Prezentacja Event Marketing.doc

„Wieczór  z  ksią żką”  to  event,  który  zwią zany  jest  z  promocjąliteratury     i  czytelnictwa   wśród  krakowskiej  mł odzieży  i  studentów.  Jest  to  spotkanie   autorskie  w  ramach  projektu  „Wieczór  z  Książką”;  spotkanie  inauguracyjne,  otwierają ce   cał ąserię   ,  w  ramach  której  odbywaćsiębę     dądebaty     z  udział em  autorów,  pisarzy  i  twórców  literatury.  Logo  wydarzenia ​ odnosi się  bezpośrednio do jego nazwy. „Gwiezdny” motyw kojarzy  się  z  porą  dnia,  w czasie której odbywa się wydarzenie i która także jest częścią jego  nazwy,  dodatkowo  poniżej  napisu  widać  książkę,  co  wzmacnia  wymowę  samego  loga.  Zaprojektowane  przez  nas  logo  będzie  znakiem  charakterystycznym  wydarzenia,  wyróżniającym  go  na  tle  konkurencji,  będzie  także  promowało  event­  zostanie  umieszczone  na  wszystkich  informacjach  prasowych,  materiał ach  promocyjnych  i  plakatach,  i  będzie  sygnowaćcał   ąserięspotkań     ,  którąotwiera     to  pierwsze.   Gościem  pierwszego  spotkania  bę dzie  Andrzej  Sapkowski,  autor  popularnej  sagi  o  wiedźminie  Geralcie  z  Rivii  (ta  postaćwidoczna     jest  takż e   na  plakacie wydarzenia  i  razem  z  wytł uszczonym nazwiskiem autora ma  za  zadanie  ś cią gną ć ogólną uwagę-  bohater cyklu książ ek  jest bowiem powszechnie znany w polskiej popkulturze).   Czas  jaki  wyznaczył yś my  na  spotkanie  to  28  lutego  2016  roku,  godz.  17.00.  Ten  termin  nie  jest  przypadkowy.  Koniec  lutego  to  okres  po  Boż ym  Narodzeniu  i  Walentynkach,  a  jeszcze  przed  Wielkanocą ,  wię c  ż adne  wielkie  ś wię to  czy  wydarzenie  nie  odciągnie  uwagi  od tego  przygotowywanego  przez  nas. Jest to  sam  początek  semestru,  wię c  zaję cia  nie  sądla     studentów  jeszcze  bardzo  absorbują ce  i   nie  ma  jużż   adnych  egzaminow.  To  czas  wzglę dnego  spokoju,  ale  wcią żzimowy,     większość   aktywnoś ci  na  zewnątrz  jest  niedostę pna,  każ dy  wię c  szuka  jakiejś  rozrywki lub wydarzenia, które  zajmie jego  czas.  Dodatkowo niedziela, czyli weekend  w  połączeniu  z  godziną17.00     daje  nam  to,  ż e  wię kszoś ćzaję   ćczy     praca  nie  bę dą   stanowić przeszkody we wzię ciu udział u w naszym spotkaniu.     Samo  wydarzenie  ma  charakter  lokalny,  odbywa  sięw     krakowskiej  Piwnicy  Pod  Baranami  i  skierowane  jest  gł ównie  do  mieszkań ców  Krakowa  i  okolic.  Nasza  impreza  jest  darmowa,  ale  ilość  miejsc jest ograniczona. Piwnica Pod  Baranami  jest  miejscem  z  doskonał ą  lokalizacją ,  bardzo  klimatycznym,  rozpoznawalnym,  związanym  z  kulturąi     sztukąi     posiadają cym  artystyczny,  intelektualny  charakter,  który dobrze pasuje do  naszego  wydarzenia.  Jednak ogranicza  je  liczba osób, które  może  pomieścić.  W  zwią zku  z  tym,  choćwydarzenie     jest  darmowe,  jest  biletowane.  120  przygotowanych  na  półtora  miesią ca  przed  wydarzeniem  darmowych   wejściówek  bę dzie gotowych  do odbioru w Biurze Zarzą du Samorzą du Studentów UJ  (Collegium  Novum,  ​ ul.  Gołę bia  24,  ​ pok.  033)  od   28  stycznia,  czyli  równo na  miesią c  przed datą pierwszego spotkania..    Organizatorami  “Wieczoru z książ ką ”  są  koł a naukowe Uniwersytetu Jagielloń skiego:  Koło  Edytorów  oraz Koło  Naukowe Historyków Studentów.  Jak wiadomo czł onkami  1   

tych  kół  są osoby  uczące się na  UJ  ,  dlatego  domyś lną   grupą docelową   wydarzenia,   do której jest ono skierowane są   również   studenci,  czyli mł odzież i doroś li (brak cech  specyficznych ze  wzglę du na płeć ) w wieku 18-25 lat (gł ównie osoby stanu wolnego i  rodziny  bezdzietne)  mieszkają cy  w  Krakowie  i  okolicach,  gł ównie  zainteresowani  literaturąfantasy     i  twórczościąAndrzeja     Sapkowskiego,  u  których  nie  wystę puje  świadomość   marki,  ponieważ  jest to pierwsza edycja wydarzenia, które wcześ niej nie  było  znane  pod  taką   nazwą.  Dlaczego  studenci?  Są   to ludzie  w podobnym wieku i z  podobnymi  zainteresowaniami  co  my,  dlatego  dotarcie  do  nich  i  nawią zanie  relacji  będzie  duż o  ł atwiejsze-  brak  tutaj  dystansu  jaki  mógł by  stworzyćwiek,     czy  róż ne  środowiska.  Dodatkowo ta  grupa  jest otwarta na inicjatywy i chę tnie bierze udział  w  imprezach  ze  znanymi  osobami.  Ponadto,  co  dla  nas  najważ niejsze-  sąto     ludzie,  którzy  czytają.  Pokazująto     rożne  badania  i  raporty,  jak  choć by  ten  opublikowany  przez Bibliotekę Narodową: o Stanie czytelnictwa w Polsce w 2014 roku:    Najwyższy  odsetek  czytelników  (71%)  znajdziemy  wś ród  ludzi  mł odych  w  wieku  15-19  lat  oraz  wśród  uczniów  i  studentów  (73%).  W obu  tych  grupach  spotkamy też  istotnie  wię cej  czytelników  regularnych (27%) i  intensywnych  (26%).  Czytaniu ksią ż ek  „sprzyja”   ukoń czenie  studiów wyższych  na  poziomie  magisterskim (69%),  zwł aszcza  1 o profilu humanistycznym (71%) lub w dziedzinie nauk społ ecznych (73%).     Grupa  docelowa  niejako  zdeterminował a  równieżkto     bę dzie  goś ciem  spotkania.  Największy  odsetek  czytelników  i  fanów  twórczoś ci  Andrzeja  Sapkowskiego  to  właśnie ludzie  mł odzi:  studenci  i  mł odzież   szkolna. Autor jest do tego bardzo znany,  nawet  jeż eli  nie  z  samej  twórczości  literackiej,  to  z  obecnoś ci  wykreowanych  przez  niego  postaci  w  kulturze  popularnej.  Geralt  z  Rivii  jest  bohaterem   nowej,  jużteraz     szeroko  dyskutowanej  ekranizacji  sagi  przygotowywanej  przez  Tomasza  Bagińskiego,  oraz  popularnej  gry  Wiedź min:  jej  najnowsza  odsł ona  cieszy  się   ogromnym rozgłosem i  dobrymi opiniami. Spotkanie  z twórcą  tego fenomenu bę dzie  więc  szansądla     wszystkich  fanów  na  zobaczenie  swojego  idola,  zadanie  jakiegoś  pytania  czy  zdobycie  autografu.  Podobnie  rzecz  ma  sięz     fanami  gry:  moż liwoś ć  podyskutowania  czy  zdobycia  gry  Wiedź min  III:  Dziki  gon  w  konkursie  organizowanym  w  trakcie  wydarzenia  bę dzie  kuszą ce  i  przemawiają ce za udział em  w evencie.    Wydarzenie  organizujemy,  ponieważchcemy     z​ wię kszyćś   wiadomoś ćna     temat  roli  i  znaczenia  czytelnictwa  w  życiu  codziennym,  wpł yną ć  na  zwię kszenie  czasu  poświęcanego  na  lekturę   i  w  pierwszej  kolejnoś ci  promować   tak  waż ną  dla  kształtowania  odpowiednich  postaw  i  rozwoju  osobistego  czynnoś ć   jaką  jest  czytanie.  Dlatego  naszymi  patronami  i  partnerami  sąinstytucje     zwią zane  z  kulturąi    sztuką-  Radio  RMF  Classic,  Piwnica  Pod  Baranami,  krakowska  Wojewódzka  1

 ​ http://bn.org.pl/download/document/1422018329.pdf​ , dostęp: 18 stycznia 2016r., godz. 18.48. 

2   

Biblioteka Publiczna  i Wydawnictwo  SuperNOWA.  To  ostatnie, razem ze Studiem CD  Project  został o  przez  nas  wybrane  na   sponsorów  w  zwią zku  z  tym  konkretnym  spotkaniem,  ponieważto     nakł adem  wydawnictwa  SuperNOWA  ukazał a  sięseria     książek  o  wiedź minie, Studio CD  Projekt  z  kolei jest  wydawcą wszystkich czę ś ci gry z  serii  Wiedźmin.  W  zwią zku  z  tym,  ż e  organizatorami  imprezy  są koł a  studentów  UJ,  oczywistym  było  takż e  zaproszenie  do  współ pracy  Samorzą du  Studentów  UJ  i  propozycja  obję cia spotkania patronem  honorowym rektora UJ. Jest to wstę pna lista  partnerów  i  sponsorów,  którą w miarę rozwoju  wydarzenia i  tworzenia  cyklu  spotkań   planujemy poszerzać.      Oczywiście  zdajemy  sobie  sprawęz     tego,  ż e  nasze  dział ania  nie  sąwył   ą czne  i nie  mamy  monopolu  na  promocjęczytelnictwa.     Jeż eli  chodzi o zachę canie  do  czytania,  to  ilość i  róż norodnoś ć organizowanych  wydarzeń   oraz wielkie zainteresowanie nimi i  duża  frekwencja  pokazują,  ż e  takie  projekty  sąpotrzebne.     Jeż eli  wię c  patrzećpod     tym  kątem,  to  nasza  konkurencja  jest  duż a.  Jeż eli  jednak  chodzi  o  promowanie  czytelnictwa  to  jest  to  sprawa  fenomenalna  o  tyle,  ż e  im  ta  róż norodnoś ćjest     większa, tym lepiej dla odbiorców.   Nasze  wydarzenie  jest  wię c  jeszcze  jedną   opcją  i  daje  kolejną  moż liwoś ćna     obcowanie  z  literaturą.  Na  swój  sposób  jest  jednak  wyją tkowe.  Wyróż nia  nas  ś wieże  podejście  do  tematu,  zwrócenie  uwagi  przede  wszystkim  na  aspekt  społ eczny  i  rozwijanie  kompetencji  uczestników  spotkania, a  nie na  sferę   komercyjną i  promocję  konkretnego  tytułu.  Tym  co  bę dzie  motywował o  odbiorców  do  uczestniczenia  w  naszym  spotkaniu  jest  jego  nieodpł atnoś ć ,  pewna  elitarnoś ć(ograniczona     liczba  miejsc)  oraz  przede  wszystkim  nasz  goś ć .  Docelowo  za  każ dym  razem  bę dzie  to  autor,  który  w  rozmowie  odniesie  sięnie     tylko  do  swoich dzieł ,  ale też  do  reakcji na  nie  i  ich  obecnoś ci  w  kulturze,  a  takż e  do   ich  inscenizacji/  adaptacji  i  przeróbek  (faktycznych  i  potencjalnych).  Dodatkowo  pierwszy  “Wieczór  z  ksią ż ką ”  bę dzie  dla  odbiorców o tyle  atrakcyjny,  że  miejscem,  gdzie  bę dzie się  odbywał  jest Piwnica Pod  Baranami.  Renoma  tego  miejsca  jest  powszechnie  znana,  wię c nie bę dziemy jej tutaj  przytaczać .  W  trakcie  wydarzenia  nasi  goś cie  mogą   liczyć   też   na  darmowy  poczęstunek,  konkurs  z atrakcyjnymi nagrodami, zdobycie zdję cia/ autografu autora,  a   także  koncert  zespołu  The  Perfumes,  sprzedażksią   żek  i  pł yt  po  wł aś ciwym  spotkaniu.      Inne  krakowskie  wydarzenia  promują ce   czytelnictwo  to  m.in.:  Targi  Ksią ż ki,  które  jednak  są   zwią zane  głównie  z  dystrybucjąi     sprzedaż ąksią   ż ek  oraz  promocją  wydawnictw,  Noc  Książ ki,  która opiera się na  podobnej  konwencji,  jednak  skupia  się   głównie na  warsztatach i  debatach  okoł oliterackich (relacja literatura-kultura-nowe  media),  spotkania  organizowane  przez wydawnictwa,  m.in.  Znak  albo  Wydawnictwo  Literatura  (związane  sąjednak     najczę ś ciej  z  nowoś ciami  wydawniczymi,  ostatnimi  publikacjami,  a  autorzy   na  nie  zapraszani  sąmał   o  znani),  spotkania  organizowane  przez  biblioteki,  np.  PodgórskąBibliotekęPubliczną(mał       o  znani  autorzy,  autorzy  3   

lokalni,  mała  skala  wydarzenia,  rzadko,  raczej  dla  dzieci),  wieczory  poetyckie  (dyskusje o poezji, wspólne recytowanie wierszy, zupeł nie inny charakter).    Przechodzą c  do bardziej technicznych i organizacyjnych aspektów naszego projektu:  dojazd  dla  uczestników/ ekip technicznych/ cateringu  nie bę dzie stanowił problemu.  Piwnica  Pod  Baranami  znajduje  sięw     centrum  miasta,  przy  rynku,  wię c  dotarcie  taksówki czy samochodu dostawczego jest ł atwe, a uczestnicy mogą  dotrzeć do nas  zarówno tramwajem i autobusem, jak samochodem czy nawet doroż ką .   Dzięki  uprzejmoś ci  dyrekcji  Piwnicy  Pod  Baranami  nieodpł atnie  dostajemy  lokal  na  cały  dzień28     lutego,  w  tym  czasie  przygotujemy  go na  wydarzenie  i już po  evencie  posprzątamy.  Jeż eli  chodzi  o  koszty,  to  budż et  cał ego  wydarzenia  zamknie  sięw     kwocie  4300zł ,  która  w  częś ci  zostanie   ufundowana  przez  sponsorów,  a  w  czę ści  pokryta przez organizatorów (szczegół owy budż et znajduje się  w zał ą czniku)    Zagrożenia  z  jakimi  możemy  sięspotkaćw       trakcie  wieczoru  to  m.in.:  spóź nienie  zespołu/  autora  (wiąż ą ca  nas  umowa  wyklucza  odwoł anie  wystę pu  w  ostatniej  chwili),  zatrucie  pokarmowe  uczestników,  poż ar,  brak  prą du,  uszkodzenie  sprzę tu,  wypadki  z  ostrymi  narzędziami/bronią ,  wnoszenie  alkoholu  i  inne.  Na  takie  okolicznoś ci  powołany  zostanie  sztab  kryzysowy  z  czł onków  kółnaukowych,     organizujących  wydarzenie,  który  bę dzie  realizował   odpowiednie  scenariusze  postępowania.. Osobą  odpowiedzialną  na kontakt z mediami bę dzie Anita Ż urek.   Żeby  jednak zabezpieczyć  się  przed takimi  wypadkami  przy wejś ciu do  lokalu bę dzie  odbywała  sięobowią   zkowa  kontrola  plecaków  i  toreb  oraz  sprawdzanie  biletów.  Regulamin  obiektu  jasno  określa  warunki  jego  uż ytkowania,  co  wolno  a  czego  nie  wolno  wnosić  i  jak  należy  się   zachowywać ,  a  my  bę dziemy  też   korzystać   z  monitoringu  i  o​ chrony  zapewnionej  przez  lokal.  Piwnica  Pod  Baranami  posiada  także   ubezpieczenie,  z  którego  również  będziemy  korzystać.  W  razie  nieprzewidzianych  wypadków  i  potrzeby wzywania  specjalnych  służb każdy wolontariusz będzie miał  na odwrocie identyfikatora  wypisane numery alarmowe.  Zespół,  który  będzie   występował po  spotkaniu  zagra  na żywo własne  kompozycje, wiec zgody  czy  pozwolenia  z  ZAiKS­u  nie  są  konieczne.   Podobnie  rzecz  ma  się   z   plakatami­  prawa  autorskie  do  tych  promujących  wydarzenie  należą  do  nas,   pozostałe  wraz  z  roll  upami  otrzymaliśmy od wydawnictwa i studia CDProjekt (prawa autorskie należą do nich)   

Promocja  wydarzenia,  poza  rozwieszaniem  plakatów  i  kolportowaniem  ulotek  w  kinach  studyjnych,  kawiarniach, bibliotekach, księ garniach i  krakowskich  uczelniach  będzie obejmować takż e  dział ania na Facebooku, Vine i Instagramie. Z przygotowań   do  wydarzenia  i  samego  wydarzenia  przygotujemy  fotorelację(wolontariusz)     oraz  spot  promują cy  “Wieczór  z  książ ką ”,  który  zostanie opublikowany  na naszym  koncie  na YouTube  i  udostępniony  (podobnie jak  fotorelacja)  na  Facebooku. ​ W póź niejszym   czasie,  w  miaręrozkrę   cania  sięcyklu     bę dziemy  zapraszaćdo     współ pracy  wię cej  mediów.  W  tej  chwili  patronem  medialnym  wydarzenia  jest  RMF  Classic,  a  tylko  do  4   

publikacji  informacji  o  wydarzeniu  posiadamy  bazęponad     20  róż nych  lokalnych,  studenckich  i zwią zanych z  kulturą  portali, gazet oraz stacji telewizyjnych i radiowych.  Będziemy  także  zapraszaćdo     bycia  ambasadorem  wydarzenia  goś ci  naszych  spotkań,  aby   pomogli  nam  w  promocji  “Wieczoru  z  ksią ż ką ”  poprzez  kolportowanie  informacji  o  naszych  dział aniach  na  swoich  portalach/  mediach  społ ecznościowych, udział  w organizowanych przez nas akcjach, np. Selfie z ksią ż ką  czy  udostę pnianiu  za  naszym  poś rednictwem  swoich  ulubionych  lektur  i  cytatów  z  książek.  Te  działania  przyciągnądo     wydarzenia  fanów  naszych  goś ci,  czyli nowych  potencjalnych  uczestników  organizowanego  przez  nas  cyklu,  ś cią gnątakż   e  uwagę ,  ​ podkreślą istotność naszych działań i pokażą zaangażowanie w promocję czytelnictwa.   Efekty  naszych  dział ańpromocyjnych     i  odczucia  po samym wydarzeniu  zmierzymy  poprzez  liczbę   osób  uczestniczących  w  spotkaniu, wyniki przeprowadzonej przez nas  ankiety,  ilość   polubień  na  Facebooku,  kliknię ć :  wezmę   udział  w  wydarzeniu,  pupularnoś ci   na  Vine  i  Instagramie,  oraz   iloś ci  udostę pnień   i  polubień   zamieszczanych przez nas publikacji.      Anita ­  kwestie formalno ­ prawne, zawieranie umów, określanie regulaminów, sprawy finansowe,  kontakty z mediami  Ela ­ kontakty ze sponsorami, koordynacja wolontariuszy, opieka nad gościem    Lista załączników:  1. Budżet wydarzenia  2. Harmonogram wydarzenia  3. Harmonogram przygotowań  4. Informacja prasowa dot. wydarzenia  5. Plakat  6. Logo  7. Umowa wolontariacka  8. Umowy ze sponsorem (wzór)  9. Wzór umowy z podwykonawcą  10. Umowa z zespołem  11. Umowa z autorem  12. Umowa najmu lokalu  13. Regulamin obiektu  14. Regulamin konkursu  15. Baza mediów  16. Baza najważniejszych maili  17. Baza maili do wolontariuszy/ koordynatorów  18. Informacja o organizatorach  19. Maile do sponsorów  20. Ankieta dla uczestników 

5