i w dół ustawić ją na nowej pozycji; spowoduje to jednocześnie zmianę jej położenia na wykresie. Innym sposobem jest edycja formuły SERIE, a dokładniej rzecz ujmując, jej czwartego parametru. Więcej informacji na temat składni formuły SERIE zamieszczono w ramce pt. „Składnia formuły SERIE” we wcześniejszej części rozdziału. W przypadku niektórych wykresów kolejność serii nie ma znaczenia, ale w przypadku innych być może trzeba będzie ją zmienić. Na rysunku 6.10 przedstawiono wykres skumulowany kolumnowy utworzony na podstawie danych z komórek A2:E6. Począwszy od pierwszej serii danych (Region 1), na dole kolumny są zgrupowane. Być może użytkownik wolałby, aby kolumny były skumulowane w kolejności zgodnej z układem danych. Aby tak się stało, należy zmienić ich układ. Na rysunku 6.11 przedstawiono wykres po wprowadzeniu zmian w kolejności rysowania kolumn.

128

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 6.10. Układ kolumn na wykresie nie odpowiada układowi danych

Rysunek 6.11. Po zmianie kolejności kreślenia skumulowane kolumny odpowiadają swoim układem danym

Umieszczanie na wykresach zakresów nieprzylegających W większości przypadków wykresy tworzone są z danych znajdujących się w przylegających do siebie komórkach. Ale Excel umożliwia też wykorzystanie danych z zakresów nieprzylegających. Na rysunku 6.12 przedstawiono przykład wykresu korzystającego z nieprzylegających danych. Na wykresie umieszczono dane z pierwszego i ostatniego kwartału. Dane te znajdują się w wierszach 2:4 i 11:13. Warto zauważyć, że etykiety kategorii wyświetlają miesiące: styczeń, luty, marzec, październik, listopad i grudzień.

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

129

Rysunek 6.12. Na wykresie wykorzystano dane z zakresów nieprzylegających

Formuła SERIE dla tych serii danych wygląda następująco: =SERIE('Rysunek 6.12'!$B$1;('Rysunek 6.12'!$A$2:$A$4;'Rysunek 6.12'!$A$11:$A$13); ('Rysunek 6.12'!$B$2:$B$4;'Rysunek 6.12'!$B$11:$B$13);1)

Pierwszy argument został pominięty, dlatego Excel zastosował domyślne nazwy serii. Drugi argument określa 6 komórek w kolumnie A jako etykiety kategorii. Trzeci argument określa sześć odpowiadających im komórek w kolumnie B; są to wartości danych. Argumenty dla zakresów nieprzylegających umieszczone są w nawiasach i oddzielone średnikami. Kiedy w serii wykorzystuje się zakresy nieprzylegające, Excel nie podświetli ich po kliknięciu. Dlatego jedynym sposobem modyfikowania serii jest użycie opcji dostępnych w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych lub edytowanie formuły SERIE ręcznie.

Serie umieszczone na osobnych arkuszach Zwykle dane używane na wykresach znajdują się na pojedynczym arkuszu. Jednak w Excelu do tworzenia wykresów można używać danych rozrzuconych po dowolnej liczbie arkuszy, które nie muszą nawet znajdować się w tym samym skoroszycie. Zwykle dane wybierane do wykresu wybiera się przed jego utworzeniem. Ale jeżeli wykres ma używać danych rozrzuconych po różnych arkuszach, wówczas najpierw należy utworzyć pusty wykres, a dopiero później dodać do niego serie danych. Proces dodawania został omówiony wcześniej w części „Dodawanie nowych serii do wykresu”. Na rysunku 6.13 przedstawiono wykres utworzony z danych umieszczonych w dwóch różnych arkuszach. Umieszczono na nim każdy z trzech arkuszy, które wykorzystano do utworzenia wykresu. Formuła SERIE dla takiego wykresu wygląda następująco: =SERIE(Region1!$B$1;Region1!$A$2:$A$7;Region1!$B$2:$B$7;1) =SERIE(Region2!$B$1;Region1!$A$2:$A$7;Region2!$B$2:$B$7;2)

130

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich Inną metodą obsługi danych umieszczonych na różnych arkuszach jest utworzenie obszaru, w którym dane byłyby sumowane w pojedynczym arkuszu. Taki obszar powinien zawierać proste formuły odnoszące się do danych w innych arkuszach. Wówczas można utworzyć wykres, w którym użyte zostaną tak zgromadzone dane.

Rysunek 6.13. Wykres korzystający z danych umieszczonych w różnych arkuszach

Brakujące dane Czasem w danych użytych na wykresie może brakować jednego lub więcej punktów danych. Excel oferuje następujące sposoby obsługi takich zaginionych danych:  Zignorowanie brakujących danych. Wykres serii będzie zawierał puste miejsca.  Brakującym danym zostanie przypisana wartość 0.  Interpolacja brakujących danych (tylko dla wykresów punktowych i liniowych).

Z nieznanych powodów Excel utrudnia odnalezienie tych opcji. Nie znajdziemy ich na Wstążce, nie ma ich także w oknie dialogowym Formatowanie serii danych. Aby je zastosować, należy wykonać następujące kroki: 1.

Zaznaczyć wykres.

2.

Wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.

3.

W oknie dialogowym Wybieranie źródła danych kliknąć przycisk Ukryte i puste komórki. Zostanie wówczas wyświetlone okno widoczne na rysunku 6.14.

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

131

Rysunek 6.14. W tym oknie (Ustawienia ukrytych i pustych komórek) można określić sposób, w jaki program potraktuje brakujące dane

4.

Wybrać odpowiednią opcję i kliknąć przycisk OK.

Opcja, która zostanie wybrana, będzie zastosowana tylko dla aktywnego wykresu i wszystkich znajdujących się na nim serii. Innymi słowy, na jednym wykresie nie można określić różnych opcji obsługi brakujących danych dla różnych serii. W dodatku nie we wszystkich wykresach można zastosować obsługę brakujących danych. Na rysunku 6.15 przedstawiono trzy wykresy ilustrujące trzy metody obsługi zaginionych danych. Na wykresie przedstawiającym rozkład temperatury powietrza w godzinnych odstępach w danych, których użyto do jego utworzenia, brakuje czterech punktów danych. „Poprawny” sposób obsługi danych zależy głównie od informacji, którą wykres ma przekazywać. Na górnym wykresie brak danych jest oczywisty, ponieważ w linii są przerwy. Na środkowym wykresie brakujące dane widoczne są jako wartości zerowe, co jest oczywiście mylące. Na dolnym wykresie brakujące dane są interpolowane. Ze względu na to, że dane są rozmieszczone w czasie, oraz fakt, że ich zmiany są z „natury” płynne, interpolacja wydaje się być właściwym wyborem. Rysunek 6.15. Te trzy wykresy ilustrują trzy metody prezentowania na wykresie zaginionych danych

132

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich Na wykresach liniowych można wymusić na Excelu interpolowanie brakujących wartości poprzez umieszczenie w pustych komórkach formuły =BRAK. Wartości w tak oznaczonych komórkach będą interpolowane, niezależnie od opcji wybranej dla całego wykresu w oknie Ustawienia ukrytych i pustych komórek. W przypadku innych wykresów formuła =BRAK będzie interpretowana jako 0.

Serie danych: ukrywanie danych Domyślnie Excel nie używa na wykresach danych znajdujących się w ukrytych wierszach i kolumnach. W razie potrzeby użytkownik może jednak je zastosować, tym bardziej że jest to prosty sposób na kontrolowanie, co pojawia się na wykresie. Na rysunku 6.16 pokazano wykres liniowy, na którym przedstawiono wielkość sprzedaży z 365 dni; są to dane przechowywane w tabeli utworzonej za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. Na rysunku 6.17 widoczny jest ten sam wykres po zastosowaniu filtra w tabeli. Filtr ukrywa wszystkie wiersze oprócz zawierających dane z września.

Rysunek 6.16. Wykres liniowy wykorzystujący dane z tabeli

Podczas pracy z tabelami zawierającymi ukryte wiersze mechanizm usuwania takich danych może działać niezgodnie z intencjami użytkownika. Aby rozwiązać ten problem, należy aktywować wykres, następnie wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/ Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych. W oknie tym należy kliknąć przycisk Ukryte i puste komórki, w kolejnym oknie (Ustawienia ukrytych i pustych komórek) należy zaznaczyć pole Pokaż dane w ukrytych wierszach i kolumnach.

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

133

Rysunek 6.17. Po zastosowaniu filtra w tabeli na wykresie widoczne są tylko dane z września

Odłączanie serii na wykresie od zakresu danych Zwykle Excel używa danych przechowywanych w zakresach. Wykres jest automatycznie aktualizowany, gdy dane zostaną zmienione. W niektórych przypadkach zachodzi konieczność „rozłączenia” wykresu i danych, tak aby wykres był statyczny i nie był aktualizowany. Może to być przydatne w przypadku tworzenia różnych scenariuszy i symulacji, kiedy potrzebny jest wykres prezentujący dane podstawowe, tak aby służył za punkt odniesienia podczas analizy symulacji. Taki wykres można utworzyć w jeden z następujących sposobów:  konwertowanie wykresu w obraz,  zmiana odwołań do zakresu w tablicę.

Konwertowanie wykresu w obraz Aby zmienić wykres w obraz, należy wykonać następujące czynności: 1.

Utworzyć wykres i wprowadzić w nim niezbędne modyfikacje.

2.

Kliknąć wykres, aby go aktywować.

3.

Wybrać Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj lub użyć kombinacji klawiszy Ctrl+C.

4.

Kliknąć dowolną komórkę, tak aby wykres przestał być aktywny.

5.

Wybrać Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Jako obraz/Wklej jako obraz.

134

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Uzyskamy wówczas obraz zawierający oryginalny wykres. Taki obiekt można edytować jak grafikę, nie jak wykres. Oznacza to, że nie można już zmieniać właściwości takich jak typ wykresu, etykiety danych i tak dalej. Po zaznaczeniu takiego obrazu należy wybrać kartę Narzędzia obrazów/Formatowanie. Na rysunku 6.18 przedstawiono kilka przykładów opcji formatowania wykresów wklejonych jako grafika.

Rysunek 6.18. Po zamianie wykresu w obraz możliwy jest szereg zmian formatowania grafiki

Konwertowanie zakresu na tablicę Innym sposobem na odłączenie wykresu od serii danych jest taka zmiana formuły SERIE, aby odnosiła się ona do tablicy. Na rysunku 6.19 przedstawiono przykład wykresu kołowego, w którym nie użyto danych zamieszczonych w arkuszu. Zamiast tego dane są przechowywane bezpośrednio w formule SERIE, która ma następującą postać: =SERIE(;{"praca"\"sen"\"jazda samochodem"\"posiłki"\"inne"};{9\7\2,5\3\2,5};1)

Pierwszy argument, czyli nazwa serii, został pominięty. Drugi element zawiera tablicę składającą się z pięciu ciągów tekstowych. Każdy z tych ciągów umieszczony jest w cudzysłowach i oddzielony od pozostałych ukośnikiem. Cała tablica umieszczona jest w nawiasach. Dane prezentowane na wykresie przechowywane są w innej tablicy (trzeci argument).

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

135

Rysunek 6.19. Ten wykres nie jest połączony z zakresem danych

Wykres był najpierw utworzony na podstawie zakresu danych. Następnie formuła SERIE została „odłączona” od zakresu, a oryginalne dane usunięto. W efekcie uzyskano wykres, który nie jest powiązany z danymi przechowywanymi w zakresach. Oto procedura zamiany w formule SERIE odwołania do zakresu na tablicę: 1.

Utworzyć standardowy wykres.

2.

Kliknąć serię na wykresie. Formuła SERIE zostanie wyświetlona w pasku formuły.

3.

Kliknąć pasek formuły.

4.

Wcisnąć klawisz F9.

5.

Następnie wcisnąć Enter, wówczas odwołania do zakresów zostaną zmienione w tablicę.

Powtórzyć powyższą procedurę dla każdej serii na wykresie. Ta metoda odłączania serii od wykresu, w przeciwieństwie do tworzenia obrazu, nie zamyka możliwości edycji wykresu i jego formatowania. Warto zapamiętać, że również pojedynczy argument można zamienić w tablicę. Wystarczy podświetlić argument formuły SERIE i wcisnąć klawisz F9. Długość formuły SERIE jest ograniczona do 1024 znaków, dlatego też technika ta nie sprawdzi się w przypadku serii zawierających duże ilości wartości czy etykiet kategorii.

136

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Praca z wieloma osiami Osie na wykresie to elementy zawierające informacje o kategoriach lub wartościach serii. Na wykresie można użyć od zera do czterech osi i — jeśli zajdzie taka potrzeba — każda z nich lub wszystkie mogą być ukryte. Wykres kołowy i pierścieniowy nie posiadają osi. Popularne typy wykresów (takie jak liniowy czy kolumnowy) korzystają z pojedynczej osi kategorii i pojedynczej osi wartości. Jeżeli na wykresie, który nie jest trójwymiarowy, umieszczono co najmniej dwie serie, wówczas można utworzyć dodatkową, pomocniczą oś wartości. Każda seria jest skojarzona z podstawową lub pomocniczą osią wartości. Po co używać dwóch osi? Są one zwykle przydatne wówczas, gdy skala danych w seriach na wykresie jest mocno zróżnicowana.

Tworzenie pomocniczej osi wartości Na rysunku 6.20 przedstawiono wykres liniowy z dwiema seriami danych: Przychód i Marża. W porównaniu do Przychodu wartości w danych o Marży są tak niskie, że nie widać ich na wykresie. Dlatego ten wykres to dobry kandydat do wprowadzenia pomocniczej osi wartości.

Rysunek 6.20. Wartości w serii danych Marża są tak niskie, że nie widać ich na wykresie

Aby dodać pomocniczą oś wartości, należy kolejno: 1.

Zaznaczyć na wykresie serię Przychód.

2.

Użyć kombinacji klawiszy Ctrl+1; zostanie wówczas wyświetlone okno Formatowanie serii danych.

3.

W tym oknie przejść do zakładki Opcje serii.

4.

W polu Kreśl serię na wybrać opcję Oś pomocnicza.

Rozdział 6.  Serie danych na wykresie

137

Nowa oś wartości zostanie wstawiona z prawej strony wykresu; będą na niej użyte wartości z serii Przychód. Na rysunku 6.21 przedstawiono wykres z dwiema osiami.

Rysunek 6.21. Wykorzystanie pomocniczej osi wartości dla serii Marża

Tworzenie wykresu z czterema osiami W bardzo niewielu przypadkach potrzebne są wykresy zawierające cztery osie. Przyczyną jest oczywiście to, że taki wykres jest bardzo trudny w interpretacji. Wyjątkiem jest wykres punktowy. Na rysunku 6.22 przedstawiono wykres punktowy zawierający dwie serie różniące się między sobą zakresem użytych wartości w obu wymiarach. Jeżeli celem wykresu miało być porównanie obu linii, to nie spełnił on oczekiwań, ponieważ jego większą część wypełnia pusta przestrzeń. Rozwiązać ten problem może zastosowanie czterech osi.

Rysunek 6.22. Dwie serie danych wyraźnie różniące się zakresem wartości

138

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Aby dodać dwie pomocnicze osi wartości do wykresu, należy kolejno: 1.

Zaznaczyć serię Grupa B.

2.

Użyć kombinacji klawiszy Ctrl+1; zostanie wówczas wyświetlone okno Formatowanie serii danych.

3.

W tym oknie przejść do zakładki Opcje serii.

4.

W polu Kreśl serię na wybrać opcję Oś pomocnicza. W tym momencie każda z serii posiada własną oś wartości y (jedna znajduje się po prawej, druga po lewej stronie), współdzielą natomiast oś wartości x.

5.

Wybrać Narzędzia wykresów/Układy wykresów/Osie/Pomocnicza oś pozioma/Pokaż oś domyślną. To polecenie będzie dostępne tylko wówczas, jeżeli przypisano serię do drugiej osi.

Na rysunku 6.23 przedstawiono rezultat tego działania. Seria Grupa B wykorzystuje lewą i dolną oś; seria Grupa A korzysta natomiast z prawej i górnej osi. Na wykresie znajdują się również cztery tytuły osi, dzięki czemu łatwo można zorientować się, czego dotyczy dana oś. W razie potrzeby skale widoczne na każdej osi można z osobna dostosować.

Rysunek 6.23. Wykres z czterema osiami wartości

Rozdział 7.

Formatowanie i dostosowywanie wykresów W tym rozdziale:  Podstawowe informacje o formatowaniu  Formatowanie wypełnień i krawędzi  Formatowanie tła elementów wykresu  Edycja tytułów wykresów  Edycja legend, etykiet danych, linii siatki i tabel z danymi  Osie wykresów  Formatowanie wykresów trójwymiarowych

Kiedy tworzymy wykres na własny użytek, poświęcanie czasu na jego formatowanie i dostosowywanie może nie być warte włożonego wysiłku. Ale jeżeli celem jest stworzenie wykresu tak efektownego, jak to tylko możliwe, lub przeznaczonego do prezentacji, wówczas trzeba wykorzystać wszystkie dodatkowe możliwości formatowania i dostosowywania dostępne w Excelu. W tym rozdziale omówiono tajniki dotyczące właśnie tego zagadnienia. W obliczu ogromnej liczby dostępnych funkcji łatwo ulec wrażeniu przytłoczenia. Ale im dłużej pracuje się z wykresami, tym techniki te stają się prostsze w stosowaniu. Metodą, którą zdecydowanie można polecić, jest metoda prób i błędów; nawet zaawansowani użytkownicy Excela często właśnie w ten sposób szukają najlepszych sposobów na poprawienie swoich wykresów.

Podstawowe informacje o formatowaniu Dostosowywanie wykresów obejmuje zmianę wyglądu zamieszczonych w nich elementów, a także ich dodawanie i usuwanie. Te zmiany mogą być czysto kosmetyczne (na przykład zmiana kolorów czy grubości linii) albo całkiem istotne (na przykład zmiana skali na osiach).

140

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Przed dostosowaniem wykresu trzeba go aktywować. Aby aktywować wykres osadzony, wystarczy kliknąć w dowolnym jego obszarze. Aby dezaktywować wykres osadzony, należy kliknąć w dowolnym miejscu na arkuszu lub wcisnąć przycisk Esc (raz lub dwa razy — zależnie od tego, który element wykresu jest aktualnie zaznaczony). Aby aktywować wykres utworzony na osobnym arkuszu, wystarczy kliknąć ten arkusz. Jeżeli podczas aktywowania wykresu osadzonego wciśnięty będzie klawisz Ctrl, wówczas wykres zostanie zaznaczony jako obiekt. W rzeczywistości w ten sposób można zaznaczyć kilka wykresów. Kiedy zaznaczona jest grupa wykresów, wówczas można jednocześnie zmieniać ich rozmiary lub przenosić. Dodatkowo można użyć narzędzia dostępnego na karcie Narzędzia do rysowania/Rozmieszczanie/Grupuj. Wybrane wykresy można rozmieścić pionowo lub poziomo.

Wybieranie elementów wykresu Modyfikowanie wykresu jest czynnością podobną do wszystkich innych wykonywanych w Excelu: najpierw trzeba wybrać i zaznaczyć element (w tym przypadku element wykresu), a następnie użyć polecenia, które ten element przekształci. Można zaznaczyć tylko jeden element wykresu naraz. Jeżeli na przykład chcemy zmienić czcionkę dla etykiet dwóch osi, wówczas każdą z etykiet trzeba formatować osobno. Jedynym wyjątkiem od tej reguły pojedynczego zaznaczenia są elementy składające się z wielu części, jak na przykład linie siatki. Zaznaczenie jednej linii spowoduje wybranie wszystkich. W Excelu poszczególne elementy wykresu można wybierać na trzy sposoby:  za pomocą myszy,  za pomocą klawiatury,  za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu.

Wszystkie wymienione metody opisano szczegółowo poniżej.

Wybór za pomocą myszy Aby zaznaczyć element wykresu za pomocą myszy, wystarczy go kliknąć. Aby się upewnić, że wybrano właściwy element, można sprawdzić jego nazwę na liście Elementy wykresu znajdującej się po lewej stronie karty Narzędzia wykresów/Formatowanie. Na liście Elementy wykresu wyświetlane są nazwy zaznaczonych części, za jej pomocą można też wybierać poszczególne elementy. Dodatkowe informacje na ten temat zamieszczono w akapicie „Wybieranie za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu” w dalszej części tego rozdziału.

Po ustawieniu kursora nad wybranym elementem zostanie wyświetlona mała „wskazówka wykresu” z nazwą elementu znajdującego się pod wskaźnikiem. Gdy kursor będzie znajdował się nad punktem danych, będą wyświetlane też informacje o serii, kategorii i wartości danego punktu. Jeżeli te podpowiedzi staną się irytujące, zawsze można je wyłączyć, korzystając z zakładki Zaawansowane w oknie dialogowym Opcje programu Excel. W części poświęconej wykresom znajdują się dwa pola wyboru: Pokaż nazwy elementów wykresu przy aktywowaniu i Pokaż wartości punktów danych przy aktywowaniu.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

141

Niektóre elementy wykresu (takie jak serie, legenda i etykiety danych) składają się z wielu części. I tak w skład serii wchodzą pojedyncze punkty danych. Aby wybrać pojedynczy punkt danych, trzeba kliknąć dwa razy; pierwszy raz, aby zaznaczyć serię, drugi, aby zaznaczyć konkretny element serii (kolumnę czy znacznik na linii). Zaznaczenie pojedynczych elementów umożliwia sformatowanie konkretnego punktu danych w serii. To może być przydatne rozwiązanie, kiedy chcemy wyróżnić pojedynczy znacznik spośród innych. Dość powszechnym problemem jest zaznaczenie za pomocą myszy dokładnie tego elementu, który chcemy. Czasem trzeba nawet podjąć kilka prób, nim uda się zaznaczyć dokładnie to, o co chodzi. A w niektórych przypadkach jest to wręcz niemożliwe. Na szczęście, program umożliwia również wybór elementów na inne sposoby i warto się z nimi zapoznać.

Wybór za pomocą klawiatury Kiedy wykres jest aktywny, można użyć klawiszy ze strzałkami (w górę i w dół) do przełączania się między elementami wykresu. Do bieżącego śledzenia, który element jest aktualnie zaznaczony, należy wykorzystać kontrolkę Elementy wykresu. Kiedy zaznaczona jest seria danych, za pomocą klawiszy ze strzałkami (w prawo i w lewo) można przełączać się pomiędzy pojedynczymi punktami danych w serii. Podobnie jest w przypadku etykiet danych; można je wybierać za pomocą klawiszy ze strzałkami (w prawo i w lewo). Po zaznaczeniu legendy wykresu można przełączać się pomiędzy poszczególnymi jej składnikami za pomocą tych samych klawiszy ze strzałkami.

Wybieranie za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu Jak wspomniano wcześniej, lista Elementy wykresu (umieszczona po lewej stronie karty Narzędzia wykresów/Formatowanie) wyświetla nazwy zaznaczonych części wykresu. Zawiera ona listę rozwijaną wszystkich elementów wykresu (łącznie z kształtami i polami tekstowymi), dzięki czemu można łatwo aktywować wybraną część. Elementy wykresu to lista rozwijana, z której można wybrać część wykresu, którą chcemy aktywować (patrz rysunek 7.1). Na liście znajdują się tylko elementy górnej warstwy wykresu. Aby na przykład wybrać pojedynczy punkt danych z serii, należy ją zaznaczyć, a następnie użyć jednej z pozostałych technik do wskazania konkretnego punktu danych. Kiedy zaznaczony jest pojedynczy punkt danych, kontrolka Elementy wykresu wyświetli nazwę części, nawet jeżeli nie można jej wybrać bezpośrednio z listy rozwijanej.

Najczęściej używane elementy wykresu W tabeli 7.1 zamieszczono listę elementów wykresu, na które można się natknąć. Elementy, które można znaleźć na wykresach, zależą od typu wykresu, a także wszelkich jego modyfikacji wprowadzonych przez użytkownika.

142

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 7.1. Za pomocą kontrolki Elementy wykresu można wybrać i zaznaczyć części wykresu Tabela 7.1. Elementy wykresu Element

Opis

Oś kategorii

Oś prezentująca kategorie wykresu.

Tytuł osi kategorii

Tytuł nadawany osi zawierającej kategorie.

Obszar wykresu

Tło wykresu.

Tytuł wykresu

Tytuł całego wykresu.

Etykieta danych

Nazwa pojedynczego punktu danych w serii Nazwa jest poprzedzona nazwą serii i punktu. Przykładowe etykiety danych: Seria1, Punkt1.

Etykiety danych

Etykieta danych dla serii Nazwa jest poprzedzona nazwą serii. Przykładowa etykieta danych: Seria1.

Tabela danych

Tabela danych wykresu.

Etykieta jednostek

Etykieta wyświetlająca jednostki użyte na osi.

Słupki wzrost-spadek

Pionowe słupki na wykresach liniowych i giełdowych.

Linie rzutu

Linie biegnące od punktu danych do dolnej osi (tylko dla wykresów liniowych i warstwowych).

Słupki błędów

Słupki błędów dla serii Nazwa są poprzedzone nazwą serii. Przykład: Seria1 Słupki błędów.

Podłoże wykresu

Podłoże trójwymiarowych wykresów.

Linie siatki

Wykres może mieć główne i pomocnicze linie siatki. Nazwa elementu zależy od użytej osi oraz typu linii siatki. Na przykład: Oś pozioma — główne linie siatki.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

143

Tabela 7.1. Elementy wykresu — ciąg dalszy Element

Opis

Linie maks.-min.

Pionowe linie na wykresach liniowych i giełdowych.

Legenda

Legenda dla całego wykresu.

Wpis legendy

Pojedynczy tekst umieszczony w legendzie.

Obszar kreślenia

Obszar kreślenia wykresu; aktualny wykres bez legendy.

Punkt danych

Punkt w serii danych. Nazwa jest poprzedzona nazwą serii. Przykład: Seria1, Punkt2.

Pomocnicza oś kategorii

Druga oś prezentująca kategorie na wykresie.

Tytuł pomocniczej osi kategorii

Tytuł nadawany drugiej osi zawierającej kategorie.

Pomocnicza oś wartości

Druga oś prezentująca wartości na wykresie.

Tytuł pomocniczej osi wartości

Tytuł nadawany drugiej osi zawierającej wartości.

Serie

Serie danych.

Serie osi

Oś prezentująca serie wykresu (tylko dla wykresów trójwymiarowych).

Linie serii

Linie łączące serie na wykresach skumulowanych kolumnowych i skumulowanych słupkowych.

Linia trendu

Linia trendu dla serii danych.

Równanie linii trendu

Równanie dla linii trendu.

Oś wartości

Oś prezentująca wartości na wykresie. Dodatkowo może pojawić się pomocnicza oś wartości.

Tytuł osi wartości

Tytuł nadawany osi zawierającej wartości.

Ściana wykresu

Ściany w wykresach trójwymiarowych (za wyjątkiem wykresu kołowego).

Wybór metody formatowania Po wybraniu części wykresu użytkownik ma wybór, który z elementów wykorzysta do formatowania:  Wstążkę,  minipasek narzędzi,  okno dialogowe Formatowanie….

Formatowanie przy użyciu Wstążki Kontrolki dostępne na karcie Narzędzia wykresów/Formatowanie mogą zostać użyte do zmiany wyglądu wybranych elementów wykresu. I tak, gdyby użytkownik chciał zmienić kolor serii w wykresie kolumnowym, wówczas jedną z metod jest wykorzystanie predefiniowanych stylów zgromadzonych w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów.

144

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Aby mieć nieco większą kontrolę nad formatowaniem, należy: 1.

Kliknąć serię, aby ją zaznaczyć.

2.

Wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie kształtu i wybrać odpowiedni kolor.

3.

Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Kontury kształtu i wybrać kolor dla konturów kolumny. Można też zmienić szerokość konturu oraz rodzaj linii (lub w ogóle z niej zrezygnować).

4.

Wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efekty kształtów i dodać jeden lub więcej efektów do serii.

Warto zwrócić uwagę, że kontrolki Wypełnienie kształtu, Kontury kształtu i Efekty kształtów można użyć dla niemal każdego elementu wykresu. Oto jedna z metod zmiany formatowania tytułu wykresu tak, aby biały tekst był umieszczony na czarnym tle: 1.

Najpierw należy kliknąć tytuł wykresu, aby go zaznaczyć.

2.

Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Wypełnienie kształtu i wybrać kolor czarny.

3.

Następnie wybrać Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style WordArt/Wypełnienie tekstu i wybrać kolor biały.

Warto zauważyć, że niektóre z kontrolek znajdujących się w grupach Narzędzia główne/ Czcionka i Narzędzia główne/Wyrównanie są również aktywne. Oto inny sposób na umieszczenie białego tekstu tytułu wykresu na czarnym tle: 1.

Najpierw należy kliknąć tytuł wykresu, aby go zaznaczyć.

2.

Następnie wybrać Narzędzia główne/Czcionka/Kolor wypełnienia i wybrać kolor czarny.

3.

Następnie wybrać Narzędzia główne/Czcionka/Kolor czcionki i wybrać kolor biały. Polecenia dostępne na wstążce nie zawierają wszystkich opcji formatowania elementów wykresu. Można tam znaleźć tylko niewielką ich część. Aby mieć pełną kontrolę, najlepiej używać okna dialogowego Formatowanie….

Formatowanie przy użyciu minipaska narzędzi Po kliknięciu prawym klawiszem elementu wykresu Excel wyświetli menu podręczne, nad którym umieszczony będzie minipasek narzędzi. Na rysunku 7.2 widoczny jest minipasek narzędzi po kliknięciu prawym klawiszem myszy w tytuł wykresu. Za jego pomocą można wprowadzić zmiany w formatowaniu zaznaczonego elementu. Minipasek będzie działał również wtedy, gdy wybierzemy jeden znak z elementu wykresu. Oczywiście, w takim przypadku formatowanie zostanie zastosowane tylko do tego konkretnego znaku.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

145

Rysunek 7.2. Do formatowania elementów wykresu można użyć minipaska narzędzi

Po zaznaczeniu elementu zawierającego tekst można też skorzystać z kilku powszechnie znanych i wykorzystywanych skrótów klawiszowych służących do formatowania, takich jak: Ctrl+B (pogrubienie), Ctrl+I (kursywa), Ctrl+U (podkreślenie).

Użycie okna dialogowego Formatowanie Aby mieć pełną kontrolę nad formatowaniem elementów tekstowych, należy skorzystać z okna dialogowego Formatowanie…. Zawartość tego okna zależy od aktualnie zaznaczonego elementu wykresu, a samo okno posiada kilka zakładek. Otworzyć to okno można na kilka sposobów:  zaznaczając element wykresu i wciskając kombinację klawiszy Ctrl+1;  klikając prawym klawiszem myszy wybrany element i wybierając z menu

podręcznego Formatowanie…, gdzie wielokropek zastąpiony jest nazwą zaznaczonego elementu. Dodatkowo część kontrolek umieszczonych na Wstążce zawiera menu, w którym znaleźć można polecenie Formatowanie… otwierające omawiane okno dialogowe. I tak kiedy wybierzemy Narzędzia wykresów/Formatowanie/Kontury kształtu/Grubość, jedną dostępnych opcji jest Więcej linii. Po jej kliknięciu program wyświetli okno dialogowe Formatowanie… z aktywną zakładką Style krawędzi. Dostępne są w niej opcje formatowania, których nie znajdziemy na Wstążce. Na rysunku 7.3 przedstawiono przykładowe okno dialogowe Formatowanie…. W tym przypadku wyświetlone są w nim opcje dotyczące formatowania legendy wykresu. Jak wspomniano, każdy z elementów wykresu ma własne ustawienia okna dialogowego Formatowanie…, widoczne tylko po jego zaznaczeniu. Okno dialogowe Formatowanie jest wyświetlane zawsze na wierzchu. Oznacza to, że można je mieć otwarte podczas pracy na wykresem. Nie trzeba go zamykać, aby sprawdzić, jak wyglądają wprowadzone zmiany. Jednakże w niektórych przypadkach trzeba aktywować inną kontrolkę w oknie, aby zobaczyć efekt działania. Zwykle wystarcza użycie klawisza Tab i przejście do następnej kontrolki, aby wymusić na programie zastosowanie wprowadzonych zmian.

146

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 7.3. Każdy z elementów wykresu ma własne ustawienia okna dialogowego Formatowanie legendy. Widoczne okno umożliwia formatowanie legendy wykresu

Dostosowywanie wypełnień i krawędzi: zasady ogólne W oknie Formatowanie często można natknąć się na zakładkę o nazwie Wypełnienie; dotyczy to zresztą również formatowania krawędzi. Zakładki te używane są do formatowania wewnętrznej części oraz krawędzi wybranego elementu.

Zakładka Wypełnienie Na rysunku 7.4 przedstawiono zakładkę Wypełnienie w oknie Formatowanie obszaru wykresu przy zaznaczonej opcji Wypełnienie pełne. Układ kontrolek w zakładce zależy od wybranej opcji. Rysunek 7.4. Zakładka Wypełnienie w oknie Formatowanie obszaru wykresu

Choć zawartość omawianej zakładki jest podobna dla większości elementów, to jednak nie identyczna. Zależnie od wybranego elementu okno dialogowe może udostępniać dodatkowe opcje dostosowane do edytowanego fragmentu wykresu.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

147

Nie wszystkie elementy wykresu można wypełnić. I tak okno Formatowanie głównych linii siatki nie udostępnia opcji wypełniania, ponieważ nie miałoby to sensu. Ale oczywiście można zmienić formatowanie linii, korzystając z dostępnych w oknie zakładek. Oto lista głównych opcji zakładki Wypełnienie:  Brak wypełnienia: element wykresu będzie przezroczysty.  Pełne: wyświetlona jest kontrolka do wyboru pojedynczego koloru.

Można również określić stopień przezroczystości koloru.  Gradient: wyświetlonych jest kilka dodatkowych kontrolek umożliwiających

wybranie jednego z dostępnych gradientów bądź utworzenie własnego. Gradienty mogą składać się z od dwóch do dziesięciu kolorów wymieszanych ze sobą na różne sposoby. Uzyskujemy w ten sposób miliony różnorodnych kombinacji.  Wypełnienie obrazem lub teksturą: umożliwia wybór jednej z 24 dołączonych

tekstur, a także wybór pliku graficznego lub obiektu clipart jako wypełnienia. Ta funkcja jest przydatna do wprowadzania efektów specjalnych w seriach danych. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w akapicie „Formatowanie serii” w dalszej części rozdziału.  Deseń: umożliwia użycie dwukolorowego deseniu. Opcja ta nie jest dostępna

w Excelu 2007.  Automatyczne: ustawia domyślne wypełnienie kolorem. Wszystkie elementy

wykresu tworzone są właśnie z takim ustawieniem. Jako generalną zasadę można przyjąć oszczędne gospodarowanie opisanymi opcjami. Zbyt intensywne wykorzystanie wypełnienia osłabi informacje płynące z danych i utrudni odczytanie całego wykresu. Na rysunku 7.5 przedstawiono bardzo brzydki wykres, w którym zastosowano wiele różnorodnych typów wypełnienia. W kolumnach serii zastosowano cliparty w postaci małpek. W obszarze kreślenia zastosowano teksturę, a w obszarze wykresu wypełnienie gradientowe, z kolei dla etykiet użyto czarnego wypełnienia.

Formatowanie krawędzi Krawędź to linia dookoła obiektu. W Excelu dostępne są cztery podstawowe typy formatowania krawędzi:  Brak linii: wokół elementu nie ma linii.  Linia ciągła: element jest otoczony ciągłą linią. Można określić jej kolor,

stopień przezroczystości i szereg innych ustawień.  Linia gradientowa: element wykresu otoczony jest linią zawierającą gradient.  Automatycznie: domyślne ustawienie. Excel automatycznie wybiera ustawienia

dotyczące krawędzi.

148

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Na rysunku 7.6 przedstawiono zakładkę Style krawędzi w oknie Formatowanie obszaru wykresu. Podczas przeglądania jej zawartości szybko okaże się, że krawędzie można formatować na mnóstwo różnorodnych sposobów. Warto jednak pamiętać, że niedostępne opcje zależą od danego elementu. I tak opcje Ustawienia strzałek będą niedostępne wówczas, gdy zaznaczono część wykresu niewyświetlającą strzałek. Rysunek 7.5. Użycie zbyt wielu typów wypełnienia może prowadzić do powstania nieestetycznych i trudnych do odczytania wykresów

Rysunek 7.6. Niektóre z ustawień dostępnych dla krawędzi elementów wykresu

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

149

Formatowanie podłoża wykresów Każdy wykres składa się z dwóch kluczowych elementów rzutujących na jego wygląd:  Obszaru wykresu, czyli tła dla elementów wykresu.  Obszaru kreślenia, czyli obszaru znajdującego się wewnątrz obszaru wykresu,

na którym umieszczony jest właściwy wykres. Domyślny kolor obszarów wykresu i kreślenia zależy od wyboru dokonanego w grupie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Style wykresu.

Edycja obszaru wykresu Obszar wykresu to obiekt zawierający wszystkie pozostałe elementy wykresu. Można go określić jako główne tło. Obszar wykresu ma zawsze taki sam rozmiar jak obiekt wykres (kontener wykresu). Po zaznaczeniu obszaru wykresu można dostosować czcionki wszystkich elementów wykresu zawierających tekst. Jeżeli więc zajdzie potrzeba ustawienia wielkości czcionki na całym wykresie na 12 punktów, wówczas należy zaznaczyć obszar wykresu i wprowadzić odpowiednie formatowanie.

W niektórych przypadkach trzeba ustawić obszar wykresu jako przezroczysty, tak aby widoczna była część arkusza znajdująca się bezpośrednio pod nim. Na rysunku 7.7 przedstawiono wykres kolumnowy z przezroczystym obszarem arkusza. Można to osiągnąć, ustawiając opcję Wypełnienie na Brak wypełnienia lub opcję Wypełnienie pełne na Przezroczystość 100%. Rysunek 7.7. Obszar wykresu jest przezroczysty, ale obszar kreślenia jest wypełniony kolorem

Edycja obszaru kreślenia Obszar kreślenia to ta część wykresu, na której umieszczony jest właściwy wykres. Obszar kreślenia zawiera wszystkie elementy wykresu za wyjątkiem tytułu i legendy.

150

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Choć obszar kreślenia obejmuje elementy takie jak osie i ich tytuły, to podczas edycji wypełnienia tego obszaru te „zewnętrzne” części nie ulegną zmianie. Po ustawieniu opcji Wypełnienie na Brak wypełnienia obszar kreślenia będzie przezroczysty. Dlatego kolory i desenie zastosowane w obszarze wykresu będą przez niego widoczne. Można też ustawić Wypełnienie pełne obszaru kreślenia, a następnie tak dopasować opcję Przezroczystość, aby obszar wykresu był częściowo widoczny.

W niektórych przypadkach do obszaru kreślenia trzeba wstawić obraz. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie obszaru kreślenia i wybrać Wypełnienie obrazem lub teksturą. Obraz może być zamieszczony w osobnym pliku lub być pobrany z galerii clipartów. Na rysunku 7.8 przedstawiono wykres kolumnowy, w którym wykorzystano grafikę w obszarze kreślenia. Dodatkowo kolumny serii są częściowo przezroczyste. Rysunek 7.8. W obszarze kreślenia użyto pliku graficznego

Aby zmienić położenie obszaru kreślenia wewnątrz obszaru wykresu, należy go kliknąć, a następnie przeciągnąć za krawędź w nowe położenie. W celu zmiany jego rozmiaru należy przeciągnąć jeden z narożników z „uchwytami”. Można też tak powiększyć obszar kreślenia, aby w całości wypełniał obszar wykresu. Poszczególne typy wykresów różnią się efektem zmian wprowadzanych w wymiarach obszaru kreślenia. Nie można na przykład zmienić wymiarów względnych obszaru kreślenia dla wykresów kołowych czy radarowych (będzie to zawsze kwadrat). Ale w przypadku pozostałych typów możliwa jest zmiana proporcji poprzez zmianę wysokości lub szerokości.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

151

Kopiowanie formatowania wykresu Utworzyliśmy zabójczo wyglądający wykres i poświęciliśmy godziny, aby go odpowiednio sformatować. Teraz trzeba utworzyć kolejny wykres — wyglądający dokładnie tak samo. Jakie mamy możliwości? Otóż jest ich kilka:  Skopiować formatowanie. Należy utworzyć wykres ze standardowym formatowaniem, następnie zaznaczyć pierwszy wykres i wcisnąć Ctrl+C. Teraz trzeba zaznaczyć nowy wykres i wybrać kolejno Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wklej specjalnie. W oknie dialogowym Wklejanie specjalne należy wybrać opcję Formaty.  Skopiować wykres i zmienić źródła danych. Należy zaznaczyć pierwszy wykres i wcisnąć Ctrl+C. Następnie aktywować dowolną komórkę i wcisnąć Ctrl+C. W ten sposób zostanie utworzona dokładna kopia wykresu. Aktywować serię w nowym wykresie i przeciągnąć obramowanie na nowy zakres i powtórzyć tę operację dla wszystkich pozostałych zakresów. Można też wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych.  Utworzyć szablon wykresu. Zaznaczyć wykres i wybrać ze Wstążki kolejno Narzędzia wykresów/ Projektowanie/Typ/Zapisz jako szablon. W oknie dialogowym Zapisywanie szablonu wykresu wprowadzić opisową nazwę. Podczas tworzenia nowego wykresu wystarczy wybrać Wstawianie/ Wykresy/Wszystkie typy wykresów i przejść do zakładki Szablony. Tam wybrać utworzony przed momentem szablon.

Rozmiar obszaru kreślenia może też zmienić się automatycznie podczas edycji innych elementów wykresu. Po dodaniu na przykład legendy czy tytułu wykresu obszar może ulec zmniejszeniu, tak aby zmieścić nowe elementy. Przed dodaniem do obszaru kreślenia obrazków zawsze należy pamiętać o przeznaczeniu i użyteczności wykresu. Grafiki mogą być właściwe na wykresach używanych w marketingu czy sprzedaży, gdzie wizualna atrakcyjność komponentów może pomóc przyciągnąć uwagę. Jednak w środowisku analitycznym, gdzie podstawowym produktem wykresu mają być informacje, nie ma potrzeby upiększania ich zbytecznymi ilustracjami.

Formatowanie serii Kilka prostych zmian w formatowaniu serii danych może przynieść ogromne zmiany w czytelności całego wykresu. Podczas tworzenia wykresu Excel stosuje standardowe kolory i style znaczników dla serii. W wielu przypadkach użytkownicy modyfikują te kolory czy style znaczników w celu uzyskania większej przejrzystości. Czasami są jednak potrzebne gruntowne zmiany, tak aby uzyskać wyraźniejszy efekt. Można zmienić formatowanie całej serii lub tylko pojedynczego punktu danych; na przykład można zmienić kolor kolumny tak, aby bardziej przyciągał uwagę. Plik z omawianymi tutaj przykładami (serie.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

152

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Podstawowe formatowanie serii Podstawowe formatowanie serii jest całkiem łatwe: wystarczy wybrać serię danych na wykresie i użyć narzędzi dostępnych w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów. Pełną kontrolę nad formatowaniem uzyskamy, wciskając klawisze Ctrl+1 i korzystając z opcji dostępnych w oknie dialogowym Formatowanie serii danych.

Formatowanie serii za pomocą obrazków i grafiki Obrazki można dodać do kilku elementów wykresu, włączając w to znaczniki danych na wykresach liniowych i wypełnienie serii dla wykresów kolumnowych, słupkowych, powierzchniowych, bąbelkowych i radarowych. Na rysunku 7.9 przedstawiono wykres kolumnowy, w którym wykorzystano obrazek z samochodem. Grafika została dodana za pomocą opcji Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie serii danych (należy wybrać opcję Wypełnienie obrazem lub teksturą, a następnie kliknąć przycisk Obiekt clipart i wybrać ilustrację). Dodatkowo oryginalny obraz wyskalowano tak, aby odpowiadał ok. 20 jednostkom na osi. Rysunek 7.9. W tym wykresie kolumnowym użyto clipartu

Na rysunku 7.10 przedstawiono kolejny przykład. Znaczniki danych na wykresie liniowym to kształty, które zostały wstawione do arkusza, a następnie skopiowane do schowka. Należy zaznaczyć linię serii, a następnie wkleić kształt, wciskając klawisze Ctrl+V. Można skorzystać też z opcji Wypełnienie obrazem lub teksturą znajdującej się w zakładce Wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie serii danych. Ale rezultat będzie całkiem inny. Po użyciu przycisku Schowek wypełni on istniejący znacznik (nie zastąpi go). Zapewne konieczne będzie zwiększenie rozmiaru znacznika, a także ukrycie jego krawędzi.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

153

Rysunek 7.10. Znaczniki danych to kształty, które zostały skopiowane do schowka

Ponownie przypominamy, że to cel i użyteczność wykresu powinny decydować o tym, czy właściwe jest wstawianie do niego grafiki. Na przykład umieszczenie grafiki na prezentacjach sprzedażowych może przynieść efekty w postaci przyciągnięcia uwagi kupujących. Ale już w salach konferencyjnych, gdzie królują liczby, będzie ona zupełnie nie na miejscu. Warto wziąć to pod uwagę i wybrać odpowiedni strój na daną okazję. Nikt przecież nie chciałby wygłaszać poważnego przemówienia, występując w stroju rzymskiego wodza. Jak skupić uwagę odbiorców na punktach danych, gdy większość z nich będzie zadawała sobie pytanie: „Ale co z tym wspólnego ma Tyberiusz?”.

Opcje dodatkowe Serie wykresu oferują wiele dodatkowych opcji. Są one umieszczone w zakładce Opcje serii okna dialogowego Formatowanie serii danych. Jak zwykle zestaw opcji zależy od typu edytowanego wykresu. W większości przypadków działanie opcji można wywnioskować z ich nazw. Ale jeżeli nie mamy pewności, do czego dana funkcja może służyć, najlepiej ją wypróbować. Jeżeli rezultat nie będzie zadowalający, można zmienić ustawienia, przywracając je do oryginalnego kształtu, lub cofnąć wprowadzone zmiany, wciskając klawisze Ctrl+Z. Na rysunku 7.11 przedstawiono przykład zmodyfikowanych ustawień serii. Na wykresie po lewej zastosowano domyślne ustawienia (Nakładanie serii 0% i Szerokość przerwy 150%). Na wykresie po prawej zastosowano ustawienia: Nakładanie serii 50% i Szerokość przerwy 29%.

Edycja tytułów wykresów Wykres może mieć pięć różnych tytułów:  tytuł wykresu,  tytuł osi kategorii,

154

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Słów kilka o zabawnych efektach W Excelu 2007 wprowadzono kilka nowych opcji formatowania znanych jako efekty. Są one dostępne w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów/Efekty kształtów. Więcej opcji uzyskać można w oknie dialogowym Formatowanie. Nie każdy jednak efekt można zastosować do każdego wykresu. Oto ogólny opis typów efektów:  Cienie: dodaje do wybranego elementu cień o dużym stopniu konfigurowalności. Można wybrać jeden z gotowych rodzajów lub przygotować swój własny za pośrednictwem zakładki Cień w oknie Formatowanie…. Cienie stosowane z wyczuciem mogą poprawić wygląd wykresu, nadając mu głębię.  Poświata: dodaje kolorową poświatę wokół elementu. Jest to efekt stosunkowo rzadko wykorzystywany do ulepszania elementów wykresu.  Wygładzone krawędzie: powoduje, że krawędzie stają się gładsze. Skrajne ustawienie może spowodować, że element będzie mniejszy, a nawet zniknie.  Skos: nadaje ukośny, trójwymiarowy wygląd elementowi. Ten efekt można dobrze dostosować do własnych potrzeb, można też użyć go do utworzenia ramki wykresu.  Obrót 3-W: ten efekt nie działa z elementami wykresu.

Najlepiej używać formatowania bardzo oszczędnie dla całego wykresu. Główną zasadą jest to, by formatowanie nie odciągało uwagi od głównego przekazu wykresu.  tytuł osi wartości,  tytuł pomocniczej osi kategorii,  tytuł pomocniczej osi wartości.

Liczba tytułów zależy od typu wykresu. I tak wykres kołowy może mieć tylko tytuł wykresu, ponieważ nie ma osi. Na rysunku 7.12 przedstawiono wykres zawierający cztery tytuły: tytuł wykresu, tytuł poziomej osi kategorii, tytuł pionowej osi wartości i tytuł pomocniczej pionowej osi.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

155

Rysunek 7.11. Wykres kolumnowy przed wprowadzeniem zmian w ustawieniach Nakładanie serii i Szerokość przerwy i po ich wprowadzeniu Rysunek 7.12. Ten wykres ma cztery tytuły

Dodawanie tytułów do wykresu Aby dodać tytuł do wykresu, należy najpierw aktywować wykres, a następnie kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z możliwymi do użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Tytuł wykresu. Aby dodać tytuł osi do wykresu, należy zaznaczyć opcję Tytuły osi. Warto pamiętać, że wyświetlone zostaną tylko te opcje, które mogą być użyte w danym wykresie. Jeżeli wykres nie ma pomocniczej osi wartości, wówczas nie będzie można dodać jej tytułu.

156

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich Wbrew oczekiwaniom, nie można zmniejszyć rozmiaru tytułu. Po zaznaczeniu tego elementu wyświetlane są charakterystyczne krawędzie z uchwytami, ale nie można użyć ich do zmiany rozmiaru obiektu. Jedynym sposobem regulowania jego wielkości jest edycja rozmiaru czcionki. Jeżeli potrzebna jest dokładna kontrola wielkości tytułu, wówczas zamiast standardowego obiektu można użyć pola tekstowego.

Zmiana tekstu w tytule Po umieszczeniu tytułu na wykresie Excel wstawia tam domyślny tekst, tak aby łatwiej było zidentyfikować obiekt. Aby zastąpić ten tekst, należy kliknąć dwukrotnie: aby zaznaczyć tytuł i aby umieścić kursor w tekście. Jeżeli tytuł ma układ pionowy, trzeba zastosować pewien trik: zamiast klawiszy ze strzałkami w prawo i w lewo należy użyć tych ze strzałkami w górę i w dół. W przypadku długich tytułów Excel automatycznie wstawi podział wiersza. Aby wymusić przejście do następnej linii, trzeba wcisnąć przycisk Enter. Aby wstawić podział wiersza w istniejącym tekście, należy użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter.

Formatowanie tekstu w tytule Niestety, w Excelu nie ma jednego miejsca, w którym zebrano by wszystkie opcje dotyczące formatowania tytułów. Okno dialogowe Formatowanie tytułu wykresu umożliwia konfigurowanie wypełnienia, krawędzi, cieni, poświaty, formatu 3-W i wyrównania. Aby wprowadzić zmiany w formatowaniu czcionki, trzeba skorzystać ze Wstążki (lub kliknąć prawym klawiszem myszy i użyć minipaska narzędzi). Kolejnym sposobem jest kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybranie z menu podręcznego opcji Czcionka. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe o tej samej nazwie, w którym widoczne są opcje niedostępne nigdzie indziej. I tak na przykład to okno dialogowe umożliwia kontrolę nad odstępami między znakami. Większość zmian dotyczących czcionki wprowadza się za pomocą narzędzi dostępnych w grupie Narzędzia główne/Czcionka. Kusić może używanie kontrolek z grupy Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style WordArt, ale służą one przede wszystkim do efektów specjalnych. Poszczególne znaki w tekście tytułu można formatować stosunkowo łatwo. Wystarczy wybrać tytuł, podświetlić znak, który chcemy sformatować, i wprowadzić zmiany. Zostaną one zastosowane tylko do tego konkretnego znaku.

Zawartość komórki jako tytuł wykresu Podczas tworzenia wykresu może pojawić się potrzeba połączenia niektórych jego elementów tekstowych z komórkami. Dzięki temu ewentualna zmiana zawartości komórki zostanie odwzorowana w skojarzonym z nią elemencie. Oczywiście, można w ten sposób połączyć nawet element tekstowy z komórką zawierającą formułę. Przykładem może być połączenie tytułu wykresu z komórką, w której formuła zwraca bieżącą datę.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

157

Można utworzyć łącze do komórki dla tytułu wykresu oraz dowolnej jego osi. Oto, co należy zrobić: 1.

Najpierw wybrać element wykresu, który ma być połączony z komórką. Zaznaczony musi być sam element, a nie tekst w nim zawarty.

2.

Kliknąć pasek formuły.

3.

Wpisać znak równości (=).

4.

Kliknąć komórkę, która ma być połączona z elementem wykresu.

5.

Wcisnąć Enter.

Na rysunku 7.13 przedstawiono wykres zawierający łącza do następujących elementów: tytułu wykresu, tytułu pionowej osi i tytułu osi poziomej.

Rysunek 7.13. Tytuły w tym wykresie są połączone z komórkami

Edycja legendy wykresu Legenda wykresu, zawierająca wpisy i klucze, umożliwia zidentyfikowanie serii danych. Klucze to małe grafiki nawiązujące do wyglądu serii na wykresie. Teksty zamieszczone we wpisie legendy odpowiadają nazwom serii. Układ elementów legendy w dużej mierze zależy od typu wykresu.

Dodawanie i usuwanie legendy Aby wstawić na wykresie legendę, należy najpierw aktywować wykres, a następnie kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z możliwymi do użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Legenda. Najszybszym sposobem usuwania legendy jest jej zaznaczenie, a następnie wciśnięcie klawisza Delete.

158

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Dodawanie swobodnego tekstu do wykresu Używanie tekstu w wykresach nie ogranicza się tylko do tytułów. Tak naprawdę, za pomocą pól tekstowych swobodny tekst można dodać w dowolnym miejscu wykresu. W tym celu wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1. Zaznaczyć wykres. 2. Wybrać Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe. 3. Po kliknięciu kontrolki ustawić kursor myszy w miejscu docelowym i kliknąć ponownie. 4. Wprowadzić nowy tekst.

Po kliknięciu pola tekstowego można zmieniać jego rozmiar i położenie. Po wybraniu pola tekstowego dostęp do narzędzia formatowania uzyskujemy, klikając Narzędzia do rysowania/Formatowanie. Na poniższym rysunku przedstawiono wykres z polem tekstowym zawierającym nieco sformatowany tekst. Obszar kreślenia wykresu został zmniejszony, tak aby można było wstawić pole tekstowe. W polach tekstowych nie ma nic szczególnego. Jest to prostokątny obiekt zawierający tekst. W razie potrzeby można zmienić jego kształt. W tym celu należy zaznaczyć pole tekstowe i wybrać kolejno Narzędzia rysowania/Formatowanie/Wstawianie kształtów/Edytuj kształt/Zmień kształt i wybrać odpowiednią pozycję z wyświetlonej listy. Dostępnych jest wiele różnych kształtów, które można zastosować.

Aby utworzyć łącze pomiędzy polem tekstowym a komórką, należy: 1. Zaznaczyć pole tekstowe. 2. Kliknąć pasek formuły. 3. Wpisać znak równości (=). 4. Kliknąć komórkę, która ma być połączona z elementem wykresu.

Po utworzeniu połączenia w polu tekstowym będzie wyświetlana zawartość wskazanej komórki. Część użytkowników woli korzystać z pól tekstowych zamiast tytułów, ponieważ oferują one znacznie większe możliwości kontroli formatowania. Kiedy pole tekstowe jest zaznaczone, okno dialogowe Wstawienie kształtów daje więcej możliwości w porównaniu do okna Formatowanie tytułu wykresu.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

159

Przesuwanie i zmiana rozmiarów legendy Aby przesunąć legendę, należy ją kliknąć i przeciągnąć w wybrane miejsce. Można też aktywować wykres, następnie kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego i kliknąć trójkącik znajdujący się przy pozycji Legenda. Zostaną wówczas wyświetlone możliwe opcje rozmieszczenia tego elementu (Z prawej, U góry, Z lewej, U dołu, Więcej opcji). Po przeniesieniu legendy z domyślnej pozycji może zaistnieć konieczność zmiany rozmiarów obszaru kreślenia, tak aby wypełnić przestrzeń powstałą po przesunięciu. Wystarczy zaznaczyć obszar kreślenia i przesunąć krawędzie tak, aby dopasować je do nowego kształtu. Aby zmienić rozmiar legendy, należy ją zaznaczyć i przeciągnąć krawędzie, klikając widoczne uchwyty. Excel dopasuje rozmiary automatycznie, w razie potrzeby umieszczając tekst w kolumnach.

Formatowanie legendy Można zaznaczyć pojedynczy element legendy i sformatować go oddzielnie. Można na przykład chcieć zastosować pogrubienie czcionki, aby z większą skutecznością przyciągać uwagę odbiorców. Aby zaznaczyć pojedynczy element, najpierw należy kliknąć legendę, a następnie wybrany element. Nie można zmienić formatowania pojedynczych znaków we wpisach legendy. Tym, którzy chcieliby użyć w tekście legendy indeksu górnego lub dolnego, trzeba powiedzieć, że nie mają szczęścia. Kiedy wybrany jest pojedynczy wpis w legendzie, można go sformatować za pomocą okna dialogowego Formatowanie wpisu legendy. Kiedy zaznaczony jest pojedynczy wpis legendy i wprowadzona zostanie zmiana w formatowaniu (oprócz formatowania tekstu), wówczas zostanie ona zastosowana do klucza legendy i odpowiadających serii. Innymi słowy, wygląd klucza legendy zawsze jest związany z serią danych. Nie da się wybrać wpisów legendy za pomocą listy rozwijanej Elementy wykresu. Należy kliknąć dany element lub wybrać samą legendę, a następnie wciskać klawisz ze strzałką w dół do czasu zaznaczenia odpowiedniego elementu.

Zmiana tekstu legendy Teksty zamieszczone we wpisie legendy odpowiadają nazwom serii. Jeżeli podczas tworzenia wykresu zakresy komórek nie będą zawierały ich nazwy, wówczas Excel wstawi do legendy domyślne nazwy (Seria1, Seria2 i tak dalej). Aby dodać nazwę serii, należy wybrać ze Wstążki Narzędzia wykresów/Projektowanie/ Dane/Zaznacz dane; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Wybieranie źródła danych. Należy zaznaczyć nazwę serii i kliknąć przycisk Edytuj. W oknie dialogowym Edytowanie serii należy wprowadzić nazwę serii lub podać odwołanie do komórki zawierającej taką nazwę. Tę czynność należy powtórzyć dla każdej serii wymagającej podania nazwy. Innym sposobem jest edycja formuły SERIE, zgodnie ze wskazówkami podanymi w rozdziale 6.

160

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Usuwanie legendy W przypadku niektórych wykresów nazwy jednej lub większej liczby serii nie powinny pojawiać się na legendzie. Aby usunąć taki wpis, należy go najpierw zaznaczyć, a następnie wcisnąć klawisz Delete. Wpis w legendzie zostanie usunięty, ale seria danych pozostanie nienaruszona. Po usunięciu jednego lub kilku wpisów w legendzie można w prosty sposób przywrócić jej oryginalny wygląd; należy usunąć całą legendę, a następnie wstawić ją na powrót.

Identyfikowanie serii bez używania legendy Legendy są odpowiednie dla wykresów zawierających co najmniej dwie serie. Ale nawet wtedy nie we wszystkich przypadkach legenda jest koniecznością. Serie można identyfikować za pomocą innych metod, na przykład etykiet danych, pól tekstowych czy kształtów wraz z tekstem. Na rysunku 7.14 przedstawiono wykres, na którym serie danych są identyfikowane za pomocą tekstu umieszczonego w kształtach (które można wstawić za pomocą polecenia Wstaw/Ilustracje/Kształty). Rysunek 7.14. Kształty jako alternatywa legendy

Osie wykresu Jak już powiedziano, wykresy można podzielić na podstawie liczby zastosowanych w nich osi. Wykres kołowy i pierścieniowy nie posiadają osi. Wszystkie wykresy dwuwymiarowe mają przynajmniej dwie osie, mogą mieć trzy (gdy zastosuje się pomocniczą oś wartości lub kategorii) lub cztery (gdy wstawi się pomocniczą oś wartości i kategorii). W wykresach trójwymiarowych stosuje się trzy osie — oś „głębi” nazywa się osią serii. Excel umożliwia szeroką kontrolę nad stroną graficzną osi prezentowanych na wykresach. Do modyfikowania tego aspektu służy okno dialogowe Formatowanie osi. Opcje w nim dostępne różnią się w zależności od wybranego typu osi. Plik z omawianymi tutaj przykładami (osie.xlsx) można pobrać z serwera FTP ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

161

Wszystkie zagadnienia związane z formatowanie osi zostały omówione w następnym podrozdziale.

Oś wartości kontra oś kategorii Przed zagłębieniem się w szczegóły dotyczące formatowania ważne jest, aby zrozumieć różnicę pomiędzy osią kategorii a osią wartości. Na osi kategorii wyświetlany jest tekst, podczas gdy na osi wartości prezentowane są przedziały liczbowe. Na rysunku 7.15 przedstawiono prosty wykres kolumnowy z dwiema seriami danych. Na poziomej osi kategorii wyświetlane są etykiety przedstawiające kategorie. Z drugiej strony, na osi wartości, widoczna jest skala wyrażona w liczbach.

Rysunek 7.15. Na osi kategorii wyświetlany jest tekst, podczas gdy na osi wartości prezentowana jest skala liczbowa

W powyższym przykładzie etykiety kategorii zawierają tekst. Ale mogą one też zawierać liczby. Na rysunku 7.16 widoczny jest ten sam wykres po zastąpieniu etykiet kategorii liczbami. Nawet jeśli wykres stał się mniej czytelny, to jasne jest, że oś kategorii nie zawiera rzeczywistej skali liczbowej. Wyświetlane liczby są zupełnie dowolne, a ich zmiana nie wpłynęła na sam wykres.

Rysunek 7.16. Etykiety kategorii zawierają liczby, ale nie pełnią one funkcji liczb

162

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Wśród wykresów Excela dwa różnią się od innych typów jednym ważnym aspektem. Na wykresie punktowym i bąbelkowym używane są dwie osie wartości. W obu tych przypadkach na osiach przedstawiana jest skala liczbowa. Rysunek 7.17 zawiera dwa wykresy (punktowy i liniowy) wykorzystujące te same dane. Na wykresach przedstawiono wzrost liczby ludności na świecie w różnych latach. Ważne jest, że interwały między pozycjami w kolumnie A nie są stałe.

Rysunek 7.17. Na wykresach przedstawiono te same dane, ale w bardzo różny sposób

Na wykresie punktowym użyto dwóch osi wartości, lata zostały wykreślone jako wartości numeryczne. Po drugiej stronie wykres liniowy używa osi kategorii (nienumerycznej), dla której przyjęto, że odstępy między pozycjami są stałej wielkości. To oczywiście nie jest założenie odpowiadające prawdzie, dlatego na wykresie liniowym przedstawiony jest bardzo nieprawdziwy obraz wzrostu liczby ludności: wydaje się być liniowym, choć wcale takim nie jest. Więcej informacji na temat osi opartych na kategoriach czasowych zamieszczono w podrozdziale „Oś daty”.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

163

Skala na osi wartości Zakresy liczbowe na osi wartości to skala. Excel ustawia skalę automatycznie dla każdej z osi wartości. Na podstawie zakresów liczbowych określane są wartości minimalna i maksymalna, które zostaną zastosowane. Program też automatycznie przeliczy i wprowadzi jednostkę główną oraz pomocniczą. Te parametry decydują o tym, ile interwałów między znacznikami oraz linii siatki będzie wyświetlanych na osi. Dodatkowo automatycznie wyznaczany jest punkt przecięcia się osi pionowej z poziomą. Ale użytkownik może oczywiście samodzielnie określić wymienione opcje osi: minimum, maksimum, jednostki główną i pomocniczą oraz punkt przecięcia. Wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy z kursorem ustawionym na wykresie i wybrać z menu opcję Formatowanie osi. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi; korzystając z możliwości dostępnych na karcie Opcji osi, można sformatować oś (patrz rysunek 7.18). Rysunek 7.18. Zakładka Opcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi

Ponieważ na osi kategorii nazwy wyświetlane są arbitralnie, dlatego nie znajdziemy na niej skali. W przypadku osi kategorii zakładka Opcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi zawiera wiele innych opcji określających wygląd i układ osi.

Dostosowywanie skali osi wartości może zdecydowanie zmienić wygląd wykresu. W pewnych przypadkach manipulowanie tymi wartościami może przynieść zafałszowany obraz danych. Na rysunku 7.19 przedstawiono dwa wykresy liniowe korzystające z tych samych danych. Na górnym wykresie zastosowano skalę rozciągającą się od 8000 do 9200. Na dolnym wartość Minimum ustawiono na 0, a Maksimum na 10 000. Nieprzygotowany odbiorca może wyciągnąć zupełnie różne wnioski, oglądając oba te wykresy. Na górnym wykresie różnice między danymi są bardziej widoczne. Oglądając dolny, można odnieść wrażenie, że zmiany następujące wraz z upływem czasu są bardzo niewielkie.

164

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 7.19. Dwa wykresy z tym samym zestawem danych, ale z różnymi skalami na osi wartości

Zastosowana skala powinna zależeć od danej sytuacji. Nie ma prostych recept na określanie skali, może za wyjątkiem tej, że nie powinno się wprowadzać odbiorców w błąd, manipulując punktami danych. Dodatkowo większość zgodzi się z twierdzeniem, że w przypadku wykresów słupkowych czy kolumnowych skala osi wartości powinna zaczynać się od zera (nawet Excel realizuje tę zasadę). W przypadku przygotowywania kilku wykresów wykorzystujących dane z podobnych zakresów utrzymanie jednej skali dla wszystkich zdecydowanie ułatwi ich porównywanie. Na rysunku 7.20 przedstawiono rozkład odpowiedzi na dwa pytania ankietowe. Na górnym wykresie oś wartości jest wyskalowana od 0% do 50%. Na dolnym od 0% do 35%. Ponieważ zastosowano dwie różne skale na osi wartości, porównanie wyników ankiety jest utrudnione. Rysunek 7.20. Zastosowanie różnych skali na osi wartości utrudnia porównanie wykresów

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

165

Kolejną opcją dostępną w oknie Formatowanie osi jest Wartości w kolejności odwrotnej. Na górnym wykresie (patrz rysunek 7.21) zastosowano domyślny układ osi. Na dolnym użyto opcji Wartości w kolejności odwrotnej, co spowodowało odwrócenie kierunku wykresu. Oś kategorii znalazła się u góry. Gdybyśmy chcieli przerzucić ją na dolną część wykresu, wówczas należałoby dodatkowo zaznaczyć opcję Wartość maksymalna osi. Rysunek 7.21. Na dolnym wykresie użyto opcji Wartości w kolejności odwrotnej

W przypadku gdy wykreślane wartości mają pokryć bardzo duży zakres, można zastosować dla osi wartości skalę logarytmiczną. Najczęściej jest ona używana do celów naukowych. Na rysunku 7.22 przedstawiono dwa wykresy. W górnym zastosowano standardową skalę, a w dolnym logarytmiczną. Wartość Podstawy to 10, co oznacza, że każda kolejna wartość skali wyświetlana na osi będzie dziesięć razy większa od poprzedzającej. Jeżeli zmienimy parametr Podstawy na 100, wówczas każda kolejna jednostka skali będzie większa sto razy od poprzedniej. Jeżeli prezentowane dane to duże liczby, wówczas można dostosować wyświetlanie jednostek. Na rysunku 7.23 przedstawiono wykres prezentujący dane w dużych liczbach. Na dolnym wykresie w polu Jednostki wyświetlania wprowadzono opcję Miliony. Excel automatycznie wstawił na wykres etykietę „Miliony”, która została następnie zmieniona na „Miliony kilometrów”. Inną metodą zmiany jednostek wyświetlanych na osi wartości jest zastosowanie specjalnych formatów. I tak aby wyświetlić wartości w milionach, należy w oknie dialogowym Formatowanie osi przejść do zakładki Liczby, wybrać kategorię Niestandardowe, a następnie wprowadzić kod1: 0.. 1

Zamiast kropek należy wstawić spacje.

166

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 7.22. Wykresy prezentują te same dane, ale w dolnym zastosowano skalę logarytmiczną

Rysunek 7.23. Na dolnym wykresie wyświetlaną jednostką są miliony

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

167

Oś posiada także znaczniki: krótkie prostopadłe do osi linie ilustrujące skalę jednostek. W zakładce Opcje osi można wybrać typ głównego i pomocniczego znacznika (odpowiednio dla jednostki głównej i pomocniczej). Dostępne są następujące opcje:  Brak: znaczniki nie będą wyświetlane.  Wewnętrzny: znaczniki będą wyświetlane tylko po wewnętrznej stronie osi.  Zewnętrzny: znaczniki będą wyświetlane tylko po zewnętrznej stronie osi.  Krzyżowy: znaczniki będą wyświetlane po obu stronach osi.

Można również kontrolować pozycję etykiety osi. Dostępne są następujące opcje:  Brak: etykieta nie będzie wyświetlana.  Nisko: dla osi poziomych etykieta będzie wyświetlana w dolnej części obszaru

kreślenia; dla osi pionowych pojawi się na lewo od niego.  Wysoko: dla osi poziomych etykieta będzie wyświetlana w górnej części obszaru

kreślenia; dla osi pionowych pojawi się na prawo od niego.  Obok osi: etykieta pojawi się obok osi; to ustawienie domyślne. Obok głównych znaczników osi zwykle wyświetlane są etykiety. Pomocnicze znaczniki rozmieszczone są pomiędzy głównymi znacznikami.

Dzięki połączeniu możliwości oferowanych przez omówione opcje uzyskujemy spore możliwości, co widać na wykresie przedstawionym na rysunku 7.24. Na wszystkich widocznych wykresach przedstawiono te same dane; różnią się one tylko sposobem formatowania osi.

Rysunek 7.24. Różnorodne sposoby formatowania osi wykresów

168

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Oś daty Podczas tworzenia wykresu Excel sprawdza, czy osie kategorii nie zawierają danych związanych z czasem. Jeżeli tak jest, wówczas tworzy wykres z osią skali czasu. Na rysunku 7.25 przedstawiono prosty przykład. Kolumna A zawiera daty; w kolumnie B umieszczono wartości wprowadzone na wykresie kolumnowym. Chociaż w tabeli znajdują się dane tylko dla dziesięciu dat, Excel utworzył wykres z 31 interwałami na osi kategorii. Program rozpoznał, że na osi kategorii umieszczono daty, i utworzył odpowiednią oś daty. Rysunek 7.25. Excel potrafi rozpoznać daty i utworzyć oś skali czasu

Aby zmienić ustawienie wprowadzone automatycznie przez program, należy przejść do zakładki Opcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi. Można tam zauważyć, że dla opcji Typ osi domyślnie wybrana jest pozycja Wybierz automatycznie na podstawie danych. Po zmianie na Oś tekstu wykres zostanie przekształcony (patrz rysunek 7.26). Daty zostały na nim potraktowane jako etykiety tekstowe. Rysunek 7.26. To dane z poprzedniego wykresu, ale zastosowano w nim standardowe ustawienia osi kategorii

Opcja osi daty jest dostępna tylko dla osi kategorii.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

169

Kiedy na osi kategorii używane są daty, w oknie dialogowym Formatowanie osi w zakładce Opcje osi można ustawić Jednostkę Główną, Pomocniczą i Podstawową za pomocą Dni, Miesięcy i Lat. Jeżeli potrzebne będzie użycie mniejszych jednostek, takich jak godziny, wówczas należy zastosować wykres punktowy. Jest tak dlatego, że oś daty traktuje wszystkie wartości jako liczby całkowite. Dlatego każda wartość czasowa jest wykreślana jako północ danej doby. Na rysunku 7.27 widoczny jest wykres punktowy prezentujący zestawienie faktycznych godzin przylotu i planowych. Obie osie prezentują wartości czasowe w jednogodzinnych odstępach. Rysunek 7.27. Na obu osiach wyświetlane są informacje o czasie

Niestety, Excel nie umożliwia określenia wartości czasowych w zakładce Opcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi. Aby zmienić domyślne ustawienia dla wartości maksimum, minimum i jednostek, należy przekonwertować wartości czasowe na wartości dziesiętne. Na wykresie zastosowano następujące wartości dla skali:  Minimum: 0,25 (06:00)  Maksimum: 0,583333 (14:00)  Jednostka główna: 0,041667 (1:00:00)

Aby przekonwertować wartości czasowe na dziesiętne, należy wprowadzić je do komórek. Następnie należy sformatować komórki, stosując Kategorię: Ogólne. Wartości czasowe przedstawione będą jako procenty 24-godzinnej doby. I tak np. godzina 12:00 zamieniona zostanie na wartość 0,5.

170

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Tworzenie wieloliniowych osi kategorii W większości przypadków etykiety na osi kategorii zawierają dane z pojedynczej kolumny czy wiersza. Można jednak utworzyć etykiety zawierające wiele kategorii (patrz rysunek 7.28). Na wykresie jako etykiety osi kategorii zastosowano kolumny A:C. Rysunek 7.28. Oś kategorii zawiera etykiety z trzech kolumn

Podczas tworzenia wykresu zaznaczono zakres danych A1:E10. Excel automatycznie określił, że pierwsze trzy kolumny zostaną wykorzystane jako etykiety osi kategorii. Taki układ danych jest powszechnie stosowany w tabelach przestawnych; wykresy przestawne często wykorzystują wieloliniowe osie kategorii.

Usuwanie osi Aby usunąć oś, należy ją zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete. Na rysunku 7.29 przedstawiono trzy wykresy, dla których nie są wyświetlane żadne osie. Zastosowanie etykiet danych powoduje, że osie wartości są niepotrzebne; dzięki etykietom mamy też pewność, że odbiorcy zorientują się, co znajduje się na osi poziomej.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

171

Rysunek 7.29. Trzy wykresy linowe, dla których nie są wyświetlane żadne osie

Formatowanie liczb na osiach Na osi wartości wyświetlane dane są domyślnie formatowane tak samo, jak te użyte na wykresie. Aby zastosować inne formatowanie, należy użyć opcji dostępnych w oknie dialogowym Formatowanie osi w zakładce Liczby. Zmiana formatowania liczb w przypadku osi kategorii wyświetlającej tekst nie przyniesie efektu. Należy też pamiętać o dostępnych formatach liczb. Na rysunku 7.30 widoczny jest wykres, w którym wykorzystano następujący format liczb: Standardowy "km/h"

Takie formatowanie powoduje, że do każdej wartości dodany jest tekst „km/h”. Rysunek 7.30. Oś wartości używa specjalnego formatowania, aby wyświetlić jednostki prędkości

172

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Linie siatki Linie siatki ułatwiają odbiorcom określenie wartości przedstawianych w seriach na wykresie. Linie siatki są elementem opcjonalnym, a użytkownik ma nieco kontroli nad ich wyglądem. W uproszczeniu linie siatki są przedłużeniem znaczników na osiach. Znaczniki z kolei zależą od jednostki głównej i pomocniczej określonych dla osi. Linie siatki można stosować na wszystkich wykresach za wyjątkiem wykresów kołowych i pierścieniowych

Niektóre wykresy wyglądają lepiej z liniami siatki, na innych będą one niepotrzebnie wprowadzać tłok. Zawsze użytkownik decyduje o tym, czy linie ulepszą dany wykres. Czasem wystarczą tylko poziome linie siatki; choć na wykresach punktowych korzystne może być zastosowanie również linii pionowych. W wielu przypadkach linie te będą mniej przytłaczające, jeżeli będą przerywane i w szarym kolorze.

Dodawanie i usuwanie linii siatki Aby dodać lub usunąć linie siatki, należy najpierw aktywować wykres, a następnie kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z możliwymi do użycia elementami. Aby dodać do wykresu linie siatki, należy zaznaczyć opcję Linie siatki; po usunięciu zaznaczenia linie znikną. Każda oś posiada dwa zestawy linii siatki: główne i pomocnicze. Główne to te wyświetlane przy etykietach. Pomocnicze umieszczone są pomiędzy głównymi. Przy pracy z wykresem zawierającym pomocnicze osie kategorii i wartości (w przypadku wykresów trójwymiarowych) okno dialogowe będzie zawierało dodatkowe opcje dla trzech zestawów linii siatki. Bardziej bezpośrednią metodą usuwania linii siatki jest ich zaznaczenie i wciśnięcie klawisza Delete. Jeżeli wykres zawiera pomocniczą oś, wówczas można określić wyświetlanie linii siatki dla obu osi wartości. Jak można się spodziewać, wyświetlenie podwójnego zestawu linii siatki w tym samym kierunku może wprowadzać zamieszanie.

Aby zmienić właściwości linii siatki, należy je zaznaczyć i przejść do okna dialogowego Formatowanie linii siatki. Można też użyć kontrolki znajdującej się w grupie Narzędzia wykresów/Formatowanie/Style kształtów. Nie można zmieniać formatowania pojedynczych linii siatki z zestawu. Wszystkie linie są formatowane tak samo.

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

173

Etykiety danych Niektóre wykresy wymagają identyfikowania poszczególnych punktów danych serii za pomocą etykiet.

Dodawanie i usuwanie etykiet danych Aby wstawić etykiety, najpierw należy aktywować wykres, a następnie kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z możliwymi do użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Etykiety danych. Aby usunąć etykietę danych, należy ją kliknąć; zaznaczone zostaną wówczas wszystkie etykiety danej serii; wówczas należy ponownie kliknąć daną etykietę. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że zaznaczona została właściwa. Teraz wystarczy wcisnąć klawisz Delete. Jeżeli zaznaczona jest cała seria, to właśnie do niej zostaną dodane etykiety. Jeżeli zaznaczono pojedynczy punkt danych, etykieta zostanie dodana tylko do niego. Jeżeli zostanie wybrany inny element wykresu niż seria czy pojedynczy punkt, wówczas etykiety zostaną dodane do wszystkich serii na wykresie.

Edytowanie etykiet danych Po dodaniu etykiety danych do serii można je sformatować. W tym celu należy je kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Formatuj etykiety danych. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Formatowanie etykiet danych. Na rysunku 7.31 widoczne jest takie okno dla wykresu kołowego. Rysunek 7.31. Opcje wyświetlania etykiet danych

174

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Po kliknięciu etykiety danych zostaną zaznaczone wszystkie etykiety dla całej serii. Po ponownym kliknięciu tej samej etykiety zostanie zaznaczona tylko ona. Oznacza to, że Excel umożliwia formatowanie wszystkich etykiet lub tylko jednej.

Poniżej wymieniono rodzaje informacji, które mogą być wyświetlane w etykietach danych:  Nazwa serii.  Nazwa kategorii.  Wartość.  Wartość procentowa: udział w całkowitej wartości serii (tylko w przypadku

wykresów kołowych i pierścieniowych).  Rozmiar bąbelka (tylko dla wykresów bąbelkowych).

Pozostałe opcje wymieniono poniżej. Warto jednak pamiętać, że dostępne opcje zależą od typu wykresu.  Pokaż linie wiodące. Po zaznaczeniu tej opcji Excel wyświetli linię łączącą

etykiety danych z punktem danych.  Położenie etykiety. Określa położenie etykiety; można je ustawić osobno dla

każdego punktu danych.  Uwzględnij klucz legendy w etykiecie. Po zaznaczeniu tej opcji przy każdej

etykiecie danych wyświetlany będzie obrazek ilustrujący etykietę.  Separator. Służy do rozdzielania różnej zawartości w etykietach; można użyć

przecinka, średnika, kropki, znaku nowego wiersza i spacji. Okno dialogowe Formatowanie etykiet danych umożliwia również wprowadzenie różnorodnego formatowania. Wykres kolumnowy na rysunku 7.32 zawiera etykiety danych wyświetlające nazwy kategorii oraz ich wartości. Do ich wyświetlania zastosowano opcję Koniec wewnętrzny. Jako separatora użyto znaku podziału wiersza, dlatego wartości widoczne są w nowej linii. Ponieważ nazwy kategorii umieszczono w etykietach danych, pozioma oś kategorii nie jest konieczna.

Rysunek 7.32. Etykiety danych na wykresie kolumnowym

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

175

Etykiety danych wyświetlają wartości dla każdego punktu danych. Na tym konkretnym wykresie dobrze byłoby wyświetlić wartości w postaci procentowej. Niestety, taki sposób wyświetlania dostępny jest tylko dla wykresów pierścieniowych. Rozwiązaniem zastępczym może być przeliczenie wartości za pomocą formuł i wyświetlenie wyniku w etykietach.

Na rysunku 7.33 widoczny jest wykres liniowy, na którym etykiety danych umiejscowiono na całkiem sporych znacznikach. Osiągnięto to za pomocą opcji Środek. Rysunek 7.33. Etykiety danych umiejscowione na serii znaczników

Aby powiększyć znaczniki, należy zaznaczyć dowolny znacznik z serii, kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać Formatuj serię danych. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych. W oknie należy kliknąć ikonę Wypełnienie i linia (ikona wiaderka) i wybrać Znacznik/Opcje znaczników. Teraz można powiększyć znacznik do pożądanego rozmiaru.

Aby zmienić istniejący tekst w etykiecie, należy ją zaznaczyć i wprowadzić nowy tekst. Aby zaznaczyć pojedynczą etykietę, należy ją kliknąć; zostaną wówczas zaznaczone wszystkie, dopiero drugie kliknięcie spowoduje zaznaczenie wybranej etykiety. Aby utworzyć łącze pomiędzy wybraną etykietą a komórką, należy: 1.

Kliknąć pasek formuły.

2.

Wpisać znak równości (=).

3.

Kliknąć komórkę zawierającą tekst.

4.

Wcisnąć Enter.

Po wstawieniu na wykres etykiet danych często okazuje się, że nie są one odpowiednio rozmieszczone. Może się zdarzyć, że etykiety będą zasłaniać siebie wzajemnie lub też linie siatki. Po zaznaczeniu pojedynczej etykiety będzie można przeciągnąć ją w bardziej odpowiednie miejsce.

Problemy i ograniczenia etykiet danych Po pewnym czasie spędzonym nad etykietami danych łatwo dojść do wniosku, że ta funkcja Excela pozostawia nieco do życzenia. Dobrze byłoby móc na przykład określić zakres tekstu, który ma się znaleźć w etykietach. Byłoby to szczególnie użyteczne

176

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

w przypadku wykresów punktowych, na których każdy punkt danych powinien być łatwo identyfikowalny. Na rysunku 7.34 przedstawiono wykres punktowy. Jeżeli chciałbyś wstawić etykiety danych, aby móc zidentyfikować każdego studenta (punkt danych), to nie masz szczęścia. Rysunek 7.34. Excel nie udostępnia możliwości bezpośredniego dodania opisowych etykiet do punktów danych

Mimo tysięcy zapytań Microsoft wciąż nie dodał tej funkcji do Excela! Dlatego najpierw trzeba dodać etykiety danych, a następnie edytować każdą z nich. Dostępnych jest kilka użytecznych dodatków umożliwiających określenie tekstów, które mają pojawić się w etykietach danych. Jednym z nich jest Power Utility Pack, dostępny na stronie Johna Walkenbacha (http://spreadsheetpage.com).

Podczas pracy z etykietami danych szybko okaże się, że ta funkcja jest szczególnie przydatna w przypadku serii zawierających stosunkowo niewiele punktów danych. Na rysunku 7.35 przedstawiono wykres zawierający 24 punkty danych. Nie jest możliwe wyświetlenie wszystkich etykiet i jednocześnie zachowanie czytelności wykresu. Rysunek 7.35. Etykiety danych nie sprawdzają się na tym wykresie

Rozdział 7.  Formatowanie i dostosowywanie wykresów

177

Jednym z rozwiązań jest usunięcie części etykiet. Można na przykład usunąć wszystkie etykiety, pozostawiając jedynie te dla najwyższych i najniższych wartości. Jednak usuwanie etykiet trzeba będzie wykonać samodzielnie. Aby usunąć pojedynczą etykietę, należy ją zaznaczyć i wcisnąć klawisz Delete. Zastosowanie linii siatki to kolejny sposób na ułatwienie odbiorcom określenia wartości punktów danych. Jeszcze inną metodą jest — opisane w dalszej części — zastosowanie tabeli danych.

Tabele danych Czasem może pojawić się konieczność wyświetlenia wszystkich wartości danych obok wykreślonych punktów danych. W takim przypadku liczba etykiet może jednak dosłownie zasypać odbiorców wykresu. Zamiast etykiet do wykresu można dołączyć tabelę danych. Taka tabela umożliwia przedstawienie wartości dla każdego punktu danych tuż pod wykresem, dzięki czemu ryzyko zatłoczenia wykresu zostanie zażegnane. Na rysunku 7.36 przedstawiono wykres zawierający tabelę danych.

Rysunek 7.36. Wykres z tabelą danych Plik z omawianymi tutaj przykładami (etykiety danych.xlsx) można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

178

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Dodawanie i usuwanie tabeli danych Aby dodać lub usunąć tabelę z wykresu, należy aktywować wykres, a następnie kliknąć przycisk Elementy wykresu znajdujący się obok niego. Zostanie rozwinięte menu z możliwymi do użycia elementami; należy zaznaczyć na nim Tabela danych. Usunięcie zaznaczenia spowoduje usunięcie tabeli.

Problemy i ograniczenia tabel danych Jedynym problemem związanym z używaniem tabel danych (o którym wspomniano już wcześniej) jest fakt, że można je zastosować tylko dla niektórych typów wykresów. Opcje formatowania tabel są stosunkowo ograniczone. Zmiany w formatowaniu można wprowadzić za pomocą okna dialogowego Formatowanie tabeli danych. Zakładka Wypełnienie może być nieco myląca, bo wbrew nazwie nie umożliwia zmiany koloru wypełnienia tabeli danych. Opcje formatowania ograniczają się do tła, na którym umieszczane są litery i liczby. Niestety, nie można wprowadzić różnych czcionek w osobnych wierszach czy kolumnach tabeli danych. Nie można też zmienić formatowania cyfr. Liczby wyświetlane w tabeli danych zawsze są sformatowane tak samo, jak dane źródłowe. Po dodaniu tabeli danych do wykresu zastąpi ona etykiety na osi poziomej. Ale nie jest to duży problem, ponieważ pierwszy wiersz tabeli zawiera te etykiety. Jednakże nie można zastosować oddzielnego formatowania do etykiet osi; będą one sformatowane tak jak pozostałe elementy tabeli danych. Wyjątek od sytuacji opisanej w poprzednim akapicie ma miejsce w przypadku wykresów słupkowych i osi daty. Tabela danych jest wówczas wyświetlana pod wykresem i nie zastępuje etykiet osi.

Kolejny potencjalny problem może się pojawić podczas stosowania tabeli danych w wykresach osadzonych. Po zmniejszeniu wykresu w tabeli może być widoczna tylko część danych. Dlatego najlepiej stosować omawiane tabele na wykresach umieszczonych na osobnych arkuszach. Kiedy trzeba zaprezentować dane wykorzystane na wykresie osadzonym, wówczas można użyć danych z komórek, dzięki czemu mamy większą kontrolę nad ich formatowaniem.

Rozdział 8.

Komponenty do prezentacji trendów W tym rozdziale:  Przedstawianie tendencji na pulpitach menedżerskich — podstawowe informacje  Porównywanie tendencji dla wielu serii danych  Zaznaczanie różnych okresów  Obsługa nieprawidłowości w prezentowanych tendencjach

Jednym z najpowszechniejszych pojęć używanych w odniesieniu do pulpitów menedżerskich i raportów jest tendencja. Jest to miernik zmienności w danym okresie; zwykle chodzi o czas (dni, miesiące czy lata). Stosowanie tendencji jest tak popularne, ponieważ dostarczają one racjonalnych argumentów do przewidywania tego, co może zdarzyć się w przyszłości. Jeżeli wiemy, że niniejsza książka sprzedawała się w ilości 5000 sztuk w ciągu ostatnich 12 miesięcy, to mamy prawo przypuszczać, że również w następnym miesiącu zostanie sprzedanych około 5000 egzemplarzy. Innymi słowy, tendencje informują, gdzie byliśmy i dokąd — być może — zmierzamy. W tym rozdziale omówiono podstawowe założenia dotyczące tendencji, a także bardziej zaawansowane techniki, umożliwiające ich stosowanie na pulpitach menedżerskich w sposób bardziej skomplikowany niż tylko jako proste wykresy liniowe.

Tendencje — nakazy i zakazy Proces tworzenia komponentów pulpitu menedżerskiego wykorzystujących tendencje ma swoje nakazy i zakazy. Dzięki lekturze tego rozdziału czytelnik uniknie częstych wpadek zdarzających się podczas tworzenia takich elementów.

180

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Właściwy wykres dla zobrazowania tendencji Byłoby miło, gdyby można było ostatecznie określić, które wykresy nadają się do tworzenia wskaźników trendu. Ale w rzeczywistości żaden wykres nie jest wytrychem do wszystkich związanych z tym sytuacji. Dlatego aby pracować efektywnie, należy wiedzieć, w jakich sytuacjach sprawdzają się poszczególne typy wykresów.

Zastosowanie wykresów liniowych Wykresy liniowe to władcy trendów. W prezentacjach biznesowych wykresy te niemal zawsze przedstawiają dane w ujęciu czasowym. Nawet w obszarach niezwiązanych z działalnością gospodarczą właśnie taki układ wykorzystywany jest do wskazywania upływu czasu (np. drzewa genealogiczne). Ich zastosowanie ma jedną podstawową zaletę: są od razu rozpoznawane jako wskaźniki tendencji, dzięki czemu unikamy opóźnień w procesie przekazywania informacji. Wykres liniowe są szczególnie efektywne w przedstawianiu tendencji z wieloma punktami danych; widać to na górnym wykresie na rysunku 8.1. Można je również zastosować do wskazywania więcej niż jednego okresu (dolny wykres na rysunku 8.1). Rysunek 8.1. Kiedy trzeba przedstawić tendencje, najczęściej wybierane są wykresy liniowe

Zastosowanie wykresów warstwowych Wykres warstwowy to właściwie wypełniony wykres liniowy. Dlatego, technicznie rzecz ujmując, są one również odpowiednie do wizualizacji tendencji. Szczególnie dobrze sprawdzają się w przedstawianiu tendencji w dużych okresach. I tak wykres na rysunku 8.2 przedstawia dane ze 120 dni.

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

181

Rysunek 8.2. Wykresy warstwowe sprawdzają się w przedstawianiu tendencji w dużych okresach

Zastosowanie wykresów złożonych W przypadku prezentowania jednej serii danych w czasie wykres liniowy jest oczywistym wyborem. Ale gdy trzeba porównać dwie lub więcej w tym samym okresie, wówczas najlepiej sprawdzą się wykresy złożone. Wykres złożony widoczny na rysunku 8.3 to przykład, w jaki sposób można przyciągnąć uwagę do konkretnych miesięcy z lat 2009 i 2010. Połączenie wykresów liniowego i kolumnowego to bardzo efektywna metoda wskazania różnic w wielkości sprzedaży w dwóch przedziałach czasowych. W dalszej części rozdziału omówiono sposoby tworzenia takich wykresów. Rysunek 8.3. Zastosowanie kolumn i linii pozwala podkreślić różnice w dwóch prezentowanych okresach

Punkt zero na osi pionowej Niemal w każdym przypadku prezentowania tendencji pierwszą wartością na osi pionowej powinno być zero. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których chcemy uwzględnić wartości ujemne czy częstość. W takich przypadkach zwykle najlepiej zdać się na domyślną skalę zaproponowaną przez Excela. Ale gdy nie ma wartości ujemnych, wówczas oś powinna rozpoczynać się od punktu zero. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest znaczący wpływ, jaki skala na linii pionowej ma na prezentowanie tendencji. Przykładem mogą być wykresy na rysunku 8.4 przedstawiające te same dane. Jedyną różnicą między nimi jest to, że na górnym wykresie nie wprowadzono żadnych zmian w skali ustawionej przez program (zaczyna się od wartości 96), natomiast w dolnym skala została ustawiona od zera.

182

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 8.4. Skala na osi pionowej zawsze powinna zaczynać się od zera

Mogłoby się wydawać, że górny wykres jest dokładniejszy, ponieważ wskazuje wahania tendencji. Kiedy jednak przyjrzymy się dokładniej danym, zauważymy, że zmiany na przestrzeni 12 miesięcy mają miejsce w przedziale 100 – 107. Nie jest to jakaś zasadnicza zmiana i z pewnością nie wymaga tak dynamicznego wykresu. Choć górny wykres sugeruje, że tendencja jest wzrostowa, to w rzeczywistości jest ona stosunkowo płaska (boczna). Dolny wykres dużo lepiej oddaje prawdziwą jej charakterystykę. Efekt został osiągnięty za pomocą zablokowania minimalnej wartości na osi pionowej na wartości 0. Aby dostosować skalę osi pionowej, należy kolejno: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy oś pionową i wybrać z menu Formatuj oś. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi (patrz rysunek 8.5).

2.

W wyświetlonym oknie rozwinąć część Opcje osi i ustawić wartość opcji Minimum na 0.

3.

Opcjonalnie można też ustawić Jednostkę główną na połowę wartości Maksimum dla danych. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że linia trendu zostanie umiejscowiona na środku wykresu.

4.

Aby zastosować wprowadzone zmiany, kliknąć przycisk Zamknij (znak x). Zapewne część osób stwierdzi, że na dolnym wykresie na rysunku 8.4 nie widać dobrze zmian w trendach, które mogą być ważne. W niektórych przypadkach te siedem jednostek może mieć duże znaczenie dla firmy. Jeżeli tak jest, to po co w ogóle używać wykresu? Jeżeli każda jednostka ma takie znaczenie w analizie, dlaczego używać graficznej metody prezentacji danych? Tabela z formatowaniem warunkowym wskaże najdrobniejsze zmiany w danych daleko lepiej, niż zrobiłby to wykres.

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

183

Rysunek 8.5. Wartość Minimum na osi pionowej zawsze powinna być ustawiona na 0

Stosowanie skali logarytmicznej Czasem linie tendencji mogą rozpoczynać się od bardzo małych liczb, a kończyć na bardzo dużych. W takich przypadkach na wykresach znajdą się prezentacje nie do końca prawdziwych informacji. Przyjrzyjmy się na przykład rysunkowi 8.6. Przedstawiono na nim tendencje zarówno dla roku 2009, jak i 2010. Jak widać w danych źródłowych, rok 2009 rozpoczął się od 50 jednostek. Wraz z kolejnymi miesiącami liczba jednostek rosła aż do osiągnięcia wartości 11 100 w grudniu 2010 roku. Ponieważ wyniki osiągnięte w tych latach bardzo różnią się od siebie, trudno porównywać je na jednym wykresie. Rysunek 8.6. Standardowa skala liniowa nie sprawdza się w tym przypadku

Rozwiązaniem jest zastosowanie skali logarytmicznej zamiast liniowej. Aby uniknąć akademickich wykładów, ograniczmy się do stwierdzenia, że na skali logarytmicznej kolejne jednostki rozmieszczone w równych odstępach na osi to: 1, 10, 100, 1000. Innymi słowy, odległość pomiędzy 1 a 10 jest taka sama jak pomiędzy 100 a 1000. Na rysunku 8.7 widoczny jest ten sam wykres jak na rysunku 8.6, tyle że zastosowano w nim skalę logarytmiczną. Teraz trendy dla obu lat są jasne i odpowiednio przedstawione.

184

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 8.7. Dzięki zastosowaniu skali logarytmicznej na wykresie w czytelny sposób można przedstawić tendencje składające się z bardzo małych i bardzo dużych wartości liczbowych

Aby zmienić skalę osi pionowej na logarytmiczną, należy kolejno: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy oś pionową i wybrać z menu Formatuj oś. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie osi.

2.

W wyświetlonym oknie rozwinąć część Opcje osi i zaznaczyć opcję Skala logarytmiczna (patrz rysunek 8.8). Skalę logarytmiczną można zastosować tylko w przypadku wartości dodatnich.

Rysunek 8.8. Ustawianie skali logarytmicznej na osi pionowej

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

185

Zarządzanie etykietami Choć brzmi to banalnie, to warto pamiętać, że etykiety danych mogą być jednym z kluczowych elementów tworzenia efektywnych komponentów do wizualizacji tendencji. Wykresy trendów mają skłonność do gromadzenia dużych ilości punktów danych, których etykiety zajmują sporo miejsca. Zasypanie odbiorców mnóstwem etykiet może skutecznie oderwać ich uwagę od głównej informacji wykresu. Poniżej zamieszczono kilka sztuczek ułatwiających zarządzanie etykietami w komponentach prezentujących tendencje.

Stosowanie nazw skróconych Nazwy miesięcy stają się niesłychanie długie, kiedy trzeba umieścić je na wykresie, a szczególnie wówczas, gdy wykres ma znaleźć się na pulpicie menedżerskim. Rozwiązaniem może być zmiana sposobu ich wyrównywania (patrz rysunek 8.9). Niestandardowe rozmieszczenie słów może jednak spowodować, że odbiorca zatrzyma się po to, aby odczytać etykiety. Nie jest to rozwiązanie optymalne, szczególnie gdy chcielibyśmy skupić jego uwagę na danych, a nie tracić czas na odczytywanie nagłówków. Rysunek 8.9. Zamiast zmieniać sposób rozmieszczenia, lepiej wybrać formy skrócone

Pierwszą opcją, choć nie zawsze możliwą, jest pozostawienie domyślnego wyrównania etykiet. Zamiast więc korzystać z opcji wyrównywania w celu zmniejszenia etykiet, lepiej użyć skrótów. Jak widać na rysunku 8.9, nawet zastosowanie tylko pierwszej litery z nazwy miesiąca może być właściwe.

186

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Etykietowanie tylko wybranych punktów danych Kiedy na wykresie znajdują się na przykład dane z poszczególnych miesięcy z okresu dwóch lat, zamiast umieszczać etykiety dla każdego punktu danych, można dodać je tylko do wybranych pozycji. Przyjrzyjmy się rysunkowi 8.10. Przedstawiono na nim tendencje z dwóch lat. Liczba punktów danych wymusza pionowy układ tekstu etykiet. Jak widać, w celu zmniejszenia chaosu tylko niektóre miesiące mają etykiety. Pozostałe są zaznaczone za pomocą kropki. Aby osiągnąć taki efekt, wystarczy zastąpić część nazw miesięcy w danych źródłowych kropkami (czy jakimkolwiek dowolnym znakiem).

Rysunek 8.10. Aby zaoszczędzić nieco przestrzeni na pulpicie menedżerskim, można przypisać etykiety tylko wybranym punktom danych

Zbyt dużo punktów danych na osi poziomej? Spróbuj na osi pionowej Prezentowanie tendencji dla kolejnych dni jest powszechne. Staje się problemem wówczas, gdy trzeba przedstawić 30 dni i więcej. W takich przypadkach trudno zachować rozsądną wielkość wykresu, a jeszcze trudniej odpowiednio rozmieścić na nim etykiety. Jednym z rozwiązań jest przedstawienie tendencji za pomocą poziomego wykresu słupkowego (patrz rysunek 8.11). Ten wykres oferuje wystarczająco miejsca na etykiety punktów danych oraz pozwala na zachowanie rozsądnych rozmiarów wykresu. Nie jest to jednak rozwiązanie do stosowania na co dzień. Przedstawianie tendencji w układzie poziomym nie jest tak intuicyjne, a prezentowane informacje mogą nie być tak czytelne. Niemniej jednak to rozwiązanie może się sprawdzić, gdy układ pionowy nie spełni oczekiwań.

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

187

Rysunek 8.11. Wykres słupkowy może być efektywną metodą przestawienia tendencji dla 30 i więcej punktów danych

Zagnieżdżanie etykiet Często dane, które chcemy zobrazować na wykresie, mają wiele wymiarów czasowych. W takich przypadkach można pokazać te wymiary, odpowiednio zagnieżdżając etykiety. Na rysunku 8.12 widać, jak dołączenie kolumny z rokiem porządkuje przedstawiane dane. Dodatkową kolumnę łatwo dodać podczas identyfikowania źródła danych dla wykresu.

Tendencje porównawcze Choć nazwa może wydawać się fantazyjna, to opisuje dość prostą koncepcję. Kiedy na wykresie wyświetlane są dwie lub więcej serii danych, wówczas tendencje dla tych serii można łatwo wizualnie porównać. Poniżej omówiono kilka technik, dzięki którym można zbudować komponenty przedstawiające tendencje porównawcze.

Tworzenie porównań obok siebie Na rysunku 8.13 widoczny jest wykres prezentujący obok siebie porównanie trzech okresów. Technika ta umożliwia przedstawienie poszczególnych okresów za pomocą różnych kolorów bez zrywania ciągłości kompletu danych.

188

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 8.12. Excel jest na tyle sprytny, że poradzi sobie z rozpoznaniem i umieszczeniem na wykresie dodatkowej warstwy etykiet Rysunek 8.13. Tendencje dla różnych okresów można przedstawić obok siebie

1.

Aby utworzyć taki typ wykresu, dane powinny mieć strukturę podobną do tej widocznej na rysunku 8.14. Dane nie zostały umieszczone w jednej kolumnie; zamiast tego rozmieszczono je odpowiednio dla poszczególnych lat. Taki układ spowoduje, że na wykresie będą utworzone trzy osobne linie (które można sformatować różnymi kolorami).

2.

Zaznaczyć całą tabelę i utworzyć wykres liniowy. Zostanie wówczas wykreślony wykres widoczny na rysunku 8.13.

3.

Aby nieco urozmaicić ten przypadek, należy zaznaczyć wykres, a następnie kliknąć prawym klawiszem myszy. Następnie wybrać z menu kontekstowego Zmień typu wykresu.

4.

W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy wybrać opcję Wykres skumulowany kolumnowy.

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

189

Rysunek 8.14. Dane źródłowe, które mają być porównane obok siebie

Jak widać na rysunku 8.15, teraz wykres przedstawia tendencje dla każdego roku w kolumnach. Rysunek 8.15. Aby przedstawić tendencje w kolumnach zamiast za pomocą linii, wystarczy zmienić typ wykresu na skumulowany kolumnowy

A jak dodać przerwę pomiędzy kolejnymi latami? Wystarczy wstawić spację w danych źródłowych (pomiędzy kolejnymi dwunastoma miesiącami), a pojawi się ona na wykresie (patrz rysunek 8.16).

Tworzenie porównań skumulowanych W porównaniach skumulowanych serie danych są umieszczane nie obok siebie, tak jak w poprzednim przypadku, ale jedna na drugiej. Choć w ten sposób tracona jest korzyść wynikająca z wyświetlania tendencji obok siebie, w jednej linii, to po stronie zysków można zapisać możliwość błyskawicznego porównania danych i niewielkie zużycie przestrzeni. Na rysunku 8.17 przedstawiono skumulowane porównanie danych.

190

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 8.16. Aby wstawić przerwę pomiędzy kolejnymi latami, wystarczy wstawić ją w danych źródłowych

Rysunek 8.17. Skumulowane porównanie pozwala zestawić ze sobą dane w zwartej przestrzeni

1.

Utworzyć nową tabelę i dodać do niej dane (patrz rysunek 8.18).

Rysunek 8.18. Na początek dane dla dwóch różnych okresów

2.

Zaznaczyć całą tabelę i utworzyć wykres kolumnowy.

3.

Zaznaczyć którąkolwiek z kolumn dla serii roku 2010 i kliknąć prawym klawiszem myszy, a następnie wybrać Zmień typu wykresu.

4.

W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy wybrać opcję Wykres liniowy. Ta metoda sprawdza się dobrze w przypadku dwóch serii danych. Należy natomiast unikać kumulowania większej liczby serii. Kumulowanie więcej niż dwóch serii danych wprowadza bałagan na wykresie oraz zmusza odbiorców do ciągłego sprawdzania na legendzie, czego dotyczą konkretne dane.

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

191

Wskazywanie tendencji za pomocą osi pomocniczej W przypadku niektórych komponentów do pokazania mamy dwie serie danych z różnymi jednostkami. I tak na rysunku 8.19 widoczna jest tabela z danymi na temat liczby pracowników i kosztów pracy. Rysunek 8.19. Często potrzebne jest wskazanie dwóch tendencji wyrażonych w zupełnie innych jednostkach, na przykład ilości i wartości procentowej

Zestawienie różnych jednostek na jednym wykresie może przynieść bardzo nieciekawe efekty, takie jak na rysunku 8.20. Ponieważ Excel używa osi poziomej do największych liczb, informacja o kosztach pracy znalazła się na dole wykresu. W tym przypadku nie pomoże nawet skala logarytmiczna. Rysunek 8.20. Tendencja dla procentowo wyrażonych kosztów pracy zagubiła się gdzieś na dole wykresu

Ponieważ domyślna oś pionowa (czy oś główna) nie sprawdzi się dla dwóch serii, rozwiązaniem jest utworzenie dodatkowej osi i umieszczenie na niej serii danych, które nie zmieściły się na osi podstawowej. Ta druga oś jest osią pomocniczą. Aby umieścić serię danych na osi pomocniczej, należy kolejno: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać Formatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych (patrz rysunek 8.21).

2.

W oknie dialogowym Formatowanie serii danych rozwinąć sekcję Opcje serii, a następnie wybrać opcję Oś pomocnicza.

Na rysunku 8.22 widoczna jest nowo dodana oś (po prawej stronie wykresu). Wszystkie dane przynależne do osi pomocniczej mają swoje etykiety umieszczone po prawej stronie.

192

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 8.21. Umieszczanie serii danych na osi pomocniczej

Rysunek 8.22. Dzięki osi pomocniczej oba trendy są wyraźnie widoczne

Zmiana typu wykresu może wydatnie pomóc w porównywaniu dwóch tendencji. Na rysunku 8.23 widać, że wykres dla danych o liczbie pracowników został zmieniony na kolumnowy. Dzięki temu wyraźnie widać, że mimo iż liczba pracowników w listopadzie i grudniu spadła, to koszty pracy wciąż rosły. Rysunek 8.23. Zmiana typu jednego z wykresów może przynieść wyraźne polepszenie czytelności przekazu

Technicznie rzecz biorąc, nie ma znaczenia, która z serii zostanie umieszczona na osi pomocniczej. Generalną zasadą jest umieszczanie na niej tych danych, które sprawiają kłopot. Tak było w omawianym przykładzie: ponieważ to procentowe ujęcie kosztów pracy nie było prawidłowo wyświetlane, dlatego też te dane zostały umieszczone na osi dodatkowej.

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

193

Zaznaczanie wybranych okresów W prezentowanych przez komponenty okresach mogą mieć miejsce zdarzenia, które powodować będą nieprawidłowości w strukturze tendencji. Gwałtowne wzrosty czy spadki linii trendu mogą być spowodowane pewnymi zjawiskami mającymi miejsce w firmie. Może też pojawić się konieczność połączenia aktualnych danych z prognozami. W takich przypadkach pomocne może być podkreślenie wybranych okresów za pomocą specjalnego formatowania.

Formatowanie wybranych okresów Załóżmy, że właśnie utworzyliśmy komponent (patrz rysunek 8.24) i chcielibyśmy wyjaśnić przyczynę wyraźnego wzrostu sprzedaży w październiku. Można oczywiście zastosować notatkę, umieszczając ją gdziekolwiek, ale zmusi to odbiorców do szukania danych poza pulpitem menedżerskim. Przyciągnięcie uwagi wprost na wykres da odbiorcom kontekst i uwolni ich od szukania informacji poza grafiką. Rysunek 8.24. Wzrost w październiku gwarantuje przyciągnięcie uwagi

Prostym rozwiązaniem jest sformatowanie punktu danych dla października za pomocą innego koloru, a następnie umieszczenie prostego pola tekstowego z wyjaśnieniem przyczyn wzrostu. Aby sformatować pojedynczy punkt danych, należy: 1.

Kliknąć raz punkt danych. Na wszystkich punktach danych zostaną umieszczone kropki.

2.

Kliknąć powtórnie wybrany punkt danych, dzięki czemu będziemy mieć pewność, że program zastosuje formatowanie tylko do tego jednego punktu. Kropki znikną z pozostałych punktów, oprócz tego wybranego.

3.

Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj punkt danych. Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie punktu danych (patrz rysunek 8.25). Naszym celem jest dostosowanie właściwości formatowania punktu danych. Okno dialogowe widoczne na rysunku 8.25 jest charakterystyczne dla wykresu kolumnowego. W przypadku innych wykresów inne będą również dostępne opcje. Niezależnie od tego idea pozostaje ta sama; okno umożliwia wprowadzenie zmian w formatowaniu pojedynczego punktu danych.

194

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 8.25. Okno dialogowe Formatowanie punktu danych udostępnia opcje formatowania pojedynczego punktu danych

Po zmianie koloru wypełnienia danych za październik i dodaniu pola tekstowego z objaśnieniem wszystkie potrzebne informacje znajdą się na wykresie (patrz rysunek 8.26). Rysunek 8.26. Uwaga odbiorców kierowana jest na wyraźny wzrost w październiku oraz jego wyjaśnienie zawarte w polu tekstowym

Aby dodać pole tekstowe do wykresu, należy kliknąć ikonę Pole tekstowe widoczną w grupie Wstawianie na Wstążce. Następnie należy kliknąć wewnątrz wykresu w pustym polu i wprowadzić odpowiedni tekst.

Stosowanie znaczników podziału do zaznaczania zdarzeń Od czasu do czasu ma miejsce zdarzenie, które zmienia całkowicie prezentowane dane. Dobrym przykładem jest podniesienie cen. Ilustrację takiego przypadku przedstawiono na rysunku 8.27: w październiku nastąpiła zmiana cen. Jak widać, linia podziału (oprócz dodatkowej etykiety) jest wyraźnym znacznikiem rozdzielającym dane sprzed zmiany cen i po niej. Rysunek 8.27. Aby zaznaczyć jakieś wydarzenie, wystarczy zastosować prostą linię

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

195

Choć efekt taki można osiągnąć na wiele różnorodnych sposobów, to jednak w zdecydowanej większości przypadków wystarczy proste narysowanie linii samodzielnie. Aby narysować taką linię na wykresie, należy: 1.

Kliknąć wykres, aby go zaznaczyć.

2.

Z karty Wstawianie umieszczonej na Wstążce rozwinąć listę Kształty.

3.

Następnie wybrać odpowiedni rodzaj linii i narysować ją w dowolnym miejscu wykresu.

4.

Kliknąć prawym klawiszem myszy właśnie narysowaną linię i wybrać z menu Formatuj obiekt.

5.

W wyświetlonym oknie dialogowym można wprowadzić zmiany w formatowaniu koloru, stylu czy grubości linii.

Przedstawienie prognoz Powszechnie zdarza się prośba o przedstawienie w pojedynczym komponencie wyświetlającym tendencje zarówno bieżących danych, jak i prognoz. Kiedy umieścimy te informacje razem, ważne jest, aby dać odbiorcom możliwość łatwego rozróżnienia, gdzie kończą się aktualne dane, a rozpoczynają dane prognozowane. Na rysunku 8.28 widać dokładniej, co mam na myśli. Rysunek 8.28. Łatwo rozróżnić dane bieżące od prognozowanych

Najlepszym sposobem na osiągnięcie takiego efektu jest zastosowanie struktury danych źródłowych podobnej do tej widocznej na rysunku 8.29. Jak widać, sprzedaż bieżąca i przewidywana umieszczone są w osobnych kolumnach, dzięki czemu podczas tworzenia wykresu mamy dwie serie danych. W komórce B14 znajduje się odwołanie do komórki C14. Służy to zachowaniu ciągłości tendencji (bez przerw), gdy obie serie zostaną umieszczone na wykresie. Jeżeli zestaw danych został prawidłowo przygotowany, możemy utworzyć wykres liniowy. Dla serii za rok 2013 można wprowadzić specjalne formatowanie. Oto, co należy zrobić:

196

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 8.29. Rozpoczynamy od tabeli zawierającej sprzedaż bieżącą i przewidywaną w osobnych kolumnach

1.

Kliknąć serię danych przewidywanej sprzedaży w roku 2013. We wszystkich punktach danych tej serii zostaną umieszczone kropki.

2.

Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj serię danych. Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie serii danych. Będzie można w nim wprowadzić zmiany w formatowaniu koloru, stylu czy grubości linii dla danej serii.

Inne metody przedstawiania tendencji Poniżej przedstawiono kilka dodatkowych metod, nieco bardziej zaawansowanych niż opisane do tej pory.

Unikanie zbyt dużych ilości danych Pracujesz z kierownikiem, który ma bzika na punkcie danych? Dostajesz bólu głowy od kolejnych prób umieszczenia danych z trzech lat na wykresie prezentującym dane z poprzedniego miesiąca? Choć potrzeba posiadania informacji o tendencjach z trzech ostatnich lat może wydawać się zrozumiała, to umieszczenie zbyt wielu informacji na pojedynczym wykresie może być drogą donikąd. Kiedy trzeba będzie zmierzyć się z koniecznością wyświetlenia nierealnych ilości danych, warto wykonać krok wstecz i zastanowić się nad prawdziwym przeznaczeniem analizy. Czego tak naprawdę szuka kierownik, prosząc o umieszczenie na danych z ostatniego miesiąca tendencji z ostatnich trzech lat? Być może chce sprawdzić, czy obecna wartość sprzedaży nie ma tendencji spadkowej w zestawieniu z danymi historycznymi. Czy naprawdę konieczne jest przedstawienie danych z każdego miesiąca, czy może wystarczy sama tendencja kierunkowa?

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów

197

Tendencję kierunkową wyznacza się za pomocą prostych analiz do określenia kierunków przebiegu. Kluczowym jej atrybutem jest zestaw przeliczonych danych zestawiony z danymi bieżącymi. I tak zamiast tworzyć wykres dla każdego miesiąca danego roku, na wykresie można umieścić średnią obliczoną dla poszczególnych kwartałów. Dzięki temu na wykresie uzyskamy informację o kierunku trendu bez konieczności sprawdzania szczegółowych danych. Przyjrzyjmy się rysunkowi 8.30, przedstawiającemu dwa wykresy. Na dolnym wykresie dane dla każdego roku zostały umieszczone osobno. Od razu widać, jak trudno rozeznać się w prezentowanych informacjach. Wykres wygląda jak zestawienie miesięcznej sprzedaży dla wszystkich trzech lat. Na górnym wykresie przedstawiono te same dane, ale jako tendencję kierunkową, jednocześnie prezentując sprzedaż dla kluczowych okresów. Tendencja jest wyraźnie widoczna, informując, że sprzedaż ustabilizowała się po poprzednich okresach wzrostów. Rysunek 8.30. Tendencja kierunkowa (na dole) może pomóc ocenić trendy niewidoczne w bardziej skomplikowanych wykresach

Wygładzanie danych Niektóre rodzaje działalności charakteryzują się dużymi wahaniami w kolejnych miesiącach. Przykładem mogą być usługi doradcze; dochody o stałej wartości mogą gwałtownie wzrosnąć na kilka miesięcy po podpisaniu dużego kontraktu. Takie wahania określa się mianem cykli koniunkturalnych lub sezonowością.

198

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Niezależnie od używanej nazwy taka zmienność w danych może uniemożliwić efektywną analizę i prezentację danych. Na rysunku 8.31 widać, jak bardzo zmienność danych może wpłynąć na przedstawiane tendencje. Rysunek 8.31. Duże wahania prezentowanych danych utrudniają obserwację tendencji

Wówczas z pomocą przychodzi technika zwana wygładzaniem danych. Wygładzanie danych, zgodnie z nazwą, wymusza wygładzenie najwyższych i najniższych wartości w zbiorze, tak aby bez zaburzania ich proporcji utworzyć bardziej przewidywalny zestaw danych. Wygładzać dane można na wiele różnych sposobów. Poniżej omówiono dwie najprostsze metody takiego działania.

Wygładzanie danych za pomocą funkcji ŚREDNIA Excel ma wbudowany mechanizm wygładzania danych za pomocą średniej ruchomej. Jak można się spodziewać, to linia uzyskiwana przez przeliczenie i wyrysowanie średniej dla każdego punktu danych. To operacja statystyczna używana do obserwacji tendencji dziennych, tygodniowych czy miesięcznych. Zwykle średnia ruchoma obliczana jest następująco: najpierw oblicza się średnią dla określonej liczby punktów danych, a następnie wraz z pojawianiem się nowych danych (dziennie, tygodniowo czy miesięcznie) najstarsza wartość używana do obliczenia średniej jest zastępowana przez najnowsze dane. Działanie to jest powtarzane dla całego zestawu danych, a tworzona tendencja jest średnią reprezentującą dane punkty w okresie. Na rysunku 8.32 przedstawiono sposób, w jaki średnia ruchoma może pomóc wygładzić dane, podświetlając przewidywane okresy. W omawianym przykładzie zastosowano średnią ruchomą dla okresu czterech miesięcy.

Rozdział 8.  Komponenty do prezentacji trendów Rysunek 8.32. Średnia ruchoma dla okresu czterech miesięcy dodana do wykresu pomaga wygładzić oryginalne dane

Aby dodać linię trendu dla średniej ruchomej, należy kolejno: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię zróżnicowanych danych, a następnie wybrać z menu Dodaj linię trendu.

2.

Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe (patrz rysunek 8.33). Zaznaczyć w nim opcję Średnia ruchoma i określić liczbę okresów.

Rysunek 8.33. Ustalanie okresu czterech miesięcy dla średniej ruchomej

W omawianym przypadku ten parametr został ustawiony na cztery miesiące.

199

200

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Samodzielne wygładzanie danych Jako alternatywę dla wbudowanych w Excela linii trendu można zastosować następujące rozwiązanie: samodzielnie obliczyć wygładzone wartości, a następnie wprowadzić je, jako dodatkową serię, na wykres. Na rysunku 8.34 widoczna jest kolumna o nazwie Wygładzone zawierająca przeliczone dane, wykorzystane następnie jako punkty danych nowej serii danych. Rysunek 8.34. Obliczanie nowych, wygładzonych danych dla serii danych na wykresie

W omawianym przykładzie w drugim wierszu kolumny z wygładzonymi danymi znajduje się prosta formuła obliczająca średnią z pierwszego i drugiego punktu danych. Odwołanie do pierwszego punktu danych (komórki D2) jest bezwzględne, co można stwierdzić po obecności znaku dolara ($). Dzięki temu mamy pewność, że kiedy formuła będzie kopiowana w dół, zakres będzie powiększany o wszystkie poprzednie punkty danych. Po skopiowaniu formuły do wszystkich pozycji kolumny uzyskane w ten sposób dane można wykorzystać jako źródło danych dla wykresu. Na rysunku 8.35 przedstawiono wygładzone dane widoczne jako wykres liniowy. Rysunek 8.35. Wykreślenie wygładzonych danych ujawni linię trendu

Rozdział 9.

Komponenty do grupowania danych W tym rozdziale:  Wyświetlanie list rankingowych  Śledzenie zmian za pomocą histogramów  Zaznaczanie najwyższych wartości

Zorganizowanie danych w logiczne grupy jest często pomocnym rozwiązaniem. Grupowanie pozwala skupić się na zarządzaniu zestawami informacji posiadającymi kluczowe atrybuty. I tak zamiast przeglądać wszystkich klientów na gigantycznym zestawieniu, można przejrzeć dane tych, którzy kupili tylko jeden produkt. Dzięki temu można poświęcić czas i zasoby na tych klientów, którzy potencjalnie mogą kupić więcej. Łatwiej można wyłowić grupy klientów wykraczających poza średnią dla danej firmy. W tym rozdziale omówiono, w jaki sposób za pomocą komponentów pulpitu menedżerskiego tworzyć grupy danych.

Tworzenie list rankingowych Kiedy patrzymy na listę 500 największych firm, zwykle ograniczamy się do pierwszej dwudziestki. Być może w drugiej kolejności sprawdzamy, kto wypadł poza tę pierwszą dwudziestkę. Czymś niezwykłym jest chęć sprawdzenia, kto znalazł się na przykład na miejscu 251. Dzieje się tak nie dlatego, że nie obchodzi nas pozycja 251, ale dlatego, że szkoda nam czasu i energii na przebijanie się przez wszystkie 500 miejsc zestawienia. Dlatego właśnie przygotowuje się listy rankingowe. Zagadnienie to było już częściowo omówione przy tworzeniu list rankingowych. Odbiorcy dysponują ograniczoną ilością czasu, który mogą poświęcić na zapoznawanie się z detalami pulpitu menedżerskiego. Przedstawienie list rankingowych pomoże im podjąć decyzję, gdzie powinni skupić swoje działania, uwagę i zasoby.

202

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Organizowanie danych źródłowych Lista rankingowa może być zupełnie prosta, tak jak dane włączone do pulpitu menedżerskiego. Zwykle umieszczane po prawej stronie pulpitu, dane te podkreślają szczegóły, które menedżer może wykorzystać do dalszych działań. Na prostym pulpicie menedżerskim widocznym na rysunku 9.1 przedstawiono informacje o dziesięciu najlepszych i najgorszych przedstawicielach handlowych.

Rysunek 9.1. Listy rankingowe ułatwiają poznanie pełnego obrazu sytuacji

Aby nieco urozmaicić zestawienie, można podać bardziej rozbudowane informacje o miejscu w rankingu, używając w tym celu wykresów w komórkach czy formatowania warunkowego (patrz rysunek 9.2). Rysunek 9.2. Formatowanie warunkowe umożliwia dodawanie do list rankingowych elementów graficznych

Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych

203

Informacje na temat tworzenia wykresów w komórce i formatowania warunkowego za pomocą pasków danych można znaleźć w rozdziale 4. Widoczne strzałki to efekt zastosowania formatowania warunkowego do wartości z bieżącego miesiąca porównywanych z danymi z ubiegłego miesiąca.

Zastosowanie tabel przestawnych do tworzenia zestawień Tabele przestawne to wspaniałe narzędzie, pomocne podczas tworzenia interaktywnych raportów. Czytelnicy, którzy nie mieli dotychczas do czynienia z tabelami przestawnymi, nie powinni się niczego obawiać. Więcej informacji na ich temat zamieszczono w części IV niniejszej książki. Poświęćmy teraz chwilę i prześledźmy proces wykorzystania takiej tabeli do utworzenia listy rankingowej. Można też otworzyć plik Rozdział 09 Przykłady.xlsx i śledzić omawiane czynności. Plik można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Aby wyświetlić największe wartości w tabeli przestawnej, należy kolejno: 1.

Rozpocząć od tabeli przestawnej z danymi, które mają być użyte do tworzenia list rankingowych. W omawianym przypadku w tabeli znajdą się dane o handlowcach i wielkości sprzedaży osiągniętej przez każdego z nich (patrz rysunek 9.3).

Rysunek 9.3. Na początku potrzebna jest tabela przestawna zawierająca dane, które mają być filtrowane

2.

Następnie kliknąć prawym klawiszem myszy w polu, z którego chcemy wyświetlić największe wartości. W tym przypadku użyjemy nazwisk handlowców. Następnie należy wybrać z menu Filtruj/10 pierwszych (patrz rysunek 9.4). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Filtr 10 pierwszych wartości (Handlowiec) (patrz rysunek 9.5).

3.

W oknie Filtr 10 pierwszych wartości (Handlowiec) określamy rodzaj widoku. W tym przykładzie chcemy wyświetlić 10 sprzedawców z najwyższymi wartościami sprzedaży.

4.

Aby zastosować filtr, należy kliknąć OK. Od tej chwili tabela przestawna jest filtrowana w taki sposób, aby wyświetlać dziesięciu najlepszych handlowców dla wybranego Regionu i Rynku. Można zmienić ustawienia filtrów i wybrać sprzedawców tylko dla rynku lubuskiego (patrz rysunek 9.6).

204

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 9.4. Wybieramy z menu opcję 10 pierwszych

Rysunek 9.5. Określamy filtry, które mają być zastosowane

Rysunek 9.6. Zastosowane filtry można zmieniać na bieżąco i wyświetlać rankingi handlowców dla dowolnie wybranych regionów i rynków

5.

Aby wyświetlić handlowców z najsłabszymi wynikami, skopiować całą tabelę przestawną i wkleić tuż obok.

6.

Następnie powtórzyć kroki od drugiego do czwartego, tyle że w oknie ustawień filtra wybrać opcję Dolne.

Jeżeli wszystko się uda, w efekcie będziemy mieć dwie tabele podobne do tych widocznych na rysunku 9.7; w jednej wyświetlana będzie lista dziesięciu najlepszych sprzedawców, a w drugiej lista dziesięciu najsłabszych. Za pomocą odpowiednich formuł można połączyć te tabele przestawne z danymi w warstwie analiz w naszym modelu danych. Dzięki temu również listy rankingowe wyświetlać będą najnowsze dane.

Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych

205

Rysunek 9.7. Dwie tabele: jedna z najlepszymi, druga z najsłabszymi handlowcami

Jeżeli któryś z rekordów odpowiadających filtrowi 10 pozycji dolnych lub górnych byłby powiązany z innym rekordem, Excel wyświetliłby je wszystkie. Oznacza to, że można mieć wyświetlonych więcej wierszy niż ustawienia filtra. Jeżeli wyświetlilibyśmy dziesięciu najlepszych handlowców, a jeden z nich byłby powiązany z dodatkowym rekordem, wówczas w efekcie mielibyśmy 11 wyświetlonych pozycji.

Zastosowanie histogramów do monitorowania relacji i częstości wystąpień Histogram to graficzna prezentacja częstości występowania. Informuje on, jak często pojawia się określone zdarzenie czy kategoria danych. Histogram umożliwia wizualizację dystrybucji danego atrybutu. Przykładowy histogram widoczny jest na rysunku 9.8. Przedstawiono na nim rozkład sprzedaży w ciągu miesiąca w gronie przedstawicieli handlowych. Jak widać, większość z nich sprzedała towary w przedziale od pięciu do dwudziestu pięciu sztuk. Kierownik sprzedaży będzie zapewne chciał przesunąć garb widoczny na wykresie w prawą stronę, tak aby więcej osób sprzedawało większą liczbę jednostek w ciągu miesiąca. Może ustalić następujący cel dla sprzedawców: przez następne trzy miesiące większość z nich ma uzyskać wielkość sprzedaży w przedziale pomiędzy 15 a 25 sztukami. Dzięki histogramowi można na bieżąco obserwować stopień realizacji przyjętego planu. Rysunek 9.8. Histogram przedstawia rozkład sprzedaży jednostek w ciągu miesiąca w gronie przedstawicieli handlowych

206

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

W tym rozdziale omówiono metody tworzenia histogramów za pomocą formuł i tabel przestawnych. Omówione tu techniki znakomicie sprawdzają się w odniesieniu do modelu danych, w którym rozdzielono warstwy danych, analizy i prezentacji. Dodatkowo umożliwiają one pewną automatyzację i interaktywność, które są bardzo przydatne podczas comiesięcznych aktualizacji pulpitu menedżerskiego. W rozdziale 11. omówiono metody tworzenia wydajnego modelu danych i zarządzania nim.

Dodawanie formuł do zgrupowanych danych Na początku potrzebna jest tabela zawierająca nieprzetworzone dane. Najlepiej byłoby, gdyby zawierała ona unikatowe rekordy ze zliczonymi danymi, które chcemy zgrupować. I tak na rysunku 9.9 widoczna jest tabela zawierająca listę (niepowtarzalnych) nazwisk handlowców z informacją o liczbie sprzedanych towarów. Aby utworzyć histogram z formułami, wystarczy wykonać poniższą procedurę: Rysunek 9.9. Zaczynamy od tabeli z nieprzetworzonymi danymi i przedziałami

1.

Przed utworzeniem histogramu należy utworzyć tablicę z przedziałami (patrz rysunek 9.9). Określa ona parametry grupowania danych, które zostaną użyte do podzielenia danych na przedziały zależnie od częstości występowania. Dzięki tej tablicy Excel umieści wszystkich handlowców, którzy sprzedali mniej niż 5 jednostek, w pierwszym przedziale; tych, którzy sprzedali od 5 do 14, w drugim przedziale i tak dalej. Podczas tworzenia tabeli z przedziałami można oczywiście ustawić własne parametry. Dobrze jest trzymać się zasady, że kolejne przedziały powinny być mniej więcej tej samej wielkości. Ostatnią wartością w tabeli zwykle jest największa wartość z zestawu danych. Dzięki temu uzyskujemy przejrzyste grupowanie, które kończy się na określonej liczbie, a nie na wartości daleko przekraczającej występujące dane.

2.

Utworzyć nową kolumnę zawierającą formuły CZĘSTOŚĆ. Nową kolumnę nazwiemy, zgodnie z rysunkiem 9.10, Formuły CZĘSTOŚĆ. Funkcja Excela CZĘSTOŚĆ oblicza, jak często wartości występują w zakresie określonym w tablicy przedziałów.

Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych

207

Rysunek 9.10. Po wprowadzeniu formuły CZĘSTOŚĆ należy jeszcze wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter 3.

Zaznaczyć liczbę komórek równą liczbie komórek w tablicy przedziałów.

4.

Wprowadzić formułę CZĘSTOŚĆ i wcisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Formuła CZĘSTOŚĆ zawiera pewne dziwactwo, które często zaskakuje osoby korzystające z niej po raz pierwszy. Otóż jest to formuła tablicowa, co w tym przypadku oznacza, że zwraca wiele wartości jednocześnie. Aby zadziałała ona prawidłowo, po jej wprowadzeniu należy jeszcze użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Jeżeli wciśniemy tylko Enter, pojawią się nieprawidłowe wyniki.

Od tego momentu powinniśmy mieć do dyspozycji tabelę, w której podana będzie liczba handlowców z wynikami przypisanymi do każdego z ustalonych wcześniej przedziałów. Można użyć jej do utworzenia wykresu, ale etykiety danych nie będą zbyt czytelne. Aby uzyskać lepszy efekt, wystarczy utworzyć prostą tabelę z danymi zasilającymi wykres. To będzie nasz następny krok. 5.

Utworzyć tabelę z danymi do wykresu, dzięki czemu będzie on bardziej czytelny (patrz rysunek 9.11). Za pomocą prostej formuły można połączyć wartości z poszczególnych wierszy tablicy przedziałów. Kolejna formuła wstawi wartości obliczone przez formułę CZĘSTOŚĆ. Na rysunku 9.11 w pierwszym wierszu nowej tabeli można zobaczyć te formuły. Zostały one następnie po prostu skopiowane w dół; w ten sposób została utworzona tabela nadająca się do wykreślenia wykresu.

Rysunek 9.11. Aby uzyskać lepszy efekt, wystarczy utworzyć prostą tabelę z danymi zasilającymi wykres

208

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

6.

Korzystając z tabeli nowo utworzonej specjalnie do tego celu, można wstawić wykres kolumnowy. Efekt widoczny jest na rysunku 9.12. Można śmiało wykorzystać go jako podstawę do tworzenia histogramu. Jeżeli nie przeszkadzają Ci przestrzenie pomiędzy punktami danych, zadanie wykonane. Jeżeli jednak chcielibyśmy połączyć serie i zlikwidować przerwy między nimi, należy wykonać następujące kroki:

Rysunek 9.12. Część danych do histogramu znajduje się na wykresie kolumnowym

7.

Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną kolumnę wykresu i z menu wybrać Formatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.

8.

W oknie dialogowym wybrać pozycję Opcje serii i ustawić wartość Brak przerwy na 0% (patrz rysunek 9.13).

Rysunek 9.13. Aby usunąć przerwy między kolumnami, należy ustawić Szerokość przerwy na 0%

Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych

209

Dodawanie skumulowanych wartości procentowych Przydatnym rozwiązaniem może być dodanie do wykresu skumulowanej serii wartości procentowych. Umożliwi ona przedstawienie procentowego rozkładu punktów danych. Na rysunku 9.14 przedstawiono przykład skumulowanej serii danych procentowych. Dla każdego punktu danych na histogramie widoczna jest wartość procentowa informująca, ilu (procentowo) handlowców sprzedało produkty w danym przedziale tablicy. I tak widać, że 25% handlowców sprzedało 15 i mniej sztuk. Innymi słowy, 75% sprzedawców sprzedało więcej niż 15 sztuk.

Rysunek 9.14. Dla każdego punktu danych na histogramie widoczna jest wartość procentowa informująca, ilu (procentowo) handlowców sprzedało produkty w danym przedziale tablicy

Przyjrzyjmy się punktowi danych na wykresie, zawierającemu wartość 75% na skumulowanej serii. Etykieta danych dla tego punktu zawiera przedział 35 – 45. Oznacza to, że 75% handlowców sprzedało od 0 do 45 sztuk. Oznacza to, że tylko 25% sprzedawców udało się osiągnąć wynik lepszy niż 45 sztuk. Aby utworzyć skumulowaną procentową serię danych na histogramie, należy wykonać poniższą procedurę: 1.

Po wykonaniu kroków od pierwszego do piątego i utworzeniu histogramu (co opisano nieco wcześniej) dodać kolumnę do tabeli użytej do utworzenia wykresu, w której obliczany będzie procent sprzedawców mieszczących się w pierwszym przedziale tablicy (patrz rysunek 9.15).

Rysunek 9.15. W nowej kolumnie wprowadzamy formułę, która obliczy procent handlowców mieszczących się w pierwszym przedziale tablicy

210

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Symbol dolara ($) zastosowany w formule zablokuje odwołania podczas kopiowania jej do kolejnych komórek. 2.

Skopiować formułę do wszystkich przedziałów tablicy.

3.

Korzystając z tabeli utworzonej specjalnie do tego celu, można wstawić wykres liniowy. Jak widać na rysunku 9.16, wykres wymaga dodatkowego formatowania.

Rysunek 9.16. Aby wykres zaczął wyglądać jak histogram, potrzebne będzie dodatkowe formatowanie

4.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Liczba handlowców i wybrać z menu Zmień typ wykresu. Z dostępnej listy wybrać wykres kolumnowy.

5.

Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną kolumnę wykresu i z menu wybrać Formatuj serię danych.

6.

Ustawić wartość Brak przerwy na 0% (patrz rysunek 9.13).

7.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Skumulowane w % i wybrać z menu Formatuj serię danych.

8.

W oknie dialogowym Formatowanie serii danych w polu Kreśl serię na należy wybrać opcję Oś pomocnicza.

9.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię Skumulowane w % i wybrać z menu Dodaj etykiety danych.

W tym momencie wykres bazowy jest gotowy. Powinien wyglądać podobnie do tego przedstawionego na rysunku 9.14. Teraz można zająć się już formatowaniem etykiet, kolorów i tym podobnych elementów.

Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych

211

Tworzenie histogramów za pomocą tabel przestawnych Zapewne nie wszyscy wiedzieli, że tabele przestawne można wykorzystać jako źródło do histogramów. Właśnie tak. Za pomocą mało znanej sztuczki można utworzyć histogram, który będzie tak interaktywny, jak wykres przestawny. Tak jak w przypadku histogramu korzystającego z formuł, pierwszym krokiem w tworzeniu histogramu z tabeli przestawnej jest utworzenie rozkładu częstości. Czytelnicy dopiero rozpoczynający przygodę z tabelami przestawnymi nie muszą się martwić. W części IV niniejszej książki znajduje się dokładne omówienie zalet i wad tabel przestawnych. Poniżej znajduje się tylko wprowadzenie do rodzajów analiz możliwych dzięki tabelom przestawnym. 1.

Utworzyć tabelę przestawną i umieścić wartości w obszarze wierszy (nie w obszarze danych). Jak widać na rysunku 9.17, pole Wielkość sprzedaży znajduje się w obszarze Etykiet wierszy.

Rysunek 9.17. Wartości należy umieścić w obszarze Etykiet wierszy, a handlowców w obszarze Wartości, w którym podsumowanie należy ustawić jako Licznik

Natomiast w Obszarze wartości należy umieścić pole Handlowiec. 2.

Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną pozycję w obszarze Etykiet wierszy i z menu wybrać opcję Grupuj. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Grupowanie (patrz rysunek 9.18).

3.

W oknie dialogowym należy wprowadzić wartości dla pól Początek i Koniec, a następnie ustawić interwał. Dzięki temu zostanie utworzony rozkład częstości. W przykładzie widocznym na rysunku 9.18 ustawiono następujące wartości: Początek: 5000; Koniec: 100000, a interwał na 1000.

212

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 9.18. Okno dialogowe Grupowanie

4.

Aby potwierdzić wprowadzone ustawienia, należy kliknąć OK. Tabela przestawna obliczy liczbę handlowców dla zdefiniowanych przedziałów, tak jak w rozkładzie częstości (patrz rysunek 9.19). Tak uzyskanych wyników można użyć do utworzenia histogramu.

Rysunek 9.19. Efektem grupowania wartości z obszaru Etykiet wierszy jest rozkład częstości, który można wykorzystać do histogramu

Oczywistą korzyścią płynącą ze stosowania tej techniki jest uzyskanie rozkładu częstości oraz histogramu, w którym można interaktywnie filtrować dane, również na podstawie innych wymiarów, takich jak Region czy Rynek. Można więc sprawdzić histogram dla rynku lubuskiego, a następnie szybko przełączyć się na rynek mazowiecki. Korzystając z tabeli przestawnej, można do histogramu dodać podsumowanie wyświetlające wartości jako procenty sumy końcowej.

Zaznaczanie największych wartości Mimo że w niektórych sytuacjach wykres jest najlepszą metodą zobrazowania danych, to i tak może pojawić się potrzeba przyciągnięcia uwagi do najwyższych wyświetlonych na nim wartości. Wówczas z pomocą przychodzą techniki pozwalające uwydatnić takie wartości. Można użyć Excela do określenia, które wartości w zestawie danych są najwyższe, a następnie specjalnie je sformatować. Na rysunku 9.20 widoczny jest przykład, w którym pięć najlepszych kwartałów wyróżniono innym kolorem oraz dodatkowo nadano im etykiety. Sekret kryjący się za tą techniką to formuła MAX.K. Formuła zwraca k-tą największą wartość w zbiorze danych. Innymi słowy, użytkownik mówi, gdzie i czego szukać.

Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych

213

Rysunek 9.20. Pięć najlepszych kwartałów spośród prezentowanych na wykresie zostało sformatowanych za pomocą odmiennego koloru oraz etykiet

Aby znaleźć największą liczbę w zbiorze, formuła powinna wyglądać następująco: MAX.K (tablica; 1). Aby znaleźć piątą największą liczbę, należałoby wpisać: MAX.K(tablica; 5). Na rysunku 9.21 przedstawiono sposób działania funkcji MAX.K. Rysunek 9.21. Formuła zwraca k-tą największą wartość w zbiorze danych

Zasada jest zupełnie prosta. Aby odnaleźć pięć największych wartości w danym zakresie, najpierw należy odnaleźć piątą największą liczbę (funkcja MAX.K przychodzi tu z pomocą), a następnie sprawdzić wszystkie pozostałe liczby, aby stwierdzić, czy są większe niż piąta największa. Oto, jak to zrobić: 1.

Utworzyć tabelę służącą jako źródło danych do wykresu, w której znajdą się formuły łączące je z nieprzetworzonymi danymi. Tabela powinna zawierać dwie kolumny: jedną do przechowywania danych, które nie mieszczą się w pierwszej piątce, i drugą, w której znajdą się pozycje odpowiadające ustalonym kryteriom (patrz rysunek 9.22).

214

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 9.22. Tworzenie tabeli zawierającej formuły umieszczające wartości w jednej z dwóch kolumn

2.

W pierwszym wierszu tabeli z danymi do wykresu należy wprowadzić formuły widoczne na rysunku 9.22. Formuła w pierwszej kolumnie (komórka F4) sprawdza, czy wartości w komórce C4 są mniejsze od wyniku działania formuły MAX.K, wyszukującej piątą największą liczbę. Jeżeli tak jest, wówczas zwracana jest wartość z komórki C4. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony tekst BRAK. Formuła w drugiej kolumnie działa w ten sam sposób, z tym że gdy wartość jest mniejsza od wyniku działania formuły MAX.K, wówczas zwracany jest tekst BRAK, a gdy wartość jest większa, wówczas zwracana jest zawartość komórki C4.

3.

Skopiować formuły do wszystkich komórek tabeli.

4.

Utworzyć wykres skumulowany kolumnowy, korzystając z utworzonej tabeli. Zostaną wyświetlone dwie serie danych: jedna dla punktów danych mieszczących się w pierwszej piątce najlepszych wyników oraz druga dla punktów poza nią (patrz rysunek 9.23).

Rysunek 9.23. Po dodaniu etykiet do najlepszych pięciu pozycji oraz wprowadzeniu drobnych zmian w formatowaniu wykres powinien wyglądać podobnie do tego widocznego na rysunku

Rozdział 9.  Komponenty do grupowania danych

215

Na wykresie widocznym na rysunku 9.23 widoczne są — zupełnie niepotrzebne w tym przypadku — zera. Aby pozbyć się ich z wykresu, należy kolejno: 5.

Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną etykietę danych z serii zawierającej najlepszą piątkę i z menu wybrać Formatuj etykiety danych.

6.

W oknie dialogowym Formatowanie etykiet danych rozwinąć sekcję Liczby, a następnie z listy Kategoria wybrać Niestandardowe.

7.

W polu Kod formatu należy wprowadzić: # ##0;; (patrz rysunek 9.24).

Rysunek 9.24. Po wprowadzeniu kodu formatowania # ##0;; w kategorii Niestandardowe wszystkie zera w serii zostaną ukryte

8.

Kliknąć przyciski Dodaj i Zamknij.

Po wprowadzeniu powyższych zmian niepotrzebne zera znikną z wykresu i będzie można wprowadzić kolory, etykiety i wszelkie inne potrzebne formatowanie. Tę samą metodę można zastosować, aby wyświetlić pięć najniższych wartości z zestawu danych. Jedyna różnica polega na tym, że zamiast formuły MAX.K należy zastosować MIN.K. Podczas gdy funkcja MAX.K zwraca największą k-tą wartość, to funkcja MIN.K zwraca najmniejszą wartość. Na rysunku 9.25 przedstawiono działanie formuły zastosowanej zgodnie z omówioną wcześniej techniką po to, aby odnaleźć pięć najmniejszych wartości. Rysunek 9.25. Aby uwydatnić pięć najniższych wartości, należy zastosować formułę MIN.K

216

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Formuła w pierwszej kolumnie (komórka F4) sprawdza, czy wartości w komórce C22 są większe od wyniku działania formuły MIN.K, wyszukującej piątą najmniejszą liczbę. Jeżeli tak jest, wówczas zwracana jest wartość z komórki C22. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony tekst BRAK. Formuła w drugiej kolumnie działa w ten sam sposób, z tym że gdy wartość jest mniejsza od wyniku działania formuły MIN.K, wówczas zwracany jest tekst BRAK, a gdy wartość jest większa, wówczas zwracana jest zawartość komórki C4.

Rozdział 10.

Komponenty do oceny efektywności realizacji celów W tym rozdziale:  Wykorzystanie odchylenia do oceny realizacji celów  Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych  Tworzenie wykresów w kształcie termometru  Tworzenie wykresów pociskowych  Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów

Niezależnie od tego, o jakiej gałęzi przemysłu czy firmie mówimy, zawsze można wyznaczyć pewne cele i plany i skonfrontować je z aktualnymi danymi. Plany mogą dotyczyć wszystkiego: od wielkości przychodów, przez liczbę magazynowanych skrzynek, po liczbę wykonanych telefonów. Świat biznesu jest pełen planów i celów do osiągnięcia. Twoim zadaniem jest znalezienie właściwych sposobów mierzenia efektywności ich realizacji. Czym jest ocena efektywności realizacji celów? Przyjmijmy, że celem jest pobicie rekordu prędkości na ziemi (aktualnie rekord wynosi 1228 km/h). Celem jest więc osiągnięcie prędkości 1229 km/h. Kiedy już wskoczymy do samochodu i popędzimy tak szybko, jak się da, uzyskamy prędkość maksymalną przedstawioną jako liczbę. Możemy jej użyć do oceny stopnia realizacji celu. W tym rozdziale omówiono pewne nowe i interesujące sposoby tworzenia komponentów służących do mierzenia efektywności realizacji celów.

218

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Przedstawianie oceny efektywności realizacji celów z wykorzystaniem odchylenia Powszechną metodą prezentowania wskaźników oceny realizacji celu jest umieszczenie przyjętego celu oraz osiągniętych wyników. Zwykle osiąga się to za pomocą wykresu liniowego lub wykresu złożonego (patrz rysunek 10.1). Rysunek 10.1. Typowy wykres przedstawiający ocenę realizacji celów

Choć wykres umożliwia znalezienie punktów, w których wyniki przekraczają plany lub też ich nie osiągają, to jednak prezentowana informacja jest jednowymiarowa i dosyć uboga. Nawet gdyby dodać do wykresu etykiety z informacją na temat procentowego wykonania planu, to wciąż dane nie będą pełne. Bardziej wyrazistą i niosącą więcej informacji metodą prezentowania wskaźników oceny realizacji celów jest przedstawienie odchylenia pomiędzy planem a wynikiem. Na rysunku 10.2 przedstawiono te same dane, jak na wcześniejszym rysunku 10.1, ale dodano informację o odchyleniu (od wyników odjęto przyjęte założenia). Dzięki temu widać nie tylko, kiedy plany zostały zrealizowane, a kiedy nie, ale także informację o walutowej wartości każdego takiego zdarzenia. Rysunek 10.2. Warto rozważyć użycie odchylenia do przedstawienia stopnia realizacji celu

Rozdział 10.  Komponenty do oceny efektywności realizacji celów

219

Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych Cel zastosowany do mierzenia efektywności realizacji celu niekoniecznie musi być określony przez kierowników czy politykę przedsiębiorstwa. W rzeczywistości niektóre elementy, które będą mierzone, mogą nawet nie mieć określonych celów. W takich przypadkach, gdy nie ma określonego celu, który można by wykorzystać do mierzenia efektywności realizacji, często pomocne bywają dane statystyczne z firmy. I tak na rysunku 10.3 przedstawiona jest ocena realizacji sprzedaży dla każdego z oddziałów, której cel został ustalony jako średnia dla wszystkich oddziałów. Jak widać, oddziały 1., 3. i 6. mają wyniki poniżej średniej. Rysunek 10.3. Ocena realizacji dokonywana w przypadku braku określonego celu

Oto, jak utworzyć linię mediany podobną do widocznej na rysunku 10.3: 1.

Utworzyć nową kolumnę tuż obok danych i wprowadzić do niej prostą formułę MEDIANA (patrz rysunek 10.4).

Rysunek 10.4. Nowa kolumna z wprowadzoną formułą

Zamiast formuły można wprowadzić tu dowolne działanie matematyczne lub statystyczne dla przedstawianych danych. Należy tylko sprawdzić, czy zwracane wartości są takie same dla całej kolumny. To decyduje o tym, czy będziemy mieć linię prostą. 2.

Skopiować formułę do wszystkich komórek tabeli. Jak już wspomniano, wszystkie liczby w nowo utworzonej kolumnie powinny być takie same.

220

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

3.

Na podstawie tabeli utworzyć wykres kolumnowy.

4.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Średnia i wybrać Zmień typ wykresu seryjnego.

5.

Zmienić typ wykresu na liniowy.

Wykresy w kształcie termometru Wykresy w kształcie termometru oferują unikalny sposób oceny realizacji celu. Aby być precyzyjniejszym: prezentowane dane mają kształt przypominający raczej słupek rtęci w termometrach. Efekt taki osiągnięty jest dzięki temu, że mierzony wynik oraz odpowiadający mu cel są nałożone na siebie. Przykład takiego wykresu widoczny jest na rysunku 10.5.

Rysunek 10.5. Wykresy słupka rtęci termometru oferują unikalny sposób oceny realizacji celu

Aby utworzyć taki typ wykresu, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Na początek potrzebna jest tabela zawierająca wyniki sprzedaży i przyjęte plany, które to dane należy umieścić na wykresie kolumnowym.

2.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Przychody i wybrać z menu Formatuj serię danych.

3.

W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać opcję Oś pomocnicza.

4.

Następnie wrócić do wykresu i usunąć właśnie utworzoną oś pionową po prawej stronie wykresu.

5.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Plan i wybrać z menu Formatuj serię danych.

6.

W oknie dialogowym należy ustawić wartość Brak przerwy tak, aby seria Plan była nieco szersza od serii Przychody; zwykle odpowiednie są ustawienia między 45% a 55%.

Rozdział 10.  Komponenty do oceny efektywności realizacji celów

221

Wykorzystanie wykresów pociskowych Wykres pociskowy to typ wykresu kolumnowego lub słupkowego zaprojektowany przez eksperta od wizualizacji Stephena Fewa, aby zastąpić obecne na pulpitach menedżerskich liczniki i wskaźniki. Wykres ten umożliwia czytelne wyświetlenie wielu warstw informacji bez zajmowania zbyt dużej ilości miejsca na pulpicie. Wykres przedstawiony na rysunku 10.6 zawiera proste mierniki realizacji celu (Wykonanie planu sprzedaży na dziś), zestawienie przychodów z planem i wyświetla je w przyjętej skali ocen, takich jak Słabe, Zadowalające, Dobre i Bardzo dobre. Rysunek 10.6. Wykres pociskowy umożliwia wyświetlenie danych w wielu perspektywach na bardzo małej przestrzeni

Na rysunku 10.7 opisano trzy podstawowe części wykresu pociskowego. Środkowy słupek służy do oceny realizacji celu. Znacznik odpowiada przyjętemu celowi. Wypełnienie tła informuje o skali ocen. Rysunek 10.7. Elementy wykresu pociskowego

222

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Tworzenie wykresów pociskowych Choć tworzenie wykresu pociskowego w Excelu wymaga wykonania kilku kroków, to wcale nie musi być trudne. Aby go utworzyć, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Rozpocząć należy od tabeli zawierającej wszystkie punkty danych potrzebne do utworzenia trzech głównych części wykresu pociskowego. Przykład takiej tabeli widoczny jest na rysunku 10.8. Pierwsze cztery wartości w zestawie (Słabe, Zadowalające, Dobre, Bardzo dobre) ustanawiają skalę ocen. Oczywiście, nie trzeba ograniczać się do czterech wartości, można ustawić ich dowolną liczbę. W tym scenariuszu zakresy dla poszczególnych ocen zostaną ustawione od 0% do 100%. Będą to odpowiednio 5%, 10%, 15% i 75%. Oczywiście, można je ustawić zgodnie z potrzebami. Piąta pozycja (Wartości) zostanie użyta do utworzenia paska realizacji celu. Szósta pozycja jest odpowiedzialna za znacznik określonego celu.

Rysunek 10.8. Na początek konieczna jest tabela zawierająca wszystkie punkty danych potrzebne do utworzenia wykresu pociskowego

2.

Należy zaznaczyć całą tabelę i wstawić skumulowany wykres kolumnowy. Utworzony wykres będzie miał niewłaściwy kierunek.

3.

Aby zmienić układ, należy kliknąć wykres, a następnie przycisk Przełącz wiersz/kolumnę (patrz rysunek 10.9).

Rysunek 10.9. Przełączenie układu kolumn i wierszy spowoduje, że wykres będzie odczytywał dane z kolumn

Rozdział 10.  Komponenty do oceny efektywności realizacji celów

4.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Plan i wybrać Zmień typ wykresu seryjnego. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy zmienić przy serii Plan typ wykresu na Skumulowany liniowy ze znacznikami i umieścić go na osi pomocniczej (patrz rysunek 10.10). Po potwierdzeniu zmian seria Plan będzie wyświetlana jako pojedyncza kropka.

Rysunek 10.10. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu należy zmienić przy serii Plan typ wykresu na Skumulowany liniowy ze znacznikami i umieścić go na osi pomocniczej

5.

223

Ponownie należy kliknąć prawym klawiszem myszy serię Plan i wybrać z menu Formatuj serię danych; zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych. Następnie należy kliknąć opcję Znacznik i dostosować go tak, aby wyglądał jak daszek (patrz rysunek 10.11).

Rysunek 10.11. Formatowanie znacznika

224

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

6.

W tym samym oknie dialogowym należy rozwinąć opcję Wypełnienie i ustawić Pełne, zmieniając przy okazji kolor na wyrazisty (np. czerwony).

7.

Wciąż w tym samym oknie należy rozwinąć sekcję Obramowanie i ustawić opcję Brak linii.

8.

Następnie wracamy do wykresu i usuwamy właśnie utworzoną oś pomocniczą, czyli pionową oś po prawej stronie wykresu (patrz rysunek 10.12).

Rysunek 10.12. Pamiętaj, aby usunąć utworzoną wcześniej oś pomocniczą

To ważny etap, decydujący o tym, czy skala na wykresie będzie taka sama dla wszystkich punktów danych. 9.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Wartość i wybrać z menu Formatuj serię danych.

10.

W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać Oś pomocnicza.

11.

W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy wybrać pozycję Opcje serii i ustawić wartość Brak przerwy tak, aby seria Wartość była nieco węższa od pozostałych kolumn na wykresie. Zwykle wystarczy ustawienie jej pomiędzy 205% a 225%.

12.

Następnie — wciąż w tym samym oknie — należy kliknąć Wypełnienie, rozwinąć sekcję i wybrać opcję Wypełnienie pełne, a następnie ustawić kolor na czarny.

13.

To, co pozostało do zrobienia, to zmiana kolorów skali ocen na nieco jaśniejsze.

W tym momencie wykres pociskowy jest właściwie gotowy. Można oczywiście dopracować formatowanie, kształty czy rozmiary, tak aby wykres wyglądał zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. Na rysunku 10.13 widoczny jest właśnie sformatowany wykres pociskowy z legendą i poziomymi etykietami.

Rozdział 10.  Komponenty do oceny efektywności realizacji celów

225

Rysunek 10.13. Sformatowany wykres pociskowy

Dodawanie danych do wykresu pociskowego Po utworzeniu wykresu do pierwszej oceny realizacji celów można go użyć również do innych pomiarów. Przyjrzyjmy się rysunkowi 10.14. Rysunek 10.14. Aby dodać dane do wykresu, wystarczy ręcznie poszerzyć zakres źródłowy

Jak widać (patrz rysunek 10.14), wykres ten został utworzony już poprzednio do pierwszego pomiaru realizacji celów. Wyobraźmy sobie, że dodajemy do niego dwa dodatkowe mierniki i chcemy je przedstawić graficznie. Oto, jak to zrobić:

226

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

1.

Należy kliknąć wykres tak, aby pojawiła się niebieska obwódka dookoła oryginalnych danych źródłowych.

2.

Nasunąć kursor myszy nad niebieską kropkę w dolnym prawym rogu obwódki. Kursor zmieni się w strzałki, tak jak widać to na rysunku 10.14.

3.

Kliknąć i przeciągnąć niebieską kropkę na ostatnią kolumnę zestawu danych, o który chcemy rozszerzyć wykres. Na rysunku 10.15 widać, że dane zostały włączone do wykresu bez grama dodatkowej pracy!

Rysunek 10.15. Rozszerzenie źródła danych automatycznie spowoduje utworzenie nowych wykresów pociskowych

Końcowe przemyślenia na temat wykresów pociskowych Przed podsumowaniem podstawowych zagadnień związanych z wykresami pociskowymi omówimy jeszcze dwa tematy dotyczące ich formatowania:  Tworzenie skali ocen.  Tworzenie poziomych wykresów pociskowych.

Tworzenie skali ocen Po pierwsze, jeżeli skala ocen jest taka sama dla wszystkich mierników realizacji celów na wykresie, wówczas można sformatować jej serie tak, aby nie było pomiędzy nimi przerw. Na rysunku 10.16 widoczny jest wykres pociskowy, w którym szerokość przerwy pomiędzy poszczególnymi zakresami skali ocen została ustawiona na Brak przerwy/0%. Dzięki temu skala ocen jest czytelna. 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy dowolny z zakresów skali ocen i wybrać z menu Formatuj serię danych. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.

2.

W oknie dialogowym należy ustawić wartość Brak przerwy na 0%.

Rozdział 10.  Komponenty do oceny efektywności realizacji celów

227

Rysunek 10.16. Aby uzyskać czytelną i przejrzystą skalę ocen, warto ustawić przerwy pomiędzy poszczególnymi zakresami ocen na 0%

Tworzenie poziomych wykresów pociskowych Dla czytelników wyglądających z niecierpliwością akapitów o poziomych wykresach pociskowych mamy dobre i złe wieści. Najpierw zła wiadomość: tworzenie tych wykresów w układzie poziomym jest dużo bardziej złożonym przedsięwzięciem od układu pionowego; na tyle złożonym, że niewartym włożonego weń czasu i wysiłku. Dobra wiadomość jest taka, że istnieje sprytny sposób zmiany pionowego układu wykresu pociskowego na poziomy, i to tylko w trzech krokach. Oto, jak to zrobić: 1.

Utworzyć wykres pociskowy w układzie pionowym. Wskazówki, w jaki sposób można to zrobić, zamieszczono we wcześniejszej części pt. „Tworzenie wykresów pociskowych”.

2.

Zmienić wyrównanie dla osi i etykiet wykresu, obracając te elementy o 270° (patrz rysunek 10.17).

Rysunek 10.17. Ustaw wszystkie etykiety pod odpowiednim kątem

228

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

3.

Następnie za pomocą narzędzia Aparat fotograficzny należy wykonać zdjęcie wykresu. Teraz zdjęcie można obrócić do odpowiedniej pozycji, tak aby wykres prezentowany był w układzie poziomym. Na rysunku 10.18 widać efekt końcowy.

Rysunek 10.18. Wykres pociskowy w układzie poziomym

Dobrą stroną tego rozwiązania jest to, że ponieważ użyliśmy Aparatu fotograficznego, to za każdym razem, gdy zostaną zaktualizowane dane w tabeli źródłowej, znajdą się one automatycznie również na wykonanym zdjęciu wykresu. Nie słyszałeś o narzędziu Aparat fotograficzny? Zajrzyj do rozdziału 4., znajdziesz tam szczegółowe informacje na temat korzyści płynących z jego stosowania.

Przedstawianie zakresów oceny efektywności realizacji celów W niektórych przypadkach założony plan nie jest pojedynczą wartością, a zakresem wartości. W takiej sytuacji celem jest znalezienie się w określonym zakresie liczbowym. Załóżmy, że zarządzamy niewielką firmą sprzedającą mięso w skrzynkach transportowych. Częścią naszej pracy jest utrzymanie stanów magazynowych na poziomie 25 – 35 skrzynek miesięcznie. Jeżeli skrzynek będzie za dużo, przechowywany towar się popsuje. Jeżeli będzie ich zbyt mało, stracimy przychody. Aby móc śledzić, jak radzimy sobie z utrzymaniem odpowiedniej liczby skrzynek w magazynie, potrzebny będzie komponent wyświetlający liczbę skrzynek w magazynie i wymaganą liczbę (zakres). Taki komponent zamieszczono na rysunku 10.19. Szary pas przedstawia zakres, w którym należy się zmieścić w każdym miesiącu. Linia z kolei przedstawia informację o liczbie aktualnie posiadanych skrzynek transportowych. Rysunek 10.19. Można utworzyć komponent wyświetlający wymagany zakres oraz bieżącą liczbę

Rozdział 10.  Komponenty do oceny efektywności realizacji celów

229

Sztuczką wykorzystaną do utworzenia tego komponentu jest ustawienie zakresu dla określonego celu. Oto, jak to zrobić: 1.

Utworzyć tablicę limitów, w której można zdefiniować i dostosować górny i dolny limit zakresu dla określonego celu. Komórki B2 i B3 widoczne na rysunku 10.20 służą do określenia limitów tego zakresu.

Rysunek 10.20. Utwórz tabelę z formułami wyznaczającymi punkty danych dla określonych zakresów

2.

Utworzyć tabelę do wykreślania punktów danych dla określonych zakresów. Powinna ona zawierać formuły widoczne w komórkach B8 i B9 (patrz rysunek 10.20). Następnie należy skopiować formuły dla wszystkich danych. Wartości widoczne dla poszczególnych miesięcy to efekt działania tych formuł.

3.

Dodać wiersz, w którym umieszczone będą bieżące wartości (patrz rysunek 10.21).

Rysunek 10.21. Dodaj wiersz, w którym umieszczone będą bieżące wartości

Te punkty danych zostaną użyte do wykreślenia linii trendu. 4.

Należy zaznaczyć całą tabelę z danymi i wstawić skumulowany wykres warstwowy.

5.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Wartości i wybrać z menu Zmień typ wykresu seryjnego. Po wyświetleniu okna dialogowego Zmienianie typu wykresu należy zmienić serię Wartości na wykres liniowy i umieścić go na osi pomocniczej (patrz rysunek 10.22). Po zatwierdzeniu zmiany seria Wartości będzie widoczna na wykresie jako linia.

6.

Usunąć z wykresu właśnie dodaną oś pomocniczą (pionowa oś po prawej stronie wykresu).

7.

Kliknąć serię danych Dolny limit i wybrać z menu Formatuj serię danych.

8.

W oknie dialogowym Formatowanie serii danych należy kliknąć ikonę Wypełnienie, a następnie wybrać Brak wypełnienia (patrz rysunek 10.23).

9.

Kliknąć prawym klawiszem myszy serię danych Górny limit i wybrać z menu Formatuj serię danych.

230

Część II  Stosowanie wykresów na pulpitach menedżerskich

Rysunek 10.22. Zmiana typu wykresu dla serii i umieszczanie osi pomocniczej Rysunek 10.23. Ukrywanie serii Dolny limit za pomocą formatowania

10.

W oknie dialogowym Formatowanie serii danych ustawić Szerokość przerwy na 0%.

Właśnie tak. To, co zostało do zrobienia, to formatowanie etykiet, kolorów i tym podobnych elementów.

Część III

Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane W tej części:  Rozdział 11. Projektowanie modelu danych  Rozdział 12. Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich  Rozdział 13. Użycie makr w raportach

232

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Rozdział 11.

Projektowanie modelu danych W tym rozdziale:  Konfigurowanie warstw danych, analiz i prezentacji  Wdrażanie najlepszych wzorców modeli danych  Rozbudowa funkcji Excela o dostarczanie danych  Rozszerzanie tabel Excela wraz z nowymi danymi

Model danych to fundament, na którym opiera się raport czy pulpit menedżerski. Zbieranie i analiza danych to właśnie tworzenie modelu danych, który zasila daną prezentację. W rozdziale omówiono, w jaki sposób zbudować wydajny model danych i zarządzać nim. Z następnych rozdziałów można nauczyć się, jak tworzyć superkomponenty dla pulpitu menedżerskiego, ale nie zdadzą się one na nic bez umiejętności tworzenia wydajnego modelu danych. Po tej uwadze — zaczynamy!

Tworzenie modelu danych Tworzenie wydajnego modelu danych nie jest tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. Problemem jest to, że większość ludzi poświęca zbyt mało czasu na przemyślenia związane z modelem, który ma obsługiwać końcowy produkt. Jeżeli w ogóle poświęcają temu zagadnieniu swoją uwagę, zwykle zaczynają od wyobrażenia sobie, jak będzie wyglądał ukończony pulpit, i dopiero wówczas zaczynają spoglądać na wcześniejsze etapy. Spróbuj więc odwrócić tę kolejność. Gdzie znajdują się dane źródłowe? Jak powinny być zorganizowane? Jakie obliczenia trzeba będzie wykonać? W jaki sposób ich rezultaty zostaną przeniesione na pulpit menedżerski? Jak będzie przebiegać aktualizacja raportu? Oczywiście, odpowiedzi na te pytania zależą od konkretnej sytuacji. Ale warto od nich zacząć.

234

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji Jedną z kluczowych koncepcji modelu danych jest zorganizowanie danych w trzech warstwach: danych, analiz i prezentacji. Chodzi o to, aby dane nie były zbyt upakowane w żadnej z wybranych metod ich prezentowania. Przyjrzymy się fakturze. Dane finansowe na niej zgromadzone nie są rzeczywistym źródłem informacji. Faktura to tylko prezentacja danych przechowywanych gdzieś w jakiejś bazie danych. Dane można uporządkować i wyświetlić na wiele sposobów: na wykresach, w tabelach, na pulpicie menedżerskim, a nawet na stronie internetowej. To wydaje się oczywiste, ale dla użytkowników Excela dane, analizy i prezentacja często zlewają się w jedno: końcowy projekt. Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie trzech warstw dla modelu danych. Wyobrazić sobie można te warstwy w postaci trzech arkuszy jednego skoroszytu Excela. I czasami rzeczywiście jest to dobry sposób na zbudowanie modelu danych. Jeden arkusz służy do przechowywania nieprzetworzonych danych wykorzystanych w raporcie; następny to obszar, w którym wykonywane są obliczenia, a ostatni służy do prezentowania końcowych danych. Na rysunku 11.1 przedstawiono trzy warstwy wydajnego modelu danych. Rysunek 11.1. W wydajnym modelu warstwy danych, analiz i prezentacji są od siebie oddzielone

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

235

Nie trzeba koniecznie umieszczać warstw danych, analiz i prezentacji w osobnych arkuszach. Dla małych modeli danych łatwiejsze może być umieszczenie danych w jednym obszarze arkusza, podczas gdy tablice etapowe znajdą się w innym obszarze tego samego arkusza.

Po co w ogóle zawracać sobie głowę tymi trzema warstwami? Wyobraźmy sobie, że dysponujemy tylko tabelą widoczną na rysunku 11.2. Zagmatwane tabele, takie jak ta na rysunku, są powszechnie spotykane. To kombinacja danych, obliczeń i prezentacji. W takim przypadku nie tylko jesteś ograniczony do konkretnej analizy, ale w dodatku nie można zapoznać się z jej szczegółami. I co zrobić, gdy potrzebna będzie analiza danych w kwartałach czy pojawi się konieczność wprowadzenia dodatkowego wymiaru? Zaimportować tabelę zawierającą więcej kolumn i wierszy? Jaki będzie miało to wpływ na model danych? Rysunek 11.2. Unikaj tworzenia niezmiennych tabel łączących w jedno dane, analizy i prezentacje

Wybranie łatwiejszej drogi i uniknięcie dodatkowej pracy poprzez nierozdzielenie warstw danych, analiz i prezentacji może srodze zemścić się później. Poświęćmy chwilę na zdefiniowanie każdej z warstw i określenie jej roli w tworzeniu własnego modelu danych.

Warstwa danych Jak widać na rysunku 11.1, na warstwę danych składają się nieprzetworzone dane zasilające pulpit menedżerski. Dane w tej warstwie zwykle są w takiej samej postaci, jak w źródle, z którego pochodzą. To oznacza, że w tej warstwie nie wykonuje się żadnych działań. Jak się jednak wkrótce okaże, nie wszystkie dane nadają się do utworzenia wydajnego modelu danych. I tak dane przedstawione na rysunku 11.3 są praktycznie bezużyteczne dla jakiejkolwiek innej analizy poza tą, która już się tam znajduje. Bo jak na przykład obliczyć i wyświetlić średnią dla sprzedaży wszystkich rowerów? Jak przygotować listę 10 najlepszych rynków? Rysunek 11.3. Nie wszystkie dane są dobrym materiałem dla warstwy danych

236

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Takie ustawienia zmuszają do wykonania wielu procesów ręcznie, co będzie problematyczne przy zarządzaniu raportem w kolejnych miesiącach. Wszystkie analizy obecne w tym raporcie, poza tymi na najwyższym poziomie, są w istocie bardzo proste, nawet jeśli użyto w nich skomplikowanych formuł. Co więcej: co się stanie, kiedy trzeba będzie przedstawić wielkość sprzedaży rowerów w poszczególnych miesiącach? Jeżeli Twój model danych wymaga analiz z użyciem danych, których nie ma w arkuszu, wówczas trzeba szukać innego źródła. Najlepiej byłoby, gdyby warstwa danych miała jedną z dwóch postaci:  Tabeli o prostej strukturze: dane uporządkowane są według wierszy i kolumn.

Każdy wiersz odpowiada zestawowi danych, czyli rekordowi. Każda kolumna to pole. Pole to unikalne dane w rekordzie. Na rysunku 11.4 przedstawiono te same dane, jak na rysunku 11.3, tyle że w tabeli o prostej strukturze. Tabele o prostej strukturze świetnie nadają się do modelowania danych w Excelu, ponieważ mogą zawierać wystarczająco dużo potrzebnych danych i wciąż umożliwiać stosowanie szerokiego zakresu formuł i obliczeń w warstwie analizy (SUMA, ŚREDNIA, WYSZUKAJ.PIONOWO, SUMA.JEŻELI — żeby wymienić tylko kilka formuł). W dalszej części rozdziału zostały omówione formuły, które mogą być przydatne w modelu danych. Rysunek 11.4. Tabela o prostej strukturze

 Dane w układzie tabelarycznym: idealne dla modeli danych ukierunkowanych

na tabele przestawne. Na rysunku 11.5 przedstawiono tabelaryczny zestaw danych. Podstawową różnicą pomiędzy tabelarycznym zestawem danych (patrz rysunek 11.5) a tabelą płaską jest to, że nazwy kolumn nie powtarzają danych z wierszy. Na rysunku 11.4 identyfikator miesią0ca jest zintegrowany z etykietą kolumny. A na rysunku 11.5 identyfikator miesiąca znajduje się w kolumnie Okres. Właśnie ta subtelna różnica w strukturze czyni tabelaryczny zestaw danych optymalnym źródłem do tworzenia tabel przestawnych. Dzięki temu mamy pewność, że najważniejsze funkcje tabeli przestawnej, czyli sortowanie i grupowanie, będą działały tak, jak powinny.

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

237

Rysunek 11.5. Tabelaryczny zestaw danych

Warstwa analizy W warstwie analizy znajdują się przede wszystkim formuły używane do przetwarzania danych, które to dane pobierane są z warstwy danych, a następnie umieszczane w sformatowanych tabelach (nazywanych tabelami tymczasowymi). To właśnie tabele tymczasowe zasilają komponenty w warstwie prezentacji danymi. W skrócie: arkusz zawierający warstwę analizy staje się obszarem tymczasowym, w którym dane są sumowane i nadawany jest im format odpowiedni do prezentacji w komponentach raportu. Z takiej konfiguracji płynie kilka korzyści:  Łatwo zaktualizować cały model danych poprzez proste zastąpienie

nieprzetworzonych danych ich nowszą wersją. Formuły w arkuszu analizy po prostu działają dalej, pobierając nowe dane.  Łatwo można dodawać kolejne analizy; wystarczy wprowadzić nowe kombinacje

formuł w arkuszu analiz. Jeżeli potrzebne będą dane, których nie ma w aktualnie posiadanych nieprzetworzonych danych, można po prostu dodać nową kolumnę na końcu i nie będzie to miało wpływu na warstwy analizy i prezentacji.

Warstwa prezentacji Warstwa prezentacji jest jak witryna sklepowa. Zawiera wszystkie wykresy, wizualizacje danych i komponenty pulpitu menedżerskiego, które chcesz pokazać odbiorcom. Warstwa ta jest najbardziej elastyczna, ponieważ można wybierać z mnóstwa dostępnych narzędzi, grafik czy wykresów, tak aby utworzyć styl dla pulpitu menedżerskiego. A ponieważ warstwa prezentacji jest zasilana z warstwy analizy, dane potrzebne dla każdego komponentu są zawsze zgodne co do treści i formatu.

238

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Najlepsze wzorce modeli danych Jedną z najlepszych cech Excela jest jego elastyczność. Można tworzyć zawiłe systemy obliczeń, łączyć komórki i formatować podsumowania tak, że współdziałając ze sobą, złożą się na ostateczną prezentację. Ale utworzenie udanego pulpitu menedżerskiego wymaga czegoś więcej niż tylko ubijania kolejnej porcji danych. Źle zaprojektowany model danych może tylko przysporzyć dodatkowej i niepotrzebnej pracy związanej z zarządzaniem i aktualizowaniem prezentacji. Z drugiej strony, efektywny model zdecydowanie uprości procesy miesięcznej aktualizacji bez ryzyka nadwyrężenia spójności pulpitu czy zdrowia jego administratora. Poniżej omówiono najlepsze wzorce tworzenia modeli danych, które pomogą rozpocząć projekt pulpitu menedżerskiego ze sporymi szansami na końcowy sukces.

Unikaj przechowywania zbędnych danych W rozdziale 1. można przeczytać o tym, że wskaźniki wykorzystane w pulpicie powinny bezwarunkowo realizować cel przyświecający jego powstaniu. Ta sama idea przyświeca modelowi danych. Należy importować tylko te dane, które są niezbędne do zrealizowania celu raportu czy pulpitu. W przekonaniu, że trzeba mieć pod ręką tak wiele danych, jak to tylko możliwe, wielu użytkowników Excela wprowadza do swoich arkuszy wszystkie informacje, jakie wpadną im w ręce. Tych użytkowników można poznać po 40-megabajtowych załącznikach do poczty elektronicznej. Pewnie widziałeś takie skoroszyty: dwa arkusze zawierające prezentacje i kolejnych sześć — ukrytych — z tysiącami wierszy danych, z których większość i tak nie jest używana. Są to w rzeczywistości bazy danych zapisane w arkuszach. Co złego jest w korzystaniu z tak wielu danych, jak to tylko możliwe? Oto kilka powodów, dla których należy tego unikać:  Zbędne dane zwiększają liczbę formuł. Jeżeli pobierane są nieprzetworzone

dane, trzeba je następnie agregować w Excelu. A to w nieunikniony sposób prowadzi do wzrostu liczby formuł, które trzeba wprowadzić, a później nimi zarządzać. Pamiętaj, że model danych to maszyna do prezentowania analiz, a nie obróbki nieprzetworzonych danych. Dane najlepiej sprawdzające się w warstwie prezentacji to takie, które zostały już zagregowane i zsumowane; można nimi łatwo zarządzać i przekazywać je do komponentów pulpitu menedżerskiego. Importowanie już zagregowanych danych (jeśli to tylko możliwe) jest najlepszym rozwiązaniem. Aby utworzyć raport obejmujący przychody z podziałem na regiony i miesiące, nie trzeba do tego celu importować do modelu danych wszystkich przeprowadzanych transakcji. Lepiej użyć tabeli ze zagregowanymi danymi dotyczącymi regionu, miesiąca, wartości transakcji i przychodów.  Nadmiar danych obniża wydajność warstwy prezentacji. Innymi słowy:

ponieważ pulpit menedżerski jest zasilany przez model danych, to trzeba zarządzać tym modelem, pozostając niewidocznym (na przykład za pomocą ukrytego arkusza). Pomijając fakt, że spowoduje to znaczące zwiększenie rozmiarów pliku, to wprowadzenie zbyt wielu danych do modelu może

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

239

spowodować spadek wydajności samego pulpitu. Dlaczego? Podczas otwierania pliku Excela cała jego zawartość jest wczytywana do pamięci RAM, aby zapewnić szybki dostęp do danych i ich przetwarzanie. Mankamentem tego rozwiązania jest spore zapotrzebowanie na pamięć, nawet w przypadku niewielkich zmian w arkuszu. Być może zauważyłeś, że kiedy zlecisz Excelowi wykonanie obliczeń na dużej dawce danych, w ich trakcie program wolniej reaguje, a na pasku stanu pojawia się wskaźnik postępu. Im więcej danych, tym większe mogą być opóźnienia.  Zbędne informacje ograniczają też skalowalność modelu danych. Załóżmy,

że pracujesz w niewielkiej firmie i w swoim modelu danych zamieszczasz informacje o comiesięcznych transakcjach. Każdego miesiąca przybywa 80 tysięcy wierszy z danymi. Z czasem udało się utworzyć solidny zestaw procedur, makr i tabel przestawnych potrzebnych do analizowania danych przechowywanych w arkuszu. Co się stanie po roku? Utworzysz nowy arkusz? W jaki sposób poddasz analizie dane z dwóch arkuszy tak, aby były traktowane jako całość? Czy wcześniejsze formuły będą wystarczające? Czy trzeba będzie napisać nowe makra? Można uniknąć wszystkich tych komplikacji, importując tylko zagregowane dane potrzebne do osiągnięcia podstawowego celu raportu.

Używaj arkuszy do dokumentowania i tworzenia modelu danych Chęć umieszczenia całego modelu danych na jednym arkuszu jest zrozumiała. Sprawowanie nadzoru nad jednym arkuszem jest dużo prostsze niż nad kilkoma. Jednak zawężenie modelu danych do jednego arkusza ma swoje ograniczenia. Oto kilka z nich:  Obniża jakość analiz. Ograniczenie się do jednego arkusza, ze względu na jego

ograniczenia objętościowe, może narzucić podobne limity wykonywanej analizy. Rozważ dodanie kolejnych arkuszy do modelu danych, aby uzyskać miejsce na dodatkowe dane i analizy, na które może zabraknąć miejsca, gdyby pozostać tylko przy jednym arkuszu.  Może spowodować utworzenie niewłaściwego modelu danych. Podczas pracy

z dużymi ilościami danych potrzebnych jest wiele tabel tymczasowych do agregacji i obróbki nieprzetworzonych danych, tak aby mogły one zostać przekazane do komponentów pulpitu menedżerskiego. Przy korzystaniu z jednego arkusza tabele tymczasowe trzeba umieścić poniżej lub po prawej stronie danych. Choć dzięki temu zebrane zostaną wszystkie elementy potrzebne do zasilania danymi warstwy prezentacji, to jednak trzeba będzie sporo wysiłku, aby dostać się do konkretnych danych i odnaleźć te, które akurat będą potrzebne. To zdecydowanie utrudnia poznanie modelu danych i zarządzanie nim. Dlatego warto korzystać z dodatkowych arkuszy do przechowywania tabel tymczasowych, szczególnie w modelach zawierających duże ilości danych zajmujących dużo miejsca.  Ograniczenie objętości dokumentacji, którą można dołączyć. Szybko przekonasz

się, że Twój model danych łatwo zmienił się w system wzajemnie przenikających się łączy pomiędzy komponentami, zakresów wejścia i wyjścia oraz formuł. Oczywiście, wszystko wydaje się mieć sens podczas tworzenia modelu, ale spróbuj wrócić do tego za kilka miesięcy. Okaże się, że nie pamiętasz, do czego służą poszczególne zakresy danych i jak każdy z nich współdziała z warstwą prezentacji. Aby uniknąć

240

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

A jeśli już mowa o dokumentacji… Inną metodą udokumentowania logiki modelu danych jest nieco swobodniejsze wykorzystanie komentarzy i etykiet. To zdumiewające, jak kilka dodatkowych komentarzy i etykiet może ułatwić zapoznanie się z modelem danych. Chodzi o to, aby układ i struktura pozostały czytelne nawet dla modelu przygotowanego dawno temu. Warto też rozważyć użycie kolorów do identyfikacji zakresów danych. Dzięki temu wystarczy rzut oka na zakres komórek i będzie można szybko zorientować się, z czym dany zakres jest powiązany. W razie zastosowania tego dobrego wzorca każdy zakres danych oznaczony powinien być innym kolorem. I tak na przykład koloru żółtego można użyć do oznaczenia tabel tymczasowych przechowujących dane używane w wykresach i tabelach warstwy prezentacyjnej. Z kolei szary może być użyty dla formuł, które nie powinny być zmieniane; fioletowy dla tabel odwołań używanych do wyszukiwania czy list rozwijanych. Oczywiście, wybór kolorów to sprawa zupełnie dowolna; można im przypisywać dowolne znaczenia. Ważne jest, aby móc graficznie rozróżnić zakresy używanych w modelu danych. W przypadku wykorzystywania kolorów ważne jest, aby w dokumentacji opisać znaczenie każdego z nich.

tego problemu, rozważ dołączenie do modelu danych jego mapy. Mapa modelu zbiera informacje na temat zakresów najważniejszych danych oraz umożliwia opisanie ich interakcji z komponentami raportującymi w warstwie prezentacji. Jak widać na rysunku 11.6, mapa modelu to nic ekstrawaganckiego; to po prostu tabela, w której umieszczono najważniejsze informacje na temat używanych zakresów danych. Rysunek 11.6. Mapa modelu zawiera szkic dokumentujący jego działanie

Do mapy można dołączyć każdą informację, która wyda Ci się właściwa. Utworzenie mapy ma na celu posiadanie zwięzłego przewodnika po elementach modelu danych.

Przetestuj model danych przed tworzeniem komponentów To jedna z najlepszych praktyk. Nim zaczniesz tworzyć komponenty do pulpitu, upewnij się, że model danych robi to, czego od niego oczekujesz. Podążając tą ścieżką, należy zwrócić uwagę na kilka spraw:  Przetestowanie formuł, aby mieć pewność, że działają one poprawnie.

Trzeba sprawdzić, czy formuły nie generują komunikatów błędów i czy podają właściwe i oczekiwane wyniki.  Sprawdź dwa razy podstawowe dane, aby mieć pewność, że są kompletne.

Trzeba sprawdzić, czy podczas importu do Excela nie są gdzieś „obcinane”. Upewnij się też, że każda kolumna z danymi posiada poprawną etykietę.

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

241

 Trzeba też sprawdzić formatowanie cyfr i należy to zrobić we wszystkich

polach, w których ma być ono zastosowane. Należy się upewnić, że daty są wyświetlane jako daty, że waluty posiadają odpowiednie skróty literowe oraz że jest wyświetlana odpowiednia liczba cyfr po przecinku. Oczywistym celem powyższych czynności jest uniknięcie błędów, które mogą skomplikować sytuację później.

Funkcje Excela do wykorzystania w modelu danych Jak już wspomnieliśmy, optymalny model danych użyty w pulpicie menedżerskim rozdziela warstwy danych, analiz i prezentacji od siebie. Choć oczywiście wszystkie trzy warstwy są ważne, to jednak w warstwie analiz dzieje się najwięcej. Jej głównym zadaniem jest pobieranie informacji z warstwy danych i ich opracowywanie w tabelach tymczasowych tak, aby następnie mogły zostać przeniesione do wykresów, tabel i innych komponentów pulpitu menedżerskiego. Aby proces ten był efektywny, trzeba wykorzystać formuły, które posłużą jako mechanizm transportujący dane do miejsc przeznaczenia. Jak wiadomo, informacje, których potrzebujesz, znajdują się w warstwie danych (najczęściej w tabeli ze zagregowanymi danymi). Formuły do przekazywania danych zostały zaprojektowane do pobierania i umieszczania danych w warstwie analizy, gdzie są przetwarzane i formatowane. Fajne jest to, że po ustawieniu tych formuł warstwa analizy będzie aktualizowana każdorazowo po wprowadzeniu zmian w warstwie danych. Poniżej omówiono kilka funkcji Excela szczególnie przydatnych w formułach związanych z dostarczaniem danych. Po przeanalizowaniu zaprezentowanych przykładów sposób ich działania będzie jaśniejszy.

Tablice — informacje Poniżej często będzie pojawiać się termin tablica. Tablica (inaczej tabela odwołań) to po prostu zestaw danych uporządkowany tak, aby łatwo można było uzyskać z niego potrzebne dane. W omówionym wcześniej przykładzie tablica to warstwa danych. Tablica może mieć kilka postaci:  Jedna kolumna lub wiersz: w takiej formie możemy mieć listę nazwisk

kierowników, której używać będziemy do wyszukiwania odpowiedniej osoby na podstawie jej nazwiska czy pozycji w kolumnie.  Zakres z wieloma kolumnami: możemy dysponować tabelą zawierającą numer

produktu oraz cenę. Takiej tablicy można używać jako odnośnika do wyszukiwania konkretnych cen na podstawie numeru produktu. W takim przypadku potrzebna będzie formuła, która na podstawie numeru pobierze odpowiednią cenę.

242

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane  Tablica pozycji: w niektórych przypadkach może zaistnieć potrzeba wyszukania

wartości na podstawie ich położenia w tablicy. Przyjmijmy, że trzeba odnaleźć przychody uzyskane w czternastym tygodniu roku. Jeżeli w tabeli znajdują się dane dla każdego tygodnia, w dodatku ułożone chronologicznie, wówczas będzie można po prostu pobrać wartość z czternastej komórki.

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje zadaną wartość w pierwszej kolumnie tablicy, a następnie zwraca wartość w innej kolumnie tablicy; tabela musi być w układzie pionowym. Na rysunku 11.7 tabela po lewej stronie zawiera informacje na temat sprzedaży produktów w poszczególnych miesiącach z uwzględnieniem ich numeru. W dolnej tabeli przypisano numery do konkretnych produktów. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO połączy właściwą nazwę produktu z jego numerem.

Rysunek 11.7. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje właściwą nazwę produktu zgodnie z jego numerem

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO — podstawy Aby zrozumieć działanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, warto poświęcić chwilę i zapoznać się z jej składnią. Do działania funkcja potrzebuje następujących argumentów: WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela-tablica;nr_kolumny;[przeszukiwany_zakres])

 szukana_wartość: to wartość, którą chcesz znaleźć w pierwszej kolumnie tablicy. Na rysunku 11.7 szukana_wartość to numer produktu. Jest to też pierwszy

argument dla wszystkich formuł w kolumnie C (patrz rysunek 11.7).  tabela-tablica: obszar, w którym znajduje się przeszukiwana tablica.

Na rysunku 11.7 jest to zakres komórek D16:E22. Warto zwrócić uwagę, że aby funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zadziałała, lewa kolumna musi zawierać pasujące wartości. I tak jeżeli tymi wartościami są numery produktów, muszą się one znajdować w pierwszej kolumnie przeszukiwanej tablicy. Należy też używać odwołań

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

243

bezwzględnych. To oznacza, że odwołania do kolumn i wierszy muszą być poprzedzone znakiem dolara ($); tak jak w przypadku $D$16:$E$22. Dzięki temu uzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułę w dół lub w poprzek arkusza.  nr_kolumny: numer kolumny z przeszukiwanej tablicy zawierającej dopasowane

wartości. Na rysunku 11.7 druga kolumna (H) zawiera nazwy produktów, dlatego jej numer jest użyty w formule. Gdyby nazwa produktów znalazła się w czwartej kolumnie w przeszukiwanej tabeli, wówczas do formuły należałoby wstawić cyfrę 4.  przeszukiwany_zakres (opcjonalnie): za pomocą tego elementu można określić,

czy potrzebne są dokładne dopasowania, czy wystarczą przybliżone. Jeśli potrzebne są dokładne dopasowania, wówczas jako argument należy podać FAŁSZ. Jeżeli oczekujemy dopasowań przybliżonych, wówczas jako argumentu należy użyć PRAWDA.

Dodawanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do modelu danych Za pomocą kilku formuł WYSZUKAJ.PIONOWO oraz prostej listy rozwijanej można utworzyć model danych, który nie tylko będzie poprawnie dostarczał dane do tabel tymczasowych, ale umożliwi też dynamiczną zmianę sposobu ich wyświetlania w zależności od wyboru użytkownika. Na rysunku 11.8 przedstawiono ustawienia.

Rysunek 11.8. Wykorzystanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO do pozyskania informacji i zmiany sposobu wyświetlania danych

244

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Aby obejrzeć efekt tych ustawień w działaniu, należy pobrać z serwera FTP (ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip) plik Rozdział 2 przykłady.xlsx i po jego otwarciu przejść do arkusza WYSZUKAJ.PIONOWO.

Warstwa danych na rysunku 11.8 mieści się w komórkach A9:F209. Warstwa analiz w komórkach E2:F6. Warstwa danych zawiera wszystkie formuły odpowiedzialne za pobranie odpowiednich danych. Jak widać, po wybraniu pozycji Chevron w komórce C3, formuły WYSZUKAJ.PIONOWO pobiorą dane dla firmy Chevron z warstwy danych. Być może zauważyłeś, że formuły funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO na rysunku 11.8 ustawiają argument tablica na komórki $C$9:$F$5000. Oznacza to, że przeszukiwana przez formułę tabela rozciąga się od komórki C9 do F5000. To może wydawać się dziwne, ponieważ tabela kończy się na komórce F209. Po co zmuszać funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO do sprawdzania tak odległych obszarów zlokalizowanych na końcu tabeli? Pamiętaj, że w rozdzieleniu warstw danych i analizy chodzi o to, żeby obliczenia były wykonywane automatycznie również wówczas, gdy dane zostaną zaktualizowane. Dzięki temu, gdy pojawią się dane z następnego miesiąca, wystarczy po prostu zmienić warstwę danych, bez konieczności dokonywania zmian w warstwie analizy. Umieszczając w formule WYSZUKAJ.PIONOWO więcej wierszy, niż zawiera aktualna warstwa danych, mamy pewność, że nie przydarzy się żadna katastrofa, gdy ilość danych się zwiększy. W dalszej części rozdziału („Praca z tabelami Excela”) można znaleźć informacje, jak za pomocą funkcji dostępnych w Excelu radzić sobie z powiększającymi się tabelami.

Listy rozwijane W przykładzie widocznym na rysunku 11.8 model danych umożliwia wybór klienta (pole Konto) z listy rozwijanej — wystarczy kliknąć komórkę C3. Nazwa klienta służy jako wyszukiwana wartość dla formuły WYSZUKAJ.PIONOWO. Zmiana wybranego klienta powoduje pobranie nowego zestawu danych z warstwy danych. Dzięki temu można łatwo i szybko przełączać się pomiędzy różnymi klientami bez konieczności ich zapamiętywania i wpisywania. Ale nie chodzi tu tylko o kosmetyczne wstawki. Jest całkiem sporo praktycznych powodów wykorzystywania list rozwijanych w modelu danych. Wiele modeli korzysta z kilku warstw analiz. Choć każda z nich jest inna, często poruszają się one wokół współdzielonych wymiarów, takich jak nazwa klienta, rynek czy region. Kiedy pracujemy z modelem danych raportującym finanse, statystykę pracy czy obroty, chcemy mieć pewność, że kiedy model podaje dane finansowe dla regionu południowego, statystyki dotyczące pracy są podawane dla tego samego regionu. Najprościej upewnić się o tym, wymuszając w formułach użycie tego samego wymiaru dla odwołań. Jeżeli komórka C3 służy do przełączania się między klientami, wszystkie analizy dotyczące klientów powinny być powiązane właśnie z tą komórką. Lista rozwijana umożliwia zdefiniowanie istotnych zmiennych przechowywanych w pojedynczej komórce. Dzięki niej można łatwo przełączać się między wymiarami podczas tworzenia i testowania wielu warstw analiz.

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

245

Dzięki funkcji sprawdzania poprawności danych dodawanie listy rozwijanej w Excelu jest stosunkowo proste. Aby dodać listę rozwijaną do arkusza, należy: 1.

Kliknąć kartę Dane na Wstążce.

2.

Następnie kliknąć przycisk Poprawność danych.

3.

W oknie Sprawdzanie poprawności danych (patrz rysunek 11.9) przejść do zakładki Ustawienia.

Rysunek 11.9. Mechanizmu sprawdzania poprawności danych można użyć do tworzenia uprzednio zdefiniowanych zmiennych dla modelu danych

4.

Z listy Dozwolone wybrać pozycję Lista.

5.

W polu Źródło wprowadzić zakres komórek zawierających predefiniowaną listę.

6.

Kliknąć OK.

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO to mniej popularna kuzynka funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Jak łatwo się domyślić, odpowiedzialna jest za wyszukiwanie w tabelach w układzie horyzontalnym. Większa popularność funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO bierze się stąd, że w Excelu zdecydowanie częściej wykorzystuje się układ pionowy. Ale nie zawsze; są struktury danych wymagające poziomego układu i właśnie wówczas z pomocą przychodzi funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO. Funkcja przeszukuje wskazaną tablicę w poszukiwaniu pojedynczych wartości z wiersza z danymi, w którym nazwa kolumny spełnia zadane kryteria.

Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO — podstawy Na rysunku 11.10 przedstawiono typowy scenariusz wykorzystania formuły WYSZUKAJ. POZIOMO. W tabeli w komórkach C6 i D6 mają znaleźć się wartości dla marca i czerwca za rok 2012. Formuła WYSZUKAJ.POZIOMO wykorzystuje nazwy kolumn do odnalezienia właściwych miesięcy, a następnie lokalizuje dane z roku 2012, sprawdzając komórki w dół. W tym przypadku dane z roku 2012 znajdują się w 4. wierszu tabeli, dlatego właśnie ta cyfra pojawia się w tabeli.

246

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rysunek 11.10. Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO pomaga odnaleźć dane z miesięcy marca i czerwca w przeszukiwanej tabeli

Aby lepiej poznać sposób działania tej funkcji, przyjrzyjmy się jej składni. WYSZUKAJ.POZIOMO(szukana_wartość;tabela_tablica;nr_indeksu_wiersza; [przeszukiwany_zakres])

 szukana_wartość: to wartość, którą chcemy znaleźć. W większości przypadków

jest to nazwa danej kolumny. W powyższym przykładzie (patrz rysunek 11.10) w to miejsce należy wstawić nazwy kolumn. To wskaże funkcji odpowiednią kolumnę w przeszukiwanej tabeli.  tabela-tablica: obszar, w którym znajduje się przeszukiwana tablica.

Na rysunku 11.10 jest to zakres komórek B9:H12. Tak jak w przypadku omawianej wcześniej funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, używane tu odwołania są bezwzględne. To oznacza, że odwołania do kolumn i wierszy muszą być poprzedzone znakiem dolara ($); tak jak w przypadku $B$9:$H$12. Dzięki temu uzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułę w dół lub w poprzek arkusza.  nr_indeksu_wiersza: numer wiersza zawierającego wyszukiwane wartości.

Na rysunku 11.10 rok 2012 jest umieszczony w 4. wierszu przeszukiwanej tabeli, dlatego w formule użyto cyfry 4.  przeszukiwany_zakres: argument określa, czy potrzebne są dokładne dopasowania,

czy wystarczą przybliżone. Jeśli potrzebne są dokładne dopasowania, wówczas jako argument należy podać FAŁSZ. Jeżeli oczekujemy dopasowań przybliżonych, wówczas jako argumentu należy użyć PRAWDA.

Wprowadzanie funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO do modelu danych Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO jest szczególnie przydatna dla struktur danych używanych do wykresów czy innych rodzajów raportów. Prosty przykład przedstawiono na rysunku 11.11. Dzięki funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO nieprzetworzone dane umieszczone w dolnej tabeli zostają umieszczone w tabeli tymczasowej w górnej części rysunku. Kiedy nieprzetworzone dane zostaną zaktualizowane czy zmienione, zmiana będzie automatycznie wprowadzona w tabeli tymczasowej.

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

247

Rysunek 11.11. W tym przykładzie formuła WYSZUKAJ.POZIOMO pobiera i przetwarza informacje bez naruszania nieprzetworzonych danych

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW znajduje się obecnie w kategorii formuł Excela Matematyczne i trygonometryczne. Ponieważ jej podstawowym celem jest obliczanie sumy pomnożonych składników, większość użytkowników nie wie, że można ją stosować również do wyszukiwania danych. Tej uniwersalnej formuły można z powodzeniem używać w większości modeli danych.

Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW — podstawy Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW jest zaprojektowana do mnożenia wartości składników w dwóch i więcej tablicach, a następnie obliczenia sumy ich iloczynów. Na rysunku 11.12 przedstawiono typowy scenariusz, w którym ta formuła się sprawdza. Rysunek 11.12. Bez wykorzystania formuły SUMA.ILOCZYNÓW proces uzyskiwania wyniku jest dwustopniowy: najpierw trzeba przemnożyć cenę przez ilość, a następnie zsumować rezultaty

248

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Przedstawiono tam zwykłą analizę, w której potrzebna jest informacja na temat wartości sprzedaży w latach 2012 i 2011. Aby uzyskać wartość dla każdego roku, należy najpierw pomnożyć cenę przez ilość, co da nam wartość sprzedaży dla każdego regionu. Po zsumowaniu tych wyników uzyskamy wartość sprzedaży w danym roku. Dzięki omawianej formule pełne obliczenie można wykonać za pomocą jednej funkcji. Na rysunku 11.13 przedstawiono tę samą analizę z wykorzystaniem formuły SUMA.ILOCZYNÓW. Zamiast używać 11 formuł, można ograniczyć się do 3! Rysunek 11.13. Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW pozwala wykonać te same obliczenia za pomocą 3 formuł zamiast 11

Składnia funkcji SUMA.ILOCZYNÓW jest zupełnie prosta: SUMA.ILOCZYNÓW(tablica1;tablica2; [tablica3];...)

Argument tablica to zakres danych, które zostaną przemnożone, a później zsumowane. W formule można użyć od 2 do 255 tablic. Zawartość tablic jest mnożona, a uzyskane wyniki dodawane do siebie. Jedyna ważna zasada, którą trzeba zapamiętać, brzmi: tablice muszą mieć taką samą liczbę mnożonych wartości. Innymi słowy, nie można użyć funkcji SUMA.ILOCZYNÓW, jeżeli w tablicy A jest 10 wartości, a w tablicy B 11. W takim przypadku zostanie zwrócony komunikat błędu #ARG!.

Dodatkowe informacje o funkcji SUMA.ILOCZYNÓW Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW jest o tyle interesująca, że można jej użyć do filtrowania wybranych wartości. Na rysunku 11.14 widać dokładniej, co mam na myśli. Rysunek 11.14. Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW może być używana do filtrowania danych na podstawie założonych kryteriów

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

249

Formuła w komórce F12 podaje łączną ilość tylko dla regionu Północ. Tymczasem w komórce F13 znajduje się łączna ilość dla regionu Północ w roku 2011. Aby zrozumieć, jak to działa, trzeba przyjrzeć się formule z komórki F12 widocznej na rysunku 11.14. Formuła wygląda następująco: SUMA.ILOCZYNÓW((C3:C10="Północ")*(E3:E10)). W Excelu argument PRAWDA odpowiada wartości 1, a FAŁSZ to 0. Każda wartość w kolumnie C równa wartości "Północ" to odpowiednio PRAWDA lub 1. Jeżeli wartość nie jest równa "Północ", to oznacza FAŁSZ lub 0. Część formuły C3:C10="Północ" sprawdza wszystkie wartości w zakresie C3:C10, przypisując im odpowiednio wartości 1 lub 0. Następnie formuła SUMA.ILOCZYNÓW zmienia to do postaci: (1*E3)+(0*E4)+(0*E5)+(0*E6)+(1*E7)+(0*E8)+(0*E9)+(0*E10)

Daje to w efekcie 1628, ponieważ następna formuła daje taki sam wynik. (1*751)+(0*483)+(0*789)+(0*932)+(1*877)+(0*162)+(0*258)+(0*517)

Wprowadzanie funkcji SUMA.ILOCZYNÓW do modelu danych Excel zdążył nas już przyzwyczaić, że wprowadzanie kryteriów do formuł nie jest zbyt skomplikowane. Zamiast stosowania wartości "Północ" w formule SUMA.ILOCZYNÓW, wystarczy wskazać komórkę zawierającą filtr wartości. Wyobraźmy sobie, że komórka A3 zawiera słowo "Północ", dzięki czemu można użyć (C3:C10=A3) zamiast (C3:C10="Północ"). W ten sposób można dynamicznie zmieniać kryteria filtrowania, zachowując spójność formuły. Na rysunku 11.15 przedstawiono, jak użyć tej metody do umieszczenia danych w tabeli tymczasowej na podstawie wielu kryteriów. Istotne jest, że każda z przedstawionych tam formuł SUMA.ILOCZYNÓW odwołuje się do komórki B3 lub C3, tak aby filtrować wg Konta czy Linii produktu. Do komórek B3 i C3 można zastosować mechanizm sprawdzania poprawności danych, czyli omawianą już wcześniej listę rozwijaną, i za jego pomocą łatwo zmieniać kryteria wyszukiwania.

Funkcja WYBIERZ Funkcja WYBIERZ zwraca wartość z danej listy na podstawie numeru określonej pozycji. I tak na przykład jeżeli użyjemy formuły WYBIERZ(3; "Czerwony"; "Żółty"; "Zielony"; "Niebieski"), wówczas Excel zwróci wartość Zielony, ponieważ jest to trzecia pozycja na liście wartości. Analogicznie formuła WYBIERZ(1; "Czerwony"; "Żółty"; "Zielony"; "Niebieski") da wynik Czerwony. Choć na pierwszy rzut oka nie wygląda to specjalnie użytecznie, to jednak zastosowanie tej funkcji w modelu danych może wyraźnie go usprawnić.

Funkcja WYBIERZ — podstawy Na rysunku 11.16 przedstawiono, jak funkcja WYBIERZ może wskazać i wydobyć liczby z określonego zakresu komórek. Zamiast używać niewygodnych wartości, jak Czerwony czy Zielony, można po prostu użyć odwołania do komórki jako wartości do wyboru.

250

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rysunek 11.15. Funkcja SUMA.ILOCZYNÓW może zostać użyta do pobierania zsumowanych wartości z warstwy danych i umieszczania ich w tabelach tymczasowych Rysunek 11.16. Funkcja WYBIERZ umożliwia odszukanie wartości ze zdefiniowanego zestawu

Aby zrozumieć działanie funkcji WYBIERZ, warto poświęcić chwilę i zapoznać się z jej składnią. WYBIERZ(nr_arg; wartość1; [wartość2]...)

 nr_arg: umożliwia wybranie numeru pozycji, która zostanie wybrana z listy

wartości. Jeżeli potrzebna jest 3. pozycja, wówczas ten argument powinien przybrać wartość 3. Argument nr_arg nie może wykraczać poza ogólną liczbę wszystkich wartości na zdefiniowanej liście. Oznacza to, że jeżeli lista zawiera dziesięć pozycji, argument nie może być większy niż 10.

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

251

 wartość: element listy, z której funkcja WYBIERZ dokonuje wyboru. Argumentami

mogą być: tekst, odwołania do komórek, zdefiniowane nazwy, formuły i funkcje. Począwszy od Excela 2007, funkcja WYBIERZ może zawierać do 255 argumentów wartość. W Excelu 2003 liczba tych argumentów ograniczona jest do 29.

Wprowadzanie funkcji WYBIERZ do modelu danych Funkcja WYBIERZ jest szczególnie przydatna w modelach danych łączących informacje z wielu warstw danych. Na rysunku 11.17 przedstawiono, jak funkcja WYBIERZ pomaga zebrać dane razem.

Rysunek 11.17. Dzięki formule WYBIERZ można mieć pewność, że odpowiednie dane są równocześnie pobierane z wielu źródeł danych

W tym przykładzie mamy dwie tabele z danymi: Przychody oraz Przychody netto. Każda zawiera wartości dla oddzielnych regionów. Celem jest stworzenie tabeli tymczasowej zbierającej dane z obu tabel, dzięki czemu uzyskujemy łączne dane dotyczące wybranego regionu. Aby zrozumieć, co się właściwie dzieje, trzeba przyjrzeć się formule z komórki F3 widocznej na rysunku 11.17. Formuła to: WYBIERZ($C$2,F7,F8,F9,F10). Argument nr_arg to odwołanie do wartości w komórce C2, która to wartość jest akurat numerem 2. Jak widać na rysunku, w komórce C2 znajduje się formuła WYSZUKAJ.PIONOWO, pobierająca kody dla wybranego regionu. Lista zdefiniowanych wyborów dla formuły WYBIERZ to odwołanie do komórek zawierających przychody dla każdego z regionów (komórki: F7, F8, F9 i F10). Formułę w komórce F3 można więc zapisać jako: WYBIERZ(2, 27474, 41767, 18911, 10590). A ostatecznym wynikiem jest 41 767.

252

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Praca z tabelami Excela Jednym z wyzwań, które można napotkać podczas tworzenia modelu danych, są rozrastające się tabele danych. Oznacza to, że podczas dodawania nowych informacji zwiększa się liczba rekordów. Przyjrzyjmy się rysunkowi 11.18. Widoczna jest na nim prosta tabela będąca źródłem danych dla wykresu słupkowego. W tabeli umieszczono dane dla miesięcy od stycznia do czerwca. Rysunek 11.18. Ta tabela prawdopodobnie będzie rozrastać się co miesiąc

W przyszłym miesiącu w tabeli zapewne pojawią się dane za lipiec. W takim przypadku trzeba będzie ręcznie zaktualizować wykres, tak aby zostały one do niego włączone. A teraz wyobraź sobie, że masz ten sam problem w modelu danych zawierającym wiele tabel i połączonym z wieloma tabelami tymczasowymi i komponentami pulpitu menedżerskiego. Oczywiste jest, że wprowadzanie odpowiednich zmian co miesiąc będzie bardzo żmudnym i męczącym procesem. Aby rozwiązać ten problem, należy wykorzystać specjalną funkcję związaną z tabelami, czyli Tabele programu Excel (ciekawe, ile czasu poświęcili na wymyślenie tej nazwy). Umożliwia ona konwertowanie zakresu danych w tabelę, która będzie przetwarzana niezależnie od innych wierszy i kolumn arkusza. Po dokonaniu konwersji Excel traktuje każdą komórkę tabeli jako pojedynczy obiekt posiadający funkcjonalności, których pozbawiony jest zwykły zakres danych. Są to następujące funkcje:  Lista rozwijana w nagłówku kolumny, która umożliwia łatwe filtrowanie

i sortowanie danych.  Wiersz sumy, w którym można wyświetlić różnego rodzaju podsumowania.  Możliwość zastosowania formatowania niezależnego od pozostałej części arkusza.  Możliwość automatycznego poszerzania zakresów, tak aby przyjąć nowe dane

(kluczowe dla modelowania danych).

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

253

Funkcja wstawiania tabeli była już dostępna w Excelu 2003, choć występowała pod inną nazwą. Można ją było znaleźć w menu Dane/Lista. Korzyścią z tego faktu jest to, że tabele wstawione w programie Excel 2003 są w pełni kompatybilne z późniejszymi wersjami programu.

Konwertowanie zakresu komórek na tabelę programu Excel Aby przekonwertować zakres komórek w tabelę programu Excel, należy kolejno: 1.

Zaznaczyć zakres komórek zawierający dane, które mają zostać włączone do tabeli programu Excel.

2.

Na karcie Wstawianie umieszczonej na Wstążce kliknąć przycisk Tabela. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli (patrz rysunek 11.19).

Rysunek 11.19. Konwertowanie zakresu danych na tabelę programu Excel

3.

W oknie dialogowym Tworzenie tabeli należy sprawdzić, czy wprowadzony jest poprawny zakres danych, i określić, czy pierwszy wiersz zaznaczonego zakresu to wiersz nagłówka.

4.

Kliknij OK.

Po zakończeniu procesu konwersji da się zauważyć kilka małych zmian. Excel umieścił listę rozwijaną w każdym wierszu nagłówka; komórki w tabeli zostały sformatowane odmiennie niż reszta danych; a każdemu nagłówkowi bez nazwy została ona nadana przez program. Tabeli programu Excel można używać jako źródła danych dla wykresów, tabeli przestawnych, list rozwijanych i wszystkich innych elementów, dla których zwykle używa się zakresu danych. Na rysunku 11.20 wykres słupkowy został połączony z tabelą programu Excel. I jeszcze ciekawostka. Kiedy do tabeli dodawane są dane, Excel automatycznie poszerza jej zakres i uwzględnia nowe dane w podłączonych obiektach. Znaczy to tyle, że każdy wykres czy tabela przestawna połączona z tabelą programu Excel automatycznie pobierze nowe dane bez konieczności interwencji użytkownika.

254

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rysunek 11.20. Tabeli programu Excel można używać jako źródła danych dla wykresów, tabel przestawnych, nazwanych zakresów danych i tym podobnych

Jeżeli na przykład dodamy miesiące lipiec i sierpień na końcu tabeli programu Excel, wykres automatycznie zostanie zaktualizowany o nowe dane. Na rysunku 11.21 dodałem lipiec bez danych i sierpień z pewnymi kwotami, aby pokazać, w jaki sposób program pobiera dane z nowych rekordów i umieszcza na wykresie. Rysunek 11.21. Tabele programu Excel automatycznie zmieniają swoją wielkość, kiedy pojawią się nowe dane

Warto chwilę zastanowić się, co tabele programu Excel oznaczają dla modelu danych. Nie trzeba zmieniać konfiguracji tabel przestawnych, wykresy automatycznie pobierają nowe dane, a zakresy utrzymują spójność niezależnie od zmian.

Rozdział 11.  Projektowanie modelu danych

255

Konwertowanie tabeli programu Excel na zakres komórek Aby przekonwertować tabelę programu Excel z powrotem na zakres komórek, należy wykonać następujące czynności: 1.

2.

Umieścić kursor w którejkolwiek komórce tabeli programu Excel; na Wstążce zostaną wyświetlone karta Projektowanie i dodatkowa karta Narzędzia tabel.

Kliknąć przycisk Konwertuj na zakres (patrz rysunek 11.22).

Rysunek 11.22. Aby usunąć funkcje związane z tabelami programu Excel, należy przekonwertować taką tabelę z powrotem w zakres 3.

Kiedy zostanie wyświetlone okno z prośbą o potwierdzenie, kliknąć Tak.

Każdy obiekt połączony z zakresem (tabela przestawna, wykres itd.) wciąż będzie działał. Jednakże dodanie danych do tabeli lub ich usunięcie nie spowoduje jego automatycznej aktualizacji.

256

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rozdział 12.

Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich W tym rozdziale:  Kontrolki formularza — wprowadzenie  Stosowanie formantu przycisku  Stosowanie pola wyboru do przełączania serii na wykresie  Stosowanie przycisku opcji do filtrowania widoków  Stosowanie pola kombi do kontrolowania wielu tabel przestawnych  Stosowanie pola listy do kontrolowania wykresów

Dzisiaj przedsiębiorcy coraz częściej chcą mieć możliwości przechodzenia z jednego widoku danych na inny za pomocą prostych list wyboru. Dla tych z nas, którzy zajmują się tworzeniem raportów i pulpitów menedżerskich, to oczekiwanie niesie ze sobą zupełnie nowy zestaw problemów. Najważniejsze pytanie to jak obsłużyć użytkownika, który chce mieć do dyspozycji wiele widoków wielu regionów czy rynków. Na szczęście, Excel oferuje całe naręcze narzędzi umożliwiających dodawanie interaktywnych elementów do prezentacji. Dzięki nim oraz odrobinie kreatywnego modelowania danych można relatywnie łatwo osiągnąć założone cele. W tym rozdziale omówiono, w jaki sposób zaimplementować różnorodne formanty (takie jak przyciski, pola wyboru czy paski przewijania) do pulpitów menedżerskich i raportów; zaprezentowano też kilka sposobów, które można wdrożyć we własnych rozwiązaniach.

258

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Kontrolki formularza — podstawy Excel oferuje zestaw kontrolek nazwanych Kontrolkami formularza, zaprojektowanych specjalnie do stosowania elementów interfejsu użytkownika wprost w arkuszach. Po umieszczeniu formantów formularza w arkuszu można skonfigurować je do wykonywania określonych zadań. W dalszej części rozdziału zademonstrujemy, w jaki sposób stosować najbardziej przydatne kontrolki w prezentacjach.

Kontrolki formularza — gdzie je znaleźć? Kontrolki formularza można znaleźć na karcie Deweloper, która w Excelu 2010 jest domyślnie ukryta. Aby wyświetlić kartę Deweloper na Wstążce, należy: 1.

Wybrać ze Wstążki kartę Plik.

2.

Następnie kliknąć Opcje; zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwie Opcje programu Excel.

3.

Kliknąć przycisk Dostosowywanie Wstążki. Na liście wyświetlonej po prawej stronie widoczne będą dostępne karty.

4.

Zaznaczyć pole wyboru przy karcie Deweloper (patrz rysunek 12.1).

Rysunek 12.1. Włączanie karty Deweloper 5.

Kliknąć OK.

Teraz należy zaznaczyć kartę Deweloper i użyć polecenia Wstaw (patrz rysunek 12.2). Przyjrzyjmy się kontrolkom formularza i formantom ActiveX. Kontrolki formularza są zaprojektowane specjalnie do umieszczania w arkuszach, natomiast formanty ActiveX zwykle stosowane są w UserForm Excela. Ponieważ kontrolki formularza wymagają mniej uwagi przy tworzeniu niż ich odpowiedniki ActiveX, dobrze jest je stosować.

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

259

Rysunek 12.2. Kontrolki formularza i formanty ActiveX

Oto dziewięć formantów formularza, które można dodać wprost do arkusza (patrz rysunek 12.3). Są to kolejno:  Przycisk: kiedy użytkownik go kliknie, przycisk uruchamia przypisane doń makro.  Pole kombi: udostępnia użytkownikowi rozszerzalną listę opcji wyboru.  Pole wyboru: udostępnia mechanizm wyboru i anulowania wyboru. Po zaznaczeniu zwraca wartość Prawda. W przeciwnym razie Fałsz.  Przycisk pokrętła: umożliwia użytkownikowi proste zwiększanie i zmniejszanie

wartości przez klikanie strzałek skierowanych w górę i w dół.  Pole listy: udostępnia użytkownikowi listę opcji wyboru.  Przycisk opcji: umożliwia użytkownikowi przełączanie się pomiędzy dwiema i więcej

opcjami naraz. Wybranie jednej opcji automatycznie wyłączy inną.  Pasek przewijania: umożliwia użytkownikowi przewijanie wartości lub pozycji

za pomocą suwaka, który można przesuwać, klikając i przeciągając go myszką.  Etykieta: umożliwia dodawanie etykiet tekstowych do arkusza. Do etykiety

można też przypisać makro, dzięki czemu będzie można go efektywnie używać jako rodzaju przycisku.  Pole grupy: zwykle ma zastosowanie estetyczne; formant ten służy jako kontener

dla grupy innych kontrolek. Rysunek 12.3. Dziewięć opisanych formantów formularza, które można dodać wprost do arkusza

260

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Dodawanie kontrolek do arkusza Aby dodać kontrolkę do arkusza, wystarczy kliknąć wybraną kontrolkę, a następnie kliknąć w miejscu, w którym ma ona zostać umieszczona. Formant można później dowolnie przemieszczać czy zmieniać jego rozmiar, tak jak ma to miejsce w przypadku wykresów czy kształtów. Po dodaniu formantu należy skonfigurować jego wygląd, działanie oraz użyteczność. Każdy formant ma swój własny zestaw opcji konfiguracyjnych umożliwiających dostosowanie go do własnych celów. Aby uzyskać dostęp do tych opcji, należy kliknąć prawym klawiszem myszy formant i wybrać z menu Formatuj formant. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe Formatowanie formantu (patrz rysunek 12.4), udostępniające wszystkie opcje konfiguracyjne dla danego elementu. Rysunek 12.4. Kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybranie opcji Formatuj formant spowoduje otwarcie okna dialogowego udostępniającego wszystkie opcje konfiguracyjne dla danego elementu

Każdy formant posiada własny zestaw zakładek umożliwiających jego dostosowanie, począwszy od formatowania, poprzez ochronę, aż do konfiguracji parametrów. Zależnie od zastosowanego formantu w oknie mogą być widoczne różne zakładki, ale w większości znajdziemy zakładkę Formant. W tej zakładce ukryty jest sam rdzeń opcji konfiguracyjnych. Znaleźć w niej można zmienne i ustawienia, które należy skonfigurować, aby móc sterować funkcjami. W oknie dialogowym formantów Przycisk i Etykieta nie znajdziemy zakładki Formant. A to dlatego, że nie jest ona potrzebna. Przycisk po prostu uruchamia przypisane doń makro. A Etykieta nie została zaprojektowana do uruchamiania zdarzeń powiązanych z makrami.

W pozostałej części rozdziału zaprezentujemy kilka ćwiczeń demonstrujących, jak używać najprzydatniejszych formantów do raportowania. Po przeczytaniu tego rozdziału zdobędziesz solidną wiedzę na temat formantów formularza oraz tego, w jaki sposób mogą one ulepszyć tworzone raporty czy pulpity menedżerskie.

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

261

Stosowanie kontrolki Przycisk Kontrolka Przycisk pozwala użytkownikom łatwo uruchamiać zarejestrowane makra. Aby wstawić i skonfigurować ten formant, należy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się na karcie Deweloper.

2.

Następnie należy wybrać formant Przycisk.

3.

Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony. Po kliknięciu miejsca w arkuszu zostanie wyświetlone okno dialogowe Przypisywanie makra, w którym będzie można połączyć makro z przyciskiem (patrz rysunek 12.5).

Rysunek 12.5. Przypisywanie makra do nowo utworzonego przycisku

4.

Aby zmienić tekst wyświetlany na przycisku, należy kliknąć go prawym klawiszem myszy, podświetlić istniejący tekst i zastąpić nowym. Aby przypisać inne makro do danego przycisku, wystarczy kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Przypisz makro; zostanie wówczas ponownie wyświetlone okno dialogowe Przypisywanie makra (patrz rysunek 12.5).

Stosowanie kontrolki Pole wyboru Pole wyboru udostępnia mechanizm umożliwiający włączanie i wyłączanie opcji. Kiedy pole jest zaznaczone, zwracana jest wartość Prawda. Kiedy nie jest zaznaczone, zwracaną wartością jest Fałsz. Aby wstawić i skonfigurować ten formant, należy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się na karcie Deweloper.

2.

Następnie wybrać formant Pole wyboru.

3.

Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony.

262

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

4.

Po umieszczeniu pola wyboru w skoroszycie kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj formant.

5.

Po przejściu do zakładki Formant udostępnione zostaną opcje widoczne na rysunku 12.6.

Rysunek 12.6. Formatowanie formantu Pole wyboru

6.

Następnie wybrać wartość, z jaką formant powinien zostać uruchomiony. Domyślny wybór (Niezaznaczona) sprawdza się w większości scenariuszy, dlatego stosunkowo rzadko ta opcja wymaga zmiany.

7.

W polu Łącze komórki określić odwołanie do komórki zawierającej bieżący stan pola wyboru. Domyślnie formant Pole wyboru zwraca wartości Prawda lub Fałsz, zależnie od tego, czy jest zaznaczony. Na rysunku 12.6 widoczne jest odwołanie do komórki A5.

8.

Opcjonalnie można zaznaczyć właściwość Cień 3-W, jeżeli formant ma mieć wygląd trójwymiarowy.

9.

Aby zastosować wprowadzone zmiany, kliknąć przycisk OK. Aby zmienić nazwę formantu, należy kliknąć go prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Edytuj tekst, a następnie wprowadzić nową nazwę.

Na rysunku 12.7 widoczne są wartości wyjściowe pola wyboru w określonej wcześniej komórce. Jeżeli pole jest zaznaczone, zwracana jest wartość Prawda. Jeżeli pole nie jest zaznaczone, wówczas widoczna jest wartość Fałsz. Jeżeli trudno wyobrazić sobie praktyczne zastosowanie tego formantu, zapraszamy do poniższego ćwiczenia, ilustrującego sposób, w jaki pole wyboru można zastosować do włączania i wyłączania serii na wykresie.

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

263

Rysunek 12.7. Dwa stany formantu Pole wyboru

Pole wyboru: włączanie i wyłączanie serii na wykresie — przykład Na rysunku 12.8 przedstawiono dwukrotnie ten sam wykres. Górny wykres zawiera tylko jedną serię danych, ale dostępne jest pole wyboru umożliwiające wyświetlenie tendencji z roku 2011. Na dolnym wykresie pole wyboru jest już zaznaczone. Włącznik, jakim w istocie jest pole wyboru, znakomicie nadaje się do wyświetlania i ukrywania elementów wykresu. Rysunek 12.8. Pole wyboru ułatwi utworzenie serii danych, która będzie pojawiać się i znikać na życzenie użytkownika

264

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Plik z przykładami (Rozdział 12 Przykłady.xlsx) można pobrać z serwera FTP:ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Zaczynamy od nieprzetworzonych danych (plik Rozdział 12 Przykłady.xslx) z lat 2011 i 2012 (patrz rysunek 12.9). W pierwszej kolumnie znajduje się komórka, w której wyświetlana będzie wartość zwracana przez formant Pole wyboru (w tym przypadku A12). Będzie tam wyświetlana wartość Prawda lub Fałsz. Rysunek 12.9. Zaczynamy od nieprzetworzonych danych i określenia komórki, w której będzie wyświetlana wartość zwracana przez formant

Następnie tworzymy warstwę analizy (tabelę pośrednią) zawierającą wszystkie potrzebne formuły (patrz rysunek 12.10). Chodzi o to, aby wykres odczytywał te dane, a nie dane nieprzetworzone. Dzięki temu możemy kontrolować to, co wyświetlane jest na wykresie.

Rysunek 12.10. Tworzymy tabelę pośrednią na potrzeby wykresu. Wartości w niej zamieszczone są efektem działania formuł

Jak widać na rysunku 12.10, formuły dla danych za rok 2012 to proste odwołania do komórek zawierających dane z poszczególnych miesięcy. Jest tak dlatego, że chcemy, aby te dane były wyświetlane cały czas. Dla wierszy z danymi za rok 2011 sprawdzamy wartość komórki A12 (zawierającej dane wyjściowe z formantu Pole wyboru). Jeżeli w komórce znajduje się wartość Prawda, wówczas odczytywane są nieprzetworzone dane z roku 2011. Jeżeli nie zostanie odczytana wartość Prawda, wówczas formuła zastosuje funkcję BRAK i zwrócony zostanie błąd #N/D. Wykres nie potrafi odczytać takiego błędu, dlatego po prostu nie pokaże żadnych danych z zawierających go komórek. Jest to doskonałe rozwiązanie, kiedy nie chcemy w ogóle wyświetlać serii danych. Formuły widoczne na rysunku 12.10 korzystają z odwołań bezwzględnych do komórki A12. Współrzędne komórki w formule są poprzedzone znakiem dolara ($). Dzięki temu uzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułę do pozostałych komórek.

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

265

Na rysunku 12.11 widoczne są dwa scenariusze mające miejsce w tabeli z danymi do wykresu. W dolnej części rysunku w komórce A12 wyświetlana jest wartość Prawda, dlatego w wierszu z danymi za rok 2011 widoczne są wartości. W górnej części rysunku w komórce A12 wyświetlana jest wartość Fałsz, dlatego w wierszu z danymi za rok 2011 widoczny jest komunikat błędu. Rysunek 12.11. Kiedy w komórce A12 wyświetlana jest wartość Prawda, dane za rok 2011 są widoczne; jeżeli jest tam wartość Fałsz, wówczas pojawia się komunikat błędu #N/D

Na końcu, korzystając z tabeli pośredniej, tworzymy wykres widoczny na rysunku 12.8. Opisany mechanizm można zastosować do wielu serii danych. Na rysunku 12.12 widoczny jest wykres zawierający wiele serii danych, których wyświetlanie jest kontrolowane za pomocą pola wyboru. W ten sposób można pozostawić na wykresie tylko dwie widoczne serie i je ze sobą porównać. A potem można porównać kolejne dwie i tak dalej.

Rysunek 12.12. Pole wyboru umożliwia kontrolowanie liczby serii wyświetlanych na wykresie

266

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Stosowanie formantu Przycisk opcji Przycisk opcji umożliwia użytkownikom przełączanie się pomiędzy kilkoma opcjami w jednym czasie. Polega to na zgrupowaniu dwóch lub więcej przycisków opcji razem. Wybór jednego z przycisków automatycznie anuluje wybór poprzedniego. Aby dodać do arkusza przycisk opcji, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się na karcie Deweloper.

2.

Następnie należy wybrać formant Przycisk opcji.

3.

Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony.

4.

Po umieszczeniu formantu w skoroszycie należy kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj formant.

5.

Po przejściu do zakładki Formant udostępnione zostaną opcje widoczne na rysunku 12.13.

Rysunek 12.13. Formatowanie formantu Przycisk opcji

6.

Najpierw należy wybrać wartość, z jaką formant powinien zostać uruchomiony. Domyślny wybór (Niezaznaczona) sprawdza się w większości scenariuszy, dlatego stosunkowo rzadko ta opcja wymaga zmiany.

7.

W polu Łącze komórki należy określić odwołanie do komórki zawierającej bieżący stan przycisku opcji. Domyślnie przycisk opcji zwraca numer odpowiadający kolejności, w jakiej formant został umieszczony na arkuszu. Jeżeli był umieszczony jako pierwszy, wówczas zwróci wartość 1; jeżeli jako drugi, wówczas zwróci wartość 2; jeżeli jako trzeci, wówczas wartość trzy i tak dalej. Na rysunku 12.13 jako Łącze komórki wskazano A1.

8.

Opcjonalnie można zaznaczyć właściwość Cień 3-W, jeżeli formant ma mieć wygląd trójwymiarowy.

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

9. 10.

267

Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk OK. Aby wstawić kolejny przycisk opcji, wystarczy skopiować już utworzony formant i wstawić go tyle razy, ile to potrzebne. Korzyścią płynącą z takiego działania jest to, że w kolejnych kopiach zachowane zostaną wszystkie ustawienia wprowadzone w formancie źródłowym. Aby nadać formantowi jakąś znaczącą nazwę, należy kliknąć go prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Edytuj tekst, a następnie wprowadzić nową nazwę.

Przycisk opcji: wyświetlanie wielu widoków na jednym wykresie — przykład Jednym ze sposobów wykorzystania przycisku opcji może być prezentowanie na jednym wykresie różnych danych, zależnie od wybranej opcji. Na rysunku 12.14 przedstawiono właśnie takie zastosowanie. Po wyborze kolejnej kategorii wykres jest aktualizowany i wyświetlane są odpowiednie dane. Rysunek 12.14. Na wykresie prezentowane są różne dane zależnie od wybranego przycisku opcji

Oczywiście, można by utworzyć na pulpicie menedżerskim trzy osobne wykresy wyświetlające dane w tym samym czasie. Jednak dzięki tej metodzie możemy zaoszczędzić sporo jakże cennego miejsca w raporcie. W dodatku dużo łatwiej zarządzać, rozwiązywać problemy czy formatować w przypadku jednego wykresu zamiast trzech. Aby zastosować to rozwiązanie, zacząć należy od utworzenia zestawu nieprzetworzonych danych (patrz rysunek 12.15) zawierającego trzy kategorie danych: Przychód, Wydatki i netto. Tuż obok tych danych rezerwujemy jedną komórkę, w której zwracane będą dane z formantu Przycisk opcji (w tym przykładzie będzie to komórka C8). Wyświetlane w niej będą odpowiednio wartości: 1, 2 lub 3. Następnie tworzymy warstwę analizy (tabelę pośrednią) zawierającą wszystkie potrzebne formuły (patrz rysunek 12.16). Chodzi o to, aby wykres odczytywał dane z tabeli pośredniej, umożliwiając użytkownikowi kontrolowanie zawartości wykresu. Pierwsza komórka tabeli pośredniej zawiera następującą formułę: =JEŻELI($A$8=1;B9;JEŻELI($A$8=2;B13;B17))

268

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rysunek 12.15. Zaczynamy od zestawu nieprzetworzonych danych i określenia komórki, w której będzie wyświetlana wartość zwracana przez formant

Rysunek 12.16. Tworzymy tabelę pośrednią i wprowadzamy formułę do pierwszej komórki

Formuła wymusza sprawdzenie przez program wartości w komórce A8 (w której zwracane są dane z formantu Przycisk opcji). Jeżeli zwracana wartość wynosi 1, co odpowiada serii Przychody, wówczas formuła zwraca wartości z zestawu Przychody (komórka B9). Jeżeli w komórce A8 jest 2, co odpowiada serii Wydatki, wówczas formuła zwraca wartości z zestawu Wydatki (komórka B13). Jeżeli w komórce A8 wartość nie wynosi 1 ani 2, wówczas zwracana jest wartość z komórki B17. Formuła widoczna na rysunku 12.16 korzysta z odwołań bezwzględnych do komórki A8. Współrzędne komórki w formule są poprzedzone znakiem dolara ($A$8). Dzięki temu uzyskamy pewność, że odwołania pozostaną niezmienne, gdy skopiujemy formułę do pozostałych komórek.

Aby sprawdzić, czy formuła działa, można ręcznie zmienić wartości w komórce A8, wpisując cyfry od 1 do 3. Jeżeli wszystko zadziała zgodnie z planem, można formułę skopiować do pozostałych komórek tabeli pośredniej. Kiedy zakończymy czynności konfiguracyjne, pozostanie przygotowanie wykresu bazującego na danych z tabeli pośredniej. I ponownie główną korzyścią płynącą z zastosowania opisanej techniki jest uproszczenie czynności związanych z formatowaniem; można ograniczyć się tylko do jednego wykresu; również proste będzie dodanie kolejnego zestawu danych — wystarczy dodać kolejny przycisk opcji i przygotować formuły.

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

269

Stosowanie formantu Pole kombi Pole kombi umożliwia użytkownikom dokonanie wyboru spośród zdefiniowanych wcześniej opcji dostępnych na rozwijanej liście. Kiedy użytkownik wybierze pozycję z listy w polu kombi, wykonywana jest określona akcja. Aby dodać do arkusza pole kombi, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się na karcie Deweloper.

2.

Następnie należy wybrać formant Pole kombi.

3.

Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony.

4.

Po umieszczeniu formantu w skoroszycie należy kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj formant.

5.

Po przejściu do zakładki Formant udostępnione zostaną opcje widoczne na rysunku 12.17.

Rysunek 12.17. Formatowanie formantu Pole kombi

6.

Pole Zakres wejściowy identyfikuje zakres komórek, w którym umieszczone są elementy widoczne na liście wyboru pola kombi.

7.

W polu Łącze komórki należy określić odwołanie do komórki zawierającej bieżący stan pola kombi. Pole kombi zwraca numer wybranej z listy pozycji; jeżeli wybierzemy drugą pozycję, zostanie zwrócona wartość 2. Jeżeli wybierzemy piątą pozycję, zostanie zwrócona wartość 5. Na rysunku 12.17 jako Łącze komórki wskazano komórkę E15.

8.

W polu Linie rzutu należy wpisać liczbę pozycji, które mają być jednocześnie prezentowane. Jak widać na rysunku 12.17, wprowadzono tam wartość 12. Oznacza to, że po rozwinięciu pola użytkownik zobaczy naraz dwanaście pozycji.

9.

Opcjonalnie można zaznaczyć właściwość Cień 3-W, jeżeli formant ma mieć wygląd trójwymiarowy.

10.

Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk OK.

270

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Zmiana danych na wykresie za pomocą listy rozwijanej — przykład użycia pola kombi Pole kombi pozwala użytkownikom łatwo wybierać wyświetlane dane. Na rysunku 12.18 widoczny jest wykres pociskowy kontrolowany za pomocą umieszczonego nad nim pola kombi. Użytkownik, wybierając w polu kombi region Południowo-zachodni, powoduje wyświetlanie dotyczących go danych na wykresie. Rysunek 12.18. Obsługa pola kombi jest intuicyjna

W celu uzyskania takiego efektu należy zacząć od zestawu nieprzetworzonych danych (patrz rysunek 12.19). Zawiera on informacje dla każdego regionu. Obok należy zarezerwować miejsce dla komórki, w której pole kombi będzie zwracać dane (w tym przypadku będzie to M7). W komórce przechowywany będzie indeks pola wskazanego w polu kombi. Rysunek 12.19. Zaczynamy od zestawu nieprzetworzonych danych i komórki, w której przechowywane będą pobrane wartości

Następnie należy przygotować warstwę analizy (tabelę tymczasową) zawierającą wszystkie formuły (patrz rysunek 12.20). Chcemy, aby wykres pobierał dane z tej tabeli, dzięki czemu będziemy mieć większą kontrolę nad jego zawartością. Pierwsza komórka tabeli tymczasowej zawiera formułę INDEKS w następującej postaci: =INDEKS(P7:P14,$M$7)

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

271

Rysunek 12.20. Tabela tymczasowa, w której użyto funkcji INDEKS, pozwoli pobrać właściwe dane z zestawu danych nieprzetworzonych

Przekształca ona numer indeksu na bardziej zrozumiałą wartość. Aby funkcja INDEKS zadziałała właściwie, wymagane są dwa argumenty. Pierwszy to zakres listy, z którą pracujemy (tablica). Drugi to numer wiersza czy pozycji. W omawianym przykładzie wykorzystano numer indeksu z pola kombi (komórka M7) i dane dla roku 2012 pobrane z zakresu P7:P14. Ponownie zwracamy uwagę na zastosowanie symbolu odwołania bezwzględnego ($). Dzięki temu mamy pewność, że odwołanie będzie działać również po skopiowaniu formuły do komórek umieszczonych poniżej i obok. Przyjrzyjmy się ponownie rysunkowi 12.20. Formuła INDEKS znajdująca się w komórce P2 wskazuje, że zakres zawiera dane z roku 2012. Następnie pobierany jest numer indeksu z komórki M7 (zawiera dane wyjściowe z pola kombi). Dzięki temu formuła z komórki P2 pobierze siódmą wartość z danych dla roku 2012. Po skopiowaniu formuły do innych komórek Excel dostosuje ją tak, aby pobierane były wartości z siódmego pola każdego zakresu. Kiedy formuły znajdą się na właściwych miejscach, efektem będzie tabela tymczasowa, która posłuży do utworzenia wykresu (patrz rysunek 12.21). Rysunek 12.21. Zgrabna tabela tymczasowa, która posłuży jako źródło danych dla wykresu

272

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Stosowanie formantu Pole listy Pole listy umożliwia użytkownikom dokonanie wyboru z listy zdefiniowanych wcześniej opcji. Kiedy użytkownik wybierze pozycję z pola listy, wykonywana jest określona akcja. Aby dodać do arkusza pole listy, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się na karcie Deweloper.

2.

Następnie wybrać formant Pole listy.

3.

Wskazać miejsce w arkuszu, w którym formant ma zostać umieszczony.

4.

Po umieszczeniu formantu w arkuszu kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj formant.

5.

Po przejściu do zakładki Formant udostępnione zostaną opcje widoczne na rysunku 12.22.

Rysunek 12.22. Formatowanie formantu Pole listy

6.

Pole Zakres wejściowy identyfikuje zakres komórek, w którym umieszczone są elementy widoczne na liście wyboru pola listy. W tym przypadku są to komórki z nazwami regionów (patrz rysunek 12.22).

7.

W polu Łącze komórki należy określić odwołanie do komórki zawierającej bieżący stan pola wyboru. Domyślnie zwracany jest numer wybranej z listy pozycji. Oznacza to, że jeżeli wybierzemy drugą pozycję, zostanie zwrócona wartość 2. Jeżeli wybierzemy piątą pozycję, zostanie zwrócona wartość 5. Na rysunku 12.24 jako Łącze komórki wskazano komórkę P2. Pole Typ zaznaczania umożliwia użytkownikom wybór liczby możliwych zaznaczeń pozycji na liście. Dostępne możliwości to: Pojedyncze, Wielokrotne i Rozszerzone. Zawsze należy wybierać pierwszą opcję (Pojedyncze); pozostałe działają tylko w środowisku VBA.

8.

Opcjonalnie można zaznaczyć właściwość Cień 3-W, jeżeli formant ma mieć wygląd trójwymiarowy.

9.

Aby zastosować wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk OK.

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

273

Pole listy: kontrolowanie wielu wykresów za pomocą jednego kliknięcia Jednym z bardziej przydatnych sposobów użycia pola listy jest kontrolowanie za jego pomocą wielu wykresów. Na rysunku 12.23 przedstawiono właśnie takie zastosowanie. Wybór regionu dokonywany jest w polu listy, w efekcie czego wszystkie trzy wykresy dostosowują się tak, aby wyświetlać dane wskazane w tymże polu. Do osiągnięcia tego efektu nie trzeba używać kodu VBA; w zupełności wystarczą formuły i pole listy.

Rysunek 12.23. Wybór regionu dokonywany jest w polu listy, w efekcie czego wszystkie trzy wykresy dostosowują się tak, aby wyświetlać dane wskazane w tymże polu

Aby zastosować to rozwiązanie, zacząć należy od utworzenia zestawu nieprzetworzonych danych (patrz rysunek 12.24) zawierającego trzy kategorie danych: Przychody, Przychody netto % i Marżę brutto. Każda zawiera wartości dla oddzielnych regionów (i dodatkowo Wszystkie regiony).

Rysunek 12.24. Na początek potrzebujemy zestawu nieprzetworzonych danych zawierającego dane dla każdego z regionów w osobnym wierszu

274

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Następnie należy dodać pole listy, które będzie zwracać wartość wyboru do komórki P2 (patrz rysunek 12.25).

Rysunek 12.25. Dodajemy pole listy i określamy, do której komórki ma być zwracana wartość wyjściowa

Następnie tworzymy tabelę pośrednią zawierającą wszystkie potrzebne formuły. W tej tabeli zostanie użyta funkcja WYBIERZ, odpowiedzialna za dobór odpowiedniej wartości z nieprzetworzonych danych na podstawie wybranego regionu. Funkcja WYBIERZ programu Excel zwraca wartość z danej listy na podstawie numeru określonej pozycji. I tak na przykład jeżeli użyjemy formuły WYBIERZ(3; "Czerwony"; "Żółty"; "Zielony"; "Niebieski"), wówczas Excel zwróci wartość Zielony, ponieważ jest to trzecia pozycja na liście wartości. Formuła WYBIERZ(1;"Czerwony"; "Żółty"; "Zielony"; "Niebieski") zwróci wartość Czerwony. Więcej informacji na temat funkcji WYBIERZ można znaleźć w rozdziale 11.

Jak widać na rysunku 12.26, funkcja WYBIERZ pobiera numer pozycji z komórki P2 (komórka, w której pole listy umieszcza wartość wyjściową, czyli numer wybranej pozycji), a następnie dopasowuje tę wartość do numeru pozycji w obsługiwanej tablicy. Odwołanie do komórki pochodzi wprost z tabeli z nieprzetworzonymi danymi.

Rysunek 12.26. Aby pobrać wartość odpowiadającą wybranemu regionowi, należy użyć funkcji WYBIERZ

Rozdział 12.  Dodawanie interaktywnych formantów do pulpitów menedżerskich

275

W przykładzie widocznym na rysunku 12.26 wartość zwrócona przez formułę WYBIERZ wyniesie 41767,27. Dlaczego? Ponieważ w komórce P2 znajduje się cyfra 3, a trzecią wartością w formule jest komórka B9. Tę samą formułę wprowadziliśmy do kolumny sty, a następnie skopiowaliśmy do pozostałych komórek (patrz rysunek 12.27).

Rysunek 12.27. Wystarczy utworzyć podobną formułę WYBIERZ dla każdego wiersza/kategorii i skopiować ją dla danych z pozostałych miesięcy

Aby przetestować, czy formuła działa, można ręcznie zmienić wartości w komórce P2 kolejno na 1, 2, 3, 4 i 5. Jeżeli nie wykryjemy żadnych problemów, pozostanie tylko przygotowanie wykresu bazującego na danych z tabeli pośredniej. Jeżeli funkcje takie jak WYBIERZ czy INDEKS onieśmielają czytelnika, to trzeba powiedzieć, że nie ma ku temu powodów. W Excelu są dosłownie setki sposobów wykorzystywania różnych kombinacji formantów i funkcji, tak aby w efekcie uzyskać interaktywny raport. Przykłady przedstawione w niniejszym rozdziale mają na celu zademonstrowanie możliwości stosowania kontrolek formularzy w raportach i pulpitach menedżerskich. Nie ma żadnych reguł określających, które z kontrolek formularza należy stosować w danym modelu danych.

Pracę z nimi dobrze jest zacząć od tych, które znamy, i wykorzystać je do ulepszania swoich pulpitów. Stopniowo można przejść do stosowania coraz bardziej złożonych kombinacji kontrolek i funkcji. Odrobina kreatywności i wyobraźni w połączeniu z podstawami zaprezentowanymi w niniejszym rozdziale pozwoli dostosowywać własne interaktywne pulpity menedżerskie.

276

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rozdział 13.

Użycie makr w raportach W tym rozdziale:  Makra — wprowadzenie  Rejestrowanie makr  Bezpieczne lokalizacje do przechowywania makr  Dodawanie makr do pulpitów menedżerskich i raportów

Makro to zestaw instrukcji czy kodów informujących Excela o konieczności wykonania pewnej liczby akcji. Makra w Excelu można pisać lub rejestrować. Kluczowym słowem jest „rejestrowanie”. Rejestrowanie makra można porównać do programowania numeru telefonu w komórce. Najpierw ręcznie wprowadzamy numer i go zapisujemy. Następnie — w dowolnej chwili — można przywołać ten numer za pomocą klawisza. Podobnie jak w opisanym przypadku, makra w Excelu można rejestrować podczas wykonywania różnych działań. Podczas rejestrowania makra Excel jest zajęty tłumaczeniem poszczególnych wciśnięć klawiszy, przycisków myszy czy kliknięć przycisków na kod znany też jako Visual Basic for Applications (VBA). Po zarejestrowaniu makra można je odtworzyć w dowolnym momencie. W tym rozdziale omówimy makra oraz powiemy, jak ich używać w celu automatyzacji powtarzających się procesów po to, aby ułatwić sobie pracę.

Po co używać makra? Makra mogą pomóc rozwiązać problemy często występujące podczas analizy danych.  Problem nr 1. Powtarzalność zadań. Z każdym nowym miesiącem pojawia się

konieczność przygotowania wykresu. Trzeba zaimportować dane. Zaktualizować tabelę przestawną. Usunąć niepotrzebne kolumny i tak dalej. Czy nie byłoby przyjemniej, gdyby można było odpalić makro, które zajęłoby się tymi wszystkimi powtarzalnymi czynnościami w procesie przygotowywania pulpitu menedżerskiego?  Problem nr 2. Błędy ludzkie. Kiedy samodzielnie walczymy z Excelem, zawsze

może przydarzyć się błąd. Kiedy samodzielnie wprowadzamy powtarzające się formuły, sortujemy i przenosimy dane, wówczas zawsze pojawia się ryzyko katastrofy. Jeżeli dodamy do tego goniące terminy i wciąż zmieniające się wymagania

278

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

użytkowników, to szansa popełnienia błędu wzrasta. A dlaczego by nie nagrać makra, upewnić się, że wszystko działa poprawnie, i zapomnieć o całej sprawie? Dzięki zastosowaniu makra mamy pewność, że każda operacja będzie wykonana dokładnie w ten sam sposób za każdym razem, gdy je zastosujemy, redukując tym samym ryzyko błędu.  Problem nr 3. Niewygodna nawigacja. Należy pamiętać, że zwykle raporty

i pulpity menedżerskie są tworzone dla odbiorców posiadających ograniczoną wiedzę o Excelu. Jeżeli raporty będą zbyt skomplikowane w codziennym użyciu czy nawigowaniu, wkrótce może się okazać, że stracimy wsparcie dla swoich działań. Zawsze lepiej jest tworzyć raporty i pulpity jak najbardziej przyjazne użytkownikom. Oto kilka pomysłów na makra, które ułatwią wszystkim pracę:  Makro, które po kliknięciu przycisku sformatuje i wydrukuje arkusz czy zakres

danych.  Makro ułatwiające poruszanie się po wieloarkuszowym skoroszycie; wystarczy

kliknięcie odpowiedniego przycisku, a otwarty zostanie odpowiedni arkusz.  Makro zapisujące otwarty dokument w określonej lokalizacji, a następnie

zamykające program ― a wszystko po kliknięciu jednego przycisku. Oczywiście, wszystkie opisane akcje można wykonać bez pomocy makr. Ale odbiorcy z pewnością docenią te drobne udogodnienia, które ułatwią pracę z pulpitem menedżerskim.

Jak zarejestrować swoje pierwsze makro W przypadku osób rozpoczynających przygodę z automatyzacją pulpitów menedżerskich trudno oczekiwać, że będą w stanie od razu używać kodu VBA. Bez dokładnej znajomości modelu obiektowego Excela oraz składni początkujący użytkownicy nie będą w stanie tworzyć kodu. W tej sytuacji na pomoc przychodzi możliwość rejestracji makr. Po prostu należy zarejestrować wykonywane działanie, a następnie uruchomić makro, kiedy tylko będzie potrzebne. Do zarejestrowania swojego pierwszego makra potrzebny będzie plik Rozdział 13 przykłady.xslm, który wraz z innymi materiałami można pobrać z adresu ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Aby móc rozpocząć, najpierw należy wyświetlić kartę Deweloper. Pełny zestaw narzędzi do obsługi makr umieszczono właśnie na tej karcie, która domyślnie pozostaje ukryta. Konieczne jest więc jej odkrycie. Aby to zrobić, należy: 1.

Wybrać ze Wstążki kartę Plik.

2.

Następnie kliknąć Opcje; zostanie wówczas otwarte okno dialogowe o nazwie Opcje programu Excel.

3.

Kliknąć przycisk Dostosowywanie Wstążki. Na liście wyświetlonej po prawej stronie widoczne będą dostępne karty.

4.

Zaznaczyć kartę Deweloper (patrz rysunek 13.1).

Rozdział 13.  Użycie makr w raportach

279

Rysunek 13.1. Włączanie karty Deweloper 5.

Kliknąć OK.

Kiedy na Wstążce widoczna jest już karta Deweloper, możemy ją rozwinąć i kliknąć przycisk Zarejestruj makro. Zostanie otwarte okno dialogowe Rejestrowanie makra (patrz rysunek 13.2). Rysunek 13.2. Okno dialogowe Rejestrowanie makra

W oknie dialogowym Rejestrowanie makra dostępne są cztery pola:  Nazwa makra. Excel automatycznie nazywa makra (Makro1 i tak dalej), ale najlepiej

jest nadawać im nazwy opisujące ich działanie. I tak makro odpowiedzialne za formatowanie tabeli można nazwać FormatowanieTabeli.

280

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane  Klawisz skrótu (opcjonalne). Każde makro wymaga zdarzenia, które je zainicjuje.

Takim zdarzeniem może być kliknięcie przycisku, otwarcie arkusza czy — jak w tym przypadku — wciśnięcie kombinacji klawiszowej. Po wciśnięciu kombinacji klawiszy przypisanej do danego makra zostanie ono uruchomione. Skrót klawiszowy nie jest jednak wymagany do uruchomienia makra.  Przechowuj makro w — domyślną opcją jest Nowy skoroszyt. Wybranie opcji

domyślnej oznacza, że makro jest zapisane w aktywnym pliku. Kiedy następnym razem otworzymy dany skoroszyt, makro będzie gotowe do uruchomienia. Jeżeli wyślemy ten skoroszyt do innego użytkownika, on również będzie mógł je uruchomić (zakładając, że będzie miał ustawiony odpowiedni poziom zabezpieczeń związanych z makrami, ale o tym później).  Opis (opcjonalne). Przydatne w przypadku, gdy mamy wiele makr w jednym

skoroszycie lub gdy trzeba przekazać użytkownikowi więcej informacji na temat działania danego makra. Aby zarejestrować makro, należy wykonać poniższą procedurę: 1.

Wprowadzić nawę makra (pole Nazwa makra). W naszym przykładzie niech będzie to PaskiDanych.

2.

Z listy Przechowuj makro w wybrać opcję Ten skoroszyt (patrz rysunek 13.3).

Rysunek 13.3. Rejestracja nowego makra o nazwie PaskiDanych

3.

Kliknąć OK.

Excel jest teraz gotowy do akcji. Podczas rejestrowania makra można wykonywać dowolne działania. Poniżej opisano procedurę rejestracji makra, które spowoduje umieszczenie w kolumnie pasków danych: 1.

Zaznaczyć zakres komórek C1:C21.

2.

Z karty Narzędzie główne wybrać Formatowanie warunkowe/Nowa reguła. Zostanie otwarte okno dialogowe Nowa reguła formatowania.

3.

Rozwinąć listę Styl formatowania i wybrać z niej Pasek danych. Zawartość okna zostanie dopasowana do wybranej opcji.

Rozdział 13.  Użycie makr w raportach

4.

Zaznaczyć opcję Pokaż tylko pasek.

5.

Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany, kliknąć OK.

6.

Kliknąć znajdujący się na karcie Deweloper przycisk Zatrzymaj rejestrowanie.

281

W tym momencie Excel zatrzyma rejestrowanie makra. Od tej chwili dysponujemy makrem zastępującym wartości liczbowe paskami danych. Teraz zarejestrujemy makro służące do usuwania pasków danych. 1.

Kliknąć znajdujący się na karcie Deweloper przycisk Zarejestruj makro.

2.

W polu Nazwa makra wpisać UsunPaskiDanych oraz wybrać z listy Przechowuj makro w opcję Ten skoroszyt (patrz rysunek 13.4). Kliknąć OK.

Rysunek 13.4. Rejestracja nowego makra o nazwie UsunPaskiDanych

3.

Zaznaczyć zakres komórek C1:C21.

4.

Z karty Narzędzia główne wybrać Formatowanie warunkowe/Wyczyść reguły/ Wyczyść reguły z całego arkusza.

5.

Kliknąć znajdujący się na karcie Deweloper przycisk Zatrzymaj rejestrowanie.

W ten sposób otrzymaliśmy makro do usuwania formatowania warunkowego z komórek C1:C21.

Uruchamianie makra Aby zobaczyć, jak makro działa, należy wykonać poniższą procedurę: 1.

Z karty Deweloper wybrać polecenie Makra. Zostanie wyświetlone okno dialogowe widoczne na rysunku 13.5, z którego będzie można uruchomić wybrane makro.

2.

Wybrać makro PaskiDanych.

3.

Kliknąć przycisk Uruchom.

Jeżeli wszystko przebiegło zgodnie z planem, wówczas makro odtworzy wykonane przez użytkownika działania, czego efektem będzie sformatowanie danych za pomocą pasków danych (patrz rysunek 13.6).

282

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rysunek 13.5. Makro można uruchomić z okna dialogowego Makro

Rysunek 13.6. Makro automatycznie sformatowało dane!

Teraz można na powrót przywołać okno dialogowe Makra i uruchomić makro o nazwie UsuńPaskiDanych (patrz rysunek 13.7). Rysunek 13.7. Zgodnie z nazwą makro UsuńPaskiDanych usunie formatowanie warunkowe

Rozdział 13.  Użycie makr w raportach

283

Przypisywanie makra do przycisku Podczas tworzenia makr ważne jest, aby umożliwić użytkownikom łatwe i proste ich uruchamianie. Przycisk umieszczony bezpośrednio na raporcie czy pulpicie menedżerskim jest prostym, ale efektywnym rozwiązaniem. Formanty formularza programu Excel (więcej informacji na ten temat można znaleźć w rozdziale 12.) umożliwiają tworzenie interfejsu użytkownika wprost w arkuszach i dzięki temu ułatwiają pracę użytkownikom. W Formantach formularza można znaleźć elementy takie jak przyciski (najczęściej wykorzystywane formanty), paski przewijania czy przyciski opcji. W przypadku makr formanty formularza można umieścić w arkuszu, a następnie przypisać do nich makro — właśnie to, które przed momentem zostało utworzone. Kiedy makro zostanie przypisane do formantu, wówczas za każdym razem, kiedy zostanie on kliknięty, makro zostanie wykonane czy odtworzone. Poświęćmy chwilę i utwórzmy przyciski dla obu utworzonych wcześniej makr (PaskiDanych i UsuńPaskiDanych). Oto, jak to zrobić: 1.

Kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się na karcie Deweloper.

2.

Następnie należy wybrać kontrolkę Przycisk (patrz rysunek 13.8).

Rysunek 13.8. Kontrolki formularza można znaleźć na karcie Deweloper

3.

Wskazać miejsce, w którym formant ma zostać umieszczony. Po kliknięciu miejsca w arkuszu zostanie wyświetlone okno dialogowe Przypisywanie makra, w którym będzie można połączyć makro z przyciskiem (patrz rysunek 13.9).

Rysunek 13.9. Przypisywanie makra do nowo utworzonego przycisku

284

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Kontrolki formularza a formanty ActiveX Warto pamiętać, że mimo iż kontrolki i formanty wyglądają podobnie, to jednak różnią się od siebie.  Kontrolki formularza są zaprojektowane specjalnie do umieszczania w arkuszach.  Formanty ActiveX zwykle stosowane są w UserForm Excela. Można to przyjąć za ogólną zasadę: formanty formularza stosujemy w przypadku arkuszy. Dlaczego? Kontrolki formularza wymagają mniej uwagi, dzięki czemu łatwiej je tworzyć i konfigurować niż ich odpowiedniki ActiveX. 4.

Należy zaznaczyć makro, do którego chcemy przypisać przycisk (w omawianym przypadku będzie to makro PaskiDanych), i kliknąć OK.

5.

Powtórzyć kroki 1. – 4. dla makra UsuńPaskiDanych.

I tak oto mamy do dyspozycji dwa przyciski, których kliknięcie spowoduje uruchomienie makra. Warto pamiętać, że wszystkie kontrolki formularza działają tak jak przycisk polecenia, do którego właśnie przypisaliśmy wybrane makro. Utworzony przycisk ma nadaną domyślną nazwę (Przycisk3). Aby ją zmienić, należy kliknąć prawym klawiszem myszy przycisk i wybrać z menu Edytuj tekst.

Uruchamianie makr w Excelu 2013 Wraz z wydaniem Excela 2013 Microsoft wprowadził wiele znaczących zmian do modelu bezpieczeństwa pakietu Office. Jedną z najistotniejszych jest koncepcja zaufanych dokumentów. Nie wchodząc w techniczne szczegóły, chodzi o to, że zaufany dokument to taki, któremu zezwalamy na uruchomienie makr.

Komunikaty bezpieczeństwa w Excelu Jeżeli w Excelu 2013 otworzymy skoroszyt zawierający makra, wówczas pod Wstążką zostanie wyświetlona w postaci żółtej belki informacja o tym, że zostały one wyłączone. Jeżeli klikniemy przycisk Włącz zawartość, wówczas skoroszyt stanie się Dokumentem zaufanym. Oznacza to, że nie będziemy już więcej proszeni o włączenie zawartości pliku otwieranego na tym komputerze. Excel przyjmuje, że jeżeli raz zezwoliliśmy na uruchomienie makr w danym dokumencie, to zapewne będziemy chcieli je uruchamiać za każdym razem, kiedy będziemy otwierać dany plik. Excel zapamięta, że uruchomiliśmy makra w tym dokumencie, i nie będzie więcej o nich informował. To świetna nowina dla użytkowników i klientów. Wystarczy raz zezwolić na uruchomienie makr i nie będziemy więcej atakowani takimi komunikatami, nie trzeba się więc już martwić, że nasz pulpit menedżerski nie będzie działał z powodu zablokowania makr.

Rozdział 13.  Użycie makr w raportach

285

Konfigurowanie zaufanych lokalizacji Jeżeli irytuje Cię najdrobniejsza myśl o komunikatach bezpieczeństwa dotyczących makr, problem można rozwiązać, tworząc zaufaną lokalizację dla plików. Jest to folder służący do przechowywania tylko zaufanych dokumentów. Zaufana lokalizacja umożliwia użytkownikom uruchamianie skoroszytów zawierających makra bez żadnych ograniczeń dotyczących bezpieczeństwa, przynajmniej dopóty, dopóki plik będzie znajdował się w takim folderze. Aby skonfigurować zaufaną lokalizację, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Na karcie Deweloper kliknąć przycisk Bezpieczeństwo makr.

2.

Należy kliknąć przycisk Zaufane lokalizacje. Zostanie wówczas wyświetlone menu Zaufane lokalizacje (patrz rysunek 13.10).

Rysunek 13.10. Menu Zaufane lokalizacje umożliwia dodawanie folderów, które użytkownik uznaje za bezpieczne

Wyświetlone w nim będą wszystkie foldery uznawane przez Excela za zaufane. 3.

Należy kliknąć przycisk Dodaj nową lokalizację.

4.

Po kliknięciu przycisku Przeglądaj należy wskazać nowy folder, uznany za bezpieczny.

Po ustawieniu zaufanej lokalizacji każdy plik Excela otwarty ze wskazanego folderu będzie miał automatycznie włączoną obsługę makr. Dzięki temu można wskazać klientom miejsce, z którego bezpiecznie mogą otwierać pliki programu Excel.

286

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rozszerzenie dla plików zawierających makra Microsoft utworzył osobne rozszerzenie dla skoroszytów zawierających makra. Standardowym rozszerzeniem plików Excela w wersjach 2007, 2010 i 2013 jest xslx. Pliki o takim rozszerzeniu nie mogą zawierać makr. Jeżeli skoroszyt zawierający makra zapiszemy jako plik o rozszerzeniu xslx, wówczas wszystkie makra zostaną automatycznie usunięte. Oczywiście, użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie. Jeżeli chcemy zachować makra, wówczas musimy użyć specjalnego formatu plików: Skoroszyt programu Excel z obsługą makr. Takie pliki mają rozszerzenie xslm. Dzięki temu wszystkie pliki z rozszerzeniem xslx są automatycznie uznawane za bezpieczne, natomiast te z rozszerzeniem xslm traktowane są jako potencjalne zagrożenie.

Przykłady makr programu Excel Przybliżenie podstaw tworzenia makr i korzystania z nich to jedna sprawa. Wprowadzenie ich i używanie w odpowiedni sposób do procesów raportowania to zupełnie inna. Przyjrzyjmy się więc kilku przykładom makr, które można zaimplementować do tworzonych pulpitów menedżerskich i raportów. Plik z przykładami (Rozdział 13 przykłady.xslm) można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Tworzenie przycisków nawigacyjnych Najbardziej powszechnym zastosowaniem makr jest nawigacja w dokumentach. Skoroszyty posiadające wiele arkuszy mogą być męczące w obsłudze. Aby ułatwić pracę użytkownikom, można utworzyć coś w rodzaju panelu nawigacyjnego widocznego na rysunku 13.11. Kiedy użytkownik kliknie przycisk Przykład 1., zostanie przeniesiony do arkusza z przykładem pierwszym. Rysunek 13.11. Wykorzystanie makr do ułatwienia użytkownikom nawigowania po dokumencie

Tworzenie makra ułatwiającego nawigowanie po arkuszach skoroszytu jest całkiem proste. 1.

Na początek potrzebny jest arkusz, który będzie służył jako pulpit nawigacyjny czy punkt startowy.

2.

Następnie rozpocząć rejestrowanie makra.

Rozdział 13.  Użycie makr w raportach

287

3.

W jego trakcie kliknąć docelowy arkusz, do którego użytkownik chce się przełączyć.

4.

Po kliknięciu arkusza docelowego należy przerwać rejestrowanie makra.

5.

Przypisać makro do utworzonego przycisku. Warto wiedzieć, że Excel posiada wbudowaną funkcję umożliwiającą konwertowanie zawartości komórki w hiperłącze skojarzone z inną lokalizacją. Taką lokalizacją może być inny skoroszyt, strona internetowa czy nawet arkusz w bieżącym skoroszycie. Choć zastosowanie hiperłącza może być prostsze od tworzenia makra, to w takim przypadku nie można stosować Formantów formularza (na przykład przycisków). Zamiast przycisku używany jest tekst, który umożliwia użytkownikom zorientowanie się, gdzie zostaną przeniesieni po kliknięciu łącza.

Dynamiczna zmiana danych w tabeli przestawnej W przykładzie widocznym na rysunku 13.12 makro umożliwia użytkownikowi zmianę widoku tabeli za pomocą pojedynczego kliknięcia przycisku.

Rysunek 13.12. Ten raport umożliwia użytkownikowi zmianę perspektywy Więcej informacji na temat tabel przestawnych można znaleźć w rozdziale 14. W rozdziale 15. natomiast zamieszczono informacje na temat wykresów przestawnych.

Na rysunku 13.13 widać, że wykres przysłania tabelę przestawną, z którą jest połączony. Zarejestrowane i przypisane do przycisków makra nie robią nic innego, jak zmieniają układ tabeli przestawnej tak, aby wykorzystać różne dane. Oto, w jaki sposób można uzyskać taki efekt: 1.

Utworzyć tabelę przestawną i wykres przestawny.

2.

Następnie rozpocząć rejestrowanie makra.

3.

Podczas rejestrowania makra przenieść pola tabeli z jednego obszaru na inny. Po wykonaniu tego kroku należy przerwać rejestrowanie makra.

4.

Nagrać nowe makro, przywracające układ pól do pierwotnego kształtu.

5.

Kiedy makra zostaną zarejestrowane, przypisać je do osobnych przycisków.

288

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Rysunek 13.13. Makra kryjące się za przyciskami zmieniają układ tabeli przestawnej

Uruchomienie kolejnych makr spowoduje zmianę układu tabeli przestawnej, a co za tym idzie, również wykresu przestawnego.

Raporty na jedno kliknięcie Dwa ostanie przykłady na to, w jaki sposób można zarejestrować proces wyszukiwania wartości. Jeżeli użytkownik doceni to, że znajdywanie określonych wartości może być zautomatyzowane, dlaczego nie wykorzystać do tego celu makra? Na rysunku 13.14 widać, że za pomocą przycisków można wyszukać 20 najlepszych i 20 najgorszych klientów. Dzięki temu, że w makrze zarejestrowane zostały kolejne czynności potrzebne do wyświetlenia takich danych, nawet osoba nieznająca tych mechanizmów może teraz z nich w pełni korzystać. Jest to również metoda pozwalająca na ograniczenie ryzyka. Stanie się tak dlatego, że użytkownik będzie korzystał z raportu w sposób dokładnie zaplanowany przez jego autora. Rysunek 13.14. Zarejestrowanie procesu zmiany widoków nie tylko pozwala zaoszczędzić czas i pracę, ale również umożliwia użytkownikom bez odpowiedniej wiedzy korzystanie z zaawansowanych możliwości programu

Dzięki temu możemy nie tylko zaoszczędzić czas i pracę, ale również umożliwić użytkownikom bez odpowiedniej wiedzy wykorzystanie zaawansowanych możliwości programu.

Rozdział 13.  Użycie makr w raportach

289

W rozdziale 14. znaleźć można informacje pozwalające odświeżyć wiedzę na temat tworzenia raportów z listami rankingowymi, takimi jak te widoczne na rysunku 13.14.

Na rysunku 13.15 przedstawiono sposób, w jaki można umożliwić użytkownikom szybkie i proste wyświetlenie tych samych danych na różnych rodzajach wykresów. Wbrew pozorom nie jest to wcale tak bezużyteczne działanie, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Całkiem często zdarzają się prośby o przedstawienie tych samych danych na różne sposoby. Zamiast zużywać cenne miejsce w raporcie, lepiej zarejestrować makro zmieniające typ wykresu. Dzięki temu odbiorcy będą mogli dotrzeć do samego sedna informacji. Rysunek 13.15. Odbiorcom można dać możliwość wyboru sposobu, w jaki chcą oglądać swoje dane

290

Część III  Pulpity menedżerskie — zagadnienia zaawansowane

Część IV

Tabele przestawne a pulpity menedżerskie W tej części:  Rozdział 14. Tabele przestawne  Rozdział 15. Zastosowanie wykresów przestawnych  Rozdział 16. Fragmentatory  Rozdział 17. Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

292

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Rozdział 14.

Tabele przestawne W tym rozdziale:  Zastosowanie tabel przestawnych w modelu danych  Tworzenie i modyfikowanie tabel przestawnych  Dostosowywanie tabel przestawnych (pola, formaty i funkcje)  Filtrowanie danych za pomocą tabel przestawnych

W rozdziale 11. omówiono zastosowanie modelu danych jako podstawy dla pulpitów menedżerskich i raportów. Dzięki niemu można łatwo umieścić dane w trzech logicznych warstwach: danych, analiz i prezentacji. W tym rozdziale wyjaśniono, dlaczego tabele przestawne znakomicie wpisują się w tę koncepcję. Dzięki nim można tworzyć modele, które nie tylko są łatwe do ustawienia, ale można je aktualizować za pomocą jednego wciśnięcia klawisza. Zarządzanie pulpitem menedżerskim wymaga wtedy mniej czasu, który z kolei można przeznaczyć na inne zajęcia. W Excelu nie ma wydajniejszego narzędzia niż tabele przestawne.

Tabele przestawne — wprowadzenie Tabela przestawna to narzędzie umożliwiające tworzenie interaktywnych widoków źródła danych, znanych też jako raporty tabeli przestawnej. Tabele te ułatwiają zamianę niekończących się kolumn, wierszy i liczb w pełne znaczenia prezentacje danych. Łatwo można tworzyć podsumowania wybranych pozycji: na przykład wyniki dla regionu północnego i zachodniego, różnorodne filtry czy specjalne formuły do wykonywania nowych obliczeń. Nazwa „tabele przestawne” wzięła się stąd, że użytkownik może za pomocą metody „przeciągnij i upuść” dynamicznie zmieniać (czy „przestawiać”) perspektywę prezentowania danych, uzyskując dzięki temu zupełnie nowe zestawienia z tych samych informacji. Można więc tworzyć podsumowania i drążyć dane do dowolnego poziomu szczegółu. Same dane nie ulegają zmianie i nie są połączone z tabelą przestawną. Powód, dla którego tabele przestawne tak dobrze pasują do pulpitów menedżerskich, to możliwość szybkiej ich aktualizacji poprzez zmianę źródła danych. Dzięki temu można jednocześnie ustawić warstwę analiz i prezentacji, a samą aktualizację wykonać poprzez jedno wciśnięcie klawisza.

294

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Anatomia tabel przestawnych Tabela przestawna składa się z czterech obszarów: Wartości, Wiersze, Kolumny i Filtry. Od rodzaju danych umieszczanych w tych obszarach zależy sposób ich używania i prezentowania w tabeli przestawnej. Omówimy teraz funkcje każdego z tych czterech obszarów.

Obszar Wartości Obszar Wartości umożliwia obliczanie źródeł danych. Na rysunku 14.1 widoczny jest duży prostokątny obszar obok nagłówków kolumn i wierszy. W tym przykładzie obszar Wartości zawiera sumę wartości w polu Wielkość sprzedaży. Rysunek 14.1. Obszar Wartości w tabeli przestawnej oblicza i zlicza dane

Pola danych, które można tu przeciągać i upuszczać, zawierają typowe mierniki: suma przychodów, liczba jednostek czy średnia cena.

Obszar Wiersze Obszar Wiersze przedstawiono na rysunku 14.2. Przeciągnięcie pola danych do obszaru Wiersze spowoduje wyświetlenie unikalnych wartości z pól pod wierszami po lewej stronie tabeli przestawnej. Obszar Wiersze zwykle ma co najmniej jedno pole, choć może być ich więcej. Rysunek 14.2. Obszar Wiersze w tabeli przestawnej umożliwia uzyskanie perspektywy zorientowanej na wiersze

Rozdział 14.  Tabele przestawne

295

Typy pól danych, które można tu przeciągnąć, obejmują te, które można grupować i kategoryzować, takie jak produkty, nazwy i lokalizacje.

Obszar Kolumny Obszar Kolumny zawiera nagłówki rozciągające się w górnej części tabeli przestawnej (patrz rysunek 14.3). W tym przykładzie obszar zawiera listę segmentów rynku. Rysunek 14.3. Obszar Kolumny w tabeli przestawnej umożliwia uzyskanie perspektywy zorientowanej na kolumny

Umieszczenie pola danych w tym obszarze spowoduje wyświetlenie wartości z pola w danej kolumnie. Obszar Kolumny znakomicie nadaje się do tworzenia macierzy danych czy wskazywania bieżących trendów.

Obszar Filtry Znajdujący się na górze tabeli przestawnej obszar Filtry to dodatkowy zestaw rozwijanych kontrolek. Na rysunku 14.4 obszar ten obejmuje pole Region, a sama tabela przestawna jest ustawiona tak, aby prezentować wszystkie regiony. Rysunek 14.4. Obszar Filtry umożliwia łatwe stosowanie filtrów w tabeli przestawnej z uwzględnieniem wybranych danych

Umieszczenie pola danych w obszarze Filtr raportu umożliwia zmianę widoków całej tabeli zależnie od dokonanego wyboru. Typy pól, które można tu umieścić, obejmują te, które skupiają się na wyodrębnianiu i uwydatnianiu pewnych informacji, na przykład regionu, pracowników itp.

296

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Tworzenie prostej tabeli przestawnej Kiedy już zdobyliśmy solidną wiedzę na temat struktury tabel przestawnych, czas na krok następny i utworzenie takiej tabeli samodzielnie. Wszystkie przykłady omawiane w tym rozdziale znajdują się w pliku Rozdział 14 przykłady.xslx, który można pobrać z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip. 1.

W pliku Rozdział 14 przykłady.xslx należy otworzyć arkusz Przykładowe dane i kliknąć pojedynczą komórkę w zakresie danych, który będą zasilać tabelę przestawną.

2.

Następnie należy kliknąć kartę Wstawianie na Wstążce i odnaleźć ikonę tabeli przestawnej (patrz rysunek 14.5).

Rysunek 14.5. Tworzenie tabeli przestawnej za pomocą karty Wstawianie

3.

Z listy rozwijanej widocznej po kliknięciu ikony Tabela przestawna należy wybrać pozycję Tabela przestawna. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej (patrz rysunek 14.6).

Rysunek 14.6. Okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej

4.

Należy wskazać lokalizację źródła danych.

5.

Następnie wskazać arkusz, w którym tabela ma się znaleźć. Na rysunku 14.6 domyślnie zaznaczona jest opcja Nowy arkusz. Oznacza to, że tworzona właśnie tabela przestawna zostanie umieszczona w nowym arkuszu bieżącego skoroszytu. Aby zmienić to ustawienie, należy zaznaczyć opcję Istniejący arkusz i wskazać ten, w którym ma zostać umieszczona tabela.

Rozdział 14.  Tabele przestawne

6.

297

Kliknąć OK. Od tej chwili w nowym arkuszu dostępny będzie pusty raport tabeli przestawnej.

Układanie tabeli przestawnej Na rysunku 14.7 widoczne jest okno Pola tabeli przestawnej wyświetlane obok pustego raportu tabeli przestawnej. Rysunek 14.7. Okno dialogowe Pola tabeli przestawnej

Do tabeli można dodawać potrzebne pola, przeciągając je i upuszczając ich nazwy na jeden z czterech dostępnych obszarów z widocznych w oknie Pola tabeli przestawnej: Filtry, Kolumny, Wiersze i Wartości. Jeżeli okno dialogowe Pola tabeli przestawnej nie pojawi się po kliknięciu tabeli, wówczas można przywołać je samodzielnie, klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tabeli i wybierając z menu Pokaż listę pól. Można też przejść do Wstążki, kliknąć Opcje i w karcie Pokazywanie/Ukrywanie wybrać Lista pól.

Przed dodaniem pól do poszczególnych obszarów należy zadać sobie dwa pytania: „Co chcę uzyskać?” i „Jak ma to wyglądać?”. Odpowiedzi na te pytania będą decydowały o rozmieszczaniu pól na obszarach. W pierwszej tabeli przestawnej chcemy sprawdzić wielkość sprzedaży w złotówkach na danym rynku. Oznacza to, że musimy użyć pól Wielkość sprzedaży i Rynek. Jak ma wyglądać przygotowywana tabela? Poszczególne rynki powinny być wyświetlane w układzie pionowym po lewej stronie tabeli, a obok każdego z nich powinna być widoczna wartość sprzedaży. W tym celu do obszaru Wiersze należy dodać pole Rynek, a do obszaru Wartości pole Wielkość sprzedaży.

298

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

1.

Na liście pól należy zaznaczyć Rynek (patrz rysunek 14.8).

Rysunek 14.8. Aby dodać pole Rynek do tabeli, należy zaznaczyć je na liście

Kiedy w tabeli pojawią się już rynki, pora na dodanie wartości sprzedaży. 2.

W oknie selekcji pól należy zaznaczyć Wielkość sprzedaży (patrz rysunek 14.9).

Rysunek 14.9. Dodawanie pola Wielkość sprzedaży

Rozdział 14.  Tabele przestawne

299

Zaznaczenie pola, które zawiera dane nieliczbowe (tekst lub daty), spowoduje automatycznie jego umieszczenie w obszarze Wiersze tabeli przestawnej. Zaznaczenie pola, które zawiera dane liczbowe, spowoduje automatycznie jego umieszczenie w obszarze Wartości tabeli przestawnej.

I jeszcze jedna sprawa: podczas dodawania nowych pól nie wszystkie z nich mogą być widoczne w polach okna dialogowego każdego z obszarów. Rozwiązać ten problem można, zmieniając rozmiar okna: wystarczy kliknąć i przeciągnąć jego krawędzie. Jak widać, analizę każdego z rynków można przeprowadzić w dziewięciu krokach! To zdumiewające, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że do obróbki było ponad 60 000 wierszy z danymi. Po drobnych zmianach w formatowaniu utworzona tabela przestawna może być początkiem raportu czy pulpitu menedżerskiego.

Modyfikowanie tabel przestawnych A oto pewna wspaniała cecha tabel przestawnych. Do modelu danych można dodawać tak wiele warstw analizy, jak to tylko potrzebne, zmieniając i ponownie aranżując pola tabeli będącej źródłem danych. Załóżmy, że chcemy przedstawić wartość sprzedaży na poszczególnych rynkach z uwzględnieniem segmentów. Ponieważ tabela przestawna zawiera już pola Rynek i Wielkość sprzedaży, wszystko, co trzeba zrobić, to dodać pole Segment. Wystarczy więc kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli i w oknie dialogowym Pola tabeli przestawnej zaznaczyć pole Segment. Na rysunku 14.10 przedstawiono tabelę przestawną po wprowadzonych zmianach.

Rysunek 14.10. Dodanie nowej warstwy analizy do modelu danych jest zupełnie proste: wystarczy zaznaczyć kolejne pole

300

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Jeżeli okno dialogowe Pola tabeli przestawnej nie pojawi się po kliknięciu tabeli, wówczas można przywołać je samodzielnie, klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tabeli i wybierając z menu Pokaż listę pól.

Co jeśli układ tabeli nie jest odpowiedni? Być może trzeba wyświetlić listę segmentów w górnej części tabeli. To żaden problem. Wystarczy przeciągnąć pole Segment z obszaru Wiersze do Kolumny. Spowoduje to natychmiastową zmianę układu tabeli przestawnej (patrz rysunek 14.11).

Rysunek 14.11. Poszczególne segmenty rynku umieszczone są teraz w kolumnach

Zmiana widoku tabeli przestawnej Często jesteśmy proszeni o przygotowanie raportu dotyczącego pojedynczego regionu, rynku, produktu i tak dalej. Zamiast spędzać kolejne godziny nad tworzeniem osobnych tabel przestawnych dla każdego możliwego scenariusza, można wykorzystać same tabele, aby ułatwić sobie utworzenie wielu widoków tych samych danych. Można to zrobić, tworząc dodatkowy filtr regionu w tabeli. Wystarczy więc kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Pola tabeli przestawnej, w którym trzeba przeciągnąć pole Region do obszaru Filtry. W tabeli przestawnej zostanie wówczas umieszczona lista rozwijana (patrz rysunek 14.12). Można jej używać do wyświetlania danych z jednego regionu naraz.

Rozdział 14.  Tabele przestawne

301

Rysunek 14.12. Dodawanie do tabeli przestawnej filtru regionu

Aktualizowanie tabel przestawnych Z upływem czasu dane mogą ulegać zmianie i rozrastać się wraz z nowo pojawiającymi się wierszami i kolumnami. Do aktualizowania tabel można użyć polecenia Odśwież. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć tabelę przestawną prawym klawiszem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Odśwież (patrz rysunek 14.13). Rysunek 14.13. Polecenie Odśwież służy do aktualizowania tabel przestawnych

302

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Czasem zmianom ulega struktura tabeli zasilającej danymi tabelę przestawną. Na przykład może zostać dodana lub usunięta jedna z kolumn. Taki rodzaj zmiany wpływa nie tylko na kilka pozycji w tabeli, ale na cały zakres danych. W takim przypadku proste zaktualizowanie tabeli przestawnej nie przyniesie spodziewanego efektu. Należy zaktualizować cały zakres obejmowany przez tabelę. Oto, jak to zrobić: 1.

Kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetlona zakładka Narzędzia tabel przestawnych.

2.

Przejść do zakładki Analiza.

3.

Kliknąć przycisk Zmień źródło danych (patrz rysunek 14.14).

Rysunek 14.14. Zmiana zakresu danych dla tabeli przestawnej

4.

Zmienić zakres tak, aby obejmował nowe wiersze czy kolumny (patrz rysunek 14.15).

Rysunek 14.15. Zaznaczanie nowego zakresu danych dla tabeli przestawnej

5.

Kliknąć OK.

Tabele przestawne i wielkość arkuszy Ważne jest, aby pamiętać, że stosowanie tabel przestawnych w raportach i pulpitach menedżerskich ma swoje implikacje dotyczące rozmiarów i zużycia pamięci. Podczas tworzenia tabeli przestawnej Excel tworzy obraz źródła danych i przechowuje go w pamięci podręcznej. Tak więc pamięć podręczna tabeli przestawnej jest kontenerem przechowującym obraz danych. Każda tabela przestawna tworzona z oddzielnego źródła danych tworzy swój własny kontener, który zwiększa rozmiar skoroszytu i ilość pamięci zużywanej do jego obsługi. Zwiększenie rozmiaru pliku i zużycia pamięci zależne jest od wielkości oryginalnego źródła danych powielanego przez Excel na potrzeby tworzonych kontenerów. Wszystko jasne, prawda? A oto sedno problemu: często trzeba utworzyć oddzielne tabele przestawne korzystające z tego samego źródła danych w celu stworzenia dwóch odrębnych warstw analizy w modelu danych. W takim przypadku Excel utworzy dwa kontenery, nie zważając na to, że oba zawierają te same dane. Oznacza to, że arkusz ulega rozdęciu za każdym razem, gdy tworzymy nową tabelę przestawną z tych samych danych. Aby obejść ten potencjalny problem, można użyć poleceń kopiuj i wklej. Otóż to: proste skopiowanie tabeli i umieszczenie jej gdzie indziej nie spowoduje utworzenia nowego kontenera. Dzięki temu można tworzyć wiele tabel przestawnych wykorzystujących to samo źródło danych bez niepożądanego zwiększania rozmiaru pliku czy zużycia pamięci.

Rozdział 14.  Tabele przestawne

303

Dostosowywanie tabel przestawnych Tworzone tabele przestawne często wymagają drobnych zmian, tak aby wyglądać i działać zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. W dalszej części opisano niektóre ze sposobów dostosowywania tabel w taki sposób, aby były zgodne z założeniami pulpitów menedżerskich.

Zmiana układu tabeli przestawnej Excel 2013 daje użytkownikom swobodę wyboru układu danych w tabeli przestawnej. Na rysunku 14.16 widoczne są trzy układy raportu: kompaktowy, konspektu i tabelaryczny. Chociaż o żadnym z nich nie można powiedzieć, że jest wyraźnie lepszy od innych, to większość użytkowników wyraźnie preferuje raport tabelaryczny, ponieważ wydaje się być czytelniejszy, ale także dlatego, że przywykli do stosowania go w tabelach przestawnych.

Rysunek 14.16. Trzy układy raportu tabeli przestawnej

Wybór układu ma wpływ nie tylko na wygląd i działania mechanizmu raportów, ale może oddziaływać również na sposób tworzenia pulpitów menedżerskich na podstawie tabel przestawnych i korzystania z nich. Zmiana układu tabeli przestawnej jest prosta. Wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć w dowolnym miejscu tabeli przestawnej, a następnie wyświetlić kartę Narzędzia tabel przestawnych.

2.

Przejść do karty Projektowanie.

304

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

3.

Kliknąć ikonę Układ raportu i wybrać odpowiedni układ z dostępnych możliwości (patrz rysunek 14.17).

Rysunek 14.17. Zmiana układu raportu tabeli przestawnej

Zmiana nazwy pól Każde pole w tabeli przestawnej ma swoją nazwę. Pola w wierszach, kolumnach i filtrach dziedziczą swoje nazwy po etykietach danych ze źródła danych. I tak na przykład pola w obszarze Wartości mają nazwy takie jak Suma z Wielkość sprzedaży. Ale chciałoby się mieć własne nazwy i zamiast Suma z Wielkość sprzedaży na przykład Łączna sprzedaż. W takim przypadku przydałaby się możliwość zmiany nazwy pola. Aby zmienić nazwę pola, należy: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym. Jeżeli chcemy zmienić nazwę pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas należy kliknąć dowolną wartość w tym polu.

2.

Następnie wybrać Ustawienia pola wartości (patrz rysunek 14.18).

Rysunek 14.18. Należy kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym i wybrać opcję Ustawienia pola wartości

Zostanie otwarte okno dialogowe o tej samej nazwie.

Rozdział 14.  Tabele przestawne

3.

305

W polu Nazwa niestandardowa wprowadzić nową nazwę (patrz rysunek 14.19).

Rysunek 14.19. Zmiana nazwy w polu Nazwa niestandardowa

4.

Kliknąć OK. Jeżeli zostanie użyta taka sama nazwa, jak w źródle danych, wówczas zostanie wyświetlony komunikat błędu. W naszym przykładzie będzie tak, jeżeli spróbujemy zmienić nazwę pola Suma z Wielkość sprzedaży na Wielkość sprzedaży. Rozwiązać ten problem można, wstawiając dodatkową spację na końcu nazwy. Nazwa z dodatkową spacją będzie dla Excela zupełnie inną. Dzięki tej metodzie można używać takich samych nazw i nikt nie zauważy różnicy.

Formatowanie liczb Liczby w tabelach przestawnych można dostosować, aby spełniały określone wymogi (na przykład aby były wyświetlane jako waluta, procenty itp.). Formatowanie liczb można kontrolować za pomocą okna dialogowego Ustawienia pola wartości. Oto, jak to zrobić: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym. Jeżeli chcemy zmienić format wartości w polu Wielkość sprzedaży, wówczas należy kliknąć dowolną znajdującą się w nim wartość.

2.

Następnie należy wybrać opcję Ustawienia pola wartości.

3.

Aby wyświetlić okno dialogowe Formatowanie komórek, należy kliknąć przycisk Format liczby.

4.

W oknie Formatowanie komórek można wybrać odpowiedni format liczb, tak jak miałoby to miejsce w zwykłym arkuszu.

5.

Kliknąć OK.

Po ustawieniu nowego formatu pozostanie on niezmieniony, nawet jeżeli tabela przestawna zostanie odświeżona lub zmieniony zostanie jej układ.

306

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Zmiana sposobu obliczania podsumowania Podczas tworzenia tabeli przestawnej Excel, domyślnie, podlicza dane, dodając je lub zliczając. Ale zamiast Sumy czy Licznika można użyć też innych funkcji; są to: Średnia, Maksimum, Minimum, Iloczyn itd. Oto wszystkie jedenaście dostępnych opcji:  Suma: dodaje wszystkie wartości liczbowe.  Licznik: zlicza wszystkie pozycje w wybranym polu, wliczając liczbowe,

tekstowe i sformatowane jako daty.  Średnia: oblicza średnią dla danych docelowych.  Maksimum: wyświetla najwyższą wartość w danych docelowych.  Minimum: wyświetla najniższą wartość w danych docelowych.  Iloczyn: mnoży wszystkie dane.  Licznik num.: zlicza tylko wartości liczbowe w komórkach w danych docelowych.  OdchStd i OdchStdc: oblicza odchylenia standardowe dla danych docelowych.

Funkcji OdchStdc należy użyć, gdy posiadamy pełne dane. Natomiast funkcji OdchStd wówczas, gdy dysponujemy tylko ich wycinkiem.  Wariancja i Wariancja populacji: oblicza statystyczną wariancję dla danych

docelowych. Funkcji Wariancja populacji należy użyć, gdy posiadamy pełne dane. Natomiast funkcji Wariancja wówczas, gdy dysponujemy tylko ich wycinkiem. Aby zmienić typ podsumowania w danym polu, należy kolejno: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym.

2.

Następnie wybrać opcję Ustawienia pola wartości.

3.

Na liście zaznaczyć odpowiedni typ obliczeń, który ma być użyty do podsumowania (patrz rysunek 14.20).

Rysunek 14.20. Zmiana typu wykonywanych obliczeń

4.

Kliknąć OK.

Rozdział 14.  Tabele przestawne

307

Czy wiedziałeś, że jedna pusta komórka spowoduje, że Excel zamiast sumować, będzie je zliczał? Właśnie tak. Jeżeli wszystkie komórki w kolumnie zawierają dane liczbowe, wówczas Excel użyje funkcji Suma. Ale jeżeli choć jedna będzie pusta lub zawierać będzie tekst, wówczas zostanie zastosowana funkcja Licznik. Dlatego należy uważnie sprawdzać pola umieszczane w obszarze Wartości tabeli przestawnej. Jeżeli nazwa pola rozpoczyna się od Bez obliczeń, wówczas program będzie zliczał pozycje, a nie sumował.

Pomijanie sum częściowych Za każdym razem, kiedy dodamy nowe pole do tabeli, Excel utworzy pole sumy częściowej. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których dołączanie sum częściowych nie będzie miało sensu, a wręcz utrudni odbiór tabeli przestawnej. Na rysunku 14.21 widoczna jest tabela, w której sumy częściowe wprowadzają tylko zamieszanie i utrudniają tym samym odczytanie podstawowego przesłania raportu. Rysunek 14.21. Sumy częściowe mogą czasem przysłonić dane, które chcielibyśmy przedstawić

Usuwanie wszystkich sum częściowych jednocześnie Aby usunąć wszystkie sumy częściowe jednocześnie, należy: 1.

Kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetlona zakładka Narzędzia tabel przestawnych.

2.

Kliknąć zakładkę Projektowanie.

3.

Kliknąć ikonę Sumy częściowe i z menu wybrać Nie pokazuj sum częściowych (patrz rysunek 14.22).

308

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 14.22. Jednoczesne usuwanie wszystkich sum częściowych za pomocą polecenia Nie pokazuj sum częściowych

Jak widać na rysunku 14.23, ten sam raport po usunięciu sum częściowych prezentuje się znacznie lepiej. Rysunek 14.23. Ten sam raport pozbawiony sum częściowych

Usuwanie pojedynczych sum częściowych Co zrobić, kiedy trzeba będzie usunąć tylko jedną sumę częściową? W takim przypadku należy: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym.

2.

Następnie wyświetlić okno dialogowe Ustawienia pola; w tym celu z menu podręcznego należy wybrać opcję Ustawienia pól.

3.

W części Sumy częściowe należy zaznaczyć opcję Brak (patrz rysunek 14.24).

Rozdział 14.  Tabele przestawne

309

Rysunek 14.24. Aby usunąć pojedynczą sumę częściową, należy zaznaczyć opcję Brak

4.

Kliknąć OK.

Usuwanie sum końcowych Co zrobić, kiedy pojawi się konieczność usunięcia sum końcowych z tabeli przestawnej? 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tabeli przestawnej.

2.

Aby wyświetlić okno dialogowe Opcje tabeli przestawnej, należy wybrać z menu podręcznego polecenie o tej samej nazwie.

3.

Następnie należy przejść do zakładki Sumy i filtry.

4.

W następnym kroku należy usunąć zaznaczenie z opcji Pokaż sumy końcowe wierszy.

5.

A także Pokaż sumy końcowe kolumn.

6.

Aby potwierdzić zmiany, kliknąć OK.

Ukrywanie i wyświetlanie pozycji Tabele przestawne podsumowują i wyświetlają wszystkie informacje ze źródła danych. Ale w pewnych sytuacjach określone dane chcielibyśmy wyłączyć z podsumowania w tabeli. Wówczas możemy ukryć dane. W przypadku tabel przestawnych ukrywanie danych nie oznacza tylko, że będą one niewidoczne na pulpicie menedżerskim, ale również nie zostaną wzięte pod uwagę podczas obliczania podsumowań. W tabeli przestawnej widocznej na rysunku 14.25 przedstawiono sprzedaż dla wszystkich segmentów z uwzględnieniem rynków. W tym zestawieniu chcielibyśmy utworzyć podsumowania, pomijając jednak dane dotyczące rowerów. Innymi słowy — informacje o rowerach nie są nam do niczego potrzebne.

310

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 14.25. W jaki sposób usunąć z analizy dane o rowerach...

Aby ukryć dane o rowerach, należy usunąć zaznaczenie z odpowiedniej pozycji listy rozwijanej (patrz rysunek 14.26). Rysunek 14.26. Usuwanie zaznaczenia z odpowiedniej pozycji na liście rozwijanej

Po kliknięciu OK tabela przestawna przeliczy dane od początku, pomijając informacje o sprzedaży rowerów. Jak widać na rysunku 14.27, podsumowania dla rynku nie obejmują teraz informacji o rowerach. Warto też zwrócić uwagę, że na rysunku 14.27 ikona filtra w polu Segment sygnalizuje, że dane zostały przefiltrowane. Ukryte dane można równie łatwo i szybko przywrócić. Wystarczy wyświetlić listę rozwijaną i umieścić zaznaczenie w odpowiedniej pozycji (patrz rysunek 14.28).

Rozdział 14.  Tabele przestawne

311

Rysunek 14.27. Analiza rynku z pominięciem wartości sprzedanych rowerów

Rysunek 14.28. Aby przywrócić ukryte dane, wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście rozwijanej

Ukrywanie i wyświetlanie pozycji bez danych Domyślnie w tabelach przestawnych uwzględniane są jedynie te pozycje, które zawierają dane. To może przysporzyć nieprzewidzianych kłopotów. Na rysunku 14.29 widoczna jest tabela przestawna z polem Okres sprzedaży w obszarze Wierszy oraz polem Region w obszarze Filtry. W polu Region filtr został ustawiony na Wszystko i w raporcie pojawią się wszystkie okresy sprzedaży. Jeżeli zastosujemy filtr Europa, wówczas uzyskamy dane tylko z części okresu sprzedaży (patrz rysunek 14.30). Jeśli planujemy używać tabel przestawnych jako źródła dla wykresów czy innych komponentów pulpitu menedżerskiego, wówczas wyświetlanie tylko pozycji zawierających dane może spowodować kłopoty. Nie jest najlepszym rozwiązaniem, kiedy połowa roku zniknie z zestawienia, gdy przefiltrujemy dane dla rynków europejskich.

312

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 14.29. Widoczny jest cały okres sprzedaży

Rysunek 14.30. Ustawienie filtru na Europę spowoduje, że pewne okresy sprzedaży nie będą widoczne

Oto, jak zapobiec ukrywaniu przez Excela pozycji niezawierających danych: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym. W omawianym przykładzie polem docelowym jest Okres sprzedaży.

2.

Następnie należy wyświetlić okno dialogowe Ustawienia pola; w tym celu z menu podręcznego należy wybrać opcję Ustawienia pól.

3.

W oknie Ustawienia pola należy przejść do zakładki Układ i drukowanie.

4.

A następnie zaznaczyć pozycję Pokaż elementy bez danych (patrz rysunek 14.31).

Rysunek 14.31. Aby wyświetlić wszystkie pozycje, należy zaznaczyć opcję Pokaż elementy bez danych

5.

Kliknąć OK.

Rozdział 14.  Tabele przestawne

313

Jak widać na rysunku 7.30, po zaznaczeniu opcji Pokaż elementy bez danych wszystkie okresy sprzedaży będą widoczne, niezależnie od tego, czy zanotowano w nich sprzedaż w danym regionie. Rysunek 14.32. Wyświetlane są wszystkie pozycje, nawet te niezawierające danych

Teraz możemy mieć pewność, że struktura tabeli przestawnej jest zablokowana i możemy jej użyć jako źródła dla wykresów i innych składników pulpitu menedżerskiego. Decydując się na wyświetlanie pozycji niezawierających danych, ryzykujemy pojawienie się wielu pustych komórek. Excel oferuje opcję umieszczenia w takich komórkach innych wartości (np. N/D czy zer). Dzięki temu użytkownicy będą pewni, że w komórkach naprawdę nie ma żadnych danych. Aby wstawić takie wartości do pustych komórek, należy kliknąć prawym klawiszem myszy tabelę i wybrać z menu Opcje tabeli przestawnej. W oknie dialogowym o tej samej nazwie dostępna jest opcja Dla pustych komórek pokaż. Wystarczy wprowadzić tam odpowiedni symbol.

Sortowanie tabel przestawnych Domyślnie zawartość tabel przestawnych jest sortowana według nazw w porządku malejącym. Excel umożliwia jednak użytkownikom dowolną zmianę porządku sortowania. Ale jak to zwykle jest w Excelu, również dane można sortować na wiele różnych sposobów. Najprostszą i najczęściej używaną metodą jest sortowanie wprost w tabeli przestawnej. Oto, jak to zrobić: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym (tym, które ma być posortowane). Na przykładzie widocznym na rysunku 14.33 posortujemy dane w Suma z Wielkość sprzedaży.

2.

Następnie należy wybrać opcję Sortuj i wybrać sposób sortowania.

Zmiany zostaną wprowadzone natychmiastowo i na stałe.

314

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 14.33. Sortowanie danych w tabeli przestawnej

Filtrowanie danych Doświadczenie i wiedza na temat tabel przestawnych, które zebraliśmy do tej pory, pozwalają rozpocząć tworzenie własnej tabeli i określić jej unikalny układ. W dalszej części podzielimy się kilkoma sposobami na tworzenie układu prezentacji danych. Oczywiście, układy te można utworzyć samodzielnie, jednak wykorzystanie tabel przestawnych pomaga oszczędzić sobie pracy, a także ułatwia przyszłe zarządzanie danymi i ich aktualizowanie.

Tworzenie list rankingowych Łatwo zauważyć, że użytkownicy często są zainteresowani prezentowaniem danych w postaci list rankingowych; na przykład pięćdziesięciu najlepszych klientów, dziesięciu najgorszych handlowców czy dziesięciu najlepszych produktów. Choć pierwsze wytłumaczenie tego faktu, które przychodzi do głowy, to wrażenie, że potrafią oni skupić uwagę na poziomie czterolatka, to jednak jest bardziej logiczna przyczyna. Efektywne pulpity menedżerskie i raporty często prezentują konkretne dane. Jeżeli menedżer wie, którzy klienci przynoszą najmniejsze dochody, wówczas może skupić swoje wysiłki właśnie na nich, aby poprawić ich zyskowność. Ponieważ prawdopodobnie nie będziemy mieć wystarczających zasobów, aby zająć się wszystkimi klientami, bardziej przydatne będzie utworzenie łatwej w zarządzaniu listy klientów. Na szczęście, tabele przestawne posiadają narzędzia ułatwiające filtrowanie danych według niemal dowolnie skonfigurowanych list rankingowych. Oto przykład: Załóżmy, że lwią część dochodów w firmie generują towary skupione w grupie Akcesoria. W celu zwiększenia przychodów ze sprzedaży kierownik postanowił skupić się na grupie 50 klientów, którzy zakupili najmniej towarów z tej grupy. Oczywiście, chce on poświęcić swój czas i zasoby na zwiększenie zamówień w tej grupie produktowej. Oto, jak można mu w tym pomóc:

Rozdział 14.  Tabele przestawne

1.

315

Utworzyć tabelę przestawną z kolumną Segment w obszarze filtru, listą klientów w obszarze etykiet wierszy, wielkością sprzedaży w obszarze wartości (patrz rysunek 14.34); warto też zmienić układ na tabelaryczny.

Rysunek 14.34. Na początek — tworzymy tabelę przestawną

2.

Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy nazwę dowolnego klienta i z menu podręcznego wybrać Filtruj/10 pierwszych (patrz rysunek 14.35).

Rysunek 14.35. Wybieramy z menu opcję 10 pierwszych

3.

W oknie dialogowym Filtr 10 pierwszych wartości (patrz rysunek 14.36) można dokładnie określić, jaki wygląd chcemy uzyskać.

Rysunek 14.36. Określamy filtry, które mają być zastosowane

316

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

W omawianym przykładzie ustawimy kolejno Dolne, 50, Elementy, Suma z Wielkość sprzedaży. 4.

Kliknąć OK.

5.

W obszarze filtrów należy kliknąć listę rozwijaną w komórce Segment i wybrać opcję Akcesoria (patrz rysunek 14.37).

Rysunek 14.37. Filtr wyświetlający tylko dane dla grupy Akcesoria

W tym momencie uzyskamy dokładnie to, czego chcieliśmy: grupę 50 klientów, którzy zakupili najmniej akcesoriów. Można pójść krok dalej i co nieco sformatować raport, sortując go według wielkości sprzedaży i w razie potrzeby dodając symbol waluty (patrz rysunek 14.38). Rysunek 14.38. Wersja ostateczna raportu

Ponieważ raport został utworzony na podstawie tabeli przestawnej, można go filtrować, dodając nowe pola. I tak jeżeli będziemy chcieli uzyskać listę 50 klientów z Wielkiej Brytanii, którzy zakupili najmniej akcesoriów, wówczas wystarczy do obszaru filtrów dodać pole Kraj. Oto ― moi przyjaciele ― potęga tabel przestawnych użytych do tworzenia pulpitów menedżerskich i raportów. Kontynuujmy zabawy z filtrem 10 pierwszych i sprawdźmy, jakie inne raporty możemy uzyskać (patrz rysunek 14.39).

Rozdział 14.  Tabele przestawne

317

Rysunek 14.39. Taki raport łatwo można dostosować do utworzenia dowolnej kombinacji układu

Na rysunku 14.39 można zauważyć, że pomimo ustawienia filtra na 50 pozycji widocznych jest tylko 25. A to dlatego, że klientów z Wielkiej Brytanii, którzy kupili towary z grupy Akcesoria, jest mniej niż pięćdziesięciu. Filtr został ustawiony na maksymalnie 50 pozycji, ale Excel może wyświetlić ich tylko tyle, ile jest dostępnych. Jeżeli znalazłoby się więcej rekordów odpowiadających filtrowi 50 pozycji, Excel wyświetliłby je wszystkie.

Aby usunąć z tabeli przestawnej wprowadzone filtry, należy: 1.

Kliknąć gdziekolwiek w obszarze tabeli; zostanie wówczas wyświetlona zakładka Narzędzia tabel przestawnych.

2.

Przejść do zakładki Opcje.

3.

Kliknąć przycisk Akcje i wybrać następnie pozycję Wyczyść/Wyczyść filtry (patrz rysunek 14.40).

Rysunek 14.40. Aby usunąć filtry, wystarczy wybrać opcję Wyczyść filtry

318

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych Nieprzetworzone dane rzadko kiedy są poukładane według miesięcy, kwartałów czy lat. Zwykle są one gromadzone z dnia na dzień. Natomiast użytkownicy często domagają się raportów z podziałem na miesiące, kwartały i lata. Na szczęście, tabele przestawne zdecydowanie ułatwiają grupowanie danych w różnych wymiarach czasowych. Oto, jak to zrobić: 1.

Utworzyć tabelę przestawną z kolumną Data sprzedaży w obszarze Wiersze i Wielkość sprzedaży w obszarze Wartości, podobnie jak widać na rysunku 14.41.

Rysunek 14.41 Na początek — tworzymy tabelę przestawną

2.

Następnie należy kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu opcję Grupuj (patrz rysunek 14.42). Zostanie wyświetlone okno dialogowe Grupowanie (patrz rysunek 14.43).

Rysunek 14.42. Opcja Grupuj

Rozdział 14.  Tabele przestawne

319

Rysunek 14.43. Wybierz odpowiedni wymiar

3.

Wybrać odpowiedni wymiar. W omawianym przykładzie można wybrać Miesiące, Kwartały i Lata.

4.

Kliknąć OK.

Oto kilka interesujących informacji na temat tabel przestawnych, które warto znać. Po pierwsze, pola Kwartały i Lata zostały dodane do listy pól. Warto pamiętać, że mimo to dane źródłowe nie zostały zmienione; natomiast pola stały się częścią tabeli przestawnej. Kolejna rzecz: pola Lata i Kwartały zostały automatycznie umieszczone tuż obok oryginalnych pól danych tabeli przestawnej (patrz rysunek 14.44). Rysunek 14.44. Tabela przestawna została teraz pogrupowana według kwartałów i lat

Kiedy pola z datami są pogrupowane, można używać każdego z nich tak jak innych pól w tabeli. Na rysunku 14.45 użyto nowo utworzonych grup czasowych, aby pokazać sprzedaż dla każdego z rynków w poszczególnych kwartałach roku 2010.

320

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 14.45. Z nowo utworzonych wymiarów można korzystać jak ze zwykłych pól tabeli przestawnej

Tworzenie zestawień procentowych Zestawienia procentowe (czy udziały procentowe) umożliwiają sprawdzenie, ile do ogólnego wyniku wnoszą poszczególne części. Są przydatne, gdy chcemy sprawdzić wpływ poszczególnych elementów. Tabela przestawna widoczna na rysunku 14.46 umożliwia sprawdzenie procentowej wielkości sprzedaży z każdego z segmentów. Wynika z niej, że sprzedaż rowerów w Kanadzie to 81% całkowitej sprzedaży, podczas gdy we Francji to 77%. Rysunek 14.46. W wierszach widoczny jest procentowy udział w sprzedaży

Jak można zauważyć na rysunku, zestawienie uzyskano poprzez wybranie opcji % sumy wiersza w menu Pokaż wartości jako. Oto, w jaki sposób można uzyskać takie zestawienie:

Rozdział 14.  Tabele przestawne

1.

321

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym. Jeżeli chcemy zmienić ustawienia pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas należy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną wartość w tym polu.

2.

Wybrać Pokaż wartości jako.

3.

Wybrać % sumy wiersza.

Tabela przestawna widoczna na rysunku 14.47 umożliwia sprawdzenie procentowej wielkości sprzedaży z każdego z rynków. Tak oto uzyskaliśmy ten sam typ zestawienia, ale w kolumnach użyto wartości procentowych. Rysunek 14.47. W kolumnach widoczny jest procentowy udział w sprzedaży

Warto zapamiętać, że ponieważ zestawienie zostało utworzone na podstawie tabeli przestawnej, mamy dzięki temu możliwość segregowania danych według regionów; możemy też wprowadzać nowe pola, zmieniać układ danych i — co najważniejsze — aktualizować zestawienia, kiedy pojawią się nowe dane.

Tworzenie zestawień przychodów narastająco Czasami potrzebne jest zestawienie umożliwiające analizę danych narastająco w danym okresie. Na rysunku 14.48 przedstawiono tabelę przestawną zawierającą dane ze sprzedaży w poszczególnych miesiącach dla kolejnych lat. Można w niej sprawdzić wyniki dla każdego miesiąca (narastająco) na przestrzeni kilku lat. Wynika z niej na przykład, że przychody w styczniu 2009 roku były o około 600 tysięcy złotych wyższe niż w analogicznym okresie poprzedniego roku. W pliku z przykładami dla tego rozdziału nie zamieszczono danych dla miesięcy i lat. Można je uzyskać, grupując pole Data sprzedaży. Informacje, jak to zrobić, można znaleźć we wcześniejszej części rozdziału pt. „Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych”.

322

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 14.48. Zestawienie prezentuje łączną sprzedaż w każdym kolejnym miesiącu

Aby utworzyć takie zestawienie, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym. Jeżeli chcemy zmienić ustawienia pola Suma z Wielkość sprzedaży, wówczas należy kliknąć prawym klawiszem myszy dowolną wartość w tym polu.

2.

Następnie wybrać Ustawienia pola wartości. Zostanie otwarte okno dialogowe o tej samej nazwie.

3.

Kliknąć Pokazywanie wartości jako.

4.

Z listy rozwijanej wybrać opcję Suma bieżąca w.

5.

W kontrolce Pole podstawowe wybrać pole, które ma być sumowane. W większości przypadków będzie to — jak w omawianym przykładzie — seria danych czasowych (tu pole DataSprzedaży).

6.

Kliknąć OK.

Tworzenie zestawień miesięcznych Kolejnym często zamawianym rodzajem zestawień jest prezentacja danych zmieniających się z miesiąca na miesiąc. Ich celem jest na przykład porównanie sprzedaży w bieżącym miesiącu z wynikami z ubiegłego miesiąca. Najlepszym sposobem tworzenia takich zestawień jest wspólne zestawienie liczb oraz wartości procentowych. Po tym wstępie możemy przejść do tworzenia tabeli przestawnej podobnej do widocznej na rysunku 14.49. Warto zwrócić uwagę, że pole Wielkość sprzedaży pojawia się na niej dwukrotnie. Jedno z nich pozostanie niezmienione i prezentowane w nim będą nieprzetworzone dane. W drugim z kolei ukazane będzie porównanie do wyników z poprzedniego miesiąca.

Rozdział 14.  Tabele przestawne

323

Rysunek 14.49. Tworzenie tabeli przestawnej zawierającej podwójną Wielkość sprzedaży

Na rysunku 14.50 przedstawiono konfigurowanie drugiego pola Wielkość sprzedaży w taki sposób, aby przedstawiało dane w ujęciu z miesiąca na miesiąc.

Rysunek 14.50. Konfigurowanie drugiego pola Wielkość sprzedaży w taki sposób, aby przedstawiało dane w ujęciu z miesiąca na miesiąc

Jak widać, po wprowadzeniu tych ustawień uzyskamy przyjemny widok z wartościami walutowymi w jednej kolumnie i stosunkiem procentowym do poprzedniego miesiąca w drugiej. Oczywiście, nazwy pól można zmienić tak, aby lepiej odpowiadały prezentowanym informacjom (metody zmiany nazw pól opisano w podrozdziale „Zmiana nazwy pól”). W pliku z przykładami dla tego rozdziału nie zamieszczono danych dla miesięcy i lat. Można je uzyskać, grupując pole Data sprzedaży. Informacje, jak to zrobić, można znaleźć we wcześniejszej części rozdziału pt. „Tworzenie zestawień miesięcznych, kwartalnych i rocznych”.

324

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Aby utworzyć układ widoczny na rysunku 14.50, należy kolejno: 1.

Kliknąć prawym klawiszem myszy w polu docelowym. W tym przypadku jest nim pole o nazwie Wielkość sprzedaży2.

2.

Następnie wybrać z menu Ustawienia pola wartości. Zostanie otwarte okno dialogowe o tej samej nazwie.

3.

Kliknąć Pokazywanie wartości jako.

4.

Następnie wybrać z listy rozwijanej pozycję % różnicy.

5.

W kontrolce Pole podstawowe wybrać pole, które ma być obliczane. W większości przypadków będzie to — jak w omawianym przykładzie — seria danych czasowych (tu pole DataSprzedaży).

6.

Z listy Element podstawowy wybrać element, który użyty będzie do utworzenia porównania. W omawianym przykładzie będzie to miesiąc poprzedni, dlatego należy zaznaczyć pozycję (poprzedni).

Rozdział 15.

Zastosowanie wykresów przestawnych W tym rozdziale:  Tworzenie pierwszego wykresu przestawnego  Zależności pomiędzy wykresami przestawnymi a tabelami przestawnymi  Stosowanie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych  Alternatywy dla stosowania wykresów przestawnych

Wykres przestawny to graficzne odwzorowanie danych wyświetlanych w tabeli przestawnej. Wykres przestawny zawsze bazuje na tabeli przestawnej. Excel umożliwia jednoczesne utworzenie tabeli przestawnej i wykresu przestawnego, ale nie da się utworzyć wykresu przestawnego bez tabeli przestawnej. Osoby zaznajomione z tworzeniem wykresów w Excelu nie będą miały problemów z przygotowywaniem i dostosowywaniem wykresów przestawnych. Większość funkcji związanych z wykresami dostępna jest również dla wykresów przestawnych. Ale jak się wkrótce okaże, wykresy przestawne to zupełnie inna para kaloszy. Zagadnienia opisane poniżej omówiono, przyjmując założenie, że czytelnik zaznajomił się z tabelami przestawnymi (więcej na ten temat można znaleźć w rozdziale 14.). Zachęcamy do powrotu do tego rozdziału, kiedy tylko zaistnieje potrzeba przypomnienia sobie informacji.

Wprowadzenie do wykresów przestawnych Standardowy wykres utworzony z danych nieznajdujących się w tabeli przestawnej pobiera dane z zakresu będącego zbiorem pojedynczych komórek przechowujących jednostkowe dane. Każda komórka to osobny obiekt z własnymi danymi; dzięki temu mogą one być użyte na wykresie jako niezależne punkty danych. Natomiast dane w tabeli przestawnej są częścią większej całości. Fragmenty danych widoczne w tabeli przestawnej nie są jednostkowymi danymi znajdującymi się w niezależnych komórkach. Są raczej elementami obiektu, jakim jest tabela przestawna znajdująca się w arkuszu.

326

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Wykres tworzony na podstawie tabeli przestawnej nie pobiera fragmentarycznych danych, wykorzystuje całą tabelę. Dzięki temu dane na wykresie przestawnym można dodawać, usuwać, filtrować i odświeżać dokładnie tak samo, jak ma to miejsce w przypadku tabeli przestawnej. Efektem wszystkich tych działań jest graficzne odwzorowanie danych widocznych w tabeli przestawnej. Osobom rozpoczynającym pracę z wykresami zdecydowanie zalecamy zapoznanie się z częścią II niniejszej książki.

Tworzenie wykresu przestawnego Rzut oka na tabelę przestawną widoczną na rysunku 15.1 pozwoli zrozumieć, w jaki sposób tworzony jest wykres przestawny. Tabela zawiera proste zestawienie przychodów dla poszczególnych rynków. W polu segment w obszarze Filtry można wybrać zakres wyświetlanych danych. Rysunek 15.1. Prosta tabela przestawna zawiera dane o przychodach dla poszczególnych rynków; dodatkowo umożliwia ich filtrowanie dla różnych segmentów

Aby rozpocząć tworzenie, należy zaznaczyć dowolną komórkę w tabeli, a następnie kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Wstawianie. Następnie należy wyszukać grupę Wykresy i wybrać taki rodzaj, który nam odpowiada. W naszym przykładzie klikniemy ikonę Wstaw wykres kolumnowy i z menu wybierzemy Kolumnowy grupowany (patrz rysunek 15.2). Do arkusza zostanie wstawiony wykres widoczny na rysunku 15.3. Rysunek 15.2. Wybór typu wykresu

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

327

Rysunek 15.3. Excel utworzy wykres w tym samym arkuszu, w którym znajduje się tabela przestawna

Warto zauważyć, że domyślnie wykres jest umieszczany w tym samym arkuszu, w którym znajduje się źródłowa tabela przestawna. Jeżeli wykres powinien znaleźć się na osobnym arkuszu, nie ma powodów do zmartwień. Wystarczy umieścić kursor w tabeli przestawnej i wcisnąć klawisz F11 — wykres znajdzie się w nowym arkuszu. Położenie wykresu można łatwo zmienić; wystarczy kliknąć go prawym przyciskiem myszy (poza obszarem kreślenia) i wybrać z menu Przenieś wykres. Zostanie wówczas wyświetlone okno Przenoszenie wykresu, w którym można określić jego nowe położenie. Na rysunku 15.3 można zauważyć na wykresie przyciski pola — szare przyciski, które można rozwinąć. Pozwalają one zmienić układ wykresu oraz zastosować filtry dostępne w tabeli przestawnej. Jeżeli użytkownik uzna, że nie są one potrzebne bezpośrednio na wykresie, można je łatwo usunąć; wystarczy kliknąć wykres i przejść do karty Analiza. Znajduje się tam ikona Przyciski pól, której kliknięcie umożliwi ukrycie wybranych lub wszystkich przycisków pola.

I tak oto otrzymaliśmy wykres przestawny będący graficznym odwzorowaniem tabeli przestawnej. Co więcej, wykres jest powiązany z tabelą, co oznacza, że każda zmiana wprowadzona w tabeli będzie odwzorowana również na wykresie. I tak jeżeli do tabeli dodamy pole Region, dodatkowy wymiar znajdzie się również na wykresie (patrz rysunek 15.4). W dodatku zastosowanie np. filtra segment w tabeli przyniesie taki sam efekt również na wykresie. Wszystkie te efekty występują dlatego, że wykres przestawny używa tej samej pamięci podręcznej, co tabela, a jego układ jest odzwierciedleniem układu tabeli. Dlatego właśnie dodanie, usunięcie lub odświeżenie danych w tabeli przestawnej spowoduje wprowadzenie takich samych zmian na wykresie. Zastanówmy się chwilę nad możliwościami tego mechanizmu. Pozwalają one stworzyć niezawodne narzędzie raportujące wykorzystujące potęgę tylko jednej tabeli i jednego wykresu; nie jest potrzebne żadne programowanie.

328

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 15.4. Wykres przestawny wyświetla te same pola, które znajdują się w tabeli przestawnej

Zależności pomiędzy wykresami przestawnymi a tabelami przestawnymi Najważniejszą regułą, którą należy zapamiętać, jest to, że wykres przestawny jest jedynie rozszerzeniem tabeli przestawnej. Odświeżenie, przesunięcie, dodanie czy usunięcie pola, ukrycie danych czy zastosowanie filtru w tabeli będzie skutkować takim samym efektem na wykresie. Jednym z najpowszechniejszych błędów popełnianych w związku z wykresami przestawnymi jest założenie, że Excel umieści wartości z obszaru kolumn tabeli przestawnej na osi x wykresu przestawnego. I tak oto tabela przestawna widoczna na rysunku 15.5 ma przyjazny dla odbiorcy i łatwy do ogarnięcia układ. W obszarze kolumn widoczne są dane dla okresów sprzedaży, a w obszarze wierszy dla poszczególnych regionów. Taka struktura sprawdzi się w przypadku tabeli przestawnej.

Rysunek 15.5. Rozmieszczenie pól danych, które będzie odpowiednie dla tabeli przestawnej, niekoniecznie sprawdzi się na wykresie przestawnym

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

329

Spróbujmy utworzyć wykres przestawny na podstawie takiej tabeli. Moglibyśmy się spodziewać, że okresy fiskalne znajdą się na osi x, a informacje dla poszczególnych segmentów na osi y. Jednakże gdy spojrzymy na rysunek 15.6, to okaże się, że regiony znalazły się na osi x, a okresy sprzedaży na osi y. Rysunek 15.6. Tworzenie wykresu przestawnego na podstawie ładnie ułożonej tabeli nie zawsze przyniesie spodziewany rezultat

Dlaczego układ tabeli przestawnej nie został dobrze odwzorowany na wykresie? Odpowiedź na to pytanie ma związek ze sposobem, w jaki wykresy przestawne używają różnych obszarów tabel. Na wykresie przestawnym zarówno oś x, jak i y odpowiadają konkretnym obszarom tabeli przestawnej:  Oś y wykresu przestawnego odpowiada obszarowi kolumn w tabeli przestawnej.  Oś x wykresu przestawnego odpowiada obszarowi wierszy w tabeli przestawnej.

Wyposażeni w tę wiedzę, zerknijmy ponownie na rysunek 15.5. Teraz jest jasne, że okresy sprzedaży będą umieszczane na osi y, ponieważ znajdują się w obszarze kolumn. Tymczasem pole region znajdzie się na osi x, ponieważ umieszczono je w obszarze wierszy. Przyjmijmy teraz, że przearanżujemy tabelę przestawną tak, aby okresy fiskalne znalazły się w obszarze wierszy, a segmenty w obszarze kolumn (patrz rysunek 15.7). Taka zmiana utrudni nieco odczytywanie danych w tabeli, ale jednocześnie pozwoli uzyskać zamierzony efekt na wykresie (patrz rysunek 15.8). Rysunek 15.7. Przesunięcie okresów obrachunkowych do obszaru wierszy umożliwi lepsze wykreślenie danych

330

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 15.8. Dzięki nowemu rozmieszczeniu danych wykres przestawny nabiera sensu

Ograniczenia wykresów przestawnych Wygląd i działanie wykresów przestawnych w Excelu 2013 są podobne do zwykłych wykresów, dzięki czemu są one dobrym rozwiązaniem w zakresie raportowania. Pamiętać jednak trzeba o kilku ograniczeniach obecnych w tej wersji Excela:  Nie można korzystać z wykresów punktowych, bąbelkowych i giełdowych

do tworzenia wykresów przestawnych.  Często zdarza się, że po dodaniu pól do tabeli przestawnej lub ich usunięciu

z wykresu znikają linie trendu.  Nie można zmieniać rozmiaru tytułu wykresu przestawnego. Choć nie można bezpośrednio zmienić rozmiaru tytułu wykresu przestawnego, to podobny efekt można osiągnąć, zwiększając lub zmniejszając rozmiar czcionki.

Stosowanie formatowania warunkowego w tabelach przestawnych W roku 2007 Microsoft wprowadził do Excela solidny zestaw narzędzi do wizualizacji formatowania warunkowego, takich jak paski danych, skale kolorów i zestawy ikon. Te nowe możliwości pozwoliły użytkownikom budować raporty w stylu pulpitów menedżerskich, które wykraczały daleko poza powszechnie dotychczas stosowane kolory czerwony, żółty i zielony. Co więcej, formatowanie warunkowe zostało rozbudowane i zintegrowane z tabelami przestawnymi, dzięki czemu teraz stosuje się je do struktury tabeli, a nie do samych komórek. Z lektury kolejnych akapitów czytelnik dowie się, jak wykorzystać połączenie tabel przestawnych i formatowania warunkowego do tworzenia wizualizacji, które mogą być alternatywą dla wykresów przestawnych.

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

331

Pierwszy przykład rozpoczniemy od utworzenia tabeli przestawnej widocznej na rysunku 15.9. Rysunek 15.9. Tworzenie tabeli przestawnej

Załóżmy, że chcemy zbudować graficzny raport, który pozwoli ocenić wyniki w każdym z okresów. Moglibyśmy utworzyć wykres przestawny, ale tym razem wykorzystamy formatowanie warunkowe. W tym przypadku pójdziemy łatwiejszą drogą i szybko użyjemy pasków danych. 1.

Zaznaczyć wszystkie dane z obszaru wartości Suma z sprzedaż2.

2.

Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe/Paski danych (patrz rysunek 15.10).

Rysunek 15.10. Zastosowanie pasków danych do wartości w tabeli przestawnej

Paski danych natychmiast pojawią się w tabeli, stając się tłem do wartości z kolumny Suma z sprzedaż2. Jak widać, paski danych koegzystują z danymi liczbowymi. Gdybyśmy chcieli uzyskać czystą wizualizację, należałoby usunąć liczby i pozostawić jedynie grafikę; w tym celu należy:

332

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

1.

Przejść do karty Narzędzia główne, kliknąć ikonę Formatowanie warunkowe, a następnie Zarządzaj regułami. Zostanie wyświetlone okno Menedżer reguł formatowania warunkowego.

2.

Następnie należy zaznaczyć utworzoną właśnie regułę o nazwie Pasek danych i kliknąć przycisk Edytuj regułę. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie reguły formatowania.

3.

Należy kliknąć opcję Pokaż tylko pasek (tak jak pokazano na rysunku 15.11).

Rysunek 15.11. Aby pozostawić tylko grafikę, należy zaznaczyć opcję Pokaż tylko pasek

Jak można zobaczyć na rysunku 15.12, w tej chwili mamy już tylko zestaw pasków odpowiadających wartościom w tabeli przestawnej. Czyż ta wizualizacja nie wygląda jak wykres? Jeszcze większe wrażenie robi fakt, że gdy użyjemy filtra z obszaru filtra, wówczas paski danych zostaną automatycznie zaktualizowane, tak aby wyświetlać dane dla wybranego rynku. Rysunek 15.12. Właśnie zastosowaliśmy formatowanie warunkowe za pomocą trzech kliknięć!

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

333

Excel 2013 jest wyposażony w kilka domyślnych scenariuszy, które mogą być przydatne w sytuacji, gdy zamiast przeznaczać czas na konfigurowanie formatowania warunkowego, wolelibyśmy poświęcić go na analizowanie danych. I tak do utworzenia pasków danych, którymi zajmowaliśmy się przed momentem, Excel wykorzystuje predefiniowany algorytm, który wyszukuje w danym zakresie największą i najmniejszą wartość, a następnie na tej podstawie oblicza formatowanie warunkowe dla każdego paska. Oto inne przykłady predefiniowanych scenariuszy: n pierwszych elementów Pierwsze n% n ostatnich elementów Ostatnie n% Powyżej średniej Poniżej średniej Aby usunąć formatowanie warunkowe, należy umieścić kursor w tabeli przestawnej, następnie wyświetlić Wstążkę i wybrać Narzędzia główne/Formatowanie warunkowe/Wyczyść reguły/Wyczyść reguły z tej tabeli przestawnej.

Dostosowywanie formatowania warunkowego Oczywiście, wcale nie trzeba się ograniczać tylko do domyślnych scenariuszy. Można tworzyć swoje własne warunki dla formatowania. Co to oznacza, można zobaczyć na podstawie tabeli przestawnej widocznej na rysunku 15.13. Rysunek 15.13. W tabeli przestawnej widoczne są dane dotyczące sprzedaży, godzin zakontraktowanych oraz pole, w którym obliczana jest stawka godzinowa

Chcielibyśmy ocenić relacje pomiędzy wielkością przychodów a stawką godzinową. Formatowanie warunkowe powinno pomóc zidentyfikować obszary, w których istnieje możliwość poprawienia wyników. W tym celu należy: 1.

Umieścić kursor w kolumnie sprzedaż.

2.

Kliknąć kartę Narzędzia główne i wybrać Formatowanie warunkowe.

3.

Wybrać Nowa reguła.

334

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa reguła formatowania (patrz rysunek 15.14). Rysunek 15.14. Nowe okno dialogowe Nowa reguła formatowania

W tym oknie należy określić komórki, w których ma zostać zastosowane formatowanie warunkowe, określić typ reguły oraz szczegóły samego formatowania. 1.

Określanie komórek, w których zostanie zastosowane formatowanie warunkowe. Mamy trzy możliwości:  Zaznaczone komórki: formatowanie zostanie zastosowane tylko

do wskazanych komórek.  Wszystkie komórki pokazujące wartości sprzedaż: wybranie tej opcji

spowoduje zastosowanie formatowania warunkowego dla wszystkich wartości w kolumnie sprzedaż łącznie z sumami częściowymi i końcowymi. To doskonały wybór dla analiz, w których używa się średnich, wartości procentowych i innych obliczeń, w których jedna reguła formatowania warunkowego sprawdzi się na wszystkich poziomach analizy.  Wszystkie komórki pokazujące wartości sprzedaż dla rynek: wybranie tej opcji

spowoduje zastosowanie formatowania warunkowego dla wszystkich wartości w kolumnie sprzedaż, ale tylko na poziomie rynku (wyłączając sumy częściowe i końcowe). To doskonały wybór do stosowania w analizach wykorzystujących obliczenia, które mają sens tylko w kontekście mierzonego poziomu. Słowa sprzedaż i rynek nie są stałym elementem okna dialogowego Nowa reguła formatowania. Są one pobierane z pól tabeli przestawnej. Słowo sprzedaż jest używane, ponieważ kursor znajduje się w kolumnie o tej nazwie. Słowo rynek jest używane, ponieważ aktywne dane z tabeli przestawnej znajdują się właśnie w polu o nazwie rynek.

W omawianym przykładzie trzecia opcja (Wszystkie komórki pokazujące wartości „Suma z sprzedaż” dla „rynek”) wydaje się być najbardziej sensowna, dlatego właśnie ją zaznaczymy (patrz rysunek 15.15).

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

335

Rysunek 15.15. Wybieramy opcję Wszystkie komórki pokazujące wartości „Suma z sprzedaż” dla „rynek”

2.

W polu Wybierz typ reguły należy określić regułę, która będzie stosowana do formatowania warunkowego. Do wyboru jest pięć możliwości:  Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości: formatowanie

będzie stosowane na podstawie porównania aktualnych wartości w wybranym zakresie. Właśnie tak — wartości w zakresie są porównywane z innymi. To doskonały wybór, gdy chcemy znaleźć anomalie w zestawie danych.  Formatuj tylko komórki zawierające: po wybraniu tej opcji formatowanie

warunkowe będzie stosowane tylko do komórek spełniających określone warunki. Warto pamiętać, że w tym przypadku wartości w zakresie nie są porównywane z innymi. To przydatny wybór, kiedy chcemy porównać wartości w teście porównawczym.  Formatuj tylko wartości sklasyfikowane jako pierwsze i ostatnie: ten

wybór umożliwia stosowanie formatowania warunkowego tylko do tych komórek, które zostały sklasyfikowane jako pierwsze lub ostatnie (w ujęciu procentowym lub wartościowym) w danym zakresie.  Formatuj tylko wartości powyżej lub poniżej średniej: ten wybór

umożliwia stosowanie formatowania warunkowego tylko do tych komórek, których wartość jest wyższa (lub niższa) od średniej wszystkich komórek w danym zakresie.  Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować: ten

wybór umożliwia określenie własnej formuły oraz zastosowanie jej do każdej wartości we wskazanym zakresie. Jeżeli zwracaną wartością jest prawda, wówczas zastosowane zostanie formatowanie warunkowe. Opcja ta jest przydatna, kiedy stosowane są warunki oparte na zaawansowanych formułach czy wyniku działania matematycznego.

336

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Paski kolorów, skale kolorów i zestawy ikon mogą być stosowane tylko wówczas, gdy komórki są formatowane na podstawie znajdujących się w nich wartości. To oznacza, że jeżeli chcemy użyć tych narzędzi, wówczas należy wybrać jako typ reguły Formatuj wszystkie komórki na podstawie ich wartości. W naszym przykładzie chcemy zidentyfikować i sformatować problematyczne obszary za pomocą zestawu ikon i na podstawie wartości w komórkach. 3.

Szczegóły formatowania można określić w sekcji Edytuj opis reguły. Jak wspomnieliśmy, identyfikację problematycznych obszarów ma ułatwić zupełnie nowy zestaw ikon wprowadzony do Excela 2013. Z listy rozwijanej Styl formatowania należy wybrać Zestawy ikon.

4.

Następnie należy wybrać styl odpowiedni do analiz. Wybór widoczny na rysunku 15.16 jest doskonały w sytuacjach, kiedy w tabeli przestawnej nie można zastosować kolorów.

Rysunek 15.16. Z listy rozwijanej Styl formatowania należy wybrać Zestawy ikon

Przy takiej konfiguracji Excel zastosuje kolejne ikony dla następujących przedziałów: >=67, >=33 i <33. Warto pamiętać, że te przedziały można zmienić, dostosowując je do własnych potrzeb. W naszym scenariuszu są one jednak wystarczające. 5.

Po kliknięciu OK formatowanie warunkowe zostanie zastosowane. Jak widać na rysunku 15.17, uzyskaliśmy zestaw ikon umożliwiający szybką identyfikację rynków, które wyraźnie różnią się od innych w wysokości przychodów.

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

337

Rysunek 15.17. Właśnie zastosowano dostosowane indywidualne formatowanie warunkowe!

6.

Teraz należy wprowadzić takie samo formatowanie dla pola stawka godzinowa. Po zakończeniu tabela przestawna powinna wyglądać podobnie do tej widocznej na rysunku 15.18.

Rysunek 15.18. Właśnie udało się przygotować interaktywną wizualizację

Poświęćmy chwilę i przyjrzyjmy się efektowi naszych działań. Taka wizualizacja umożliwia analizę relacji pomiędzy wielkością przychodów a stawką godzinową. I tak, przyglądając się danym dla Dallas, można zauważyć, że wyniki sprzedaży są niskie, a stawka godzinowa wysoka. To może oznaczać, że jest ona zbyt wysoka dla tego rynku. Odwrotnie jest w przypadku Nowego Jorku, gdzie wyniki sprzedaży są wysokie, a stawka godzinowa niska. A to może oznaczać, że w tym przypadku stawka jest być może zbyt niska. A wszystkie te wnioski można wysnuć dzięki tabeli przestawnej i formatowaniu warunkowemu.

338

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Alternatywy dla wykresów przestawnych Są dwie podstawowe przyczyny stosowania alternatyw dla wykresów przestawnych: chęć uniknięcia pewnego nadmiaru związanego z wykresami przestawnymi oraz ich ograniczeń. Czasem tabelę przestawną można utworzyć, po prostu formatując i przygotowując dane do utworzenia wykresu. W takich przypadkach nie planuje się zachowywania źródła danych i z pewnością nie chcemy zużywać pamięci i przestrzeni dyskowej na przechowywanie pamięci podręcznej dla pliku. W naszym przykładzie na rysunku 15.19 widoczna jest tabela podsumowująca kwartalne przychody w podziale na poszczególne produkty. Rysunek 15.19. Ta tabela ma na celu podsumowanie kwartalne przychodów w podziale na produkt i dostarczenie ich do wykresu

Chcemy utworzyć tabelę tylko do podsumowania konkretnych danych i przygotowania ich do umieszczenia na wykresie. Nie chcemy zachowywać danych źródłowych ani też tabeli przestawnej z wszystkimi jej dodatkami. Problem polega na tym, że jeżeli użyjemy tabeli przestawnej do utworzenia wykresu, to otrzymamy wykres przestawny wraz z wszystkimi wynikającymi z tego faktu niedogodnościami. Oczywiście, to może stanowić problem w sytuacji, gdy nie chcemy współdzielić danych z użytkownikami końcowym czy też niepotrzebnie obarczać ich zbyt dużymi plikami. Na szczęście, jest dobra wiadomość: istnieje kilka prostych technik, dzięki którym można utworzyć zwykły wykres na podstawie tabeli.

Rozłączanie wykresu i tabeli przestawnej Zdarzają się sytuacje, kiedy chcemy utworzyć wykres z danych z tabeli przestawnej, ale nie trzeba zachowywać połączenia między tymi dwoma obiektami. Możemy chcieć np. wysłać wykres pocztą elektroniczną. A może potrzebny jest tylko rzut oka na wykres bez konieczności utrzymywania połączenia między nim a tabelą. Niezależnie od przypadku wszystkich poniższych technik można używać do przygotowywania wykresów odłączonych od tabeli przestawnej.

Tworzenie zwykłego wykresu na podstawie wartości z tabeli przestawnej Po utworzeniu i odpowiednim sformatowaniu tabeli przestawnej należy całą ją zaznaczyć i skopiować. Następnie z karty Narzędzia główne należy wybrać opcję Wklej wartości (patrz rysunek 15.20).

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

339

Rysunek 15.20. Funkcja Wklej wartości jest przydatna, kiedy chcemy pobrać surowe dane z tabeli przestawnej

Spowoduje to usunięcie tabeli przestawnej i pozostawienie tylko ostatnich wyświetlanych w niej wartości. Mogą one zostać użyte do utworzenia wykresu. Ta technika powoduje wyłączenie funkcji wykresu przestawnego. W ten sposób wykres przestawny staje się zwykłym wykresem pozbawionym możliwości interaktywnego filtrowania czy odświeżania.

Usuwanie tabeli przestawnej po utworzeniu wykresu Po utworzeniu wykresu przestawnego można przekształcić go w zwykły wykres, usuwając będącą jego podstawą tabelę przestawną. Aby to zrobić, należy zaznaczyć całą tabelę i wcisnąć klawisz Delete. Ta metoda usuwa wszystkie wartości będące danymi źródłowymi dla wykresu. Innymi słowy, jeżeli ktokolwiek zapyta o dane, na podstawie których został utworzony wykres, nie będzie można ich przedstawić. Jeżeli kiedykolwiek odkryjesz, że masz wykres, ale brak jest dostępu do danych źródłowych, wówczas należy aktywować tabelę danych wykresu. Pozwoli ona obejrzeć dane zasilające każdą z serii wykresu. W rozdziale 7. zamieszczono informacje, w jaki sposób dodawać tabelę danych do wykresu.

Tworzenie obrazu wykresu przestawnego Obraz pozwoli zamrozić wszystkie dane liczbowe i tekstowe, jednocześnie usuwając wszelkie pozostałe informacje. Oprócz korzyści płynącej z dysponowania plikiem niewielkich rozmiarów dodatkowo mamy pełną kontrolę nad tym, co zobaczy klient. Aby skorzystać z tej metody, należy: 1.

Skopiować wykres przestawny; wystarczy kliknąć go prawym przyciskiem myszy (poza obszarem kreślenia) i wybrać z menu Kopiuj.

2.

Otworzyć nowy skoroszyt.

3.

Kliknąć w dowolnym miejscu nowego skoroszytu i wybrać z menu Wklej specjalnie, a następnie wybrać preferowany format obrazu. Obraz wykresu przestawnego zostanie wklejony do nowego skoroszytu.

340

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie Jeżeli na wykresie były przyciski pól, one również zostaną skopiowane, tyle że jako grafika, co może wprowadzić w błąd użytkowników. Dlatego przed skopiowaniem wykresu przestawnego należy je wszystkie ukryć. Można je łatwo usunąć; wystarczy kliknąć wykres i przejść do karty Analiza. Znajduje się tam ikona Przyciski pól, której kliknięcie umożliwi ukrycie przycisków pola.

Tworzenie samodzielnych wykresów połączonych z tabelą przestawną Aby zachować kluczowe funkcje tabeli przestawnej, takie jak filtry czy listy rankingowe, można połączyć standardowy wykres z tabelą przestawną bez tworzenia wykresu przestawnego. Na przykładzie widocznym na rysunku 15.21 w tabeli przestawnej widocznych jest 10 najlepszych pod względem zakontraktowanych godzin rynków oraz dane o wielkości sprzedaży. Filtr pozwala też wyświetlić 10 najlepszych rynków dla każdego z segmentów produktów. Rysunek 15.21. Tabela przestawna umożliwia wyświetlenie 10 najlepszych rynków dla poszczególnych segmentów pod względem zakontraktowanych godzin oraz wielkości sprzedaży

Przyjmijmy, że chcemy utworzyć wykres punktowy, tak aby móc analizować relację między zakontraktowanymi godzinami a przychodami. W tym celu musimy zachować możliwość filtrowania 10 najlepszych pozycji, ale mieć też możliwość utworzenia wykresu punktowego. Wykres przestawny odpada, ponieważ nie można zastosować go do wykresu punktowego. Omówiona wcześniej technika również się nie sprawdzi, ponieważ nie oferuje potrzebnej interaktywności. Jakie jest więc rozwiązanie? Można wykorzystać komórki znajdujące się obok tabeli przestawnej i połączyć je z danymi z tabeli, a następnie wykorzystać do utworzenia wykresu. Tak jest — można zbudować minizestaw danych, który posłuży jako źródło dla standardowego wykresu. Taki zestaw będzie połączony z tabelą przestawną, jeżeli więc dane w niej ulegną zmianie, zaktualizowany zostanie też zestaw danych. Aby utworzyć osobny wykres, połączony jednak z tabelą przestawną, należy wykonać poniższe działania: 1.

Kliknąć komórkę obok tabeli przestawnej (patrz rysunek 15.22) i umieścić w niej odwołanie do danych, które mają znaleźć się na wykresie.

2.

Skopiować właśnie wpisaną formułę i wkleić ją do kolejnych komórek, tworząc w ten sposób zestaw danych. W tym momencie będziemy mieć zestaw danych podobny do tego na rysunku 15.23.

Rozdział 15.  Zastosowanie wykresów przestawnych

341

Rysunek 15.22. Łączenie zestawu danych należy rozpocząć od utworzenia odwołania do pierwszych wartości, które mają zostać pobrane

Rysunek 15.23. Skopiować formułę i wkleić ją do kolejnych komórek, tworząc w ten sposób zestaw danych

3.

Po połączeniu zestaw danych jest gotowy i można na jego podstawie utworzyć standardowy wykres. W tym przykładzie utworzymy wykres punktowy, co nie byłoby możliwe na podstawie tabeli przestawnej.

Na rysunku 15.24 widać, jak to rozwiązanie pozwala wykorzystać najlepsze możliwości oferowane przez dwie różne techniki.  Zachowano możliwość filtrowania poszczególnych segmentów dzięki filtrowi

tabeli przestawnej.  Użytkownik ma pełną swobodę formatowania wykresu bez ograniczeń

występujących w przypadku wykresów przestawnych. Rysunek 15.24. To rozwiązanie oferuje funkcjonalność tabeli przestawnej bez związanych z nią ograniczeń w formatowaniu

342

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rozdział 16.

Fragmentatory W tym rozdziale:  Fragmentatory — podstawowe informacje  Tworzenie i formatowanie standardowych fragmentatorów  Wykorzystanie fragmentatora Oś czasu  Wykorzystanie fragmentatorów jako przycisków poleceń

Fragmentatory umożliwiają filtrowanie tabel przestawnych w podobny sposób, jak ma to miejsce w przypadku pól filtrów. Różnica polega na tym, że fragmentatory mają przyjazny dla użytkownika interfejs i umożliwiają lepsze zarządzanie filtrami w tabelach przestawnych. Dodatkowo do najnowszej wersji Excela dodano fragmentator Oś czasu. Został on zaprojektowany specjalnie do obsługi filtrów daty i czasu. W niniejszym rozdziale omówiono fragmentatory oraz ich potencjał w zakresie tworzenia atrakcyjnego i interaktywnego interfejsu pulpitów menedżerskich i raportów.

Fragmentatory — podstawowe informacje Czytelnicy, którzy przebrnęli przez rozdział 14., wiedzą, że tabele przestawne można filtrować za pomocą pól Filtry. Są to rozwijane listy, które można włączyć w górnej części tabeli, umożliwiające użytkownikom filtrowanie w celu wyświetlenia specyficznych danych. Mimo swojej użyteczności, pola filtrów zawsze miały kilka braków.  Pola filtrów nie są filtrami kaskadowymi. Nie można ich ze sobą łączyć, tak aby

jeszcze bardziej ograniczyć uzyskane wyniki. Przyjrzyjmy się przykładowi widocznemu na rysunku 16.1. Jak widać, filtr Region został ustawiony na Północ. Jednakże filtr Rynek wciąż umożliwia wybranie rynków, które zdecydowanie nie należą do regionu Północ (np. Kalifornia). Ponieważ filtr Rynek nie jest w żaden sposób ograniczany działaniem filtra Region, pojawia się irytująca możliwość wybrania rynku, dla którego nie będzie danych, ponieważ nie należy do regionu Północ.

344

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 16.1. Domyślnie pole filtru tabeli przestawnej nie działa z innymi polami, co uniemożliwia ograniczenie wyboru

 Kiedy zostanie użytych kilka pól filtru, wówczas trudno określić, które dane tak

naprawdę są filtrowane. Przykład takiej sytuacji widoczny jest na rysunku 16.2. Jak widać, filtr Region jest ograniczony do trzech regionów: Północ, Środkowy zachód i Zachód. Filtr Region wyświetla wartości (Wiele elementów). W ustawieniu domyślnym filtr będzie wyświetlał taki zapis wówczas, gdy zostanie wybrana więcej niż jedna pozycja. Jedyny sposób, aby się przekonać, co zostało kliknięte, to rozwinąć listę. Można sobie wyobrazić sytuację, gdy mamy do czynienia z wydrukowaną wersją raportu i pozbawieni jesteśmy możliwości sprawdzenia, które dane zostały użyte do przygotowania obserwowanego zestawienia. Rysunek 16.2. Kiedy w polu filtra wybranych jest kilka pozycji, widoczny jest komunikat Wiele elementów

Odmiennie rzecz ma się w przypadku fragmentatorów, gdzie nie występuje ten problem. Fragmentatory synchronizują swoje działania. Jak widać na rysunku 16.3, fragmentator Rynek wyświetla odpowiednie wartości również wówczas, gdy jako Region wybrano Północ. Reszta rynków jest wyłączona, dzięki czemu wiadomo, że nie należą one do regionu północnego.

Rozdział 16.  Fragmentatory

345

Rysunek 16.3. Fragmentatory współdziałają, dzięki czemu otrzymujemy dokładnie te dane, które zaznaczyliśmy

Zaznaczenie kilku fragmentatorów jest wyraźnie widoczne. Na rysunku 16.4 tabela przestawna jest filtrowana dla regionów Środkowy zachód, Północ i Południowy wschód. Nigdy więcej informacji Wiele elementów. Rysunek 16.4. Fragmentatory świetnie sprawdzają się podczas zaznaczania wielu elementów

Tworzenie standardowego fragmentatora Nadszedł czas na utworzenie pierwszego fragmentatora. W tym celu należy: 1.

Umieścić kursor w tabeli przestawnej, następnie rozwinąć znajdującą się na Wstążce kartę Analiza.

2.

Kliknąć ikonę Wstaw fragmentator (patrz rysunek 16.5).

Rysunek 16.5. Wstawianie fragmentatora

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wstawianie fragmentatorów. 3.

Kliknąć dane, które mają być filtrowane (patrz rysunek 16.6).

346

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 16.6. Określanie wymiarów do utworzenia fragmentatora

Chodzi o to, aby wybrać te wymiary, które chcemy przeszukiwać. W naszym przykładzie zostaną utworzone fragmentatory Region i Rynek. Jak widać na rysunku 16.7, kliknięcie przycisku Środkowy zachód we fragmentatorze Region nie tylko spowoduje przefiltrowanie tabeli przestawnej, ale wywoła także reakcję fragmentatora Rynek, w którym podświetlone zostaną wartości przypisane do regionu Środkowy zachód. Rysunek 16.7. Wybór wymiarów, które mają być filtrowane za pomocą fragmentatorów

Aby zaznaczyć więcej pozycji, należy podczas ich wybierania przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl. Jak widać na rysunku 16.8, z wciśniętym klawiszem Ctrl zaznaczono Baltimore, Charlotte, Chicago i Kalifornię, co spowodowało podświetlenie odpowiednich pozycji we fragmentatorze Region. Rysunek 16.8. Możliwość obserwacji aktualnie używanych filtrów daje fragmentatorom dużą przewagę nad polami filtru

Rozdział 16.  Fragmentatory

347

Aby wyłączyć filtry w danym fragmentatorze, wystarczy kliknąć ikonę Wyczyść filtr znajdującą się górnym prawym rogu (patrz rysunek 16.9). Rysunek 16.9. Usuwanie filtrów z fragmentatora

Formatowanie fragmentatorów Jeżeli chcemy używać fragmentatorów na pulpitach menedżerskich, to konieczne będzie ich dopasowanie tak, aby były zgodne z układem i wyglądem raportów. Poniżej opisano kilka podstawowych czynności, dzięki którym można dopasować formatowanie fragmentatorów.

Rozmiar i położenie Fragmentatory działają podobnie jak inne kształty dostępne w Excelu, tak więc można je przesuwać oraz zmieniać ich rozmiar, przeciągając ich punkty pozycji (patrz rysunek 16.10). Rysunek 16.10. Dostosowywanie położenia i rozmiaru fragmentatora za pomocą przeciągania punktów pozycji

348

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Można też kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Rozmiar i właściwości, co spowoduje wyświetlenie panelu Formatowanie fragmentatora (patrz rysunek 16.11). Można w nim określić rozmiary fragmentatora, jego zachowanie w momencie zmiany rozmiaru komórek oraz to, czy ma być on widoczny na wydruku. Rysunek 16.11. Panel Formatowanie fragmentatora pozwala kontrolować działanie tego obiektu w powiązaniu z arkuszem

Liczba kolumn Domyślnie wszystkie fragmentatory mają jedną kolumnę. Można to jednak zmienić; wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać Rozmiar i właściwości. Zostanie wówczas udostępniony panel Formatowanie fragmentatora. W sekcji Położenie i układ można określić liczbę kolumn. Ustawienie 2 kolumn (patrz rysunek 16.12) wymusi wyświetlenie danych właśnie w taki sposób. Ustawienie 3 kolumn wymusi wyświetlenie danych w trzech kolumnach itd. Rysunek 16.12. Właściwość Liczba kolumn pozwala użytkownikowi określić, w ilu kolumnach fragmentator ma wyświetlać dane

Rozdział 16.  Fragmentatory

349

Kolor i styl Kolor i styl fragmentatora można szybko zmienić. Wystarczy go kliknąć, a następnie wybrać odpowiedni styl z galerii wyświetlanej na karcie Narzędzia fragmentatora/Opcje (patrz rysunek 16.13). Dostępne tam style będą odpowiednie do większości zastosowań. Rysunek 16.13. Galeria stylów pozwala użyć jednego z dostępnych stylów lub przygotować swój własny

W przypadku gdyby użytkownik chciał mieć większą kontrolę na kolorem i stylem, należy kliknąć przycisk Nowy styl fragmentatora widoczny w dolnej części Galerii stylów na rysunku 16.13. Zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym można szczegółowo dostosować formatowanie każdego komponentu fragmentatora.

Inne ustawienia Kliknięcie fragmentatora prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu opcji Ustawienia fragmentatora spowoduje wyświetlenie okna dialogowego Ustawienia fragmentatora (patrz rysunek 16.14). Opcje dostępne w tym oknie pozwalają kontrolować wygląd nagłówka fragmentatora, sortowanie jego elementów oraz metody filtrowania. Rysunek 16.14. Okno dialogowe Ustawienia fragmentatora

Minimalnym wysiłkiem można dobrze wkomponować fragmentatory w pulpit menedżerski. Na rysunku 16.15 widoczne są dwa fragmentatory tworzące wraz z wykresem przestawnym spójny komponent pulpitu menedżerskiego.

350

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 16.15. Odrobina formatowania i fragmentatory mogą zostać dostosowane do wyglądu pulpitu menedżerskiego

Kontrolowanie wielu tabel przestawnych Kolejna przewaga fragmentatorów to fakt, że każdy z nich może być powiązany z więcej niż jedną tabelą przestawną. To oznacza, że każdy filtr zastosowany we fragmentatorze może być użyty w wielu tabelach przestawnych. Aby połączyć fragmentator z więcej niż jedną tabelą przestawną, wystarczy kliknąć go prawym przyciskiem myszy i wybrać Połączenia raportu. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Połączenia raportu (patrz rysunek 16.16). Wystarczy zaznaczyć w nim tabele, które mają być filtrowane za pomocą danego fragmentatora. Rysunek 16.16. Wybór tabel, które mają być filtrowane za pomocą danego fragmentatora

Od tej chwili każdy filtr włączony w danym fragmentatorze będzie równocześnie stosowany we wszystkich wskazanych tabelach przestawnych. Możliwość kontrolowania stanu wielu tabel przestawnych to potężne narzędzie, szczególnie w pulpitach menedżerskich korzystających z wielu tabel.

Tworzenie fragmentatora osi czasu Fragmentator Oś czasu to nowość, która pojawiła się w Excelu 2013. Jest on podobny do standardowego fragmentatora: filtruje tabelę przestawną za pomocą mechanizmu wizualnego wyboru, a nie pól filtra. Różnica polega na tym, że fragmentator Oś czasu został

Rozdział 16.  Fragmentatory

351

zaprojektowany wyłącznie do pracy z informacjami dotyczącymi daty, dzięki czemu jest doskonałym narzędziem do filtrowania i grupowania takich informacji w tabelach przestawnych. Aby móc go zastosować, w tabeli przestawnej muszą znajdować się dane sformatowane jako daty. Nie wystarczy, aby w kolumnie znajdowało się kilka wartości sformatowanych w taki sposób. Wszystkie komórki w kolumnie muszą być tak sformatowane, w dodatku muszą zawierać poprawne dane. Aby utworzyć fragmentator Oś czasu: 1.

Należy umieścić kursor w tabeli przestawnej, następnie rozwinąć znajdującą się na Wstążce kartę Analiza.

2.

Kliknąć ikonę Wstaw oś czasu (patrz rysunek 16.17).

Rysunek 16.17. Wstawianie fragmentatora Oś czasu

Zostanie wyświetlone (widoczne na rysunku 16.18) okno dialogowe Wstawianie osi czasu, w którym dostępne będą wszystkie pola z datami w danej tabeli przestawnej. Rysunek 16.18. Wybór pól dat do utworzenia fragmentatora

3.

Należy wybrać pola dat, dla których mają być utworzone fragmentatory.

Po utworzeniu fragmentatorów można już za pomocą dynamicznego mechanizmu wyboru daty filtrować informacje w tabeli przestawnej i na wykresie przestawnym. Na rysunku 16.19 widać efekt przefiltrowania informacji na wykresie przestawnym i wyświetlenia danych tylko z marca, kwietnia i maja. Na rysunku 16.20 przedstawiono, w jaki sposób można za pomocą myszy rozszerzyć zakres filtrowanych danych. Jak szybko można przefiltrować tabelę przestawną według kwartałów? Dzięki fragmentatorowi Oś czasu to całkiem proste. Wystarczy kliknąć menu rozwijane dostępne w górnym prawym rogu fragmentatora i wybrać pozycję Kwartały. Jak widać na rysunku 16.21, można wybrać również Dni, Miesiące i Lata.

352

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 16.19. Aby uruchomić filtr dla danych w tabeli przestawnej lub na wykresie przestawnym, należy wskazać odpowiednie daty

Rysunek 16.20. Poszerzając zakres na osi czasu, można włączyć więcej danych do uruchomionego filtru

Rysunek 16.21. Szybkie przełączanie się między Dniami, Miesiącami, Kwartałami i Latami

Rozdział 16.  Fragmentatory

353

Fragmentator Oś czasu stosuje filtry oparte na standardowym kalendarzu. Oznacza to, że 1. kwartał obejmuje miesiące styczeń, luty i marzec. W niektórych firmach rok fiskalny i zarazem pierwszy kwartał może rozpoczynać się od października, listopada i grudnia. W takich przypadkach oś czasu może nie być specjalnie przydatna. Aktualnie nie ma możliwości dostosowania tego komponentu do innego przeliczania kwartałów. Fragmentatory Oś czasu nie są kompatybilne z wersjami Excela wcześniejszymi niż 2013. W przypadku otwarcia arkusza zawierającego te fragmentatory w Excelu 2010 lub wcześniejszych wersjach będą one nieaktywne.

Wykorzystanie fragmentatorów jako formantów formularza W rozdziale 12. zamieszczono informacje na temat dodawania do pulpitów menedżerskich interaktywnych elementów za pomocą modelowania danych oraz formantów formularza. Techniki opisane w rozdziale są wydajne, jednak ich wadą jest to, że zaczynają wyglądać nieco staroświecko, szczególnie w zestawieniu z nowocześnie prezentującymi się wykresami, jakie pojawiły się wraz z Excelem 2013. Sprytnym rozwiązaniem tego problemu jest zaprzęgnięcie fragmentatorów jako pośredników dla kontrolek i formantów. Na rysunku 16.22 widoczna jest taka możliwość, gdzie wykres reaguje na działanie fragmentatorów po lewej stronie. Po kliknięciu w Przychody na wykresie znajdą się odpowiednie dane. Po kliknięciu w Wydatki na wykresie znajdą się dane o poniesionych wydatkach. Warto pamiętać, że wykres w żaden sposób nie jest połączony z tabelą przestawną Rysunek 16.22. Fragmentatory można wykorzystać w roli atrakcyjniejszych formantów formularza w sytuacjach, gdy pracujemy z modelami niekorzystającymi z tabel przestawnych

Czytelników, którzy pominęli rozdział 12., zachęcamy teraz do jego przeczytania; zawarte tam informacje pozwolą lepiej zrozumieć zagadnienia modelowania danych i konfiguracji, które zostały opisane poniżej.

Aby zbudować podstawowy model, należy wykonać następujące czynności: 1.

Utworzyć prostą tabelę, w której przechowywane będą nazwy dla kontrolek wraz z nadanymi im numerami indeksu. W tym przypadku tabela zawiera trzy wiersze pod polem o nazwie Mierniki.

354

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Każdy wiersz zawiera nazwę miernika (są to Przychody, Wydatki i Netto) oraz jego numer indeksu. 2.

Na podstawie tej prostej tabeli należy utworzyć tabelę przestawną (patrz rysunek 16.23).

Rysunek 16.23. Tworzenie prostej tabeli, w której przechowywane będą nazwy dla kontrolek wraz z nadanymi im numerami indeksu, a która posłuży do utworzenia tabeli przestawnej

3.

Umieścić kursor w dowolnym miejscu nowo utworzonej tabeli przestawnej, następnie rozwinąć kartę Analiza i kliknąć ikonę Wstaw fragmentator. W oknie dialogowym Wstawianie fragmentatora utworzyć fragmentator dla pola Mierniki. W tym momencie mamy fragmentator dla trzech mierników.

4.

Kliknąć prawym przyciskiem myszy fragmentator i wybrać z menu Ustawienia fragmentatora. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia fragmentatora.

5.

W oknie dialogowym usunąć zaznaczenie opcji Wyświetl nagłówek (patrz rysunek 16.24).

Rysunek 16.24. Tworzenie fragmentatora dla pola Mierniki i usuwanie nagłówków

Za każdym razem, kiedy fragmentator będzie klikany, tabela przestawna będzie filtrowana w taki sposób, że wyświetlany będzie tylko jeden wybrany miernik. Takie działanie widać na rysunku 16.25; widać też, że filtrowany jest numer indeksu. Numer indeksu widoczny będzie zawsze w tej samej komórce (w tym przypadku jest to N8). Dlatego też ta komórka może być użyta jako wyzwalacz dla formuł WYSZUKAJPIONOWO, INDEX oraz instrukcji If. Rysunek 16.25. Kliknięcie fragmentatora spowoduje wyfiltrowanie właściwego numeru indeksu dla wybranego miernika

Rozdział 16.  Fragmentatory

6.

355

Takiej komórki można użyć do zasilania formuł w obszarze tymczasowym, co widać na rysunku 16.26.

Rysunek 16.26. Wykorzystanie przefiltrowanej komórki do zasilania formuł w obszarze tymczasowym

Ta formuła nakazuje Excelowi sprawdzenie zawartości komórki N8.  Jeżeli wartość w komórce N8 wynosi 1, co odpowiada opcji Przychody,

wówczas formuła zwróci wartość z zestawu danych Przychody (komórka G9).  Jeżeli wartość w komórce N8 wynosi 2, co odpowiada opcji Wydatki, wówczas

formuła zwróci wartość z zestawu danych Wydatki (komórka G13).  Jeżeli wartość w komórce N8 nie wynosi ani 1, ani 2, wówczas zwracana jest

wartość z zestawu Netto (komórka G17). 7.

Skopiować formułę do innych komórek, tak aby zbudować tabelę tymczasową (patrz rysunek 16.27).

Rysunek 16.27. Wersja końcowa tabeli tymczasowej zasilanej danymi dzięki fragmentatorowi 8.

Utworzyć wykres na podstawie tabeli tymczasowej.

Dzięki tej prostej technice można dostarczyć klientom atrakcyjne interaktywne rozwiązania, które lepiej będą pasować do wyglądu i działania ich pulpitów menedżerskich.

356

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rozdział 17.

Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View W tym rozdziale:  Wewnętrzny model danych — zasady działania  Tworzenie pulpitów menedżerskich z wykorzystaniem Power View  Tworzenie wykresów Power View i praca z nimi  Wizualizacja danych na mapach Power View

W Excelu 2013 pojawiła się nowa funkcja — Power View. Power View to w istocie interaktywny mechanizm pozwalający na wyświetlanie wykresów, tabel, map i fragmentatorów w jednym oknie pulpitu menedżerskiego. Komponenty okna Power View są ze sobą nieodłącznie powiązane, dzięki czemu wszystkie działają razem i reagują na wszelkie filtrowanie czy działanie fragmentatorów mające miejsce w pulpicie menedżerskim. Wystarczy wybrać region na jednym wykresie, a wszystkie pozostałe komponenty na pulpicie Power View automatycznie dostosują się do tej zmiany. Ta wydajna funkcja wykorzystuje nowy model danych wprowadzony do Excela 2013. Wewnętrzny model danych to silnik analityczny umożliwiający przechowywanie różnorodnych źródeł danych w czymś w rodzaju kostki OLAP wbudowanej w Excela. OLAP to sposób przechowywania danych umożliwiający łatwą i szybką analizę dużych ilości informacji. W niniejszym rozdziale omówiono metody łączenia modelu danych z Power View, dzięki czemu można tworzyć bardzo wydajne pulpity menedżerskie. Niestety, Microsoft udostępnił dodatek Power View tylko użytkownikom Office 2013 Professional Plus i Office 365 Small Business Premium. Użytkownicy pozostałych wersji nie zobaczą nawet śladu tego dodatku w swoich programach. Na szczęście, wewnętrzny model danych omówiony w tym rozdziale dostępny jest we wszystkich wersjach Excela 2013. Jak zobaczymy w dalszej części rozdziału, jest to wystarczająco potężne narzędzie.

358

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Wewnętrzny model danych — zasady działania W Excelu 2013 wprowadzono nowy silnik analityczny, czyli wewnętrzny model danych. Każdy skoroszyt ma jeden model danych, dzięki któremu możliwe jest analizowanie osobnych źródeł danych w sposób, jaki dotychczas nie był dostępny. Koncepcja kryjąca się za modelem danych jest prosta. Przyjmijmy, że mamy dwie tabele — Klienci i Zamówienia. W tabeli Zamówienia przechowywane są podstawowe dane o fakturach (Klienci, Numery faktur, Data wystawienia faktury czy Przychody). W tabeli Klienci przechowywane są podstawowe dane, takie jak Numer klienta, Nazwa klienta i Stan. Jeżeli chcielibyśmy przeanalizować przychody według województw, musielibyśmy połączyć dwie tabele i zagregować pole Przychody z tabeli Zamówienia z polem Stan z tabeli Klienci. W przeszłości w takim przypadku należałoby przejść przez liczne serie danych, używać mnóstwa formuł w rodzaju WYSZUKAJ.PIONOWO i SUMA.JEŻELI. Dzięki nowemu modelowi danych dostępnemu w Excelu 2013 można wskazać programowi powiązania tych dwóch tabel (w tym przypadku jest to numer klienta), a następnie wciągnąć obie do wewnętrznego modelu danych. Model danych programu Excel następnie zbuduje wewnętrzną analityczną bazę danych i przeniesie dane do tabeli przestawnej. Tabela przestawna pozwoli kilkoma kliknięciami zagregować dane według województwa.

Tworzenie pierwszego własnego modelu danych Przyjmijmy, że tabela widoczna na rysunku 17.1 to omawiana wcześniej tabela Transakcje. W drugim arkuszu mamy tabelę Generatory (patrz rysunek 17.2), zawierającą informacje o każdym generatorze. Rysunek 17.1. Tabela pokazuje informacje o transakcjach wg numerów generatorów

Plik z omawianymi tutaj przykładami (Rozdział 17 przykłady.xslx) można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip

Pierwszym krokiem w budowaniu modelu danych jest konwersja oddzielnych zakresów danych na tabele programu Excel. Taka konwersja pozwoli mieć pewność, że model danych rozpozna tabele jako aktualne źródła danych.

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

359

Rysunek 17.2. W tej tabeli znajdują się informacje o położeniu każdego z generatorów

Konwertowanie zakresów danych na tabele programu Excel Dla każdego zakresu danych, który chcemy zaimportować do wewnętrznego modelu danych, należy wykonać następującą procedurę: 1.

Kliknąć w dowolnym miejscu tabeli Transakcje i wcisnąć klawisze Ctrl+T. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli, widoczne na rysunku 17.3.

Rysunek 17.3. Konwertowanie pierwszego zakresu danych na tabelę programu Excel 2.

Należy się upewnić, że zakres jest poprawny, i kliknąć OK. Po kliknięciu tabeli programu Excel na Wstążce zostanie wyświetlona karta Narzędzia tabel/Projekt. Warto pamiętać, że jeżeli w arkuszu będzie więcej tabel, to wszystkie ustawienia wprowadzone na tej karcie będą miały zastosowanie tylko do zaznaczonej tabeli.

3.

W polu Nazwa tabeli można wprowadzić jakąś przyjazną dla użytkownika nazwę (patrz rysunek 17.4).

Rysunek 17.4. Nadaj tabeli przyjazną nazwę

Dzięki temu będziemy mieć pewność, że rozpoznamy tabelę, gdy umieścimy ją w modelu danych. W naszym scenariuszu powyższą procedurę należy powtórzyć dla tabeli Generatory, konwertując ją z zakresu na tabelę programu Excel.

360

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Dodawanie tabel do wewnętrznego modelu danych Każdy skoroszyt w Excelu 2013 posiada wewnętrzny model danych, który po dodaniu do niego źródeł danych widoczny (domyślnie) jest jako połączenie o nazwie ThisWorkbookDataModel. Nowo utworzone tabele programu Excel można dodać do wewnętrznego modelu danych za pomocą okna dialogowego Połączenia skoroszytu. W tym celu należy: 1.

Wyświetlić znajdującą się na Wstążce kartę Dane i kliknąć Połączenia.

2.

W oknie dialogowym Połączenia skoroszytu należy kliknąć strzałkę umieszczoną na przycisku Dodaj i wybrać z listy Dodaj do modelu danych (patrz rysunek 17.5).

Rysunek 17.5. Okno dialogowe Połączenia skoroszytu pozwala dodać tabele do modelu danych

Zostanie otwarte okno dialogowe Istniejące połączenia (patrz rysunek 17.6). Rysunek 17.6. Wybierz tabelę i kliknij Otwórz

3.

Należy wyświetlić kartę Tabele, wybrać odpowiednią tabelę i kliknąć Otwórz.

4.

Kroki 2. i 3. należy powtarzać dla każdej tabeli, którą chcemy dodać do wewnętrznego modelu danych. Po dodaniu wszystkich tabel programu Excel w oknie dialogowym Połączenia skoroszytu widoczne będzie połączenie o nazwie ThisWorkbookDataModel oraz wszystkie skojarzone z nim źródła danych.

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

361

Jak widać na rysunku 17.7, w wewnętrznym modelu danych mamy teraz dwie tabele programu Excel. Rysunek 17.7. Wewnętrzny model danych zawiera teraz dwie tabele — Transakcje i Generatory

Wszelkie zmiany wprowadzone w tabelach (takie jak dodawanie i usuwanie rekordów czy kolumn) automatycznie zostaną powtórzone w wewnętrznym modelu danych. Nie ma potrzeby odświeżania danych.

Tworzenie relacji dla tabel z wewnętrznego modelu danych Choć dane znajdują się teraz w modelu danych, to Excel nie ma informacji, w jakiej relacji są one w stosunku do siebie. I tak obie tabele mają kolumnę ID_GENERATORA (patrz rysunki 17.1 i 17.2). To kluczowy element łączący obie tabele; dzięki niemu będzie można wyszukać transakcje posortowane wg stanów. Nim Excel będzie mógł zająć się danymi, trzeba jasno zdefiniować tę relację. W tym celu należy: 1.

Kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Dane, a następnie wybrać Relacje. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzanie relacjami.

2.

Kliknąć przycisk Nowy. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie relacji (patrz rysunek 17.8).

Rysunek 17.8. Tworzenie relacji między tabelami oznacza zdefiniowanie skojarzonych pól

362

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

3.

Należy wybrać tabele i pola i w ten sposób zdefiniować relację. Na rysunku 17.8 widać, że pole ID_GENERATORA tabeli Transakcje jest połączone z polem ID_GENERATORA tabeli Generatory.

4.

Aby potwierdzić relację, należy kliknąć OK. Na powrót zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzanie relacjami (patrz rysunek 17.9). W razie potrzeby można w nim dodać kolejne relacje. Okno to umożliwia również usunięcie i edycję relacji.

Rysunek 17.9. Okno Zarządzanie relacjami pozwala dodawać, usuwać i edytować relacje

Na rysunku 17.8 w dolnym prawym rogu widoczna jest lista rozwijana Pokrewna kolumna (obiekt podstawowy). Termin „obiekt podstawowy” oznacza, że model danych użyje tego pola ze skojarzonej tabeli jako podstawowego. Każda relacja musi mieć pole oznaczane jako podstawowe. Jest ono niezbędne w modelu danych, ponieważ zapobiega błędom agregacji danych i tworzeniu duplikatów. Z tego powodu model danych zbudowany jest według zasad, których należy ściśle przestrzegać. W polu podstawowym nie może być duplikatów ani pustych pól. Z tego powodu tabela Generatory (widoczna na rysunku 17.8) musi zawierać unikalne wartości w polu ID_GENERATORA, w którym nie może być też pustych pól. To jedyny sposób, w jaki Excel może zapewnić spójność danych podczas łączenia wielu tabel.

Wykorzystywanie modelu danych do tworzenia tabel przestawnych Po wprowadzeniu danych do modelu można zacząć go używać. W części rozdziału pt. „Tworzenie pulpitów menedżerskich z użyciem Power View” zamieszczono informacje na temat stosowania modelu danych celu ulepszenia funkcji Power View. Najpierw jednak sprawdzimy, w jaki sposób model danych może pomóc lepiej wykorzystać tabele przestawne. Aby utworzyć taką tabelę na podstawie modelu danych, należy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć kartę Wstawianie i wybrać przycisk Tabela przestawna.

2.

W oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej wybrać opcję Użyj zewnętrznego źródła danych i kliknąć przycisk Wybierz połączenie (patrz rysunek 17.10).

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

363

Rysunek 17.10. Tworzenie tabeli przestawnej zaczynamy od wybrania połączenia zewnętrznego

Zostanie otwarte okno dialogowe Istniejące połączenia (patrz rysunek 17.11). Rysunek 17.11. Aby użyć jako źródła wewnętrznego modelu danych, należy zaznaczyć pozycję Tabele w modelu danych skoroszytu

3.

Kliknąć kartę Tabele i wybrać Tabele w modelu danych skoroszytu. Aby potwierdzić wybór, należy kliknąć Otwórz. Ponownie zostanie wyświetlone okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej.

4.

Aby zakończyć tworzenie tabeli przestawnej, należy kliknąć OK.

Po utworzeniu tabeli zostanie wyświetlona lista pól tabeli przestawnej, w której widoczne będą tabele umieszczone wcześniej w wewnętrznym modelu danych (patrz rysunek 17.12). Tabela przestawna utworzona na podstawie modelu danych pozwala połączyć różne źródła danych w jeden analityczny silnik. Na rysunku 17.13 widać, jak można tworzyć tabelę, używając pól z różnych tabel znajdujących się w modelu danych.

364

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 17.12. Tabela przestawna wykorzystująca jako źródło wewnętrzny model danych wyświetli na liście pól wszystkie tabele zaimportowane do modelu

Rysunek 17.13. Tabela przestawna utworzona na podstawie modelu danych pozwala analizować dane, wykorzystując pola wszystkich tabel z modelu danych

Zewnętrzne źródła w wewnętrznym modelu danych Wewnętrzny model danych nie jest ograniczony tylko do używania danych, które już znajdują się w skoroszytach. Można importować wszelkie rodzaje zewnętrznych źródeł danych. W rozdziale 18. zamieszczono szczegółowe informacje na temat używania zewnętrznych danych na pulpitach menedżerskich. Rzućmy okiem, w jaki sposób dostarczyć zewnętrzne dane do modelu danych.

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

365

Przyjmijmy, że dysponujemy bazą danych programu Access, w której znajduje się zestaw znormalizowanych tabel. Chcielibyśmy móc analizować te dane w Excelu. Decydujemy się na zastosowanie nowego modelu danych do ich prezentacji, zastosujemy też tabelę przestawną. Plik z omawianymi tutaj przykładami (UsługiSerwisowe17.accdb) można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip

Aby zastosować zewnętrzne tabele z danymi, należy wykonać poniższą procedurę: 1.

Na karcie Dane znajdującej się na Wstążce należy wybrać ikonę Pobieranie danych zewnętrznych, a następnie Z programu Access (patrz rysunek 17.14).

Rysunek 17.14. Pobieranie danych z Accessa

2.

Następnie należy odszukać plik bazy danych i otworzyć go. Wyświetlone zostanie okno dialogowe Pobieranie danych.

3.

W oknie Pobieranie danych należy zaznaczyć opcję Włącz zaznaczanie wielu tabel (patrz rysunek 17.15).

Rysunek 17.15. Włącz zaznaczanie wielu tabel

4.

Następnie należy wskazać wszystkie tabele, z których dane mają być importowane (patrz rysunek 17.16).

Rysunek 17.16. Aby zaimportować dane z tabel, należy je zaznaczyć

366

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

5.

Kliknąć OK. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Importowanie danych (patrz rysunek 17.17).

Rysunek 17.17. Usunąć zaznaczenie z opcji Importuj relacje między tabelami

6.

W oknie Importowanie danych należy kliknąć strzałkę na przycisku Właściwości i usunąć zaznaczenie z opcji Importuj relacje między tabelami. Zapobiegniemy w ten sposób błędom związanym z rozpoznawaniem przez Excela relacji między tabelami. Innymi słowy, relację chcemy utworzyć samodzielnie.

7.

W oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej wybrać opcję Raport w formie tabeli przestawnej i kliknąć przycisk OK. Tabela zostanie utworzona.

8.

Kliknąć znajdującą się na Wstążce kartę Dane, a następnie wybrać Relacje. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zarządzanie relacjami (patrz rysunek 17.18).

Rysunek 17.18. Tworzenie relacji dla właśnie zaimportowanych tabel

9.

Utworzyć relacje dla właśnie zaimportowanych tabel, a następnie kliknąć Zamknij. Jak wspomniano wcześniej (w części „Tworzenie relacji dla tabel z wewnętrznego modelu danych”), podczas tworzenia relacji należy pamiętać o znaczeniu wyboru w polu Kolumna pokrewna (obiekt podstawowy) w oknie Zarządzanie relacjami. W tabeli użytej jako obiekt podstawowy nie może być duplikatów ani pustych pól. Dlatego w naszym scenariuszu nie będzie możliwe umieszczenie tam tabeli Transakcje, ponieważ są w niej pola, które mogą być duplikatami.

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

367

Jeżeli wszystko się uda, wówczas na koniec powinniśmy otrzymać tabelę wyglądającą podobnie do tej na rysunku 17.19. Wystarczyło kilka kliknięć do zbudowania wydajnej platformy i zdobycia możliwości analizy danych z programu Access za pomocą tabeli przestawnej! Rysunek 17.19. Jesteśmy gotowi do wykonywania analizy danych zgromadzonych w wielu zewnętrznych źródłach

Tworzenie pulpitów menedżerskich z wykorzystaniem Power View Kiedy mamy już zbudowany wewnętrzny model danych, możemy przystąpić do tworzenia wykorzystujących go pulpitów menedżerskich. Wystarczy wybrać znajdującą się na Wstążce kartę Wstawianie i kliknąć Power View. Excel będzie potrzebował chwili na przygotowanie nowego arkusza o nazwie Power ViewX, gdzie X to kolejny unikalny numer (np. Power View1). Nowy arkusz ma trzy główne sekcje: widoku, filtrów i pól (patrz rysunek 17.20). Rysunek 17.20. Trzy główne sekcje arkusza Power View

368

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Pole widoku może zawierać wykresy, tabele i mapy dodawane przez użytkowników. W obszarze filtrów znajdują się zdefiniowane filtry. Listy pól można użyć do dodawania i konfigurowania danych na pulpicie menedżerskim. Pulpit menedżerski Power View budujemy, przeciągając wybrane pola z listy pól do innych obszarów. I tak przeciągnięcie pola ROZMIAR_GENERATORA do panelu filtrów spowoduje utworzenie listy, której elementy będzie można zaznaczać (patrz rysunek 17.21). W obszarze filtrów znajduje się kilka ikon, które ułatwiają pracę z filtrami. Umożliwiają one rozszerzanie i minimalizowanie obszaru filtrów, czyszczenie użytych kryteriów, wyświetlanie zaawansowanych opcji i usuwanie filtrów. Rysunek 17.21. W obszarze filtrów znajduje się kilka ikon, które ułatwiają pracę z filtrami

Aby dodać dane do widoku, należy przeciągnąć pola z listy pól do widoku. Na rysunku 17.22 widzimy, że pola KOD_ODPADÓW i WYTWORZONA_ILOŚĆ zostały przeciągnięte do obszaru widoku. W rezultacie powstała nowa tabela danych.

Rysunek 17.22. Aby dodać dane do widoku, należy przeciągnąć pola z listy pól do widoku; w efekcie powstanie nowa tabela

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

369

Tworzenie wykresów Power View i praca z nimi Wszystkie dane w Power View mają na początku formę tabeli (patrz rysunek 17.22). Aby ją utworzyć, należy przeciągnąć pola na obszar widoku. Kiedy mamy już tabelę, możemy przekształcić ją w wykres; wystarczy ją zaznaczyć, a z karty Projekt wybrać rodzaj wykresu. Na rysunku 17.23 w taki sposób utworzono wykres skumulowany słupkowy. Rysunek 17.23. Aby przekształcić tabelę w wykres, wystarczy ją zaznaczyć, a z karty Projekt wybrać rodzaj wykresu

Na rysunku 17.24 widać, że po zamianie danych w wykres na liście pól pojawiły się nowe obszary. Służą one do konfiguracji wyglądu i działania wykresu.

Rysunek 17.24. Po zamianie tabeli w wykres na liście pól pojawiły się nowe obszary

Po kliknięciu wykresu Power View zostanie nad nim wyświetlone menu kontekstowe. Umożliwia ono sortowanie serii na wykresie, filtrowanie i minimalizowanie i maksymalizowanie okna wykresu (patrz rysunek 17.25). Po zaznaczeniu wykresu w panelu filtrów pojawi się nowa opcja, Wykres. Po jej rozwinięciu dostępne będą możliwości dostosowania filtrów dla wykresu. Na rysunku 17.26 widać efekt filtrowania pola WYTWORZONA_ILOŚĆ za pomocą tego ciekawego filtra. Wykresy można też fragmentować, przeciągając nowe pola danych do pola Legenda. Na rysunku 17.27 widać, że przeciągnięto tam pole Zarządzanie; w efekcie na wykresie pojawiły się nowe dane.

370

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Rysunek 17.25. Kliknięcie wykresu aktywuje menu kontekstowe

Rysunek 17.26. W panelu filtrów można dopasować stosowane filtry

Rysunek 17.27. Do wykresu dodano nową serię danych

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

371

Aby przekształcić wykres w zestaw wykresów, można wykorzystać pola Wielokrotności poziome i Wielokrotności pionowe. Na rysunku 17.28 widoczne jest przekształcenie oryginalnego wykresu w taki sposób, że widoczne są oddzielne wykresy dla serii danych ZARZĄDZANIE. Rysunek 17.28. Przeciągnięcie pola ZARZĄDZANIE do Wielokrotności pionowe spowoduje utworzenie panelu wykresów

Kolejną ciekawą funkcją jest możliwość drążenia danych; wystarczy przeciągnąć nowe pole do strefy Oś. Na rysunku 17.29 tak zrobiono z polem Stan. Początkowo wydaje się, że nie przyniosło to żadnych efektów. Ale Power View użył nowego pola jako kolejnej kategorii osi. Rysunek 17.29. Przeciągnięcie nowego pola do strefy Oś pozwoli uzyskać efekt drążenia danych

372

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Po dodaniu pola do strefy Oś teraz wystarczy kliknąć dwukrotnie dowolny punkt danych na wykresie. Automatycznie zostanie uruchomione drążenie danych. W naszym przypadku po dodaniu pola Stan do Osi, drążenie danych wyświetli informacje o generatorach używanych w poszczególnych stanach (dla klikniętego punktu danych; rysunek 17.30). W górnej części okna pojawiła się ikona (Uogólnianie), pozwalająca wrócić na poprzedni poziom. Rysunek 17.30. Gdy w strefie Oś będzie wiele pól, wówczas będzie można używać tej ikony do przeglądania kolejnych warstw danych

W widoku Power View można tworzyć dowolną liczbę wykresów. Jak wspomniano na początku rozdziału, wszystkie komponenty Power View są połączone, więc ewentualne zmiany będą wprowadzane automatycznie we wszystkich. Na rysunku 17.31 widać dwa wykresy umieszczone w tym samym obszarze Power View. Kliknięcie na wykresie kołowym stanu AR (Arkansas) spowoduje automatyczną zmianę kolorów na wykresie słupkowym — zostaną uwzględnione dane dla tego stanu, i to bez żadnych zabiegów ze strony użytkownika. Rysunek 17.31. Wszystkie wykresy w Power View automatycznie dostosowują się do wprowadzanych zmian

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

373

Wizualizacja danych na mapach Power View Ostatni krzyk mody w świecie pulpitów menedżerskich to wykorzystanie map do inteligentnej lokalizacji danych. Od Excela 2003 nie mieliśmy możliwości tworzenia wizualizacji danych za pomocą map bez użycia programów zewnętrznych. Excel 2013 zmienił ten stan rzeczy, wprowadzając mapy Power View. Aby dodać mapę do Power View, należy wykonać poniższe czynności: 1.

Rozpocząć należy od umieszczenia jakichś danych geograficznych w widoku Power View. W naszym przykładzie użyjemy kodów pocztowych z modelu danych (patrz rysunek 17.32).

Rysunek 17.32. Dodawanie danych geograficznych do widoku Power View

2.

Po ich zaznaczeniu należy przejść do karty Projekt.

3.

Następnie w grupie Przełączanie wizualizacji należy kliknąć ikonę Mapa (patrz rysunek 17.33).

Rysunek 17.33. Dane mają być prezentowane jako mapa

Po chwili Excel przygotuje mapę z serwisu Bing.

374

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Jak widać na rysunku 17.34, mapa w pierwotnym stanie nie jest specjalnie użyteczna. Sposób, w jaki Excel obsługuje dane, jest nieco tajemniczy; zależy od używanego zestawu danych. Zwykle potrzebne są pewne zmiany, tak aby dopasować wyświetlaną mapę do swoich potrzeb. Rysunek 17.34. Excel przygotował podstawową mapę z serwisu Bing

Po przygotowaniu mapy można spróbować przesunąć pole z lokalizacją do różnych stref na liście pól. Ostateczny wybór w dużej mierze zależy od tego, jaki sposób prezentacji danych jest potrzebny. W naszym przykładzie pole KOD przesuniemy do strefy Lokalizacje, co pozwoli uzyskać odpowiedni widok (patrz rysunek 17.35).

Rysunek 17.35. Przesunięcie pola KOD do strefy Lokalizacje pozwoli uzyskać odpowiedni widok

Rozdział 17.  Wykorzystanie wewnętrznego modelu danych i dodatek Power View

375

Użytkownik posiada jednak dość ograniczoną kontrolę nad wyglądem mapy. Po zaznaczeniu mapy można wyświetlić kartę Układ i dostosować tytuł, legendę, etykiety danych i tło (patrz rysunek 17.36). Rysunek 17.36. Karta Układ oferuje ograniczone możliwości dostosowywania wyglądu map w Power View

Mapa jest w pełni interaktywna; można ją powiększać i pomniejszać za pomocą przycisków widocznych w górnym prawym rogu (patrz rysunek 17.37). Rysunek 17.37. Skalę mapy można zmieniać

Strefę Kolor można wykorzystać do uzyskania dodatkowej warstwy analizy. Na rysunku 17.38 przedstawiono zmianę kolorów wykreślonych punktów, która nastąpiła po umieszczeniu pola KOD_ODPADÓW w strefie Kolor.

Rysunek 17.38. Po dodaniu do strefy Kolor pola danych można uzyskać dodatkową warstwę analizy

376

Część IV  Tabele przestawne a pulpity menedżerskie

Zmiana wyglądu pulpitów menedżerskich Power View Excel daje użytkownikom ograniczone możliwości decydowania o wyglądzie pulpitów menedżerskich Power View. Na karcie Power View dostępna jest grupa Motywy (patrz rysunek 17.39). Pozwala ona ustawić rodzaj czcionki, tła oraz motyw dla pulpitu. Rysunek 17.39. Zmiana motywu pulpitu menedżerskiego Power View

Motyw może zmienić kolory wykresu, tła, filtrów, tabel i wykreślonych punktów na mapie. Sama mapa serwisu Bing nie ulegnie zmianie. Na rysunku 17.40 widoczny jest pulpit ze zmienionym motywem.

Rysunek 17.40. Kompletny pulpit menedżerski Power View ze zmienionym motywem

Część V

Kontakt ze światem zewnętrznym W tej części:  Rozdział 18. Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela  Rozdział 19. Współdzielenie danych

378

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

Rozdział 18.

Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela W tym rozdziale:  Importowanie danych z baz programu MS Access  Importowanie danych z baz SQL Server  Wykonywanie procedur SQL Server z Excela  Tworzenie dynamicznych połączeń za pomocą VBA  Tworzenie modelu danych z wykorzystaniem wielu zewnętrznych tabel

Czy nie byłoby przyjemnie, gdyby wszystkie przychodzące dane znajdowały się w pojedynczej tabeli Excela? W realnym świecie czasem mamy do czynienia z sytuacją, gdy potrzebne dane znajdują się w zewnętrznych źródłach. Zewnętrzne oznaczają dokładnie to, czego można się spodziewać: dane nie są umieszczone w skoroszytach Excela. Oto kilka przykładów zewnętrznych źródeł danych: pliki tekstowe, tabele Accessa, tabele SQL Server, a nawet inne skoroszyty Excela. W tym rozdziale opisano najbardziej efektywne sposoby na wprowadzenie do Excela danych z zewnętrznych źródeł. Nim jednak przejdziemy do sedna, autorzy chcieliby wspomnieć o jednym zastrzeżeniu. Jest mnóstwo sposobów na dostarczenie danych do Excela. Pomiędzy rozwiązaniami dostępnymi z poziomu interfejsu użytkownika a stosowaniem kodu VBA jest tyle technik, że niemożliwe jest opisanie ich wszystkich w tym rozdziale. Dlatego skupimy się na tych przydatnych technikach, które można wdrożyć w większości sytuacji i które nie kryją zbyt wielu pułapek i kruczków.

380

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Importowanie danych z Microsoft Accessa Microsoft Access jest używany w wielu firmach, gdzie za jego pomocą zarządza się powiązanymi ze sobą tabelami zawierającymi dane o klientach, zamówieniach i transakcjach. Zarządzanie danymi przez Excela daje korzyść w postaci relacyjnej bazy danych, co oznacza możliwość sprawdzania spójności danych, zapobiegania nadmiarowości i łatwego tworzenia zestawień dzięki kwerendom. Excel 2013 umożliwia kilka metod pobierania danych z Accessa.

Metoda „przeciągnij i upuść” Jeżeli chodzi o prostotę, to nic nie przebije metody „przeciągnij i upuść”. Wypróbujcie ją — najpierw należy otworzyć pusty skoroszyt Excela, a następnie bazę danych Accessa, którą chcemy zaimportować. Gdy oba programy są uruchomione, należy zmniejszyć ich okna tak, aby były jednocześnie widoczne na ekranie. Kursor myszy należy przesunąć nad tabelę lub kwerendę, którą chcemy skopiować do Excela. Następnie kliknąć ją i przeciągnąć do Excela (patrz rysunek 18.1).

Rysunek 18.1. Kopiowanie tabeli Accessa za pomocą metody „przeciągnij i upuść”

Rozdział 18.  Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela

381

Metoda „przeciągnij i upuść” sprawdza się, gdy trzeba szybko wykonać analizę danych w Excelu. Jednak metoda nie jest przydatna z powodów wymienionych poniżej:  Dana czynność będzie powtarzana regularnie jako część stałych analiz czy raportów.  Użytkownicy prezentacji w Excelu będą prawdopodobnie aktualizować dane

w taki sposób.  Nie jest specjalnie wygodne każdorazowe uruchamianie Excela, kiedy będą potrzebne

informacje. W opisanych poniżej scenariuszach zdecydowanie lepiej użyć innych metod.

Kreator eksportu MS Access Access posiada stosunkowo prosty w użyciu kreator eksportu. 1.

Po uruchomieniu Accessa należy zaznaczyć docelową tabelę lub kwerendę.

2.

Na karcie Dane zewnętrzne znajdującej się na Wstążce należy kliknąć ikonę Excel umieszczoną w grupie Eksportowanie. Zostanie wówczas uruchomiony kreator widoczny na rysunku 18.2.

Rysunek 18.2. Eksportowanie danych do Excela z wykorzystaniem kreatora eksportu programu Access

Jak widać, użytkownik ma do wyboru kilka opcji konfiguracyjnych procesu eksportu. Można określić miejsce docelowe eksportu, typ pliku oraz opcje dotyczące zachowania formatowania. 3.

Należy zaznaczyć opcję Eksportuj dane z formatowaniem i układem, a następnie Otwórz plik docelowy po ukończeniu operacji eksportowania.

4.

Następnie kliknąć OK. Excel zostanie uruchomiony w celu wyświetlenia wyeksportowanych danych.

382

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Ostatnim pytaniem kreatora jest to, czy procedura eksportu ma zostać zapisana (patrz rysunek 18.3). Zapisanie kolejnych kroków eksportu może być przydatne, gdy przewidujemy, że będzie się on regularnie powtarzał. Rysunek 18.3. Jeżeli przewidujemy częste wykonywanie danego eksportu, warto zapisać jego wzór na przyszłość

Korzyścią płynącą z tej metody, której pozbawiona jest opisana wcześniej metoda „przeciągnij i upuść”, jest możliwość zapisania procedury eksportu, dzięki czemu można później zautomatyzować ją, korzystając z makr Accessa. Zamiast tworzenia nowego pliku w Excelu tabelę czy kwerendę programu Access można wyeksportować do już istniejącego pliku. Należy jednak pamiętać, że domyślnie nazwa eksportowanego obiektu jest taka sama jak nazwa tabeli czy kwerendy Accessa. Dlatego należy upewnić się, czy nie mamy pliku Excela o takiej samej nazwie, ponieważ w takim przypadku może on zostać nadpisany. I tak jeżeli będziemy eksportować tabelę o nazwie Ceny_podstawowe do folderu, w którym znajduje się plik Excela o takiej samej nazwie, wówczas zostanie on zastąpiony przez nowo tworzony plik. Należy się też upewnić, czy skoroszyt, do którego eksportujemy dane, jest zamknięty. Jeżeli będziemy eksportować dane do otwartego skoroszytu, Access zwróci komunikat błędu.

Ikony grupy Dane zewnętrzne Opcja pobierania danych z Accessa do Excela występuje w wielu miejscach programu i w wielu warstwach. Z tego powodu eksport danych z Accessa do Excela czasami wydaje się być tak zaawansowany, że przeznaczony tylko dla ekspertów do spraw analityki biznesowej. Dzięki wprowadzeniu w Excelu 2007 Wstążki i umieszczeniu na niej przycisków do eksportu Microsoft ułatwił import danych z Accessa i innych zewnętrznych źródeł. Excel umożliwia ustanowienie połączenia pomiędzy Accessem a Excelem, które w dodatku umożliwi aktualizację danych. Aby docenić potęgę tej techniki, należy wykonać następującą procedurę:

Rozdział 18.  Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela

1.

Otworzyć nowy skoroszyt Excela i przejść do karty Dane na Wstążce.

2.

Z grupy Pobieranie danych zewnętrznych kliknąć ikonę Z programu Access.

383

Zostanie otwarte okno dialogowe widoczne na rysunku 18.4. Jeżeli baza danych, którą chcemy importować, znajduje się na lokalnym komputerze, wówczas wystarczy ją odnaleźć i otworzyć. Jeżeli jednak znajduje się na dysku sieciowym lub w innej lokalizacji, potrzebny będzie dostęp do niej i odpowiednie uprawnienia. Rysunek 18.4. Wskaż bazę źródłową

3.

Należy przejść do właściwej lokalizacji, zaznaczyć plik i kliknąć Otwórz. W niektórych środowiskach może być konieczne podanie nazwy użytkownika i hasła. Większość baz danych Accessa nie wymaga jednak takich działań.

4.

Kliknąć OK. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybieranie tabeli (patrz rysunek 18.5). Zawiera ono listę dostępnych w danej bazie tabel oraz kwerend.

Rysunek 18.5. Wybierz obiekty, które mają być importowane

384

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym W oknie Wybieranie tabeli, widocznym na rysunku 18.5, występuje kolumna Typ. W Accessie są dwa typy obiektów, z którymi może pracować użytkownik: View i Table. View wskazuje, że mamy do czynienia z kwerendą; Table oznacza po prostu tabelę. W naszym przykładzie pozycja Pracownicy-sprzedaż należy do typu View, czyli jest kwerendą. To oznacza, że będziemy importować wyniki kwerendy. Oto prawdziwa współpraca: Access zajmuje się agregacją danych, a Excel obsługuje analizy i prezentacje! 5.

Należy zaznaczyć docelową tabelę lub kwerendę i kliknąć OK. Zostanie otwarte okno dialogowe Importowanie danych (patrz rysunek 18.6), w którym można określić miejsce i sposób importu tabeli. Dostępne są następujące opcje importu: Tabela, Raport w formie tabeli przestawnej, Wykres przestawny, Utwórz tylko połączenie.

Rysunek 18.6. Wybieranie docelowej lokalizacji i sposobu importu danych z bazy MS Accessa

Jeżeli wybrana zostanie opcja Raport w formie tabeli przestawnej, wówczas dane zostaną zapisane nie bezpośrednio w arkuszu, ale w pamięci podręcznej tabeli i wykresu. Dzięki temu unikniemy konieczności podwójnego importu — być może — setek tysięcy wierszy z danymi (raz do pamięci podręcznej i raz do arkusza). 6.

Jako miejsce docelowe należy wybrać komórkę A1 w bieżącym arkuszu (patrz rysunek 18.6).

7.

Kliknąć OK.

Efektem importu powinna być tabela podobna do tej na rysunku 18.7, zawierająca zaimportowane dane z bazy danych Accessa. Rysunek 18.7. Dane zaimportowane z Accessa

Rozdział 18.  Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela

385

Opisany mechanizm swoją moc pokazuje w możliwości aktualizacji danych. Właśnie tak. Jeżeli dane zostaną zaimportowane za pomocą opisanego mechanizmu, Excel utworzy tabelę, którą będzie można aktualizować, klikając prawym klawiszem myszy i wybierając z menu opcję Odśwież (patrz rysunek 18.8). Podczas aktualizacji zaimportowanych danych Excel łączy się z bazą Accessa i importuje dane ponownie. Dopóki będzie możliwe połączenie się z bazą danych, wystarczy kliknięcie myszą, aby zaktualizować wyświetlane informacje. Rysunek 18.8. Dopóki będzie możliwe połączenie się z bazą danych, wystarczy kliknięcie myszą, aby zaktualizować wyświetlane informacje

Zarządzanie właściwościami danych zewnętrznych Podczas importu zewnętrznych danych do tabeli można kontrolować za pomocą okna dialogowego Właściwości kilka właściwości. Aby je wyświetlić, należy kliknąć przycisk o tej samej nazwie znajdujący się na karcie Projektowanie w grupie Dane tabeli zewnętrznej. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe Właściwości danych zewnętrznych. Dostosowanie właściwości pozwoli w jeszcze większym stopniu dostosować tabelę kwerendy do własnych potrzeb. Przyjrzyjmy się dostępnym w oknie opcjom.  Dołącz numery wierszy. Opcja domyślnie nie jest zaznaczona. Jej zaznaczenie spowoduje utworzenie dodatkowej kolumny zawierającej numery wierszy. Pierwsza kolumna zestawu danych będzie zawierała numery wierszy, które będzie można aktualizować.  Dopasuj szerokość kolumny. Opcja domyślnie jest zaznaczona; powoduje dopasowanie szerokości kolumn podczas każdego procesu odświeżania danych. Jeżeli opcja będzie nieaktywna, wówczas szerokość kolumn pozostanie niezmieniona.  Zachowaj sortowanie/filtrowanie/układ kolumn. Jej zaznaczenie spowoduje, że zakres zaznaczonych wierszy i kolumn pozostanie niezmieniony. W ten sposób można zmieniać sortowanie zewnętrznych danych w kolumnach i wierszach bez ryzyka utraty formatowania po każdej aktualizacji danych. Jeżeli opcja będzie niezaznaczona, wówczas zostanie zastosowane formatowanie zgodne z kwerendą.  Zachowaj formatowanie komórki. Opcja domyślnie nie jest zaznaczona, dzięki czemu podczas odświeżania danych formatowanie komórek nie będzie zmieniane.  Wstaw komórki dla nowych danych, usuń nieużywane komórki. Domyślne ustawienie dla zmian w zakresie zaznaczonych danych. Jeżeli liczba wierszy ulegnie zmniejszeniu, wówczas mogą pojawić się błędy związane z dostosowaniem komórek odwołujących się do danych zewnętrznych. Komórki z tą formułą są usuwane, dlatego będzie wyświetlany błąd #N/D.  Wstaw całe wiersze dla nowych danych i usuń nieużywane komórki. Jeżeli nieużywane komórki będą czyszczone zamiast usuwania, wówczas formuła nie będzie zwracać błędu. Dalej używane będą odwołania do komórek z oryginalnego zakresu, nawet jeśli niektóre z nich będą puste. Jednak w takiej sytuacji mogą pojawić się nieprawidłowe wyniki.  Zastąp istniejące komórki nowymi danymi, wyczyść nieużywane komórki. Trzecia opcja powinna działać tak jak opcja z czyszczeniem zawartości nieużywanych komórek w przypadku zmniejszenia liczby wierszy.

386

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Podobnie jak w poprzednim przypadku, ogromną zaletą wykorzystania przycisków z grupy Dane zewnętrzne w Excelu jest możliwość ustanowienia połączenia pomiędzy Accessem a Excelem, dzięki któremu możliwa będzie aktualizacja danych. W większości przypadków można ustanowić połączenie jednorazowo, a następnie odświeżać dane wówczas, gdy będzie to konieczne. Można nawet zarejestrować makro odpowiedzialne za aktualizację danych, co jest doskonałym rozwiązaniem dla automatyzacji procesu transferowania danych z Excela.

Importowanie danych z SQL Server Zgodnie z duchem współpracy Excel 2013 znacząco poprawia możliwości łączenia się z transakcyjnymi bazami danych, takimi jak SQL Server. Dzięki funkcjom łączenia dostępnym w Excelu tworzenie tabel czy tabel przestawnych na podstawie danych z SQL Server jest proste jak nigdy dotąd. Rozpocząć należy od karty Dane, a następnie wykonać kolejne działania: 1.

Kliknąć przycisk Pobieranie danych zewnętrznych, a następnie z wyświetlonej listy wybrać Z innych źródeł, a w dalszej kolejności Z programu SQL Server (patrz rysunek 18.9).

Rysunek 18.9. Wybieranie opcji Z programu SQL Server

Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie okna Kreator połączenia danych (patrz rysunek 18.10). Pomysł polega na tym, aby skonfigurować dane połączenia w tym miejscu, dzięki czemu Excel będzie mógł ustanowić połączenie z serwerem. 2.

Dostarczyć Excelowi niezbędnych informacji uwierzytelniających. Jak widać na rysunku 18.10, należy wprowadzić nazwę serwera, nazwę użytkownika oraz hasło. Jeżeli użytkownik zwykle używa autoryzacji w systemie Windows, wówczas należy po prostu zaznaczyć opcję Użyj uwierzytelniania systemu Windows.

3.

Z listy rozwijanej zawierającej wszystkie dostępne bazy danych należy wybrać tę, z którą będziemy pracować. Jak widać na rysunku 18.11, wybrano bazę o nazwie BazaMSSQL. Wybranie bazy spowoduje wyświetlenie pod menu listy wszystkich tabel i kwerend jako listy obiektów.

Rozdział 18.  Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela

387

Rysunek 18.10. Wprowadzanie informacji uwierzytelniających

Rysunek 18.11. Wybór bazy i wskazanie tabel lub kwerend

4.

Wybrać bazę i wskazać tabelę lub kwerendę, a następnie kliknąć Dalej.

5.

W kolejnym oknie kreatora wprowadzić informacje opisujące właśnie utworzone połączenie (patrz rysunek 18.12).

Rysunek 18.12. Wprowadzanie informacji opisujących połączenie

388

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Ich podanie jest opcjonalne. Jeżeli użytkownik nie wprowadzi żadnych opisów, to połączenie i tak będzie działać poprawnie. Najczęściej wykorzystywane pola to:  Nazwa pliku: w tym polu można wprowadzić nową nazwę dla pliku

o rozszerzeniu .odc (Office Data Connection), w którym przechowywana jest konfiguracja właśnie utworzonego połączenia.  Zapisz hasło w pliku: to pole umożliwia użytkownikowi zdecydowanie, czy

hasło do danych zewnętrznych ma być zapisane w pliku (w tym celu należy zaznaczyć pole). Zaznaczenie pola spowoduje zapisanie wprowadzonego wcześniej hasła do pliku. Hasło nie jest szyfrowane, więc istnieje potencjalne ryzyko, że ktoś zainteresowany będzie mógł wyświetlić je, otwierając plik w edytorze tekstu.  Opis: w tym polu można umieścić informacje o przeznaczeniu połączenia.  Przyjazna nazwa: umożliwia określenie własnej nazwy dla zewnętrznego

źródła danych. Zwykle wprowadza się opisową nazwę łatwą do zapamiętania. 6.

Jeżeli użytkownik jest zadowolony z wprowadzonych opisów, można kliknąć przycisk Zakończ, co sfinalizuje konfigurowanie połączenia. Natychmiast zostanie wyświetlone okno Importowanie danych, w którym, jak wskazuje nazwa, można określić sposób importu danych. Na rysunku 18.13 widać, że dane zostaną zaprezentowane w formie wykresu przestawnego.

Rysunek 18.13. Wybór sposobu i miejsca wyświetlenia danych z SQL Server

Kiedy połączenie zostanie ustanowione, możemy zacząć tworzyć tabelę przestawną.

Przekazywanie własnych instrukcji języka SQL do zewnętrznej bazy danych Osoby biegłe w tworzeniu zapytań SQL mogą wykorzystać właściwości połączenia do pisania własnych instrukcji języka SQL. Daje to większą kontrolę nad danymi pobieranymi do Excela, a także pozwala wykonywać zaawansowane działania, takie jak uruchamianie procedur składowanych SQL Server.

Rozdział 18.  Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela

389

Samodzielna edycja instrukcji języka SQL Po nawiązaniu połączenia z zewnętrzną bazą danych należy przejść do karty Dane znajdującej się na Wstążce i kliknąć ikonę Połączenia. Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu (patrz rysunek 18.14). Następnie należy zaznaczyć połączenie, które ma być edytowane, i kliknąć przycisk Właściwości. Rysunek 18.14. Należy zaznaczyć połączenie, które ma być edytowane

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Właściwości połączenia. W nim można kliknąć kartę Definicja (patrz rysunek 18.15). Typ polecenia należy zmienić na SQL, a następnie wprowadzić swoją instrukcję. Rysunek 18.15. W karcie Definicja jako typ polecenia należy wybrać SQL, a następnie wprowadzić swoją instrukcję

Wykonywanie procedur składowanych z poziomu Excela Po połączeniu się z bazą danych SQL Server można za pomocą instrukcji języka SQL wywoływać procedury składowane. Instrukcja języka SQL widoczna na rysunku 18.16 spowoduje wykonanie procedury składowanej PS_PodsumowanieRynku.

390

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Rysunek 18.16. Wywoływanie procedury składowanej z poziomu Excela

Niektóre procedury składowane do poprawnego uruchomienia wymagają podania parametrów. W takim przypadku można je po prostu włączyć do instrukcji języka SQL. Na rysunku 18.17 widoczna jest procedura uruchomiona z dwoma parametrami:  Pierwszy przekazuje nazwę rynku.  Drugi przekazuje żądany kwartał. Rysunek 18.17. Wywoływanie procedury składowanej z parametrami

Tworzenie dynamicznych połączeń za pomocą VBA Być może czytelnicy zauważyli, że w poprzednich przykładach instrukcji języka SQL użyto w kodzie kryteriów. I tak na rysunku 18.15 widać zastosowanie bezpośrednio w instrukcji SQL klauzuli WHERE. Efektem jej użycia będzie zwracanie danych zawsze dla tego konkretnego rynku. Ale co w sytuacji, gdy chcemy móc wybierać różne rynki i chcielibyśmy, aby instrukcja języka SQL zmieniała się zależnie od wskazanego rynku? W takim przypadku możemy użyć odrobiny kodu VBA. W tym celu należy: 1.

Wyznaczyć komórkę w arkuszu, w której będą przechowywane dynamicznie określane kryteria. I tak na rysunku 18.18 widać, że w komórce C2 użytkownik może dokonać wyboru rynku. Zwykle użytkownikom udostępnia się możliwość wyboru kryteriów za pośrednictwem pola kombi lub listy sprawdzania poprawności danych.

2.

Kliknąć przycisk Połączenia umieszczony na karcie Dane. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Połączenia skoroszytu. Tam należy sprawdzić nazwę połączenia, które ma być dynamicznie zmieniane. Na rysunku 18.19 to połączenie nazywa się Usługi serwisowe18.

Rozdział 18.  Włączanie danych zewnętrznych do raportów Excela

391

Rysunek 18.18. Wskazywanie komórki do przechowywania kryteriów wyboru

Rysunek 18.19. W naszym przykładzie nazwa połączenia to Usługi serwisowe18

3.

Zamknąć okno dialogowe Połączenia skoroszytu i wcisnąć kombinację klawiszy Alt+F11. Zostanie uruchomiony edytor Visual Basic.

4.

Z paska menu wybrać Insert/Module.

5.

Do nowo utworzonego modułu wprowadzić następujący kod: Sub OdświeżKwerendę() ActiveWorkbook.Connections("UsługiSerwisowe18").OLEDBConnection.CommandText = _ "SELECT * FROM [Pracownicy-sprzedaż] WHERE [Rynek] = '" & _ Range("C2").Value & "'" ActiveWorkbook.Connections("UsługiSerwisowe18").Refresh End Sub

Ten kod utworzy nowe makro o nazwie OdświeżKwerendę. W makrze OdświeżKwerendę wskazano poprawne połączenie (UsługiSerwisowe18) oraz określono Command Text. Command Text to po prostu instrukcja SQL, którą chcemy wykonać po nawiązaniu połączenia. W naszym przykładzie Command Text wybiera tabelę [Pracownicy-sprzedaż] i ustawia kryteria dla [Rynek] na wartość pobraną z komórki C2. Następnie kod spowoduje odświeżenie połączenia Usługi serwisowe18.

392

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

6.

Zamknąć edytor Visual Basic i umieścić nowy przycisk polecenia w arkuszu. Aby to zrobić, należy kliknąć kartę Deweloper, następnie rozwinąć listę Wstaw i wybrać formant przycisk. W rozdziale 12. szczegółowo omówiono używanie formantów formularza w raportach i na pulpitach menedżerskich.

7.

Przypisać utworzone wcześniej makro OdświeżKwerendę do przycisku (patrz rysunek 18.20).

Rysunek 18.20. Wstawianie przycisku i przypisywanie do niego makra OdświeżKwerendę

Jeżeli wszystko pójdzie gładko, to efektem będzie sympatyczny mechanizm umożliwiający pobieranie danych z zewnętrznej bazy danych na podstawie sformułowanych kryteriów (patrz rysunek 18.21). Rysunek 18.21. Oto prosty w użyciu mechanizm do pobierania zewnętrznych danych

Rozdział 19.

Współdzielenie danych W tym rozdziale:  Kontrolowanie dostępu do pulpitów menedżerskich i raportów  Wyświetlanie pulpitów menedżerskich z programu Excel w MS PowerPoint  Zapisywanie pulpitów menedżerskich i raportów w formacie PDF  Zapisywanie pulpitów menedżerskich w sieci

W tym rozdziale skupiliśmy się na przygotowaniu tworzonych pulpitów menedżerskich do działania poza komputerem, na którym zostały utworzone. Omawiamy różne sposoby ochrony własnej pracy przed przypadkową i celową ingerencją, a także metody dystrybucji pulpitów jako plików PowerPointa czy zapisanych w formacie PDF.

Zabezpieczanie pulpitów menedżerskich i raportów Przed udostępnieniem jakichkolwiek prac wykonanych w MS Excel warto rozważyć zabezpieczenie plików z wykorzystaniem możliwości oferowanych przez sam program. Choć nie ochronią one plików przed atakiem hakera, to wystarczą do zabezpieczenia formuł, struktury danych i innych obiektów kluczowych dla działania raportu.

Zabezpieczanie dostępu do skoroszytu Być może najlepszym sposobem na zabezpieczenie pliku Excela są opcje związane ze współdzieleniem plików. Umożliwiają one wprowadzenie zabezpieczeń na poziomie skoroszytu; obejrzenie zawartości pliku i wprowadzenie w nim zmian wymagać będzie podania hasła. To najprostsza do zastosowania metoda, ponieważ nie trzeba zabezpieczać każdego arkusza z osobna. Chroni plik przed nieautoryzowanym dostępem i edycją. Oto krótkie omówienie dostępnych opcji związanych ze współdzieleniem plików:  Bez podania hasła plik jest dostępny w trybie tylko do odczytu.  Hasło jest wymagane do otwarcia pliku.  Usuwanie ochrony na poziomie skoroszytu.

Poniżej opisano wszystkie wymienione sposoby.

394

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Udostępnianie pliku w trybie tylko do odczytu (bez podania hasła) Można wymusić otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu, dopóki nie zostanie wprowadzone poprawne hasło. Dzięki temu zabezpieczamy plik przed nieautoryzowanymi zmianami, a mimo to uprawnieni użytkownicy mają dostęp i możliwość wprowadzania zmian. Oto, w jaki sposób aktywować to zabezpieczenie: 1.

Kiedy plik jest otwarty, kliknąć zakładkę Plik.

2.

Następnie należy kliknąć Zapisz jako; i jeszcze dwukrotnie ikonę Komputer.

3.

W oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknąć przycisk Narzędzia i wybrać z menu Opcje ogólne; zostanie wyświetlone okno dialogowe o takiej samej nazwie (patrz rysunek 19.1).

Rysunek 19.1. Opcje związane ze współdzieleniem plików są dobrze ukryte w oknie dialogowym Zapisywanie jako/ Opcje ogólne

4.

W polu Hasło ochrony przed zmianami należy wprowadzić odpowiedni kod i kliknąć OK (patrz rysunek 19.2).

Rysunek 19.2. Wprowadź hasło zabezpieczające przed nieautoryzowanymi zmianami

5.

Program w następnym oknie poprosi o ponowne wprowadzenie hasła, co też należy uczynić.

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

6.

395

Zapisać plik pod nową nazwą. Od tej chwili plik jest chroniony hasłem przed zmianami. Podczas próby otwarcia go zostanie wyświetlone okno widoczne na rysunku 19.3. Błąd w haśle lub jego niepodanie spowoduje otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu. Podczas wpisywania hasła rozróżniane są duże i małe litery, dlatego należy się upewnić, czy nie jest przypadkowo wciśnięty klawisz Caps Lock.

Rysunek 19.3. Aby wprowadzić jakiekolwiek zmiany w pliku, należy podać hasło

Hasło jest wymagane do otwarcia pliku Mogą zaistnieć takie okoliczności, w których tylko uprawnione osoby mogą mieć dostęp do danych w pulpicie menedżerskim. W takim przypadku skoroszyt można zabezpieczyć hasłem przed otwarciem. Oto procedura ustawiania takiego hasła. 1.

Kiedy plik jest otwarty, kliknąć zakładkę Plik.

2.

Następnie należy kliknąć Zapisz jako; i jeszcze dwukrotnie ikonę Komputer.

3.

W tym oknie kliknąć przycisk Narzędzia i wybrać z menu Opcje ogólne; zostanie wyświetlone okno dialogowe o takiej samej nazwie (patrz rysunek 19.1).

4.

W polu Hasło ochrony przed otwarciem należy wprowadzić odpowiedni kod i kliknąć OK (patrz rysunek 19.4).

Rysunek 19.4. Wprowadź hasło zabezpieczające plik przed otwarciem

5.

Program w następnym oknie poprosi o ponowne wprowadzenie hasła.

6.

Zapisać plik pod nową nazwą. Od tej chwili plik jest chroniony hasłem przed otwarciem.

Usuwanie ochrony na poziomie skoroszytu Usuwanie ochrony wprowadzonej na poziomie skoroszytu jest proste, wystarczy tylko usunąć hasła z okna dialogowego Zapisywanie jako. Oto, jak to zrobić: 1.

Kiedy plik jest otwarty, kliknąć zakładkę Plik.

2.

Następnie należy kliknąć Zapisz jako; i jeszcze dwukrotnie ikonę Komputer.

396

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

3.

W tym oknie kliknąć przycisk Narzędzia i wybrać z menu Opcje ogólne; zostanie wyświetlone okno dialogowe o takiej samej nazwie (patrz rysunek 19.1).

4.

Należy usunąć hasła z pól Hasło ochrony przed zmianami i Hasło ochrony przed otwarciem i kliknąć OK.

5.

Zapisać plik. Kiedy zaznaczymy opcję Zalecane tylko do odczytu w oknie dialogowym Opcje ogólne (patrz rysunek 19.4), zostanie wyświetlony przyjemny, ale bezużyteczny komunikat zalecający otwarcie pliku właśnie w tym trybie. Ale jest to tylko rekomendacja i nie zabezpieczy pliku przed otwarciem w trybie edycji.

Ograniczanie dostępu do określonych komórek w arkuszu Może się pojawić konieczność zablokowania wybranych zakresów komórek w arkuszu i zabezpieczenia ich w ten sposób przed użytkownikami. Tak można chronić model danych przed umieszczaniem czy usuwaniem dodatkowych wierszy i kolumn. W tym celu można zablokować wiersze i kolumny.

Odblokowywanie zakresów komórek Domyślnie po wprowadzeniu zabezpieczeń na poziomie arkusza wszystkie znajdujące się w nim komórki są zablokowane. Nie można wówczas wprowadzać zmian w tych komórkach. Ale może się okazać, że pojedyncze komórki czy ich zakresy muszą być możliwe do edycji, nawet gdy arkusz jest zabezpieczony (patrz rysunek 19.5). Rysunek 19.5. Choć ten arkusz jest chroniony, to użytkownicy mogą wprowadzić tekst do określonych komórek

Przed zabezpieczeniem arkusza można usunąć blokadę z zakresu komórek, do których dostęp powinni mieć użytkownicy (poniżej opisano, jak chronić cały arkusz). Oto, jak to zrobić: 1.

Zaznaczyć komórki, które mają zostać odblokowane.

2.

Kliknąć prawym klawiszem myszy i wybrać z menu Formatuj komórki.

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

3.

397

W ostatniej zakładce, Ochrona, należy usunąć zaznaczenie z pola Zablokuj (patrz rysunek 19.6).

Rysunek 19.6. Aby mieć pewność, że komórki pozostaną dostępne po zabezpieczeniu arkusza, należy usunąć zaznaczenie z pola Zablokuj

4.

Aby zastosować wprowadzoną zmianę, należy kliknąć przycisk OK.

Stosowanie ochrony arkusza Kiedy określone komórki zostaną odblokowane, można przejść do zabezpieczania całego arkusza. Wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Aby otworzyć okno dialogowe Chronienie arkusza, należy kliknąć przycisk Chroń arkusz umieszczony na karcie Recenzja w grupie Zmiany (patrz rysunek 19.7).

Rysunek 19.7. Przycisk Chroń arkusz na karcie Recenzja

2.

Należy podać hasło w oknie dialogowym widocznym na rysunku 19.8 i kliknąć OK.

Rysunek 19.8. Wprowadź hasło do wyłączenia zabezpieczeń

398

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Hasło to będzie służyć do usuwania ochrony arkusza. Ponieważ jednak jego wpisanie jest opcjonalne, ochronę arkusza można ustawić bez jego wprowadzania. 3.

Na liście dostępnej w oknie dialogowym widocznym na rysunku 19.8 należy zaznaczyć te elementy i funkcje, których zmianę chcemy umożliwić użytkownikom. Kiedy pole wyboru nie jest zaznaczone, Excel nie pozwoli użytkownikowi wykonać określonej akcji.

4.

Jeżeli hasło zostanie wprowadzone, trzeba będzie je potwierdzić.

5.

Aby zastosować wprowadzoną ochronę, należy kliknąć przycisk OK.

Ochrona elementów arkuszy i funkcji Oto kilka informacji na temat innych działań użytkowników, które można ograniczyć podczas stosowania ochrony arkusza (patrz rysunek 19.8). Są to kolejno:  Zaznaczanie zablokowanych komórek: umożliwia zaznaczanie zablokowanych komórek lub mu zapobiega.  Zaznaczanie odblokowanych komórek: umożliwia zaznaczanie odblokowanych komórek lub mu zapobiega.  Formatowanie komórek: umożliwia formatowanie komórek lub mu zapobiega.  Formatowanie kolumn: umożliwia formatowanie kolumn łącznie ze zmianą ich szerokości czy ich ukrywaniem lub mu zapobiega.  Formatowanie wierszy: umożliwia formatowanie wierszy łącznie ze zmianą ich wysokości czy ich ukrywaniem lub mu zapobiega.  Wstawianie kolumn: umożliwia wstawianie kolumn lub mu zapobiega.  Wstawianie wierszy: umożliwia wstawianie wierszy lub mu zapobiega.  Wstawianie hiperłączy: umożliwia wstawianie hiperłączy lub mu zapobiega.  Usuwanie kolumn: umożliwia usuwanie kolumn lub mu zapobiega. Warto zauważyć, że jeżeli aktywna jest opcja zapobiegania usuwaniu kolumn, ale można je wstawiać, wówczas będzie można dodać kolumny, których nie będzie można usunąć.  Usuwanie wierszy: umożliwia usuwanie wierszy lub mu zapobiega. Warto zauważyć, że jeżeli aktywna jest opcja zapobiegania usuwaniu wierszy, ale można je wstawiać, wówczas będzie można dodać wiersze, których nie będzie można usunąć.  Sortowanie: umożliwia stosowanie funkcji sortowania lub mu zapobiega. Nie zadziała w odniesieniu do zablokowanych zakresów. Użytkownicy nie mogą sortować zakresów zawierających zablokowane komórki lub chronionych arkuszy, niezależnie od tego ustawienia.  Używanie Autofiltra: umożliwia stosowanie funkcji Autofiltra lub mu zapobiega. Użytkownicy nie mogą tworzyć lub usuwać zakresów Autofiltra w chronionych arkuszach, niezależnie od tego ustawienia.  Używanie raportów w formie tabeli przestawnej: umożliwia zmiany, aktualizacje czy formatowanie tabel przestawnych w zabezpieczonych arkuszach lub im zapobiega.  Edytowanie obiektów: umożliwia formatowanie i zmiany kształtów wykresów, pól tekstowych, formantów i innych elementów graficznych lub im zapobiega.  Edytowanie scenariuszy: umożliwia przeglądanie scenariuszy lub mu zapobiega.

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

399

Usuwanie zabezpieczeń w arkuszu Aby usunąć wszelkie wprowadzone wcześniej zabezpieczenia arkusza, należy kolejno: 1.

Kliknąć przycisk Nie chroń arkusza znajdujący się na karcie Recenzja.

2.

Jeżeli do ochrony zostało wprowadzone hasło, Excel poprosi o jego podanie (patrz rysunek 19.9). Po jego wpisaniu należy kliknąć OK, a wszelkie zabezpieczenia zostaną usunięte.

Rysunek 19.9. Kliknięcie przycisku Nie chroń arkusza spowoduje usunięcie wszelkich zabezpieczeń

Ochrona struktury skoroszytu Przyglądając się zawartości karty Recenzja znajdującej się na Wstążce, tuż obok przycisku Chroń arkusz można znaleźć przycisk Chroń skoroszyt. Zastosowanie ochrony skoroszytu uniemożliwi użytkownikom przedsięwzięcie jakichkolwiek działań, które miałyby wpływ na strukturę skoroszytu, czyli dodawania, usuwania, ukrywania, odkrywania, zmiany nazw i przesuwania arkuszy. Aby aktywować tę ochronę, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Aby wyświetlić okno dialogowe Chronienie struktury i systemu Windows, należy kliknąć przycisk Chroń skoroszyt umieszczony na karcie Recenzja w grupie Zmiany na Wstążce (patrz rysunek 19.10).

Rysunek 19.10. Okno dialogowe Chronienie struktury i systemu Windows

2.

Następnie należy wybrać, które elementy mają być chronione: struktura, okna czy oba. Kiedy dane pole wyboru nie jest zaznaczone, Excel nie pozwoli użytkownikowi wykonać określonej akcji.

3.

Jeżeli hasło zostanie wprowadzone, trzeba będzie je potwierdzić.

4.

Aby zastosować wprowadzoną ochronę, należy kliknąć przycisk OK.

400

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Zaznaczenie opcji Struktura będzie chronić skoroszyt przed:  wyświetlaniem ukrytych arkuszy,  przenoszeniem, usuwaniem, ukrywaniem czy zmianą nazwy arkuszy,  wstawianiem nowych arkuszy (również z wykresami),  przenoszeniem czy kopiowaniem arkuszy do innych skoroszytów,  wyświetlaniem danych źródłowych dla komórek w obszarze wartości tabeli

przestawnych lub wyświetlaniem wyfiltrowanej zawartości takich tabeli w osobnych arkuszach,  tworzeniem scenariuszy raportów podsumowujących,  korzystaniem z narzędzi analitycznych Analysis ToolPak, które wymagałoby

umieszczenia w nowym arkuszu,  rejestrowaniem nowych makr.

Wybranie opcji Okna zapobiegnie zmianie rozmiarów czy przesunięciu otwartego skoroszytu.

Łączenie pulpitu menedżerskiego Excela z MS PowerPointem Być może w Twojej firmie do aktualizacji danych powszechnie stosuje się prezentacje przygotowane w programie PowerPoint. Istnieje kilka metod na połączenie danych z Excela z prezentacją programu PowerPoint. Dla naszych celów skupimy się na metodzie, która jest najbardziej odpowiednia do prezentowania w PowerPoincie często aktualizowanych pulpitów menedżerskich i raportów — czyli na dynamicznym łączu. Umożliwia ono aktualizowanie danych w prezentacji w przypadku, gdy zostaną wprowadzone zmiany w arkuszu Excela. Ta technika sprawdza się znakomicie w przypadku osób niezaznajomionych z metodami tworzenia wykresów w PowerPoincie. Wystarczy utworzyć wykres w Excelu, a następnie wyświetlić go w PowerPoincie za pomocą dynamicznego łącza.

Tworzenie łącza pomiędzy Excelem a PowerPointem Kiedy jednak utworzymy łącze do zakresu w Excelu, wówczas program PowerPoint przechowuje informacje o położeniu danych i wyświetla ich prezentację. Korzyścią płynącą z takiego rozwiązania jest to, że gdy dane źródłowe zostaną zmienione, zaktualizowana zostanie również ich prezentacja w PowerPoincie. Plik z przykładami (Rozdział 19 przykłady.xlsx) można pobrać z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andae2.zip.

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

401

Aby sprawdzić działanie tego mechanizmu, należy kolejno: 1.

Otworzyć plik z przykładami (Rozdział 19 przykłady.xlsx).

2.

Zaznaczyć wykres, a następnie skopiować go za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+C.

3.

Otworzyć nową prezentację PowerPointa i ustawić kursor myszy w miejscu, w którym ma być wyświetlana podłączona tabela.

4.

Na karcie Narzędzia główne w PowerPoincie klikamy przycisk Wklej specjalnie (patrz rysunek 19.11).

Rysunek 19.11. Wybierz opcję Wklej specjalnie z zakładki Narzędzia główne w PowerPoincie

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wklejanie specjalne (patrz rysunek 19.12). Rysunek 19.12. Należy się upewnić, że wybrano opcję Wklej łącze/Obiekt Wykres programu Microsoft Excel

5.

Należy wybrać przycisk Wklej łącze, a następnie na liście Jako zaznaczyć Obiekt Wykres programu Microsoft Excel.

6.

Aby potwierdzić łącze, należy kliknąć OK.

Teraz wykres w prezentacji PowerPointa połączony jest z arkuszem Excela (patrz rysunek 19.13). W przypadku kopiowania większej liczby wykresów należy zaznaczyć zakres komórek, w którym się one znajdują, i wcisnąć klawisze Ctrl+C. Dzięki temu zostanie skopiowane wszystko, co znalazło się w zaznaczonym zakresie komórek.

402

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Rysunek 19.13. Wykres w arkuszu Excela jest teraz połączony z prezentacją PowerPointa

Samodzielna aktualizacja łączy Ciekawym aspektem dynamicznych łączy jest to, że można je aktualizować, dzięki czemu można wyświetlić nowe dane z Excela bez konieczności tworzenia nowych łączy. Aby zobaczyć, jak ten mechanizm działa, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Należy przejść do pliku Excela (który wykorzystano do poprzedniego przykładu) i zmienić wartości dla firm Samsung i Nokia (patrz rysunek 19.14).

Rysunek 19.14. Dzięki łączom można zmieniać nieprzetworzone dane bez konieczności martwienia się o ponowny eksport danych do PowerPointa

Wykres w pliku Excela zostanie zaktualizowany. 2.

Należy przejść do prezentacji PowerPointa, kliknąć prawym klawiszem myszy wykres i wybrać z menu Aktualizuj łącze (patrz rysunek 19.15). Wykres w prezentacji zostanie automatycznie zaktualizowany.

3.

Zapisać i zamknąć oba pliki (skoroszyt i prezentację), a następnie ponownie otworzyć plik PowerPointa. Zostanie wyświetlona wiadomość widoczna na rysunku 19.16. Kliknięcie przycisku Aktualizuj łącza spowoduje uaktualnienie wszystkich łączy w prezentacji PowerPointa. Wiadomość dotycząca bezpieczeństwa będzie wyświetlana podczas każdego otwarcia pliku prezentacji PowerPointa.

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

403

Rysunek 19.15. Samodzielna aktualizacja łącza

Rysunek 19.16. PowerPoint pyta, czy zaktualizować wszystkie łącza w prezentacji

Automatyczna aktualizacja łączy Każdorazowe pytanie przez PowerPointa podczas otwierania pliku o to, czy łącza mają zostać zaktualizowane, szybko stanie się irytujące. Można tego uniknąć, nakazując programowi automatyczną aktualizację łączy bez interakcji z użytkownikiem. Oto, jak to zrobić: 1.

Przejść do zakładki Plik w PowerPoincie, tak aby przejść do widoku Backstage.

2.

W panelu informacyjnym kliknąć znajdujące się w dolnym prawym rogu łącze Edytuj łącza do plików (patrz rysunek 19.17).

Rysunek 19.17. Otwieranie okna służącego do zarządzania łączami

404

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Łącza (patrz rysunek 19.18). Rysunek 19.18. Konfigurowanie automatycznej aktualizacji łączy w prezentacji

3.

Kliknąć każde łącze i zaznaczyć przycisk Automatycznie.

Kiedy automatyczna aktualizacja zostanie skonfigurowana, PowerPoint będzie synchronizował prezentację z arkuszem, dzięki czemu będziemy mieć pewność, że wszystkie aktualizacje będą wyświetlone. Aby zaznaczyć więcej niż jedno łącze w oknie dialogowym Łącza, podczas klikania kolejnych pozycji należy trzymać wciśnięty klawisz Ctrl.

Zapisywanie pulpitów menedżerskich w formacie PDF Począwszy od Excela 2010, Microsoft umożliwił konwersję plików Excela do formatu PDF. PDF to standard plików zaprojektowany przez firmę Adobe. Choć na pierwszy rzut oka dystrybuowanie pulpitów menedżerskich w formacie PDF może wydawać się nie najlepszym pomysłem, to jednak pewne zalety takiego postępowania czynią z niego atrakcyjne narzędzie.  Publikowanie zrównoważonej karty wyników w formacie PDF ma wiele zalet.  Zapisanie raportu czy pulpitu menedżerskiego w tym formacie umożliwi

udostępnianie pliku końcowego bez formuł i innych elementów koniecznych do jego utworzenia.  Pulpity menedżerskie w postaci plików PDF wyświetlane w pełnej rozdzielczości

będą wyglądały tak samo na każdym komputerze.  Pliki PDF mogą służyć jako podstawa do wydruków wysokiej jakości.  Każdy użytkownik bezpłatnej wersji Adobe Readera może umieszczać notatki

i komentarze w plikach.  Poziom bezpieczeństwa plików PDF jest wyższy aniżeli plików Excela;

udostępnia więcej opcji zarządzania bezpieczeństwem, włącznie z kluczami szyfrującymi i certyfikatami.

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

405

Aby przekonwertować skoroszyt do formatu PDF, wystarczy wykonać poniższą procedurę: 1.

Kliknąć zakładkę Plik, a następnie wybrać polecenie Eksportuj.

2.

W panelu Eksportuj należy jako typ wybrać Utwórz dokument PDF/XPS (patrz rysunek 19.19).

Rysunek 19.19. W Excelu 2013 jednym z dostępnych formatów zapisu jest PDF

3.

Kiedy zostanie wyświetlone okno dialogowe Publikowanie jako pliku PDF lub XPS, należy kliknąć przycisk Opcje (patrz rysunek 19.20).

Rysunek 19.20. Wybierz miejsce zapisu pliku i kliknij przycisk Opcje

4.

W tym oknie można określić, co ma zostać wydrukowane. Można wskazać cały skoroszyt, aktywne arkusze czy zaznaczenie (patrz rysunek 19.21).

5.

Aby potwierdzić wprowadzone ustawienia, należy kliknąć OK.

6.

Kliknąć Zapisz.

406

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Rysunek 19.21. Excel umożliwia określenie, co ma zostać wyeksportowane do pliku PDF

Udostępnianie pulpitów menedżerskich za pomocą SkyDrive SkyDrive to odpowiedź Microsoftu na Google Documents. Można myśleć o platformie Microsoftu jako chmurze umożliwiającej zapisywanie, przeglądanie i edytowanie dokumentów pakietu MS Office w sieci. Publikowanie pulpitu menedżerskiego Excela w SkyDrive umożliwia:  Przeglądanie i edycję arkuszy z dowolnej przeglądarki, nawet jeżeli na danym

komputerze nie zainstalowano Excela.  Jednoczesną edycję tego samego dokumentu przez wiele osób.  Udostępnianie tylko wybranych arkuszy i ukrywanie tych, których nie chcemy

pokazywać. Kiedy w opublikowanym skoroszycie są ukryte arkusze, przeglądarka nawet nie odnotuje ich obecności, dzięki czemu nie mogą być one wyświetlone.  Dostęp do sieciowych, interaktywnych raportów i pulpitów menedżerskich,

które można sortować i filtrować. Aby opublikować arkusz w SkyDrive, należy wykonać poniższe czynności: 1.

Kliknąć kartę Plik na Wstążce, następnie polecenie Zapisz jako i wybrać SkyDrive (patrz rysunek 19.22).

Rysunek 19.22. Panel SkyDrive

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

407

Panel SkyDrive umożliwi zalogowanie się do usługi. Jeżeli użytkownik nie posiada jeszcze konta w tej usłudze, to może zarejestrować się, klikając dostępne łącze. 2.

Zalogować się do konta SkyDrive. Po zalogowaniu się zostanie wyświetlone okno widoczne na rysunku 19.23.

Rysunek 19.23. Opcje wyświetlania w przeglądarce 3.

Kliknąć Opcje wyświetlania w przeglądarce, co pozwoli wybrać elementy arkusza, które mają być dostępne publicznie. Okno dialogowe Opcje wyświetlania w przeglądarce pozwala kontrolować, co mogą oglądać i co mogą zrobić osoby, którym udostępniamy arkusz.

4.

Kliknąć kartę Pokaż (patrz rysunek 19.24).

Rysunek 19.24. Użytkownik ma pełną kontrolę nad tym, co będzie publikowane w sieci

408

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

W tym oknie można zaznaczać arkusze i inne obiekty Excela. Usunięcie zaznaczenia spowoduje, że dany obiekt czy arkusz nie będzie widoczny w przeglądarce. To znakomity sposób na współdzielenie pulpitów menedżerskich bez udostępniania całego modelu obliczeniowego. 5.

Po potwierdzeniu opcji wyświetlania w przeglądarce należy zapisać plik w folderze Dokumenty. Od tej chwili można zalogować się w serwisie Skydrive.com i przejrzeć właśnie opublikowane pliki.

Arkusz można opublikować na kilka sposobów.  Skopiować adres internetowy z paska przeglądarki i rozesłać go

do współpracowników.  W przeglądarce kliknąć kolejno Plik/Udostępnij (patrz rysunek 19.25),

a następnie wskazać osoby, którym plik ma zostać udostępniony za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Rysunek 19.25. Opcje współdzielenia dokumentów Excela w sieci  Użyć polecenia Osadź, które wygeneruje kod HTML do arkusza; taki kod

można umieścić na swojej stronie czy blogu...

Ograniczenia dotyczące publikowania w sieci Ważne jest, aby pamiętać, że arkusze uruchamiane w Excel Web App różnią się od tych uruchamianych w Excelu zainstalowanym w lokalnym komputerze. Excel Web App ma ograniczenia w zakresie dostępnych funkcji. Niektóre z nich wynikają z kwestii bezpieczeństwa, inne biorą się z prostego faktu, że Microsoft nie miał wystarczająco dużo czasu na przygotowanie internetowej wersji Excela, która dorównywałaby standardowemu Excelowi.

Rozdział 19.  Współdzielenie danych

409

W każdym razie Excel internetowy ma pewne ograniczenia.  Sprawdzanie poprawności danych nie działa w sieci. W przypadku publikowania

arkusza zawierającego tę funkcję zostanie ona zignorowana.  Brak VBA i makr. Żadne procedury VBA nie zostaną przeniesione do sieci.  Ochrona arkuszy nie działa w sieci. Zamiast tego należy korzystać z funkcji

Opcje wyświetlania w przeglądarce (patrz rysunek 19.23).  Łącza do zewnętrznych arkuszy przestaną działać po opublikowaniu w sieci.  Istniejące tabele przestawne będą działać, ale nie uda się utworzyć żadnych

nowych. W razie potrzeby należy utworzyć tabelę przestawną w standardowym Excelu i tak przygotowany plik przenieść do sieci.

410

Część V  Kontakt ze światem zewnętrznym

Skorowidz A Access, 380 aktualizacja łączy automatyczna, 403 samodzielna, 402 aktualizacje, 29 aktywowanie wykresu, 100 analityka biznesowa, 13 aparat fotograficzny, 89 arkusz dostęp do komórek, 396 ochrona, 397, 398 publikowanie w sieci, 408 usuwanie zabezpieczeń, 399 wykresu, 99

B baza danych, 386 blokowanie zakresów komórek, 396

C chmura, 406 cykle koniunkturalne, 197 częstość występowania, 205

D dane brakujące, 130 geograficzne, 373 statystyczne, 219 zaimportowane z Accessa, 384 zewnętrzne, 379, 382 źródłowe, 202 definiowanie przekazu, 26 dodatek Power View, 357 dodawanie danych geograficznych, 373 elementów wykresu, 108 etykiet danych, 173 kontrolek, 260 legendy, 157 linii siatki, 172

serii danych, 117 serii, 119, 120 tabeli danych, 178 tekstu do wykresu, 158 tytułów do wykresu, 155 dokumentacja, 239 pulpitu, 38 dostęp do komórek, 396 do skoroszytu, 393 dostosowywanie formatowania warunkowego, 333 fragmentatora, 347 skali osi wartości, 163 tabel przestawnych, 303 Wstążki, 258 wyglądu map, 375 wykresów, 139 wypełnień, 146 drążenie danych, drill-down, 29, 371 drukowanie wykresów, 113 dynamiczna zmiana danych, 287

E edycja instrukcji SQL, 389 edytowanie etykiet danych, 173 efekt drążenia danych, 371 eksportowanie danych, 381 elementy wykresu, 140, 141, 142, 143 etykieta, 185 etykietowanie punktów, 186 etykiety, 36, 47 danych, 173, 174 liczbowe kategorii, 117

F filtrowanie danych, 314 formant Pole kombi, 269 Pole listy, 272 Pole wyboru, 261 Przycisk, 261 Przycisk opcji, 266

formanty, 257 ActiveX, 259, 284 formularza, 259, 353 format PDF, 404 formatowanie, 31 dat i czasu, 54 elementów wykresu, 109 etykiet danych, 215 fikuśne, 31 fragmentatorów, 347 komórek, 52 komórki, 169 krawędzi, 147 legendy, 159 liczb, 35, 45, 48, 49, 50, 51, 52, 305 liczb na osiach, 171 niestandardowe liczb, 55 obramowania, 44 okresów, 193 osi, 163, 165 podłoża wykresów, 149 serii, 151 tekstu w tytule, 156 warunkowe, 69, 85, 202, 330, 332, 333, 334, 335, 337 wykresów, 32, 139 okno Formatowanie, 145 przy użyciu minipaska narzędzi, 144 przy użyciu Wstążki, 143 wybieranie elementów, 140 wybór metody, 143 wykresu pociskowego, 224 za pomocą kolorów, 53 znacznika, 223 formuła CZĘSTOŚĆ, 207 MAX.K, 212 MIN.K, 215 SERIE, 123, 125 formuły do przekazywania danych, 241 tablicowe, 207

412

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

fragmentatory, 343 jako formanty formularza, 353 kolor i styl, 349 liczba kolumn, 348 funkcja SUMA.ILOCZYNÓW, 247, 248, 249 ŚREDNIA, 198 WYBIERZ, 249, 251 WYSZUKAJ.PIONOWO, 242, 243 WYSZUKAJ.POZIOMO, 245, 246

G grupowanie danych, 201 wartości, 212 grupy wykresów przebiegu w czasie, 61

H harmonogram aktualizacji, 29 hasło do wyłączenia zabezpieczeń, 397 hasło ochrony przed otwarciem, 395 przed zmianami, 394 histogram, 205

I ilustrowanie trendów, 85 importowanie danych, 380 SQL Server, 386 informacje o trendach, 58

J jakość analiz, 239 język SQL, 388 VBA, 390

K karta Deweloper, 258 klawisze Ctrl+Shift+Enter, 207 Ctrl+U, 44 kluczowe wskaźniki efektywności, 27 kluczowy komponent, 37 kody formatów daty i czasu, 56 kolejność prezentacji serii, 127 kolor, 42 komponent, 28 do grupowania danych, 201

do oceny efektywności realizacji celów, 217 do prezentacji trendów, 179 komunikaty bezpieczeństwa w Excelu, 284 błędów, 103 konfigurowanie zaufanych lokalizacji, 285 kontrolka, Patrz formant kontrolki formularza, 258, 259, 284 kontrolowanie tabel przestawnych, 350 wielu wykresów, 273 konwertowanie tabeli na zakres komórek, 255 wykresu, 111 wykresu w obraz, 133 zakresów danych na tabele, 359 zakresu komórek na tabelę, 253 zakresu na tablicę, 134 kopiowanie formatowania wykresu, 112, 151 tabeli Accessa, 380 wykresów, 111 zakresu, 118 krawędzie, 147 kreator eksportu MS Access, 381 kreator połączenia danych, 386

L legenda, 99 zmiana rozmiarów, 159 zmiana tekstu, 159 legenda wykresu, 157 linia odniesienia, 65 linie siatki, 43, 103, 172 trendu, 103 lista rozwijana, 270 listy rankingowe, 201, 202, 314 rozwijane, 244

Ł łącze pomiędzy Excelem a PowerPointem, 400 łączenie pulpitu z PowerPointem, 400 zestawu danych, 341

M makra, 277 mapy, 375 mapy Power View, 373 metody formatowania wykresu, 143 Microsoft Access, 380 miniaturowe wykresy, 58

model danych, 233 funkcje Excela, 241 testowanie, 240 używanie arkuszy, 239 warstwy, 234 wzorce, 238 monitorowanie relacji, 205

N nagłówki, 47 największa wartość, 212 narzędzie Aparat fotograficzny, 89, 92 nazwy skrócone, 185 serii, 124

O obliczanie podsumowania, 306 obracanie obiektów, 92 obramowanie, 43 obraz wykresu przestawnego, 339 obszar kreślenia, 149 wykresu, 149 ocena efektywności realizacji celów, 217, 218, 228 ochrona arkusza, 397, 398 elementów arkuszy, 398 odblokowywanie zakresów komórek, 396 odchylenie, 218 odłączanie serii, 133 ograniczanie dostępu do komórek, 396 działań użytkowników, 398 pulpitu, 34 dotyczące publikowania, 408 etykiet danych, 175 tabel danych, 178 wykresów przestawnych, 330 okno Formatowanie, 145 Grupowanie, 212 Właściwości połączenia, 389 Wstawianie fragmentatorów, 345 Zmienianie typu wykresu, 223 okres prezentowanych danych, 37 określanie filtrów, 29 odbiorców, 26 wskaźników wydajności, 27 wymagań, 25 wymiarów, 29 opcja wklej wartości, 338 opcje formatowania obramowania, 44 osi, 167, 169

Skorowidz osie pomocnicze wykresu, 136 wieloliniowe kategorii, 170 wykresu, 160 oś czasu, 350 daty, 67, 168 kategorii, 102, 161 pomocnicza, 191 wartości, 102, 161

P panel Formatowanie fragmentatora, 348 SkyDrive, 406 paski danych, 74, 331, 332 pliki xslm, 286 xslx, 286 pobieranie danych zewnętrznych, 386 pole filtru tabeli przestawnej, 344 kombi, 269 listy, 272 wyboru, 261 połączenia dynamiczne, 390 poprawność danych, 39 porównania, 187 skumulowane, 189 Power View, 357, 367, 372 prezentacja serii, 127 prezentowanie danych, 31 informacji, 36 procedury składowane, 389 prognozy, 195 projektowanie, 30 modelu danych, 233 tabel, 41 przechowywanie zbędnych danych, 238 przełączanie wierszy i kolumn, 105 przycisk, 261 opcji, 266 przyciski nawigacyjne, 286 przypisywanie makra do przycisku, 283 publikowanie pulpitu menedżerskiego, 406 w sieci, 408 pulpit menedżerski, 24 Power View, 368 punkt zero, 181 punkty danych, 186 pytanie komponentu, 27

R raport, 24, 288 dane zewnętrzne, 379 formatowanie liczb, 48

formatowanie warunkowe, 69 symbole, 86 reguły formatowania, 77 pierwszych/ostatnich, 72 stosowane do formatowania, 335 wyróżniania komórek, 70 rejestracja makra, 278, 281 rekord, 236 relacje, 205 rozdzielanie warstw, 234 rozłączanie wykresu i tabeli, 338 rozmiar legendy, 159 wykresu, 110 rozmieszczenie elementów, 34 rozszerzanie zakresu, 119

S, Ś scalanie komórek zawierających wykresy, 62 serie danych, 99, 102, 115, 151 sezonowość, 197 skala liniowa, 183 logarytmiczna, 183 na osi, 182 na osi wartości, 163 kolorów, 76 skalowalność modelu danych, 239 skalowanie osi, 65 składnia formuły SERIE, 125 skoroszyt ochrona, 395 ochrona struktury, 399 skumulowane wartości procentowe, 209 SkyDrive, 406 sortowanie, 47 tabel przestawnych, 313 SQL, 388 SQL Server, 386 połączenie danych, 386 wyświetlanie danych, 388 stosowanie formatowania warunkowego, 69 kolorów, 42, 64 nazw skróconych, 185 obramowań, 44 ochrony arkusza, 397 skali logarytmicznej, 183 symboli, 87 wykresów przebiegu w czasie, 58 zestawów ikon, 77 znaczników, 194 strzałka, 86 styl formatowania, 336 style wykresu, 106 sumy częściowe, 307

413

symbole, 86 średnia ruchoma, 199

T tabela przestawna, 328, 364 formatowanie warunkowe, 330 paski danych, 331 tabele, 41 danych, 177 etykiety i nagłówki, 47 Excela, 252 formatowanie liczb, 45 obramowania, 43 przestawne, 203, 211, 287, 293 aktualizowanie, 301 dodawanie pola, 298 dostosowywanie, 303 formatowanie liczb, 305 modyfikowanie, 299 obliczanie podsumowania, 306 obszar Filtry, 295 obszar Kolumny, 295 obszar Wartości, 294 obszar Wiersze, 294 pomijanie sum częściowych, 307 sortowanie, 313 usuwanie sum częściowych, 307, 308 usuwanie sum końcowych, 309 wyświetlanie pozycji, 309, 311 zmiana nazwy pól, 304 zmiana układu, 303 zmiana widoku, 300 używanie kolorów, 42 techniki wizualizacji, 69 tendencja kierunkowa, 197 tendencje, 179, 196 porównawcze, 187 testowanie formuł, 240 transakcyjne bazy danych, 386 trendy, 58, 85, 179 tryb tylko do odczytu, 394 tworzenie dynamicznych połączeń, 390 fragmentatora, 345, 354 fragmentatora osi czasu, 350 histogramów, 211 histogramu, 206 komponentów, 240 list rankingowych, 201, 314 miernika, 27 modelu danych, 233, 239, 358 obrazu wykresu przestawnego, 339 osi pomocniczej, 136 osi wieloliniowych, 170

414

Analiza i prezentacja danych w Microsoft Excel. Vademecum Walkenbacha

tworzenie porównań, 187 porównań skumulowanych, 189 przycisków nawigacyjnych, 286 relacji dla tabel, 361 tabel przestawnych, 362 tabeli przestawnej, 296 wskaźników efektywności, 27 wykresów pociskowych, 222 wykresów Power View, 369 wykresów przebiegu w czasie, 60 wykresu, 104 wykresu przestawnego, 326, 329 zestawień, 203, 318 zestawień miesięcznych, 322 zestawień procentowych, 320 zestawień przychodów, 321 typ polecenia, 389 typy wykresów przebiegu w czasie, 59 tytuł wykresu, 153, 156 tytuły, 36

U udostępnianie pliku, 394 udostępnianie pulpitów menedżerskich, 406 układ, 34 kolumn, 128 tabelaryczny, 236 układanie tabeli przestawnej, 297 ukrywanie danych, 132 ulepszanie raportów, 48, 69, 86 tabel, 42 uruchamianie makr, 281, 284 UserForm, 258 usuwanie elementów wykresu, 108 etykiet danych, 173 filtrów, 317 filtrów z fragmentatora, 347 legendy, 157, 160 linii siatki, 172 nazwy serii, 127 ochrony, 395 osi, 170 serii, 120 sum częściowych, 307, 308 sum końcowych, 309 tabeli danych, 178 tabeli przestawnej, 339 wykresu, 112 zabezpieczeń w arkuszu, 399 uwierzytelnianie, 386 używanie makra, 277

V VBA, 390

W warstwa analizy, 234 danych, 234 prezentacji, 234 warstwa analizy, 237 danych, 235 prezentacji, 237 wewnętrzny model danych, 357, 358 dodawanie tabel, 360 relacje dla tabel, 361 źródła zewnętrzne, 364 widok Power View, 372 wielkość czcionki, 47 wizualizacja danych, 373 własne instrukcje SQL, 388 własne reguły formatowania, 77 właściwości danych zewnętrznych, 385 włączanie danych do raportów, 379 karty Deweloper, 279 serii, 263 wprowadzanie formuły, 207 wskaźniki, 27 wydajności, 27 współdzielenie danych, 393 plików, 394 wybór orientacji danych, 116 źródła danych, 117 wydajność warstwy prezentacji, 238 wygląd mapy, 375 pulpitów menedżerskich, 376 wygładzanie danych, 197, 198 samodzielne, 200 wykres, 32, 97 kolumnowy, 98, 155 kołowy, 103, 372 liniowy, 180 pociskowy, 221 dodawanie danych, 225 poziomy, 227, 228 źródło danych, 226 Power View, 369 przestawny, 325, 328 skumulowany kolumnowy, 189 słupkowy, 187 warstwowy, 181 złożony, 181

wykresy dane brakujące, 130 dane z osobnych arkuszy, 129 dane z zakresów nieprzylegających, 129 dodawanie elementów, 108 dodawanie serii, 118, 119, 120 dodawanie tekstu, 158 dodawanie tytułów, 155 drukowanie, 113 edycja tytułów, 153 efekty, 154 etykiety, 102 formatowanie elementów, 109 komunikaty błędów, 103 konwertowanie, 111 konwertowanie w obraz, 133 kopiowanie, 111 kopiowanie formatowania, 112 legenda, 99, 102, 157 linie siatki, 103 linie trendu, 103 obszar kreślenia, 103, 149 obszar wykresu, 149 odłączanie serii, 133 osie, 160 osie pomocnicze, 136 oś kategorii, 102 oś wartości, 102 przenoszenie elementów, 108 punkt danych, 102 serie danych, 99, 102 style, 106 tytuły, 102 ukrywanie danych, 132 usuwanie, 112 usuwanie elementów, 108 usuwanie serii, 120 włączanie serii, 263 wybieranie elementów, 140 wybór danych, 115 zmiana nazwy, 112 zmiana rozmiarów, 110 zmiana serii danych, 123 zmiana typu, 106 wykresy osadzone, 99 połączone z tabelą przestawną, 340 wykresy przebiegu w czasie, 57 automatyczna aktualizacja, 68 dostosowywanie, 62 linia odniesienia, 65 oś daty, 67 skalowanie osi, 65 typy, 59 ukryte dane, 63 zasady działania, 57 zmiana kolorów, 64 zmiana typu, 64

Skorowidz wykresy w kształcie termometru, 220 wykresy w osobnych arkuszach, 101 wymagania użytkownika, 25 wypełnienie, 146 wyrównanie nagłówków, 47 komórek, 70 wyszukiwanie największej wartości, 212 wyświetlanie określonej ikony, 81 pasków danych, 83 wielu widoków, 267 wzorce modeli danych, 238

Z zabezpieczanie dostępu do skoroszytu, 393 pulpitów menedżerskich, 393 raportów, 393 zagnieżdżanie etykiet, 187 zakładka Wypełnienie, 146

zakres danych, 122 prezentowanych danych, 37 zakresy nieprzylegające, 128 zapisywanie pulpitów menedżerskich, 404 zapytania SQL, 388 zarządzanie etykietami, 185 pulpitem, 37 zasady projektowania, 30 tabel, 42 zastosowanie pasków danych, 331 wykresów liniowych, 180 wykresów przestawnych, 325 wykresów warstwowych, 180 wykresów złożonych, 181 zaufane lokalizacje, 285 zaznaczanie okresów, 193 zdarzeń, 194 zbędne dane, 238

zestawienia, 203 miesięczne, 318, 322 procentowe, 320 przychodów, 321 zestawy ikon, 77 złom, 32 zmiana nazwy serii, 126 nazwy wykresu, 112 serii, 122 serii danych, 123 typu wykresu, 106 wyglądu pulpitów menedżerskich, 376 zakresu danych, 121 znaczniki, 194 główne osi, 167 znaki Unicode, 86

Ź źródła danych, 28

415